Agendapunt: 2

Agendapunt: 2

Bijlage: 2

Betref: Mededelingen

Agendapunt: Schriftelijke mededelingen

Ter: informatie

Dd: 17 juni 2019

Aansluitingsovereenkomst met de VNG vanwege Cao gemeenten na 2020

In de GR artikel 34.2 is vastgelegd dat Het Utrechts Archief de rechtspositie van de gemeente Utrecht zo veel mogelijk zal volgen. De gemeente Utrecht heeft besloten om aan te gaan sluiten bij de Cao gemeenten. Aansluiting van Het Utrechts Archief bij de gemeenten Cao was hierdoor voor de hand liggend.

Hiervoor is op 12 oktober 2018 een aansluitingsovereenkomst getekend.

Het VNG heeft echter besloten om een aparte werkgeversvereniging voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen op te richten, omdat aansluiting bij de Cao gemeenten juridisch niet correct is. Door de oprichting van deze werkgeversvereniging kan Het Utrechts Archief na de normalisering (Wnra) hun medewerkers nog steeds dezelfde arbeidsvoorwaarden blijven bieden als in de Cao Gemeenten. Hiermee volgt het de gemeente Utrecht alsnog zo veel mogelijk. Volgens de laatste informatie van het VNG zal het vanaf oktober van dit jaar mogelijk zijn om aan te sluiten bij de werkgeversvereniging voor niet- gemeenten. De jaarlijkse contributie moet nog worden vastgesteld maar zal hoger zijn dan die bij de VNG (€500,-) Aangesloten organisaties liften nu mee op de voorzieningen van de VNG zonder dat die worden doorberekend.

Depot Emmen

Op 20 juni wordt het depot in Emmen geopend, waar in de toekomst rijksarchieven kunnen worden beheerd van het Nationaal Archief en de RHC’s. Er wordt voorzien in dienstverlening (scanning on demand).

De lerende organisatie

Onder begeleiding van mw. Xxxxx-Xxxxxx Xxxxxx, die een aantal MT-heidagen heeft begeleid, zal het MT de komende periode aan de slag gaan met een leiderschapsprogramma ter versterking van het team en om gezamenlijk de volgende stap in de organisatieontwikkeling te zetten. Het traject bestaat uit een viertal sessies rondom thema’s gekoppeld aan een persoonlijk ontwikkeltraject voor de MT-ers (bijv. een training op coaching).

Doorontwikkeling financiën

In de afgelopen jaren is er geïnvesteerd in de financiële sturing van HUA. Zo is de planning en control cyclus uitgewerkt aan de hand van de nieuwe BBV en zijn er diverse verordeningen en beleidsdocumenten opgezet. Ook is de jaarrekening uitgewerkt aan de hand van de BBV en is de Berap opgezet. Om vervolgens naar een hoger niveau te komen in de financiële sturing van HUA is het nu nodig om de onderliggende organisatie, processen, systemen en informatie op orde te brengen. Daarbij zal de sturing door bestuur, directeur en MT centraal staan. Het doel van dit Financiën in Control (FiC) is om de financiële component van de

planning en control cyclus binnen HUA op het juiste niveau te krijgen. Dat betekent dat het bestuur, MT en de controller over de juiste instrumenten beschikken die het mogelijk maken om HUA tijdig en op de juiste koers te kunnen sturen. Om dit te kunnen realiseren is het nodig om systemen,

organisatie, procedures en personeel te onderzoeken en deze naar het gewenste niveau te brengen.

Dat betekent dat de procedures en werkinstructies verder uitgewerkt gaan worden, dat de benodigde systemen aangepast of vervangen gaan worden, dat er standaardrapportages zullen worden ingericht, dat er aan de benodigde kennis en vaardigheden van betrokken medewerkers zal worden gewerkt en gebruikers kunnen voldoen aan de gestelde verwachtingen en ontvangen wat zij nodig hebben voor hun deel in de sturing van de organisatie. Het is een omvangrijk traject dat in delen zal worden opgepakt en op verschillende momenten zal worden opgeleverd.

Voorbereiding meerjarenbeleidsplan 2021-2024

Het MT van HUA is gestart met de voorbereidingen van het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2021-2024. De medewerkers zullen betrokken worden bij het ophalen van ideeën voor de invulling van de speerpunten. Het concept zal in november gereed zijn conform de GR planning.

Evaluatie samenwerking HUA-HFA

In opdracht van HFA voert mw. Ma Oeh Pe een evaluatie uit naar de samenwerking tussen Het Utrechts Archief en Het Flevolands Archief voor de periode 2017-2019, zoals vastgelegd in het Organisatie- en implementatieplan en de samenwerkingsovereenkomst. Voor de evaluatie zullen interviews met bestuursleden, ambtenaren en medewerkers van HUA en HFA worden afgenomen. De interviews geven ook ruimte voor de invulling van de toekomst van beide organisaties en een eventuele voortzetting van de samenwerking.

Zodra de kaders van OCW bekend zijn (verwacht in het najaar) zal deze informatie meegenomen worden in de toekomstplannen van beide organisaties.

Project impactanalyse Provincie

Begin 2019 zijn Het Utrechts Archief en de provincie Utrecht gestart met de uitvoering van een gezamenlijk project, dat de impact in kaart brengt van het aansluiten van het Document Management Systeem (DMS) van de PU op het e- Depot bij HUA. Daarbij is een representatieve set met afgesloten, openbare dossiers geselecteerd van het organisatieonderdeel Mobiliteit uit het werkproces ‘uitvoeren wegenprojecten’ (bijna 5800 bestanden, 6,18 Gb). Gekeken wordt naar de impact bij PU en HUA zowel in Techniek, als op Inhoud en Organisatie. Hierbij wordt dezelfde methodiek gehanteerd als eerder bij de gemeente Utrecht. De projectleider wordt geleverd door de provincie Utrecht. Naar verwachting zal voor de zomer een eindrapportage worden opgeleverd. Intussen wordt met de GU gewerkt aan het opstellen van een Aansluitplan en lopen gesprekken over de financiering van de aansluitfase.

Voortgang van de verbouwing van het publiekscentrum

De verbouwing van het publiekscentrum ligt op schema. Het Utrechtse bureau Podium is aangetrokken voor de ontwerp en realisatie van de herinrichting van de vaste expo. De opening is gepland in het eerste weekend van oktober. Mw. Klein, dhr. Xxx xxx Xxxx en de wethouder Cultuur van de gemeente Nieuwegein dhr. Xxx Xxxxxxx zullen bij de opening betrokken worden, evenals de gedeputeerde die mw. Pennarts zal opvolgen. In samenwerking met het K.F. Heinfonds zullen drie kunstenaars een schetsontwerp maken voor een kunstwerk in de hal van Het Utrechts Archief. Het winnende ontwerp wordt uitgewerkt en wordt gefinancierd uit de fondsenwervingscampagne die HUA heeft opgezet voor de verbouwing.

Utrechtse stadsgeschiedenis

Het Utrechts Archief en het Centraal Museum onderzoeken namens het SUM de kansen en mogelijkheden om de collecties en verhalen van de Utrechtse stadsgeschiedenis op een toegankelijke wijze te verbinden en presenteren. Een soort 21ste-eeuws historisch museum 2.0. Er zal een bureau worden gevraagd om een verkenning uit te voeren en een concept te ontwikkelen, waarna een realisatieplan met financieringsplan opgesteld kan worden. Het doel is om het resultaat bij het 900-jarig bestaan van Utrecht te presenteren.