Privacyreglement Lamers Zorg & Arbeid
Privacyreglement Lamers Zorg & Arbeid
1. Doel en herkomst
In dit Privacyreglement Lamers Zorg & Arbeid wordt uitleg gegeven over de bescherming van privacygevoelige informatie. In de informatiesystemen van Zorg & Arbeid wordt privacygevoelige informatie vastgelegd om de met werkgever afgesloten overeenkomst correct en volledig te kunnen uit te voeren. Hierbij worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is om bovenstaande overeenkomst op correcte en volledige wijze te kunnen uitvoeren.
Het doel van deze registratie betreft het bieden van (administratieve) ondersteuning bij verzuimbegeleiding- en re-integratieactiviteiten, medische onderzoeken, verplichte periodieke/aanstellingskeuringen, preventieve activiteiten en vaccinatie, verzuimstatistiek, contractuele afspraken. Tevens kan informatie van contactpersonen van werkgever gebruikt worden om andere informatie te kunnen delen welke relevant is m.b.t. risicomanagement van werkgever.
Xxxxxxxx kunnen afkomstig zijn van de geregistreerde persoon, diens leidinggevende of werkgever, personeel van Xxxxxx Xxxx & Arbeid, professionals van een ingeschakeld interventiebedrijf en de curatieve sector, casemanagers, procesregisseurs, het UWV en andere bij de verzuimbegeleiding, het preventief onderzoek, vaccinatie of keuring betrokken derden.
Alle medewerkers van Lamers Zorg & Arbeid zijn bekend met de privacy regelgeving op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de vanaf 25 mei 2018 geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke voor het niet-medische gedeelte is de directie van Lamers Zorg & Arbeid, voor het medische gedeelte is de stafarts (bedrijfsarts) verantwoordelijk.
De wettelijke grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemer:
o Toestemming werknemer.
o De verwerking van de gegevens van werknemer is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
o De verwerking van de gegevens van werknemer is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen inzake verzuimbegeleiding en Wet verbetering Poortwachter na te komen.
Lamers Zorg & Arbeid neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. Toegang
In het kwaliteitssysteem van Lamers Zorg & Arbeid is aangegeven wie op grond van het vastgestelde autorisatieschema toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd. Indien gewenst kunt u inzage krijgen in het autorisatie overzicht van onze organisatie. Dit schema is in onze organisatie beschikbaar.
Toegang tot de medische gegevens hebben alleen die medewerkers van Lamers Zorg & Arbeid die in hun functie en taken direct betrokken zijn bij de uitvoering van de contractueel overeengekomen dienstverlening van Lamers Zorg & Arbeid.
Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.
Bedrijfsartsen van Xxxxxx Xxxx & Arbeid en door hen gesuperviseerde medewerkers, welke direct bij de behandeling of begeleiding betrokken zijn, hebben toegang tot de medische dossiers.
Werkgevers, leidinggevenden en casemanagers hebben geen toegang tot de medische dossiers. Voor nadere toelichting op ons toegangsbeheer, zie bijlage onder dit document.
3. Geheimhouding
Alle medewerkers van Xxxxxx Xxxx & Arbeid, die kennis krijgen van gegevens uit de persoons- en bedrijfsregistratie of delen ervan, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij gegevensverstrekking in overeenstemming is met het doel van de registratie, of op enige bepaling van wet- en regelgeving berust.
4. Informatie-uitwisseling
Aan de werkgever worden naar aanleiding van verzuimconsulten mondeling, schriftelijk of elektronisch conclusies verstrekt, welke voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De arbodienst of bedrijfsarts beperkt zich bij de informatieverstrekking aan de werkgevers, leidinggevenden of casemanagers tot die informatie die noodzakelijk is voor de werkgever in het kader van het beoordelen van de loondoorbetaling, de verzuimbegeleiding of de re-integratie.
Aan de werkgever of derden worden geen medische persoonsgegevens verstrekt tenzij dit noodzakelijk is en de werknemer daarvoor zijn uitdrukkelijke schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Een gegeven toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken.
Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over bezoek van een werknemer aan het arbeidsomstandighedenspreekuur of over vrijwillige deelname van werknemer aan periodieke onderzoeken.
Hierbij maakt het niet uit of het initiatief voor het bezoek door de werkgever of door de werknemer is genomen.
Indien naar aanleiding van een dergelijk bezoek of deelname de bedrijfsarts advies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor de uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de werknemer nodig.
Deze toestemming is ofwel aangetekend in het dossier en/of bevestigd middels een schriftelijke machtiging.
Persoonsgegevens mogen worden verstrekt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Lamers Zorg & Arbeid onderworpen is.
Dit geldt bijvoorbeeld voor informatieverstrekking aan het UWV in het kader van verzuimbegeleiding en re-integratieactiviteiten. Dit met schriftelijke toestemming werknemer.
De bedrijfsarts mag medische gegevens met toestemming van de (zieke) werknemer, opvragen bij diens behandelend arts indien hij dit noodzakelijk acht in het kader van de keuringen, preventieve onderzoeken, of verzuimbegeleiding en re-integratie.
Bij de vraag aan de curatieve sector worden – voor zover noodzakelijk - gegevens uit (eigen) medisch onderzoek verstrekt alsmede gerichte vragen gesteld.
De bedrijfsarts doet dat conform de KNMG richtlijnen en een schriftelijk machtigingsformulier. Ontvangen medische gegevens worden geregistreerd in het medisch deel van het registratiesysteem.
5. Recht op inzage
Lamers Zorg & Arbeid deelt een ieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
De geregistreerde of diens gevolmachtigde heeft na vaststelling van de identiteit recht op inzage in de op zijn persoon of op zijn bedrijf betrekking hebbende geregistreerde gegevens.
De geregistreerde heeft recht op een kopie van de beschikbare gegevens die over hem zijn vastgelegd.
6. Recht op correctie
De geregistreerde heeft het recht om feitelijk onjuiste gegevens te laten corrigeren. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene of diens gevolmachtigde gaat Lamers Zorg & Arbeid over tot verbeteren, aanvulling en/of verwijdering van de met betrekking tot de verzoeker verwerkte persoonsgegevens in het bestand, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen.
Dit verzoek wordt alleen in behandeling genomen als hierbij nauwkeurig wordt aangegeven welke specifieke geregistreerde gegevens moeten worden verwijderd en door welke andere specifieke gegevens gecorrigeerd moeten worden.
Lamers Zorg & Arbeid deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil of kan voldoen, omkleedt hij dat met redenen.
Gegevens die zijn vastgelegd in het kader van verplichte periodieke keuringen kunnen slechts verwijderd worden indien daarvan de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken.
Verzoeken om gegevens te verwijderen, die zijn vast gelegd n.a.v. vrijwillige arbodienstverlening zoals bezoek van een werknemer aan het arbeidsomstandighedenspreekuur of over vrijwillige deelname van werknemer aan periodieke onderzoeken, kunnen meestal wel worden ingewilligd.
7. Recht op verwijdering
De Betrokkene heeft er recht op dat Lamers Zorg & Arbeid ervoor zorgt dat hem betreffende gegevens worden gewist en verdere verspreiding van dergelijke gegevens achterwege blijft, en (dat derden ervoor zorgen) dat iedere koppeling naar of kopie of reproductie van die gegevens wordt gewist, op basis van een van de volgende gronden:
• De Betrokkene maakt bezwaar tegen de Verwerking van Persoonsgegevens en de gegevens zijn niet langer nodig in verband met de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt.
• De Betrokkene trekt de toestemming waarop Verwerking is gebaseerd in, of de toegestane termijn voor opslag is verstreken terwijl een andere grond voor Verwerking van de gegevens ontbreekt.
• Een rechtbank of regelgevende instantie heeft een rechtsgeldige uitspraak gedaan dat betreffende gegevens moeten worden gewist.
• De gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
8. Recht op verzet
Indien u bezwaar heeft tegen de werkwijze van Lamers Zorg & Arbeid, dan handelen wij transparant en nemen uw bezwaar in behandeling. Wij zullen uw bezwaar op waarde beoordelen en u van de uitkomsten van onze overwegingen en besluiten mededeling doen.
9. Tot slot
Een verzoek tot correctie, verwijdering of verzet wordt in het betreffende dossier opgenomen. Lamers Zorg & Arbeid draagt er zorg voor dat een beslissing tot inzage en/of afschrift, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Klachten over de uitvoering van dit privacyreglement kunnen via het klachtenformulier (te downloaden van de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ,onderaan de homepagina) schriftelijk ingediend worden.
Lamers Zorg & Arbeid 04-03-2019
Het privacyreglement kunt u downloaden van de website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage privacy reglement
Indien u inzage wenst in de wijze waarop het toegangsbeheer tot de systemen van Lamers Advies is geregeld, dan kunt u een verzoek indienen bij onze kwaliteitsmanager. Na beoordeling door de kwaliteitsmanager krijgt u binnen een maand na het indienen van uw verzoek het gevraagde overzicht, ofwel de mededeling dat er geen aanleiding door Lamers Advies wordt gezien om de informatie te verstrekken.
U kunt uw verzoek via de Email zenden aan:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Onder vermelding van : Opgave toegangsbeheer Lamers Advies
Lamers Zorg & Arbeid 04-03-2019