OPEN HOUSE
AANMELDINGSLEIDRAAD
123456789
OPEN HOUSE
voor het project: Inzameling en verwerking Xxxxx X, IV, V en VI scheepsafval ten behoeve van NV Port of Den Helder
Inhoudsopgave | |
1 Begrippenlijst | 3 |
2 Inleiding | 5 |
2.1 Algemeen | 5 |
2.2 Aanmeldingsprocedure | 5 |
2.3 Doel Leidraad | 5 |
3 Projectinformatie | 6 |
3.1 Opdrachtomschrijving | 6 |
3.2 Projectdoel en resultaat | 7 |
3.3 Contractvorm en voorwaarden | 7 |
3.4 Proces Open House | 8 |
3.5 Planning en termijnen van toetreden | 8 |
4 Toelatingscriteria | 10 |
4.1 Algemeen | 10 |
4.2 Beoordelingsprocedure | 10 |
4.3 Vormvereisten | 10 |
4.4 Uniform Europees Aanbestedingsdocument | Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. |
4.5 Toelatingscriteria Geschiktheidseisen | 10 |
4.6 Bekendmaking beslissing Procedure beoordelen van Aanmelding. 11
5 Informatie-uitwisseling 13
5.1 Communicatie 13
5.2 Nota’s van inlichtingen 13
5.3 Indienen van aanmelding 13
5.4 Klachtenmeldpunt 13
6 Algemene bepalingen 14
6.1 Algemeen 14
6.2 Voorwaarden 14
6.3 Aanmelding 14
6.4 Voorbehouden en rechten 15
6.5 Bezwaar tegen afwijzing. 15
1 Begrippenlijst
Begrip | Definitie |
Aanmelder(s) | Een organisatie die deelneemt aan de Open House door middel van het indienen van een Aanmelding. |
Aanmelding | Indiening van de complete gevraagde deelnemingsdocumentatie van de Aanmelder(s). |
Categorieën | - olierestanten en oliehoudende mengsels (MARPOL Annex I) - ladingrestanten van oliehoudende mengsels (MARPOL Annex I) - sanitair afvalwater (MARPOL Annex IV) - scheepsvuilnis, incl. KGA en CAT 1 huisvuil (MARPOL Annex V) - ladingrestanten vaste bulk (MARPOL Annex V) - ozonaantastende stoffen (MARPOL Annex VI) - overige afvalstoffen (MARPOL Annex VI) |
Dienstverlening | Inzamelen van Annex I en Annex V scheepsafvalstoffen zoals omschreven in de Aanmeldingsleidraad. |
HAP | Haven Afval Plan. |
Havenbeheerder | Beheerder van de haven in de zin van de Wvvs. |
Havenontvangstvoorziening | Vaste, drijvende of mobiele voorziening, die geschikt is voor de ontvangst van scheepsafvalstoffen en overige schadelijke stoffen dan wel restanten van schadelijke stoffen. |
Inzamelaar | De aanmeldende partij. |
Inzamelen | Ophalen van scheepsafvalstoffen en overige schade-lijke stoffen dan wel restanten van schadelijke stoffen afkomstig van zeeschepen die zich daarvan wensen te ontdoen door afgifte. |
Inzamelschip | Vaartuig (binnenschip), geschikt voor het vervoer van vloeibare of droge lading, dat wordt gebruikt voor inzameling. |
Inzamelvoertuig | Voertuig (bv vrachtwagen), voorzien van een vaste tank, een vaste laadbak of losse opzetcontainer, dat wordt gebruikt voor inzameling. |
Ladingresiduen | Restanten van lading in ruimen of tanks aan boord van zeeschepen die na het lossen en schoonmaken achterblijven, met inbegrip van restanten na lading of lossing en morsingen. |
MARPOL 73/78 | Internationaal Verdrag ter Voorkoming van Verontreiniging door Xxxxxxx. |
Overeenkomst | Deze Dienstverleningsovereenkomst inclusief de bijlagen. |
Schadelijke stof | Het is een stof die valt onder het toepassingsbereik van Annex I, II, III, IV en V van het MARPOL-verdrag. |
Scheepsafvalstoffen | Al het afval van het schip, met inbegrip van ladingresiduen, dat tijdens de exploitatie van een schip of tijdens laad-, los en schoonmaakactiviteiten ontstaat en binnen het toepassingsgebied van de bijlagen I, II, IV, V en VI bij het MARPOL-verdrag 73/78. |
S- formulier | Scheepsafvalstoffenformulier. Het S-formulier is een formulier voor de overdracht van scheepsafvalstoffen en moet worden gebruikt bij de afgifte van afvalstoffen die op schepen zijn |
ontstaan. Het S-formulier is opgenomen in de Regeling melden bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen. | |
Restanten van schadelijke stoffen | Restanten van schadelijke stoffen van lading in ruimen of tanks aan boord van zeeschepen die na het lossen en schoonmaken achterblijven, met inbegrip van restanten na lading of lossing en morsingen. |
2 Inleiding
2.1 Algemeen
Deze leidraad bevat informatie over Open House voor de inzameling en verwerking van annex I, IV, V en VI scheepsafval in het havengebied van Port of Den Helder, waarop het kostendekkingssysteem (100% kostendekkingssysteem Annex V en minimaal 30% kostendekkingssysteem Annex I, IV en VI) van toepassing is.
Port of Den Helder (PoDH) creëert economische en maatschappelijke waarde door samen met klanten en stakeholders duurzame groei te realiseren in de haven. Het is de ontwikkelaar van een toonaangevende, veilige, efficiënte en duurzame haven waar onze klanten succesvol kunnen ondernemen.
Veiligheid en duurzaamheid zijn van groot belang voor onze haven, nu en in de toekomst. Natuurlijk voor de scheepvaart maar ook voor omwonenden, werknemers in de haven, bedrijven en (recreatieve) gebruikers van het havengebied. Het gaat daarbij om sociale-, milieu-, water- en arbeidsveiligheid en security. PoDH verwacht van zijn leveranciers een proactieve houding op het gebied van veiligheid en duurzaamheid.
2.2 Aanmeldingsprocedure
De inkoop van het inzamelen van scheepsafvalstoffen vindt plaats middels een open house- procedure. Dit is een aanmeldingsprocedure waarbij met alle partijen die zich daartoe aanmelden en die voldoen aan de gestelde voorwaarden een Raamovereenkomst wordt gesloten. Deze vorm van inkoop is geen aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet. Daarom zijn de regels met betrekking tot de aanbestedingsprocedures niet van toepassing, waarbij de basisbeginselen van de Aanbestedingswet 2012 wel worden gehandhaafd.
Alle gecontracteerde Inzamelaars worden na afloop van de aanmeldingsprocedure op de website van PoDH in een overzicht opgenomen. In dat overzicht staat (onder meer) vermeld welke Inzamelaars zijn gecontracteerd.
In deze Leidraad treffen Inzamelaars onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de uitsluitingsgronden, de minimum-geschiktheidseisen, de eisen aan de uitvoering van de dienstverlening en de wijze van beoordelen.
2.3 Doel Leidraad
Het doel van deze leidraad is:
1. Gegadigden informatie geven over de wijze van deelname aan de Open House.
2. Gegadigden informeren over de wijze waarop zij zich kunnen aanmelden en welke uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en -criteria van toepassing zijn.
3 Projectinformatie
3.1 Opdrachtomschrijving
De projectopdracht betreft het inzamelen en het zorgdragen van de verwerking van annex I, IV, V en VI afval van schepen (op aanvraag van Rederij of Scheepsagent) in het havengebied van
Den Helder, waarop het kostendekkingssysteem (100% kostendekkingssysteem Annex V en minimaal 30% kostendekkingssysteem Annex I, IV en VI van toepassing is. Daarnaast ook het correct factureren en doorgeven van de ingezamelde afvalstoffen aan de juiste instanties.
Deze leidraad bevat informatie over Open House voor de inzameling en verwerking van annex I, IV, V en VI scheepsafvalstoffen in het havengebied van Den Helder, waarop het kostendekkingssysteem van toepassing is met het volgende onderscheid tussen de Annexen:
o Xxxxx X (huishoudelijk afval, met uitzondering van ladingresiduen) heeft een 100% kostendekkingssysteem;
o Annex I (oliehoudende afvalsoorten), Annex IV (sanitair afvalwater) en Annex VI (ozonafbrekende stoffen) hebben gezamenlijk een 30% (minimum) kostendekkingssysteem.
Voor Xxxxx XX en VI is er geen indirecte bijdrage, het is echter wel verplicht om de directe kosten van Xxxxx XX en VI te rapporteren ten einde te kunnen berekenen of voldaan wordt aan de limiet van de gezamenlijke minimale kostendekking over de annexen I, IV en VI van 30%.
In de af te sluiten overeenkomst zullen de financiële afspraken worden vastgelegd voor het kostendekking systeem inzake de inzameling en verwerking van scheepsafvalstoffen.
Xxxxx X afval van schepen bestaat uit:
Het inzamelen en verwerken van diverse soorten oliehoudende afvalsoorten zoals:
o Brandstofresten;
o Afgewerkte olie;
o Bilge water (lens water).
o Aanslag en sludge van het schoonmaken van tanks
Annex IV scheepsafval bestaat uit:
Het inzamelen en verwerken van sanitair afvalwater:
o Zwart water;
o Grijs water.
Annex V afval van schepen bestaat uit:
Het inzamelen en verwerken van diverse soorten huishoudelijke en vast afval zoals:
o Plastic
o Voedselrestanten
o Huishoudelijk afval;
o Bak- en braadolie;
o Verbrandingsas;
o Operationeel afval;
o Dierlijke karkassen;
o Vistuig;
o E-afval;
o Overige afval.
Xxxxx XX afval van schepen bestaat uit:
o Het inzamelen en verwerken van Ozonafbrekende stoffen;
Een inzamelaar kan gaan inzamelen wanneer deze een melding krijgt van de rederij of scheepsagent. Nadat de inzameling heeft plaats gevonden dient de inzamelaar dit in alle systemen correct te verwerken t.b.v. de administratie en facturatie.
Een inzameling met incomplete of niet-correcte administratie kan niet worden gefactureerd.
Indien een inzamelaar zonder melding vooraf inzamelt, zijn de onderstaande consequenties van toepassing:
1. De inzamelaar kan deze inzameling niet factureren aan PoDH.
2. De eerste keer wordt een toezichthoudersrapport opgesteld. Dat is een eerste waarschuwing. Daarna wordt het LOD (Last Onder Dwangsom) en bij de derde keer is het opleggen van een boete van toepassing. Dit is van belang voor de havenontvangstvergunning.
Buiten scope vallen de volgende aspecten:
1. Xxxxx XX afval van schepen.
2. De ladingresiduen die vallen onder Xxxxx X, IV, V en VI.
3. Het inzamelen en verwerken van passief opgevist afval.
Deze onderdelen vallen buiten de scope, omdat dit de verantwoordelijkheid is van de rederijen om dit zelf op een correcte manier in te laten zamelen en te verwerken.
3.2 Projectdoel en resultaat
Het resultaat van de Open House betreft het contracteren van alle Inzamelaars actief in het havengebied van Port of Den Helder t.b.v. de inzameling van annex I, VI, V en VI scheepsafval.
3.3 Contractvorm en voorwaarden
Bij toelating tot de Open House wordt de opdracht uitgevoerd onder een Raamovereenkomst. Deze Raamovereenkomst heeft dezelfde looptijd als de Vergunning ontvangst afval zeeschepen (hierna: HOV-vergunning) van de Inzamelaar. De Raamovereenkomst kan worden verlengd, indien de HOV-vergunning van de inzamelaar wordt verlengd.
Alle tarieven van toepassing op de af te sluiten overeenkomst (zie artikel 5 van de concept overeenkomst) zoals opgenomen in de HAP en/of het tarievenblad zijn exclusief omzetbelasting.
Op de aanmelding, beoordeling van de aanmelding en deze Raamovereenkomst en de (eventueel) opdrachtverlening zijn geen andere leverings-, betalings- en/of andere algemene voorwaarden van toepassing dan alleen de (contractuele) voorwaarden zoals door PoDH in het kader van deze specifieke Open House-procedure ter beschikking zijn gesteld (zie bijlage). Door de gegadigde
gehanteerde algemene en bijzondere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten en derhalve niet geaccepteerd door PoDH.
Herziening (wijzigingen)
PoDH kan de gesloten Overeenkomsten herzien om zo de ruimte te bieden voor leerprocessen, (nieuwe) ontwikkelingen, inzichten en innovaties. Eveneens kan een herziening voorzien in het oplossen of verbeteren van (mogelijke) knelpunten in het bestaande stelsel.
Voorbeelden herziening | Toelichting |
1. Wijziging voorwaarden en het administratieprotocol | Ontwikkeling in de praktijk kan aanleiding geven om eisen, werkwijzen en procedures aan te passen of op inhoudelijk vlak anders te formuleren/bij te stellen, zodanig dat deze weer goed aansluiten op de praktijk. |
2. Het bekostigingsstelsel, de tarieven, afvalstromen en wijze van factureren. | Herziening kan bijvoorbeeld nodig zijn als duidelijk wordt dat het stelsel, de tarieven, de tariefstelling, de hoogte van de tarieven niet stroken met de inzet en kosten van Xxxxxxxxxx of de wijze van facturering veranderd bij PoDH. |
3. Herziening van HAP, Europese richtlijnen, vergunningen en/of nationale wet- en regelgeving. | Indien wijzigingen in Europese Richtlijnen, HAP of nationale wet- en regelgeving plaatsvinden, die direct impact hebben op de uitvoering, voorwaarden en/of eisen. |
4. IT-systemen | IT-systemen voor meldingen kunnen wijzigen i.v.m. ontwikkelingen. Aanmelder conformeert zich aan nieuwe IT-systemen. |
3.4 Proces Open House
PoDH organiseert een procedure van toelating voor de inzameling en verwerking van scheepsafval in het kader van een “Open House” systeem. Dit is nadrukkelijk geen aanbestedingsprocedure. De opdracht tot de daadwerkelijke dienstverlening vindt plaats nadat de rederij of agentschap ervoor kiest om diensten af te nemen door de Inzamelaar de opdracht te geven om de scheepsafvalstoffen in te zamelen.
Aanmelders zullen de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen middels één vragenronde ten behoeve van de Nota van Inlichtingen. Onderstaande planning (paragraaf 3.5) zal gevolgd worden. Afwijkingen daarvan zullen via het inkoopsysteem gecommuniceerd worden.
3.5 Planning en termijnen van toetreden
In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. Bij wijzigingen in de planning wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Gegadigden of aanmelders kunnen bij een wijziging zich niet beroepen op de initiële doorlooptijden van activiteiten. Op de website staan de actuele sluitingsdata- en tijden voor het indienen van vragen en voor het indienen van aanmeldingen. De aanmeldingen kunnen gedurende de gehele looptijd van de Open House worden ingediend door aanmelder.
Tabel 1 Planning
Datum / periode | Activiteiten |
31-10-2022 | Verzenden aankondiging |
11-11-2022 vóór 12.00 uur | Uiterste datum voor het indienen van vragen door gegadigden, t.b.v. de nota van inlichtingen. |
17-11-2022 | Beantwoording van de vragen, d.m.v. de nota van inlichtingen |
00-00-0000 xxxx 12.00 uur | Uiterste eerste termijn indienen aanmeldingen* |
Maximaal 4 weken | Beoordelingsperiode aanmeldingen |
15-12-2022 | Bekendmaking van beslissing |
15 dagen | Standstill-termijn, uiterst voor het indienen van bezwaren door afgewezen aanmelder |
01-01-2023 | Ingangsdatum Overeenkomst(en) |
* Het indienen van een aanmelding is na deze datum continu mogelijk gedurende de looptijd van de Open House, echter biedt dit geen garantie op een overeenkomst per 1 januari 2023.
Tussentijds toetreden
Aanmelders dienen hun Aanmelding uiterlijk op de in paragraaf 3.5 van deze Leidraad geplande datum voor de 1e aanmeldperiode via xxxxxxxxxx@xxxx.xx te hebben ingediend.
Na de in de paragraaf 3.5 van deze Leidraad geplande datum voor de 1e aanmeldperiode is xxxxxxxxxx@xxxx.xx continu opengesteld voor Aanmeldingen, zodat aanmelders, die zich noch niet hebben aangemeld, hiertoe alsnog de gelegenheid krijgen. Aanmelders kunnen gedurende de gehele looptijd van de Open House zich aanmelden om in aanmerking te komen voor een Raamovereenkomst. Dit kan de Aanmelder doen door zich tussentijds aan te melden via xxxxxxxxxx@xxxx.xx. De tussentijdse aanmeldingen worden conform hetgeen gesteld in paragraaf 4.6 beoordeeld.
De aanmelder draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Aanmelding. Aanmelders dienen rekening te houden met het feit dat:
A. Per fysieke post of fax ingediende Aanmeldingen niet worden geaccepteerd;
B. Aanmelder zelf het risico draagt van vertraging tijdens de elektronische verzending;
C. De ingediende exemplaren van de Aanmelding eigendom worden van PoDH en niet worden geretourneerd.
4 Toelatingscriteria
4.1 Algemeen
In dit hoofdstuk wordt omschreven aan welke eisen en criteria aanmelder moet voldoen om voor aanmelding in aanmerking te komen. Het doel is te komen tot een Raamovereenkomst met alle geschikte Inzamelaars opdrachtnemer.
4.2 Beoordelingsprocedure
De vormvereisten hebben betrekking op de wijze van indienen van de Aanmelding. De uitsluitingsgronden en toelatingscriteria beschrijven waar aanmelders minimaal aan dienen te voldoen. Bij het niet voldoen kan uitsluiting volgen van deelname aan het vervolg van deze Open House. De vormvereisten en uitsluitingsgronden worden beoordeeld door één persoon en bij afwijking door minimaal twee. De toelatingscriteria worden door minimaal twee personen beoordeeld en zijn opgenomen in deze leidraad en het aanbestedingsplatform.
4.3 Vormvereisten
Vormvereisten | Conform |
Aanmelding in Nederlandse taal | |
Aanmelding compleet | Leidraad en Mail |
Aanmelding op tijd |
4.4 Toelatingscriteria Geschiktheidseisen
Aanmelder dient te voldoen aan de volgende geschiktheidseisen:
1 Inschrijving in het handelsregister
Aanmelder is ingeschreven bij een handels- of beroepsregister met de voor de opdracht benodigde bedrijfsactiviteiten.
Indienen bewijs bij inschrijving: Voor bovenstaande eis dient aanmelder een verklaring in, van niet ouder dan 6 maanden, waaruit blijkt dat de onderneming, volgens de eisen die gelden in het land waarin de onderneming is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps- of handelsregister, dan wel een gelijkluidende verklaring onder attest onder ede te verstrekken. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel deze functie.
In geval de aanmelder een combinatie is dan geldt deze eis voor alle combinanten afzonderlijk. Als de aanmelder in hoofd-/onderaannemersconstructie inschrijft dan geldt de eis voor alle partijen afzonderlijk.
2. Wet milieubeheer
De aanmelder beschikt over een Vergunning gebaseerd op de Wet milieubeheer c.a. en het Besluit inzamelen afvalstoffen (Bio). De Aanmelder staat cfm. het Besluit inzamelen afvalstoffen & regeling vervoerders, inzamelaar, handelaars en bemiddelaars vermeld op de VIHB-lijst.
Indienen bewijs bij inschrijving: Voor bovenstaande eisen dient Aanmelder een geldige vergunning en afschrift van de vermelding op de VIHB-lijst aan te leveren.
In geval de aanmelder een combinatie is dan geldt deze eis voor alle combinanten afzonderlijk. Als de aanmelder in hoofd-/onderaannemersconstructie inschrijft dan geldt de eis voor alle partijen afzonderlijk.
3. Veiligheid
Aanmelder dient aantoonbaar te voldoen aan geldende nationale en internationale wet- en regelgeving (ARBO-wet, Wet voorkoming verontreiniging door schepen, veiligheidsvoorschriften in de haven en de afvalstoffenwet). Beschikt over een geldige en goedgekeurde HOV-vergunning geschikt voor de haven van Den Helder.
Indienen bewijs bij inschrijving: Voor bovenstaande eis dient aanmelder een door de directie ondertekende veiligheidsplan, veiligheidsprotocollen, certificaten en/of ander bewijsmateriaal aan te leveren.
In geval de aanmelder een combinatie is dan geldt deze eis voor alle combinanten afzonderlijk. Als de aanmelder in hoofd-/onderaannemersconstructie inschrijft dan geldt de eis voor alle partijen afzonderlijk.
Opschortende voorwaarde: HOV-vergunning
Na het succesvol afronden van de aanmelding bij de Open House zal er met aanmelder een overeenkomst worden afgesloten voor het regelen van de financiële vergoeding ten behoeve van het inzamelen van scheepafvalstoffen. Voordat de overeenkomst tussen aanmelder en havenbedrijf daadwerkelijk wordt afgesloten dient aanmelder in het bezit te zijn van een geldige en goedgekeurde HOV-vergunning voor de haven van Den Helder.
In te dienen door inschrijver: een geldige en goedgekeurde HOV-vergunning voor de haven van Den Helder.
LET OP! dit is dus geen geschiktheidseis; aan deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde hoeft u pas te voldoen na afronding van de Open House aanmelding.
4.5 Bekendmaking beslissing Procedure beoordelen van Aanmelding.
PoDH deelt na uiterlijk vier (4) weken de beoordeling van de aanmelding(en) (ook de tussentijdse aanmeldingen) via de mail aan alle aanmelders mee. Dit bevat de bekendmaking van de goedkeuring of afwijzing van de aanmelding. Van de betreffende afgewezen aanmelder worden de specifieke kenmerken en redenen aangegeven waarom de aanmelder is afgewezen.
De beoordeling van de Aanmeldingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten:
1. Opening van de Aanmeldingen.
Opening van de Aanmeldingen is niet openbaar.
2. Controle van Aanmeldingen op volledigheid Aanmeldingen worden gecontroleerd op volledigheid.
3. Aanvullen incomplete Aanmeldingen.
Indien wordt geconstateerd dat de Aanmelding incompleet is (er ontbreken documenten of gegevens in documenten) dan krijgt de betreffende Aanmelder hiervan bericht en kan deze zijn aanmelding aanvullen. Daarbij wordt opgemerkt dat u alle documenten die u moet indienen, mag aanvullen. Ook mogen aanvullingen en verduidelijkingen op reeds ingediende documenten plaatsvinden.
Voor tussentijdse toetreding van nieuwe Aanmelders zie paragraaf 3.5.
4. Beoordeling compleetheid van Aanmeldingen na aanvullingen.
Indien Aanmeldingen niet binnen de gestelde termijn zijn aangevuld op de vereiste wijze en nog incompleet zijn, dan kan dit leiden tot vertraging bij het sluiten van de Raamovereenkomst.
5. Beoordeling van de Aanmeldingen op basis van de toelatingscriteria.
De Aanmeldingen worden vervolgens inhoudelijk getoetst aan toelatingscriteria.
6. Verificatie
Met de aanmelders die niet zijn uitgesloten op grond van de voorgaande stappen, vindt – indien wenselijk – nog een verificatiegesprek plaats, om te toetsen of de aanmelder ook daadwerkelijk in staat is om de dienstverlening zoals bedoeld in deze Leidraad te leveren. Ten behoeve van het verificatiegesprek levert de aanmelder desgevraagd binnen een periode van 2 werkdagen na gedaan verzoek nadere informatie aan omtrent de aanmelding.
PoDH kan de aanmelding alsnog terzijde leggen als bij de verificatie van de gegevens of tijdens het verificatiegesprek blijkt dat sprake is van verstrekking van onjuiste en/of onvolledige gegevens en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen is gevraagd of aangeboden of verklaard.
7. Opstellen en tekenen raamovereenkomst
PoDH stelt de raamovereenkomst welke door beide partijen wordt ondertekend.
5 Informatie-uitwisseling
5.1 Communicatie
Alle communicatie met betrekking tot deze Open House-procedure verloopt via het e-mail adres: xxxxxxxxxx@xxxx.xx.
Contactpersoon: Xxxxxx xxx Xxxxxx
Het is niet toegestaan andere medewerk(st)ers van PoDH tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen over deze Open House-procedure. Indien dit wel gebeurt heeft PoDH het recht gegadigde of aanmelder uit te sluiten van deelname.
5.2 Nota’s van inlichtingen
U heeft als gegadigde de mogelijkheid om vragen te stellen naar aanleiding van de aanvraag. Vragen kunnen uitsluitend via het e-mailadres xxxxxxxxxx@xxxx.xx worden ingediend. De termijn waarop vragen kunnen worden gesteld sluit op de in hoofdstuk 2 genoemde datum en tijd. Hierna is PoDH niet meer verplicht uw vraag te beantwoorden.
Beantwoording vragen
De antwoorden op de door u, en mogelijk andere gegadigden, gestelde vragen worden na beantwoording geanonimiseerd en maken integraal deel uit van het contract.
Mededelingen, toezeggingen of afspraken die niet in de nota van Inlichtingen is vastgelegd zijn niet bindend.
5.3 Indienen van aanmelding
Uw aanmelding kan uitsluitend worden ingediend via het e-mailadres xxxxxxxxxx@xxxx.xx
5.4 Klachtenmeldpunt
Indien u niet tevreden bent over de handelwijze van PoDH in deze Open House- procedure, kunt u een klacht indienen bij de directie van PoDH. De klacht zal dan onafhankelijk worden behandeld.
6 Algemene bepalingen
6.1 Algemeen
a. De gegadigde of aanmelder mag de gegevens die PoDH hem in verband met deze Open House ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Dit houdt ook in dat zonder schriftelijke toestemming van PoDH niets uit deze Leidraad mag worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel om te komen tot een aanmelding) door middel van druk, fotokopie of anderszins.
b. PoDH zal de aanmeldingen met vertrouwelijkheid behandelen: deze zullen uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de Open House-procedure zijn betrokken.
c. De Open House documenten met alle bijbehorende bijlagen zijn met zorg samengesteld. Mocht gegadigde desondanks fouten, onrechtmatigheden, onregelmatigheden, tegenstrijdigheden, onjuistheden, onvolledigheden en/of anderszins onduidelijkheden ontdekken, dan dient gegadigde per direct op eigen initiatief PoDH hiervan in de vragenronde via de mail op de hoogte te stellen, zodat deze onvolkomenheden tijdig voor de uiterste inleverdatum ongedaan kunnen worden gemaakt. In verband met het voorgaande is van belang dat, volgens jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, indien een gegadigde niet overeenkomstig het vorenstaande handelt,
(i) PoDH gerechtigd is ervan uit te gaan dat de betreffende gegadigde tegen de inhoud van de Open House-documenten, en overigens tegen de Open House-procedure, geen bezwaar heeft en volgens die gegadigde geen sprake is van enige fout, onrechtmatigheid, onregelmatigheid, tegenstrijdigheid, onjuistheid, onvolledigheid en/of anderszins onduidelijkheid, en
(ii) definitief sprake is van verval van alle rechten van de gegadigde ten aanzien van die punten, en die punten PoDH ook anderszins niet kunnen worden tegengeworpen.
d. Het bepaalde in de Leidraad prevaleert boven de mail (aanbestedingsplatform), behoudens de uiterste datum en tijd voor het indienen van de aanmelding.
e. In geval van tegenstrijdigheden tussen nota‘s van inlichtingen prevaleert de meest recente.
f. Indien onverhoopt merken, normeringen, octrooien of typen, of een bepaalde oorsprong of productie zijn aangeduid dient u deze te lezen met de toevoeging ‘of daarmee overeenstemmend’.
6.2 Voorwaarden
Op deze Open House-procedure en de (eventueel) daaruit voortvloeiende gunning en opdrachtverlening zijn geen andere leverings-, betalings- en/of andere algemene voorwaarden van toepassing dan alleen de (contractuele) voorwaarden zoals door PoDH in het kader van deze specifieke procedure ter beschikking zijn gesteld. Door de aanmelder gehanteerde algemene en bijzondere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten en derhalve niet geaccepteerd door PoDH.
6.3 Aanmelding
Het indienen van een aanmelding op basis van de Open House-documenten houdt in dat de aanmelder instemt met de bepalingen van deze Open House-procedure zoals omschreven in de documenten, inclusief bijlagen en nota’s van inlichtingen.
6.4 Voorbehouden en rechten
a. PoDH behoudt zich het recht voor een aanmelding, die niet voldoet aan alle regels van de Open House-procedure, dan wel niet volledig of onjuist is, niet in behandeling te nemen.
b. PoDH behoudt zich het recht voor de Open House tijdelijk of permanent te stoppen en heeft geen verplichting tot opdrachtverlening. Gegadigden of aanmelders kunnen zich ook in een dergelijke situatie niet beroepen op een vergoeding van gemaakte kosten. PoDH zal in een dergelijk geval beoordelen of gegadigden of aanmelders recht hebben op een tegemoetkoming in kosten.
c. Indien een aanmelder (waaronder begrepen onderaannemer of combinant) gedurende de ‘open house’- procedure aangeeft dat hij de voor de Open Houserelevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt PoDH zich het recht voor de aanmelding om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen.
6.5 Bezwaar tegen afwijzing.
PoDH stelt dat Xxxxxxxxxx die een Aanmelding hebben ingediend zo spoedig mogelijk en zoveel mogelijk gelijktijdig schriftelijk in kennis van het resultaat van de aanmeldingsprocedure en het sluiten van een Overeenkomst.
De mededeling van de beslissing houdt geen aanvaarding in als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, Burgerlijk Wetboek van het aanbod van de Aanmelder tot wie de mededeling is gericht. Aan deze mededeling kunnen geen rechten worden ontleend.
PoDH sluit de Overeenkomsten niet eerder dan nadat een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van de in de eerste alinea genoemde mededeling van de beslissing is verstreken.
Wanneer een Aanmelder bezwaar heeft tegen de beslissing dan dient deze Aanmelder binnen 15 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de beslissing door betekening van een dagvaarding (ten kantore van PoDH) een kort geding aanhangig te hebben gemaakt.
Wordt door de Aanmelder geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn, dan gaat PoDH ervan uit dat de Aanmelder geen bezwaar heeft tegen de afwijzing van de Aanmelding en vervalt het recht van de Aanmelder hiertegen in rechte op te komen. De Aanmelder heeft in dat geval zijn rechten verwerkt om in een (bodem)procedure alsnog een vordering tot het sluiten van een Overeenkomst of tot schadevergoeding in te stellen.
In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om PoDH, via de contactpersoon van het aanmeldingstraject, zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding.
Het aantal gegadigde partijen is niet gemaximeerd in deze procedure. De beslissing ten aanzien van een Aanmelding is daarom niet afhankelijk van andere Aanmeldingen. Om die reden heeft in dit geval het indienen van een kort geding tegen de afwijzing en/of ongeldigverklaring geen opschortende werking en staat het PoDH vrij, al zijn zij daartoe niet verplicht om raamovereenkomsten ten behoeve van geldige Aanmeldingen te sluiten in afwachting van het kort geding.