Spelregels voor deelnemende organisaties Algemene Kick-In 2013
Spelregels voor deelnemende organisaties Algemene Kick-In 2013
Definities
UT: Universiteit Twente
SU: de Stichting Student Union Universiteit Twente, gevestigd te Enschede
Deelnemer: deelnemer van de SU, conform haar statuten, te vinden op de website van de SU, xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
Algemene Kick-In: verzamelterm voor alle activiteiten die door de SU en deelnemers worden georganiseerd in het kader van de introductie van nieuwe studenten in hun woon-, werk- en leefomgeving, conform de verantwoordelijkheid die hiertoe door het college van bestuur van de UT aan de SU verstrekt is en vastgelegd is in de overeenkomst SU-UT, te vinden op de website van de SU, welke plaatsvinden 21 t/m 25 augustus 2013 en 28 augustus en 29 augustus 2013.
Deelnemende organisatie: deelnemer die activiteiten organiseert tijdens de Algemene Kick-In.
KIC: de Kick-In Commissie van de SU, zoals aangesteld door het bestuur van de SU en verantwoordelijk voor de organisatie van de Algemene Kick-In.
Inleiding
De Universiteit Twente (UT) is eigenaar van haar campus en is gerechtigd regels te stellen waar allen die zich op haar terrein bevinden zich aan moeten houden. Deze regels betreffen de volgende onderwerpen:
• Veiligheid
Voorkomen moet worden dat personen gewond raken en eigendommen worden beschadigd.
• Milieu
(Geluids-)overlast moet worden tegengegaan en voorkomen moet worden dat de campus vervuild raakt.
• Sponsorbelangen
De SU heeft overeenkomsten afgesloten met sponsoren. Deze sponsoren leveren een aanzienlijke bijdrage aan de organisatiekosten van evenementen als de Algemene Kick-In in ruil voor exclusieve promotie. Zonder deze exclusiviteit zullen bedrijven niet op een dergelijke manier willen sponsoren. De SU moet dus maatregelen nemen om deze exclusiviteit te waarborgen.
Er zijn ten aanzien van deze onderwerpen spelregels opgesteld waar alle aan de Algemene Kick-In deelnemende organisaties en de daarmee verbonden personen zich aan moeten houden. De spelregels gelden voor het gehele programma van de Algemene Kick-In, onafhankelijk van de locatie.
De spelregels tijdens de Kick-In
1 Milieu en veiligheid a.) Muziek
Tijdens de Algemene Kick-In is het na toestemming van de KIC toegestaan muziek te draaien, doch alleen tussen 10:00 en 22:00 uur en op een acceptabel volume. Aanwijzingen die omtrent de muziek worden gegeven door de evenementenmanager van de UT of diens vervanger, leden van de KIC en veiligheidsfunctionarissen van de UT, dienen prompt te worden opgevolgd.
b.) Alcoholische dranken
Het is verboden om tijdens de Algemene Kick-In ’s ochtends en ’s middags vóór 16.00 uur alcoholische dranken te schenken en/of te distribueren.
c.) Aangewezen plaatsen
De deelnemende organisatie dient haar voertuigen te plaatsen en activiteiten te laten plaatsvinden uitsluitend op de door de KIC toegewezen plaats(en).
d.) Schoonmaak
De deelnemende organisatie dient de haar toegewezen plaats aan het eind van de activiteit te verlaten met medeneming van alle door haar meegebrachte zaken en de toegewezen plaats veeg/prikschoon op te leveren.
e.) Elektra
Elektrische voorzieningen dienen door een vakbekwaam persoon te zijn aangelegd en te zijn gezekerd. Er mogen uitsluitend deugdelijke, goedgekeurde (CE-gemarkeerde) apparatuur en installaties toegepast worden.
f.) Open vuur
Het gebruik van open vuur, waaronder waxinelichtjes, is verboden. g.) Risico’s
(Bijzondere) risico situaties dienen zo snel mogelijk bij de KIC gemeld te worden. Voorafgaand aan de Algemene Kick-In kan dat per e-mail (via xxxx@xxxx-xx.xx) en tijdens de Algemene Kick-In telefonisch (op tel. 2356) of persoonlijk bij de Infobalie.
2 Sponsoring
a.) Hoofdsponsors
Hoofdsponsors tijdens de Algemene Kick-In 2013 zijn:
i) Grolsch (biermerkenbranche)
ii) Vrumona (frisdranken, sappen, energiedranken)
iii) Acasa (woningstichtingen)
iv) Een nader vast te stellen bank
v) Een nader vast te stellen verzekeraar b.) Verbod van sponsoring in genoemde branches
Op geen enkele wijze mag door een deelnemende organisatie een niet onder 2a genoemd bedrijf (of een product daarvan) worden gepromoot dat werkzaam is in een onder 2a genoemde branche (verder te noemen ‘niet-toegestane bedrijven’).
c.) Verbod van actieve sponsoring
Er mag geen medewerker en/of eigenaar van een niet-toegestaan bedrijf aanwezig zijn bij de Algemene Kick-In die op welke manier dan ook zijn of haar organisatie promoot.
d.) Uitzondering
Het onder 2b.) genoemde verbod geldt niet voor reclame van sponsors van deelnemende organisaties die vast is aangebracht op voertuigen die eigendom zijn van de deelnemende organisatie òf op verenigingskleding van de deelnemende organisatie. Vlaggen, spandoeken en dergelijke zijn dus niet toegestaan.
e.) Boetebepaling
De deelnemende organisatie verklaart zich bereid een onmiddellijk door de SU opeisbaar bedrag van € 500,- te zullen betalen voor iedere door SU of het Evenementenbureau van de UT geconstateerde overtreding van het onder 2b.) en 2c.) genoemde verbod.
f.) Promotieuitingen
Het is niet toegestaan om stickers, posters of andere promotie-uitingen op gebouwen, niet-eigen materialen of welke plek dan ook te plakken/hangen. Bij overtreding zal de organisatie van wie de promotie-uiting afkomstig is aansprakelijk worden gesteld voor de schoonmaakkosten.
3. Organisatie
a.) Kick-In programma
De deelnemende organisatie committeert zich aan het programma van de algemene Kick-In. De KIC verzorgt het algemene programma van de Kick-In met als doel de nieuwe studenten te introduceren in hun nieuwe woon-, werk- en leefomgeving. Het is toegestaan om parallel aan dit algemene programma activiteiten te organiseren, mits:
1. de KIC op de hoogte is gesteld van de activiteit
2. de activiteit niet interfereert met afspraken die de KIC, ten behoeve van de eerstejaars studenten, maakt met de stad Enschede, de stad Hengelo en de partners van de SU.
3. de activiteit niet interfereert met centrale programma-onderdelen die van wezenlijk belang geacht worden voor de introductie van de eerstejaars studenten. In overleg wordt vastgelegd welke centrale programma onderdelen dit betreft.
4. de activiteit niet interfereert met toegewezen themadagdelen waar een specifieke koepel of een andere organisatie de kans krijgt om zich te presenteren. De reden hiervoor is om een felle concurrentiestrijd tussen verenigingen te voorkomen en een gebalanceerd programma te presenteren waar alle verenigingen de mogelijkheid hebben om zich te presenteren. In overleg wordt vastgelegd welke momenten hiervoor gereserveerd zijn.
b.) Doegroepen
Een doegroep van een deelnemer is tijdens de doegroeppresentatie van Engelstalige Bachelors verplicht tot het geven van een presentatie in het Engels. Indien de doegroep dit niet doet of aangeeft internationale studenten niet op prijs te stellen zal de doegroep worden uitgesloten van deelname aan de Kick-In.
c.) Promotie naar studenten
Het algemene deel van de KIC is toegankelijk voor Engelstalige studenten. Dit betekent dat er te allen tijde een programma-onderdeel wordt aanboden dat toegankelijk is voor deze groep studenten. De KIC is hiervoor verantwoordelijk en van de deelnemende organisaties wordt om die reden verwacht dat:
- indien een deelnemende organisatie een programma-onderdeel in het algemene deel van de Kick-In verzorgt waar deelname met begrip van de Nederlandse taal geen vereiste is, dient al het gebruikte promotiemateriaal (ook) in het Engels gepresenteerd te worden.
- indien een deelnemende organisatie een programma-onderdeel in het algemene deel van de Kick-In verzorgt waar deelname met begrip van de Nederlandse taal een vereiste is, zal parallel aan dit programma-onderdeel een andere activiteit voor Engelstalige studenten moeten worden aangeboden. De vereniging is in dit geval niet verplicht om de promotie in het Engels te presenteren. De vereniging heeft wel de verantwoordelijkheid om met de KIC een geschikt moment in het programma te zoeken om deze activiteit aan te bieden.
d.) Naamvoering commissies verenigingen
De deelnemende vereniging verklaart voor elke aangestelde commissie voor de Kick-In in de naamvoering geen introductie, IK of welke afleiding dan ook op te nemen. Het advies is om Kick-In Commissie of een afleiding hiervan op te nemen in de naamvoering.
4. Algemene bepalingen
a.) Verantwoordelijkheid
De deelnemende organisatie verklaart dat zij verantwoordelijk is voor de uit naam van de vereniging aanwezige personen (bijvoorbeeld het bestuur van de vereniging en de betrokkenen van de vereniging bij de organisatie van de activiteiten tijdens de Kick-In) bij activiteiten van de Algemene Kick- In en dat zij ervoor zal zorg dragen dat deze uit naam van de vereniging aanwezige personen zich houden aan deze spelregels.
b.) Aanwijzingsbevoegdheid KIC en UT-functionarissen
De deelnemende organisatie verklaart alle aanwijzingen van de KIC, veiligheidsfunctionarissen van de UT, EHBO’ers en BHV’ers onmiddellijk en stipt te zullen opvolgen.
c.) Verhaal van kosten
De deelnemende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat de kosten die moeten worden gemaakt, omdat zij heeft gehandeld in strijd met de spelregels, zullen worden verhaald op de deelnemende organisatie.
d.) Schadevergoeding
De deelnemende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat iedere schade die ontstaat als gevolg van hun deelname aan en organisatie van activiteiten van de Algemene Kick-In, zal worden verhaald op de organisatie en prompt zal worden voldaan.
e.) Uitsluiting van deelname
De deelnemende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat indien zij zich niet houdt aan deze spelregels, zij terstond kan worden verwijderd van het terrein. Zij verklaart een aanzegging daartoe door de evenementenmanager van de UT en zijn vervanger, leden van de KIC of veiligheidsfunctionarissen van de UT, prompt te zullen opvolgen. Bij een ernstige schending van de spelregels, kan de KIC besluiten dat de desbetreffende organisatie met onmiddellijke ingang van verdere deelname aan KIC-activiteiten wordt uitgesloten, ook voor volgende jaren.
f.) Geschillen
Een geschil over de uitleg van deze spelregels kan worden voorgelegd aan de SU, die een uitspraak over het geschil doet. Het aanbrengen van een geschil heeft geen opschortende werking ten aanzien van aanwijzingen van de evenementenmanager van de UT en zijn vervanger, van de KIC of van veiligheidsfunctionarissen van de UT.