Reglement
Reglement
Bestuur en Raad van Toezicht
Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN)
Versie : 19 december 2022
DEEL I. Algemeen
Artikel 1. Doel Reglement
1. In dit Reglement wordt de relatie tussen het Bestuur en de Raad van Toezicht vastgelegd voor zover dit niet wettelijk of statutair is geregeld en zijn de taken en bevoegdheden van (de leden) het Bestuur en de RvT uitgewerkt.
2. In dit Reglement worden de volgende definities gebruikt:
a. Aspirant-lid Raad van Toezicht: een persoon, niet zijnde een lid van de Raad van Toezicht, die wordt opgeleid om in de toekomst lid van een Raad van Toezicht te worden
b. Bestuur: het statutair bestuur van SBVN (zie artikel 2, lid 3 van dit reglement))
c. SBVN: Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen
d. Manager Buurtteams: een door het Bestuur aangestelde procuratiehouder die lid is van het Management Team, met de titel Manager Buurtteams.
e. Facilicom Group: Facilicom Group N.V.
f. Incluzio: Incluzio B.V.
g. Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van SBVN, bestaande uit ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen
h. Radar Groep: Radar Groep B.V.
i. RadarIncluzio: RadarIncluzio B.V.
j. Reglement: dit reglement van het Bestuur en de Raad van Toezicht van SBVN
k. Statuten: de statuten van SBVN d.d. […]
3. Het Bestuur en de Raad van Toezicht zijn gezamenlijk bevoegd dit Reglement vast te stellen of te wijzigen.
Artikel 2. Structuur en cultuur SBVN
1. Vanaf 1 januari 2022 levert Incluzio eerstelijnsvoorzieningen voor volwassenen die (tijdelijk) ondersteuning nodig hebben om zelfstandig te kunnen wonen en/of te participeren inclusief het verzorgen van toegang tot aanvullende zorg en het toeleiden naar andere domeinen zoals de sociale basis, onderwijs, werk en inkomen in de gemeente Nijmegen. De activiteiten van SBVN worden (grotendeels) gefinancierd met publiek geld op basis van gemeentelijke aanbesteding. Incluzio heeft voor de uitvoering van de opdracht een stichting opgericht, namelijk Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN). Incluzio is een 100% dochter van Facilicom Group, een familiebedrijf uit Schiedam en onderneemt in het sociaal domein samen met Radar Groep. Ze hebben daartoe een gezamenlijke holding opgericht: RadarIncluzio. Incluzio houdt (per 6 januari 2021) 76% van de aandelen in Incluzio Sociaal Domein.
2. Per 1 september 2022 bestaat het bestuur van RadarIncluzio uit de algemeen Directeur Incluzio en de Directeur Monitoring en Support Incluzio (zie ook bijlage 6, organogram).
3. Het bestuur van SBVN bestaat uit een bestuurder A, rechtspersoon RadarIncluzio en een bestuurder B, een natuurlijk persoon (zie ook bijlage 6, organogram). Bestuurder B is het gezicht naar buiten en treedt op als gesprekspartner voor de RvT. Naast de handtekening van bestuurder B is ook de handtekening van bestuurder A vereist. (zie ook bijlage 2, taakverdeling bestuur en management)
4. RadarIncluzio staat (via die entiteit Incluzio) garant voor de (financiële) continuïteit van SBVN. Om die reden is statutair vastgelegd dat het formele werkgeverschap grotendeels is belegd bij RadarIncluzio en daarmee slechts beperkt een bevoegdheid is van de RvT.
5. Het benoemen van een nieuwe bestuurder B is voorbehouden aan de rechtspersoon bestuurder RadarIncluzio echter altijd pas na instemming van de RvT. De RvT is bevoegd tot schorsing van bestuurders en vaststelling van beloning, contractduur, rechtspositie en andere contractvoorwaarden. RadarIncluzio en de RvT zijn beiden bevoegd tot ontslag van de gevolmachtigd bestuurder.
6. De taak van de RvT is om conform het toezichtkader SBVN toezicht te houden op de algemene gang van zaken binnen SBVN, het beleid van het Bestuur en het functioneren van het bestuur.
7. Het Bestuur en de RvT van SBVN streven naar een samenwerking op basis van wederzijds respect en vertrouwen, transparantie en open communicatie.
8. Het Bestuur en de RvT van SBVN nemen de formele bevoegdheden die zijn vastgelegd in de Statuten en dit Reglement te allen tijde in acht en zullen hun respectievelijke bevoegdheden gebruiken in het belang van de inwoners van Nijmegen, de medewerkers van SBVN en SBVN zelf.
DEEL II. Bestuur
Artikel 3. Taken en bevoegdheden Bestuur
Taken Bestuur
1. Het Bestuur is belast met het besturen van SBVN en draagt de verantwoordelijkheid voor de algehele gang van zaken binnen SBVN. Het Bestuur is in dit kader verantwoordelijk voor de realisatie van de stichtingsdoelstellingen, de strategie, het organiseren van de noodzakelijke middelen alsmede voor het naleven van wet- en regelgeving.
2. Alle zaken, die betrekking hebben op de beleidsvoorbereiding, beleidsontwikkeling, beleidsvoering en evaluatie van het beleid van SBVN, behoren tot de verantwoordelijkheid van het Bestuur.
3. Bestuurder B ( is bestuurder in de zin van Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
4. Het Bestuur bespreekt met de Raad van Toezicht minstens een keer per jaar de relevante strategische ontwikkelingen en implicaties voor de meerjarenstrategie en de daarbij behorende raming.
5. Het Bestuur raadpleegt de Raad van Toezicht voorafgaand aan het opstellen van het jaarplan en stelt vervolgens het jaarplan op.
6. Het Bestuur zorgt voor een op SBVN toegesneden intern risicobeheersing- en controlesysteem en voor een goede werking daarvan.
7. Indien de producten en diensten van SBVN uit verschillende middelen gefinancierd worden, zorgt het Bestuur voor een adequate en inzichtelijke financiële scheiding en verantwoording, rekening houdend met eventuele voorwaarden van financiers.
8. Het Bestuur zorgt ervoor dat medewerkers van SBVN zonder gevaar voor hun rechtspositie (vermeende) onregelmatigheden kunnen melden bij het Bestuur, bij een daartoe aangewezen functionaris of, indien sprake is van (vermeende) onregelmatigheden waarbij (een of meer leden van) het Bestuur is/zijn betrokken, bij de voorzitter van de Raad van Toezicht.
9. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht en verschaft de Raad van Toezicht gevraagd en ongevraagd alle informatie die nodig is om voor de Raad van Toezicht om haar toezichttaak te kunnen vervullen. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
a. Eens per kwartaal en tevens ter voorbereiding op elke vergadering van de Raad van Toezicht verstrekt het Bestuur een voortgangsupdate conform de met de gemeente Nijmegen overeen gekomen indicatoren met doorkijk naar de komende periode inclusief gewenste bijsturing. In het doorkijkje komt onder andere aan bod:
▪ Human resources
▪ Ontwikkelingen die de vraag beïnvloeden
▪ Samenwerking met andere partijen (stavaza en ambities voor de toekomst);
▪ Innovatie en (door-)ontwikkeling (stavaza en doelen voor de toekomst);
▪ de doelmatigheid en continuïteit van SBVN en de bedrijfsvoering;
▪ de realisering van de (maatschappelijke) doelstellingen en de beleidsplannen van SBVN; inclusief de daaraan verbonden (maatschappelijke) risico's en mechanismen tot beheersing van genoemde
risico’s.
b. Verder voorziet het Bestuur de Raad van Toezicht proactief van adequate informatie indien er sprake is van gerechtelijke procedures, grote kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen, ernstige calamiteiten of indien er besluiten genomen moeten worden waarvoor het Bestuur goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeft;
c. Concept jaarrekening en jaarverslag;
d. Concept begroting en (concept) activiteitenplan;
e. Concept strategisch beleidsplan bestaande uit de missie, visie, meerjarenstrategie en meerjarenraming van SBVN.
10. Het Bestuur ondersteunt de Raad van Toezicht bij haar vergaderingen op de wijze zoals omschreven in artikel 9 lid 3 van dit Reglement.
Bevoegdheden Bestuur
11. Het Bestuur is bevoegd SBVN te vertegenwoordigen conform het bepaalde in de wet, de Statuten en dit Reglement.
12. Het Bestuur is conform het bepaalde in het vorige lid bevoegd personen te mandateren als Algemeen Manager van de Buurtteams. Het Bestuur kan procuratiehouders in ieder geval de bevoegdheden toekennen zoals die zijn opgenomen in Bijlage 1: Bevoegdhedenlijn Facilicom, categorie C. De taakverdeling van het Bestuur en de Manager Buurtteams is opgenomen in Bijlage 2: Taakverdeling Bestuur en Manager Buurtteams.
13. Op grond van dit Reglement is voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht vereist voor besluiten van het Bestuur aangaande:
a. Het vaststellen van de jaarlijkse begroting voor het volgende boekjaar,
b. Het vaststellen van de jaarrekening, de resultaatbestemming en het bestuursverslag (indien de stichting gehouden is dat op te stellen);
c. Het vaststellen van (strategische) beleidsplannen bestaande uit de missie, visie, meerjarenstrategie en meerjarenraming van SBVN;
d. Het vaststellen van de randvoorwaarden en waarborgen voor een adequate invloed van belanghebbenden van de Stichting zoals beschreven in Toezicht- en toetsingskader, paragraaf 2.6 (bijlage 7) ;
e. Het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de stichting met andere rechtspersonen of vennootschappen, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de Stichting;
f. Het vaststellen of wijzigen van de statuten en interne reglementen waaronder begrepen maar niet beperkt tot het bestuursreglement;
g. Het aanstellen van een of meer procuratiehouders en het vaststellend danwel wijzigen van de bevoegdheid van enige procuratiehouder, als bedoeld in artikel 8.3 van de statuten;
h. Een voorstel voor ontbinding van de Stichting;
i. De aangifte van faillissement van de Stichting en het aanvragen van surseance van betaling;
j. Het tegelijkertijd of binnen kort tijdsbestek beëindigen van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers van de Stichting en
k. Het tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestel verbreken van een overeenkomst met een aanmerkelijk aantal personen dat als zelfstandige of als samenwerkingsverband werkzaam is voor de Stichting.
14. Het Bestuur behoeft voorts de goedkeuring van de Raad van Toezicht voor bestuursbesluiten zoals bedoeld in artikel
8.4 van de Statuten (betreffende het aangaan van specifieke overeenkomsten) alsmede voor zodanige bestuursbesluiten als de Raad van Toezicht bij zijn specifiek omschreven besluit heeft vastgesteld en aan het bestuur heeft medegedeeld (zoals ingrijpende wijzigingen van de opdracht van de gemeente Nijmegen en/of ingrijpende wijzigingen van de begroting van de Stichting).
15. In alle geschillen omtrent stemmingen welke niet in de Statuten en/of dit Reglement zijn voorzien beslist het Bestuur.
Artikel 4. Tegenstrijdig belang en nevenfuncties van leden van het Bestuur
1. Een lid van het Bestuur meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang terstond aan de voorzitter van de Raad van Toezicht en verschaft alle relevante informatie.
2. Een lid van het Bestuur neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij/zij een (potentieel) direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van SBVN en de met haar verbonden onderneming of organisatie (een tegenstrijdig belang). Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de Raad van Toezicht.
3. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij een tegenstrijdig belang speelt van een of meer leden van het Bestuur, behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht.
4. Bestuurder van SBVN kunnen niet zijn personen die:
a. in een periode van drie jaar voorafgaand aan de benoeming tot bestuurder lid van de Raad van Toezicht zijn geweest; of
b. lid zijn van het bestuur of de raad van toezicht van een andere zorg- en/of welzijnsorganisatie
die binnen het verzorgingsgebied van SBVN geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden als SBVN verricht, tenzij de andere zorgorganisatie als groeps- of dochtermaatschappij of anderszins nauw verbonden is met SBVN.
5. Ieder lid van het Bestuur meldt iedere relevante hoofd- en nevenfunctie aan de Raad van Toezicht.
6. Ieder lid van het Bestuur zal zich ervan onthouden om:
a. Middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van SBVN werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van SBVN;
b. Van cliënten of van derden met wie zij door hun functie in aanraking komen, giften of beloningen aan te nemen of te vorderen;
c. Zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht personen in dienst van SBVN voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten of iets dat aan SBVN toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken.
7. Eens per jaar worden alle nevenfuncties van bestuurder B (opnieuw) geïnventariseerd. Ter RvT-vergadering reflecteren het Bestuur en Raad van Toezicht op mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. Indien nodig worden aanvullende beperkende maatregelen afgesproken. De nevenfuncties en beperkende maatregelen, worden vastgelegd.
8. De Raad van Toezicht is bevoegd een bestuurder te schorsen of te ontslaan.
DEEL III. Raad van Toezicht
Artikel 5. Taken en bevoegdheden Raad van Toezicht
1. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen SBVN. De Raad van Toezicht staat het Bestuur met raad terzijde zoals beschreven in artikel 11.1 van de Statuten.
2. De Raad van Toezicht keurt bestuursbesluiten al dan niet goed die krachtens de Statuten en/of dit Reglement ter goedkeuring aan haar dienen te worden voorgelegd.
3. De Raad van Toezicht levert het Bestuur input bij het opstellen van het jaarplan en bepaalt aan de hand van het opgestelde jaarplan welke activiteiten uit het jaarplan op de agenda van de Raad van Toezicht worden geplaatst.
4. De Raad van Toezicht draagt zorg voor een goed functionerend intern toezicht door benoeming, beoordeling en zo nodig schorsing en/of ontslag van de leden van de Raad van Toezicht. Daarnaast evalueert de Raad van Toezicht evalueert zijn functioneren - als team en van de afzonderlijke leden - ten minste jaarlijks buiten de aanwezigheid van het bestuur en zorgt voor vastlegging van de uitkomsten daarvan. De Raad van Toezicht stelt zich van te voren op de hoogte van de visie van het bestuur op het functioneren van de Raad van Toezicht en informeert het Bestuur over de uitkomsten van de evaluatie. Ten minste eenmaal per drie jaar wordt deze evaluatie door een onafhankelijke externe deskundige begeleid. De Raad van Toezicht werkt permanent aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de afzonderlijke leden. Daartoe wordt een scholings- en ontwikkelingsprogramma opgesteld en uitgevoerd voor zowel de Raad van Toezicht als collectief als voor de afzonderlijke leden. De wijze waarop zelfreflectie van het team en de afzonderlijke leden plaatsvindt, is beschreven in het Toezicht- en toetsingskader, paragraaf 2.7 (Bijlage 7).
5. De Raad van Toezicht heeft een adviserende taak aangaande de benoeming en het ontslag van een bestuurder die door RadarIncluzio wordt benoemd en zal het Bestuur tijdig van advies voorzien als zij voornemens is een bestuurder of een andere gemandateerde functionaris te benoemen of te ontslaan. De leden van het Bestuur worden benoemd door RadarIncluzio. De Raad van Toezicht is bevoegd tot schorsing van bestuurders. Dit besluit dient schriftelijk te worden ingediend en voorzien te zijn van zorgvuldige onderbouwing.
6. Het Bestuur stelt ten behoeve van de werving en selectie van een bestuurder die door RadarIncluzio wordt benoemd een profielschets vast. Voorafgaand aan de vaststelling van deze profielschets zal de Raad van Toezicht hierover worden geconsulteerd. Zo nodig stelt het Bestuur de profielschets bij. De aanwijzing van een procuratiehouder kan slechts met instemming van de Raad van Toezicht (zie ook statuten artikel 5.7).
7. De Raad van Toezicht houdt toezicht op de naleving van de Wet Normering Topinkomens aangaande de beloning van Bestuurders.
Artikel 6. Samenstelling Raad van Toezicht
Profiel Raad van Toezicht en lid van de Raad van Toezicht
1. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn eigen samenstelling. De minimale omvang van de raad van toezicht ligt vast in de statuten.
2. Toezichthouders worden via een transparante, openbare procedure geworven. De Raad van Toezicht stelt een algemeen profiel op voor de samenstelling van de Raad van Toezicht naar ten minste deskundigheden, vaardigheden en diversiteit. De Raad van Toezicht zorgt er in het profiel en in zijn samenstelling voor dat wordt voldaan aan artikel
10.3 van de Statuten en aan de Governance Code zorg 2022. Oftewel dient het profiel voor de Raad van Toezicht er toe te leiden dat de Raad van Toezicht zodanig is samengesteld dat :
- een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden, vaardigheden diversiteit naar geslacht, leeftijd, regionale binding en disciplines aanwezig is;
- er voldoende affiniteit met de (maatschappelijke) doelstelling en functie van SBVN aanwezig is;
- een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk wordt bereikt;
- de leden van de Raad van Toezicht ten opzichte van elkaar en het Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren;
- adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van het Bestuur.
3. De Raad van Toezicht stelt het Bestuur in de gelegenheid om advies over het algemeen profiel en de benoeming van een Lid van de Raad van Toezicht uit te brengen. Zo nodig stelt de Raad van Toezicht het algemeen profiel bij.
4. Van de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij relevante ontwikkelingen (zowel binnen het sociaal domein in het algemeen als regionaal en lokaal in Nijmegen) signaleren, interpreteren en vertalen naar het functioneren van SBVN.
De voorzitter
5. De Raad van Toezicht benoemt uit haar midden een voorzitter.
6. Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, onverminderd de profielschets van de Raad van Toezicht , specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht. In het bijzonder dient hij/zij:
- het vermogen te hebben om met autoriteit en natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen;
- over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de mening- en besluitvorming van de Raad van Toezicht;
- over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taken en functie van de Raad van Toezicht en het Bestuur;
- over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij/zij zo nodig extern een rol in het belang van SBVN en de daarmee verbonden instelling kan vervullen.
7. De voorzitter stelt in overleg met het Bestuur de agenda voor de vergaderingen van de Raad van Toezicht vast, leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is voor het Bestuur en eventueel andere betrokkenen het eerst aanspreekbare lid van de Raad van Toezicht.
Tegenstrijdig belang en nevenfuncties van leden van de Raad van Toezicht
8. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling.
9. Elke vorm van persoonlijke bevoordeling dan wel tegenstrijdig belang van een lid van de Raad van Toezicht en SBVN wordt voorkomen en de schijn hiervan wordt vermeden.
10. Een lid van de Raad van Toezicht meldt bij de voorzitter van de Raad van Toezicht en de overige leden van de Raad van Toezicht terstond elke (potentiële) vorm en/of schijn van een tegenstrijdig belang en verschaft daarover alle relevante informatie. De overige leden van de Raad van Toezicht treden buiten aanwezigheid van het betrokken lid zo spoedig mogelijk in overleg over de vraag of er sprake is van een tegenstrijdig belang en eventueel de wijze waarop het tegenstrijdig belang kan worden voorkomen of worden beëindigd. Indien de Raad van Toezicht van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van de Raad van Toezicht mee aan deze tijdelijke oplossing. Die tijdelijke oplossing bestaat er in elk geval uit dat het betreffende lid van de Raad van Toezicht niet deel zal nemen aan de discussie en besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij (de schijn van) een tegenstrijdig belang zou kunnen optreden. Wanneer alle leden van de Raad van Toezicht een tegenstrijdig belang hebben en als gevolg daarvan geen besluit zou kunnen worden genomen, dan wordt het besluit desalniettemin genomen door de Raad van Toezicht onder schriftelijke vastlegging van de overwegingen die aan het besluit ten grondslag liggen. Als de Raad van Toezicht van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht er voor zorgdragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel zal hij aftreden. Indien het betreffende lid van de Raad van Toezicht niet onverwijld maatregelen neemt om het tegenstrijdig belang op te heffen of uit eigener beweging aftreedt, kan het betreffende lid van de Raad van Toezicht worden ontslagen door de Raad van Toezicht indien de Raad van Toezicht oordeelt dat handhaving als lid van de Raad van Toezicht redelijkerwijs niet van SBVN kan worden verlangd.
11. Indien de voorzitter van de Raad van Toezicht een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, zal een ander lid van de Raad van Toezicht als voorzitter optreden tot het moment dat het tegenstrijdig belang is beëindigd dan wel, in het geval dat het tegenstrijdig belang tot aftreden of ontslag van de voorzitter leidt, tot het moment van diens vervanging.
12. Een transactie waarbij een lid van de Raad van Toezicht een tegenstrijdig belang heeft, mag uitsluitend worden aangegaan onder in de branche gebruikelijke voorwaarden en behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht.
13. De leden van de Raad van Toezicht geven in het financieel jaarverslag (accountant) inzicht in hun hoofd- en nevenfuncties.
14. Beperkende maatregelen: Eens per jaar worden alle nevenfuncties van toezichthouders (opnieuw) geïnventariseerd. Ter vergadering reflecteren bestuur en Raad van Toezicht op mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. Indien nodig worden aanvullende beperkende afspraken gemaakt. De nevenfuncties en beperkende afspraken, worden vastgelegd. Als ter vergadering met een meerderheid wordt geconcludeerd dat er sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, kan betreffende toezichthouder niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over die onderwerpen waarop de (mogelijke) belangenverstrengeling betrekking heeft.
Artikel 7. Beloning en onkostenvergoeding Raad van Toezicht
1. De beloning van de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht wordt jaarlijks vastgesteld door de Raad van Toezicht binnen de wettelijke kaders zoals vastgelegd in de Wet Normering Topinkomens. De honorering is niet afhankelijk van de resultaten van de zorgorganisatie en is passend bij de maatschappelijke positie van de zorgorganisatie. De honorering wordt vermeld in de jaarrekening.
2. De Raad van Toezicht zal kunnen beschikken over een vrij te besteden jaarbudget dat zij bijvoorbeeld kan gebruiken om adviezen in te winnen of relevante opleidingen voor haar leden te bekostigen. Dit budget komt in overleg met het Bestuur tot stand aan de hand van een door de Raad van ToezichtRaad van Toezicht opgesteld activiteiten- en begrotingsjaarplan. Het budget moet redelijkerwijs passen in de jaarbegroting van SBVN.
3. SBVN zal de door de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van SBVN in redelijkheid gemaakte onkosten aan hen vergoeden.
4. SBVN zal de faciliteiten verzorgen en de bijkomende kosten vergoeden voor de vergaderingen van de Raad van Toezicht.
Artikel 8. Rooster van aftreden
1. De Raad van Toezicht stelt een rooster van aftreden vast (zie bijlage 4).
2. Het rooster van aftreden wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de Raad van Toezicht gewaarborgd is.
3. Leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor een periode van maximaal vier (4) jaar en kunnen, inclusief herbenoemingen, maximaal acht (8) jaar zitting hebben in de Raad van Toezicht.
Artikel 9. Vergadering en besluitvorming Raad van Toezicht
Vergadering
1. De Raad van Toezicht vergadert zo vaak als in de Statuten is bepaald.
2. De vergaderstructuur van de Raad van Toezicht is vastgelegd in Bijlage 3: vergaderstructuur Raad van Toezicht.
3. Om haar taken zoals bedoeld in de Statuten en dit Reglement uit te voeren, ondersteunen het Bestuur en de Manager Buurtteams de Raad van Toezicht bij haar vergaderingen op de volgende wijze:
a. (Voorgenomen) besluiten van het Bestuur, die de goedkeuring behoeven van de Raad van Toezicht, worden toegelicht door Bestuurder B in de vergadering van de Raad van Toezicht.
b. Vergaderingen van de Raad van Toezicht worden bijgewoond door Bestuurder B, tenzij de Raad van Toezicht anders bepaalt.
c. Bestuurder B kan na verkregen toestemming van de voorzitter van de Raad van Toezicht derden betrekken bij de behandeling van een geagendeerd onderwerp tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht.
d. Bestuurder B is belast met de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. In overleg met de Raad van Toezicht worden, onder meer op basis van het activiteitenplan, een jaaragenda en vergaderkalender opgesteld. De agenda van elke vergadering van de Raad van Toezicht wordt in overleg tussen de voorzitter van de Raad van Toezicht en Bestuurder B opgesteld. De voorzitter van de Raad van Toezicht stelt de agenda voor vergaderingen van de Raad van Toezicht vast.
e. Bestuurder B draagt zorg voor het tijdig verzenden van de vergaderstukken van de Raad van Toezicht en voorziet in secretariële ondersteuning van de Raad van Toezicht inzake het verzorgen en notuleren van de vergaderingen van de Raad van Toezicht en het verzorgen van correspondentie.
4. De Raad van Toezicht stelt Bestuurder B zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken na het nemen van een goedkeuringsbesluit als bedoeld in het derde lid van dit artikel schriftelijk op de hoogte van dat besluit.
Besluitvorming
5. Behoudens het in de Statuten bepaalde, besluit de Raad van Toezicht met een volstrekte meerderheid van stemmen.
6. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
7. Onverminderd hetgeen in de Statuten is bepaald over besluitvorming buiten vergadering, kan de Raad van Toezicht alleen geldige besluiten nemen in een vergadering indien de meerderheid van de leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is bij die vergadering.
DEEL IV. Overige bepalingen
Artikel 10. Financiële verslaglegging en externe accountant
1. Het Bestuur is eindverantwoordelijk voor de financiële verslaggeving van SBVN. De Raad van Toezicht ziet toe op een adequate invulling van die verantwoordelijkheid.
2. De externe accountant rapporteert zijn/haar bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan het Bestuur en de Raad van Toezicht.
3. Het Bestuur benoemt en ontslaat de externe accountant. De Raad van Toezicht ziet toe op een correcte opvolging van de door de accountant gerapporteerde bevindingen en stelt indien nodig eisen aan het Bestuur.
Artikel 11. Status reglement
1. Dit Reglement is vastgesteld door het Bestuur en de Raad van Toezicht in de RvT vergadering van 19 december 2022 en ligt voor een ieder ter inzage ten kantore van SBVN.
Artikel 12. Bijlagen
1. De volgende bijlagen maken integraal onderdeel uit van dit Reglement. De bepalingen uit dit Regelement zijn onverkort op de bijlagen van toepassing.
- Bijlage 1: Bevoegdhedenlijn Facilicom;
- Bijlage 2: Taakverdeling Bestuur en Algemeen management / Manager Buurtteams;
- Bijlage 3: Vergaderstructuur Raad van Toezicht.
- Bijlage 4: rooster van aftreden
- Bijlage 5: escalatieladder
- Bijlage 6: organogram RadarIncluzio B.V.
- Bijlage 7: Toezichtkader
Bijlage 1: Bevoegdhedenlijn Facilicom
Xxxxx Xxxxxx heeft als Directeur Incluzio en bestuurder SBVN bevoegdheden behorende bij categorie B.
Bijlage 2: Taakverdeling Bestuur en Algemeen Management.
Bestuurder A: RadarIncluzio B.V
De activiteiten van SBVN worden (grotendeels) gefinancierd met publiek geld op basis van gemeentelijke aanbesteding. Incluzio heeft voor de uitvoering van de opdracht een stichting opgericht, namelijk Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN). Incluzio is een 100% dochter van Facilicom Group, een familiebedrijf uit Schiedam en onderneemt in het sociaal domein samen met Radar Groep. Ze hebben daartoe een gezamenlijke holding opgericht: Incluzio Sociaal Domein. Incluzio houdt (per 6 januari 2021) 76% van de aandelen in Incluzio Sociaal Domein.
Per 1 september 2022 bestaat het bestuur van RadarIncluzio uit de algemeen Directeur Incluzio (Xxxxxx Xxxxx) en de directeur monitoring en support Incluzio (Xxxxxx Xxxxxxx, zie ook bijlage 6, organogram).
RadarIncluzio staat (via die entiteit Incluzio) garant voor de (financiële) continuïteit van SBVN. Om die reden is statutair vastgelegd dat het benoemen van een nieuwe bestuurder B is voorbehouden aan de rechtspersoon bestuurder RadarIncluzio echter altijd pas na instemming van de Raad van Toezicht.
Bestuurder A is betrokken op de achtergrond en treedt niet op als gesprekspartner voor de Raad van Toezicht. Bij formele bestuursbesluiten zoals vaststellen begroting en financieel jaarverslag (accountant) en contracten boven een bepaald bedrag (zie bevoegdhedenlijn Facilicom, bijlage 1) tekent bestuurder A wel mee.
Bestuurder B: Xxxxx Xxxxxx
SBVN heeft ook een bestuurder B, natuurlijk persoon Xxxxx Xxxxxx (zie ook bijlage 6, organogram). Xxxxx is het gezicht naar buiten en treedt op als gesprekspartner voor de Raad van Toezicht. Bij formele bestuursbesluiten zoals jaarplan, begroting en jaarverslag en contracten boven een bepaald bedrag (zie bevoegdhedenlijn Facilicom, bijlage 1) is naast de handtekening van Xxxxx ook de handtekening van bestuurder A vereist.
Bestuurder B pakt enkele grote onderwerpen op het gebied van bestuurlijke taken op. In het bijzonder die relevant zijn voor de strategische doelen van SBVN en Incluzio. Ook kunnen er bijzondere taken zijn, waar Bestuurder B op dat moment een grotere rol neemt dan regulier, zoals de aanbesteding van aanpalende opdrachten en/of in het kader van grote innovaties. .
Manager Buurtteams SBVN: Xxxxxxx Xxxxxxxxx
De Manager Buurtteams SBVN is overall verantwoordelijk voor SBVN en de operationele en financiële aansturing. Bestuurder B en Manager Buurtteams SBVN stemmen per onderwerp af wie welke taken en verantwoordelijkheden draagt.
Bijlage 3: Vergaderstructuur Raad van Toezicht
⮚ De Raad van Toezicht legt in overleg met Bestuurder B jaarlijks de vergaderplanning vast. Hierin zijn zowel de reguliere voortgangsupdates alsook de verplichte goedkeuringsbesluiten en de thematische overleggen opgenomen. Bij de thematische overleggen komen in ieder geval de onderwerpen ‘toekomstige ontwikkelingen’ en ‘invloed belanghebbenden’ terug.
⮚ De planning is zoveel mogelijk afgestemd op de rapportagecyclus van Incluzio/BVN.
⮚ De Raad van Toezicht plant hieraan voorafgaand een vooroverleg van een half uur in zonder bestuurder en secretaris. De Raad van Toezicht koppelt de uitkomsten/conclusies van het gesprek aan bestuurder en secretaris terug tijdens het Raad van Toezicht overleg.
⮚ De Raad van Toezicht vergadert op een locatie in Nijmegen, middenin het werkgebied van SBVN.
Bijlage 4: rooster van aftreden
Uitgangspunten bij rooster van af- en aantreden:
⮚ Een lid van de raad van toezicht wordt voor maximaal vier jaar benoemd en kan, inclusief herbenoemingen, maximaal acht jaar zitting hebben in de raad van toezicht. De minimale omvang van de raad van toezicht ligt vast in de statuten.
⮚ Het rooster van aan- en aftreden is leidend; wanneer de situatie zich voordoet dat iemand tussentijds (bijv. om persoonlijke redenen) wil stoppen of dat uit onze jaarlijkse evaluatie naar voren komt dat iemand niet meer naar behoren functioneert, dan wordt bij Raad van Toezicht besluit het rooster aangepast.
⮚ Werving geschied altijd na en met een openbare bekendmaking op basis van een door Raad van Toezicht vastgesteld profiel.
⮚ De raad van toezicht is bevoegd tot benoeming, schorsing en ontslag, alsmede het verlenen van décharge van de leden van de raad van toezicht.
⮚ De criteria en de procedure voor (her)benoeming, schorsing en ontslag van een lid van de raad van toezicht liggen vast in de statuten en/of het reglement van de raad van toezicht.
⮚ Redenen voor schorsing en ontslag zijn a.) taakverwaarlozing of onvoldoende functioneren blijkens een negatieve evaluatie of b.) ingrijpende wijziging van omstandigheden waarvan de Raad van Toezicht oordeelt dat in het belang van SBVN handhaving van het betreffende lid redelijkerwijs niet van SBVN kan worden verlangd.
Rooster van aan- en aftreden
Naam | Datum in functie | Datum uit functie | |
1 | Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx | 22-11-2021 | 31-12-2026 |
2 | Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx | 22-11-2021 | 31-12-2027 |
3 | xx Xxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx | 22-11-2021 | 31-12-2028 |
2 | Xxxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx | 22-11-2021 | 21-11-2029 |
Bijlage 5: escalatieladder
In deze escalatieladder is vastgelegd op welke wijze (lokale) toezichthouders kunnen ‘escaleren’ als de bestuurder (natuurlijk persoon en RI) disfunctioneren.
Bij disfunctioneren bestuurder B (natuurlijk persoon bestuurder):
1. bestuurder en toezichthouders gaan met elkaar in gesprek, desnoods begeleidt door een onafhankelijke gespreksleider.
2. Stap 1 levert binnen redelijke termijn niets op: toezichthouder xxxxx zich tot RI
3. Stap 2 levert binnen redelijke termijn niets op: toezichthouder xxxxx zich tot de CEO van Facilicom;
4. Stap 3 levert binnen redelijke termijn niets op: in overleg met bestuur schakelt toezichthouder onafhankelijke derde in om een bindend advies te geven.
Bij disfunctioneren bestuurder A (rechtspersoon bestuurder):
5. bestuurder en toezichthouders gaan met elkaar in gesprek, desnoods begeleidt door een onafhankelijke gespreksleider.
6. Stap 1 levert binnen redelijke termijn niets op: toezichthouder xxxxx zich tot CEO Facilicom;
7. Stap 2 levert binnen redelijke termijn niets op: in overleg met bestuur schakelt toezichthouder onafhankelijke derde in om een bindend advies te geven.
14
Bijlage 6: organogram Incluzio
Bijlage 7: Toezichtkader
1.1 Werkgeverschap, werkcultuur en leiderschap 18
1.2 Verbinding met de Raad van Toezicht 19
1.3 Verbinding met stakeholders 19
2.2 Onderwerp en aanpak van ons toezicht 20
2.3 Waarden, normen, houding en gedrag 21
2.4 (de schijn van) Belangenverstrengeling 21
2.5 De verschillende rollen van de RvT en bijbehorende taken en verantwoordelijkheden 21
2.6 Competenties en vaardigheden (n.a.v. bestaande profielen) 23
2.7 Invloed belanghebbenden 23
2.8 Continu reflecteren, leren en verbeteren 24
Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN) zorgt in opdracht van de gemeente Nijmegen voor een vrij toegankelijke en laagdrempelige eerstelijnsvoorziening voor volwassenen die (tijdelijk) ondersteuning nodig hebben om zelfstandig te kunnen wonen en/of te participeren, waarbij het accent ligt op stimulering van eigen regie, activering, samenwerking met- en versterking van het sociale netwerk en aanleren van nieuwe vaardigheden alsmede het bieden van preventie, advies, onderzoek, hulp en regie inclusief het verzorgen van toegang tot aanvullende zorg en het toeleiden
naar andere domeinen zoals de sociale basis, onderwijs, werk en inkomen in de gemeente Nijmegen. SBVN werkt zoveel mogelijk integraal en wijkgericht. De activiteiten van SBVN worden (grotendeels) gefinancierd met publiek geld op basis van gemeentelijke aanbesteding.
Incluzio heeft voor de uitvoering van de opdracht een stichting opgericht, namelijk Stichting
Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN). Incluzio is een 100% dochter van Facilicom Group, een familiebedrijf uit Schiedam en onderneemt in het sociaal domein samen met Radar Groep. Ze
hebben daartoe een gezamenlijke holding opgericht: Incluzio Sociaal Domein (voorheen:
RadarIncluzio). Incluzio houdt (per 6 januari 2021) 76% van de aandelen in Incluzio Sociaal Domein.
Het bestuur van SBVN bestaat uit een bestuurder A, rechtspersoon Incluzio Sociaal Domein en een bestuurder B, een natuurlijk persoon. Bestuurder B is het gezicht naar buiten en treedt op als
gesprekspartner voor de RvT. Bij formele bestuursbesluiten zoals begroting, financieel jaarverslag en contracten boven een bepaald bedrag (zie bevoegdhedenlijn Facilicom, bijlage 1) is naast de
handtekening van bestuurder B ook de handtekening van bestuurder A vereist. Incluzio Sociaal Domein heeft bestuurder B kortom aangesteld voor het besturen van SVBN en het realiseren van maatschappelijke meerwaarde door het uitvoeren van de basisondersteuning aan volwassenen in de gemeente Nijmegen. Het Bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid en is aanspreekbaar op de
gehele opdracht. De Manager Buurtteams is belast met de dagelijkse leiding.
SBVN gaat voor continue ontwikkeling en verbetering van haar organisatie en de te realiseren maatschappelijke impact. SBVN is ervan overtuigd dat onafhankelijk intern toezicht hier een belangrijke bijdrage aan kan leveren. Dit interne toezicht is ondergebracht bij de Raad van Toezicht.
De Raad van Toezicht en het Bestuur hebben zich verplicht tot toepassing en naleving van de Governance Code Zorg 2022. De Raad van Toezicht ziet erop toe dat ook het Bestuur in
overeenstemming met de wet en branchecode handelt.
Om richting te geven aan de wijze waarop wij – bestuur en raad van toezicht (RvT) van stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN) – functioneren en hoe wij verantwoording afleggen over onze resultaten aan de opdrachtgever en de maatschappij, hebben wij in vier interactieve bijeenkomsten onderliggend toezicht- en toetsingskader opgesteld. Het toezicht- en toetsingskader is op 19 december 2022 vastgesteld door de RvT. De rechtspersoon bestuurder en Bestuurder B hebben op 27 december ingestemd met dit nieuwe toezichtkader.
Dit kader maakt niet alleen duidelijk hoe wij besturen en toezicht houden maar ook hoe de RvT en de bestuurder ten opzichte van elkaar zijn gepositioneerd, hoe zij met elkaar omgaan en welke
informatiestromen naar de RvT nodig zijn om zijn taken adequaat te vervullen. Het is ingebed in een aantal interne- en externe kaders, waaronder:
▪ De statuten van SBVN. Hierin is onder andere opgenomen: de samenstelling, de
zittingstermijn, de benoembaarheid, de taken en bevoegdheden, de wijze van vergaderen en de wijze besluitvorming van de raad van toezicht.
▪ Het reglement van bestuur en toezicht (nog op te stellen).
▪ De Governance Code Zorg 2022 is het uitgangspunt voor het handelen van de raad van
toezicht van SBVN. De raad van toezicht ziet erop toe dat ook de raad van bestuur zich aan deze code houdt.
Dit document richt zich zowel op heden als op toekomst en zowel op het langetermijnbeleid van SBVN als op de maatschappelijke meerwaarde die door de omgeving verwacht wordt.
We beschrijven eerst de visie op besturen en toezicht houden. De visie op besturen geeft weer hoe wij ons als bestuur van SBVN inzetten voor de belanghebbenden van SBVN: de volwassen bewoners met een ondersteuningsvraag, de volwassen bewoners in een kwetsbare positie, (keten-)partners en onze opdrachtgever. De toezichtvisie geeft weer waarom en namens wie wij toezicht houden, wat het doel en onderwerp is van ons toezicht, welke taken wij vervullen, welke aanpak, normen en waarden wij hanteren en hoe wij onze ontwikkeling en reflectie daarbij organiseren. De toezichtvisie geeft daarnaast inzicht in de formele bevoegdheden en overige aspecten die eveneens nodig zijn voor goed toezicht.
Na de bestuurs- en toezichtvisie volgen het toezichtkader en het toetsingskader, als uitwerking van deze visie. Deze kaders zijn de concretisering van de afspraken tussen RvT en bestuur en worden jaarlijks geactualiseerd en bijgesteld. Om voldoende focus te behouden zullen ook jaarlijks accenten worden benoemd voor de korte termijn. Hierdoor zijn de verwachtingen tussen RvT en bestuur
duidelijk (‘fair deal’).
Begrippenlijst
• Incluzio Sociaal Domein (voorheen RadarIncluzio): De werkmaatschappij van Incluzio die de ‘rechtspersoon-bestuurder’ van Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen is volgens de statuten. Door het controlerend belang van Incluzio in Incluzio Sociaal Domein zijn de beleidsvoorwaarden waaronder Incluzio Sociaal Domein opereert direct afhankelijk van de
verhouding tussen Incluzio en het moederbedrijf Facilicom Group. In dit toezichtkader wordt daarom kortheidshalve steeds over Incluzio gesproken.
• Incluzio: het landelijke bedrijf dat als onderdeel van Facilicom Group lokaal activiteiten uitvoert op het vlak van de WMO, Jeugdwet en Welzijn. Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen is een van die activiteiten.
• Het Bestuur: bestuurder A (rechtspersoon Incluzio Sociaal Domein) en bestuurder B (een natuurlijk persoon).
• Bestuurder B: is het gezicht naar buiten en treedt op als gesprekspartner voor de RvT.
• De functionaris die door Incluzio Sociaal Domein is benoemd om de uitvoerende bestuurstaken te vervullen, in de praktijk ‘bestuurder’ genoemd.
• Manager Buurtteams: de functionaris die door is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie.
We – de Bestuurder B en Manager Buurtteams van Stichting Buurtteams Volwassenen Nijmegen (SBVN) – zijn makkelijk benaderbaar, zichtbaar, verbonden met de praktijk en hebben ervaring met de inhoud en de veranderopgave. Naast de focus op de dagelijkse praktijk richten wij ons ook op de langere termijn door koersvast te zijn, te investeren in duurzame oplossingen, door flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen, door vernieuwend, prikkelend en wendbaar te zijn en door -
indien nodig - buiten de gebaande paden te treden.
We werken volgens de leidende Incluzio-kernwaarden autonomie, lokaal & dichtbij, radicaal integraal, samen excelleren en resultaatgericht. Deze kernwaarden hebben we vertaald naar leidende principes voor SBVN en zijn het uitgangspunt in alles wat wij doen, van strategie tot uitvoering. Deze zijn:
- We werken lokaal en zijn altijd dichtbij
- We geven ruimte en zeggen wat we doen
- We werken doelgericht samen
- We leren van wat we doen
Vanuit bovenstaande overtuigingen kiezen we ervoor om SBVN een waarde gedreven organisatie te laten zijn. Onze (maatschappelijke) doelstellingen van SBVN zoals verwoord in de statuten en in onze (jaar-)plannen zijn ambitieus maar haalbaar. We denken bovenal vanuit inwonersperspectief en
vinden de transformatie opgave (maatschappelijke ontwikkelingen / betaalbaarheid etc.) écht belangrijk. We laten dit leidend zijn bij de beslissingen die we nemen.
1.1 Werkgeverschap, werkcultuur en leiderschap
We kunnen alleen aan onze taken en verantwoordelijkheden voldoen met een goed functionerende organisatie waarin prettig gewerkt kan worden. Daarom vinden we goed werkgeverschap een
belangrijk onderdeel van goed besturen. Onze Manager Buurtteams is samen met de teamcoaches verantwoordelijk voor de samenhang en aansturing van deze organisatie.
Wij geloven in de autonomie van de professionals: verantwoordelijkheden en bijbehorende bevoegdheden beleggen we zo laag mogelijk in de organisatie. Onze medewerkers krijgen veel vrijheid in hun werk en we vertrouwen op ieders kennis en kunde.
We zijn scherp in doelen stellen, maken concrete resultaatafspraken en monitoren de voortgang. Dit betekent ook dat medewerkers met de inwoners heldere doelen afspreken: wat wil de inwoner
bereiken? Verantwoording gebeurt kwantitatief maar meer nog kwalitatief: we interpreteren de
cijfers met elkaar en gebruiken deze om samen van te leren en te kunnen verbeteren. Dit doen we op meerdere niveaus: op klantniveau, op teamniveau, maar bijvoorbeeld ook op het niveau van samenwerking met derden. We hebben een open werkcultuur en werken vanuit dienend
leiderschap. We zijn een lerende organisatie waarbij we leren vanuit het doen. We verbeteren onze prestaties en zoeken naar een passende werkwijze in een continu veranderende omgeving. We stimuleren individuele ambities en werken consequent aan het verder ontwikkelen van onze
deskundigheid. Dit gebeurt gezamenlijk en individueel én zowel door scholing en intervisie als door het sparren met collega’s. Fouten maken mag en moet zelfs, als we er maar van leren, er transparant over zijn en dit uitspreken naar elkaar.
1.2 Verbinding met de Raad van Toezicht
Wij vinden een goed samenspel met de toezichthouders belangrijk. Dit betekent onder andere een continue positief-kritische dialoog. Als bestuur betrekken wij de toezichthouders vroegtijdig bij de strategieontwikkeling. We verwachten van onze toezichthouders dat ze actief vragen stellen,
meedenken en adviseren over specifieke situaties en/of ontwikkelingen van en/of binnen SBVN.
1.3 Verbinding met stakeholders
Om voor elkaar te krijgen dat we met elkaar de maatschappelijke impact vergroten, bieden we als bestuur een luisterend oor aan onze belanghebbenden. Naast de inwoners van Nijmegen zijn dat onze medewerkers, samenwerkingspartners, vrijwilligers(-organisaties), gemeente en
zorgorganisaties. We willen een open gesprek voeren en hebben daarbij de bereidheid om het eigen perspectief aan te passen. We streven ernaar dilemma’s op tafel te leggen. Alleen dan kunnen we gezamenlijk komen tot ondersteuning die er echt toe doet.
Om de juiste ondersteuning te kunnen organiseren, is lokale samenwerking met zorgverleners en (in-
)formele maatschappelijke organisaties noodzakelijk. Zo kunnen we het ondersteuningsvraagstuk integraal (vraag-overstijgend) benaderen, vanuit het inwonersperspectief, zoveel mogelijk
ontschottend in de totale keten. Het kan voorkomen dat de RvT in overleg met Bestuur en/of in specifieke cases besluit dat het ketenbelang boven het organisatiebelang gesteld moet worden. Bij samenwerking met andere organisaties geldt dat er overeenstemming moet zijn over het
gezamenlijk resultaat ofwel een duidelijk gemeenschappelijk doel. De inwoner moet hierbij het uitgangspunt zijn, en niet het aanbod van de verschillende partijen.
De komende jaren wordt de uitdaging om deskundige en gemotiveerde medewerkers aan SBVN te binden alleen maar groter. Wij denken ons te kunnen onderscheiden door vernieuwend te
organiseren, door onze medewerkers een prettige werkomgeving te bieden met veel professionele autonomie en voor iedereen de mogelijkheid om zich verder te ontwikkelen. Er moet wel een
duidelijke match zijn tussen de medewerker en de organisatie. We zoeken onze medewerkers daarom met zorg uit en kijken of ze bij SBVN passen.
Onze visie op toezicht sluit aan bij de missie (opdracht), bij de bestuursvisie en bij de doelstellingen van SBVN in de statuten en onze (jaar-)plannen. Zolang de strategische visie van SBVN gericht is op continuïteit, is de financiële gezondheid een randvoorwaarde. Wij herkennen ons in de leidende
kernwaarden autonomie van de professional, lokaal & dichtbij, radicaal integraal, samen excelleren en resultaatgericht. Ook voor de RvT zijn deze kernwaarden leidend voor de wijze waarop hij zijn rol vervult. Wij baseren ons toezicht op de essentie: bijdragen aan de verbetering van welzijn en
veerkracht van bewoners in Nijmegen. We zien op goed en eerlijk bestuur en de realisatie van de maatschappelijke opgave van SBVN.
2.1 Doel van ons toezicht
De raad van toezicht beoogt met haar functioneren bij te dragen aan de realisatie van de (maatschappelijke) doelstellingen van SBVN zoals verwoord in de statuten en in de (jaar-)plannen.
We houden intern toezicht op de voortgang van maatschappelijke resultaten en de daarbij
behorende bedrijfsvoering. Ook zien we er op toe dat SBVN de toekomstbestendige keuzes maakt, binnen de financiële kaders, waarbij de positie van de bewoners en andere (maatschappelijke)
stakeholders centraal staat en waarbij alle relevante belangen steeds zorgvuldig worden afgewogen. De beloftes van SBVN zoals verwoord in onze aanbestedingsofferte, de afspraken met gemeente
Nijmegen zoals verwoord in de overeenkomst voortvloeiende uit de aanbesteding Breed Basisteam Volwassenen Nijmegen en de principes uit de Governance Code Zorg spelen hierbij de hoofdrol.
2.2 Onderwerp en aanpak van ons toezicht
Ons toezicht richt zich integraal op de strategie, de besturing, het beleid, de kwaliteit en veiligheid van dienstverlening en bedrijfsvoering van SBVN. Daarbij houden wij het algemeen (maatschappelijk) belang van de gehele organisatie en haar belanghebbenden voor ogen.
Objectief toezicht bestaat niet; zorgvuldig toezicht wel. De RvT wil “weten dat het goed gaat” en daarmee de legitimiteit van het handelen van SBVN beoordelen en kunnen vaststellen dat de
doelstellingen van SBVN worden gerealiseerd. Uitgangspunt is dat de bestuurder bestuurt en daarbij intern verantwoording aflegt aan de RvT en extern aan instanties die daartoe wettelijk of
maatschappelijk gelegitimeerd zijn.
Wij houden toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden en de uitoefening van bevoegdheden door het bestuur en staan daarnaast het bestuur met raad en daad terzijde. Bestuur en RvT zijn
hiertoe het hele jaar met elkaar in dialoog. Bestuurder en toezichthouders hebben een open
verhouding, zijn kritisch naar elkaar, dagen elkaar uit en prikkelen elkaar. Altijd vanuit de intentie om samen beter te worden.
In de sterk veranderende samenleving richten wij ons in het samenspel tussen bestuur en toezicht
niet alleen op verleden en heden maar ook – en steeds meer - op de toekomst. Concreet betekent dit dat we ons als toezichthouders richten op de lange termijn waarde-creatie en dat we een meer pro- actieve inzet tonen: naast het maken van afspraken met de bestuurder, het stellen van ijkpunten en het vragen om verantwoording, bespreken we als RvT met de bestuurder óók en veelvuldig relevante ontwikkelingen, plannen die 'nog niet af zijn' en onvoorziene uitdagingen. Hiertoe wisselen
toezichthouders en bestuurder over en weer informatie uit en zijn we steeds met elkaar in gesprek over de belangrijkste vraag: waartoe bestaat SBVN en hoe werken we daar als bestuur en toezicht aan?
In onze afwegingen streven wij als RvT tenslotte naar continuïteit van beleid, naar de juiste balans in alle belangen, inclusief die van de landelijke Incluzio-organisatie voortvloeiend, waarbij die laatste voortvloeien uit de financiële garantstelling van de aandeelhouder voor de activiteiten van Incluzio.
2.3 Waarden, normen, houding en gedrag
Onze verstandhouding met elkaar en met de bestuurder is gebaseerd op (gecontroleerd) vertrouwen en transparantie. We hebben daarbij oog voor de verschillende belangen en houden ons aan gemaakte afspraken. We stellen ons positief kritisch op, gaan uit van ieders goede intentie en houden geen relevante informatie voor elkaar achter.
Wij beschouwen ons niet als een groep individuele toezichthouders maar als een samenwerkend team om de kwaliteit van bestuur en toezicht voortdurend te verbeteren. We creëren ruimte om het eigen (leer-)proces te versterken (open bevragen, elkaar aanspreken, leren van elkaar en van
gebeurtenissen). Dit gebeurt in een sfeer waarin dilemma’s open met elkaar worden besproken. We luisteren naar elkaar en houden rekening met ieders mening. Als raad voelen wij ons individueel en gezamenlijk verantwoordelijk voor het goed functioneren van het toezicht binnen SBVN.
Bij de uitvoering van onze werkzaamheden wegen wij alle in aanmerking komende belangen zorgvuldig en evenwichtig. Tot belanghebbenden rekenen we de volwassen bewoners met een ondersteuningsvraag, de volwassen bewoners in een kwetsbare positie, (keten-)partners en onze opdrachtgever. Binnen de raad hebben wij respect voor ieders inbreng, streven we naar consensus en nemen wij beslissingen zorgvuldig en integraal vanuit meervoudig perspectief. Als het nodig is, kunnen we regels doelbewust en gemotiveerd overtreden. Genomen besluiten worden naar buiten toe ondersteund door de voltallige raad, ook al behoorde een lid van de RvT ten tijde van de besluitvorming eventueel tot de minderheid van stemmen. We treden dus naar buiten toe op als één team en met één stem.
SBVN verwacht van al haar medewerkers, bestuurders en toezichthouders dat ze integer zijn en integer handelen. De RvT is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.
2.4 (de schijn van) Belangenverstrengeling
We voorkomen (schijn van) enige vorm van belangenverstrengeling (zie GCZ 22, artikel 2.6), melden dit conform de procedure (zie reglement, artikel 4 en artikel 6 lid 8 t/m 15) en nemen de geëigende maatregelen ter bescherming van de belangen en het imago van SBVN en de betreffende toezichthouder(s).
2.5 De verschillende rollen van de RvT en bijbehorende taken en verantwoordelijkheden
De RvT functioneert vanuit een maatschappelijk perspectief. Relaterend aan de kernwaarden betekent dat voor de RvT: openheid, vertrouwen en dialoog. Hij heeft als belangrijkste taak om iedereen, die belang heeft bij SBVN, aanvullende zekerheid te geven over de kwaliteit van de
besturing en de beheersing van het primaire proces en over de realisatie van de doelstellingen zoals verwoord in de statuten en in onze (jaar-)plannen. Bij de uitoefening van haar toezichthoudende taak worden de volgende rollen onderscheiden:
▪ De Toezichthouder houdt in brede zin toezicht op de onderneming.
▪ Het Klankbord biedt brede ervaring en deskundigheid, denkt als ondernemer mee.
▪ Als Werkgever heeft de RvT de formele taak van beoordelen (en waarderen) van de inzet en prestaties van Bestuurder B (niet zijnde de rechtspersoon bestuurder Incluzio Sociaal
Domein.
De rol van toezichthouder is wettelijk bepaald. In deze rol moet de RvT verantwoording afleggen over de wijze waarop hij toezicht heeft gehouden. Voor de klankbordrol stelt de RvT zich persoonlijk
betrokken op en staat hij het bestuur met raad en daad terzijde. Dit kan vanuit een integrale rol of meer specifiek als adviseur van het bestuur op deelterreinen. De RvT kijkt niet alleen periodiek
terug, maar wordt door het bestuur ook betrokken bij de ontwikkeling en uitvoering van het beleid op belangrijke terreinen en grote projecten of investeringen.
De werkgeversrol van de RvT is bij SBVN enigszins beperkt: zo is het benoemen van een nieuwe
bestuurder voorbehouden aan de rechtspersoon bestuurder Incluzio Sociaal Domein echter altijd pas na instemming van de RvT. De RvT is bevoegd tot vaststelling van de vergoeding, de contractduur,
rechtspositie en andere contractvoorwaarden voor de inzet van bestuurder B voor SBVN. In bepaalde gevallen en onder bepaalde procedurele voorwaarden kan de RvT overeenkomstig artikel 5 lid 5 t/m 7 van het Reglement, de bestuurder schorsen. De RvT en Incluzio Sociaal Domein zijn beiden bevoegd tot ontslag van Bestuurder B. Voordat de RvT hiertoe overgaat, doorloopt de Rvt eerst de
escalatieladder zoals beschreven in het Reglement, bijlage 5.
De Raad van Toezicht voorziet het Bestuur van advies als zij voornemens is Bestuurder B, een
Directeur of een andere gemandateerde functionaris te benoemen of te ontslaan. Het Bestuur stelt ten behoeve van de werving en selectie van een bestuurder die door Incluzio Sociaal Domein wordt benoemd een profielschets vast. Voorafgaand aan de vaststelling van deze profielschets zal de RvT
hierover gevraagd worden te adviseren. Zo nodig stelt het Bestuur de profielschets bij. De aanwijzing van de vertegenwoordiger kan slechts met instemming van de RvT (zie ook statuten artikel 5.7).
Het functioneren van de Bestuurder SBVN wordt jaarlijks geëvalueerd in een gesprek tussen RvT en Bestuurder B.
De RvT wil een proactieve invulling geven aan het toezicht houden. Dit vraagt een bepaalde rol van de toezichthouders, die wij hieronder opsommen:
a. Balans tussen vertrouwen geven en tegenwicht bieden
De RvT is constructief kritisch over de aangeboden dienstverlening en voorstellen en de
betekenis voor inwoners en gemeenschappen in het werkgebied. RvT en bestuur hebben een reflecterende en lerende houding.
b. Balans in informatievoorziening door Bestuur en RvT
Het bestuur informeert de RvT pro-actief en tijdig over zaken die voor de RvT van wezenlijk belang kunnen zijn. De RvT bepaalt zelf welke informatie zij nodig heeft voor goed toezicht en is zelf ook verantwoordelijk voor goede informatievoorziening.
c. Balans financieel en maatschappelijk rendement
Een goede en verantwoorde bedrijfsvoering is een noodzakelijke voorwaarde voor het realiseren van maatschappelijke impact. De RvT ziet toe op het juiste evenwicht.
d. Balans tussen plannen en flexibiliteit
Jaarplannen zijn van belang om goede kaders en ijkpunten te hebben voor planning,
besluitvorming en evaluatie. Tegelijkertijd vraagt de samenleving grote flexibiliteit om snel en adequaat in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen en mogelijkheden. De RvT is ontvankelijk voor het tussentijds gemotiveerd en doelgericht bijstellen van de jaarplannen.
2.6 Competenties en vaardigheden 1(n.a.v. bestaande profielen)
Goed intern toezicht vraagt ook om een competente raad. Toezichthouden kan complex zijn en vraagt om kennis van een breed spectrum aan thema’s en ontwikkelingen. We zijn als raad zelfbewust, reflectief en kritisch. Ook ten opzichte van de samenstelling van de raad. Zowel wat betreft profielen als personen. Om aansluiting te vinden met belanghebbenden van SBVN is het belangrijk dat de samenstelling van de raad past bij de behoeften van de samenleving en specifiek bij de opdracht van SBVN.
Bij de start van SBVN in januari 2022 heeft het bestuur de samenstelling en profielen beschreven (bijlage). Op basis hiervan zijn leden geworven en is de RvT geïnstalleerd. In het eerste kwartaal van 2023 wordt de huidige samenstelling qua profielen als onderdeel van de zelfreflectie tegen het licht gehouden en waar nodig aangepast.
Het bestuur bepaalt wie de belanghebbende partijen zijn, op welke wijze zij worden geïnformeerd over en invloed hebben op a.) de activiteiten en het beleid van SBVN en b.) de (maatschappelijke) doelstellingen en verbeterpunten ten aanzien van impactvol samenwerken. Het bestuur informeert de RvT hierover. De RvT en zijn individuele leden verzamelen zelf echter ook informatie.
Met een aantal interne stakeholders gaat de RvT in dialoog, zoals:
▪ jaarlijks overleg met de OOR / jaarlijks bezoek van OOR aan de vergadering van de RvT;
▪ uitnodigingen aan medewerkers om in RvT overleggen projecten toe te lichten;
▪ Informatieve gesprekken met de algemeen manager/Manager Buurtteams en alle teamcoaches (o.a. tijdens de halfjaarlijkse buurtsafari’s).
Bij externe stakeholders geldt dat er primair een taak ligt voor het bestuur van SBVN. Als onderdeel van het jaarplan, stelt het bestuur samen met de gemeente jaarlijks een (lokaal en buurtgericht) stadsdeel- en ontwikkelagenda inclusief de uitwerking naar relevante stakeholders(-belangen en – doelen). De RvT wordt in haar rol als klankbord geconsulteerd tijdens de totstandkoming van het jaarplan en stelt het definitieve jaarplan vast. De (voortgang op) de stadsdeel- en ontwikkelagenda inclusief de uitwerking naar relevante stakeholders is een vast onderwerp in de kwartaallijkse voortgangsrapportages van bestuurder B aan de RvT.
De RvT speelt een actieve rol in het Nijmeegse netwerk “zorg en welzijn” enerzijds door het bijwonen van relevante Nijmeegse bijeenkomsten en congressen en anderzijds door pro-actief op zoek te gaan naar impactvolle verbindingen en deze waar mogelijk te stimuleren inclusief het monitoren van de voortgang. Daarnaast komt de RvT ad-hoc in contact met stakeholders aan de hand van actuele
thema’s (in overleg met bestuurder) door - in overleg met / op uitnodiging van bestuurder - aan te sluiten bij ‘eigen’ stakeholderbijeenkomsten van SBVN (zoals o.m. klantenpanels).
Daarnaast gaan de leden van de RvT twee keer per jaar op buurtsafari. Tijdens die safari’s gaan ze in gesprek met de verschillende Buurtteams (intern) en met gaan ze op bezoek bij / in gesprek met (in-
)formele organisaties in de wijk.
1 Na afronding van de eerste zelfreflectie in maart 2023 breiden we deze paragraaf uit met een toelichting op de wijze van beoordelen toezichthouders . Indien nodig passen we dan ook de samenstelling aan de nieuwste inzichten aan.
Tijdens het vooroverleg van de RvT op de agenda een vaste plek inruimen voor het onderwerp
“indrukken en signalen van stakeholders” waarbij de individuele toezichthouders pro-actief de kennis inbrengen die zij vanuit andere functies en bezigheden hebben opgedaan over specifieke stakeholders(perspectieven). Signalen die opvolging vragen worden met het bestuur besproken in het RvT overleg.
2.8 Continu reflecteren, leren en verbeteren
De raad wil met en van elkaar leren. Dat vergt een reflectieve houding en een veilig klimaat waarin het mogelijk is om zienswijzen te verdiepen en aan te scherpen. Daarnaast is reflectie op persoonlijk handelen, communiceren en het leveren van een bijdrage van essentieel belang. De raad bespreekt dit bij de jaarlijkse zelfevaluatie. Daarbij wordt het bestuur en de OR uitgenodigd hun reflectie te geven op de ontwikkeling en het functioneren van de raad.
De RvT evalueert jaarlijks het eigen functioneren, zowel collectief als individueel, en legt de bevindingen en gemaakte afspraken vast. Vooraf wordt het bestuur om input gevraagd. De conclusies van de zelfevaluatie worden nabesproken met het bestuur.
Tenminste eens per drie jaar vindt de zelfevaluatie plaats onder externe begeleiding (zie GCZ artikel
).
De bovenstaande visie en het algemeen toezichtkader kunnen worden vertaald in een toetsingskader van concrete resultaten, uitgaande van de strategie en (maatschappelijke) doelstellingen van SBVN zoals verwoord in de statuten en de die voor SBVN zijn vastgesteld.
Binnen het toetsingskader onderscheiden we de volgende categorieën:
1. Strategie;
2. Maatschappelijke impact ;
3. Kwaliteit en veiligheid;
4. Financiële gezondheid;
5. HRM (gezondheid en het welzijn van de medewerkers);
6. Maatschappelijke verbinding/stakeholders.
Om het toetsingskader concreet te maken, hanteert de RvT in ieder geval de volgende informatiebronnen:
• Statuten;
• Reglement van bestuur en toezicht;
• Vergaderingen RvT en Bestuur;
• Vooroverleg RvT: verdiepend overleg op thema’s, inhoudelijke terugkoppeling;
• Afstemming, voorbereiding en prioritering agendapunten voor volgende RvT overleggen;
• Jaarrekening, jaarverslag en accountantsrapportage;
• Accountantsrapportage interim controle;
• Kwartaallijkse voortgangsrapportages van de bestuurder aan de RvT;
• Jaarplan SBVN inclusief Stadsdeel-, ontwikkel- en innovatieplannen met financiële onderbouwing;
• De jaarlijkse beoordeling van de bestuurder door de RvT, inclusief de targets/prestatieafspraken voor het volgende jaar;
• Zelfevaluatie RvT (jaarlijks/periodiek) inclusief scholingsplannen;
• In- en externe buurtsafari’s (periodieke bezoeken aan de Buurtteams en de wijk door RvT);
• Jaarlijks overleg met OOR;
• Bijeenkomsten met andere RvT’s van organisaties in het Sociaal (Zorg-)Domein in Nijmegen.
Binnen het toetsingskader onderscheiden we de volgende categorieën: strategie, kwaliteit primair proces, financieel, HRM en stakeholders/maatschappelijke verbinding.
We herzien deze ijkpunten na iedere vier jaar, voor het eerst in 2026.
a. Strategie
- Strategische visie (continuïteit of afbouw);
- Een onderbouwd, afgewogen strategisch meerjarenbeleid (inclusief eventuele aanbesteding van dienstverlening, innovatie- en investeringsplannen, e.d.) en de voortgang van realisatie;
- Prestatieafspraken/dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Nijmegen;
- Jaarplannen (gekoppeld aan begroting) en voortgangsinformatie;
- Kwalitatieve resultaten uit (half-)jaarverslag gekoppeld aan prestaties op deelonderwerpen zoals hieronder beschreven;
- Scope en afbakening;
- Risico-analyse en –beheersing;
- Innovatie- en investeringsplannen
b. Financieel
- Begroting en voortgang realisatie (gekoppeld aan jaarplannen)
- Voortgangsdata ontwikkeling ziekteverzuim/tijdelijke vervanging (cijfermatig en kwalitatief)
- Voortgangsdata overhead (cijfermatig en kwalitatief)
- (half-)jaarcijfers – resultaten (gekoppeld aan jaarverslag)
- Financiële meerjarenprognose – omvang vermogen
c. Maatschappelijke impact
- Impact op cliënten-inwoners: wat bereiken we op buurt- en individueel niveau dan wel (deel-)doelgroepspecifiek;
- En wat doen we niet, hebben we daar zicht op.
d. Kwaliteit primair proces
- Resultaten tevredenheidsmetingen onder inwoners (continu), gemeente (jaarlijks), medewerkers (continu) (norm: minimaal ruim voldoende)
- Klachten (1x per jaar)
- Kwaliteitsaudits (intern, periodiek)
e. HRM
- HRM-beleid (4 keer per jaar in periodieke voortgangsupdates van bestuur):
▪ Productiviteit;
▪ Personeelsverloop (in- en uitstroomcijfers,);
▪ Wervingssucces (aantal vacatures, time to fill en Recruitmentkosten);
▪ Verzuim;
▪ Incidenten;
▪ Tevredenheid;
▪ Efficiëntie wervingskanalen
f. Maatschappelijke verbinding
- Outcome van contacten met externe stakeholders (gemeente, doelgroepen, samenwerkingspartners)
- Outcome van contacten met interne stakeholders (OOR, teammanagers, …)
- Imago van werkmaatschappijen in de media.