Verslag Raad D.D. 14 juli 2015
OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
PROVINCIE WEST-VLAANDEREN aRRONDISSEMENT KORTRIJK
Xxxxxxxxxxxx 00 xxx 0, 0000 Xxxxxxxx
Tel. 000 00 00 00 Fax 000 00 00 00 E-mail: xxxx@xxxx.xxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
Verslag
Raad D.D. 14 juli 2015
Aanwezig: |
Xxx
Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx
Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxx, Xxxxxx
Xxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, raadsleden; |
|
|
Afwezig |
Xxxxxx Xxxx, raadslid afwezig voor punt 9 GZ |
De voorzitter opent de vergadering om 19.20 uur.
Zij verontschuldigt de burgemeester, die schriftelijk delegatie verleent aan de schepen van sociale zaken, xxx. Xxxx Xxxxxx.
Openbare zitting
Verslagen en notulen
1. Xxxxxxxxxxx verslag en notulen openbare zitting raad d.d. 09.06.2015.
Het verslag was te consulteren in Xxxxx@xxxx en werd goedgekeurd door de leden van het vast bureau in zitting van 07.07.2015.
Er zijn geen wijzigingen te melden.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) het verslag en de notulen goed te keuren.
Patrimonium en werking
2. Huur woning Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx Xxxxxx.
Er werd ons een woning aangeboden in de Driesstraat 12 te Sint-Denijs.
Het betreft een woning die volledig werd gerenoveerd en instapklaar is. Ze beschikt over 4 ruime slaapkamers en een ingerichte keuken. Er is geen tuin. De woning wordt verwarmd op aardgas.
De vraagprijs bedraagt € 650/maand. De eigenaar kon zich vinden in het voorstel om de huurprijs te laten zakken met € 100.
Hij zou liever hebben dat de woning wordt verhuurd tegen een lagere prijs dan dat de woning leeg blijft staan.
De eigenaar is bereid om te werken met een huurovereenkomst voor langere duur (negen jaar).
Het is prijs/kwaliteit zeker een mooi aanbod, het enige minpunt is de ligging (deelgemeente Sint-Denijs). Er zijn immers geen vlotte verbindingen met het openbaar vervoer, de huurder zal dus bij voorkeur over een eigen wagen moeten beschikken.
Op 16.06.2015 gaf het bijzonder comité voor de sociale dienst een positief advies.
De
raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen
(11) een huurovereenkomst af te sluiten voor de woning gelegen
Xxxxxxxxxxx 00 xx Xxxx-Xxxxxx, voor een maandelijkse huurprijs van
€ 550/maand. De overeenkomst kan ingaan op 15.07.2015 voor
een periode van 9 jaar (eindigt op 14.07.2024).
3. Aanbod aankoop woning Xxxxxxxxxxxx 0.
Het OCMW is eigenaar van het pand gelegen in de Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxx. Er zijn concrete plannen om daar een LOI-project te realiseren, maar problemen met de bouwvergunning zorgen voor ernstige vertraging.
De aanpalende woning, nummer 7, werd ons enige tijd terug te koop aangeboden. De woning staat leeg sedert de opname van de bewoonster/eigenares in het WZC.
De vraagprijs bedroeg € 100.000. Een schattingsverslag werd opgemaakt door landmeter Xxxxxx Xxxxxxxx (zie bijlage in dossier).
Omdat wij niet kunnen aankopen boven de schattingswaarde, werd gepolst naar de ‘bodemprijs’. Men is bereid om tot € 95.000 te gaan.
Dit blijft een probleem, maar door het inroepen van een ‘aangelegenheidswaarde’ kan eventueel een uitweg geboden worden hiervoor.
Van belang is te weten waarvoor men de woning zou aanwenden bij ev. aankoop:
Afbraak i.f.v. project LOI
Aankoop i.f.v. achterliggende grond en nadien verkoop woning zonder tuin
Aankoop om te renoveren en i.k.v. sociale huisvesting te verhuren
Andere?
Met de leden van het vast bureau werd op 07.07 ll. een bezoek gebracht aan de woning om een duidelijk beeld te hebben van de toestand/mogelijkheden en zo tot een beslissing te kunnen komen.
Een gebeurlijke aankoop moet mogelijks ook gezien worden binnen een ruimer kader inzake aanpak patrimonium, waarbij een verkoop van het pand Xxxxxxxxxxxx 0 ook tot de opties moet kunnen behoren.
De raad beslist in mondelinge stemming met 6 stemmen voor (N-VA, sp.a, Gemeentebelangen) en 5 onthoudingen (CD&V) af te zien van een aankoop van de woning en de eigenaars hiervan op de hoogte te brengen.
4. Goedkeuring keuze wijze van gunnen en opdrachtsdocumenten voor het voeren van de overheidsopdracht "Renovatie woning Xxxxxxxxxxxxxx 0".
In november 2013 tekende het OCMW in op de projectoproep van de Nationale Loterij, met als doel het verhogen van het aantal doorgangswoningen in België. In dit kader werden in februari 2014 subsidies toegekend aan OCMW Zwevegem, om een bijkomende doorgangswoning te realiseren (€ 50.000 voor het verbouwen en renoveren van een woning - € 10.000 voor het inrichten en uitrusten van de woning).
Het is de bedoeling om met de toegekende subsidies de woning in de Xxxxxxxxxxxxxx 0, die momenteel wordt gebruikt in het kader van het LOI, grondig te renoveren en deze woning in de toekomst als doorgangswoning aan te wenden (voor minstens 9 jaar).
Het OCMW realiseerde eerder al twee doorgangswoningen via de middelen die door de Nationale Loterij ter beschikking worden gesteld, meer bepaald in de Kwadepoelstraat 14 en de Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 00.
De subsidies voor de renovatie zullen aangewend worden om het schrijnwerk te vernieuwen en het plaatsen van hoogrendementsglas. Daarnaast zal er centrale verwarming worden geplaatst. Verder zou binnen een vloer worden vernieuwd en zal worden gekeken om de keuken te renoveren.
De subsidies voor het inrichten van de woning zullen worden besteed aan het opfrissen en vernieuwen van het schilderwerk binnen in de woning en het aankopen van gordijnen, meubels en huisraad.
Om de subsidie te kunnen genieten dienen de werken gerealiseerd te zijn binnen de twee jaar na de toekenning, dus voor 8 oktober 2016.
De opdracht wordt opgedeeld in 4 percelen:
Perceel 1: Plaatsen centrale verwarming: bestaande gasradiatoren vervangen door gasketel en radiatoren om het leefcomfort te verhogen.
Perceel 2: Vernieuwen buitenschrijnwerk: vermits de houten ramen in slechte staat zijn en nog voorzien van enkel glas is het aangewezen om de ramen te vervangen om het energieverbruik in de woning te beperken.
Perceel 3: Vernieuwen vloer: de vloer in de leefruimte is in slechte staat en dient te worden vernieuwd.
Perceel 4: Vernieuwen keuken: het bestaande keukenmeubilair wordt vervangen met de bijhorende toestellen.
De raming van deze opdracht bedraagt:
€ 11.278,40 incl. btw voor perceel 1,
€ 16.118,39 incl. btw voor perceel 2,
€ 6.063,20 incl. btw voor perceel 3,
€ 15.125,00 euro incl. btw voor perceel 4.
Gezien de grens van € 85.000 excl. BTW niet wordt bereikt, kan deze procedure gestart worden mits een onderhandelingsprocedure (artikel 26, § 1, 1e, a van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van 15.06.2006).
In elk geval volgen de diensten op dat de werken worden uitgevoerd binnen de uitvoeringstermijn die als voorwaarde geldt voor het krijgen van de subsidies.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
Het voorgelegde bestek met bijhorende meetstaat goed te keuren.
Als wijze van gunnen te opteren voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
en
volgende aannemers aan te schrijven:
- Desauw NV, Xxxxxxxxxxx
0, 0000 Xxxxxxxx, (komt in aanmerking voor perceel 1)
- Windels
BVBA, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (komt in aanmerking voor
perceel 1)
- Xxxxxxxxxx XXXX, Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, (xxxx in
aanmerking voor perceel 1)
- BVBA Deconinck Schrijnwerkerij,
Xxxxxxxxxx 00 X, 0000 Xxxxxxxx, (xxxx in aanmerking voor perceel
2)
- BVBA Verada, Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (komt in aanmerking
voor perceel 2)
- Veisters, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx,
(komt in aanmerking voor perceel 2)
- Schrijnwerken Demeestere
nv, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx, (komt in aanmerking voor perceel 2 en
4)
- Xxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx
(komt in aanmerking voor perceel 1 en
perceel 2)
-
Beyaert Vloeren NV, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx (komt in
aanmerking voor perceel 3)
- Xxxxxxxxx Xxxx BVBA, Xxxxxxx
Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (komt in aanmerking voor perceel 3)
-
BVBA Devlieger, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (komt in aanmerking
voor perceel 4)
- Interieur Xxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 000,
0000 Xxxxxxxx ( komt in aanmerking voor perceel 2 en 4)
Aan
te vullen met de Zwevegemse aannemers die te kennen gegeven hebben
bij prijsvragen wensen aangeschreven te worden.
5. Goedkeuring bestek en keuze wijze van gunnen voor het voeren van de overheidsopdracht "Leveren en plaatsen los meubilair WZC".
In het dossier WZC is voor de inrichting van de kamers, leefruimten, nieuw los meubilair nodig.
Er werd door de ontwerpers een dossier opgemaakt (in overleg met het bestuur als bouwheer) met omschrijving en aantallen van de verschillende meubelstukken die nodig zijn.
In Xxxxx@xxxx kan het lastenboek, alsook de meetstaat geconsulteerd worden.
De raming voor dit dossier komt neer op € 281.222,15 BTW incl. (€ 232.415 excl. BTW).
Er zou gewerkt worden met een algemene offertevraag – een voorbeeld van quotering kan ook in het dossier geconsulteerd worden.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
Het voorgelegde bestek met bijhorende meetstaat goed te keuren.
Als wijze van gunnen te opteren voor een algemene offertevraag.
6. Goedkeuring bestek en keuze wijze van gunnen voor het voeren van de overheidsopdracht "Leveren en plaatsen gordijnen WZC".
In het dossier WZC zijn voor de inrichting van de kamers en leefruimten stoffen gordijnen nodig. Tevens moet een schilderij-ophangsysteem worden voorzien.
Er werd door de ontwerpers een dossier opgemaakt (in overleg met het bestuur als bouwheer) met omschrijving en aantallen van de verschillende soorten gordijnen die nodig zijn.
In Xxxxx@xxxx kan het lastenboek, alsook de meetstaat geconsulteerd worden.
De raming voor dit dossier komt neer op € 97.658,98 BTW incl. (€ 80.709,90 excl. BTW).
Er zou gewerkt worden met een openbare aanbesteding.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
Het voorgelegde bestek met bijhorende meetstaat goed te keuren.
Als wijze van gunnen te opteren voor een openbare aanbesteding.
7. Goedkeuring bestek en keuze wijze van gunnen voor het voeren van de overheidsopdracht "Leveren en plaatsen signalisatie WZC".
In het dossier WZC is voor de inrichting van het gebouw nog binnensignalisatie nodig (functionele + veiligheidssignalisatie) + beperkt buitensignalisatie.
Er werd door de ontwerpers een dossier opgemaakt (in overleg met het bestuur als bouwheer) met omschrijving en aantallen van de verschillende bordjes die nodig zijn.
In Xxxxx@xxxx kan het lastenboek, alsook de meetstaat geconsulteerd worden.
De raming voor dit dossier komt neer op € 11.343,75 BTW incl. (€ 9.375,00 excl. BTW).
Er zou gewerkt worden met een open offertevraag (gunningscriteria: prijs, technische aspecten, esthetische aspecten, functionele aspecten, garanties, naleverbaarheid – factor prijs blijft evenwel de belangrijkste beoordeling: 40%).
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
Het voorgelegde bestek met bijhorende meetstaat goed te keuren.
Als wijze van gunnen te opteren voor een open offertevraag.
8. Goedkeuring bestek en keuze wijze van gunnen voor het voeren van de overheidsopdracht "Levering Desktop Mobile phones - vast toestel met SIM kaart".
Met het uitbreiden en ombouwen van een aantal technieken in het WZC, wordt het telefonie-verhaal drastisch gewijzigd.
Er wordt omgeschakeld van DECT-telefonie naar smartphone-telefonie over Wifi (voor personeel).
De huidige telefooncentrale is behoorlijk duur alleen al inzake onderhoud. De centrale is intussen ook sterk verouderd en kan niet langer gebruikt worden. Omwille van het bellen over Wifi, werd ervoor gekozen om geen nieuwe telefooncentrale meer te voorzien (Wifi wordt wel nog gekoppeld aan een systeem dat de binnenkomende en uitgaande gesprekken mogelijk maakt).
Hierdoor verliezen de bewoners van het WZC en van de assistentiewoningen in Xxxxxxx X en II echter ook hun telefoonverbinding.
Rusthuisbewoners bellen uitermate weinig; een beperkt aantal bewoners wordt nog eens opgebeld.
De bewoners van de assistentiewoningen hebben wel een telefoontoestel nodig.
Er bestaan desktop-GSM’s (soort van vaste GSM), een toestel dat de bewoners de mogelijkheid laat te bellen, waarbij een knop geprogrammeerd kan worden om een noodoproep te lanceren (verplicht volgens de normen van assistentiewoningen) én de mensen nog een zekere vorm van mobiliteit biedt.
De aankoop van een dergelijk toestel wordt geraamd op ca. € 200/stuk.
Wij kunnen voor de gebruikers een SIM-kaart voorzien waardoor men (mobiel) kan bellen aan de tarieven die wij genieten via het raamcontract Vlaamse Overheid – er dient geen abonnementskost betaald te worden.
Er zijn toestellen op de markt die uitgerust zijn met grote knoppen (zichtbaarheid), met voldoende maar beperkte functionaliteiten, en voorzien van een batterij waardoor men het toestel kan meenemen naar een andere locatie indien gewenst.
Geïnteresseerde leveranciers dienen een proeftoestel te bezorgen/ter beschikking te stellen om testen uit te voeren.
Ten opzichte van vroeger verliest men de functionaliteit om te bellen naar elkaar/personeel via een binnenlijn.
Het bestuur voorziet kosteloos voor alle assistentiewoningen een dergelijk toestel, en verrekent de gesprekskosten via de maandelijkse factuur.
Voor de bewoners van het WZC wordt eveneens de mogelijkheid geboden om een dergelijk toestel ter beschikking te krijgen onder deze voorwaarden.
Voorstel aan te schrijven leveranciers:
Telecom-IT, Wingene Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx
Nextel, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
IQ 4 Telecom, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) het bestek goed te keuren en een onderhandelingsprocedure op te starten voor de aankoop van desktop GSM-toestellen.
9. Aktename van de gunning van de overheidsopdracht "Leveren van geneesmiddelen, farmaceutische producten en verzorgingsproducten".
In zitting van 10.03.2015 besliste de OCMW-raad mandaat te verstrekken aan OCMW Kortrijk voor het voeren van deze opdracht, bij wijze van open offerteaanvraag.
De gegadigden hadden tijd tot 09.06.2015 voor het indienen van een offerte. Er werden 4 elektronische offertes ingediend, alle voldeden aan de selectiecriteria.
Distephar bvba
MDD Pharma
Multipharma cvba
Patrona Pharma Group
De gegadigden werden beoordeeld op diverse criteria.
Gezien in het bestek een vaste korting van 15% voorzien wordt op niet-terugbetaalde geneesmiddelen en verzorgingsproducten, voorschriftplichtige niet-terugbetaalbare geneesmiddelen en niet-voorschriftplichtige geneesmiddelen en parafarmacie, werd het argument prijs niet in overweging genomen.
De criteria die in overweging werden genomen zijn:
Kwaliteit van de dienstverlening (45/100 ptn.)
Service van de levering (25/100 ptn.)
Materiële ondersteuning (20/100 ptn.)
Vorming en kwaliteitsmanagement (10/100 ptn.)
Er werd een jury van 12 personen samengesteld om alle offertes op deze kwaliteitscriteria te beoordelen.
De 4 inschrijvers kregen in volgorde van indienen van de elektronische offerte elk gedurende 90 minuten de kans om hun offerte verder te verduidelijken op vlak van de gunningscriteria. De bespreking van de offertes gebeurde na de voorstelling van de 4 kandidaten op 25.06.2015.
criterium |
DISTEPHAR |
M.D.D. PHARMA |
MULTI-PHARMA |
PATRONA |
kwaliteit
van de dienstverlening
|
38 |
34 |
24 |
28 |
service
van de levering |
24 |
22 |
20 |
22 |
materiele
ondersteuning |
18 |
18 |
9 |
18 |
vorming
en kwaliteitsmanagement |
8 |
8 |
8 |
8 |
TOTAAL |
88 |
82 |
61 |
76 |
OCMW Kortrijk gunde deze opdracht in zitting van 09.07.2015 aan de meest voordelige inschrijver, met name Distephar bvba, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx.
De nieuwe overeenkomst heeft voor elk deelnemend bestuur een andere aanvangsdatum en heeft een looptijd van 60 maanden. Ze vangt voor OCMW Zwevegem aan op 27.11.2015 en loopt voor alle besturen af op 30.09.2020. De looptijd van 60 maanden kan gemotiveerd worden door het feit dat aan de apotheek een investering voor materiële ondersteuning verzocht wordt, waarvoor de afschrijvingstermijn 5 jaar betreft.
Het huidige raamcontract bijvoeding loopt pas af op 31.12.2016. Vanaf 01.01.2017 zal ook de bijvoeding in deze nieuwe overeenkomst worden opgenomen.
De raad neemt akte.
10. Gunning overheidsopdracht 'WZC - technieken: IP-TV'.
In het kader van de opdracht “IP-TV” werd een bijzonder bestek opgemaakt.
Zoals goedgekeurd in raadszitting van 21.04.2015 werd de opdracht gevoerd bij wijze van offertevraag.
We ontvingen offerte van volgende kandidaten:
Megamat Elektro bvba, Dentergem
Tele-Signal Electronics, Harelbeke
Het gunningsverslag van 06.07.2015, opgesteld door studiebureau Boydens, dat deel zal uitmaken van de beslissing van de raad, is te consulteren in Xxxxx@xxxx.
Om te weten welke kandidaat de voordeligste is, dient een keuze gemaakt te worden tussen de opties die gevraagd zijn, nl. huren of kopen.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
Goedkeuring te verlenen aan het verslag van nazicht van 06.07.2015 voor deze opdracht.
Te opteren voor aankoop en de opdracht te gunnen aan de meest voordelige geselecteerde kandidaat, met name Megamat Elektro bvba, Dentergem, voor een bedrag van € 109.930 excl. BTW of € 133.015,30 incl. BTW.
11. Gunning opdracht "Uitbreiding Core Switching ifv IT-infrastructuur WZC" binnen het kader van Xxx 0 van het ICT-raamcontract 2013-2017.
Het nieuwbouwproject Woonzorgcentrum zal heel wat nieuwe technieken omvatten en/of uitbreiding van bestaande technieken. Voor heel wat daarvan is databekabeling nodig, die samenkomt in technische ruimten. Daar worden alle datakabels aangesloten op apparatuur die de verschillende locaties met de specifieke technieken verbindt. Dit gaat over kameroproepen, wifi-antennes, bediening van elektrische deursloten met badgelezers, branddetectie, … .
In de technische lokalen zijn hiervoor meerdere switchen nodig – die zijn voorzien in de raming, maar worden niet opgenomen in het gunningsdossier van Fabricom Cofély.
Om eenvormigheid en standaard in onderhoud mogelijk te maken, wordt deze apparatuur aangekocht via het ICT-raamcontract waar OCMW en gemeente aan participeren.
Voor het WZC komt dit neer op een investering van € 47.179,29 excl. BTW.
Hiervoor worden in 4 zgnde. ‘patchrooms’ switchen opgesteld en bekabeld, voldoende om alle technieken op aan te sluiten.
Dit dossier werd mee uitgewerkt door het studiebureau Boydens en gecoördineerd door de ICT-dienst.
De
raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen
(11) de bestelling te plaatsen bij RealDolmen voor de aankoop van
materialen Core Switching IT-netwerk WZC, voor een bedrag van
€
47.179,29 excl. BTW (€ 57.086,95 incl. BTW).
12. Gunning opdracht "Uitrol van een wireless netwerk (WLAN): levering en plaatsing wifi-antennes, controllers, service manager" binnen het kader van Xxx 0 van het ICT-raamcontract 2013-2017.
Voor de nieuwe vleugel van het WZC en bij uitbreiding het totale rusthuis zal een volledig wifi-netwerk voorzien worden. Dit is nodig om de telefonie via de smartphones mogelijk te maken, bovenop de data-uitwisseling die onder meer nodig is voor het updaten van de zorgdossiers.
In het bouwcomité werd ervoor geopteerd om de installatie van dit netwerk in eigen handen te nemen en niet onder te brengen bij het dossier dat gegund is aan Fabricom-Cofely.
Er werd reeds een gedetailleerde meting gedaan om het aantal antennes te kennen alsook de inplanting ervan.
Op basis van dit rapport werd overlegd met RealDolmen/HP en onderhandeld met hen om tot een concreet (prijs)voorstel te komen.
Dit dossier werd mee begeleid door het studiebureau Boydens, en gecoördineerd door de ICT-dienst.
Het gemeentebestuur heeft eveneens antennes nodig, ter uitbreiding en vernieuwing van hun wifi-netwerk. De aankoop en plaatsing kan gekaderd worden in het IT-raamcontract, waardoor geen nieuwe overheidsopdracht moet gevoerd worden. Zo kan ook verder een uniformiteit in het ruime netwerk voorzien worden, wat de beheersbaarheid voor de collega’s van de IT-dienst mogelijk maakt.
Er werd een gezamenlijke offerte opgemaakt die werd opgedeeld in een luik gemeente en een luik OCMW (kostendeling in verhouding tot het aandeel in het dossier).
Er komen 195 antennes in het ganse gebouw. Het totale kostenplaatje bedraagt € 128.903,45 excl. BTW.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) de bestelling te plaatsen bij RealDolmen voor de aankoop van access-points, met installatie en onderhoudscontract (5 jaar) via het ICT-raamcontract voor een totaalbedrag van € 128.903,45 excl. BTW.
13. Automatisatie maaltijden: afsluiten van een huurovereenkomst Private Server met VPN.
In
zitting van 12.05.2015 werd beslist om de opdracht automatisatie
maaltijden te gunnen aan de firma
Eye-T uit Brugge.
In het gunningsbedrag (€ 22.275 excl. BTW of € 26.952,75 incl. 21% BTW) waren inbegrepen:
De installatie van het programma
Koppeling met andere modules
Onderhoudscontract
Het pakket zelf
Deze software kan draaien op eigen servers of op servers van de leverancier (vorm van ‘hosting’, private Cloud).
Onze ICT-dienst opteert er sedert enige tijd voor om niet meer te investeren in eigen hardware/servers, maar waar mogelijk toepassingen te laten draaien op externe servers die de aanbieder van een softwarepakket ter beschikking stelt via een hosting-formule.
Bij de gunning van de opdracht werd hierbij geen rekening gehouden – in het lastenboek en de offerte werd evenwel voorzien om prijs op te geven voor de hosting.
De firma Eye-T biedt deze dienst aan onder volgende financiële voorwaarden (excl. BTW - zie ook de offerte in het dossier):
Setup VM en VPN (eenmalig): € 2.000
Huur Private Server op maandbasis: € 800
Licentie per named user: € 15
Op jaarbasis komt dit neer op een bedrag van € 9.600 + het aantal licenties à € 15/maand (geschat op 7 stuks, kan op termijn nog uitbreiden naargelang aanwenden van de toepassing) – te vermeerderen met eenmalige setupkost van € 2.000 + BTW.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) over te gaan tot de huur van een Private Server met VPN voor de dienst maaltijden, voor een bedrag van € 2.000 Setupkost,
€ 800/maand huur van de server, € 15/maand/licentie (tarieven excl. BTW) - abonnement aan te gaan in blokken van 3 maand met opzegmogelijkheid van één maand voor aanvang nieuwe periode.
14. Aanstelling van een adjunct-veiligheidsconsulent KSZ.
In de zitting van 21.04.2015 werd Xxxxxx Xxx, informatiebeheerder en archivaris, aangesteld als veiligheidsconsulten KSZ. Dit zowel voor OCMW als voor gemeente, en in opvolging van Xxxx Xxxxxx.
Door de overdracht van bevoegdheid is echter gebleken dat de werking van de sociale dienst hierdoor wat ‘gestremd’ wordt.
In het kader van het sociaal onderzoek dienen door de maatschappelijk werkers geregeld informatiestromen KSZ geconsulteerd te worden – door de wijzigingen op de dienst die zich soms voordoen, moeten per gebruiker dan ook aanpassingen uitgevoerd worden/bevraagd worden bij Logins. Hiervoor is enkel de veiligheidsconsulent bevoegd.
Xxxxxx heeft de toegang niet tot deze software; die toegang verlenen staat niet in verhouding tot het voordeel dat daaraan gekoppeld zou zijn.
Een alternatief bestaat erin Xxxx Xxxxxx adjunct-veiligheidsconsulent te maken.
Op die manier beschikt hij over de nodige bevoegdheden om vlot in te spelen op vragen/wijzigingen én werken we reglementair.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) Xxxx Xxxxxx aan te duiden als adjunct-veiligheidsconsulent.
Personeel
15. Vacant verklaren verpleegkundigen.
In de OCMW-raad van 21.04.2015 werd een nieuw organogram goedgekeurd, waarbij bijkomend personeel voorzien is voor de uitbreiding van het woonzorgcentrum van 112 tot 149 bewoners.
Op dit moment zijn er 15,55 VTE verpleegkundigen ingevuld met een contract van onbepaalde duur, en 1 VTE met een contract van bepaalde duur. De personen die aangesteld zijn als waarnemend hoofdverpleegkundige zijn hierin niet meegerekend. In het organogram is 18,5 VTE verpleegkundigen voorzien.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
2,95 VTE verpleegkundigen vacant te verklaren.
De functie in te vullen d.m.v. een (verkorte) aanwervingsprocedure.
16. Vacant verklaren administratief medewerker onthaal.
Omwille van de uitbreiding in het woonzorgcentrum, is extra ondersteuning aan het onthaal van het woonzorgcentrum gewenst. In het organogram, goedgekeurd door de OCMW-raad op 21.04.2015, werd uitbreiding voorzien met 0,5 VTE administratief medewerker.
Doordat de vaste onthaalmedewerker momenteel 1/5 loopbaanvermindering neemt, zou de functie in de praktijk ingevuld worden voor 0,7 VTE. Daarvan is 0,5 VTE contract onbepaalde duur en 0,2 VTE vervangingsovereenkomst.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
0,5 VTE administratief medewerker vacant te verklaren, contract onbepaalde duur, met ingang van 01.01.2016.
De functie in te vullen d.m.v. een aanwervingsprocedure.
Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van twee jaar.
De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem, interne bekendmaking.
17. Vacant verklaren medewerker animatie.
Omwille van de uitbreiding in het woonzorgcentrum, is uitbreiding in de dienst animatie een vereiste om te voldoen aan de erkenningsnormen. Aanvankelijk was de uitbreiding pas voorzien vanaf 01.01.2016, maar vanwege de verminderde prestaties van één van onze medewerkers binnen de dienst animatie, zou de functie vervroegd moeten ingevuld worden om geen problemen naar erkenning te krijgen.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
0,75 VTE medewerker animatie (C1-C2-C3) vacant te verklaren, contract onbepaalde duur.
De functie in te vullen d.m.v. een aanwervingsprocedure.
Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van twee jaar.
De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem, interne bekendmaking.
18. Vacant verklaren zorgkundigen.
In de OCMW-raad van 21.04.2015 werd een nieuw organogram goedgekeurd, waarbij bijkomend personeel voorzien is voor de uitbreiding van het woonzorgcentrum van 112 tot 149 bewoners.
Op dit moment zijn er 28,3 VTE zorgkundigen ingevuld met een contract van onbepaalde duur, en 0,75 VTE met een contract van bepaalde duur. In het organogram is 35,5 VTE zorgkundigen voorzien. Hierin werd wat ruimte voorzien. In het meerjarenbeleidsplan werd rekening gehouden met 33 VTE zorgkundigen.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
4,7 VTE zorgkundigen vacant te verklaren.
De functie invullen vanuit wervingsreserve.
Bij uitputten van de wervingsreserve de functie invullen d.m.v. een aanwervingsprocedure, met een wervingsreserve van 1 jaar. De vacature wordt gepubliceerd op de website van de VDAB, website Zwevegem, interne bekendmaking.
19. Vacant verklaren medewerker technisch beambte onderhoud.
Omwille van de uitbreiding in het woonzorgcentrum, is uitbreiding van de personeelsbezetting in het onderhoud noodzakelijk.
Momenteel zijn er 8,8 VTE aangesteld. In het organogram is een uitbreiding voorzien tot 12,5 VTE. In het meerjarenbeleidsplan werd, om budgettaire redenen slechts een stijging met 2,25 VTE voorzien.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
2,25 VTE technisch beambten onderhoud vacant te verklaren, contract onbepaalde duur.
De functie in te vullen d.m.v. een aanwervingsprocedure i.s.m. gemeentebestuur.
Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van twee jaar.
De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem, interne bekendmaking.
20. Vacant verklaren medewerker technisch beambte logistiek.
Omwille van de uitbreiding in het woonzorgcentrum, is uitbreiding van de personeelsbezetting in de dienst logistiek noodzakelijk. Zowel in het organogram als in het meerjarenbeleidsplan is een uitbreiding met 1 VTE voorzien.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11):
1 VTE technisch beambte logistiek vacant te verklaren, contract onbepaalde duur.
De functie in te vullen d.m.v. een aanwervingsprocedure.
Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van twee jaar.
De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem, interne bekendmaking.
Financiën
21. Betaalbaar stellen uitgaven.
De lijst van uitgaven die betaalbaar moeten gesteld worden, was te consulteren in Xxxxx@xxxx.
De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) de uitgaven betaalbaar te stellen.
Varia en mededelingen
22. Varia.
Ter informatie: OCMW en gemeente nemen in november deel aan de actieweek ‘Gezond Binnen’ (week van 23.11.2015 – 29.11.2015).
Patrimonium: een aantal zaken worden in overweging genomen.
Effectieve aankoop Gistkuip bestemming? Fietsenstalling bezoekers en personeelsleden? Aankoop is opgenomen in de MJP.
Appartementen Xxxxxxxxxxxx 00: omvormen tot studio’s LOI – al dan niet later inkaderen in Woonzorgzone?
Terrein 33 units: assistentiewoningen door Xxxxx Xxxxx te bouwen (opstalrecht)? Aan OCMW om de vraag te stellen aan Eigen Haard om samenwerkingsvoorstel uit te werken. Als dit doorgaat worden deze wel door Eigen Haard verhuurd, niet door het OCMW.
Evenwel ook de oefening maken om zelf ev. te bouwen in eigen beheer.Xxxxxxxxxxxx 0: behouden of verkopen? Nieuw project LOI opstarten? (perceel grond in centrum Zwevegem zoeken?)
Leanderhof: assistentiewoningen zullen gebouwd worden met zorgpartner – OCMW werd aangesproken, maar bij ons weten nog geen akkoord met een of andere partner (infoavond voorzien op 26.08).
Suggestie om een werkgroep op te starten i.f.v. uitbouwen van een woonzorgzone – werd ook geopperd vanuit de Ouderenadviesraad en wordt verder opgevolgd.
Uitstap: graag noteren in de agenda – 24.10.2015; bezoek in Gits kan niet op zaterdag. Alternatief: Wervik – kotwoningen bezoeken, in combinatie met Woonzorgzone. Aanvullend ontspannend programma voorzien voor de namiddag.
Foto: voor de zitting van september (08.09.2015) zouden we een nieuwe groepsfoto willen maken. Afspraak iets vroeger als het kan (19 uur).
Armoedeplan in opmaak – voorziet ook aanstelling MW (2016) i.k.v. coördinatie vrijwilligerswerking; OCMW mee financieren van loonkost voor 50%. Vergt nog aanpassing MJP.
De gebouwenbeheerder van Belfius contacteerde ons in het kader van de mede-eigendom Xxxxxxxxxxxx 00. Men wil een aantal praktische afspraken maken met ons i.v.m. onderhoud gemeenschappelijke delen en buitenomgeving, onderhoud dak, eventuele toekomstige herstellingen aan gemeenschappelijke delen. Op andere plaatsen werken ze hiervoor meestal samen met een syndicus, die deze zaken opvolgt en regelt. De vraag wordt gesteld of het eventueel ook hier mogelijk zou zijn om samen een syndicus aan te stellen die al deze zaken kan regelen en beheren en waarmee jaarlijks eens kan samen gezeten worden om deze zaken te bespreken.
OK dat Belfius een syndicus aanstelt?
concreet voorstel op te vragen bij Belfius – prijs? Te hernemen dan.Personeelsfeest: vrijdag 25.09 in het Gemeentepunt.
De raad neemt akte.
De voorzitter sluit de vergadering om 21.13 uur.
Bijeenroepen van de raad en samenstelling agenda: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 30,31,33
Toevoegen van punten aan de dagorde door leden van de raad: OCMW-decreet van 19.12.2008 – artikel 32
17