SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Gemeente Koggenland – Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland

1. Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland, bij deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, de xxxx X. Xxxxxx, daartoe gemachtigd door de heer mr X. Ozenga en de xxxx X. xxx Xxxxxxxxx, respectievelijk voorzitter en penningmeester gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd namens het bestuur, hierna te noemen: Stichting RIJK.

2. Gemeente Koggenland ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester xxxxxxx X. Xxxxxx-Xxxxxxx, hierna te noemen: Gemeente;

en gezamenlijk te noemen: partijen OVERWEGENDE dat:

- de bestuursorganen van de deelnemende gemeenten, waaronder Gemeente, hebben

besloten tot oprichting en deelname in een overkoepelend samenwerkingsverband in de vorm van de Stichting RIJK.

- de Stichting statutair ten doel heeft: het creëren van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor zelfstandige gemeenten, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords;

- hieronder in ieder geval wordt begrepen: het uitvoeren van, het begeleiden en adviseren in een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid ter professionalisering evenals het behalen van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor de deelnemende gemeenten;

- de gemeenten die gebruik willen maken van de diensten van de Stichting de structurele samenwerking xxxxx xxxxxx vast te leggen in een overeenkomst tussen de Stichting en iedere gemeente afzonderlijk;

- de deelnemende gemeenten die met elkaar samenwerken op het gebied van inkoop, in deze overeenkomst worden aangeduid als de samenwerkende- of deelnemende gemeenten;

- ter uitvoering van het vorenstaande het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Koggenland bij collegebesluit 21 maart 2023 en met instemming van de gemeenteraad d.d. 17 april 2023 heeft ingestemd met het aangaan van deze overeenkomst met de Stichting onder de navolgende voorwaarden.

VERKLAREN te zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1 Samenwerking en dienstverlening

1. Gemeente verplicht zich zoveel als mogelijk samen te werken met de Stichting en met de andere deelnemende gemeenten bij de uitvoering van haar inkoop- en aanbestedingstaken. De Stichting verplicht zich samen te werken met Gemeente en de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten zoveel als mogelijk te bevorderen bij de uitvoering van haar taken.

2. Ten behoeve van de in lid 1 vermelde samenwerking zal de Stichting voor de Gemeente diensten verrichten, zoals bepaald in artikel 4 van deze overeenkomst.

Artikel 2 Duur van de overeenkomst en beëindiging

1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 18 maanden, ingaande op

1 juli 2023 en derhalve eindigend op 1 januari 2025, met de optie tot verlenging van de overeenkomst.

De verlenging van de overeenkomst zal stilzwijgend plaatsvinden tenzij Gemeente besluit tot beëindiging van de overeenkomst en uiterlijk zes maanden voor afloop van de overeenkomst, derhalve vóór 1 juli 2024, schriftelijk per aangetekend schrijven aan de Stichting te kennen geeft geen verdere verlenging van de overeenkomst te wensen.

2. Indien Gemeente besluit tot voortzetting van de overeenkomst na 1 januari 2025, zal de overeenkomst voor onbepaalde tijd worden verlengd.

3. Na verlenging van de overeenkomst, als bedoeld in lid 2, kunnen (elk der) partijen deze overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar, telkens tegen het einde van het daaropvolgende kalenderjaar opzeggen.

4. Opzegging dient te geschieden bij deurwaardersexploit of per aangetekend schrijven met bericht van ontvangst.

Artikel 3 Verplichtingen Gemeente

1. Tot 1 januari 2025 verplicht Gemeente zich jegens de Stichting om dienstverlening van de Stichting af te nemen voor een bedrag (vergoeding) van tenminste € 80.000,- exclusief BTW op jaarbasis. Vanaf 1 januari 2025 verplicht Gemeente zich jegens de Stichting om gedurende de looptijd van deze, alsdan verlengde, overeenkomst minimaal 4 dagen per week (op basis van 7,2 uur per dag, een 36-urige week en 42

weken), zijnde 168 dagen per kalenderjaar tegen betaling dienstverlening van de Stichting af te nemen.

2. Gemeente verplicht zich om jaarlijks vóór 1 mei de Stichting schriftelijk te informeren over de geraamde minimale omvang van de af te nemen diensten van de Stichting voor het daaropvolgende jaar. Bij het bepalen van die omvang maakt Gemeente gebruik van de evaluatieresultaten van het daaraan voorafgaande jaar, de in gang gezette activiteiten in het lopende jaar en de te ontwikkelen projecten in het daarop volgende jaar. De Stichting assisteert de Gemeente bij het bepalen van die omvang en verplicht zich tot het leveren van de evaluatieresultaten van het voorafgaande jaar en overige informatie om de minimale omvang te kunnen inschatten.

3. Vóór 1 oktober van ieder kalenderjaar zal Gemeente een planning vaststellen van de door de Stichting te leveren diensten en van het aantal af te nemen dagen in het daarop volgende jaar, zoals bepaald in de leden 2 en 3, volgens een door de Stichting aan te leveren format.

Op basis van deze planning stelt de Stichting vóór 1 november van ieder kalenderjaar, voor Gemeente een concept-inkoopplan op voor het daarop volgende jaar. De Stichting stemt het concept-inkoopplan af op de concept-inkoopplannen van de andere deelnemende gemeenten en zal daar waar mogelijk de gezamenlijk aanbestedingen en overige samenwerking tussen Gemeente en de andere deelnemende gemeenten op gebied van inkoop bevorderen.

Een wijziging in het concept-inkoopplan van Gemeente wordt aangebracht in overleg met en slechts na instemming van Gemeente.

4. Vóór 1 december van ieder kalenderjaar stelt Gemeente het op de wijze zoals beschreven in lid 4 tot stand gekomen inkoopplan voor het daaropvolgende jaar vast. Het inkoopplan dient in ieder geval te omvatten: de soort en het aantal producten en/of diensten die door de Stichting zowel individueel als gezamenlijk ingekocht en/of aanbesteed moeten worden namens Gemeente en of met de deelnemende gemeenten. Het door de Gemeente vastgestelde inkoopplan wordt door de Stichting voor akkoord ondertekend.

5. Indien Gemeente in het inkoopplan bepaalt dat (een gedeelte van) de inkoop- en aanbestedingsprojecten gezamenlijk met een andere gemeente zal worden uitgevoerd, conformeert Gemeente zich aan het gezamenlijke belang van de betreffende gemeenten bij de inkoop c.q. aanbesteding.

6. Gemeente wijst ambtenaren aan die belast zijn met de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten binnen zijn organisatie. Gemeente doet aan de Stichting mededeling van de medewerkers die zijn aangewezen.

Artikel 4 Verplichtingen Stichting

1. De Stichting verplicht zich:

a. de Gemeente – en samenwerkende gemeenten - te adviseren over inkopen en aanbestedingen;

b. Gemeente – en samenwerkende gemeenten - te informeren en adviseren over (ontwikkelingen op het terrein van) inkoop- en aanbestedingsbeleid;

c. jegens Gemeente tot het voorbereiden, uitvoeren, begeleiden en coördineren van alle inkoop- en aanbestedingstaken, welke zijn opgenomen in het inkoopplan van Gemeente;

d. jegens Gemeente tot het voorbereiden, uitvoeren, begeleiden en coördineren van een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid;

e. tot het creëren en behalen van voordelen ten behoeve van Gemeente, op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

2. De Stichting verplicht zich ter uitvoering van de in lid 1 vermelde taken om vakbekwaam personeel en voldoende middelen in te zetten ten behoeve van Gemeente, overeenkomstig de in het inkoopplan door de Gemeente vastgestelde planning en overeenkomstig de afgesproken personeelsinzet alsmede met inachtneming van de overeengekomen prioriteitsstelling, behoudens hetgeen in artikel 6 van deze overeenkomst is bepaald.

3. De Stichting verplicht zich tot een gelijkwaardige behartiging van de belangen van Gemeente en de samenwerkende gemeenten, gerelateerd aan de vóóraf gecontracteerde dagen van Gemeente en verplicht zich tevens om te voldoen aan de door de Gemeente gewenste prioriteitsstelling zoals opgenomen in het jaarlijks inkoopplan.

4. Na een verzoek tot verhoging van het aantal af te nemen dagen zal de Stichting zich inspannen om hier met ingang van het kalenderjaar volgend op dat waarin het verzoek is gedaan uitvoering aan te geven. Aanpassing van het vóóraf overeengekomen af te nemen aantal dagen binnen het kalenderjaar is slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Stichting mogelijk.

5. De Stichting rapporteert minimaal tweemaal per jaar, rond juli en aan het begin van het jaar, aan Gemeente over de taakuitvoering van de Stichting. In de rapportage worden in ieder geval de volgende zaken aangegeven:

- de afgeronde projecten en diensten die aan de Gemeente in die periode zijn geleverd;

- de dagen, die in de betreffende periode aan de dienstverlening zijn besteed en in rekening zijn/zullen worden gebracht;

- de stand van zaken met betrekking tot de voortgang in de uitvoering van het werkprogramma;

- de voortgang van onderhanden zijnde werkzaamheden; het plannen van nog te genereren werkzaamheden.

Bij of kort na het verstrekken van de rapportage vindt tussen Gemeente en Stichting – indien één van de partijen dit nodig acht - overleg plaats over de aangeboden rapportage. In dat overleg worden afspraken gemaakt over de verdere afwikkeling van het werkprogramma.

Artikel 5 Medewerkers van de Stichting

1. Ter uitvoering van deze overeenkomst wijst de Stichting één of meer van haar medewerkers aan, die onder haar verantwoordelijkheid, belast is/zijn met de inkoop- en aanbestedingsactiviteiten voor Gemeente. De Stichting bepaalt en organiseert de verdeling en de inzet van haar medewerkers over de samenwerkende gemeenten.

2. Indien naar het oordeel van Gemeente een voor haar werkende medewerker van de Stichting onvoldoende functioneert, treden partijen hierover met elkaar in overleg. Indien dit overleg niet resulteert in een bevredigend resultaat voor één der partijen, wordt het bestuur van de Stichting ingelicht met het verzoek hierover een besluit te nemen ter oplossing van het geschil.

Artikel 6 Uitvoering inkoopplan

1. Gemeente en de Stichting stellen elkaar alle informatie en middelen beschikbaar die voor de goede uitvoering van de overeenkomst nodig is.

2. Ten behoeve van de gemeentelijke samenwerking heeft de Stichting het recht om opgedane ervaringen bij de uitvoering van het inkoopplan van Gemeente te benutten bij de totstandkoming en uitvoering van inkoopplannen met de andere samenwerkende gemeenten met inachtneming van de geheimhoudingsverplichting in artikel 10.

Artikel 7 Bijstelling van het inkoopplan

1. Indien uit een overleg, als bedoeld in artikel 4, lid 5 blijkt, dat op basis van de door Gemeente aangegeven prioriteitsstelling het inkoopplan op onevenredige wijze gedurende het jaar wordt ingevuld, of niet wordt gerealiseerd, wordt door partijen in overleg het inkoopplan aangepast.

2. Indien binnen het vooraf overeengekomen volume van het inkoopplan een verschuiving plaatsvindt in de besteding van uren over productgroepen kan het inkoopplan in overleg door partijen worden aangepast.

3. Indien Gemeente de wens daartoe te kennen geeft of er anderszins aanleiding toe bestaat, kan het aantal af te nemen dagen – steeds vóóraf bepaald en met ingang van een nieuw kalenderjaar – naar boven worden bijgesteld. In overleg vindt dan tevens aanpassing van het inkoopplan plaats.

4. Indien gedurende twee achtereenvolgende jaren het aantal af te nemen dagen incidenteel met minimaal 5% wordt verhoogd dan wel met goedvinden van Gemeente het vóóraf overeengekomen aantal af te nemen dagen in het jaar daarna met meer dan 5% wordt overschreden, zal bij het bepalen van het aantal af te nemen dagen voor het daarop volgende jaar daarmee vóóraf rekening worden gehouden.

Artikel 8 Verschuldigde vergoeding

1. De Stichting zal jaarlijks voor Gemeente een door de Gemeente aan de Stichting te betalen deelnemersvergoeding vaststellen, voorafgaand aan een kalenderjaar, naar rato van het af te nemen aantal dagen zoals bepaald in het inkoopplan van de Gemeente, en op basis van de door het Stichtingsbestuur vast te stellen begroting van de Stichting.

Hierbij draagt de Gemeente het risico van de kosten naar rato van het aantal vooraf overeengekomen aantal dagen als bepaald in artikel 3, met dien verstande dat nooit méér risico door een deelnemende gemeente wordt gelopen dan tot de hoogte van het percentage van deze vóóraf overeengekomen dagen.

De Stichting is BTW-plichtig voor haar diensten aan de Gemeente. Over de deelnemersvergoeding zal er daarom door de Stichting aan de Gemeente 21% BTW worden berekend. Deze BTW kan door Gemeente nagenoeg geheel worden gedeclareerd uit het BTW-compensatiefonds.

De deelnemersvergoeding heeft betrekking op alle door de Stichting in het kader van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden.

2. De eventuele externe kosten gemaakt in een gezamenlijk aanbestedingstraject, worden naar evenredigheid verdeeld over de gemeenten die hebben deelgenomen aan dat traject.

3. Voor de in de leden 1 en 2 van dit artikel genoemde bedragen zal Stichting RIJK facturen sturen. De deelnemersbijdrage zal per half jaar worden gefactureerd, te weten in januari en in juni van elk jaar.

Artikel 9 Betaling vergoeding

1. Op basis van hetgeen is bepaald in artikel 8 wordt door de Stichting een voorcalculatorische berekening gemaakt van de door Gemeente op basis van het aantal af te nemen dagen verschuldigde vergoeding.

2. Door Gemeente wordt per halfjaar vóóraf, voor de 16e dag van de eerste maand van ieder half jaar, aan de Stichting een voorschot betaald, omvattende ½ gedeelte van de berekende vergoeding, na ontvangst van een factuur daartoe.

3. Na afloop van ieder kalenderjaar zal door de Stichting op basis van de totale voorcalculatorisch overeengekomen kostenverrekening een nota van afrekening worden gemaakt met het door Gemeente verstrekte voorschot. Dit staat in relatie met het werkprogramma en de afgenomen dagdelen.

4. Bij niet tijdige betaling van een voorschot als bedoeld in lid 2 of een afrekening als bedoeld in lid 3 is Gemeente aan de Stichting het wettelijke rentepercentage verschuldigd over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de uiterste betaaldatum tot de datum van de werkelijke betaling.

Artikel 10 Geheimhouding

De Stichting is verplicht alle vertrouwelijke gegevens c.q. informatie die door Gemeente ter uitvoering van deze overeenkomst zijn verstrekt, zowel naar de andere deelnemende gemeenten als naar derden, vertrouwelijk te behandelen en de voor Gemeente geldende wettelijke verplichtingen inzake deze gegevens c.q. informatie na te leven.

Artikel 11 Aansprakelijkheid

De Stichting verplicht zich op grond van alle wettelijke aansprakelijkheden verzekeringen af te sluiten en adequaat verzekerd te blijven.

Artikel 12 Verzuim/ontbinding

1. Indien één der partijen in gebreke blijft ten aanzien van haar verplichting(en) uit deze overeenkomst, wordt door de wederpartij een redelijke termijn gesteld waarbinnen de in gebreke zijnde partij alsnog aan haar verplichtingen zal moeten voldoen. Na het verlopen van deze termijn zal de partij in verzuim zijn en kan de wederpartij zonder rechterlijke tussenkomst de overeenkomst ontbinden.

2. Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, komen partijen overeen dat de overeenkomst door partijen tussentijds kan worden beëindigd na voorafgaande toestemming van beide partijen.

3. Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, is Gemeente gerechtigd zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, buiten rechte, de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden indien de Stichting:

- haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;

- surseance van betaling aanvraagt of haar surseance van betaling wordt verleend;

- aan haar crediteuren een onderhands akkoord aanbiedt;

- wordt ontbonden op grond van artikel 2:301 BW;

Artikel 13 Geschillenregeling

1. Indien op enigerlei wijze problemen zijn gerezen over de wijze van uitvoering van deze overeenkomst en deze problemen niet in onderling overleg tussen Gemeente en de Stichting kunnen worden opgelost, zal er in elk geval bestuurlijk overleg plaatsvinden tussen Gemeente en het bestuur van de Stichting, met als doel dergelijke geschillen in der minne te beslechten alvorens het tweede lid in werking treedt.

2. Alle geschillen die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van de overeenkomst mochten ontstaan, zullen, ook als zij slechts door één der partijen als dusdanig worden aangemerkt – nadat een oplossing in der minne niet mogelijk is gebleken – worden voorgelegd aan de burgerlijke rechter te Haarlem.

Artikel 14 Algemeen

De inhoud van de overwegingen maakt onverbrekelijk deel uit van deze overeenkomst. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te ………………………. d.d. …………..

Stichting RIJK De gemeente Koggenland

……… ………

Directeur