KANTOOR HANDBOEK VAN OOSTERHOUT BVBA

KANTOOR HANDBOEK XXX XXXXXXXXXX XXXX

0000

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding 3

2. Verordening op de Vakbekwaamheid 6

3. Kantoor Organisatie 8

4. WWFT 12

5. Stichting Derdengelden 13

6. Algemene Voorwaarden 15

7. Beroepsaansprakelijkheid 16

8. Website 17

9. Kwaliteitsbeleid 18

10 Nawoord 19

BIJLAGEN

A. Model overeenkomst tot opdracht naar Belgisch Recht 20

B. Model overeenkomst tot opdracht naar Nederlands Recht 24

C. Bemiddelingsprotocol bMediation® 28

D. Bemiddelingsreglement bMediation® 33

E. Verplichte info advocaat aan cliënt Orde Vlaamse Balies 40

1. INLEIDING

Advocatuur

Advocaten behoren tot een specifieke beroepsgroep met van oudsher een maatschappelijke functie. Alle advocaten in Nederland en België zijn aangesloten bij de

publiekrechtelijke overkoepelende beroepsorganisatie in het betreffende EU-land. In Nederland is dit de Nederlandse Orde van Advocaten (NOVA) gevestigd in Den Haag, in België is dit de Orde van Vlaamse Balies (OVA) gevestigd in Brussel.

Alle advocaten zijn onderworpen aan de in het betreffende land geldende gedragsregels en verordeningen die door de respectievelijke Orde zijn uitgevaardigd.

De regels en verordeningen in Nederland en België komen nagenoeg overeen.

De Orden hebben tot taak toezicht uit te oefenen op het nakomen van de in het betreffende land gelden deontologische regels en verordeningen door de individuele advocaten en advocatenkantoren, teneinde enerzijds de eer en het aanzien van het beroep te bewaken en anderzijds de kwaliteit van de dienstverlening aan de rechtzoekende te waarborgen.

Mediation

Mediators zijn op het moment van inwerking treden van dit kantoor handboek (nog) geen beschermde beroepsgroep.

In Nederland stond op 14 juni 2011 een wetsontwerp Mediation Richtlijn op de agenda met het oog op grensoverschrijdende mediations in relatie tot de EU-Richtlijn

Mediation onder aanpassing van het Burgerlijk Wetboek. Deze documenten zijn na lancering van de website van het kantoor via een link te raadplegen op de pagina Praktijk/Mediation.

De verwachting is dat in 2012 de Europese Richtlijn Mediation zal worden geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving. In welke mate dit in de buurt zal komen van de Wet op de Bemiddeling in het buurland België is op het moment van het bijwerken van dit Kantoorhandboek nog onduidelijk.

In Nederland is het Nederlands Mediation Instituut, een privaatrechtelijke instelling, een organisatie die het doel heeft de kwaliteit van de uitoefening van het beroep van mediator te waarborgen en deze te organiseren. Het instituut hanteert daartoe diverse kwaliteitseisen waaraan een door hen erkende mediator dient te voldoen.

In 2012 is er gekozen voor aansluiting bij de “Stichting Register Mediators”.

In België bestaat reeds een wettelijke reglementering inzake bemiddeling sinds 21 februari 2005 onder aanpassing van het Gerechtelijk Wetboek. Het toezicht hierop en de erkenning van individuele mediators ligt bij de Federale Commissie Bemiddeling. De betreffende wettekst is te raadplegen via de link:

xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxx.xxxx.xx/xxx_xxx/xxxxxx_xx.xx?xxxxxxxxxxx&xxxX&xxx0000000000&xxxxx_x ame=wet

Advocaat / Mediator

Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx is sinds 2000 advocaat en sinds 2003 mediator.

Zij heeft de Grotius Specialisatie opleiding Arbeidsrecht met succes afgerond en is lid van de specialisatie Vereniging Arbeidsrecht Advocaten Nederland (VAAN).

Zowel vanuit de positie als advocaat, als vanuit de positie van mediator, richt zij zich met name op arbeidszaken en ondernemingszaken. Daarnaast verzorgt zij voor diverse (erkende) mediators, op grond van haar grensoverschrijdende ervaring in de afgelopen jaren, de juridische afwikkeling van echtscheidingen na succesvolle bemiddeling/mediation door die collegae, bij de Nederlandse rechtbanken.

Zij is aangesloten bij de Nederlandse Orde van Advocaten en als EU-advocaat van de Orde van Vlaamse Balies. Tevens is zij aangesloten bij de Stichting Register Mediators® (NL) en bMediation®. Deze laatste organisatie is opgericht door de Orde van Vlaamse Balies, het BBIF (beroepsvereniging belasting- en fiscaal adviseurs). Carin is erkend door de Federale Bemiddelings Commissie in Brussel als mediator in zowel sociale als handels- & burgerzaken. Teneinde zich verder te specialiseren, is zij gestart met de opleiding “Master-na-Master Ondernemingsrecht” aan de Universiteit van Antwerpen, waarmee tevens een Belgische titel wordt verworven.

Vanaf datum toetreding tot de Orde van Vlaamse Balies, Balie Turnhout, waarbij het lidmaatschap van de Nederlandse Orde van Advocaten onder de Raad van Toezicht te ‘s-Hertogenbosch onverkort gehandhaafd blijft, zal zij samen werken met enkele Belgische advocaten.

Na ommekomst van drie jaar zal zij op basis van de alsdan behandelde advies- en procesdossiers naar Belgisch recht, een verzoek richten aan de Stafhouder van de Balie Turnhout Orde van Vlaamse Balies, om tevens de Belgische titel van advocaat te mogen voeren.

De Nederlandse titel van advocaat blijft onverkort gelden.

Dit betekent dat zij cliënten uit zowel Nederland als België van dienst kan zijn als advocaat.

Kantoor

Vanaf 1 oktober 2011 is Xxxxx nog enkel werkzaam vanuit de praktijkvennootschap, welke statutair gevestigd is in Turnhout, België, onder de kantoornaam “Van Oosterhout BVBA”.

Het kantoor is gevestigd in een bedrijvencentrum, gelegen aan de Xxxxxxxxxxxx 000 / 0 xx Xxxxxxxx. Advocaten zijn in België niet BTW plichtig.

Het onderstaande BTW nummer is slechts toepasselijk op intracommunautaire diensten in B2B. Voor B2C dienstverlening geldt dat de standplaats van de dienstverlener geldt op basis van de EU-

wetgeving. Dit betekent dat voor consumenten diensten kunnen worden geleverd zonder BTW heffing, ongeacht de woonplaats (binnen Europa) van de betreffende particuliere afnemer van diensten.

Op de volgende pagina treft u de gegevens aan van de praktijk zoals deze vanaf 01.11.2011 gelden:

Algemeen

Statutaire benaming: Van Oosterhout BVBA

Zaakvoerder xx. Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx

Statutaire vestigingszetel Xxxxxxxxxxxx 000 xxx 0,

0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx

Kruispuntbank Ondernemingsnummer: 0841.072.845

BTW nummer BE0841072845

Bereikbaarheid

Telefoon x00 (0) 00 00 00 00

x00 (0) 00000 0000

Fax x00 (0) 00 00 00 00

x00 (0) 00 000 0000

Email Kantoor xxxxxxx@xx-xxxxxxxx.xxx

Website in ontwikkeling

Kantoor Handboek

Dit kantoor handboek zal, zodra de website actief is, tezamen met de algemene voorwaarden en de polisvoorwaarden van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering te raadplegen zijn via de website en van toepassing op alle overeenkomsten die worden gesloten met de vennootschap ter uitvoering van opdrachten. Tot dan, is het handboek na voorafgaande afspraak, te raadplegen op kantoor.

Uitzonderingen worden hierop niet gemaakt. Het kantoor handboek bestaat uit twee delen:

A. Algemeen Deel:

Hierin zijn de regelingen binnen het kantoor opgenomen

B. Uitvoeringsregelingen:

Hierin wordt de uitwerking opgenomen ter uitvoering van de diverse regelingen ten behoeve van medewerkers van het kantoor; dit laatste deel is nog in ontwikkeling

Deel A zal op de website te raadplegen zijn, teneinde de regelingen binnen het kantoor en de benodigde informatie voor iedere (potentiële) cliënt beschikbaar te stellen.

Deel B betreft interne regelgeving, welke tot doel heeft de uitvoering van de

regelgeving intern te stroomlijnen. Deze interne regelgeving zal niet worden gepubliceerd.

Indien er naar aanleiding van de inhoud van deel A van dit kantoor handboek vragen mochten rijzen, vernemen wij dit graag van u.

2. VERORDENING OP DE VAKBEKWAAMHEID

Advocatuur

De Verordening op de Vakbekwaamheid van de Nederlandse Orde van Advocaten is in werking getreden per 1 juli 2010. Het Reglement inzake Permanente Vorming van de Orde van Vlaamse Balies is in werking getreden per 16 juni 2010.

Xxxx van de verordening en het reglement is dat advocaten in de uitoefening van hun vrij beroep van advocaat vakbekwaamheid dienen te garanderen, waartoe de advocaat erop dient toe te zien dat zijn vakbekwaamheid is gegarandeerd voor de zaken die hij in behandeling neemt, waartoe zijn kantoororganisatie is uitgerust alsmede bij de inschakeling van een derde-deskundige.

Hiertoe dient ook de regelgeving omtrent permanente opleiding.

De advocaat dient schriftelijk vast te leggen op welke wijze aan de eisen uit de verordening

c.q. het reglement wordt voldaan.

Advocaten dienen vanaf het moment van beëdiging drie jaren werkzaam te zijn onder leiding van een patroon en de beroepsopleiding van de Nederlandse Orde van Advocaten (dan wel in België: van de Orde van Vlaamse Balies) met succes te voltooien. Voorts dienen zij zich aansluitend jaarlijks te blijven ontwikkelen op het terrein van hun specialisatie en / of rechtsgebieden waarbinnen zij hun diensten aanbieden.

Advocaat

Xx. Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx is in 2000, na een ruim 10 jarige loopbaan bij de FNV ABVAKABO, beëdigd als advocaat. De beroepsopleiding is voltooid in 2003.

In 2010 heeft zij de Xxxxxxx specialisatie opleiding Arbeidsrecht doorlopen.

In 2011 is zij toegetreden tot de Vereniging van Arbeidsrecht Advocaten Nederland.

Ten behoeve van de verordening van de Nederlandse Orde van Advocaten dienen jaarlijks 20 studiepunten te worden behaald op de rechtsgebieden waarop de advocaat werkzaam is, teneinde de kwaliteit van diens dienstverlening te waarborgen. Ten behoeve van het reglement van de Orde van Vlaamse Balies dienen jaarlijks 16 studiepunten te worden behaald. Voorwaarde is in beide gevallen dat de te volgen cursussen en de daarmede te behalen studiepunten gerelateerd zijn aan het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop de advocaat werkzaam is. Deze cursussen zullen door de bank genomen inhoudelijk juridisch zijn, voornamelijk gerelateerd aan de specialisatie Arbeidsrecht en het rechtsgebied Ondernemingsrecht, doch kunnen ook betrekking hebben op vaardigheden waarbinnen de advocaat zich verder wil ontwikkelen ten behoeve van diens praktijkuitoefening.

Voor een deel (10 punten) zijn de behaalde opleidingen uitwisselbaar tussen de beide landen.

Gezien de specialisatie Arbeidsrecht en de nadruk op het rechtsgebied Ondernemingsrecht, wordt de kennis voornamelijk op deze rechtsgebieden onderhouden.

Lidmaatschap van een specialisatie vereniging heeft toegevoegde waarde, doordat op deze wijze vakgenoten snel ontwikkelingen in wet en regelgeving, alsmede jurisprudentie kan worden uitgewisseld, wat ten goede komt aan bestaande en nieuwe clientèle.

Xx. Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx is lid van de Vereniging voor Arbeidsrecht Advocaten Nederland (VAAN).

Mediation

I destroy my Enemies by making them my Friends

XXXXXXX XXXXXXX

Het Nederlands Mediation Instituut in Nederland heeft in de afgelopen jaren diverse kwaliteit- en meetinstrumenten ontwikkeld en doorgroefd, teneinde binnen deze vrij nieuwe, doch wettelijk (nog) onbeschermde beroepsgroep het kaf van het koren te onderscheiden.

Sinds de wijziging van het beleid van het NMI is er vanuit meerdere kanten kritiek ontstaan, waardoor een groot aantal mediators er voor heeft gekozen om het NMI in te ruilen voor een andere vereniging. In deze is gekozen voor de Stichting Register Mediators® .

De Federale Commissie Bemiddeling in Belgié ziet toe op de erkenning van bemiddelaars / mediators in de lijn van de in het Gerechtsboek opgenomen wettelijke regeling ten aanzien van Bemiddeling.

Om erkend te worden dient een basisopleiding mediation te zijn gevolgd, dient aantoonbaar praktijkervaring aanwezig te zijn op het gebied van de te behandelen zaken als bemiddelaar en dient de bemiddelaar zich te onderwerpen aan de regelgeving ten aanzien van de permanente opleiding.

Xx. Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx heeft in 2003 de basisopleiding tot mediator bij The Lime Tree®, met succes afgerond. Ervaring met betrekking tot mediation richt zich tot op heden voornamelijk op arbeidszaken en kleine handelsgeschillen. Zij heeft tevens enige ervaring met mediations in familiezaken, doch beperkt zich op dit vlak sinds 2009 tot de juridische afwikkeling van mediations die door collega- mediators zijn uitgevoerd.

Carin is erkend door de Federale Commissie Bemiddeling in Brussel als mediator in sociale, burger- en handelszaken. Zij is lid van de beroepsvereniging bMediation® en erkend bMediator®. De gevolgde specialisatie opleiding voor deze erkenning bevat naast training als mediator een gedegen juridische vorming op het gebied van het burgerlijk- en handelsrecht, opgenomen in het Gerechtsboek (Belgié). De focus voor de toekomst is gericht op mediation in arbeidsgeschillen en geschillen op het gebied van burger- & handelszaken binnen Europa, doch hoofdzakelijk in België. In voorkomende gevallen van co- mediation wordt gewerkt met mediators aangesloten bij bMediation®.

Binnen de beroepsvereniging worden tevens intervisies gehouden voor de advocaat-mediators.

Zaken die betrekking hebben op andere aandachtsgebieden worden doorverwezen naar mediators die zich op het betreffende aandachtsgebied hebben gespecialiseerd.

Zodra de website voltooid is zullen hierop ook verdere gegevens met betrekking tot deze beroepsorganisatie worden verstrekt.

3. Kantoor Organisatie

De advocaat dient schriftelijk vast te leggen dat hij zijn kantoororganisatie en dienstverlening op orde heeft. Tevens moet daarbij worden aangegeven op welke wijze dit in de praktijk wordt uitgevoerd.

Voor de kantoor organisatie gelden de volgende minimum normen:

1. Administratieve gegevens betreffende een zaak dienen alle relevante gegevens te bevatten en snel terug te vinden te zijn. Gegevens dienen overzichtelijk en toegankelijk te zijn vastgelegd. Dossiers dienen op een afsluitbare plaats te worden bewaard en gearchiveerd.

2. De advocaat dient voor zijn cliënteel goed bereikbaar te zijn. Zaken dienen tijdelijk te worden behandeld en er dient een systeem van termijnbewaking te worden gehanteerd. Bij afwezigheid dient goede vervanging te zijn gewaarborgd.

3. Bij het eerste consult met een (potentiële) cliënt maakt de advocaat een inschatting van de zaak van de cliënt. Tevens bespreekt hij met de cliënt de (mogelijke) financiële consequenties en houdt de cliënt na aanvang van de opdracht desgevraagd en ongevraagd op de hoogte van op diens opdracht betrekking hebbende belangrijke informatie en ontwikkelingen.

4. De vertrouwelijkheid van de gegevens in een zaak dienen te zijn gewaarborgd.

5. De advocaat dient zorg te dragen voor een klachtenregeling.

6. De advocaat dient het oordeel van cliënten te betrekken bij de verbetering en optimalisatie van de dienstverlening.

Ad.1

Voorafgaande, tijdens dan wel direct aansluitend aan een eerste consult, wordt door het kantoor de check belangenverstrengeling uitgevoerd. Eerst na deze check kan een opdracht in vrijheid worden aanvaard. Indien deze check negatief uitvalt, wordt in overleg met de potentiële cliënt, hetzij de rechtzoekende door verwezen naar een andere advocaat, hetzij wordt contact opgenomen met de betreffende oud-relatie met de vraag of deze er bezwaar tegen heeft dat de potentiële cliënt door de advocaat van de vennootschap wordt bijgestaan in de voorliggende casus.

Indien de oud-relatie hiervoor toestemming geeft, dient dit schriftelijk door laatst genoemde plaats te vinden. Eerst na ontvangst van diens schriftelijke toestemming zal de potentiële casus in behandeling worden genomen. Er wordt gewerkt met een digitaal dossier systeem, geaccordeerd door de Orde Vlaamse Balies. Hierin worden alle dossierstukken en gegevens van de cliënt chronologisch op datum opgenomen. Hardcopy gegevens beperken zich in een papieren dossier voornamelijk tot proces- stukken, (mediation) overeenkomsten en overige schriftelijke gegevens, waaronder de originele overeenkomst tot opdracht en schriftelijke (hardcopy) correspondentie / stukken met / van de cliënt. De dossiers zijn digitaal snel te raadplegen en de relevante gegevens zijn toegankelijk vast gelegd.

Na de check belangenverstrengeling en het toepasselijke cliënt-onderzoek (ID-copy) ontvangt de cliënt een overeenkomst tot opdracht ter ondertekening, waarin de opdracht zo nauwkeurig mogelijk wordt omschreven, de financiële afspraken met de cliënt en de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden wordt vast gelegd, meestal vergezeld van een voorschotnota, tenzij hieromtrent met de cliënt specifieke afspraken zijn gemaakt. Na ontvangst van de door de cliënt ondertekende opdrachtbevestiging en het bedrag van de voorschotnota, alsmede de verzochte (aanvullende) informatie van de zijde van de cliënt ten behoeve van de behandeling van de zaak, wordt een digitaal dossier aangemaakt en de gegevens van de cliënt ingevoerd in het digitale systeem, waartoe onder meer een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de cliënt behoort.

Er wordt voornamelijk digitaal gecorrespondeerd met de cliënt, waarmee deze door ondertekening van en/of bevestiging van de overeenkomst tot opdracht en daarmede expliciet de acceptatie van de algemene voorwaarden van de vennootschap, expliciet akkoord gaat.

Doel van digitalisatie van dossier en correspondentie is, naast een adequate informatievoorziening van de cliënt, een bijdrage te leveren aan het milieu door verminderd verbruik van papier en inkt.

In voorkomende gevallen, waarbij een aan waarschijnlijkheid grenzend vermoeden ontstaat bij aanbrenging van een nieuwe opdracht, dat deze strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige praktijken, zal door de vennootschap bij de daartoe aangewezen autoriteiten melding worden gemaakt en zal de opdracht worden terug gegeven.

Ad.2.

Een goede bereikbaarheid is essentieel.

Cliënten worden bij de receptie in de ontvangsthal onthaald en kunnen gebruik maken van de aanwezige koffiecorner. Consulten vinden enkel plaats na voorafgaande en bevestigde afspraak. Inkomende telefoon wordt doorgeleid naar het secretariaat teneinde de coördinatie van de bereikbaarheid te centraliseren en daarmee de efficiëntie voor zowel kantoor als cliënt te kunnen verhogen.

Vanaf 1 oktober 2011 beschikt het kantoor op de statutaire vestiging over ondersteuning, bestaande uit telefoonpermanentie, secretariaat en parttime administratieve ondersteuning.

Zowel telefonische oproepen uit Nederland als België worden zoals hiervoor reeds vermeld - hier ontvangen en beantwoord. Tevens kan door de cliënt verzocht worden een afspraak in te plannen voor een eerste of vervolgconsult. Slechts in bepaalde gevallen wordt – na ruggespraak – het GSM nummer van de advocaat aan cliënten verstrekt. In spoedeisende lopende zaken kan de advocaat beslissen alsnog het mobiele nummer aan de cliënt ter beschikking te stellen.

De bereikbaarheid en de efficiency van kantoor en advocaat worden hierdoor geoptimaliseerd. Correspondentie wordt na ontvangst of verzending gescand opgenomen in het digitale dossier. Termijnen worden opgenomen in de roladministratie, het taken-alert-systeem en in de (digitale) agenda. Voor Nederlandse dossiers speelt hierbij op het Digitaal Loket van de Rechtspraak in Nederland een belangrijke rol. Voor Belgische dossiers werkt dit nog meestentijds via de normale en aangetekende postzendingen en wordt er regelmatig met loco’s gewerkt.

Bij ontstentenis van de (behandelend) advocaat wordt zorg gedragen voor adequate vervanging middels externe “losse” advocaat-medewerkers, die per zaak worden ingeschakeld, conform de gebruikelijke werkwijze van advocatenkantoren in België.

In Nederland bestaat nog een kantoor vervangingsregeling met Advocatenkantoor Kouwenhoven, gevestigd te (0000 XX) Xxxxxxxxx aan de Falstaff 11, Correspondentieadres: Xxxxxxx 0000, 0000 XX Xxxxxxxxx, Telefoon: x00(0)000000000, Fax: x00(0)000000000.

Deze kantoor vervangingsregeling is schriftelijk vastgelegd en blijft vooralsnog onverkort van kracht. Desalniettemin is deze voor Nederland geldende vervangingsregeling enkel van toepassing op zaken waarin sprake is van een Nederlands dossier, waarbij expliciet voor toepassing van het Nederlands recht is gekozen, hetgeen als theoretisch dient te worden beschouwd.

Ad.3.

Tijdens het eerste consult wordt een zo nauwkeurig mogelijke inschatting gemaakt van de aard, omvang en haalbaarheid van het door de rechtzoekende voorgelegde juridisch vraagstuk. Voor een eerste consult wordt 1 uur gereserveerd en wordt aan de cliënt in beginsel €100,- in rekening gebracht, te voldoen voor of bij aanvang van het consult. Het eerste consult eindigt in een eerste inhoudelijk richting gevend advies, waarbij kansen en risico’s voor de cliënt worden geduid indien hij de kwestie procedureel dan wel in der minne voortzet.

Bij het verstrekken van een opdracht direct aansluitend aan het eerste consult in de betreffende casus, wordt het voor het eerste consult ontvangen tarief, gecrediteerd bij de eerste (periodieke) factuur.

Frequentie facturering is in beginsel periodiek per maand of kwartaal. In projectafspraken of bij een overeengekomen vast tarief voor een individuele casus, en/of ingeval daar andere merites voor zijn in het betreffende geval, kunnen met de cliënt hieromtrent afwijkende afspraken worden gemaakt.

De betalingstermijn voor een factuur is in beginsel 8 dagen.

Bijzonderheden hieromtrent zijn opgenomen in de Algemene Voorwaarden, welke (digitaal) aan de cliënt ter beschikking worden gesteld voorafgaande aan het accepteren van deze voorwaarden bij de definitieve opdrachtverlening. Facturen zijn in beginsel voorzien van een specificatie van de verrichtte diensten op uurbasis, tenzij expliciet anders is overeengekomen met de betreffende opdrachtgever.

Het specificeren op de minuut is in België minder gebruikelijk en wordt niet altijd geapprecieerd. Een en ander vloeit voort uit cultuur-verschillen tussen de beide Nederlandstalige gebieden.

Ad.4.

Op grond van de gedragsregels zijn advocaten gehouden tot geheimhouding. Hierop is het hen toekomende wettelijk verschoningsrecht mede gebaseerd. Deze plicht tot geheimhouding en het waarborgen van de vertrouwelijkheid geldt ook voor medewerkers van een advocatenkantoor en door de advocaat in het kader van een opdracht ingeschakelde externe deskundigen, die zich daardoor tevens in voorkomende gevallen op een van de advocaat afgeleid verschoningsrecht kunnen beroepen. De ondersteunende medewerkers die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de vennootschap, ondertekenen allen, zonder uitzondering, een geheimhoudingsverklaring, om de vertrouwelijkheid ten behoeve van de cliënt te waarborgen. De waarborg van geheimhouding en vertrouwelijkheid wordt ook na afsluiten van de zaak, en/of beëindiging van de zakelijke relatie met de cliënt, gehandhaafd.

Kennis betreffende de cliënt, diens onderneming en dossiers wordt met de grootste zorg bewaakt. Bij inschakeling van derden door de vennootschap voor de uitvoering van de zaak, wordt ingestaan voor de kwalitatieve inbreng door die derde en het behoud van waarborg van vertrouwelijkheid.

Ad.5.

Klachten worden zoveel mogelijk in onderling overleg opgelost. Indien sprake is van een geschil als bedoeld in de algemene voorwaarden, wordt de daarin opgenomen procedure gevolgd. Opdrachtgever is door verstrekken van de opdracht en acceptatie van de algemene voorwaarden hieraan gebonden.

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet kan een geschil schriftelijk worden voorgelegd aan de Deken van het arrondissement ‘s-Hertogenbosch p/a Raad van Toezicht (adres zie hieronder) en/of de Stafhouder Balie Turnhout, onverkort de overige bepalingen omtrent geschillenbeslechting zoals opgenomen in de algemene voorwaarden.

Ingeval een geschil omtrent een declaratie niet onderling kan worden opgelost, kan een Begrotingsverzoek ingediend worden bij de

Raad van Toezicht ‘s-Hertogenbosch Xxxxxx Xxxxxxxx xxx Xxxx 00-00

0000 XX 'x-Xxxxxxxxxxxxx

T: 073-6911786

F: 073-6911787

E: xxxxxxxx@xxx-xxxxxxxx.xx

Ingeval het geschil zich afspeelt op het grondgebied van België, kan het geschil worden voorgelegd aan de Stafhouder van de Balie Turnhout, arrondissement Turnhout:

Stafhouder Mr. Xxxx Xxxxxxxxx Gerechtsgebouw Turnhout Xxxxxxxxxxxx 0

0000 XXXXXXXX

xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

4. WWFT

De WWFT staat voor: Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme.

De (Nederlandse) wet is per 1 augustus 2008 in werking getreden en verplicht, naast diverse andere beroepsgroepen, advocaten, ongebruikelijke transacties te melden. Doel is onder andere dat Justitie het witwassen van zwart geld, al dan niet afkomstig uit criminele sferen, (beter) kan traceren en hierop acteren. In België wordt dit jaar eveneens de regelgeving in het kader van de WWFT aangescherpt.

De WWFT geldt voor advocaten die bijstand verlenen bij aan- of verkoop van onroerend goed of ondernemingen, bij financiële transacties of onroerend goed transacties ten bedrage van ten minste € 15.000,- bij het beheren van geld, effecten of goud en bij het oprichten of beheren van vennootschappen of rechtspersonen.

Op grond van de WWFT zijn alle advocaten verplicht een regulier cliëntenonderzoek te verrichten. De advocaat dient bekend te zijn met de feitelijk belanghebbende en moet zicht hebben op de eigendom- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. Bij een laag risico kan volstaan worden met een eenvoudig cliëntenonderzoek.

Bij de aanname van een nieuwe opdracht wordt te allen tijde bezien of met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid een redelijk vermoeden ontstaan is, na kennisneming van de zaak gegevens zoals die in eerste instantie door de rechtzoekende zijn voorgelegd, dat de opdracht zou kunnen strekken of strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige praktijken.

Het eenvoudig cliëntenonderzoek bestaat hieruit dat de cliënt bij aanvang van de opdracht een geldig paspoort of identiteitskaart dient te overleggen. In Nederland kan een geldig rijbewijs eveneens ter identificatie dienen. In België is dit laatste niet mogelijk en dient een geldig paspoort of ID kaart te worden getoond. Het legitimatiebewijs wordt gecontroleerd op echtheid en een kopie wordt opgenomen in het digitaal dossier. Bij een rechtspersoon dient een recent uittreksel Kamer van Koophandel (NL) of KBO (BE) te worden overgelegd. Het uittreksel dient op datum ontvangst niet ouder dan drie maanden te zijn.

Ingeval geen geldig legitimatiebewijs kan worden getoond, de feitelijke opdrachtgever niet fysiek aanwezig is tijdens het eerste consult, dan wel de rechtzoekende wordt aangemerkt als een prominente persoon in politiek of in overheidsfunctie, is een verscherpt cliëntenonderzoek noodzakelijk. Een dergelijk onderzoek is gewaarborgd door discretie en geheimhouding.

Indien sprake is van een ernstig vermoeden van een onwettige praktijk ex art 27 Sv wordt aangifte gedaan bij de daartoe aangewezen autoriteiten in het betreffende EU-land. In een dergelijk geval wordt de opdracht niet aanvaard dan wel terug gegeven.

Indien sprake is van een verscherpt cliëntonderzoek, dat enkele dagen in beslag kan nemen, kan onder voorwaarden in spoedeisende zaken, onder de opschortende voorwaarde dat het verscherpt cliëntenonderzoek een positief resultaat oplevert, de benodigde spoedeisende dienstverlening worden geleverd. De beoordeling hiervan en de vaststelling van bijkomende voorwaarden is sterk casuïstisch en deze komt enkel toe aan de behandelend advocaat zelf.

5. Derdengelden

De beroepsuitoefening van de advocaat kan met zich brengen dat aan hem voor kortere of langere termijn gelden worden toevertrouwd, die noch voor hem, noch voor de cliënt bestemd zijn, doch voor een of meer derden. Het beheer van deze gelden vereist nauwkeurigheid en oplettendheid.

Ter bescherming van de rechtmatige derden, is de advocaat die in Nederland kantoor houdt, in Nederland verplicht deze gelden onder te brengen in een aparte rechtspersoon met de benaming Stichting Derdengelden. De hierop gestorte gelden zijn afgescheiden van het vermogen van de beroepsvennootschap en/of de advocaat. Toezicht hierop wordt uitgeoefend door de Nederlandse Orde van Advocaten.

In België geldt een vergelijkbare reglementering doch er zijn op punten afwijkingen met de Nederlandse regelgeving. De Belgische praktijkvennootschap is gehouden aan de Belgische regelgeving.

Er bestaat een zogenoemde “Advocatenrekening” welke is ondergebracht bij ING Privalis, een van de door de Orde Vlaamse Balies gecertificeerde bankinstellingen. De fungerend Stafhouder heeft een volmacht op iedere Advocatenrekening (lees: Derdenrekening). Deze kan hiermede gevraagd en ongevraagd de derdenrekeningen van advocaten controleren en handelingen verrichten indien daar aanleiding toe zou zijn.

Privalis is een specifiek onderdeel van ING België, dat kantoor houdt in het Justitiepaleis in het Kasteel van Turnhout, Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, naast de advocatenkamer en zich gespecialiseerd heeft in de dienstverlening aan advocaten en andere vrije beroepen. Het nummer van deze rekening Derdengelden, voorzien van IBAN en BIC, wordt in voorkomende gevallen verstrekt. De controle op derdenrekeningen in België wordt formeel uitgeoefend door de Orde van Vlaamse Balies, ten aanzien van uitvoerende controle gedelegeerd aan de Stafhouder van de Balie waaronder de betreffende advocaat of advocatenvennootschap ressorteert. De OVB oefent streng en strikt toezicht uit over de derdenrekeningen van advocaten

De controle op derdenrekeningen van advocaten in Nederland wordt uitgeoefend door de Nederlandse Orde van Advocaten middels de jaarlijkse Centrale Controle Verordeningen door de landelijke Orde, ten aanzien van uitvoerende controle gedelegeerd aan de Raden van Toezicht.

Deze regeling is in de praktijk niet van toepassing op de vennootschap, gezien er geen separate Nederlandse Stichting Derdengelden wordt aangehouden, door enerzijds de vrijstelling aan de advocaat door de Nederlandse Orde van Advocaten, enkel en alleen in België kantoor te houden en anderzijds dat alle overeenkomsten tot opdracht worden gesloten door de Belgische vennootschap met de opdrachtgever, waarbij Belgisch recht van toepassing is, tenzij voorafgaande aan de verstrekking en aanvaarding van de opdracht hier expliciet schriftelijk van wordt afgeweken.

Storting van enige geldsom op de derdenrekening van de vennootschap wordt slechts geaccepteerd na fiattering vooraf door de behandelend advocaat dat deze gelden op de derdenrekening gestort kunnen worden door of namens een partij, tenzij een wettelijke regeling of rechterlijke uitspraak daartoe expliciet verplicht. Niet gefiatteerde gelden worden aan de afzender per ommegaande terug gestort, tenzij door rechterlijke uitspraak of enige wettelijke bepaling in het Nederlands Burgerlijk Wetboek dan wel het Belgisch Gerechtelijk Wetboek, storting op de derdengeldrekening van de vennootschap in het voorkomende geval wordt opgelegd aan (een der) partijen en vermits de derdengeldrekening niet zonder een dergelijke uitspraak of wettelijk voorschrift wordt aangewend als consignatierekening, zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de vennootschap of de in haar naam optredende zaakvoerder.

Het beleid van de vennootschap ten aanzien van het gebruik van de Advocatenrekening ten behoeve van derden, is erop gericht dat van deze rekening slechts – en alleen dan - gebruik wordt gemaakt, indien een andere wijze van afwikkeling, in de meest brede zin des woords, niet tot de mogelijkheden behoort en/of tenzij storting op deze rekening aan een partij en/of cliënt wordt opgelegd, in verband met het toekomen van de betreffende gelden aan een derde, niet zijnde de vennootschap, en waarbij de vennootschap op grond van wet- en regelgeving en/of contractuele verplichting, zorg dient te dragen voor het doorstorten van deze gelden aan de derde-rechthebbende.

In voorkomende gevallen worden gelden bestemd voor derden-belanghebbenden, zo spoedig mogelijk na ontvangst doorgestort, tenzij omtrent het doorstorten specifieke afwijkende schriftelijke afspraken met de betreffende derde-belanghebbende zijn gemaakt.

6. ALGEMENE VOORWAARDEN

Het kantoor beschikt over algemene voorwaarden die betrekking hebben op de dienstverlening advocatuur en mediation die periodiek worden aangepast. Deze voorwaarden maken intrinsiek onderdeel uit van iedere overeenkomst die door de vennootschap en/of de zaakvoerder (namens de vennootschap) wordt aangegaan met een derde. Hierop wordt geen enkele uitzondering gemaakt.

Middels ondertekening van de overeenkomst tot opdracht of opdrachtbevestiging, opgesteld door de vennootschap, gaat de opdrachtgever expliciet akkoord met de toepasselijkheid van deze voorwaarden en verklaart deze kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en de inhoud hiervan ten volle te begrijpen en te accepteren.

Indien geen overeenkomst door de cliënt wordt ondertekend, hetgeen in België nog niet zo is ingeburgerd als in Nederland alhoewel de Orde Vlaamse Balies dit ook tracht te bevorderen, worden de afspraken aan de cliënt schriftelijk door het kantoor bevestigd. Het staat de potentiële cliënt vrij om de algemene voorwaarden van de vennootschap niet te accepteren en de opdrachtbevestiging cq. overeenkomst tot opdracht zoals hem / haar is voorgelegd, niet te ondertekenen. In een dergelijk geval zal de opdracht niet worden aangenomen, dan wel per direct worden terug gegeven aan de potentiële opdrachtgever, onder facturatie van eventueel reeds verrichte diensten, welke onverkort verschuldigd zullen zijn. Laatst genoemde zal zich alsdan dienen te vervoegen bij een andere rechtsbijstandverlener en/of mediator.

De vennootschap als zodanig, noch de aan haar verbonden personen en/of gerelateerde ingeschakelde derden als bedoeld in de algemene voorwaarden, aanvaard(en)û op welke wijze en onder welke omstandigheid dan ook - generlei aansprakelijkheid in een situatie als vorenbedoeld voor eventuele (toekomstige) schade in welke zin dan ook aan de zijde van de potentiële cliënt en/of derden, wegens het niet accepteren van de algemene voorwaarden en het als gevolg daarvan niet aannemen dan wel terug geven van de opdracht.

7. BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID

In Nederland is de aansprakelijkheid voor de diensten verricht uit hoofde van advocatuur, mediation en overige juridische diensten, verzekerd bij Nationale Nederlanden onder polis nummer 93-05873541. De standaardpolis biedt een dekking tot € 500.000,-.

Het inlooprisico is verzekerd op basis van de aan de oorspronkelijke ingangsdatum dan

deze polis (1999) voorafgaande collectieve beroepsaansprakelijkheidsverzekering van ABVAKABO FNV. Het uitlooprisico is gedurende de door de Nederlandse Orde van Advocaten voorgeschreven periode van 2 jaar (vermeerderd met de periode van 3 jaar die resteert op grond van civiele aansprakelijkheid voorvloeiende uit het Burgerlijk Wetboek) verzekerd vanaf het moment dat de bedrijfsactiviteiten worden beëindigd.

Deze Nederlandse BA-verzekering is vooralsnog aangehouden, alhoewel deze slechts geldt indien er diensten worden verleend vanuit een kantoor dat gevestigd is in Nederland. Nu er geen kantoor wordt gehouden in Nederland, is dit naar aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid een kostenpost voor de vennootschap die weinig tot geen effect zal kunnen ressorteren. Gezien de geldende verordening in Nederland niet voorziet in het geval er geen kantoor wordt gehouden in Nederland wordt tot op heden voldaan aan dit voorschrift, ondanks het feit dat de beroepsaansprakelijkheid zoals voorzien door de Orde Vlaamse Balies, een werelddekking geeft voor diensten verleend vanuit het kantoor van de vennootschap in België, met uitzondering van de USA en Canada.

In België is de aansprakelijkheid voor diensten die worden verricht als advocaat en advocaat- mediator, verzekerd uit hoofde van de in de jaarlijkse bijdrage voor de Balie Turnhout verdisconteerde beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor alle advocaten verbonden aan de betreffende Balie tot een bedrag van € 1.250.000,-.

De verzekering is ondergebracht bij Vanbreda Verzekeringen door de Orde Vlaamse Balies. Daarenboven is door de vennootschap met ingang van 2013 een 2e rangverzekering afgesloten voor een bedrag van € 2.500.000,- boven de initiële verzekering.

Voorts is - in tegenstelling tot hetgeen gebruikelijk is in Nederland - de mogelijkheid aanwezig om per individuele opdracht de verzekering voor de beroepsaansprakelijkheid te verhogen in verband met het in geding zijnde (geldelijk) belang. De betreffende extra te betalen premie komt alsdan voor rekening van de cliënt c.q. opdrachtgever. In het geval van de vennootschap gaat het in een dergelijk geval om een (geldelijk) belang dat uitstijgt boven een bedrag van € 3.750.000,-.

Alle bepalingen opgenomen in de algemene voorwaarden ten aanzien van beroepsaansprakelijkheid zijn zonder uitzondering en onverkort op iedere opdracht als bedoeld in deze voorwaarden van toepassing.

Zodra de website - xxx.xxxxxxxx.xxx – “in de lucht” zal zijn, zullen de polisvoorwaarden te raadplegen zijn via de website. Tot dat moment kan – na voorafgaande afspraak – op verzoek inzage worden verleend op het kantoor van de vennootschap.

8. WEBSITE

De vennootschap gebruikt de domeinnaam xxx.xx-xxxxxxxx.xxx.

De planning was in 2012 de website te laten bouwen en deze actief te zetten. Door omstandigheden is de opdracht teruggetrokken aan degene die deze website zou bouwen. Het laten bouwen van een website door Xxxxxx en de onderhoudskosten door hen is erg kostbaar, weshalve op het moment van het herschrijven van dit kantoorhandboek wordt gezocht naar een goedkopere oplossing met het doel in 2013 een website actief te kunnen plaatsen.

De website zal alle relevante informatie verstrekken over de praktijk, haar werkwijze en de verplichte informatie voor cliënten zoals voorgeschreven door de Nederlandse Orde van Advocaten en de Orde van Vlaamse Balies, meer specifiek door publicatie van dit handboek en downloads via de website.

De intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, merkrechten en andere intellectuele eigendomsrechten) inzake alle op of middels de websites op voornoemde domeinen genoemde en geboden informatie (teksten, grafisch materiaal, logo en alle overige informatie) behoren toe aan de vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht Xxx Xxxxxxxxxx BVBA of aan derden waarmee de vennootschap een overeenkomst heeft gesloten.

De hierin opgenomen informatie kan echter nimmer in de plaats treden van een direct juridisch advies verleend in een advocaat-cliënt verhouding en dient beschouwd te worden als algemene informatie. Het gebruik van deze informatie in juridische context is en blijft te allen tijde volledig voor het risico van de gebruiker van de op de website vermelde gegevens. Door de vennootschap en/of advocaat en/of aan het kantoor verbonden medewerkers wordt nimmer enige aansprakelijkheid erkend in een dergelijk geval.

De op de websites op te nemen Disclaimer maakt onverkort deel uit van de algemene voorwaarden dienstverlening, zoals eveneens te zijner tijd te raadplegen via de website.

9. KWALITEITSBELEID

Het verlenen van diensten en het bewaken van de geleverde kwaliteit in die diensten is een voortdurend proces. Naast het voldoen aan de verordeningen en gedragsregels zoals die gelden voor advocaten en mediators in Nederland en België, zijn de ervaringen en het oordeel van cliënten een belangrijke inputfactor voor het verbeteren van (interne) werkprocessen en de wijze waarop de diensten worden verleend.

Om het voorgaande om te zetten in meetbare resultaten wordt cliënten na realisatie van de website, verzocht om tijdens de behandeling van hun zaak en aan het einde bij afsluiting van een dossier, op de website het Cliënt Evaluatie Formulier in te willen vullen.

De geanonimiseerde resultaten worden eenmaal per jaar geanalyseerd.

Hieruit voortvloeiende wijzigingen in de dienstverlening worden opgepakt, waarbij aanpassing wordt voorzien per januari van het volgend kalenderjaar.

Uiteraard kunnen cliënten niet verplicht worden een evaluatie formulier in te vullen. Gebleken is dat het verzoek om een cliënt evaluatie in te vullen een minimale respons geeft. In België is dit feitelijk ongebruikelijk. Daar het van belang is, in het kader van de toekomst van de vennootschap, dat men

zich aanpast aan ’s lands wijs ’s lands eer, wordt dit sinds medio 2012 eigenlijk in de praktijk niet meer toegepast.

Desalniettemin zal dit (goed) Nederlands gebruik in ere worden hersteld zodra er een functionele website voorhanden is. Het is immers voor het kantoor een efficiënt meetinstrument en biedt management informatie die van belang is om de efficiency, effectiviteit en de kwaliteit te monitoren, te evalueren en bij te kunnen sturen. Voor ieder gezond bedrijf toch interessante informatie om adequaat op markteffecten te kunnen reageren.

Tot de website effectief is, worden er echter geen hardcopy formulieren (meer) verzonden, daar de kosten hiervan niet opwegen tegen de respons en de terugkoppeling van cliënten in de praktijk blijkt uit persoonlijke contacten en mondelinge of schriftelijke reacties.

10 . NAWOORD

Dienstverlening door een advocaat en/of mediator blijft mensenwerk. Dit geldt ook voor de ondersteunende diensten.

Achter iedere professional schuilt immers een mens. Mensen zijn voortdurend in ontwikkeling en zo ook professionals. Daarbij is communicatie van wezenlijk belang. Het enkele beheersen van de Nederlandse taal betekent nog niet dat men te allen tijde dezelfde taal spreekt. Vandaar dat er belang aan wordt gehecht en naar gestreefd wordt om de communicatie met de cliënt en derden zo open en helder mogelijk te voeren, teneinde misverstanden te voorkomen.

Neem nu bijvoorbeeld het woord “evident”, hetgeen in Nederland meestentijds wordt vertaald met “duidelijk”, doch in Vlaanderen met “makkelijk”. Een goed begrip betekent met elkaar spreken en dat is dan ook hetgeen door de advocaat en de vennootschap wordt uitgedragen. Open communicatie, redelijkheid en menselijkheid, kunnen immers ook in een zakelijke relatie slechts een positieve binding tot stand brengen.

Wij stellen het dan ook zeer op prijs indien u in een zo vroeg mogelijk stadium aangeeft

waar u kanttekeningen bij plaatst of welke suggesties u heeft. Wij staan voor een open en eerlijke communicatie, waarbinnen veel mogelijk is en verwachten dit van ons zelf maar ook van u als cliënt. Uiteraard zijn er grenzen in de mogelijkheden op basis van de deontologie, maar openheid en eerlijkheid is een eeuwenoude basis voor een langdurige relatie, welke wij met iedere cliënt voorstaan.

Ligt het in ons bereik uw kanttekening, verzoek en/of suggestie te honoreren, dan zullen wij dit zeker doen, mits dit fysiek en praktisch tot de mogelijkheden behoort en mits eventuele aanpassingen niet in strijd geraken met de deontologische regels die gelden voor de beroepsuitoefening, noch in strijd zijn met de vigerende algemene voorwaarden of dit Kantoor Handboek.

Wij vertrouwen erop u met de inzage van en het te zijner tijd ter beschikking stellen van Deel A van dit handboek met bijlagen op de website, van dienst te zijn en tezamen met de overige informatie die u dan via de website kunt raadplegen, u zich op deze wijze uitvoerig kunt informeren omtrent de werkwijze van het kantoor.

Wij zijn u graag van dienst!

31.07.2012 Versie 12.2

BIJLAGE A

Model overeenkomst tot opdracht naar Belgisch recht

Model Orde Vlaamse Balies

Overeenkomst tot Opdracht naar Belgisch recht met de private cliënt

1 Dit model is bestemd voor het opstellen van een overeenkomst met een "cliënt" in de zin van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten inzake de vrije beroepen, aldaar gedefinieerd als: "Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die bij door deze wet bedoelde overeenkomsten handelt voor doeleinden die buiten zijn beroepsactiviteit vallen".

2 Om te voldoen aan de witwaswetgeving neemt de advocaat een kopie van de identiteitskaart van de cliënt.

3 Partijen beschrijven zo nauwkeurig mogelijk en in een voor de cliënt begrijpelijke taal de vraag van de cliënt en de taak van de advocaat. Het is van belang een onderscheid te maken tussen de verschillende mogelijke taken van de advocaat, zoals adviesverlening, bijstand bij bemiddeling of onderhandeling en bijstand in een of meer nader bepaalde procedures.

Tussen :

1. Van Oosterhout BVBA, statutair gevestigd te 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 000, Kruispuntbank ondernemingsnummer 0841.072.845

hierna te noemen het advocatenkantoor, en

2. hierna te noemen de cliënt(en)

Wordt het volgende overeengekomen :

1. Voorwerp van de dienstverlening en taak van de advocaat

2. Informatie: De advocaat informeert de cliënt stipt over de uitvoering van zijn opdracht en over het verloop van de behandeling van de zaak.

3. De cliënt geeft stipt en gedurende de gehele duur van de opdracht, desgevallend op verzoek van de advocaat, alle nuttige informatie aan de advocaat.

3. Beroep op derden

3.1. Buiten de gebruikelijke taken die in het advocatenkantoor worden vervuld, gaat de cliënt akkoord dat de advocaat, onder de verantwoordelijkheid van deze laatste, voor specifieke opdrachten een beroep kan doen op andere advocaten voor de uitvoering van zijn opdracht.

3.2. Indien het voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is dat een beroep wordt gedaan op een gerechtsdeurwaarder of een vertaler, laat de cliënt de keuze daarvan aan de advocaat.

3.3. De advocaat doet slechts met uitdrukkelijke instemming van de cliënt een beroep op andere derden, zoals notarissen, deskundigen of accountants, gekozen in overleg met de cliënt.

4. Kosten en ereloon

4.1. De staat van kosten en ereloon van een advocaat kan drie elementen bevatten: de kosten van de advocaat, de gerechtskosten en de uitgaven en het ereloon.

4.2. De kosten van de advocaat worden als volgt berekend

De berekeningswijze van de kosten dient duidelijk, eenduidig en controleerbaar te zijn. De kosten van de advocaat zijn enerzijds de vaste, algemene kosten voor de werking van het kantoor en anderzijds de specifieke, aan een welbepaald dossier toe te rekenen kosten voor de uitvoering van de door cliënt gevraagde dienstverlening. De kosten kunnen forfaitair worden begroot, zoals door een bepaalde som per pagina typewerk of een bepaald percentage van het ereloon.

Bepaalde specifieke kosten kunnen tegen kostprijs worden aangerekend, zoals verplaatsingskosten. Een combinatie van forfaitaire en specifieke kostenvergoedingen is mogelijk.

4.3 Partijen bepalen volledig vrij op welke wijze het ereloon zal worden berekend, waarbij zij zoveel als mogelijk rekening dienen te houden met alle omstandigheden van de zaak. Zij kunnen het ereloon evenwel niet uitsluitend laten afhangen van het bereikte resultaat. Het bereikte resultaat kan enkel in aanmerking worden genomen samen met andere vaste parameters, zoals de aard van de zaak, de inzet van de zaak, de moeilijkheidsgraad, de ervaring van de advocaat en het dringend karakter van de opdracht. Partijen moeten de berekening van het ereloon zo transparant en eenduidig mogelijk vastleggen.

4.4. De gerechtskosten en de uitgaven zijn de kosten die de advocaat heeft moeten voorschieten aan derden, zoals de gerechtsdeurwaarder, de griffie, vertalers en openbare instanties. Deze kosten worden precies en gedetailleerd vermeld in de staat van kosten en ereloon.

4.5. Het ereloon is de vergoeding voor de door de advocaat geleverde diensten.

Het ereloon wordt als volgt berekend:

4.6. De advocaat kan voor de aanvang van de opdracht en lopende de behandeling van de zaak een of meerdere voorschotten vragen. Een voorschot is het forfaitair bedrag dat de cliënt betaalt aan de advocaat, voorafgaand aan een gedetailleerde staat van kosten en ereloon.

4.7. In de eindstaat van kosten en ereloon worden de voorschotten op het totale bedrag in mindering gebracht.

4.8. De cliënt betaalt de voorschotten en de eindstaat van kosten en ereloon van de advocaat binnen veertien dagen na ontvangst van de uitnodiging tot betalen. De advocaat kan, indien dit voor de goede dienstverlening noodzakelijk is, gemotiveerd een kortere betalingstermijn bepalen.

4.9. Indien de cliënt niet akkoord gaat met het gevraagde voorschot of de eindstaat moet hij deze binnen veertien dagen na ontvangst schriftelijk protesteren.

4.10. Na schriftelijke aanmaning tot betaling van de openstaande staat van kosten en ereloon en

bij gebrek aan terecht bevonden protest is de cliënt op het openstaande saldo rente verschuldigd gelijk aan de wettelijke rentevoet vanaf de datum van de aanmaning.

5. Derdengelden

5.1. De advocaat stort alle bedragen die hij voor zijn cliënt ontvangt binnen de kortst mogelijke tijd door aan zijn cliënt. Indien de advocaat een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, verwittigt hij de cliënt van de ontvangst van het bedrag en brengt hij hem op de hoogte van

de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.

5.2. De advocaat mag op de bedragen die hij ontvangt voor rekening van de cliënt sommen inhouden tot dekking van de openstaande voorschotten of staten van kosten en ereloon. Hij brengt de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte. Deze bepaling doet geen afbreuk aan het recht van de cliënt om de ereloonstaten van de advocaat te betwisten en betaling van deze ingehouden bedragen te vorderen.

5.3. De advocaat stort alle bedragen die hij van de cliënt ontvangt voor rekening van derden onmiddellijk door aan deze derden.

6. Aansprakelijkheid

6.1. De advocaat is verzekerd voor zijn beroepsaansprakelijkheid voor een bedrag van € …

6.2. De advocaat informeert de cliënt dat voor de specifieke behandeling van zijn zaak, de advocaat vermeldt zo nodig de risico’s en uitzonderingen die specifiek voor de zaak van belang

zijn

6.3. indien de cliënt wenst dat de advocaat een aanvullende verzekering afsluit, sluiten partijen hieromtrent een aanvullende overeenkomst af, of passen zij de artikelen 6.1 en 6.2 aan.

“ voorwerp van deze overeenkomst, een hogere verzekering kan worden afgesloten mits het betalen van een bijkomende premie.”

“De cliënt vindt de gewone verzekering van de advocaat voldoende en aanvaardt dat de Vergoeding van de schade die hij lijdt ten gevolge van een beroepsfout van de advocaat wordt beperkt tot maximaal het bedrag van € …. waarvoor de advocaat is verzekerd.

Deze beperking is niet van toepassing in geval van opzet of grove fout van de advocaat”

“Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de schade niet dekt, zonder dat de advocaat hieraan fout heeft, wordt de schadevergoeding op grond van een beroepsfout van de advocaat beperkt in hoofdsom, kosten en intrest tot een bedrag van € …. “

7. Beëindiging van de overeenkomst

7.1 De cliënt kan op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door de advocaat daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen. De advocaat maakt zijn eindstaat van kosten en ereloon over aan de cliënt, rekening houdende met zijn prestaties tot aan de beëindiging van de overeenkomst. De advocaat kan geen schadevergoeding vragen.

7.2 Op eerste verzoek zal de advocaat aan de cliënt de stukken van het dossier terugbezorgen.

7.3 De advocaat kan te allen tijde een einde maken aan de overeenkomst, door de cliënt hiervan schriftelijk te verwittigen. Voor de bepaling van het ogenblik waarop hij zijn prestaties staakt, dient de advocaat rekening te houden met de mogelijkheid voor de cliënt om tijdig de nodige bijstand te verkrijgen van een andere advocaat.

8. Toepasselijk recht en geschillen Het Belgisch recht is van toepassing.

Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur in der minne. Zij laten voorafgaand aan elke procedure bij voorkeur de zaak oproepen tot minnelijke schikking voor de rechtbank of voor een daartoe bevoegde instantie bij de Orde van Advocaten.

Aldus opgemaakt te Turnhout op

in zoveel exemplaren als er partijen zijn met onderscheiden belang.

Elk van de partijen erkent een door alle partijen getekend exemplaar ontvangen te hebben. Ondertekening Partijen:

1. BV BVBA Van Oosterhout 2.

e.v. afhankelijk van het aantal partijen

BIJLAGE B

Model overeenkomst tot opdracht naar Nederlands recht

Model goedgekeurd bij Audit 2009 Nederlandse Orde van Advocaten

<adressering>

Kenmerk :

Uw kenmerk :

Betreft :

Datum :

Bijlagen : 1. Algemene Voorwaarden Dienstverlening

Geachte

Xxxxxxx deze bevestig ik uw gewaardeerde opdracht, bestaande uit

Met betrekking tot de haalbaarheid van de door mij in te stellen rechtsmiddelen, kan ik u geen enkele garantie geven op een succesvolle afloop. Er geldt een inspanningsverplichting en geen resultaatsverbintenis.

Uiteraard spreekt het voor zich dat ik de zaak naar beste vermogen zal verrichten.

Op de door mij verleende diensten zijn de door mijn kantoor gehanteerde algemene voorwaarden van toepassing welke u bijgaand (digitaal) aantreft en welke integraal deel uit maken van de door u aan mij verleende opdracht. Door ondertekening van deze opdrachtbevestiging verklaart u, zonder enige terughouding en in vrijheid, akkoord te gaan met de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden en de inhoud hiervan ten

volle te begrijpen.

De kosten van de rechtsbijstand worden door u aan mij betaald op basis van een (uurtarief / fixed price) ad Ç (excl. 6% kantoorkosten, kosten derden en het toepasselijke btw-tarief). Er is met u afgesproken dat door u een voorschot voor de te verrichten werkzaamheden zal worden betaald van Ç excl. kantoorkosten,

verschotten en toepasselijk btw-tarief.

De inhoudelijke behandeling van uw zaak zal pas worden aangevangen, nadat de voorschotnota door u is voldaan en een exemplaar van de door u ondertekende opdrachtbevestiging retour is ontvangen. Hierbij geldt de ontvangsttheorie.

Met u is afgesproken dat de facturatie maandelijks / per …. / conform projectafspraak / per fixed price vooraf te voldoen … plaats vindt. De facturen worden u digitaal aangeleverd. Deze worden als PDF document op datum toegevoegd aan uw digitaal dossier.

<en/of:>

U heeft er bewust voor gekozen geen aanvraag tot gefinancierde rechtsbijstand te doen. U bent wel door opdrachtnemer op de mogelijke consequenties daarvan gewezen.

<en/of:>

U bent op de mogelijkheden van gefinancierde rechtsbijstand gewezen bij de intake. U komt hiervoor echter (mogelijk) niet in aanmerking.

<en/of:>

De bespreking van de mogelijkheid tot gefinancierde rechtsbijstand heeft in uw geval geleid tot een voorlopig positief resultaat. Dit betekent dat ik voor u een toevoeging zal aanvragen bij de Raad voor de Rechtsbijstand (RvR). Afhankelijk van uw inkomen wordt door de RvR een eigen bijdrage opgelegd, die u rechtstreeks aan mij dient te voldoen.

Voor de goede orde bericht ik u, dat de Raad de financiële gegevens uwerzijds opvraagt bij de Gemeente en de Fiscus en na afloop van de zaak, over kan gaan tot een resultaatsbeoordeling. Dit laatste betekent, dat het mogelijk kan zijn, dat de Raad alsnog na afronding van de zaak, besluit de toevoeging in te trekken. Dit betekent voor u, dat de Raad dan niet tot betaling van de advocaatkosten zal overgaan. In dat geval, zult u alsnog achteraf van mij een declaratie ontvangen, voor de door mij verrichte werkzaamheden op basis van het standaard kantoortarief, op basis van nacalculatie, vermeerderd met kantoorkosten en kosten derden.

U bent hiervoor hoofdelijk aansprakelijk.

Indien er een gerechtelijke procedure wordt ingesteld, bent u naast uw eigen bijdrage ook griffierechten verschuldigd, die apart aan u in rekening zullen worden gebracht. De hoogte van de griffierechten zijn afhankelijk van de hoogte van onder meer de soort zaak, het procesbelang en de eigen bijdrage. Deze verschotten zullen aan u worden doorbelast en u ontvangt hiervoor een nota. Daarnaast kunnen er nog kosten ontstaan ter zake het opvragen van uittreksels, inschakelen van derden, etc. Van belang is, dat u zich realiseert, dat u ook indien u op basis van een toevoeging procedeert u toch veroordeeld kunt worden tot betaling / vergoeding van de proceskosten van de wederpartij, wanneer u in het ongelijk wordt gesteld. De zaak zal pas in behandeling worden genomen, na betaling van de eventueel verschuldigde kosten derden en eigen bijdrage voor de toevoeging.

Het kantoor is aangesloten bij de Klachten- & Geschillenregeling Advocatuur in Nederland.

De geschillenregeling zoals die van toepassing is op alle door het kantoor gesloten overeenkomsten tot opdracht geldt, is opgenomen in de algemene voorwaarden.

De polis van de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar is te raadplegen na voorafgaande expliciete afspraak op kantoor.

De door Xxx Xxxxxxxxxx BVBA te hanteren werkprocessen zijn omschreven in het Kantoor Handboek. Deel A van dit handboek met bijlagen kunt u te zijner tijd raadplegen via de website en tot die tijd – mits na voorafgaande afspraak – digitaal op het kantoor. Deel B wordt niet aan derden ter beschikking gesteld en betreft de interne werkinstructies en uitvoeringsregelingen ten aanzien van de onderscheiden werkprocessen.

Een en ander is in grote lijnen reeds persoonlijk met u besproken.

In het kader van onder meer de Wet WID, dient de advocaat uw identiteit te kunnen verifiëren en een kopie van uw geldig paspoort en/of identiteitskaart toe te voegen aan uw digitaal dossier. Een rijbewijs wordt door het kantoor niet aanvaard als geldige legitimatie. Uw legitimatiebewijs wordt op echtheid gecontroleerd. Voor zover u deze tijdens het eerste consult niet heeft overgelegd, wordt u verzocht, uiterlijk tezamen met het retourneren van de door u ondertekende opdrachtbevestiging, een kopie mee te zenden.

Voor ondernemingen geldt dat naast een geldig uittreksel uit het handelsregister een persoonlijk geldig legitimatiebewijs van de namens de opdrachtgever rechtsgeldig optredende vertegenwoordiger, dient te worden overgelegd.

Indien geen geldig legitimatiebewijs getoond wordt, kan en zal uw opdracht niet worden aanvaard, dan wel û in voorkomend geval û worden terug gegeven aan u in de stand der zaak waarin deze zich op het betreffende moment bevind. Iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de eventuele hieruit voor de opdrachtgever voortvloeiende nadelige consequenties, wordt door de vennootschap uitdrukkelijk van de hand gewezen en zal onder geen enkele omstandigheid worden aanvaard.

Na afloop van de opdracht, zal het digitale dossier gedurende vijf jaar worden bewaard.

De originele (proces-)stukken in het papieren dossier worden aan opdrachtgever geretourneerd.

Na afloop van de bewaartermijn wordt het dossier zonder nadere aankondiging vernietigd. Opdrachtgever aanvaard de eigen verantwoordelijkheid tijdig de documenten en overige gegevens zoals opgenomen in het digitale dossier op te slaan op een aan hem toebehorende gegevensdrager op te slaan, dan wel te downloaden en/of te printen, voor ommekomst van de hiervoor genoemde bewaartermijn.

Bij acceptatie van deze opdrachtbevestiging zend opdrachtgever binnen een termijn van zeven dagen een ondertekend exemplaar retour aan opdrachtgever. Ten aanzien van de wijze van verzending en de ontvangst door opdrachtnemer geldt de ontvangsttheorie.

Met vriendelijke groet,

VAN OOSTERHOUT BVBA

Voor deze:

(naam en functie)

voor accoord:

<opdrachtgever / indien van toepassing: KvK nummer)>

<legitimatie soort (paspoort/ID kaart)>

<legitimatie nummer (paspoort/ID kaart)>

BIJLAGE C

Model overeenkomst bMediation®

BEMIDDELINGSPROTOCOL

Tussen :

En :

Hierna "de partijen"

En :

Hierna de bemiddelaar

WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET :

Tussen de partijen bestaat een geschil aangaande ….

De partijen wensen dit geschil op te lossen; te dien einde willen ze aan de bemiddelaar een bemiddelingsopdracht toevertrouwen.

PARTIJEN KOMEN DERHALVE ALS VOLGT OVEREEN :

1. Vrijwillig verloop

Partijen wensen overleg te plegen om, onder voorbehoud van al hun rechten, hun geschil bij te leggen. Elke partij mag, éénzijdig en discretionair, aan de bemiddeling een einde stellen. De bemiddeling gebeurt vrijwillig en elke partij verklaart zich akkoord om er op actieve wijze aan deel te nemen. Partijen behouden zich het recht voor om alle gerechtelijke en arbitrale procedures die ze nuttig zouden achten in werking te stellen. Alle procedures (met uitzondering van deze van louter conservatoire aard) zullen echter geschorst worden totdat een akkoord tussen de partijen tot stand is gekomen of totdat één der partijen of de bemiddelaar een einde stelt aan de bemiddeling.

2. Rol van de bemiddelaar

De bemiddelaar handelt in alle neutraliteit met het oog op het bevorderen van een minnelijk akkoord. Te dien einde zal hij pogen de voorwaarden te scheppen die het volgende zal toelaten of vergemakkelijken :

a) het wederzijds geven van informatie en het begrip van de respectievelijke situaties van de partijen;

b) het bevorderen van de communicatie tussen de partijen aangaande hun moeilijkheden en verwachtingen;

c) het zoeken naar geschikte oplossingen om aan de verwachtingen van de partijen tegemoet te komen en om de vastgestelde moeilijkheden te overbruggen;

d) het bevorderen van een efficiënte en oprechte onderhandeling;

e) het sluiten door de partijen, op vrijwillige basis, van een dading die de bereikte oplossingen zal bevatten;

3. Onpartijdigheid

De bemiddelaar handelt steeds op neutrale en onpartijdige wijze. Hij zal geen juridische adviezen aan de partijen verstrekken. Indien hij een opinie geeft, zal deze slechts een indicatieve waarde hebben. Partijen verklaren zich akkoord om daar geen enkele juridische consequentie aan vast te knopen.

4. Aanwezigheid op de bemiddelingsessies

Partijen zullen de bemiddelingsessies bijwonen, desgevallend vergezeld van hun advocaten. Elke partij ziet er toe :

- dat aan de bemiddelingsessies personen deelnemen die een dading mogen sluiten; en

- dat de personen die persoonlijk kennis hebben van de pertinente feiten van het geschil aanwezig zijn opdat het overleg aangaande het dossier vlot en efficiënt zou kunnen verlopen.

De bemiddelaar mag een persoon die hij aanduidt als toeschouwer tot de bemiddeling uitnodigen ten einde deze persoon de mogelijkheid te geven (op keus van de bemiddelaar), als passieve toeschouwer of als niet bezoldigde mede-bemiddelaar op te treden. Deze persoon moet dan een verbintenis aangaan volgens het model dat als bijlage 1 hierbij gaat.

5. Vertrouwelijkheid

Alles wat gezegd of geschreven wordt gedurende de bemiddeling wordt onder alle voorbehoud geformuleerd. De partijen verbinden zich ertoe hiervan niets in te roepen of bekend te maken in het kader van een bestaande of toekomstige gerechtelijke of arbitrale procedure. De bemiddelaar en de partijen (die zich ten deze voor zichzelf verbinden en die zich sterk maken voor hun raadslieden, vertegenwoordigers en alle personen die hen vergezellen) zien ertoe dat het vertrouwelijk karakter van de bemiddeling en van elk document dat in het kader van de bemiddeling ingeroepen of meegedeeld wordt, behouden blijft.

De bemiddelaar mag, indien hij dit opportuun acht, een verbintenis opgesteld volgens het hierbij als bijlage 1 gevoegd model, te laten ondertekenen door elke persoon die aan de bemiddeling deelneemt.

Niets in deze overeenkomst mag echter gezien worden als een beknotting van het recht van een partij om een document dat werd medegedeeld in het kader van de bemiddeling, in een gerechtelijke of andere procedure te gebruiken, wanneer deze partij reeds voordien over dit document beschikte of wanneer zij de mogelijkheid zou hebben gehad om dit document te bekomen en in te roepen.

De bemiddelaar zal niet geroepen kunnen worden om in een gerechtelijke of andere procedure te getuigen. De partijen erkennen hem een zwijgrecht.

Partijen komen verder overeen dat de overeenkomst(en) die zij bij de beëindiging van het bemiddelingsproces zouden kunnen sluiten alleen maar zullen bestaan wanneer zij door de beide partijen ondertekend zullen zijn geweest. Zij aanvaarden dat er geen overeenkomst zal bestaan zolang de akkoorden die in het kader van de bemiddeling zouden kunnen uitgewerkt worden niet in een tussen hen ondertekende schriftelijke overeenkomst zullen zijn vastgelegd.

Onderhavig protocol, de overeenkomsten die bij de beëindiging van het bemiddelingsproces zouden kunnen gesloten worden, alsmede een eventueel document dat de mislukking van de bemiddeling vaststelt, vallen niet onder dit vertrouwelijkheidsverplichting.

6. Caucussen

De bemiddelaar mag, wanneer hij dit nuttig acht, apart (in "caucus") met de ene of de andere partij overleg plegen; partijen mogen ook, op elk ogenblik, verzoeken om confidentieel met de bemiddelaar te overleggen.

7. Waarde van het akkoord

Het behoort, in principe, de bemiddelaar niet toe om zich omtrent de waarde of de opportuniteit van het bereikte akkoord uit te spreken. Deze moet de uitdrukking van de wil van de partijen zijn en hun "eigendom" blijven.

Indien de bemiddelaar echter, daarin geleid door zijn eigen professionele ervaring en door zijn analyse en beoordelingscapaciteiten, meent dat het verder zetten van een bemiddeling een belangrijk risico inhoudt voor de ene of de andere partij, of tot een onevenwicht of manifeste onrechtvaardigheid voor een partij zou kunnen leiden moet hij de partijen daarvan op de hoogte brengen. Hij dient hen desgevallend te verzoeken het nodige te doen om daaraan te verhelpen. Indien hij dit nodig acht, mag hij de bemiddeling opschorten of er een einde aan stellen. De bemiddelaar handelt ten deze in alle onafhankelijkheid en laat zich enkel door zijn geweten leiden.

8. Duur van de bemiddeling

De partijen komen overeen dat de bemiddeling als volgt zal verlopen. Zij verbinden zich ertoe om te pogen de bemiddeling tot stand te brengen, in de mate van het mogelijke, binnen een beperkte tijdspanne, zodat de bemiddeling een einde neemt op of omstreeks [     2012_] :

- ondertekening van dit protocol;

- onderzoeken van de dossiers en voorbereiding van de bemiddelingsbijeenkomst;

- bemiddelingsbijeenkomst op [     2012_];

- eventuele vervolgsessies

9. Honoraria

De bemiddelingskosten worden gelijk verdeeld over alle partijen die de bemiddeling aanvragen tenzij anders bepaald.

o De administratieve kost voor een bemiddeling wordt gefactureerd door bMediation en bedraagt €125 (+ 21% BTW) te betalen door elke partij

o De eerste bemiddelingssessie wordt gefactureerd aan 500 € (+21 % BTW) te betalen door elke partij. Dit vaste bedrag omvat zowel de voorbereiding van de zaak als de bemiddelingssessie met de bemiddelaar.

o Wanneer een tweede bemiddelingssessie nodig is, zal de vergoeding worden berekend op basis van een uurloon van 75 €/u (+21 % BTW) te betalen door elke partij.

o Extra kosten zullen worden gefactureerd in gelijke delen tussen elk van de partijen voor de huur van de vergaderruimte en de mogelijke reiskosten.

De bemiddelaar mag voorschotten op ereloon en onkosten vragen gedurende de xxxxxxxxxxx.Xx bemiddelaar zal de bemiddeling mogen opschorten of stopzetten indien één der partijen haar aandeel in de erelonen en onkosten die zij verschuldigd is, niet betaalt.

Opgesteld te [     ] in [     ] exemplaren; elke partij en de bemiddelaar erkennen hun exemplaar te hebben ontvangen.

de bemiddelaar voor bMediation

BIJLAGE D

Bemiddelingsreglement bMediation® Brussel

(voorheen: Brussels Business Mediation Center)

BEMIDDELINGSREGLEMENT bMediation®

Vereniging zonder winstoogmerk 0000 Xxxxxxx, 500 Louizalaan

Overwegende dat, door het samenbrengen van partijen in een geschil, bemiddeling tot voorwerp heeft een gesprek tot stand te brengen, de voorwaarden voor een dialoog te herstellen en voorstellen uit te lokken die van aard zijn een minnelijke regeling te bewerkstelligen;

Overwegende dat deze techniek moet worden bevorderd gezien zij het mogelijk maakt om bepaalde vormen van geschillen bij te leggen; dat daarentegen dienen te worden bestreden, de procedures die, onder de hoofding bemiddeling, er enkel toe strekken de belangen van de psychologisch of economisch zwakkere partij aan te tasten en die niet steunen op de tussenkomst van een bemiddelaar die onafhankelijk is van de partijen in het geschil;

Overwegende dat de VZW "bMediation" (hierna "het Centrum") tot maatschappelijk doel heeft de bemiddeling als regeling van geschillen van economische aard te bevorderen en een geschikt kader te organiseren opdat bemiddelingen in degelijke omstandigheden zouden kunnen plaats vinden; Dat het behoort, om dit doel te verwezenlijken, een bemiddelingsreglement aan te nemen;

Overwegende dat een bemiddeling dient geleid te worden door bekwame personen die over een behoorlijke beroepservaring beschikken in de regeling van de geschillen die zij moeten helpen oplossen;

Overwegende dat de personen, die voldoen aan de voorwaarden die het Centrum bepaalt of zal bepalen, aanzien zullen kunnen worden als zijnde bijzonder bevoegd om dit soort opdrachten uit te voeren in het belang van de in het geschil betrokken partijen; dat het Centrum erover waakt dat

de bemiddelaars die zij erkent de gelegenheid moeten krijgen om een praktische ervaring ter zake te verwerven en dat zij de middelen daartoe organiseert;

Overwegende dat het beroepsgeheim, alsmede het vertrouwen in de eerbiediging ervan, een fundamentele voorwaarde uitmaakt voor het slagen van een bemiddeling; Dat de partijen tot een bemiddeling contractueel moeten vastleggen dat het bemiddelingsproces die zij aanvaarden aan te gaan met behulp van het Centrum, volstrekt vertrouwelijk zal zijn;

Overwegende dat, welke ook de gebruikte bemiddelingstechnieken zijn, de bemiddelaar steeds de meest volstrekte onpartijdigheid aan de dag zal moeten leggen;

HET CENTRUM HEEFT DAAROM VOLGEND REGLEMENT VASTGELEGD :

HOOFDSTUK I INLEIDING

Artikel 1

Dit reglement zal de titel dragen "Bemiddelingsreglement".

Het zal enkel mogen worden aangepast met een meerderheid van drie vierden van de leden van de Raad van Bestuur van het Centrum.

Artikel 2

De Raad van Bestuur van het Centrum heeft onder andere tot taak :

1. De personen te erkennen die als bemiddelaar mogen worden aangesteld;

2. Te waken over de uitvoering van de bepalingen van dit reglement;

3. Typeclausules en typezendingen inzake bemiddeling op te stellen;

4. Deontologische regels voor te stellen die zich in het bijzonder op bemiddeling richten en ze aan te nemen, steeds onder voorbehoud van de goedkeuring door de Raden van de Orde van de Balies die lid zijn van het Centrum;

5. Wanneer hij wordt gevat om een of verschillende bemiddelaars aan te stellen, kan hij deze bevoegdheid aan het Bureau van het Centrum worden delegeren;

6. Een jaarlijks verslag over de activiteiten van het Centrum voor te bereiden

Hoofdstuk II

DE BEMIDDELAARS

Artikel 3

De Raad van Bestuur erkent de personen die hij in staat acht een bemiddelingsopdracht te volbrengen. De Raad van Bestuur geniet van een discretionaire bevoegdheid om de personen,van wie hij het nuttig acht om ze op de lijst van de erkende bemiddelaars op te nemen ,te erkennen Wanneer hij dergelijke beslissingen neemt, mag hij enkel de geloofwaardigheid in de volstrekte eerbaarheid, bekwaamheid en efficiÙntie van het Centrum en van de personen die hij als bemiddelaar erkent, als doel vooropstellen.

Artikel 4

Elke erkende persoon mag als bemiddelaar worden aangesteld en in deze hoedanigheid optreden, indien hij daartoe door de partijen tot een geschil wordt aanvaard.

Artikel 5

De Raad van Bestuur mag enkel als bemiddelaar erkennen, personen van wie hij oordeelt dat zij bijzondere bevoegdheden genieten ingevolge hun ervaring als deskundige in een specifiek domein en hun beroepservaring inzake geschillenregeling. Al deze personen zullen dienen te voldoen aan de voorwaarden die de Raad van Bestuur nuttig zal achten inzake opleiding en beroepservaring.

Deze personen dienen huidig reglement in zijn geheelheid te aanvaarden , met inbegrip van de noodzakelijke discretionaire bevoegdheid van de Raad van Bestuur van het Centrum inzake erkenning. Het Centrum mag, indien hij dit nuttig acht, aan de kandidaten bemiddelaars opleggen om aan een aantal bemiddelingen als toeschouwer deel te nemen. Het zorgt voor de coördinatie van de verzoeken die uitgaan van personen die in de hoedanigheid van toeschouwer een bemiddeling wensen mee te maken. De personen, die minder dan 5 keer als bemiddelaar zouden zijn opgetreden, kunnen door het Centrum worden verplicht om, in alle vertrouwelijkheid en, indien nodig, mits ondertekening van een geheimhoudingsverbintenis, de bemiddelingen die zij leiden te bespreken met een persoon die reeds als bemiddelaar door het Centrum werd erkend en die voor hen als "mentor" bij hun opleiding zal fungeren; het Centrum zal aan deze "mentor" mogen vragen verslag uit te brengen en de Raad te adviseren.

Artikel 6

In uitzonderlijke omstandigheden mag het Centrum een bemiddelingsopdracht aan niet erkende personen toevertrouwen, op voorwaarde dat deze genieten van een voldoende ervaring en van een specialistische kennis in de juridische of technische materie waarover de bemiddeling plaats dient te hebben, een en ander mits de goedkeuring van de partijen.

Artikel 7

Wanneer hij met een aanstelling gelast wordt, duidt het Centrum ÚÚn enkele bemiddelaar aan; in uitzonderlijke omstandigheden, en mits het akkoord van de partijen, mag het Centrum een college van twee of meer bemiddelaars aanstellen.

Artikel 8

Het intuitu personae karakter behoort tot de essentie van de opdracht als bemiddelaar. Artikel 9

De bemiddelaar oefent zijn opdracht in volledige onafhankelijkheid uit en eerbiedigt het reglement van deontologie van het Centrum.

Elke bemiddelaar is tot een strikte geheimhoudingsplicht gehouden inzake de feiten waarvan hij kennis zal hebben gekregen als bemiddelaar.

Artikel 10

De door het Centrum erkende bemiddelaars dienen zich ertoe te verbinden andere personen te helpen bij het verwerven van een praktische vorming inzake bemiddeling door hen de gelegenheid te bieden deel te nemen aan bemiddelingssessies die zij als bemiddelaar organiseren, mits geheimhouding en, indien nodig, mits ondertekening van een geheimhoudingsverbintenis. Deze verplichting houdt enkel in dat partijen en advocaten in een bemiddeling moeten instemmen met de deelname van een toeschouwer aan de bemiddelingssessies; deze laatsten behouden het discretionair recht om dit te weigeren.

HOOFDSTUK III BEMIDDELINGSPROCEDURE

Artikel 11

Het Centrum houdt de lijst van de als bemiddelaar erkende personen ter beschikking van alle belanghebbenden.

Het Centrum mag schriftelijk worden gevat. Wanneer het wordt gevat, en mits betaling van honoraria volgens de bemiddelingstarieven van het Centrum, mag het Centrum de partijen bij een geschil of een van hen benaderen; het informeert hen omtrent het bemiddelingsproces en poogt hun princiepsakkoord om een bemiddeling te houden, te bekomen. Op verzoek van de partij door wie het benaderd wordt, mag het Centrum echter zelf een erkende persoon aanstellen die als bemiddelaar zal optreden, voor zover deze later door alle betrokken partijen wordt aanvaard.

Deze persoon zal dan zelf de andere betrokken partijen benaderen met de bedoeling hun akkoord om aan een bemiddeling deel te nemen, .trachten te bekomen.

HOODSTUK IV

UITVOERING VAN DE OPDRACHT

Artikel 12

De partijen mogen bijgestaan worden door de advocaat van hun keuze of door elke raadsman (andere dan een zaakwaarnemer) die de bemiddelaar erkent als zijnde een persoon die kan bijdragen tot een minnelijke oplossing van het geschil. Onder zaakwaarnemer wordt begrepen de persoon die, in tegenstrijd met de artikelen 675, al.4, 728 º4 en 1694, 4░ van het gerechtelijk wetboek, een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks zou vertegenwoordigen, of die, zelfs bijkomstig, schuldvorderingen int of schulden centraliseert voor zijn klanten, zonder als schuldbemiddelaar aangesteld te zijn geweest overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

De bemiddelaar zal steeds mogen weigeren een opdracht verder te zetten indien ÚÚn van de partijen vertegenwoordigd wordt door een persoon die deze partij niet mag verbinden of indien deze partij wordt bijgestaan door een persoon van wie de bemiddelaar oordeelt dat haar aanwezigheid nefast is voor het goede verloop van de bemiddeling.

Artikel 13

De bemiddelaar geniet een volstrekte vrijheid in de uitvoering van zijn opdracht. Hij organiseert deze zoals hij het nuttig en efficiënt acht.

Hij is niet gehouden tot de eerbiediging van het principe van het recht op tegenspraak. Hij zal echter steeds een volstrekte en onberispelijke onpartijdigheid aan de dag leggen.

Artikel 14

De bemiddelaar vergadert met de partijen, ontvangt ze of spreekt ze aan, desgevallend afzonderlijk, indien hij dit nuttig acht. Hij tracht onder hen een discussie tot stand te brengen die tot een dialoog kan leiden zodat partijen ertoe gebracht worden om zelf voorstellen te formuleren voor het oplossen van het geschil.

Indien hij het nuttig acht, doch met terughoudendheid, mag de bemiddelaar zelf suggesties of voorstellen doen voor het oplossen van het geschil.

Artikel 15

Mits akkoord van de partijen mag de bemiddelaar beroep doen op - of zich laten als bemiddelaar laten bijstaan door - een technisch deskundige in de materie waarop het geschil betrekking heeft.

Artikel 16

Bij de opening van het dossier bekomt de bemiddelaar het akkoord van de partijen om een bemiddelingsovereenkomst , waarvan hij het ontwerp voorlegt, te ondertekenen.

In deze overeenkomst draagt de bemiddelaar er zorg voor dat, rekening houdend met de aard en het belang van het geschil, een provisie voor erelonen en kosten wordt voorzien.

In principe draagt elk der partijen de helft van deze provisie. Deze provisie dekt :

- de te verwachten honoraria en kosten voor de bemiddeling;

- de administratieve kosten die de bemiddelaar gedragen heeft of zal dragen;

- een forfaitair bedrag, die door de Raad van Bestuur vastgesteld zal worden en die de administratieve kosten van het Centrum moet dekken

Wanneer, ingevolge de ontwikkeling van de bemiddeling, de bemiddelaar acht dat de provisie onvoldoende is om het totaal bedrag van de erelonen en kosten te dekken, mag de bemiddelaar aan de partijen een bijkomende provisie vragen die, in principe, bij helften wordt verdeeld.

Bij de beëindiging van zijn opdracht stelt de bemiddelaar een definitieve ereloonstaat met betrekking tot de bemiddeling op. Deze erelonen, kosten en uitgaven worden in gelijke delen onder de partijen verdeeld, tenzij het bekomen akkoord een andere verdeelsleutel voorziet.

Alle andere door de partijen gedragen kosten blijven te hunnen laste. Artikel 17

Het instellen van een bemiddelingsprocedure belet de partijen niet de voorlopige en bewarende maatregelen die zij nuttig achten, te nemen.

Artikel 18

De partij die in de loop van de bemiddeling kennis krijgt van een inbreuk op dit reglement en die de bemiddeling verder zet zonder desomtrent voorbehoud te uiten of haar verzet mee te delen, wordt geacht afstand te hebben gedaan van het recht om zich daarop te beroepen.

Artikel 19

De opdracht van de bemiddelaar komt in volgende gevallen ten einde :

a) door een akkoord tussen de partijen;

b) door het opstellen door de bemiddelaar van een proces-verbaal waarbij hij vaststelt dat de bemiddelingspoging mislukt is. Dit proces-verbaal dient niet te worden gemotiveerd;

c) door de mededeling van de partijen of een van hen aan de bemiddelaar, in eender welk stadium van de bemiddeling, van hun of haar beslissing de bemiddeling niet verder te zetten;

d) doordat de bemiddelaar beslist dat de verderzetting van de bemiddelingsprocedure nutteloos is;

e) wanneer de bemiddelaar, een van de partijen of het Centrum oordelen dat de bemiddeling niet verder gezet kan worden met de nodige sereniteit en onpartijdigheid;

De bemiddelaar brengt het Centrum op de hoogte van de beëindiging van zijn opdracht en meldt daarbij of al dan niet een oplossing is tussengekomen.

HOOFDSTUK V

VERTROUWELIJKHEID VAN DE BEMIDDELING

Artikel 20

Bemiddeling heeft een vertrouwelijk karakter; elke deelnemer aan een bemiddeling dient deze te eerbiedigen.

Artikel 21

Behoudens uitdrukkelijk akkoord van de partijen, is het de bemiddelaar verboden op te treden als scheidsrechter of als vertegenwoordiger of raadsman van ÚÚn van de partijen in een juridische of arbitrale procedure met betrekking tot het geschil die het voorwerp heeft uitgemaakt van een bemiddelingsprocedure. De partijen leggen zichzelf het verbod op de bemiddelaar als getuige in dergelijke procedure te laten oproepen.

Artikel 22

Partijen verbieden zich ertoe als bewijsmateriaal in enige arbitrale, administratieve, juridische of andere procedure van eender welke aard te gebruiken :

a) standpunten of voorstellen uitgedrukt door de andere partijen of door de bemiddelaar betreffende mogelijke oplossingen van het geschil;

b) voorstellen, syntheses, nota's, enz. die de partijen of de bemiddelaar hebben voorgedragen;

c) het feit dat ÚÚn van de partijen gesteld zou hebben dat zij bereid zou zijn een voorstel tot akkoord, voorgelegd door de bemiddelaar, te aanvaarden;

d) elk document dat in het kader van de bemiddeling werd opgesteld.

Zij verwerpen elke bewijswaarde van de hierboven aangeduide elementen.

BIJLAGE E

Verplichte Informatie te verstrekken aan de Cliënt Orde van Vlaamse Balies

(De hierna volgende informatie wordt opgenomen op de website)

Deel I Verplicht aan de cliënt te verstrekken informatie

Overhandigen aan de cliënt, of

Toegankelijk maken voor cliënt op het kantoor, of waar het contract met hem wordt gesloten, of Op website plaatsen, of

Opnemen in elk informatiedocument (bv. een kantoorbrochure) waarin diensten in detail worden beschreven.

Xxxxxxx wordt de verleende beroepstitel zoals advocaat in België of Rechtsanwalt in Duitsland of nog avocat in Frankrijk, vermeld in het Nederlands in een officiële taal van de lidstaat van herkomst indien een document of stuk in de zin van art. 477 quinines º3 Ger.W.

Xxxxxxx wordt de lidstaat waar de beroepstitel is verleend.

Bedoeld worden alle balies waar u ingeschreven bent, indien van toepassing vermeld in het Nederlands of in een officiële taal van de lidstaat van herkomst, indien een document of stuk in de zin van art. 477 quinquies º3 Ger.W.

Naam: Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx

Adres: Xxxxxxxxxxxx 000 / 9 benaming BVBA BVBA Van Oosterhout

nummer Balie Turnhout: EU01; Balie Nederland: A14419

[e-mailadres: xxxxxxxxx@xx-xxxxxxxx.xxx

1. Uw advocaat en zijn kantoor

U vertrouwt u dossier toe aan xx. Xxxxx xxx Xxxxxxxxxx advocaat in Nederland en België en is ingeschreven aan de balie te ‘s-Hertogenbosch en als EU-advocaat aan de balie te Turnhout Het kantoor van mr. Van Oosterhout is gevestigd te 0000 Xxxxxxxx aan de Xxxxxxxxxxxx 000/0. Mr. Xxx Xxxxxxxxxx00 oefent het beroep van advocaat uit onder de vorm van een BVBA.

Zijn BVBA heet Van Oosterhout BVBA.

De zetel van het kantoor is gevestigd te Turnhout

Het ondernemingsnummer van het kantoor van de vennootschap is 0841.072.845.

Per e-mail kan u het kantoor van mr. Xxx Xxxxxxxxxx00 bereiken via xxxxxxxxx@xx-xxxxxxxx.xxx.

De beroepsaansprakelijkheid van mr. Xxx Xxxxxxxxxx00 is verzekerd via de verzekering van

zijn kantoor bij Vanbreda Verzekeringen volgens de collectieve verzekering van de Orde Vlaamse Balies. De polis die de beroepsaansprakelijkheid van mr. Xxx Xxxxxxxxxx00 verzekert verleent dekking in de hele wereld, met uitzondering van de USA en Canada, opgenomen in de polis burgerlijke aansprakelijkheid voor advocaten.

2. Uw advocaat en zijn dienstverlening

U kan bij mr. Xxx Xxxxxxxxxx00, terecht voor onder meer volgende diensten:

juridisch advies en bemiddeling op het gebied van arbeidszaken en burgerlijke- & handelszaken, alsmede bijstand in geschillen voor de rechtbanken in Nederland en België.

De overeenkomst die u met mr. Xxx Xxxxxxxxxx aanknoopt is aan het Belgisch recht onderworpen, tenzij in de overeenkomst expliciet is opgenomen dat het Nederlandse recht van toepassing en voor gebeurlijke geschillen is enkel de rechter van Breda in Nederland respectievelijk Turnhout in België bevoegd, afhankelijk van de rechtssfeer die op de overeenkomst van toepassing is.

3. Voor informatie of bij klachten

Indien u verdere informatie wenst te bekomen of indien u een klacht heeft kan u mr. Xxx Xxxxxxxxxx bereiken:

via post op het adres: Xxxxxxxxxxxx 000 / 9 te 0000 Xxxxxxxx, via fax op het nummer: 014/762311,

via e-mail op het adres: xxxxxxxxx@xx-xxxxxxxx.xxx of via telefoon op het nummer: 014/762309.

Deel II - Facultatief te verstrekken op verzoek van de cliënt

1. Wat kost uw advocaat?

Mr. Xxx Xxxxxxxxxx zal de prijs van de diensten die hij voor u verricht in uw dossier berekenen volgens de wijze zoals met u besproken tijdens een eerste informatief consult, hetzij telefonisch, hetzij persoonlijk. Afhankelijk van uw vraag, de zaak, de complexiteit hiervan en de eventuele spoed wordt een tarief op basis van een ereloon op uurbasis dan wel een vaste prijs of projecttarief met u afgesproken.

2. Beroepsregels en gedragscodes

Als advocaat ingeschreven aan de balie van Turnhout is mr. Xxx Xxxxxxxxxx onderworpen aan de reglementen van de Orde van Vlaamse Balies en die van de Nationale Orde, die geraadpleegd kunnen worden op xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/Xxxx.xxxx?xxxxxxxxxx00, alsook aan de reglementen van zijn balie die geraadpleegd kunnen worden op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

Mr. Xxx Xxxxxxxxxx is tevens onderworpen aan volgende gedragscodes: Nederlandse Orde van Advocaten en bMediation®. Deze kunnen elektronische geraadpleegd worden op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxx-xxxxxxxx.xx en xxx.xxxxxxxxxx.xx in de Nederlandse taal .

Deel III Op te nemen in elk informatiedocument waarin diensten in detail worden beschreven

Het onderstaande is NIET van toepassing.

Multidisciplinaire activiteiten en multidisciplinaire partnerschappen

Mr.           38 maakt, in het kader van zijn beroepsuitoefening als advocaat, deel uit van volgende multidisciplinaire activiteiten en/of multidisciplinaire partnerschappen

Om belangenconflicten in deze multidisciplinaire activiteiten en multidisciplinaire partnerschappen te voorkomen werden door mr.              39 volgende maatregelen genomen:

Deel IV Op te nemen in elk document waarin diensten in detail worden beschreven Buitengerechtelijke geschillenbeslechting

Mr. Xxx Xxxxxxxxxx00 is onderheven aan buitengerechtelijke geschillenbeslechting, voorzien in volgende gedragscode of reglement: Reglement Balie Turnhout van 5 maart 2007 inzake de invordering van en de betwistingen van ereloonstaten.

U kan meer informatie verkrijgen over de kenmerken en toepassingsvoorwaarden van deze regeling bij xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Balie Turnhout.