Bijlage H Conceptovereenkomst Accountanstdiensten
Bijlage H Conceptovereenkomst Accountanstdiensten
De ondergetekenden:
<Opdrachtgever> , gevestigd te <….>, ten deze vertegenwoordigd door de voorzitter van <……>, de heer / mevrouw , hierna te noemen:
Opdrachtgever; en
<Naam Opdrachtnemer>, gevestigd te <plaats>, <straat>, <postcode> en geregistreerd in het handelsregister onder nummer <kvknr.>, hierna te noemen: Opdrachtnemer;
In aanmerking nemende dat:
• Opdrachtnemer er zijn bedrijf van maakt om onder meer accountantscontroles uit te voeren bij overheidsorganisaties als provincies en gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, additionele controles uit te voeren en te adviseren over verbetering van de inrichting en werking van betreffende overheidsadministraties;
• Opdrachtgever een Europese openbare aanbesteding heeft uitgeschreven om een contract aan te gaan voor de uitvoering van accountantsdiensten, waarmee hij op basis van economisch meest voordelige aanbieding wenst te contracteren;
• Opdrachtnemer heeft ingeschreven op deze aanbesteding en op <datum> een Inschrijving heeft uitgebracht;
• Opdrachtgever aan <leverancier> de uitvoering van de gevraagde dienstverlening heeft gegund onder de voorwaarden zoals vastgelegd in deze overeenkomst;
• partijen voor de uitvoering van genoemde dienstverlening een contractuele relatie willen aangaan en de voorwaarden, waaronder de werkzaamheden zullen plaatshebben, schriftelijk willen vastleggen;
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1. Onderwerp overeenkomst
1. Opdrachtgever geeft Opdracht aan Opdrachtnemer tot het verrichten van de diensten, zoals omschreven in het Beschrijvend Document, welke Opdracht Opdrachtnemer aanvaardt.
2. Het Beschrijvend Document, inclusief de daarbij behorende bijlagen en de offerte, zijn als respectievelijk bijlage 1 en bijlage 2 aan deze overeenkomst gehecht en maken daarvan een integraal onderdeel uit.
3. De navolgende documenten maken deel uit van deze overeenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde en wel als volgt:
a. Deze overeenkomst
b. De Nota('s) van Inlichtingen d.d. < >
c. Het Beschrijvend Document
d. De Algemene Inkoopvoorwaarden vanaf 2020 van Opdrachtgever
e. De door de Opdrachtnemer uitgebrachte offerte met bijlagen.
Artikel 2. Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst is na wederzijdse ondertekening aangegaan voor een periode van vier
(4) jaar, over de boekjaren 2023 tot en met 2026, na verloop waarvan de overeenkomst van rechtswege is geëindigd.
2. Na afloop van deze periode kan de overeenkomst bij wederzijds goedvinden maximaal twee maal verlengd worden met 1 (één) verslagjaar voor de boekjaren 2027 en 2028.
Artikel 3. Betaling
1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer komen voor de in de bijlage 1, beschrijvend document Bijlage 8 omschreven activiteiten een vaste prijs van <bedrag>per jaar, exclusief BTW, overeen conform bijlage 2 (offerte).
2. Voor de activiteit additionele controleactiviteiten wordt voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per Opdracht een offerte opgesteld waarin een vaste prijs wordt aangeboden, gebaseerd op het uurtarief zoals aangeboden bij onderhavige aanbesteding. De werkzaamheden starten nadat Opdrachtgever schriftelijk Opdracht heeft verleend naar aanleiding van de offerte. Werkzaamheden waarvoor Opdrachtgever geen schriftelijke Opdracht heeft verleend voor aanvang van werkzaamheden, worden niet vergoed.
3. Betaling van de prijs genoemd in het eerste lid vindt maandelijks achteraf plaats op basis van de voortgang van de controle. Opdrachtgever betaalt het verschuldigde bedrag aan Opdrachtnemer binnen 30 dagen na de ontvangst van de factuur.
4. Naast de gestelde eisen in artikel 18 van de Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden dienen facturen te zijn voorzien van een duidelijke specificatie en voldoende omschrijving van de geleverde dienstverlening. Er kan niet enkel worden volstaan met verwijzing naar de onderliggende overeenkomst, het nummer van een uitgebrachte offerte en/of verstrekte nadere opdracht.
Artikel 4. Rapportage
1. Opdrachtnemer draagt zorg voor schriftelijke verslaglegging aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aansluitend op het cyclisch informatievoorzieningsproces van de Opdrachtgever.
2. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur een resumé van alle uitgevoerde controlebevindingen op.
3. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van het dagelijks bestuur een managementletter op, waarin opgenomen een totaalbeeld ten aanzien van de zelfstandige administraties.
4. Opdrachtnemer stelt ten behoeve van het algemeen bestuur een Rapport van Bevindingen op.
5. Opdrachtnemer geeft, indien noodzakelijk, ten behoeve van verschillende instanties deelverklaringen af.
Artikel 5. Garantie
Opdrachtnemer garandeert dat:
a. hij de door of namens hem te verlenen diensten op zorgvuldige en vakbekwame wijze uitvoert;
b. de door of namens hem te verlenen diensten en de resultaten daarvan zullen voldoen aan de vereiste kwalificaties;
c. voor de duur van deze overeenkomst zijn personeel voldoet en zal blijven voldoen aan de overeengekomen kwaliteiten ten aanzien van opleiding, deskundigheid en ervaring.
Artikel 6. Vervanging Personeel
1. Het staat Contractant vrij Personeel te vervangen. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag). De aanbestedende diensten verwachten wel dat de kern van de controleteams (controlerende accountant, senior-manager en adviseur) zoveel mogelijk in stand blijven.
2. Bij iedere vervanging van personeelsleden stelt Opdrachtnemer, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend personeel beschikbaar dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel.
3. Inwerkkosten voor vervangend personeel worden door Opdrachtnemer niet in rekening gebracht.
4. Opdrachtnemer is verplicht zijn personeel, dat wegens ziekte niet in staat is werkzaamheden te verrichten direct na melding van de ziekte te vervangen.
5. Indien Opdrachtgever van mening is dat een of meer personeelsleden van Opdrachtnemer niet c.q. niet goed voldoet, dan wel niet bereid of in staat is de werkzaamheden naar behoren te verrichten, vervangt Opdrachtnemer dit personeel. Hiertoe is onder meer aanleiding, indien door een of meer personeelsleden van Opdrachtnemer in strijd met de bij Opdrachtgever gebruikelijke huisregels is gehandeld of op enige andere wijzen het vertrouwen van Opdrachtgever is geschonden. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
6. Opdrachtnemer kan niet verplicht worden leden van het controleteam te vervangen indien deze vervanging strijdig is met de geldende onafhankelijkheidsregels
Artikel 7. Meer-/minderwerk
1. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de omvang van de door Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, in redelijkheid te wijzigen, echter niet dan na voorafgaand overleg. Opdrachtnemer bevestigt schriftelijk verzoeken tot
meer-/minderwerk van Opdrachtgever.
2. Opdrachtnemer geeft de financiële en andere consequenties hiervan in een offerte aan.
3. Opdrachtgever zal de door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte inzake meer-/minderwerk uitsluitend schriftelijk aanvaarden.
Artikel 8. Informatieverplichting
Een partij informeert de andere partij, voor zover die situatie al van toepassing kan zijn, onmiddellijk over:
a. een wijziging van zijn statuten;
b. een dreiging dat hij in de toestand komt te verkeren dat hij heeft opgehouden te betalen of het voornemen om zijn faillissement of surseance van betaling aan te vragen;
c. aan hem verleende surseance van betaling en zijn faillietverklaring;
d. overmacht of dreigende overmacht waardoor hij zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet meer nakomt of waardoor dreigt dat hij zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet meer zal kunnen nakomen;
e. alle andere feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een goede uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 9. Toestemming voor overdracht of verpanding vorderingen
Opdrachtnemer behoeft toestemming van Opdrachtgever voor het overdragen of verpanden van zijn vorderingen op Opdrachtgever op grond van deze overeenkomst aan anderen dan aan zijn vaste bankrelatie.
Artikel 10. Geheimhouding
1. Het is partijen niet toegestaan om de inhoud en het bestaan van de overeenkomst aan derden openbaar te maken. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle in verband met de uitvoering van de opdracht verkregen gegevens, waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs behoren te kennen. In afwijking van het voorgaande is het ieder der partijen toegestaan dergelijke informatie openbaar te maken, indien deze: anders dan op grond van de niet-nakoming van de overeenkomst algemeen bekend is of bekend wordt; nadien door een der partijen wordt ontvangen van een derde die, voor zover de ontvanger bekend is, met betrekking tot die informatie jegens de openbaarmakende partij geen geheimhoudingsverplichting draagt; ten tijde van openbaarmaking reeds aan de ontvanger bekend was of daarna onafhankelijk werd gecreëerd; voor zover noodzakelijk, openbaar wordt gemaakt teneinde de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten van de ontvanger af te dwingen; op grond van de toepasselijke wetgeving, de rechtsorde of beroepsregelgeving openbaar moet worden gemaakt; noodzakelijk is ingeval een der partijen namens zichzelf optreedt in een (gerechtelijke) procedure waarin dergelijke informatie van belang is..
2. Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen van deze overeenkomst melding maken.
Artikel 11. Bewaren en beveiligen van gegevens
Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de gegevens, die in het kader van de uitvoering van de Opdracht worden verkregen en verwerkt, op zorgvuldige wijze worden bewaard en beveiligd. Daartoe treft Opdrachtnemer in ieder geval technische en organisatorische voorzieningen op een passend niveau ter voorkoming van:
a. verlies of beschadiging van gegevens;
b. onachtzaamheid, verkeerd gebruik en onnodige verzameling of onrechtmatige verwerking;
c. ongeoorloofde toegang of inzage in de gegevens.
Artikel 12. Vrijwaring
Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van een aan Opdrachtnemer toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst. De vrijwaringsplicht wordt beperkt tot de tussen partijen overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking.
Artikel 13. Ontbinding in bijzondere gevallen
Onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt tot ontbinding van deze overeenkomst, is een partij gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, deze overeenkomst door een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang of met ingang van een daarbij aangegeven datum te ontbinden, voor zover die situatie al van toepassing kan zijn, indien:
a. de andere partij:
1. surseance of voorlopige surseance van betaling aanvraagt;
2. faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;
3. wordt geliquideerd of de huidige onderneming staakt;
4. fuseert of hij zijn onderneming overdraagt;
b. beslag wordt gelegd op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de andere partij.
Artikel 14. Opzegging
1. De overeenkomst kan door Opdrachtgever en Opdrachtnemer met onmiddellijke ingang en zonder rechtelijke tussenkomst worden ontbonden, indien de wederpartij:
a. in staat van faillissement is verklaard;
b. surseance van xxxxxxxx heeft aangevraagd of door curatelenstelling of anderszins de beschikkingsbevoegdheid over zijn vermogen of delen ervan verliest;
c. haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst, dan wel haar werkzaamheden (herhaaldelijk) niet, niet tijdig of niet naar behoren uitvoert;
d. de Opdrachtnemer overgenomen wordt door een andere marktpartij;
e. Indien Opdrachtgever genoodzaakt is door gewijzigde wet- en regelgeving (bijvoorbeeld het verkrijgen van een OOB status) om haar activiteiten rondom deze Opdracht anders in te richten of uit te laten voeren.
2. Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever verplicht tot vergoeding van de schade die door de ontbinding mocht zijn ontstaan. Hieronder wordt tevens verstaan het verschil tussen de met Opdrachtnemer overeengekomen prijs en de kosten verbonden aan het doen uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden door derden.
3. Ontbinding van de overeenkomst zal schriftelijk, door middel van een aangetekend schrijven plaatsvinden.
4. De Opdrachtgever is niet gehouden over te gaan tot uitbetaling van een schadevergoeding, aan de Opdrachtnemer in verband met mogelijk geleden schade door deze ontbinding / opzegging.
Artikel 15. Gevolgen van beëindiging van de overeenkomst
1. Als de overeenkomst met toepassing van artikel 14 door opzegging van Opdrachtgever eindigt, is Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uitsluitend vergoeding verschuldigd van de tot het moment van opzegging gewerkte uren.
2. Als Opdrachtgever de overeenkomst ontbindt door een tekortkoming in de nakoming van één van de verplichtingen van Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst, of ontbindt met toepassing van artikel 13, is Opdrachtgever niets aan Opdrachtnemer verschuldigd.
3. Verplichtingen uit deze overeenkomst, die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging van de overeenkomst voort te duren, blijven na de beëindiging van deze overeenkomst bestaan.
a. Daartoe behoren in ieder geval de verplichtingen in:
b. artikel 10 over geheimhouding;
c. artikel 11 over bewaren en beveiligen van gegevens;
d. artikel 12 over de vrijwaring.
4. Het derde lid is van overeenkomstige toepassing op het bepaalde in artikel 17 over toepasselijk recht en de bevoegde rechter.
Artikel 16. Algemene voorwaarden Opdrachtgever en Opdrachtnemer
De Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever (De algemene inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden 2020) zijn van toepassing voor zover daarvan in de onderhavige overeenkomst niet wordt afgeweken. Algemene voorwaarden van Opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze overeenkomst.
Artikel 17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die naar aanleiding van deze Overeenkomst mochten ontstaan en die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden beslecht door de bevoegde rechter te Rotterdam.
Artikel 18. Wijzigingen of aanvullingen van de overeenkomst
Wijzigingen van of aanvullingen op de bepalingen van deze overeenkomst worden na wederzijds akkoord tussen partijen van kracht door een door beide partijen ondertekend schrijven, dat aan deze overeenkomst wordt gehecht en geacht wordt daarvan deel uit te maken.
Artikel 19. Overige bepalingen
1. Opdrachtnemer is bij de uitvoering van Opdrachten gebonden aan de dan vigerende gedrags- en beroepsregels van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) (Verordening Gedragscode van de NBA). De Opdrachtnemer is verplicht dit volledig na te leven.
2. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats.
3. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.
4. Gedurende de duur van deze overeenkomst zullen partijen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij een of meer medewerkers van deze andere partij in dienst nemen, dan wel anderszins voor zich laten werken.
Artikel 20. Afwijkingen ten opzichte van de AIV 2020
1. “4.5. wordt; […] die verband houden met de Overeenkomst, aan de Contractant toe te rekenen zijn en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.”
2. “5.3 wordt; Contractant mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Contractant verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is.”
3. “7.1 wordt; Het is partijen niet toegestaan om de inhoud en het bestaan van de overeenkomst aan derden openbaar te maken. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle in verband met de uitvoering van de opdracht verkregen gegevens, waarvan zij het vertrouwelijk karakter
kennen of redelijkerwijs behoren te kennen. In afwijking van het voorgaande is het ieder der partijen toegestaan dergelijke informatie openbaar te maken, indien deze: anders dan op grond van de niet-nakoming van de overeenkomst algemeen bekend is of bekend wordt; nadien door een der partijen wordt ontvangen van een derde die, voor zover de ontvanger bekend is, met betrekking tot die informatie jegens de openbaarmakende partij geen geheimhoudingsverplichting draagt; ten tijde van openbaarmaking reeds aan de ontvanger bekend was of daarna onafhankelijk werd gecreëerd; voor zover noodzakelijk, openbaar wordt gemaakt teneinde de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten van de ontvanger af te dwingen; op grond van de toepasselijke wetgeving, de rechtsorde of beroepsregelgeving openbaar moet worden gemaakt; noodzakelijk is ingeval een der partijen namens zichzelf optreedt in een (gerechtelijke) procedure waarin dergelijke informatie van belang is.”
4. “7.5 wordt; Alle vertrouwelijke informatie blijft eigendom van de gever en wordt door de ontvangende partij slechts voor de uitvoering van de Overeenkomst gebruikt. Partijen zullen alle gegevens die zij van elkaar hebben ontvangen en die vertrouwelijk van aard zijn, met inbegrip van alle kopieën ervan, op eerste verzoek teruggeven of vernietigen, voor zover het niet gaat om gegevens die Contractant op digitale gegevensdragers bewaard en waar noodzakelijke reserve kopieën van worden gemaakt (deze gegevens blijven onverkort onderworpen aan de geheimhoudingsplicht). Het voorgaande laat onverlet dat Contractant ter zake van de opdracht een dossier aanhoudt en blijft houden met daarin kopieën van relevante stukken. Contractant zal zijn dossier bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen.“
5. “8.1 wordt; Het uitvoeren van de opdracht door Contractant houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Contractant rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht behoren toe aan Contractant, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Alle intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de opdracht aan de Gemeente toebehoorden, blijven toebehoren aan de Gemeente.
6. 8.2 wordt; Contractant verleent, met het oog op de auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden, aan de Gemeente een gebruiksrecht. Dit gebruiksrecht omvat al het gebruik van de resultaten van de dienstverlening binnen het doel waarvoor en de personen voor wie deze resultaten zijn opgesteld. Gebruik van de resultaten buiten het doel van de overeenkomst en het verstrekken aan andere personen voor wie deze resultaten volgens de overeenkomst zijn opgesteld, kan alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van Contractant. Het gebruiksrecht wordt op grond van de Overeenkomst door Contractant op het moment van het ontstaan daarvan aan de Gemeente om niet verleent, welke verlening door Contractant reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.
7. 8.3 wordt; In geval van aanspraken van derden ter zake van (gestelde) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derde, waarvoor Contractant aansprakelijk is op grond van het bepaalde in de overeenkomst of algemene voorwaarden, neemt Contractant de behandeling van deze aanspraak op eerste verzoek van de Gemeente voor eigen rekening en risico over. De tussen partijen overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking is van overeenkomstige toepassing op voorgenoemde vrijwaring.”
8. Artikel 6.2 wordt buiten toepassing verklaard.
9. Artikel 7.4 wordt buiten toepassing verklaard.
10. Artikel 14.3 wordt buiten toepassing verklaard.
11. Artikel 22.3 wordt buiten toepassing verklaard.
12. Artikel 22.4 wordt buiten toepassing verklaard.
13. “23.3 wordt; Het staat Contractant vrij Personeel te vervangen. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).”
14. Artikel 23,6 wordt buiten toepassing verklaard.
15. Artikel 25,3, artikel 25,4, artikel 25,5, artikel 25,8 en artikel 25,9 worden buiten toepassing verklaard.
16. Artikel 27 Algemene Inkoopvoorwaarden; de artikelen 27.2 en 27.3 worden buiten werking gesteld. Aanvullend wordt de volgende bepaling toegevoegd: “De Contractant zal de Drechtsteden na ontdekking binnen redelijke termijn, maar uiterlijk binnen 72 uur informeren […].”
17. Artikel 4.6 en 7.1 Algemene Inkoopvoorwaarden; onder wettelijke voorschriften wordt eveneens begrepen de toepasselijke gedrags- en beroepsregels.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend, te [plaats] op [datum]
Opdrachtgever,………………………………………….Opdrachtnemer…………………………..……….