HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
VAN DE
VERENIGING AGRARISCH NATUUR- EN LANDSCHAPSBEHEER WATER, LAND & DIJKEN
INLEIDING
In artikel 23 van de statuten wordt bepaald dat een aantal zaken in het huishoudelijke reglement (hierna te noemen HHR) worden vastgelegd. Begripsomschrijvingen en een belangrijk deel van de rechten en plichten van leden, vrijwilligers en sympathisanten zijn opgenomen in de statuten. In het HHR worden alleen aanvullingen opgenomen. De Algemene Ledenvergadering stelt het HHR vast. Het HHR blijft van kracht totdat het wordt gewijzigd in overeenstemming met de hierna vermelde bepalingen.
Dit huishoudelijke reglement is een aanpassing van het vorige uit 2007. Op 24 maart 2015 zijn de statuten van de Vereniging Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer Water, Land & Dijken hierna te noemen WLD of vereniging, gewijzigd. In de bestuursvergaderingen van 29 juli, 26 augustus en 30 september 2015 zijn ze besproken en na goedkeuring aangeboden aan de Algemene Ledenvergadering op 26 oktober 2015 ter goedkeuring. Ook zijn ze aangeboden ter goedkeuring aan de Vrijwilligersraad. Het HHR bij acclamatie goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van 19 oktober 2017.
Inhoud:
art. 1: Deelnemers;
art. 2: Afdracht aan vrijwilligers en contributie; art. 3: Contracten;
art. 4: Bestuur;
art. 5: Bestuursadviseur;
art. 6: Vrijwilligersraad;
art. 7: Adviesraad;
art. 8: Ecologische commissie;
art. 9: Algemene Ledenvergadering; art. 10: Geschillencommissie;
art. 11: Cursuscertificaat; art. 12: Financiële zaken;
art. 13: Wijziging huishoudelijk reglement en incidentele afwijking, wijziging en slotbepaling.
1 DEELNEMERS
1.1 De vereniging kent als deelnemers leden. Vrijwilligers kunnen de vereniging bijstaan. Sympathisanten kunnen de vereniging financieel bijstaan.
1.2 In artikel 4 van de statuten staan de categorieën leden omschreven. Ook staan hier de eisen die aan leden worden gesteld verwoord. Ze moeten natuurlijke personen zijn en minimaal 18 jaar oud zijn. Ook dienen de leden de doelstelling van de vereniging te ondersteunen. Het werkgebied van de vereniging is aangegeven op bijbehorende kaart. Contracten, die gebaseerd zijn op subsidies of soortgelijke bijdragen met een gebiedsbeperkend karakter, kunnen alleen in het betreffende gebied worden afgesloten.
1.3 De toelatingsprocedure is als volgt. Nadat aan de hand van het aanmeldingsformulier is vastgesteld dat kandidaat-leden voldoen aan de lidmaatschapsvoorwaarden, worden leden ingeschreven in een register. Het bestuur laat leden schriftelijk weten of ze zijn toegelaten. Onder het begrip Leden A agrariërs (statuten artikel 4 lid 1) worden rechtspersonen, samenwerkingsverbanden en natuurlijke personen verstaan die binnen het werkgebied van de vereniging een agrarisch bedrijf (doen) uitoefenen of natuur- en/of landschapsbeheer (doen) en deelnemen aan projecten van de vereniging binnen het kader van de collectieve aanvraag
Agrarisch Natuur en Landschap beheer (ANLb).
1.4 Onder het begrip Leden B (statuten artikel 4 lid 1) worden rechtspersonen of natuurlijke personen bedoeld die deelnemen aan projecten van de vereniging, maar zich niet kwalificeren als lid A.
Onder het begrip leden S (sympathiserend) (statuten artikel 4 lid 1) kunnen alle overige rechtspersonen of natuurlijke personen vallen.
Onder het begrip E (ereleden) (statuten artikel 4 lid 1) vallen leden die volgens de statuten benoemd zijn tot erelid.
1.5 Het bestuur beslist omtrent de toelating van de leden. Potentiële leden A die voldoen aan de criteria als gesteld in statuten artikel 4 lid 1 kunnen niet worden geweigerd.
1.6 Alle personen, samenwerkingsverbanden en rechtspersonen met contracten, in het kader van de collectieve aanvraag ANLb moeten verplicht lid worden. Zonder lidmaatschap mag dus geen contract als bovengenoemd worden afgesloten.
1.7 Door het bestuur worden niet meer leden B en S gezamenlijk toegelaten dan er A leden zijn, waarbij de B leden voorrang hebben bij inschrijving.
1.8 De collectieve aanvraag ANLb is gedaan voor 6 jaren ingaande 2016. Na deze 6 kalenderjaren is de intentie om op dezelfde wijze voort te gaan. Dit is geen garantie en betekent dat de categorieën leden na deze periode veranderen kunnen.
1.9 Leden kunnen op elk moment van het jaar toetreden met inachtneming van bovenstaand.
1.10 De categorie waarbinnen leden vallen kan tijdens het lidmaatschap wijzigen. Dit is altijd afhankelijk van het soort contract wat met de vereniging en dus collectief is afgesloten.
1.11 Leden zijn verplicht om relevante wijzigingen door te geven aan het bestuur. Dit betreft onder meer adreswijzigingen en wijzigingen in de juridische status van het samenwerkingsverband en wijzigingen in contracten.
2 AFDRACHT AAN VRIJWILLIGERS EN CONTRIBUTIE
2.1 De Vrijwilligersraad ontvangt jaarlijks een bedrag ten behoeve van kwaliteitsverbetering van de vrijwilligers. Na overleg met de Vrijwilligersraad doet het bestuur een voorstel over de hoogte van de afdracht aan de Vrijwilligersraad. De afdracht wordt betaald uit contracten van A leden. De ledenvergadering kan desgewenst hierin verandering aanbrengen.
2.2 De ledenvergadering stelt de contributie vast op voordracht van het bestuur.
3 CONTRACTEN
3.1 Leden kunnen gedurende een door het bestuur vastgestelde en via een aan de agrarische leden toegestuurde nieuwsbrief openbaar gemaakte inschrijfperiode, inschrijven op alle contracten voor gronden die bij hen in gebruik zijn gedurende de beoogde contractperiode. Deze gronden moeten gelegen zijn binnen het werkgebied van de vereniging en moeten door de provincie begrensd zijn als kwalificerend om beoogde contracten af te mogen sluiten.
3.2 Het bestuur kan nadere eisen stellen aan de leden bij het afsluiten van contracten. Zo kan een minimaal percentage uitgestelde maaidatum worden geëist, maar ook regels over soort en hoeveelheid bemesting en andere relevante zaken die van belang (zouden) kunnen zijn voor een zo goed mogelijke uitvoering van het contract.
3.3 Het bestuur is bevoegd in voorkomende gevallen af te wijken van de 3.2 gestelde eisen. Er moet een verzoek van de potentiële aanvrager aan ten grondslag liggen en het uiteindelijk beoogde resultaat (na 6 jaar) mag er niet substantieel door verminderen.
3.4 Het bestuur is bevoegd om in voorkomende gevallen percelen buiten de door de provincie aangewezen gebieden op aanvraag gebruiker te contracteren als zijnde collectieve aanvraag WLD ANLb. Percelen moeten een duidelijk toegevoegde waarde hebben als ‘pareltje’ weidvogelbeheer. Aan deze percelen kunnen door het bestuur aanvullende eisen worden gesteld ten opzichte van de reguliere eisen. Ook kunnen aan de uitbetaling andere voorwaarden worden
gesteld en andere bedragen worden gekoppeld. Betaling dient te allen tijde te geschieden uit de gelden die beschikbaar zijn gesteld binnen de collectieve aanvraag WLD ANLb. Contractanten worden verplicht lid A.
3.5 Het bestuur maakt een toedeling van contracten bekend via een brief aan de leden die hebben ingeschreven. Bij de toedeling kan het bestuur in overleg met de financiers ecologische criteria aanleggen. De leden hebben veertien dagen de tijd om tegen het bestuursbesluit betreffende de toedeling in beroep te gaan. Deze beroepsmogelijkheid dient in de brief te worden aangegeven. Zie voor de procedure artikel 8 van het HHR: Geschillencommissie.
3.6 De leden zijn verplicht om vertegenwoordiger(s) van de vereniging alsmede de vertegenwoordiger(s) van de financiers toe te laten op het land om het al dan niet nakomen van de contractuele verplichtingen te controleren.
3.7 Als de controleurs van mening zijn dat de contractuele verplichtingen niet zijn nagekomen, volgt een gesprek. Als de contractuele verplichting inderdaad niet is nagekomen, volgt een schriftelijke waarschuwing van het bestuur. Het bestuur kan besluiten om bij fraude, het niet nakomen van inspanningsverplichtingen of contractbreuk het lidmaatschap van de overtreder te beëindigen. Bij het niet nakomen van verplichtingen kan de contractuele verplichting van de vereniging vervallen om op het contract uit te betalen. Bij gebleken onrechtmatigheden kan met terugwerkende kracht uitbetaling aan een lid worden ingehouden.
4 BESTUUR
4.1 Het bestuur bestaat uit de in de statuten genoemde aantallen en categorieën. Belangrijk aandachtspunt is de besluitvorming in de categorie collectieve aanvraag WLD ANLb. Bij besluiten over zaken binnen deze categorie moet uitdrukkelijk het genoemde in statuten Artikel 11 lid 3 in acht worden genomen. Het is dan ook een belangrijke taak van de Algemene Ledenvergadering (hierna te noemen ALV) en het bestuur om te zorgen voor voldoende bestuurders in de categorie A.
4.2 Het bestuurslid C wordt voorgedragen door LTO Noord. De bedoeling van deze regel is dat WLD, met als eerste insteek natuur en verbreding, kruisbestuiving ontvangt en geeft aan de vertegenwoordiging van de ‘productie landbouw’ die traditioneel vertegenwoordigd wordt door LTO Noord. Het is dan ook belangrijk dat het voorgedragen bestuurslid in beide werelden thuis is en dus praktiserend landbouwer is en daarbij ook contracten ANLb bij WLD heeft. Voor de geloofwaardigheid van de invulling stelt WLD dan ook via het HHR de eis dat de kandidaat bestuurder aan bovenstaande omschrijving moet voldoen.
4.3 Het bestuur beslist met een meerderheid van meer dan 75 procent van de aanwezige stemmen over het ter leen verstrekken en het ter leen opnemen van geld. Bij de beslissing over al dan niet ter leen verstrekken of ter leen opnemen moet tenminste 75 procent van de leden van het bestuur aanwezig zijn. Gelden die vallen binnen de collectieve aanvraag ANLb mogen niet uitgeleend worden.
4.4 Een vergadering van het bestuur moet minstens veertien dagen van tevoren zijn aangekondigd. De agenda van bestuursvergaderingen moet ten minste 5 dagen van tevoren zijn verzonden. In spoedeisende gevallen kan een vergadering op kortere termijn worden bijeengeroepen. Besluiten die op een dergelijke spoedeisende vergadering worden genomen, zijn pas rechtsgeldig als ze achteraf door het bestuur zijn bekrachtigd. Dergelijke handelingen moeten altijd onder uitdrukkelijk voorbehoud kenbaar worden gemaakt aan derden.
4.5 Het bestuur beslist over het aannemen van personeel, het ontslaan van personeel, dan wel het continueren van arbeidsovereenkomsten.
4.6 Het bestuur beslist over de toelating van leden en in voorkomende gevallen over het schrappen van een lidmaatschap.
4.7 Het bestuur beslist over de begroting, een liquiditeitsplanning, over het uitbrengen van offertes aan en het aangaan van overeenkomsten met financiers voor de uitvoering van projecten en andere opdrachten en over het aangaan van andere verplichtingen op hoofdlijnen zoals het huren van een pand, het vaststellen van een dagtarief voor diensten van het team,
het voeren van procedures, het afsluiten van verzekeringen, het lidmaatschap van organisaties zoals de koepelorganisatie, uitbreiding van het werkgebied en werkafspraken met verwante organisaties.
4.8 Statutair legt het bestuur de begroting voor het komende jaar uiterlijk een maand voor het verstrijken van het verenigingsjaar ter inzage van de leden.
4.9 Zo mogelijk maken bestuursleden deel uit van één of meer werkgroepen van de vereniging.
4.10 Het bestuur kent een rooster van aftreden. De zittingsperiode is drie jaar. Statutair kan een bestuurslid onbeperkt worden herkozen. De intentie is om een bestuursperiode niet langer dan negen jaar te laten duren. De ALV doet een bindende voordracht aan het bestuur voor een nieuw bestuurslid. De ALV kan besluiten van dit recht af te zien en de voordracht aan het bestuur overdragen. De voordracht van het bestuur heeft geen bindend karakter en kan met een gewone meerderheid van de ALV worden verworpen. Bestuur doet minimaal vier maanden voor de ALV een oproep aan de leden om namen van kandidaten aan te leveren. Bestuur maakt een objectieve afweging naar de geschiktheid en beschikbaarheid (heeft de kandidaat voldoende tijd beschikbaar voor de invulling van de bestuurstaak) van kandidaten. Hierbij wordt uitdrukkelijk meegewogen de categorie en geschiktheid voor bijzondere functie nu, of binnen afzienbare tijd, binnen het bestuur. Bestuur kan beslissen dat bij niet aanmelden van geschikte kandidaten door ALV of het op dat moment niet beschikbaar zijn van nieuw(e) bestuurslid (leden) bestuursleden die negen jaar of langer deel van het bestuur uit maken te vragen nog een periode in het bestuur te blijven. Bestuurders die langer dan negen jaar in bestuur zitten kunnen bij herbenoeming een kortere zittingsperiode dan drie jaar afspreken. Dit moet dan wel aan de ALV kenbaar worden gemaakt.
4.11 Bij het voordragen van bestuurskandidaten moet allereerst rekening gehouden worden met de kwalificatie van de kandidaat ten aanzien van de te vervullen portefeuille(s). Kandidaat- bestuursleden moeten affiniteit hebben met agrarisch natuurbeheer.
4.12 Tegenkandidaten dienen zich tenminste een week van te voren te melden en tien handtekeningen van leden te overleggen aan het bestuur. De benoeming van leden van het bestuur of de financiële commissie geschiedt bij acclamatie als er bij (her)benoeming geen tegenkandidaten zijn. In alle andere gevallen wordt er een schriftelijke stemming gehouden.
4.13 Van alle vergaderingen van het bestuur dienen goedgekeurde en getekende verslagen bewaard te worden.
4.14 Op basis van de ledenvergadering op 18 december 2007 is het bestuur bevoegd om de ledenvergadering waarop de jaarstukken worden vastgesteld om de termijn waarbinnen het bestuur deze ledenvergadering moet houden, te verlengen van 6 maanden naar 10 maanden.
4.15 De penningmeester moet tekenen voor betalingsopdrachten groter dan € 2500,-. In het statuut A&O (Administratie en Organisatie) moet de bevoegdheid om betalingen en opdrachten te doen verder zijn omschreven.
4.16 Er wordt een terughoudend beleid gevoerd ten aanzien van de deelname van bestuursleden aan werkgroepen. Dit betreft het aantal bestuursleden per werkgroep.
Bestuursleden kunnen bijdragen aan teamtaken. Als dat gebeurt dan moeten in het bestuur de daarmee verbonden bestuurstaken worden losgekoppeld van de betreffende bestuurder. Een en ander dient schriftelijk te worden vastgelegd, zodat geen belangenverstrengeling kan optreden.
4.17 De vergoeding(en) uit enig contract met de vereniging aan bestuurslid(leden) komen op verzoek van medebestuurslid(leden) ter inzage van andere bestuursleden. Deze vergoeding(en) kunnen wat betreft wenselijkheid, rechtmatigheid en hoogte in een bestuursvergadering worden besproken. Mocht een bestuurslid worden ‘aangesproken’ door een lid van de vereniging over de rechtmatigheid en hoogte van een vergoeding uit enig contract van een andere bestuurder, dan dient het aangesproken bestuurslid op basis van de hem of haar bekende feiten te antwoorden. Het is aan het bestuurslid zelf, en ook de verantwoordelijkheid, om dit op basis te doen van de geverifieerde feiten. Het bestuurslid moet er voor zorgen dat de termijn van beantwoording zo kort mogelijk is en de persoon die de ‘bron van de aantijging’ is, bereikt en beantwoord wordt.
4.18 Het bestuur draagt, in geval collectieve aanvraag ANLb, zorg voor een jaarlijks geactualiseerd
beheerplan, geeft uitvoering aan de afspraken over de monitoring t.b.v. de beheer afspraken, zorgt voor een adequate financiële en administratie boekhouding en voert alle overige afspraken uit zoals beschreven in het vastgestelde kwaliteitshandboek.
4.19 Het bestuur draagt in geval collectieve aanvraag WLD ANLb zorg voor een goede informatie uitwisseling met de provincie inclusief de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (XXX.xx) en zorgt voor de onderlinge afstemming in beheer met ander terreinbeheerders.
4.20 Het bestuur roept de ALV bijeen. De bestuurders in de categorie A en C nemen aan de ALV deel, behoudens verhindering als gevolg van zwaarwichtige redenen.
4.21 Bij langdurige absentie van het bestuurslid kan een tijdelijke vervanger worden benoemd. De vervanger dient uit dezelfde categorie (A, B, C of D) te komen en aan de daaraan gestelde voorwaarden te voldoen. Kandidatering zoveel als mogelijk in samenspraak met het absente bestuurslid. Bestuur beslist over de vervanging. In geval van absentie door persoonlijk conflict met ander(e) bestuurslid(leden) wordt deze regel zeer terughoudend toegepast, het dient eigenlijk alleen voor vervanging bij ziekte of langdurige buitenlandse afwezigheid. Bij absentie vervanging bestuurslid D beslist de VR autonoom over de vervanging.
4.22 Het bestuur heeft inzake collectieve aanvraag ANLb, met inachtneming van de bepalingen van de statuten, het kwaliteit handboek en het huishoudelijk reglement een interne taakverdeling vastgesteld.
4.23 Ieder lid van het bestuur is verantwoordelijk voor de hem of haar toebedeelde taak, met dien verstande dat het voltallige bestuur collectief verantwoordelijk is voor het te voeren beleid.
4.24 Tenzij het reglement, de statuten of toepasselijke wet of regelgeving anders voorschrijft, verbindt elk lid van het bestuur zich ertoe alle informatie en documenten die hij of zij in de uitoefening van zijn of haar functie als lid van het bestuur verkrijgt, als strikt vertrouwelijk te behandelen. De inhoud van deze bepaling blijft van kracht ook indien een lid van het bestuur ophoudt lid te zijn.
4.25 De samenstelling van het bestuur, voor welke categorie de leden zitting hebben, in welke functie zij zitting hebben en het rooster van aftreden van het bestuur is te vinden in een apart document en is op te vragen bij het secretariaat van WLD.
4.26 In het bestuur zijn de volgende bestuursleden op voordracht gekozen: Bestuurslid A, op voordracht van leden A;
Bestuurslid B, op voordracht van leden S en B; Bestuurslid C op voordracht van LTO-Noord; Bestuurslid D op voordracht van de Vrijwilligersraad.
4.27 Het bestuur evalueert zichzelf 1 keer per jaar.
4.28 Als het bestuur beslissingen neemt die tevens in het belang zijn van een bestuurslid dan gelden de volgende regels:
-Bij een vergelijkbaar belang van meer dan 10 leden worden geen aparte maatregelen genomen;
-Bij een vergelijkbaar belang van 3 tot 10 leden worden vooraf afspraken gemaakt die belangenverstrengeling moeten voorkomen;
-Bij een vergelijkbaar belang met minder dan 3 leden geldt dat het bestuurslid alleen adviserend kan optreden en niet deel kan nemen aan de meningsvorming of de besluitvorming;
-Bestuursleden moeten er zelf op attent zijn of deze situaties zich voordoen;
Als dit niet tijdig wordt gesignaleerd dan kan het betreffende besluit worden teruggedraaid.
5 BESTUURSADVISEUR
5.1 Het bestuur kan op grond van de statuten (statuten artikel 12 lid 2) een bestuursadviseur aanstellen. Een bestuursadviseur kan op basis van zijn of haar kennis en ervaring gevraagd worden het bestuur te ondersteunen door haar te adviseren.
5.2 Een bestuursadviseur wordt aangesteld door een besluit bij meerderheid van het bestuur. Een bestuursadviseur wordt voor een bepaalde tijd aangesteld. Hierbij kan worden aangegeven of
dit voor specifieke onderwerpen gaat of voor algemene advisering van het bestuur.
5.3 Bij de aanstelling wordt ook de onkostenvergoeding vastgesteld. Die mag nooit meer zijn als de vergoedingen die het bestuur mag ontvangen.
5.4 Het bestuur informeert de leden over dit besluit bij de eerst volgende ALV na het genomen besluit tot aanstelling van een bestuursadviseur.
5.5 De bestuursadviseur kan worden uitgenodigd bij de bestuursvergaderingen. Hij of zij ontvangt daarvoor een schriftelijke uitnodiging en de stukken betreffende de agendapunten waarvoor het bestuur de aanwezigheid van de bestuursadviseur gewenst vindt. De bestuursadviseur mag het bestuur alleen adviseren en heeft geen stemrecht..
6 VRIJWILLIGERSRAAD
6.1 Bij de oprichting van de vereniging is, conform statuten artikel 12 lid 2 een Vrijwilligersraad (hierna VR) ingesteld. De VR fungeert als paraplu voor de vrijwilligers en vertegenwoordigt alle thema’s waarin binnen de vereniging mogelijk vrijwilligerswerk wordt gedaan of kan worden gedaan. Onder de VR kunnen subgroepen/themagroepen gevormd worden.
6.2 De VR bestaat uit minimaal vijf personen en maximaal negen personen.
6.3 De leden van de VR worden voorgedragen door de VR en/of het bestuur en/of de veldcoördinatoren. Ook kunnen vrijwilligers zichzelf aanmelden voor de VR. Op de jaarlijkse vrijwilligersavond worden ze voorgesteld aan de vrijwilligers. Deze avond wordt gehouden binnen zes maanden na het einde van het boekjaar.
De jaarvergadering wordt gehouden binnen 6 maanden ná het einde van het boekjaar.
6.4 De leden zitten voor onbepaalde tijd in de VR.
6.5 Aftreden van een lid van de Vrijwilligersraad gebeurt door:
- opzegging als vrijwilliger;
- opzeggen op eigen verzoek;
- schorsing;
- overlijden.
De samenstelling van de VR is te vinden in een apart document en is op te vragen bij het secretariaat van WLD.
6.6 Taken en bevoegdheden van de VR staan in relatie tot de doelstelling, zoals verwoord in de statuten artikel 2.
Taken:
▪ Bevorderen van saamhorigheidsgevoel;
• Vertegenwoordigen van de vrijwilligers van de vereniging in het bestuur;
• Bevorderen van diverse activiteiten, die door vrijwilligers worden uitgevoerd in het kader van projecten van de vereniging;
• Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers;
• Voorlichting en PR in samenwerking met de vereniging;
• Het opstellen van een jaarprogramma van activiteiten;
• Jaarlijks een begroting en een financieel verslag opstellen en ter goedkeuring aan het bestuur voorleggen.
Bevoegdheden:
• Deelname aan de communicatiemiddelen van de vereniging;
• Voordragen van leden uit de Vrijwilligersraad als bestuurskandidaten;
• Adviseren bij het contract tussen Landschap Noord-Holland en de Vereniging inzake de professionele begeleiding van vrijwilligers.
6.7 Besluitvorming, besluiten worden genomen bij een gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.
6.8 Een lid van het WLD-team adviseert en ondersteunt de VR.
6.9 De VR vergadert zo’n acht keer per jaar, waarvan tenminste één keer, desgewenst twee keer per jaar met een delegatie van het bestuur. Ook het aanspreekpunt van het WLD-team zal, als
daar aanleiding toe is, één of meer keren per jaar op een vergadering aanwezig zijn. Ditzelfde geldt voor de projectleider en/of projectmedewerker van het Landschap Noord-Holland, waarmee contact onderhouden wordt over de door hen te geven cursussen, trainingen en presentaties.
7 ADVIESRAAD
7.1 Het bestuur kan op grond van de statuten (artikel 12 lid 2) een adviesraad instellen. De leden van deze raad worden door het bestuur benoemd op grond van ieders specifieke kwaliteiten die voor de vereniging van belang zijn. Het bestuur kan daarbij bepalen voor welke periode de adviesraad wordt ingesteld en over welk onderwerp het bestuur geadviseerd wil worden.
8. ECOLOGISCHE COMMISSIE
8.1 Het bestuur stelt een ecologische commissie in. De leden van deze commissie worden gevraagd op grond van hun specifieke kennis op het gebied van de Ecologische doelen van de vereniging. De vereniging hecht er aan, goed onderbouwd, haar taken te vervullen. Hiertoe maakt zij graag gebruik van kennis en ervaring die elders beschikbaar is. De vereniging kan op alle beleidsterreinen die de ecologie betreft, haar oordeel laten toetsen en ondersteunen door de commissie.
8.2 Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling. Getracht moet worden de commissie uit minimaal drie personen te laten bestaan uit diverse geledingen.
8.3 Leden van de Ecologische commissie zijn of waren beroepshalve betrokken bij (agrarisch) natuurbeheer en of groen blauwe diensten en of bodem en klimaatdiensten.
8.4 In deze commissie zouden bijvoorbeeld vertegenwoordigers van Vogelbescherming Nederland, terrein beherende organisaties, Alterra, particulier natuurbeheer, maatschappelijke organisaties en andere agrarische natuurverenigingen zitting kunnen hebben, allen op persoonlijke titel.
8.5 De ecologische commissie voert in ieder geval de ecologische toets binnen het gebied offerte ANLb uit. Daarnaast maakt de vereniging gebruik van de tabel ‘kwalitatieve
verantwoording’, zie toetsing samenhang beheerpakketten in de aanvraag ANLb.
8.6 De commissie krijgt voor haar taak gevraagd en of ongevraagd de stukken ter beschikking die bij de vereniging beschikbaar zijn om aan haar taakstelling te voldoen. Betrokken medewerker(s) en bestuursleden moeten zich beschikbaar stellen om vragen te beantwoorden en of toelichting te geven. Ook kan de commissie veldbezoek organiseren om zich plaatselijk op de hoogte te stellen.
8.7 De commissie kan gevraagd worden door leden, bestuursleden en geschillencommissie om bij conflicten over wel of niet afsluiten van contracten, het wel of niet nakomen van de eisen van het contract en beëindiging van contract, advies te geven. Dit wordt een ‘gekwalificeerd’ of zwaarwegend advies. (Er moet door de tegenpartij altijd een inhoudelijke reactie op komen)
8.8 De commissie kan vacatiegeld en reiskostenvergoeding ontvangen
8.9 De samenstelling van de ecologische commissie is te vinden in een apart document en op te vragen bij het secretariaat van WLD.
9 LEDENVERGADERING
9.1 Op een ledenvergadering hebben alleen leden stemrecht. Het bestuur heeft het recht besloten vergaderingen voor leden te beleggen. Dat kan een ledenvergadering zijn of een Algemene Ledenvergadering (jaarvergadering) (ALV).
9.2 De ALV is gerechtigd de integriteit van de voorgedragen bestuurder te toetsen.
9.3 De ALV stelt de hoogte van de contributie en eventueel entreegeld vast. Dit op voorstel van het bestuur.
10 GESCHILLENCOMMISSIE
10.1 Het bestuur stelt een geschillencommissie in.
10.2 De geschillencommissie bestaat uit drie leden.
10.3 De commissie bestaat uit:
- Een lid als vertegenwoordiging van de A leden;
- Een lid als vertegenwoordiger van WLD;
- Een lid met specifieke beroepsmatige ecologische kennis op gebied van het werkveld van WLD.
10.4 Bij aftreden van een der leden van de geschillencommissie vraagt het bestuur een ander persoon na overleg en na overeenstemming te hebben verkregen met de overblijvende leden.
10.5 De taak van de geschillencommissie is het bemiddelen bij schriftelijk aangemelde conflicten tussen bestuur en leden.
10.6 Indien leden zich niet kunnen verenigen met een bestuursbesluit, dienen ze eerst bezwaar te maken bij het bestuur. Indien ze het niet eens zijn met de bestuursbeslissing naar aanleiding van het bezwaar, kunnen ze een beroep doen op de geschillencommissie.
10.7 De uitspraak van de geschillencommissie bij conflicten tussen leden en bestuur is bindend voor alle partijen.
11 CURSUSCERTIFICAAT
11.1 Om in aanmerking te komen voor uitbetaling van de contracten, kan het bestuur bepalen dat het lid een cursuscertificaat dient te hebben behaald. In het geval van een maatschap hoeft slechts één van de maten het certificaat te behalen.
11.2 Het certificaat staat op naam van degene die het examen heeft gedaan en is niet overdraagbaar.
11.3 Ontheffingen voor de cursus zijn slechts mogelijk na goedkeuring van het bestuur.
12 FINANCIELE ZAKEN
12.1 In afwijking wat gesteld is in de statuten (statuten Artikel 14 lid 3) treden de leden van de financiële commissie niet na drie jaar af, maar is het mogelijk om 2 termijnen van 3 jaar zitting te nemen in de financiële commissie. Hierdoor is het mogelijk dat de leden van de commissie zich goed kunnen inwerken in de complexe materie en dat kennis en ervaring behouden blijft. Er is een rooster van aftreden, met mogelijk om de twee jaar een nieuw lid. De commissie bestaat nu uit 3 leden.
12.2 De samenstelling van de financiële commissie en het rooster van aftreden is te vinden in een apart document en op te vragen bij het secretariaat van WLD.
12.3 Mocht de vereniging weer overgaan op algehele accountantscontrole kan het bestuur besluiten de financiële commissie te laten bestaan met een aangepaste opdracht.
12.4 De vereniging treedt in het geval van de uitvoering collectieve aanvraag WLD ANLb op als collectief. Gelden binnen deze regeling mogen niet gebruikt worden voor vermogens opbouw van de vereniging. Er moet daarom wat betreft deze regeling een zeer transparante financiële administratie worden gevoerd. Het moet de intentie zijn om ieder jaar de beschikbare gelden verminderd met de uitvoeringskosten aan de leden uit te betalen. Dit kan gebeuren door betaling van een voorschot en na afsluiting van ieder jaar, waarbij alle eventuele sancties en bonussen bekend zijn, een nabetaling te doen ter grootte van het restant bedrag subsidie. De vereniging moet bij de uitvoering een reëel tarief hanteren waarbij de loonkosten, uitvoeringskosten en kantoorkosten (naar ratio van gebruik) verrekend zijn. De vereniging kan niet gedekte kosten
die in de voorbereiding van de regeling zijn gemaakt en niet betaald zijn uit andere subsidies, verreken met enig of meerdere jaren.
12.5 De vereniging heeft de ANBI status (Algemeen Nut Beogende Instelling) en probeert deze te behouden. Het secretariaat van de vereniging is belast met de uitvoering, en houdt de regels voor de status in de gaten en zorgt naar buiten voor publicatie zoals de jaarrekening op de website. Ook zorgt het secratiaat voor opname op briefpapier van de verenging. Samen met de accountant zorgt de financiële afdeling voor een juiste gang van zaken wat betreft de regels die gesteld worden aan een ANBI status.
12.6 De vereniging zorgt voor deponering van algemene leveringsvoorwaarden bij de Kamer van Koophandel. Hierin worden betalingstermijnen, aansprakelijkheid en andere relevante zaken vastgelegd.
12.7 Bestuursleden en commissie leden kunnen een vergoeding ontvangen voor bestuurlijke teken en voor gemaakte onkosten. In de begroting wordt de hoogte van deze vergoeding jaarlijks vastgelegd. De vergoeding wordt vastgesteld door de ALV.
13 WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT EN INCIDENTELE AFWIJKING, WIJZIGING EN SLOTBEPALING
13.1 Wijzigingen in het HHR kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit ALV waarin een voorstel tot wijziging aan de orde komt. Hiervan dient voor af duidelijk melding te worden gedaan.
13.2 Het doen van wijzigingen in het HHR is voorbehouden aan het bestuur, eventueel op voordracht van de leden, zulks door de leden schriftelijk in te dienen bij het bestuur uiterlijk één maand voor de ALV. De secretaris draagt zorg voor het meezenden of de mogelijkheid van elektronisch raadplegen vooraf.
13.3 In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het HHR beslist het bestuur.