Procuratiereg eling
Procuratiereg eling
Aldus vastgesteld en ondertekend door de directie op 1 augustus 2023
Versie 8.0
X. xx Xxxxx directeur-bestuurder
PROCURATIEREGELING LEKSTEDEwonen
Inleiding
De procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens LEKSTEDEwonen. Bijlage 1 behorende bij deze regeling bevat een overzicht van personen/functionarissen en de afdeling die zij vertegenwoordigen en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn.
De algehele vertegenwoordigingsbevoegdheid voor LEKSTEDEwonen behoort statutair tot de taak van de directeur-bestuurder.
Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen geldt dat deze dienen te passen binnen de door de bestuurder vastgestelde en door de Raad van Commissarissen goedgekeurde jaarbegroting.
Ondanks het feit dat verplichtingen passen binnen de goedgekeurde jaarbegroting, zullen verplichtingen die gevolgen hebben voor het beleid van de organisatie eerst in het MT worden besproken en bestuurlijk worden vastgesteld.
Het aangaan van verplichtingen in het kader van leefbaarheid zijn steeds per geval vooraf aan bestuurlijke goedkeuring onderhevig.
De regeling wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel om zowel LEKSTEDEwonen als derden te beschermen.
Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
Ten opzichte van de vorige procuratieregeling is dit gewijzigd omdat de meeste opdrachten exclusief BTW worden verstrekt.
Uitsluitend de personen/functionarissen vermeld in bijlage 1 hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De procuratieregeling, inclusief bijlage 1 ligt ter inzage op het kantoor van LEKSTEDEwonen en staat tevens vermeld op de website:
De bestuurder van LEKSTEDEwonen is conform artikel 7 en 8 van de statuten bevoegd de stichting LEKSTEDEwonen te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de Raad van Commissarissen, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
De bestuurder is conform artikel 7 en 8 van de statuten van de stichting LEKSTEDEwonen bevoegd volmachten te verlenen. De bestuurder verleent per 23 september 2022 volmacht uitsluitend aan de in bijlage 1 opgenomen personen/functionarissen te weten:
Procuratiehouders
1. Manager Vastgoed = procuratiehouder A.
2. Manager Bedrijfsvoering = procuratiehouder B.
3. Manager Woondiensten = procuratiehouder C.
4. Coördinator Bedrijfsbureau, opzichters en
projectleider duurzaamheid = procuratiehouder D.
5. Projectleiders nieuwbouw en realisatie = procuratiehouder E.
6. Overige medewerkers = procuratiehouders F, G en H.
met inachtneming van onderstaande voorwaarden, voor zover van toepassing:
Procuratiehouder A:
Is bevoegd LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van overeenkomsten ten behoeve van de door LEKSTEDEwonen, vastgoedbeleid en vastgoedmanagement tot een bedrag van vijfentwintigduizend 25.000,-- excl. BTW) per opdracht/overeenkomst binnen de goedgekeurde begroting;
Is bevoegd de procuratiehouders D volmacht te verlenen tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen ten behoeve van vastgoedbeleid en vastgoedmanagement tot een maximum van vijfentwintighonderd resp. zesduizend 6.000,-- excl. BTW);
Is bevoegd de procuratiehouders H volmacht te verlenen tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen ten behoeve van vastgoedbeleid en vastgoedmanagement tot een maximum van vijfhonderd 500,-- excl. BTW) binnen de vastgestelde jaarbegroting; Is tevens bevoegd als procuratiehouder D en G;
Stelt facturen betreffende verplichtingen van de afdeling Vastgoed betaalbaar naar de afdeling Financiën, voor zover het betrekking heeft op verplichtingen uit lopende en vastgestelde (deel)begrotingen.
Procuratiehouder B:
Is bevoegd LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintig 25.000,-- excl. BTW) ten behoeve van financiële en fiscale aangelegenheden, planning en control, informatisering, bedrijfsondersteuning en ICT binnen de vastgestelde begroting;
Is bevoegd tot het opvragen van offertes voor aantrekken van benodigde financieringen, mits deze passen binnen het in de begroting vastgestelde en goedgekeurde jaarvolume en rekening houdend met het bepaalde in het treasurystatuut. Het definitieve transactievoorstel dient ondertekend te worden door de bestuurder of bij diens ontstentenis door de (vice-) voorzitter van de Raad van Commissarissen, waarna procuratiehouder X xxxx draagt voor de formele afhandeling;
Is bevoegd de procuratiehouders F, voor zover het medewerkers van afdeling betreft, volmacht te verlenen tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen ten behoeve van financiële en fiscale aangelegenheden, planning en control, informatisering, bedrijfsondersteuning en ICT tot een maximum van vijfhonderd 500,-- excl. BTW) binnen de vastgestelde jaarbegroting;
Het doen passeren van notariële akten betreffende de door LEKSTEDEwonen te kopen of verkopen onroerende zaken bij ontstentenis van de bestuurder, mits er een specifieke machtiging van de directeur-bestuurder is verstrekt;
Is tevens bevoegd als procuratiehouder F.
Procuratiehouder C:
Is bevoegd LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintig 25.000,-- excl. BTW) ten behoeve van bestaand woonbeleid en reguliere dienstverlening aan klanten van LEKSTEDEwonen binnen de goedgekeurde begroting, alsmede (bij ontstentenis van procuratiehouders A en B) het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweeenveertigduidzend 42.000,-- excl. BTW) ten behoeve van financiële aangelegenheden en vastgoed gerelateerde zaken, alles binnen de goedgekeurde begroting;
Is bevoegd de procuratiehouders F, voor zover het medewerkers van afdeling betreft, volmacht te verlenen tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen ten behoeve
van bestaand woonbeleid, reguliere dienstverlening aan klanten van LEKSTEDEwonen tot een maximum van vijfhonderd euro 500,-- excl. BTW) binnen de vastgestelde jaarbegroting; Het doen passeren van notariële akten betreffende de door LEKSTEDEwonen te kopen of verkopen onroerende zaken en eventueel het ondertekenen van de koopovereenkomst bij ontstentenis van de bestuurder mits er een specifieke machtiging van de directeur-bestuurder is verstrekt; Bij langdurige ontstentenis van de bestuurder vindt ondertekening van de koopovereenkomst plaats door de (vice-) voorzitter van de Raad van Commissarissen.
Is tevens bevoegd als procuratiehouder C tot en met G.
Procuratiehouder D:
Is bevoegd, na verleende volmacht door procuratiehouder A of door de bestuurder, LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfendertighonderd 3.500,-- excl. BTW) ten behoeve van reparatieverzoeken, onderhoudswerkzaamheden en/of woningverbetering en/of andere technische werkzaamheden ten behoeve van dienstverlening aan klanten van LEKSTEDEwonen binnen de jaarlijks goedgekeurde begroting;
Alleen voor senior Opzichter dagelijks onderhoud:
Toevoeging: Bij opdrachten die betrekking hebben renovatie van badkamers, toiletten e.d. als gevolg van klachten- of mutatieonderhoud en waarbij met aannemers standaardprijzen zijn overeengekomen of een geaccordeerde gespecificeerde begroting is ontvangen, kan opdracht gegeven worden tot een bedrag van zesduizendvijfhonderd 6.500,= excl.
BTW).
Alleen voor de Projectleider duurzaamheid en realisatie:
Bij opdrachten die betrekking hebben in uitvoering zijnde vastgoedprojecten en voor zover passend binnen de door de bestuurde goedgekeurde stichtingskostenbegroting, kan opdracht gegeven worden tot een bedrag van zesduizend 6.000,= excl. BTW).
Alle procuratiehouders D:
In alle gevallen geldt dat slechts opdracht verleend mag worden aan aannemers waarmee LEKSTEDEwonen een raamovereenkomst heeft of waar sprake is van een langdurige samenwerking en die op de jaarlijks goed te keuren lijst van aannemers staan vermeld.
In alle andere gevallen is procuratiehouder D NIET bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen.
Procuratiehouder E:
Is bevoegd LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend 10.000,-- excl. BTW) ten behoeve van onderhanden vastgoedprojecten en voor zover passend binnen de door de bestuurder goedgekeurde stichtingskostenopzet voor het betreffende vastgoedproject dan wel een andere goedgekeurde begroting waarin het onderhavige vastgoedproject is geduid.
In alle gevallen geldt dat slechts opdracht verleend mag worden aan aannemers of in te schakelen adviseurs, waar sprake is van een langdurige samenwerking met LEKSTEDEwonen of partijen waarmee het MT en/of de bestuurder hebben ingestemd.
Procuratiehouder F:
Is bevoegd, na verleende volmacht door de bestuurder of door procuratiehouder A,B of C, LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen binnen het takenpakket van de betreffende medewerkers tot vijfhonderd 500,-- excl. BTW) binnen de vastgestelde jaarbegroting.
Procuratiehouder G:
Is bevoegd, na verleende volmacht door procuratiehouder A of door de bestuurder, LEKSTEDEwonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfhonderd 500,-- excl. BTW) via de aanmaak van zgn. werkbonnen ten behoeve van reparatieverzoeken, onderhoudswerkzaamheden en/of woningverbetering en/of andere technische werkzaamheden ten behoeve van dienstverlening aan klanten van LEKSTEDEwonen binnen de jaarlijks vastgestelde begroting;
Op het moment dat duidelijk is dat de te verstrekken opdracht tot het aangaan van externe
vooraf goedkeuring verkregen te zijn van de procuratiehouder A, C of D;
In alle gevallen geldt dat slechts opdracht verleend mag worden aan aannemers waarmee LEKSTEDEwonen een raamovereenkomst heeft of waar sprake is van een langdurige samenwerking en die op de jaarlijks goed te keuren lijst van aannemers staan vermeld. In alle andere gevallen is procuratiehouder G niet bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen.
Afzonderlijke goedkeuring Raad van Commissarissen
Conform de statuten artikel 7 is afzonderlijke goedkeuring van de Raad van Commissarissen van
LEKSTEDEwonen nodig in de volgende gevallen:
De verkrijging, vervreemding en bezwaren van registergoederen vanaf één miljoen euro 1.000.000,-- inclusief BTW) per overeenkomst;
Het aangaan van geldleningen en/of uitgifte van schuldbrieven boven het jaarlijks door de Raad van Commissarissen vastgestelde treasuryjaarplan.
Geldleningen en rekening-courant aan derden
LEKSTEDEwonen verstrekt, indien noodzakelijk en voor zover dat is toegestaan binnen de Woningwet, alleen geldleningen en/of geldmiddelen in rekening-courant aan ondernemingen die rechtstreeks aan LEKSTEDEwonen zijn verbonden en waarin LEKSTEDEwonen een meerderheidsbelang heeft. Deze verstrekkingen zijn altijd tegen gangbare en nader vast te stellen rentetarieven.
Het doen van bankbetalingen en het overmaken van gelden namens LEKSTEDEwonen tot een onbeperkt bedrag
Voor betalingsopdrachten geldt dat deze altijd door twee aangewezen bevoegde personen moeten worden ondertekend. Naast de bestuurder zijn dat door de bestuurder daartoe aangewezen en gemachtigde personen.
inclusief BTW per betaling, bij incidentele losse betaalopdrachten, is die bevoegdheid tevens voor procuratiehouder B in combinatie met een daarvoor bevoegde medewerker van de afdeling Financiën.
Het verlenen van opdrachten
Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. Dat kan zijn met een opdrachtbrief en bij technische werkzaamheden met een zgn. (digitale) werkbon.
Het is NIET toegestaan te volstaan met mondelinge opdrachten namens LEKSTEDEwonen.
De bij uitzondering verstrekte mondelinge (of per e-mail aangegeven) opdrachten dienen altijd binnen 48 uur na verstrekking te worden gevolgd door een schriftelijke bevestiging zoals hierboven genoemd.
Procuratie met betrekking tot het ondertekenen van uitgaande post Brieven waarin het vastgestelde beleid van LEKSTEDEwonen uiteen wordt gezet: Ondertekening door manager betreffende afdeling of projectmanager.
Brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties:
- Algemeen: ondertekening door de directeur-bestuurder
- Arbeidsovereenkomsten: ondertekening door de directeur-bestuurder
- Huurovereenkomsten woningen: ondertekening door de Manager Xxxxx (mag gedelegeerd
worden aan ervaren medewerkers die vanwege hun functie- omschrijving belast zijn met verhuurwerkzaamheden)
- Overige huurovereenkomsten (zoals
voor bedrijfsruimten) ondertekening door de directeur-bestuurder
- Standaard afdelingsbrieven: ondertekening door de betreffende afdelingsmedewerker
- Niet standaard afdelingsbrieven: ondertekening door de Manager van de betreffende afdeling
c.q. de projectmanager voor zover niet leidend tot financiële verplichtingen.
Ondertekening van uitgaande post bij afwezigheid
Brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties:
Soort document | Afwezigheid | Plaatsvervanger (bij afwezigheid) |
Algemeen: | Directeur/bestuurder | Afdelingsmanager, met een kopie naar de directeur/bestuurder |
Arbeidscontracten | Directeur/bestuurder | n.v.t. |
Huurcontracten | Medewerker | Manager |
Overige huurcontracten | Directeur/bestuurder | Afdelingsmanager met een kopie naar de directeur/bestuurder |
Niet standaard afdelingsbrieven | Manager | Directeur/bestuurder of andere afdelingsmanager |
Vianen, 28 juli 2023
X. xx Xxxxx directeur-bestuurder