Onderwerp
Collegebesluit
Collegevergadering: 4 juni 2024
Zaaknummer : 1255553
Team : Informatievoorziening Portefeuillehouder : Xxx Xxxxxxxx Openbaarheid : Actief openbaar
Onderwerp
Aanbesteden financieel softwaresysteem
Kernboodschap
Het college besluit de aanbesteding voor een nieuw financieel softwaresysteem te starten. De lopende overeenkomst van het huidige softwaresysteem is eindig en voldoet niet meer aan de functionele wensen en eisen van de financiële administratie. Met het aanbesteden van een nieuw softwaresysteem creëert de gemeente de mogelijkheid om rechtmatig een nieuw pakket in gebruik te nemen passende aan de gewenste en vereiste functionaliteiten.
Besluit B&W
1. De inkoopstrategie informatiesysteem financieel softwaresysteem vast te stellen;
2. De hogere implementatiekosten van € 175.000 alsmede de hogere bijdrage hieraan van de gemeente Bloemendaal van € 80.500 te verwerken in de begroting 2025;
3. Het besluit ter kennisname te brengen van de commissie Middelen ( C-stuk).
Wettelijke grondslag
• Aanbestedingswet 2012
• Nota inkoop gemeente Heemstede 2024
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd conform de Gemeentewet Hoofdstuk X (artikel 160-169) om dit besluit te nemen.
Bestuurlijke achtergrond
De lopende overeenkomst met de huidige leverancier van het gemeentelijk financieel softwaresysteem heeft een einddatum van 1 juli 2026. Wegens het aflopende contract en de benodigde tijd voor implementatie wil de gemeente tijdig starten met de aanbestedingsprocedure voor het rechtmatig inkopen van een nieuw financieel softwaresysteem.
Motivering
De lopende overeenkomst van het huidige financieel softwaresysteem is eindig en voldoet niet meer aan de functionele wensen en eisen van de financiële administratie. Met het aanbesteden van een nieuw softwaresysteem creëert de gemeente de mogelijkheid om rechtmatig een nieuw pakket in gebruik te nemen passende aan de gewenste en vereiste functionaliteiten. In de nieuwe situatie worden de volgende doelstellingen gerealiseerd:
• Een betere integratie van de financiële functie in de bedrijfsvoering door uniforme, gestandaardiseerde, simpele en transparante financieel administratieve processen met heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
• Een betere beheersbaarheid en minder foutgevoeligheid van de financiële administratie door vereenvoudiging van de inrichting, verdere automatisering (zo min mogelijk handmatige handelingen), automatische controles, goede audit-trail en gebruik van workflow management.
• Verbeterde kwaliteit, veiligheid, snelheid en juist- en volledigheid van de (financiële) data met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden door de financiële administratie en ten behoeve van de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming, analyses en verantwoording (rapportages, jaarrekening, begroting).
• Het softwaresysteem moet in lijn met de doelstellingen van de GR DIT en in het kader van applicatieharmonisatie twee (2) organisaties kunnen ondersteunen waarbij processen zoveel mogelijk uniform zijn ingericht maar per gemeente, zonder extra maatwerk, aanpassingen mogelijk zijn.
• Het softwaresysteem is in lijn met de doelstellingen van de GR DIT bij voorkeur gehost door de leverancier, bekend als een SaaS-applicatie, waarbij koppelingen met andere applicaties mogelijk zijn of gegevens eenvoudig met weinig handelingen snel en eenvoudig in en uitgelezen kunnen worden.
• Functioneel applicatiebeheer (FAB) kan haar FAB-taken efficiënt en effectief uitvoeren.
De aanbesteding is voor een overeenkomst voor een periode van maximaal tien (10) jaar. Daarmee is de totale som van de geraamde kosten van de overeenkomst € 1.695.000. Het college is bevoegd om overeenkomsten met een contractwaarde vanaf € 1.000.000 aan te gaan.
De aanbesteding is een Europese openbare procedure voor het afsluiten van één overeenkomst voor levering, hosting, onderhoud, ondersteuning en gebruik van een financieel softwaresysteem zoals dat is vastgelegd in de aanbestedingsdocumentatie. Daarbij vallen ook het technisch beheer, de implementatie en het geven van gebruikerstrainingen onder de te aanbesteden diensten.
Dit traject wordt uitgevoerd onder begeleiding van Stichting RIJK. Er is een marktverkenning uitgevoerd en planning opgesteld voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel softwaresysteem. De aanbesteding start per juni en loopt tot oktober 2024. Implementatie loopt van eind 2024 tot einde 2025. In gebruikname en start overeenkomst is per 1 januari 2026.
Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen
Plafondbedrag implementatie
De marktverkenning heeft uitgewezen dat het huidige implementatiebudget voor het nieuwe financieel systeem niet toereikend is en met € 175.000 euro verhoogd dient te worden tot € 450.000 om serieuze inschrijvingen door marktpartijen te garanderen. De gemeente wil niet wachten op de begrotingscyclus van het begrotingsjaar 2025 en daarmee de aanbesteding uit te stellen tot 2025 wat leidt tot een in gebruik name en start overeenkomst per 1 januari 2027. Daarmee ontstaat namelijk een onrechtmatigheid in relatie tot de looptijd van de huidige overeenkomst.
De gemeente kiest ervoor om alvast met de werkzaamheden aan te vangen en zich daarmee te verplichten tot een maximale implementatiebudget van € 450.000. De verhoging van het implementatiebudget alsmede de bijdrage van de gemeente Bloemendaal hieraan worden verwerkt in de begroting 2025. Het college informeert de commissie Middelen van dit besluit.
Social Return on Investment (SROI) en het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2024 (MVOI) zijn meegenomen. Inschrijvers op de aanbesteding verplichten zich om bij gunning een deel van de totale waarde van de Opdracht in te zetten ten behoeve van het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.
Financiën
Op basis van de marktverkenning is gebleken dat er een budget van € 450.000 nodig zal zijn voor de implementatie van het financieel systeem bij de gemeente Bloemendaal en gemeente Heemstede om serieuze inschrijvingen door marktpartijen te garanderen. Dit betekent dat het implementatiebudget 2025 op de begroting van de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (GR DIT) totaal met € 175.000 moet worden verhoogd. Deze verhoging wordt verrekend met Bloemendaal conform de verdeelsleutel van de GR DIT op basis van inwoneraantallen (54%-46%). De bijdrage van Xxxxxxxxx voor deze verhoging komt uit op € 94.500 (54%).
Omdat niet gewacht kan worden met de aanbesteding besluit het college vooruitlopend op de verwerking van de verhoging van het implementatiebudget in de begroting 2025 te starten met de aanbesteding. Het college informeert de raad over het besluit. De verhoging alsmede de bijdrage van
de gemeente Bloemendaal worden verwerkt in de begroting 2025 die de raad in november 2024 wordt voorgelegd.
De structurele lasten à € 130.000 berekend als plafondbedrag voor beide gemeenten gezamenlijk zijn niet doorgerekend. Deze worden in de reguliere P&C cyclus verwerkt, zodra de werkelijke lasten bekend zijn bij gunning van de opdracht.
Samenwerking en communicatie
Deze aanbesteding wordt door Stichting RIJK begeleidt en in de markt gezet. Het betreft een Europese openbare procedure. Publicatie en communicatie vindt plaats via TenderNed.
De aanbesteding wordt uitgevoerd in samenwerking met de gemeente Bloemendaal onder de regie van de GR DIT. De centrumgemeente Heemstede is binnen de GR bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandeling. Het college van gemeente Bloemendaal wordt geïnformeerd over dit besluit en gevraagd om in te stemmen met de ophoging van het plafondbedrag implementatiekosten met €
175.000 en dit voor hun deel te verwerken in de begroting 2025.
Planning/uitvoering
In de planning van de aanbesteding worden de wettelijke termijnen in acht genomen. De planning is als volgt:
Fase & Besluitvorming | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dec | Jan | Feb | Mrt | Apr | Mei |
Vaststellen inkoopstrategie | ||||||||||||
Aanbestedingsfase | ||||||||||||
Beoordelingsfase | ||||||||||||
Gunning | ||||||||||||
Implementatie |
Bijlage(n)
1. Inkoopstrategie software financiële administratie (niet actief openbaar)