Bijzondere Inkoopvoorwaarden voor SaaS Diensten Mei 2021
Bijzondere Inkoopvoorwaarden voor SaaS Diensten Mei 2021
Onverminderd de Algemene Bepalingen en de Voorwaarden voor de levering van Diensten vervat in de Algemene Inkoopvoorwaarden PwC, zijn de in dit hoofdstuk vermelde bepalingen van toepassing op de levering van Software as a Service (“SaaS”) door de Leverancier aan PwC*.
Artikel 1 Aanvullende definities
Termen met een hoofdletter die niet in deze voorwaarden zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die aan dergelijke termen in de Algemene Inkoopvoorwaarden PwC is toegekend.
1. Bevoegde Xxxxxxxxx: ieder door PwC aangewezen persoon die de SaaS zal gebruiken (voor alle duidelijkheid, dit kan een (onder)aannemer, agent of werknemer zijn van PwC of haar gelieerde ondernemingen).
2. Documentatie: alle algemeen verkrijgbare documentatie die betrekking heeft op de Diensten, waaronder gebruikershandleidingen, bedienings-handleidingen en andere instructies, specificaties, documenten en materialen, in welke vorm of medium dan ook, die een onderdeel, kenmerk, vereiste of ander aspect van de Diensten omschrijven, waaronder functionaliteit, testen, werking of gebruik daarvan.
3. PwC Data: alle data en informatie (inclusief Persoonsgegevens, tekstbestanden, geluidsbestanden, software- en/of beeldbestanden) en bijbehorende administratie in welke vorm of medium dan ook, (i) van PwC, haar gelieerde ondernemingen, of hun respectievelijke leveranciers, klanten of andere zakenpartners (inclusief data die betrekking hebben op het gebruik van PwC’s rekeningen) die worden verzonden, geüpload of anderszins verstrekt aan, of verkregen door de Leverancier of personeel van de Leverancier tijdens de uitvoering van de Diensten of de andere verplichtingen van de Leverancier uit hoofde van of in verband met de onderhandeling en ondertekening van de Overeenkomst, (ii) die worden gecreëerd, gegenereerd, verzameld, verwerkt, onderhouden, opgeslagen, gearchiveerd of ontvangen met behulp van of in verband met de Diensten (waaronder in- en uitvoer van gegevensverwerking, rapportages, informatie over activa, ingehouden uitgaven en beheerde uitgaven), of (iii) die worden ingevoerd in, verwerkt door of opgeslagen op/in of waartoe toegang wordt verkregen via, de Software, apparatuur of systemen die door de Leverancier worden verstrekt, bediend, ondersteund of gebruikt in verband met de Diensten, door of namens PwC of een van haar gelieerde ondernemingen.
4. SaaS of Software as a Service: de Diensten (of deel van de Diensten) waarmee toegang wordt gegeven tot de Software op het internet als geheel of voor een substantieel deel, met inbegrip van alle diensten en activiteiten die hier redelijkerwijs onderdeel van, of ondersteunend bij zijn.
5. Software: de software waartoe toegang wordt verkregen onder de Overeenkomst, inclusief alle updates, upgrades en/of functies die een inherent, noodzakelijk of gebruikelijk deel uitmaken of zullen uitmaken van die software, of die noodzakelijk zijn voor behoorlijk functioneren daarvan.
6. Specificaties: de specificaties van de Software en SaaS en eventuele gerelateerde Diensten als bepaald in de Overeenkomst en in de Documentatie.
7. Support Diensten: de ondersteunings- en onderhoudsdiensten zoals beschreven in artikel 2.2 en de Overeenkomst.
8. Toegangscodes: alle toegangsbeveiliging, wachtwoorden en gebruikers-id's die voor PwC noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot en het gebruik van de SaaS.
Artikel 2 Verlening van Diensten
1. SaaS. De Leverancier zal PwC de SaaS verstrekken voor de looptijd van de Overeenkomst en voor het aantal Bevoegde Gebruikers zoals aangegeven in de Overeenkomst. De Leverancier stemt ermee in dat PwC het aantal licenties of Bevoegde Gebruikers op elk moment mag verhogen of verlagen in overeenstemming met geldende commerciële afspraken in de Overeenkomst. Indien het aantal Bevoegde Gebruikers niet vermeld is in de Overeenkomst, of indien de Overeenkomst uitdrukkelijk bepaalt dat de SaaS verstrekt wordt volgens een betaal per gebruiker model, dan is het aantal Bevoegde Gebruikers onbeperkt.
2. Support Diensten. Support Diensten zijn inbegrepen in de Diensten en PwC is geen aanvullende vergoeding of andere compensatie verschuldigd voor die Support Diensten. In het kader van de Support Diensten zal de Leverancier: (a) alle fouten in de Dienst (waaronder, maar niet beperkt tot, het niet beschikbaar zijn van de SaaS of anderszins niet functioneren van de SaaS in overeenstemming met de voorwaarden en Specificaties) tijdig oplossen, onder meer door defectreparaties, programmacorrecties en herstelprogrammering aan te bieden; (b) telefonische ondersteuning bieden op werkdagen tussen 08.00 en 18.00 uur Midden-Europese Tijd (‘MET’), dan wel Midden-Europese Zomertijd (‘MEZT’); (c) online toegang verstrekken tot rapporten over technische ondersteuning en andere informatie ter ondersteuning van gebruikers, in dezelfde mate als waarin de Leverancier die bronnen beschikbaar stelt aan zijn andere klanten; en (d) reageren op en oplossen van verzoeken voor ondersteuning. Op verzoek van PwC, biedt Leverancier Support Diensten buiten kantooruren tegen nader overeen te komen redelijke tarieven.
3. Onderhoud Dienst en Software. De Leverancier zal de SaaS voortdurend onderhouden om de beschikbaarheid te optimaliseren en te garanderen dat PwC en de Bevoegde Gebruikers toegang hebben tot de laatste versie van de Software die de Leverancier verstrekt aan zijn andere klanten in soortgelijke situaties. In het kader
van het onderhoud van de SaaS zal de Leverancier die werkzaamheden en reparaties uitvoeren die vereist zijn om de SaaS te onderhouden en te garanderen dat de SaaS naar behoren functioneert in overeenstemming met de voorwaarden en Specificaties. De Leverancier zal PwC tijdig, maar minimaal 24 uur van te voren, informeren over gepland onderhoud of buitengebruikstelling van de SaaS. De Leverancier zal gepland onderhoud uitvoeren tussen middennacht en 5.00 uur MET/MEZT en ongepland onderhoud, zo veel mogelijk, buiten de kantooruren van PwC.
4. Service Levels en Service Credits. De Leverancier zal de Diensten in elk geval uitvoeren in overeenstemming met de in de Overeenkomst overeengekomen service levels. Tenzij anders overeengekomen in de Overeenkomst, zullen service levels en KPI’s maandelijks worden gemeten. De Leverancier zal PwC elke maand op de hoogte stellen van zijn prestatie tijdens de voorafgaande maand, door de overeengekomen service levels en KPI’s te vergelijken met de gerealiseerde service levels en KPI’s. In het geval de Leverancier niet voldoet aan een of meer relevante service levels of KPI’s in een bepaalde periode, en Partijen in de Overeenkomst een service credit mechanisme zijn overeengekomen, zal de Leverancier PwC dit bedrag op de verschuldigde kosten voor de SaaS crediteren. Het recht van PwC op service credits doet niet af aan de rechten en rechtsmiddelen die PwC ter beschikking staan onder de Overeenkomst of op grond van toepasselijk recht, waaronder haar recht om nakoming en/of schadevergoeding te vorderen.
5. Informatieverplichting. PwC zal zich in redelijkheid inspannen om te voldoen aan redelijke verzoeken van de Leverancier om beschikbare informatie en documentatie te verstrekken die relevant is voor de Leverancier in het kader van de te verlenen Diensten onder de Overeenkomst. De Leverancier zal PwC op de hoogte stellen van alle feiten waarvan hij weet dat ze kunnen leiden tot verkeerde conclusies, verkeerde besluiten, on-doeltreffendheid, inefficiëntie of onrendabele oplossingen in verband met de Overeenkomst. Daarnaast zal de Leverancier, onverminderd zijn verplichtingen om de Diensten te verlenen, PwC tijdig vooraf op de hoogte stellen in geval hij niet in staat is de Diensten te verlenen in overeenstemming met de Overeenkomst.
Artikel 3 Implementatie van SaaS
1. Installatie en Implementatie. Leverancier zal op verzoek van PwC alle werkzaamheden voltooien die nodig zijn om de SaaS aan PwC beschikbaar te stellen, inclusief – tenzij anders overeengekomen – (i) implementeren van vereiste interfaces in de systemen van PwC, (ii) verstrekken van software en documentatie van de Leverancier aan PwC die noodzakelijk is om tot de SaaS toegang te krijgen en deze te gebruiken, (iii) toewijzen van alle Toegangscodes en (iv) geven van trainingen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een effectief gebruik van de SaaS (bovenstaande Diensten hierna gezamenlijk te noemen: de “Implementatie”). Voor de Implementatie worden geen kosten in rekening gebracht.
2. Acceptatie van installatie en Implementatie. De Implementatie is onder voorbehoud van acceptatie door PwC en wordt alleen geacht te zijn geaccepteerd wanneer de Implementatie schriftelijk is geaccepteerd door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van PwC. In geval PwC de Leverancier laat weten dat zij de Implementatie niet accepteert, zal de Leverancier dit onderzoeken en, voor zover de non-conformiteit herstelbaar is, dient de Leverancier het gebrek of de non- conformiteit kosteloos en binnen de kortst mogelijke termijn te verhelpen, in elk geval binnen vijf (5) werkdagen na kennisgeving van PwC. Voorgaande laat de aan PwC toekomende rechten, uit hoofde van de niet-nakoming door de Leverancier van de leverings- en andere voorwaarden in de Overeenkomst onverlet.
3. Geen verlies van rechten. De acceptatie van de Implementatie laat alle rechten van PwC onverlet (ongeacht of deze voortvloeien uit deze Overeenkomst of anderszins). Betaling door PwC van eventuele kosten of andere vergoeding aan de Leverancier houdt op zichzelf niet de acceptatie door PwC van de Implementatie in.
Artikel 4 SaaS
1. Toegang tot SaaS. De Leverancier zal slechts toegang tot de SaaS verstrekken via de verificatiemechanismes die PwC schriftelijk heeft goedgekeurd en alleen met gebruikmaking van aan PwC toegewezen Toegangscodes. Tenzij PwC anderszins verzoekt, is de Leverancier verantwoordelijk voor de toewijzing, uitschakeling en alle andere beheer van de Toegangscodes. Op verzoek van PwC zal de Leverancier onmiddellijk alle Toegangscodes uitschakelen voor iedere door PwC aangewezen persoon (om toegang tot de SaaS te voorkomen).
2. Andere functies of producten. Indien de Leverancier functies of functionaliteit uit de SaaS verwijdert of dupliceert en deze functies of functionaliteit vervolgens aanbiedt in een nieuw of ander product (direct, indirect of via een derde), zal de SaaS geacht worden zonder extra kosten het volgende te omvatten: (i) het gedeelte van die nieuwe of andere producten dat de oorspronkelijke functies bevat, of (ii) indien die functies niet kunnen worden afgescheiden, alle geheel nieuwe of andere producten. Het is Leverancier niet toegestaan, ten nadele van PwC, materiele wijzigingen aan te brengen in de functies of functionaliteit van de SaaS. Legal
3. Nieuwe functies of functionaliteit. Indien de Leverancier nieuwe functies of functionaliteit tot een verplicht of aanbevolen onderdeel van de SaaS maakt, zal de Leverancier aan PwC geen extra kosten in rekening brengen voor die nieuwe functies of functionaliteit.
4. Koppeling SaaS met andere producten. PwC kan de SaaS koppelen aan en gebruiken met andere software die eigendom is van PwC of waarop PwC een licentie heeft, zodat die andere software met de SaaS kan samenwerken, data kan uitwisselen, links kan bewerken of anderszins. De Leverancier zal geen eigendom verkrijgen in die andere software enkel omdat deze verbonden is aan of gebruikt wordt met de SaaS of de door de Leverancier gebruikte systemen.
5. Documentatie. De Leverancier draagt er zorg voor dat de Documentatie een volledige en juiste beschrijving geeft van de eigenschappen en functies van de versie(s) van de op dat moment in gebruik zijnde SaaS bij PwC, zodat een redelijk deskundige gebruiker effectief gebruik kan maken van alle eigenschappen en functies daarvan zonder hulp van de Leverancier.
6. Geen reclame. De Leverancier draagt er zorg voor dat de SaaS geen advertenties zal plaatsen of tonen aan Bevoegde Gebruikers.
7. Escrow. De Leverancier zal, op verzoek van PwC, deelnemen in een SaaS-escrow regeling om de continuïteit van de SaaS zeker te stellen in het geval de Leverancier niet langer in staat is om de SaaS aan te bieden of anderszins in verzuim komt te verkeren. De Leverancier zal geen kosten in rekening brengen voor zijn medewerking aan de escrow regeling.
Artikel 5 Garanties
1. Garantie Software en SaaS. Naast de door de Leverancier gegeven garanties in de Algemene Inkoopvoorwaarden PwC, garandeert de Leverancier dat hij alle nodige licenties heeft verkregen om software van derden te gebruiken die benodigd is voor toegang tot en/of gebruik van de Software, en dat de Software: (a) voldoet aan de voorwaarden van de Overeenkomst en geschikt is voor het daarin aangegeven doel; en (b) voldoet aan de Specificaties.
2. Uitschakeling code Garantie. De Leverancier garandeert dat de Diensten en Software geen virussen, Trojan horse, zelfreplicerende of andere computerinstructies zullen bevatten die zonder de toestemming van PwC: (a) het gebruik door PwC van de Diensten of Software kunnen wijzigen, vernietigen, belemmeren of beëindigen; (b) PwC Data kunnen wissen, vernietigen, beschadigen of wijzigen; (c) data, programma's, materiaal of informatie kunnen opslaan op computers van PwC; of (d) interne of externe veiligheidsmaatregelen om toegang te krijgen tot bronnen van PwC kunnen omzeilen.
3. Doorgeven van garanties van derden. In aanvulling op de andere verklaringen en garanties, zal de Leverancier aan PwC alle garanties en vrijwaringen bieden die door derden aan de Leverancier zijn verleend met betrekking tot de Diensten. In geval een derde de Leverancier verbiedt om vrijwaringen of garanties door te geven aan PwC, zal de Leverancier hetzij (a) deze rechtstreeks aan PwC verstrekken als deel van de Overeenkomst, hetzij (b) deze vrijwaringen of garanties ten behoeve van PwC bij deze derde inroepen.
Artikel 6 Intellectuele eigendomsrechten
1. PwC Data. Alle intellectuele eigendomsrechten op de PwC Data behoren toe aan PwC of haar licentiegevers. PwC verleent hierbij aan de Leverancier een beperkte licentie om PwC Data te gebruiken voor het exclusieve doel de Diensten te verlenen, inclusief een licentie om PwC Data te verzamelen, verwerken, opslaan, genereren en tentoon te stellen, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het verlenen van de Diensten. Het is de Leverancier in geen geval toegestaan om PwC Data, al dan niet met inschakeling van derden, te exploiteren.
2. Verlening licentie. De Leverancier verleent hierbij aan PwC, uit te oefenen door en via haar Bevoegde Gebruikers, een niet-exclusief, royalty-vrij, wereldwijd, onherroepelijk (behalve als hierin bepaald) recht en licentie gedurende de looptijd van de Overeenkomst en eventuele aansluitende periodes waarin de Leverancier Diensten verleent onder de Overeenkomst, om:
i. toegang te krijgen tot de SaaS en Software en deze te gebruiken, waaronder in samenwerking met andere software, hardware, systemen, netwerken en diensten, voor de zakelijke doeleinden van PwC, waaronder voor het verwerken van PwC Data;
ii. een redelijk aantal kopieën te vervaardigen, verveelvoudigen, printen, downloaden en gebruiken van de Specificaties en andere Documentatie ten behoeve van gebruik van de Diensten onder de Overeenkomst; en
iii. toegang te krijgen tot de Diensten en Software en deze te gebruiken voor alle doeleinden en toepassingen die noodzakelijk of nuttig kunnen zijn voor het effectieve gebruik van de SaaS onder deze Overeenkomst, waaronder voor analyse, ontwikkeling, configuratie, integratie, testen, trainen, onderhoud, ondersteuning en reparatie.
3. Niet-inbreuk. In geval de SaaS of de Software (of een zaak die door de Leverancier gebruikt wordt bij het leveren daarvan) onderwerp wordt of naar het redelijke oordeel van de Leverancier waarschijnlijk onderwerp zal worden van een vordering of procedure wegens inbreuk op rechten van derden, dan zal de Leverancier, naast het vrijwaren van PwC en de andere rechten die PwC kan hebben op grond van de Overeenkomst: (a) het recht waarborgen om de SaaS of de Software te blijven gebruiken; of (b) indien (a) niet met redelijke inspanningen en tegen redelijke kosten bereikt kan worden, de SaaS of de Software vervangen of aanpassen zodat deze niet langer inbreuk maakt, mits die vervanging of aanpassing het functioneren en de kwaliteit van het betreffende onderdeel van de SaaS of de Software niet
vermindert; of (c) in geval noch (a) noch (b) door de Leverancier met redelijke inspanning kan worden bereikt, het inbreukmakende onderdeel verwijderen uit de SaaS of de Software, in welk geval de kosten naar rata zullen worden aangepast om die verwijdering weer te geven.
Artikel 7 PwC Data en veiligheid
1. Procedures voor reconstructie. In het kader van de Diensten zal de Leverancier procedures ontwikkelen en aanhouden voor het herstel van PwC Data die (onopzettelijk of opzettelijk) worden vernietigd, verloren gaan of worden gewijzigd. Op verzoek van PwC zal de Leverancier, zonder kosten voor PwC, de vernietigde, verloren of gewijzigde PwC Data reconstrueren, mits dit in de risicosfeer van de Leverancier valt.
2. Overdraagbaarheid van gegevens. De Leverancier garandeert dat de Software PwC te allen tijde in staat zal stellen om kosteloos een kopie van alle PwC Data te downloaden, in een machineleesbaar formaat en in overeenstemming met standaarden binnen de branche. Verder zal de Leverancier die kopie direct op eerste schriftelijke verzoek van PwC aan PwC verstrekken of beschikbaar stellen.
3. Informatiebeveiliging. De dienstverlening van de Leverancier dient te voldoen aan de Information Security Policy & Standards van PwC. Een kopie van dit document zal op verzoek worden toegezonden. De Leverancier dient er voor zorg te dragen dat toeleveranciers eveneens voldoen aan de Information Security Policy & Standards van PwC. Indien onderdelen van de dienstverlening niet aan de Information Security Policy & Standards van PwC voldoen, dient de Leverancier PwC hierover schriftelijk te informeren. De Leverancier dient er voor zorg te dragen dat de afwijkingen binnen een redelijke, onderling af te stemmen, termijn worden gecorrigeerd.
Artikel 8 Audit
PwC heeft het recht om twee keer per jaar een audit op de Diensten uit te voeren om er zeker van te zijn dat de Leverancier voldoet aan zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst. PwC draagt er zorg voor om minstens zeven (7) dagen van tevoren te melden dat er een audit is gepland. De kosten die met de uitvoering van de audit samenhangen, worden voorafgaande aan de audit vastgesteld en worden gedeeld tussen PwC en de Leverancier.
Artikel 9 Beëindiging
1. Ontbinding. Naast de gebeurtenissen als uiteengezet in artikel 19 van de Algemene Inkoopvoorwaarden PwC en onverminderd andere rechten op beëindiging, kan PwC de Overeenkomst ontbinden indien de Leverancier niet voldaan heeft aan een of meerdere service level(s) (indien van toepassing) gedurende twee (2) opeenvolgende maanden of drie (3) maal of meer binnen zes (6) opeenvolgende maanden.
2. Gevolgen beëindiging. Naast de verplichting uit hoofde van artikel 11 van de Algemene Inkoopvoorwaarden PwC en na voltooiing van de Diensten onder de Overeenkomst zal de Leverancier onverwijld, ter keuze van PwC, (a) al zijn kopieën, concepten en uittreksels van en alle andere fysieke media die PwC Data bevatten retourneren, of (b) alle fysieke en elektronische gegevens die PwC Data bevatten verwijderen of vernietigen; met de uitzondering dat de juridische afdeling van de Leverancier één exemplaar mag behouden, in een vertrouwelijk bestand, om te voldoen aan op Leverancier van toepassing zijnde wet- en regelgeving en/of voor het verifiëren van de naleving van deze Overeenkomst, in welk geval die PwC Data gebonden blijven aan de geheimhoudingsbepalingen van de Overeenkomst. Op verzoek van PwC zal de Leverancier bevestigen dat hij voldoet aan deze vereisten.
3. Medewerking beëindiging. In geval van beëindiging van de Overeenkomst, ongeacht de oorzaak of reden daarvan, zal de Leverancier alle medewerking verlenen aan de overdracht van rechten en data onder de Overeenkomst aan PwC of een door PwC aangewezen derde partij. De wijze van uitvoering van deze overdracht zal door de Leverancier binnen 30 dagen na een verzoek tot overdracht op schrift worden gesteld en ter schriftelijke goedkeuring aan PwC worden voorgelegd. Indien een goede en volledige overdracht naar de mening van PwC alleen kan plaatsvinden wanneer de Leverancier gedurende een verlengde termijn haar diensten voortzet, zal de Leverancier op verzoek van PwC haar diensten gedurende maximaal zes (6) maanden na beëindiging van de Overeenkomst voortzetten in lijn met de bepalingen van de Overeenkomst. In dat geval zal PwC de hieraan verbonden kosten op basis van de in de Overeenkomst aangegeven geldende prijzen voldoen.
*'PwC' is het merk waaronder de member firms van PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) handelen en diensten verlenen. Samen vormen deze firms het wereldwijde PwC-netwerk. Elke firm in het netwerk is een afzonderlijke juridische entiteit en handelt voor eigen rekening en verantwoording en niet als vertegenwoordiger van PwCIL of enige andere member firm. PwCIL verricht zelf geen diensten voor cliënten. PwCIL is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het handelen of nalaten van welke van haar member firms dan ook, kan geen zeggenschap uitoefenen over hun professioneel oordeel en kan hen op geen enkele manier binden.
‘PwC’ en ’PricewaterhouseCoopers’ zijn tevens (onderdeel van) de handelsna(a)men van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 00000000),
PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406),
PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368),
Holding PricewaterhouseCoopers Nederland B.V. (KvK 33280000) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289). Op xxx.xxx.xx treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.