Algemene voorwaarden voor vrijwilligers AVVN
Algemene voorwaarden voor vrijwilligers AVVN
Vrijwilligers zijn voor ons onmisbaar. Zonder hen kunnen wij onze ambities niet waarmaken. De afgelopen decennia zijn diverse praktijken gegroeid als het gaat om de voorwaarden waaronder onze vrijwilligers zich inzetten. Net als arbeidsvoorwaarden voor onze medewerkers hebben we eenduidige voorwaarden voor onze vrijwilligers.
De voorwaarden bestaan uit een aantal onderdelen
1. Start en einde
2. Vergoedingen
3. Duur
4. Vrijwilligersovereenkomst
5. Verzekeringen
6. Functioneringsgesprek
7. Verklaring omtrent gedrag
8. Beschikbaarheid
9. Geheimhouding
1. Start en einde
De vrijwilliger start zijn werkzaamheden vanaf het moment dat de vrijwilligersovereenkomst door beide partijen is ondertekend.
Vrijwilliger en AVVN hebben proeftermijn van 2 maanden vanaf het moment dat de vrijwilligersovereenkomst door beide partijen is ondertekend.
In de vrijwilligersovereenkomst is afgesproken op welke wijze de vrijwilliger of AVVN de overeenkomst kan beëindigen.
2. Vergoedingen
AVVN geeft vrijwilligers een vergoeding gebaseerd op de regels van de Belastingdienst. Dit kan
✓ Een vergoeding tot een maximum van € 180 per maand en tot een maximum van
€ 1.800 per jaar. In dit geval kan de vrijwilliger geen andere kosten (bijvoorbeeld reiskosten, telefoon, papier e.d.) declareren.
of
✓ Een vergoeding op basis van werkelijk gemaakte kosten. Bij reizen met het openbaar vervoer (tweede klasse) vergoeden we de volledige kosten. Bij reizen met eigen vervoer is de kilometervergoeding € 0,30 (prijspeil 2022).
De kilometervergoeding is ter dekking van de vaste kosten van het vervoersmiddel en brandstof in geval van een motorvoertuig. De kilometervergoeding vindt plaats op basis van het prijspeil van het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Kosten voor parkeren kan de vrijwilliger apart declareren. De vrijwilliger voegt bij zijn declaratie bonnen en/of facturen.
3. Duur
In de vrijwilligersovereenkomst is een periode van twee jaar, dat de vrijwilliger zijn inzet voor AVVN pleegt opgenomen. De periode kan in gezamenlijk overleg worden verlengd. Beëindiging van de overeenkomst dient schriftelijk te gebeuren.
4. Vrijwilligersovereenkomst
Met iedere vrijwilliger sluiten we een overeenkomst. In deze overeenkomst is in ieder geval opgenomen In deze overeenkomst staan in iedere geval de NAW-gegevens van de vrijwilliger, de duur van de overeenkomst en een aanduiding van de functie en werkzaamheden van de vrijwilliger. In deze overeenkomst verwijzen we naar het vastgestelde en leidende document Algemene Voorwaarden voor vrijwilligers.
5. Verzekeringen
Wij hebben voor onze vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten:
A. Aansprakelijkheid
B. Ongevallen
C. Bestuurdersverzekering auto (deze vergoedt lichamelijk letsel van de bestuurder)
6. Evaluatiegesprek
Jaarlijks heeft de coach een evaluatiegesprek met de vrijwilliger. In dit gesprek bespreken we zowel de inzet en inhoud van de werkzaamheden van de vrijwilliger als de begeleiding door de coach.
7. Verklaring omtrent gedrag
Aan vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare personen werken, vragen wij een Verklaring Omtrent Gedrag. Zijn hier kosten aan verbonden, dan zijn deze voor rekening van AVVN.
8. Ongewenst gedrag
De vrijwilliger onthoudt zich van iedere vorm van discriminatie of ander ongewenst gedrag.
9. Beschikbaarheid
Met de vrijwilliger bespreken wij zijn beschikbaarheid.
De vrijwilliger geeft tijdig door wanneer hij langere tijd afwezig, bijvoorbeeld in verband met vakantie.
Is een vrijwilliger langere tijd (afhankelijk van de functie) afwezig is, kan de coach een waarnemer aanstellen.
10. Geheimhouding
Wij hebben in de vrijwilligersovereenkomst een artikel over geheimhouding opgenomen.
11. Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij AVVN, zonder dat dit de bedoeling is van AVVN. Indien de vrijwilliger een datalek veroorzaakt dan meldt hij dit zo spoedig mogelijk bij de coach of als deze niet aanwezig is bij de algemeen coördinator.
12. Verwerking persoonsgegevens
AVVN verbindt zich er ten opzichte van de vrijwilliger toe zorgvuldig met zijn gegevens om te gaan. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
De persoonsgegevens worden na beëindiging van de overeenkomst twaalf maanden bewaard, tenzij wettelijke verplichtingen anders voorschrijven.
Bijlage: Vrijwilligersovereenkomst
AVVN samen natuurlijk tuinieren, vertegenwoordigd door (verder te
noemen: AVVN) en
de heer/mevrouw (naam vrijwilliger, verder te noemen: de vrijwilliger)
Adres ……………………..
Telefoonnummer(s) E-mailadres:
gaan de volgende samenwerking aan.
1. Werkzaamheden
De vrijwilliger zet zich in voor de volgende taken: 1. ……
2. … …
3. ……
of: gaat de volgende functie vervullen:……………………………………… en hanteert daarbij als functie titel: ….
In de bijbehorende functieomschrijving staan de taken van de vrijwilliger. In overleg kunnen we daarvan afwijken.
De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij op zich genomen heeft.
De vrijwilliger meldt in geval van ziekte of verhindering dit zo spoedig mogelijk bij zijn coach. De vrijwilliger werkt bij het verrichten van werkzaamheden volgens het beleid en het vrijwilligersbeleid van AVVN.
2. Begin en einde van de overeenkomst
De vrijwilliger is met ingang van ........... bereid zich voor ..... uur/bijeenkomsten/bezoeken per .........
in te zetten. We beëindigen de overeenkomst door opzegging door één van beide partijen waarbij we een redelijke opzegtermijn aanhouden in verband met het overdragen van de activiteiten. Deze termijn is maand(en).
Deze overeenkomst is aangegaan voor een periode van 2 jaar. Na deze periode kunnen beide partijen besluiten om een nieuwe overeenkomst aan te gaan dan wel de bestaande overeenkomst voor een gelijke periode te verlengen.
3. Proefperiode
AVVN hanteert een proefperiode om van beide kanten te zien hoe de samenwerking bevalt. De proefperiode bevat de volgende onderdelen:
(activiteiten/vergaderingen).
De proefperiode duurt … (weken/maanden).
Aan het eind van deze periode evalueren de vrijwilliger en de coach de proefperiode. De coach maakt hiervoor een afspraak.
4. Begeleiding, informatie en training
De vrijwilliger heeft recht op begeleiding en werkoverleg. De begeleiding en het werkoverleg vinden plaats door (coach).
Om op de hoogte te blijven krijgt de vrijwilliger de digitale nieuwsbrief …….
Ook kan de vrijwilliger informatie krijgen bij …………………………
We bieden de vrijwilliger de mogelijkheid om mee te doen aan trainingen. Voor sommige functies is een training verplicht. Hierover krijgt de vrijwilliger informatie voor het tekenen van de overeenkomst.
We vragen de vrijwilliger om in ieder geval op de jaarlijkse vrijwilligersdag van AVVN bij te komen.
Bij begin van de werkzaamheden als vrijwilliger krijgt de vrijwilliger de volgende informatie: (statuten/huishoudelijk reglement, exemplaar vrijwilligersbeleid, )
5. Onkostenvergoeding
AVVN vergoedt de door de vrijwilliger werkelijk gemaakte onkosten op de volgende punten: reiskosten (openbaar vervoer 2e klas of auto- en fietskilometers voor maximaal € 0,30 per km), …,
…. . Het declareren van de onkosten gebeurt d.m.v. het indienen van een declaratieformulier bij de coach.
Of
De vrijwilliger krijgt voorhaar/zijn inzet een vaste vergoeding per maand. Deze vergoeding bedraagt € per maand.
6. Verzekeringen
AVVN heeft voor alle vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten:
A. Aansprakelijkheid
B. Ongevallen
C. Bestuurdersverzekering auto (deze vergoedt lichamelijk letsel van de bestuurder) Voor een beroep doen op de verzekeringen neemt de vrijwilliger contact op met de coach.
7. Conflicten
Het kan zijn dat de vrijwilliger en coach onduidelijkheden, klachten of conflicten niet onderling kunnen oplossen. De algemeen coördinator zal de behandeling op zich nemen.
8. Geheimhoudingsverklaring
a. De vrijwilliger zal zowel tijdens als na afloop van zijn inzet als vrijwilliger voor AVVN alle vertrouwelijke informatie die hem bij de uitoefening van zijn inzet ter kennis komt, strikt geheimhouden. Hij zal deze informatie dan ook niet met derden direct of indirect delen.
b. Het gaat hierbij om informatie waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in ieder geval voor (persoons)gegevens.
c. Deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van zijn vrijwilligers- overeenkomst met AVVN.
d. Bij beëindiging van zijn vrijwilligersovereenkomst met AVVN vernietigt de vrijwilliger alle persoonlijke gegevens en gevoelige data over personen en verenigingen. Hij levert door AVVN ter beschikking gestelde middelen in bij zijn coach of als deze niet aanwezig is bij de algemeen coördinator.
e. Schending van de geheimhoudingsverplichting zoals hiervoor genoemd, kan een dringende reden voor het direct beëindigen van de samenwerking, zonder getuigschrift.
9. Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij AVVN, zonder dat dit de bedoeling is van AVVN. Indien de vrijwilliger een datalek veroorzaakt dan wel constateert dan meldt hij dit zo spoedig mogelijk bij de coach of als deze niet aanwezig is bij de algemeen coördinator.
10. Vrijwilligersovereenkomst
Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de loonheffing en/of werknemersverzekeringen. De vrijwilliger verklaart op de hoogte te zijn van het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet is verzekerd voor de gevolgen van ziekte, ziektekosten, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.
De relatie tussen de vereniging en de vrijwilliger is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen.
11. Belastingaangifte
Voor zover van toepassing zal AVVN jaarlijks middels een IB 47 formulier opgave doen aan de Belastingdienst van door hem uitbetaalde (vrijwilligers)vergoedingen aan derden.
12. Algemene voorwaarden voor vrijwilligers AVVN
De Algemene voorwaarden voor vrijwilligers AVVN zijn van toepassing.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend te ……………….. op .............
Namens AVVN De vrijwilliger
…………………………… …………………………………