Aanmelding / akkoord voorwaarden

Aanmelding / akkoord voorwaarden

U kunt zich als exposant van CUE aanmelden via het deelnameformulier. Door aanmelding verklaart u tevens akkoord te gaan met alle gestelde en verplichtende voorwaarden, zoals deze hieronder zijn weergegeven, alsmede met de voorwaarden, die in de afzonderlijke onderdelen ‘brandweervoor- schriften’ en ‘rigging-voorwaarden’ staan vermeld. De beursorganisatie heeft het recht om een exposant van deelname aan CUE uit te sluiten indien blijkt dat deze niet aan de bovenstaande verplichtingen heeft voldaan. Het niet nakomen van deze voorwaarden kan leiden tot uitsluiting van deelname.

Annulering

Annulering van standruimte is uitsluitend schriftelijk of per e-mail mogelijk. Bij het annuleren vóór 15 november 2023 is 25% van de huurprijs verschuldigd. Bij annulering van 15 november 2023 tot 15 december 2023 wordt 60% van het huurbedrag in rekening gebracht. Bij annulering na

15 december 2023 is het volledige huurbedrag verschuldigd.

Facturering

• Bij inschrijving voor 1 september 2023 wordt er een factuur als voorschot toegezonden voor 40% van de standhuur. De factuur voor de overige 60% van de standhuur wordt toegezonden in september 2023. Beide facturen hebben een betalingstermijn van 14 dagen.

• Bij inschrijving na 1 september 2023 ontvangt u een factuur voor de volledige standhuur met een betalingstermijn van 14 dagen.

• In alle gevallen ontvangt de deelnemer facturen. Het niet tijdig nakomen van de betalingscondities zal leiden tot het onmiddellijk vervallen van de reservering en uitsluiting van deelname. De betalingsplicht blijft gehand- haafd.

Standruimte - vaste beursindeling

De maximale standruimte is 170 m².

De minimale standruimte bedraagt 6 m².

Het is uitsluitend mogelijk om de in de plattegrond aangegeven afmetingen te reserveren. Het is, behoudens de hieronder genoemde mogelijkheid tot samenvoegen, nadrukkelijk niet toegestaan om van de vooraf bepaalde beursvloerindeling af te wijken. Het is niet toegestaan dat één exposant meerdere stands huurt met als doel deze samen te voegen. De wanden tussen twee stands dienen geheel gesloten te zijn.

Indien meerdere naast elkaar of achter elkaar gelegen exposanten hun standruimte willen samenvoegen tot één standruimte geldt een maximum van 170 m² expositieruimte en kan uitsluitend gekozen worden uit de daarvoor bestemde standplaatsen. Overleg over samenvoegingen dient aangemeld te worden bij het secretariaat, waarna afstemming plaatsvindt.

Tevens wordt door de organisatie bekeken of de standvorm door de aanpassingen verandert van hoekvorm naar kop-, tussen- of eilandstand. Indien dit het geval is, dienen de daarbij behorende voorschriften met betrekking tot zij- en achterwanden nageleefd te worden. In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van CUE.

Sub-deelnemers

Als hoofddeelnemer heeft u de mogelijkheid om maximaal 10 sub-deelne- mers aan te melden. De sub-deelnemer wordt vermeld op de plattegrond onder de firmanaam van de hoofddeel-nemer. Sub-deelnemers zijn op te geven via het sub-deelnameformulier.

Toewijzing standruimte

De definitieve toewijzing van standruimte op CUE2024 vindt plaats door de organisatie. De organisatie beoordeelt de reserveringen mede met het oog op de door haar gewenste indeling van de beurs, waarbij alle sectoren/branches naar evenredigheid vertegenwoordigd zijn.

De oud-deelnemers van CUE2020 hebben het recht om tot 1 mei 2023 de oude standlocatie opnieuw te boeken of om een andere vrijgekomen stand te reserveren.

De organisatie behoudt zich het recht voor:

• een reservering te weigeren zonder opgaaf van redenen

• een toegewezen plaats te wijzigen indien er voor haar dwingend organisatorische redenen bestaan; voor deze verplaatsing zal zoveel mogelijk een gelijkwaardig alternatief worden geboden

• het verzoek tot reservering van standruimte af te wijzen als de beoogde exposant zich niet of onvoldoende aan de vastgestelde criteria houdt.

Bouwhoogte, afwijkingen en veiligheid

De standaardbouwhoogte van stands op deze beurs bedraagt 2,50 meter. De maximale bouwhoogte van stands is 8 meter. De hoogte van Hal 1 van Ahoy is 19 meter. De hoogte tot onderkant spant is 11,90 meter. Zie ook de bijlage met rigging-voorwaarden. Etagestands zijn uitdrukkelijk niet toegestaan.

Exposanten dienen vóór 1 sept 2023 bij de organisatie een beschrijving in te dienen waarin aangegeven de wanden, hoogte en afwerking van de stand. Voor stands met een afwijkende wandhoogte boven 250 cm is de exposant verplicht vóór 1 sept 2023 een standtekening samen met bovengenoemde omschrijving en toestemming van de aangrenzende buren in te dienen teneinde goedkeuring te verkrijgen. Men dient ermee rekening te houden dat de organisator zal verlangen dat zichtbare achterzijden van wanden boven de standaard bouwhoogte door de exposant moeten worden afgewerkt. Aangrenzende stands dienen bij afwijkende bouwhoogten geen hinder hiervan te ondervinden.

De constructies van de standbouw dienen te allen tijde veilig te zijn. De genoemde eisen aan de standbouw zijn ter beoordeling van de organisatie.

Standvormen

Eilandstand: Deze is aan vier gangpaden gelegen en kent geen achter- en zij- of buitenwanden.

Elke zijde moet voor minimaal 75% open blijven. Afwijkingen ter beoordeling van de organisatie. Kopstand: Aan drie zijden dienen de gangpaden voor minimaal 75% open te blijven. Exposant- en zijn verplicht één zelfdragende achterwand te verzorgen. Standaardhoogte van deze achterwand bedraagt 250 cm.

Hoekstand: Aan twee zijden dienen de gangpaden voor minimaal 75% open te blijven. Exposanten zijn verplicht één zijwand en één zelfdragende achter- wand te verzorgen. De standaardhoogte van deze achter- en zijwand bedraagt 250 cm.

Tussenstand: Aan één zijde bevindt zich het gangpad. Exposanten zijn verplicht één zelfdragende achterwand en twee zijwanden te verzorgen. De standaardhoogte van deze wanden bedraagt 250 cm.

Standaardstand

Indien u geen eigen stand of geen eigen standbouwer heeft, kan de huisstandbouwer een ‘standaardstand’ voor u verzorgen. Op xxx.xxx.xx vindt u voorbeelden van de standaard stands. In overleg kunt u deze stand naar wens verder compleet maken.

Bouwvoorwaarden

De wanden of poten van stands moeten binnen de gehuurde standruimte blijven. Op last van de brandweer mag niets in de gangpaden staan en/of boven de gangpaden (over)hangen. Ook mogen er geen losse objecten buiten de standruimte geplaatst worden. Om de totale professionele uitstraling van de beurs te kunnen waarborgen heeft de organisatie het recht hinderende standbouwonderdelen te verbieden.

Verlichting

Houd u er bij uw standontwerp en het aanbrengen van de standverlichting rekening mee dat de halverlichting tijdens de beursopeningstijden is uitgeschakeld. U dient derhalve altijd stroom aan te vragen.

Uitbreidingsgebied

1

Indien u standruimte kiest direct grenzend aan het mogelijke uitbreidings- gebied van de beurs dient u er rekening mee te houden dat direct tegen de achterzijde van uw stand andere exposanten komen te staan of dat achter uw stand een gangpad gecreëerd wordt. Een en ander wordt uiterlijk zes weken voor aanvang van de beurs aan u bekendgemaakt.

Verplicht standgebruik

De exposant is verplicht ervoor te zorgen dat de stand gedurende de openingstijd van de beurs volledig is ingericht en bemand. Het is niet toegestaan de gehuurde standruimte tijdens de beurs ongebruikt of leeg te laten of geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of af te staan. De stand dient tijdens de beurstijden te allen tijde bemand te zijn met ten minste één Nederlands sprekend persoon. Indien de exposant uiterlijk één uur voor de opening niet aan bovenstaande eisen van inrichting heeft voldaan, heeft de organisatie het recht op kosten van de nalatige exposant direct maatregelen te treffen teneinde het aanzien van de beurs niet te schaden en de exposant verdere toegang tot de standruimte te weigeren en zonder dat exposant aanspraak kan maken op terugbetaling van standhuur.

Voorkomen van hinder

Het is de exposanten niet toegestaan:

• Het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, muziek ten gehore te brengen en/of ander geluid te veroorzaken. De organisatoren kunnen hiertegen passende maatregelen treffen.

• Rook, haze, belemmering van toegang, lichtflitsen, dan wel op andere wijze hinder te veroorzaken voor bezoekers of mede-exposanten.

• Loterijen te houden, prijsvragen uit te schrijven en zogenaamd ‘standwerk’ te verrichten, alsmede reclame te maken voor goederen en diensten die niet tot de expositie zijn toegelaten.

• Buiten de eigen stand promotionele acties te verrichten, reclame-uitingen aan te brengen, uit te reiken, neer te leggen, op te stellen en/of in de aanlooproute van de beurshal binnen/buiten voornoemde activiteiten te ontplooien.

• Voedsel te bereiden door middel van frituren, barbecueën, gas en/of elektrische opwarming (grill/kookplaat).

LED walls dienen gedimd te zijn en mogen geen overdaad aan licht geven. Buren en overburen mogen geen last van uw LED walls hebben en de sfeer op de beursvloer mag niet aangetast worden door het licht van uw LED wall.

Schade en diefstal

Directie en medewerkers van Rotterdam Ahoy en de organisatie van CUE aanvaarden géén aansprakelijkheid bij schade die door bezoekers, leveranciers, bouwbedrijven, exposanten, et cetera aan de eigendommen van de exposanten wordt toegebracht. Ook aanvaarden zij geen aansprakelijkheid voor verlies of diefstal van eigendommen van exposanten. Eventuele extra kosten, zoals schoonmaakkosten voor verwijdering van tape, verf of verwijderen van afval, opslag van niet tijdig opgehaalde standmaterialen, etc. worden door Rotterdam Ahoy bij u in rekening gebracht.

Coördinatie

Tijdens de opbouw en demontage van huurstands, eigen stands of standbouw door een extern standbouwbedrijf treedt de organisatie van CUE op als algemeen coördinator. De coördinator controleert op de in de algemene voorwaarden gestelde bouweisen en op veiligheid van constructies. De coördinator maakt als zodanig deel uit van de beursorganisatie, zijn instructies en/of aanwijzingen dienen dan ook te allen tijde opgevolgd te worden.

Annuleren beurs

Het bestuur van CUE behoudt zich het recht voor wegens bijzondere omstandig- heden, waaronder kwantitatief of kwalitatief onvoldoende deelname, de beurs geen doorgang te laten vinden zonder dat de beursorganisatie aansprakelijk zal zijn voor eventuele geleden (financiële) schade.

Wijzigingen

• Het bestuur stelt de data waarop en de locatie waar de beurs / het evenement gehouden wordt vast, alsmede de tijden voor op- en afbouw.

• Het bestuur heeft het recht de voor de beurs vastgestelde data, tijden en/of locatie, standruimte, standtype en/of standplaats dan wel, in uitzonderlijke omstandigheden, het concept van de beurs / evenement te wijzigen, hetgeen ter vrije beoordeling van het bestuur is. In deze gevallen kan de deelnemer geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele gemaakte kosten en/of schade.

• Een wijziging zoals omschreven in lid 2 zal het bestuur uiterlijk vier (4) weken voor aanvang van de beurs/het evenement aan deelnemer meedelen.

• Bij een wijziging zoals omschreven in lid 2 blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. De deelnemer heeft niet het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te annuleren.

2

• Indien verplaatsen, wijzigen data, tijden en/of locatie zoals genoemd onder lid 2 niet mogelijk en/of niet passend blijkt, heeft het bestuur, hetgeen ter vrije beoordeling is van het bestuur, het recht de overeenkomst middels een schriftelijke verklaring aan deelnemer te ontbinden; deelnemer heeft bij ontbinding recht op restitutie van de standhuur en kosten voor standbouw, zonder dat enige schadeplichtigheid voor het bestuur ontstaat en zonder dat deelnemer recht heeft op restitutie van andere gemaakte kosten voor aanvullende afgenomen producten en/of diensten.

Overmacht

• Onder overmacht wordt verstaan iedere buiten de schuld van het bestuur ontstane en niet voor het bestuursrisico komende tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, ongeacht of die omstandigheid ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te voorzien was.

• Het bestuur behoudt zich het recht voor in geval van overmacht de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, in welk geval deelnemer geen aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. De inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimten worden als vervallen beschouwd en zullen de door deelnemer reeds gedane betalingen ter zake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds door het bestuur gemaakte kosten.

• De kosten die in mindering worden gebracht zijn in deze specifieke situatie vastgesteld:

• op 10% van de standhuur

• de werkelijk gemaakte kosten voor standbouw (indien van toepassing). Deze restitutie zal geschieden binnen zestig (60) dagen na het besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden.

• Indien de beurs/het evenement als gevolg van overmacht wordt verplaatst, dan blijven de inschrijvingen van kracht. Deelnemer kan als gevolg van deze verplaatsing als gevolg van overmacht geen aanspraak maken op enigerlei kosten en/of schade.

Voorkomen van hinder

Het is in hal 2 de exposanten toegestaan:

• Het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, muziek ten gehore te brengen en/of ander geluid te produceren om uw producten aan het publiek te tonen. Voor geluid geldt een maximum van 88dB(A) of 103dB(Z), Leq 1 minuut @ 3 meter met een interval van minimaal 10 minuten

• Rook, haze en lichtflitsen zijn in de vorm van demo’s toegestaan.

• Special effects anders dan hierboven vermeld dienen goedgekeurd te worden door de organisatie

• Voor alle demonstraties geldt dat er rekening mee gehouden dient te worden dat u samen met andere exposanten de bezoeker een aangename beleving geeft.

• Indien er door demonstraties afval wordt achtergelaten dan zal dit door of op kosten van de exposant verwijderd worden.

• Bij klachten van exposanten en/of bezoekers zal het bestuur beslissen over gepaste maatregelen

Ten slotte

In gevallen waarin alle bovengenoemde Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van CUE.