BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard

Nr. 81

1 februari

2021

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 en verder BVEB

Inleiding

De Bedrijfsvoeringseenheid (BVEB) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzich- telijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de BVEB plaatsvindt. De BVEB streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de BVEB continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De door de BVEB gestelde doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de BVEB.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BVEB is van toepassing op:

• alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken waarbij de BVEB opdracht- gever wordt;

• alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken welke door derden, in opdracht van de BVEB, worden uitgevoerd.

Naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid is de BVEB boven het bedrag van de Europese drempel ge- houden de Europese wetgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden na te leven.

Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant	De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de BVEB.
Diensten	De door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de BVEB, niet zijnde werken of leveringen.
Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard	De Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB), zetelend te Zaltbommel.
Inkopen	(Rechts)handelingen van de BVEB gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen	De door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de BVEB te leveren Goederen.
Offerte	Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag	Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de BVEB voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer	Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken	Het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te ver- vullen.
Bedrijven buiten de regio	Alle bedrijven niet zijnde lokaal of regionaal
Bedrijven lokaal	Alle bedrijven gesitueerd binnen de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel
Bedrijven regionaal	Vanuit de kern Kerkwijk met daar omheen een straal van 50 km.

Doelstellingen van de BVEB

De BVEB wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities concretiseren en de volgende doel- stellingen realiseren:

a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschaps- gelden op controleerbare en De BVEB leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de BVEB efficiënt en effectief in.

verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De BVEB houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot de opdrachten.
b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inko- per en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt om- gegaan met Xxxxxxx. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstan- digheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar profes- sioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicoma- nagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de BVEB en de Contractant. De BVEB spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het in- koopproces.
c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij Inkopen kan de BVEB ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belang- rijke rol.
d. Maatschappelijk Verant- woord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstel- lingen van de BVEB.	De BVEB heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschap- pelijke en sociale vraagstukken. De BVEB wil bij de Inkopen waar moge- lijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
e. Een continue positieve bij- drage leveren aan het goed presteren van de BVEB.	Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de BVEB en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Xxxxxxx zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de BVEB.
f. Administratieve lastenverlich- ting voor zowel de BVEB als voor Ondernemers.	Zowel de BVEB als Ondernemers verrichten vele administratieve han- delingen tijdens het inkoopproces. De BVEB verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een effici- ënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de BVEB hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De BVEB maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
g. Werk met werken maken	De BVEB zal daar waar mogelijk stimuleren van het gelijktijdig oppakken en aanbesteden van werkzaamheden, die in elkaars nabijheid liggen of integraal verbonden zijn.

Juridische uitgangspunten

Algemeen juridisch kader

De BVEB leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de BVEB restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet	De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsricht- lijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedin- gen.
Europese wet- en regelgeving	Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek	Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Wet gemeenschappelijke rege- lingen	Het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen.
Gids Proportionaliteit	De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedingsreglement Werken	In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De BVEB kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredig- heid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De BvEB past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met be- trekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme be- hoeften van de BVEB.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De BVEB neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het ge- lijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Uniforme documenten

De BVEB streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

Inkoopvoorwaarden

Aanbestedingsreglementen zijn primair bedoeld ter praktische ondersteuning van inkopen en aanbe- steden voor gemeenten. De aanbesteding van alle werken, ongeacht de voorgeschreven procedure, vindt plaats volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) of een nieuwere versie hiervan.

De aanbesteding van leveringen en diensten volgens de Europese procedure vindt plaats volgens de regelgeving uit de Aanbestedingswet 2012. In beginsel worden daar waar niets vooraf geregeld is de VNG Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gehanteerd.

Inkoopvoorwaarden zijn primair bedoeld om de verantwoordelijkheden van de BVEB te reguleren. De toepasselijkheid van de algemene inkoopvoorwaarden is verplicht voor alle inkopen en aanbeste-

dingen, ongeacht de voorgeschreven procedure. Daar waar algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast.

De algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de inschrijvende partijen worden uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard.

In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst door de inkoopadvi- seur/jurist en akkoord verklaard door de directie.

Verder geldt:

• Op alle ICT (software) gebaseerde opdrachten zijn de GIBIT Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT van toepassing;

• Op alle op de RAW-systematiek gebaseerde opdrachten (alleen uitvoering) van werken zijn de ‘Uniforme Administratieve Voorwaarden’ (UAV 2012) van toepassing;

• Ten behoeve van geïntegreerde contracten wordt gebruik gemaakt van de UAV-Geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005);

• Ten behoeve van architecten- en ingenieursdiensten kan DNR20 1 toegepast worden.

Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de BVEB. De BVEB wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie, die hiervoor is gemandateerd door het bestuur. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid.

De directie is bevoegd afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de af- wijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Een besluit tot afwijking kan enkel genomen worden na een schriftelijk advies van de inkoopadviseur.

Afwijkingen van de geldende inkoopvoorwaarden zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directie op advies van de inkoopadviseur.

Als de BVEB deelneemt aan een aanbesteding waarbij een andere partij penvoerder is dan wordt het beleid van die partij gevolgd, tenzij deze strijdig is met de wet- en regelgeving waar de BVEB aan ge- bonden is. Hiertoe is geen besluit tot afwijken van het eigen beleid nodig.

Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de BVEB en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.

De BVEB spant zich in om alle aanbestedingsprocedures op een zorgvuldige wijze te laten verlopen.

Ethische en ideële uitgangspunten

Integriteit

De BVEB stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop De BVEB heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

Het integriteitsbeleid van de BVEB is van toepassing op alle betrokken medewerkers. Kernpunt is dat medewerkers een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aan- nemers. Functiescheiding in het inkoopproces is daarom geborgd in de toewijzing van taken, bevoegd- heden en verantwoordelijkheden aan functionarissen binnen het inkoopproces (budgethouders, advi- seurs, inkoopcoördinator, medewerkers).

Bij gunning kan de BVEB vragen om nadere bewijsstukken aan te leveren. De BVEB zal bij twijfel over de integriteit en/of betrouwbaarheid van een opdrachtnemer een BIBOB-onderzoek laten uitvoeren.

Opdrachtnemers

Opdrachtnemers dienen integer en betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele acti- viteiten.

Als bijlage dient de aanbestedende dienst het Europees Aanbestedingsdocument toe te voegen aan de aanbesteding. Inschrijvers (potentiële opdrachtnemers) dienen dit document verder aan te vullen en rechtsgeldig te laten ondertekenen en toe te voegen aan de inschrijving.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring

Aanbesteden’ voor bedrijven en de “Verklaring omtrent gedrag” voor personen. De BVEB kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij Inkopen neemt de BVEB sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de BVEB de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De BVEB stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De BVEB heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de BVEB als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De BVEB vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes ge- maakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• De BVEB analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• Bij de product- en marktanalyse kan de BVEB inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• De BVEB promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedings- procedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• De BVEB stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• De BVEB kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

• De BVEB monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden na- gekomen.

• De BVEB deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via xxxxxx.xx en via de MVI-Zelfe- valuatietool.

Duurzaamheid

De BVEB streeft, binnen de financiële begroting kaders, naar het realiseren van duurzaamheiddoelen om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren.

De BVEB kan hierbij de definitie van het begrip duurzaamheid zoals vastgesteld door XXX.xx volgen in opdracht van de rijksoverheid.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 30.000,-:

• worden alle duurzaamheideisen (van Xxxxxx.xx), indien mogelijk, opgenomen in het bestek;

• kan duurzaamheid worden opgenomen in de gunningscriteria bij inkoop- en aanbestedingstrajec- ten.

De hieronder genoemde uitgangspunten “Circulair inkopen” en “CO2 neutraal inkopen” vallen in principe ook onder de noemer duurzaamheid, maar worden in dit inkoopbeleid separaat behandeld.

Circulair inkopen

Circulair inkopen houdt in het zo lang mogelijk in de kringloop houden van grondstoffen. De BVEB wil een bijdrage leveren aan de circulaire economie. Dit wil de BVEB bereiken door reductie van afvalstro- men, optimale benutting van grondstoffen zoals hergebruik en versterking van biodiversiteit en ecolo- gische waarde.

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De BVEB kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

CO2 neutraal inkopen

De CO2-Prestatieladder is een CO2-managementsysteem dat bestaat uit 5 niveaus. Tot en met niveau 3 gaat een organisatie aan de slag met de uitstoot van de eigen organisatie (en alle projecten). Vanaf niveau 4 en 5 wordt er ook werk gemaakt van de CO2-uitstoot in de keten en sector.

Het niveau waarop de aanbieder is gecertificeerd op de CO2-prestatieladder kan, één van de gunnings- criteria zijn. Met behulp van de CO2-prestatieladder kan een aanbieder aantonen dat hij in zijn bedrijf en in projecten maatregelen neemt die leiden tot beperking van CO2-emissies. Op deze manier wordt de duurzaamheid van de aanbiedende partij in de aanbesteding meegenomen.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder: Klimaatbewust Inkopen

De BVEB onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwar- ming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De BVEB wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de BVEB (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grond- stoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de tran- sitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De BVEB streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de BVEB bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de BVEB de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

De BVEB wil dat Xxxxxxx ook een social return opleveren

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terug- doen voor de BVEB, op maatschappelijk of sociaal vlak.

Social return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De BVEB wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij en onderschrijft het belang van social return bij inkopen en aanbesteden als instrument om het bedrijfsleven te stimuleren in de bedrijfsvoering actief mee te werken aan het scheppen van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Bij de invulling van social return in een aanbestedingsprocedure is het streven om bij een aanbesteding van leveringen en diensten boven de € 150.000 (excl. btw) en werken boven de € 250.000 een bedrag van minimaal 2% van de opdrachtwaarde of loonsom in te zetten als social return.

Het toepassen van social return blijft echter altijd maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:

• De manier waarop er invulling wordt gegeven aan de vorm van social return.

• De match tussen social return kandidaat en de opdracht/opdrachtgever.

• De zwaarte van de social return eisen ten opzichte van de omvang en aard van de opdracht.

• Bedrijven worden uitgenodigd en ondersteund om creatief/innovatief invulling te geven aan so- cial return.

• Social return kan bij inkoop en aanbestedingstrajecten als uitvoeringsvoorwaarde worden toege- past.

Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de BVEB bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 1 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

Economische uitgangspunten

Product- en marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De BVEB acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de rele- vante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De BVEB kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De BVEB acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

De BVEB streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De BVEB moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De BVEB kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de BVEB door bij- voorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De BVEB kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaar- heid van alternatieve Ondernemers.

Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Ondernemers zijn het hart van de economie in onze Gemeenten Maasdriel en Zaltbommel en zorgen voor werkgelegenheid, groei en innovatie. In deze paragraaf gaan we in op hoe ondernemers betrokken worden bij onze aanbestedingen.

De BVEB heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De BVEB houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog.

Dit kan de BVEB doen door:

• daar waar samenvoeging toch van toepassing is, conform artikel 1.5 lid 3 van de Aanbestedingswet in beginsel gebruik maken van percelen;

• het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming;

• het verminderen van de lasten;

• bij aanbestedingen de opdrachten conform artikel 1.5 lid 1 van de Aanbestedingswet niet onnodig samen te voegen;

• het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria;

• gebruik maken van platformen, zoals een Dynamisch Aankoop Systeem, waar ook het MKB en ZZP’ers kunnen inschrijven.

De BVEB heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de BVEB moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

Onder lokale ondernemers verstaan wij alle ondernemers met een vestiging binnen of op de grenzen van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. De BVEB streeft er altijd naar om de beste ondernemers voor de betreffende opdracht uit te nodigen tot het doen van een offerte. Het is van belang dat vooraf- gaand aan het uitnodigen duidelijk is aan welke kwaliteitseisen een ondernemer moet voldoen. Hierbij wordt ook gekeken naar de proportionaliteit van de eisen die gesteld worden aan een ondernemer.

Voor relatief eenvoudige opdrachten worden lagere eisen gesteld dan voor technisch ingewikkelde opdrachten.

Om opdrachten voor het (lokale) MKB interessant te houden en toegankelijk te maken worden opdrachten daar waar mogelijk in percelen opgedeeld. Voor opdrachten waar dit niet mogelijk of wenselijk is, zullen deze gemotiveerd niet in percelen worden opgedeeld. Voor het MKB is het voor deze opdrachten mo- gelijk om zich gezamenlijk of als hoofd/ onderaannemer in te schrijven.

Selectie bij meervoudig onderhandse aanbestedingen

Het contracteren van een gekwalificeerd bedrijf staat op de eerste plaats. De BVEB streeft ernaar om lokale bedrijven aan bod te laten komen. Als er onvoldoende gekwalificeerde lokale bedrijven zijn in een betreffend werkveld, dan worden niet-lokale bedrijven uitgenodigd. Daarnaast, om voldoende concurrentie te behouden en gelet op het risico dat er (prijs)afspraken in het lokale veld ontstaan, vindt de BVEB het belangrijk om bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ook niet-lokale bedrijven uit te nodigen.

Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wil de BVEB zoveel mogelijk lokale bedrijven uitnodigen. Bij de selectie van bedrijven wordt als volgt gehandeld:

• Bij het uitnodigen van drie bedrijven, worden 2 lokale en/of regionale bedrijven geselecteerd en één bedrijf daarbuiten.

• Bij het uitnodigen van vijf bedrijven worden vier lokale en/of regionale bedrijven geselecteerd en één van daarbuiten.

• Vrije keus houdt in dat in principe een bedrijf buiten de gemeenten wordt geselecteerd voor de aanbesteding, tenzij de BVEB gemotiveerd onderbouwt waarom de vrije keuze een lokaal bedrijf moet zijn. Op het moment dat er geen/onvoldoende lokale bedrijven zijn om aan de hierboven gestelde aantallen te komen, dan worden bedrijven van buiten de BVEB geselecteerd voor de aanbesteding.

De BVEB heeft oog voor sociale ondernemingen Bij Inkopen kan de BVEB opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbeste- dingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Innovatie

De BVEB wenst bij ondernemers een innovatie-impuls te creëren om de concurrentiepositie te verbeteren. De BVEB wil deze innovatie-impuls creëren door, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

• functioneel te specificeren;

• gebruik te maken van de expertise van ondernemers, door het Total Cost of Ownership en/of Best Value Procurement-principe toe te passen;

• innovatie stimulerende aanbestedingsvormen zoals concurrentiegerichte dialoog en/of prijsvragen te hanteren;

• contractvormen te hanteren die de markt uitdagen om de beste of meest innovatieve oplossingen te bieden;

• samenwerking met marktpartijen in een zo vroeg mogelijk stadium, mede door gebruik te maken van marktontmoetingen, -verkenningen en -consultaties.

Samenwerkingsverbanden De BVEB hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen als de samenwerking voor de BVEB op enige wijze kwalitatieve en/of financiële voordelen brengt. Dit geldt zowel voor samen- werkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbeste- dende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsa- menwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

Bepalen van de inkoopprocedure

De BVEB hanteert − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures, tenzij de BVEB gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

De BVEB mag een zwaardere procedure toepassen mits dit proportioneel geacht wordt.

De keuze van de procedure is niet vrij maar wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:

• Omvang van de opdracht (inclusief mogelijke verlengingen);

• Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• Aantal potentiële inschrijvers;

• Gewenste eindresultaat;

• Complexiteit van de opdracht;

• Type van de opdracht en het karakter van de markt.

De volgende tabellen geven aan welke procedure in beginsel voorgeschreven wordt, aan de hand van de raming van de opdrachtwaarde en de categorie waarbinnen de opdracht valt (leveringen, diensten of werken):

Leveringen & Diensten

Bedrag raming opdracht1	Inkoopprocedure	Minimum aantal offertes	Maximum aantal offertes
€ 0 - € 30.000	Enkelvoudig onderhands2	1	1
€ 30.000 – Europees drempel- bedrag	Meervoudig onderhands	3	5
Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbe- drag	Bij inschrijving	n.v.t.

Werken

Bedrag raming opdracht3	Inkoopprocedure	Minimum aantal offertes	Maximum aantal offertes
€ 0 - € 100.000	Enkelvoudig onderhands4	0	0 of 1
€ 100.000 - € 1.500.000	Meervoudig onderhands	3	5
€ 1.500.000 – Europees drem- pelbedrag	Nationaal openbaar	Bij inschrijving	n.v.t.
Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbe- drag5	Bij inschrijving	n.v.t.

De hoogte van de drempelbedragen zijn gebaseerd op de Gids Proportionaliteit. Het gebruik van een afwijkende procedure onder de Europese drempel kan uitsluitend als dit kan worden gemotiveerd op objectieve gronden. Gebruik voor de motivatie bovenstaande criteria. Afwijkingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directie op advies van de inkoopadviseur.

Het bedrag van de raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. De raming betreft de totale looptijd van de opdracht en omvat alle kosten gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. De rechtmatige keuze van de procedure wordt bepaald door het werkelijke bedrag van de overeenkomst.

Bij grensgevallen in de keuze van de categorie wordt geadviseerd de procedure van de hogere categorie te volgen. Xxxxxxx xxx xxxxxxx over het bedrag van de raming en/of de keuze van de procedure en/of de haalbaarheid van het minimumaantal offertes, dient advies te worden gevraagd bij de inkoopadviseur.

De voorgeschreven procedures onderscheiden zich door de manier waarop de marktpartijen worden gevraagd deel te nemen aan een inkoop- of aanbestedingstraject:

• Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag: De BVEB vraagt minimaal aan één marktpartij een offerte.

• Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag: De BVEB vraagt meerdere marktpartijen om een of- ferte.

• Nationaal aanbesteden: De BVEB kondigt de aanbesteding nationaal aan en marktpartijen hebben de vrijheid om in te schrijven.

• Europees aanbesteden: Boven de (Europese) drempelbedragen besteed de BVEB in beginsel Eu- ropees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regel- geving.

Zowel de nationaal openbare als de Europese procedure kennen een tweetal varianten, de openbare variant (iedereen mag inschrijven) en de niet-openbare variant (selectie van aanbieders voor de inschrij- vingsfase). Beide varianten worden openbaar gepubliceerd.

1) Bedragen zijn exclusief btw

2) Van het maximumaantal offertes kan worden afgeweken mits dit proportioneel wordt geacht.

3) Bedragen zijn exclusief btw

4) Van het maximumaantal offertes kan worden afgeweken mits dit proportioneel wordt geacht.

5) De Europese drempelbedragen worden bij wetgeving aangepast. Wijzigingen in de drempelbedragen worden zonder voorafgaande goedkeuring doorgevoerd. De actuele drempelbedragen zijn vastgelegd in bijlage A.

De voorgeschreven procedures zijn de meest gangbare procedures. In uitzonderingsgevallen kan worden uitgeweken naar minder gangbare, maar volgens de wettelijke richtlijnen geaccepteerde, pro- cedures (bijvoorbeeld prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, prestatie-inkoop en de onderhandelings- procedure).

Voor sociale en andere specifieke diensten (vermeld in Bijlage XIV van de Richtlijn) geldt een verlicht regime. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,-- kan derhalve een eigen invulling gegeven worden aan de te volgen procedure. Bij het bepalen van de procedure zal de BVEB in ieder geval rekening houden met de opdrachtwaarde en het aantal potentiële inschrijvers.

Voor opdrachten met een waarde van € 750.000,-- of meer geldt een Europese aanbestedingsplicht, waarbij er wel een verlicht regime kan worden toegepast. De regels omtrent communicatie en informatie- uitwisseling, vooraankondiging, aankondiging, technische specificatie, Uniform Europees Aanbeste- dingsdocument, verslaglegging en bekendmaking zijn van toepassing.

De motivering voor de keuze van de procedure dient in alle gevallen toegevoegd te worden aan het aanbestedingsdossier.

Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

Het is niet toegestaan een inkoopprocedure te starten zonder de beschikbaarheid van een goedgekeurd budget en/of het budget te gebruiken voor een ander doel. Leidend voor de start van een inkoopproce- dure is niet de beschikbaarheid van een budget, maar de bedrijfsmatige noodzaak tot uitvoering van een levering, dienst of werk. In alle gevallen dienen de voorschriften uit de geldende budgethouders regeling te worden gevolgd in de uitvoering van het beleid.

Verlichting administratieve lasten

Het verminderen van de administratieve lasten binnen de inkoop- en aanbestedingstrajecten betekent dat in iedere fase van het proces alleen die informatie moet worden gevraagd welke benodigd is voor de voortgang en/of besluitvorming. De vragen moeten betrekking hebben op de inhoudelijke kern van de aanbesteding, niet op de randverschijnselen.

Het nastreven van vermindering van de administratieve lasten impliceert tevens dat uitsluitend offertes worden aangevraagd bij partijen welke een gelijke kans hebben de opdracht daadwerkelijk te verkrijgen. Het aanvragen van offertes met als uitsluitend doel te voldoen aan de interne procedures brengt de integriteit van BVEB in diskrediet en is niet toegestaan.

Het nastreven van vermindering van administratieve lasten betekent ook dat, in samenwerking/overleg met de betrokken eigen diensten, actief moet worden gezocht naar mogelijkheden de inkoopadmini- stratie bij zowel de opdrachtnemers als BVEB te optimaliseren (reductie van het aantal opdrachten, le- veranciers, facturen etc.).

De BVEB wil deze administratieve lasten tevens zo veel als mogelijk verlichten door, bij aanbestedings- procedures die zich hiervoor lenen:

• gebruik te maken van eenduidige aanbestedingsdocumenten;

• indien uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden toegepast het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument” toe te passen;

• Te streven naar meer periodieke facturering door middel van verzamelfacturen.

Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit

De BVEB streeft naar een optimale afweging van de prijs/kwaliteit verhouding bij de beoordeling van inschrijvingen waarbij de afweging past in de inkoopstrategie. Een optimale afweging impliceert dat de kwalitatieve criteria doorslaggevend kunnen zijn in de selectie van de marktpartij. Op marktsegmenten waar de kwaliteit geen onderscheidende factor tussen marktpartijen is, is de beoogde kwaliteit onderdeel van het programma van eisen, en kan gekozen worden voor de laagste prijs als enige onderscheidende factor. Dit dient wel in de aanbestedingsdocumenten beargumenteerd te worden.