Instructies invullen Overeenkomst/machtiging directe vertegenwoordiging
Instructies invullen Overeenkomst/machtiging directe vertegenwoordiging
Omdat wij binnen Rotra Air & Ocean een eigen douane afdeling hebben kunnen wij, betreffende de douaneformaliteiten snel schakelen richting de Nederlandse Douane, NVWA en de PD. Dit doen wij middels de elektronische snelweg, een directe EDI-verbinding met genoemde instanties. Om een aangifte (zowel in- als ook uitvoer) voor derden, aan te mogen bieden moeten wij, als aangever, in het bezit zijn van een machtiging directe vertegenwoordiging. Omdat de invulling van deze machtiging misschien vragen oproept, hieronder een korte toelichting:
Bedrijfsnaam
Uw bedrijfsnaam is gelijk aan de adressering op de factuur (import of export) en komt overeen met de geregistreerd gegevens van het btw-nummer. Een extra controle is de KvK-inschrijving.
Adres/ Postcode/ Plaats/ Land
Het adres van uw bedrijf is gelijk aan de adressering op de factuur (import of export) en komt overeen met de geregistreerd gegevens van het BTW-nummer. Een extra controle is de KvK-inschrijving.
Bij een adreswijziging zal er een nieuwe Overeenkomst/machtiging directe vertegenwoordiging opgevraagd worden met als extra controle een recent uittreksel van de KvK.
KvK-nummer
Het KvK-nummer staat op naam van het bedrijf waarop douaneformaliteiten worden aangevraagd.
BTW-identificatienummer
Uw BTW-identificatienummer is afgegeven door de belastingdienst en de adressering komt overeen met de KvK-inschrijving of met een handelsnaam hiervan.
EORI-nummer
Als u als marktdeelnemer (en dat bent u) gebruik maakt van een douane faciliteit moet u in het bezit zijn van een EORI-nummer. Hebt u deze niet dan kan u deze zélf samenstellen. Begin uw EORI- nummer met 'NL'.
Zet achter 'NL' uw RSIN. Hebt u een eenmanszaak? Dan plaatst u hier uw burgerservicenummer (BSN).
Bestaat uw RSIN/BSN uit minder dan 9 cijfers? Zet dan net zoveel nullen vóór uw RSIN/BSN tot het getal uit 9 cijfers bestaat.
Paraaf Opdrachtgever
Als bewijs van gelezen en akkoord vragen wij elke pagina rechts onder te voorzien van een paraaf.
Artikel 5 Duur en beëindiging
De machtiging wordt aangegaan voor onbepaalde termijn. Mocht u een andere keuze wensen gelieve dit duidelijk te maken bij artikel 5.
Ondertekening op pagina 3/5
Het tekenen van deze machtiging geschied door de eigenaar of door iemand die, door het bedrijf, gemachtigd is om documenten te mogen ondertekenen. Omdat wij de verplichting hebben de juistheid van onze douaneaangifte en de daarbij behorende documenten aan te tonen vragen wij om een recent uittreksel van de KvK bij te voegen bij deze machtiging.
Ingevuld worden de volledige naam, de functie en de handtekening van de ondertekenaar datum en plaats en een firmastempel (indien voorhanden). Datum van ondertekenen is de datum van de opdracht.
Met betrekking tot het uittreksel KvK:
Deze is niet ouder dan 6 maanden en laat de gemachtigde(n) zien. Indien dit de Holding is hebben wij ook daar een recent uittreksel van nodig. Zoals hierboven reeds vermeld hebben wij de verplichting richting de autoriteiten om de juistheid van de documenten aan te tonen.
Indien u aan hand van bovenstaande en/ of bijgevoegd document nog vragen en/ of opmerkingen heeft dan helpen u graag persoonlijk verder.
Pagina 1
Overeenkomst/machtiging voor het optreden als direct vertegenwoordiger
Stippellijnen geven aan dat een nadere invulling wordt vereist.
Cursiefgeschreven passages geven aan dat er een andere regeling kan worden getroffen.
Ondergetekenden,
Opdrachtgever / direct vertegenwoordigde
Bedrijfsnaam : ...................................................................................................................................
Adres : ...................................................................................................................................
Postcode, Plaats : ...................................................................................................................................
Land : ...................................................................................................................................
KvK nummer* : ................................... BTW-identificatienummer*: ...............................................
EORI nummer* : ................................... Paspoortnummer*: N.A.
Expeditieonderneming / Direct Vertegenwoordiger
Bedrijfsnaam : Rotra Air & Ocean B.V. ..............................................................................................
Adres : Xxxxxxxxxxx 0x ..........................................................................................................
Postcode, Plaats : 6981 HA Doesburg ...................................................................................................
Nederland
*indien van toepassing
Partijen verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Opdrachtgever machtigt en verleent opdracht aan de Expeditie onderneming, artikel 18 e.v. van het Douanewetboek van de Unie (Verordening nr. 952/2013/EU), tegen de overeengekomen vergoeding, de in de douanewetgeving - en voor zover mogelijk uit andere wetgeving - voorgeschreven aangiften te verrichten ‘in naam en voor rekening van’ Opdrachtgever. Deze machtiging en de opdracht geldt voor de door/ten behoeve van de Opdrachtgever aangebrachte goederenzendingen en voor welke zending(en) de Opdrachtgever de bescheiden/informatie aan de Expeditie onderneming heeft verstrekt. Deze machtiging en opdracht omvat alle handelingen en communicaties tot en met de beëindiging van de verificatie en in verband met de uitreiking van de mededeling van de douaneschuld. Tevens verklaart ondergetekende er geen bezwaar tegen te hebben dat, indien er een teruggaaf van overheidswege gehonoreerd wordt, deze rechtstreeks aan de Expeditie onderneming gecrediteerd kan en mag worden.
Daarnaast machtigt de Opdrachtgever de Expeditie onderneming en verleent opdracht aan de Expeditie onderneming tot:
- zowel het doen van verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding als het indienen van bezwaarschriften in verband met onjuiste gegevens in de aangifte ten opzichte van de informatie zoals verstrekt ten tijde van het verlenen van de opdracht;
- het op verzoek van de Opdrachtgever overgaan tot zowel het doen van verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding als het indienen van bezwaarschriften omdat onjuiste informatie is verstrekt ten tijde van het verlenen van de opdracht;
- het indienen van bezwaarschriften voor zover het correcties betreft tot de beëindiging van de verificatie;
Het doen/indienen van overige verzoeken, bezwaarschriften en het instellen van beroep dient per geval separaat te worden overeengekomen.
In verband met de machtiging is de Opdrachtgever verplicht een bewijs van het bestaan van de onderneming, de huidige vestigingsplaats en wie bevoegd is om deze onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen aan de Expeditie onderneming te overleggen (bijvoorbeeld een actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister of een verklaring van de onderneming
waaruit de bevoegdheid van de persoon die de volmacht verleent blijkt). Indien de Opdrachtgever een particulier betreft dient deze een kopie van zijn paspoort/identiteitskaart te overleggen.
Artikel 1. ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 Tenzij anders overeengekomen, zijn op de verhouding tussen partijen de Nederlandse Expeditie voorwaarden1 van toepassing, inclusief de arbitrageclausule. Van toepassing is dan de laatste versie van de Nederlandse Expeditie voorwaarden die geldt op het moment van het verrichten van de handelingen/werkzaamheden.
1.2 De volgende bijlagen vormen onderdeel van dit contract:
• bijlage a) De Nederlandse Expeditie voorwaarden.
• bijlage b) Checklist ‘benodigde informatie en documenten’.
1.3 Tenzij anders overeengekomen zal de Direct Vertegenwoordiger op basis van de hem bekende informatie - indien het belang van de Opdrachtgever daarmee wordt gediend -, aanwezig zijn bij monsternemingen en fysieke opnames2.
1.4 De Direct Vertegenwoordiger is - indien hij dit zo spoedig mogelijk kenbaar maakt - gerechtigd om het verrichten van handelingen en werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst/machtiging, te weigeren.
Artikel 2. VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN
2.1 De Opdrachtgever is verplicht alle benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens nodig voor het uitvoeren van deze overeenkomst (ook per individuele zending/transactie) aan de Direct Vertegenwoordiger te verstrekken die mede op basis van de toepasselijke regelgeving en deze overeenkomst kunnen worden verlangd.
2.2 De Direct Vertegenwoordiger dient van de Opdrachtgever de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens te verlangen waarvan het belang om een juiste aangifte te verrichten bij hem redelijkerwijs bekend is.
2.3 De Direct Vertegenwoordiger zal op basis van bovengenoemde gegevens de aangifte verrichten.
Artikel 3. ZEKERHEIDSTELLING / BETALING VAN RECHTEN
3.1 Tenzij anders overeengekomen zal voor de zekerheidstelling en de betaling van rechten, heffingen en belastingen aan de Belastingdienst / Douane gebruik worden gemaakt van de faciliteiten van de Direct Vertegenwoordiger.
Artikel 4. ADMINISTRATIEVERPLICHTING
4.1 De Direct Vertegenwoordiger is op basis van de aan hem verstrekte vergunning ‘elektronisch aangeven’ verplicht een administratie te voeren, waarin per aangifte de (originele) documenten en bescheiden moeten worden bewaard. De Opdrachtgever is verplicht gedurende dezelfde periode een afschrift van de door hem verstrekte documenten en bescheiden te bewaren.3
4.2 Onverlet artikel 4.1 is de Opdrachtgever wettelijk verplicht alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie te bewaren in zijn administratie voor zover die behoren bij de aangifte.3
Artikel 5. DUUR EN BEËINDIGING/INTREKKING VAN DE OVEREENKOMST/MACHTIGING
5.1 Deze overeenkomst/machtiging wordt aangegaan/geldt voor onbepaalde tijd, ingaande de datum van ondertekening. De overeenkomst/machtiging kan worden opgezegd/ingetrokken met inachtneming van een termijn van 3 MAANDEN
In afwijking van het bovenstaande wordt deze overeenkomst aangegaan en geldt deze machtiging voor: bepaalde tijd, te weten ............... jaar, ingaande ............................ Indien ……… maanden vóór het einde van de overeenkomst/machtiging, de overeenkomst/ machtiging niet wordt opgezegd/ingetrokken, geldt dat de overeenkomst/machtiging stilzwijgend wordt verlengd met de periode van telkens jaar.
de overeengekomen goederenzending, te weten ............................................................................
1 De Nederlandse Expeditievoorwaarden, gedeponeerd door de FENEX ter griffie van de arrondissementsrechtbanken te Amsterdam, Arnhem, Breda en Rotterdam, zijn tevens raadpleegbaar op xxx.xxxxx.xx “onder voorwaarden”.
2 Raadzaam is dat partijen nagaan of nadere afspraken wenselijk zijn in verband met de aard van de producten etc.
3 De bewaartermijn geldt voor een periode van 7 jaar na de datum waarop het douanetoezicht is beëindigd.
5.2 Opzegging/intrekking dient per aangetekende brief te geschieden.
5.3 Hetgeen wordt bepaald in deze overeenkomst/machtiging blijft, voor zover relevant in verband met het voldoen aan verplichtingen van overheidswege, ook na opzegging/intrekking van de overeenkomst/machtiging gelden.
5.4 De Direct Vertegenwoordiger is gerechtigd deze machtiging ook na intrekking - in het kader van eventuele controles van overheidswege - te bewaren.
Artikel 6. DERDEN
6.1 De Expeditieonderneming is gerechtigd de uitvoering van deze overeenkomst/machtiging te laten geschieden door hierna genoemde derde.
Bedrijfsnaam : N.A.......................................................................................................................
Adres : N.A.......................................................................................................................
Postcode, Plaats: N.A.......................................................................................................................
Nederland
6.2 Bovengenoemde derde kan zich beroepen op de Nederlandse Expeditievoorwaarden (inclusief de arbitrageclausule).
6.3 De benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens, waaronder deze machtiging, dienen aan bovengenoemde derde ter beschikking te worden gesteld.
Opdrachtgever, rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
Volledige naam : .................................................................................................................
Functie : .................................................................................................................
Datum en plaats : .................................................................................................................
Handtekening (en stempel) : .................................................................................................................
Expeditieonderneming, vertegenwoordigd door:
Volledige naam : X. Xxxxxx .................................................................................................
Functie : Manager Douane.....................................................................................
Datum en plaats : .................................................................................................................
Handtekening (en stempel) : .................................................................................................................
BIJLAGE B
CHECKLIST: DIRECTE VERTEGENWOORDIGING BENODIGDE INFORMATIE EN DOCUMENTEN
De Opdrachtgever dient de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens tijdig (voor het moment van de aangifte) en correct aan de Direct Vertegenwoordiger te leveren. Onderstaande checklist is samengesteld om aan te geven over welke informatie en documenten de Direct Vertegenwoordiger over het algemeen dient te beschikken. Indien de aangifte reeds is verricht en de Opdrachtgever beschikt over andere bescheiden, inlichtingen en gegevens dan verstrekt dan wel vermeld in de aangifte, dient hij de Expeditieonderneming hierover zo spoedig mogelijk te informeren.
⮚ ALGEMEEN
• Actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister (inschrijving van de onderneming en procuratie)
• N.A.W. gegevens van de Importeur / Geadresseerde en zijn BTW-id.nummer4
⮚ BENODIGDE DOCUMENTEN EN BESCHEIDEN
• Exemplaar van de factuur / waardeverklaring
• (kopie) Vervoersdocument (bijvoorbeeld B/L of CMR)
• Certificaten van oorsprong/herkomst (afhankelijk van regelgeving)
• Overige certificaten (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld gezondheidscertificaten)
• (kopie) Vergunningen (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld invoervergunningen, vergunning economische douaneregeling, bijzondere bestemmingen, vrijstelling van rechten bij invoer en/of andere belastingen bij invoer)
De Direct Vertegenwoordiger zal onder meer de volgende bescheiden van de Opdrachtgever kunnen verlangen:
• Paklijst(en)
• Productspecificatie
• Kopie van koopovereenkomst
⮚ GEGEVENS BENODIGD VOOR DE AANGIFTE
De volgende informatie en bescheiden kunnen van de Opdrachtgever worden verlangd:
Met betrekking tot de zending:
• Leveringsvoorwaarden (Incoterms 2010)
• Containernummer
• Vervoerswijze aan de grens en Vervoerswijze binnenland
• Land van verzending en Land van oorsprong
• Plaats van de goederen
• BTI of BOI, indien aanwezig
• Goederenomschrijving(en) en/of Goederencode(s)
• Verpakkingseenheid, colli
• Merken en nummers
• Bruto gewicht en Netto gewicht (per goederencode)
4 Indien deze niet tevens de opdrachtgever is.
Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde I (gebaseerd op de transactiewaarde)
• Leveringskosten tot plaats van binnenkomst, rekeninghoudend met vervoer, kosten van het laden en van handelingen in verband met het vervoer en verzekering
• Leveringskosten na aankomst in de EU (plaats van binnenkomst)
• Kosten voor constructiewerkzaamheden, installatie, montage, onderhoud of technische bijstand welke na de invoer zijn verricht
• Andere kosten die in de prijs zijn inbegrepen (rente, reproductierechten, inkoopcommissies, in EU gemaakte opslagkosten en kosten voor het bewaren in goede staat, quotakosten en ‘sales’ tax)
• Douanerechten en belastingen die in de Gemeenschap zijn verschuldigd bij de invoer/verkoop in de EU en reeds in de prijs zijn inbegrepen (bijvoorbeeld bij DDP)
Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde II (gebaseerd op de transactiewaarde) De volgende informatie dient, voorzover van toepassing, kenbaar te worden gemaakt aan de Direct Vertegenwoordiger, namelijk indien;
• er geen koopovereenkomst van ‘verkoop voor uitvoer naar het douanegebied van de EU’ is
• er meerdere verkopen hebben plaatsgevonden waaruit blijkt dat de goederen voor de EU zijn bestemd
• de verkoper uit een latere verkoop een deel van de opbrengst krijgt
• de koper en de verkoper op enigerlei verbonden zijn (filiaal, aandelenbelangen etc.)
• er een factuuronderzoek heeft plaatsgevonden (datum en uitspraak)
• er kortingen op de prijs zijn, die vaststaan op het moment van invoer
• de volgende kosten ten laste van de koper komen, maar niet zijn niet inbegrepen in de koopprijs
- commissies (met uitzondering van inkoopcommissies)
- courtage
- verpakkingsmiddelen en het verpakken
• goederen en diensten die gratis of tegen verminderde prijs door de koper zijn geleverd voor gebruik in verband met de ingevoerde goederen
• de koper royalty’s en licentierechten dient te betalen, hetzij rechtstreeks of zijdelings,
ingevolge de voorwaarden van de verkoop
• verkoop onderworpen is aan een regeling waarbij een deel van de opbrengst van de latere wederverkoop, overdracht of gebruik van de ingevoerde goederen rechtstreeks of zijdelings ten goede komt aan de verkoper
⮚ OVERIGE
Indien de Opdrachtgever reeds beschikt over bepaalde informatie die van belang is of kan zijn voor de aangifte dient de Direct Vertegenwoordiger hierover te worden ingelicht. Te denken valt aan bijvoorbeeld:
• In- en Uitvoerregelingen, bijzondere regelingen bij invoer (Wet wapens en munitie, Opiumwet, etc., anti-dumpingheffingen, compenserende heffingen, etc.)