Oproep tot kandidaatstelling
Oproep tot kandidaatstelling
Concessie voor de installatie en de uitbating van een ANTWERPS REUZENRAD
Voor drie edities van Winter in Antwerpen
van 10 december 2016 tot 8 januari 2017
van 9 december 2017 tot 7 januari 2018
van 8 december 2018 tot 6 januari 2019
Inhoud
1 Administratieve bepalingen 4
1.1 Identiteit van de concessiegever 4
1.2 Voorwerp en aard van de concessie 4
1.10 Toezicht nakomen voorwaarden 9
1.11 Discretieplicht en eigendomsrechten documenten en data aanbestedende overheid 9
2 Beschrijving van de concessie 10
3 Doelstellingen van het evenement Winter in Antwerpen 11
3.2 Marketingstrategie en communicatie 13
4 Gedetailleerde beschrijving van de concessie 13
4.3 De vzw Stadsmarketing en Toerisme voorziet 15
4.4 De leverancier voorziet 15
4.5 Vergunningen en verzekeringen 16
4.8 Technische en logistieke zone 16
5.1 Plaatsbeschrijvende staat 17
5.3 Uithangborden - Antennes 18
5.4 Overdracht - subconcessie 19
5.5 Verhuring of concessie voor gelijkaardige bestemming 19
5.10 Faillissement - Statutenwijziging 20
5.13 Geschillen en betwistingen 21
1 Administratieve bepalingen
1.1 Identiteit van de concessiegever
De vzw Stadsmarketing en Toerisme, met maatschappelijk adres Xxxxx Xxxxx 0 xx Xxxxxxxxx, ondernemingsnummer 0877.705.290, in gevolge artikel 4 van de samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd in de gemeenteraad van 15 december 2014 (jaarnummer 963) belast met het beheer van de stedelijke evenementen.
1.2 Voorwerp en aard van de concessie
De concessie heeft tot doel het installeren en uitbaten van een reuzenrad in het kader van Winter in Antwerpen, een evenement dat de stad Antwerpen en de vzw Stadsmarketing en Toerisme jaarlijks organiseren ter gelegenheid van de eindejaarsperiode.
De concessiehouder verwerft een exclusiviteit wat uitbating van een reuzenrad op de Scheldekaaien of vervanglocatie betreft tijdens de periode van de winter van Antwerpen edities 2016-2017, 2017-2018 en 2018-2019.
De hierbij verleende exploitatie wordt geregeld door een concessieovereenkomst en is geen huurovereenkomst. De huidige en toekomstige bepalingen van de huurwetgeving, inzonderheid de handelshuur, zijn dus niet van toepassing.
De toewijzingsprocedure valt NIET onder de wetgeving op de overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om te onderhandelen met de kandidaten. De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat met de beste BAFO (best and final offer)
In eerste instantie mag de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden zoals hierna beschreven.
De vzw Stadsmarketing en Toerisme behoudt zich het recht voor om een onregelmatige offerte van een geselecteerde inschrijver te weren op basis van vastgestelde onregelmatigheden.
Vervolgens zullen de niet geweerde offertes vergeleken worden aan de hand van de hierna vermelde gunningscriteria:
• de concessie zal na onderhandeling toegewezen worden aan de inschrijver die de voordeligste (kwalitatief beste) offerte heeft ingediend rekening houdend met de hierna vermelde gewogen gunningscriteria;
• de toewijzing gebeurt door de betekening van de toewijzingsbeslissing aan de gekozen inschrijver. De concessieovereenkomst bestaat in dat geval uit het samenlezen van het bestek en de offerte (voor zover die conform is met het bestek). De concessiegever behoudt zich echter het recht voor om de voorwaarden van de concessieovereenkomst aan de hand van het bestek, de offerte en de eventuele onderhandelingen nader te preciseren in een aparte concessieovereenkomst die door beide partijen wordt ondertekend.
Vzw Stadsmarketing en Toerisme behoudt zich het recht voor om de concessie niet toe te wijzen en eventueel een nieuwe vraag tot het indienen van (prijs)offertes uit te schrijven of
elke andere maatregel te treffen die zij in overeenstemming acht met de belangen van de concessiegever. De niet-toewijzing van de opdracht kan geen aanleiding geven tot het toekennen van schadevergoeding.
1.3 Duurtijd contract
De concessie loopt voor een periode van drie edities, vanaf december 2016 tot en met januari 2019. Jaarlijks zal de concessionaris geëvalueerd worden op vooraf vastgestelde evaluatiecriteria.
De eerste concessie zal ingaan op 10 december 2016 en eindigt op 8 januari 2017 (exclusief opbouw en afbraak).
Vanaf 21 november 2016 zal de locatie worden opgeleverd en overgeleverd aan de concessionaris. Dit is slechts een indicatieve datum en kan worden besproken.
De volgende edities van Winter in Antwerpen worden gepland:
• van 9 december 2017 tot 7 januari 2018
• van 8 december 2018 tot 6 januari 2019
Een projectverantwoordelijke, aangesteld door de stad Antwerpen, zal tijdens Winter in Antwerpen, het aanspreekpunt zijn voor de concessiehouder.
1.4 Uitsluitingsgronden
Volgende kandidaat kan uitgesloten worden in elk stadium van de procedure:
• de inschrijver die en/of waarvan de zaakvoerder of de effectieve uitbater bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan (waarvan de concessiegever kennis heeft) veroordeeld is voor:
a. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
b. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
c. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
d. xxxxxxxxx van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
• de kandidaat die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardig procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
• de kandidaat die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is of die voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in nationale wetgevingen en reglementeringen;
• de kandidaat die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
• de kandidaat die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken;
• de kandidaat die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid;
• de kandidaat die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land zijn waar hij gevestigd is;
• de kandidaat die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen.
• De kandidaat die niet beschikt over een ondernemingsnummer
De kandidaat voegt een verklaring op erewoord bij dat hij zich niet in één van deze gevallen bevindt.
Als er een beroep wordt gedaan op (een) onderaannemer(s) gelden bovendien voor hen dezelfde uitsluitingsgronden.
Door indiening van de offerte verklaart de inschrijver impliciet dat hij en zijn onderaannemer(s) zich niet in één van de voormelde uitsluitingsgronden bevind(t)(en). De vzw Stadsmarketing en Toerisme behoudt zich het recht voor om na indiening van de offertes tijdens het verdere verloop van de procedure deze impliciete verklaring op erewoord te controleren en hiertoe de nodige bewijsdocumenten ervan ter staving op te vragen.
1.5 Kwalitatieve selectie (selectiecriteria)
De offerte bevat het dossier waarin het totaalconcept wordt beschreven met de elementen beschreven in punt 1.12 kandidaatstellingen.
Verder dient een lijst gevoegd te worden van de voornaamste door de inschrijver en/of zijn eventuele onderaannemer(s) uitgevoerde gelijkaardige uitbatingen verricht gedurende de afgelopen 10 jaar.
Daarnaast dienen bij de offerte ook de cv’s/portfolio’s gevoegd te worden van de personen/personeelsleden van de inschrijver en/of eventuele onderaannemer(s) die effectief zullen instaan voor de uitbating van de concessie of hier een verantwoordelijkheid in zullen hebben.
Voormelde documenten moeten minstens de volgende informatie bevatten:
• het voorwerp van de uitbating
• wat de referentielijst betreft: de persoon/personen die daarbij instond(en) voor de effectieve uitbating of hier een verantwoordelijkheid in hadden.
• doelpubliek van de uitbating
• de omschrijving van de context van de uitbating (vb. zuiver commercieel, artistiek, cultureel,…)
• de daarbij gerealiseerde omzet
• de periode van uitbating (begin- en einddatum)
• de naam van de eventuele opdracht gevende instantie(s) en van de contactgegevens van de contactpersoon bij deze instantie.
Minimumeisen:
Uit de voormelde documenten moet relevante ervaring blijken met de uitbating van een gelijkaardige exploitatie en dit zowel voor:
• de inschrijver (die zich daarbij kan beroepen op de ervaring van (een) eventuele onderaannemer(s) die hij effectief zal inschakelen bij de uitbating);
• alle personen/personeelsleden van de inschrijver en eventuele onderaannemer(s) die effectief zullen instaan voor/een verantwoordelijkheid hebben in de uitbating van de concessie.
De identiteit van eventuele onderaannemer(s) waarmee gewerkt zal worden, dient in de offerte te
worden opgegeven met vermelding van welk onderdeel van de uitbating deze voor zijn rekening neemt.
Indien de inschrijver voor de uitvoering van de concessie beroep doet op een onderaannemer (of een andere entiteit) dient bij de offerte tevens de verbintenis van de onderaannemer (of andere entiteit) gevoegd te worden waaruit blijkt dat deze de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking zal stellen aan de inschrijver (in geval van eventuele toewijzing van de opdracht aan de inschrijver). De concessiehouder is in dat geval tijdens de uitvoering gehouden een beroep te doen op deze onderaannemer. Wijziging van onderaannemer in de loop van de concessieovereenkomst is enkel mogelijk mits voorafgaande toestemming van de vzw Stadsmarketing en Toerisme.
De personen/personeelsleden waarvan in het kader van de kwalitatieve selectie cv’s/portfolio’s werden gevoegd, moeten bij eventuele toewijzing van de opdracht ook effectief instaan voor de uitbating van de concessie. Wijziging van de betreffende personen/personeelsleden in de looptijd van de concessie is enkel mogelijk mits voorafgaande toestemming van de vzw Stadsmarketing en Toerisme.
1.6 Gunning
Voor de gunning zal een jury worden samengesteld.
Bij de beoordeling van de kandidaturen houdt de jury rekening met volgende criteria:
Totaalconcept: • kwalitatief aanbod • Unieke Antwerpse waarde van het rad met typische Antwerpse kenmerken/uitstraling • look and feel • sfeer- en functionele verlichting • eventuele activiteiten • toegangsprijzen, kortingen • Intekenplan van alle opstellingen, incl. eventuele technische ruimte, woonwagens, stroomgroep,… • Afwerking afscherming reuzenrad en andere opstellingen • Kwaliteit van de afwerking en afscherming… | 60 punten |
Organisatie en relevante ervaring: • Werkplanning: opstelling en uitvoering • Plan van aanpak • Personeelsinzet • Flow van bezoekers • Ervaring met uitbating van een reuzenrad • Plaatsing van reuzenrad in functie van het intekenplan & veiligheidszone… | 40 punten |
Om de opdracht uit te voeren, moet de best scorende kandidaat per onderdeel 50% scoren. De totaalscore bedraagt minstens 60%.
De offerte dient voldoende informatie en documentatie te bevatten om de offerte te kunnen beoordelen aan de hand van de voormelde selecitiecriteria. Het geheel of gedeeltelijk ontbreken ervan kan aanleiding geven tot het weren van de offerte.
De opdrachtgever behoudt zich het recht om de geselecteerde indieners uit te nodigen tot een individuele toelichting van de offerte, mocht dit nodig blijken in functie van de beoordeling.
1.7 Evaluatie
Er wordt voor deze concessie een jaarlijkse gezamenlijke evaluatie voorzien. Alle werkpunten worden aangehaald om zo samen tot het sterkste verhaal te komen. De evaluatie wordt bekeken op volgende punten:
• samenwerking met de stedelijke diensten;
• naleving van de concessievoorwaarden;
• kwalitatieve afwerking van de opstellingen;
• look and feel van de opstellingen.
Per onderdeel moet de concessionaris 50% scoren. De totaalscore van de evaluatie bedraagt minstens 60%. Indien de concessionaris niet de minimaal opgelegde score behaalt, kan de aanbestedende overheid eenzijdig beslissen om de concessie in te trekken en niet meer te verlengen.
Evaluatie criteria:
Samenwerking met de stedelijke diensten | 10 punten |
Kwalitatieve afwerking van de opstellingen | 40 punten |
Naleving van de concessievoorwaarden en algemene voorwaarden | 30 punten |
Look and feel van de opstelling | 20 punten |
1.8 Boetes
Bij niet-uitvoering van de opdracht dient de concessionaris een boete te betalen aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid voorziet een boete van 75.000,00 EUR. Bijkomend zal de stad de nodige maatregelen nemen om het beoogde resultaat te
bekomen. De kosten van deze maatregelen zullen worden doorgerekend aan de concessionaris.
Bij laattijdige aanvang van de opdracht dient de concessionaris een boete te betalen aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid voorziet een boete van 2.000,00 EUR per dag.
Bij afwijking van de vastgelegde openingsuren wordt een boete aangerekend van 200,00 EUR per uur (m.u.v. overmacht).
Bij een onvoldoende uitvoering van de opdracht zal de stad de nodige maatregelen nemen om het beoogde resultaat te bekomen. De kosten van deze maatregelen zullen worden doorgerekend aan de concessionaris.
1.9 Lasten en kosten
Alle belastingen en taksen, van welke aard ook, gesteld of te stellen op het in concessie gegeven goed, op de exploitatie zelf of op de opbrengst uit de horeca-uitbating, zijn voor rekening van de concessiehouder.
Deze wordt verondersteld alle nuttige inlichtingen te hebben ingewonnen over de aard en het bedrag van deze belastingen en taksen; hij zal uit dien hoofde niet het minste bezwaar kunnen doen gelden tegenover vzw Stadsmarketing en Toerisme, noch daarin aanleiding vinden om aanpassing van de overige voorwaarden te eisen.
1.10 Toezicht nakomen voorwaarden
De vzw Stadsmarketing en Toerisme behoudt zich het recht voor het in concessie gegeven goed te allen tijde door haar afgevaardigden te laten controleren. De aanwijzingen van de afgevaardigden van vzw Stadsmarketing en Toerisme dienen door de concessiehouder stipt opgevolgd te worden.
1.11 Discretieplicht en eigendomsrechten documenten en data aanbestedende overheid
Alle informatie die opgenomen is in dit bestek en meegedeeld wordt aan de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht, is eigendom van de aanbestedende overheid en moet als vertrouwelijk behandeld worden. Het uitvoeren van de opdracht impliceert geenszins dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht verwerft op documenten of data die de aanbestedende overheid aanlevert.
De inschrijver/ opdrachtnemer verbindt er zich toe om elke informatie die hij krijgt van de aanbestedende overheid, strikt geheim te houden. Onder geen enkele voorwaarde, tenzij noodzakelijk voor het opstellen van een offerte en/of de goede uitvoering van de opdracht, mag hij de informatie aan derden meedelen, bekendmaken, overhandigen of op enige andere wijze ter beschikking stellen, zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
1.12 Kandidaatstellingen
De kandidaat bezorgt ten laatste op 15 juli 2016, 12.00 uur een dossier via mail (xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx).
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de concessiegever wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver voorbehoudloos akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de concessiegever zich het recht voor om hetzij de offerte als onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver.
Het dossier waarin het totaalconcept wordt beschreven dient minimaal volgende elementen te bevatten:
• een voorstel voor de plaatsing en uitbating van een uniek Antwerps reuzenrad groter dan 40m hoog;
• voorstel van acties en activiteiten;
• de toegangsprijs voor het rad;
• duurtijd van een rit;
• de afwerking van het rad en de ruimte rondom die aansluit bij de look and feel van Winter in Antwerpen;
• een overzicht van het aantal medewerkers, aantal woonwagens en grootte, andere noodzakelijk aanwezige voertuigen en opstellingen naast het rad;
• een plan van aanpak voor de opbouw en afbouw van de volledige concessie inclusief een retroplanning;
• een overzicht en intekenplan op schaal van alle constructies en nodige ruimte voor het opstellen van het reuzenrad en noodzakelijke opstellingen nodig voor een goede opstelling, werking en uitbating van het rad (rad, kraanwagen, generator, woonwagen,…);
• een overzicht van relevante ervaring en referenties;
• een verklaring op eer dat de kandidaat zich niet in één van de gevallen van de uitsluitingsgronden bevindt.
In juli 2016 zal de kandidaat zijn dossier mondeling kunnen toelichten.
Ten laatste eind augustus 2016 zullen de kandidaten op de hoogte gesteld worden of de concessie al dan niet werd toegewezen.
2 Beschrijving van de concessie
2.1 Algemeen
De opdracht omvat het installeren en uitbaten van een reuzenrad in het kader van Winter in Antwerpen, een evenement dat de stad Antwerpen en de vzw Stadsmarketing en Toerisme jaarlijks organiseren ter gelegenheid van de eindejaarsperiode.
2.2 Locatie
Het Steenplein, het mooiste xxxxx xxx xx Xxxxxxx, biedt heel wat aan de bezoekers. Naast een groot aantal chalets staat een prachtig terras met vuurinstallaties om aan op te warmen en winterse speeltuigen om in beweging te blijven. De bomen hangen vol mooie
lichtjes en er komt opnieuw een tubingpiste die vorig jaar enkele duizenden bezoekers trok. De minigolf komt voor de eerste keer onder de hangars te staan.
Het reuzenrad staat tussen de cruiseterminal en de wandelbrug. Na hun ogen de kost te hebben gegeven aan de verschillende chalets kunnen bezoekers genieten van de prachtige vergezichten die Antwerpen te bieden heeft.
Zo kunnen ze in het noorden het MAS en het nieuwe Havenhuis spotten. Als ze de Schelde volgen in zuidelijke richting zien ze in Hoboken de Titankraan van de voormalige Cockerill Yards. Uiteraard kent de binnenstad en Linkeroever geen geheimen meer. Vanop deze locatie zie je werkelijk alles.
In functie van de organisatie van Winter in Antwerpen kan het zijn dat er een andere locatie voor het reuzenrad noodzakelijk is tijdens de looptijd van dit contract. De stad Antwerpen zal zorgen voor een alternatieve locatie op het terrein van Winter in Antwerpen.
2.3 Periode 2016-2017
De concessie voor het reuzenrad loopt voor de volledige periode van Winter in Antwerpen. Het openingsfeest is voorzien op 10 december 2016, de periode wordt afgesloten met de Nieuwjaarsdrink op 8 januari 2017. Het reuzenrad dienen de volledige periode open te zijn en moeten minstens de door de stad vooraf opgelegde openingsuren volgen. Na de gunning kan er in nauw overleg met de stad bekeken worden of aangepaste openingsuren mogelijk zijn in functie van de organisatie van aanpak b2b, activiteiten voor scholen,… De concessionaris schrijft hiervoor een voorafgaande motivatie. De uitzonderingen worden enkel toegelaten na een goedkeuring van de burgemeester.
maandag tot donderdag | 12.00 uur tot 21.00 uur |
vrijdag | 12.00 uur tot 23.00 uur |
zaterdag | 11.00 uur tot 23.00 uur |
zondag | 11.00 uur tot 21.00 uur |
10 december* | 17.00 uur tot 23.00 uur |
24 en 31 december | 11.00 uur tot 18.00 uur |
25 december | 11.00 uur tot 21.00 uur |
1 januari 2017 | 11.00 uur tot 21.00 uur |
*Openingsfeest: Winter in Antwerpen wordt op 10 december feestelijk geopend. Alle chalets en activiteiten(ijspiste, minigolf en tubing) gaan gezamenlijk open om 17.00 uur. Zo wordt een uniek startmoment gecreëerd waarbij bezoekers massaal afzakken naar Antwerpen.
3 Doelstellingen van het evenement Winter in Antwerpen
Het stadsbestuur wil zoveel mogelijk kwaliteitsvolle evenementen in de stad. Het bestuur ondersteunt evenementen die passen in het kader van de stedelijke marketingstrategie.
Winter in Antwerpen wil een gezellige en unieke sfeer scheppen in de binnenstad. Vanaf het Centraal Station, over de Keyserlei en Meir worden de straten versierd met reuzenkerstbomen en verlicht met mooie kerstverlichting. Elke zondag zijn de winkels open om nog meer bezoekers te lokken om zijn eindejaarsinkopen in onze stad te doen.
Naast de kerstmarkt en de ijspiste, brengen ook tal van andere activiteiten bezoekers naar de stad:
• een openingsfeest met een grote publiekstrekker;
• tal van straatacts, kerstkoren, vuuranimaties, …;
• gezellige vuurinstallaties en kachels met warme zithoekjes op de verschillende locaties;
• een kerststal op de Handschoenmarkt;
• een tubing-baan op het Steenplein;
• een minigolf met winterbar ter hoogte van de hangars aan de Cruiseterminal;
• een romantische, sfeervol uitgelichte eyecatcher de Grote Markt;
• het eindejaarsvuurwerk;
• nieuwjaarsdrink.
3.1 Look and feel
Antwerpen tovert elk jaar de donkere wintermaanden om in een periode vol licht en warmte. In onze stad zijn dan alle ingrediënten voor een geslaagde wintervakantie aanwezig en kunnen bewoners en bezoekers een atypische en onvergetelijke vakantie in het hart van de stad beleven. Antwerpen heeft een gezellige kerstmarkt met mooi gedecoreerde houten chalets. Naast de traditionele kerstkramen krijgen ook jonge ontwerpers en goede doelen hier een plaats. Op de Groenplaats staat één van de grootste ijspistes van de Benelux waar je onder een prachtig lichtjesdak kan schaatsen met zicht op de kathedraal.
We investeren elk jaar in meer beleving en merken dat de bezoeker hier zeer positief op reageert. Zo hadden we een recordaantal schaatsers op de ijspiste in 2015. Ook het vernieuwend aanbod op ieders maat met een razendsnelle tubingpiste en een minigolfparcours met knusse winterbar naast de Schelde pasten perfect in het ‘wintervakantie in eigen stad’ verhaal.
De bezoeker vindt elke editie van Winter in Antwerpen de klassiekers terug, maar wordt ook elk jaar verrast door wat nieuws.
Aankleding is zeer belangrijk, we willen met hout, groen en verlichting een rode draad brengen doorheen al onze activiteiten om zo een warm wintergevoel uit te stralen.
Niet enkel op de Groenplaats werken we met veel verlichting. Zo vind je op de site verlichte wegwijzers, een lichtshow op het stadhuis en een uitgelichte maretak met liefdesboodschappen in de eyecatcher.
Romantiek is dan ook nooit ver weg, over een kerstmarkt struinen met je lief en/of familie is nergens zo gezellig als in Antwerpen.
Vorige editie waren er maar liefst 1 100 000 bezoekers. We realiseerden zo een algemene stijging van 350 000 bezoekers ten opzichte van 2010. Meer en meer toeristen ontdekken de charme van winters Antwerpen als citytripbestemming.
3.2 Marketingstrategie en communicatie
In het kader van de nieuwe externe marketingstrategie, werd voor Winter in Antwerpen gezocht naar een nieuw uitgangspunt om het evenement op een onderscheidende manier te brengen. Het uitgangspunt hierbij is om in te zetten op kwaliteit. En daarbij alle activiteiten, inclusief aankleding en communicatie te integreren tot één gezamenlijk verhaal, nl. ‘Wintervakantie in Antwerpen’. Hiermee wordt ingezet op een unieke beleving voor zowel de bewoner als de bezoeker waarbinnen bestaande elementen (kerstmarkt, ijspiste, ed.) worden geïntegreerd. De Antwerpenaar moet een unieke staycation beleven en een bezoeker een fantastische vacation.
De stad Antwerpen zet in op alle mogelijke kanalen: bijlage bij een lokale krant, een app, affichage, canvas, abribus, social media, reportages via de regionale tv-zender ATV, locatiecommunicatie, allerlei lokalen bladen, ed.
Zonder voorafgaand akkoord van en afstemming met de opdrachtgever (zijnde de stad Antwerpen) mag de concessionaris mag over de opdracht die wordt toegewezen in dit bestek geen externe communicatie voeren. Onder externe communicatie wordt onder meer verstaan: perscommunicatie, vermelding op andere websites dan die van de stad Antwerpen, flyers, brochures, enz. (geen limitatieve opsomming).
Het reuzenrad moet dit wintervakantie gevoel dan ook versterken. De bezoekers van Winter in Antwerpen moeten een unieke beleving ervaren. De uitstraling moet warm, innovatief en origineel zijn, zodat Antwerpen ‘the place you can’t miss’ wordt tijdens de winter van 2016-2017.
Als bijlage 2 bij dit bestek kan u een moodboard terugvinden. Dit geeft een idee van de sfeer die we willen creëren.
4 Gedetailleerde beschrijving van de concessie
4.1 Algemeen
De opdracht omvat het installeren en uitbaten van een uniek Antwerps rad groter dan 40m hoog in het kader van Winter in Antwerpen.
Het is de concessiehouder verboden, zonder voorafgaande en schriftelijke toelating van de stad Antwerpen om:
• de bestemming van de concessie te veranderen;
• het recht geheel af te staan of voort te verhuren. Hierbij geldt dat onderaanneming kan mits de concessievoorwaarden niet geschonden worden;
• te communiceren over het project zonder voorafgaandelijke toelating van de stad.
De concessie moet steeds publiek toegankelijk zijn. Deze kan niet afgehuurd worden voor private evenementen. De inschrijver heeft ruimte om groepskortingen te geven.
Omwille van een verhoogd veiligheidsrisico dient het reuzenrad op oudejaarsavond vroeger gesloten te worden. Bovendien moet het reuzenrad afgesloten worden om deze veilig te houden voor feestende voorbijgangers.
De concessionaris verbindt zich ertoe vooraf duidelijk aan te geven hoe hij zijn reuzenrad wil positioneren, aankleden en inrichten om tot een uniek rad te komen.
Hij houdt hier ook rekening met de zichtbaarheid van de activiteiten die gepland worden aan de cruiseterminal. Hiervoor wordt het rad zo veel als mogelijk richting de Schelde opgesteld en de bijkomende opstellingen rond het rad worden tot een minimum beperkt. Dit in nauw overleg met vzw Stadsmarketing en Toerisme.
De inschrijver voorziet intekenplannen van het rad en de verschillende opstellingen.
Alle aangeleverde plannen zijn steeds correct zodat de opstelling van verlichting en doorgangen hierop kan afgestemd worden.
De constructie(s) die geplaatst worden, moeten laagdrempelig zijn en voor iedereen toegankelijk, ook voor mindervaliden.
4.2 Uniek Antwerps rad
Vorige editie genoten 35.000 bezoekers vanuit het rad van de vergezichten van Winter in Antwerpen.
Vorige edities was de stralende A het centraal punt van het rad. Dit zorgde ervoor dat het een rad van en voor Antwerpen was.
Vzw Stadsmarketing en Toerisme zet maximaal in op de beleving tijdens Winter in Antwerpen. Ook voor het rad willen wij ons onderscheiden van andere raderen in anderen steden en gemeenten. Met deze concessie zijn we dan ook op zoek naar een uniek reuzenrad tijdens de winterperiode.
Het rad moet prachtig uitgelicht zijn aangevuld met (A)typische Antwerpse elementen. Een stralende A of een Antwerpse naam zijn dan ook standaardvereisten. Naast de sfeerverlichting voorziet de inschrijver ook functionele verlichting aan de inkomzone.
De koude winterdagen mogen geen reden zijn om het rad niet te bezoeken. Gesloten gondels die de mensen beschutten van wind, koude en regen, al dan niet in combinatie met open gondels zijn dan ook een absolute meerwaarde in het voor te stellen concept. Het rad moet ook toegankelijk zijn voor mindervaliden.
Niet enkel op 40 meter hoogte moet de bezoeker kunnen genieten. Ook op de begane grond moet er een afgewerkt rad zijn dat past binnen de look and feel van Winter in Antwerpen. Zowel de kassa, wachtzone als de technische installaties aan de zij- en achterkanten moeten esthetisch en kwalitatief afgewerkt zijn.
De aanbieder geeft aan in zijn concept hoe hij de afwerking en aankleding zal uitvoeren. Hij voegt ook een intekenplan van de opstelling en alle noodzakelijke elementen toe.
Bij de inschrijving geeft de aanbieder ook mee welke mogelijke acties of eventuele activiteiten mogelijk zijn.
In de uitwerking van het concept moet duidelijk blijken hoe de inschrijver dit allemaal zal verwezenlijken.
4.3 De vzw Stadsmarketing en Toerisme voorziet
• geen vergoeding voor het ter beschikking stellen van de locatie en inname openbaar domein;
• de inkomsten van de uitbating zijn volledig voor de concessiehouder;
• eventuele mediadeals met betrekking tot activiteit en die ten voordele zijn van de concessiehouder;
• uw evenementenaanvraag in te dienen. De stad zal deze behandelen en een vergunning afleveren voor het gebruik van het openbaar domein. Hieraan zullen een aantal voorwaarden verbonden zijn, opgelegd door de betrokken stadsdiensten. Deze voorwaarden maken integraal deel uit van de concessieovereenkomst en dienen nageleefd te worden. Het niet naleven kan een reden tot onmiddellijke sluiting en intrekking van de overeenkomst betekenen;
• logistieke ondersteuning van basismaterialen zoals wateraansluitingen, herassen, nadars, afvalcontainers,…;
• ondersteuning bij de voorbereiding van het veiligheidsoverleg met betrekking tot de evenementiële veiligheid;
• begeleiding in de samenwerking met Lokale Politie Antwerpen, Brandweer Zone Antwerpen en andere stadsdiensten;
• vergoeding SABAM en billijke vergoeding.
4.4 De leverancier voorziet
• een reuzenrad met een minimumhoogte van 40m;
• personeel voor de uitbating van het reuzenrad;
• een aangepaste aankleding zodat het rad, de inkom en de gondels een unieke Antwerpse uitstraling hebben;
• groendecoratie in en rondom het rad is een pluspunt en past in de look and feel van Winter in Antwerpen;
• zowel sfeer- als functionele verlichting, zowel op het rad als aan de in- en uitgangen;
• een esthetische en kwalitatieve afwerking volledig rondom het rad;
• de infrastructuur voldoet aan de eisen gesteld aan de publiek toegankelijke inrichtingen in de politiecodex Antwerpen en eisen gesteld door de brandweer Antwerpen:
• de nodige keuringen en attesten voor een veilige attractie;
• een geluidsinstallatie die passende sfeervolle achtergrondmuziek brengt aan het reuzenrad;
• toegankelijkheid voor mindervaliden;
• Duidelijke intekening van logistieke zone (woonwagens en techniek)
• Autonome stroomvoorziening voor het rad
• een substantiële korting voor 15.000 bezoekers van de Nieuwjaarsdrink op zondag 8 januari 2017. De hoeveelheid van deze korting gebeurt in samenspraak met vzw Stadsmarketing en Toerisme.
4.5 Vergunningen en verzekeringen
Het verkrijgen van de concessie ontslaat de uitbater niet van de verplichting om alle nodige vergunningen die nodig zijn in functie van de gewenste exploitatie in orde te brengen.
De concessie moet voor opening aan alle mogelijke wettelijke verplichtingen en opgelegde veiligheidseisen voldoen:
o geluidsnormen, politiecodex Antwerpen voor publiek toegankelijke inrichtingen, voorwaarden brandweer Antwerpen,…
o De stad beschikt over een raamcontract voor het opmaken van milieuvergunningen. Indien de concessie een tijdelijke milieuvergunning klasse 2 of 1 nodig heeft, is de concessionaris verplicht om via deze leverancier de milieuvergunning te laten opmaken. De kosten voor de opmaak van deze vergunning zijn ten laste van de concessionaris. Voor de aanvraag en opmaak van de milieuvergunning zijn wettelijke termijnen bepaald. Het is aan de concessionaris om tijdig alle informatie aan te leveren zodat een tijdelijke milieuvergunning kan aangevraagd worden en gegund is voor aanvang van de concessie. Zonder geldige milieuvergunning zal de concessie niet mogen openen.
De concessionaris voorziet naast de nodige verzekeringen voor de infrastructuur en de inboedel ook in een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.
4.6 Afvalbeheer
De concessiehouder moet ervoor zorgen dat het reuzenrad steeds in onberispelijke staat verkeert. Papier en alle andere soorten afval worden steeds onmiddellijk verwijderen. De stad voorziet afvalcontainers in samenspraak met de concessionaris.
4.7 Stroomvoorziening
Op het Steenplein is de stroomvoorziening beperkt. De aanwezige stroom wordt verdeeld over de aanwezige chalets, tubing, verlichting, reuzenrad en minigolf.
Het reuzenrad moet dus voorzien zijn van een autonome stroombron. Een elektrische aansluiting voor de stroomvoorziening van één woonwagen kan in samenspraak voorzien worden.
4.8 Technische en logistieke zone
Enkel de noodzakelijke elementen voor het draaiend houden van de concessie zullen in de onmiddellijke omgeving van het reuzenrad worden toegelaten: reuzenrad, stroomgroep, machinekamer/sturing van het reuzenrad en kassa. Eventueel kan één woonwagen worden toegelaten in functie van veiligheid en bewaking van het rad. Dit kan enkel in overleg en na toestemming van de aanbestedende overheid.
4.9 Op- en afbouw
Tijdens de op- en afbouw van Winter in Antwerpen zijn er verschillende partijen en leveranciers aanwezig op de site. De stad stelt een planning op voor op- en afbouw waarbij zo veel mogelijk rekening gehouden wordt met de wensen van de verschillende partijen. Het is echter de stad die de eindbeslissing heeft over de exacte invulling van deze planning. Het kan dus zijn dat de concessionaris zijn planning zal moeten
aanpassen om een vlotte op- en afbouw van het volledige evenement vlot te laten verlopen.
Eventuele aangebrachte schade door de concessionaris tijdens op- en afbouw is volledig ten laste van de concessionaris.
4.10 Veiligheidsrondgang
Voor de opening wordt er een veiligheidsrondgang op de site georganiseerd. Afgevaardigden van de Lokale Politie Antwerpen, Brandweer zone Antwerpen, de milieudienst en de logistieke diensten van de stad zijn op deze rondgang aanwezig. Zij zullen controleren of aan alle verplichte en gevraagde eisen is voldaan. Tegen deze rondgang moet de concessie volledig in orde zijn. Er is op deze moment enkel nog ruimte voor kleine aanpassingen. Indien de concessie niet voldoet aan de gestelde eisen op het moment van de rondgang kan er besloten worden de concessie niet te laten opengaan tot voldaan wordt aan de gestelde eisen.
4.11 Springtij
Bij de uitwerking van zijn concept moet de exploitant ermee rekening houden dat omwille van een mogelijk risico op springtij de installaties snel en efficiënt moeten opgebroken en daarna weer opgebouwd kunnen worden. Bij eventuele overstroming zal hij immers geen enkel recht op schadevergoeding hebben tegenover de stad Antwerpen en de vzw Stadsmarketing en Toerisme.
5 Algemene voorwaarden van toepassing op de concessies van stadseigendommen waarvoor de stad is gemachtigd en op de concessies van eigendommen die toebehoren aan de stad
5.1 Plaatsbeschrijvende staat
De partijen komen overeen om bij de aanvang en het einde van de concessie tegensprekelijk een plaatsbeschrijvende staat op te stellen of te laten opstellen door een door hen aangestelde deskundige. Deze plaatsbeschrijving zal bij onderhavige overeenkomst worden gevoegd. De kosten hiervan worden voor de helft ten laste gelegd van de concessiehouder.
De concessiehouder verklaart het in concessie gegeven goed te aanvaarden in de staat waarin het zich bevindt met alle onzichtbare gebreken en de zichtbare gebreken die niet in de plaatsbeschrijvende staat zijn vermeld en verklaart tevens uitdrukkelijk dat voormelde staat geen aanleiding kan geven tot latere eisen tegenover de stad voor eventuele schade veroorzaakt door wat dan ook.
Mogelijke op het einde van de concessieperiode vastgestelde schade valt ten laste van de concessiehouder.
De concessiehouder is verantwoordelijk voor alle beschadigingen die te wijten zijn aan zijn daad of zijn nalatigheid of die te wijten zijn aan de daad of de nalatigheid van zijn
aangestelden, vertegenwoordigers, ondergeschikten en in het algemeen alle personen waarvoor de concessiehouder wettelijk verantwoordelijk is.
De concessiehouder verbindt zich ertoe de plaatsbeschrijvende staat, desgevallend voorzien van opmerkingen, te ondertekenen en aan de stad of, in voorkomend geval, aan de deskundige terug te sturen binnen de 10 werkdagen na ontvangst. Bij gebreke hieraan wordt vermoed dat de concessiehouder volledig akkoord gaat met de plaatsbeschrijvende staat en die alsdan ten aanzien van de stad een tegensprekelijk karakter krijgt.
De concessiehouder zal de lijdende, zichtbare en onzichtbare, voortdurende en niet voortdurende erfdienstbaarheden die het goed mochten bezwaren, gedogen en heeft het genot van de heersende erfdienstbaarheden die mochten bestaan, dit alles op eigen risico en zonder dat deze bepaling, aan wie ook, meer rechten zou kunnen verlenen dan deze gegrond op regelmatige titels of op de wet.
De stad stelt de concessiehouder in kennis van alle erfdienstbaarheden bedoeld in bovenstaande alinea en waarvan de stad het bestaan kent.
5.2 Bestemming
De concessiehouder krijgt het goed in concessie voor de bestemming zoals bovenaan omschreven.
Het is de concessiehouder verboden zonder voorafgaande schriftelijke toelating van de stad deze bestemming te wijzigen. Wanneer de concessiehouder zonder toestemming van de stad de bestemming wijzigt, is dit een grond tot de van rechtswege ontbinding van de concessieovereenkomst.
De concessiehouder verbindt zich ertoe alle toepasselijke, wettelijke en reglementaire voorschriften over de uitoefening van zijn activiteiten en het gebruik van het goed te eerbiedigen, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van de daarvoor noodzakelijke bestuurlijke toelatingen. Hij wordt geacht hierover alle informatie te hebben ingewonnen.
De concessiehouder staat in voor het bekomen van de vereiste toelatingen. De stad draagt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid. De concessiehouder kan dan ook op geen enkele wijze aanspraak maken op enige vergoeding of wijziging aan de voorwaarden van deze overeenkomst omwille van het niet of onder voorwaarden verkrijgen van de vereiste bestuurlijke toelatingen.
5.3 Uithangborden - Antennes
Het aanbrengen in en aan het goed van uithangborden, opschriften, reclame, e.d., het hangen van enig voorwerp, verlichtingstoestel, tent, e.d. en de plaatsing van pylonen en antennes is enkel toegelaten na schriftelijke en voorafgaande toelating van de stad en na het verkrijgen van de eventueel noodzakelijke stedenbouwkundige vergunning. De stad
behoudt zich het recht voor het karakter, de stijl en de grootte, die deze voorwerpen mogen hebben, aan te duiden, alsook de plaats waar ze mogen worden aangebracht.
5.4 Overdracht - subconcessie
De concessiehouder kan de concessie overdragen of het in concessie gegeven goed in subconcessie geven met de uitdrukkelijke voorafgaande en geschreven toestemming van de stad wiens toestemming zal afhankelijk kunnen worden gesteld van de voorwaarden die zij nodig acht.
5.5 Verhuring of concessie voor gelijkaardige bestemming
De stad kan in de nabije omgeving een goed met een gelijkaardige bestemming verhuren of in concessie geven, zonder dat de concessiehouder enig bezwaar kan doen gelden of aanspraak kan maken op enige schadevergoeding, vermindering van de concessievergoeding of verbreking van de overeenkomst.
5.6 (Brand)veiligheid
De concessiehouder moet zijn overeenkomst op het eerste verzoek van politie of stadsafgevaardigden kunnen tonen.
De concessiehouder moet zich stipt gedragen naar de bevelen en onderrichtingen, die de politie, brandweer en afgevaardigden van de stad of de stad hem geven.
De stad vestigt de aandacht op volgende reglementeringen die hij moet respecteren in verband met de openbare veiligheid.
1. De concessiehouder leeft de verkeersreglementering op de “Politie van het Wegverkeer” na vervat in het KB van 1 december 1975.
2. De concessiehouder leeft de geluidsbeschikkingen na van het KB van 24 februari 1977 over de naleving van de geluidsnormen in private en openbare instellingen.
3. De concessiehouder mag op geen enkele wijze de voorbijgangers of het verkeer hinderen, inclusief het voetgangers- en tramverkeer.
5.7 Bewaking
De stad neemt geen beveiligingsplicht op zich. De concessiehouder staat zelf in voor een degelijke beveiliging die rekening houdt met de aard van het goed en de bestemming waarvoor de concessie werd toegestaan.
De concessiehouder alleen is aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat veroorzaakt zouden worden als gevolg van het gebruik van het in concessie gegeven goed door zijn aangestelden, vertegenwoordigers, ondergeschikten en in het algemeen alle personen waarvoor de concessiehouder wettelijk aansprakelijk is.
5.8 Nazicht
De stad behoudt zich het recht voor op eenvoudig verzoek het in concessie gegeven goed te allen tijde door haar afgevaardigden te doen bezoeken om na te gaan of de concessiehouder de voorwaarden van deze overeenkomst naleeft. De concessiehouder moet zich gedragen naar de aanwijzingen van de afgevaardigden van de stad voor alle kwesties die buiten het beheer, werking en beleid van zijn exploitatie vallen.
5.9 Opzegmodaliteiten
De aanbestedende overheid is gerechtigd de overeenkomst eenzijdig op te zeggen, zonder dat de opdrachtnemer gerechtigd is op enige schadevergoeding, mits het respecteren van een vooropzegtermijn van 3 maanden. De termijn begint te lopen daags na betekening van de opzegbrief
De overeenkomst kan door de stad altijd worden ingetrokken in het kader van het openbaar belang of mogelijke dringende evacuaties.
5.10 Faillissement - Statutenwijziging
In geval van faillissement, vrijwillig of gerechtelijk, concordaat, bankroet, nietigverklaring of in vereffeningstelling van de concessiehouder, zal de stad het recht hebben, indien zij dit wenst, zonder opzeggingstermijn een eind te maken aan de concessieovereenkomst, door bij post aangetekende brief.
In dat geval zal bovendien de waarborg aan de stad verworven blijven.
Elke met betrekking tot de uitvoering van onderhavige overeenkomst relevante wijziging van de statuten van de concessiehouder dient onmiddellijk ter kennis van de stad te worden gebracht.
5.11 Einde overeenkomst
Bij het beëindigen van de concessie zijn volgende regels van toepassing.
⮚ de concessiehouder moet na elke editie van Winter in Antwerpen het goed volledig ontruimd en in een degelijke staat van onderhoud ter beschikking stellen van de stad;
⮚ de concessiehouder mag geen verontreiniging veroorzaken en dient bij de beëindiging van de concessie elke door zijn toedoen aanwezige vervuiling of gevaarlijke stof op zijn kosten en risico te verwijderen; de concessiehouder is eveneens aansprakelijk voor vervuiling die wordt vastgesteld na elke editie van Winter in Antwerpen of na het einde van de concessie en die aan hem kan worden toegeschreven.
5.12 Deelbaarheid
Indien één van de clausules van huidige overeenkomst nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid de geldigheid van andere clausules niet aantasten. In het geval dat dergelijk
nietige clausule de aard van de overeenkomst zou aantasten zal elke partij zijn best doen om onmiddellijk en te goeder trouw een geldige clausule te onderhandelen ter vervanging.
5.13 Geschillen en betwistingen
Voor de beslechting van geschillen voortvloeiend uit onderhavige overeenkomst, zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen, arrondissement Antwerpen, bevoegd.