Bemiddelingsreglement
Bemiddelingsreglement
van de Belgische Franchise Federatie – versie juni 2020
Artikel 1. Definitie
Hoofdstuk I Algemeen
Dit reglement wordt voortaan « Bemiddelingsreglement » genoemd.
Als een overeenkomst een bemiddeling voorziet conform aan dit Reglement, dan wordt dit Reglement beschouwd als een integraal onderdeel van de overeenkomst. Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, wordt het Reglement toegepast in de versie die geldig was op het moment van de inleiding van de procedure.
Hoofdstuk II Bemiddeling
Artikel 2. Bemiddelaars geaccrediteerd door de BFF
De BFF heeft een lijst opgesteld met bemiddellaars die, indien gewenst, kunnen worden voorgesteld aan of door de partijen. (Zie verder : « de lijst »).
Deze bemiddelaars (hierna de « geaccrediteerde bemiddelaars » genoemd) worden geselecteerd uit de bemiddelaars met een aggregatie conform de wet van 28 juni 2018 tot aanpassing van het Gerechtelijk Wetboek. Ze moeten bovendien ervaring hebben in
het distributierecht en moeten verklaren dat ze instemmen met de Gedragscode van de BFF voor het gebruik van Bemiddelaarse.
De BFF beschikt over een discretionaire bevoegdheid om deze bemiddelaars te benoemen en hun aantal te bepalen.
Artikel 3. Inleiding van de procedure De bemiddeling wordt opgestart:
1) rechtstreeks door de partijen:
a) als deze, bij gebrek aan een bemiddelingsclausule, beslissen om de betwisting voor te leggen aan een geaccrediteerd bemiddelaar die in onderling akkoord gekozen is uit de lijst van de BFF, of
b) als ze het eens zijn over de keuze van een geaccrediteerd bemiddelaar uit de lijst van de BFF op basis van een contractuele bemiddelingsclausule.
2) op basis van een aanvraag, gericht aan de Président van de BFF,
a) ofwel op gezamenlijke vraag van partijen,
b) ofwel op vraag van de partijen die in hun contract een bemiddelingsclausule hebben opgenomen maar er niet in slagen om een akkoord te bereiken over de aanstelling van de bemiddelaar (zie artikel 4).
Artikel 4. Keuze van de bemiddelaar
1. De BFF stelt de lijst van geaccrediteerde bemiddelaars ter beschikking voor alle geïnteresseerden die ook op verzoek verkrijgbaar is op het secretariaat.
2. Als de partijen akkoord gaan om een bemiddelingsprocedure op te starten conform het onderhavige reglement of als ze dit doen op basis van een bemiddelingsclausule in hun contract, kunnen ze direct een geaccrediteerd bemiddelaar aanwijzen uit de lijst die de BFF ter beschikking stelt.
3. Als de partijen het niet eens geraken over de aanstelling van een bemiddelaar, kan de meest gerede partij de BFF verzoeken één van de door haar aangewezen bemiddelaars te benoemen.
4. In principe duidt de BFF één bemiddelaar aan. Maar in uitzonderlijke omstandigheden kan de BFF, in onderling akkoord met de betrokken partijen, een college bestaande uit twee of meer leden aanstellen.
Artikel 5. Eventuele tussenkomst van de BFF
1. Het staat een partij, die niet gebonden is door een bemiddelingsclausule, volledig vrij een aanvraag tot bemiddeling in te dienen bij de BFF. De aanvraag moet wel volgende elementen bevatten:
- de exacte identificatie van de betrokken partijen (voor een fysiek persoon : naam, voornaam, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer of – bij gebrek aan dit laatste – nummer van de identiteitskaart / voor een rechtspersoon : bedrijfsnaam en maatschappelijke zetel, identiteit van de personen die het recht hebben de onderneming te vertegenwoordigen, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer.)
- indien mogelijk de gegevens van de raadslieden van de partijen
- een beknopte omschrijving van de betwisting en van de vordering, evenals een raming van de bedragen die worden gevorderd.
- het akkoord van deze partij om zich aan onderhavig Reglement te conformeren.
De BFF informeert dan zo snel mogelijk de andere partij(en) over deze bemiddelingsaanvraag en geeft de andere partij(en) vijftien dagen de tijd om dit voorstel tot bemiddeling te aanvaarden of te weigeren.
2. Door het voorstel te aanvaarden, verklaren de andere partijen zich akkoord met de bepalingen van onderhavig Reglement. Eventueel voegen zij bij de aanvaarding van het voorstel ook een korte omschrijving van hun eigen vorderingen toe, evenals een schatting van de bedragen die ze zelf wilden vorderen.
3. Bij aanvaarding wijst de BFF zo vlug mogelijk één van de « geaccrediteerde bemiddelaars » aan en brengt de partijen hiervan op de hoogte.
4. Bij gebrek aan een positief antwoord binnen de 15 dagen gaat men ervan uit dat het voorstel door de andere partij(en) werd geweigerd en het secretariaat van de BFF zal de aanvrager hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
Artikel 6. Plaats en taal van de bemiddeling
1. De partijen beslissen waar de zetel van de bemiddeling zal zijn. In principe is dat het kantoor van de bemiddelaar, tenzij partijen de zetel van de BFF verkiezen. Tenzij de partijen in onderling akkoord anders zijn overeengekomen, kan de bemiddelaar zijn raadplegingen en vergaderingen houden op elke plaats die hem geschikt lijkt.
2. De taal voor de bemiddeling wordt ofwel bepaald in de bemiddelingsclausule ofwel in onderling akkoord tussen beide partijen in de bemiddelingsovereenkomst opgenomen.
Artikel 7. Uitvoering van de bemiddeling – bemiddelingsprotocol
1. Onmiddellijk na de aanstelling van de bemiddelaar geven de partijen de namen en adressen van de personen die gemachtigd zijn hun partij te vertegenwoordigen alsook de namen en functies van de personen die de vergadering van de partijen en bemiddelaar in naam van zijn of haar partij zullen bijwonen door aan de andere partij, aan de bemiddelaar en aan de BFF (als die de bemiddelaar heeft aangesteld).
De partijen verbinden zich ertoe om te goeder trouw samen te werken aan het bemiddelingsproces. Dat doen ze onder meer door snel te reageren wanneer de bemiddelaar een voorstel tot vergadering doet of bijkomende informatie opvraagt. Ze verbinden zich er bovendien ook toe zich op de bemiddelingsvergaderingen te laten vertegenwoordigen door een of meerdere personen met een grondige kennis van het dossier en, in de mate van het mogelijke, de nodige onderhandelingsbevoegdheid en bevoegdheid om overeenkomsten te sluiten.
2. De partijen kunnen worden bijgestaan door een raadgever naar keuze.
3. Samen met de partijen stelt de bemiddelaar in eerste instantie een bemiddelingsprotocol op waarin het doel en de werkwijze van de bemiddeling worden bepaald, conform aan de voorschriften in artikel 1731 van het Gerechtelijk Wetboek.
Dit protocol omvat dus:
I. De naam en het adres van de partijen en hun raadsman;
II. De naam, de functie en het adres van de bemiddelaar, evenals de vermelding dat deze geaccrediteerd is door de commissie zoals voorzien in artikel 1727 van het Gerechtelijk Wetboek;
III. Een herinnering aan het vrijwilligheidsprincipe van de bemiddeling;
IV. Een beknopte omschrijving van het geschil;
V. Een herinnering aan het confidentialiteitsprincipe van de informatie die tijdens de bemiddeling wordt uitgewisseld;
VI. De erelonen van de bemiddelaars, evenals de manier waarop ze worden berekend en betaald;
VII. De datum;
VIII. De handtekening van de partijen en van de bemiddelaar.
4. Indien na de aanvaarding van het bemiddelingsprincipe, één van de partijen op abusieve wijze weigert om de voorgestelde bemiddelingsovereenkomst te ondertekenen, waardoor de bemiddelingsprocedure verhinderd wordt, zal deze partij alleen de reeds gemaakte kosten en de aangerekende erelonen van de bemiddelaar dragen.
5. Zodra hij is aangesteld, stelt de bemiddelaar in onderling overleg met de partijen een kalender op, waarin wordt aangegeven wanneer elke partij aan de bemiddelaar en de andere partij informatie of documenten moet overhandigen die hij nodig acht voor de bemiddeling en voor de afbakening van het voorwerp van het geschil.
6. Op elk ogenblik van de bemiddelingsprocedure kan de bemiddelaar een partij om inlichtingen vragen en aanvullende stukken die hij of zij nuttig acht over te maken.
7. Een partij kan op elk ogenblik, uit eigen overweging, informatie of geschreven
documenten die ze als vertrouwelijk beschouwt aan de bemiddelaar voorleggen. De bemiddelaar kan die informatie of documenten niet aan de andere partij bezorgen zonder de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de eerste partij.
Artikel 8. Tussenkomst en rol van de bemiddelaar
1. Vanuit zijn respect voor de belangen van elke partij geniet de bemiddelaar volledige vrijheid bij de uitvoering van zijn opdracht. Hij organiseert zijn taken zoals hij het zelf nuttig en efficiënt acht.
2. De bemiddelaar brengt de partijen uit vrije wil samen, ontvangt hen of praat met hen en probeert een onderlinge dialoog op gang te krijgen waardoor ze, elk van hun kant, bereid zijn voorstellen te doen die tot een akkoord kunnen leiden.
3. Hij is niet onderworpen aan het recht op tegenspraak en kan de partijen ook apart ontvangen als hij dat nuttig acht of als een van hen daarom verzoekt. Noch de gesprekken die op dergelijk moment worden gevoerd, noch de informatie die hier wordt ingewonnen kan aan de andere partij worden meegedeeld zonder de uitdrukkelijke toestemming van de onthullende partij.
4. Toch handelt de bemiddelaar permanent met een complete en onberispelijke onpartijdigheid en zonder standpunt in te nemen. Hij volbrengt zijn opdracht in alle onafhankelijkheid en respecteert de Gedragscode van de geaccrediteerde bemiddelaars van de Federale Bemiddelingscommissie.
5. Als de bemiddelaar het zinvol acht kan hij, zonder zich op te dringen, suggesties of voorstellen doen om tot een minnelijke schikking te komen.
6. Zonder een akkoord aan de partijen op te leggen, stelt de bemiddelaar voor om elke betwisting tussen partijen te regelen op een manier die hij het meest geschikt acht.
7. Als de bemiddelaar van oordeel is dat de betwistingen tussen de partijen niet via bemiddeling kunnen worden geregeld, kan hij de partijen voorstellen om de procedures of middelen te onderzoeken die hem het meest geschikt lijken om tot een efficiënte, vruchtbare en zo voordelig mogelijke oplossing te komen, rekening houdend met de aard van de betwisting en de eventuele handelsrelaties tussen de partijen. Meer bepaald kan de bemiddelaar voorstellen:
(i) het advies van een expert in te roepen voor een of meer vragen:
(ii) beroep te doen op de bemiddelingsprocedure van het bemiddelingsreglement van de BFF;
(iii) beroep te doen op arbitrage;
(iv) de laatste voorstellen tot oplossing van de beide partijen te communiceren en op basis daarvan, bij gebrek aan oplossing, arbitrage in te roepen. De rol van het arbitraal college blijft daarbij beperkt tot de beslissing welk van deze voorstellen voorrang moet krijgen.
Artikel 9. Invloed op de procedures
1. De ondertekening van het bemiddelingsprotocol schorst de verjaring gedurende de duur van de bemiddeling. Behoudens uitdrukkelijk akkoord van beide partijen eindigt de schorsing van de verjaring één maand nadat een van de partijen of de bemiddelaar aan de andere partij(en) de wil tot beëindiging van de bemiddeling ter kennis heeft gebracht. Deze kennisgeving gebeurt per aangetekend schrijven.
2. De bemiddeling belet een partij echter niet om voorlopige of bewarende maatregelen te nemen indien zij dat nodig acht.
Artikel 10. Vertrouwelijkheid van de bemiddeling
1. De vergaderingen van de partijen met de bemiddelaar worden op geen enkele manier geregistreerd.
2. Elke persoon die betrokken is bij een bemiddelingsprocedure – de bemiddelaar, de partijen, hun raadgevers en vertegenwoordigers, elke zelfstandige expert en alle anderen die deelnemen aan de vergaderingen van de partijen en de bemiddelaar – moeten het vertrouwelijk karakter van de bemiddelingsprocedure respecteren; deze personen mogen, tenzij de partijen en de bemiddelaar anders overeenkomen, geen enkele informatie met betrekking tot deze procedure of verkregen tijdens deze procedure gebruiken of onthullen aan derden.
3. Vooraleer de bemiddeling van start gaat, moet elk van voornoemde personen een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen (Cfr type document voorgesteld door de BFF).) Tenzij bij overeenkomst anders is bepaald, heeft dit immers tot gevolg dat de partijen in een gerechtelijke of arbitrageprocedure geen van onderstaande elementen kunnen inroepen als bewijs of als enig ander middel:
(i) een opinie of voorstel dat door een van de partijen werd geformuleerd met het oog op een eventuele regeling van de betwisting;
(ii) een bekentenis die door een van de partijen werd gedaan tijdens de bemiddelingsprocedure;
(iii)een voorstel of meningsuiting van de bemiddelaar;
(iv) het feit dat een van de partijen zich al dan niet akkoord heeft verklaard om een voorstel tot regeling van de bemiddelaar of een van de partijen te aanvaarden.
Dit betekent ook dat de partijen geen bemiddelaar als getuige kunnen oproepen in een dergelijke procedure. Ook kan geen enkele schriftelijke of mondelinge uitspraak of opmerking die de partijen (of hun vertegenwoordiger) tijdens de voorbereiding of in de loop van de bemiddelingsprocedure hebben geformuleerd aanleiding geven tot een vordering inzake laster of enige andere gelijkaardige vordering.
Artikel 11. Afsluiting van de bemiddelingsprocedure De bemiddelingsprocedure wordt beëindigd:
(i) door de ondertekening van een akkoord tussen de partijen;
(ii) wanneer de partijen (of één van hen) in om het even welke fase van de bemiddelingsprocedure aan de bemiddelaar te kennen geeft de bemiddelingsprocedure niet meer verder te willen zetten;
(iii) wanneer de bemiddelaar oordeelt dat de bemiddeling niet langer in de nodige sereniteit en onpartijdigheid kan verlopen of geen kans meer maakt op slagen.
In geval van overlijden, het verhinderd zijn van de bemiddelaar of op gezamenlijk verzoek van de partijen, kan de bemiddelaar vervangen worden. In dat geval wordt de procedure gevolgd zoals aangegeven in artikel 4.
Artikel 12. Bemiddelingsakkoord
Indien de partijen tot een akkoord komen, wordt het bemiddelingsakkoord op schrift gezet, gedateerd en getekend door de partijen en door de bemiddelaar. Verder moet de goedkeuring van de bemiddelaar in het bemiddelingsakkoord worden vermeld, evenals de nauwkeurig omschreven verbintenissen van elke partij. Het document kan door ieder van hen worden gehomologeerd op basis van artikel 1733 van het Gerechtelijk Wetboek.
Een partij die tijdens de bemiddeling een inbreuk op dit Reglement ontdekt, maar de procedure toch verderzet zonder voorbehoud of verzet, ziet daardoor af van het recht om zich verder op die inbreuk te beroepen.
Artikel 13. Kost van de bemiddeling
1. Een eventuele tussenkomst van de BFF zoals voorzien in het huidige Reglement gebeurt kosteloos. De bemiddelaar kan eventuele administratieve kosten laten vergoeden in functie van de voorwaarden die in het bemiddelingsprotocol worden gestipuleerd conform artikel 7.
2. Het bedrag van de erelonen van de bemiddelaar wordt gespecifieerd in het bemiddelingsprotocol. Bij toepassing van het huidige Reglement beveelt de BFF een uurtarief aan van 120 euro per partij ingeval er met één bemiddelaar wordt gewerkt. (De hoogdringendheid of complexiteit van een bepaald dossier kan een verhoging van dit tarief verantwoorden).
3. De bemiddelaar kan op elk moment voor of tijdens de bemiddeling de partijen verzoeken om eenzelfde bedrag ten titel van provisie op erelonen te storten. Xxxxxx dit niet is gebeurd, kan hij zijn tussenkomst schorsen of beëindigen.
4. De erelonen worden in gelijke delen door de partijen betaald, tenzij anders is overeengekomen.
Artikel 14. Verbintenissen van de geaccrediteerde bemiddelaar, aanbevolen door de BFF
1. De bemiddelaars die door de BFF zijn aanbevolen verbinden zich ertoe nauwlettend toe te zien op de toepassing van de bepalingen van de wet van 18 juni 2018, óók wat betreft de verplichting tot permanente opleiding. Ze moeten hun kennis over
het handelsrecht op punt houden en de Gedragscode voor bemiddelaars die door de BFF is opgesteld respecteren
2. Tenzij de partijen het anders willen, stelt de bemiddelaar de BFF schriftelijk in kennis van de beëindiging van de bemiddelingsprocedure en van het feit of er een volledige of gedeeltelijke oplossing voor de betwisting is bereikt, zonder echter verder op de details in te gaan.
Hoofdstuk IV Verbintenissen van de BFF
1. De BFF verbindt zich ertoe om bij elke bemiddeling onvoorwaardelijk het confidentiële karakter ervan te respecteren. Ook zal de BFF geen informatie verspreiden die te maken heeft met een bemiddeling die ze in uitvoering van dit Reglement opstart of waarover ze is ingelicht.
2. De BFF heeft wel het recht om gebruik te maken van de informatie bepaald in artikel 15 § 2 hierboven, met het oog op de publicatie van algemene statistieken over haar activiteiten, op voorwaarde dat ze daarbij de identiteit van de partijen of de specifieke omstandigheden van de betwisting niet openbaar maakt.
3. De leden van de BFF kunnen – behalve in geval van opzet – in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor daden of nalatigheden in het kader van een bemiddeling die conform dit Reglement werd uitgevoerd.