Contract
Afdeling: | Burgemeester en Wethouders | Leiderdorp, | 15 november 2016 |
Onderwerp: | RVS huurovereenkomst Alecto - gemeentelijke bijdrage | Aan de raad. |
Beslispunten
1. Een bedrag van € 98.090 beschikbaar te stellen voor de (gedeeltelijke) dekking van de tienjaarlijkse gemeentelijke bijdrage aan L.S.C. Alecto en de kosten te dekken uit de algemene reserve;
2. De eenmalige afschrijvingskosten van € 59.756 voor het afboeken van de verlichting bij Alecto te dekken uit de algemene reserve;
3. Daartoe onderstaande begrotingswijziging vast te stellen:
1 Inleiding
1.a In het kort
Anticiperend op de vaststelling van de Sportnotitie Bewegingsruimte (januari 2016) hebben we op 21 december 2015 de lopende huurovereenkomst met Xxxxxx, met inachtneming van de opzegtermijn van één jaar, per 1 januari 2017 opgezegd. Daarmee hebben we de ruimte gecreëerd om de nieuw af te sluiten huurovereenkomst in lijn te brengen met een van de gebruiksarrangementen zoals verwoord in de sportnotitie. In overleg met Xxxxxx is bepaald dat Xxxxxx in arrangement 2 'de vitale vereniging' valt.
Xxxxxx is bij uitstek een vereniging die haar verantwoordelijkheid neemt en de afgelopen decennia heeft genomen. Niet alleen voert zij reeds geruime tijd zelf het onderhoud van de velden uit en draagt de daarmee samenhangende kosten, ook draagt ze voor een deel bij in
de vervangingskosten van de velden. Door een deel van de kosten voor vervanging te financieren beweegt Xxxxxx zich richting arrangement 3, de 'sterke vereniging', zonder de daadwerkelijke ambitie uit te spreken om binnen afzienbare tijd, of zelfs maar op de langere termijn, de overstap van arrangement 2 naar arrangement 3 te maken. Volgens de uitgangspunten van de Sportnotitie is dit overigens ook niet het streven van de gemeente.
Bij de vaststelling van de kosten voor vervanging gaat de gemeente uit van het niveau velden (zand ingestrooide kunstgrasvelden) dat minimaal nodig is om de hockeysport te kunnen bedrijven. Xxxxxx speelt in de praktijk op een hoger niveau velden - zij beschikt op dit moment over viereneenhalf kunstgrasvelden: één waterveld, twee semi-watervelden en anderhalf zand ingestrooid velden - zoals dat in toenemende mate ook gebruikelijk is binnen de hockeywereld. We hebben wel de wens van de vereniging gehonoreerd om in de nieuwe huurovereenkomst uit te gaan van de feitelijke situatie – de kunstgrasvelden die er nu liggen - zonder dat dit betekent dat de gemeente dan ook de hogere kosten van deze velden gaat dragen.
1.b Onderhandelingen
De onderhandelingen met Xxxxxx concentreerden zich op twee onderdelen: de nieuwe huurovereenkomst en de hoogte van de tienjaarlijkse gemeentelijke bijdrage. Het eerste punt is een bevoegdheid van het college. De overeenkomst is geënt op de door de gemeente Leiden ontwikkelde standaard, waarbij het ROZ (vereniging Raad voor Onroerende Zaken)-model als leidraad heeft gediend. De feitelijke overeenkomst bestaat uit de huurovereenkomst (specifiek) en daarnaast de Algemene Bepalingen Verhuur Sportaccommodaties, plus bijlagen.
Het tweede onderdeel spitste zich toe op de volgende punten:
1. de door de gemeente te dragen kosten voor vervanging van de velden en de uitgangspunten en criteria die daaraan ten grondslag liggen;
2. de overdracht van het onderhoud en de vervanging van de veldverlichting, in zoverre Xxxxxx daar zelf al niet voor verantwoordelijk is.
Ad 1. Bij de berekening van de hoogte van de tienjaarlijkse gemeentelijke bijdrage vormde de binnen de begroting beschikbare reservering van € 576.910 het vertrekpunt. Wij hebben daar de verwachte noodzakelijke investeringen de komende tien jaar, zoals financieel verwerkt in de meerjaren exploitatiebegroting van Xxxxxx naast gelegd, om te
kunnen beoordelen of de door de vereniging te dragen meerkosten realistisch zijn. We hebben een deskundig extern bureau (Begeleiding en Advies Sportterreinen (B.A.S.)) daartoe gevraagd de kosten voor vervanging van de verschillende soorten velden te berekenen. De door Xxxxxx in het vervangingsplan hockeyvelden opgevoerde
investeringskosten ad € 1.025.000 vallen binnen deze door B.A.S. berekende bedragen. Uit de exploitatiebegroting van Xxxxxx bleek wel dat zij een iets hogere gemeentelijke bijdrage nodig heeft om de begroting ook op langere termijn sluitend te houden. Met een aantal
interne maatregelen is dat tekort teruggebracht tot € 675.000, inclusief de kosten voor de veldverlichting (zie 2). Dit is het bedrag dat wij voorstellen aan de vereniging als gemeentelijke bijdrage beschikbaar te stellen.
Ad 2. Met ingang van de nieuwe overeenkomst per 1 januari 2017 dragen we het onderhoud en de vervanging van de veldverlichting, nu nog de verantwoordelijkheid van de gemeente, over aan Alecto. Op dit moment is Xxxxxx slechts verantwoordelijk voor de verlichting van het hoofdveld. Wij compenseren de vereniging voor de daarmee
samenhangende kosten. In overleg is de hoogte hiervan vastgesteld op € 5.000 voor de
kosten van onderhoud en € 3.000 voor de kosten van vervanging. Beide bedragen hebben we getoetst bij externe partijen. De gemiddelde levensduur van de veldverlichting is 30 tot 35 jaar. Dat betekent dat gemiddeld bij één veld per tien jaar (op basis van 3,5 velden, voor het hoofdveld is Xxxxxx immers zelf al verantwoordelijk) de veldverlichting moet worden vervangen. De kosten van vervanging - levering en plaatsing - worden door B.A.S. geschat op € 35.000 voor één veld, exclusief schakel- en aansluitkosten ad € 3.500. De compensatie over tien jaar valt binnen dit bedrag. Strago Electro b.v. brengt voor een all-in
onderhoudscontract voor Xxxxxx (28 lichtmasten, 60 schijnwerpers) een bedrag van €
5.070 per jaar in rekening, vrijwel gelijk aan het overeengekomen bedrag.
1.c Voorgeschiedenis
Alecto, opgericht in 1970, nam in 1976-1977 de eerste grasvelden in gebruik in De Bloemerd. Tot die tijd speelde ze op diverse tijdelijke plekken in het dorp. Acht jaar later werd het eerste zand ingestrooide kunstgrasveld in gebruik genomen. Per 1 januari 1997 is de huidige overeenkomst voor een periode van 20 jaar in werking getreden. In deze overeenkomst is sprake van de verhuur van viereneenhalf natuurgrasveld, zij het dat het de vereniging expliciet is toegestaan op de plaats van deze velden kunstgrasvelden aan te leggen. Daarmee wordt de feitelijk op dat moment bestaande situatie bevestigd, omdat
Xxxxxx dan al druk bezig is de natuurgrasvelden te vervangen door kunstgrasvelden. Bij de berekening van de tienjaarlijkse gemeentelijke bijdrage houdt de gemeente echter vast aan een financiële onderlinge verhouding als ware uitsluitend sprake van natuurgrasvelden in plaats van kunstgrasvelden. Kortom, aan een fictieve situatie.
1.d Samenhang beleidsvelden
Sporten en bewegen hebben een positief effect op de gezondheid en het welzijn van mensen. Het zorgt voor contacten en draagt bij aan de cohesie binnen de samenleving. Door een – grote en populaire – vereniging als Alecto via een gemeentelijke bijdrage voor de noodzakelijke vervanging van de velden financieel in staat te stellen de hockeysport te beoefenen dragen we mede bij aan deze bredere doelen.
2 Beoogd effect
Het bijdragen in de kosten van vervanging van de velden bij Alecto, waardoor de continuïteit van de vereniging wordt gewaarborgd.
3 Argumenten
1.1 past binnen het beleid
Het door de gemeente (gedeeltelijk) financieren van de kosten voor vervanging van de velden vloeit voort uit de Sportnota en Sportnotitie.
1.2 biedt continuïteit aan de vereniging
Door ook de komende tien jaar de (gedeeltelijke) kosten van de vervanging te dekken, en daarbij rekening te houden met de draagkracht van Alecto, draagt de gemeente bij aan de (financiële) continuïteit van de vereniging.
1.3 stimuleert prudent onderhoud
Door een gemeentelijke bijdrage beschikbaar te stellen, stimuleren we dat de vereniging prudent gebruik maakt van de velden, waardoor vervangingsinvesteringen kunnen worden uitgesteld. De vereniging bespaart daarmee (onderhouds)gelden.
1.4 onderhandelingsresultaat
De afgelopen maanden hebben we intensief met het bestuur van Xxxxxx gesproken over de nieuwe huurovereenkomst en de hoogte van de gemeentelijke bijdrage. Doordat het overleg plaatsvond in
een constructieve sfeer en partijen bereid waren naar elkaars belangen te kijken en die serieus te nemen is het gelukt om, ondanks de lastige materie, overeenstemming te bereiken. Beide partijen kunnen zich vinden in de resultaten. Xxxxxx heeft aangegeven dat zij met de hoogte van de bijdrage haar positie als vitale vereniging kan blijven waarmaken en behouden.
2.1 gebaseerd op huidige bijdrage plus index
De hoogte van de gemeentelijke bijdrage is gerelateerd aan de omvang van de huidige bijdrage plus index, alsmede de kosten voor onderhoud en vervanging van de veldverlichting, die wordt overgedragen aan de vereniging.
2.2 beschikbare middelen ontoereikend
Doordat de hoogte van de bijdrage voor de vervanging van de velden de komende tien jaar iets is gestegen ten opzichte van de huidige bijdrage plus index (i.c. € 18.090 over een periode van tien jaar of € 1.809 op jaarbasis), zijn de in de begroting beschikbare middelen ontoereikend. Daar bovenop komen de kosten van de veldverlichting (onderhoud en vervanging). De huidige dotatie voor het onderhoud van de veldverlichting ad ruim € 4.500 per jaar gebruiken we op dit moment niet als dekking. Deze middelen reserveren (en verhogen) we om dekking te hebben voor de kosten van de veldverlichting in de overeenkomst die per 2027 moet ingaan. Dit zal in de eerste bestuursrapportage 2017 worden meegenomen.
4 Kanttekeningen/Risico-inventarisatie
1.1 Risico Sportbesluit
Met ingang van 1 januari 2002 is 'het gelegenheid geven tot sportbeoefening'' onderworpen aan het verlaagde btw-tarief. Door deze constructie is het mogelijk te besparen op de btw voor onderhoud en investeringen. Als sprake is van het gelegenheid geven tot sportbeoefening is het verlaagde btw-tarief van 6% van toepassing. Dit heeft als voordeel dat de btw (van 19%) op investeringen, (onderhouds)kosten en energie volledig in aftrek kunnen worden gebracht. Alecto werkt sinds het vorige decennium met een dergelijke fiscaal voordelige constructie, waarbij een speciaal daarvoor opgerichte beheersstichting de velden beheert en onderhoudt en ter beschikking stelt aan de vereniging Alecto voor het kunnen beoefenen van de hockeysport.
Met het Sportbesluit 2014 (Staatscourant 15-09-2014) beoogt de wetgever een verduidelijking, afbakening en aanscherping van de toepasselijke regelgeving in de Wet op de omzetbelasting van 1968. Het gaat om inhoudelijke wijzigingen voor het gelegenheid geven tot sportbeoefening, waarbij met name aandacht is voor het (eventueel) misbruik van recht: een constructie die louter is opgezet om een fiscaal voordeel te halen. Dit is niet toegestaan. Om die reden adviseert de fiscalist van SP71 negatief bij het opzetten van nieuwe constructies. Op dit moment is niet duidelijk welke gevolgen het sportbesluit heeft voor bestaande constructies waarmee de fiscus in het verleden heeft ingestemd, zoals die van Xxxxxx. Wel zichtbaar is dat de belastingdienst op dit moment uiterst terughoudend is (lees: niet meewerkt) aan nieuwe constructies. De verwachting is dat bij het mogelijk doorvoeren van de aanscherpingen als gevolg van het Sportbesluit voor bestaande constructies een overgangsfase zal worden gehanteerd.
1.2 Symbolische huur
Doordat Alecto voldoet aan de voorwaarden behorend bij gebruiksarrangement 2 komt zij met de inwerkingtreding van de nieuwe overeenkomst - i.c. 1 januari 2017 - in aanmerking voor een symbolische huur van € 1,00 per jaar. Daarmee behaalt de vereniging een voordeel van jaarlijks
ruim € 7.750 (cijfers 2015). Ook voor de grond onder het clubgebouw wordt op grond van de sportnotitie een symbolische erfpachtcanon in rekening gebracht. Dit levert de vereniging een jaarlijks voordeel op van ruim € 1.800. Het gezamenlijke voordeel van ruim € 9.550 komt de vereniging ten goede. Wij hebben bij de onderhandelingen het standpunt ingenomen dat dergelijke voordelen (net als de nadelen die sommige andere verenigingen ondervinden) als gevolg van de sportnotitie niet worden afgeroomd dan wel gecompenseerd, omdat we dan ongewild afbreuk zouden doen aan datgene dat de sportnotitie nu juist beoogt te bereiken.
5 Duurzaamheid
Het toekennen van een gemeentelijke bijdrage heeft op zich geen directe relatie met de duurzaamheidsagenda. Het betreft immers slechts de vervanging van kunstgrasvelden. Wel zijn afspraken mogelijk met de vereniging over maatregelen die de duurzaamheid ten goede komen. Zo heeft Xxxxxx de voorkeur uitgesproken om bij de vervanging van de lichtarmaturen en lampen over te stappen op LED-verlichting. Dat ligt echter buiten de reikwijdte van het voorliggende voorstel.
6 Communicatie en participatie
Onderhandelingen worden normaliter gevoerd door de ‘contract’-partners. Dat is hier niet anders. Alleen waar maatregelen derden raken, waar dat voorheen niet het geval was, kunnen deze derden bij de gesprekken worden betrokken. Dat is niet het geval.
7 Kosten, baten en dekking
De omvang van de tienjaarlijkse gemeentelijke bijdrage zijn in de onderhandelingen vastgesteld op
€ 675.000. De bijdrage valt uiteen in drie onderdelen:
- vervanging velden gedurende de periode 2017-2026 | € 595.000 |
- onderhoud veldverlichting | € 50.000 |
- vervanging veldverlichting | € 30.000 +/+ |
Totaal | € 675.000 |
De kosten kunnen voor een bedrag van € 576.910 worden gedekt vanuit de reservering exploitatiebijdrage Alecto (4457 6253103). We vragen uw raad om het resterende bedrag ad
€ 98.090, plus een bedrag van € 59.756 voor afboeking van de verlichting Xxxxxx (in totaal
€ 157.846) beschikbaar te stellen en te dekken binnen de algemene reserve.
8 Evaluatie
Partijen zullen uiterlijk in de tweede helft van 2025 met elkaar in overleg treden over de bijdrage voor de komende tien jaar (per 2027).
Het College van burgemeester en wethouders van Leiderdorp,
de secretaris, de burgemeester,
X. Xxxxxxx X.X. Xxxxxxxx-Xxxxxx