Preambule
Bevorderen continuïteit jeugdhulp
Convenant tussen partijen in het jeugdstelsel
Utrecht, 25 juni 2021
Preambule
De voorbereiding van dit convenant was voor ons als partijen (BGZJ, VNG, ministeries van XxxX en VWS, en JA) een zoektocht naar een manier om samen te werken aan een beter jeugdhulpstelsel. Samen hebben we als doel om de continuïteit van jeugdhulp te bevorderen en te voorkomen dat de jeugdhulp aan jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers (tijdelijk) wegvalt. Om dat doel te bereiken moeten we werken aan de relatie tussen gemeenten en aanbieders en de rol die de JA daarbij speelt. We hebben daarom op verschillende thema’s rondom de continuïteit van jeugdhulp met elkaar gezocht naar de balans tussen bindende afspraken en autonomie, zolang partijen niet wettelijk gebonden zijn.
Ook in de tussentijdse achterbanconsultatie zijn hier de nodige opmerkingen over gemaakt. Enerzijds heeft dit zijn beslag gekregen in de tekst van het convenant, anderzijds hebben we nogmaals uitgesproken dat wij allen echt verandering beogen en bereid zijn steviger afspraken te maken als uit de leer- en ontwikkelcyclus blijkt dat het doel van het convenant niet wordt bereikt.
Met het ondertekenen van het convenant zetten we een belangrijke stap om meer rust in het stelsel te brengen. We spreken het commitment uit om op basis van dit convenant te handelen en onze achterban hier proactief in mee te nemen. Tegelijkertijd beseffen we dat dit een eerste stap is en dat in de Hervormingsagenda Xxxxx ook meer fundamentele stappen zullen worden gezet. Dit vraagt zowel aanpassing van wetgeving als een betere uitvoering door gemeenten en aanbieders. Wij spreken uit dat we hiervoor gezamenlijk verantwoordelijk zijn. Daarom blijven we de wijze waarop het convenant wordt toegepast gezamenlijk monitoren.
Inhoud
1.2 Doelstelling en reikwijdte 3
2 Voorkomen van continuïteitsrisico’s 6
2.1 Voeren van goede gesprek over tarieven 6
2.2 Inrichten geschillenbeslechting 9
3 Signaleren en beheersen van continuïteitsrisico’s 13
3.1 Monitoren en vroegtijdig signaleren 14
3.2 Systematisch gebruik maken van draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’ 18
4.1 Bekendheid genereren voor afspraken in het convenant 20
4.2 Lessen trekken over samenwerking en afspraken in het convenant 21
4.3 Aanscherpen en mogelijk aanvullen van afspraken in het convenant 22
Bijlage 1 Lijst met afkortingen en begrippen 23
Bijlage 2 Ingezette verbeteringen jeugdstelsel 26
Bijlage 3 Monitoren en vroegtijdig signaleren 27
Bijlage 4 Lijst met gegevens benodigd voor vroegsignalering 32
Bijlage 5 Leren en ontwikkelen 38
In dit convenant verstaan we onder continuïteit van jeugdhulp dat elke jeugdige passende hulp ontvangt zolang dat nodig is, en dat deze hulp, indien deze bij de huidige aanbieder niet
gecontinueerd kan worden, gecontroleerd wordt overgedragen.
1 Inleiding
In dit convenant maken partijen in de jeugdhulp afspraken met als doel de continuïteit in de jeugdhulp te bevorderen.1,2 Partijen willen hiermee voorkomen dat de jeugdhulp aan jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers (tijdelijk) wegvalt. De afspraken in het convenant richten zich voornamelijk op de relatie tussen gemeenten en aanbieders en de rol die de JA daarbij speelt. De ondertekenaars van dit convenant, de ‘convenantpartijen’ zijn:
• Jeugdzorg Nederland, de Nederlandse GGZ, de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland en de Vereniging Orthopedagogische Behandelcentra, verenigd in de Branches Gespecialiseerde Zorg voor de Jeugd (BGZJ)
• De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG)
• Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV)
• Het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS), mede namens de Jeugdautoriteit (JA)
Dit hoofdstuk beschrijft de aanleiding voor het afsluiten van het convenant (§1.1), de doelstelling van het convenant en de reikwijdte ervan (§1.2) en afspraken omtrent wijziging of beëindiging van het convenant (§1.3).
Sinds de decentralisatie van de jeugdhulp in 2015 ontwikkelen gemeenten en aanbieders gezamenlijk het stelsel, mede op basis van ervaringen uit de praktijk. Hierbij moeten de risico’s op discontinuïteit van jeugdhulp in het belang van de jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers zoveel mogelijk worden beperkt. Zes jaar na de decentralisatie bestaan er immers (nog) zorgen over de continuïteit van de jeugdhulp en het instrumentarium dat beschikbaar is om daar tijdig op te reageren. Een groeiend aantal aanbieders ervaart financiële problemen, met risico’s voor de continuïteit van zorg voor jeugdigen als gevolg.
Een belangrijk onderdeel van de ontwikkeling van het jeugdstelsel is de samenwerking tussen opdrachtgevers – gemeenten en jeugdzorgregio’s – en opdrachtnemers – jeugdhulpaanbieders en Gecertificeerde Instellingen (GI’s). Met de decentralisatie is de schaal waarop het opdrachtgeverschap wordt uitgevoerd verkleind. Hierdoor is meer nabijheid en samenhang van zorg mogelijk, zoals beoogd met de transformatie van het jeugdstelsel. Een kleinere schaal van opdrachtgeverschap verhoudt zich echter soms lastig tot de schaalgrootte van aanbieders van (zeer) complexe zorg voor jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Aanbieders die weinig voorkomende specialistische jeugdhulp bieden, hebben vaak meerdere gemeenten als opdrachtgever. Wanneer enkele of meerdere gemeenten geen jeugdhulp meer bij hen inkopen,
1 In Bijlage 1 staat een lijst met afkortingen en begrippen die in het convenant worden gebruikt.
2 Onder ‘jeugdhulp’ wordt in dit document alle zorg zoals opgenomen in de Jeugdwet bedoeld, zoals jeugdhulp, jeugdggz, een kinderbeschermingsmaatregel en/of jeugdreclassering en waar over aanbieders wordt gesproken worden ook GI’s bedoeld.
kunnen (voor andere gemeenten) risico’s in de continuïteit van jeugdhulp en de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering ontstaan. Deze risico’s kunnen ook ontstaan omdat een deel van de aanbieders en gemeenten nog stappen dient te zetten in de kwaliteit en professionalisering van de bedrijfsvoering, het bestuur en het toezicht.
1.2 Doelstelling en reikwijdte
Het hoofddoel van het convenant is het gezamenlijk bevorderen van de continuïteit van jeugdhulp, zodat de jeugdhulp aan jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers niet (tijdelijk) wegvalt. De convenantpartijen maken tastbare afspraken om - deels al ingezette3 - verbeteringen binnen de huidige wettelijke kaders te versnellen. Concrete afspraken in dit convenant leiden ertoe dat initiatieven gericht op verbetering niet (meer) vrijblijvend zijn, partijen elkaar kunnen aanspreken op het nakomen van afspraken en dat daardoor ook de relatie en het vertrouwen tussen partijen groeit. De convenantpartijen realiseren zich dat het ondertekenen van het convenant een eerste stap is en dat in de Hervormingsagenda Jeugd ook meer fundamentele stappen zullen worden gezet. De BGZJ en het Rijk benadrukken daarbij dat invoering van de Wet verbetering beschikbaarheid zorg voor jeugdigen nog steeds nodig is, ook na het ondertekenen van dit convenant. Partijen hopen met het convenant echter nu al een bijdrage te leveren aan het creëren van meer rust in het jeugdstelsel.
Daarbij is de transformatie het leidende principe bij het zicht op het zorglandschap en continuïteit, ook al gaat het convenant (nu) niet in op de voortgang van de transformatie. Ook de onderwerpen
3 Zie Bijlage 2 voor een overzicht van de diverse initiatieven die in de afgelopen jaren zijn ontwikkeld om het jeugdstelsel te laten groeien.
4 De kinderrechter is opdrachtgever/oplegger van een maatregel aan een aangewezen GI (onderdeel van de aanbieders).
kwaliteit van jeugdhulp, een aanscherping van de Governancecode Zorg5 of een eventuele verdieping van de Norm van Opdrachtgeverschap (NvO)6 of administratieve lasten zijn (nu) geen onderdeel. Deze onderwerpen kunnen in het kader van de geplande leer- en ontwikkelcyclus (zie Hoofdstuk 4) in een latere fase mogelijk wel aangedragen worden.
De afspraken in dit convenant gaan uit van en zijn in overeenstemming met de rollen die partijen in het jeugdstelsel vervullen:
• Aanbieders zijn jeugdhulpaanbieders die jeugdhulp leveren en GI’s die de uitvoering van de kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering op zich nemen. Zij zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de organisatie, de borging van de kwaliteit van zorg en – indien nodig – voor een zorgvuldige zorgoverdracht van cliënten en hun wettelijke verzorgers.7
• Gemeenten zijn als opdrachtgevers van jeugdhulp wettelijk verantwoordelijk voor het inkopen van een toereikend aanbod van jeugdhulp (jeugdhulpplicht), zodat jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers passende jeugdhulp krijgen, ook in geval van eventuele discontinuïteit van een aanbieder. Gemeenten hebben 42 samenwerkingsverbanden voor de jeugdhulp ingericht, de zogenaamde jeugdzorgregio’s. Voor bovenregionaal werkende aanbieders in de jeugdhulp functioneert de grootste jeugdzorgregio als accounthoudende regio namens andere jeugdzorgregio’s waarin aanbieders actief zijn.
• De JA is op 1 januari 2019 door het Rijk ingesteld om de continuïteit van jeugdhulp te borgen. De JA doet dit door risico’s op discontinuïteit te signaleren, te ondersteunen in het voorkomen en oplossen van discontinuïteit(srisico’s) en haar kennis actief te delen met partijen in het jeugdstelsel. De taak van de JA is vastgelegd in het Instellingsbesluit Jeugdautoriteit.8
• De bewindspersoon van VWS is verantwoordelijk voor het functioneren van het stelsel van jeugdhulp, de bewindspersoon voor Rechtsbescherming voor de jeugdbescherming en jeugdreclassering.
Om de continuïteit van jeugdhulp te bevorderen maken convenantpartijen afspraken over het voorkomen van continuïteitsrisico’s (Hoofdstuk 2), het signaleren en beheersen van continuïteitsrisico's (Hoofdstuk 3) en hoe convenantpartijen met elkaar leren en ontwikkelen (Hoofdstuk 4).
De afspraken in dit convenant hebben in principe betrekking op cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s, zoals deze zijn benoemd in de subsidieregeling ‘Continuïteit cruciale jeugdzorg’.9 Daar waar de afspraken een bredere groep aanbieders betreffen, is dit expliciet aangegeven.
5 Brancheorganisaties Zorg (BoZ) is eigenaar van de Governancecode Zorg 2017.
6 Resolutie Norm voor Opdrachtgeverschap, VNG, 2020
7 Waar het convenant spreekt over cliënten bedoelen we ook hun wettelijke verzorgers.
8 Instellingsbesluit Jeugdautoriteit, 14 september 2020, Staatscourant publicatienummer 47248
9 Conform deze subsidieregeling kan voor de jaren 2020 en 2021 subsidie worden aangevraagd voor activiteiten die zorgen dat belangrijke vormen van jeugdzorg blijven bestaan. De subsidieregeling is bedoeld voor organisaties die ‘cruciale jeugdzorg’ bieden: jeugdhulp waarvoor door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een landelijk raamcontract is afgesloten; de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering; gesloten jeugdhulp; zorg voor jeugdigen in orthopedagogische behandelcentra; verplichte zorg zoals bedoeld in de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg voor jeugdigen; pleegzorg; verslavingszorg voor jeugdigen en forensische zorg.
De afspraken in dit convenant zijn niet vrijblijvend. De convenantpartijen gaan met de ondertekening een inspanningsverplichting aan om hun achterbannen actief te stimuleren met als doel de afspraken in de praktijk toe te passen en actief bij te dragen aan de leer- en ontwikkelcyclus. Zij volgen hiertoe de implementatie van het convenant in de praktijk nauwgezet en sturen gezamenlijk bij als dit nodig blijkt (zie Hoofdstuk 4).
Convenantpartijen maken de volgende afspraken over wijziging, opzegging of beëindiging van het convenant:
• Wijziging. Elke convenantpartij kan de andere partijen verzoeken het convenant te wijzigen, ofwel schriftelijk, ofwel via agendering in de stuurgroep. Wijzigingen kunnen tevens door convenantpartijen worden geagendeerd in het kader van de leer- en ontwikkelcyclus van het convenant. De stuurgroep treedt binnen een maand in overleg over het verzoek tot wijziging. Aanpassingen of uitbreidingen in de hoofdtekst van het convenant worden voorgelegd aan het BO Rijk-VNG-BGZJ. Aanpassingen of uitbreidingen in de bijlagen worden alleen voorgelegd aan het BO als (één van de leden van) de stuurgroep dit nodig vindt. De wijziging van het convenant behoeft de instemming van alle convenantpartijen. De wijziging en de verklaringen tot instemming worden als bijlage aan het convenant gehecht. De wijziging wordt uiterlijk binnen vier weken gepubliceerd in de Staatscourant en treedt een dag na deze publicatie in werking.
• Opzegging. Elke convenantpartij kan het convenant tussentijds, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand, schriftelijk opzeggen met vermelding van de desbetreffende verandering in omstandigheden. Wanneer een convenantpartij het convenant opzegt, beraden de overige convenantpartijen zich over de gevolgen daarvan voor het convenant. Van opzegging door een convenantpartij wordt melding gemaakt in de Staatscourant.
• Beëindiging. Het BO besluit over eventuele beëindiging van het convenant. Als het convenant (grotendeels) in strijd blijkt met geldende wet- en regelgeving of stelselwijzigingen, besluit het BO of moet worden overgegaan tot wijziging of tot beëindiging van het convenant. Van wijziging of beëindiging van het convenant wordt melding gemaakt in de Staatscourant.
Bij een verzoek tot wijziging of indien zich rondom het convenant meningsverschillen tussen convenantpartijen voordoen, zoeken de convenantpartijen in eerste instantie samen naar oplossingsmogelijkheden. Hierbij blijft het uitgangspunt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de continuïteit van de jeugdhulp. Als convenantpartijen geen oplossing vinden, leggen zij de kwestie voor aan het BO.
De citeertitel van het convenant is convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’. Op het
convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Uiterlijk binnen vier weken na ondertekening van dit convenant wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant. Het convenant treedt in werking de dag na publicatie in de Staatscourant en is geldig tot uiterlijk 1 januari 2025. Partijen kunnen in gezamenlijk overleg besluiten om de looptijd van het convenant te verlengen.
2 Voorkomen van continuïteitsrisico’s
Gedurende het inkoopproces of tijdens de looptijd van het contract kunnen desondanks geschillen ontstaan tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Om continuïteitsrisico’s te voorkomen, is het dan allereerst van belang dat de opdrachtgever en de opdrachtnemer zoveel mogelijk samen naar oplossingen zoeken. Als dit onvoldoende vruchten afwerpt, kan bemiddeling ingeschakeld worden.10 Voor geschillen die niet opgelost zijn na bemiddeling richten convenantpartijen een geschillencommissie in die geschillen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers op hun verzoek kan beslechten (§2.2).11
2.1 Voeren van goede gesprek over tarieven
Op veel plekken in Nederland zijn opdrachtgevers en opdrachtnemers al met elkaar in gesprek over de opbouw van tarieven12 en de totstandkoming ervan. Ze spreken elkaar in één op één gesprekken of in collectieve gesprekken, waaraan meerdere aanbieders deelnemen. Voorafgaand aan het voeren van dit gesprek ontwikkelen gemeenten in regionaal verband, in overleg met aanbieders, medewerkers, (vertegenwoordigers van) jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers en ketenpartijen, een heldere visie.13 Deze vormt de basis voor de inkoopdocumenten en de daaropvolgende contractbesprekingen. Daarvoor is het noodzakelijk dat elke regio in beeld heeft wat de gezondheidsopgave voor de komende periode is. Dit betekent dat er zicht is op de inhoudelijke uitdagingen in de desbetreffende regio en op de ambitie die gemeenten en aanbieders (afgestemd met een vertegenwoordiging van hun cliënten/verzorgers
10 Ten tijde van de ondertekening van dit convenant wordt deze bemiddeling geboden door het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd (OZJ). Het OZJ wordt in 2021 afgebouwd. Het is ten tijde van de ondertekening van het convenant nog niet bekend of en zo ja hoe de bemiddelende taak van het OZJ elders wordt belegd.
11 In de periode tussen inwerkingtreding van dit convenant en de vorming van een geschillencommissie gaan gemeenten en aanbieders als er sprake is van een geschil met elkaar in gesprek zodra één van beide partijen daarom vraagt.
12 Met tarieven worden ook eventuele lump sum bedragen bedoeld die opdrachtgevers en opdrachtnemers afspreken.
13 Conform Norm van Opdrachtgeverschap Jeugd, VNG, 2020
van cliënten) voor de komende periode hebben. Bij het ontwikkelen van deze visie wordt ook op hoofdlijnen in kaart gebracht wat dit betekent voor het type aanbod dat in de regio nodig en beschikbaar is om de geformuleerde ambities te realiseren.
Hoewel het gesprek over de opbouw van tarieven al regelmatig gevoerd wordt, gebeurt dit nog niet overal, bijvoorbeeld omdat er soms in het inkoopproces onvoldoende gelegenheid voor is gecreëerd. Het goede gesprek en overeenstemming over prijsbepalende elementen is cruciaal om reële tarieven te kunnen hanteren. Een dergelijk goed gesprek is vooral van belang voor cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s. Daarom spreken convenantpartijen af dat gemeenten op zijn minst met deze aanbieders het goede gesprek voeren over de opbouw en totstandkoming van tarieven. Maar ook voor andere aanbieders is een dergelijk goed gesprek (in collectieve setting) van belang.
Met het 'goede gesprek' wordt bedoeld dat opdrachtgever en opdrachtnemer wederzijds rekening houden met elkaars positie en mogelijkheden voor het organiseren van de jeugdhulp. Tijdens het goede gesprek maken aanbieders de opbouw van hun kostprijs inzichtelijk. Wanneer gemeenten en/of cruciale jeugdhulpaanbieders of GI’s onvoldoende gelegenheid ervaren om het goede gesprek te voeren, kunnen zij dit melden bij de JA. Deze brengt dergelijke signalen in tijdens het stuurgroepoverleg in het kader van de leer- en ontwikkelcyclus. Aanbieders die buiten de huidige definitie van cruciale jeugdhulp vallen, maar die wel van belang zijn voor de continuïteit, kunnen zich wenden tot hun brancheorganisatie als zij onvoldoende gelegenheid ervaren om het goede gesprek te voeren. Eventueel kunnen zij zich ook melden bij de JA. De brancheorganisaties en/of de JA kunnen deze signalen inbrengen in de stuurgroep. Als er rode draden ontstaan uit deze meldingen, kunnen convenantpartijen de definitie van cruciale jeugdhulp herzien.
Als hulpmiddel bij het goede gesprek hebben convenantpartijen gezamenlijk de handreiking ‘Inzicht in tarieven’ opgesteld. De handreiking geeft inzicht in de uitdagingen waar partijen voor staan en biedt handvatten voor een gezamenlijke taal en informatiebasis. Convenantpartijen spreken af dat opdrachtgevers en opdrachtnemers de handreiking als hulpmiddel gebruiken in het gesprek over de opbouw en totstandkoming van tarieven. Daarbij is de handreiking van toepassing op alle aanbieders en niet alleen de cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s. In §2.1.1 staat kort de inhoud van de handreiking toegelicht. De volledige handreiking is een separate bijlage van het convenant. De JA monitort of het goede gesprek over tarieven gevoerd wordt en of de handreiking daarbij gebruikt wordt (zie voor meer toelichting §4.2.1).
Om de handreiking te verfijnen en andere handvatten te ontwikkelen die meer inzicht in tarieven genereren, spreken convenantpartijen af om een kennis- en informatie punt (K&I-punt) in te richten. Het K&I-punt biedt gemeenten en aanbieders zowel voorafgaand aan invoering van de AMvB als bij uitvoering van de uiteindelijke AMvB-ondersteuning. In §2.1.2 staan de afspraken beschreven die convenantpartijen maken over de uitwerking van het K&I-punt.
2.1.1 Gezamenlijk opgestelde handreiking ‘Inzicht in tarieven’
De handreiking ‘Inzicht in tarieven’ start met een categorisering van kostprijselementen met daarbij voor ieder kostprijselement een definitie en voorbeelden. Vervolgens wordt de berekening van kostprijzen uiteengezet aan de hand van de verschillende manieren van berekening. Daarbij
komen aandachtspunten aan bod die gerelateerd zijn aan de manier van xxxxxxxxx. Tijdens het goede gesprek over tarieven wordt ingegaan op deze technische aandachtspunten. Daarna bevat de handreiking een hoofdstuk dat ingaat op de vertaling van kostprijzen naar bekostigingsvarianten.
In het laatste hoofdstuk komen de belangrijkste inhoudelijke aandachtspunten omtrent tarieven aan bod, zoals deze voor de handreiking door opdrachtgevers en opdrachtnemers geïnventariseerd zijn. Veel aandachtspunten hebben betrekking op de mogelijkheid en mate van tariefdifferentiatie. De aandachtspunten zijn ingedeeld naar vier hoofdonderwerpen: gespecialiseerd aanbod, functies in het zorglandschap, de transformatie en regionale kenmerken. Tijdens het goede gesprek gaan opdrachtgevers en opdrachtnemers in op deze inhoudelijke aandachtspunten. De aandachtspunten kunnen leiden tot een hogere kostprijs. Dat betekent niet dat zij in alle gevallen (moeten) leiden tot een hoger tarief. Een goed gesprek gaat immers ook over de mate waarin de aanbieder zijn kostprijs inzichtelijk kan maken en over de efficiëntie van bedrijfsvoering.
2.1.2 Uitwerking van het K&I-punt
Voor de verfijning van de handreiking en de ontwikkeling van andere handvatten omtrent tarieven, spreken convenantpartijen af om een K&I-punt in te richten.
Het werkgebied van het K&I-punt is:
• kostprijselementen (classificatie, bandbreedtes)
• productbeschrijvingen (incl. kwaliteit, zorgzwaarte)
• tarifering en bekostiging (inspanningsgericht, outputgericht, taakgericht).
De convenantpartijen agenderen om te beginnen reeds de volgende twee hoofdonderwerpen voor ontwikkeling door het K&I-punt:
• Opstellen van kostenbenchmarks die gedragen worden door zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers.14
• Creëren van meer uniformiteit in de berekening van de kosten van beroepskrachten. Denk hierbij aan de bepaling van het uurtarief wanneer meerdere cao’s van toepassing zijn of wanneer de feitelijke bezetting afwijkt van de wenselijke bezetting, maar ook de invloed van de definitie van productieve uren op het uurtarief.
In het kader van leren en ontwikkelen (zie Hoofdstuk 4) kunnen convenantpartijen en hun achterbannen verdere onderwerpen aandragen voor de ontwikkelagenda van het K&I-punt.
Over de positionering van het K&I-punt hebben de convenantpartijen nog geen afspraken gemaakt. Er zijn twee varianten verkend:
1 Verantwoordelijkheid voor het K&I-punt ligt bij het Ketenbureau I-Sociaal Domein, waarbij deze samenwerkt met de JA. Deze positionering ligt vooral voor de hand bij een lichtere, meer informerende, kennisgevende rol voor het K&I-punt.
14 Waarbij rekening gehouden wordt met de vertrouwelijkheid van kostprijsgegevens (in het kader van regelgeving omtrent mededinging).
2 Verantwoordelijkheid voor het K&I-punt ligt bij de JA, waarbij deze samenwerkt met het Ketenbureau. Deze positionering ligt vooral voor de hand als het K&I-punt een meer normerende rol krijgt.
Voordat afspraken gemaakt kunnen worden over de positionering van het K&I-punt worden de taken en de daarbij behorende organisatorische benodigdheden verder uitgewerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de benodigde hoeveelheid fte bij het K&I-punt, welke kennis en vaardigheden deze fte’s moeten hebben en de financiering hiervan. De stuurgroep volgt de voortgang van deze uitwerking en zorgt dat de juiste organisaties betrokken worden voor de besluitvorming over de positionering. De uitwerking is uiterlijk 1 september 2021 gereed en bevat ook een advies van de stuurgroep over de positionering van het K&I-punt. De beslissing over de positionering kan niet alleen door de leden uit de stuurgroep genomen worden, maar vraagt betrokkenheid van andere personen (uit de achterban) van de VNG, BGZJ en de ministeries VWS en JenV.
2.2 Inrichten geschillenbeslechting
Voor situaties waarin bemiddeling niet leidt tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing of als tijdens het inkoopproces of gedurende de looptijd van het contract een geschil ontstaat waarover een onafhankelijke uitspraak nodig is, richten convenantpartijen een geschillencommissie in. Convenantpartijen zien het voorleggen van een geschil aan een geschillencommissie als beter voor de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en voor het samen leren binnen het jeugdstelsel, dan de gang naar de rechter. Daarnaast is het een veelal snellere, eenvoudigere en goedkopere optie. Opdrachtgevers en opdrachtnemers blijven wel de keuze hebben voor een gang naar de rechter.
In §2.2.1 staan de uitgangspunten voor een nieuwe geschillencommissie toegelicht, waaronder de criteria waaraan de commissie moet voldoen. Ze hebben een voorkeur voor een brede geschillencommissie voor geschillen in het sociaal domein in plaats van een geschillencommissie voor alleen het jeugddomein. Convenantpartijen hebben vastgesteld dat de huidige werkwijze van de bestaande geschillencommissie Sociaal Domein op dit moment onvoldoende overeenstemt met de opgestelde uitgangspunten. In een vervolgproces werken partijen de oprichting van de geschillencommissie verder uit. Dit staat toegelicht in §2.2.2, waarin ook de uitwerking van de geschillenregeling aan bod komt.
2.2.1 Afspraken over een nieuwe geschillencommissie
De convenantpartijen willen de gang naar de rechter waar mogelijk voorkomen, door er, indien mogelijk en passend, voor te zorgen dat individuele aanbieders en opdrachtgevers de mogelijkheid hebben om geschillen voor te leggen aan een geschillencommissie. Zij richten daarom een goed toegankelijke geschillencommissie in, waarvan de uitspraken snel leiden tot een kwalitatief goede oplossing van geschillen. Ze maken afspraken over de gang naar de geschillencommissie, de uitspraken, de samenstelling van de commissie en de organisatie ervan.
Voor de afspraken zijn de volgende criteria voor een geschillencommissie jeugd leidend:
• Algemene criteria:
– Gericht op de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
– De kosten voor de inzet van de geschillencommissie zijn acceptabel; de kosten zijn lager dan de kosten voor de gang naar de rechter
• De gang naar de geschillencommissie:
– Beschikbaar voor de reikwijdte van geschillen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers
• De uitspraken van de geschillencommissie:
– Xxxxx mogelijk voor zowel bindend als zwaarwegend advies
– Bijdragend aan de ontwikkeling van het veld
• De samenstelling van de geschillencommissie:
– Uitgevoerd door deskundige en gezaghebbende leden met als voorzitter een onafhankelijk jurist met statuur
• De organisatie van de geschillencommissie:
– Onafhankelijk van de convenantpartijen georganiseerd en gezamenlijk door de opdrachtgevers en opdrachtnemers gefinancierd
– Proces is ordelijk en snel
Op basis van deze afspraken kan de nieuwe geschillencommissie verder uitgewerkt worden.
De gang naar de geschillencommissie
Partijen kunnen geschillen met verschillende onderwerpen aandragen bij de geschillencommissie. Te denken valt bijvoorbeeld aan geschillen over tarieven, volume en kwaliteit, zowel tijdens het inkoopproces15 als gedurende de looptijd van het contract tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Andere geschillen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen ook aan de geschillencommissie voorgelegd worden. Ook is het mogelijk om geschillen tussen opdrachtgevers aan te dragen, zoals over het woonplaatsbeginsel. In de geschillenregeling wordt de reikwijdte van de geschillencommissie beschreven. Een belangrijk onderdeel hiervan is een beschrijving van wanneer in het proces geschillen aan een geschillencommissie voorgelegd kunnen worden.16
Alle opdrachtgevers en opdrachtnemers van jeugdhulp (zoals bedoeld in de Jeugdwet) kunnen een geschil aanhangig maken. De commissie focust op de inkooprelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.17 Om te voorkomen dat te snel een beroep wordt gedaan op de geschillenregeling, wordt in de geschillenregeling bepaald dat partijen er eerst het redelijkerwijs mogelijke aan hebben gedaan om hun geschil op te lossen. Dat kan bijvoorbeeld door de tussenkomst in te roepen van bemiddeling of door gebruik te maken van de bezwaarmogelijkheden van gemeenten bij een aanbestedingsprocedure.
De convenantpartijen sporen het gebruik van de geschillencommissie door hun leden actief aan en bewegen hun leden ertoe de geschillenregeling jeugd in interne organisatiedocumenten, contracten en regiovisies op te nemen. Desalniettemin blijft het aan de verzoekende partij om te
15 Passend binnen de regels van het aanbestedingsrecht.
16 Het is van belang dat de regeling de reikwijdte niet op voorhand teveel afbakent, maar er voldoende ruimte blijft om de commissie in een lerend proces met elkaar te ontwikkelen.
17 Cliënten of andere burgers kunnen niet bij de geschillencommissie terecht.
bepalen welke manier van geschillenbeslechting de voorkeur heeft, de geschillencommissie of de rechter.
De uitspraken van de geschillencommissie
Gezien het belang van oplossing van het geschil is een bindend advies het meest passend. Als echter een van beide partijen daarvoor niet wil of kan kiezen, doet de commissie uitspraak in de vorm van een zwaarwegend advies. In de geschillenregeling wordt nader geduid wanneer partijen de mogelijkheid hebben om te kiezen voor een zwaarwegend advies, waarbij wordt vastgelegd dat alleen gemotiveerd kan worden afgeweken van een zwaarwegend advies. Bij een bindend advies is juridisch bepaald dat achteraf alleen een marginale toetsing van het proces door de rechter mogelijk is. Bij een zwaarwegend advies blijft de mogelijkheid van inhoudelijke toetsing door de rechter mogelijk.
De convenantpartijen hebben behoefte aan het opbouwen van veldnormen, omdat het stelsel nog in ontwikkeling is. Uitspraken van de geschillencommissie dragen bij voorkeur bij aan het (door)ontwikkelen van het stelsel en het voorkomen van geschillen in de toekomst. De commissie onderbouwt en publiceert de adviezen (desgewenst anoniem). In de geschillenregeling wordt uitgewerkt waar de geschillencommissie onderwerpen kan aandragen, als blijkt dat ontbrekende kennis of informatie over bepaalde onderwerpen leidt tot geschillen, zodat hierop kennis ontwikkeld en verspreid kan worden.
De samenstelling van de geschillencommissie
Om ervoor te zorgen dat geschilpartijen vertrouwen hebben in de geschillencommissie is het belangrijk dat de leden deskundig zijn en gezag en aanzien genieten bij beide partijen. Daarom spreken de convenantpartijen af dat zowel aanbieders als gemeenten de commissieleden aandragen. Dit zorgt ook voor een evenwichtige samenstelling, die beide kanten van de markt weerspiegelt. In de geschillenregeling wordt het proces van benoeming van commissieleden vastgelegd. De commissieleden die een geschil behandelen, dienen geen belang in het specifieke geschil te hebben. Als voorzitter wordt een onafhankelijk jurist aangesteld met statuur, met gezag bij zowel aanbieders als gemeenten. In de geschillenregeling wordt het profiel van de voorzitter beschreven, op basis waarvan aanbieders en gemeenten in gezamenlijkheid een voorzitter kunnen (laten) aanstellen.
Daarnaast moet de geschillencommissie in staat zijn om te leren van aangedragen geschillen. Dit betekent dat de geschillencommissie uit een pool met een beperkt aantal vaste leden bestaat. Als een brede geschillencommissie voor het sociaal domein ingericht wordt, kan deze mogelijk onderverdeeld worden in subcommissies per onderdeel in het sociaal domein. Partijen werken dit verder uit in de geschillenregeling.
De organisatie van de geschillencommissie
Partijen positioneren de geschillencommissie onafhankelijk van de partijen in het veld. Convenantpartijen organiseren de ondersteuning van de commissie daarom bij een neutraal platform. Ook verdelen zij de kosten voor een geschillencommissie evenwichtig: zowel aanbieders als gemeenten dragen bij.
Daarnaast volgt de commissie een ordelijk proces, dat duidelijk is vastgelegd in een geschillenregeling. Een snelle (spoed)procedure moet mogelijk zijn, indien geschilpartijen dit aanvragen.
2.2.2 Uitwerking van de nieuwe geschillencommissie
Om een brede geschillencommissie voor geschillen in het sociaal domein uit te werken, starten convenantpartijen een vervolgproject.
Ze gaan daarvoor eerst na voor welke onderdelen van het sociaal domein een geschillencommissie gewenst is en wat de urgentie is per onderdeel.18 Vervolgens richten ze een nieuwe projectgroep in, waarin experts deelnemen. De experts in de projectgroep zijn terzake kundige juristen (zowel vanuit het perspectief van aanbieders in het sociaal domein als gemeenten) en vertegenwoordigers met mandaat van de verschillende onderdelen in het sociaal domein, waaronder afgevaardigden van de convenantpartijen.
De projectgroep toetst in hoeverre de criteria die zijn opgesteld voor het jeugddomein (§2.2.1) ook passend zijn voor de andere onderdelen in het sociaal domein, vult deze indien nodig aan en bepaalt waar de geschillencommissie belegd kan worden. Ze legt de criteria voor en organisatie van de geschillencommissie in detail vast in een geschillenregeling. Voor het opstellen van dit convenant zijn mogelijke organisatievormen onderzocht voor het jeugddomein. Hieruit blijkt dat een vernieuwde geschillencommissie Sociaal Domein19 en de Stichting De Geschillencommissie20 met aanpassingen of maatwerkafspraken mogelijk kunnen voldoen aan de gestelde uitgangspunten. Indien de projectgroep echter tot de conclusie komt dat dit niet kan, zoekt ze naar een andere organisatievorm.
De stuurgroep bewaakt het proces en neemt voor 1 december 2021 besluiten over de reikwijdte van de geschillencommissie en de organisatie van de geschillenregeling voor jeugd.21 Als blijkt dat het inrichten van een brede geschillencommissie voor het sociaal domein veel vragen oplevert en hierdoor tot veel vertraging leidt, kan de stuurgroep besluiten om alsnog (eerst) een aparte geschillencommissie voor het jeugddomein in te richten.
18 De geschillencommissie wordt in ieder geval ingericht voor het onderdeel jeugd. Voor het onderdeel Wmo wordt onderzocht wat de wensen zijn voor een geschillencommissie.
19 De geschillencommissie Sociaal Domein is opgericht vanuit het programma Zorg voor de Jeugd. De VNG financiert de commissie en verzorgt daarnaast het secretariaat en de externe communicatie.
20 Stichting De Geschillencommissie is een stichting die vanaf haar kantoor de organisatie van geschillencommissies faciliteert. De stichting beheert nu 80 geschillencommissies, waarvan 16 in de zorg.
21 In overleg met de vertegenwoordigende partijen in de andere onderdelen van het sociaal domein wordt bepaald hoe besluitvorming plaatsvindt over de geschillenregeling voor de andere onderdelen in het sociaal domein dan jeugd.
3 Signaleren en beheersen van continuïteitsrisico’s
Wanneer continuïteitsrisico’s ontstaan, is het van belang om deze vroegtijdig te signaleren en om ze te beheersen wanneer de ernst ervan toeneemt. Convenantpartijen maken daarom afspraken over vroegsignalering en het beheersen van continuïteitsrisico’s, om de continuïteit van zorg hiermee zoveel mogelijk te herstellen voor betrokken jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers.
Figuur 1 De zes treden van urgentie in de jeugdhulp (op basis van Xxxxxx rapportage, aangepast voor dit convenant).
Hoe hoger de trede, hoe groter de urgentie en de dreiging voor de continuïteit:
• Trede 1 – generiek: de aanbieder wordt gemonitord op solvabiliteit, rentabiliteit en liquiditeit,
waarbij geen risico’s worden gezien.
• Trede 2 – risicovol: de solvabiliteit, rentabiliteit en/of liquiditeit van de aanbieder zijn afnemend.
• Trede 3 – zorgelijk: de solvabiliteit van de aanbieder komt onder de 20% en/of de rentabiliteit is circa break-even en/of er bestaat een lichte druk op de liquiditeit.
• Trede 4 – problematisch: de solvabiliteit van de aanbieder komt onder de 10% en/of de rentabiliteit is verlieslatend en/of er ontstaan achterstanden op de liquiditeit.
22 Kruger rapportage, Saneringsmaatregelen Jeugdautoriteit, 29 oktober 2019
• Trede 5 – zeer problematisch: de aanbieder heeft een negatief eigen vermogen en/of is al langer dan een jaar verlieslatend en/of heeft een structurele liquiditeitsachterstand.
• Trede 6 – faillissement: de aanbieder dreigt acuut failliet te gaan.
Naast financiële problemen zijn er ook andere oorzaken voor het ontstaan van zorgelijke continuïteitsrisico’s (trede 3). In het samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer blijkt dat de situatie rond de continuïteit van hulp ook zorgelijk (trede 3) of (zeer) problematisch (treden 4 en 5) kan worden bij bijvoorbeeld het wegvallen van bestuur, het verliezen van (nadere) opdrachten, een daling van instroom of uitstroom (die leidt tot onder- of overproductie), een hoge ongevalideerde productie, het niet verkrijgen van een kwaliteitscertificaat, een significant verschil van mening over tarieven/aanbesteding en het voeren van rechtszaken, grote personele uitdagingen in bezetting door uitstroom of ziekteverzuim, continuïteitsopmerkingen van banken of accountants, zorgen over de kwaliteit van zorg of sluiting van een afdeling of locatie.
Aanbieders dienen goed zicht te hebben op de eigen bedrijfsvoering en eventuele risico's op discontinuïteit. Zij hebben de taak dit met hun opdrachtgevers te bespreken. Aanvullend hierop spreken convenantpartijen af dat de JA aanbieders die van belang zijn voor de continuïteit van jeugdhulp, gedurende de eerste trede van Xxxxxx monitort en vroegtijdig signaleert wanneer zij op de tweede trede terechtkomen (§3.1). Wanneer de continuïteitsrisico’s zorgelijk, problematisch of zeer problematisch worden (treden 3 t/m 5), spreken convenantpartijen af systematisch gebruik te maken van het draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’. In §3.2 staat kort de inhoud van het draaiboek toegelicht. Het volledige draaiboek is een separate bijlage van het convenant.
3.1 Monitoren en vroegtijdig signaleren
Het monitoren en signaleren van continuïteitsrisico’s is een eerste en essentiële stap in het borgen van de continuïteit van jeugdhulp (§3.1.1). De JA speelt hierin een ondersteunende rol. In het Instellingsbesluit Jeugdautoriteit staat beschreven dat de JA de taak heeft risico’s voor de continuïteit van jeugdhulp te analyseren en signaleren op het niveau van een individuele organisatie en een individuele gemeente of jeugdzorgregio. Daarnaast is opgenomen dat de JA landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van jeugdhulp analyseert en signaleert.
Voor effectieve vroegsignalering is tijdig de juiste informatie nodig. Om te zorgen dat de JA tijdig over de juiste informatie beschikt, spreken convenantpartijen af dat zij data verzamelt van aanbieders en gemeenten, dat er een meldpunt komt bij de JA en dat de JA periodieke accountgesprekken voert. De dataverzameling en het meldpunt worden eerst op kleine schaal getest in een pilot (§3.1.2). Op deze manier kunnen convenantpartijen beter onderbouwd bepalen welke informatie met welke frequentie door wie en over wie aangeleverd moet worden. Zij willen hiermee onnodige administratieve lasten voorkomen. Daarnaast maken convenantpartijen afspraken over het voeren van periodieke accountgesprekken door de JA (§3.1.3).
3.1.1 Noodzaak van vroegsignalering
Vroegsignalering heeft zowel in de lokale als in de (boven)regionale en landelijke context een belangrijke rol in het waarborgen van de continuïteit van zorg. Lokaal kan de JA hiermee individuele aanbieders en gemeenten/jeugdzorgregio’s ondersteunen. Uit de praktijk blijkt dat de
omvang van financiële problemen soms relatief laat wordt ontdekt door de betreffende aanbieder zelf en/of door de contracterende gemeente(n). Landelijke vroegsignalering biedt de mogelijkheid om patronen en rode draden in continuïteitsrisico’s op regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau in kaart te brengen.
Het signaleren is geen doel op zich. Het heeft als doel om partijen de mogelijkheid te bieden om bij een risico op discontinuïteit tijdig te handelen. Immers, pas als partijen weten dat iets speelt, kunnen ze er iets aan doen. En hoe eerder signalen worden afgegeven, des te beter erop is te acteren. Dit maakt vroegsignalering noodzakelijk. In Bijlage 3 staat dit verder toegelicht.
3.1.2 Pilot dataverzameling en meldpunt
De JA gebruikt haar Early Warning System (EWS) voor het signaleren van continuïteitsrisico’s. Het EWS is een data- en informatiebank op basis waarvan de JA landelijke en regionale vroegsignalering uitvoert en die gegevens bevat op het gebied van inkoopbeleid van gemeenten en jeugdzorgregio’s, bedrijfsvoering van aanbieders en actualiteit. De JA maakt hierbij tot nu toe gebruik van bestaande openbare bronnen. Uit casuïstiek blijkt echter dat deze openbare bronnen niet voldoen om écht vroegtijdig te kunnen signaleren, omdat ze geen actuele informatie weergeven. Bovendien is niet alle informatie die nodig is voor vroegtijdige signalering openbaar beschikbaar.
Uit verschillende bekende en omvangrijke voorbeelden van discontinuïteit van zorg en onderzoeken blijkt dat meerdere aspecten een rol gespeeld hebben. Op basis van deze casuïstiek blijkt dat de volgende actuele informatie nodig is om eerder zicht te krijgen op dreigende continuïteitsrisico’s (zie Bijlage 3 voor voorbeelden):
• Informatie die inzicht geeft in verschillen tussen begroting en realisatie.
• Informatie die personeelsproblematiek in kaart brengt.
• Informatie die zicht biedt op moeilijkheden in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
De convenantpartijen erkennen dat de JA, om effectief en tijdig continuïteitsrisico’s te kunnen signaleren, aanvullende en meer tijdige informatie nodig heeft van aanbieders, gemeenten en jeugdzorgregio’s:
• Het gaat om informatie over aanbieders die van belang zijn voor de continuïteit van jeugdhulp. Het betreft vooralsnog een iets bredere groep aanbieders dan de groep cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s op wie de rest van het convenant van toepassing is (§1.2). Deze zogenaamde ‘EWS-aanbieders’ hebben een jeugdhulpomzet van meer dan € 2 miljoen.23 Gemeenten en jeugdzorgregio’s kunnen daarnaast ook kleine aanbieders met een zeer specialistisch jeugdhulpaanbod aanmerken als EWS-aanbieders, wanneer het aanbod niet eenvoudig over te nemen is door andere aanbieders. Een jeugdhulpomzet van meer dan € 2
23 De onderbouwing hiervoor is dat aanbieders met een omzet van mínder dan € 2 miljoen vaak ambulante jeugdhulp bieden aan maximaal 150-200 cliënten of daghulp aan ongeveer 75 jeugdigen. Daarmee is het redelijk te veronderstellen dat de zorg van een dergelijke aanbieder in geval van nood betrekkelijk eenvoudig is over te nemen door andere aanbieders in de regio.
miljoen is op dit moment inhoudelijk de best verdedigbare afkapwaarde voor een goed functionerend EWS.
• Voor deze EWS-aanbieders is een conceptlijst met gegevens benodigd voor vroegsignalering opgesteld (zie Bijlage 4). Het betreft gegevens die aanbieders en gemeenten / jeugdzorgregio’s aanleveren ten behoeve van de vroegsignalering. De informatie op deze conceptlijst is op dit moment de informatie die essentieel lijkt voor een goed functionerend EWS.
Om beter onderbouwd te bepalen of de afbakening van EWS-aanbieders juist is en de conceptlijst met gegevens nodig zijn voor goed functionerende vroegsignalering, voeren convenantpartijen een pilot uit. Op kleine schaal worden eerst de mogelijke methoden, scope en infrastructuur getest. Partijen willen hiermee onnodige administratieve lasten voorkomen en waarborgen dat de JA alleen informatie uitvraagt die noodzakelijk is om continuïteitsrisico’s te signaleren. De JA gebruikt in dit kader ook (zoveel mogelijk) al eerder (met andere partijen) gedeelde gegevens en sluit (zoveel mogelijk) aan op bestaande processen. Gemeenten hoeven ook geen splitsing te maken in organisaties over wie zij informatie aanleveren, maar leveren de informatie over alle gecontracteerde zorg aan, waar mogelijk via bestaande bronnen of partijen, zoals het Inlichtingenbureau en het Ketenbureau I-Sociaal Domein. De JA filtert daaruit de noodzakelijke informatie. Voor de langere termijn streeft de JA ernaar om één portal in te richten. De portal betreft een centrale plek voor het verzamelen van de gegevens van aanbieders, waar zij eenmalig hun gegevens in uploaden. Gemeenten, jeugdzorgregio’s, de JA, IGJ en andere organisaties kunnen vervolgens vanuit hun rol met een eigen autorisatie de benodigde informatie uit de portal halen. Dit vermindert de administratieve lasten voor aanbieders sterk. De afspraken staan verder uitgewerkt in Bijlage 3.
Convenantpartijen voeren het pilotproject uit in het najaar van 2021 met drie tot vijf jeugdzorgregio’s en hun gecontracteerde aanbieders.24 Alle convenantpartijen nemen deel in de pilotorganisatie. De gegevens, zoals deze zijn opgenomen in Bijlage 4, worden hierbij gedurende zes maanden aan de JA geleverd en door de JA geanalyseerd. Het pilotproject zal uitwijzen welke informatie uit Bijlage 4 noodzakelijk is voor vroegsignalering, met welke frequentie deze informatie aangeleverd moet worden en door wie de informatie aangeleverd wordt. Ook de reikwijdte van de doelgroep voor vroegsignalering door de JA – de EWS-aanbieders – is onderwerp van de pilot. Als tijdens het pilotproject blijkt dat bepaalde gevraagde informatie geen meerwaarde heeft voor vroegsignalering, zal de stuurgroep worden geadviseerd om deze informatie te schrappen uit de lijst met aan te leveren informatie. Ook kan op basis van het pilotproject aan de stuurgroep worden geadviseerd dat ándere informatie benodigd is voor vroegsignalering. Ten slotte geeft de pilot inzicht in de afbakening van EWS-aanbieders. De stuurgroep ontvangt het advies uiterlijk in de zomer van 2022. Bij het opstellen van dit advies worden administratieve lasten nadrukkelijk meegewogen.
24 De stuurgroep ontvangt hiervoor uiterlijk 1 september 2021 een projectplan. Convenantpartijen maken hiertoe op korte termijn concrete afspraken over een selectie van gemeenten/jeugdzorgregio’s en hun gecontracteerde aanbieders en de medewerking van samenwerkingsverbanden en organisaties die reeds over de gevraagde informatie uit Bijlage 4 beschikken. Het pilotproject is beschreven in Bijlage 3.
Naast dataverzameling richt de JA vóór het vierde kwartaal van 2021 een meldpunt in voor incidentele meldingen van aanbieders, gemeenten/jeugdzorgregio’s, inspecties en toezichthouders omtrent (mogelijke) risico’s voor de continuïteit van jeugdhulp. De meldingen worden opgenomen in het EWS.
Aanbieders, gemeenten en jeugdzorgregio’s spannen zich in om actief melding te doen bij het
meldpunt van de JA, vooralsnog in geval van:
• (Mogelijke acute) zorgen over continuïteit van zorg.
• Voornemens tot wijzigen, uitbreiden of starten met jeugdhulpaanbod, waaronder voornemens van aanbieders om binnen 6 maanden een bepaalde zorgvorm af te bouwen.
• Xxxxxxxxx in samenstelling van raad van bestuur en/of raad van toezicht bij aanbieders.
• Wijziging van rechtsvorm en inrichting van het samenwerkingsverband van gemeenten: governance, mandatering, uittredingsafspraken.
• Aanspreekpunt samenwerkingsverband van gemeenten en wisselingen hierin.
• Xxxxxxxxx in samenstelling van jeugdzorgregio’s en samenwerkings-/inkooporganisaties.
• Wisseling van wethouder bij gemeenten.
• Voorziene knelpunten in samenwerking tussen aanbieders en gemeenten/jeugdzorgregio’s
en onderling, die (op termijn) effect kunnen hebben op de continuïteit van zorg.
Alleen de JA heeft inzicht in alle meldingen. Gemeenten, jeugdzorgregio’s en aanbieders hebben geen inzicht in meldingen die zijn verstrekt door andere gemeenten, jeugdzorgregio’s, aanbieders en/of derden. Naar aanleiding van een melding kan de JA contact zoeken met de partij die het aangaat en/of de partij een verzoek tot aanlevering van (aanvullende) data en informatie doen.
Het meldpunt vormt eveneens onderdeel van de pilot.
3.1.3 Periodieke accountgesprekken
Voor effectieve vroegsignalering is kwalitatieve informatie noodzakelijk. Om de kwalitatieve informatie in te winnen die kan duiden op continuïteitsrisico’s, start de JA in het najaar van 2021 met het voeren van periodieke gesprekken met cruciale aanbieders en met alle 42 gemeenten/jeugdzorgregio’s. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om taken van regio’s en gemeenten in de contacten met aanbieders over te nemen. Bij voorkeur vinden deze periodieke gesprekken dan ook plaats na kwartaalgesprekken tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het doel van de gesprekken is om het daadwerkelijke risico op discontinuïteit beter te kunnen beoordelen en om te kunnen beoordelen of cruciale functies in gevaar zijn. Vanuit de onpartijdige en onafhankelijke rol van de JA kan met deze gesprekken een neutraal beeld worden gevormd van de beleving van samenwerking tussen de partijen en mogelijke indirecte effecten op continuïteit van zorg.
De periodieke gesprekken tussen de JA en EWS-aanbieders en tussen de JA en jeugdzorgregio’s / gemeenten vinden bij voorkeur plaats op managementniveau. Het eerste jaar voert de JA in ieder geval eenmalig een gesprek met alle EWS-aanbieders en betrokken gemeenten. Daarna vinden gesprekken alleen plaats als de aangeleverde data, meldingen of eerdere geconstateerde risico’s daartoe aanleiding geven. De informatie wordt verwerkt in het EWS en bij geconstateerde risico’s wordt overgegaan op signalering. In de gesprekken wordt ingegaan op de geleverde data (zie
Bijlage 4) en aanvullende onderwerpen, zoals (beleids)ontwikkelingen en de beschikbaarheid van gevraagde zorg. Na een jaar wordt deze werkwijze geëvalueerd.
Een uitgebreidere toelichting op de periodieke gesprekken staat in Bijlage 3.
3.2 Systematisch gebruik maken van draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’
In de afgelopen jaren kwam in bepaalde regio’s de continuïteit van jeugdhulp onder druk te staan, bijvoorbeeld door financiële problemen bij de aanbieder, het wegvallen van bestuur, een daling van instroom of uitstroom of grote personele uitdagingen in bezetting door uitstroom of ziekteverzuim. Om de continuïteit van zorg voor jeugdigen te borgen, is het belangrijk dat de rollen en verantwoordelijkheden voor de situatie waarin de continuïteit onder druk komt te staan helder zijn. Daarom hebben convenantpartijen hiervoor gezamenlijk een draaiboek opgesteld. Het doel van het draaiboek is het borgen van de continuïteit van cruciale jeugdhulpfuncties, en niet (direct) het overeind houden van een aanbieder.
Convenantpartijen gebruiken dit draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’ systematisch vanaf het moment dat de dreiging van discontinuïteit zorgelijk wordt. Dit is het geval vanaf trede 3 in het model van Xxxxxx. Bij trede 3 bestaat een lichte druk op de liquiditeit en/of komt de solvabiliteit van de aanbieder onder de 20% en/of is de rentabiliteit ongeveer break-even. Dit draaiboek geldt voor cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s (§1.2).
Paragraaf 3.2.1 beschrijft de verschillende rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden van de convenant- en regionale partijen in het draaiboek en welke onderlinge afspraken gemaakt dienen te worden. §3.2.2 vat de belangrijkste stappen samen uit het proces dat individuele aanbieders en accounthoudende regio’s per trede doorlopen. Het volledige draaiboek is bijgevoegd als separate bijlage bij dit convenant.
3.2.1 Rollen en verantwoordelijkheden in het draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’
Als het draaiboek in werking treedt, hebben partijen in het jeugdstelsel specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Hieronder staan deze kort toegelicht per partij:
• Regievoerder (de accounthoudende regio25): Iedere aanbieder waarbij xxxxxx’x optreden en waarbij het draaiboek nodig is, heeft te maken met één regievoerder: de accounthoudende regio. De regievoerder is een tussen opdrachtgevers overeengekomen en gedragen aanspreekpunt dat extern kan optreden namens de jeugdzorgregio. De regievoerder neemt het voortouw in activiteiten in het draaiboek en zorgt ervoor dat hij alle betrokken opdrachtgevers betrekt en hen aanspreekt op inhoudelijke en financiële bijdragen. De regievoerder draagt niet zelf alle oplossingen en financiële middelen aan. Op basis van goede voorbeelden en vragen van accounthoudende regio’s zullen de VNG, VWS en JenV in kaart
25 Iedere bovenregionaal werkende aanbieder heeft een accounthoudende regio toegewezen gekregen. De lijst van accounthoudende regio’s die de VNG beheert, is hierbij leidend. Voor aanbieders waarbij geen accounthoudende regio opgenomen is, is de jeugdzorgregio waarin de aanbieder de grootste omzet heeft de accounthoudende regio. Als hierover onduidelijkheid bestaat, wordt in overleg met de VNG de accounthoudende regio aangewezen.
brengen wat nodig is om de rol van de accounthoudende regio verder te versterken. In september 2021 zullen hier nadere afspraken over worden gemaakt in de stuurgroep.
• Aanbieder: De aanbieder heeft de primaire verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en continuïteit van jeugdhulp bij alle treden. In geval het draaiboek in werking treedt, draagt de aanbieder actief en transparant bij aan de stappen passend bij de verschillende treden, tot eventueel overdracht van zorg is gerealiseerd. Bij dreigende discontinuïteit is het de primaire verantwoordelijkheid van de aanbieder om actie te ondernemen.
• Jeugdautoriteit: De JA volgt het proces en monitort de uitvoering van het draaiboek en de daarin omschreven rollen en verantwoordelijkheden. Bij ongewenste afwijking van de plannen en beschreven rollen en verantwoordelijkheden intervenieert de JA op bestuurlijk niveau naar de partijen om het evenwicht te herstellen. Als de regievoerder en de aanbieder geen overstemming hebben over de van toepassing zijnde trede, kan de JA hierin als scheidsrechter optreden met een beslissende stem. Het continuïteitsplan (trede 4) en het overdrachtsplan (trede 5) dienen door de JA (en door de IGJ/IJenV), op haalbaarheid getoetst te worden, alvorens deze door de regievoerder en aanbieder kunnen worden uitgevoerd.26
• Rijksoverheid: In het geval dat alle mogelijkheden van de JA zijn uitgeput zonder dat de kwestie is opgelost, besluit de JA om te escaleren naar het Rijk. In dat geval vindt afstemming tussen het Rijk en de JA plaats over de wenselijkheid van een vervolgrol van de JA, zoals monitoring van gemaakte (bestuurlijke) afspraken. Het Rijk kan, indien gemeenten niet voldoen aan de gestelde verplichtingen in het proces om de continuïteit te blijven borgen, interbestuurlijk toezicht inzetten.
3.2.2 Draaiboek per trede van urgentie
Het draaiboek beschrijft voor de treden van urgentie 3 tot en met 5 een plan van aanpak:
• Trede 3 – Dreiging zorgelijk. De aanbieder en regievoerder stellen een herstelplan op en voeren dit uit. Het herstelplan richt zich op gecontroleerde bijsturing naar een herstel binnen zes maanden.
• Trede 4 - Dreiging problematisch. De aanbieder en regievoerder gaan over tot een continuïteitsplan als bijsturing vanuit het herstelplan onvoldoende impact op herstel heeft, nieuwe dan wel aanvullende problemen zich aandienen, of nieuwe inzichten zijn ontstaan. Het continuïteitsplan bevat alternatieve scenario’s met inzichten over welke cliënten, welke zorg, waar kunnen ontvangen op de korte tot middellange termijn en of dit overdracht van zorg tussen aanbieders zal vragen.
• Trede 5 - Dreiging zeer problematisch. De aanbieder en regievoerder zetten het continuïteitsplan om naar een overdrachtsplan, als de uitzonderlijke situatie ontstaat dat herstel en zelfstandig voortbestaan van de aanbieder niet meer te verwachten valt. De focus komt te liggen op de gecontroleerde overdracht van zorg en de daarmee samenhangende gecontroleerde afbouw van (een organisatieonderdeel van) de betreffende aanbieder.
26 Dit geldt overigens ook voor de plannen rond faillissement (trede 6).
4 Leren en ontwikkelen
Papier is geduldig. Convenantpartijen bedden de afspraken uit dit convenant daarom in een leer- en ontwikkelcyclus in. Op deze manier blijft er voortdurend aandacht voor de afspraken om de continuïteit van jeugdhulp te bevorderen en draagt de cyclus bij aan de ontwikkeling van het stelsel. Bovendien zorgt het ervoor dat de afspraken regelmatig aangescherpt worden, zodat deze zo goed mogelijk (blijven) aansluiten op de praktijk en de andere, meer fundamentele stappen die partijen zetten in de Hervormingsagenda Jeugd. Het convenant laat zo ruimte voor de ontwikkeling van gemaakte afspraken en de relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in een relatief jong stelsel.
De leer- en ontwikkelcyclus ziet er als volgt uit:
• Deze geleerde lessen leiden tot aanscherping of tot aanvulling van de afspraken in het convenant (§4.3).
De leer- en ontwikkelcyclus wordt in gang gezet door regelmatig inbreng op te halen uit de praktijk over de effectiviteit van de afspraken in het convenant. Deze vindt ten eerste plaats in de regio, maar ook landelijk door het continueren van de huidige stuurgroep en een aantal projectgroepen. De stuurgroep komt in ieder geval gedurende de eerste twee jaar elk kwartaal bijeen. Tijdens deze vergaderingen besteedt de stuurgroep aandacht aan hoe het convenant in de praktijk wordt ingezet, welke aanpassingen nodig zijn, en wat nodig is om de uitvoering ervan in de praktijk te bevorderen. De stuurgroep houdt hierbij de rol van het convenant in de brede Hervormingsagenda Jeugd in het oog.
Convenantpartijen voeren naast een leer- en ontwikkelcyclus twee jaar na de inwerkingtreding ook een formele evaluatie van het convenant uit. Deze evaluatie gaat in op de doelstelling van het convenant en beantwoordt daarmee de vraag in hoeverre het convenant bijdraagt aan het bevorderen van de continuïteit van jeugdhulp. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze evaluatie.27 De evaluatie van het functioneren van de JA, buiten de taken die in het convenant beschreven zijn, valt buiten de evaluatie van het convenant.
4.1 Bekendheid genereren voor afspraken in het convenant
Zowel de BGZJ als de VNG hebben een rol in het verspreiden van kennis over het zich ontwikkelende jeugdstelsel en in het delen van best practices. Ook de JA deelt de ervaringen die zij opdoet en de kennis die zij vergaart met aanbieders en gemeenten. De JA doet dit op basis van
27 Zij kan dit uitbesteden aan een derde partij.
geleerde lessen vanuit de casuïstiek waarbij zij betrokken is, maar ook op basis van de informatie uit het EWS, landelijke trends en verdere (stelselbrede) onderzoeken van de JA.
De BGZJ en VNG dragen de afspraken die gemaakt zijn in dit convenant uit richting hun achterban. Alleen wanneer opdrachtgevers en opdrachtnemers bekend zijn met de afspraken, kunnen deze verandering teweeg brengen. De convenantpartijen gaan dan ook een inspanningsverplichting aan om hun achterban actief te informeren over het convenant en om de praktijk te betrekken bij de leer- en ontwikkelcyclus. Ze stimuleren hun achterban daarnaast actief om de handreiking ‘Inzicht in tarieven’, het draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’ en de afspraken in het convenant daadwerkelijk in praktijk te brengen en wijzen hen erop als dit niet gebeurt. Ze houden hun achterban op de hoogte van aanpassingen en communiceren over geleerde lessen uit de praktijk. De BGZJ en VNG roepen hun achterban op gehoor te geven aan de gemaakte afspraken en zullen nagaan of de oproep voldoende effectief blijkt of dat meer inzet nodig is voor implementatie van de afspraken in het convenant, vanzelfsprekend binnen de mogelijkheden die zij daarvoor als branches hebben. De BGZJ en VNG zijn bereid steviger afspraken te maken als uit de leer- en ontwikkelcyclus blijkt dat het doel van het convenant niet wordt bereikt.
Convenantpartijen stellen hiervoor een communicatieplan op dat ze regelmatig actualiseren. Zij nemen verantwoordelijkheid in het uitvoeren van dat communicatieplan.
4.2 Lessen trekken over samenwerking en afspraken in het convenant
Convenantpartijen willen lessen trekken uit de praktijk over de effectiviteit van de afspraken in het convenant (§4.2.1). Daarnaast vinden zij het van belang om te leren of de samenwerking die ze met het convenant zijn aangegaan inderdaad een eerste stap blijkt in het creëren van meer continuïteit en rust in het jeugdstelsel (§4.2.2).
4.2.1 In praktijk nagaan of afspraken in het convenant effectief zijn
Om zoveel mogelijk lessen te kunnen trekken uit wat in de praktijk gebeurt, lenen sommige afspraken zich het best voor een evaluatiemoment direct nadat de afspraak is toegepast. Dit geldt voor het aanvragen van een advies bij de geschillencommissie en het inzetten van het draaiboek. Bij de inzet van het draaiboek is het van belang om achteraf na te gaan of het doorlopen van het draaiboek ervoor gezorgd heeft dat discontinuïteit van zorg voor betrokken jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers voorkomen is. Voor andere afspraken is het beter om periodiek na te gaan of de afspraak in de praktijk voldoende bijdraagt. Dit geldt voor het gebruik van de handreiking ‘Inzicht in tarieven’ en de vroegsignalering door de JA. In dit kader monitort de JA de afspraken uit het convenant, waaronder of het goede gesprek over tarieven gevoerd wordt en of de handreiking daarbij gebruikt wordt. De JA monitort op basis van de informatie die zij al heeft. Mocht deze informatie onvoldoende zijn, dan bespreken convenantpartijen in de stuurgroep of hiervoor een extra uitvraag nodig en mogelijk is. Daarbij betrekken convenantpartijen ook het K&I-punt. Uitwerkingen van hoe afspraken direct of periodiek geëvalueerd kunnen worden, staan beschreven in Bijlage 5.
4.2.2 Evalueren of samenwerking tot bevorderen van continuïteit leidt
Naast het evalueren van de individuele afspraken, vinden convenantpartijen het belangrijk om de samenwerking die ze met het convenant zijn aangegaan regelmatig te evalueren. Ze willen daarmee nagaan of deze samenwerking daadwerkelijk een eerste stap blijkt in het bevorderen van de continuïteit van jeugdhulp: zij evalueren zo of de samenwerking er in de praktijk toe heeft geleid dat aanbod van passende zorg voor jeugdigen niet ongecontroleerd beëindigd wordt, en dat de benodigde zorg voor jeugdigen beter beschikbaar is. De stuurgroep spreekt af hier elk kwartaal expliciet aandacht voor te hebben tijdens hun overleg.
4.3 Aanscherpen en mogelijk aanvullen van afspraken in het convenant
Het evalueren van de afspraken in het convenant en de samenwerking die convenantpartijen zijn aangegaan met het convenant, kan ook leiden tot de wens om op nieuwe onderwerpen afspraken te maken in het convenant. Convenantpartijen kunnen deze onderwerpen aandragen tijdens stuurgroepoverleggen. Wanneer de stuurgroep overeenkomt om het convenant uit te breiden met een nieuw onderwerp, kan zij een voorstel voor aanvulling op het convenant voorleggen aan het BO, waar ook de meer fundamentele stappen in de Hervormingsagenda Jeugd onderwerp van gesprek zijn.
Tijdens de stuurgroepvergaderingen komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod:
• De voortgang van de projecten rondom de positionering van het K&I-punt, de inrichting van geschillenbeslechting en de informatiepositie van de JA ten behoeve van vroegsignalering. Voor deze projecten stelt de stuurgroep in de zomer van 2021 een projectplan op, zodat de benodigde inzet van projectgroepleden en de opdrachtnemer bepaald kunnen worden en de projecten voortvarend opgepakt kunnen worden.28
• Na inrichting van de geschillenbeslechting: jaarlijkse bespreking of de geschillencommissie (nog) voldoet aan de uitgangspunten in de regeling die opgesteld wordt en of aanpassing van de reikwijdte van de commissie gewenst is.
• De administratieve lasten die voortvloeien uit het convenant en of deze lasten nog voldoende opwegen tegen de meerwaarde van het convenant.
• De voortgang van de implementatie van de NvO.
• Bredere lessen die geleerd worden in de pilot dataverzameling en -verwerking, waaronder eventuele input om aan te scherpen voor welke aanbieders vroegsignalering door de JA relevant is.
• Lessen die geleerd worden door openbare uitspraken van de geschillencommissie, waaronder bijvoorbeeld lessen voor het stelsel.
• De mate waarin gemeenten in regionaal verband, in overleg met aanbieders, medewerkers, (vertegenwoordigers van) jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers en ketenpartijen, een heldere visie ontwikkelen. Daarbij gaat de stuurgroep na of de gezondheidsopgave hiervoor helder in beeld gebracht is en of op hoofdlijnen in kaart
28 De JA is opdrachtnemer voor het project Informatiepositie.
gebracht is wat dit betekent voor het type aanbod dat in de regio nodig en beschikbaar is om de geformuleerde ambities te realiseren.
• Andere ontwikkelingen in het jeugdstelsel, zoals de voortgang op wetgeving.
De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
X. Xxxxxxxx,
mede namens de Jeugdautoriteit.
De Minister voor Rechtsbescherming,
X. Xxxxxx.
Delegatielid jeugd, commissie ZJO van de VNG,
L.E. Meijer, namens de VNG.
J.W. Spigt,
namens de Branches Gespecialiseerde Zorg voor Jeugd (BGZJ), Jeugdzorg Nederland, de Nederlandse ggz, VGN en VOBC.
Bijlage 1 Lijst met afkortingen en begrippen
Afkortingenlijst
• AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur
• BGZJ: Branches Gespecialiseerde Zorg voor de Jeugd
• BO: Bestuurlijk Overleg
• EWS: Early Warning System
• GI: Gecertificeerde Instelling
• IGJ: Inspectie Gezondheid en Jeugd
• IJenV: Inspectie Justitie en Veiligheid
• JA: Jeugdautoriteit
• JenV: ministerie van Justitie en Veiligheid
• K&I: Kennis en informatie
• NvO: Norm voor Opdrachtgeverschap
• OZJ: Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd
• VNG: Vereniging Nederlandse Gemeenten
• VWS: ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Begrippenlijst
• EWS-aanbieders: Aanbieders met een jeugdhulpomzet van meer dan € 2 miljoen. Gemeenten en jeugdzorgregio’s kunnen daarnaast ook kleine aanbieders met een zeer specialistisch jeugdhulpaanbod aanmerken als EWS-aanbieders, wanneer het aanbod niet eenvoudig over te nemen is door andere aanbieders.
• Jeugdhulp, zoals opgenomen in de Jeugdwet:
– Ondersteuning van en hulp en zorg, niet zijnde preventie, aan jeugdigen en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers bij het verminderen, stabiliseren, behandelen en opheffen van of omgaan met de gevolgen van psychische problemen en stoornissen, psychosociale problemen, gedragsproblemen of een verstandelijke beperking van de jeugdige, opvoedingsproblemen van de ouders of adoptiegerelateerde problemen
– Het bevorderen van de deelname aan het maatschappelijk verkeer en van het zelfstandig functioneren van jeugdigen met een somatische, verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke beperking, een chronisch psychisch probleem of een psychosociaal probleem en die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt, en
– het ondersteunen bij of het overnemen van activiteiten op het gebied van de persoonlijke verzorging gericht op het opheffen van een tekort aan zelfredzaamheid bij jeugdigen met een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke beperking of een somatische of psychiatrische aandoening of beperking, die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt
– met dien verstande dat de leeftijdgrens van achttien jaar niet geldt voor jeugdhulp in het kader van jeugdstrafrecht.
• Jeugdreclassering: reclasseringswerkzaamheden, genoemd in artikel 77hh, eerste lid, van het Wetboek van Xxxxxxxxxx, begeleiding, genoemd in artikel 77hh, tweede lid, van dat wetboek en het begeleiden van en toezicht houden op jeugdigen die deel nemen aan een scholings- en trainingsprogramma als bedoeld in artikel 3 van de Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen, het geven van de aanwijzingen, bedoeld in artikel 12, vijfde lid, van die wet, of de overige taken die bij of krachtens de wet aan de gecertificeerde instellingen zijn opgedragen.
• Kinderbeschermingsmaatregel: voogdij en voorlopige voogdij op grond van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, ondertoezichtstelling, bedoeld in artikel 255, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek en voorlopige ondertoezichtstelling, bedoeld in artikel 257, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek.
• Continuïteit van jeugdhulp: bedoeld wordt dat elke jeugdige passende hulp ontvangt, zolang dat nodig is, en dat deze hulp, indien deze bij de huidige aanbieder niet gecontinueerd kan worden, gecontroleerd wordt overgedragen.
• Convenantpartijen: de ondertekenaars van het convenant
• Opdrachtgevers: gemeenten en jeugdzorgregio’s (soms in de rol van accounthoudende
gemeente) – de gebruikers van het convenant in de praktijk.
• Opdrachtnemers: aanbieders van jeugdhulp, inclusief GI’s – gebruikers van het convenant in de praktijk.
• Het Rijk: het ministerie van JenV en het ministerie van VWS.
• Jeugdzorgregio: dit is de regionale samenwerking van gemeenten ten behoeve van de uitvoering van de Jeugdwet. Er wordt hierbij een gemeente aangewezen die het aanspreekpunt van de jeugdzorgregio is.
• Accounthoudende regio: de jeugdzorgregio’s die accounthoudende regio zijn voor individuele jeugdhulpaanbieders die bovenregionaal opereren en GI’s. De VNG houdt een lijst met accounthoudende regio’s, in overleg met de jeugdzorgregio’s, actueel.
• Regievoerder: in het brandplan wordt de term regievoerder gebruikt. Dit wordt gebruikt omdat de regievoerder niet altijd het aanspreekpunt van de jeugdzorgregio of de accounthoudende regio hoeft te zijn.
• Cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s: aanbieders die ‘cruciale jeugdzorg’ bieden: jeugdhulp waarvoor door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een landelijk raamcontract is afgesloten; de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering; gesloten jeugdhulp; zorg voor jeugdigen in orthopedagogische behandelcentra; verplichte zorg zoals bedoeld in de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg voor jeugdigen; pleegzorg; verslavingszorg voor jeugdigen en forensische zorg.
Bijlage 2 Ingezette verbeteringen jeugdstelsel
Er zijn de afgelopen jaren, en ook zeer recent, diverse initiatieven en wet- en regelgeving ontwikkeld om het jeugdstelsel te laten groeien:
• Het actieprogramma Zorg voor de Jeugd is in 2018 van start gegaan. In het actieprogramma werken Rijk, gemeenten, aanbieders en cliëntenorganisaties langs zes inhoudelijke actielijnen aan betere jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering.
• In het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd, het Ketenbureau i-Sociaal Domein en het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein werken gemeenten en aanbieders samen om passende jeugdhulp bereikbaar en betaalbaar te houden. Het OZJ is sinds 1 januari 2019 operationeel en biedt onder andere eerstelijns bemiddeling en ondersteuning tussen gemeenten en aanbieders. Het OZJ is operationeel tot en met 2021.
• De VNG heeft in de zomer van 2020 haar Norm voor Opdrachtgeverschap geïntroduceerd.
• Half september 2020 is het Instellingsbesluit Jeugdautoriteit gepubliceerd, waarin de taken en bevoegdheden van de JA vastgelegd zijn.29 Deze zijn gericht op het bevorderen van de continuïteit van jeugdhulp, een kinderbeschermingsmaatregel en jeugdreclassering.
• Het wetsvoorstel ‘Wet verbetering beschikbaarheid zorg voor jeugdigen’ – met de onderdelen regionale samenwerking van gemeenten en vereisten van goed bestuur en financiële verantwoording voor jeugdhulpaanbieders en GI’s – is eind maart 2021 naar de Raad van State gegaan. Het onderdeel inzicht en toezicht zal de komende maanden verder worden uitgewerkt in overleg met partijen.
• VWS heeft het wetsvoorstel Maatschappelijk verantwoord inkopen Jeugdwet en Wmo opgesteld, waaruit de Algemene Maatregel van Bestuur reële prijs Jeugdwet voortvloeit.
29 Instellingsbesluit Jeugdautoriteit, 14 september 2020, Staatscourant publicatienummer 47248
Bijlage 3 Monitoren en vroegtijdig signaleren
Noodzaak van vroegsignalering
Het monitoren en signaleren van continuïteitsrisico’s is een eerste en essentiële stap in het borgen van de continuïteit van jeugdhulp. Het signaleren heeft als doel om partijen de mogelijkheid te bieden om bij een risico op discontinuïteit tijdig te handelen. Hoe eerder signalen worden afgegeven, des te beter erop is te acteren.
De JA speelt hierin een ondersteunende rol. De JA heeft de taak risico’s voor de continuïteit van jeugdhulp te analyseren en signaleren op het niveau van een individuele aanbieder en een individuele gemeente of jeugdzorgregio. Daarnaast signaleert en analyseert de JA landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van jeugdhulp. Deze taken zijn vastgelegd in het Instellingsbesluit JA.
Vroegsignalering heeft zowel in de lokale als in de (boven)regionale en landelijke context een belangrijke rol in het waarborgen van de continuïteit van zorg.
Lokaal kan de JA met behulp van vroegsignalering individuele aanbieders en gemeenten/jeugdzorgregio’s ondersteunen. Indien de JA een risico op discontinuïteit signaleert op basis van aan de JA verstrekte informatie, neemt zij contact op met de betreffende partij en vraagt naar de achtergronden, of het risico inderdaad aanwezig is en welke stappen hierin worden ondernomen in samenwerking met de gemeenten/jeugdzorgregio of aanbieder. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat de aanbieder en de gemeente/jeugdzorgregio hier eerst zelf uit proberen te komen. De gemeente heeft immers de plicht passende jeugdhulp te leveren voor alle kinderen en gezinnen die dat nodig hebben. Als blijkt dat de zorg niet kan worden gecontinueerd, treedt bij cruciale jeugdhulpaanbieders en GI’s het draaiboek ‘Continuïteit jeugdhulp’ in werking (zie §3.2).
Om discontinuïteit al zo vroeg mogelijk te voorkomen, kan de JA op basis van haar financiële expertise al in de early warning fase aanvullend en ondersteunend inzicht bieden aan de betreffende aanbieder, gemeente of regio over de financiële positie van een aanbieder en/of continuïteit van zorg.30 Dit is ondersteunend aan het eigen inzicht, bedrijfsvoering en expertise die aanbieders, gemeenten en jeugdzorgregio’s zelf inzetten. Daarnaast kan de JA in de fase van signaleren aanbieders en gemeenten ondersteunen bij het zelf tijdig identificeren van risico’s en mogelijke oplossingsrichtingen. Dit helpt een aanbieder en/of gemeente om goed in te spelen op de actuele situatie en aan risicobeheersing te doen. Verder kan de JA, indien gewenst, faciliterend optreden richting aanbieders en gemeenten, bijvoorbeeld door hen bij elkaar te brengen en onderling gesprekken te faciliteren. Dit dient allemaal hetzelfde doel: het beperken en voorkomen van continuïteitsrisico’s.
30 Middels haar flexibele schil van financieel experts.
Daarnaast biedt landelijke vroegsignalering de mogelijkheid om patronen en rode draden in continuïteitsrisico’s op regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau in kaart te brengen. Met de decentralisatie is de schaal waarop het opdrachtgeverschap wordt uitgevoerd verkleind. Hierdoor is meer nabijheid en samenhang van zorg mogelijk. Dit verhoudt zich echter niet altijd goed tot de noodzakelijke schaalgrootte van (zeer) complexe zorgvragen van specifieke jeugdigen en gezinnen. Aanbieders van specialistische jeugdhulp hebben vaak een groot aantal gemeenten als opdrachtgever. Problematiek in de ene regio (op het niveau van de aanbieder of gemeente) kan gevolgen hebben voor het aanbod van jeugdhulp in een andere regio. Verder kan problematiek elkaar versterken; bijvoorbeeld als het aanbod van een bepaalde vorm van jeugdhulp in meerdere regio’s wegvalt. (Boven)regionale en landelijke vroegsignalering is dan ook noodzakelijk, ook naast de inzet van gemeenten op meer regionale samenwerking vanuit de NvO. Individuele aanbieders en gemeenten hebben door het ontbreken van informatie over inkoop en aanbod van nabijgelegen gemeenten, regio’s en aanbieders het overstijgende inzicht vaak niet. Door via vroegsignalering landelijk en regionaal risico’s in kaart te brengen, kunnen deze patronen eerder en beter worden geïdentificeerd. Hierdoor worden jeugdzorgregio’s – als ook de BGZJ, VNG, de JA (en ultimum het Rijk) – beter gefaciliteerd in hun (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden en kan discontinuïteit van jeugdhulp zoveel mogelijk worden voorkomen.
Pilot dataverzameling en meldpunt
Uit de praktijk blijkt dat de omvang van de financiële problemen soms relatief laat wordt ontdekt door de betreffende aanbieder zelf en/of door de contracterende gemeente(n). Casuïstiek waarbij sprake is van zorgelijke, problematische of zeer problematische risico’s op discontinuïteit laat zien dat de volgende actuele informatie nodig is om eerder zicht te krijgen op dreigende continuïteitsrisico’s:
• Informatie die inzicht geeft over verschillen tussen begroting en realisatie. Denk hierbij aan gerealiseerde bedbezetting ten opzichte van de begrote bedbezetting of gerealiseerde ambulante zorg ten opzichte van ramingen. Of aan wijzigingen in inkoop, instroom of doorstroom. Maar ook inzicht in de resultaatontwikkeling en de vermogenspositie.
• Informatie die personeelsproblematiek in kaart brengt. Denk hierbij aan het percentage ziekteverzuim, het aantal vacatures en de inhuurkosten van Personeel niet in loondienst (PNIL).
• Informatie die zicht biedt op moeilijkheden in de samenwerking tussen jeugdhulpaanbieders/GI’s en gemeenten/jeugdzorgregio’s. Denk hierbij aan de frequentie en ervaren kwaliteit van de overleggen die tussen de partijen worden gevoerd. Maar ook informatie over verschil van inzicht tussen aanbieder en gemeenten over tarieven of over welke stappen door de aanbieder gezet moeten worden om tot financiële verbetering te komen.
Om administratieve lasten te voorkomen, vinden convenantpartijen het van belang om een goede balans te vinden tussen het bevorderen van continuïteit van jeugdhulp voor elke jeugdige enerzijds, en de inspanning van aanbieders en gemeenten voor het aanleveren van de benodigde informatie anderzijds.
Om zoveel mogelijk recht te doen aan deze balans, maken partijen nu reeds de volgende afspraken over de uit te vragen informatie:
• Door JA opgevraagde informatie is gericht op continuïteit van jeugdhulp:
– De JA vraagt enkel informatie op die verband houdt met de continuïteit van jeugdhulp, ofwel op zichzelf staand, ofwel in combinatie met andere informatie.
– De informatie betreft nooit persoonsgegevens.
• De JA gebruikt (zo veel mogelijk) al eerder gedeelde gegevens:
– De JA gebruikt voor een beeld in retrospectief zoveel mogelijk bestaande bronnen en databases. Denk hierbij aan de jaarverantwoording uit de DigiMV-database.
– Als de JA informatie wil gebruiken uit andere bronnen om dubbele uitvraag te voorkomen, werken de betrokken partijen (opdrachtgever/-nemer) er zo nodig aan mee dat deze informatie aan de JA beschikbaar kan worden gesteld. Hierbij wordt gedacht aan de informatie waarover bijvoorbeeld het Inlichtingenbureau en het Ketenbureau I- Sociaal Domein beschikken.
– Voor de langere termijn streeft de JA ernaar om één portal in te richten. De portal betreft een centrale plek voor het verzamelen van de gegevens van aanbieders, waar zij eenmalig hun gegevens in uploaden. Gemeenten, jeugdzorgregio’s, de JA, IGJ en andere organisaties kunnen vervolgens vanuit hun rol met een eigen autorisatie de benodigde informatie uit de portal halen. Dit vermindert de administratieve lasten voor aanbieders sterk.
• De aanvragen sluiten (zoveel mogelijk) aan op bestaande processen:
– De JA vraagt informatie met een zodanige frequentie op als tenminste nodig is om de vroegsignalering effectief vorm te geven. Indien informatie beschikbaar is op centraal niveau (VNG, BGZJ, Inlichtingenbureau, Ketenbureau I-Sociaal Domein...), dan vraagt de JA deze informatie op dit niveau op – niet bij de individuele aanbieder of gemeente.
– Bij de uitvraag aan gemeenten en aanbieders wordt qua termijnen en inhoud zo veel mogelijk aangesloten bij de bestaande werkprocessen/P&C cycli van gemeenten en aanbieders.
Om te bepalen waar de early warning zich inhoudelijk op richt en de dataverzameling ten behoeve van vroegsignalering in te richten, worden in pilotvorm op kleine schaal de mogelijke methoden, scope en infrastructuur getest. Voor deze pilot wordt een projectgroep samengesteld. De projectgroep bestaat uit de opdrachtnemer (JA), een projectmanager tevens opdrachtnemer en vertegenwoordigers van de JA, geselecteerde gemeenten en aanbieders, de VNG, het Inlichtingenbureau en het Ketenbureau I-Sociaal Domein. In overleg met deze partijen worden zo nodig andere kennis, expertise en/of partijen betrokken. De projectgroep levert uiterlijk 1 september 2021 een projectplan en in de zomer van 2022 (aan het einde van het pilotproject) een advies op aan de stuurgroep.
Op basis van de expertise die benodigd is voor de uitwerking, wordt de samenstelling van de huidige projectgroep herzien. De huidige projectgroep Informatiepositie JA fungeert als klankbordgroep voor het pilotproject.
Het pilotproject heeft de volgende doelen:
• Bepalen welke informatie noodzakelijk is voor vroegsignalering en het in beeld brengen van patronen en rode draden in continuïteitsrisico’s op regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau.
• Bepalen met welke frequentie de benodigde informatie moet worden geleverd om vroegtijdig te kunnen signaleren.
• In kaart brengen en afwegen van (administratieve) lasten en baten die gepaard gaan met de aanlevering van de informatie.
• Inrichting van een veilige digitale omgeving of afspraken maken voor benutten van een bestaande veilige digitale omgeving voor het aanleveren, verwerken, (gezamenlijk) analyseren en het (tijdelijk) opslaan van de informatie. Deze omgeving wordt zo ingericht dat partijen makkelijk data kunnen uploaden en dat bij de JA bekende gegevens al ingevuld staan.
• Op hoofdlijnen bepalen wat technisch en organisatorisch benodigd is van partijen voor het aanleveren van de gevraagde informatie.
• Ontwikkelen van handhavingsinstrumenten m.b.t. de informatie uitwisseling.
• Bepalen op welke aanbieders de informatie-uitwisseling betrekking heeft (scope).
• Bepalen wanneer het relevant is om actief melding te doen bij het meldpunt van de JA (op basis van de voorlopige lijst met mogelijke redenen).
De pilot zal ten aanzien van informatiebeveiliging voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Om te weten op welk niveau, is het uitvoeren van een quickscan informatiebeveiliging nodig, waaruit mogelijke vereiste maatregelen volgen. In de quickscan wordt gekeken naar o.a. de BIO, AVG31, eIDAS32, waaronder ook bewaartermijnen, wijze van vernietiging en de communicatie hierover.
Daarnaast zorgen convenantpartijen ervoor dat afspraken worden gemaakt tussen de JA en de opdrachtgevers en -nemers om vertrouwelijkheid te borgen (in de pilot worden het proces en de vorm daarvoor verder uitgewerkt):
• De informatie bevat (bedrijfs)gevoelige data/informatie. Deze behandelt de JA vertrouwelijk
en gebruikt de JA alleen voor vroegsignalering op aanbieder-, gemeentelijk, regionaal en landelijk niveau en voor onderzoek naar beelden op hoofdlijnen in het jeugdstelsel. Bij de onderzoeken zal altijd anoniem worden gerapporteerd.
• Bij gesignaleerde risico’s die effect hebben op bredere continuïteit van zorg, de kwaliteit van
zorg of de zorgplicht van gemeenten en regio’s, kan de JA melding maken bij overige toezichthouders en/of belanghebbenden (VNG, NZa, IGJ of IJenV) en de bewindspersonen van VWS en JenV. Dit zal de JA altijd voorafgaand of in ieder geval tegelijkertijd aan de melding kenbaar maken bij de betreffende aanbieder en/of de betreffende regio.
• Indien geconstateerde risico’s aanleiding geven om informatie van een aanbieder, gemeente
of jeugdzorgregio met naam en toenaam te delen met anderen, dan wordt de betreffende aanbieder, gemeente of jeugdzorgregio geïnformeerd voordat deling plaats vindt of minimaal tegelijkertijd.
31 Algemene Verordening Gegevensbescherming
32 Electronic IDentification Authentication and trust Services
De JA draagt zorg voor een gedegen opslag, privacy en beveiliging van de ontvangen informatie.
Periodieke accountgesprekken
Na de zomer van 2021 start de JA met het voeren van periodieke gesprekken met aanbieders met een omzet van meer dan € 2 miljoen uit de Jeugdwet33 en met alle 42 gemeenten/jeugdzorgregio’s. Daarvoor worden na ondertekening van het convenant zoveel mogelijk vaste contactpersonen bij de JA aangewezen als accountmanager en vaste aanspreekpunten bij aanbieders en jeugdzorgregio’s. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om taken van regio’s en gemeenten in de contacten met aanbieders over te nemen. Het doel van de gesprekken is de kwalitatieve toelichting bij de geleverde data te verkrijgen en daarnaast nader inzicht te krijgen in ontwikkelingen bijvoorbeeld op gebied van de relatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, bedrijfsvoeringaangelegenheden, visie en beleid. Vanuit de onpartijdige en onafhankelijke rol van de JA kan met deze gesprekken een neutraal beeld worden gevormd van (de beleving van) samenwerking tussen de partijen, mogelijke indirecte effecten op continuïteit van zorg en eventuele ondersteuningsbehoeften.
De gesprekken vinden bij voorkeur plaats op managementniveau (bestuur en financieel management). Door te werken met één aanspreekpunt aan beide kanten wordt historische kennis opgebouwd, waardoor een gesprek na enige keren alleen hoeft te gaan over afwijkingen en bijzonderheden.
Het eerste jaar voert de JA in ieder geval eenmalig een gesprek met alle EWS-aanbieders en betrokken gemeenten. Daarna vinden gesprekken alleen plaats als de aangeleverde data, meldingen of eerdere geconstateerde risico’s daartoe aanleiding geven. De informatie wordt verwerkt in het EWS en bij geconstateerde risico’s wordt overgegaan op signaleren.
Op basis van de actuele cijfers die na evaluatie van het pilotproject beschikbaar komen kan met risico-inschatting een selectie worden gemaakt van aanbieders waar gesprekken mogelijk minder frequent hoeven plaats te vinden. Na een jaar zal deze werkwijze worden geëvalueerd.
In de periodieke gesprekken wordt ingegaan op de geleverde data en aanvullend op de volgende onderwerpen:
• Indien nodig: aanvullende financiële data, een toelichting of context bij geleverde data.
• Bedrijfsvoeringaangelegenheden van de aanbieder, zoals personeel, informatie/ict, AO, huisvesting en indien van toepassing bereikte budgetplafonds.
• Relatie tussen opdrachtnemer en opdrachtgever/inkopende partij.
• (Beleids)ontwikkelingen bij de aanbieder of gemeente/jeugdzorgregio.
• Continuïteit van de samenstelling en samenwerking binnen de jeugdzorgregio’s en, indien van toepassing, bereikte budgetplafonds in de regio.
• Ontwikkelingen bij de raad van toezicht, bestuur of wethouders.
• Beeld van beschikbaarheid van gevraagde zorg, ontwikkelingen in vraag en aanbod.
• Totstandkoming, inhoud en toepassing van de regiovisie en betrokkenheid van aanbieders hierbij.
33 De pilot die in het kader van het convenant wordt uitgevoerd, kan eventueel leiden tot een andere afbakening.
Bijlage 4 Conceptlijst met gegevens benodigd voor vroegsignalering
Deze bijlage beschrijft welke gegevens gemeenten/jeugdzorgregio’s en hun gecontracteerde aanbieders die deelnemen aan de pilot dataverzameling en - verwerking aanleveren aan de JA voor analyse. Het pilotproject zal uitwijzen welke informatie uit de lijst wel en niet noodzakelijk is, of er andere informatie wenselijk is voor vroegsignalering, met welke frequentie de informatie aangeleverd moet worden en wie de informatie aanlevert. Ook de reikwijdte van de doelgroep voor vroegsignalering door de JA – de EWS-aanbieders – is onderwerp van de pilot.
Betreft | Data | Wat is precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Vergelijking EWS ZK34 |
Aanbieders | |||||
1 | Begroting | Xxxxx van verwachte inkomsten en uitgaven, gespecificeerd naar twee hoofdcategorieën: uitgaven overhead en zorg en investeringen | Jaarlijks | Met informatie over het verwachte resultaat en solvabiliteit kan dit bij 'negatief' een signaal zijn voor discontinuïteit en vraagt dat extra aandacht gedurende het jaar. Omdat de JA ook informatie heeft over welke aanbieder met welke gemeente/jeugdzorgregio contracten heeft, kunnen begrotingen van aanbieders en gemeenten op hoofdlijnen worden opgeteld en kan regionaal en landelijk worden ingeschat of hier een mismatch in zit. Aansluiting omzet - contracten - begrotingen gemeenten (aanbiederniveau, regionaal en landelijk beeld). | |
2 | Financiën | Nettoresultaat Operationeel zorgresultaat overall | Kwartaal | Dit geeft inzicht in kosten en baten van de organisatie als geheel. Bij een resultaat dat zich negatief ontwikkelt door het jaar (en/of over meerdere jaren) heen, kan dit een belangrijk signaal zijn voor mogelijke risico’s voor problemen in liquiditeit en continuïteit van zorg. Bij | Nettowinst EBITDA Operationeel resultaat |
34 Early warning system zorgverzekeraar Zilveren Kruis.
Betreft | Data | Wat is precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Vergelijking EWS ZK34 |
Exploitatieresultaat m.b.t. Jeugdwet (indien mogelijk) Liquiditeit Liquiditeitsprognose | gecombineerde aanbieders kan een negatief ontwikkelend resultaat gevolgen hebben voor het jeugdhulpdeel. Specifiek inzicht in kosten en baten van een organisatie met betrekking tot de Jeugdwet. Hierbij wordt alleen gekeken naar de afgebakende taak voor jeugdhulp. In staat om financiële verplichten te voldoen en daarbij aan de continuïteit van hulp. | ∆ Operationeel resultaat Cashflow Schulden DSCR ZK | |||
3 | Productie jeugd (op basis van declaraties) | Gedeclareerde productie | Kwartaal | Aansluiting productie op begroting en op contracten (instroom en doorstoom) en continuïteit van zorg, heeft de gemeenten de juiste producten ingekocht, bestaat er een match tussen inkoop en levering. | Vergelijkbaar met omzetratio ZK |
4 | Financieel, vooruitblik | Financiële prognose positief of negatief | Kwartaal | Algemeen signaal dat er iets aan de hand is, dit kan een reden zijn om door te vragen. | Vergelijkbaar met solvabiliteitsratio's ZK |
5 | Personeel | # Instroom personeel # Uitstroom personeel Formatie en bezetting personeel primair proces Formatie en bezetting totaal Ziekteverzuim primair proces/uitvoerend personeel | Half jaarlijks | Is in het algemeen genoeg personeel beschikbaar om de afgesproken productie te leveren, is er bij vacatures noodzaak extern personeel in te huren. Bij een tekort aan personeel kan dit tot verminderde productie leiden, hogere kosten door noodzaak inhuur extern personeel en daarmee risico op continuïteit van de hulpverlening. Daarnaast kan hiermee een landelijk arbeidsmarktprobleem inzichtelijk worden/ondersteund worden. Hoge uitstroom van personeel kan een signaal zijn van onderliggende problematiek, die kan leiden tot een risico op discontinuïteit. Het beschikbare personeel volgens formatie op primair proces en ander personeel kan de overhead inschatten. Bij een scheve balans kan sprake zijn van oplopende administratieve lasten of ontwikkelingen in de bedrijfsvoering. Ziekte van personeel kan een signaal zijn van onderliggende problematiek, die kan leiden tot een risico op discontinuïteit. Is er op korte termijn genoeg personeel om afgesproken productie te leveren, is er noodzaak om extern personeel in te huren? | Vergelijkbaar met in en uitstroom ZK Verzuim ZK PNILZK |
Betreft | Data | Wat is precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Vergelijking EWS ZK34 |
Personeelskosten Inhuur extern personeel primair proces | Personeelskosten zijn voor organisaties een grote kostenpost en als die kosten zich ontwikkelen, kan dat effect hebben op de financiële positie en de continuïteit van zorg. Inhuur van extern personeel kan wijzen op niet voldoende (opgeleid) vast personeel, levert mogelijke hogere kosten dan voorzien, waardoor zorg duurder wordt, waarvoor geen dekking is of waardoor wordt gekozen voor minder zorg. Overigens kan wisselingen van behandelaren (door flexibele inhuur) effect hebben op effectiviteit en efficiency van behandeling. | ||||
6 | Openstaande facturen, niet vergoed | Bedrag openstaande facturen | Kwartaal | Met deze informatie wordt inzichtelijk of zorg geleverd wordt conform contract. Als dat niet het geval is, kan dat aanleiding zijn om door te vragen of sprake is van overproductie, en mogelijk later ondeclareerbare zorg, of dat er andere zorgvormen dan gecontracteerd zijn worden geleverd, bijvoorbeeld door veranderde vraag, of dat er een knelpunt is in de bedrijfsvoering. | |
7 | Contracten gemeenten, regio's, LTA(aantal, met welke opdrachtgever en waarde) | Met wie is het contract gesloten voor welke waarde? | Jaarlijks | Doel is inzicht in welke regio's met welke aanbieders contracten sluiten, zodat de effecten van ontwikkelingen bij één van hen op de ander(en) in beeld gebracht kunnen worden. Secundair geeft dit een indicatie van de administratieve lasten en kan worden bepaald of de aanbieder een systeemaanbieder is of niet. Bij de uitvraag bij zowel aanbieders, als gemeenten en regio's is er een kwaliteitscheck op de aansluiting van informatie vanuit gemeenten (op regioniveau en landelijk niveau) en aanbieders. De waarde van de contracten geven een grof beeld over beschikbaarheid van hulp in de regio's en landelijk. | |
8 | Doorstroom | Instroom, doorstroom, uitstroom (totaal). Duur behandeling realisatie t.o.v. raming. | Kwartaal Jaarlijks aandacht voor duur behandeling t.o.v. raming (gemiddeld) | De duur van behandelen kan meerdere zaken betekenen: is de vraag complexer geworden, is de verwijzing juist, zijn er contractafspraken die een perverse prikkel geven in meer instroom of doorstroom, hierbij kan worden doorgevraagd indien nodig. |
Betreft | Data | Wat precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Bron |
Gemeenten/jeugdzorgregio's | |||||
1 | Kwartaalrapportages op jeugdhulp (Q rapportages centrum gemeenten) inzake realisatie | Type zorg gerealiseerd Aantallen Trends en ontwikkelingen Begroting versus realisatie | Kwartaal | Specifiek inzicht in kosten t.o.v. ramingen van taken o.g.v. de Jeugdwet. Met inzicht in aansluiting van productie op verschillende zorgvormen kan in combinatie met de info uit begroting en contracten de match tussen inkoop en realisatie worden getoond. Is de juiste zorg ingekocht, dus past aanbod bij de vraag? | Gemeenten/jeugdzorgregio |
2 | Contracten (duur, type, inkoop/aanbestedingsvorm, bekostiging, welke aanbieders) | Duur, type, inkoop/aanbestedingsvorm, type bekostiging, welke aanbieders), periodiek overleg, voortgangsrapportages, tussentijdse wijzigingen. | Jaarlijks | Met het inzicht in de regio's en aanbieders die met elkaar contracten sluiten, kunnen de effecten van ontwikkelingen bij één van hen op de ander(en) in beeld gebracht worden. Daarnaast geeft dit een indicatie van de administratieve lasten, kan worden bepaald of de aanbieder een systeemaanbieder is of niet. Bij de uitvraag bij zowel aanbieders, als gemeenten en regio's is er een kwaliteitscheck op de aansluiting van informatie vanuit gemeenten (op regioniveau en landelijk niveau) en aanbieders. Wijzigingen geven aan of wordt ingespeeld in ontwikkelingen en kunnen aanleiding zijn voor aanvullende vragen. De waarde van de contracten geven een grof beeld over beschikbaarheid van hulp in de regio's en landelijk. | Gemeenten/jeugdzorgregio |
3 | Aanbestedingskalender | Datum nieuwe aanbesteding, bekostigingsvorm, duur contracten | Jaarlijks | Met inzicht in de contractduur en bekostigingssystematiek kunnen verschillen over gemeenten en regio's heen inzichtelijk worden gemaakt en kan vroegtijdig een signaal worden gegeven als een verandering in regio X effect heeft voor een | Gemeenten/jeugdzorgregio |
Betreft | Data | Wat precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Bron |
aanbieder die ook met regio Y een contract heeft. | |||||
4 | Verwijzingen (verwijzing, aanmelding , aanvang zorg) | Aantal, wie is de verwijzer, zorgvorm/product (verwijzing, aanmelding , aanvang zorg) | Kwartaal | Met informatie over verwijzers kan de voorspelbaarheid van zorg worden bepaald (toegang via gemeente is te sturen, andere toegang niet). Gegevens over zorgvorm, datum verwijzing, datum aanmelding en datum aanvang zorg kan inzicht worden verkregen over beschikbaarheid van zorg of wachtlijsten. | Inlichtingenbureau |
5 | Tarieven | Tarief per zorgvorm/product | Jaarlijks | Op basis van informatie over tarieven kan bij grote verschillen een inschatting worden gemaakt van de effecten daarvan op de dekking van kosten voor benodigde zorg. | Gemeenten/jeugdzorgregio |
VNG | |||||
1 | Mantelovereenkomsten jeugdhulp LTA | Inkoop 2e lijns-jeugdhulp Duur, type, inkoop/aanbestedingsvorm, bekostiging, welke aanbieders) | Jaarlijks | Inzicht in beschikbaarheid van jeugdhulp bovenregionaal. Met het inzicht in de regio's en aanbieders die met elkaar contracten sluiten, kunnen de effecten van ontwikkelingen bij één van hen op de ander(en) in beeld gebracht worden. Daarnaast geeft dit een indicatie van de administratieve lasten, kan worden bepaald of de aanbieder een systeemaanbieder is of niet. Bij de uitvraag bij zowel aanbieders, als gemeenten en regio's is er een kwaliteitscheck op de aansluiting van informatie vanuit gemeenten (op regioniveau en landelijk niveau) en aanbieders. Wijzigingen geven aan of wordt ingespeeld in ontwikkelingen en kunnen | VNG |
Betreft | Data | Wat precies nodig? | Frequentie | Toelichting | Bron |
aanleiding zijn voor aanvullende vragen. De waarde van de contracten geven een grof beeld over beschikbaarheid van hulp in de regio's en landelijk. | |||||
2 | Realisatie LTA | Duur, type, inkoop/aanbestedingsvorm, bekostiging, welke aanbieders), periodiek overleg, voortgangsrapportages | Kwartaal | Met inzicht in aansluiting van productie op verschillende zorgvormen kan in combinatie met de informatie uit de begroting en de contracten de match tussen inkoop en realisatie worden getoond. Is de juiste zorg ingekocht, dus past aanbod bij de vraag? | Inlichtingenbureau |
3 | Aanbod en geografische spreiding zorg | Aanbod per zorgvorm per regio | Jaarlijks | Met een landelijk en regionaal inzicht in het aanbod kan bij signalen over wegvallen van zorgaanbod de impact daarvan op diverse schaalniveaus worden ingeschat. Het wegvallen van een type zorg in regio X kan zowel in de eigen regio, als in andere regio's voor aanbieders effect hebben (waterbedeffect door verplaatsen van zorgvraag of juist bij contracten in meerdere regio's het volledig wegvallen van zorg). | VNG |
Bijlage 5 Leren en ontwikkelen
Direct evalueren nadat een afspraak in het convenant in de praktijk is toegepast
Door ervaringen uit te wisselen over het toepassen van het convenant in de praktijk, kunnen daarbij betrokken partijen aangeven welke afspraken goed of minder goed werken en welke eventuele aanpassingen nuttig zijn. In sommige gevallen is het zinvol om zo’n evaluatiemoment direct te laten volgen op de praktijkervaring, waarbij de afspraken zijn ingezet. Dit geldt bijvoorbeeld voor het aanvragen van een advies bij de geschillencommissie en het inzetten van het draaiboek. Hoewel geleerde lessen en nieuwe inzichten niet direct (hoeven te) leiden tot aanpassingen in het convenant, kunnen deze wel meegenomen worden in eventuele volgende, vergelijkbare situaties, waarbij partijen de afspraken toepassen. Andere voordelen van direct evalueren zijn dat betrokken partijen hierdoor een verantwoordelijkheid krijgen in het verder ontwikkelen van het convenant en zij zelf groeien in het uitvoeren ervan. Dit draagt bij aan het breder en structureler inzetten van het convenant.
Het is de verantwoordelijkheid van de stuurgroep om betrokken partijen uit te nodigen voor een evaluatiegesprek. Zij kunnen deze opdracht uitbesteden aan een derde partij. De insteek van het gesprek is om te leren, en niet om te beoordelen. Vragen die tijdens dit gesprek naar voren kunnen komen zijn:
• Over geschillenbeslechting:
– Zijn partijen tevreden over het advies dat door de geschillencommissie gegeven is?
– Welke aanpassingen in het proces van het geven van een (bindend of zwaarwegend) advies zijn nodig? Welke aanvullende expertise is gewenst bij het geven van een (bindend of zwaarwegend) advies?
– Wat is het effect geweest van het (bindend of zwaarwegend) advies?
• Over het draaiboek:
– Heeft het draaiboek bijgedragen aan het oplossen van continuïteitsrisico’s?
– Welke aanpassingen in rollen en verantwoordelijkheden of proces zijn nodig?
– Wat is het effect geweest van het draaiboek?
– In hoeverre hebben partijen hun verantwoordelijkheden in het draaiboek naar behoren kunnen uitvoeren?
– In hoeverre helpt het draaiboek om verdere escalatie te voorkomen?
De stuurgroep bespreekt de observaties en ideeën uit deze gesprekken tijdens stuurgroepbijeenkomsten. Wanneer zich patronen beginnen af te tekenen, kunnen zij besluiten afspraken in het convenant aan te passen of aan te vullen.
Periodiek nagaan of een afspraak in de praktijk voldoende bijdraagt
Voor andere onderdelen van het convenant geldt dat er meer tijd zit tussen het uitvoeren van de afspraak en het merkbare effect ervan, bijvoorbeeld doordat een traject gericht op het oplossen van continuïteitsrisico’s lang duurt. Het is in die gevallen zinvol(ler) om periodiek te bespreken in hoeverre de afspraken bijdragen aan het waarborgen van de continuïteit van de jeugdhulp en welke aanpassingen nodig zijn. De stuurgroep spreekt af hier elk kwartaal expliciet aandacht voor te hebben tijdens hun overleg. De stuurgroepleden zijn ervoor verantwoordelijk om, voorafgaand aan zo’n periodiek evaluatiemoment, inbreng op te halen bij hun achterban. Hierbij kunnen zij de volgende vragen stellen:
• Over het goede gesprek over tarieven:
– In hoeverre wordt de handreiking ‘Inzicht in tarieven’ in de praktijk ingezet?
– Wat is het resultaat hiervan?
– In hoeverre draagt het K&I-punt bij aan kennis over kostprijzen en tarieven?
– Welke verbeteringen zijn mogelijk?
• Over het verbeteren van de informatiepositie van de JA (na afronding van de pilot):
– Krijgt de JA tijdig en voldoende informatie om vroeg continuïteitsrisico’s te signaleren?
– In hoeverre worden hiermee continuïteitsproblemen voorkomen?
– Welke informatie hoeft de JA (van een deel van de aanbieders en gemeenten) in het vervolg wellicht niet meer te ontvangen en met welke reden?
– Welke aanvullende informatie is nodig om vroegtijdig continuïteitsrisico’s te kunnen
signaleren en waarom?