BELGISCHE KAMPIOENSCHAPPEN
BELGISCHE KAMPIOENSCHAPPEN
2025
ALGEMENE LASTENVOORWAARDEN
1 INHOUD
5.1 VERBREKING EN GESCHILLEN 6
7.2 Catering staff belgian cycling 10
8.1 Medische diensten wedstrijd 11
8.2 Algemene veiligheid organisatie en publiek 11
9 Marketing en communicatie 12
9.2 Publicitaire bepalingen 12
9.3 Promotie en communicatie 13
9.3.7 Tv- internet- en radiorechten 16
9.3.9 Website en overige communicatiedragers 17
14.1 Bijlage 1 – OVERZICHTSTABEL BK’s 22
Wist u dat uw stad of gemeente binnenkort het strijdtoneel zou kunnen worden om de tricolore trui? Als gastvrouw of gastheer kan u een belangrijke rol van betekenis vervullen in de organisatie van onze nationale wielerkampioenschappen. Jaarlijks vinden er in onze Belgische steden en gemeenten namelijk tal van nationale kampioenschappen plaats. Op een Belgisch kampioenschap wordt natuurlijk ook nationale sportgeschiedenis geschreven.
Uw stad of gemeente koppelen aan een BK is meer dan investeren in het wielrennen, het is meehelpen bouwen aan een gezonde en sportieve toekomst voor jong en oud, aan een locatie waar veilig aan wielrennen wordt gedaan, op een gesloten omloop. U promoot niet enkel de fiets in het algemeen, maar ook beweging en sport in het bijzonder.
De massale publieksopkomst op Belgische kampioenschappen wielrennen bewijst dat België nog steeds een top wielerland is. Er heerst steeds een unieke en gemoedelijke sfeer van samenhorigheid en nationale trots voor de volksport bij uitstek.
De organisatie van een Belgisch kampioenschap biedt natuurlijk ook de kans voor de plaatselijke wielerclubs om hun wielerwedstrijden stevig op te waarderen. Dankzij hun inzet en de hulp van talrijke vrijwilligers zal u daardoor ongetwijfeld tot een goed georganiseerd evenement kunnen komen.
Xxxxxxx werken een heel jaar door om te schitteren voor eigen publiek en om de Brabançonne vanaf het hoogste schavotje te mogen aanhoren. De tricolore trui is dan ook een felbegeerde trui, die het ganse jaar door in het peloton blijft rondrijden.
Denkt u eraan uw fietsgemeente nationaal in de kijker te plaatsen, met de bijhorende media- aandacht? Ziet u het zitten om extra citymarketing te genereren met een event dat zowel het toerisme als de lokale economie ondersteunt?
Wij hopen alvast dat uw aandacht is gewekt, en dat u zin heeft om samen met Belgian Cycling verder na te denken over de organisatie van een kampioenschap. De organisatiegids als bijlage geeft alvast een goed beeld.
Naast deze algemene organisatiegids, bestaat er ook per sporttak een meer specifieke gids, waarbij de Belgische kampioenschappen worden onderverdeeld in 4 categorieën. Ter ondersteuning geven wij de 4 categorieën mee in bijlage 1, zodat u weet welke aspecten van het lastenboek voor uw BK van al dan niet toepassing zal zijn. In het specifiek lastenboek zullen deze onderdelen verder worden uitgelicht.
✓ Het gemeente-, stads- of provinciebestuur (hierna ook de organisator genoemd) kiest welke kampioenschappen het wenst te organiseren. De organisator kan zich kandidaat stellen voor meerdere kampioenschappen en/of verschillende jaren.
✓ Het gemeente-, stads- of provinciebestuur vult 2 officiële formulieren “Kandidaatstelling” in, ondertekend door de bevoegde persoon, met name de burgemeester van de gemeente of stad of van de gouverneur en de griffier van de provincie, voorafgegaan door de eigenhandig geschreven woorden "GELEZEN EN GOEDGEKEURD". De kandidatuur heeft een bindend karakter.
Nadat de kandidaatstelling wordt ontvangen bij Belgian Cycling, kan deze al dan niet worden weerhouden. De kandidatuur voor een Belgisch Kampioenschap Elite (op de weg of in het veld) dient steeds ondersteund te worden door een (beperkt) technisch dossier inclusief enkele parcours- & accommodatievoorstellen en een organigram opgebouwd uit werkgroepen met ervaringsdeskundigen ter zake (zie specifieke lastenboeken voor meer detailinfo). Met deze kandidaatstelling bevestigt de gemeente, stad of provincie het Belgisch kampioenschap waarvoor zij zich kandidaat stelt, onvoorwaardelijk te organiseren bij toekenning door Belgian Cycling en te werken conform de organisatiegids en de daaraan verbonden lastenvoorwaarden.
De kandidaturen voor de verschillende Belgische Kampioenschappen kunnen vrij en op permanente wijze ingediend worden. Deze kandidaatstelling heeft een bindend karakter en wordt per aangetekend schrijven verstuurd met op de omslag de vermelding “Kandidaatstelling Belgisch kampioenschap” naar volgend adres:
BELGIAN CYCLING
Aan de Bondsvoorzitter Aan de Algemeen Directeur
Rue de Bruxelles 482 – 1480 Tubize
Belgian Cycling zal in alle objectiviteit de verschillende Belgische kampioenschappen voordragen, onderzoeken en al dan niet toekennen. U wordt van de beslissing schriftelijk op de hoogte gebracht. Indien nodig kan er steeds, voorafgaand aan de toekenning, een plaatsbezoek worden gepland of een uitgebreid technisch dossier worden opgevraagd. Een toekenning gebeurt steeds onder voorbehoud van de definitieve keuring van het parcours, door de desbetreffende commissie (weg, piste, veldrijden, MTB, Trial, BMX, BMX Freestyle) tijdens een technisch bezoek. Het spreekt voor zich dat de organisator enkele parcoursvoorstellen kan presenteren en dat de accommodaties kunnen worden bezichtigd tijdens dit geplande bezoek.
✓ Belgian Cycling helpt de organisator van het Belgisch kampioenschap via advies, het bijwonen van
werkvergaderingen, communicatie (sociale media, website,…) en logistieke ondersteuning.
✓ De organisator waarborgt een sportieve organisatie conform de voorschriften van de Belgian Cycling sportreglementen.
✓ De organisator zal rekening dienen te houden met de voorschriften inzake het organiseren van wielerwedstrijden, vervat in het Koninklijk Besluit van 28 juni 2019 en te raadplegen via deze link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx?xxxxxxxxxxx&xxx00&xxxxxx000.
✓ Na afloop van het Belgisch Kampioenschap wordt er een debriefing (in de vorm van een evaluatieverslag) gehouden.
✓ Indien de organisator, om de één of andere reden de door hem aangegane verplichtingen niet kan nakomen, zal dit geschil door het BAS (Belgisch Arbitragehof voor de Sport) beslecht worden, dat een voorstel tot financiële minnelijke schikking zal voorstellen aan de organisator.
✓ De organisator aanvaardt de jurisdictie van Belgian Cycling.
✓ Ieder geschil tussen partijen dat niet van sportieve aard is, zal aan een scheidsrechterlijke uitspraak onderworpen worden. Indien er geen overeenkomst bereikt wordt, zullen de betrokken partijen elk een scheidsrechter aanduiden. Indien een partij nalaat binnen de gestelde termijn zijn scheidsrechter aan te duiden, zal het geschil beslecht worden door de bevoegde Rechtbank van Brussel.
✓ De organisator verbindt er zich toe om na het officiële verkenningsverslag, opgemaakt door Belgian Cycling, geen enkele wijziging in het parcours en/of de organisatie aan te brengen zonder uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van Belgian Cycling.
De verzekering van Belgian Cycling, ook de organisatievergunning genoemd, vervat:
o de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatoren van wielerwedstrijden;
o de burgerlijke aansprakelijkheid van de gemeente- en andere overheidsbesturen die hun medewerking verlenen aan de wedstrijd;
o de burgerlijke aansprakelijkheid van de gemeente- en andere overheidsbesturen voor het uitlenen van hun materiaal;
o de burgerlijke aansprakelijkheid van de leden van de ordediensten, koersdirecteurs, signaalgevers en alle andere vrijwillige helpers, in dienst van Belgian Cycling en de leden van de verschillende commissies
o de burgerlijke aansprakelijkheid van de renners en van hen die gemachtigd zijn de wedstrijd te
vergezellen of die een functie met betrekking tot de wedstrijd vervullen.
De volledige polis kan worden opgevraagd bij Belgian Cycling.
In het geval dat de organisator de organisatie van de kampioenschappen éénzijdig annuleert voor om het even welke reden, volledig of gedeeltelijk, zullen de organisator en Belgian Cycling in gesprek treden om tijdens het huidige jaar gepaste data te vinden om de kampioenschappen alsnog te organiseren. De organisatie wordt aangemaand om Belgian Cycling terug te betalen voor alle kosten of schade verbonden aan de kampioenschappen, betalingen, kosten of interesten door Belgian Cycling aan zijn sponsors of zijn partners inbegrepen.
Indien het niet mogelijk is om de kampioenschappen naar andere data te verplaatsen in het loopjaar en indien de kampioenschappen als geannuleerd worden beschouwd moet de organisatie Belgian Cycling de volgende sommen betalen:
• 50% van het minimale aanbestedingsbedrag, indien de annulatie plaatsvindt meer dan 1 jaar voor de organisatiedatum ;
• 100% van het minimale aanbestedingsbedrag, indien de annulatie plaatsvindt binnen het jaar voor de organisatiedatum.
✓ De organisator verbindt er zich toe om nauwgezet de verplichtingen en de richtlijnen van dit document op te volgen en uit te voeren. Belgian Cycling zal bij grove nalatigheden van de organisatie, een minimumbedrag van 10.000 euro eisen. Dit bedrag kan oplopen en wordt bepaald in functie van de geleden schade en ontvangen claims.
✓ De organisator verbindt er zich toe alle financiële lasten te dragen die met de organisatie van het kampioenschap verband houden (taksen, auteursrechten en dergelijke inbegrepen).
✓ Alle concessie- en cateringrechten behoren aanvankelijk exclusief toe aan Belgian Cycling. Na overleg kunnen deze rechten eventueel aan de organisator verleend worden.
✓ De organisator dient voorafgaand aan het kampioenschap het integrale toewijzingsbedrag te storten aan Belgian Cycling, conform de officiële kandidaatstelling.
o In elk geval dient binnen de 30 dagen na de toewijzing de eerste schijf te worden betaald, die onherroepelijk eigendom blijft van Belgian Cycling. Deze eerste schijf bedraagt 20 % van het afgesproken nettobedrag van de aanbesteding, met een minimum van 500 euro. Hiervoor wordt vanuit Belgian Cycling een factuur opgesteld.
o De verkenning vindt plaats na betaling van bovengenoemde eerste schijf. Voor de overige 80
% van het aanbestedingsbedrag, worden volgende termijnen gehanteerd.
o Een tweede schijf van 20 % op 18 maanden van het event, een derde schijf van 20 % op 12 maanden van het event, een vierde schijf van 20 % op 6 maanden van het event, een vijfde schijf van 20 % uiterlijk 2 maanden voor datum van het event.
o Bij verbreking van de overeenkomst, blijven de sommen vervat in deze bankwaarborg eigendom van Belgian Cycling. Voor de overige Belgische Kampioenschappen worden bovenstaande schijven gefactureerd. Bij verbreking van de overeenkomst, blijven de sommen eigendom van Belgian Cycling. De schijven worden gestort op rekening XX00 0000 0000 0000 van Belgian Cycling, Xxx xx Xxxxxxxxx 000, 1480 Tubize, uiterlijk 2 maand voor aanvang van het BK. Alle bedragen zijn basisbedragen. De facturatie kan volgens afspraak ook gebeuren via de verbonden vzw Be Cycling mocht de mate van dienstverlening door deze verbonden vzw prevaleren op deze van Belgian Cycling.
De logistieke steun die Belgian Cycling ter beschikking kan stellen van de organisator, maakt deel uit van het specifieke lastenboek, gelinkt aan de categorie van de organisatie en is bijgevolg variabel overeenkomstig het aanbestedingsbedrag. Het kan onder meer gaan over:
o Aankomstportiek (A,B,C)
o Fotofinish (A,B,C)
o Huldigingspodium (A,B,C)
o Truien, medailles (A,B,C,D)
o Geluidsinstallatie (A,B,C)
o Public speakers (A,B,C)
o Radioverbindingen (A,B,C,D)
o Startzone (A,B,C)
o Rug- en schoudernummers, kaderplaatjes en stuurborden (A,B,C)
o Meterborden, wegwijzers, laatste km-opdeling (A,B,C)
De antidopingcontrole wordt uitgevoerd conform het reglement van de bevoegde regionale dopingautoriteit (Nado Vlaanderen/ONAD Wallonië).
De ruimte voor de antidopingcontrole dient als volgt ingedeeld te zijn :
• afzonderlijke gedeelten:
o Wachtruimte
o Werkruimte – voor de afhandeling van alle formaliteiten
o Ruimte voor staalafname met apart toilet en wastafel
• voldoende aantal gesloten flessen mineraalwater (0,25l met vergrendelde schroefdop)
• afgezonderd van andere wedstrijdlokalen
• zo dicht mogelijk bij de aankomst (max. afstand van 500 meter)
• indien mogelijk: dokterskabinet
• de renners die ter controle worden opgeroepen worden begeleid door chaperons, aangeduid door de bevoegde regionale dopingautoriteit.
• de locatie van de antidopingcontrole is duidelijk uitgepijld vanaf de aankomst.
7.2 CATERING STAFF BELGIAN CYCLING
De organisator voorziet voldoende lunchpakketten voor de officials van Belgian Cycling (medisch team, commissarissen, medewerkers, pers), evenals voldoende (non-alcoholische) dranken. Het juiste aantal zal tijdig worden meegedeeld door Belgian Cycling, alsook de dagen waarop deze lunchpakketten dienen te worden voorzien.
8.1 MEDISCHE DIENSTEN WEDSTRIJD
✓ De medische begeleiding zal voorzien worden conform de “Tabel Geneeskundige Hulpverlening Wielerwedstrijden” (specifiek voor de Belgische kampioenschappen).
✓ Belgian Cycling zorgt voor de aanduiding van een erkende arts/verpleegkundige en wagen met chauffeur in de wedstrijd (A + B + C, exclusief BMX)
✓ De organisator stelt twee ambulancewagens ter beschikking en voorziet eveneens minimaal één EHBO-post ter hoogte van de aankomstlijn. Afhankelijk van de lokale situatie kunnen bijkomende EHBO-posten voorzien worden. Deze locaties dienen op het wedstrijdplan toegevoegd. De organisator heeft de vrijheid inzake de keuze van deze wagen of dienst, voor zover deze erkend zijn maar dient deze in elk geval te voorzien.
✓ Desgevallend dient de gemeente via de noodplanningsambtenaar een “PRIMA” (Plan Risico’s en
Manifestaties) te voorzien.
8.2 ALGEMENE VEILIGHEID ORGANISATIE EN PUBLIEK
De organisator zorgt voor de nodige ordediensten en medische assistentie rekening houdend met het verwacht aantal toeschouwers. Desgevallend dient door de gemeente een BNIP (Bijzonder Nood- en Interventie Plan) opgemaakt te worden. Er zullen echter geen leden van Belgian Cycling zetelen in de CP-OPS (crisiscel) op de dag van de wedstrijd.
✓ De organisator dient steeds Belgian Cycling op de hoogte te brengen van de eventuele sponsorcontacten die zij lokaal aangaan voor de organisatie van het BK, zodat daarop een goedkeuring kan gebeuren. De contactpersoon bij Belgian Cycling hiervoor is Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxx (xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx).
✓ Uiterlijk één jaar voor het Belgisch Kampioenschap communiceert Belgian Cycling aan de organisator een lijst van zijn exclusieve en niet-exclusieve sponsors. Nadat deze lijst wordt gecommuniceerd kan de organisatie haar eigen sponsors aantrekken en voorstellen. De organisator kan geen concurrentiële partners binnen de specifieke sectoren van de exclusieve sponsors van Belgian Cycling aantrekken voor de sponsoring van het Belgisch Kampioenschap. Voor niet-exclusieve sponsors is dit wel mogelijk. Zie bijlage 1.
✓ Belgian Cycling heeft ten allen tijde het recht bijkomende sponsors aan te trekken, zolang de sectorexclusiviteit door de organisatie nog niet werd ingenomen en gecommuniceerd.
✓ De hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling zijn aanwezig met visibiliteit tijdens het Belgisch Kampioenschap.
✓ De organisator heeft het recht om zelf sponsors aan te trekken met publicitaire aanwezigheid op het ganse parcours, in de aankomststrook, op de portiek en op het podium volgens het principe 50/50, steeds op voorwaarde dat de exclusiviteit van de sponsors van Belgian Cycling wordt gegarandeerd.
✓ Elke vorm van publiciteit op het parcours moet worden goedgekeurd door Belgian Cycling.
✓ Het publiciteitsplan wordt gecoördineerd door Belgian Cycling.
✓ Volgende publicitaire bepalingen zijn van kracht:
o evenredige aanwezigheid tussen de sponsors van de organisator en van Belgian Cycling (volgens het principe 50/50 wat de publicitaire ruimte betreft). De organisator bezorgt aan Belgian Cycling een plan waarop de publiciteit kan geïmplementeerd worden. Op basis van dit plan wordt een verdeling opgemaakt tussen de sponsors van de organisator en de sponsors van Belgian Cycling, telkens volgens het principe 50/50. Eventuele wijzigingen aan dit publiciteitsplan, in functie van aangepaste camerastandpunten, dienen steeds bespreekbaar te blijven
o hoofdsponsors: evenredige aanwezigheid op het podium, de portiek, de spandoeken in de onmiddellijke omgeving van de aankomst, in de (tv-)bochten en op de omloop, neusborden in de aankomstzone en op de omloop;
o nevensponsors: evenredige aanwezigheid op podium, spandoeken op de omloop en in de aankomstzone, neusborden op de omloop;
o de partners van Belgian Cycling kunnen vrij van kosten een stand toegewezen krijgen in de expo-zone. De modaliteiten worden in samenspraak met Belgian Cycling bepaald. Beide partijen worden steeds vooraf op de hoogte gebracht. De organisator kan ook aan niet- partners ruimte voor een expo-zone verkopen.
✓ De organisator voorziet langs het parcours voldoende voorzieningen (nadars, herashekken,…) om enerzijds de veiligheid te waarborgen en anderzijds publiciteit aan te brengen. Om de evenredige aanwezigheid tussen de sponsors van de organisator en van Belgian Cycling te kunnen bewerkstelligen dienen de voorzieningen ook evenredig aanwezig te zijn in ieders publicitaire zone.
✓ Alle structuren en bogen worden enkel geplaatst in samenspraak met Belgian Cycling en volgens de specifiek geldende reglementeringen.
De logo’s van Belgian Cycling, Cycling Vlaanderen en F.C.W.B. dienen opgenomen te worden in alle communicatie.
✓ De logo's van de hoofd- en neven sponsors van Belgian Cycling dienen op alle drukwerken (briefpapier, uitnodigingen persconferentie, programmaboekje, affiche, kaarten, flyers …) en alle andere communicatiedragers (website, LED-schermen …) voor te komen.
✓ Exclusiviteit van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling is en blijft van toepassing.
✓ Het principe 50/50 wordt gehanteerd voor de verdeling van de ruimte op alle drukwerken en communicatiedragers.
✓ De affiche, waarvan de titel in de drie officiële landstalen opgemaakt dient te zijn, wordt door de organisator gedrukt. Voorrang wordt gegeven aan de taal van de regio waar het kampioenschap wordt georganiseerd.
✓ De nationale kleuren dienen op de affiches voor te komen.
✓ Het logo van Belgian Cycling, Cycling Vlaanderen en F.C.W.B., evenals de logo's van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling komen, in evenredige aanwezigheid (50/50 verdeling) met de logo's van de sponsors van de organisator, voor op de affiche.
✓ Belgian Cycling bezorgt een aantal templates voor de affiche waaruit de organisator een keuze dient te maken. De contactpersoon bij Belgian Cycling hiervoor is Xxx. Xxx Xxx Xxxxxxxxxxx (xxx.xxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx).
✓ Een proefdruk van de affiche wordt ten minste zes weken voor het kampioenschap steeds ter goedkeuring aan Belgian Cycling voorgelegd, in ieder geval voor publicatie.
✓ De opmaak van een programmaboekje is vrijblijvend.
✓ Indien de organisator ervoor kiest om een programmaboekje te maken, bevat dit 1 kleurenpagina met alle partners van Belgian Cycling (vrij van kosten).
✓ Inkomsten en drukkosten komen volledig toe aan de organisator.
✓ Exclusiviteit van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling geldt in het programmaboekje niet. Er kunnen dus eventueel advertenties geplaatst worden van sponsors die wél concurrentieel zijn met de Belgian Cycling-sponsors.
✓ Een proefdruk van het programmaboekje wordt ten minste zes weken voor het kampioenschap ter goedkeuring aan Belgian Cycling voorgelegd, in ieder geval voor publicatie.
✓ De organisator zorgt voor de aanmaak van onderstaande (parking)kaarten en badges met een opmaak in de huisstijl van Belgian Cycling.
✓ De kaarten en parkingkaarten dienen de hierna volgende kleurcode te hebben (in functie van de Belgian Cycling-bewegwijzering naar de betreffende parking):
o Pers 🡪 groen (badge)
o Officials Belgian Cycling (= fotofinish/telecom/dokter/commissarissen) 🡪 rood (badge)
o Medewerkers 🡪 oranje (badge)
o Renners/Teams 🡪 blauw (kaart)
o Neutrale Wagens 🡪 blauw (badge)
o Publiek 🡪 wit of vrij te kiezen (kaart of armbandje)
✓ Belgian Cycling bezorgt een aantal weken voor het kampioenschap een gedetailleerde lijst met alle nodige aantallen kaarten/badges en parkingkaarten.
✓ Op de achterkant van de badge staat een lijst met de telefoonnummers van de verantwoordelijken van de organisatie en van Belgian Cycling.
✓ Kaarten en badges worden minstens 6 weken voor het evenement bij Belgian Cycling aangeleverd. Indien de drukwerken niet tijdig worden aangeleverd, zullen deze gedrukt worden door Belgian Cycling, maar worden de kosten hiervoor verhaald op de organisator.
✓ Belgian Cycling staat zelf in voor de digitale VIP-tickets en bijhorende VIP-parkeertickets van haar eigen genodigden. De organisator zal ervoor zorgen dat bovenstaande tickets toegang krijgen tot het event.
✓ Opbrengsten uit de verkoop van toegangskaarten, vip-arrangementen, … zijn integraal voor de
organisator.
✓ Na advies van Belgian Cycling kan de organisator zelf de toegangsprijzen bepalen, rekening houdend met onderstaande reglementering.
✓ Leden van Belgian Cycling, Cycling Vlaanderen en F.C.W.B. genieten op vertoon van hun lidkaart van het lopende jaar (zie bijlage 1) een vermindering op de toegangsprijs aan de kassa van:
o 1 euro 🡪 wanneer deze minder dan 10 euro bedraagt
o 2 euro 🡪 wanneer deze meer dan 10 euro bedraagt
✓ Houders van een officiële kaart van Belgian Cycling , Cycling Vlaanderen en F.C.W.B. hebben gratis toegang tot het kampioenschap op vertoon van hun geldige kaart.
✓ Kortingen worden onmiddellijk toegekend aan de kassa.
✓ De organisator kan het kampioenschap in alle media aankondigen. De logo's van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling en de organisator komen hierbij aan bod (volgens principe 50/50). Alle publiciteit moet vooraf door Belgian Cycling worden goedgekeurd.
✓ Belgian Cycling kan in samenspraak met haar mediapartner ook een mediacampagne opzetten waarbij hetzelfde principe gehanteerd wordt. Echter, de aankondigingsspot en logo-incrustaties tijdens de uitzendingen maken deel uit van de TV- Internet- en radiorechten van Belgian Cycling. Het 50/50 principe is hierop niet van toepassing.
9.3.7 TV- INTERNET- EN RADIORECHTEN
✓ Exclusiviteit aangaande TV- Internet- en radiorechten is voorbehouden aan Belgian Cycling. Deze sector heeft eveneens de exclusiviteit inzake publiciteit op het parcours.
✓ Indien de organisator een akkoord wenst te sluiten met een nationale, regionale of lokale radio of televisie, net als internet- of telecomproviders, dient de partner van Belgian Cycling hiervoor eerst een schriftelijk akkoord te geven. Zonder schriftelijk akkoord wordt geen toelating gegeven om wedstrijdbeelden te filmen.
✓ De aankondigingsspot en logo-incrustaties tijdens de uitzendingen behoren tot de TV- Internet- en radiorechten. Aldus is de exclusiviteit voorbehouden aan Belgian Cycling.
Belgian Cycling maakt een tweetalige technische fiche op. Deze wordt 5 weken voor het kampioenschap ter controle aan de organisator bezorgd en vervolgens online geplaatst op de website van Belgian Cycling. De fiche is publiciteitsvrij.
9.3.9 WEBSITE EN OVERIGE COMMUNICATIEDRAGERS
✓ De organisator schenkt de nodige aandacht aan de communicatie van de technische fiche, mobiliteit,
parkings, … op hun website.
✓ De organisator voorziet tevens een rubriek voor de pers met link naar de persdienst van Belgian Cycling, (xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx), om een persaccreditatie aan te vragen.
✓ De logo's van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling dienen mee opgenomen te worden volgens het principe 50/50 en de exclusiviteit van de hoofd- en nevensponsors van Belgian Cycling is van toepassing.
✓ De organisator kan een persconferentie organiseren ter aankondiging van het Belgisch kampioenschap.
✓ Tijdens de voorstelling en/of in het presentatiedossier dient steeds vermelding gemaakt te worden van de sponsors van Belgian Cycling (aanwezigheid op PowerPoint en andere visuele elementen volgens het principe 50/50).
✓ Het scenario van de persconferentie wordt vooraf doorgenomen met de persdienst van Belgian Cycling (datum, aanwezigen, sprekers, inhoud, voorwoord bondsvoorzitter, visibiliteit partners, …).
✓ Belgian Cycling ontvangt tijdig een uitnodiging voor de persconferentie zodat zij deze kan deze doorsturen aan haar partners/leden.
✓ Belgian Cycling stelt een persverantwoordelijke aan die verantwoordelijk is voor de accreditering van de pers en die de geaccrediteerde fotografen voorziet van een kazuifel. De persverantwoordelijke zorgt voor de verdeling van de badges en bijhorende parkeerkaarten en zorgt tevens voor de coördinatie van de perszaal de dag van het evenement.
✓ De perszaal zal voordien worden bezocht door Belgian Cycling.
✓ De perszaal dient operationeel te zijn vanaf de dag van de officiële parcoursverkenning en dient open te blijven tot uiterlijk 3 uur na de laatste aankomst.
✓ De organisator voorziet een medewerker die controleert dat enkel de geaccrediteerde pers (met badge) toegang krijgt tot de perszaal.
✓ De organisator voorziet voldoende tafels en stoelen, voldoende stopcontacten en verlengsnoeren.
De organisator voorziet een performante draadloze internetverbinding voor voldoende personen voorzien met een minimum upload snelheid 50 Mbps en minimum downloadsnelheid 500Mbps. De
verbinding dient vooraf uitgebreid te worden getest en moet zware fotobestanden doorsturen mogelijk maken.
✓ Indien de internetverbinding met een paswoord beveiligd is, dient de organisator het paswoord te communiceren naar de persverantwoordelijke. In de perszaal dient eveneens een goede ontvangst mogelijk te zijn voor gsm-toestellen.
✓ De organisator zorgt ervoor dat er gedurende de ganse dag non-alcoholische dranken en belegde broodjes/sandwiches beschikbaar zijn in de perszaal. Het verwachte aantal aanwezige pers wordt door Belgian Cycling op voorhand gecommuniceerd naar de organisator.
De perszaal bevindt zich zo dicht mogelijk bij de parking voorbehouden voor de pers (= aparte persparking) en bij de aankomstzone.
✓ Een livestream uitzending van de beelden (ter plaatse op schermen of via sociale media) is standaard niet inbegrepen in het aanbestedingsbedrag en maakt steeds deel uit van een afzonderlijke overeenkomst. Belgian Cycling heeft wel enkele vaste partners die deze diensten in het verleden reeds verzorgden. Indien de organisator interesse heeft in deze dienst, kan er in overleg bekeken worden wat de opties zijn.
✓ Alle logistieke/technische elementen die ter plaatse nodig zijn om een kwaliteitsvolle verbinding en uitzending te kunnen garanderen, zijn ten laste van de organisator (vaste internetlijnen, wifi, kabelgoten, kleine podiumelementen, elektriciteit, …).
De organisator stelt een aantal VIP-kaarten en gratis toegangskaarten ter beschikking van Belgian Cycling. Betreffende het aantal kaarten wordt verwezen naar het specifieke lastenboek, per discipline.
✓ De organisator stelt gratis een volledig ingerichte hoge standaard VIP-ruimte ter beschikking (tafels, stoelen, decoratie) en neemt zelf contact op met een traiteur voor het leveren van de catering. Belgian Cycling komt niet tussen in de kosten voor inrichting, meubilair, VIP-tent, schermen of animatie. Het akkoord van Belgian Cycling aangaande het menu en de vastgestelde prijs is altijd vereist. Belgian Cycling kan eveneens zelf een traiteur aanstellen voor deze diensten indien er geen overeenkomst wordt bereikt.
✓ De zaal/tent bevindt zich vlakbij de aankomst en op wandelafstand van de VIP-parking, waar zowel de genodigden van de gemeente, van de organisator en van Belgian Cycling samen zitten. Het is wenselijk om een shuttledienst te voorzien voor het transport van de genodigden tussen de VIP-parking en de VIP-ruimte indien de afstand te groot is.
✓ Indien de VIP-ruimte zich langs het parcours bevindt, dient er een veiligheidszone van 75 centimeter te worden voorzien tussen de zaal/tent en het parcours.
✓ Het exacte aantal genodigden wordt tijdig en in overleg met de organisator door Belgian Cycling meegedeeld. De facturatie gebeurt op basis van het laatst doorgegeven aantal (niet op basis van de richtlijn in het lastenboek). Deze facturatie gebeurt steeds na afloop van het kampioenschap, dus zonder voorafbetaling. Het bedrag van de tussenkomst per genodigde vindt u terug in het specifieke lastenboek.
✓ Bij het onthaal wordt een aparte balie voorzien voor de genodigden van Belgian Cycling. De VIP- kaarten worden er ingeruild voor een polsbandje dat door Belgian Cycling wordt aangeleverd, of na overleg door de organisator wordt aangeboden. Belgian Cycling zal zelf instaan voor het onthaal en de begeleiding van haar eigen genodigden.
✓ De organisator stelt voor de toegangscontrole aan de VIP-ruimte minstens 2 mensen ter beschikking (security).
✓ De organisator kan instaan voor het eigen onthaal van zijn genodigden.
Voor het BK Weg Elite en het BK Veldrijden Elite worden 2 formules aangeboden aan de gasten van Belgian Cycling:
o een staande formule met open bar en snacks;
o geopend tussen 11u00 en 19u00.
o een zittende formule met bediening aan tafel (menu) of zelfbediening (buffetten);
o geopend tussen 11u30 en 19u00.
Voor alle overige Belgische kampioenschappen volstaat het te voorzien in de eerste formule.
Samen met alle organisatoren wil Belgian Cycling streven naar het structureel verduurzamen van het wielrennen zodoende de ecologische voetafdruk van de wielersport te verminderen. Vaak zijn dit kleine inspanningen die een grote impact hebben op het milieu. Belgian Cycling adviseert elke organisator dan ook een eco- charter op te stellen met actiepunten die genomen worden om duurzame voornemens in de wedstrijdorganisatie te concretiseren. Deze zullen worden meegenomen in de evaluatie.
Het wielrennen groener maken kan alleen als iedereen zich aangesproken voelt, en in dat kader worden een aantal aanbevelingen geformuleerd die kunnen helpen in de organisatie van een groene wedstrijd
✓ Afval gescheiden inzamelen en verwerken op diverse plaatsen in de wedstrijd- organisatie (VIP,
rennersdorp, waste zones…)
✓ Reductie van transport door waar mogelijk gebruik te maken van bestaande gebouwen en minder tenten te plaatsen alsook zoveel mogelijk te werken met lokale leveranciers
✓ Gebruik van stroom- generatoren beperken (vaste stroom gebruiken of generatoren inzetten die draaien op bio- olie)
✓ Inzetten op digitale communicatie en het gebruik van papier drastisch reduceren
✓ Inzetten van elektrische en/of hybride wagens in de wedstrijd
✓ Zo min mogelijk plastic materialen en gebruik maken van herbruikbare bekers of glas
✓ Vegetarisch aanbod in de VIP
✓ De fiets en het openbaar vervoer promoten als vervoersmiddel
✓ Promotiematerialen inzetten die geproduceerd zijn uit gerecycleerd materiaal
14.1BIJLAGE 1 – OVERZICHTSTABEL BK’S
BK | Categorie | |
Discipline | ||
WEG | Elites met contract | A |
Dames Elite | A | |
Elites zonder contract | B | |
U23 | B | |
Mannen en vrouwen Junioren | B | |
Mannen en vrouwen U17 (Nieuwelingen) | X | |
Xxxxxx en vrouwen U15 (Aspiranten) | C | |
Elite 3 & Masters | D | |
TIJDRIJDEN | Elites | B |
Jeugd | B | |
Ploegentijdrit | D | |
CYCLO-CROSS | Elites-U23-Dames | A |
Junioren-Nieuwelingen | A | |
Masters & Elite 3 / U15 | C | |
GRAVEL | Alle categorieën | B/C |
MTB | Cross-country Elite / U23 / U17 / Junioren / Vrouwen | B |
Cross-country Aspiranten | D | |
Downhill | D | |
Trial | D | |
XC Eliminator | D | |
Marathon | D | |
Enduro | D | |
Strandrace | D | |
BMX | Alle categorieën | C |
Paracycling | D | |
PISTE | C | |