INSPECTEUR ECONOMISCHE OVERHEIDSSTEUN (M/V)

DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR

xxxxx://xx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxXX

Identificatiecode: Functiefamilie: Controle & Audit Niveau:

Functiebeschrijving:

INSPECTEUR ECONOMISCHE OVERHEIDSSTEUN (M/V)

GRAAD : DESKUNDIGE B111

Voor akkoord

Naam leidinggevende(n):
Xxxxx Xxx xxx Xxxx (1e evaluator) Xxxx Xx Xxxxx (2e evaluator) Beleidsdomein: EWI Entiteit: Afdeling Inspectie en Ondersteuning Datum + Handtekening(en)

Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en)

Deel 1: Contextinformatie

0. Identificatiecode

1. Functietitel (M/V)

Inspecteur economische overheidssteun

2. Organisatie

Agentschap Ondernemen, Afdeling Inspectie en Ondersteuning, Team Inspectie

3. Context

3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst

Het Agentschap Ondernemen is een intern verzelfstandigd agentschap dat behoort tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie. Het Agentschap ressorteert onder de bevoegdheid van Vlaams minister Xxxx Xxxxxxx, bevoegd voor Economie.

Het agentschap telt 5 grotere subentiteiten, waaronder de afdeling Inspectie & Ondersteuning. Deze afdeling heeft een dubbele roeping :

• Enerzijds – via het team Inspectie - het uitvoeren van controles bij zowel ondernemingen als bij openbare en particuliere instellingen - in opdracht van de andere afdelingen van het Agentschap Ondernemen en in voorkomend geval van andere opdrachtgevers (andere Agentschappen of functioneel bevoegde minister) of op eigen initiatief - die kunnen leiden tot het definitief toekennen of het herzien van de overheidssteun.

• Anderzijds – via het team Staf & Ondersteuning – het met raad en daad ondersteunen van de personeelsleden en het management op diverse vlakken, meer in het bijzonder

o Op financieel vlak (boekhoudkundig/begrotingstechnisch);

o Op IT-vlak;

o Op HRM-vlak (incl. vorming, training, opleiding)

o Op facilitair vlak;

o Op communicatievlak

Voor een aantal aspecten kan worden gerekend op de ondersteuning door de MOD EWI/WSE waarmee begin 2013 een samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten.

De afdeling telt voor de uitoefening van haar inspectie-opdrachten actueel 13 personeelsleden. Het team Staf & Ondersteuning telt een 15-tal collega’s. De inspecteurs werken doorgaans van thuis uit, de collega’s van de Staf zitten verspreid over zowel de Brusselse als de provinciale vestigingen.

3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden

− Een goede samenwerking én informatiedoorstroming (bvb. tijdige betrokkenheid bij de redactie van nieuwe of te wijzigen regelgeving) met de opdrachtgevende entiteiten.

− De vernieuwde visie/strategie inzake inspectie en de afstemming ervan met het politieke niveau en overige belanghebbenden.

− De mate van complexiteit, heterogeniteit en veelheid van de regelgeving.

− Vlotte toegang tot gegevensbronnen en de kennis ervan.

− De mate waarin zelfstandig en autonoom kan worden gewerkt zonder enige beïnvloeding door derden.

− Het beschikken over een eigen wagen.

3.3. Interne organisatie
3.3.1. Rapporteringslijnen
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?	Rechtstreeks aan de teamleider Inspectie

Xxxxx andere functies rapporteren aan diezelfde functie?	Alle inspecteur-controleurs (momenteel een 10-tal VTE’s)
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?	Nihil tenzij in het kader van kennisoverdracht, informatie-uitwisseling of dossiergebonden terugkoppeling.
3.3.2. Organogrammen
Zie bijlage 1
4. Kwantitatieve gegevens
Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven:	Xxxxx
Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft):	NVT. De rol van de functiehouder beperkt zich tot het vaststellen, het rapporteren van de bevindingen en het eventueel formuleren van een advies of voorstel ten behoeve van de opdrachtgever (= de beslissingnemer van de afdeling of entiteit die de subsidie initieel heeft toegekend). De functiehouder heeft in die hoedanigheid geen impact op de omvang van de beleidskredieten maar op de hoogte van de steunintensiteit op dossierniveau. Indicatief kan worden vermeld dat het inspectieteam in 2012 voor meer dan 1 miljard euro aan subsidiabele investeringen controleerde (536 miljoen euro op stukken en 624 miljoen euro ter plaatse).
Bijkomende kwantitatieve gegevens:

Deel 2: Doel en resultaatsgebieden

5. Doel

Het uitvoeren van controles bij ondernemingen, instellingen (privaat- en publiekrechtelijke) en intermediairen die overheidssteun en/of een erkenning toegezegd kregen in het kader van de realisatie van bepaalde investeringen en/of opdrachten ten einde na te gaan of voldaan is aan alle voorwaarden vastgelegd in de regelgeving.

6. Resultaatgebieden

6.1. UITVOERING (inspectie erkenningen en vergunningen)

Uitvoeren van controles (ter plaatse of op stukken) om na te gaan of de reglementering correct wordt toegepast en/of de individuele erkenning/vergunning wordt nageleefd.

Voorbeelden van activiteiten:

− Nagaan of aan de criteria is voldaan op basis van documenten en/of op basis van reële materiële vaststellingen bij controles ter plaatse.

− Controle op de naleving van alle wettelijke en decretale bepalingen.

− Nagaan of de algemene voorwaarden werden gerespecteerd die door de Europese Commissie worden opgelegd (wetgeving op de overheidsopdrachten, respecteren van de ‘De minimus-regelgeving’, de voorschriften betreffende publiciteit en publicatie, …).

− Nazien of de bijzondere voorwaarden in een subsidiebesluit of contract werden nageleefd.

6.2. UITVOERING (inspectie aangewende middelen)

Uitvoeren van controles ter plaatse (of op stukken) om na te gaan of toegekende/toe te kennen middelen aangewend werden/worden voor het doel waarvoor ze bestemd waren/zijn.

Voorbeelden van activiteiten:

− Boekhouding, jaarrekening, facturen, documenten, e.a. controleren.

− Nakijken of de overheidssteun werd aangewend voor de realisatie van de beoogde doelstellingen.

− Nagaan of de bijzondere voorwaarden werden nageleefd die aan de subsidie zijn verbonden.

− Efficiënt plannen en uitvoeren van de onderzoeken ter plaatse rekening houdend met eventueel opgelegde prioriteiten.

6.3. RAPPORTERING

Opmaken van verslagen van plaatsbezoeken ten einde de bevoegde overheden te adviseren of te informeren en om hen in staat te stellen de passende maatregelen te nemen.

Voorbeelden van activiteiten:

− Maken van onderzoeksverslagen en voorleggen aan de opdrachtgever(s).

− Formuleren van adviezen over al dan niet uitbetaling van overheidssteun of over te nemen maatregelen (bvb. KMO-P).

− Gestructureerd weergeven van vaststellingen in een verslag en aan de opdrachtgever bezorgen.

6.4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN

Verzorgen van contacten tussen de afdeling Inspectie & Ondersteuning en het werkveld teneinde beiden de mogelijkheid te bieden om tijdig en accuraat in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en evoluties.

Voorbeelden van activiteiten:

− Raadgevingen geven aan de begunstigde(n) van een subsidie over de richtlijnen en te volgen procedures.

− De begunstigden informeren over de van toepassing zijnde regelgeving en de administratieve uitwerking.

− Signaleren van lacunes in de richtlijnen, de procedures en de regelgeving aan de bevoegde afdeling(en)/opdrachtgevers.

− Indicaties en/of problemen op het gebied van inhoudelijke ontwikkelingen op het werkveld signaleren aan andere afdelingen/opdrachtgevers.

6.5. DOSSIERBEHEER

Opvolgen van de dossiers na onderzoek ten einde tijdig en accuraat in te spelen op bepaalde ontwikkelingen.

Voorbeelden van activiteiten:

− Opvolgen van de naleving van de opgelegde voorwaarden na de eindcontrole.

− Uitvoeren van ad hoc onderzoeken op verzoek van de opdrachtgever(s).

− Nagaan of passend gevolg werd gegeven aan geformuleerde adviezen en/of vaststellingen.

− Vervreemdingen, uitboekingen, … xxxxxx bij vroegere dossiers waarvoor eveneens steun werd verkregen.

6.6.PLANNING EN VOORBEREIDING

Voorbereiding van het onderzoek ter plaatse om de controle efficiënt te kunnen uitvoeren.

Voorbeelden van activiteiten:

− Raadpleging en analyse van vroegere dossiers.

− Nagaan of er geen dubbel gebruik is van subsidiesteun.

− Volledigheid van het dossier controleren.

− Vastleggen van de nodige afspraken in functie van een onderzoek ter plaatse.

− Raadpleging van alle relevante interne (KRIS) en externe gegevensbronnen (KBO, RSZ, Jaarrekeningen NBB,…).

6.7. OVERLEG

Vergaderen en overleggen met de directie en collega’s teneinde tot een uniforme werking te komen.

Voorbeelden van activiteiten:

− Deelname aan interne werkvergaderingen met het oog op kennis- en ervaringsuitwisseling.

− Afspraken maken met collega’s, teamleider en afdelingshoofd over de vorm en de inhoud van de verslaggeving.

− Al dan niet gestructureerd overleg plegen met de opdrachtgevers in functie van de vastgestelde problemen met het oog op de uitwerking van constructieve oplossingen, van nieuwe of wijzigende regelgeving en van permanente kennisoverdracht.

− Afspraken maken over de uniformiteit van de controles.

− Verslaggeving van de structurele overlegmomenten.

6.8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED

Het opstellen en permanent actualiseren van controlerichtlijnen en procedurenota’s die zullen worden gehanteerd bij de controle van de verschillende dossiertypes ten einde de controle van elke dossiertype zoveel mogelijk eenvormig te maken.

− Het opzoeken en opvragen van alle relevante documenten (werkdocumenten, interne richtsnoeren, van kracht zijnde regelgeving, …) op vraag van de teamleider/afdelingshoofd.

− Het verrichten van gericht studiewerk.

− Kennisuitwisseling met de inhoudelijk verantwoordelijken voor de opmaak van de van toepassing zijnde regelgeving.

− Verwerken van eventuele ervaringen op het werkveld in de teksten.

− Voorontwerp van de richtlijnen.

− Bespreking met de subsidieverstrekkende afdelingen teneinde tot een consensus te komen over de controleaanpak.

− Toepassing van de nieuwe richtlijnen en procedures.

Deel 3: Competentieprofiel

7. Waardegebonden en gedragscompetenties

7.1. Voortdurend verbeteren

Xxxxxx XXX ‘leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de afdeling

− Heeft belangstelling voor ‘aanverwante’ onderwerpen om zijn kennis te verruimen

− Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren

− Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking

− Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de afdeling

− Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen

7.2. Samenwerken

Niveau II ‘Helpt anderen en pleegt overleg’

− Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen

− Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

− Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

− Xxxxx hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht

− Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen

7.3. Klantgerichtheid

Niveau II ‘onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen’

− Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen

− Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze (cfr. OLA-werking)

− Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant

− Onderzoekt gericht de wensen, de behoeften en de verwachtingen van de klant (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)

− Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp

− Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

7.4. Betrouwbaarheid

Niveau IV ‘handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat

− Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk

− Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat

− Houdt in zijn rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator, … het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar

− Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist

− Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat het belang van de Vlaamse overheid dient

7.5. Probleemanalyse (analytisch denken)

Niveau III ‘Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers’

− Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen

− Xxxxx bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten

− Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek

− Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten

− Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse

7.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken)

Xxxxxx XX ‘Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens’

− Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is

− Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese

− Betoont een gezonde kritische ingesteldheid

− Weegt alternatieven tegen elkaar af

− Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties

7.7. Nauwgezetheid

Niveau III ‘Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren’

− Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren

− Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid

− Combineert kwantiteit met kwaliteit

− Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk

7.8. Plannen

Xxxxxx XX ‘Plant eigen werk en dat van anderen effectief

− Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen)

− Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines (OLA’s)

− Maakt goede werkschema’s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk)

− Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn

7.9. Voortgangscontrole

Niveau I ‘Bewaakt de voortgang van eigen werk’

− Controleert eigen werk

− Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd

− Rapporteert spontaan over de voortgang van zijn werk

− Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast

− Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan

8. Vaktechnische competenties

8.1. Diploma

Bachelor (bij voorkeur in een economische richting)

8.2. Ervaring

Geen ervaring vereist. Een interne opleiding door een ervaren begeleidingsambtenaar is essentieel voor het verwerven van voldoende kennis over de controleactiviteiten zo dat op een termijn van gemiddeld zes maanden de nodige vak- en materiekennis wordt verworven om autonoom controles te kunnen uitvoeren. Voor het overige betreft het een proces van levenslang leren.

8.3. Functiespecifieke kennis

Verslaggevingstechnieken, interviewtechnieken, kennis van de boekhouding, wetgeving op de overheidsopdrachten, noties van de relevante regelgeving op Vlaams, federaal en Europees niveau, informaticakennis (MS-Officepakket).

8.4. Strekt tot aanbeveling

Algemene kennis van de werking en de organisatie van de Vlaamse overheid, affiniteit met de ondernemingswereld, lokale overheden, vzw’s, …

9. Functiefamilie

9.1. Functiefamilie

Controle en audit

9.2. Niveau

Drie niveaus volgens de graad van complexiteit van de controles/dossiertypes

Niveau 1: controleert eenvoudige en gelijkaardige processen;

Niveau 2: controleert processen die van aard verschillen maar die samen één geheel vormen; Niveau 3: controleert complexe processen, die onderlinge afhankelijkheid (kunnen) vertonen.

10. Opmerkingen

/

Bijlage 1