Inkoopvoorwaarden voor Diensten
Inkoopvoorwaarden voor Diensten
Erasmus Universiteit Rotterdam Vastgesteld op 1 mei 2015
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam op 1 mei 2015
Artikel 1 Definities
In deze Inkoopvoorwaarden worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt het volgende verstaan:
Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de EUR te verrichten werkzaamheden (met uitzondering van ICT-werkzaamheden);
EUR: de Erasmus Universiteit Rotterdam die rechtspersoonlijkheid bezit op grond van de W et op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, alsmede deelnemingen en rechtspersonen verbonden aan de EUR (met KvK- nummer 00000000);
Inkoopvoorwaarden: de Inkoopvoorwaarden met betrekking tot Diensten die van toepassing zijn op en deel uitmaken van de Overeenkomst;
Opdracht: het inkopen van Diensten op basis van de Overeenkomst;
Opdrachtnemer: de wederpartij van de EUR; Opdrachtverstrekker/gever: de functionaris die bevoegd is om namens de EUR
Opdrachten aan te gaan, zoals vastgelegd in artikel
3.2 van deze Inkoopvoorwaarden;
Overeenkomst: de Schriftelijke en door Opdrachtnemer en de EUR ondertekende (raam)overeenkomst tussen de EUR en Opdrachtnemer waarop de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard;
Partij(en): de in de Overeenkomst genoemde Partij(en), en waarnaar wordt gerefereerd in deze Inkoopvoorwaarden.
Personeel van de Opdrachtnemer: de door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de
Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of hulppersonen, die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken;
Schriftelijk/Schrijven: op schrift of “langs elektronische weg” als bedoeld in artikel 6:227a van het Burgerlijk W etboek
Werkdagen: maandag t/m vrijdag met uitzondering van de door de CAO-NU erkende feestdagen;
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 De Inkoopvoorwaarden van de EUR zijn van toepassing op aanvragen, aanbiedingen, Opdrachten en Overeenkomsten.
2.2 Alle kennisgevingen van Partijen op grond van de Overeenkomst/Opdracht worden Schriftelijk gedaan.
2.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben
geen rechtskracht, tenzij deze Schriftelijk zijn bevestigd en door beide Partijen zijn ondertekend.
2.4 Afwijkingen van deze Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht zijn slechts bindend, voor zover uitdrukkelijk Schriftelijk overeengekomen en door beide Partijen ondertekend.
Artikel 3 Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 Overeenkomsten dienen altijd Schriftelijk en door beide Partijen ondertekend, te worden vastgelegd.
3.2 Overeenkomsten kunnen van de zijde van de EUR alleen worden aangegaan door de daartoe bevoegde functionarissen (“Opdrachtverstrekker”). Of een functionaris bevoegd is, kan worden opgevraagd bij de afdeling Bestuurlijke Zaken (Algemene Bestuursdienst) van de EUR.
3.3 Op een aanvraag van de EUR volgt een aanbieding van Opdrachtnemer. Deze aanbieding is kosteloos, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen. De aanbieding is onherroepelijk gedurende een minimale termijn van 90 Werkdagen na ontvangst door de EUR, tenzij de uitnodiging van de EUR tot het doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt.
3.4 Indien Opdrachtnemer geen Personeel in dienst heeft, dient Opdrachtnemer vóór ondertekening van de Overeenkomst een VAR WUO of een VAR DGA en een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs te overleggen aan de EUR. Indien er sprake is van een meerjarige Overeenkomst, dient Opdrachtnemer jaarlijks een voor dat betreffende jaar afgegeven VAR WUO of een VAR DGA te overleggen.
3.5 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten voldoen aan de in de Overeenkomst/Opdracht vastgelegde eisen en deze op vakbekwame wijze worden uitgevoerd.
Artikel 4 Personeel van Opdrachtnemer
Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat vóór aanvang van de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht van ieder lid van het Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht een kopie van een geldig identiteitsbewijs wordt overgelegd aan de EUR.
Artikel 5 Acceptatie en toetsing
5.1 De EUR beoordeelt de resultaten van de Diensten binnen een redelijke termijn na levering. Indien de EUR de resultaten als voldoende beoordeelt, accepteert de EUR deze door middel van een Schriftelijke kennisgeving aan Opdrachtnemer.
5.2 Indien de EUR de resultaten van de Dienstverlening als onvoldoende beoordeelt, stuurt de EUR een kennisgeving van niet-acceptatie. In dat geval zijn de artikelen 15 tot en met 19 van toepassing.
5.3 De EUR kan de resultaten van de geleverde Diensten laten toetsen. Zij wijst daartoe een of meer functionarissen aan die bevoegd zijn voor haar de toetsing uit te voeren.
Artikel 6 Vervanging Personeel van Opdrachtnemer
6.1 Indien de EUR vervanging van Personeel van Opdrachtnemer verlangt, omdat de EUR meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht nodig of wenselijk is, geeft Opdrachtnemer hieraan binnen een redelijke termijn gevolg. De tarieven kunnen bij vervanging niet worden verhoogd.
6.2 Personeel van Opdrachtnemer kan slechts bij uitzondering en niet zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van de EUR tijdelijk of definitief worden vervangen. De EUR weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. De tarieven kunnen bij vervanging van Personeel van Opdrachtnemer niet worden verhoogd.
6.3 Het Personeel van Opdrachtnemer zal bij vervanging wat betreft beschikbaarheid, deskundigheid, opleiding en ervaring ten minste gelijkwaardig zijn aan de te vervangen personen.
6.4 Alle bepalingen van deze Inkoopvoorwaarden zijn tevens van toepassing op het vervangende Personeel van Opdrachtnemer.
Artikel 7 Wijzigingen
7.1 Indien een door Opdrachtnemer voorgestelde wijziging gevolgen heeft voor de prijs en deze gevolgen naar het oordeel van de EUR onredelijk zijn ten opzichte van de aard en omvang van de gewenste wijziging en het een wezenlijke wijziging betreft,
heeft de EUR het recht de Overeenkomst/Opdracht Schriftelijk met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden dan wel de oorspronkelijke Overeenkomst/Opdracht te handhaven. Een ontbinding op grond van dit artikel geeft Opdrachtnemer geen recht op vergoeding van enigerlei schade.
7.2 Indien een door de EUR voorgestelde wijziging naar het oordeel van Opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs, is Opdrachtnemer verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de EUR hieromtrent uiterlijk binnen tien (10) Werkdagen na kennisgeving van de verlangde wijziging, Schriftelijk te informeren. De EUR zal binnen tien (10) Werkdagen aangeven of deze prijs wordt geaccepteerd. Een wijziging op voorstel van de EUR geeft Opdrachtnemer niet het recht de Overeenkomst/Opdracht te ontbinden.
Artikel 8 Overdracht van verplichtingen
8.1 Partijen mogen de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen niet zonder Schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde overdragen. Toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd, Partijen kunnen daaraan voorwaarden verbinden.
8.2 Het eerste lid geldt niet ten aanzien van het vestigen van beperkte rechten, zoals een pandrecht en recht van overpad.
Artikel 9 Voortgangsrapportage
Opdrachtnemer rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de Opdrachtverstrekker zo vaak en op de wijze als in de Overeenkomst/Opdracht is bepaald dan wel door de Opdrachtverstrekker of Opdrachtnemer nodig wordt geacht.
Artikel 10 Contactpersonen
10.1 Beide Partijen kunnen in de Overeenkomst een contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar Schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen en over eventuele wijzigingen met betrekking tot de contactpersoon. In deze communicatie dient in elk geval gemeld te worden de naam en functie van de contactpersoon alsmede adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
10.2 Contactpersonen zijn bevoegd bindende afspraken te maken, tenzij bij de Overeenkomst anders is bepaald.
Artikel 11 Geheimhouding en Integriteit
11.1 Opdrachtnemer maakt hetgeen hem bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht ter kennis komt en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs had kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de bevoegde rechter hem tot bekendmaking daarvan verplicht.
11.2 Opdrachtnemer verplicht Personeel van Opdrachtnemer deze geheimhoudingsverplichting na te leven en staat ervoor in dat deze personen die verplichting nakomen.
11.3 Opdrachtnemer is er verantwoordelijk voor dat het Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht, voor zover deze bij de EUR worden verricht, de door de EUR aangegeven privacyregels naleeft.
11.4 Opdrachtnemer geeft geen persberichten, publicaties of reclame-uitingen uit en doet geen andere openbare mededeling met betrekking tot de onderhavige Overeenkomst dan na voorafgaande Schriftelijke toestemming van de EUR.
11.5 Opdrachtnemer gebruikt de naam van de EUR niet als referentie dan na Schriftelijke toestemming van de EUR.
11.6 Opdrachtnemer stelt alle gegevens (Schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomt onder zich heeft, binnen tien (10) Werkdagen na beëindiging van de betreffende werkzaamheden, aan de EUR ter beschikking.
11.7 De EUR kan bij de Overeenkomst een boete stellen op het schenden van de geheimhoudingsverplichting. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van Opdrachtnemer om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden, onverlet.
11.8 De verplichtingen uit hoofde van dit artikel blijven onbeperkt geldig nadat de Overeenkomst is afgelopen.
Artikel 12 Meerwerk en minderwerk
12.1 Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van de EUR of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst/Opdracht moet verrichten aantoonbaar worden verzwaard danwel uitgebreid, is er sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden of gewijzigde inzichten die Opdrachtnemer bij het sluiten van de Overeenkomst/Opdracht had behoren te voorzien. Indien een partij meent dat van meerwerk sprake is, zal zij daarvan zo spoedig mogelijk doch in elk geval voordat met de aanvullende werkzaamheden gestart wordt mededeling doen aan de andere partij.
12.2 Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe Schriftelijke Opdracht van de EUR heeft gekregen. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een Opdracht een Schriftelijke offerte uit met betrekking tot de omvang van het verwachte meerwerk en de daaraan verbonden tijdsduur en kosten. Terzake van het door Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van de Overeenkomst, waaronder de tarieven en eventuele kortingen, voor zover deze door de nadere Schriftelijke Opdracht niet worden gewijzigd. Opdrachtnemer kan bij het uitbrengen van een offerte geen nadere dan wel zwaardere voorwaarden stellen.
12.3 Opdrachtnemer dient een Opdracht tot meerwerk tot een maximum van 15 % van de oorspronkelijke Opdracht in ieder geval te aanvaarden. Een dergelijke Opdracht tot meerwerk wordt uitgevoerd onder de bepalingen van de Overeenkomst.
12.4 Indien door gewijzigde inzichten van de EUR of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst/Opdracht moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk, dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk Schriftelijke mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, bepalen Partijen in onderling overleg het bedrag van het minderwerk dat met de te betalen prijs zal worden verrekend.
Artikel 13 Facturering en betaling
13.1 De EUR zal aan Opdrachtnemer de werkelijk door hem gemaakte kosten en uren na akkoord door Opdrachtverstrekker vergoeden, tenzij in de Overeenkomst een vaste prijs is overeengekomen.
13.2 Opdrachtnemer zendt de factuur bij voorkeur per email naar: E-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx (1 factuur per pdf bestand)
O.v.v. onderstaand postadres:
Erasmus Universiteit Rotterdam
t.a.v. SSC-HR&F Crediteurenadministratie Xxxxxxx 0000
0000 XX Xxxxxxxxx
13.3 Op de factuur dienen op de eerste pagina tenminste de onderstaande zaken te worden vermeld. Indien de factuur hier niet aan voldoet kan de EUR deze niet in behandeling nemen, en zal geen betaling plaatsvinden.
• Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van uw bedrijf.
• KvK-nummer.
• BTW nummer en correcte vermelding van BTW % en bedragen.
• IBAN rekeningnummer van uw bedrijf.
• Naam van het bestellende bedrijfsonderdeel.
• EUR E-mail adres besteller/contactpersoon.
• EUR budgetnummer.
• Titel van de overeenkomst/opdracht.
• Deugdelijke specificatie waaruit valt af te leiden wat er geleverd is.
• Alle overige informatie die door uw contactpersoon is vermeld.
13.4 Op een eventuele vergoeding van wettelijke rente kan Opdrachtnemer geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in artikel
13.1 tot en met 13.3 voldoet.
13.5 Overschrijding van een betalingstermijn door de EUR of niet-betaling van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid daarvan of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde Diensten geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden uit hoofde van de Overeenkomst/Opdracht op te schorten dan wel te beëindigen.
13.6 Indien de factuur voldoet aan de in artikel 13.1 tot en met 13.3 genoemde eisen en na goedkeuring door Opdrachtverstrekker, geschiedt de betaling binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.
13.7 De EUR heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen die Opdrachtnemer is verschuldigd aan de EUR.
13.8 De EUR doet geen voorschotbetalingen, tenzij dit Schriftelijk is vastgelegd in een betalingsschema dat door beide Partijen voor akkoord is ondertekend.
13.9 De EUR is gerechtigd, alvorens betaling plaatsvindt, te verlangen dat de Opdrachtnemer voor rekening van de Opdrachtnemer een onvoorwaardelijke en onherroepelijke bankgarantie doet afgeven door een voor de EUR acceptabele in Nederland gevestigde bank om de nakoming van zijn verplichtingen zeker te stellen. Indien van toepassing, kan worden volstaan met overlegging van een onvoorwaardelijke en onherroepelijke concerngarantie. De bankgarantie dan wel concerngarantie dient op eerste verzoek direct opeisbaar te zijn gedurende de looptijd van de Overeenkomst/ Opdracht en de aansluitende garantieperiode.
Onder bepaalde voorwaarden en slechts in overleg met Opdrachtgever is een bankgarantie niet nodig.
Artikel 14 Prijzen
14.1 De overeengekomen prijzen zijn in Euro’s en exclusief BTW, tenzij Schriftelijk en door beide Partijen ondertekend anders is overeengekomen.
14.2 De prijzen worden in beginsel niet gewijzigd, tenzij wijziging in de Overeenkomst nadrukkelijk wordt vastgelegd. De Overeenkomst regelt de omstandigheden waarin en de voorwaarden waaronder de prijzen worden gewijzigd.
Artikel 15 Dreigende vertraging
15.1 Indien de geplande voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te ondervinden, stelt Opdrachtnemer de EUR hiervan onmiddellijk Schriftelijk in kennis met vermelding van oorzaak en consequenties daarvan. Tevens stelt Xxxxxxxxxxxxx Schriftelijk maatregelen voor om de reeds opgelopen vertraging in te lopen en verdere vertraging te voorkomen.
15.2 Uiterlijk binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de EUR Schriftelijk of al dan niet wordt ingestemd met de voorgestelde maatregelen. Xxxxxxxxxx houdt niet in dat de EUR de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen die de EUR op grond van de Overeenkomst toekomen, onverlet.
Artikel 16 Boete
16.1 Indien de volledige Diensten niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn zijn verricht op een wijze die aan de Overeenkomst/ Opdracht beantwoordt anders dan door overmacht, is Opdrachtnemer aan de EUR een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 1 % van de totale dan wel het maximale bedrag dat met de Overeenkomst/Opdracht is gemoeid voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt met een maximum van 15 % daarvan. Indien nakoming anders dan door
overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete van in totaal 15 % van het maximale bedrag dat met de Overeenkomst/Opdracht is gemoeid, onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.
16.2 De boete komt de EUR toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:
a. haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de Diensten;
b. haar recht op schadevergoeding.
16.3 Opdrachtverstrekker kan bepalen dat de boete wordt verrekend met de door de EUR verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.
Artikel 17 Aansprakelijkheid
17.1 Indien één der Partijen, en/of diens ondergeschikte(n) of hulpperso(o)n(en), tekortschiet(en) in de nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit en neergelegd in de Overeenkomst/Opdracht, kan de andere partij haar in gebreke stellen. De nalatige partij is onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt Schriftelijk, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim.
17.2 De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de termijn, waarbinnen de overeengekomen Diensten verricht hadden moeten zijn, voor de afloop daarvan is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming ook niet heeft plaatsgevonden voor het eind van de verlengde termijn, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.
17.3 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, diens ondergeschikten of hulppersonen daaronder inbegrepen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade.
17.4 Opdrachtnemer vrijwaart de EUR tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in 17.3.
17.5 Indien de EUR aan Opdrachtnemer zaken in bruikleen geeft/heeft gegeven voor het verrichten van de Diensten, bewaart Opdrachtnemer deze gescheiden van voorwerpen welke toebehoren aan hemzelf of aan derden. Opdrachtnemer merkt de materialen aan als eigendom van de EUR, houdt ze in goede staat, verzekert ze tegen alle risico’s en gebruikt ze uitsluitend voor het doel waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtnemer is aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de EUR bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht schade aan Opdrachtnemer of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer de EUR vrijwaren tegen aanspraken van derden.
17.6 Alle verplichtingen met betrekking tot het Personeel van Opdrachtnemer, ook die krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving, komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart de EUR tegen elke aansprakelijkheid in dit verband.
Artikel 18 Overmacht
18.1 Opdrachtnemer is niet gehouden tot het nakomen van zijn verplichting jegens de EUR indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.
18.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van Opdrachtnemer, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen en liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer of tekortschieten van door hem ingeschakelde derden.
18.3 In geval van overmacht is de Opdrachtverstrekker bevoegd de Overeenkomst/Opdracht te ontbinden overeenkomstig het bepaalde in artikel 19 van de Inkoopvoorwaarden.
Artikel 19 Ontbinding
19.1 Onverminderd hetgeen in de Overeenkomst/Opdracht is bepaald, kan elk van de Partijen de Overeenkomst/Opdracht door middel van een aangetekend Schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder dat de opzeggende partij tot enige schadevergoeding is gehouden, indien de andere partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is.
19.2 Indien een partij gedurende een redelijke termijn ten gevolge van overmacht de verplichtingen op grond van de Overeenkomst/Opdracht niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst/Opdracht door middel van een aangetekend Schrijven, met inachtneming van een redelijke termijn, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat.
19.3 In geval van overmacht gaan Partijen niet eerder tot ontbinding over dan na het verstrijken van een termijn van vijftien (15) Werkdagen gerekend vanaf de datum waarop de omstandigheid die de overmacht oplevert, ontstond, tenzij Partijen een andere termijn overeenkomen.
19.4 De EUR kan, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend Schrijven ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding jegens Opdrachtnemer te zijn gehouden, indien:
• Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend;
• Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;
• de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd;
• Opdrachtnemer zijn onderneming staakt;
• op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd;
• er sprake is van omkoping of belangenverstrengeling als bedoeld in artikel23;
• Opdrachtnemer een fusie of splitsing aangaat;
• of Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te zullen komen.
19.5 Indien de Overeenkomst is ontbonden, betaalt Opdrachtnemer de reeds door de EUR aan hem verrichte onverschuldigde betalingen aan de EUR terug, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.
19.6 De EUR kan voorts de Overeenkomst door middel van een aangetekend Schrijven, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, te allen tijde opzeggen. Tussen de EUR en Opdrachtnemer vindt afrekening plaats op basis van de door de Opdrachtnemer terzake van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst/Opdracht verrichte Diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en van de voor de uitvoering van de Overeenkomst/ Opdracht in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen. De EUR hoeft Opdrachtnemer op generlei wijze anderszins schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de Overeenkomst/Opdracht.
19.7 Indien in of buiten rechte vast komt te staan dat de Overeenkomst/Opdracht in strijd met de geldende aanbestedingsregelgeving is (aangegaan), is de EUR gerechtigd
om, zonder tot enige vorm van schadevergoeding gehouden te zijn, de Overeenkomst/Opdracht zonder nadere ingebrekestelling of rechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen door middel van een Schriftelijke kennisgeving aan Opdrachtnemer.
Artikel 20 Intellectuele eigendomsrechten
20.1 De EUR en Opdrachtnemer dragen de verantwoordelijkheid om te zorgen dat bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht geen inbreuk wordt gemaakt op intellectuele eigendomsrechten of overige rechten van elkaar of van derden.
20.2 Alle intellectuele eigendomsrechten die kunnen of zullen worden uitgeoefend
ten aanzien van de resultaten van de verrichte Diensten die Opdrachtnemer voor de EUR verricht, berusten bij de EUR. Deze rechten worden op grond van de Overeenkomst door Opdrachtnemer op het moment van het ontstaan daarvan aan de EUR overgedragen, welke overdracht door de EUR reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.
20.3 Voor zover de resultaten, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, tot stand komen met gebruikmaking van reeds bestaande, niet aan de EUR toekomende intellectuele eigendomsrechten, verleent Opdrachtnemer aan de EUR een niet-exclusief onbeperkt gebruiksrecht voor onbepaalde duur. Hierbij is het de EUR onder andere toegestaan om bestanden te gebruiken en te vermenigvuldigen voor eigen gebruik. Opdrachtnemer garandeert in dat geval gerechtigd te zijn tot het verlenen van bovengenoemd gebruiksrecht.
20.4 Voor zover voor de overdracht van de rechten, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, een nadere akte zou zijn vereist, machtigt Opdrachtnemer de EUR reeds nu voor alsdan onherroepelijk om zodanige akte op te maken en namens Opdrachtnemer te tekenen, onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer om op eerste verzoek van de EUR aan de overdracht van deze rechten medewerking te verlenen. Aan deze medewerking worden door Opdrachtnemer geen nadere voorwaarden gesteld. Opdrachtnemer machtigt de EUR bij deze onherroepelijk om, voor zover nodig, de overdracht aan de EUR van deze intellectuele eigendomsrechten in de desbetreffende registers te doen in- of overschrijven.
20.5 Indien tussen Partijen verschil van mening bestaat over intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van de resultaten van de verrichte Diensten, wordt, behoudens tegenbewijs, ervan uitgegaan dat die rechten bij de EUR berusten. In alle gevallen mag de EUR gebruik maken van de uitkomst van de resultaten zoals beoogd en/of afgesproken in de Overeenkomst.
20.6 Opdrachtnemer doet hierbij afstand jegens de EUR van alle eventueel aan Opdrachtnemer toekomende zogenaamde persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet, in de mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. Opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het Personeel van Opdrachtnemer, afstand jegens de EUR van alle eventueel aan Personeel van Opdrachtnemer toekomende persoonlijkheidsrechten, in de mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.
20.7 Opdrachtnemer mag de resultaten van de verrichte Diensten in generlei vorm aan derden beschikbaar stellen, noch hierover aan derden enige inlichtingen verschaffen, tenzij de EUR uitdrukkelijk Schriftelijke toestemming hiervoor heeft verleend. De EUR kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden.
20.8 Opdrachtnemer vrijwaart de EUR tegen aanspraken van derden terzake van (eventuele) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen. Opdrachtnemer verplicht zich tot het op zijn kosten treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten of de te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken.
20.9 Onverminderd het hiervoor bepaalde kan de EUR, indien derden de EUR terzake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de Overeenkomst/Opdracht Schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk ontbinden. Van zijn recht tot ontbinding van de Overeenkomst/Opdracht maakt de EUR geen gebruik dan na voorafgaand overleg met Opdrachtnemer.
Artikel 21 Verzekeringen
21.1 Opdrachtnemer verzekert zich adequaat voor de navolgende risico´s:
a. beroepsaansprakelijkheid (xxxxxx’x die voortvloeien uit beroepsfouten, waaronder wordt verstaan: tekortkomingen, vergissingen, onachtzaamheden, nalatigheden, verzuimen, onjuiste adviezen die een vakbekwame en zorgvuldige Opdrachtnemer onder de gegeven omstandigheden met inachtneming van normale oplettendheid en bij een normale vakkennis en normale wijze van vakuitoefening behoort te vermijden);
b. bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen, of aan zaken die eigendom van de EUR zijn).
21.2 Opdrachtnemer legt op verzoek van de EUR bij de sluiting en/of ondertekening van de Overeenkomst, of in ieder geval zo spoedig mogelijk een gewaarmerkt afschrift van de polissen en de bewijzen van premiebetaling terzake van de in het eerste lid bedoelde verzekeringen, dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekeringen en het betaald zijn van de premies. Opdrachtnemer beëindigt niet zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van de EUR de verzekeringsovereenkomst(en) dan wel de condities waaronder deze zijn
aangegaan gedurende de looptijd van de Overeenkomst/Opdracht. Evenmin wijzigt Opdrachtnemer het verzekerde bedrag ten nadele van de EUR zonder Schriftelijke toestemming van de EUR. De EUR zal de toestemming niet op onredelijke gronden weigeren. De door Xxxxxxxxxxxxx verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.
21.3 Opdrachtnemer zal in geval van schade, waarvoor Xxxxxxxxxxxxx op grond van de Overeenkomst jegens de EUR aansprakelijk is, terstond na het ontstaan van de schade, en uiterlijk bij melding daarvan bij de betreffende verzekeraar, deze verzekeraar berichten dat schadepenningen aan de EUR moeten worden uitbetaald.
21.4 Verzekeringspenningen die door verzekeraar rechtstreeks aan de EUR worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door Opdrachtnemer aan de EUR te betalen schadevergoeding.
Artikel 22 Overname van Personeel van Opdrachtnemer en nevenfuncties
22.1 Partijen zullen slechts met uitdrukkelijke, Schriftelijke toestemming van de wederpartij, tijdens de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht en binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dat personeel over indiensttreding onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden.
22.2 Partijen zullen noch aan elkaar noch aan derden aanbieden, noch van elkaar of derden vragen, accepteren of toegezegd krijgen, voor xxxxxxx of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook die uitgelegd kan worden als een onwettige praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor gehele of gedeeltelijke ontbinding van de Overeenkomst.
22.3 Indien blijkt dat een lid van het personeel van de EUR een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij Opdrachtnemer of ten tijde van de onderhandelingen over de totstandkoming van de Overeenkomst heeft vervuld, zonder dat de EUR daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, kan de EUR de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden.
22.4 Opdrachtnemer betrekt slechts met uitdrukkelijke, Schriftelijke toestemming van de EUR, bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht personen die in een periode van twee jaar voorafgaand aan de werkzaamheden bij de EUR in dienst zijn geweest.
Artikel 23 Omkoping en belangenverstrengeling
23.1 Indien blijkt dat ten behoeve van het aangaan van de Overeenkomst/Opdracht met Opdrachtnemer enig voordeel is of wordt aangeboden, of is of wordt verschaft aan ondergeschikten of vertegenwoordigers van de EUR, is de EUR gerechtigd de Overeenkomst/Opdracht zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten
rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in artikel 19.
23.2 Indien blijkt dat een ondergeschikte van de EUR bij de totstandkoming van de Overeenkomst een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij Opdrachtnemer zonder dat de EUR daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, is de EUR gerechtigd de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in artikel 19.
Artikel 24 Nietige en vernietigde bepalingen
Indien één of meer bepalingen van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht nietig blijk(t)(en) te zijn of vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst, of de Opdracht hun rechtskracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepalingen overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. De vervangende regeling zal de strekking van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht niet aantasten.
Artikel 25 Vervolgopdracht
Opdrachtnemer kan aan de Overeenkomst/Opdracht geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgovereenkomst/Opdracht.
Artikel 26 Voortdurende bepalingen
Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst/Opdracht voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze bepalingen behoren in ieder geval de artikelen over geheimhouding (artikel 11), intellectuele eigendomsrechten (artikel 20) en geschillen en toepasselijk recht (artikel 27).
Artikel 27 Geschillen en toepasselijk recht
27.1 Op de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en alle Opdrachten die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
27.2 Eventuele geschillen tussen de Partijen die optreden in verband met of voortvloeiend uit de Overeenkomst zullen, voor zover zij niet in der minne kunnen worden geschikt, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam. In afwijking hiervan kan een geschil tussen Partijen, mits uitdrukkelijk in de tussen Partijen gesloten Overeenkomst opgenomen, worden onderworpen aan arbitrage.
Purchasing Conditions for Services
Erasmus University Rotterdam Laid down on 1 May 2015
Filed with the Chamber of Commerce in Rotterdam on 01-05-2015
This is a translation only. In case of conflict, the Dutch version is leading.
Article 1 Definitions
In these Purchasing Conditions, the following definitions are used for the following capitalised terms. These terms shall mean:
Agreement: the Written (framework) agreement between the Contractor and the EUR, signed by the EUR and the Contractor, to which the Purchasing Conditions have been declared applicable;
Contractor: the opposite contract party of the EUR;
EUR: the Erasmus University Rotterdam, which has legal personality under the Higher Education and Research Act, as well as affiliates and legal persons allied to the EUR (with Chamber of Commerce number 24495550);
Order: the purchase of Services based on the Agreement;
Order Issuer/Client: the EUR official who is authorised to conclude Orders on behalf of the EUR, as laid down in article 3.2 of these Purchasing Conditions;
Party/Parties: the Party or Parties specified in the Agreement and referred to in these Purchasing Conditions;
Personnel of the Contractor: the personnel or contractors to be engaged by the
Contractor for the performance of the Agreement, who shall work under its responsibility pursuant to the Agreement;
Purchasing Conditions: the Purchasing Conditions in relation to the Services,
which are applicable to and form a part of the Agreement;
Services: The activities to be carried out by the Contractor for the EUR based on the Agreement (with the exception of ICT activities);
Written/in Writing/Letter: laid down in writing on paper or “by electronic means”
as referred to in article 6:227a of the Dutch Civil Code;
Working Days: Monday through Friday excluding public holidays recognised under the Collective Labour Agreement for Dutch Universities (CAO-NU);
Article 2 Applicability
2.1 The Purchasing Conditions of the EUR are applicable to enquiries, offers, Orders, and Agreements.
2.2 All notifications of the Parties under the Agreement/Order shall be made in writing.
2.3 Verbal notifications, commitments, or agreements will not be legally binding unless they have been confirmed in Writing and signed by both Parties.
2.4 Deviations from these Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order are only binding insofar as they have been expressly agreed in Writing and signed by both Parties.
Article 3 Formation of an Agreement
3.1 Agreements must always be laid down in Writing and signed by both Parties.
3.2 Agreements can only be concluded on the side of the EUR by the officials authorised to do so (“Order Issuers”). Enquiries about whether an official is authorised or not can be made to the Administrative Affairs Department (General Administrative Office) of the EUR.
3.3 After a request has been made by the EUR the Contractor will make an offer. This offer is free of charge, unless otherwise is agreed in Writing. The offer is irrevocable for a minimum period of 90 Working Days after receipt by the EUR, unless the invitation of the EUR to make the offer stipulates a different period.
3.4 If the Contractor does not employ any Personnel, the Contractor must present a VAR/WUO declaration (declaration of independent contractor status/taxable income from business activities) or a VAR/DGA declaration (declaration of independent contractor status/director and principal shareholder) and a copy of his/her identity document to the EUR before the signing of the Agreement. If there is a multi-year Agreement, each year the Contractor must present a VAR/WUO declaration or VAR/DGA declaration that has been issued for that particular year.
3.5 The Contractor guarantees that the Services to be carried out by it will satisfy the requirements laid down in the Agreement/Order, and that they will be carried out in a professional way.
Article 4 Personnel of the Contractor
The Contractor shall be responsible for ensuring, before the commencement of the execution of the Agreement/Order, that each member of the Personnel of the Contractor that is involved in the execution of the Agreement/Order presents a copy of a valid identity document to the EUR.
Article 5 Acceptance and validation
5.1 The EUR shall evaluate the results of the Services within a reasonable period after delivery. If the EUR considers the results to be acceptable, the EUR will send a Written notification to the Contractor to confirm the acceptance.
5.2 If the EUR considers the results of the Services not to be acceptable, the EUR will send a notification of non-acceptance to the Contractor. In that case, articles 15 through 19 shall apply.
5.3 The EUR can have the results of the delivered Services validated. It will assign one or more persons for that purpose, who shall be authorised to carry out the validation on its behalf.
Article 6 Replacement Personnel of the Contractor
6.1 If the EUR makes a request for Personnel of the Contractor to be replaced because the EUR is of the opinion that this is necessary or desirable in the interests of the proper performance of the Agreement/Order, the Contractor shall comply with such within a reasonable period. The rates charged may not be increased in the event of replacement.
6.2 Personnel of the Contractor can only be temporarily or definitively replaced under exceptional circumstances, and only after the prior Written permission of the EUR has been obtained. The EUR shall not refuse permission on unreasonable grounds, although it can attach conditions to this permission. The rates charged may not be increased in the event that the Personnel of the Contractor are replaced.
6.3 Any replacement Personnel of the Contractor must have at least the same level of availability, expertise, qualifications, and experience as the persons being replaced.
6.4 All provisions of these Purchasing Conditions shall also apply to the replacement Personnel of the Contractor.
Article 7 Changes
7.1 If a change proposed by the Contractor has consequences for the price, and these consequences are in the opinion of the EUR unreasonable relative to the nature and size of the desired change, and it concerns a significant change, the EUR has
the right to dissolve the Agreement in Writing with immediate effect without judicial intervention or to maintain the original Agreement/Order. A dissolution on the grounds of this article shall not give the Contractor a right to compensation for any damage whatsoever.
7.2 If in the opinion of the Contractor a change proposed by the EUR has consequences for the agreed fixed price, the Contractor must inform the EUR in Writing about such before carrying out the change no later than within ten (10) Working Days after notification of the requested change. The EUR shall state whether or not this price is accepted within ten (10) Working Days. A change at the proposal of the EUR shall not give the Contractor the right to dissolve the Agreement/Order.
Article 8 Transfer of obligations
8.1 The Parties may not transfer the rights and obligations arising out of the Agreement to a third party without the Written permission of the other Party. Permission shall not be refused without reasonable cause, although the Parties can attach conditions to such.
8.2 Paragraph 1 does not apply in relation to the establishment of restricted rights, such as a right of pledge or a right of way.
Article 9 Progress reports
The Contractor shall report on the progress of the activities to the Order Issuer as often and in the way provided for in the Agreement/Order, or as deemed necessary by the Order Issuer or the Contractor.
Article 10 Contact persons
10.1 Both Parties can designate a contact person in the Agreement, who will handle the contacts about the performance of the Agreement. The Parties will inform each other in Writing about the person they have designated as a contact person, and about any change with respect to the contact person. This communication must include in all cases details of the name and position of the contact person as well as address details, telephone number, and email address.
10.2 Contact persons shall be authorised to make binding agreements unless otherwise is provided for under the Agreement.
Article 11 Confidentiality and Integrity
11.1 The Contractor shall not make any disclosures about that which comes to its knowledge during the performance of the Agreement/Order, and the confidential character of which it is aware of, or reasonably should have been aware of, except insofar as disclosure of such is required of it under a statutory regulation or an order given by a competent court.
11.2 The Contractor shall obligate the Personnel of the Contractor to observe this obligation of confidentiality and guarantees that these persons will comply with this obligation.
11.3 The Contractor is responsible for making sure that the Personnel of the Contractor involved in the execution of activities in connection with the performance of the Agreement/Order, insofar as such are carried out at the EUR, comply with the privacy rules specified by the EUR.
11.4 The Contractor shall not issue any press releases, publications, or advertising, nor any other public announcements in relation to this Agreement unless it has obtained the prior Written permission of the EUR.
11.5 The Contractor may not use the name of the EUR as a reference unless it has obtained the Written permission of the EUR.
11.6 The Contractor shall return all information (Written documents, computer files, etc.) which it has in its possession in connection with the execution of the Agreement to the EUR within ten (10) Working Days after ending of the relevant activities.
11.7 The EUR can stipulate in the Agreement that a fine will be imposed for any breach of the obligation of confidentiality. Payment of that immediately payable fine will be without prejudice to the obligation of the Contractor to pay compensation for the damage resulting from any such breach.
11.8 The obligations pursuant to this article shall continue to remain fully in force after the Agreement has ended.
Article 12 Contract extras or reductions
12.1 If the EUR has supplementary requirements or decides to take a new approach, or in the event of a change in statutory regulations relevant for the activities to be carried out, and the activities that the Contractor was to have carried out under the Agreement/Order have become demonstrably more demanding or are expanded, this will constitute a case of contract extras for which an additional fee can be charged. Contract extras will not include any supplementary activities or change of approach that the Contractor should have foreseen when the Agreement/Order was concluded. If a Party is of the opinion that there is a case of contract extras, it must make a notification about such to the other Party as quickly as possible and in any case prior to the commencement of the additional work.
12.2 The Contractor must not commence work on contract extras before it has received a Written Order from the EUR for such. The Contractor must submit a Written quotation detailing the scope of the expected contract extras, and the costs and timelines associated with such, before an Order can be issued. The provisions of the Agreement shall apply in relation to the contract extras to be carried out by the Contractor, such to include the rates and any discounts, insofar as these have not been amended in the supplementary Written Order. The Contractor cannot stipulate any additional or more demanding conditions when it issues a quotation.
12.3 The Contractor must in all cases accept an Order for contract extras up to a maximum of 15% of the original Order. Any such Order for contract extras shall be carried out under the provisions of the Agreement.
12.4 If the EUR decides to take a new approach, or in the event of a change in relevant statutory regulations, and the activities to be carried out by the Contractor under the Agreement/Order have become demonstrably less demanding or reduced, this will constitute a contract reduction, which shall be eligible for set-off. If a Party is of the opinion that there is a case of a contract reduction, it must make a notification in Writing about such to the other Party as quickly as possible. If a fixed price has been agreed, the Parties shall decide in mutual consultation the amount of the contract reductions that shall be deducted from the price to be paid.
Article 13 Invoicing and payment
13.1 The EUR shall reimburse the Contractor for the costs actually incurred by it, after approval by the Order Issuer, unless a fixed price has been agreed in the Agreement.
13.2 The Contractor shall preferably send an invoice by email to: Email: xxxxxxx@xxx.xxx.xx (1 invoice per PDF file)
The following postal address must be stated:
Erasmus University Rotterdam Attn. SSC HR&F
Accounts Payable Department PO Box 1738
3000 DR Rotterdam The Netherlands
13.3 The first page of an invoice must in any case include the details listed below. If an invoice does not include these details, the EUR will not be able to process it and payment will not be made.
• The name, address, telephone number and email address of your company.
• The Chamber of Commerce number.
• The VAT number and correct VAT rate and amounts.
• The IBAN of your company.
• The name of the ordering business unit.
• The EUR email address of the Order Issuer/contact person.
• The EUR budget number.
• The title of the Agreement/Order.
• Proper itemisation that shows what has been delivered.
• All other information reported by your contact person.
13.4 The Contractor cannot claim any payment of statutory interest if the relevant invoice does not satisfy the requirements set in articles 13.1 through 13.3.
13.5 The exceedance of a payment deadline, or non-payment of an invoice, by the EUR on the grounds of a suspected factual incorrectness of such, or in the event of deficiencies in the invoiced Services, shall not give the Contractor the right to suspend or end its activities under the Agreement/Order.
13.6 If the invoice satisfies the requirements referred to in articles 13.1 through 13.3, and after approval by the Order Issuer, payment shall take place within 30 calendar days after receipt of the invoice.
13.7 The EUR has the right to reduce the amount of the invoice by any amounts the Contractor owes to the EUR.
13.8 The EUR shall not make any advance payments, unless this is laid down in Writing in a payment schedule that is signed as approved by both Parties.
13.9 The EUR is authorised, before payment takes place, to require the Contractor to provide, for the account of the Contractor, an unconditional and irrevocable bank guarantee issued by a banking institution incorporated in the Netherlands acceptable to the EUR in order to secure the fulfilment of its obligations.
If applicable, the provision of an unconditional and irrevocable corporate guarantee shall suffice. The bank guarantee or corporate guarantee must be immediately payable on demand during the term of the Agreement/Order and the successive guarantee period. A bank guarantee shall not be required only under certain conditions and by agreement with the Client.
Article 14 Prices
14.1 The agreed prices are in euros and excluding VAT, unless otherwise is agreed and signed in Writing by both Parties.
14.2 In principle, the prices cannot be changed unless a change is expressly provided for in the Agreement. The Agreement must detail the circumstances in which and the conditions under which prices may be changed.
Article 15 Threat of delay
15.1 If there is a danger of a delay concerning the progress of the activities, the Contractor must notify the EUR of such immediately in Writing, with details of the cause and consequences of such. Furthermore, the Contractor must propose measures in Writing to make up for the delay already suffered, and to prevent any further delay.
15.2 No later than within fourteen (14) calendar days after receipt of the notification referred to in the previous paragraph, the EUR shall notify in Writing whether or not it agrees with the proposed measures. Any agreement given shall not constitute an acknowledgement by the EUR of the cause of the imminent delay, and shall be without prejudice to all other rights or claims that are accorded to the EUR under the Agreement.
Article 16 Financial penalties
16.1 If the entire Services are not carried out within the agreed or extended period in a way that conforms to the Agreement/Order, otherwise than due to force majeure, the Contractor shall owe an immediately payable fine to the EUR of 1% of the total amount, or the maximum amount involved with the Agreement/Order for each day that this shortcoming continues, up to a maximum of 15% of such. If fulfilment is permanently impossible otherwise than due to force majeure, the fine of 15% of the maximum amount involved with the Agreement/Order shall be immediately payable in full.
16.2 The fine shall be payable to the EUR without prejudice to all its other rights and claims, such to include:
a. its claim for fulfilment of the agreed obligation for the performance of the Services;
b. its right to compensation.
16.3 The Order Issuer can decide that the fine shall be settled against the payments owed by the EUR, regardless of whether or not the collection of payment for such has been placed in the hands of a third party.
Article 17 Liability
17.1 If one of the Parties and/or any employee or auxiliary person of one of the Parties fails to fulfil obligations arising from and laid down in the Agreement/Order, the other Party can issue it with a notice of default. The defaulting Party shall be immediately in default if the failure to fulfil the relevant obligations has already become permanently impossible within the agreed period for any reason other than force majeure. The notice of default shall be given in Writing, in which the defaulting Party shall be given a reasonable period within which to still fulfil its obligations. This period shall be a final deadline. If fulfilment does not take place within this period, the defaulting Party shall be in default.
17.2 The notice of default referred to in the previous paragraph is not required if the period within which the agreed Services should have been carried out is extended before the expiry of such. If the fulfilment referred to in the previous paragraph has still not taken place by the end of the extended period, the defaulting Party shall be immediately in default as of that moment.
17.3 The Party that attributably fails in the fulfilment of its obligations, such to include its employees or contractors, is liable with respect to the other Party for the damage suffered or to be suffered by the other Party.
17.4 The Contractor shall indemnify the EUR against any claims of third parties for compensation for damage as a result of the shortcomings referred to in article 17.3.
17.5 If the EUR gives/has given the Contractor goods on loan for the performance of the Services, the Contractor shall keep such separate from objects which belong to itself or third parties. The Contractor shall mark the materials as the property of the EUR, keep them in a good condition, insure them against all risks, and use them exclusively for the purpose for which they have been made available. The Contractor is liable for any damage inflicted upon these goods. If as a consequence of the presence of goods of the EUR with the Contractor for the execution of the Agreement/Order damage is caused to the Contractor or to third parties, in any way whatsoever, this damage shall be entirely for the account and risk of the Contractor. In such cases, the Contractor shall indemnify the EUR against claims from third parties.
17.6 All obligations in relation to the Personnel of the Contractor, including those imposed under taxation and social insurance regulations, shall be for the account of the Contractor. The Contractor shall indemnify the EUR against all liability in connection with such.
Article 18 Force Majeure
18.1 The Contractor shall not be obliged to fulfil its obligations towards the EUR if it is prevented from doing so by a circumstance for which it cannot be blamed and for which it cannot be held accountable by law, a legal act or according to generally accepted standards.
18.2 Force majeure shall be understood in any case not to include: shortage of personnel, labour strikes, sickness of personnel, shortage of raw materials, transport difficulties, shortcomings or non-performance of the obligations by suppliers, interruptions in the production of the Contractor, late delivery or unsuitability of the goods necessary for the performance of the work, and liquidity or solvency problems on the part of the Contractor, or shortcomings of any third parties engaged by it.
18.3 In the event of force majeure, the Order Issuer has the right to dissolve the Agreement/Order in accordance with that provided for in article 19 of the Purchasing Conditions.
Article 19 Dissolution
19.1 Without prejudice to that which is provided for in the Agreement/Order, each of the Parties can dissolve the Agreement/Order extrajudicially, wholly or partially, by way of registered Letter, without the terminating Party being obligated to pay any compensation, if the other Party is in default or fulfilment is permanently or temporarily impossible.
19.2 If a Party as a result of force majeure cannot fulfil the obligations under the Agreement/Order during a reasonable period, the other Party has the right to dissolve the Agreement/Order by way of registered Letter, taking into account a reasonable period, extrajudicially, wholly or partially, without any right to compensation arising as a result of such.
19.3 In the event of force majeure, the Parties will not undertake dissolution before the expiry of a period of fifteen (15) Working Days calculated as of the date on which the circumstance that caused the force majeure arose, unless the Parties agree a different period.
19.4 The EUR can dissolve the Agreement with immediate effect, without any demand or notice of default being required, extrajudicially, by way of registered Letter, without being liable to pay any compensation to the Contractor, if:
• the Contractor applies for a (provisional) suspension of payments, or is granted a (provisional) suspension of payments;
• the Contractor applies for bankruptcy or is declared bankrupt;
• the company of the Contractor is liquidated;
• the Contractor discontinues its business;
• an attachment is imposed on a significant part of the assets of the Contractor;
• there is a case of bribery or conflict of interests as referred to in article 23;
• the Contractor undertakes a merger or demerger; or
• the Contractor can otherwise no longer be deemed capable of fulfilling the obligations under the Agreement.
19.5 If the Agreement is dissolved, the Contractor must repay to the EUR any undue payments already made by the EUR to it, increased by the statutory interest on the paid amount as of the date on which the said payments took place. If the Agreement is partially dissolved, the repayment obligation only exists insofar as the payments made were in connection with the dissolved part.
19.6 The EUR can moreover terminate the Agreement at any time by way of registered Letter taking into account a reasonable period of notice. Settlement shall take place between the EUR and the Contractor based on the Services delivered by the Contractor in connection with the execution of the relevant Agreement/Order, and the reasonable costs incurred, and the future commitments already reasonably entered into for the performance of the Agreement/Order. The EUR shall not be obligated to compensate the Contractor in any other way whatsoever for the consequences of the termination of the Agreement/Order.
19.7 If it is established judicially or extrajudicially that the Agreement/Order is (or was concluded) in violation of the prevailing tendering procedure regulations, the EUR shall have the right, without being obligated to pay any form of compensation, to wholly or partially dissolve the Agreement/Order, without any further notice of default or judicial intervention being required, by way of a notification in Writing to the Contractor.
Article 20 Intellectual property rights
20.1 The EUR and the Contractor shall be responsible for ensuring that during the performance of the Agreement/Order no infringement is made of intellectual property and other rights of the Parties or the intellectual property and other rights of third parties.
20.2 All intellectual property rights that can be exercised, both now and in the future, with regard to the results of the Services carried out by the Contractor shall be vested in the EUR. These rights shall be transferred on the grounds of the Agreement by the Contractor to the EUR as of the time at which such come into existence, which transfer is hereby accepted now for then by the EUR.
20.3 Insofar as the results referred to in paragraph 2 of this article are achieved with the use of existing intellectual property rights not vested in the EUR, the Contractor shall grant the EUR a non-exclusive, unrestricted licence to use such for an indefinite period. Moreover, the EUR is permitted amongst other things to use and reproduce such files for its own use. The Contractor shall guarantee in such cases that it has the right to grant the aforementioned licence.
20.4 Insofar as for the transfer of the rights referred to in paragraph 2 of this article an additional deed should be required, the Contractor hereby irrevocably authorises the EUR now for then to draw up and sign such a deed on behalf of the Contractor, without prejudice to the obligation of the Contractor to cooperate with the transfer of these rights at the first request of the EUR. The Contractor may not attach any further conditions to this cooperation. The Contractor hereby irrevocably authorises the EUR insofar as necessary to register or overwrite the transfer of these intellectual property rights to the EUR in the relevant registers.
20.5 If a difference of opinion exists between the Parties about intellectual property rights in relation to the results of the Services carried out, unless there is evidence to the contrary it shall be assumed that those rights are vested in the EUR. In all cases, the EUR will be entitled to use the outcome of the results as intended and/or agreed under the Agreement.
20.6 The Contractor hereby surrenders to the EUR all and any so-called moral rights accorded to the Contractor as referred to in the Copyright Act to the extent that the applicable regulations permit such a relinquishment. The Contractor, authorised to this end, also hereby surrenders on behalf of the Personnel of the Contractor to the EUR all and any moral rights accorded to the Personnel of the Contractor to the extent that the applicable regulations permit such a relinquishment.
20.7 The Contractor may not make the results of the Services carried out available to third parties in any form whatsoever, nor provide any information about such to third parties, unless the EUR has given its express Written permission for such. The EUR can attach conditions to this permission.
20.8 The Contractor shall indemnify the EUR against claims of third parties in relation to (any) infringement of intellectual property rights of those third parties, such to include similar claims in relation to knowledge, illegal competition, and the like. The Contractor undertakes, at its own expense, to take all measures that can contribute to the prevention of stagnation, and to limit the additional costs to be incurred, or damage to be suffered, as a result of any such infringements.
20.9 Without prejudice to that provided for above, if third parties hold the EUR liable in relation to a breach of intellectual property rights, the EUR can, extrajudicially, wholly or partially, dissolve the Agreement/Order in Writing. The EUR shall not exercise its right to dissolve the Agreement/Order without consulting with the Contractor beforehand.
Article 21 Insurance
21.1 The Contractor must take out adequate insurance for the following risks:
a. professional liability (risks arising out of professional errors, which shall be understood to include: shortcomings, mistakes, carelessness, negligence, oversights, or incorrect advice which a professional and careful Supplier is expected to avoid under the given circumstances taking into consideration normal due care and normal professional knowledge and normal methods of performing work);
b. commercial liability (such to include liability for personal injury or damage to property of the EUR);
21.2 At the request of the EUR, the Contractor shall present, when the Agreement is concluded and/or signed or in any case as soon as possible, a certified copy of the policies and the receipts for payment of the premiums in relation to the insurance policies referred to in paragraph 1, or a declaration from the insurer concerning the existence of these insurance policies and the payment of the premiums for such. The Contractor shall not terminate the insurance agreement or agreements, or the conditions under which such have been concluded, without the prior Written permission of the EUR during the term of the Agreement/Order. Likewise, the Contractor shall not alter the insured amount to the detriment of the EUR without the EUR’s Written permission. The EUR shall not refuse permission on unreasonable grounds. The insurance premiums owed by the Contractor shall be deemed to be included in the agreed prices and rates.
21.3 In the event of damage for which the Contractor is liable towards the EUR under the Agreement, the Contractor shall, immediately after the damage has occurred and no later than when the damage is reported to the relevant insurer, inform this insurer that insurance payments must be paid to the EUR.
21.4 Insurance payments that are paid by the insurer directly to the EUR shall be deducted from the compensation to be paid by the Contractor to the EUR.
Article 22 Engagement of Personnel of the Contractor and secondary employment
22.1 The Parties shall not employ personnel of the other Party, nor negotiate with such personnel about their employment, without the express Written permission of the other Party, during the performance of the Agreement/Order and during a period of one year after the ending of such. This permission shall not be refused without reasonable cause.
22.2 The Parties shall not offer to each other, nor to third parties, nor demand, accept, or receive promises from each other or from third parties in relation to themselves or any other party, any gift, reward, compensation, or benefit of any nature whatsoever which can be construed as an illegal practice. Such a practice can form a reason for the whole or partial dissolution of the Agreement.
22.3 If it becomes apparent that a member of the personnel of the EUR is engaged, or was engaged at the time of the negotiations about the conclusion of the Agreement, in secondary employment with the Contractor, either paid or unpaid, without the EUR having been informed about such before the conclusion of the Agreement, the EUR can dissolve the Agreement, without notice of default being required, with immediate effect, and without being obligated to pay any compensation.
22.4 Except with the express Written permission of the EUR, the Contractor shall not engage any persons for the performance of the Agreement/Order who have been employed by the EUR in a period of two years prior to the work.
Article 23 Xxxxxxx and conflicts of interest
23.1 If it becomes apparent that any benefit was or is offered or was or is given to employees or representatives of the EUR for the conclusion of the Agreement/Order with the Contractor, the EUR shall have the right to dissolve the Agreement/Order with immediate effect extrajudicially, without any notice of default being required, and without being obligated to pay any compensation in accordance with that provided for in article 19.
23.2 If it becomes apparent that an employee of the EUR was engaged at the time of the negotiations about the conclusion of the Agreement in secondary employment with the
Contractor, either paid or unpaid, without the EUR having been informed about such before the conclusion of the Agreement, the EUR can dissolve the Agreement, without notice of default being required, with immediate effect, and without being obligated to pay any compensation in accordance with that provided for in article 19.
Article 24 Null and void and annulled provisions
If one or more provisions of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order become subject to annulment or are annulled, the other provisions of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order shall retain their legal force. The Parties will consult with regard to the null and void or voided provisions in order to agree replacement provisions. The replacement provisions shall not impair the scope of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order.
Article 25 Follow-up orders
The Contractor cannot derive any rights from the Agreement to obtaining a follow-up Agreement/Order.
Article 26 Perpetual provisions
Provisions which by their nature are intended to continue even after the end of the Agreement/Order shall continue to be in force after such time. These provisions in any case include the articles about confidentiality (article 11), intellectual property rights (article 20), and disputes and applicable law (article 27).
Article 27 Disputes and applicable law
27.1 The Purchasing Conditions, the Agreement, and all Orders arising out of such are exclusively subject to Dutch law.
27.2 Any disputes that arise between the Parties in connection with or from the Agreement shall, insofar as they cannot be settled out of court, be submitted to the competent court in Rotterdam. Notwithstanding the preceding provision, a dispute between the Parties may be submitted to arbitration, provided that such a course of action is expressly laid down in the Agreement concluded between the Parties.