HET BESTUUR VAN HET NOORDELIJK BELASTINGKANTOOR;

HET BESTUUR VAN HET NOORDELIJK BELASTINGKANTOOR;

Gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht; BESLUIT:

Het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen.

Artikel 1

Voor de toepassing van deze regeling wordt onder mandaat verstaan afdoenings- en ondertekeningsmandaat, tenzij in de bijlagen bij dit besluit anders is vermeld.

Artikel 2

1. Van de gemandateerde bevoegdheden mag slechts gebruik worden gemaakt overeenkomstig vastgesteld beleid.

2. Een gemandateerde bevoegdheid omvat niet de bevoegdheid tot:

a. het afdoen van onderwerpen die beleidsgevoelig zijn;

b. het vaststellen van algemeen bindende voorschriften.

3. Een gemandateerde is niet bevoegd sub-mandaten te verlenen, tenzij deze mogelijkheid uitdrukkelijk in het mandaat is opgenomen. Op sub-mandaat is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3

1. Onderwerpen worden geacht beleidsgevoelig te zijn indien:

a. zij leiden tot een afwijking of uitbreiding van vastgesteld beleid;

b. zij bestuurlijk gevoelig zijn;

c. besluitvorming door het bestuur gewenst is;

d. dit door het bestuur kenbaar is gemaakt.

2. Indien de beleidsgevoeligheid optreedt nadat van de gemandateerde bevoegdheid gebruik is gemaakt kan dit niet leiden tot vernietiging van het door de gemandateerde genomen besluit.

Artikel 4

1. In de Mandateringslijst, die als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd, zijn aanvullende algemeen geldende bepalingen opgenomen per mandaatniveau. Daarnaast wordt per gemandateerde aangegeven voor welke specifieke onderwerpen en besluiten mandaat wordt verleend.

2. Bij de uitoefening van een mandaat geldt hetgeen is opgenomen in het Financieel Mandaatvoorschrift, dat als bijlage 2 bij dit besluit is gevoegd, tenzij hiervan in de Mandateringslijst wordt afgeweken.

3. Bij afwezigheid van de gemandateerde worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, zoals aangegeven op de bij dit besluit gevoegde bijlage 3. Op de plaatsvervanger is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5

Iedere gemandateerde is verantwoordelijk voor een goede interactie met andere disciplines voor de totstandkoming van een besluit.

Artikel 6

1. Iedere gemandateerde wordt geacht door het bestuur te zijn gemachtigd om in het kader van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden het bestuur in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

2. De ondertekening van besluiten, correspondentie en contracten die geen regeling vinden in de Mandateringslijst geschiedt door de voorzitter en de directeur tezamen.

Artikel 7

1. De ondertekening door een gemandateerde van alle uit hoofde van het mandaat uitgaande stukken, waaronder correspondentie en contracten, is als volgt: “namens het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor, … (naam en functie van de gemandateerde)”.

2. De ondertekening door een plaatsvervanger is als volgt: “namens het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor, … (naam plaatsvervanger), plaatsvervangend … (functie van de

gemandateerde)”.

Artikel 8

1. De reguliere administratieve procedures dienen door alle gemandateerden te worden nageleefd.

2. Het verzenden van stukken uit hoofde van dit besluit, zonder dat deze door het secretariaat zijn geregistreerd, is niet toegestaan.

3. Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dient te worden gehandeld overeenkomstig de vast te leggen afspraken inzake de administratieve organisatie.

Artikel 9

1. De directeur en de teammanagers zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot

een maximumbedrag van € 50.000, -.

2. De directeur is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een bedrag hoger dan

€ 50.000, - mits het routine-investeringen betreft die in de begroting zijn opgenomen.

3. Subbudgethouders (inkopers) zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een

maximumbedrag van € 12.500, -.

Artikel 10

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2018. Op die datum vervalt het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor van 3 juli 2017.

2. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor van 4 december 2017.

de voorzitter, de secretaris,

Ton Schroor. Xxxxxxx Xxxxxxxx.

Bijlage 1 Mandateringslijst

Overzicht van over te dragen bevoegdheden van het bestuur aan de directeur van het Noordelijk Belastingkantoor

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Submandaat toegestaan?	Aanwijs/clausulering
Alg.	Met betrekking tot de hieronder opgenomen punten, voor zover deze een financiële grondslag hebben, geldt dat de hiermee gemoeide facturering en betaling eerst geldigheid verkrijgt door de ondertekening van resp. de betreffende budgethouder én de inkoper. Voor het aangaan van de verplichting gelden de eerder genoemde bedragen.	Interne procedures				Het gaat hier om het geldigheidsvereiste van twee handtekeningen.
1.	Het toezenden ter goedkeuring of ter informatie van besluiten of standpunten van het bestuur.	Wgr en GR.	Bestuur	directeur	nee
2.	Het voeren van correspondentie op ambtelijk niveau ter voorbereiding of afdoening van bestuurlijk overleg tussen (leden van) het bestuur.	Wgr en GR.	Bestuur	directeur	nee
3.	Het voeren van correspondentie ter uitvoering van de door het bestuur genomen besluiten.	Wgr en GR.	Bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
4.	Het voeren van niet-beleidsgevoelige correspondentie waarbij inlichtingen van feitelijke aard worden gevraagd of gegeven.	Wgr en GR	Bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers. Er dient bij het verstrekken van gegevens rekening te worden gehouden met privacygegevens van personen of rechtspersonen.

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Submandaat toegestaan?	Aanwijs/clausulering
5.	Het afdoen van niet-beleidsgevoelige zaken die tot de functie behoren.	Wgr en GR	Bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
6.	De benoeming en het ontslag van medewerkers met een vaste aanstelling.	Wgr en GR	Bestuur	directeur	nee	Voorafgaand aan de voorgenomen aanstelling of ontslag van een teammanager wordt het bestuur geïnformeerd over de keuze incl. de afweging.
7.	De benoeming en het ontslag van medewerkers met een tijdelijke aanstelling.	Wgr en GR	Bestuur	directeur	nee
8.	Het voorbereiden, aangaan en wijzigen van overeenkomsten, betreffende organisatiebrede personeelsaangelegenheden.	Wgr en GR	bestuur	directeur	nee	Uitgezonderd zijn de overeenkomsten die leiden tot rechtspositionele verordeningen.
9.	Het vaststellen van de functiebeschrijving en -waardering van alle medewerkers		bestuur	directeur	nee	Uitgezonderd zijn de functiebeschrijving en -waardering van de directeur
10.	Het beoordelen, alsmede het uitvoering geven aan rechtspositieregelingen, van de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor.	Wgr en GR	bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
11.	Het afdoen van reiskostendeclaraties inzake woon-werkverkeer en dienstreizen van de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
12.	Het beslissen op verzoeken tot het volgen van opleidingen, bijscholingscursussen, symposia, thema- en studiedagen en excursies en tot het deelnemen in externe commissies en werkgroepen door de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Submandaat toegestaan?	Aanwijs/clausulering
13.	Het verzorgen van aangiften en afdrachten loonbelasting, omzetbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies.	Wet op de Loon- belasting, Ziektewet en Pensioenwet	bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau; Aan de organisatie c.q. functionaris die de salarisadministratie verzorgt m.b.t. aangiften en afdrachten loonbelasting, pensioen-aanspraken en sociale verzekeringspremies.
14.	Het voeren van correspondentie inzake Arbo-zaken.		bestuur	directeur	ja	Aan de HRM-adviseur
15.	Het in behandeling nemen van klachten die een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurslid of een medewerker van het Noordelijk Belastingkantoor betreffen.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers. Alleen van toepassing bij klachten m.b.t. medewerkers van het betreffende team.
16.	Het beschikken over de post onvoorzien, welke jaarlijks in de begroting wordt opgenomen, telkens tot een bedrag van € 250.000, -.		bestuur	directeur	nee	Tot deze bevoegdheid behoort niet het beschikken wegens overschrijding van een investeringskrediet.
17.	Het beslissen op verzoeken om financiële bijdragen van derden toe te wijzen tot een maximum bedrag van € 2.500, -.		bestuur		nee	Er dient een verband te bestaan tussen de taken van het Noordelijk Belastingkantoor en het doel dat met de verleende bijdrage wordt nagestreefd.
18.	De aanwijzing en wijziging van inkopers.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers. Van de aanwijzing wordt melding gedaan aan de directeur.
19.	Het aangaan van verplichtingen ingevolge artikel 9 van het Mandaatbesluit.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
20.	Het aangaan van financiële verplichtingen indien en voorzover een budget is toegekend, dan wel ingevolge artikel 5 of 6 van het Financieel Mandaatvoorschrift.		bestuur	directeur	ja	Aan de budgethouders en de inkopers.

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Submandaat toegestaan?	Aanwijs/clausulering
21.	Het verlenen van toestemming tot overschrijding van een budget ten laste van het budget van een andere budgethouder, mits dit budgetneutraal is en binnen de totale begroting wordt gebleven.		bestuur	directeur	nee
22.	Het treffen van voorbereidingen, aangaan van afspraken en adviseren in het kader van het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor, en het uitvoeren van het financieel beheer in de zin van het Financieel Reglement Noordelijk Belastingkantoor.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau. De bepalingen van het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor dienen hierbij in acht te worden genomen.
23.	Het nemen van invorderingsmaatregelen en verrichten van betalingen voortvloeiende uit rechten en verplichtingen van het Noordelijk Belastingkantoor.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau. Belastingzaken zijn hiervan uitgezonderd.
24.	Het aangaan en wijzigen van verzekeringen, het geven van informatie ten behoeve van premievaststelling, alsmede het aanmelden en afwikkelen van claims van de verzekeringsmaatschappij.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau.
25.	Het uitvoeren van de deelfuncties risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer zoals opgenomen in het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau.
26.	Het voorbereiden van en adviseren omtrent het treasurybeleid en de treasuryparagrafen in de jaarrekening en begroting.		bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau.

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Submandaat toegestaan?	Aanwijs/clausulering
27.	Het beslissen op verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep.		bestuur	directeur	nee	Met uitzondering van die gevallen waar de directeur zelf het primair besluit heeft genomen; deze worden door het bestuur afgedaan.
28.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur.	Wet openbaarheid van bestuur	bestuur	directeur	ja	Aan de teammanagers.
29.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.	Wet bescherming persoons- gegevens	bestuur	directeur	nee
30.	Het ondertekenen van verklaringen van vernietiging van archiefstukken en lijsten van te vernietigen documenten.	Xxxxxxxxxx	bestuur	directeur	ja	Aan de teammanager Financien en Bedrijfsbureau.
31.	Het afgeven van verklaringen Voertuigreglement en Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 aan de betreffende medewerkers.	Xxxxxxxx- keerswet 1994	bestuur	directeur	nee
32	het aanpassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen).		bestuur	directeur	nee

Bijlage 2 FINANCIEEL MANDAATVOORSCHRIFT

Behorende bij het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor;

Dit voorschrift bevat algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de bevoegdheden door budgethouders in acht genomen moeten worden.

Artikel 1 Budget

1. Onder een budget wordt in dit besluit verstaan: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet.

2. Onder een exploitatiebudget wordt in dit besluit verstaan: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget.

3. Onder een investeringskrediet wordt in dit besluit verstaan: een door het bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet.

Artikel 2 Aanwijzing (sub-)budgethouders

1. De volgende budgethouders worden onderkend:

a. de directeur;

b. de teammanagers;

2. De directeur wordt als budgethouder aangewezen door het bestuur.

3. De directeur wijst bij afzonderlijk besluit de onder lid 1 letter b genoemde budgethouders aan, met uitzondering van projectleiders die uit een vastgesteld projectplan voortvloeien.

4. Projectleiders worden in een projectplan aangewezen. Dit projectplan wordt goedgekeurd door de directeur.

5. Een budgethouder is bevoegd sub-budgethouders aan te wijzen, waarbij alsdan benoeming door de directeur achterwege blijft. Een subbudgethouder wordt aangemerkt als inkoper.

6. De directeur is bevoegd de aanwijzing van budgethouders en inkopers te wijzigen, mits dit wordt gemeld aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau.

Artikel 3 Bijhouden lijst

1. De aanwijzing van een budgethouder of inkoper dient aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau te worden medegedeeld onder overlegging van een paraaf van de budgethouder of inkoper. Bij de aanwijzing van een budgethouder wordt tevens aangegeven waaruit diens budget bestaat.

2. De teammanager Financiën en Bedrijfsbureau houdt een lijst bij van de budgethouders, hun budgetten en hun parafen.

3. De teammanager Financiën en Bedrijfsbureau stelt een afschrift van deze lijst ter hand van de adviseur Financiën, de adviseur Interne Controle en de externe accountant.

4. Iedere wijziging in deze lijst wordt terstond door de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau schriftelijk doorgegeven aan de adviseur Financiën, de adviseur Interne Controle en de externe accountant.

Artikel 4 Uitgangspunten van het budgethouderschap

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer en de aanwending van het toegewezen budget en de resultaten daarvan. Vanaf het moment dat de budgethouder meer dan twee maanden afwezig is, is diens plaatsvervanger verantwoordelijk, tenzij een andere budgethouder is aangewezen.

2. Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien en voorzover het budget dat aan een budgethouder is toegekend, toereikend is, met inachtneming van het in dit voorschrift bepaalde.

3. Uitsluitend de budgethouder of diens plaatsvervanger kan financiële verplichtingen aangaan ten laste van het budget waarvoor hij verantwoordelijk is.

4. De inkoper kan financiële verplichtingen aangaan binnen het verkregen mandaat na goedkeuring door de budgethouder.

5. De inkoper is bevoegd om alle facturen vallend binnen het budget van de bij zijn team behorende budgethouder te tekenen als inkoper, mits bij het aangaan van de financiële verplichting rekening is gehouden met de hiervoor genoemde mandatering.

6. Indien de Mandateringslijst een van dit Financieel Mandaatvoorschrift afwijkende limiet of afwijkende ondertekening voorschrijft blijft hetgeen in de Mandateringslijst is opgenomen van kracht.

Artikel 5 Aangaan van financiële verplichtingen

1. Het aangaan van financiële verplichtingen dient schriftelijk te geschieden, in de vorm van een contract, bevestigingsbrief of (digitale) bestelbon. Hierbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde voorschriften.

2. Het gestelde in het eerste lid is niet van toepassing op:

a. gesprekskosten ten behoeve van de telefoon;

b. verzekeringen/belastingen;

c. declaraties, zoals van incidentele reis- en verblijfkosten;

d. energiekosten van nutsbedrijven.

3. De directeur en de teammanagers zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot

een maximumbedrag van € 50.000, -.

4. De directeur is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een bedrag hoger dan

€ 50.000, - mits het routine-investeringen betreft die in de begroting zijn opgenomen.

5. Inkopers zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximumbedrag

van € 12.500, - na goedkeuring door de budgethouder.

Artikel 6 Werkwijze bij projectplannen

1. In afwijking van het in artikel 5 lid 3 bepaalde dient het aangaan van de aldaar genoemde omvangrijke financiële verplichtingen vooraf te worden overlegd met de opdrachtgever, waarna deze de directeur informeert.

2. In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde beoordeelt de directeur of de in lid 1 bedoelde financiële verplichting door hem(haar)zelf of de budgethouder wordt aangegaan, dan wel aan het bestuur dient te worden voorgelegd.

3. In geval van afwijking van het projectplan geldt ten aanzien van de budgethouder het in de artikelen 8 lid 2, 9 lid 3 en 10 bepaalde.

Artikel 7 Werkwijze bij personeelsbudgetten

1. In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde worden financiële verplichtingen met betrekking tot benoeming en ontslag van personeel conform de Mandateringslijst aangegaan door de directeur.

2. In geval van wijziging of overschrijding van het personeelsbudget geldt het in de artikelen 8, 9 lid 1 en 2, en 10 bepaalde.

Artikel 8 Toegestane wijzigingen

1. Een budgethouder mag de aan hem toegekende budgetten wijzigen, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

a. het wijzigen van bedragen binnen één of meer budgetten is slechts toegestaan indien dit budget-neutraal is;

b. de wijzigingen in de budgetten dienen zo spoedig mogelijk te worden gemeld bij de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau.

Letter a is niet van toepassing op over- en onderschrijdingen in verband met de inzet van eigen personeel en materieel.

2. In tegenstelling tot het bepaalde in lid 1 kan van een projectplan slechts worden afgeweken indien en voorzover de hierin opgenomen post onvoorzien dit toelaat.

Artikel 9 Meldingsplicht bij overschrijdingen

1. Bij een dreigende overschrijding anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet dat niet in een projectplan is vastgelegd meldt de budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

2. Bij een dreigende overschrijding door een sub-budgethouder, anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, is de sub-budgethouder gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de oorspronkelijke budgethouder te melden. Vervolgens meldt de oorspronkelijke budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de oorspronkelijke budgethouder dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

3. Bij een dreigende overschrijding, anders dan in de zin van artikel 8 lid 2, van een investeringskrediet dat is vastgelegd in een projectplan, is de projectleider gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de opdrachtgever te melden. Vervolgens meldt de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de opdrachtgever dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

Artikel 10 Goedkeuring bij overschrijdingen

1. Het in artikel 9 bedoelde dekkingsvoorstel dient te worden goedgekeurd door:

a. de directeur, indien wordt voorgesteld de overschrijding ten laste van een ander budget te laten komen en binnen de totale begroting wordt gebleven;

b. de directeur, indien wordt voorgesteld de overschrijding ten laste van de post onvoorzien te laten komen, de overschrijding niet meer bedraagt dan € 25.000, - en binnen de totale begroting wordt gebleven;

c. het bestuur, in andere gevallen.

2. Indien de in lid 1 genoemde goedkeuring wordt verkregen, dient dit door de budgethouder aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau te worden gemeld.

Artikel 11 Werkwijze bij een positief aanbestedingsresultaat en een beroep op de post onvoorzien

1. Een positief aanbestedingsresultaat in het kader van een investeringsproject kan door de opdrachtgever ten behoeve van het desbetreffende project aangewend worden voor eventuele tekorten binnen het project na goedkeuring van het bestuur. Deze aanwending dient goed te worden gemotiveerd en onderbouwd.

2. De opdrachtgever maakt bij aanwending van een positief aanbestedingsresultaat zoals bedoeld in lid 1 hiervan melding in de kwartaalrapportage en in de jaarrekening conform artikel 12 lid 1.

3. Van de post onvoorzien in het kader van een investeringsproject kan door de desbetreffende projectleider alleen gebruik worden gemaakt in overleg met en na akkoord van de opdrachtgever.

Artikel 12 Rapportage

1. Budgethouders rapporteren bij de kwartaalrapportage en bij de jaarrekening aan de directeur over de budgetwijzigingen, de bestedingen en de resultaten daarvan.

2. De kwartaalrapportage en de jaarrekening worden door de directeur aangeboden aan het bestuur.

3. Projectleiders en opdrachtgevers worden geacht regelmatig met elkaar te overleggen over de stand van zaken t.a.v. de (financiële) planning van een project met behulp van de daartoe ter beschikking staande systemen en conform de daartoe opgestelde voorschriften.

Bijlage 3 PLAATSVERVANGERSLIJST

Behorende bij het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor

Functionaris	Plaatsvervanger
Directeur	Teammanager Bedrijfsbureau
Teammanager Bedrijfsbureau	Directeur
Teammanager Invordering	Teammanager KCC
Teammanager Gegevensbeheer/Heffen	Teammanager Waardering
Teammanager Waardering	Teamanager Gegevensbeheer/Heffen
Teammanager KCC	Teammanager Invordering
Nader aangewezen inkopers	Een inkoper van hetzelfde team dan wel een teammanager

Op het moment dat een plaatsvervanger afwezig is, bijvoorbeeld wegens ziekte of vakantie, kan een andere teammanager optreden als vervanger.

Bijlage 4 TOELICHTING MANDAAT

Met behulp van mandaat kan een bestuursorgaan het nemen van besluiten opdragen aan de ambtelijke organisatie.

Met de vaststelling van het Mandaatbesluit heeft het bestuur een aantal besluitvormende en uitvoerende bevoegdheden opgedragen aan een of meer ambtenaren. In een aantal gevallen zijn aan de overdracht voorwaarden of beperkingen verbonden.

Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Voor mandaatverlening is geen wettelijke basis vereist. Een bestuursorgaan kan in beginsel altijd mandaat verlenen. In bepaalde gevallen is mandaat echter niet toegestaan, zoals wanneer de wet het uitdrukkelijk verbiedt of wanneer de aard van een bevoegdheid zich ertegen verzet.

De wet noemt enkele specifieke bevoegdheden die niet kunnen worden gemandateerd. Voorbeeld daarvan is de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, zoals verordeningen e.d.

Mandatering houdt niet de overdracht van een bevoegdheid in, maar de opdracht een bevoegdheid namens het bestuursorgaan uit te oefenen. Een besluit dat door een gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen wordt, geldt dan ook als een besluit van de mandaatverlener.

Doordat geen sprake is van overdracht van de bevoegdheid, kan het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid ook zelf nog uitoefenen, eventueel incidenteel. Het mandaterende orgaan kan de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden binden aan algemene regels, voorschriften en beperkingen. Ook kan een verleend mandaat te allen tijde worden ingetrokken.

De ambtelijke organisatie voert het door het bestuur aangegeven beleid uit, binnen de daarvoor door het bestuur vastgestelde of vast te stellen algemene beleidskaders.

Het mandaatbesluit bestaat uit een besluit met een aantal bijlagen, de mandateringslijst, het financieel mandaatvoorschrift en de plaatsvervangerslijst.

De mandaatregeling is opgezet volgens het zogenaamde positieve stelsel. Dat houdt in dat alleen uitdrukkelijk genoemde bevoegdheden zijn gemandateerd. Bevoegdheden die niet in de lijst zijn opgenomen, zijn niet gemandateerd.

Mandaat tot het nemen van besluiten (het zogenaamde besluitmandaat) omvat op zichzelf niet de bevoegdheid die besluiten ook te ondertekenen. Die bevoegdheid dient aanvullend te worden verleend (het zg. ondertekeningsmandaat). De regeling voorziet hierin. Dit houdt in dat alle besluiten die op grond van een verleend mandaat worden genomen, ook door de gemandateerde worden ondertekend.

Een krachtens mandaat genomen besluit dient te vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit genomen is. In verband hiermee is een ondertekeningsinstructie in de regeling opgenomen.

De mandaatregeling bevat ook geen fiscale mandaten. Reden daarvoor is dat de meeste fiscale bevoegdheden bij wet zijn toegekend aan de ambtenaren belast met de heffing of invordering van belastingen. Daarbij is dus geen sprake van een afgeleide bevoegdheid, zoals bij mandaat maar van een rechtstreeks toegekende bevoegdheid.

In een aantal gevallen berusten fiscale bevoegdheden wettelijk nog bij het bestuur. Dit zijn:

- voor bepaalde gevallen of groepen van gevallen bij onbillijkheden van overwegende aard de hardheidsclausule toe te passen;

- van de bij beschikking opgelegde boete gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te verlenen;

- beroep in cassatie in te stellen in belastingprocedures betreffende de waterschapsbelastingen.

Het mandaatbesluit heeft ten doel de uitoefening van bevoegdheden op heldere en juridisch correcte wijze aan de ambtelijke organisatie op te dragen. In voorkomende gevallen moet kunnen worden aangetoond dat een functionaris bevoegd is een bepaald besluit te nemen of een bepaalde handeling te verrichten.

De regeling heeft geen betrekking op en is niet bedoeld voor strikt uitvoerende werkzaamheden, zoals het toezenden van stukken, het inwinnen van informatie, het opvragen van offertes, het voeren van overleg, het beantwoorden van vragen, het doen van mededelingen van feitelijke aard, het routinematig aankopen van goederen en laten verrichten van diensten enz. Dergelijke werkzaamheden kunnen aan de daarvoor aangestelde medewerkers worden opgedragen zonder dat daarvoor mandaat- of ondermandaatbesluiten nodig zijn.

In de mandateringslijst zijn alle gemandateerde bevoegdheden vermeld. De lijst is limitatief; dit houdt in dat niet in de lijst opgenomen bevoegdheden niet gemandateerd zijn. Ook bevoegdheden die op grond van de aangegeven voorwaarden en beperkingen niet binnen een vermeld mandaat vallen zijn niet gemandateerd; deze blijven dus voorbehouden aan het bestuur.

Via de lijst is getracht het de functionarissen van het Noordelijk Belastingkantoor mogelijk te maken hun taak op de meest doelmatige wijze uit te voeren. De mandaatverlening heeft niet ten doel wijziging te brengen in bestaande functies, takenpakketten, gebiedsverdelingen, verantwoordelijkheden of hiërarchische structuren. In het algemeen geldt dan ook dat een gemandateerde slechts gebruik mag maken van een verleend mandaat voor zover dat ligt in de sfeer van zijn normale taakuitoefening.