BIJLAGEN
BIJLAGEN
Behorend bij de Business Case Samenvoeging Meldkamers
Rotterdam-Rijnmond & Zuid Holland Zuid
Versie 5.1
Rotterdam, 17 november 2014
BIJLAGENINDEX 1
1. : Bestaande samenwerkingsconvenant tussen AB-VRR en RC-PRR
2. : Bestaande samenwerkingsconvenant tussen AB-VRZHZ en RC-PRZHZ
3. : Organogram GMK-RR
4. : Verdeelsleutel gemeenschappelijke kosten VRR
5. : Organogram GMC-ZHZ
6a,b,c. : Samengevoegd formatieoverzicht RR/ZHZ incl. loonkosten
7. : Toelichting op totaaloverzicht (bijlage 6a, 6b en 6c)
8. : Concept Inrichtingsplan DROC
9. : Beheer en ondersteuning samengevoegde meldkamer
10. : Fasedocument Voorlopig Ontwerp Huisvesting
11a. : Huidig ruimtegebruik Meldkamer VRRR in World Port Center Rotterdam verdiepingen 20 t/m 23
11b. : Herzien ruimtegebruik Meldkamer VRRR in World Port Center Rotterdam verdiepingen 20 t/m 23
12. : Visiedocument actiecentrum politie
13. : Beknopt Programma van Eisen Huisvesting en Inrichting
14. : Raming transitiekosten
15. : Raming interne projectkosten
16. : Kapitaallasten huisvesting
17. : Kapitaallasten ICT
18. : Overzicht besparingen / meerkosten en Return on Investment
19. : Gedetailleerd overzicht kosten per participant (inclusief vervangingsinvesteringen)
20. : Gedetailleerd overzicht kosten per participant (exclusief vervangingsinvesteringen)
21. : Transitieakkoord meldkamer van de toekomst versie 2 juli 2013
22. : Voorlopig Functioneel Programma van Eisen ICT
23. : Planning huisvesting
24. : Integrale projectplanning
25. : Globale architectuurschets ICT
26. : Financiële raming ICT
BIJLAGENINDEX 2
1. : Tekeningenset 20e t/m 22e verdieping
BIJLAGENINDEX 3
(Deze bijlagen behoren tot het Voorlopig Ontwerp Huisvesting en zijn opvraagbaar bij de projectorganisatie)
1. : Projectorganisatie
2. : Programma van eisen van KWK d.d. 14 mei 2014
3. : Voorlopig Xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxx xxx Xxxxx architecten
4.1. : Voorlopig Ontwerp Technische Installaties van M3E d.d. 18 mei 2013
4.2. : Toetsing Voorlopig Ontwerp Technische Installaties door Xxxxxxx, incl. risicomatrix
5. : Voorlopig Ontwerp bouwfysica Dgmr d.d. 7 mei 2013
6. : Beveiligingsplan
7. : Facilitaire voorzieningen
8. : Resultaten proefopstelling meldkamer
9. : Investeringsraming
BIJLAGE 1: Samenwerkingsconvenant tussen AB-VRR en RC-PRR
Partijen,
het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, hierna te noemen het Algemeen Bestuur, verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken zoals opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en andere vigerende wetgeving, het Regionaal College Politie van de regio Rotterdam-Rijnmond, hierna te noemen het Regionaal College, verantwoordelijk voor de taakstelling zoals bedoeld in de Politiewet 1993.
Overwegende,
- dat de Veiligheidsregio zorgdraagt voor de volgende kerntaken:
• Het opstellen, vaststellen en uitvoeren van een multidisciplinair beleidsplan rampen- en crisisbeheersing (het beleidsplan Veiligheidsregio, het crisisplan en het rampbestrijdingsplan);
• Het beheer en beleid ten aanzien van de regionale brandweer en GHOR, inclusief de taken die in het kader van de regionalisering van het beheer van de brandweer overgaan naar de regionale brandweer;
• De eindverantwoordelijkheid over het beheer van de gemeenschappelijke meldkamer en de 112-centrale (bestuurlijk beheer);
• Het toetsen en adviseren van het gemeentelijke en sectorale pro-actie- en preventiebeleid ten behoeve van het (regionale) crisisbeheersingsbeleid;
- dat de taakstelling nog nader gepreciseerd kan worden in de Wet op de Veiligheidsregio's;
- dat het de ambitie is om te komen tot een eenduidige aansturing van aspecten op het terrein van spoedeisende hulpverlening bij crisisbeheersing en rampenbestrijding;
- dat het de ambitie is om te komen tot afstemming in het kader van het veiligheidsbeleid in de gemeenten voor zover hier een relatie is tot de taakstelling van de Veiligheidsregio;
- dat het Regionaal College van de regio Rotterdam-Rijnmond daaraan een bijdrage levert;
- dat het Regionaal College van de regio Rotterdam-Rijnmond niet participeert in de Gemeenschappelijke Regeling veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en dat de afstemming en samenwerking daarom via dit convenant wordt geregeld;
Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
/. Algemene bepalingen
1. Gezamenlijke vergaderingen van het Algemeen Bestuur en het Regionaal College
1. Het Algemeen Bestuur en het Regionaal College vergaderen gezamenlijk over de volgende onderwerpen:
a. De samenwerking op het gebied van crisisbeheersing en rampenbestrijding;
b. Het beheer van de gemeenschappelijke meldkamer;
c. Het door de gemeenten te voeren veiligheidsbeleid, voor zover deze een relatie hebben met de taakstelling van de veiligheidsregio en de samenwerking met de politie voor zover dit relevant is voor het goed functioneren van de veiligheidsregio;
d. De multidisciplinaire samenwerking, waaronder het gezamenlijk oefenen en opleiden;
2. Het Algemeen Bestuur en het Regionaal College stemmen de vergadering zoveel mogelijk op elkaar af.
3. De gezamenlijke vergaderingen van het Algemeen Bestuur en het Regionaal College worden voorbereid in een gezamenlijke vergadering van de dagelijkse besturen van de Veiligheidsregio en het Regionaal College.
4. Voor de gezamenlijke vergaderingen wordt een reglement van orde opgesteld.
2. De Veiligheidsdirectie.
De Veiligheidsdirectie, bedoeld in artikel 1, onder l van de gemeenschappelijke Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, is, met inachtneming van artikel 1 lid 4 van paragraaf l, belast met het voorbereiden van de besluiten die in de gezamenlijke vergaderingen door de afzonderlijke bestuursorganen worden genomen en met het bewaken van de uitvoering van die besluiten.
//. Bepalingen ten aanzien van de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK)
1. Algemeen
1. Partijen hebben, met het oog op een betere dienstverlening aan de burger en met optimale gebruikmaking van de te verwachten synergetische voordelen, besloten tot de vorming van de Gemeenschappelijke Meldkamer Regio Rotterdam-Rijnmond (GMK), als bedoeld in artikel 2 lid 1 van paragraaf II.
2. Deze GMK wordt ingericht met geïntegreerde systemen opdat de technische voorwaarden aanwezig zijn voor het op termijn nader op elkaar af kunnen stemmen van processen en werkwijzen.
3. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot de GMK zijn verankerd binnen de Veiligheidsregio, waarbij de operationele diensten hun eigen wettelijke verantwoordelijkheid blijven behouden.
4. Uitgangspunt daarbij is dat de samenwerking recht moet doen aan de operationele verantwoordelijkheid van de partners, hun onderling posities en dat voldoende armslag wordt geboden voor het management van de afzonderlijke (hulpverlenings-)diensten.
5. Voor zover de exploitatie van de Regionale Ambulance Voorziening (RAV) in handen is van een private partij, maakt het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio afspraken over het beheer zodat zij haar verantwoordelijkheden in dit convenant richting het Regionaal College kan waarmaken.
2. GMK - Directieteam
1. De GMK, tevens regionaal operationeel centrum (ROC) bestaat uit:
a. de meldkamer politie (MKP);
b. De regionale alarmcentrale voor de brandweer (MKB);
c. De meldkamer ambulancezorg (MKA); en
d. De gemeenschappelijke operationele ruimten en actiecentra van de veiligheidsregio.
2. De GMK beschikt over een net van vaste verbindingen alsmede over een geïntegreerd radionetwerk waarmee de alarmering van de operationele eenheden in het samenwerkingsgebied kan worden verzorgd en waarmee de verbindingen met de politie-, brandweer-, operationele GHOR-voertuigen en ambulances kunnen worden onderhouden.
3. De GMK staat onder leiding van een directeur meldkamer.
4. Ten behoeve van een adequate multidisciplinaire aansturing en beheer van de GMK en gezamenlijke operationele ruimtes bestaat er een Directieteam Meldkamer. Dit Directieteam bestaat uit de korpschef, de regionaal commandant, de directeur RAV en de algemeen directeur (voorzitter).
5. De directeur van de meldkamer bereidt de vergaderingen van het directieteam meldkamer voor.
3. Directeur GMK
1. De directeur GMK is bij voorkeur afkomstig van de regiopolitie Rotterdam-Rijnmond en wordt op voordracht van het Directieteam Xxxxxxxxx, met instemming van de korpschef, benoemd door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio..
2. Het Directieteam Xxxxxxxxx instrueert de directeur GMK voor wat betreft het gestelde in artikel 2 lid 4 van paragraaf II.
3. De directeur GMK heeft namens het Directieteam Meldkamer de dagelijkse leiding van de GMK, draagt zorg voor de uitvoering van het beleidsplan conform de protocollering en is verantwoordelijk voor de operationele aansturing en opschaling.
4. De directeur GMK legt verantwoording af aan het Directieteam Xxxxxxxxx en vervult jegens dit orgaan een adviserende en signalerende functie.
4. Politiemeldkamer (MKP)
1. Als herkenbaar onderdeel van de GMK functioneert ten behoeve van de uitvoering en aansturing van de monodisciplinaire politietaken een politiemeldkamer (MKP).
2. De MKP maakt gebruik van de technische voorzieningen van de GMK.
3. De directeur GMK, als bedoeld in artikel 3 van paragraaf II, heeft de dagelijkse leiding van de MKP.
4. De directeur GMK legt ten behoeve van de uitvoering van de monodisciplinaire politietaken verantwoording af aan de korpschef. De MKP blijft, voor wat betreft de operationele aansturing en uitvoering van politietaken inclusief het personeelsbeheer (kwaliteit en kwantiteit) een eigenstandige verantwoordelijkheid van de korpschef.; De korpschef kan ten behoeve van de MKP alle opdrachten (aan de directeur GMK) geven die wenselijk of noodzakelijk worden geacht ten behoeve van de goede uitvoering van voornoemde taken. De korpschef blijft derhalve verantwoordelijk voor de goede uitvoering van monodisciplinaire meldkamertaken en daaraan gekoppelde werkzaamheden.
5. Het politiepersoneel, werkzaam bij de MKP blijft in dienst van de regiopolitie Rotterdam- Rijnmond. De directeur GMK zal afgeleid van het diensthoofd EXO worden voorzien van een submandaat ten behoeve van het personeelsbeheer. Het politiepersoneel van de MKP zal in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden vertegenwoordigt zijn door de onderdeelcommissie van de dienst EXO van de politie Rotterdam-Rijnmond.
6. De synergetische voordelen en de verdergaande mogelijkheden van samenwerking tussen de MKP en GMK zullen nader worden onderzocht. Besluitvorming met betrekking tot systeemveranderingen behoeft de instemming van de korpschef.
5. Organisatie van de werkzaamheden
De directeuren van de hulpverleningsdiensten blijven verantwoordelijk voor de operationele resultaten van hun eigen disciplines.
6. Verdeling van kosten en opbrengsten
1. De wijze waarop de gemeenschappelijke meldkamer beheersmatig wordt ondergebracht bij de VRR is beschreven in het Plan van aanpak d.d. 26 maart 2007, zoals is vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de VRR en het Regionaal College.
2. Zoals verwoord in dit plan van aanpak zullen de kosten en opbrengsten verdeeld worden volgens vaste verdeelsleutels zijnde: 60% PRR en 40% VRR. Uitzondering hierop zijn de kosten van het beheer van randapparatuur C2000. Deze kosten worden verdeeld volgens de verdeelsleutel: 76% PRR en 24% VRR.
3. Het jaar 2007 is aangemerkt als overgangsjaar. Indien gewenst kunnen partijen een andere verdeelsleutel overeenkomen. Dit vereist instemming van zowel de algemeen directeur VRR als de korpsleiding van de PRR.
4. Gelet op de financiële verdeelsleutels en gelet op de eigenstandige verantwoordelijkheid van de korpschef, refererend aan artikel 4 lid 4 en 5 van paragraaf II, behoeft de begroting en het inrichtingsplan van de GMK de instemming van de korpschef.
7. Huisvesting
Partijen dragen zorg voor huisvesting van de GMK op het WPC.
8. Resultaten
Partijen dragen zorg voor het maken van een samenhangende set van prestatieafspraken voor de GMK.
///. Bepalingen ten aanzien van multidisciplinaire samenwerking (o.a. gezamenlijk oefenen en opleiden)
1. De multidisciplinaire samenwerking bij rampen- en crisisbeheersing vindt plaats door samenwerking/deelname in de veiligheidsdirectie, COPV, de productie van rampenbestrijdingsplannen en de werkgroep OTO.
2. Ter verbetering van de samenwerking tussen de hulpverleningsdiensten en het bestuur tijdens crisissituaties is het wenselijk dat regiobrede inspanningen worden gedaan in het gezamenlijk oefenen en opleiden.
3. Partijen stellen daartoe jaarlijks een gezamenlijk multidisciplinair oefen- en opleidingsplan vast voor relevante functionarissen.
4. Het beschikbaar stellen van de capaciteit ten behoeve van het daadwerkelijke oefenen en opleiden vindt vooralsnog "om niet" plaats. Voor wat de andere kosten betreft kunnen nadere afspraken gemaakt worden.
IV. Bepalingen ten aanzien van advisering en toetsing.
De advisering en toetsing door de Veiligheidsregio van het gemeentelijke en sectorale pro-actie en preventiebeleid vindt plaats op nader vast te stellen terreinen.
V. Bepalingen ten aanzien van inwerkingtreding en duur van het convenant.
1. Dit convenant treedt in werking op de dag na ondertekening van dit convenant en heeft terugwerkende kracht tot de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling "Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.
2. Uiterlijk twee jaar na inwerkingtreding wordt de werking van dit convenant geëvalueerd.
3. De voorzitter van het Algemeen Bestuur, tevens zijnde de voorzitter van het Regionaal College, ziet toe op de uitvoering van dit convenant.
VI. Bepalingen ten aanzien van wijziging en opzegging van het convenant.
1. Voor wijziging van dit convenant is de instemming vereist van beide partijen.
2. Een partij kan deze overeenkomst eenzijdig opzeggen door middel van een aangetekende brief met een opzegtermijn van twee jaar gerekend vanaf de dag dat de overeenkomst wordt opgezegd.
3. Het Algemeen Bestuur en het Regionaal College stellen in overleg tenminste zes maanden voor het aflopen van de opzegtermijn een regeling op van de gevolgen van de opzegging. Indien partijen geen overeenstemming bereiken zal het geschil worden onderworpen aan arbitrage, waarbij elke partij een vertegenwoordiger aanwijst die op hun beurt een onafhankelijke derde aanwijzen. De arbitragecommissie brengt een voor partijen bindend advies uit.
Aldus overeengekomen, Rotterdam, 26 maart 2007
Het Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, Het Regionaal College Politie regio Rotterdam-Rijnmond,
BIJLAGE 2: Samenwerkingsconvenant tussen AB-VRZHZ en RC-PRZHZ
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, hierna te noemen ‘het bestuur’
en
Het Regionale College, bedoeld in artikel 22 van de Politiewet 1993, van de politieregio Zuid-Holland Zuid, hierna te noemen ‘het regionale college’,
Gelet op
Het wetsvoorstel Wet veiligheidsregio’s (Wvr), waarin onder meer wordt gesteld dat:
• het bestuur en het regionale college met het oog op de samenwerking bij branden, rampen en crises een convenant sluiten dat in ieder geval betrekking heeft op de meldkamerfunctie, de informatievoorziening en informatie-uitwisseling, het multidisciplinair oefenen en de operationele prestaties van de politie bij rampen en crises;
• vorengenoemd convenant met betrekking tot de meldkamerfunctie in ieder geval afspraken bevat over de locatie, het beleid en beheer, de financiën, de prestaties, de ondersteunende systemen en de samenwerking van politie met brandweer, geneeskundige hulpverlening en ambulancevervoer in de meldkamer;
de Politiewet 1993
de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (GR VR-ZHZ) het ontwerp voor het Besluit veiligheidsregio’s (Bvr)
het ontwerp voor het Besluit personeel veiligheidsregio’s (Bpvr)
het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv)
Overwegende
Dat het uit operationele overwegingen van veiligheidsmanagement wenselijk is dat de politieregio en de veiligheidsregio in hun taakuitvoering en hun voorbereiding op de operationele en bestuurlijke besluitvorming waar nodig zoveel mogelijk samenwerken en afstemming zoeken;
Dat het beheer van de meldkamer voor de gemeenten in de regio ZHZ reeds onder verantwoordelijkheid van het regionale college wordt gevoerd door de regionale politie en dat het uit beheertechnische en operationele overwegingen wenselijk is deze beheersafspraken te continueren volgens de bestaande beheersafspraken;
Komen overeen
I Ten aanzien van de meldkamerfunctie
Artikel 1, de GMC
Er is een gemeenschappelijke meldkamer ZHZ, hierna te noemen ‘de gemeenschappelijke meldcentrale Zuid-Holland Zuid’ (GMC). De GMC is gehuisvest in Dordrecht, ter plaatse van het Regionaal Crisis Centrum. De uitwijklocatie van de GMC bevindt zich op hoofdlocatie van de Politie, in Dordrecht.
Artikel 2, de GMC als onderdeel van de hoofdstructuur
De GMC maakt onderdeel uit van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, in overeenstemming met het gestelde in het ontwerp voor het Besluit veiligheidregio’s. Het politieservicecentrum wordt niet geacht deel uit te maken van de GMC.
Artikel 3, de GMC -taken
De GMC voert de taken uit zoals genoemd in het wetsvoorstel Wet veiligheidsregio’s. In overeenstemming met het gestelde in het ontwerp voor het Besluit veiligheidsregio’s is de GMC belast met de grootschalige alarmering, een en ander volgens de eisen en normen zoals in het ontwerpbesluit gesteld en rekening houdend met het gestelde in het ontwerpbesluit ten aanzien van de alarmering ten behoeve van de geneeskundige hulpverlening. Voor wat betreft het overgaan tot grootschalige alarmering volgt de GMC de criteria die door het bestuur zijn vastgesteld, eveneens volgens het gestelde in het ontwerp voor het Besluit Veiligheidsregio’s.
Artikel 4, het directorium
Namens het bestuur en het regionale college wordt de GMC aangestuurd door een directorium, onder voorzitterschap van de korpschef (tevens beheersverantwoordelijke van de directeur GMC). In het directorium hebben in elk geval als lid de (uitvoerend) regionaal commandant brandweer, de directeur GHOR, de directeur RAV en de (plaatsvervangend) algemeen directeur veiligheidsregio zitting. De directeur GMC en de controller van de politie ZHZ zijn deelnemer aan de vergaderingen van het directorium. Het directorium verantwoordt, door tussenkomst van haar voorzitter, het operationeel / inhoudelijk functioneren en de besteding van de beschikbaar gestelde middelen aan het bestuur en het regionale college, in afstemming met de algemeen directeur veiligheidsregio.
Artikel 5, C2000, P2000 en operationele verbindingen
Het directorium is tevens belast met de leiding over het gemeenschappelijk beleid en beheer ter zake van het communicatiesysteem C2000 en P2000, en anderszins vraagstukken van operationele verbindingen die voor de uitvoering van het wetsvoorstel Wvr en de Politiewet 1993, alsmede gelieerde partners, worden gebruikt.
Artikel 6, de directeur GMC
De GMC staat onder dagelijkse leiding van een directeur, na overleg met het regionale college te benoemen door het bestuur en aan te stellen vanuit en bij de politieorganisatie. De directeur legt voor wat betreft het dagelijks beheer verantwoording af aan de korpschef en voor wat betreft het operationeel / inhoudelijk functioneren en de besteding van de middelen, door tussenkomst van het directorium en zijn voorzitter, aan het bestuur. De directeur heeft instemmingsrecht bij het aanstellen en aangesteld houden van personeel van de meldkamer.
Artikel 7, proces- en prestatieafspraken met andere besturen
Ter zake van de politieprocessen in de GMC sluit het bestuur een service level overeenkomst met het regionale college, in casu de politie ZHZ. Ter zake van de RAV-processen in de GMC sluit het bestuur een service level overeenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling waarin de RAV is ondergebracht, dan wel met de vergunninghouder.
Artikel 8, proces- en prestatieafspraken binnen de veiligheidsregio
Ter zake van de brandweerprocessen sluit het directorium een service level overeenkomst met de directeur brandweer. Ter zake van de GHOR-processen sluit het directorium een service level overeenkomst met de directeur GHOR. Ter zake van de eisen gesteld aan de crisisorganisatie sluit het directorium een service level overeenkomst met de algemeen directeur veiligheidsregio, zulks overeenkomstig het gestelde in het ontwerp voor het Besluit veiligheidsregio’s en de aanvullende wensen vanuit de gemeenten, na overleg met de coördinerend functionaris.
Artikel 9, meerjarenbeleidsplan GMC
In navolging van en in overeenstemming met het gestelde in het wetsvoorstel Wvr worden nadere afspraken betreffende beheer, financiën, prestaties, ondersteunende systemen en de samenwerking van politie met brandweer, geneeskundige hulpverlening en ambulancevervoer in de GMC als bijlage bij dit convenant uitgewerkt in een meerjarenbeleidsplan GMC, telkens voor 4 jaar, goed te keuren in het bestuur en het regionale college.
II Ten aanzien van de informatievoorziening en informatie-uitwisseling
Artikel 10, reguliere informatie-uitwisseling
De algemeen directeur veiligheidsregio ZHZ en de korpschef van de politie ZHZ onderhouden per kwartaal een operationeel veiligheidsoverleg (OVO) ten behoeve van de onderlinge informatievoorziening en informatie-uitwisseling. Daarbij worden ook andere partners van de veiligheidsregio betrokken.
Artikel 11, acute informatie-uitwisseling
Indien acute informatie ten aanzien van het gemeenschappelijk optreden bij een van beide functionarissen voorhanden is, stelt de functionaris zijn collega daarvan zo snel mogelijk in kennis, voor zover wet- en regelgeving dit toelaten. Mutatis mutandis geldt dit ook voor het uitwisselen van informatie tussen de dienstdoend leden van het korpspiket (of hun vertegenwoordiger in het regionaal operationeel team) van de politie ZHZ en de dienstdoend regionaal commandanten van dienst van de veiligheidsregio ZHZ, indien noodzakelijk door tussenkomst van de GMC.
Artikel 12, bestuurlijke informatie-uitwisseling
Indien bestuurlijk relevante informatie moet worden uitgewisseld, omwille van het gelijktijdig en gecoördineerd informeren van bestuur en het regionale college, stemmen de secretarissen van beide vergaderingen, en namens hen de directiesecretarissen, deze informatie met elkaar af en bereiden zij, indien nodig, gecoördineerde bestuurlijke behandeling en besluitvorming voor.
Artikel 13, regionale driehoek
Indien er binnen de regionale driehoek informatie wordt gedeeld of zal worden gedeeld die, naar het inzicht van de regionale driehoek, van belang is voor (het optreden van) de veiligheidsregio, nodigt de korpschef van politie, zulks na afstemming met de overige leden van de regionale driehoek, de algemeen directeur van de veiligheidsregio uit het driehoeksoverleg bij te wonen, dan wel stelt hij hem op de hoogte van de desbetreffende informatie.
III Ten aanzien van het multidisciplinair oefenen
Artikel 14, oefeningen in multidisciplinair verband
De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor het organiseren van oefeningen in multidisciplinair verband, noodzakelijk voor een adequate preparatie op het functioneren van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, zulks overeenkomstig het gestelde in het ontwerp voor het Besluit veiligheidsregio’s .
Artikel 15, oefenprogramma
Voor wat betreft het programmeren van het in multidisciplinair verband oefenen van de onderdelen van de politie, die deel uitmaken van de hoofdstructuur, wordt jaarlijks met de regiopolitie ZHZ overlegd, zodanig dat overeenstemming bestaat over de deelname van politieonderdelen en politiefunctionarissen en zodanig dat zowel de oefendoelstellingen voor het multidisciplinaire geheel als de oefendoelstellingen van de monodisciplinaire politieorganisatie, dan wel van de individuele politiefunctionarissen op elkaar zijn afgestemd en kunnen worden gerealiseerd.
IV Ten aanzien van de operationele prestaties van de politie
Artikel 16, operationele prestaties
De operationele prestaties van de politie worden, samen met de operationele prestaties van andere partners bij rampenbestrijding en crisisbeheersing, vastgelegd in het beleidsplan veiligheidsregio, zulks overeenkomstig het gestelde in het wetsvoorstel Wvr.
Artikel 17, beleidsplan veiligheidsregio
Het beleidsplan veiligheidsregio zoals bedoeld in het wetsvoorstel Wvr wordt ter zake van de politiegebonden onderwerpen afgestemd met het beleidsplan van de politie ZHZ en niet eerder door het bestuur vastgesteld dan nadat het regionale college door het bestuur is uitgenodigd zijn zienswijze betreffende het beleidsplan veiligheidsregio kenbaar te maken.
V Samenwerkingsafspraken
Artikel 18, bestuurlijke afstemming
Het regionale college en het bestuur, evenals hun dagelijkse besturen, vergaderen zoveel mogelijk afgestemd en aansluitend. Deze aansluitende vergaderingen worden voorbereid door de secretarissen van respectievelijk het regionale college en het bestuur, die zich bedienen van een samenwerkend en zo mogelijk gezamenlijk uitvoerend secretariaat.
Artikel 19, ambtelijke afstemming
De secretarissen van respectievelijk het regionale college en het bestuur stellen in september van elk jaar een vergaderschema op voor het daarop volgende jaar, voor de gezamenlijke vergaderingen. De secretarissen werken waar mogelijk samen, maar bedienen zich elk van eigen ondersteunende medewerkers die samenwerken, al ware het één uitvoerend secretariaat.
Artikel 20, netwerkafstemming
De korpschef maakt deel uit van het veiligheidsnetwerk. De directeur xxxxxxxxx maakt deel uit van het Operationeel Veiligheidsoverleg.
Artikel 21, operationeel / inhoudelijke afstemming
Het Operationeel Veiligheidsoverleg van de veiligheidsregio en het Directorium vergaderen zoveel mogelijk aaneengesloten.
VI Overige afspraken
Artikel 22, financiën
Een overzicht van alle wederzijdse verplichtingen, zowel aangegaan naar aanleiding van het bepaalde in dit convenant dan wel als gevolg van andere overeenkomsten, wordt jaarlijks opgemaakt door de controller van de veiligheidsregio en voor 1 oktober van het begrotingsjaar waar de verplichtingen betrekking op hebben ter beschikking gesteld van de controller van de politie.
Artikel 23, begroting GMC
De werkbegroting van de GMC wordt geacht integraal onderdeel uit te maken van de begroting van de politie ZHZ. De formele begroting wordt, in overeenstemming met het Bbv, verantwoord als onderdeel van de begroting en de jaarrekening van de veiligheidsregio ZHZ.
Artikel 24, overgangsbepalingen en evaluatie
Dit convenant treedt in werking op datum van ondertekening, vooruitlopend op het inwerking treden van de Wet veiligheidsregio’s. Bij het inwerking treden van de Wet veiligheidsregio’s worden wetsvoorstellen en ontwerpbesluiten in dit convenant geacht te zijn vervangen door de feitelijke wet en algemene maatregelen van bestuur. Dit convenant wordt twee jaar na inwerkingtreden geëvalueerd en als hiervoor aanleiding is bijgesteld.
Aldus vastgesteld op 30 juni 2010 te Dordrecht,
Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Namens deze,
de voorzitter
A.A.M. Brok
Het Regionale College Politie Zuid-Holland Zuid Namens deze,
de voorzitter
A.A.M. Brok
BIJLAGE 3 Organogram GMK-RR
Toelichting op het organogram van de GMK-RR
De strategische laag van de GMK-RR bestaat uit een directeur GMK en een hoofd GMK. De directeur GMK is tevens directeur Risico & Crisisbeheersing. De strategische besluitvorming vindt plaats in het Directieteam GMK. De operationele en tactische aansturing van brandweer- politie- en ambulancepersoneel vindt plaats door 2 chefs MKB, 2 chefs MKA en 4 chefs MKP. Beheer en ondersteuning betreffen functies rondom ICT en Informatiemanagement ICT en Financiën.
Functies als P&O en Financiën worden vanuit de ‘moederorganisaties’ (VRR en PRR) doorbelast aan de GMK-RR.
De onderdelen Politie, Brandweer en Ambulance hebben allen een eigen rechtspositieregeling. Voor de MKP geldt de BARP, voor de MKA de CAO-Ambulance en voor de MKB de Rechtspositieregeling Gemeente Rotterdam.
BIJLAGE 4 Verdeelsleutel gemeenschappelijke kosten VRR
Voor de gemeenschappelijke kosten VRR worden de volgende verdeelsleutels gehanteerd: De personele kosten voor het beheer worden voor de helft door de VRR betaald en de andere helft door de PRR. Voor de materiële kosten t.a.v. de techniek is de verhouding VRR 40% en de PRR 60%. De kosten voor RA C2000 worden voor 24% betaald door de VRR en voor 76% door de PRR.
Kostensoort | VRR | Politie-eenheid Rotterdam |
Voor personele kosten t.a.v. beheer | 50% | 50% |
Voor materiële kosten t.a.v. techniek | 40% | 60% |
Voor RA C2000 | 24% | 76% |
Naast deze generieke verdeelsleutels worden kosten die direct toewijsbaar zijn aan één van de kolommen volledig toegerekend aan deze kolom.
Voorbeelden hiervan zijn de loonkosten van operationele medewerkers MKA en MKB (medewerkers PRR zijn immers in dienst bij PRR) en kosten voor specifieke ICT-toepassingen, zoals automatisch statussen bij MKA.
BIJLAGE 5 Organogram GMC-ZHZ
Toelichting op het organogram van de GMC-ZHZ
De strategische laag van de GMC-ZHZ bestaat uit een manager GMC. De strategische besluitvorming vindt plaats in het Directieteam GMC. De operationele en tactische aansturing van het meldkamerpersoneel vind plaats door 1 teammanager. (Opmerking: in de praktijk zijn nog 2 teammanagers werkzaam, deze zijn echter nog niet formeel aan de formatie GMC-ZHZ toegevoegd).
Beheer- en ondersteuning betreffen functies rondom ICT en Informatiemanagement.
BIJLAGE 6A: Samengevoegd formatieoverzicht RR/ZHZ incl. loonkosten
Functienaam | VRR fte | PRR fte | ZHZ fte | BRW fte | AMB fte | POL fte | Lei- ding fte | On- derst. fte | FSK |
Directeur Meldkamer | 1 | 1 | 14 | ||||||
Hoofd bedrijfsvoering | 1 | 1 | 12 | ||||||
Managementassistente | 2 | 2 | 7 | ||||||
Sr. Beheerder | 6 | 6 | 10 | ||||||
Beheerder | 2 | 2 | 8 | ||||||
Databeheerder | 2 | 2 | 6 | ||||||
Opleidingscoördinator | 1 | 1 | 8 | ||||||
Sr. Medewerker Servicedesk | 1 | 1 | 9 | ||||||
Medewerker Servicedesk | 2 | 2 | 6 | ||||||
Beleidsmedewerker | 2 | 2 | 6 | ||||||
Kwaliteitsmedewerker | 1 | 1 | 10 | ||||||
Chef meldkamer Ambulance | 2 | 2 | 10 | ||||||
Verpleegkundig centralist | 11 | 11 | 9 | ||||||
Centralist Ambulance | 13 | 13 | 7 | ||||||
Logistiek planner MKA | 1 | 1 | 5 | ||||||
Chef meldkamer brandweer | 2 | 2 | 10 | ||||||
Brandweerkundig centralist | 10 | 10 | 8 | ||||||
Centralist Brandweer | 8 | 8 | 7 | ||||||
Manager GMC | 1 | 0,2 | 0,2 | 0,6 | 12 | ||||
Teammanager | 1 | 0,2 | 0,2 | 0,6 | 10 | ||||
Functioneel beheerder | 2 | 0,4 | 0,4 | 1,2 | 7 | ||||
Kwaliteitsontwikkelaar | 1 | 0,2 | 0,2 | 0,6 | 9 | ||||
Informatiespecialist | 1 | 0,2 | 0,2 | 0,6 | 9 | ||||
Centralist B | 37 | 7,4 | 7,4 | 22,2 | 8 | ||||
Centralist A | 3,75 | 0,75 | 0,75 | 2,25 | 7 | ||||
Afdelingschef Meldkamer | 1 | 1 | 11 | ||||||
Chef Meldkamer | 4 | 4 | 9 | ||||||
Hoofdmedewerker Meldkamer | 14 | 14 | 8 | ||||||
Medewerker Meldkamer | 30 | 30 | 7 | ||||||
Intakemedewerker Meldkamer | 23 | 23 | 5 | ||||||
Totaal FTE | 68 | 72 | 46,75 | 27,35 | 34,35 | 95,05 | 10 | 20 |
BIJLAGE 6B: Samengevoegd formatieoverzicht RR/ZHZ incl. loonkosten
Salaris in euro's per maand (max. FSK) | Sociale lasten % | kosten % levens- loop, EJU,VT | Salaris- kosten incl. soci- ale lasten en kosten ll, eju, vt | Salariskosten per jaar | Bezet- ting per functie | Salariskosten per jaar per functiegroep | Opmerkingen | |||
€ 5.970,00 | 28 | 16,5 | € | 8.626,65 | € | 103.519,80 | 1 | € | 103.519,80 | Functie directeur MK wordt ingevuld door Hoofd MK |
€ 5.005,00 | 28 | 16,5 | € | 7.232,23 | € | 86.786,70 | 1 | € | 86.786,70 | |
€ 2.685,00 | 28 | 16,5 | € | 3.879,83 | € | 46.557,90 | 2 | € | 93.115,80 | |
€ 3.819,00 | 28 | 16,5 | € | 5.518,46 | € | 66.221,46 | 6 | € | 397.328,76 | |
€ 3.042,00 | 28 | 16,5 | € | 4.395,69 | € | 52.748,28 | 2 | € | 105.496,56 | |
€ 2.450,00 | 28 | 16,5 | € | 3.540,25 | € | 42.483,00 | 2 | € | 84.966,00 | |
€ 3.042,00 | 28 | 16,5 | € | 4.395,69 | € | 52.748,28 | 1 | € | 52.748,28 | |
€ 3.436,00 | 28 | 16,5 | € | 4.965,02 | € | 59.580,24 | 1 | € | 59.580,24 | |
€ 2.450,00 | 28 | 16,5 | € | 3.540,25 | € | 42.483,00 | 2 | € | 84.966,00 | |
€ 2.450,00 | 28 | 16,5 | € | 3.540,25 | € | 42.483,00 | 2 | € | 84.966,00 | |
€ 3.819,00 | 28 | 16,5 | € | 5.518,46 | € | 66.221,46 | 1 | € | 66.221,46 | |
€ 3.819,00 | 28 | 16,5 | € | 5.518,46 | € | 66.221,46 | 2 | € | 132.442,92 | |
€ 3.436,00 | 28 | 16,5 | € | 4.965,02 | € | 59.580,24 | 11 | € | 655.382,64 | |
€ 2.685,00 | 28 | 16,5 | € | 3.879,83 | € | 46.557,90 | 13 | € | 605.252,70 | |
€ 2.331,00 | 28 | 16,5 | € | 3.368,30 | € | 40.419,54 | 1 | € | 40.419,54 | |
€ 3.819,00 | 28 | 16,5 | € | 5.518,46 | € | 66.221,46 | 2 | € | 132.442,92 | |
€ 3.042,00 | 28 | 16,5 | € | 4.395,69 | € | 52.748,28 | 10 | € | 527.482,80 | |
€ 2.685,00 | 28 | 16,5 | € | 3.879,83 | € | 46.557,90 | 8 | € | 372.463,20 | |
€ 5.074,00 | 27,2 | 22,8 | € | 7.611,00 | € | 91.332,00 | 1 | € | 91.332,00 | |
€ 3.987,00 | 27,2 | 22,8 | € | 5.980,50 | € | 71.766,00 | 1 | € | 71.766,00 | |
€ 2.953,00 | 27,2 | 22,8 | € | 4.429,50 | € | 53.154,00 | 2 | € | 106.308,00 | |
€ 3.659,00 | 27,2 | 22,8 | € | 5.488,50 | € | 65.862,00 | 1 | € | 65.862,00 | |
€ 3.659,00 | 27,2 | 22,8 | € | 5.488,50 | € | 65.862,00 | 1 | € | 65.862,00 | |
€ 3.347,00 | 27,2 | 22,8 | € | 5.020,50 | € | 60.246,00 | 37 | € | 2.229.102,00 | |
€ 2.953,00 | 27,2 | 22,8 | € | 4.429,50 | € | 53.154,00 | 3,75 | € | 199.327,50 | |
€ 4.507,00 | 25 | 25 | € | 6.760,50 | € | 81.126,00 | 1 | € | 81.126,00 | |
€ 3.659,00 | 25 | 25 | € | 5.488,50 | € | 65.862,00 | 4 | € | 263.448,00 | |
€ 3.347,00 | 25 | 25 | € | 5.020,50 | € | 60.246,00 | 14 | € | 843.444,00 | |
€ 2.953,00 | 25 | 25 | € | 4.429,50 | € | 53.154,00 | 30 | € | 1.594.620,00 | |
€ 2.616,00 | 25 | 25 | € | 3.924,00 | € | 47.088,00 | 23 | € | 1.083.024,00 | |
€ | 1.808.991,90 | € | 10.380.803,82 | |||||||
BIJLAGE 6C: Samengevoegd formatieoverzicht RR/ZHZ incl. loonkosten
Salariskosten per jaar excl. toelagen (zie bijlage 6B) | € | 10.380.803,82 | |||||
Per maand | Per jaar | ||||||
Toelagen PRR | Inhaaluren | € | 625,60 | ||||
ME toelage | € | 138,37 | |||||
Operationele toelage variabel | € | 18.391,89 | |||||
OW bedrag | € | 315,00 | |||||
Piket | € | 781,67 | |||||
Verschuivingsvergoeding | € | 408,00 | |||||
VIT | € | 1.684,52 | |||||
Afbouwtoelage | € | 223,84 | |||||
iTBF | € | 5.970,88 | |||||
TBF | € | 3.046,40 | |||||
TLG LL | € | 1.806,27 | |||||
TPT | € | 336,83 | |||||
WHF | € | 1.200,00 | |||||
€ | 34.929,27 | € | 419.151,24 | ||||
Toelagen VRR | Piket | € | 12.324,82 | ||||
TOP (toelage operationeel piket | € | 1.286,18 | |||||
Garantietoelage | € | 1.212,06 | |||||
TOD GMK | € | 10.185,69 | |||||
PPT | € | 2.816,78 | |||||
OOT | € | 518,58 | |||||
ORT Ambu | € | 1.913,35 | |||||
Afbouw TOD | € | 11.574,28 | |||||
OBT | € | 678,03 | |||||
TPT | € | 1.450,57 | |||||
Overwerk | € | 24.335,32 | |||||
Werkbegeleiderstoelage | € | 978,81 | |||||
Onregelmatige ploegendienst | € | 2.748,53 | |||||
€ | 72.022,99 | € | 864.275,88 | ||||
Toelagen ZHZ | Garantietoelage | € | 2.586,78 | ||||
Inconvenienten variabel | € | 12.813,50 | |||||
Verschuivingsvergoeding | € | 497,50 | |||||
ME toelage | € | 71,65 | |||||
Middeling | € | 953,80 | |||||
Waarnemingstoelage | € | 150,00 | |||||
Beschikbaarheidstoelage | € | 902,00 | |||||
Grootschalig optreden | € | 68,06 | |||||
TBF | € | 2.376,21 | |||||
iTBF | € | 4.885,14 | |||||
Toeslag overwerk | € | 717,41 | |||||
Uren overwerk | € | 1.848,00 | |||||
Piket | € | 3.143,33 | |||||
Toelage levensloop | € | 1.485,18 | |||||
Toeslag andere schaal | € | 39,00 | |||||
€ | 32.537,56 | € | 390.450,72 | ||||
Toelagen totaal per jaar | € | 1.673.877,84 | |||||
Salariskosten per jaar incl. toelagen | € | 12.054.681,66 | |||||
BIJLAGE 7: Toelichting op totaaloverzicht (bijlage 6a, 6b en 6c)
De formatie, functies en functionele salarisklasse per functiegroep
In dit totaaloverzicht worden de diverse functies en functiegroepen (inclusief de toegekende fte) en functionele salarisklasse per functie weergegeven. Het overzicht voorziet eveneens in de totale loonkosten inclusief sociale lasten en toelagen per onderdeel en organisatie. Daarnaast wordt de doorbelasting van de moederorganisaties voor overige afgenomen diensten weergegeven. In het totaaloverzicht wordt uiteindelijk de totale personele kosten per jaar aangegeven.
De functiegroep centralisten van de GMK-RR en GMC-ZHZ laat het volgende beeld zien qua functiebenaming en waardering c.q. functionele inschaling:
MKP GMK-RR: | hoofdmedewerker | fsk 8 |
Medewerker | fsk 7 | |
Intakemedewerker | fsk 5 | |
MKA GMK-RR: | verpleegkundig centralist | fsk 9 |
centralist ambulance | fsk 7 | |
logistiek planner | fsk 5 | |
MKB GMK-RR: | brandweerkundig centralist | fsk 8 |
centralist brandweer | fsk 7 | |
GMC- ZHZ: | Senior centralist | fsk 9 |
Centralist niveau B | fsk 8 | |
Centralist niveau A | fsk 7 |
Er bestaan relatief veel vaste en variabele maandelijkse en / of periodieke toelagen die voor het meldkamerpersoneel gelden. Deze variëren per onderdeel en organisatie tussen de 11 en 15 toelagen. Hieronder volgt een opsomming van de aantallen toelagen per onderdeel (zie totaaloverzicht, bijlage 3).
MKA-RR en MKB-RR bedraagt dit gemiddeld 1028,- euro p/p per maand. MKP-RR bedraagt dit gemiddeld 521,- euro p/p per maand. GMC-ZHZ bedraagt dit gemiddeld 664,- p/p per maand.
De sociale lasten –als onderdeel van de totale loonkosten- laten per organisatie een verschil zien ten aanzien van het percentage sociale lasten totaal en t.a.v. het percentage Einde Jaar Uitkering, Levensloop en Vakantietoelage.
Conclusies m.b.t. de loonkosten
Uit bovenstaande kan worden geconcludeerd dat ten aanzien van de centralisten verschillen zijn in taken, inzet, functiebenaming en waardering c.q. functionele inschaling.
Ten aanzien van de kosten toelagen kan worden vastgesteld dat op GMK RR (MKA en MKB) twee keer zoveel kosten laat zien als de onderdelen GMC-ZHZ en MKP-RR.
Dit verschil zit voor een essentieel deel in de toelage ‘overwerk’. Het overwerk wordt veroorzaakt door (structurele) onderbezetting.
BIJLAGE 8 Inrichting DROC
Afdeling | Team | LFNP functie | Werkterrein | Sk | Status | OS | NOS | Totaal |
Leiding onderdeel | - | Sectorhoofd | - | 14 | Executief | 1 | 1 | |
Teamchef C | - | 12 | Executief | 1 | 1 | |||
Secretarieel Mw. | - | 7 | Ath - niet slijtend | 1 | 1 | |||
Totaal Leiding onderdeel | 2 | 1 | 3 | |||||
Meldkamer | Meldkamer | OE GGP | - | 9 | Executief | 9 | 9 | |
Operationeel Specialist A | Meldkamer | 9 | Executief | 2 | 2 | |||
Sr. Meldkamer | - | 8 | Ath - slijtend | 14 | 14 | |||
Gen. Meldkamer | - | 7 | Ath - slijtend | 69 | 69 | |||
Totaal Meldkamer | 94 | 94 | ||||||
Totaal DROC | 96 | 1 | 97 | |||||
BIJLAGE 9 Beheer en Ondersteuning samengevoegde meldkamer
Beheer GMK | MRR-ZHZ |
Hoofd Beheer | 1 |
ICT projecten & innovatie (Senior) | 2 |
senior beheerder | 4 |
Beheerder | 3 |
Data beheerder | 2 |
Beheerder SCL loket | 0,2 |
Beheerder WAS | 0,4 |
Beheerder RA C2000 | 1,4 |
Senior Beheer RA C2000 | |
Totaal | 14 |
BIJLAGE 10 Fasedocument Voorlopig Ontwerp Huisvesting
1. Inleiding
Deze notitie geeft het fasedocument Voorlopig Ontwerp (VO) weer van de uitwerking van de samenvoeging van de meldkamer in het World Port Center (WPC) te Rotterdam, op de 20e, 21e en 22e verdieping. Het VO betreft de actualisatie en verdere uitwerking van het Programma van Eisen, van de bouwkundige werkzaamheden, de installatie aanpassingen en de inrichting van deze verdiepingen.
De overige kantoorfuncties van de VR zullen worden gehuisvest op de 23e, 24e en 25e verdieping en zijn geen onderdeel van dit fasedocument. De bestuurlijke opschalingsruimten worden ook op deze verdiepingen geplaatst en vormen geen onderdeel van het Voorlopig Ontwerp.
2. Uitgangspunten
Als onderdeel van het fasedocument zijn de volgende bijlagen toegevoegd, deze zijn opgesteld en getoetst door het ontwerpteam en de werkgroep huisvesting en inrichting:
• Programma van eisen van KWK d.d. 14 mei 2013;
• Voorlopig Ontwerp bouwkundige werken van Xxxxxxxx xxx xxx Xxxxx d.d. 18 juli 2014.
• Voorlopig Ontwerp technische installaties van M3E d.d. 14 mei 2013;
• Voorlopig Ontwerp bouwfysica Dgmr d.d. 7 mei 2013.
• Resultaten van de proefopstelling meldkamer zoals weergegeven in de notitie van KWK met ref. nr. 21-016.046a.
• De vide tussen het havenbedrijf en de VRR en de trap tussen verdieping 19 en 20 is dichtgelegd door het Havenbedrijf.
3. Proces
Bij de totstandkoming van het VO zijn de volgende processtappen doorlopen:
1. Goedkeuring vanuit de stuurgroep op scenario 3 van de haalbaarheidsonderzoek.
2. Instemming van de stuurgroep op uitwerking van scenario 3 tot en met het VO.
3. Opstellen concept Projectplan.
4. Opstellen concept Programma van Eisen.
5. Inrichting ontwerpteam in aansluiting op werkgroep huisvesting en inrichting.
6. Afstemming en aanpassing van het Programma van Eisen.
7. Opstellen van het Concept Voorlopig ontwerp van de onderdelen bouwkundig, installatietechniek en bouwfysica.
8. Instemming om middels een tussenfase Voorlopig Ontwerp aanvullend onderzoek te doen naar raakvlakken met ICT, technische installaties uit te werken en facilitaire input te verwerken.
9. Het uitvoeren van een proefopstelling van de nieuwe meldkamer op de 25e verdieping.
10. Vaststelling dat de vide en het trapgat tussen verdieping 19 en 20 zijn dichtgelegd.
11. Aanvullende ruimtevraag van de politie.
12. Het besluit om het bestuurlijke actiecentrum te verplaatsen naar verdieping 23 t/m25, met hieraan gekoppeld de herziene ruimtebehoefte op verdieping 20.
13. Onderzoek naar de mogelijkheid om de meldkamer op de 20e verdieping te realiseren.
14. Aanvullende input vanuit de GMK ten aanzien van ruimtebehoefte van de ondersteunende ruimten.
In bijlage 1 is de schematische projectorganisatie weergegeven die is gehanteerd bij totstandkoming van het Voorlopig Ontwerp. Het voorlopig Programma van Eisen en de concept stukken van het Voorlopig ontwerp zijn voorgelegd aan het ontwerpteam.
4. Programma van Xxxxx
In bijlage 2 is het Programma van Eisen (PvE) van KWK bijgevoegd. Hierin zijn de uitgangspunten van de haalbaarheidsstudie uitgewerkt op gebied van functionele, ruimtelijke en technische kwaliteit. Er is bijzondere aandacht gegeven aan de specifieke functies van de meldkamer en het ROC. In de bijlagen van het PvE zijn de vlekkenplannen weergegeven.
De stuurgroep heeft ingestemd met de resultaten van de haalbaarheidsstudie met de taakstelling dat het Programma volledig binnen de 20 t/m 22e verdieping moest worden ingevuld. Door het verplaatsen van de kleedruimten naar de 20e en 22e verdieping is deze taakstelling gerealiseerd.
De techniekruimte benodigd voor de scheiding van de gebouwinstallatie wordt gerealiseerd binnen de technische ruimten van verdieping 20 t/m 22.
Het programma van eisen is het fasedocument van de definitiefase, wat als input is gebruikt voor de ontwerpfase.
De volgende wijzigingen zijn doorgevoerd na vaststelling van het Programma van Eisen:
- Verplaatsen bestuurlijk actiecentrum naar verdieping 23 t/m 25.
- Vergroten ruimtebehoefte van de ondersteunende ruimten van de GMK.
- Vergroten ruimtebehoefte vanuit Politie.
De ruimtelijke gevolgen zijn weergegeven in bijlage 2.1.
5. Voorlopig ontwerp bouwkundige werken
Het voorlopig ontwerp van de bouwkundige werken is weergegeven in bijlage 3. Uitgangspunt hierbij is de bouwkundige uitwerking van het PvE met de aanvulling zoals weergegeven in bijlage 2.1 tot en met het VO niveau.
In het ontwerpteam zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest:
• Inpassing meldtafel de Yp, is meegenomen. Verdere uitwerking meldtafels moet nog worden afgestemd op de bedrijfsprocessen.
• Herkenbaarheid en logistiek op verdiepingen moet worden vergroot.
• Uitvoering en positionering lockers is opgelost op de 20e en 22e verdieping.
• De wijzigingen zoals weergegeven in paragraaf 4.
• De resultaten van de proefopstelling zijn opgenomen in het ontwerp.
• Het ROC is direct op de definitieve locatie geplaatst.
Om het Definitief Ontwerp integraal te kunnen uitwerken moeten er nog een aantal aspecten verder worden uitgewerkt. De volgende onderwerpen hebben daarbij hoge prioriteit:
• input over de technische en functionele uitgangspunten voor de inrichting van de meldkamer in relatie tot de bedrijfsprocessen.
• In dit verband de keuze en uitvoering van de meldtafel “de Yp”.
• input over de technische en functionele uitgangspunten voor de inrichting van het ROT en het afstemmen met betrekking tot de tijdelijke fase van het ROT gekoppeld aan het huidige SGBO.
• integratie van bouwfysische voorzieningen.
• integratie van installatietechnische voorzieningen.
• toets op de brandveiligheidssituatie van het nieuwe ontwerp.
• Inpassing van het beveiligingsconcept op het ontwerp, zie bijlage 6.
• Inpassing van de benodigde facilitaire voorzieningen, zie bijlage 7.
• Verdere uitwerking van de resultaten van de proefopstelling meldkamer, zie bijlage 8.
• Op de 22e verdieping er incidenteel een pallet door de dameskleedruimte worden getransporteerd, in het DO moet hier een passende oplossing voor gevonden worden.
• Onderzoek met betrekking tot de uitbreiding van het rekencentrum. Bepaald moet worden of er sprake is van een permanente uitbreiding en/of tijdelijke uitbreiding, die later wordt teruggeplaatst. Dit onderzoek moet gedaan worden op basis van een risico analyse.
6. Voorlopig ontwerp technische installaties
Het Voorlopig Ontwerp technische installaties is weergegeven in bijlage 4.1 Hierin zijn de volgende onderwerpen verder uitgewerkt:
• Verwarming, ventilatie en koeling, incl. gebouwbeheersysteem
• Sprinklerinstallatie
• Elektrotechniek.
• Data installatie
• (brand-)beveiligingsinstallatie
• E-installatie
• Sanitaire voorzieningen
• Bouwkundige voorzieningen
Dit voorlopig ontwerp is uitgewerkt door M3E en getoetst door Xxxxxxx.
Bij bovenstaande uitwerking is cruciaal de ontkoppeling van de gebouw-gebonden installaties van de installaties van de kritische processen. De volgende ruimten moeten kunnen blijven functioneren bij storingen vanuit de omgeving:
• 20e verdieping, volledig.
• 21e verdieping, volledig
• 22e verdieping, rekencentrum.
In bijlage 4.2 is aangegeven dat de bedrijfszekerheid van de installaties op dit moment beter is dan het separaat realiseren van een NSA. Daarnaast is het ook van belang te stellen dat de verschillende gebouwonderdelen ook aan elkaar verbonden zijn. Ten opzichte van de haalbaarheidsstudie zal er geen separate NSA worden gerealiseerd.
In Bijlage 4.3 zijn de voor de technische uitwerking gehanteerde ICT uitgangspunten weergegeven. Deze zijn afgestemd en vastgesteld in samenspraak met de werkgroep ICT.
Voordat het Definitief Ontwerp kan worden uitgewerkt moet er antwoord worden gegeven op de volgende vragen:
• Keuze uitvoering meldtafel, in relatie tot de bedrijfsprocessen, zodat helderheid ontstaat over het aantal en uitvoering van de technische voorzieningen.
• Helderheid over de omvang van het benodigde preferent vermogen.
• Aanleveren van de specifieke gebruikersvoorzieningen, zoals AV voorzieningen, beeldschermen, computers, randapparatuur, beamers, printers etc.
• Aanleveren van de specifieke gebruikersvoorzieningen voor de facilitaire processen, zoals koelkasten, ovens, koffie apparatuur.
• Aanleveren van opname apparatuur.
• Keuze ten aanzien van de positionering van de NSA.
• Revisiegegevens van de gebouw- en gebruikersinstallatie.
• Keuringsrapporten en inregelrapporten.
• Bouwfysische randvoorwaarden bestaand gebouw.
• Aanleveren, analyseren en vaststellen van het totaal benodigd koelvermogen, dit in combinatie met het Havenbedrijf.
7. Voorlopig ontwerp bouwfysica
Het voorlopig ontwerp bouwfysica is weergegeven in bijlage 5. In deze rapportage is met name aandacht besteed aan de akoestische aspecten van de verschillende ruimten. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen:
• Nagalmtijd.
• Spraakverstaanbaarheid.
• Achtergrondgeluid.
Van ruimten zijn de benodigde akoestische maatregelen inzichtelijk gemaakt. De uitwerking hiervan zal worden meegenomen in de ontwerpuitwerking.
Specifiek moeten de volgende onderdelen nog verder worden onderzocht vooruitlopend op de uitwerking van het Definitief Ontwerp.
• Keuze van de meldtafel.
• Bepaling van de werkprocessen, hoe wordt er in de toekomst samengewerkt.
• Bepaling van de gevolgen van de techniekruimte op overige ruimten (trillingen, geluidsproductie etc.).
In aanvulling hierop wordt onderzocht wat het huidige geluidsniveau in de huidige meldkamer is.
Daarnaast zal in aanvulling op het voorlopig ontwerp aandacht moeten worden besteed aan de effecten van keuze van de zonwering en eventuele folies op het beeldschermwerk.
8. Financieel
Hieronder zijn de investeringskosten weergegeven van de huisvesting & inrichting van de aanpassingen van verdieping 20 t/m 22. Zie voor de onderbouwing bijlage 9.
Investerings- kosten Projectplan versie 3.0 | Investerings- kosten Voorlopig Ontwerp | |||
0. Locatie gebonden kosten | € | 0,00 | € | 0,00 |
1. Bouwkundige werken | € | 915.000,00 | € | 1.307.000,00 |
2. Technische installaties | € | 2.071.000,00 | € | 2.089.000,00 |
3. Vaste inrichting | € | 908.000,00 | € | 1.050.000,00 |
4. Terrein | € | 0,00 | € | 0,00 |
5. Losse inventaris | € | 49.000,00 | € | 49.000,00 |
6. Advieskosten | € | 445.000,00 | € | 445.000,00 |
7. Leges / verzekeringen / diversen | € | 74.000,00 | € | 74.000,00 |
8. Rente & financiering | € | 0,00 | € | 0,00 |
9. Onvoorzien | € | 447.000,00 | € | 501.000,00 |
10. Prijswijzigingen | € | 0,00 | € | 347.000,00 |
Investeringskosten excl. BTW | € | 4.909.000,00 | € | 5.864.000,00 |
Investeringskosten incl. BTW (21 %) | € | 5.940.000,00 | € | 7.095.000,00 |
a. Extra werkzaamheden doorlooptijd, look en feel | € | 292.000,00 | ||
b. Aanvulling tg.v. mock-up | Incl. | |||
Aanvullende besluiten | ||||
c. aanvulling R&C | Incl. | |||
d. Extra ruimtegebruik meldkamer / LMO | Incl. | |||
e. Extra ruimtegebruik politie | Incl. | |||
Investeringskosten excl. BTW | € | 5.241.000,00 | € | 5.864.000,00 |
Investeringskosten incl. BTW (21 %) | € | 6.342.000,00 | € | 7.095.000,00 |
Bovengenoemde bedragen zijn afgeronde bedragen.
De kosten voor het tijdelijk ROT zijn in bovenstaande raming niet opgenomen. Het streven is om deze in een keer definitief te realiseren.
De huurkosten en exploitatiekosten zijn geen onderdeel van de investeringskosten.
De raming van het Voorlopig Ontwerp is om de volgende redenen hoger, dan de raming zoals weergegeven in het projectplan versie 3.0:
1. Langere doorlooptijd.
2. Extra oppervlakte voor de ondersteunende ruimten van de meldkamer (LMO).
3. Extra oppervlakte voor de politie.
4. Wijzigingen tijdens het proces vanwege andere invalshoek vanuit R&C.
9. Planning Huisvesting & Inrichting
Hieronder is de planning op hoofdlijnen weergegeven, deze planning is onderdeel van de integrale mijlpalenplanning en is weergegeven in bijlage 10.
Start [week nr.] | Einde [week nr.] | Standlijn | |
Verdieping 20 - 22 | |||
H&I Voorlopig Ontwerp huisvesting | 31-12-2014 | 02-09-2014 (na positief besluit) | |
H&I Definitief Ontwerp huisvesting | 02-09-2014 | 02-09-2015 | |
H&I Bestek en bestekstekeningen | 15-04-2015 | 22-12-2015 | |
H&I Prijs- en contractvorming | 02-09-2014 | 21-06-2016 | |
H&I Realisatiefase | 21-06-2016 | 23-01-2018 | |
H&I Nazorg | 23-01-2018 | 06-02-2018 | |
Kantoren 23 – 25e verdieping | 31-12-2014 | Buiten project |
Bovenstaande planning is integraal afgestemd met alle werkgroepen. Om de planning te kunnen halen is het volgende cruciaal:
• Tijdige besluitvorming.
• Tijdige beschikbaarheid van budget.
• Tijdige input vanuit andere werkgroepen en de interne organisatie.
• Geen scope wijzigingen.
• Het verkrijgen van vergunningen.
• Het borgen van het primaire proces zonder risico’s.
• Succesvolle testperiodes.
Bijlagen:
Bijlage 1 : Projectorganisatie
Bijlage 2 : Programma van eisen van KWK d.d. 14 mei 2014 Bijlage 2.1 : Ruimtebehoefte, herzien
Bijlage 3 : Voorlopig Xxxxxxx xxx Xxxxxxxx xxx xxx Xxxxx architecten
Bijlage 4.1 : Voorlopig Ontwerp Technische Installaties van M3E d.d. 18 mei 2013
Bijlage 4.2 : Toetsing Voorlopig Ontwerp Technische Installaties door Xxxxxxx, incl. risicomatrix Bijlage 5 : Voorlopig Ontwerp bouwfysica Dgmr d.d. 7 mei 2013
Bijlage 6 : Beveiligingsplan
Bijlage 7 : Facilitaire voorzieningen
Bijlage 8 : Resultaten proefopstelling meldkamer
BIJLAGE 11a Huidig ruimtegebruik Meldkamer VRRR in World Port Center Rotterdam verdiepingen 20 t/m 23
Code | Functie 1 | Functie 2 | Aantal werk- plekken per ruimte | Vloeropp. Per ruimte (f.n.o) | Hoogte (m1) | Opmerkingen |
Verdieping 20 | ||||||
20.000 | GLMO - Vergaderruimte 2 | GBO liaison chef logistiek | 1 | 19 m² | 0,00 m¹ | Vergaderruimte 12 personen |
20.002 | Pantry | -- | -- | 5 m² | 0,00 m¹ | |
20.004 | GLMO - Vergaderruimte 3 | Actiecentrum politie | 2 | 37 m² | 0,00 m¹ | Vergaderruimte 16 personen |
20.008 | GLMO flexruimte met twee werkplekken | -- | 2 | 11 m² | 0,00 m¹ | |
20.009 | Actiecentrum politie | Actiecentrum Politie (calamiteiten opstelling) | 9 | 62 m² | 0,00 m¹ | GBO ruimte. 5 meldtafels, 4 werkplekken, 3 schermen, whiteboard. |
20.028 | Vide vanuit Havenbedrijf | -- | -- | 0 m² | 0,00 m¹ | |
20.046 | GLMO - beleidsmedewerker | Actiecentrum Brandweer (calamiteiten opstelling) | 3 | 47 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 4 personen |
20.050 | Trap naar 21 (inpandig VRR) | -- | -- | 0 m² | 0,00 m¹ | |
20.051 | Berging | -- | -- | 3 m² | 0,00 m¹ | |
20.054 | GLMO - bedrijfsvoering service centrum | Actiecentrum GHOR (calamiteiten opstelling) | 3 | 35 m² | 0,00 m¹ | |
20.064 | GLMO - hoofd GLMO | -- | 1 | 40 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 8 personen |
20.065 | GLMO - secretariaat | -- | 2 | 28 m² | 0,00 m¹ | |
20.070 | Kleedruimte dames | -- | -- | 14 m² | 0,00 m¹ | |
20.071 | SER | -- | -- | 10 m² | 0,00 m¹ | |
20.072 | Lifthal met sluis | -- | -- | 19 m² | 0,00 m¹ | |
20.073 | Entree | -- | -- | p.m. | 0,00 m¹ | Kopieerapparaat met postvakjes |
20.076 | GLMO - LMOA 2 personen | Actiecentrum GHOR (calamiteiten opstelling) | 2 | 27 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 4 personen |
20.080 | GLMO - chef meldkamer LMOP 4 persoenen | Actiecentrum Brandweer (calamiteiten opstelling) | 2 | 29 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 4 personen |
20.084 | Pantry | -- | -- | 12 m² | 0,00 m¹ | magnetron, oven, koelkast, vaatwasser |
20.088 | GLMO - chef meldkamer politie | -- | 4 | 47 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 4 personen |
20.092 | GLMO - werkplekken chefs ("niet in gebruik") | -- | 3 | 33 m² | 0,00 m¹ | |
20.118 | Meldkamer | Meldkamer | div | 345 m² | 0,00 m¹ | zie 2) |
20162 / 078 | Kleedruimte heren | -- | -- | 13 m² | 0,00 m¹ | |
20.178 | Lockers en douches 2 stuks | -- | -- | 53 m² | 0,00 m¹ |
Code | Functie 1 | Functie 2 | Aantal werk- plekken per ruimte | Vloeropp. Per ruimte (f.n.o) | Hoogte (m1) | Opmerkingen |
Verdieping 21 | ||||||
21.000 | Risico en Crisisbeheersing - stafdirectie Teamleider RB en teamleider CPO | Werkruimte Driehoekoverleg | 2 | 29 m² | 0,00 m¹ | Driehoek = Burgemeester, hoofdofficier van Justitie, korpschef Politie, vergadertafel 6 personen |
21.002 | Risico en Crisisbeheersing - beleidsadviseurs | Werkruimte ondersteuning Directie Veiligheid | 2 | 27 m² | 0,00 m¹ | |
21.010 | Risico en Crisisbeheersing - medewerkers | Werkruimte Voorlichting | 4 | 42 m² | 0,00 m¹ | |
21.012 | Risico en Crisisbeheersing - directeur | Werkruimte ondersteuning (Regionale)Veiligheidsstaf | 1 | 22 m² | 0,00 m¹ | Directie Veiligheid, Politie, OM en Brandweer, vergadertafel 4 personen |
21.014 | Risico en Crisisbeheersing - stafdirectie vergaderruimte 10 personen | Regionale Veiligheidsstaf (VS) | div | 59 m² | 0,00 m¹ | Specifieke vergadertafel, 12 personen, 4 werkplekken |
21.024 | Regionaal Operationeel Centrum (ROC) / vergaderruimte 12 personen | Regionaal Operationeel Centrum (ROC) | div | 157 m² | 0,00 m¹ | zie 1), 34 zitplaatsen |
21.054 | Risico en Crisisbeheersing afdeling IM - medewerkers | Werkruimte stafsectie evacuatie | 3 | 29 m² | 0,00 m¹ | |
21.056 | Risico en Crisisbeheerding - afdeling IM - ruimte opstelling apparatuur | Radio Rijnmond | -- | 7 m² | 0,00 m¹ | |
21.060 | Risico en Crisisbeheersing - afdeling IM - hoofd IM | -- | 2 | 18 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 3 personen |
21.062 | Risico en Crisisbeheersing - medewerkers | Werkruimte Ondersteuning OM | 2 | 26 m² | 0,00 m¹ | |
21.064 | Risico en Crisisbeheersing - medewerkers | Werkruimte Informatie sectie | 4 | 29 m² | 0,00 m¹ | |
21.066 | Risico en Crisisbeheersing - afdelingshoofden | Werkruimte ondersteuning Politie | 2 | 26 m² | 0,00 m¹ | Afdelingshoofden Bedrijfsvoering en Crisisbeheersing |
21.068 | Risico en Crisisbeheersing - secretariaat | -- | 2 | 19 m² | 0,00 m¹ | |
21.070 | Lifthal | -- | -- | 20 m² | 0,00 m¹ | |
21.071 | Entree | -- | -- | 45 m² | 0,00 m¹ | Keuken en copy corner |
00.xxx | Gebouwinstallaties | -- | -- | p.m. | 0,00 m¹ | |
00.xxx | Techniek VRR | -- | -- | 0 m² | 0,00 m¹ |
Code | Functie 1 | Functie 2 | Aantal werk- plekken per ruimte | Vloeropp. Per ruimte (f.n.o) | Hoogte (m1) | Opmerkingen |
Verdieping 22 | ||||||
22.000 | GLMO randapparatuur 2000 | -- | -- | 19 m² | 0,00 m¹ | C2000 |
22.001 | GLMO randapparatuur 2000 - beheerder en sr gebruiksondersteuner | -- | -- | 19 m² | 0,00 m¹ | C2000 |
22.003 | GLMO - vergaderruimte De Kubus | -- | -- | 11 m² | 0,00 m¹ | Vergaderruimte 6 personen |
22.008 | GLMO - randapparatuur 2000 - sr mdw C2000 en sr mdw projecten en innovatie | -- | -- | 21 m² | 0,00 m¹ | C2000 |
22.010 | GLMO - kwaliteitsmedewerker, security officer en beleidsmedewerker SCL/WAS | -- | -- | 29 m² | 0,00 m¹ | C2000 |
22.014 | GLMO - hoofd beheer GLMO (Xxxxx Xxxxxx) | -- | 1 | 31 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 6 personen |
22.015 | GLMO - kopieerruimte | -- | -- | 9 m² | 0,00 m¹ | |
22.024 | GLMO - vergaderruimte 1 | -- | -- | 20 m² | 0,00 m¹ | vergaderruimte 11 personen |
22.026 | GLMO - Bedrijfsvoering Beheer - sr medewerker techniek + medewerker? | -- | 2 | 20 m² | 0,00 m¹ | |
22.030 | GLMO - Bedrijfsvoering Beheer - drie mdw data en een projectleider LMC | -- | 5 | 41 m² | 0,00 m¹ | |
22.036 | GLMO - Bedrijfsvoering Beheer - drie sr mdw techniek en een projectleider GIS | -- | 5 | 41 m² | 0,00 m¹ | |
22.062 | MER (diverse apparatuur) | tbv C2000, telefonie, KA, 112, GMIS, KPN, openbaar meldsysteem e.d. | -- | 206 m² | 0,00 m¹ | Apparatuur voor meldtafels (24 outlets per tafel) |
22.070 | Lifthal | -- | -- | 20 m² | 0,00 m¹ | |
22070a | Berging algemeen | -- | -- | 12 m² | 0,00 m¹ | |
22070b | Berging algemeen | -- | -- | 10 m² | 0,00 m¹ | |
22.071 | Entree | -- | -- | 0 m² | 0,00 m¹ | |
22.072 | Berging algemeen | -- | -- | 29 m² | 0,00 m¹ | |
22.074 | Opslag en glasblussing MER | -- | -- | 0 m² | 0,00 m¹ | |
22.158 | Gebouwinstallaties | -- | -- | p.m. | 0,00 m¹ | |
22.122 | Gebouwinstallaties | -- | -- | p.m. | 0,00 m¹ |
Code | Functie 1 | Functie 2 | Aantal werk- plekken per ruimte | Vloeropp. Per ruimte (f.n.o) | Hoogte (m1) | Opmerkingen |
Verdieping 23 | ||||||
23.002 | Algemeen directeur Regionaal Commandant | 1 | 45 m² | 0,00 m¹ | ||
23.006 | Directie secretariaat | 4 | 36 m² | 0,00 m¹ | ||
23.012 | Directie Dir BW Plaatsvervangend regionaal commandant | 1 | 31 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 5 personen | |
23.018 | Directie dir A / middelen | 6 | 31 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 6 personen | |
23.024 | Directie adviseur | 1 | 20 m² | 0,00 m¹ | ||
23.028 | Communicatie en projecten | 1 | 20 m² | 0,00 m¹ | ||
23.032 | Secretariaat BJZ | 2 | 20 m² | 0,00 m¹ | ||
23.036 | Bestuurlijke & Juridische zaken | 4 | 20 m² | 0,00 m¹ | ||
23.040 | Juridische zaken | 6 | 40 m² | 0,00 m¹ | ||
23.046 | Bestuurlijke & Juridische zaken | 2 | 20 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 3 personen | |
23.052 | Communicatie | 2 | 20 m² | 0,00 m¹ | vergadertafel 3 personen |
BIJLAGE 11b Herzien ruimtegebruik Meldkamer VRRR in World Port Center Rotterdam verdiepingen 20 t/m 23
Ruimte- nummer | Functie primair | Functie aanvul- lend | Aantal werk- plekken per ruimte | Vergader plekken | Opper- vlakte fno (m2) | Onderdeel van | |
20e verdieping | |||||||
20.01 | Verkeersruimte | v.v.o | |||||
20.02 | Entreehal | v.v.o | |||||
20.03 | Kleedruimten heren incl. douches | v.v.o | |||||
20.04 | Secretariaat meldkamer | 3 | 27 | LMO | |||
20.05 | Hoofd meldkamer | 1 | 4 | 21 | LMO | ||
20.028 | Hoofd DROC | 2 | 4 | 30 | onderdeel van politie | Politie | |
20.12 | Vergaderruimte | 12 | 36 | LMO | |||
20.06 | Beleidsmedewerker | 4 | 36 | LMO | |||
Chefs meldkamer | |||||||
20.07 | - chef MKA | 2 | 4 | 30 | LMO | ||
20.08 | - chef MKB | 2 | 4 | 30 | LMO | ||
20.09 | - chef mkp1 | 5 | 45 | LMO | |||
20.010 | - chef mkp2 | 5 | 45 | LMO | |||
Briefing ruimte | combinatie met vergaderruimten multidisciplinaire ruimten | ||||||
20.13 | Spreekruimte 1 | 3 | 9 | LMO | |||
20.14 | Spreekruimte 2 | 4 | 12 | LMO | |||
20.11 | EDQ ruimte | 2 | 18 | LMO | |||
Risico en crisisbeheersing | |||||||
20.17 | ROT | 2 | 15 | 63 | VRR | ||
20.21 | Actiecentrum Communicatie VRR | 4 | 36 | mogelijke vestigingsplaats VIC, wens is in nabijheid communicatie politie | VRR | ||
20.19 | Bestuursdesk ROT | 4 | 36 | VRR | |||
20.16 | Liaisons incidenten, evenementen | 4 | 36 | combi met beheer- ders operationele ruimten. | VRR | ||
20.20 | Actiecentrum Brandweer, DHMR, DCMR | 6 | 54 | VRR | |||
20.20 | Actiecentrum GHOR | 6 | 54 | VRR | |||
Overig SGBO | Politie | ||||||
20.015 | Secretariaat en ondersteuning operationele ruimten. | Resource manager | 2 | 18 | combinatie met loketfunctie | VRR | |
20.22 | AC multi informatie / plotter | 2 | 18 | VRR | |||
20.23 | Mono overlegruimte BRW // GHOR / BZ / Com | 6 | 18 | overloop | VRR | ||
Actie centrum politie | |||||||
20.27 | Actiecentrum politie blauw / orde | 6 | 54 | Politie | |||
20.26 | Actiecentrum politie grijs / opsporing | 6 | 54 | Politie | |||
20.25 | Actiecentrum politie informatie | 6 | 54 | Politie | |||
20.24 | SGBO, AC politie vergaderruimte | 17 | 51 | Politie | |||
hoofd ondersteuning politie in een multiruimte. | Multi- disciplinair | geen aparte ruimte | Politie | ||||
stafofficier communicatie | Multi- disciplinair | geen aparte ruimte | Politie | ||||
Bij Grip 2, gebruik aanschuiven in ROT | geen extra ruimtebehoefte | ||||||
Bij GRIP 3 en 4, nabijheid driehoek | op verdieping 23-25 | ||||||
Ruimte- nummer | Functie primair | Functie aanvul- lend | Aantal werk- plekken per ruimte | Vergader plekken | Opper- vlakte fno (m2) | Onderdeel van | ||||||
Politie - DROC | ||||||||||||
Sector chef | in deel LMO | Politie | ||||||||||
Secretarieel medewerker | in deel LMO | Politie | ||||||||||
Teamchef C | in deel LMO | Politie | ||||||||||
Chefs operationeel specialist en experts | in deel LMO | Politie | ||||||||||
Vergaderruimte + briefingruimte 25 personen | wordt organisatorisch opgelost | Politie | ||||||||||
Spreekkamers | in deel LMO | Politie | ||||||||||
Spreekkamers | in deel LMO | Politie | ||||||||||
OvD-R opschaling Opsporing | bij chefs meldkamer | Politie | ||||||||||
Kleedruimte dames + heren en kasten t.b.v. OC + RTIC | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Droogruimte | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Douches | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Wapenkluizen | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Postbakjes | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Keuken / pantry | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
Rookruimte | nog opnemen | v.v.o | ||||||||||
Fietsenstalling | in algemene ruimten | v.v.o | ||||||||||
21e verdieping | ||||||||||||
21.01 | Verkeersruimte | v.v.o | ||||||||||
21.02 | Entreehal | 50,8 | v.v.o | |||||||||
21.03 | Installatieruimte | |||||||||||
21.04 | Serviceruimte opslag | 22,5 | LMO | |||||||||
21.05 | SER | 12,1 | LMO | |||||||||
21.06 | Ruimte t.b.v. training en fallback Haaglanden | 92,6 | LMO | |||||||||
21.07 | Meldkamer | 423,5 | LMO | |||||||||
21.08 | Keuken | 30,5 | LMO | |||||||||
22e verdieping | ||||||||||||
22.01 | Verkeersruimte | 20 | v.v.o | |||||||||
22.02 | Kleedruimte dames incl. douches | v.v.o | ||||||||||
22.03 | Installatieruimte | 63 | LMO | |||||||||
22.04 | Ruimte n.t.b. / techniek | 30 | LMO | |||||||||
22.05 | Rekencentrum | 183 | LMO | |||||||||
22.06 | C2000 | 35 | LMO | |||||||||
22.07 | ICT projecten en innovatie | 26 | LMO | |||||||||
22.08 | Senior beheer | 53 | LMO | |||||||||
22.09 | Opslag | 17 | LMO | |||||||||
22.10 | Hoofd beheer | 23 | LMO | |||||||||
22.11 | Data beheer, beheer | 59 | LMO | |||||||||
22.12 | Opslag | 27 | LMO | |||||||||
22.13 | Pantry garderobe repro | 30 | LMO | |||||||||
20e verdieping | 21e verdieping | 22e verdieping | ||||||||||
fno | vvo | fno | vvo | fno | vvo | |||||||
VRR | 333 | 538,2 | ||||||||||
LMO | 309 | 499,4 | 632 | 776 | 566 | 791,9 | ||||||
Politie | 242 | 392,8 | ||||||||||
Totaa | l | 884 | 1.430,4 | 632 | 776 | 566 | 791,9 | |||||
BIJLAGE 12 Visiedocument actiecentrum politie
DROS / Regionale Conflict- en Crisisbeheersing / Team Crisisbeheersing | |
Revisienummer: | 1.0 |
Datum: | 23 juli 2014 |
Status: | Definitief |
Auteurs: | X. Xxxxx en X.X.X. xxx xxx Xxxx |
Versiebeheer
Revisienummer | Datum | Mutatie |
0.1 | 12-05-2014 | Eerste concept |
0.2 | 28-05-2014 | Verwerking reacties na schriftelijke consultatie van AC’s SGBO, RRD, GMK en DMT EXO. |
0.3 | 04-06-2014 | Enkele kleine tekstuele aanpassingen verwerkt. |
1.0 | 23-07-2014 | Vastgesteld in het ELO d.d. 23 juni 2014. - Wel merkt de eenheidsleiding op dat de contouren van de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) nog niet uitgekristalliseerd zijn en die van belang zijn voor de beoogde ontwikkeling met betrekking tot het WPC. |
Visiedocument Politie – Eenheid Rotterdam
Het actiecentrum politiezorg in ontwikkeling!
Versie 1.0 – 23 juli 2014
In Nederland wordt momenteel gewerkt aan de vorming van een Landelijke Meldkamer Organisatie. In dit traject zullen verschillende meldkamers worden samengevoegd waaronder de meldkamers Zuid-Holland-Zuid en Rotterdam-Rijnmond. De nieuwe samengevoegde meldkamer zal worden gehuisvest in het World Port Centre. Dat is in hetzelfde gebouw waar de huidige meldkamer Rotterdam-Rijnmond momenteel is gehuisvest en waar de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond kantoor houdt. De nieuwe meldkamer zal op een andere verdieping komen dan de huidige meldkamer Rotterdam-Rijnmond. Als gevolg hiervan moeten ook de diverse actiecentra en de werkplekken van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond worden verplaatst. Hierdoor zal er een grootschalige verhuizing en verbouwing in het World Port Centre plaatsvinden. Dit is aanleiding geweest voor een heroriëntatie op de actiecentra, waaronder het actiecentrum politie.
De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is in 2013 begonnen om een visie te ontwikkelen. Deze visie, gevolgd door het pakket van eisen, zal uiteindelijk op 1 juni tot een voorlopig ontwerp moeten leiden ten behoeve van het projectbureau samenvoeging meldkamers. Om in de pas te blijven van deze planvorming dient de politie onder andere ook een heroriëntatie te houden op haar eigen actiecentrum. De komst van een Nationale Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden en de ervaringen tijdens de Nucleaire Security Summit 2014 zijn meegenomen bij de ontwikkeling van deze heroriëntatie. De oriëntatie op het Dienst Regionaal Operationeel Centrum als onderdeel van de nieuwe meldkamer valt buiten de scope van dit document maar zal ook plaatsvinden. In dit document wordt daarom ingegaan op het actiecentrum politie in brede zin (werkwijze en tevens - als afgeleide daarvan - de samenstelling, de huisvesting, ICT e.d.).
Voor de duidelijkheid wordt nog opgemerkt dat dit document primair betrekking heeft op het actiecentrum politie in de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en secundair op het actiecentrum politie in de Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid. Dat heeft te maken met voornoemde verbouwing van het World Port Centre. In de Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid is er sprake van een status quo.
Inhoud
1 Definitie en positionering 35
1.2 Het actiecentrum politiezorg 35
1.3 Positionering Politie – Eenheid Rotterdam 35
2.1 Bevelstructuur risico- en crisisbeheersing politie 36
2.3 Verantwoordelijkheden actiecentrum politie 37
2.4 Samenstelling actiecentrum politie 38
3.1 Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) 39
3.2 Standaardisatie werkwijze bij GRIP 39
3.3 Regierol gemeente en bevolkingszorg op orde 39
3.4 Toenemend belang van communicatie 40
3.5 Scherp sturingsconcept Nationale Politie 40
3.6 Toenemende sturing Nationale Politie 40
4 Ontwikkelingsrichting actiecentrum politiezorg 42
4.1 Multidisciplinaire aanpak 42
4.2 Versteviging intelligence 42
4.5 Politieprocessen beperkt bundelen 44
• … er altijd. Zij staat voor een veilige samenleving.
• … het handhaven van de wet en is het gezag op straat.
• … er waar nodig en biedt de helpende hand. In noodsituaties grijpt zij dwingend in.
• … waar anderen een stap terug doen, stappen politiemensen naar voren. Als het nodig is met geweld en gevaar voor eigen leven.
• … actief samenwerken met burgers en partners. Zij is er voor iedereen. Waakzaam en dienstbaar.
1.2 Het actiecentrum politiezorg …
• … is ten behoeve van de tactische aansturing van alle politieprocessen.
• … is een integraal onderdeel van de mono- en multidisciplinaire opschalingstructuur. Het actiecentrum werkt actief samen met de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) en partners in de risico- en crisisbeheersing.
• … is operationeel bij hoog risico evenementen, hoog risico demonstraties, (dreigende) grootschalige openbare orde verstoringen vanaf SGBO-niveau en crisissituaties vanaf GRIP 2. Op tijden dat het actiecentrum niet operationeel is dan zijn deze functionarissen wel bereik- en beschikbaar.
• …. is als het ware een projectorganisatie voor - voornoemde - buitengewone situaties
c.q. (dreigende) grootschalige incidenten.
• … is verbindend: We bereiken meer door samenwerking en in verbinding met anderen dan alleen. We zetten kennis en ervaring in om de kwaliteiten van het team en de organisatie te versterken en te verbeteren ten behoeve van de burger.
• … heeft overzicht over de actuele situatie van politiezorg. Het actiecentrum politie is hiermee bepalend voor de strategie en het tactisch concept van het politieoptreden.
• … is onderdeel van een groter geheel, aangezien het in samenwerking met de gemeente uitvoering geeft aan de beleidsuitgangspunten en tolerantiegrenzen door middel van samenwerking met evenementenorganisaties, brandweer, GHOR en regelmatig Havenbedrijf Rotterdam.
• … dient zowel in de koude als warme fase altijd direct gebruik te kunnen maken van de huisvesting. Indien niet in gebruik kan de huisvesting worden gebruikt voor andere politionele doeleinden zoals oefeningen.
1.3 Positionering Politie – Eenheid Rotterdam
• De politie werkt in ondergeschiktheid van het bevoegd gezag, respectievelijk burgermeester en Hoofdofficier van justitie, en in overeenstemming met de geldende rechtsregels.
• De Politie – Eenheid Rotterdam is enerzijds volledig en integraal onderdeel van de Nationale Politie en anderzijds een actieve betrokken samenwerkingspartner van o.a. veiligheidsregio’s en Landelijke Meldkamer Organisatie (i.o).
• De politie is actief op twee werelden. De politie is enerzijds duidelijk herkenbaar op straat voor de ordehandhaving maar dient gelijktijdig, doorgaans onherkenbaar, verdachten op te sporen ten behoeve van de daadwerkelijke handhaving van de rechtsorde. Beide werelden ontmoeten elkaar op het kruispunt van opgeschaalde politiezorg, vanaf plaats delict tot een crisissituatie. Als gevolg van deze colocatie is dit kruispunt in het actiecentrum politiezorg ook fysiek zichtbaar.
Het uitgangspunt van de politie is dat de monodisciplinaire crisisorganisatie in het verlengde van de multidisciplinaire Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijding Procedure (GRIP) moet kunnen worden georganiseerd. Overigens is er in de praktijk geen hard onderscheid tussen een mono- en multidisciplinaire crisisorganisatie te maken, want bij een mono politie crisisorganisatie speelt de politie de operationele hoofdrol maar is er altijd al sprake van enige vorm van afstemming met partners. In dit hoofdstuk zal inzicht gegeven worden in hoe het actiecentrum politie op dit moment georganiseerd is.
2.1 Bevelstructuur risico- en crisisbeheersing politie
In de bevelstructuur risico- en crisisbeheersing politie worden de bevelvoering en de verantwoordelijkheden van de crisisfunctionarissen van politie voor grootschalig en bijzonder optreden beschreven. Hierbij worden drie niveaus onderkend:
• een Operationeel Commandant dan wel Officier van Dienst Politie regeling (niveau 1) voor de aansturing van de taakcommandanten, en via deze taakcommandanten de aansturing van de operationele eenheden op straat. Deze regeling wordt gebruikt in geval van (dreigende) crisissituaties met een lokale uitstraling, beperkte complexiteit en beperkt risico op escalatie en/of evenementen van de A- of B categorie;
• een Districtelijk Grootschalig en Bijzonder Optreden (niveau 2) wordt gebruikt in geval van (dreigende) crisissituaties met een districtelijke uitstraling, middelmatige complexiteit of risico op escalatie + evenementen van de B- of C categorie. Tevens wordt deze structuur gebruikt bij alle voetbalwedstrijden in de eredivisie, Europese competities, interlands en andere voetbalwedstrijden waarbij risico op escalatie aanwezig is;
• een regionale Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden (niveau 3) wordt gebruikt in geval van (dreigende) crisissituaties met een regionale uitstraling, grote complexiteit of groot risico op escalatie en/of door de eenheidsleiding aangewezen evenementen van C-categorie en voetbalwedstrijden. Deze regionale Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden werkt vanuit het actiecentrum politie.
Onder een regionale Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden kan één of meer Districtelijk Grootschalig en Bijzonder Optreden hangen, maar dat hoeft niet. Wel is bij een SGBO altijd minimaal één OC-regeling actief. De primaire politietaken moeten immers door de operationele politiemedewerkers op straat worden uitgevoerd.
Zoals net behandeld is het actiecentrum politie operationeel ten behoeve van de voorbereiding op en uitvoering van de openbare ordehandhaving bij de volgende vier mono- en multi-situaties: hoog risico evenementen (incl. voetbalwedstrijden, verkiezingen, feestdagen), hoog risico demonstraties, (dreigende) grootschalige openbare orde verstoringen en/of verstoringen van de rechtsorde vanaf niveau SGBO-regeling en crisis (rampenbestrijding) vanaf GRIP 2. De werkwijze van het actiecentrum politie is grotendeels hetzelfde bij deze situaties, maar verschilt bij iedere situatie op enkele punten. Dit houdt verband met enkele verschillende kenmerken per situatie.
Een crisis en grootschalige openbare ordeverstoring wordt in het algemeen gekenmerkt door:
• het is een gevolg van een gebeurtenis die zich plotseling en onverwacht heeft voorgedaan;
• er is sprake van gevaar voor personen of de volksgezondheid;
• snel handelen is noodzakelijk. Er is dus weinig tijd om beslissingen te kunnen nemen waardoor er moet worden gewerkt onder hoge druk (er is geen of nauwelijks tijd om beleidsdocumenten door te lezen, professionals vallen dan terug op hun intuïtie en parate expertise);
• er is een hoge mate van onzekerheid ten aanzien van het verloop mede als gevolg van incomplete - en soms tegenstrijdige – informatie (vooral in het beginstadium);
• een unieke c.q. bijzondere situatie (m.a.w. het is geen veel voorkomende situatie waarbij kan worden volstaan met regulier optreden) waarbij veel ongestructureerde vraagstukken zijn (dat wil zeggen er is onzekerheid over de oplossingsrichtingen c.q. maatregelen);
• veel media en politieke aandacht;
• grote afbreukrisico’s (o.a. reputatieschade);
• er is sprake van een netwerk met veel actoren. Er zijn veel medewerkers en verschillende disciplines op verschillende niveaus (operationeel, tactisch en strategisch) van binnen en buiten de politieorganisatie betrokken omdat er veel verschillende taken moeten worden uitgevoerd;
• grote impact binnen en buiten de organisaties;
• het betreft een ‘tijdelijke’ situatie.
De afwijkende kenmerken van een hoog risico evenement ten opzichte van een ‘crisis’ zijn:
• het is een verwachte gebeurtenis waarbij de politie de tijd heeft (gelet op de vereiste stappen in het vergunningsverleningstraject) om zich - in samenwerking met hulpdiensten, gemeente en evenementenorganisatie - te prepareren op veiligheidsrisico’s door het maken van afspraken
o.a. ten aanzien van de veiligheid en mobiliteit;
• in de voorfase zijn derhalve maatregelen getroffen om gevaar voor personen of de volksgezondheid te minimaliseren;
• er is weinig onzekerheid over het verloop;
Een geplande hoog risico demonstratie en een dreigende grootschalige openbare ordeverstoring vertonen in zekere mate de kenmerken als een hoog risico evenement. Er is immers sprake van een voorzienbaar risico, echter er is slechts een beperkte voorbereidingstijd. Een ongeplande hoog risico demonstratie vertoont in zekere mate de kenmerken van een crisis aangezien het een onvoorzienbare situatie is.
2.3 Verantwoordelijkheden actiecentrum politie
De politie is - conform het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 - verantwoordelijk voor de aansturing van de volgende primaire processen (incl. deelprocessen) ter beheersing van (dreigende)incidenten in het bron- en effectgebied:
Proces | Deelprocessen |
Ordehandhaving | Crowdmanagement & Crowdcontrol Riotcontrol Recherchemaatregelen |
Mobiliteit | Statisch Verkeersmanagement Dynamisch Verkeersmanagement |
Bewaken en beveiligen | Bewaking en Beveiliging Objecten/Diensten Bewaking en Beveiliging Subjecten |
Handhaven netwerken | Publieke netwerken Private netwerken |
Opsporing | Grootschalige Opsporing |
Opsporingsexpertise | Technisch Forensische Opsporing Onderhandelaars Bijzondere Opsporing |
(Speciale) interventies | Arrestatie en Ondersteuning Speciale Interventies |
Om uitvoering te geven wordt gebruikt gemaakt van enkele ondersteunende processen (incl. regionale deelprocessen) ter beheersing van (dreigende)incidenten in het bron- en effectgebied:
Ondersteunend proces | Deelprocessen |
Informatie | Beeldcoördinatie Inlichtingendiensten Verkenners Informatierechercheurs Informatieanalyse |
Ondersteuning | Capaciteitsmanagement Facilitair management Verbindingen |
2.4 Samenstelling actiecentrum politie
Als afgeleide van deze processen kent het actiecentrum politie de volgende ‘knoppen’:
• Algemeen Commandant Politiezorg; geeft leiding aan het actiecentrum politie. De Algemeen Commandant Politiezorg kan zich naar behoefte in het actiecentrum politie laten ondersteunen door;
- Stafofficier Crisisbeheersing
- Stafofficier Beleids- en Bestuurszaken
- Stafofficier Communicatie
Bij multidisciplinaire opschaling volgens de GRIP regeling naar GRIP 2 of hoger zal de Algemeen Commandant Politiezorg plaatsnemen in het Regionaal Operationeel Team.
Tevens kan de Algemeen Commandant Politiezorg één of twee hoofden per proces (ook wel knoppen genoemd) inzetten voor de tactische aansturing. Het zogenaamde knoppenmodel heeft als uitgangspunt dat ‘knoppen’ alleen worden ingezet indien ze nodig zijn. Dit houdt in dat hiervoor de volgende functionarissen kunnen worden ingezet;
• Twee Hoofden Ordehandhaving (HOha)
• Hoofd Mobiliteit (HMob)
• Hoofd Bewaken en Beveiligen (HBB)
• Hoofd Handhaven Netwerken (HHN)
• Hoofd Opsporing (HOps)
• Hoofd Opsporing Expertise (HOpEx)
• Hoofd Interventie (HInt)
• Hoofd Informatie (HIn)
• Hoofd Ondersteuning (HOn)
Voor de aansturing kunnen deze knoppen gebruik maken van maximaal één centralist per twee knoppen.
Verder zijn in bijzondere situaties de volgende uitbreidingen van het actiecentrum politie mogelijk:
• Defensie kan politieprocessen ondersteunen met capaciteit (onder leiding van het actiecentrum politie). Tevens is de Koninklijke Marechaussee (KMar) verantwoordelijk voor de politieprocessen bij militaire- en luchtvaart complexen in de regio Rotterdam.
• Indien de Dienst Speciale Interventies (DSI) van de Landelijke Eenheid wordt ingezet, neemt het (plaatsvervangend) hoofd DSI plaats naast de Algemeen Commandant Politiezorg. Hij voert vanuit deze positie, in samenhang en afstemming met het actiecentrum politie, zijn eigen functionarissen aan door gebruik te maken van het Hoofd Interventie. De DSI heeft de algehele leiding over het inzetten van speciale eenheden bij terrorismegerelateerde situaties, situaties van grof geweld of in bijzondere gevallen.
• De Dienst Regionale Recherche (DRR) speelt een rol bij een incident met een grote opsporingscomponent. Na de incidentfase zal het (plaatsvervangend) diensthoofd DRR plaats nemen nabij de Algemeen Commandant Politiezorg. Er worden dan afspraken gemaakt over coördinatie van het opsporingsproces. Het voordeel van deze constructie is dat de DRR na de crisis of evenement kan worden losgekoppeld van het actiecentrum politie en het door kan gaan met het opsporingsonderzoek.
Zoals bij de inleiding behandeld wordt momenteel gewerkt aan de vorming van een Landelijke Meldkamer Organisatie en zullen de meldkamers Zuid-Holland-Zuid en Rotterdam-Rijnmond worden samengevoegd. Dit is slecht één van de ontwikkelingen van dit moment. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste ontwikkelingen beschreven die consequenties hebben op de te vormen visie voor het actiecentrum politie.
3.1 Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO)
De LMO is sinds begin 2014 gestart als programmaorganisatie. De focus ligt in eerste instantie op de planvorming m.b.t. de transitie van 22 (autonome) regionale meldkamers naar één landelijke meldkamerorganisatie met 10 locaties. Het zal nog een paar jaar duren voordat deze transitie daadwerkelijk geïmplementeerd zal worden en gereed zal zijn. Tot die tijd zullen de meldkamer Rotterdam-Rijnmond en de meldkamer Zuid-Holland-Zuid naast elkaar blijven bestaan.
Om te kunnen functioneren als één meldkamerorganisatie LMO zullen werkprocessen en systemen meer en meer worden gestandaardiseerd (er komt bijvoorbeeld één Nationaal Meldkamersysteem). Aangezien de LMO – naast de taak ‘het verzorgen van multi-intake’ – mede tot taak heeft ….
• Beheer van de meldkamers; dit betreft onder andere de multi-ICT (in ieder geval C2000, GMS
/ NMS, 112 en mogelijk ook LCMS) inclusief de koppelvlakken met de monodisciplinaire systemen én multidisciplinaire protocollen t.b.v. het meldkamerproces;
• Organiseren van meldkamertaken t.b.v. multidisciplinaire opschaling (hieronder valt in ieder geval het genereren van een meldkamerbeeld van het incident en de multidisciplinaire informatievoorziening) en het faciliteren van monodisciplinaire opschaling;
… zullen er - als gevolg van standaardisatie - ten aanzien van de koppelvlakken tussen meldkamer en actiecentrum politie op den duur waarschijnlijk (enkele) veranderingen plaatsvinden op het gebied van ICT en in de werkwijze van het actiecentrum politie. Het is op dit moment onbekend welke veranderingen dat zijn en hoe ingrijpend die zullen zijn.
3.2 Standaardisatie werkwijze bij GRIP
Met de komst van de Wet Veiligheidsregio is de GRIP regeling enkele jaren geleden wettelijk verankerd. In 2013 is de GRIP regeling landelijk aangevuld met de verbinding van de rijksstructuur in de opschalingmethodiek (GRIP 5 en GRIP Rijk). Hiermee lijkt de eerste stap gezet te zijn naar verdere standaardisatie van de werkwijze tijdens een GRIP-incident. Over niet al te lange tijd zullen tevens voor de implementatie van de LMO procedures verder gestandaardiseerd moeten worden. Het is immers lastig om verschillen te handhaven als de uitvoering van beide regelingen door dezelfde functionarissen plaats vindt.
Een groot voordeel van de standaardisatie van de werkwijze is dat de opleiding, gezamenlijk aangeboden door het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) en de Politieacademie (PA) beter zullen aansluiten op de praktijk. Hierdoor zullen crisisfunctionarissen in de toekomst beter toegerust en waarschijnlijk gecertificeerd aan de slag kunnen. Dit vergroot tevens de uitwisselbaarheid van deze functionarissen waardoor niet langer alles regionaal georganiseerd hoeft te worden.
Door de aansluiting van de rijksstructuur op de GRIP regeling en de huidige technologische ontwikkelingen wordt de locatie van de actiecentra minder relevant. In de toekomst zou het mogelijk moeten zijn om live overleggen te volgen, van monodisciplinaire actiecentra t/m Ministeriële Commissie Crisisbeheersing. Tevens ontstaat er de mogelijkheid om laagdrempelig real time te communiceren middels videoconferentie.
3.3 Regierol gemeente en bevolkingszorg op orde
De gemeente hoort de regie te hebben over het lokale integrale veiligheidsbeleid. De regierol van gemeenten betreft het zodanig sturen, interveniëren en in stand houden van allerlei randvoorwaarden dat de diverse betrokken partijen op het terrein van veiligheid op een effectieve manier blijven samenwerken en met elkaar een aanvaardbaar niveau van veiligheid en leefbaarheid weten te consolideren.
De regierol houdt concreet in dat de gemeente o.a. het volgende doet:
• Advies aanvragen van alle relevante diensten
• Faciliteren van overleg met de organisator (van bijvoorbeeld evenementen)
• Daadwerkelijk vaststellen van risicobeleid (veiligheidsmaatregelen)
• Coördinatie op de samenwerking bij toezicht en handhaving
Hoewel de regierol nog niet altijd en door alle gemeenten stevig wordt opgepakt, is er nog steeds een verdere verbetering - mogelijk en - zichtbaar.
De afgelopen jaren zijn er een aantal landelijke beleidsdocumenten opgeleverd m.b.t. de Bevolkingszorg (o.a. rapport van de Taskforce Gemeentelijke Processen, het project Bevolkingszorg op Orde van de Commissie Xxxxxxxxx). Dit heeft ook in de veiligheidsregio’s geleid tot regionale (en lokale) verbeterplannen op het gebied van de bevolkingszorg. Actuele en recente ontwikkelingen zijn:
• Piketregelingen OvD Bevolkingszorg;
• Meer samenwerking bij gemeentelijke crisisbeheersing (bemensing sectie bevolkingszorg);
• Verbetering zelfredzaamheid en slachtoffer-informatie-systematiek. Er is gekozen voor een landelijke front-office (ANWB) en back-office (LTFO);
• Afspraken met private partijen over uitvaartzorg en schade registratie & afhandeling.
De Politie - Eenheid Rotterdam is momenteel verantwoordelijk voor het leveren van een evacuatieleider maar is van mening dat dit een oneigenlijke taak is voor de politie. Conform het referentiekader crisisbeheersing hoort deze taak bij de gemeenten. De politie blijft vanzelfsprekend wel participeren in het evacuatieteam vanwege de aansturing van de politietaken die bij een evacuatie aan de orde zijn.
3.4. Toenemend belang van communicatie
Crisiscommunicatie is een actueel onderwerp. Oorzaak zijn incidenten, calamiteiten, crises en rampen uit het (recente) verleden. Overheden en instellingen verliezen daarbij hun institutionele rol en moeten meer en meer voldoen aan de informatiebehoefte van de samenleving. Xxxxxxx volgen kritisch het optreden van overheidsdiensten en voeren via moderne media hun eigen journalistiek met de snelheid van het licht. De samenleving etaleert de informatiebehoefte zonder dat zij zich laten beperken door wat de overheid wil zeggen.
Een extra stimulans voor de overheidsdiensten en instellingen om hun werk goed te doen. Maar ook een veiligheidsrisico door onjuiste beeldvorming als gevolg van geruchten, fabeltjes, veronderstellingen en ongewenst gedrag. Crisisbeheersing vergt een goed georganiseerde communicatieoperatie om snel en doeltreffend op de informatiebehoefte van de samenleving te anticiperen.
3.5. Scherp sturingsconcept Nationale Politie
Op dit moment zijn veel leidinggevende van de diverse operationele sturingsniveaus en disciplines alleen bereikbaar en beschikbaar (dus niet aanwezig). Als gevolg van de nationale politie zullen waarschijnlijk in de eenheid Rotterdam 24/7 leidinggevenden op alle operationele sturingsniveaus en van allerlei disciplines aanwezig en/of beschikbaar zijn.
In de nabije toekomst zal de politie eenheid Rotterdam 24/7 een Hoofdofficier van Dienst Politie, enkele Officieren van Dienst Politie, een Officier van Dienst Recherche, een Officier van Dienst Informatie en een Officier van Dienst Operationeel Centrum hebben1. Deze functionarissen zullen in geval van een grootschalig incident, waarbij politie inzet noodzakelijk is, direct vanaf het eerste moment gezamenlijk de politieprocessen aansturen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de faciliteiten van actiecentrum politie - totdat bij verdere opschaling de piket functionarissen voor het actiecentrum politie operationeel zijn (lees: de aansturing kunnen overnemen). Als gevolg van het nieuwe sturingsconcept zullen ook alle politieprocessen vanuit het Operationeel Centrum worden aangestuurd.
3.6. Toenemende sturing Nationale Politie
Door de vorming van de Nationale Politie ontstaat er in toenemende mate landelijke sturing op de politie. Deze sturing beperkt zich voornamelijk het stellen van kaders voor regionale eenheden. Een concreet voorbeeld hiervan is de Nationale Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden (NSGBO).
1 Er heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden op welke wijze hier concreet vorm aan gegeven wordt.
Deze stelt bij een aantal landelijke regelingen kaders zodat de burger overal ongeveer hetzelfde van de politie kan en mag verwachten.
De Landelijke portefeuillehouder Crisisbeheersing is de politiechef Xxxxx Xxxxx. De portefeuillehouders maken beleid, en zo zal er ook beleid komen voor de actiecentra politie. Het is momenteel echter nog onbekend wanneer welk beleid komt en wat dat betekent voor de huidige werkwijze. Vooralsnog heeft dit weinig consequenties.
Het beheer (ICT, huisvesting e.d.) van de politie en de toekomstige meldkamer is inmiddels landelijk georganiseerd. Dat betekent dat politieregio’s niet meer zelfstandig gaan over vraag en aanbod m.b.t. het actiecentrum politie. De regio’s kunnen nog wel aan vraagarticulatie doen, maar het beleid (samenhang aanbrengen in en prioritering van de ‘vraag’ van verschillende eenheden) en uitvoering omtrent het beheer van het actiecentrum politie wordt voornamelijk een landelijke aangelegenheid.
4. Ontwikkelingsrichting actiecentrum politiezorg
Naar aanleiding van de eerder behandelde ontwikkelingen zal ook het actiecentrum politie zich de komende jaren verder ontwikkelen. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste ontwikkelingen voor het actiecentrum politie beschreven die consequenties hebben op de te vormen actiecentrum politie op het World Port Center.
Het aflopen jaar is veel aandacht besteed aan de multidisciplinaire samenwerking. Inmiddels worden er geen regelingen meer monodisciplinair gedaan. De mate van samenwerking verschilt per ‘monodisciplinaire’ regeling: van multidisciplinaire voorbereiding in de koude fase (gezamenlijke advisering vergunningen, gezamenlijk scenario’s voorbereiden en incl. table-top oefening) tot samenwerking in de warme fase d.m.v. telefonische afstemming, informatie delen via LCMS tot gezamenlijk de strategie bepalen.
De komende jaren dient de samenwerking operationele actiecentra nog verder versterkt te worden. Te denken valt aan een nadrukkelijkere regierol van de gemeente (zie paragraaf 4.3). Multidisciplinaire samenwerking wordt bevorderd door het dichtbij elkaar huisvesten van de diverse actiecentra (in ieder geval politie, gemeente, brandweer, GHOR). Voor de politie is het gewenst dat de genoemde actiecentra op dezelfde verdieping worden gehuisvest. Een liaisonruimte voor het actiecentrum politie is dan niet meer als zodanig nodig, want de actiecentra van de partners zijn dan al zeer nabij gehuisvest. Het op dezelfde verdieping huisvesten van de actiecentra betekent niet dat alle actiecentra in één (open) ruimte moeten zitten. Dat is onwenselijk.
Op besluitvormingsniveau (bestuurlijke, strategische en tactische niveau) dienen disciplines wel bij elkaar gezet te worden om af te stemmen (respectievelijk RBT, ROT en actiecentra), maar de actiecentra dienen wat betreft de unieke processen (er zijn een paar overeenkomstige processen, zie hieronder) verder los van elkaar te opereren tijdens crisis zodat de kolomdiscipline behouden blijft. Het risico bestaat anders dat als knoppen (behoudens de AC) van de actiecentra met elkaar gaan afstemmen en dat in dat proces beslissingen worden genomen die afwijken van door het ROT genomen besluiten.
Naast de unieke politieprocessen zijn er ook ondersteunende processen die bij meerdere partners voorkomen. Het idee is om deze processen multidisciplinair vorm te geven omdat de raakvlakken zo groot zijn dat veelvuldige afstemming nodig is. Het gaat om de volgende processen:
• Informatie: de snelheid en hoeveelheid van informatie wordt steeds hoger. De verschillende disciplines kunnen elkaar versterken door deze functionarissen in de nabijheid van elkaar te organiseren. Door de beperkingen in het kader van de wet politiegegevens (zie par. 4.5) kan niet alle politie-informatie worden gedeeld en zal een fysieke scheiding wel noodzakelijk zijn.
• Resource management (ondersteuning): de hoofden ondersteuning vanuit de diverse actiecentra kunnen elkaar versterken (o.a. de HON vanuit het actiecentrum politie). In verband hiermee wordt voorgesteld om dit proces c.q. ruimte multidisciplinair vorm te geven.
• Communicatie: door dat bij evenementen en crisissituaties zo veel organisaties betrokken zijn is de afstemming hiervan steeds belangrijker. In verband hiermee wordt voorgesteld om dit proces c.q. ruimte multidisciplinair vorm te geven.
De technische mogelijkheden staan niet stil. Denk hierbij aan;
• het inmiddels niet meer weg te denken gebruik van social media;
• toename van beschikbaar beeldmateriaal;
• toename van Automatic Number Plate Recognition (ANPR) camera’s;
• toenemend gebruik van GPS (in C2000-apparatuur) om de geografische positie;
• gebruik smartphones door meer en meer overheidsfunctionarissen;
• toename beschikbaarheid en toepassing van geo-data;
• toenemende koppeling van databestanden (o.a. uitbreiding stelsel van basisregistraties).
In crisiscentra draait alles om actuele en gevalideerde informatie (lees: kwaliteit van informatie). De kwaliteit van de informatie is mede bepalend voor de kwaliteit van besluitvorming. Mede door voornoemde snelle technische ontwikkelingen wordt er steeds meer gevraagd van de informatieorganisatie. De hoeveelheid informatie voor politie neemt niet alleen toe, maar het komt
ook steeds sneller tot de politie. Dat vraagt veel van de informatieorganisatie (met name van de HIN en zijn back-office).
De mogelijkheid om sneller en meer informatie te ontvangen, zorgt voor een behoefte om deze mogelijkheden ten volle te benutten voor de crisisbeheersing. Om pro actief te zijn/blijven moet de informatieorganisatie kort op de informatie zitten. Mede hierdoor is de trend zichtbaar dat de informatiemedewerkers in de nabijheid van (monodisciplinaire- en multidisciplinaire) crisisteams worden gepositioneerd. Dit stimuleert tevens de informatiedeling tussen de hulpverleningsorganisaties.
Informatie wordt door de informatieorganisatie niet alleen gehaald uit informatiesystemen die voor haar toegankelijk zijn, maar zal ook van de andere organisatie(onderdelen), zoals de OvD-I en het RTIC en andere hulpdiensten (informatiemanagers COPI / ROT, de calamiteitencoördinator e.d.) afkomstig zijn. Korte lijnen met deze crisisfunctionarissen voorkomt ruis en vertraging in de communicatie. Direct contact met de HIN wordt dan immers mogelijk waardoor informatie direct kan worden doorgespeeld. Daarom is het voorstel om het informatieteam (i.c. de back-office van de HIN) in het actiecentrum politie te organiseren.
Alle opsporingprocessen moeten ook vanuit het actiecentrum politie aangestuurd kunnen worden. Daarnaast dient het actiecentrum ook geschikt gemaakt te worden voor zogenaamde klapdagen van onderzoeken en voor ad-hoc zaken waarbij direct opsporingsactiviteiten uitgezet moeten worden, zoals gijzelingen en ontvoeringen. Hierdoor wordt de ruimte multifunctioneel geschikt voor politionele acties. Tevens is het aan te raden om de operationele ruimtes van het actiecentrum allemaal hetzelfde in te richten zodat er bijvoorbeeld meerdere kleine acties tegelijkertijd kunnen plaatsvinden.
De opsporing heeft vanouds de opschaling georganiseerd binnen de eigen discipline. De ontwikkeling richt zich steeds meer op een sterkere verwevenheid c.q. samenwerking tussen het blauwe en het grijze optreden (opsporingsacties, AT/OT-inzet, specialistische diensten, etc). Die nauwe samenwerking dient niet alleen 24/7 vanuit het operationeel centrum plaats te vinden onder leiding van de OvD-R, maar ook in geval van (incidentele) opschaling bij incidenten. In het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 zijn de processen opsporing, opsporingsexpertise en interventie opgenomen. In de huidige crisisruimte zijn alleen voorzieningen getroffen voor het proces opsporing. Op dit moment is er bij de RRD op Doelwater een eigen actiecentrum voor samenwerking met de andere opsporingsprocessen. Deze functionaliteiten zullen verplaatsen naar het nieuwe actiecentrum politie in het WPC.
De afgelopen jaren hebben er verschillende oefeningen plaatsgevonden met een stevig opsporingscomponent. Uit de evaluaties van oefeningen bleek echter dat de grote afstand tussen deze crisisteams (‘blauw en grijs’) voornamelijk door de gedeelde beeldvorming en de informatiepositie nadelige effecten had. Bij andere eenheden is dit zichtbaar geworden door dat de crisisruimtes zodanig worden ingericht dat deze ook geschikt zijn voor een regeling met een groot opsporingscomponent en/of zogenaamde ‘klapdagen’ van een groot opsporingsonderzoek. Voor de opschaling van de opsporing betekent dat concreet dat de coördinerende opsporingsfunctionarissen in het actiecentrum politie plaats kunnen nemen. Hierdoor is het onderhouden van een eigen ‘actiecentrum’ niet langer noodzakelijk meer.
Het actiecentrum politie werkt met de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB) methodiek. Met name tijdens het overleg wordt gewerkt aan de gezamenlijk beeld- en oordeelsvorming. Het is hierbij van belang dat alle benodigde informatie gevisualiseerd kan worden tijdens het overleg.
Vervolgens moeten de ‘knoppen’ de besluiten (acties) laten uitvoeren. Deze tactische aansturing dient zoveel als mogelijk gescheiden te worden van de uitvoering. De uitvoering is bezig met ‘het hier en nu‘ en dient daarom in principe op afstand te staan van het actiecentrum om verstoring van de eigen taakuitvoering (vooruit kijken) te voorkomen. Het gaat daarbij niet alleen om de uitvoering op straat, maar ook om de ondersteunende back-offices. De back-offices dienen zoveel als mogelijk te werken vanuit de staande organisatie, waardoor deze medewerkers in hun reguliere
werkomgeving taken voor het actiecentrum uitvoeren. Deze situatie heeft voordelen: deze medewerkers hebben doorgaans alle faciliteiten ter beschikking die ze nodig hebben voor hun taakuitvoering en ze kunnen makkelijker assistentie vragen aan collega’s aangezien die in de nabije omgeving werkzaam zijn. Op dit uitgangspunt zijn alleen een beperkt aantal centralisten en informatiemedewerkers de uitzondering waar rekening mee gehouden dient te worden.
Naast communicatie via C2000 is (mobiele) communicatie zeer belangrijk voor de uitvoering van de taken van het actiecentrum politie. Maar een gedeelte van de leden van het actiecentrum politie communiceren middels C2000 en de overige met (mobiele) telefoons en internet (WIFI). Deze communicatie middelen (C2000, telefonie en internet/WIFI) dienen ook tijdens calamiteiten betrouwbaar te blijven.
Uit de eerder behandelde trends blijkt dat de samenwerking erg belangrijk is. Daarnaast is er ook steeds meer behoefte om informatie te visualiseren. Echter dient men ook aandacht te houden voor een optimale werkomgeving. De informatie c.q. prikkels die een persoon (met stress) kan verwerken zijn beperkt. Er dienst een optimale balans gevonden te worden tussen de hoeveelheid prikkels en de mogelijkheid om rustig en geconcentreerd te kunnen werken. Dit is met name voor één groot (multidisciplinair) actiecentrum een aandachtspunt en mogelijk afbreukrisico. Dit houdt dus concreet in dat de actieruimte politie waarschijnlijk uit meerdere ruimten moet ontstaan, welke met een vaste en/of flexibele wand worden gescheiden.
4.5 Politieprocessen beperkt bundelen
Het type acties waarbij het actiecentrum politie ingezet wordt lopen dermate uiteen dat de samenstelling daarvan ook vaak verschillend is. Hoewel geen enkele inzet van het actiecentrum politie hetzelfde is kan er wel een logische clustering van functionarissen worden onderscheiden: de zogenaamde ‘blauwe processen’, ‘grijze processen’, informatieproces’, ‘communicatieproces’ en het ‘ondersteunende proces’. Deze processen komen gestructureerd bij elkaar tijdens een overleg ten behoeve van de beeld- en oordeelsvorming.
Tevens is het aan te raden om de operationele ruimtes van het actiecentrum allemaal hetzelfde in te richten zodat er bijvoorbeeld meerdere kleine acties tegelijkertijd kunnen plaatsvinden. Hierdoor worden de ruimten tevens multifunctioneel geschikt voor zowel ‘blauwe’’, ‘grijze’ als ‘inlichtingen’ acties. Hierbij dient het actiecentrum ook geschikt te zijn voor meer operationele sturing tijdens zogenaamde klapdagen van opsporingsonderzoeken en voor ad-hoc zaken waarbij direct opsporingsactiviteiten uitgezet moeten worden. Tevens dienen alle ruimten van het actiecentrum politie zoveel als mogelijk geclusterd te worden.
Op basis van de hiervoor besproken kaders stellen we voor de ‘blauwe’, ‘grijze’ en ‘informatie’ de volgende ruimten in het actiecentrum politie voor;
1. Werkplekken Hoofd Ordehandhaving, Hoofd Mobiliteit, Hoofd Bewaken en Beveiligen en Hoofd Handhaven Netwerken met de mogelijkheid voor ondersteuning met 2 centralisten (bv. voor aansturing openbare orde groepen, mobiele eenheid, verkeerpolitie e.d.).
2. Werkplekken Hoofd Opsporing, Hoofd Opsporingsexpertise, Hoofd Interventie en een flex werkplek (bijvoorbeeld t.b.v. officier van justitie) met de mogelijkheid voor ondersteuning met 2 centralisten (bv. voor aansturing observatieteam, arrestatieteam, rechercheurs e.d.)
3. Werkplekken Hoofd Informatie en 3 flex werkplekken met de mogelijkheid voor ondersteuning met 2 centralisten (bv. voor aansturing verkenningeenheid, heli, cameratoezicht e.d.).
Op de werkplekken van centralisten dient ook de mogelijkheid aanwezig te zijn om deze werkplekken als flex werkplekken te gebruiken. Dit houdt onder andere in dat SGBO-leden of andere politiemedewerkers ook van deze werkplekken gebruik moeten kunnen maken.
Met de bovengenoemde verdeling kunnen ruimte 1 t/m 3 op dezelfde wijze ingericht worden met in totaal 6 werkplekken per ruimte. Hierdoor wordt de onderlinge uitwisselbaarheid vergroot. Wel wordt geadviseerd om een van deze ruimte, met name voor de ‘informatie’, in de directie nabijheid van de multidisciplinaire informatieruimte te organiseren.
Ten behoeve van het plenaire overleg stellen we de volgende ruimte voor;
4. Een vergaderruimte voor 14 personen t.b.v beeld- en oordeelsvorming incl. 3 werkplekken (t.b.v. de Algemeen Commandant Politiezorg, Stafofficier Crisisbeheersing, Stafofficier Beleids- en Bestuurszaken). Hierdoor kan de ruimte buiten de overleggen tevens als werkruimte gebruikt worden. Hierbij dient vanaf een van deze werkplekken aan tafel alle visualisatie mogelijkheden bediend te kunnen worden ter ondersteuning van de beeld- en oordeelsvorming. In deze ruimte dient live meegekeken en geluisterd te worden met het ROT, RBT. Tevens moet er de mogelijkheid zijn voor een videoconferentie met een ander crisisteam (bv. het NSGBO en/of het NCTV).
De hierboven genoemde ruimten dienen voorbehouden te zijn voor de politie. Dit omdat er te allen tijde gebruik gemaakt zou moeten kunnen worden en er gebruik gemaakt wordt van vertrouwelijke informatie. Daarnaast dienen deze ruimten gelijktijdige naast elkaar en volledig zelfstandig gebruikt te kunnen worden.
Tot slot wordt geadviseerd om het proces communicatie en ondersteuning (resources) nog sterker multidisciplinair te organiseren. Hierbij wordt het volgende voorgesteld;
5. Een werkplek voor het Hoofd Ondersteuning politie in een multidisciplinaire ruimte met zijn collega’s van andere disciplines die verantwoordelijk zijn voor hetzelfde proces.
6. Een werkplek voor de stafofficier communicatie of toekomstig Hoofd Communicatie politie in een multidisciplinaire ruimte met zijn collega’s die verantwoordelijk zijn voor hetzelfde proces. In deze ruimte dient gebruik gemaakt te kunnen worden van alle “nieuwe” communicatiemiddelen.
Tot slot dient er door de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond rekening gehouden te worden met vergader- en werkplekken politie in multidisciplinair verband:
• In het geval van een multidisciplinair optreden bij opschaling naar GRIP 2 of hoger neemt de Algemeen Commandant Politie plaats aan de vergadertafel in de ROT-ruimte. Eventuele ondersteuners dienen middels een audiovisuele verbinding live het overleg te kunnen volgen in de vergaderruimte van het actiecentrum politie.
• In het geval van een multidisciplinair optreden bij opschaling naar GRIP 3 in Rotterdam en/of GRIP 4 dient de adviseur Beleids- en Bestuurszaken een werkplek te hebben nabij het Beleidsteam en de vergaderruimte voor de driehoek. Vanaf deze werkplek dient, vergelijkbaar met de vergaderruimte van het actiecentrum politie, de mogelijkheid aanwezig te zijn om het overleg live audiovisueel te volgen.
5.2 ICT en beheer
Qua automatisering zullen alle politiesystemen moeten kunnen functioneren op alle werkplekken (incl. telefoontaps). Afhankelijk van de opzet kan dit per werkplek en/of op schermen worden weergegeven. De techniek in deze ruimten zal door dezelfde organisatie bijgehouden moeten worden als de Landelijke Meldkamer Organisatie omdat de aansluiting van techniek als cruciale succesfactor wordt gezien.
Om te komen tot een daadwerkelijke inrichting c.q. vlekkenplan is nadere afstemming met de Landelijke Meldkamer Organisatie, de Dienst Regionaal Operationeel Centrum en Dienst Regionale Recherche noodzakelijk. Dit om dubbel georganiseerde ruimten ten behoeve van de opschaling te voorkomen.
In het project samenvoeging meldkamers wordt voor het vlekkenplan uitgegaan dat er 3m2 per vergaderplek nodig is en 6 - 9 m2 voor een werkplek. Uitgaande van deze ruimte per werkplek zal er voor de in hoofdstuk 5 genoemde ruimten 246m2 nodig zijn2 (24 werkplekken en 10 vergaderplekken), met een minimale benodigde oppervlakte van 174 m2. In dit nieuwe actieruimte politie worden hiermee het huidige actiecentrum politie (WPC), de actieruimte RRD (Doelwater) en de ruimte voor het infoteam bij DRIO (Doelwater) gezamenlijk vormgegeven. Hierdoor komen de laatste twee ruimten in de toekomst te vervallen.
Tot slot zal, na het vaststellen van de visie en het aantal vierkante meters, een nadere inventarisatie gemaakt moeten worden om te komen tot een pakket van eisen. In dit stadium er nog geen aandacht besteed aan het inhoudelijke pakket van eisen.
2 De vloeroppervlakte van het huidige actiecentrum politie is ongeveer 130 m² (incl. keuken en gang)
BIJLAGE 13 Beknopt Programma van Eisen Huisvesting en Inrichting
Programma van Eisen van SGBO-ruimten
De eisen en wensen voor de SGBO-ruimte in het WPC zijn opgesteld omdat de bestaande voorzieningen niet voldoen. Vanwege de landelijke ontwikkelingen en de samenvoeging van de meldkamers is tevens de verwachting dat het gebruik van de SGBO-ruimten en het aantal medewerkers in de ruimten zal toenemen. De belangrijkste eisen en wensen zijn onderstaand kort samengevat:
• Actiecentrum met 6 meldtafels en 9 werkplekken voor kernstaf en optionele knoppen.
• AC-ruimte politie met vergadertafel voor 20 personen.
• HIN ruimte met 4 werkplekken.
• Communicatieruimte Politie met 4 werkplekken.
• Actiecentrum GHOR/Brandweer bij voorkeur naast actiecentrum politie.
• Actiecentra Politie en GHOR/Brandweer geschakeld middels verplaatsbare wand.
• Printerruimte met kopieer-/faxfaciliteit en opbergruimte.
• Keukenvoorziening met aanrecht, wasbak, vaatwasser, koffieautomaat en opbergruimte.
• Beperken van doorloop voor onbevoegden realiseren.
Programma van Eisen GMK en opschalingsruimten
De belangrijkste eisen en wensen zijn onderstaand weergegeven:
• Bij voorkeur niet verbouwen in de bestaande meldkamer en het bestaande rekencentrum, omdat “de winkel moet doordraaien”.
• In de samengevoegde meldkamer (GMK) zijn 58 meldtafels benodigd.
• Meldtafels dienen multidisciplinair inzetbaar te zijn. Dit houdt in dat ze qua netwerkinfrastructuur, hardware, software en systemen zodanig ingericht worden dat elke discipline van elke tafel gebruik kan maken (intake en uitgifte, Politie, Ambulance, Brandweer).
• De Fallback meldtafels dienen opgesteld te worden in de GMK gescheiden door een verplaatsbare glazen wand.
• I.v.m. scherpte en warmteafgifte is de wens is om beamers en cubes te vervangen voor grote led schermen.
• In het GMK en ROC dient voldoende aandacht geschonken te worden aan de klimaatregeling en akoestiek.
• Het servicecentrum dient bij voorkeur op de verdieping van het GMK gesitueerd te worden, nabij de kamers van chefs. Meldtafels in chef kamers vervallen wanneer in de GMK voldoende tafels beschikbaar zijn.
• De werkruimten voor kwaliteitsmedewerker GMK, hoofd GMK en secretariaat GMK betreffen reguliere kantoorwerkplekken. Deze mogen op een andere verdieping worden geplaatst.
• In het GBO dient gezorgd te worden dat het klimaat goed blijft bij volledige bezetting en gebruik van alle apparatuur en AV middelen.
• Het klimaatprobleem in het ROC dient opgelost te worden en dient goed te blijven bij volledige bezetting en gebruik van alle apparatuur en AV middelen.
• Xxxxx aan werkruimten t.b.v. crisissituaties conform huidige situatie.
• Voor mannen en vrouwen dient minimaal een aparte douche- en kleedruimte beschikbaar te zijn.
• Het aantal kledingkasten, postvakken en wapenkluizen dienen voldoende te zijn voor de toekomstige bezetting (175 fte).
• Per verdieping dient een goed uitgeruste pantry aanwezig te zijn. Bij de meldkamer dient in de pantry ook plek te zijn voor een snoep- en frisdrankautomaat.
• Per verdieping dient uitgegaan te worden van een centrale copycorner met multifunctionals en voldoende afleg en opbergruimte.
• Nabij de GMK dient een rookruimte gesitueerd te worden.
• Medewerkers van Risico en Crisisbeheersing worden bij voorkeur zo dicht mogelijk bij het ROC gesitueerd.
• Bij voorkeur wordt er niet verbouwd in de huidige meldkamer en rekencentrum. Er dient uitgegaan te worden van een nieuw rekencentrum naast het huidige rekencentrum. Later moet het bestaande rekencentrum worden opgeschoond of heringericht (nader te bepalen).
• Vanwege de wens een toekomstbestendige infrastructuur te realiseren dient de huidige databekabeling vervangen te worden.
• Nabij het actiecentrum Politie is een ruimte met 2 werkplekken gewenst voor Recherche.
• De recherche wenst een “blauw glas” verbinding tussen Doelwater en WPC ten behoeve van het commandocentrum Recherche.
BIJLAGE 14 Raming transitiekosten
Totale kosten | Onderbouwing | |||
Frictiekosten | ||||
Afvloeiingskosten boventallige medewerkers | € | 322.000,00 | Werkgroep P&O geeft aan tussen € 161.000,00 en € 483.000,00 (5% tot 15%), gemiddeld € 322.000,00 | |
Sociaal-plankosten | ||||
Reiskosten medewerkers die verder moeten reizen (incl. parkeerkosten) | € | 111.000,00 | 41 centralisten gemiddeld 3 dagen per week à € 20,00 per dag. Werkgroep P&O geeft aan € 3.000,00 meerkosten bruto per maand | |
Xxxxxxxx medewerkers die verder moeten reizen | € | 0,00 | Kosten komen in normale exploitatie terug | |
Verhuiskosten medewerkers | P.M. | Verwacht wordt dat dit niet voor zal komen | ||
Totale sociaal-plankosten | € | 111.000,00 | ||
Desintegratiekosten | ||||
In oude staat opleveren huurpand Oranjepark (ZHZ) | € | 50.000,00 | ||
Extra afschrijving boekwaarden af te stoten panden (incl. inrichting) minus opbrengst | P.M. | Boekwaarde inrichting en inventaris en ICT per datum ingang LMO | ||
Wegvallen werkzaamheden voor overhead- medewerkers VRR met betrekking tot financiën, personeel en organisatie, controle, inkoop, juridische zaken, communicatie en directevoering | € | 1.803.000,00 | Betreft kosten voor 3 jaar, per jaar geraamd op € 601.000,00 | |
Totale desintegratiekosten | € | 1.853.000,00 | ||
Projectkosten | ||||
Out of pocketkosten tot en met juni 2014 | € | 538.000,00 | ||
Voorlopige raming nog uit te geven tot 1 januari 2016 | € | 362.000,00 | ||
Totale projectkosten | € | 900.000,00 | ||
Totale transitiekosten | € | 3.186.000,00 | ||
BIJLAGE 15 Raming jaarlijkse interne projectkosten
Projectkosten betreffen kosten die worden gemaakt ten behoeve van de organisatie van de samenvoeging van de meldkamers. Dit zijn personeelslasten van de projectleiders en ondersteuning. De out of pocketkosten zijn weergegeven in de transitiekosten (zie bijlage 14).
Totale kosten p/jr | Onderbouwing | ||||
Projectbureau | |||||
Algemeen projectleider | € | 125.000,00 | Full time | ||
2 projectleiders | € | 250.000,00 | 2 projectleiders full time | ||
Projectsecretariaat | € | 93.000,00 | 2 fte full time | ||
Administratieve ondersteuning | € | 25.000,00 | |||
Communicatieadviseur | € | 23.000,00 | 0,5 fte | ||
Ondersteuning HR en arbeidsvoorwaarden | € | 89.000,00 | 1,5 fte | ||
Ondersteuning Control & Financiën | € | 72.000,00 | 1 fte | ||
€ | 677.000,00 | ||||
Bestuur en beheer | |||||
Deelprojectleider | € | 34.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
3 projectdeelnemers | € | 45.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur externe (fiscaal) jurist | 160 uur a € 300 *1,19 | ||||
€ | 79.000,00 | ||||
Werkprocessen en kwaliteit | |||||
Deelprojectleider | € | 34.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
Projectsecretaris | € | 7.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
3 projectdeelnemers | € | 45.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur externe kwaliteitsmanager | |||||
€ | 86.000,00 | ||||
ICT en Informatiemanagement | |||||
Deelprojectleider | € | 34.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
Projectsecretaris | € | 8.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
3 projectdeelnemers | € | 45.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur externe kwaliteitsmanager | |||||
€ | 87.000,00 | ||||
Huisvesting en Inrichting | |||||
Deelprojectleider | € | 80.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
2 projectdeelnemers | € | 30.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur ergonomische kennis | |||||
Inhuur veiligheidsdeskundige | |||||
€ | 110.000,00 | ||||
Financiën | |||||
Deelprojectleider | € | 34.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
Projectsecretaris | € | 15.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
5 projectdeelnemers | € | 74.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur deskundigheid | |||||
€ | 123.000,00 | ||||
Personeel en Organisatie | |||||
Deelprojectleider | € | 34.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
Projectsecretaris | € | 15.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
5 projectdeelnemers | € | 74.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Inhuur deskundigheid (PMA) | |||||
€ | 123.000,00 | ||||
Overige kosten | |||||
Kosten vergaderingen stuurgroep etc. | € | 10.000,00 | 2 à 3 dagen per week | ||
Kosten PR en voorlichting | € | 15.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
Overige bureaukosten | € | 13.000,00 | 1 à 2 dagen per week | ||
€ | 38.000,00 | ||||
Onvoorzien | |||||
Onvoorziene kosten 10 % | € | 132.000,00 | |||
Totale interne projectkosten | € | 1.455.000,00 | |||
BIJLAGE 16 Kapitaallasten huisvesting
De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de termijnen die bij de Politie worden gehanteerd (regeling HAP)
Investeringen | Investeringen totaal | Afschrijving in jaren | Afschrijvingen | Afschrijvingen totaal | |
Kapitaalslasten | |||||
1. Bouwkundige werken | € 1.306.629,00 | 15 | € 87.108,60 | ||
2. Installaties | € 2.089.299,00 | 15 | € 39.286,60 | ||
3. Vaste inrichting | € 1.050.950,00 | 10 | € 105.095,00 | ||
4. Terrein | € 0,00 | € 0,00 | |||
5. Losse inventaris | € 49.300,00 | 10 | € 4.930,00 | ||
6. Advieskosten | € 445.000,00 | 10 | € 44.500,00 | ||
7. Leges / verzekeringen / diversen | € 73.600,00 | 10 | € 7.360,00 | ||
8. Rente & financiering | € 0,00 | € 0,00 | |||
9. Onvoorzien | € 501.478,00 | 10 | € 50.147,80 | ||
9.5. Prijswijzigingen | € 347.495,00 | 15 | € 23.166,33 | ||
Subtotaal investeringen exclusief BTW | € 5.863.751,00 | € 461.594,33 | |||
21% BTW | € 1.231.249,00 | € 97.405,67 | |||
Subtotaal investeringen inclusief BTW | € 7.095.000,00 | € 559.000,00 | |||
Rente over gemiddelde boekwaarde (3%) | € 115.000,00 | ||||
Totale kapitaallasten | € 674.000,00 | ||||
Investeringen | |||||
Bouwkundige werken en technische installaties | € 450.000,00 | 15 | € 30.000,00 | ||
Vaste inrichting | € 1.000.000,00 | 10 | € 100.000,00 | ||
Totaal investeringen | € 1.450.000,00 | € 130.000,00 | |||
Rente over gemiddelde boekwaarde (3%) | € 24.000,00 | ||||
Totale kapitaallasten | € 154.000,00 | ||||
T.b.v. de samenvoeging | € 5.645.000,00 | € 520.000,00 |
BIJLAGE 17 Kapitaallasten ICT
De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de termijnen die bij de Politie worden gehanteerd (regeling HAP)
Investeringen | Investeringen totaal | Afschrijving in jaren | Afschrijvingen | Afschrijvingen totaal | |
Kapitaalslasten | |||||
Inrichtingskosten | € 250.000,00 | 5 | € 50.000,00 | ||
Fallback | € 300.000,00 | 5 | € 60.000,00 | ||
Externe ICT kosten | € 517.000,00 | 5 | € 103.360,00 | ||
ICT | € 2.423.000,00 | 5 | € 484.596,00 | ||
Testen | € 112.000,00 | 5 | € 22.400,00 | ||
Bekabeling | € 26.000,00 | 5 | € 5.250,00 | ||
Gebouwsystemen t.b.v. rekencentrum | € 170.000,00 | 5 | € 34.000,00 | ||
Informatievoorziening | € 100.000,00 | 5 | € 20.000,00 | ||
Verhuizing ROC/RVS | € 30.000,00 | 5 | € 6.000,00 | ||
Subtotaal investeringen exclusief BTW | € 3.928.000,00 | € 785.606,00 | |||
21% BTW | € 825.000,00 | € 165.394,00 | |||
Subtotaal investeringen inclusief BTW | € 4.753.000,00 | € 951.000,00 | |||
Rente over gemiddelde boekwaarde (3%) | € 86.000,00 | ||||
Totale kapitaallasten | € 1.037.000 ,00 | ||||
Investeringen | |||||
Totaal investeringen | € 3.800.000,00 | € 760.000,00 | |||
Rente over gemiddelde boekwaarde (3%) | € 68.000,00 | ||||
Totale kapitaallasten vervangingsinvesteringen | € 828.000,00 | ||||
T.b.v. de samenvoeging | € 953.000,00 | € 209.000,00 |
BIJLAGE 18 Overzicht besparingen / meerkosten en Return on Investment
Besparingen / meerkosten:
Aantallen | Kosten, besparingen en meerkosten (afgerond) | ||||
Kosten (per eenheid) | Besparing (per post) | Meerkosten (per post) | Totaal | ||
Personeel | |||||
Aantal FTE vóór samenvoeging | 186,8 | ||||
Aantal FTE ná samenvoeging | 175,0 | ||||
Besparing | 11,8 | € 70.000,00 | € 800.000,00 | ||
Meldkamers | |||||
Huisvesting ZHZ | € 370.000,00 | ||||
Lagere huurkosten samengevoegde meldkamers | € 145.000,00 | ||||
Door te berekenen huur aan politie en VRR | € 234.000,00 | ||||
Daling beheerkosten ICT RR (20%- 25% van € 900.000,00) | € 200.000,00 | ||||
Vervallen ICT-kosten ZHZ | € 491.000,00 | ||||
Kapitaallasten investeringen verbouwingen (o.b.v. haalbaarheidsonderzoek oktober 2013) | € 674.000,00 | ||||
Toename kapitaallasten investeringen ICT | € 1.037.000,00 | ||||
Besparing | €- 271.000,00 | ||||
Saldo besparingen | € 529.000,00 | ||||
Return on Investment:
Kosten (per post) | Totaal | |
Kosten | ||
Eenmalige kosten | € 485.000,00 | |
Transitiekosten | € 3.186.000,00 | |
Totale kosten | € 3.671.000,00 | |
Besparingen | € 529.000,00 | |
Terugverdientijd in jaren | 7 |
BIJLAGE 19 Gedetailleerd overzicht kosten per participant (inclusief vervangingsinvesteringen)
Exploitatiekosten begroting 2012 (oude situatie) en na samenvoeging (nieuwe situatie):
Exploitatiekosten Begroting 2012 RR en Wijzigingen n.a.v. Exploitatiekosten na Exploitatiekosten gefuseerde meldkamers eerste ZHZ samenvoeging samenvoeging "normale" exploitatiejaar RR ZHZ Totaal (76%) (24%) | ||||||||||||
Personeelslasten | € | 13.255.000,00 | € | -800.000,00 | € | 12.455.000,00 | € | 9.466.000 | € | 2.989.000 | € | 12.455.000 |
Huur | € | 1.371.000,00 | € | -562.000,00 | € | 809.000,00 | € | 615.000 | € | 194.000 | € | 809.000 |
Overige huisvestingskosten | € | 176.000,00 | € | -54.000,00 | € | 122.000,00 | € | 93.000 | € | 29.000 | € | 122.000 |
Kapitaallasten | € | 512.000,00 | € | 1.578.000,00 | € | 2.090.000,00 | € | 1.588.000 | € | 502.000 | € | 2.090.000 |
Verbindingen en automatisering | € | 2.541.000,00 | € | -691.000,00 | € | 1.850.000,00 | € | 1.406.000 | € | 444.000 | € | 1.850.000 |
Overige | € | 1.445.000,00 | € | 1.445.000,00 | € | 1.098.000 | € | 347.000 | € | 1.445.000 | ||
Totaal exploitatiekosten | € | 19.300.000,00 | € | -529.000,00 | € | 18.771.000,00 | € | 14.266.000 | € | 4.505.000 | € | 18.771.000 |
Verdeling begroting 2012 (oude situatie):
Verdeelpercentages Verdeling exploitatiekosten Participant RR ZHZ RR ZHZ Totaal Personeel Materieel Personeel C2000 (totaal) beheer | |||||||||||
Politie | 50% | 60% | 50% | 76% | 60% | € | 7.800.000,00 | € | 2.750.000,00 | € | 10.550.000,00 |
Brandweer | 22% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.156.000,00 | € | 916.000,00 | € | 4.072.000,00 |
Ambulance | 28% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.762.000,00 | € | 916.000,00 | € | 4.678.000,00 |
Totaal | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | € | 14.718.000,00 | € | 4.582.000,00 | € | 19.300.000,00 |
Verdeling begroting na samenvoeging (nieuwe situatie):
Verdeelpercentages Verdeling exploitatiekosten Participant RR ZHZ RR ZHZ Totaal Personeel Materieel Personeel C2000 (totaal) beheer | |||||||||||
Politie | 50% | 60% | 50% | 76% | 60% | € | 7.595.000,00 | € | 2.703.000,00 | € | 10.298.000,00 |
Brandweer | 22% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.051.000,00 | € | 901.000,00 | € | 3.952.000,00 |
Ambulance | 28% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.620.000,00 | € | 901.000,00 | € | 4.521.000,00 |
Totaal | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | € | 14.266.000,00 | € | 4.505.000,00 | € | 18.771.000,00 |
Toe/afname bijdragen participanten voor en na samenvoeging:
Participant | RR | ZHZ | Totaal | |||
Politie | € | -205.000,00 | € | -47.000,00 | € | -252.000,00 |
Brandweer | € | -105.000,00 | € | -15.000,00 | € | -120.000,00 |
Ambulance | € | -142.000,00 | € | -15.000,00 | € | -157.000,00 |
Totaal | € | -452.000,00 € | -77.000,00 € | -529.000,00 | ||
BIJLAGE 20 Gedetailleerd overzicht kosten per participant (exclusief vervangingsinvesteringen)
Exploitatiekosten begroting 2012 (oude situatie) en na samenvoeging (nieuwe situatie):
Exploitatiekosten Begroting 2012 RR en Wijzigingen n.a.v. Exploitatiekosten na Exploitatiekosten gefuseerde meldkamers eerste ZHZ samenvoeging samenvoeging "normale" exploitatiejaar RR ZHZ Totaal (76%) (24%) | ||||||||||||
Personeelslasten | € | 13.255.000,00 | € | -800.000,00 | € | 12.455.000,00 | € | 9.466.000 | € | 2.989.000 | € | 12.455.000 |
Huur | € | 1.371.000,00 | € | -562.000,00 | € | 809.000,00 | € | 615.000 | € | 194.000 | € | 809.000 |
Overige huisvestingskosten | € | 176.000,00 | € | -54.000,00 | € | 122.000,00 | € | 93.000 | € | 29.000 | € | 122.000 |
Kapitaallasten | € | 512.000,00 | € | 596.000,00 | € | 1.108.000,00 | € | 842.000 | € | 266.000 | € | 1.108.000 |
Verbindingen en automatisering | € | 2.541.000,00 | € | -691.000,00 | € | 1.850.000,00 | € | 1.406.000 | € | 444.000 | € | 1.850.000 |
Overige | € | 1.445.000,00 | € | 1.445.000,00 | € | 1.098.000 | € | 347.000 | € | 1.445.000 | ||
Totaal exploitatiekosten | € | 19.300.000,00 | € | -1.511.000,00 | € | 17.789.000,00 | € | 13.520.000 | € | 4.269.000 | € | 17.789.000 |
Verdeling begroting 2012 (oude situatie):
Verdeelpercentages Verdeling exploitatiekosten Participant RR ZHZ RR ZHZ Totaal Personeel Materieel Personeel C2000 (totaal) beheer | |||||||||||
Politie | 50% | 60% | 50% | 76% | 60% | € | 7.800.000,00 | € | 2.750.000,00 | € | 10.550.000,00 |
Brandweer | 22% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.156.000,00 | € | 916.000,00 | € | 4.072.000,00 |
Ambulance | 28% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.762.000,00 | € | 916.000,00 | € | 4.678.000,00 |
Totaal | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | € | 14.718.000,00 | € | 4.582.000,00 | € | 19.300.000,00 |
Verdeling begroting na samenvoeging (nieuwe situatie):
Verdeelpercentages Verdeling exploitatiekosten Participant RR ZHZ RR ZHZ Totaal Personeel Materieel Personeel C2000 (totaal) beheer | |||||||||||
Politie | 50% | 60% | 50% | 76% | 60% | € | 7.147.000,00 | € | 2.561.000,00 | € | 9.708.000,00 |
Brandweer | 22% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 2.902.000,00 | € | 854.000,00 | € | 3.756.000,00 |
Ambulance | 28% | 20% | 25% | 12% | 20% | € | 3.471.000,00 | € | 854.000,00 | € | 4.325.000,00 |
Totaal | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | € | 13.520.000,00 | € | 4.269.000,00 | € | 17.789.000,00 |
Toe/afname bijdragen participanten voor en na samenvoeging:
Participant | RR | ZHZ | Totaal | |||
Politie | € | -653.000,00 | € | -188.000,00 | € | -841.000,00 |
Brandweer | € | -254.000,00 | € | -62.000,00 | € | -316.000,00 |
Ambulance | € | -291.000,00 | € | -62.000,00 | € | -353.000,00 |
Totaal | € | -1.198.000,00 € | -312.000,00 € | -1.510.000,00 | ||
BIJLAGE 21 TRANSITIEAKKOORD
Transitieakkoord meldkamer van de toekomst Afspraken tussen de minister van Veiligheid en Justitie, de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de minister van Defensie,
de besturen van de veiligheidsregio’s,
de besturen van de Regionale Ambulancevoorzieningen en de korpschef van de politie
Inhoudsopgave
Preambule
I Afspraken over de Landelijke Meldkamerorganisatie (eindbeeld)
a. Algemeen
b. Aansturing en positionering LMO
II Afspraken over de transitie
a. Algemeen
b. Aansturing en positionering kwartiermakersorganisatie
c. Personeel
III Financiële afspraken
a. Uitgangspunten voor het landelijk financiële beeld
b. Methodiek overdracht van middelen
c. Methodiek landelijke verdeling taakstelling
d. Methodiek financiële overdracht per meldkamer
e. ‘Due diligence’ commissie
f. Landelijke afspraken transitiekosten
g. Landelijke afspraken met de veiligheidsregio’s over de ruimtes t.b.v. de opschaling
h. Afspraken over de investeringen tijdens de transitiefase
i. Jaarlijkse evaluatie IV Locatiekeuze
V Afspraken over het Nationale Meldkamersysteem (NMS)
Bijlage 1. Taken en rollen binnen het meldkamerdomein, zowel landelijk als per meldkamerlocatie
Preambule
De ondertekenende partijen delen de overtuiging dat voor de burger essentiële verbeteringen kunnen worden gerealiseerd in de organisatie en werkwijze van het meldkamerdomein in Nederland. Het gezamenlijke doel is te komen tot een effectieve, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte meldkamerorganisatie met tien meldkamerlocaties. Zowel in reguliere als in opgeschaalde situatie functioneren de meldkamerlocaties optimaal als informatie- en communicatieknooppunt tussen de burger en hulpverlener waarbij een incidentgerichte benadering van de noodhulpvraag en de burger centraal staan.
De kwalitatieve doelen zijn:
• De burger zoveel mogelijk in het eerste contact helpen door een incidentgerichte benadering van de noodhulpvraag door middel van multi-intake;
• Een landelijk kwaliteitsniveau waardoor de burger kan rekenen op dezelfde dienstverlening van de meldkamer ongeacht de locatie van de noodhulpvraag;
• Het verbeteren van de bereikbaarheid van de meldkamerlocaties tijdens piekbelastingen;
• Het verbeteren van de uitwijkmogelijkheden van meldkamerlocaties in geval van uitval;
• Een verbetering van de informatie-uitwisseling tussen hulpverleningsdiensten en tussen verschillende regio’s.
Om bovenstaande doelen te bewerkstellingen is besloten één landelijke meldkamerorganisatie (hierna LMO) te vormen met maximaal tien meldkamerlocaties met een landelijk gestandaardiseerde werkwijze.
De basis voor dit transitieakkoord zijn de brief aan de Tweede Kamer (TK 2011-2012, 29517 nr. 58) en het verslag van het schriftelijk overleg (TK 2011-2012, 29517, nr. 61) waarin de meldkamer van de toekomst op hoofdlijnen is beschreven.
In dit document worden – onverminderd de huidige kaders van de Wet veiligheidsregio’s (hierna Wvr), de Politiewet 2012 en de Tijdelijke Wet ambulancezorg - afspraken gemaakt tussen de ministers van Veiligheid en Justitie (hierna VenJ), van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (hierna VWS) en van Defensie, de besturen van de veiligheidsregio’s en de besturen van de Regionale Ambulancevoorziening (RAV’s) over de bijdrage die een ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid levert in de transitiefase aan de samenvoeging van meldkamers en de totstandkoming en werking van de LMO. Op basis van de in dit akkoord afgesproken landelijke kaders wordt voor de samenvoeging van de huidige meldkamers per regio een financieel overdrachtdocument opgesteld.
Voor realisatie van de LMO is wetswijziging noodzakelijk. Naar aanleiding van de parlementaire behandeling en het wetswijzigingtraject kan het nodig zijn onderstaande afspraken aan te passen.
Begripsbepaling
• De disciplines: de politie, de brandweer, de ambulancevoorzieningen, een operationele afvaardiging van de veiligheidsregio’s en de Koninklijke Marechaussee (hierna KMar).
• Het gezag: het bevoegd gezag op de meldkamer zoals bedoeld in de Wet veiligheidsregio’s. In lokale crisissituaties heeft de burgemeester het gezag ten aanzien van alle disciplines, waarbij echter ook de (hoofd) officier van justitie gezagsdrager is indien er opsporingsbelangen in het geding zijn. In geval artikel 39 van de Wvr in werking is getreden berust het gezag over de meldkamer bij de voorzitter van de veiligheidsregio.
• De partijen: de akkoord sluitende partijen, tenzij anders vermeld.
De partijen komen het volgende overeen:
I. Afspraken over de landelijke meldkamerorganisatie (eindbeeld)
a. Algemeen
1. Er is één LMO met maximaal tien meldkamerlocaties onder verantwoordelijkheid van de minister van VenJ.
2. De LMO kent vier taken (zie bijlage 1 voor illustratie):
A het beheer; dit betreft in ieder geval de huisvesting en bedrijfsvoering ten behoeve van de uitvoering van multi- en monomeldkamertaken, het multi- en beheerspersoneel, de multi-ICT inclusief de koppelvlakken met de monosystemen én multidisciplinaire landelijke protocollen en procedures ten behoeve van het meldkamerproces;
B het verzorgen van de multidisciplinaire intake; C opschaling:
1 het organiseren van meldkamertaken ten behoeve van de multidisciplinaire opschaling onder verantwoordelijkheid van het gezag als onderdeel van de operationele hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Hieronder valt in ieder geval het genereren van een landelijk meldkamerbeeld en de multidisciplinaire informatievoorziening én
2 het faciliteren van monodisciplinaire opschaling binnen de meldkamer; D het bevorderen van de samenwerking binnen het meldkamerdomein.
3. De disciplines dragen binnen het meldkamerdomein zorg voor de uniformering van de eigen monodisciplinaire werkprocessen.
4. De monodisciplinaire meldkamertaken van de brandweer worden uitgevoerd door de LMO.
5. Alle meldkamers werken zoveel mogelijk geprotocolleerd en multidisciplinair en handelen een substantieel deel van de noodhulpvragen in het eerste contact af. Er is geen centrale aanname meer van mobiele telefonie. Het werkproces 1-1-2 is strategisch belegd bij de minister van VenJ, de tactische en operationele verantwoordelijkheid is bij de LMO belegd en is volledig in het totale meldkamerproces geïntegreerd.
6. De informatievoorzieningssystemen in de meldkamer omvatten in ieder geval (niet limitatief): C2000, 112, GMS/NMS.
7. Het gezag op de meldkamer zoals in de preambule omschreven bij de begripsbepaling blijft ongewijzigd.
b. Aansturing en positionering LMO
8. De minister van VenJ is verantwoordelijk voor de instelling en instandhouding van de LMO met maximaal tien meldkamerlocaties. De minister van VenJ stelt de hoofdlijnen van beheer vast in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie, voor zover dit relevant is voor respectievelijk de ambulancezorg en de KMar én na overleg met een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het Veiligheidsberaad (hierna VB) voor zover dit relevant is voor de multidisciplinaire opschaling en de brandweer.
9. De minister van XxxX stelt de hoofdlijnen van beleid en het meerjarig beleidsplan voor de meldkamerorganisatie vast in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie, voor zover dit relevant is voor respectievelijk de ambulancezorg en de KMar én in overeenstemming met een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het Veiligheidsberaad (hierna VB) voor zover dat beleid raakt aan de gezagsgerelateerde taken van de meldkamer3.
10. De minister van VenJ draagt het in stand houden van de LMO - binnen de vastgestelde hoofdlijnen van beleid en beheer - op aan de korpschef van de politie.
11. De korpschef van de politie mandateert deze taak aan de directeur van de LMO die door de Kroon wordt benoemd op voordracht van de minister van VenJ na overleg met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
12. Het in bepaling 11 genoemde mandaat wordt vastgesteld door de minister van VenJ na overleg met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
13. De begroting, het jaarplan en de jaarlijkse verantwoording worden opgesteld door de directeur LMO na overleg met een afvaardiging van de disciplines. Deze stukken worden vastgesteld door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie, voor zover dit relevant is voor respectievelijk de ambulancezorg en de KMar én na overleg met een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB voor zover dit relevant is voor de opschaling en de brandweer.
3 Ten behoeve van de taakuitvoering van de LMO wordt per nieuwe meldkamerlocatie een dienstverleningsovereenkomst opgesteld (10 in totaal). Deze komt overeen met de afgesproken prestaties in het landelijke kader.
14. De directeur LMO bespreekt periodiek de voortgang van het jaarplan met een afvaardiging van de ministers van VenJ, van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB. Het voorzitterschap van dit overleg berust bij het ministerie van VenJ.
15. De directeur LMO bespreekt periodiek de taakuitvoering van de LMO met een afvaardiging van de disciplines.
16. De directeur LMO bespreekt periodiek de taakuitvoering van de LMO met een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB en burgemeesters met het oog op hun gezagsuitoefening.
17. De directeur LMO is tevens de multidisciplinaire Chief Information Officer (multi-CIO) en verantwoordelijk voor de operationele sturing en beheer van de multidisciplinaire informatievoorziening ten behoeve van het meldkamerdomein uitgevoerd door een in de jaarstukken vast te leggen ‘dedicated’ capaciteit voor ICT-beheer. De directeur LMO/multi- CIO is hiermee verantwoordelijk voor de operationele sturing van het Meldkamerdienstencentrum (MDC). Het MDC is een separate ‘business unit’ binnen het politiedienstencentrum.
18. Het Piofach-beleid en de daarbij behorende systemen van de politie, met uitzondering van de multidisciplinaire informatievoorzieningssystemen (zie hiervoor bepalingen onder V, afspraken over NMS), zijn leidend voor de LMO tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt in de hoofdlijnen van beleid en beheer.
19. De directeur LMO heeft de eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de LMO en de maximaal tien meldkamerlocaties als geheel. De directeur LMO voert overleg met vertegenwoordigers van de disciplines over de samenwerking binnen het meldkamerdomein.
20. De disciplines dragen zorg voor de uitvoering van de monodisciplinaire taken op de meldkamerlocaties en houden de noodzakelijke landelijke standaardisatie binnen de eigen discipline in stand.
21. Iedere meldkamerlocatie beschikt over een hoofd dat met vertegenwoordigers van de daar werkzame disciplines samen de dagelijkse leiding vormt. Het hoofd heeft de eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de meldkamerlocatie en rapporteert aan de directeur LMO.
22. Indien binnen een meldkamerlocatie geen overeenstemming kan worden bereikt tussen het hoofd van de meldkamerlocatie en de disciplines wordt geëscaleerd naar de directeur LMO.
23. Indien tussen de directeur LMO en de vertegenwoordigers van de disciplines zoals genoemd in bepaling 11 geen overeenstemming kan worden bereikt kan het geschilpunt voorgelegd worden aan (een afvaardiging van) de bestuurlijk verantwoordelijken genoemd in bepaling 12.
II. Afspraken over de transitie
a. Algemeen
Onderstaande afspraken hebben betrekking op de fase na ondertekening van het transitieakkoord tot inwerkingtreding van de noodzakelijke wetswijziging. Na wetswijziging gaat de verantwoordelijkheid voor het meldkamerdomein over naar de minister van VenJ.
24. Om de transitieperiode zo kort mogelijk te houden geeft de minister van VenJ prioriteit aan het wetswijzigingstraject waarbij de verantwoordelijkheid over de meldkamers overgaat van de besturen van de veiligheidsregio’s naar de minister van VenJ.
25. Gedurende de transitiefase, waarin wordt gesproken over de kwartiermakersorganisatie van de landelijke meldkamerorganisatie (hierna KLMO), blijft de kwaliteit, de continuïteit en de stabiliteit van dienstverlening door de meldkamers geborgd.
26. In de transitiefase zijn de aan de meldkamerfunctie gerelateerde wettelijke taken van de veiligheidsregio adequaat geborgd zodat de burgemeesters en de voorzitters van de veiligheidsregio’s hun gezagsverantwoordelijkheid kunnen waarmaken.
b. Aansturing en positionering kwartiermakersorganisatie
Onverminderd de huidige verantwoordelijkheidsverdeling spreken de partijen af de aansturing van de transitiefase als volgt vorm te geven:
1. Opdracht en aanstelling kwartiermaker(s) en positionering
27. De minister van VenJ treedt op als opdrachtgever voor de transitie van de huidige regionale meldkamers (inclusief de meldkamers van de landelijke eenheid en de KMar) naar de instelling van een LMO met tien meldkamerlocaties.
28. De minister van VenJ draagt de uitvoering van deze transitie op aan de korpschef van de politie die deze bevoegdheid mandateert aan de kwartiermaker LMO.
29. De besturen van de veiligheidsregio’s dragen het beheer en going concern van de huidige meldkamers op aan de korpschef van de politie die deze taak mandateert aan de kwartiermaker LMO.
30. De kwartiermaker LMO wordt aangewezen door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de veiligheidsregio’s vertegenwoordigd in het VB.
31. De inhoud van het mandaat van de kwartiermaker LMO - met afspraken over de verantwoordelijkheidsverdeling voor beheer en de inbedding in de politie - wordt vastgesteld door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
32. De disciplines benoemen na overleg met de kwartiermaker LMO monodisciplinaire kwartiermakers die de transitie binnen de eigen discipline begeleiden. De kwartiermaker LMO voert overleg met de monodisciplinaire kwartiermakers over de samenwerking in de transitiefase.
33. De KLMO wordt beheersmatig ondergebracht bij de politie, gezien de beoogde positionering van het beheer van de LMO bij de politie (zie bepaling 10).
2. Overleg en aansturing
34. De minister van VenJ stelt een operationele stuurgroep in onder voorzitterschap van een vertegenwoordiger van het ministerie van VenJ. Deze operationele stuurgroep stuurt de kwartiermaker LMO aan. Deze stuurgroep bestaat uit door het bestuur gemandateerde vertegenwoordigers van de disciplines.
35. De kwartiermaker LMO bespreekt periodiek de voortgang van de transitie met een afvaardiging van de ministers van VenJ, van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
36. De kwartiermaker LMO bespreekt periodiek het beheer en going concern van de huidige meldkamers met een afvaardiging van de ministers van VenJ, van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
3. Samenvoeging meldkamers
37. De kwartiermaker LMO stelt na overleg met de operationele stuurgroep op basis van dit transitieakkoord een landelijk kader op voor het samenvoegen van de huidige meldkamers.
38. Dit landelijk kader met bestuurlijke en financiële uitgangspunten wordt vastgesteld door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
39. In dit landelijk kader worden afspraken opgenomen over de wijze waarop de LMO het gezag en de disciplines tijdens de transitie en in het eindmodel ondersteunt bij het uitvoeren van haar wettelijke taak.
40. De kwartiermaker LMO benoemt per toekomstige meldkamerlocatie een kwartiermaker, dit gebeurt na overleg met de besturen van de betrokken veiligheidsregio’s en de betrokken disciplines.
41. Om te komen tot een zorgvuldige transitie naar de tien toekomstige meldkamerlocaties wordt door een nulmeting de bestuurlijk-juridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart gebracht.
42. Op basis van de in dit transitieakkoord opgenomen afspraken, de nulmetingen en het in bepaling 37 genoemde landelijk kader wordt een business case opgesteld per toekomstige meldkamerlocatie.
4. Werkwijze
43. Om de reikwijdte van de uitvraag door een multidisciplinaire centralist nader te bepalen, worden op basis van onafhankelijke data en pilots de effecten van multidisciplinaire intake getest. Op basis van deze gegevens doen de disciplines binnen anderhalf jaar na
ondertekening van dit transitieakkoord een voorstel voor de invulling van intake, eventueel verlengde intake en uitgifte voor een goede afhandeling van noodhulpvragen. Uitgangspunt is hierbij de burger op een verantwoorde wijze zoveel mogelijk in het eerste contact te helpen. Indien de disciplines, naar het oordeel van de verantwoordelijke ministers, onvoldoende invulling geven aan multidisciplinair en geprotocolleerd werken, dan bepalen deze ministers zelf de grens.
c. Personeel
1. Medezeggenschap
44. De kwartiermaker komt op basis van overleg met de betrokken vakorganisaties, ondernemingsraden en de werkgevers tot een voorstel voor de inrichting van de medezeggenschap in het kader van de LMO zowel tijdens de transitiefase als in het eindmodel.
2. Formatie tijdens de transitie
45. Tijdens de transitie wordt terughoudend omgegaan met wijzigingen in formatie en functiewaardering. De bestuurlijk verantwoordelijken van de disciplines melden voorgenomen wijzigingen bij de betreffende kwartiermaker voor de samen te voegen meldkamers.
46. De invulling van vacatures tijdens de transitie worden bezien in het licht van de nieuwe situatie met als uitgangspunt dat vacatures voor meldkamerpersoneel in dienst van de veiligheidsregio’s alleen tijdelijk worden opgevuld om eventuele boventalligheid tot een minimum te beperken4. De kwartiermaker voor de betreffende meldkamerlocatie wordt geïnformeerd over de vacatures bij de regionale meldkamers voor, tijdens en na de samenvoeging, zowel mono- als multidisciplinair.
47. Vacatures voor beheer- en ondersteunend personeel tijdens de transitieperiode worden gedurende de looptijd van de transitieperiode terughoudend ingevuld.
48. Voor vacatures voor als zodanig aangemerkte sleutelposities in de meldkamer tijdens de transitieperiode geldt dat invulling na overleg met de landelijke kwartiermaker gebeurt.
49. Ten aanzien van de vacatures bij het meldkamerpersoneel voor de monodisciplinaire taakuitvoering blijft de verantwoordelijkheid bij de betreffende bestuurlijk verantwoordelijken.
3. Overgang personeel
50. Tot de overdracht van meldkamerlocaties aan de LMO conform bepaling 80 blijft het meldkamerpersoneel in dienst van de huidige werkgever anders dan waar een overeenkomst is tussen werkgevers en werknemers over wijziging van werkgeverschap.
51. De besturen van de veiligheidsregio’s kunnen ervoor kiezen het meldkamerpersoneel voor de monodisciplinaire taakuitvoering van de brandweer in dienst van de veiligheidsregio over te dragen aan de LMO.
52. Indien de besturen van de veiligheidsregio’s ervoor kiezen het in bepaling 51 genoemde meldkamerpersoneel in dienst te houden dan kunnen zij dit meldkamerpersoneel detacheren bij de LMO of een dienstverleningsovereenkomst afsluiten met de LMO over de taakuitvoering zonder overdracht van personeel.
53. De keuze van de besturen van de veiligheidsregio’s wordt bekrachtigd in de overdracht van een meldkamerlocatie aan de LMO.
54. Het uitgangspunt van VWS en AZN is dat het personeel met monodisciplinaire taken voor de RAV in dienst blijft cq komt bij de RAV (dan wel een van de deelnemers binnen de RAV). De besturen van de RAV’s bepalen evenwel zelf vóór de overdracht van de meldkamerlocatie waar en hoe het werkgeverschap van het meldkamerpersoneel voor de monodisciplinaire taakuitvoering van de ambulancevoorziening wordt belegd. Dat kan betekenen dat sommige RAV’s er voor kiezen dat het monodisciplinair personeel op de meldkamer in dienst komt van de LMO. Ook kan het betekenen dat in andere RAV’s waar dat nog niet het geval is, de RAV er voor kiest het monodisciplinair personeel juist wel in dienst van de RAV te nemen. In alle gevallen geldt: het dienstverband van het monodisciplinair personeel heeft geen gevolgen voor de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoals die elders in dit akkoord is beschreven..
4 Als peildatum voor de formatie van de huidige meldkamers wordt 1 juli 2013 gebruikt.
55. De huidige en toekomstige werkgever dragen gezamenlijk zorg voor een goede overgang van meldkamerpersoneel dat overgaat naar de LMO.
56. De overgang vindt plaats door een zorgvuldig gekozen plaatsingsproces op basis van een vastgesteld formatieplan en vastgestelde functieprofielen. De nieuwe functies worden zoveel mogelijk door huidig personeel ingevuld, zodat boventalligheid zoveel mogelijk wordt voorkomen en maximaal gebruik gemaakt wordt van kennis en ervaring.
57. De huidige werkgever is verantwoordelijk voor het personeel tot het moment van formele overdracht van werkgeverschap.
58. De partijen dragen zorg voor herplaatsing van personeel dat niet in de LMO wordt ondergebracht. Hierbij wordt uitgegaan van een inspanningsverplichting voor zowel ambulancevoorziening, politie als veiligheidsregio’s in de directe omgeving (de regio én aangrenzende regio’s) om te zoeken naar een passende alternatieve functie. Vacatures binnen de LMO, de veiligheidsregio’s, de politie en de ambulancezorg die na overdracht van personeel ontstaan worden in beginsel ingevuld door boventallig meldkamerpersoneel, zo nodig na aanvullende training of opleiding.
59. Veiligheidsregio’s kunnen onder de volgende voorwaarden personeel overdragen aan de LMO:
A. er wordt een overdrachtdocument opgesteld waarin duidelijk wordt gemaakt over hoeveel fte’s (naar schaalniveau en salaris) belast zijn met de monodisciplinaire meldkamertaken en welk budget hiervoor is gereserveerd (incl. overhead);
B. op basis van het in A genoemde overdrachtdocument worden (landelijke)afspraken gemaakt;
C. er is een duidelijke afspraak over de verantwoordelijkheidsverdeling met betrekking tot de aansturing van het personeel dat de monodisciplinaire meldkamertaken uitvoert;
D. de besturen van de veiligheidsregio’s dragen het personeel dat in dienst is van de veiligheidsregio’s over conform het voor dit personeel geldend sociaal statuut;
X. xx xxxxxxxxxx van de minister xxx XxxX met een wijziging van het inrichtingsplan van de politie;
F. de overgang van monodisciplinair personeel door de veiligheidsregio’s vindt niet eerder plaats dan na afronding van de personele reorganisatie als gevolg van de invoering van de Nationale Politie (naar verwachting is deze eind 2014 afgerond) en
G. de overgang van personeel vindt plaats na afronding van het wetswijzigingstraject dat voorziet in de oprichting van de LMO.
III. Financiële afspraken
a. Uitgangspunten voor het landelijke financiële beeld
60. De partijen gaan uit van een startbudget in 2013 van € 200 miljoen per jaar tot de taakstelling gaat lopen in 2015 voor het hele meldkamerdomein.
61. Dit startbudget bestaat op hoofdlijnen uit de financiën die zijn gemoeid met de volgende primaire processen: intake, uitgifte/regie, ondersteuning (informatievoorziening) en opschaling binnen de eigen meldkamerprocessen. Derhalve maken de financiële middelen gemoeid met de ROT- en RCC-faciliteiten hier geen deel van uit.
62. Onder dit startbudget vallen ook de kosten die in de huidige meldkamers zijn gemoeid met het beheer van GMS en het beheer van 1-1-2.
63. De kosten die worden gemaakt in het kader van C2000, de aanschaf van NMS en de aanschafkosten 1-1-2 vallen niet onder het in bepaling 59 genoemde startbudget.
64. Op dit startbudget is een taakstelling van toepassing van € 10 miljoen in 2015 die oploopt tot € 50 miljoen structureel in 20215.
65. Deze taakstelling bedraagt cumulatief over de periode 2015-2022 € 220 miljoen en kent de volgende reeks:
2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 |
€ 10 mln | € 10 mln | € 20 mln | € 20 mln | € 30 mln | € 30 mln | € 50 mln | € 50 mln |
66. Na realisatie van de structurele taakstelling bedraagt het jaarlijkse budget voor het meldkamerdomein vanaf 2021 nog € 150 miljoen. Dit is exclusief budget voor C2000 en de aanschafkosten 1-1-2.
5 Regeerakkoord Rutte 1, oktober 2010.
67. De cumulatieve besparing over de periode 2014-2022 wordt geschat op € 250 miljoen.
68. De totale transitiekosten worden geschat op € 90 miljoen (dit bedrag bestaat uit: personele kosten € 59,5 miljoen, € 17 miljoen materiële kosten voor af te stoten meldkamers, € 12,5 miljoen projectkosten).
69. Voor verdeling van de transitiekosten wordt onderstaande verdeelsleutel gehanteerd die is gebaseerd op het landelijk gemiddelde van de verdeelsleutels die nu binnen de huidige meldkamers wordt gehanteerd:
Verdeelsleutel rapportage Deloitte (juni 2011) | |
Politie/VenJ | 54,5% |
RAV’s/VWS | 22,5% |
Brandweer/VB | 21% |
KMar/Defensie | 1 á 2%6 |
Totaal: | 100% |
b. Methodiek overdracht van middelen
70. In het eindmodel blijft de uitvoering van het proces ‘uitgifte’ van de politie, de RAV én de KMAR buiten de scope van de LMO.
71. Dit betekent dat de uiteindelijke overdracht van middelen voor de politie, de RAV’s en de KMar afhankelijk is van de nog te bepalen scheiding tussen intake en uitgifte (zie bepaling 43).
72. De veiligheidsregio’s dragen voor de taken van de brandweer € 42 miljoen structureel bij (te weten 21% van € 200 miljoen).
73. De wijze van overdracht van middelen wordt bepaald in samenspraak met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Bij de uitwerking wordt als uitgangspunt gehanteerd dat er geen herverdelingseffecten zijn.
74. Voor de overdracht van middelen volgt een uitwerking waarbij rekening wordt gehouden met de daadwerkelijke overdracht van personeel, de eventuele verrekening van achterstallig onderhoud, het tijdpad van de taakstelling en de behoefte van de kwartiermaker om te kunnen sturen op de voor de LMO bestemde middelen.
c. Methodiek landelijke verdeling taakstelling
75. Vooralsnog is de volledige taakstelling ingeboekt op de begroting van VenJ.
76. Op basis van de in bepaling 67 genoemde verdeelsleutel wordt vastgesteld welk deel van de taakstelling voor rekening komt van het ministerie van VenJ, , van het ministerie van VWS, van het ministerie van Defensie en van de veiligheidsregio’s.
77. Ter invulling van het aandeel van de departementen wordt de bijdrage van de ministeries van VWS en van Defensie zo snel mogelijk na ondertekening van het transitieakkoord overgeboekt naar de begroting van VenJ.
78. De invulling van de taakstelling door de veiligheidsregio’s wordt onderdeel van de wijze van overdracht van middelen (zie bepaling 71).
d. Methodiek financiële overdracht per huidige meldkamer
79. Er is (financiële) diversiteit tussen de huidige meldkamers.
80. In de transitie naar de toekomstige meldkamerlocaties wordt per huidige meldkamer op basis van de afspraken in dit transitieakkoord, het in bepaling 37 genoemde landelijk kader en de in bepaling 41 genoemde nulmeting een financieel overdrachtdocument opgesteld met daarop een advies van de hierna genoemde ‘due diligence’ commissie.
81. Deze regionale financiële overdrachtdocumenten moeten leiden tot een finale overeenkomst per samengevoegde meldkamer tussen de voorzitters van de betreffende veiligheidsregio’s, de korpschef van de politie, de besturen van de betreffende RAV’s, de kwartiermaker LMO en waar van toepassing de korpsbeheerder van de KMar. Na deze finale overeenkomst kan de feitelijke overdacht van de betreffende nieuwe meldkamer naar de LMO plaatsvinden.
6 Voorbehoud KMar, KMar pleit voor 1%.
e. ‘Due diligence’ commissie
82. Er wordt een ‘due diligence’ commissie ingesteld door de minister van VenJ in overeenstemming met de ministers van VWS en van Defensie en een afvaardiging van de voorzitters van de veiligheidsregio’s, verenigd in het VB.
83. De commissie zal in ieder geval bestaan uit een onafhankelijk voorzitter en 2 personen met ruime kennis en ervaring op het gebied van overheidsfinanciën.
84. De commissie heeft tot taak er op toe te zien dat de financiële transitie naar tien meldkamerlocaties op een gepaste en zorgvuldige wijze verloopt binnen het kader zoals bedoeld in bepaling 37.
85. De commissie brengt hiertoe adviezen uit over het verrekenen en vergoeden van transitiekosten en de financiële overdracht die hoort bij de overdracht van taken.
86. De commissie hanteert voor het verrekenen en vergoeden van achterblijvende kosten en personeelskosten de uitgangspunten dat deze: onvermijdbaar, onverwijtbaar, proportioneel zijn en dat deze een causaal verband hebben met de transitie naar tien meldkamerlocaties.
87. De commissie zal adviseren op basis van ‘redelijkheid en billijkheid’ waarbij in acht wordt genomen wat voor het verrekenen en vergoeden van (achterblijvende) kosten ‘bestuurlijk’ gebruikelijk is.
88. De commissie toetst voor de financiële overdracht of een meldkamer financieel ‘op niveau’ is en geeft een advies over de financiële implicaties van eventueel aantoonbaar achterstallig onderhoud of investeringen die zijn gedaan in het kader van bijvoorbeeld samenvoeging.
89. De commissie kijkt voor de toets uit bepaling 86 naar de volgende aspecten:
• De bezetting op de meldkamer
• Het opschalingspotentieel
• De ICT systemen
• De structurele financiering in combinatie met vastgestelde meerjarige planvorming voor de meldkamer
f. Landelijke afspraken transitiekosten
1. Personeel
90. Personele kosten kunnen worden voorkomen door een goede sturing op de herplaatsing van personeel en blijven dus voor rekening van de huidige werkgever.
91. Het deel van de personeelskosten van de veiligheidsregio’s dat ondanks een goede sturing op herplaatsing conform bepaling 57 en 89, getoetst door de ‘due diligence’ commissie conform bepaling 85, wordt gedragen door het ministerie van VenJ.
2. Achterblijvende materiële kosten
92. Kosten worden zoveel mogelijk voorkomen door hergebruik van de achterblijvende meldkamerlocaties.
93. Binnen elke regio worden de achterblijvende kosten materiële kosten (zoals een vervroegde afschrijving van de huisvesting, ICT, afkoop van een huurcontract) verdeeld onder de betrokken partijen binnen de meldkamer volgens de in bepaling 67 genoemde verdeelsleutel.
94. Het deel van de achterblijvende materiële kosten van de veiligheidsregio’s wordt gedragen door het ministerie van VenJ.
3. Projectkosten
95. De projectkosten bedragen naar verwachting € 12,5 miljoen.
96. Het ministerie van VenJ draagt 50% van deze projectkosten.
97. De overige 50% van deze projectkosten wordt verdeeld conform de in bepaling 67 genoemde verdeelsleutel.
98. Het aandeel van de Veiligheidsregio’s in deze projectkosten wordt gedragen door het ministerie van Veiligheid en Justitie.
99. Betrokken partijen zijn bereid om naar draagkracht te participeren in de projectorganisatie en hier door middel van de inzet van menskracht en expertise aan bij te dragen.
100. De partijen kunnen in afstemming met de kwartiermaker LMO ervoor kiezen in hun deel van de geschatte projectkosten van € 12,5 miljoen – voor zover mogelijk - te voorzien door het ter beschikking stellen van menskracht en expertise aan de KLMO.
g. Landelijke afspraken met de Veiligheidsregio’s over de ruimtes tbv de opschaling
101. In een aantal veiligheidsregio’s waar in de toekomst geen meldkamer meer aanwezig is, zal nog wel behoefte zijn aan opschalingsruimtes (zoals de regionale coördinatiecentra).
102. Voor de opschalingsruimtes zelf is voor de veiligheidsregio’s al structurele financiering beschikbaar vanuit de BDUR.
103. Het ministerie van VenJ draagt zorg voor de verbindingen naar deze opschalingsruimtes in regio’s die in de toekomst geen meldkamer hebben, waar wel behoefte aan opschalingruimte is en waar nu nog niet in is voorzien.
104. Dit geldt voor maximaal 1 locatie per regio zonder eigen meldkamer.
105. Eventuele transitiekosten gemoeid met achterblijvende opschalingsruimtes vormen een onderdeel van het in bepaling 84 genoemde financiële overdrachtdocument.
h. Afspraken over investeringen tijdens de transitiefase
106. Na tekening van dit transitieakkoord leggen de bestuurlijk verantwoordelijken voor de huidige meldkamers en van de disciplines alle plannen voor wijziging van werkwijzen en voor investeringen in de meldkamer ter goedkeuring voor aan de kwartiermaker LMO, tot deze is aangesteld worden ze voorgelegd aan het ministerie van VenJ.
107. Er worden geen investeringen aangegaan waarvan de bedragen niet in de begrotingen van 2013 zijn opgenomen (van de bij de LMO betrokken partijen), anders dan voorgelegd aan en goedgekeurd door de kwartiermaker LMO, tot deze is aangesteld worden ze voorgelegd aan het ministerie van VenJ.
108. De kwartiermaker LMO draagt zorg voor de investeringen in de nieuwe meldkamerlocaties, op basis van een structurele dekking uit de huidige middelen voor de meldkamer.
i. Jaarlijkse evaluatie
109. Er vindt in de eerste vijf jaar een jaarlijkse evaluatie plaats over de kosten en de daadwerkelijk gerealiseerde besparingen.
110. Deze evaluatie wordt besproken in het in bepaling 35 genoemde overleg over de voortgang van de transitie. Daarnaast verschaft de kwartiermaker LMO in het in bepaling 35 genoemde overleg periodiek inzicht in de voortgang van de realisatie van de taakstelling.
111. De totale transitiekosten mogen de raming van totaal € 90 miljoen niet overstijgen.
112. De kwartiermaker draagt zorg voor de realisatie van de besparingen, met uitzondering van het deel van de besparingen dat moet worden gerealiseerd binnen de monodisciplinaire processen die geen onderdeel gaan uitmaken van de LMO.
IV. Locatiekeuze
113. De minister xxx XxxX heeft het voornemen de meldkamers te plaatsen in: Noord-Nederland : Drachten
Oost-Nederland : Apeldoorn
Midden-Nederland : Soest (incl. landelijke functionaliteit)
Noord-Holland : Haarlem
Amsterdam : Amsterdam
Den Haag : Den Haag
Rotterdam : Rotterdam Zeeland-West-Brabant : Bergen op Zoom Oost-Brabant : Den Bosch
Limburg : Maastricht
V. Afspraken over het Nationaal meldkamersysteem (NMS)
Om de gestelde doelen te bereiken en de nieuwe werkwijze van de meldkamers in te voeren is een nieuw systeem nodig voor de multidisciplinaire informatievoorziening.
114. Een multidisciplinaire stuurgroep o.l.v. het VB bereidt momenteel de aanbesteding van een nationaal meldkamersysteem (NMS) voor.
115. De kwartiermaker LMO wordt bij de voorbereiding betrokken zodra deze is aangewezen.
116. De kwartiermaker LMO voert de aanbesteding uit op basis van nader over een te komen financiële afspraken.
Dit transitieakkoord treedt in werking na tekening door ondergenoemden en de aanstelling van de kwartiermaker LMO met uitzondering van de bepalingen 103 en 104 die in werking treden na ondertekening.
Handtekeningen:
• De minister van Veiligheid en Justitie
• De minister van Defensie
• De minister van VWS
• De besturen van de veiligheidsregio, namens deze de voorzitters
• De besturen van de Regionale Ambulancevoorzieningen, namens deze de voorzitters
• De korpschef
Bijlage 1
Taken en rollen binnen het meldkamerdomein, zowel landelijk als per meldkamerlocatie
C. Opschaling | Veiligheids- regio (tijdens multi opschaling) | ||
B. multi intake | D. Bevorderen van samen- werking | Brandweer | |
RAV | |||
Politie | |||
KMar | |||
A. Beheer en PIOFACH | |||
BIJLAGE 22 Voorlopig Functioneel Programma van Eisen ICT
2.2 Intaken
Intaken betreft het ontvangen en registreren van binnenkomende meldingen in interactie met de melder. Op basis van de verkregen informatie wordt de melding geclassificeerd. Hierbij wordt bepaald of daadwerkelijk melding gemaakt wordt van een incident en hier inzet op noodzakelijk is.
2.2.1 Routeren
Routeren moet 100% automatisch verlopen op basis van herkenning van het kanaal naar multi- intake of verlengde-intake.
FPVE-RT-002 Meldingen moeten vanuit verschillende bronnen kunnen worden ontvangen.
Telefooncentrale, radiobediensysteem, cameratoezicht, social media,en automatische meldingen (OMS, PAC, eCall etc.).
FPVE-RT-002a Beschikbare informatie moet automatisch bij de melding worden vastgelegd.
Bijvoorbeeld Naam, Adres, Woonplaats en Postcode ingevuld op basis van nummerherkenning. Daarnaast ook de GPS positie van de melder en BAG gegevens. In andere stappen kan ook handmatig informatie worden toegevoegd.
FPVE-RT-002b Elke melding moet worden toegewezen aan een meldkamer.
Bijvoorbeeld incident op oppervlaktewater. Wie is eigenaar? Moet geregeld worden in protocollen.
FPVE-RT-002c Een melding moet aangemaakt kunnen worden op basis van de locatie op de kaart.
Bijvoorbeeld op basis van de GPS locatie van het navigatiesysteem of de locatie op GIS.
FPVE-RT-003 Meldingen moeten worden gedistribueerd op basis van herkenning van het kanaal.
Naar multi-intake of verlengde-intake van of de politie of de ambulancezorg of de brandweer of de KMar, met de mogelijkheid te prioriteren en/of keuzes te maken.
FPVE-RT-003a Meldingen moeten gerouteerd kunnen worden.
Bijvoorbeeld niet-spoed meldingen die bij 112 binnenkomen moeten gerouteerd worden naar het service centrum.
FPVE-RT-003b Het moet mogelijk zijn om een melding later in het proces aan te maken. Een professionele melder wil je direct bij de verlengde intake inbrengen.
FPVE-RT-004 Bij een wachtrij op locatie van binnenkomst moet de melding worden doorgerouteerd naar een overlooplocatie.
Overlooplocatie = andere meldkamer.
Nieuwe GMS-GMS koppeling in versie 4.12. Let hierbij wel op de beperkingen van de GMS-GMS koppeling.
FPVE-RT-004a Doorrouteren moet plaatsvinden naar een overlooplocatie met beschikbare capaciteit.
FPVE-RT-004b Beschikbare informatie van een melding moet worden meegerouteerd naar de overlooplocatie.
Inclusief het operationele beeld.
FPVE-RT-004c Uitsluitend het intakeproces moet overgenomen kunnen worden door een overlooplocatie.
Eventuele inzet, zal daarna terug moeten naar eigen meldkamer.
2.2.2 Multi-intake of verlengde intake
2.2.2.1 Ontvangen en Uitvragen
De ontvangen melding moet worden uitgevraagd door een intake centralist. De melder wordt uitgevraagd over de locatie, aard, omvang en omstandigheden om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het incident. Vanuit het proces veredelen kan informatie toegevoegd worden aan de melding.
FPVE-OU-001 Het moet mogelijk zijn een melding te pushen naar een intake centralist.
Huidige distributie is op basis van een queue met nog af te handelen meldingen. Zie eis FPVE-RT-003.
FPVE-OU-001a Een intakecentralist moet een melding gedeeltelijk kunnen doorpushen terwijl de intakecentralist de melder nog aan de telefoon heeft.
Bijvoorbeeld naar een inzetcentralist.
FPVE-OU-003 De meldingen in de multi-intake worden uitgevraagd met behulp van het multidisciplinair uitvraagprotocol.
FPVE-OU-004 Voor het uitvragen in een verlengde intake moet gebruik gemaakt kunnen worden van een sturend of een ondersteunend uitvraagprotocol.
FPVE-OU-005 Een melding moet na een gedeeltelijke uitvraag vanuit een multi-intake doorgestuurd kunnen worden naar de verlengde intake.
Systemen waarmee informatie wordt uitgewisseld (bijv. telefonie en C2000) moeten door de centralist bediend kunnen worden vanuit het hoofdsysteem.
FPVE-OU-006 Een doorgestuurde melding moet in de verlengde intake verder uitgevraagd worden met behulp van een monodisciplinair uitvraagprotocol.
Ook vanuit een verlengde intake kan opgeschaald worden.
FPVE-OU-008 De aard van de melding moet sturing geven aan de soort vragen die worden gesteld tijdens de multi-intake.
FPVE-OU-009 Meldingen moeten 24x7 direct kunnen worden vastgelegd, automatisch, dan wel door handmatige invoer door een centralist
Het gaat dan om gegevens als:
• Datum en tijdstip waarop de melding is aangeboden
• Locatie waar de melding is ontstaan (locatie van de beller, adres OMS object etc.) Brontype (eCall, Twitter, handmatig, ...)
• Uniek registratienummer
• Inhoud van de melding
FPVE-OU-009a De centralist moet alle gesprekken van de laatste 24 uur kunnen terugluisteren. Voicelogging van C2000 en telefonie gesprekken. Ook gesprekken tussen centralisten moeten opgenomen kunnen worden , discussie aan de meldtafel.
FPVE-OU-009b Aan een incident moeten meerdere locaties gekoppeld kunnen worden. FPVE-OU-009c Een door de melder geëiste anonimiteit moet altijd gewaarborgd zijn.
FPVE-OU-011 Binnen veredelen moet informatie toegevoegd kunnen worden aan de melding. Geldt ook voor LCMS. Informatie betreft zowel beeldmateriaal als data. Bijvoorbeeld geo-informatie.
FPVE-OU-012 Meldingen moeten kunnen worden veredeld op basis van externe en interne, gesloten en open informatiekennisbanken
Additionele informatie omvat:
• Historische melderinformatie
• (Historische) locatie-informatie
• Afspraken op locatie
• Zaakinformatie uit de Politieregisters
Burgerparticipatie gaat steeds meer een rol spelen, met name toegepast bij opsporing.
FPVE-OU-012a Meldingen moeten kunnen worden veredeld met informatie vanuit andere meldkamers.
Bijvoorbeeld RWS en Stedin.
FPVE-OU-012b Veredelingsinformatie moet kunnen worden gedeeld met andere meldkamers.
I.v.m. bovenregionale samenwerking
FPVE-OU-012c Veredelingsinformatie moet afzonderlijk van operationele informatie geordend kunnen worden.
Bijvoorbeeld op aparte tabbladen.
FPVE-OU-012d Veredelingsinformatie moet automatisch kunnen worden geüpload vanuit de bron.
Bijvoorbeeld vanuit het GBH.
FPVE-OU-012e Tijdens het veredelen moet een conference call opgezet kunnen worden door de veredelaar.
2.2.2.2 Labelen
De centralist classificeert op basis van de beschikbare informatie de melding volgens de landelijke set meldingsclassificaties. Dit bepaalt de verdere afhandeling van melding. In geval van een incident wordt mede de urgentie bepaald. Een incident leidt tot het genereren van een inzetvoorstel.
FPVE-LBL-001 De intake centralist moet de melding kunnen classificeren.
Op basis van de landelijke set meldingsclassificaties/parsertermen.
FPVE-LBL-002 Op basis van de classificatie moet worden bepaald hoe de melding verder wordt afgehandeld.
Welke vervolgprocessen of activiteiten worden doorlopen. Resultaat van labelen: Incident, Doorverwijzing, Antwoord, Dubbelmelding, Geen inzet.
FPVE-LBL-003 In geval van een incident moet de urgentie worden bepaald.
Op basis van de landelijke set meldingsclassificaties met daaraan de urgentie per discipline gekoppeld. Binnen de mogelijkheden zodat prioriteiten elkaar niet bijten.
FPVE-LBL-003a Bij het bepalen van de urgentie van het incident moet ook de discipline bepaald worden.
Als in een melding het woord "vuur" voorkomt, dan moet de classificatie soms naar de politie (vuurgevaarlijk) en soms naar brandweer (brand).
FPVE-LBL-004 Een niet uitstelbare melding (incident) moet leiden tot het genereren van een inzetvoorstel.
FPVE-LBL-004a De urgentie/prioriteit van een incident moet aanpasbaar zijn.
FPVE-LBL-005 Uitstelbare meldingen moeten worden doorverwezen. De centralist moet dan kunnen doorverbinden met de instantie waarnaar wordt doorverwezen.
Naar een andere instelling/dienst of naar een ander proces binnen de disciplines. Bijvoorbeeld huisarts of SEH. Ander proces betreft afhandeling buiten de 112-meldkamer, bijvoorbeeld 0900-8844 of afdeling preventie brandweer.
FPVE-LBL-006 Een melding die meteen is beantwoord moet worden afgesloten.
Geen inzet of doorverwijzing. Geldt ook voor een melding die leidt tot informeren van en/of afstemmen met een operationeel leidinggevende.
FPVE-LBL-007 Een melding moet gerelateerd kunnen worden aan een reeds lopend incident, waarbij de achterliggende informatie van de melding behouden moet blijven.
Gelijktijdige en nabije incidenten. Melding X hoort bij Y.
FPVE-LBL-007a De melding moet ook gerelateerd kunnen worden aan een naar een overlooplocatie doorgerouteerd incident.
FPVE-LBL-007b Intakegegevens van een doorgerouteerde melding moeten maar één keer ingevoerd worden op de intakelocatie.
FPVE-LBL-008 Een melding waarop geen inzet plaatsvindt, moet worden afgesloten.
2.2.2.3 Inzetvoorstel genereren
Aan de hand van de incidentclassificatie en –karakteristieken, urgentie, tijdstip en de behoefte aan specialismen moet worden bepaald welke inzetbehoefte van kracht is voor het incident. De centralist krijgt automatisch een inzetvoorstel voorgesteld, wat kan worden aangepast en doorgezet als inzetopdracht naar de eenheden. Voor GRIP situaties zal het inzetvoorstel leiden tot opschalen.
FPVE-INZ-002 Een inzetvoorstel moet automatisch gegenereerd kunnen worden.
Bijvoorbeeld bij prioriteit Heterdaad moet automatisch een inzetvoorstel worden gegenereerd (dan wordt een ringmodel opgebouwd).
FPVE-INZ-002a Een inzetvoorstel moet automatisch gegenereerd kunnen worden door een combinatie van positie, kwaliteit en beschikbaarheid van eenheden.
Toegevoegde intelligence/inzet voorstel algoritme.
FPVE-INZ-002b Het inzetvoorstel moet ook geschikt zijn voor alarmering.
Bijvoorbeeld basisalarm en vooralarmering.
FPVE-INZ-003 Bij het maken van een inzetvoorstel moeten diverse bronnen van informatie (systemen, camerabeelden, documenten) geraadpleegd kunnen worden.
Bronnen van informatie zijn: Procedures, diverse plannen, diverse omstandigheden, tijdstip dag, meteogegevens, plaats eenheden, dienstroosters, beschikbaarheid functionarissen en voertuigen, materialen, bestemmingen, in te schakelen instanties
FPVE-INZ-003a Een inzetvoorstel moet ook decentraal te bepalen zijn. Ook via mobiele toegang. Decentraal wil zeggen buiten de meldkamer op een tijdelijke locatie beschikking hebben over deze functionaliteit.
FPVE-INZ-004 Het inzetvoorstel moet beschikbaar worden gesteld voor verdere afhandeling van de melding.
In het proces inzetten. Ook inzet/alarmeren van gelieerde partners als waterschappen en gemeenten.
FPVE-INZ-005 Het inzetvoorstel moet in bepaalde gevallen kunnen leiden tot een automatische inzetopdracht, die overrulebaar is door de centralist en na akkoord kan worden doorgezet aan hulpeenheden.
Op basis van de meldingenclassificatie zoals vastgelegd in protocollen. Beperkt aanwezige bestaande functionaleit beschikbaar bij de Brandweer (OMS) en bij Ambulance (ProQA).
2.2.2.4 Instrueren melder
De centralist instrueert de melder wat de doen en informeert hem over de afhandeling van de melding op basis van zijn vakmanschap en instructieprotocollen.
FPVE-INM-001 Instructieprotocollen moeten de centralist ondersteunen bij het instrueren van de melder.
Informatie over wat de melder wel en niet moet doen en over de afhandeling van de melding.
2.2.2.5 Afronden intake
Intakegegevens worden beschikbaar gesteld voor verdere afhandeling van het incident en voor latere incidenten.
FPVE-AFI-001 De intake moet worden afgerond op basis van een afrondingsprotocol.
In sommige protocollen zijn afspraken vastgelegd over de wijze van afronding. Bij RR&ZHZ niet gewenste functionaliteit.
FPVE-AFI-002 De intakegegevens moeten worden beschikbaar gesteld voor verdere afhandeling van de melding.
In de processen inzetten, ondersteunen en opschalen, en gegevensbeheer, kwaliteitsverbetering en managementinformatie.
FPVE-AFI-002a Informatieuitwisseling moet tweezijdig zijn.
Zodat er altijd sprake is van hetzelfde operationeel beeld.
FPVE-AFI-002b Informatie moet eenvoudig kunnen worden uitgewisseld tussen de kolommen. FPVE-AFI-002c Informatie moet uitgewisseld kunnen worden met externe partijen.
Relevante informatie delen met bijvoorbeeld KNMI / info andere meldkamers / hoogwatermelding / melding SVSD / klachtenplot.
FPVE-AFI-002d Het delen van informatie over meldingen moet voldoen aan Wet op Privacy.
Denk aan het gebruik van het medisch kladblok.
FPVE-AFI-005 De basisinformatie over een melding of incident moet beschikbaar zijn voor gebruik bij latere incidenten.
Opslag in de database en kunnen raadplegen van het archief.
FPVE-AFI-006 Alle verzamelde informatie van een melding of incident moet centraal worden overgedragen.
Middels bestaande koppelingen naar een datawarehouse applicatie.
2.3 Inzetten
Inzetten betreft het daadwerkelijk uitgeven van de inzetopdracht aan de inzeteenheden. Bij deze toewijzing wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van eenheden en hun competenties. Relevante- en aanvullende informatie en adviezen worden met de eenheden uitgewisseld. Als gevolg van de ontwikkeling van een incident kan de inzet worden bijgesteld.
2.3.1 Bepalen inzet
Het bepalen van de inzet heeft een iteratief karakter. Een inzetbehoefte kan gedurende het incident veranderen, waardoor de inzet opnieuw moet worden bepaald. Dezelfde elementen als bij het genereren van het inzetvoorstel worden dan opnieuw in beschouwing genomen.
FPVE-BIN-006 De bepaling van een inzet moet bijgesteld kunnen worden.
FPVE-BIN-007 Alle factoren/ bronnen die een rol hebben gespeeld tijdens het genereren van het inzetvoorstel moeten opnieuw beschouwd kunnen worden. Zie FPVE-INZ- 003.
2.3.2 Uitgeven inzetopdracht
De voor een incident bepaalde inzet wordt daadwerkelijk uitgegeven aan de betreffende eenheid/heden. Dit genereert de koppeltijden. Tevens vindt overdracht van relevantie informatie en adviezen plaats naar de eenheden.
FPVE-UIN-001 De bepaalde inzet moet worden gekoppeld aan het incident.
FPVE-UIN-002 De inzetopdracht moet daadwerkelijk aan de betreffende eenheid (eenheden) worden uitgegeven.
D.m.v. paging of MDT/ ERF, C2000 etc. Bijvoorbeeld via een functieknop in de user interface van het meldkamersysteem.
FPVE-UIN-002a Aan een eenheid moeten meerdere meldingen kunnen worden gekoppeld.
FPVE-UIN-004 Bij het koppelen van de inzeteenheid aan een incident moet het tijdstip van opdracht automatisch worden vastgelegd.
Xxxxxxxx van opdracht kan afwijken van tijdstip aanrijden. Alle statussen moeten worden geregistreerd. Afhankelijkheid van apparatuur van de kolommen is een aandachtspunt.
FPVE-UIN-006 Bij het inzetten van een eenheid moet de reeds vergaarde relevante informatie en adviezen betreffende het incident kunnen worden meegegeven.
Afspraken op persoon, afspraken op locatie, persoon bekend bij politie of GGZ, zijn er contactpersonen, (vuur)wapengevaarlijk, gevarenclassificatie/gevaaraspecten, verslaafd, veiligheidsinstructie, aanrijtijden, aanrijroutes, etc. Informatie breed interpreteren.
FPVE-UIN-006a Relevante informatie en adviezen moeten ook aan het RTIC worden meegegeven.
FPVE-UIN-006b Informatie en adviezen moet geautomatiseerd kunnen worden doorgegeven.
De bestaande koppelvlakken moeten blijven bestaan. Bijvoorbeeld Mobiele Data Terminal. Gewenste- en toegestane informatiedeling uitsplitsen per discipline.
FPVE-UIN-006c Navigatieapparatuur van eenheden moet actuele kaartinformatie bevatten.
Ter voorkoming van onnodig lange aanrijtijden als gevolg van niet actuele navigatieapparatuur.
2.3.3 Monitoring inzet
Monitoren inzet wordt voortdurend uitgevoerd. Gecontroleerd wordt of de inzet goed verloopt, conform de inzetopdrachten. Bij problemen wordt de inzet opnieuw bepaald. Doorlopend bestaat inzicht in de statussen van ingezette eenheden en welke eenheden nog beschikbaar zijn.
FPVE-MIN-002 De inzet moet gecontroleerd kunnen worden.
Of de alarmeringen er uit zijn gegaan, er voldoende positieve reacties komen op een uitgegeven inzet, binnen de daarvoor gestelde tijd een ingezette eenheid uitrukt, aanrijdende eenheden mogelijk (door bijvoorbeeld onverwachte congestie/ongeval) niet (snel genoeg) ter plaatse kunnen komen. Buiten de meldkamer is er ook bij de disciplines behoefte aan het monitoren van de inzet. Beperkt aanwezige bestaande (decentrale) functionaliteit beschikbaar bij Ambulance, deels bij Politie voor bepaalde statussen en handmatig bij Brandweer.
FPVE-MIN-003 Een inzetvoorstel moet aangepast kunnen worden.
Bij problemen teruggaan naar bepaling inzet. Zie eis FPVE-BIN-006 t/m 007.
FPVE-MIN-004 De beschikbaarheid van eenheden op enig moment moet inzichtelijk zijn.
Op basis van onder andere de statusinformatie en geografische positie eenheden.
FPVE-MIN-005 De statussen van ingezette eenheden moet zichtbaar zijn via systeemkoppelingen en genereren de aanrijd-, reactie- en doorlooptijden.
In het meldkamersysteem.
FPVE-MIN-005a Bij overschrijden van verwachtte tijden volgt een alertering aan de centralist. FPVE-MIN-005b De statussen moeten ook zichtbaar zijn in de eigen systemen van de disciplines.
FPVE-MIN-006 De competenties van nog beschikbare eenheden moet opgevraagd kunnen worden.
Gebaseerd op de door de eenheden geactualiseerde informatie over hun competenties. Zodat bepaald kan worden welke inzet opdrachten aan welke eenheden kunnen worden uitgegeven. Hier wordt gewerkt met een landelijk roepnummerplan.
FPVE-MIN-007 De totale vrije capaciteit voor incidenten moet voortdurend opgevraagd kunnen worden.
Gebaseerd op de inmeldingen van de eenheden.
2.3.4 Begeleiding inzet
De ingezette eenheden worden van informatie voorzien en begeleid vanuit de meldkamer.
FPVE-BGI-002 Aanvullende informatie en camerabeelden moeten uitgewisseld kunnen worden tussen meldkamer en ingezette eenheden.
Inclusief crisiscentra en decentrale onderdelen. Aard, soort, omstandigheden, plaats incident, de toestand van de subjecten en objecten, geografische informatie, meteogegevens en in te zetten materieel.
2.4 Opschalen
Opschalen betreft het alarmeren van functionarissen en aanvankelijk regisseren van de opschaling na afkondiging GRIP.
2.4.1 Alarmeren functionarissen
Binnen 2 minuten na afkondiging GRIP moet de rampen- en crisisorganisatie worden gealarmeerd en wordt het overleg van de calamiteitencoördinator met leidinggevenden gestart.
FPVE-ALF-001 Zodra GRIP wordt afgekondigd moet met één druk op de knop de alarmering automatisch kunnen worden gestart.
Conform vastgelegde GRIP-scenario's. Dit moet ook handmatig kunnen en alarmeren van een deel van de organisatie moet ook mogelijk zijn.
2.4.2 Multidisciplinair leidinggeven
De calamiteitencoördinator stemt de kwaliteit en kwantiteit af van personeel in de meldkamer en verzamelt en deelt de informatie met de disciplines. Eén eenduidig beeld van de GRIP fase moet worden bereikt voor alle disciplines.
FPVE-MDL-001 Verzamelde informatie moet gedeeld kunnen worden tussen de disciplines binnen de meldkamer.
De calamiteitencoördinator zorgt voor afstemming van de disciplines en het delen van verzamelde informatie.
FPVE-MDL-005 Het feit dat gealarmeerde functionarissen zich hebben gemeld, moet beschikbaar zijn.
Bijvoorbeeld terugmelding op pageralarmering.
2.4.3 Beeldvormen
Op basis van meerdere bronnen wordt een zo volledig mogelijk operationeel beeld gegeven van de opgeschaalde situatie en actueel gehouden. Het eerste operationele beeld moet binnen 5
minuten na afkondiging GRIP gedeeld kunnen worden met allen die betrokken zijn bij het incident.
FPVE-BLD-001 Van de opgeschaalde situatie moet een zo volledig mogelijk actueel operationeel beeld worden gegeven.
Zoveel mogelijk geautomatiseerd. Denk hierbij ook aan meteo gegevens. Het gaat ook om het netcentrisch delen van geografische informatie (GasMal).
FPVE-BLD-002 De beeldvorming op basis van informatie en camerabeelden moet worden gebaseerd op meerdere bronnen.
Informatie over het incident vanuit multi intake, de verlengde intake, ondersteunen, informatie van hulpeenheden, Officieren van Dienst (OvD disciplines) en de crisispartners.
FPVE-BLD-003 Het eerste operationele beeld (tekst en plot) moet binnen 5 minuten na afkondiging GRIP beschikbaar zijn.
Samengesteld op basis van de beleidsvoorschriften. Na 5 minuten wordt op basis van de dan bekende gegevens een eerste operationeel beeld gegeven. Dit is het startbeeld meldkamer in LCMS
FPVE-BLD-005 Het operationeel incidentbeeld (meldkamerbeeld, tekst en plot, inclusief klachtenplot) moet actueel gehouden worden.
Conform geldende regionale afspraken. Op basis van aanvullende informatie die de meldkamer binnenkomt. Vanuit twee kanten moeten teksten kunnen worden aangepast; anders krijg je twee beelden; bij informatiedeling moet er één operationeel beeld blijven.
FPVE-BLD-005a De regie op het operationele totaalbeeld moet vanuit de meldkamer gevoerd kunnen worden totdat overdracht plaatsvindt naar COPI / ROT.
FPVE-BLD-006 Het actuele operationele beeld moet gedeeld kunnen worden met allen die bij het incident betrokken zijn.
Zowel binnen- als buiten de meldkamer. Zie eis FPVE-MDL-001.
FPVE-BLD-007 Het actuele operationele beeld moet real-time beschikbaar zijn en later als historie.
Voor regionale en landelijke beelden.
2.4.4 Analyseren gevaarzetting
Het analyseren van de gevaarzetting is een iteratief proces dat moet leiden tot de juiste veiligheidsinstructies aan ingezette eenheden en ter voorkoming dat opkomende functionarissen niet de gevarenzone in gaan op weg naar hun opkomst locatie.
FPVE-AGV-002 De gevaarzetting en veiligheidsinstructie moet gedeeld kunnen worden met allen die bij het incident betrokken zijn.
Zowel binnen- als buiten de meldkamer. Denk ook aan briefing van het DROC en meldkamerpersoneel. Bijvoorbeeld ten aanzien van actueel veiligheidsbeeld.
2.4.5 Overdragen leiding
Zodra CoPI en/of ROT operationeel is, wordt de leiding aan hen overgedragen. De meldkamer blijft haar deel van de informatievoorziening verzorgen.
FPVE-OLD-004 De overdracht van de leiding moet verwerkt worden in het actuele operationele beeld van het incident.
2.4.6 Afronden opschalen
De beslissing tot afronden wordt buiten de meldkamer genomen. Het afronden van opschalen gebeurt binnen de meldkamer op vrijwel dezelfde wijze als het afronden van een incident.
FPVE-AFO-003 Aan de opschaling gerelateerde gegevens moeten continu geregistreerd kunnen worden.
Zie eis FPVE-BLD-001 t/m 007. Van groot belang wanneer wordt afgeschaald.
2.5 Ondersteunen
Ondersteunen betreft het op verzoek van en eenheid, maar ook proactief, verstrekken van informatie en adviezen. Dit kan ook betrekking hebben op het bijstellen van de prioriteit van een inzet. Daarnaast wordt de regie gevoerd over het berichtenverkeer tussen de ingezette eenheden.
2.5.1 Monitoren incident
De centralist moet beschikken over het operationele beeld ter plaatse en beoordeeld daarmee de situatie. Dit kan leiden tot opschaling of het aanpassen van het communicatieschema of het informeren en waarschuwen van de bevolking.
FPVE-MIC-001 De operationele informatie over het beeld ter plaatse en eventuele camerabeelden van een incident moeten beschikbaar zijn voor de centralist.
Dit is situationeel afhankelijk. Spraak, videobeelden, beelden via sociale media, dynamische real-time meetgegevens zoals meteo, slachtoffers, etc., afkomstig van melders, OvD-n en de (eerste) ingezette eenheden. Kwaliteit van de camerabeelden is een aandachtspunt. Het toepassen van camerabeelden van externen (professionele partijen) moet vallen binnen de vigerende wet- en regelgeving
FPVE-MIC-004 Een wijziging van prioriteit moet verwerkt kunnen worden in het meldkamersysteem
Door inschatting van de centralist of op verzoek van de eenheid.
FPVE-MIC-005 Vanuit de meldkamer moet het communicatieschema aangepast kunnen worden.
FPVE-MIC-005a Vanuit de meldkamer moet de bevolking gewaarschuwd kunnen worden.
FPVE-MIC-005b WAS, NL Alert, Twitter, etc. moeten allemaal vanuit het algemene systeem voor de meldkamer kunnen worden bediend
FPVE-MIC-005c Vanuit de meldkamer moet de crisisorganisatie ondersteund kunnen worden.
Inzet NL-Alert, uitschakelen mechanische ventilatie, activeren uitwijklocatie, overige diensten.
FPVE-MIC-006 In- en externe diensten moeten ingeschakeld kunnen worden.
FPVE-MIC-007 Meerdere incidenten van eenzelfde soort moeten geïnterpreteerd en beoordeeld kunnen worden.
In een geconcentreerd gebied.
FPVE-MIC-007a De situatie buiten de regio; landelijk en /of omliggende regio's moet gemonitord kunnen worden.
2.5.2 Plannen capaciteit
Voortdurend wordt de actuele dekking van beschikbare eenheden in een gebied bewaakt. Bij onvoldoende dekking dient herlocatie/ herpositionering van eenheden plaats te vinden.
FPVE-PLC-004 De actuele dekking van beschikbare eenheden en materieel in een gebied moet voortdurend opgevraagd kunnen worden.
Zie eis FPVE-MIN-004, 006 en 007.
FPVE-PLC-004 Van operationele eenheden moeten de locaties/posities, competenties cq. werkzaamheden inzichtelijk zijn en zichtbaar gemaakt kunnen worden op de kaart.
Zie eis FPVE-MIN-005.
2.5.3 Regisseren berichtenverkeer
De meldkamer voert de regie over het berichtenverkeer rond een incident.
FPVE-RGB-001 Gekoppelde deelnemers aan gespreksgroepen moeten zichtbaar zijn in het meldkamersysteem.
Eenheden, auto’s, porto’s en mobilofoons.
FPVE-RGB-002 Gespreksgroepen moeten geregisseerd kunnen worden door de meldkamer en gekoppeld aan incidenten.
Patchen, aanmaken en indelen.
2.5.4 Informatie verstrekken
Informatieverzoeken vanuit diverse kanalen worden beantwoord binnen de geldende voorschriften. De informatieverstrekking hoeft niet beperkt te blijven tot de informatie-aanvrager.
FPVE-INV-001 Informatieverzoeken moeten beantwoord kunnen worden.
Afkomstig van bevoegd gezag, ingezette eenheden, collega disciplines, ketenpartners, burgers, andere partijen.
FPVE-INV-001a De operationeel leidinggevende moet geïnformeerd kunnen worden over een situatie / dreiging / verwachting.
FPVE-INV-003 Informatie n.a.v. informatieverzoeken moet ook aan andere interne partijen verstrekt kunnen worden.
Ingezette eenheden, brandweer, GHOR, ambulancezorg, politie, Kmar en ketenpartners.
FPVE-INV-003a Informatie n.a.v. informatieverzoeken moet ook aan externen verstrekt kunnen worden.
Bevolking en overige partijen
FPVE-INV-004 Informatieverzoeken moeten ontvangen kunnen worden via verschillende kanalen.
Spraakcontacten C2000, telefonie, etc.
FPVE-INV-005 De informatiebehoefte van de aanvrager moet vastgelegd kunnen worden.
Xxxxx informatie nodig is en aan wie deze verstrekt wordt. Ook als bepaalde informatie niet kan/mag worden verstrekt. Nee is ook een antwoord.
FPVE-INV-005a Bij uitloop moet je zicht hebben op wie terug gebeld moet worden.
2.5.5 Afronding incident
Een incident moet worden afgerond aan de hand van een protocol. Betrokkenen worden geïnformeerd en ingezette eenheden afgemeld. Verzamelde informatie wordt vastgelegd en beschikbaar gesteld voor verdere analyse en rapportage.
FPVE-AFR-001 Afronden van een incident moet gebeuren op basis van een afrondingsprotocol. In sommige protocollen kunnen afspraken gemaakt zijn met professionele melders
FPVE-AFR-003 De vrijmelding/uitmelding van ingezette eenheden moeten worden verwerkt in de actuele dekkingsprofielen.
FPVE-AFR-003 Het afronden van een incident moet worden gemeld aan betrokken partijen. FPVE-AFR-003a Vervolgafspraken die nog open staan moeten voorzien zijn van een alertering FPVE-AFR-004 Het afronden van een incident moet leiden tot het beëindigen van de
communicatie over het incident met eenheden.
FPVE-AFR-005 Het incident moet door de meldkamer administratief afgerond kunnen worden. FPVE-AFR-005a Evaluatiepunten moeten kunnen worden vastgelegd.
FPVE-AFR-006 Het afronden van een incident moet leiden tot het beëindigen van het real-time beeld.
FPVE-AFR-007 Gegevens over een incident moeten beschikbaar worden gemaakt voor verdere analyse en rapportage.
Zie eis FPVE-AFI-002. Ook in externe programma's zoals personeelsregistratie en urenregistratie.
2.6 Informatievoorziening
Voorziet in de tijdige beschikbaarheid van adequate informatie voor de hoofdprocessen van de meldkamerorganisatie, onderverdeeld in de categorieën:
• Operationele informatie: informatie betreffende meldingen, incidenten, eenheden en inzet voor de uitvoering en operationele sturing van de meldkamerprocessen; in een latere fase van het samenvoegingsproject kan deze operationele informatie nog verder worden opgedeeld en uitgewerkt worden per doelgroep;
• Documentaire informatie: informatie betreffende het documenteren van de meldkamerprocessen, t.b.v. de verantwoording aangaande uitvoering en sturing van de meldkamerprocessen; de documentaire informatie moet garanderen dat alle handelingen, voorzien van een timestamp, chronologisch worden geregistreerd en gearchiveerd, waardoor
een audit-trail ontstaat en indien nodig verantwoording kan worden afgelegd over aanname en afhandeling van meldingen.
• Management informatie: : informatie voor de besturing van de meldkamerorganisatie, die nodige is bij het het formuleren van beleid en het bewaken van de bedrijfsvoering
BIJLAGE 23 Planning huisvesting
De volgende fasering opgenomen:
Fase 0 : Verplaatsen van het ROT naar 20e . verdieping. Verplaatsing van de medewerkers VRR verdieping, exacte positie nog te bepalen.
Verplaatsen beheerders.
Fase 1 : Realisatie tijdelijke MER 22e verdieping.
Realisatie extra techniekruimte op 22e verdieping, t.b.v. meldkamerdomein.
Fase 2 : Verwijderen bestaande trap tussen de 20e en 21e verdieping. Realisatie meldkamer met 58 meldtafels op de 21e verdieping. Test en ingebruikname.
Fase 3a : Realisatie SGBO op 20e verdieping.
Test en ingebruikname.
Fase 3b : Realisatie van de kantoren op de 20e verdieping. Fase 4 : Realisatie aanpassing kantoren op de 22e verdieping.
Nazorg.
Essentiële mijlpalen en te nemen besluiten stuurgroep
Om de oplevering en volledige ingebruikname conform planning te kunnen realiseren zijn de volgende uitgangspunten van belang. De overall planning is in bijlage 18 weergegeven.
• Vaststellen projectplan, incl. de beschikbaarheid van middelen;
• Vaststelling van het Programma van Eisen;
• Opstellen ruimtelijk Programma van Eisen ROT;
• Vaststelling van het visiedocument R&C;
• Vaststelling ontwerpuitgangspunten;
• Het realiseren van de tijdelijke ROT, incl. verplaatsing van de medewerkers ROC, positie en invulling nog te bepalen;
• Opstellen en vaststelling van het Programma van Eisen van de meldtafels / meldkamer, op basis van de mock-up;
• De gegevens vanuit de verschillende werkgroepen (m.n. facilitair en ICT) moeten tijdig aangeleverd worden, zoals aangegeven in de planning;
• LMO dient de uitgangspunten zoals weergegeven in het projectplan over te nemen. Door LMO wordt een Programma van Eisen opgesteld en een locatieplan. Wenselijk is dat deze activiteiten afgerond zijn voordat het Definitief Ontwerp H&I opgestart wordt.
Planning op hoofdlijnen
Start | Einde | Standlijn | |
Verdieping 20 - 22 | |||
H&I Voorlopig Ontwerp huisvesting | 31-12-2014 | Na positief besluit 02-09-2014 | |
H&I Definitief Ontwerp huisvesting | 02-09-2014 | 02-09-2015 | |
H&I Bestek en bestekstekeningen | 15-04-2015 | 22-12-2015 | |
H&I Prijs- en contractvorming | 02-09-2014 | 21-06-2016 | |
H&I Realisatiefase | 21-06-2016 | 23-01-2018 | |
H&I Nazorg | 23-01-2018 | 06-02-2018 |
Bovenstaande planning is integraal afgestemd met alle werkgroepen. Om de planning te kunnen halen is het volgende cruciaal:
• Tijdige besluitvorming.
• Tijdige beschikbaarheid van budget.
• Tijdige input vanuit andere werkgroepen en de interne organisatie.
• Geen scope wijzigingen.
• Het verkrijgen van vergunningen.
• Het borgen van het primaire proces zonder risico’s.
• Succesvolle testperiodes.
• Een continue doorlopend proces.
BIJLAGE 24 Integrale Projectplanning
BIJLAGE 25 Globale architectuurschets ICT
Appendix A.1 Inleiding
De projectorganisatie heeft gevraagd om een ontwerp architectuurschets. TriOpSys heeft deze vraagstelling ruim geïnterpreteerd om een helder beeld te krijgen hoe de samenvoeging van de meldkamers technisch gestalte zou kunnen krijgen en daarmee ook een basis voor calculaties te leggen.
Er zijn een aantal concepten ontwikkeld, met betrekking tot:
• Flexibiliteit;
• Beschikbaarheid;
• Virtualisatie;
• Beveiliging;
• Fall back en uitwijk;
• Verbindingen. Wij adviseren om:
• Uit te gaan van een redundante architectuur met twee “nodes”, die afzonderlijk alle benodigde dataverwerking en opslag voor hun rekening kunnen nemen;
• Deze “nodes” uit het oogpunt van beschikbaarheid in twee fysiek gescheiden rekencentra te plaatsten;
• Het bestaande rekencentrum in tact te laten tijdens de samenvoegingsperiode en eventueel ook nog daarna, in afwachting van ontwikkelingen vanuit de LMO, rond bijvoorbeeld telefonie en het NMS;
• De vervangingstrajecten voor telefonie qua planning af te stemmen op het nieuwe rekencentrum;
• Op korte termijn afstemming te zoeken met het bouwproces, zowel wat betreft inhoud als planning.
Het verdient aanbeveling om op korte termijn besluiten te nemen over:
• Het fysiek scheiden van het door ons voorgestelde tweetal nodes voor dataverwerking en opslag;
• De toepasbaarheid van het door ons voorgestelde (vergaande) virtualisatieconcept;
• Het ontwerp van vier zones van beveiliging;
• Het toepassen van schakelmiddelen met glasvezelverbindingen tussen de verdiepingen.
De architectuurschets is voorgelegd aan het hoofdbedrijfsvoering van de GMK RR. Daaruit komen een tweetal aandachtspunten naar voren:
1. Fysieke scheiding: Er kunnen praktische beperkingen zijn in termen van beschikbare ruimte in het WPC. Mogelijk dat daardoor wordt besloten om de redundante architectuur te realiseren in de extra ruimte naast het bestaande rekencentrum, zoals voorzien in het voorlopig ontwerp van het huisvestingsplan, waardoor de “nodes” niet fysiek uit elkaar worden geplaatst, waardoor er een verhoogd risico t.a.v. beschikbaarheid ontstaat.
2. Bekabelingsconcept: Het huidige bekabelingsconcept in het WPC heeft in het verleden altijd zonder problemen gefunctioneerd. Mogelijk dat daardoor de bestaande situatie, met directe verbindingen tussen meldtafels en rekencentrum, waar dat geen praktische beperking kent, deels gehandhaafd zal blijven, waardoor de financiële raming met € 183.750,= extra wordt belast.
In deze bijlage lichten we hieronder de architectuurschets aan de hand van concepten toe.
Appendix A.2 Flexibiliteit
De informatievoorziening van de meldkamer dient flexibel te zijn om:
• Verschillende operaties mogelijk te maken in de meldkamer;
• Aan te kunnen sluiten bij de uitwerking van de werkprocessen;
• Een werkplek te bieden die zich kan aanpassen aan de gebruikersrol;
• Aan te kunnen sluiten op landelijke ontwikkeling richting de meldkamer van de toekomst;
• Het beheer over te kunnen dragen aan de landelijke meldkamerorganisatie (beleidsmatig, functioneel en technisch).
De architectuur zoals we die hebben uitgewerkt, bestaat uit een aantal lagen. Door deze gelaagdheid kan de gevraagde en noodzakelijke flexibiliteit worden verkregen. Hierdoor kan een toekomstvast platform ontstaat om verdere ontwikkeling van applicaties en koppelingen (functionele wijzigingen) te kunnen opvangen.
Dit gelaagde model is als basisconcept gebruikt om een financiële raming te maken, met name wat betreft de projectstappen die nodig zijn voor het realiseren van de architectuur en het samenvoegen van de meldkamers wat betreft applicaties en informatievoorzieningen.
Appendix A.3 Beschikbaarheid
Op hoog niveau bepalen twee zaken de beschikbaarheid van de meldkamer:
1. Beschikbaarheid van de meldkamer zelf (gebouw, functies/techniek, ICT);
2. Beschikbaarheid van de communicatie met de buitenwereld. Voor ICT gaat het daarbij om:
• De randapparaten, waarmee centralisten en andere medewerkers hun werk uitvoeren, primair de meldtafel, maar ook de werkplekken en videoschermen op andere werkplekken in de ruimte. Uitgangspunt is dat er geen voorzieningen getroffen behoeven te worden om een meldtafel redundant uit te voeren; alles in de meldtafel kan in enkelvoud uitgevoerd zijn. Een hoge beschikbaarheid wordt verkregen door meer meldtafels ter beschikking te hebben dan er op enig moment nodig zijn.
• De netwerkinfrastructuur, die de randapparaten koppelt aan de systemen in de computerruimte(s) en de buitenwereld. Dit netwerk moet hoog beschikbaar zijn en redundant worden uitgevoerd. Hoge beschikbaarheid kan met standaard switches in een redundante configuratie worden bereikt. Er moeten minimaal twee fysiek gescheiden verbindingen zijn tussen elke meldtafel en fysiek gescheiden, onafhankelijke schakelpunten (switches) die het verkeer verder leiden. Uitval van één van de schakelpunten laat de virtuele verbinding ongemoeid. De eindgebruiker merkt de uitval niet op. De beschikbaarheid wordt gewaarborgd door zoveel mogelijk fysiek gescheiden locaties, en kabeltracés naar de schakelpunten.
• De (primaire) systemen die via het netwerk met de randapparaten zijn verbonden en de informatievoorziening realiseren. Correcte, niet gecorrumpeerde verwerking en opslag van data hoort hier bij.
In de nieuwe architectuur wordt uitgegaan van een centraal, redundant uitgevoerd, virtueel opslagsysteem. Daarnaast gaat het concept zoals wij dat voorstellen uit van twee vrijwel identieke “nodes” die afzonderlijk alle benodigde dataverwerking en opslag voor hun rekening kunnen nemen. Deze aanpak met twee fysiek gescheiden computing nodes is volledig “common practice” en overal in de literatuur te vinden. Onder normale omstandigheden kunnen beide nodes bijdragen aan de capaciteit en prestaties van het systeem (load sharing). Wanneer één node uitvalt, kan het werk door de ander worden overgenomen. Afhankelijk van hoe het risico van fysieke verstoring wordt beoordeeld, worden de nodes ook fysiek gescheiden. Zeer algemeen wordt aanbevolen om de nodes niet in één systeemkast onder te brengen. Beter is het om ze binnen één rekencentrum zover mogelijk uit elkaar te zetten (denk aan brand, water, andere ongelukjes, onderhoud). Nog beter is het om separate ruimtes te gebruiken (uitvallen koeling).
Appendix A.4 Virtualisatie
De landelijke ontwikkelingen zijn gericht op beperking van investeringen en het vereenvoudigd technisch uitwijken van meldkamers onderling. Dit wordt onder meer technisch mogelijk gemaakt door het virtualisatie.
Bedoeld wordt virtualisatie van server en client computers. Deze relatief nieuwe, maar inmiddels stabiele, “state of the art” techniek, biedt voordelen op het gebied van flexibiliteit, energiegebruik, ruimtebeslag en beheer. Zo kan de nieuwe GMK meldkamer ook technisch weer een flink aantal jaren vooruit.
Het door ons ontwikkelde concept voor virtualisatie omvat de volgende elementen:
1. Een virtueel netwerk, waarin alle meldtafels, werkplekken en videoschermen zijn opgenomen in één geschakeld, neutraal en flexibel netwerk met identieke verbindingen voor alle functies van de meldkamer;
2. Virtuele opslag, door de opslag voor alle meldkamerprocessen te centraliseren in één systeem;
3. Virtuele machines, voor zowel het rekencentrum als de meldtafels, met voordelen voor energieverbruik, ruimtebeslag, beschikbaarheid en beheer.
4.
Appendix A.5 Beveiliging
De voornaamste veiligheidsrisico’s zijn menselijk handelen en intrusie van buitenaf. De aandacht gaat zo vanzelf uit naar het creëren van domeinen, die gecontroleerd informatie uitwisselen en apart beheerd kunnen worden. Een domein is een verzameling van netwerken en machines in een afgeschermde, separaat beheerde omgeving. Bij een zone gaat het om een fysiek van overige netwerken en machines gescheiden geheel. Een segment is de gevirtualiseerde variant van een zone.
Xxx onderscheiden de volgende vier zones naar beveiligingsniveau die in onderstaande figuur zijn weergegeven.
Nr. | Naam zone | Informatie- beveiliging | Kenmerken |
I. | Internet | Geen | Openbaar, geen specifieke ICT-maatregelen voor informatiebeveiliging |
II. | DMZ7 | Laag | Systemen met directe internet connectiviteit (relatief grote kans om gecompromitteerd te raken). |
III. | LAN8 | Midden | Systemen en netwerk fysiek toegankelijk voor medewerkers |
IV. | Secure9 | Hoog | Systemen en netwerk fysiek toegankelijk voor specialisten met een security clearance |
Er is geen reden om specifieke hardware voor specifieke domeinen binnen dezelfde zone te gebruiken als er sprake is van virtualisatie. Ook als er sprake is van fysieke servers hoeven deze niet naar domein gegroepeerd te worden geplaatst.
Er is een directe relatie tussen beveiliging en beschikbaarheid. Corrupte software door intrusie van buitenaf kan het gehele systeem tot stilstand brengen. Een meldkamer bevat bovendien privacygevoelige informatie (medische gegevens, politiegegevens).
7 Een demilitarized zone (DMZ) is een netwerksegment dat zich tussen het interne netwerk en internet bevindt.
8 Local Area Netwerk (LAN), doorgaans toegepast om in een kantooromgeving (KA)
9 Een zone die alleen toegankelijk is door geautoriseerde specialisten met een security clearance
Toelichting:
• In een firewall kunnen allerlei regels worden ingesteld, bijvoorbeeld voor de poorten en protocollen die programma’s mogen gebruiken;
• Een digitale wasstraat bestaat uit een serie beslisregels om gegevensstromen en bestanden te analyseren.
Appendix A.6 Fallback en uitwijk
De begrippen uitwijk en fallback kennen meerdere interpretaties. Hier wordt bedoeld:
• Fallback: de meldkamer blijft op haar plaats maar er wordt gewerkt met centrale systemen op een andere, fallbacklocatie. In dat geval moeten natuurlijk ook de externe koppelingen worden omgezet.
• Uitwijk: de meldkamer wordt (tijdelijk) verplaatst naar een andere locatie. De meldtafels en werkplekken op de uitwijklocatie kunnen eventueel verbonden blijven met de centrale systemen op de hoofdlocatie.
• Gelijktijdige fallback en uitwijk is ook mogelijk (dit is de huidige situatie).
De realisatie van een nieuwe uitwijk en fallbacklocatie is noodzakelijk voor beide afzonderlijke meldkamers en derhalve ook voor de samengevoegde meldkamer. Bij de nieuwbouw in Haaglanden van “de Yp” is rekening gehouden met een uitwijklocatie en fallback voor de nieuwe samengevoegde meldkamer in Rotterdam. Organisatie van de fallbackfunctie in Rotterdam voor de meldkamer Haaglanden is noodzakelijk voor de gemeenschappelijke meldkamer.
De realisatie van uitwijk en fallbacklocatie voor het WPC en de Yp is belegd in een afzonderlijk traject, onder verantwoordelijkheid van de staande organisatie. We hebben dan ook geen fallback en uitwijk concept uitgewerkt, maar wel een aantal punten aangegeven om de compatibiliteit en bruikbaarheid te kunnen garanderen:
• Voor “fallback” moeten meldtafels (en overige kritische randapparaten) kunnen omschakelen tussen de centrale systemen van de betrokken locaties;
• De beschikbaarheid van externe verbindingen is een gedeeld belang; Nieuwe bekabeling tussen de verdiepingen voor telefonie, C2000 en data komt in één installatieplan. Hieruit volgen consequenties voor de lokale verbindingen, kabeltracé ’s en schakelmiddelen;
• Er zijn al afspraken over extra meldtafels voor uitwijk van Haaglanden naar Rotterdam- Rijnmond en omgekeerd.
• De vraag is of de (nieuwe) meldtafels in het WPC compatibel zijn met die in de Yp en omgekeerd, of dat voor uitwijk elke meldkamer over de eigen meldtafels moet beschikken. Beide opties hebben voordelen en nadelen. Deze beslissing moet tussen beide projecten worden afgestemd;
• Voor uitwijk en fallback (op een onverwacht moment) moeten de gegevens tussen de systemen van de twee locaties afdoende gesynchroniseerd blijven. Hieruit volgen beperkingen en eisen voor de keuze van de opslagsystemen op beide locaties. Ook zonder uitwijk of fallback moet er al een ontwerp zijn om de meldkamerdata veilig te stellen op een andere locatie. Back-up en restore van gegevens overlapt dus met fallback.
Appendix A.7 Verbindingen
Wij hebben een bekabelingsconcept uitgewerkt waarbij de meldtafels niet meer rechtstreeks verbonden worden met het rekencentrum, maar indirect door toepassing van schakelmiddelen. Naast de klassieke op koper gebaseerde verbindingen, kan tussen de verdiepingen worden gewerkt met glasvezelverbindingen.
Het is niet nodig om met aparte kabels voor Telefonie, C2000 en data de bijbehorende centrale systemen te bereiken. Voor de meldkamer kan uitgegaan worden van aansluiting voor 240 IP randapparaten.
Het bekabelingsconcept biedt de mogelijkheid van glasvezelverbindingen met de rekencentra. Daarmee wordt ook een goede galvanische scheiding bereikt van meldkamer en rekencentra wat betreft de communicatieverbindingen. De stroomvoorziening met groepen, fasen, UPS, NSA en de noodzaak voor goede aarding en het vermijden van aardlussen, zwerfstromen, stoorsignalen door perifere bekabeling vraagt grondig ontwerp. Galvanische scheiding ontkoppelt deze vraagstukken en verhoogt de beschikbaarheid. Glasvezel is bovendien een volwassen techniek, ook voor gebouwbekabeling.
Een standaard “high availability” architectuur voor een “datacenter” gaat uit van twee vrijwel identieke “nodes” die afzonderlijk alle benodigde dataverwerking en opslag voor hun rekening kunnen nemen.
Deze “nodes” plaatsen in één rekencentrum is kwetsbaar. Twee rekencentra verdient daarom de voorkeur boven één nieuw centrum uit het oogpunt van beschikbaarheid. Daartoe zijn verschillende opties:
• Rekencentra op twee locaties
Hierbij worden beide nodes fysiek uit elkaar geplaatst, op locaties kilometers van elkaar verwijderd.
• Twee rekencentra in het WPC
Hierbij worden beide nodes fysiek uit elkaar geplaatst in twee kleine beveiligde ruimtes met eigen stroomvoorziening, koeling, toegang, etc.
De definitieve keuze moet in het bekabelingsontwerp worden gekozen en uitgewerkt, rekening houdend met migratie aspecten.
BIJLAGE 26 Financiële raming ICT
Appendix A.8 Inleiding
De projectorganisatie heeft gevraagd om een financiële raming, zodat het met een grotere nauwkeurigheid de ICT-kosten van de samenvoeging kan begroten.
De raming in het projectplan voor de samenvoeging van ZHZ en RR is gebaseerd op ervaringscijfers die ontstaan zijn bij de realisatie van “de Yp” voor Haaglanden. Deze zijn geëxtrapoleerd voor de nieuwe situatie in het WPC. Daarnaast zijn een aantal additionele posten opgenomen, die specifiek zijn voor de situatie in Rotterdam. Het betreft hier de investeringskosten, derhalve eenmalige kosten en geen terugkerende lasten. Deze initiële raming kent een nauwkeurigheidsmarge van 20%.
TriOpSys heeft een aantal begrotingsposten van een nadere onderbouwing kunnen voorzien. Dit wordt in deze bijlage verder toegelicht.
Appendix A.9 Herijking begroting WPC
We hebben een raming gemaakt van de hardware (centrale systemen, randapparatuur, schakelmiddelen en Wi-Fi dekking) en de vereiste licenties. Daarnaast hebben we ook een gedetailleerde raming gemaakt van de projectinspanning, de menscapaciteit om een werkende, samengevoegde meldkamer op te kunnen leveren en in gebruik te nemen.
Herijken begroting | Raming Projectplan | Herijking TriOpSys | Toelichting | |
1 | Inrichtings- kosten | € 250.000,00 | € 250.000,00 | Arbeid en coördinatiekosten voor het aansluiten en afmonteren van meldtafels en rekencentrumapparatuur TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt |
2 | Uitwijkvoor -ziening | € 300.000,00 | € 300.000,00 | Het realiseren van de dedicated verbinding met Haaglanden en plaatsing van eventuele apparatuur TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming gemaakt, omdat realisatie in een apart project los van het samenvoegingsproject was belegd |
3 | Externe ICT kosten | € 510.000,00 | € 516.800,00 | Inhuur van adviseurs/ leveranciers t.b.v. de engineering, aanbesteding, begeleiding en oplevering TriOpSys heeft voor deze post een decompositie gemaakt van de werkzaamheden om een werkende nieuwe meldkamer op te kunnen leveren. |
4 | ICT | € 3.360.000,00 | € 2.422.980,00 | Raming in het projectplan is gebaseerd op normkostenschatting voor realisatie van een werkende meldtafel en een totaal van 7010 meldtafels. TriOpSys heeft een inschatting gemaakt van de kosten van de nieuwe hardware voor rekencentrum en meldkamer, waardoor een deel van de normkostenschatting kon worden bijgesteld |
5 | Testen | € 60.000,00 | € 112.000,00 | Voorbereiden/ uitvoeren van FAT/ SAT en integratietesten voor meldkamer en rekencentrum |
6 | Bekabeling | € 210.000,00 | € 26.250,00 | Raming in het projectplan is gebaseerd op huidige bekabelingsconcept in het WPC TriOpSys heeft schatting gebaseerd op een bekabelingsconcept uitgaande van 3 in plaats van 24 UTP kabels per meldtafel |
10 48 voor de centralisten van VRR en RR, 10 voor uitwijk “de Yp”, 10 voor de actiecentra en 2 voor systeembeheer
7 | Gebouwensy stemen t.b.v. rekencentru m | € 170.000,00 | € 170.000,00 | TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt |
8 | Informatievo orziening | € 100.000,00 | € 100.000,00 | Licenties voor rapportage-tools TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt |
9 | Tijdelijke verhuizing ROC/ RVS | € 30.000,00 | € 30.000,00 | Verhuisbeweging naar en van 23e verdieping TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt |
Totaal | € 4.990.000,00 | € 3.928.030,00 |
Post 3: Externe ICT kosten
De noodzakelijke projectinspanning lijkt in een vergelijking met het projectplan nagenoeg overeen te komen.
Post 4: ICT
De schatting van de post ICT in het projectplan is gebaseerd op een schatting van integrale kostprijs per meldtafel. Hierbij zijn van de volgende aantallen uitgegaan:
• 48 meldtafels in de gezamenlijke meldkamer t.b.v. eigen gebruik;
• 10 meldtafels in de gezamenlijke meldkamer t.b.v. uitwijk Haaglanden en voor instructiedoeleinden;
• 2 meldtafels t.b.v. beheer;
• 10 meldtafels in de actiecentra.
Nadere vergelijking met de schattingen van XxxXxXxx levert het volgende beeld op.
Opbouw normkosten | Raming Projectplan | Herijking TriOpSys | Toelichting | |
1 | Meldtafel – Fysiek | € 6.000,00 | -/- | Raming in het projectplan is gebaseerd op commerciële prijs van Haaglanden-meldtafel TriOpSys heeft deze post niet langer meegenomen; post is al meegenomen in deelbegroting voor huisvesting |
2 | Meldtafel – ICT | € 8.000,00 | € 8.000,00 | Raming in het projectplan is een eerste schatting TriOpSys heeft voor deze post een raming gemaakt van de thin client, de beeldschermen en de randapparatuur |
3 | Rekencentrum | € 8.000,00 | € 7.043,00 | Raming in het projectplan is een eerste schatting TriOpSys heeft voor deze post een raming gemaakt van centrale apparatuur |
4 | Telefonie & C2000 | € 10.000,00 | € 3.571,00 | Raming in het projectplan is een eerste schatting TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt; wel is de raming lager omdat er al een vervangingstraject voor telefonie loopt, waarvan de kosten buiten het samenvoegings-project vallen11 |
5 | Koppelingen en systeemintegratie | € 8.000,00 | € 8.000,00 | Raming in het projectplan is een eerste schatting TriOpSys heeft voor deze post geen nadere raming voor gemaakt |
6 | Overige kosten | € 8.000,00 | € 8.000,00 | Raming in het projectplan is een eerste schatting TriOpSys heeft voor deze post een gedeeltelijke raming12 voor gemaakt; derhalve is de grootte van deze post gehandhaafd op de oorspronkelijke schatting |
Totaal | €48.000,00 | €34.614,00 |
Post 5: Testen
De post Testen komt ongeveer twee keer zo hoog uit, maar dit is maar een kleine post op de totale begroting.
Post 6 Bekabeling
In de huidige situatie van het WPC wordt uitgegaan van een UTP-bekabeling met 24 kabels per meldtafel t.b.v. KVM extenders, zodat de PC’s van de meldtafels in het rekencentrum kunnen worden geplaatst.
TriOpSys gaat uit van een ander concept voor de verbindingen tussen rekencentrum en meldtafel, gebaseerd op Haaglanden, uitgaande van een thin-client in de meldtafel. Dan kan volstaan worden met 3 verbindingen. Dit betekent, uitgaande van dezelfde kostprijs voor een UPT-kabel, dan er een kostenreductie van 87,5% wordt gerealiseerd.
Mogelijk dat de kosten voor de verbindingen verder kunnen worden teruggebracht door toepassing van glasvezelverbindingen tussen de verdiepingen in combinatie met intelligente schakelmiddelen.