Contract

	A = Autoriseert, bekrachtigt beslissing V = Verantwoordelijk voor uitvoering O = Ondersteunend bij uitvoering C = Verplicht te consulteren I = Informeren over beslissing
1.5.0 Contracteringsfase
1.5.1 Contract opstellen en laten tekenen		A	V V	O O		• •
1.5.2 Contractuele verbintenis aangaan A
Implementeren contract
2.1.0 Organisatorische inrichting
2.1.1 Volledig kennis nemen van inhoud aanbestedingsdocumenten en contract (incl. bijlagen) 2.1.2 Laten aanstellen contactpersonen bij opdrachtnemer/leverancier (accounts) 2.1.3 Laten aanstellen contactpersonen Xxxxxxxxx(s) 2.1.4 Samenstellen en organiseren klantengroep leverancier 2.1.5 Inrichten en uitvoeren communicatiestructuur op alle niveaus 2.1.6 Samenstellen en organiseren (deel)projectgroepen				V V V V V	V O O O O O	C I O I	• • • • • •

2.5.1 Evalueren uitvoering van de levering/dienstverlening naar verwachting van de opdrachtnemer/leverancier conform afspraken (zie: 1.3.2.b)	V	O	C I	•
2.5.2 Evalueren uitvoering van de levering/dienstverlening naar verwachting van Deelnemers	V	O		•
2.5.3 Decharge EA : opleveren evaluatie, dechargedossier	V	O		•
2.5.4 Opstellen en doorvoeren eventuele verbetervoorstellen n.a.v. evaluatie	V	O		•
Beheren/uitvoeren contract
3.1.0 Contractbeheer (administratieve functie)
3.1.1 Opstellen, beheren en beschikbaar stellen evaluatierapportages 3.1.2 Opstellen, beheren en beschikbaar stellen managementrapportages 3.1.3 Opstellen aanpassingen op ROK (DVV procedure / wijzigingen middels wijzigingsovereenkomst)	V V	O O V	I O	• • •

Verantwoordelijkheden Contractmanagement Rijksbrede contracten

2.2.0

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.2.6

2.3.0

2.3.1

2.3.2

Procestechnische inrichting

Aanleveren ROK, bijl.'n & handleiding aan xxxxxxx.XX

Registreren ROK (DigiInkoop/Inkoopsysteem/Website/…) Registreren ROK bij opdrachtnemer/leverancier

Registreren NOK (DigiInkoop/Inkoopsysteem/…)

Beleggen TVB's (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)

Identificeren organisatorische aanpassingen (t.b.v. goede regie & contractuitvoering)

Communicatie met Deelnemers /interne klanten

Opstellen handleiding (incl. alle relevante contractinfo)

Informeren Deelnemers over inhoud en gebruik van ROK (o.a. door verstrekken handleiding)

V

V V

O

O O I O O

O

•

V

O O

•

V

O

V

O

I

•

O.a. door organiseren reguliere

Deelnemersbijeenkomsten (door CCM)

2.3.4 Afspraken maken met Deelnemers over het (per locatie) uitfaseren van decentrale contracten en het infaseren van de nieuwe ROK

V

O

2.3.5

Informeren Deelnemers over het opzeggen van hun decentrale contracten

V

O

I

2.3.6

Informeren Deelnemers over de wijze en mogelijkheden van afroepen onder ROK (incl. verplichte informatie bij bestelling/afroep)

V

O

I

2.3.7

2.3.8

Informeren Deelnemers over (technische) ondersteuning/helpdesks voor vragen over de dienstverlening/levering

Definitief vaststellen van inhoud en frequentie (toekomstige) evaluaties van de leveranciersprestaties, klanttevredenheid en managementrapportages

Toewijzen afgevaardigden voor Klantenraad en Gebruikersgroep

Communicatie met opdrachtnemer/leverancier

Informeren opdrachtnemer/leverancier over alle aflever-/afroepadressen en relevante eigenschappen per Deelnemer

V

O

I

V

O

I

2.3.9

2.4.0

2.4.1

V

I

O

•

O.a. door organiseren reguliere

Deelnemersbijeenkomsten (door CCM)

I

V

•

2.4.2

Informeren opdrachtnemer/leverancier over voorwaarden t.a.v. het aannemen van bestellingen (welke bestellers/informatie, enz.)

I

V

2.4.3

2.5.0

Communicatie naar/via externe bronnen en persberichten

Afronding implementatie

A

V

O

•

Contracteigenaar

Categoriemanager

Centraal CM

Decentraal CM

OVK/ROK

NOK

Opm.'n

3.1.4 Opstellen speciale dienstverlening (SD)		O	V		•
3.1.5 Goedkeuren DVV en SD		V	I	•
3.1.6 In opdracht geven goedgekeurde SD onder NOK			X		•
3.1.7 Indienen/behandelen indexeringsverzoeken	V	O		•
3.1.8 Uitvoeren reguliere benchmark en beschikbaar stellen resultaten	V	O	I	•
3.1.9 Accorderen tarief-/prijswijzigingen	V	O		•
3.1.10 Communiceren tarief-/prijswijziginen		V	I	•

Contracteigenaar

Categoriemanager

Centraal CM

Decentraal CM

OVK/ROK

NOK

Opm.'n

3.2.0 Prestatiemanagement
3.2.1 Bepalen prestatiecriteria en meetwijze (zie: 2.4.9)	V	O	O	• Geldt m.n. voor DVV
3.2.2 Managen prestaties opdrachtnemer/leverancier	V	O	O	•
3.2.3 Faciliteren prestatiemetingen	V	O	O	•

3.2.4 Monitoren en bespreken structurele/(middel)langetermijn prestaties en benefits opdrachtnemer/leverancier o.b.v. input klantenpanel met zowel opdrachtnemer/leverancier als contracteigenaar

3.2.5 Analyseren van - en adviseren over - meetresultaten

3.2.6 Zekerstellen van goede contractuele condities die aansluiten op het gewenste prestatieniveau

3.2.7 Adviseren over naleving (door zowel Deelnemers als opdrachtnemer) van de contractuele condities

3.2.8 Aanspreken Deelnemers en/of opdrachtnemer/leverancier aanspreken op niet naleven van contractuele condities (o.b.v. service credits)

3.2.9 Opleggen service credit(s)

3.2.10 Opleggen service credit(s)

3.3.0 Vragen van partijen beantwoorden:

3.3.1 Beantwoorden vragen ROK

3.3.2 Beantwoorden vragen NOK

3.3.3 Ingebreke stellen van leverancier A

3.3.4 Escalatie bij oplossen NOK geschil(len) tussen Xxxxxxxxx & opdrachtnemer(s)/leverancier(s)

3.3.5 Mediation bij oplossen NOK geschil(len) tussen Xxxxxxxxx & opdrachtnemer(s)/leverancier(s) I

3.3.6 Escalatie bij oplossen ROK geschill(en) tussen Deelnemers & opdrachtnemer(s)/leverancier(s) I

3.4.0 Relatiemanagement:

3.4.1 Monitoren contract compliance/rechtmatigheid

3.4.2 Opstellen contract/compliance rapportage

3.4.3 Bespreken vertrouwenskwesties (integriteit/ethiek, professionaliteit)

3.5.0 Innovatiemanagement

3.5.1 Overeenstemmen functionele/organisatorische/contractuele verbeteringen (product/proces/contract)

3.5.2 Uitvoeren verbeterprojecten

3.6.0 Verandermanagement

3.6.1 Bespeken veranderende vraag/behoefte, organisatie(s) en leveranciersmarkt

3.6.2 Beoordelen indexatieverzoeken

3.6.3 Vastleggen indexatie

3.6.4 Doorvoeren prijswijzigingen (DigiInkoop/inkoopsysteem/…)

3.6.5 Doorvoeren prijs-/tariefswijzigingen (DigiInkoop/inkoopsysteem/…)

3.6.6 Aanpassen & communiceren handleiding

Evalueren contract

3.7.1 Verzamelen en beschikbaar stellen meetresultaten & bevindingen (zie: klantpanel 2.4.9)

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata

Contract

V

V V

V V

O

O O I O O

O

V

O O

V

O

O

V

O

I

V

O

O

V

O

I

V

O

I

V

O

I

V

O

I

V

I

O

I

V

I

V

A

V

O

O

V O O •

I V •

I V •

I V C •

V O • •

I V •

I V I •

V O •

O V •

I V •

I V •

I O V •

V O I •

V O O •

V O •

V O •

V O C •

V O O •

V O C •

V O •

V O •

V O I •

V •

V O I •

V O C •

V O O •

V O •

V O I •

V O O •

V O I •

O V •

A

V

V

O

O •

I •

Document Metadata