Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen over het beheer van de Archiefbank Vlaanderen
Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen over het beheer van de Archiefbank Vlaanderen
Tussen:
de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de xxxx Xxxx Xxxxxxx, Vlaams minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel die handelt in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering op 20 februari 2009;
en
de vzw Archiefbank Vlaanderen, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter en dagelijks bestuurder en door Xxxxxx xxx Xxxxx, bestuurder, die handelen in uitvoering van de beslissing van Raad van Bestuur op 20 april 2009.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen en beleidskader
Art. 1. In de beheersovereenkomst wordt verstaan onder:
1° cultureel erfgoed: roerend en immaterieel erfgoed dat als betekenisdrager uit het verleden gemeenschappelijke betekenissen verkrijgt binnen een cultureel referentiekader;
2° decreet: het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008;
3° beleidsperiode: de periode die start op 1 januari 2009 en eindigt op 31 december 2012;
4° cultureel-erfgoedgemeenschap: de groep organisaties en personen die een bijzondere waarde hechten aan specifieke aspecten van het cultureel erfgoed en die deze aspecten wensen door te geven aan toekomstige generaties;
5° de Archiefbank Vlaanderen: een geautomatiseerd register van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed. Het doel van de Archiefbank Vlaanderen is het vrijwaren en de publieksgerichte en wetenschappelijke valorisatie van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed te optimaliseren. De Archiefbank Vlaanderen is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. De databanken die in dit kader worden opgemaakt, zijn openbaar;
6° partnerarchiefinstellingen: de culturele archiefinstellingen die stichtend lid zijn van de vzw Archiefbank Vlaanderen.
Art. 2. §1. De beheersovereenkomst wordt gesloten tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen en bepaalt de opdracht die de Vlaamse Gemeenschap geeft aan de vzw Archiefbank Vlaanderen voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen.
§2. De beheersovereenkomst:
1° regelt de inbreng van de Vlaamse Gemeenschap en van de vzw Archiefbank Vlaanderen in de uitvoering van die opdracht;
2° vertaalt deze opdracht naar doelstellingen. De visie op deze opdracht is beschreven in het beleidsplan dat door de vzw Archiefbank Vlaanderen is ingediend.
§3. De beheersovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vier jaar.
Hoofdstuk II. Doelstellingen
Art. 3. De Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen komen overeen dat de vzw Archiefbank Vlaanderen binnen de beleidsperiode, volgende doelstellingen bereikt:
1° De vzw Archiefbank Vlaanderen werkt aan de opbouw van een geautomatiseerd register van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed, teneinde dit integraal in kaart te brengen en te vrijwaren en de publieksgerichte en de wetenschappelijke valorisatie ervan te optimaliseren.
1°1. de vzw Archiefbank Vlaanderen brengt uiterlijk tegen het einde van 2010 de algemene lijnen van het landschap van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed op een uniforme wijze in kaart, inclusief de noden en behoeften. De vzw Archiefbank Vlaanderen werkt hiervoor samen met steden en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarmee een cultureel-erfgoedconvenant is gesloten, met de Vlaamse Gemeenschapscommissie en met initiatieven die voor heel Vlaanderen instaan voor het in kaart brengen van deelsectoren;
1°2. de vzw Archiefbank Vlaanderen maakt een prioriteitenlijst op basis van onderzoeksvragen enerzijds en risico op het verdwijnen anderzijds.
2° Met het oog op het verder uitbouwen van de Archiefbank Vlaanderen werkt de vzw Archiefbank Vlaanderen samen met door de Vlaamse overheid gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisaties, met de provinciale erfgoeddiensten en met de cultureel-erfgoedcellen. Dit in functie van:
2°1. vorming en sensibilisering van bepaalde doelgroepen rond het beheer en de registratie van privaat archivalisch cultureel erfgoed;
2°2. bekendmaking van het register bij een breed publiek.
3° De vzw Archiefbank Vlaanderen is het expertisecentrum in Vlaanderen wat betreft de registratie van privaat archivalisch cultureel erfgoed. De vzw Archiefbank Vlaanderen stelt de kennis en expertise die ze bezit over registratie van privaat archivalisch cultureel erfgoed op een proactieve manier ter beschikking van de cultureel-erfgoedgemeenschap. De cultureel-erfgoedgemeenschap van de vzw Archiefbank Vlaanderen omvat organisaties en personen die elk binnen een specifiek werkingsveld een bijzondere waarde hechten aan de registratie van privaat archivalisch cultureel erfgoed.
4° Het geautomatiseerde register is een duurzaam, kwalitatief hoogstaand en gebruiksvriendelijk instrument. De vzw Archiefbank Vlaanderen blijft bij de verdere ontwikkeling van het geautomatiseerde register rekening houden met:
4°1. internationaal erkende inhoudelijke en technische standaarden zodat de gegevens uitwisselbaar zijn met de gegevens van andere cultureel-erfgoedorganisaties en zodat ze via dataharvesting beschikbaar zijn voor overkoepelende systemen zoals Europeana;
4°2. eventuele wettelijke beperkingen met betrekking tot copyright en privacy.
De vzw Archiefbank Vlaanderen engageert zich ook om de cultureel-erfgoedgemeenschap te sensibiliseren en informeren over het gebruik van internationale standaarden.
5° De vzw Archiefbank Vlaanderen bevordert de valorisatie van het Vlaamse private archivalische erfgoed.
6° De vzw Archiefbank Vlaanderen is partner in internationale netwerken. De vzw Archiefbank Vlaanderen engageert zich om de internationale netwerken en de via internationale contacten opgedane knowhow te delen binnen haar cultureel-erfgoedgemeenschap.
7° De vzw Archiefbank Vlaanderen heeft bijzondere aandacht voor een etnisch-cultureel diverse samenstelling van het personeelsbestand, onderneemt acties om personen met een etnisch-cultureel diverse achtergrond op te nemen in de bestuursorganen en zet activiteiten op rond diversiteit en interculturaliteit.
8° De vzw Archiefbank Vlaanderen engageert zich om uiterlijk voor het einde van de beleidsperiode over een website te beschikken die voorzien is van het AnySurflabel. In de begroting met bijhorende toelichting 2010 geeft vzw Archiefbank Vlaanderen het traject aan dat hiervoor wordt gepland met het oog op het
uitvoeren van aanpassingen en uiteindelijke validatie van de website, op basis van een audit door AnySurfer.
Hoofdstuk III. Instrumenten en middelen
Art. 4. §1. De Vlaamse Gemeenschap voorziet in uitvoering van het decreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering van 20 februari 2009 een jaarlijkse werkingssubsidie van 282.000 euro op haar begroting voor de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Deze werkingssubsidie kan jaarlijks geïndexeerd worden. De jaarlijkse werkingssubsidie wordt steeds toegekend binnen de perken van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap. De vzw Archiefbank kan voor de realisatie van haar opdracht samenwerkingsverbanden aangaan met partnerarchiefinstellingen en deze daarvoor vergoeden.
§2. De cultureel-erfgoedorganisatie, gesubsidieerd als steunpunt voor het cultureel-erfgoedveld op basis van artikel 4 van het decreet heeft als taak de vzw Archiefbank Vlaanderen te ondersteunen bij de doelstellingen vermeld in artikel 1°1., 4° en 7°.
Art. 5. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy.
Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Hoofdstuk IV. Communicatieve return
Art. 6. De vzw Archiefbank Vlaanderen moet, in uitvoering van artikel 90 van het decreet, in alle gedrukte en digitale communicatie, bij elke mededeling, verklaring of publicatie en presentatie de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden door het standaardlogo en de bijhorende tekst “met steun van de Vlaamse overheid” te gebruiken.
Hoofdstuk V. Toezicht en evaluatie
Art. 7. §1. Het toezicht zal, in uitvoering van artikel 91 van het decreet, gebeuren op basis van:
1° een jaarlijkse controle van de begroting met bijhorende toelichting. Deze begroting met bijhorende toelichting wordt ingediend uiterlijk op 1 december voorafgaand aan het jaar waarop ze van toepassing is. Voor het eerste jaar van de beleidsperiode wordt de begroting met de bijhorende toelichting ingediend uiterlijk 1 maand na de principiële goedkeuring van deze beheersovereenkomst door de minister.
In de begroting met bijhorende toelichting beschrijft de rechtspersoon hoe hij deze overeenkomst tijdens het desbetreffende jaar zal uitvoeren, en de personele, logistieke en financiële middelen die daarvoor ter beschikking staan.
2° een jaarlijkse controle van het jaarverslag. Dit jaarverslag wordt ingediend uiterlijk op 1 april volgend op het jaar waarop het van toepassing is. Dit jaarverslag bevat:
a. een beknopt inhoudelijk verslag waarin de klemtoon ligt op de elementen uit de begroting met bijhorende toelichting die niet of anders werden ingevuld;
b. de jaarrekening die bestaat uit een balans, een resultatenrekening en het verslag van een bedrijfsrevisor of van een erkend accountant die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie.
§2. De evaluatie van de werking zal, in uitvoering van artikel 91 van het decreet, gebeuren in de tweede helft van de beleidsperiode.
De resultaten van deze evaluatie worden meegenomen bij de voorbereiding van de aanvraag voor een werkingssubsidie voor een volgende beleidsperiode.
Hoofdstuk VI. Slotbepalingen
Art. 8. §1. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze beheersovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan met uitzondering van de bepalingen in artikel 4.
§2. De Vlaamse Gemeenschap behoudt de mogelijkheid om van deze beheersovereenkomst af te wijken als ze daartoe juridisch verplicht wordt door een andere nationale of internationale overheidsinstantie. De vzw Archiefbank Vlaanderen en de Vlaamse Gemeenschap zullen in dit geval onderhandelen over de aanpassing van deze beheersovereenkomst teneinde de rechten van derden zoveel mogelijk te waarborgen. De vzw Archiefbank Vlaanderen kan daarbij evenwel geen aanspraak maken op schadeloosstelling door de Vlaamse Gemeenschap.
§3. De vzw Archiefbank Vlaanderen behoudt de mogelijkheid om van deze beheersovereenkomst af te wijken als ze daartoe juridisch verplicht wordt door een andere nationale of internationale overheidsinstantie. De vzw Archiefbank Vlaanderen en de Vlaamse Gemeenschap zullen in dit geval onderhandelen over de aanpassing van deze beheersovereenkomst teneinde de rechten van derden zoveel mogelijk te waarborgen. De Vlaamse Gemeenschap kan daarbij evenwel geen aanspraak maken op schadeloosstelling door de vzw Archiefbank Vlaanderen.
Opgemaakt in twee exemplaren in Brussel
Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
Xxxx Xxxxxxx
Vlaams minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel
Voor de vzw Archiefbank Vlaanderen,
Xxxxxx Xxxxxxxxx voorzitter
Xxxxxx xxx Xxxxx bestuurder