Inleiding

PROTOCOL voor BTS organisaties

Inleiding

Met deze overeenkomst wenst het bestuur van de BTS de aandacht te vestigen op enkele reglementen en gedragscodes die eigen zijn aan de organisatie van en de deelname aan een BTS tornooi. Dit kan zowel organisatie en deelname betekenen van een MASTERS tornooi, een CLASSICS tornooi, een CHALLENGERS tornooi of de SUPERPRESTIGE.

Al deze competities worden georganiseerd onder auspiciën van de VES-AJH (Vereniging van Ereklasse Spelers). Sportiviteit, respect en fairplay zijn waarden die door het BTS bestuur hoog in het vaandel worden gedragen. Deze waarden kunnen en moeten worden afgedwongen van zowel spelers, organisatoren, scheidsrechters als toeschouwers. Ze maken de biljartsport professioneler en zorgen voor een positief imago waarvan alle partijen kunnen genieten. Het bezorgt onze sport ook een unieke positie ten opzichte van de buitenwereld, niet in het minst van de media en potentiële sponsors.

Als iedereen zijn beste beentje voorzet om deze modaliteiten te eerbiedigen nemen we allen alweer een grote stap vooruit richting uitbouw van onze vereniging.

Verplichtingen van de organisator

1) Er dienen minimum 2 wedstrijdtafels (2,84 x 1,42m) (MASTERS + CHALLENGERS), er dient minimum 1 wedstrijdtafel (2,84 x 1,42m)(CLASSICS) aanwezig te in de speelzaal.

2) Preferentieel wordt er gespeeld op blauwe lakens, dit om de kwaliteit van mogelijke tv- uitzendingen te bevorderen

3) Voor het tornooi worden er nieuwe lakens gelegd, of wordt er gebruik gemaakt van lakens die in zéér goede staat zijn

4) Er wordt gespeeld met nieuwe, gestipte ballen, die ter beschikking worden gesteld door SALUC.

5) Voor aanvang van een nieuwe wedstrijd wordt het biljartlaken gereinigd (laken-kam of stofzuiger) en worden de ballen gepoetst.

6) Er is steeds minimum één verlengstuk aanwezig. Dit kan zowel een mechanische brug, een lange keu, of beiden zijn. Deze is in onberispelijke staat.

7) Qua verlichting zorgt de organisator voor minimum 90 LUX per biljarttafel. Daarnaast is er voldoende verlichting in de zaal om het spel naar behoren te kunnen volgen.

8) Gebruik van de tijdsklokken is verplicht (enkel MASTERS). Deze worden ter beschikking gesteld door het BTS bestuur. Reglementering rondom de tijdsklokken vindt u in het algemene reglement van de BTS.

9) Per tafel wordt er minimum één professioneel digitaal scorebord voorzien. Dit wordt tijdens de wedstrijd steeds door de schrijver bediend.

10) Een wedstrijd wordt geleid door minimum één scheidsrechter en één schrijver. Eventueel kunnen twee scheidsrechters voorzien worden die elkaar in de helft van de wedstrijd vervangen. Ofwel worden de scheidsrechters ter beschikking gesteld door de organisator,

ofwel kan hij een beroep doen op het scheidsrechterskorps van de BTS. Hierover dienen voor aanvang van het tornooi de nodige afspraken te worden gemaakt. De scheidsrechters voldoen aan volgende vestimentaire voorwaarden: ofwel clubtenue (indien ter beschikking gesteld door de club), ofwel smoking (indien leden van het scheidsrechterskorps van de BTS).

11) Qua verloop van de wedstrijden is de organisator verplicht het algemene reglement van de BTS en de spelreglementen van de KBBB nauwgezet te volgen. Deze worden voor aanvang van een tornooi door het BTS bestuur aan de organisator bezorgd.

12) De organisator is verantwoordelijk voor de timing van een wedstrijdavond. Om bepaalde spelers niet nodeloos te laten wachten dient hij nieuwe wedstrijden onmiddellijk op te starten, zelfs als de wedstrijd in de andere poule op de andere tafel nog niet beëindigd werd.

13) De organisator voldoet aan alle financiële verplichtingen ter organisatie van een tornooi zoals beschreven in bijgevoegd financieel overzicht.

Verplichtingen van het BTS bestuur

1) Via SALUC worden er aan de organisator minimum 2 stellen ballen overhandigd (afhankelijk van het aantal beschikbare tafels).

2) Voor elke tafel die wordt gebruikt tijdens het tornooi, zal het BTS bestuur één tijdsklok ter beschikking stellen van de organisator

3) Voor aanvang van de wedstrijd bezorgt de verantwoordelijke sportief beleid van de BTS het BTS algemene reglement aan de organisator

4) De BTS houdt zich eraan om alle financiële verplichtingen, zoals beschreven in bijgevoegd financieel overzicht, te voldoen op de aangeduide tijdstippen.

Gedragscodes

1) Spelers

Van onze spelers verwachten we:

- Dragen van de voorgeschreven kledij (zie algemeen reglement BTS + spelreglementen KBBB)

- Respect voor de organisatoren, de tegenspeler en de scheidsrechter

- Verdraagzaamheid

- Geen agressief gedrag

- Niet reageren op onsportief gedrag van de tegenstander

2) Scheidsrechters

- Dwing respect af door “actief” te arbitreren

- Geef geen onnodig commentaar op het spel of het gedrag van de spelers

- Feliciteer spelers na de wedstrijd met het geleverde spel en hun sportiviteit

- Wees objectief, eerlijk en consequent

- Laat u vervangen mocht uw concentratie verzwakken of wegvallen

- Wees moedig genoeg om een foute beoordeling recht te zetten en respecteer daarbij de regels

Sponsoring

Organisatie van een tornooi zonder sponsoring is onbestaande. Steeds meer dienen we allen een beroep te doen op hulp van middenstanders, KMO’s of multinationals.

Het is dan ook belangrijk om deze sponsoring te kanaliseren en de verhoudingen tussen BTS- sponsors en tornooisponsors vast te leggen.

1) BTS sponsors

a. De BTS hoofdsponsor van het MASTERS, CLASSICS of CHALLENGER circuit is tevens ook de naamsponsor van het circuit. Vb: het Teletronika Masters circuit of de Cuvino Superprestige. Deze titelsponsor van het circuit dient in alle communicatie te worden opgenomen met naam en logo. In het tornooiprogramma dient hij te worden opgenomen met een 1/1 advertentie en zijn logo’s dienen goed zichtbaar in het speellokaal te worden opgehangen.

b. De structurele sponsors van de BTS zijn belangrijke financiële partners maar zijn geen titelsponsor. Zij zullen worden opgenomen in de nieuwe sponsorstrategie die vanaf speeljaar 2010-2011 van start gaat. Hiervoor worden bv displays ter beschikking gesteld van de organisator die duidelijk zichtbaar in het speellokaal dienen te worden opgesteld. Tijdens het protocol van de finale zullen deze displays achter de ceremoniemeester worden opgesteld en kunnen individuele interviews hiervoor worden opgenomen.

c. De natura sponsors van de BTS krijgen publicitaire aanwezigheid volgens de afspraken die daarover gemaakt zijn tussen het BTS bestuur en de individuele sponsors.

2) Tornooisponsors

a. De hoofdsponsor van de organisator is tevens ook de titelsponsor van het tornooi. Vb: Grote prijs Europe Chocolate Company. Volgens de afspraken tussen de organisator en de sponsor zal de publicitaire aanwezigheid worden bepaald.

b. De structurele sponsors van het tornooi krijgen publicitaire aanwezigheid volgens de individuele afspraken die daarover met de organisator werden gemaakt.

c. De natura sponsors van het tornooi krijgen publicitaire aanwezigheid volgens de individuele afspraken die daarover met de organisator werden gemaakt.

3) Speciale overeenkomsten

a. Speciale overeenkomsten met sponsors dienen steeds vooraf met het BTS bestuur te worden besproken

b. Omgekeerd dient ook het BTS bestuur speciale overeenkomsten met haar sponsors vooraf te bespreken met de organisator

4) Televisie contracten

a. BTS heeft een exclusiviteitscontract afgesloten met EXQI sport en heeft daardoor preferentiële prijzen. Clubs zijn verplicht om afspraken met EXQI sport steeds via het bestuur te laten verlopen.

Protocollaire voorzieningen

Om het verloop van een tornooi optimaal te garanderen, bezorgen we de organisator hierbij een leidraad van actiepunten die tot een professionalisering van het tornooi moeten leiden. Het betreft veelal kleine inspanningen die soms grote impact kunnen hebben op spelers, scheidsrechters en toeschouwers.

1) Voorwedstrijden

a. Arbitrage door clubleden in clubtenue

b. Aankondiging van de wedstrijden en de spelers (indien mogelijk)

c. Afkondiging van de wedstrijden en vernoemen van de winnaars (+ eventuele toekomstige tegenstander)

2) Hoofdtornooi

a. Arbitrage door leden van het BTS scheidsrechterskorps in smoking

b. Aankondiging van de wedstrijden en de spelers (met palmares?)

c. Afkondiging van de wedstrijden en vernoemen van de winnaars (+ eventuele toekomstige tegenstander)

d. Water met doekjes aan de spelerstafel

Daarnaast hebben we een scenario opgesteld voor het verloop van de finaledag van het tornooi.

1) De organisator kan een beroep doen op de ceremoniemeester van de BTS (MOC) om deze finaledag in goede banen te leiden. Indien de organisator kiest voor een eigen ceremoniemeester zal er steeds een voorafgaande afspraak zijn met de ceremoniemeester van de BTS om het scenario te overlopen.

2) Scenario

a. Welkomstwoord door de MOC

b. Voorstelling van het verloop van de finaledag

b.i. Verwelkoming notabelen

b.ii. Introductie titelsponsor circuit + titelsponsor tornooi

c. Inleidend woord van de Voorzitter van de organiserende club

d. Aankondiging van de wedstrijden / voorstelling van de spelers met palmares / voorstelling van de arbitrage / trekking van de wedstrijdtafels

e. Start van de wedstrijden / achtergrondmuziek

f. Afkondiging van de wedstrijden / verwelkoming van later gearriveerde notabelen / tussentijdse drink of receptie (?)

g. Aankondiging van de finale / voorstelling van de spelers met palmares / voorstelling van de arbitrage

h. Start van de wedstrijd / achtergrondmuziek

i. Afkondiging van de wedstrijd

j. Start van de ceremonie protocollaire

j.i. Verwelkoming door de MOC

j.ii. Uitnodiging van de notabelen

j.iii. Uitnodiging van de spelers (muziek?)

j.iv. Bedanking van alle medewerkers / sponsors / organisatie

j.v. Speech van de Voorzitter van de organiserende club

x.xx. Speech van de Voorzitter van de BTS

j.vii. Overlopen van de resultaten / uitreiking van de prijzen

j.viii. Sluiting door de MOC

j.ix. Receptie / buffet / walking dinner / andere … (niet verplicht)

Extra aanbevelingen voor de organisator

1) Het is aangewezen dat de spelers, scheidsrechters maar ook toeschouwers iets kunnen eten in het speellokaal. We denken hierbij minimum aan een kaart met kleine gerechten zoals spaghetti, lasagne, croque monsieur, xxxxx, soepen, enz …

2) Het is aangewezen dat er een aparte ruimte wordt voorzien waar de spelers en scheidsrechters zich kunnen omkleden. Voldoende verlichting, een kledingrek, enkele kapstokken en enkele stoelen zijn een minimum vereiste

Conclusie

Kwalitatieve sportbeoefening is belangrijk. Het moet een gezamenlijk streven zijn van alle partijen om onze waarden en normen hoog in het vaandel te dragen. Een biljartvereniging is geen bedrijf waar de leiding de lijnen uitzet, maar een groep van mensen met een gemeenschappelijke passie. Deze passie moet leiden tot een zo hoog mogelijk sportief niveau in een sfeer van solidariteit, vriendschap en fairplay.

De BTS wil op dat vlak een voorbeeld zijn voor iedereen die zich met onze vereniging vereenzelvigt. Enkel op deze manier kunnen we streven naar een positief imago van onze zo geliefde biljartsport. Wij hopen in elk geval op uw medewerking …