fiedragscode
inkoop- en uitbestedings-
trajecten
Offertes en transparantie inkoopproces 2
1 / 3 GEDRAGSCODE INKOOP- EN UITBESTEDINGSTRAJECTEN VOOR LEVERANCIERS 2023
Inleiding
Achmea vindt het belangrijk dat medewerkers van Achmea professioneel, ethisch en integer handelen in inkoop- en uitbestedingstrajecten. Zij heeft dan ook een gedragscode opgesteld voor alle medewerkers die betrokken zijn of betrokken kunnen worden bij een inkoop- of uitbestedingstraject. Omdat hierin ook het handelen met en van de Leverancier een belangrijke rol speelt wordt hieronder een samenvatting gegeven van de belangrijkste elementen uit de gedragscode.
Offertes en transparantie inkoopproces
De gedragscode is onderdeel van het Request for information (Rfi) en/of Request for proposal (Rfp)-traject, de inkoopovereenkomst, de opdracht of uitbestedings- overeenkomst tussen Achmea en Leverancier. Dit om te bevorderen dat Leveranciers zich aan de bepalingen van deze gedragscode houden in contacten met medewerkers van Achmea.
Offertes van een Leverancier en informatie over de inhoud van deze offertes worden nooit aan een andere Leverancier verstrekt. Op deze manier wordt voorkomen dat (potentiële) Leveranciers een voorkeursbehandeling krijgen. Achmea behandelt Leveranciers in een Rfi- of Rfp-proces gelijk. Wanneer één Leverancier de kans krijgt om een gewijzigde offerte te verstrekken geldt dit ook voor de andere Leveranciers. Daarnaast is Xxxxxx transparant over het totale inkoopproces, vanaf het moment van het uitbrengen van de Rfi en/of Rfp tot aan de ondertekening van de overeenkomst.
Het is duidelijk voor (potentiële) Leveranciers welke regels en procedures gelden gedurende het gehele traject.
Persoonlijk voordeel
Het aanvaarden van enig persoonlijk voordeel tijdens het inkoopproces is in strijd met deze gedragscode. ‘Persoonlijk voordeel’ is alles dat door (potentiële) Leveranciers wordt aangeboden aan een medewerker van Xxxxxx (en/of zijn of haar familie) of in het vooruitzicht wordt gesteld. Een persoonlijk voordeel, in welke vorm dan ook, dat door (potentiële) Leveranciers die een offerte hebben uitgebracht, wordt aangeboden, mag nooit worden aanvaard. De offerte van een Leverancier die een dergelijk voordeel aanbiedt, wordt vernietigd. Een medewerker, die voorafgaand aan het inkoopproces, een persoonlijk voordeel van de (potentiële) Leverancier(s) heeft ontvangen, meldt dit in het formulier Belangenverklaring.
Contacten met leveranciers
Medewerkers zijn open en duidelijk over privé-relaties en eigen activiteiten die verband houden met een inkoop- of uitbestedingstraject en de daarbij betrokken Leverancier en melden dit bij de leidinggevende en opdrachtgever van het inkoop- of uitbestedingstraject om de schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. De privé- woonadressen van medewerkers worden nooit bekend gemaakt aan Leverancier.
Algemene Gedragscode Achmea
Op medewerkers van Achmea is de Algemene Gedragscode Achmea (AGA) van toepassing. Hierin staan de belangrijkste spelregels voor het werken bij Achmea, zoals:
• Omgaan met elkaar
• Omgaan met bedrijfsinformatie en –middelen
• Vertrouwd samenwerken
• Omgaan met belangenverstrengeling
• Omgaan met incidenten
• Omgaan met klachten
De Algemene Gedragscode Achmea is hier te te vinden.
Tot slot
Waar deze gedragscode niet voorziet in een situatie waarmee een medewerker wordt geconfronteerd, dient hij/zij de kwestie te bespreken met de leidinggevende.
Een Leverancier die vindt dat Xxxxxx in strijd met deze gedragscode handelt, kan dat melden via e-mail: xxx.xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx.
23010135
Wanneer het vermoeden bestaat dat een medewerker van Achmea en/of (potentiële) Leveranciers in strijd met deze gedragscode hebben gehandeld, kan een onderzoek worden ingesteld door Achmea. Achmea gaat er van uit dat Leveranciers deze gedragscode zullen respecteren.