Samenvatting
Samenvatting
Collegevoorstel
Het contract voor het leveren (plaatsen), onderhouden en verwijderen van trapliften in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning loopt af per 1 oktober 2018. De opdracht moet daarom opnieuw worden aanbesteed. De gemeenten Maastricht, Heerlen en Sittard-Geleen kiezen ervoor dit gezamenlijk te doen en nodigen de omliggende regiogemeenten uit zich hierbij aan te sluiten. Het Shared Service Centrum Zuid Limburg treedt daarbij op als aanbestedende dienst, mede namens alle regiogemeenten die hiertoe middels mandaatverlening besluiten. De in de aanbesteding gehanteerde uitgangspunten worden in deze nota ter besluitvorming voorgelegd.
Beslispunten
1. Akkoord te gaan met de in deze nota geformuleerde uitgangspunten voor de opdracht Wmo trapliften;
2. Akkoord te gaan met het starten van een Europese aanbestedingsprocedure inzake Wmo trapliften, waarbij het Shared Service Center wordt aangemerkt als aanbestedende dienst, mede namens alle deelnemende gemeenten die hiertoe middels mandaatverlening besloten hebben.
3. Akkoord te gaan met de mandatering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de Europese openbare aanbestedingsprocedure door de Heuvelland gemeenten aan de directeur van het Shared Service Centrum Zuid Limburg.
4. Akkoord te gaan met het onder dezelfde voorwaarden verlengen van de huidige overeenkomst trapliften voor de periode van 1 oktober 2018 tot 1 januari 2019 ter overbrugging naar de ingangsdatum van de nieuwe contracten.
Besluit Burgemeester en Wethouders d.d. 3 juli 2018:
Conform.
Uitgangspunten aanbesteding Trapliften 2019 e.v. (Wmo) 1
Collegedatum: 03 - 07- 2018
Registratienummer: 2018-20045
Portefeuillehouder: Xxxx xx Xxxxx-xxx Xxxxxx
Aanleiding
De contracten voor Trapliften (Wmo) lopen af per 1 oktober 2018. Om de opdracht zo aantrekkelijk mogelijk weg te zetten is ervoor gekozen om gezamenlijk met de gemeenten Heerlen en Sittard- Geleen aan te besteden. Daarbij zijn tevens de omliggende gemeenten uitgenodigd om aan te sluiten. Deelname van de regiogemeenten vindt plaats op basis van vrijwilligheid en dient te worden geformaliseerd middels het afgeven van een mandaat aan het Shared Service Centrum Zuid Limburg.
Collegevoorstel
Door de omvang en de aard van de opdracht (levering) valt de inkoop onder de werking van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Ten behoeve van de te volgen Europese aanbestedingsprocedure dient een Programma van eisen en aanbestedingsleidraad te worden opgesteld.
De schaalgrootte heeft de voorbereidingen van de nieuwe opdracht enigszins vertraagd. De aanbesteding richt zich daarom op de ingangsdatum 1 januari 2019. De periode van 1 oktober 2018 (einde huidig contract) tot 1 januari 2019 (ingangsdatum aanbestede opdracht) wordt overbrugd met een kortdurende vervolgopdracht bij de huidige leverancier. De aanbestedingsregelgeving voorziet in deze mogelijkheid en de leverancier heeft inmiddels aangegeven hiertoe bereid te zijn.
Context
Toekomstagenda Sociaal Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 0000.
Gemeenten zijn verantwoordelijk om burgers waar nodig te ondersteunen bij hun zelfredzaamheid in hun woning. Een traplift is bij deze opgave een belangrijke voorziening. Het biedt burgers de mogelijkheid langer zelfstandig thuis te wonen.
Gewenste situatie Scope van de opdracht
Deze aanbesteding betreft:
het plaatsen en gebruiksklaar leveren (inkoop), het verlenen van service en onderhoud en
het verwijderen en afvoeren (t.b.v. hergebruik)
van nieuwe en/of gebruikte trapliften voor de inwoners van de deelnemende gemeenten.
Eén perceel
De gemeenten Maastricht, Heerlen en Sittard Geleen kiezen ervoor de opdracht gezamenlijk in één perceel aan te besteden en de omliggende gemeenten uit te nodigen zich hierbij aan te sluiten. Het
betreft de gemeenten: Beek, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Meerssen, Onderbanken, Schinnen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en Voerendaal. Dit zorgt voor volume en eenduidige afspraken in een aaneensluitend geografisch gebied en vergroot daarmee de aantrekkelijkheid van de opdracht voor aanbieders. Verdere perceelsindeling kan leiden tot hogere kosten en kwaliteitsafbreuk.
Geconsulteerde leveranciers geven bovendien zelf aan voorstander zijn van een aanbesteding zonder verschillende percelen. Het zij opgemerkt dat deze markt nagenoeg geen MKB kent.
Collegevoorstel
Opdeling in percelen om de opdracht toegankelijker te maken voor het MKB, is dus niet aan de orde. Een opdracht van een omvang van circa 17 gemeenten (SSC-partners aangevuld met regio- gemeenten) wordt als geschikt gezien voor de huidige marktpartijen.
Eén leverancier
De deelnemende gemeenten wensen één leverancier te contracteren voor het gehele perceel. Gemeenten verplichten zich door gunning van de opdracht tot afname bij deze leverancier van de totale behoefte aan te verstrekken trapliften gedurende de contractperiode. Gemeenten kunnen geen garantie geven over het af te nemen aantal trapliften en sluiten een raamovereenkomst. De keuze voor één leverancier is ingegeven door het beperkt aantal aanbieders op de markt en vanuit het belang van een aantrekkelijke opdracht.
Gemeenten behouden zich het recht voor om trapliften af te nemen van derden indien de gecontracteerde leverancier niet in staat is onder de contractuele voorwaarden te voldoen aan de vraag.
Levering inkoop
Gemeenten kopen de trapliften en worden zodoende eigenaar van de trapliften. Vervolgens verstrekken gemeenten de traplift in bruikleen aan rechthebbenden.
Inzetten op hergebruik
Het hergebruiken van reeds eerder ingezette trapliften heeft een prijsdrukkend effect, een gunstige invloed op het milieu en kan de financiële drempel voor het plaatsen van trapliften verlagen. Hierdoor kan verhuizing (voorlopig) voorkomen worden en kan men zo lang mogelijk zelfstandig blijven wonen. Gemeenten zien het optimaliseren van hergebruik van trapliften dan ook als een middel om beleids-, duurzaamheid- en efficiëntiedoelstellingen te verwezenlijken.
Voorwaarden aan hergebruik; niet inboeten op kwaliteit
Inzet van gebruikte trapliften/trapliftonderdelen is binnen de grenzen van de opdrachtgevende gemeenten onbeperkt mogelijk. Gemeenten verbinden hieraan de voorwaarde dat noch de gemeenten, noch de eindgebruikers hiervan nadeel mogen ondervinden. Herverstrekte trapliften behoren kwalitatief even goed en bruikbaar te zijn als nieuwe.
Afbakening taken gemeente - leverancier
Collegevoorstel
De gemeente bepaalt (op basis van de gemeentelijke verordening), of aanvrager voor een traplift in aanmerking komt en de leverancier draagt in principe zorg voor de selectie van de traplift inclusief alle bijhorende opties en maatwerk. Bij deze selectie houdt de leverancier rekening met de kenmerken van de gebruiker, het beoogde gebruik en alle overige relevante omstandigheden.
De leverancier vergewist zich ervan voordat hij de woning verlaat, dat de traplift adequaat functioneert, de cliënt er op een veilige en verantwoorde manier gebruik van kan maken en deze in het bezit is gesteld van alle informatie inzake de nazorg en de klachtenprocedure.
In uitzonderlijke situaties bestaat voor gemeenten de mogelijkheid om zelf de keuze voor een specifieke traplift en/of configuratie te maken.
Kwaliteit
De gegunde leverancier garandeert dat de door hem aangeboden trapliften en bijhorende accessoires van goede kwaliteit zijn en volledig voldoen aan de specificaties en de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid, veiligheid en afwerking. Het betreft hier de gestelde kwaliteitsnormen in de geldende (Europese) richtlijnen en de wet- en regelgeving uitgedrukt in de toepasselijke bepalingen uit de Wet Medische hulpmiddelen en de vigerende NEN, EN / ISO / CE / EMC - normen. Daarnaast respecteert de leverancier het landelijk Bouwbesluit en de gemeentelijke bouwverordeningen.
Verwijderen traplift en herstel oude trapsituatie
Wanneer de lift naar het oordeel van de opdrachtgevende gemeente dient te worden verwijderd, verstrekt zij hiertoe een opdracht aan de leverancier.
Met het verwijderen, afvoeren en het herstellen van de trapliftsituatie (inclusief bouwkundige werkzaamheden) verwerft de leverancier het eigendomsrecht van de lift. De traplift is hierdoor
beschikbaar voor hergebruik door de leverancier. De leverancier is hiervoor geen bijkomende financiële vergoeding verschuldigd (geen terugkoopregeling).
Jaarlijks service en onderhoud
Gebruikers zijn doorgaans in hoge mate afhankelijk van hun traplift. De betrouwbaarheid en de continue beschikbaarheid ervan is dan ook van groot belang. De te gunnen leverancier verplicht zich tot een zodanig (preventief) onderhoud dat een optimale technische en functionele staat en betrouwbaarheid van de door hem geleverde trapliften te allen tijde is gegarandeerd. Hieronder wordt verstaan:
Collegevoorstel
Preventief onderhoud, minimaal eenmaal per jaar;
Correctief onderhoud bij storing, waarbij recht gedaan wordt aan de urgentie van de situatie (incl. spoedprocedure bij noodgeval).
Contractduur
De overeenkomsten worden afgesloten met ingang van 1 januari 2019 voor de duur van 4 jaar (t/m 31 december 2022), zonder verlengingsmogelijkheid.
Nawerking contracten
De door de leverancier aangegane verplichtingen blijven ook na de beëindiging van de overeenkomst onverminderd van kracht. Concreet betreft het hier:
de garantiebepaling op de gebruiksduur van de door opdrachtnemer geplaatste en geleverde liften; de verplichting tot het uitvoeren van preventief en correctief onderhoud voor alle onder het groepscontract van onderhavige opdracht vallende uitstaande trapliften;
de verplichting tot het verwijderen en afvoeren van de liften en het herstel van de trapsituatie voor de op het moment van beëindiging uitstaande liften in de deelnemende gemeenten.
De nawerking (per traplift) eindigt wanneer de individuele bruikleenovereenkomst eindigt én de gemeente opdracht geeft de traplift te verwijderen.
Effect op duurzaamheid en/of gezondheid
Het verstrekkenvan trapliften biedt burgers de mogelijkheid om langer zelfstandig thuis te wonen. Het voorliggend voorstel draagt bij aan de mogelijkheden voor het langer thuis blijven wonen.
In marktconsultaties is door aanbieders aangegeven dat de inzet van Social Return (SROI) in relatie tot de opdracht praktisch niet toepasbaar is, omdat zowel de installatie als onderhoud van de trapliften specifiek technische kennis vereist. Een dergelijke verplichting is aan te merken als een
"bijzondere voorwaarde" in de zin van artikel 2.80 van de Aanbestedingswet. Volgens deze bepaling mag een aanbesteder een dergelijke eis alleen stellen als de SROI-eis direct verband houdt met de opdracht. De invulling van de SROI-eis moet daarom binnen de uitvoering van de aanbestedende opdracht plaatsvinden. Dit is hier niet mogelijk.
De te gunnen leverancier beschikt over een geldend milieumanagementsysteem waardoor de kwaliteit van het milieu gedurende de voorbereiding, levering- en nazorgfase zo goed mogelijk wordt gewaarborgd.
Collegevoorstel
Effect op de openbare ruimte
Niet van toepassing.
Personeel en organisatie
Niet van toepassing
Informatiemanagement en automatisering
Niet van toepassing
Financiën
Op basis van de marktontwikkeling en recente aanbestedingen in het land, is de inschatting gemaakt dat een aanbestedingsvoorstel hoger zal uitvallen dan het huidige contract. De financiële impact hiervan is gelet op de omvang van de afname relatief beperkt. De opdrachtwaarde bedraagt ongeveer € 350.000 per jaar.
Aanbestedingen
De inkoop van trapliften vindt plaats middels een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure en voldoet aan alle eisen van de gemeentelijke, landelijke en Europese regelgeving.
Participatie tot heden
De uitgangspunten van de aanbesteding trapliften 2019 e.v. zijn tot stand gekomen in een ambtelijke werkgroep met daarin een vertegenwoordiging van de gemeenten Maastricht, Heerlen en Sittard Geleen.
De gehandicaptenplatforms in de regio Maastricht Heuvelland zijn geïnformeerd over het proces.
Voorstel
Akkoord te gaan met de in deze nota geformuleerde uitgangspunten voor de opdracht Wmo trapliften;
Akkoord te gaan met het starten van een Europese aanbestedingsprocedure inzake Wmo trapliften, waarbij het Shared Service Center wordt aangemerkt als aanbestedende dienst, mede namens alle deelnemende gemeenten die hiertoe middels mandaatverlening besloten hebben.
Akkoord te gaan met de mandatering van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van de Europese openbare aanbestedingsprocedure door de Heuvelland gemeenten aan de directeur van het Shared Service Centrum Zuid Limburg.
Collegevoorstel
Akkoord te gaan met het onder dezelfde voorwaarden verlengen van de huidige overeenkomst trapliften voor de periode van 1 oktober 2018 tot 1 januari 2019 ter overbrugging naar de ingangsdatum van de nieuwe contracten.
Uitvoering, evaluatie en vervolg
De globale planning van de aanbestedingsprocedure is als volgt:
Processtap | Planning |
Collegenota uitgangspunten aanbesteding | 3 juli 2018 |
Uitwerken aanbestedingsleidraad, incl. programma van eisen | Tot 24 augustus 2018 |
Publicatie aanbestedingsleidraad op Negometrix | 27 augustus 2018 (of zoveel eerder als mogelijk) |
Uiterste datum voor het stellen van vragen door inschrijvers | 10 september 2018 |
Publicatie nota van inlichtingen op Negometrix | 17 september 2018 |
Aanbestedingsdatum (indienen inschrijving via Negometrix) | 8 oktober 2018 |
Intern afstemmingsgesprek beoordeling | 22 oktober 2018 |
Verificatiegesprek (optioneel) | 25 oktober 2018 |
Geplande datum publicatie voorlopig gunningsbesluit op Negometrix | 30 oktober 2018 |
Geplande datum publicatie definitief gunningsbesluit op Negometrix | 20 november 2018 |
Ingangsdatum nieuwe raamovereenkomsten | 1 januari 2019 |