INTERLOKALE VERENIGING SPORTREGIO PAJOTTENLAND
INTERLOKALE VERENIGING SPORTREGIO PAJOTTENLAND
Volgens de overeenkomst van de “ILV SRP” definieert het huishoudelijk reglement de wijze waarop de interlokale vereniging haar bevoegdheden uitoefent. Het wordt bij de overeenkomst gevoegd, zonder er deel van uit te maken.
Het huishoudelijk reglement moet worden goedgekeurd door het bevoegde bestuursorgaan van de deelnemende gemeenten van de “ILV SRP”.
HOOFDSTUK 1 – BEHEERSCOMITE
Art. 1 Vergaderritme en samenroeping
Het beheerscomité vergadert minstens 1 maal per kalenderjaar. De uitnodiging, die de agenda bevat, wordt minstens 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum verstuurd. De vergaderingen van het beheerscomité worden samengeroepen door de voorzitter. Indien minstens een derde van de vertegenwoordigers van de participanten daartoe verzoekt, is de voorzitter verplicht het beheerscomité samen te roepen.
Wanneer minstens de helft van de leden vraagt om een vergadering roept de voorzitter van het bestuurscomité, binnen de 21 dagen na het verzoek, het bestuurscomité bijeen. De vergadering moet dan uiterlijk gehouden worden binnen de 40 dagen na het verzoek.
Samen met de agenda worden aan de leden alle relevante stukken digitaal ter beschikking gesteld of opgestuurd. Wat de rekening betreft dient een exemplaar van de rekening, met uitzondering van de bewijsstukken, mee te worden gestuurd. Dit geldt eveneens voor het jaarverslag en het programma voor het volgende werkjaar. De bewijsstukken bij de rekening zijn ter inzage op het administratief secretariaat van de interlokale vereniging.
Art. 2 Manier van vergaderen
De vergaderingen van het beheerscomité vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende gemeenten. De voorzitter van het beheerscomité leidt de vergaderingen.
Art. 3 Verslag
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de sportambtenaar van de gemeente waar de vergadering doorgaat of bij afwezigheid door een andere aanwezige sportambtenaar.
De verslagen van de vergaderingen worden binnen de maand na de vergadering bezorgd aan de leden van het beheerscomité en zijn ter inzage beschikbaar op de gemeentelijke sportdiensten van de participerende gemeenten.
Art. 4. Xxxxxxxxxx voorzitter en ondervoorzitter beheerscomité
De verkiezing gebeurt bij middel van geheime stemming. Bij staking van stemming wordt een herstemming georganiseerd. Bij een nieuwe staking wordt de jongste kandidaat weerhouden.
De voorzitter en ondervoorzitter wordt verkozen voor de periode van een bestuurslegislatuur van de gemeenteraad.
HOOFDSTUK 2 – WERKGROEP
Art. 5 Samenstelling
Het beheerscomité wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een werkgroep van sportambtenaren.
Iedere participerende gemeente wijst minstens één verantwoordelijke sportambtenaar toe aan de “ILV SRP”.
De voorzitter van de werkgroep wordt gekozen uit de afgevaardigde sportambtenaren van de participerende gemeenten. Dit gebeurt per legislatuur door het beheerscomité.
De secretaris van de werkgroep wordt gekozen uit de afgevaardigde sportambtenaren van de participerende gemeenten. Dit gebeurt jaarlijks door de werkgroep zelf.
Art. 6 Taken en verdeling van taken
Tot de opdrachten van de werkgroep behoren:
▪ Voorbereiding van het meerjarenplan, het programma en de begroting voor het volgende werkjaar en hierover advies geven aan het beheerscomité;
▪ Voorbereiden van het jaarverslag en de jaarrekening van het voorbije jaar en hierover advies geven aan het beheerscomité;
▪ Praktische uitwerking van het door het beheerscomité goedgekeurde programma.
▪ Uitnodigen van deskundigen in functie van de te behandelen agendapunten
De verdeling van de taken binnen de werkgroep wordt jaarlijks bepaald. Dit wordt vastgelegd voor het volgende werkjaar op de laatste vergadering van het lopende werkjaar. De verdeling van de taken is flexibel en kan in onderling overleg worden gewijzigd.
Iedere verantwoordelijke gemeentelijke sportambtenaar staat in voor de zijn/haar toebedeelde taken en organiseert, coördineert, communiceert en evalueert de kwaliteitsvolle werking van deze taken.
Art. 7 Manier van vergaderen
De werkgroep vergadert telkens wanneer de omstandigheden dit vereisen, met een minimum van 6 keer per jaar. De vergaderingen van de werkgroep vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende gemeenten.
De leden van de werkgroep worden door de voorzitter van de werkgroep per mail uitgenodigd. De voorzitter van de werkgroep leidt de vergaderingen.
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de sportambtenaar van de gemeente waar de vergadering doorgaat of bij afwezigheid door een andere aanwezige sportambtenaar. De verslagen van de vergaderingen worden binnen de maand na de vergadering bezorgd aan de leden van de werkgroep.
Art. 8 Briefwisseling
Alle officiële briefwisseling wordt ondertekend door de voorzitter en of de secretaris van de werkgroep of op vraag van de werkgroep door de voorzitter van het beheerscomité.
HOOFDSTUK 4 – FINANCIEEL BEHEER
Art. 9 Algemene bepalingen
Het financieel boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
De bijdragen zullen vanuit het administratief secretariaat van de interlokale vereniging ten laatste tegen 31 januari met factuur opgevraagd worden aan de participanten.
De interlokale vereniging is verplicht de wet op de overheidsopdrachten toe te passen.
Art. 10 Volmachthouders
Onder de sportambtenaren van de werkgroep worden door het beheerscomité 2 volmachthouders gekozen. Deze hebben alle rechten op de rekening van de “ILV SRP”. De financieel beheerder is één van de volmachthouders.
Art. 11 Financieel beheerder
De aan de vereniging ter beschikking gestelde middelen worden beheerd door een financieel beheerder. Deze wordt aangeduid door het beheerscomité.
De financieel beheerder volgt de inningen en de betalingen op en brengt verslag hiervan uit tijdens de vergaderingen van de werkgroep en één keer per jaar aan het beheerscomité.
Art. 12 Rekeningtoezichters
De controle van de rekening, door de aangestelde rekeningtoezichters, gebeurt op de zetel van de interlokale vereniging, zonder verplaatsing van de stukken. Zij worden daartoe uitgenodigd door het beheerscomité en krijgen inzage in de stukken die ze voor de uitoefening van hun taak nodig achten. Hun taak bestaat uit het oordelen over de juistheid van de cijfers en niet over de grond van de uitgaven. Zij brengen verslag uit op de vergadering van het beheerscomité voor de stemming van het financieel verslag.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1/1/2018
Op het administratief secretariaat van de “ILV SRP” zal van elke participerende gemeente 1 ondertekend exemplaar van het huishoudelijk reglement worden bijgehouden.
Gemeentesecretaris Burgemeester