REGLEMENT VAN DE COLLECTIES
REGLEMENT VAN DE COLLECTIES
KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN
[versie 1_2010]
INHOUD
1. Inleiding 3
2. Verantwoordelijkheden 4
3. Toepassingsgebied 5
4. Aanwinsten 6
4.1 Algemene voorwaarden 6
4.2 Verzamelen door veldwerk 7
4.3 Uitwisselingen 7
4.4 Aankopen 7
4.5 Schenkingen en erflatingen 7
5. Bewaargevingen 8
6. Inschrijving en documentatie 9
6.1 Inschrijving bij het binnenkomen in het KBIN 9
6.2 Inschrijving bij de opname in de collectie 9
6.3 Opname in de gegevensbank 10
6.4 Documentatie 10
6.4.1 Inventaris 10
6.4.2 Documenten 10
6.4.3 Gegevens 10
7. Onderhoud van de collecties 11
8. Gebruik van de collecties 12
8.1 Onderzoek 12
8.2 Tentoonstellingen 12
8.3 Vernietigende monsternemingen 12
9. Toegang 14
10. Spoedprocedures 15
11. Uitleningen 16
11.1 Uitleningen voor onderzoek 16
11.2 Uitleningen voor tentoonstellingen 16
11.3 Uitleningen voor interne tentoonstellingen 17
11.4 Terugkeer van de uitleningen 17
12. Ontleningen 18
13. Declassering en afstand 19
14. Eigendom 20
15. Ethiek 21
16. Arbeidsreglement 22
1.
Inleiding
Het Koninklijk Belgisch Museum voor Natuurwetenschappen herbergt een van de belangrijkste natuurwetenschappelijke collecties van België. Het betreft een onschatbaar wetenschappelijk en historisch erfgoed.
Een van de opdrachten van het KBIN is het onderhouden, uitbreiden en valoriseren van zijn collecties en ze te gebruiken voor het wetenschappelijke onderzoek en de wetenschapsverspreiding.
In Brussel bestaat er al sinds 1846 een natuurwetenschappelijk museum, zij het onder verschillende benamingen. In het begin richtte het zich vooral op gewervelde dieren en in het bijzonder op vogels. Maar geleidelijk werd het veelzijdiger en rijker, zodat dat het nu 37 miljoen specimens bezit. Alle dierkundige groepen zijn vertegenwoordigd in de collecties, alsook fossielen (gewervelden, ongewervelden en planten) en geologische, mineralogische, archeologische en etnografische stukken.
De collecties bevatten een groot aantal voorwerpen van heel uiteenlopende aard, vorm en grootte. Ze omvatten huiden, balgen, opgezette dieren, afgietsels, skeletten, schedels, dieren in alcohol, eieren, nesten, anatomische preparaten, embryo’s, anatomische modellen, röntgenfoto’s, zachte invertebraten, exoskeletten, slijpplaatjes, weefsels, foto’s, ringgegevens, fossielen, versteend hout, stuifmeel, sporen, meteorieten, gesteenten, mineralen, archeologische en etnografische artefacten, geologische monsters, expeditiearchieven enz.
Deze diversiteit in de aard van het materiaal bemoeilijkt de conserveringsopdracht en vereist dan ook hierin gespecialiseerd personeel. Het behoud van de collecties is een grote uitdaging voor het huidige en toekomstige onderzoek.
2.
Verantwoordelijkheden
1. De Directeur Collecties is verantwoordelijkheid verschuldigd aan de Algemeen Directeur. Bij geschillen wordt de directieraad geraadpleegd om ze te beslechten.
2. Alle leden van de Dienst Collecties vallen onder het gezag van de Directeur Collecties.
3. Ieders taken staan uitvoerig in bijlage 1 beschreven (bijlage 1).
4. De Operationele Directeurs zijn verantwoordelijk voor de bemonsteringszendingen. De onderzoekers bestuderen de verzamelingen, waarvan ze zo de wetenschappelijke waarde vergroten. Ze determineren de ingezamelde specimens en verschaffen de contextuele informatie die deze opleveren. Op die wijze helpen ze tevens het bestudeerde materiaal inventariseren.
5. Het beheer van de collecties is aan de conservatoren toevertrouwd. Die behoren tot het wetenschappelijke personeel en moeten over voldoende expertise beschikken om de verantwoordelijkheid te dragen voor de aankoop, de preparatie, de identificatie, het bewaren en het wegbergen van de specimens.
6. De conservatoren werken nauw samen met de onderzoekers en raadplegen deze bij problemen rond de identificatie en de documentatie van de verzamelde specimens en bij de aankoop van collecties. Zij motiveren de onderzoekers opdat deze de collecties zouden verrijken en er zorg voor dragen.
7. De conservatoren zijn verantwoordelijk voor het werk van hun ondergeschikte technici, maar ook voor de interne en externe bezoekers die werken op collecties waarmee ze belast zijn.
8. De verantwoordelijke voor de preventieve bewaring is belast met het vaststellen en controleren van de bewaringsomstandigheden (zie taakomschrijving in bijlage 1). Hij werkt samen met de conservatoren, het hoofd van de Technische Diensten, de veiligheidsverantwoordelijke en de Museologische Dienst.
9. De verantwoordelijke voor de preventieve bewaring, het hoofd van de Technische Diensten en de veiligheidsverantwoordelijke zijn belast met het conform maken van de collecties.
10. Verscheidene administratieve taken worden toevertrouwd aan een secretaris/secretaresse en een documentalist(e).
3.
Toepassingsgebied
1. Het reglement voor de collecties geldt voor alle statutaire of contractuele personeelsleden van het KBIN, alle vrijwillige of wetenschappelijke medewerkers, alle bezoekers, alle wetenschappelijke bezoekers met inbegrip van studenten en doctorandi, alle jobstudenten, al het personeel van de verenigingen met zetel op het Instituut.
2. De Directeur Collecties is belast met het toezicht op de toepassing van dit reglement.
3. Wie het reglement voor de collecties overtreedt, wordt de toegang tot de collecties ontzegd.
4.
Aanwinsten
4.1 Algemene voorwaarden
Het KBIN zal haar collecties verder verbeteren en versterken door nieuw materiaal te verwerven. Er bestaat geen enkele geografische of tijdelijke vereiste bij het verwerven van nieuwe voorwerpen.
De aangroei gebeurt door veldwerk, uitwisseling, schenking, erflating, gerechtelijke inbeslagnames (CITES-soorten) ...
• Het KBIN zal elke aanschaf van voorwerpen van twijfelachtige herkomst weigeren.
• Het KBIN zal nooit willens en wetens voorwerpen, rechtstreeks of onrechtstreeks, verwerven die verzameld, verkocht of doorgegeven zouden zijn op een manier die in strijd is met de nationale wetten of verdragen met betrekking tot de bescherming van wilde planten en dieren of tot het behoud van natuur en erfgoed, zonder de toestemming van de bevoegde overheid (bijvoorbeeld CITES-inbeslagname).
• De Algemeen Directeur is als enige gerechtigd om een geschreven overeenkomst of een notariële akte te tekenen.
Wat de aankoopprocedure betreft, moet in een eerste fase een onderscheid gemaakt worden tussen het verzamelen tijdens veldwerk en andere verwervingsmethodes. Inzamelen en opgraven behoren tot de verantwoordelijkheid van de wetenschappers van het Instituut. De resultaten hiervan worden niet onmiddellijk in het patrimonium van de Staat ingeschreven. Ze kunnen dus nog steeds geschift, onderzocht en (op soms destructieve wijze) geanalyseerd worden. Na deze onderzoeksfase kan beslist worden het ingezamelde materiaal geheel of gedeeltelijk in de collectie onder te brengen. De procedure volgt dan verder de algemene regel die geldt voor andere verwervingsmethodes.
In het algemeen zijn de verwervingsaanvragen afkomstig van de Operationele Directies, van de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling of van de Dienst Collecties. De aanvrager moet die met redenen omkleden en een conservator moet de zekerheid bieden dat het materiaal correct opgeslagen wordt, de nodige zorgen krijgt en binnen het jaar geïnventariseerd wordt (dubbele rechtvaardiging).
De voorwerpen die verworven kunnen worden, moeten aan een of meer van de volgende vereisten voldoen:
1. aan de basis liggen van een onderzoek door wetenschappers van het KBIN;
2. een didactische waarde bezitten waarmee de wetenschapsverspreiding kan bevorderd worden (bijvoorbeeld: voorwerp in een tentoonstelling of in een educatieve collectie);
3. van wetenschappelijk en/of historisch belang zijn;
4. een leemte in de collecties van het KBIN opvullen. Vereisten 1 en 2, gericht op opwaardering, zijn prioritair.
Al het tot aanschaf voorgestelde materiaal wordt geëvalueerd door de bevoegde conservator en door de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring, die de standaarden van bewaring en documentatie toepassen. Het droge biologische materiaal moet bijzonder aandachtig onderzocht worden om de risico’s op besmetting in te kunnen schatten.
De verantwoordelijkheid voor de beslissing tot aanschaf hangt af van de geschatte waarde (zonder fiscale heffing). Voor bedragen onder de 5000 € valt die onder de Directeur Collecties. Tussen de 5000 en 50 000 € valt die onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur. Boven de 50 000 € is ze onderworpen aan een voorafgaande toestemming van de Raadgevende Aankoop- commissie. Deze commissie is samengesteld uit de Ordonnateur (Algemeen Directeur), de Voorzitter van de Wetenschappelijke Raad en twee door het Instellingshoofd uit het academisch
personeel van de universiteiten gekozen externe deskundigen (1 F en 1 N) (Art. 47 van het KB van 1 februari 2000, gewijzigd door het KB van 14 maart 2005). Vanaf een waarde van 250 000 € beslist de Voogdijminister over de aankoop (KB van 14 maart 2005).
4.2 Verzamelen door veldwerk
Het veldwerk van het KBIN, zowel in België als in het buitenland, moet de collecties van het KBIN verrijken, maar de gewestelijke en de nationale reglementen, de internationale verdragen en de overeenkomsten tussen landen moeten hierbij in acht genomen worden. De documentalist van de Dienst Collecties zoekt de belangrijkste reglementeringen hieromtrent bijeen en houdt die bij. Zolang tijdens veldwerk verzamelde voorwerpen of gehelen van voorwerpen niet in de collectie zijn opgenomen, vormen ze nog onderzoeksmateriaal.
4.3 Uitwisselingen
Uitwisselingen zijn alleen mogelijk tussen wetenschappelijke instellingen. Ze dienen om de collecties van het KBIN aan te vullen. Ze mogen de waarde van de collecties van het KBIN in geen geval verminderen.
De uitwisselingen worden voorgesteld door de onderzoekers en de conservatoren die een beargumenteerde aanvraag indienen. Deze wordt aanvaard volgens de hierboven beschreven algemene regels voor de beslissing tot verwerving. Desnoods zal een procedure ter declassering (zie punt 13) ingesteld worden om de uitwisseling mogelijk te maken.
4.4 Aankopen
De conservatoren stellen de aankopen van collecties voor.
De Dienst Collecties beschikt over een aankoopbudget en bepaalt bij de verschillende aanvragen welke aankopen prioritair zijn. Toch mogen de wetenschappelijke en publieke Operationele Directies door andere financieringsbronnen bekostigde aankopen voorstellen.
De aankopen door de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling van specimens voor permanente en tijdelijke tentoonstellingen moeten gebeuren in samenspraak met de betrokken conservatoren. Deze stukken behoren tot de collecties van het KBIN en zijn aan alle algemene voorschriften onderworpen (inschrijvingen, bewaring, uitlening …).
4.5 Schenkingen en erflatingen
De algemene voorwaarden zijn van toepassing op schenkingen en erflatingen. Bovendien stelt de Dienst Collecties voor elke schenking of erflating bijzondere aanvaardingsvoorwaarden op.
Het staat het KBIN vrij schenkingen en erflatingen te weigeren. De Dienst Collecties zal zo nodig een akte opstellen, waarin hij de schenker meedeelt dat de Dienst, door de schenking of de erflating te aanvaarden, met de afgestane voorwerpen mag doen wat hem het beste lijkt. Indien deze een risico inhouden voor de collecties, mag hij ze vernietigen, mits hij de passende procedure in acht neemt. De conservator zal voor de schenker een inventaris van de stukken opstellen en er een algemeen inventarisnummer aan toekennen. Hij vergewist zich er eveneens van dat de schenker inderdaad de wettelijke eigenaar van de stukken uit de schenking is.
5.
Bewaargevingen
De algemene voorwaarden zijn van toepassing op de bewaargevingen.
Voor elke bewaargeving wordt een door de Directeur Collecties voorbereide overeenkomst of notariële akte opgesteld met vermelding van de naam van de bewaargever, de duur van de bewaargeving, de volledige lijst van het in bewaring gegeven materiaal met beschrijving van zijn toestand, wat er met het materiaal moet gebeuren als de bewaargeving afgelopen is, de beperkende clausules in verband met het gebruik van het materiaal en de toegangsvoorwaarden, evenals de verantwoordelijkheden van beide partijen.
De lijst van het materiaal en de beschrijving van zijn toestand worden samen opgesteld door de bewaargever, door een conservator van het KBIN en door de Directeur Collecties.
De Algemeen Directeur is als enige bevoegd een bewaargevingsovereenkomst of een notariële akte te ondertekenen. De Dienst Collecties houdt een inventaris van de bewaargevingen bij.
6.
Inschrijving en documentatie
6.1 Inschrijving bij het binnenkomen in het KBIN
Elke aanwinst, op welke manier ook, of die een geheel vormt of een alleenstaand voorwerp, moet van documentatie voorzien zijn en bij het binnenkomen op het KBIN een algemene- inventarisnummer (A.I.) krijgen.
De Boekhouding beheert de Algemene Inventaris van de collecties. Deze inventaris maakt de collecties traceerbaar, maar houdt niet in dat ze in het patrimonium van de Staat zijn opgenomen.
De collecties als gevolg van veldwerk moeten eveneens ingeschreven worden. Onmiddellijk na het veldwerk vraagt de zendingsverantwoordelijke een algemene-inventarisnummer (A.I.) aan voor alle materiaal dat verzameld werd, zelfs indien dit niet onmiddellijk in de collectie opgenomen zal worden. Hij stelt duidelijk de status van de voorwerpen vast, in het bijzonder van de voorwerpen die na onderzoek terug naar het land van herkomst zouden kunnen keren of die moeten verdeeld worden tussen de instellingen die aan deze zending deelnamen. Bij zijn terugkeer stelt hij samen met de conservator de voorwaarden op voor de tijdelijke bewaring tijdens het onderzoek. Hij legt de Dienst Collecties een verslag voor met de lijst van de deelnemers, de data van de zending, de aard van het verzamelde materiaal, de lijst met vindplaatsen met hun positiebepaling (lengtegraad, breedtegraad, hoogte, diepte), evenals alle voor de inschrijving van het materiaal nuttig geachte informatie. Deze informatie blijft vertrouwelijk zolang het materiaal onderzocht wordt.
6.2 Inschrijving bij de opname in de collectie
De opname en de inschrijving in de collecties van de Staat veranderen de status van de betreffende stukken. Ze behoren vanaf dan immers tot het patrimonium dat aan de toekomstige generaties toekomt, en vallen onder de wetgeving rond de bescherming en de onvervreemdbaarheid van de federale collecties. Ze vallen eveneens onder het ontwerp van de wet inzake "de bestemmingswijziging van bepaalde goederen van de collecties van de FWI" , dat momenteel wordt opgemaakt. Bij veldwerk en opgravingen vindt die fase plaats nadat deze achter de rug zijn, bij schenkingen en erflatingen nadat deze afgehandeld zijn, en bij aankopen en uitwisselingen is dat onmiddellijk.
De opname in de collecties gebeurt door inschrijving in een van de inventarisregisters van een van de collecties en/of in de gegevensbank van de collecties. Elk alleenstaand voorwerp of elk geheel van gelijkaardige op één moment en op één plaats bemonsterde voorwerpen krijgt dan een identificatienummer: bij voorbeeld het registernummer (Reg.). De Dienst Collecties staat in voor de inschrijving en het bijhouden van de registers.
• Het identificatienummer moet op het voorwerp of op een bijgevoegd etiket vermeld staan.
• Het etiket wordt conform de gebruiken van de collectie opgemaakt. Het vermeldt bijvoorbeeld het registernummer, het aantal exemplaren, de naam van het genus en de soort, de vindplaats- en datum, de naam van de vinder, de naam van de determineerder … (deze lijst is open en kan veranderen naargelang het type collectie).
• De aanduiding op en het etiket bij een voorwerp moeten beschouwd worden als wezenlijk deel hiervan. Het is verboden ze op eender welke manier te verwijderen of onleesbaar te maken. Alle maatregelen dienen genomen te worden opdat de etiketten niet verwijderd of verminkt kunnen worden, of ze nu aan het voorwerp vastgehecht zijn, zich samen met het voorwerp in een vloeistof bevinden, of op eender welke drager zijn aangebracht.
• Indien een voorwerp heridentificeerd wordt, moet het nieuwe etiket bij het (de) reeds aanwezige etiket(ten) gevoegd worden en de wijzigingen in de registers en/of gegevensbanken
aangebracht. Het oude etiket mag nooit weggeworpen worden. Indien zijn bewaringstoestand zorgen baart, moet het gekopieerd of gereproduceerd en zoveel mogelijk gerestaureerd worden.
6.3 Opname in de gegevensbank
Op het ogenblik dat nieuwe specimens in de collectie opgenomen worden, worden ze gecodeerd, zodat het bijhouden van register en etiketten automatisch gebeurt. De codering valt onder de verantwoordelijkheid van de Dienst Collecties, die eveneens toeziet op de registratie van de bestaande collecties door de codeerders van de verschillende huidige en toekomstige digitaliseringsprogramma’s .
6.4 Documentatie
6.4.1 Inventaris
Elke conservator moet:
• de inventaris van zijn collecties bijhouden;
• ervoor zorgen dat de specimens gemakkelijk, blijvend en met zekerheid identificeerbaar zijn;
• ervoor zorgen dat de collecties op een rationele wijze opgeborgen worden, waardoor de specimens vlug vindbaar zijn en optimaal bewaard blijven.
6.4.2 Documenten
De waarde van een collectie is evenredig met de informatie die ermee gepaard gaat. De contextuele informatie maakt deel uit van de collecties en blijft bewaard in de wetenschappelijke Operationele Directies of, indien ze dit vragen, in een permanent door de Dienst Collecties beheerde opslagruimte. Deze dienst verzorgt de contacten met het Algemeen Rijksarchief om de wettelijke voorschriften in verband met archieven te laten naleven.
6.4.3 Gegevens
Net zoals de collecties waaruit ze voortspruiten, zijn taxonomische en andere gegevensbanken, catalogi, lijsten en alle informatie die ze bevatten, zonder uitzondering eigendom van het KBIN. Geen enkele derde mag deze gegevens gebruiken zonder de toestemming van de Algemeen Directeur.
7.
Onderhoud van de collecties
De Dienst Collecties zal ervoor zorgen dat:
• ze de collecties in goede staat behoudt en ze beschermt tegen licht, stof en parasieten;
• ze onder de leiding van de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring de bewaringsstandaarden voor elk type collectie vastlegt en de klimaatsomstandigheden (temperatuur en vochtigheidsgraad) in de bewaarplaatsen controleert;
• ze één keer per jaar het alcoholniveau in de betreffende collecties controleert;
• ze de binnenkomende specimens (nieuwe aanwinsten, teruggekeerde leningen, voor tentoonstellingen of onderzoek uitgeleend materiaal …) desinfecteert voordat ze ze (terug) in de bewaarplaatsen of in de tentoonstellingszalen brengt.
De verantwoordelijke voor de preventieve bewaring moet met elke conservator op geregelde tijdstippen een bezoek aan de bewaarplaatsen en tentoonstellingszalen organiseren om parasietbesmettingen en andere schade op te sporen. De regelmaat van hun bezoek hangt af van het soort collectie en van haar gevoeligheid voor risicofactoren. Bij problemen nemen ze de noodzakelijke maatregelen (desinfectering door koude of door anoxie, ontsmetting van het lokaal of verwijdering uit de tentoonstellingszaal).
Bij problemen in de bewaarplaatsen verwittigt de Directeur Collecties het hoofd van de Technische Dienst en de verantwoordelijke voor de veiligheid om tot gemeenschappelijk ingrijpen over te gaan.
De Onderhoudsdienst maakt de bewaarplaatsen regelmatig schoon, volgens een samen met de Conservatoren opgestelde planning. Hij mag hierbij niet te veel water gebruiken, om de relatieve vochtigheidsgraad in de bewaarplaatsen niet te laten toenemen.
8.
Gebruik van de collecties
8.1 Onderzoek
De collecties staan ter beschikking van de wetenschappelijke gemeenschap. Bezoekers van buitenshuis die er wensen toegang toe te hebben, moeten een schriftelijke vraag richten aan de verantwoordelijke conservator, met vermelding van het doel, de datum en de duur van het bezoek. De aanvraag wordt pas goedgekeurd als de aanvrager de algemene voorwaarden voor het gebruik van de collecties aanvaardt (bijlage 2). Onderzoekers van het Instituut moeten zich rechtstreeks tot de Conservator richten.
De Dienst Collecties moet op de naleving van de algemene voorwaarden toezien en een register van de bezoekers en de door hun onderzochte collecties bijhouden.
8.2 Tentoonstellingen
Specimens of voorwerpen mogen alleen voor interne en externe tijdelijke tentoonstellingen uitgeleend worden met de goedkeuring van de Directeur Collecties, die de conservatoren raadpleegt en samen met hen de algemene uitleningsvoorwaarden vaststelt.
Wanneer de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling bij de voorbereiding van een tentoonstelling bepaald heeft welke specimens hij wenst te ontlenen, moeten de Verantwoordelijke voor de preventieve bewaring en de Conservatoren zo vlug mogelijk de tentoonstellingsvereisten vastleggen, zodat de Museologische Dienst er bij de uitwerking van de tentoonstelling rekening mee kan houden.
De Museologische Dienst is verantwoordelijk voor het onderhoud van de voor interne tijdelijke en permanente tentoonstellingen uitgeleende voorwerpen. De Dienst Collecties moet regelmatig gecoördineerde bezoeken organiseren, waarbij de Verantwoordelijke voor de preventieve bewaring en de Conservatoren de bewaaromstandigheden controleren en de nodige bewaringsmaatregelen nemen.
De Museologische Dienst meldt alle voorvallen met de getoonde voorwerpen aan de Verantwoordelijke voor de preventieve bewaring.
Als de Technische Dienst voor onderhoudsredenen in de vitrines binnen moet kunnen, moet hij zich wenden tot de Museologische Dienst, die bijstand moet vragen indien er een risico bestaat voor de tentoongestelde voorwerpen.
8.3 Vernietigende monsternemingen
Het KBIN is verplicht een evenwicht te bewaren tussen de vereisten van het onderzoek en het voor de toekomst bewaren van de collecties. Deze verplichting geldt eveneens voor de fysische en chemische integriteit van de specimens en de hiermee verband houdende gegevens.
De voorwaarden om vernietigende monsternemingen te mogen verrichten staan in het "Reglement voor vernietigende monsternemingen" (bijlage 3).
De evaluatiecriteria voor het verrichten van monsternemingen zijn:
1. het gebruik dat van het materiaal zal gemaakt worden en het wetenschappelijke belang van het project;
2. het wetenschappelijke belang en de geldelijke waarde van het materiaal;
3. de kwaliteit en de beschikbare hoeveelheid van het vereiste materiaal;
4. de bekwaamheid van de onderzoekers, hun ervaring met de voorgestelde analysemethode en de geschiktheid van deze methode als die welke het minst aantast en het meest toepasselijk is;
5. de middelen van de onderzoeker, waaronder het materiaal dat in zijn eigen instelling beschikbaar is;
6. de mogelijkheid voor het KBIN om materiaal te ontvangen in ruil voor het verlies van zijn monsters;
7. in het geval van DNA-extractie, de beschikbaarheidstelling voor de wetenschappelijke gemeenschap van een behoorlijk van verwijzingen voorziene databank met de DNA- sequenties.
8. de monsternemingen en de analyses moeten zoveel mogelijk op het KBIN gebeuren.
De aanvraag wordt onderzocht door de Directeur Collecties, die haar gegrondheid nagaat door wetenschappers van het Instituut te raadplegen. Zijn hun adviezen positief, dan geeft de Directeur Collecties zijn toestemming mits de aanvrager het Reglement voor vernietigende monsternemingen (bijlage 3) goedkeurt en tekent. De Dienst Collecties moet toezien op de naleving van de overeenkomsten tussen de aanvrager en het Instituut, zoals ze in het Reglement voor vernietigende monsternemingen of in een geschreven overeenkomst beschreven zijn. Indien de aanvrager de overeenkomsten niet naleeft, kunnen hem en zijn instelling latere aanvragen geweigerd worden.
9.
Toegang
Voor de toegang tot de bewaarplaatsen is de conservator verantwoordelijk. Die bepaalt de toegangsregels tot de bewaarplaatsen waarvoor hij instaat. Op alle werkdagen moeten het wetenschappelijke personeel van het Instituut en bezoekende wetenschappers toegang hebben tot de bewaarplaatsen. Bij afwezigheid van de Conservator moet een permanentiesysteem ingevoerd worden.
Behalve in door de verantwoordelijke conservator en de Directeur Collecties bekrachtigde uitzonderlijke gevallen mogen interne en externe bezoekers slechts in de bewaarplaatsen als een verantwoordelijke voor de collecties ze vergezelt. Het studiemateriaal wordt in een laboratorium ter beschikking gesteld en na onderzoek en eventuele preventieve handelingen terug naar de bewaarplaatsen gebracht.
Indien de Technische Dienst en/of de Veiligheidsdienst tijdens de openingstijden in de bewaarplaatsen moeten kunnen, moeten zij zich tot de Conservator wenden.
10.
Spoedprocedures
In noodgevallen en buiten de openingsuren moet de dienstdoende huisbewaarder opgeroepen worden. In geval van brand moeten de Directeur Collecties en de betrokken conservator(en) onmiddellijk verwittigd worden.
Bij een langdurige stroomonderbreking moet de Dienst Collecties verwittigd worden, zodat die de noodzakelijke schikkingen kan treffen voor de bewaring van weefsel- en DNA-collecties en alle bevroren en koudbewaarde monsters.
Voor elke andere interventie waarbij zij niet aanwezig moeten zijn, moeten de Directeur Collecties en de betrokken conservator(en) zo vlug mogelijk op de hoogte gebracht worden van de plaats van de interventie, het soort probleem en de uitgevoerde werkzaamheden. Samen met de verantwoordelijke van de Technische Dienst en de Veiligheidsdienst bekijken ze welk gevolg ze aan het voorval moeten geven.
11.
Uitleningen
11.1 Uitleningen voor onderzoek
• Het KBIN leent alleen materiaal uit aan bevoegde instellingen en personen, die de zekerheid bieden dat ze dit op de juiste manier zullen bewaren, onderzoeken en teruggeven. De uitleningen worden goedgekeurd door de verantwoordelijke conservatoren na raadpleging van onderzoekers van het Instituut die op materiaal van het gevraagde type werken. Die gaan na of dit niet voor een lopend onderzoek bestemd is. De Directeur Collecties ondertekent mede de uitleenbon.
• De uitleningen voor onderzoek zijn onderworpen aan het reglement voor uitleningen (bijlage 4) en beheerd door de Dienst Collecties.
• De Dienst Collecties houdt een uitleenregister bij. Een kopie van elke uitleenbon wordt aan de betrokken conservatoren overhandigd.
• De verantwoordelijke conservator beheert de uitleningen binnen één Operationele Directie van het KBIN. Op de plaats van een of meer uitgeleende specimens komt een kaartje met de naam van de ontlener, de uitleendatum, de naam van de soort of van het uitgeleende voorwerp, het aantal specimens, het referentienummer en de duur van de uitlening.
• De verantwoordelijke conservator moet de uitleningen tussen de Operationele Directies van het KBIN goedkeuren. Die zijn onderworpen aan de algemene uitleningsvoorwaarden (bijlage 4) en vereisen ook een uitleenbon.
• De Personeelsdienst brengt de Dienst Collecties op de hoogte van de pensionering of de contractbeëindiging van leden van het wetenschappelijke personeel, zodat de Dienst Collecties kan nagaan of alle voor hun vertrek gedane uitleningen in orde zijn.
11.2 Uitleningen voor tentoonstellingen
In de mate van zijn mogelijkheden leent het KBIN specimens of voorwerpen uit voor niet- commerciële tentoonstellingen van educatieve of wetenschappelijke aard.
De aanvragen voor leningen moeten ten laatste drie maanden vóór de opening van de tentoonstelling ingediend worden. Ze moeten het doel, de datum en de duur van de uitlening nauwkeurig vermelden, alsook de plaats van de tentoonstelling en het vereiste materiaal.
De aanvragen, vergezeld van een Standard Facility Report, moeten gericht worden aan de Algemeen Directeur van het KBIN, die ze ter goedkeuring zal voorleggen aan de Directeur Collecties en de conservator(en).
De aanvrager vult een inlichtingenformulier in (bijlage 5.a).
Bij de evaluatie van de aanvraag wordt met volgende criteria rekening gehouden:
1. de zeldzaamheid, het wetenschappelijke belang en de geldelijke waarde van de gevraagde voorwerpen;
2. de aard van het materiaal en de voor deze specimens vereiste bewarings- en veiligheidsvoorwaarden;
3. de gevolgen van het ontbreken van dit materiaal voor het onderzoek en de interne tentoonstellingen;
4. de kosten die KBIN moet maken om het materiaal voor verzending klaar te maken;
5. de wettelijke beperkingen in verband met het tentoonstellen, het uitlenen en het vervoeren van de specimens;
6. de instellingen waartoe de aanvrager(s) van de lening behoren en wie ze vertegenwoordigen;
7. de terugkeerwaarborgen en de immuniteit voor inbeslagname voor landen buiten de Europese Unie.
Indien de aanvraag aanvaard is, moeten de ontlener en de Directeur Collecties een voorlopige leenovereenkomst (bijlage 5.b) invullen, goedkeuren en ondertekenen. Deze overeenkomst moet, samen met een kopie van de verzekeringspolis, vóór de uitleendatum aan het KBIN overhandigd worden.
De verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring moeten samen een gegevenskaart van elk uitgeleend specimen of voorwerp opstellen, met een foto, informatie over het specimen, een beschrijving van zijn toestand, de vermelding van de gekende restauraties en de voorwaarden waaronder het getoond moet worden (vitrine, temperatuur, vochtigheid, belichting). Beide partijen moeten deze gegevenskaart ondertekenen.
Indien de in leen gevraagde specimens een restauratie vereisen, zal het KBIN die in de mate van het mogelijke uitvoeren.
De uitgeleende specimens moeten van spijker tot spijker verzekerd worden. De verantwoordelijke conservatoren stellen de verzekeringswaarde vast, waarbij ze rekening houden met de vervangingswaarde (waaronder zeldzaamheid, grootte en uitzonderlijke schoonheid), de wetenschappelijke en de historische waarde van het specimen.
De ontlener is verantwoordelijk voor de uitgeleende specimens van zodra ze het KBIN verlaten, en dit tot ze weer binnen onze muren teruggekeerd zijn.
De kosten voor verzekering, inpakken, vervoer, expertise, koerierdienst, in- en uitklaring of andere kosten als gevolg van internationale vervoer-, invoer- of uitvoerreglementen vallen ten laste van de ontlener.
De dieren die in de bijlagen van de Conventie van Washington over de handel in bedreigde diersoorten zijn opgenomen, moeten van een CITES-attest vergezeld zijn.
Een door de Directeur Collecties geschreven toelating is vereist voor het ontsmetten, het prepareren, het restaureren, het afnemen van het voetstuk, het dissecteren, het afgieten, het fotograferen, het publiceren of het doorgeven aan derden.
Een vraag om overdracht naar een derde staat gelijk met een nieuwe leenaanvraag, die een nieuwe overeenkomst en een aan de overdracht voorafgaande controle vereist. De kosten van de overdracht en de controle vallen ten laste van de nieuwe ontlener.
Geen enkele bemonstering, voor welk doel ook, is toegestaan op voor een tentoonstelling uitgeleende specimens.
11.3 Uitleningen voor interne tentoonstellingen
De uitleningen voor interne vaste of rondreizende tentoonstellingen zijn onderworpen aan dezelfde algemene regels als die voor externe tentoonstellingen, maar de aanvraagprocedure mag ingekort en vereenvoudigd worden.
Indien de bewarings- en/of tentoonstellingsvoorwaarden niet nageleefd worden of de specimens aangetast zijn, dan heeft de verantwoordelijke conservator de plicht de specimens uit de tentoonstelling te halen.
De Museologische Dienst is verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Indien de specimens aangetast zijn, dan moet de Museologische Dienst voor de restauratie- of vervangingskosten instaan.
11.4 Terugkeer van de uitleningen
Bij de terugkeer van uitleningen onderzoeken de verantwoordelijke conservator en de verantwoordelijke voor de preventieve bewaring de toestand van de specimens en zien ze er op toe dat ze indien nodig ontsmet worden.
12.
Ontleningen
Leden van het KBIN die specimens van andere instellingen ontlenen, zowel voor onderzoek als voor tentoonstelling, doen dit met naleving van de door de uitlener vastgestelde regels en voorwaarden. Ze zijn persoonlijk verantwoordelijk voor het ontleende materiaal en moeten de terugstuurtermijnen in acht nemen. Ze kunnen, indien ze dit wensen, aan de Dienst Collecties vragen of die willen helpen bij de goede bewaring van het materiaal tijdens hun onderzoek of tentoonstelling.
De voor onderzoek uitgeleende specimens moeten gemakkelijk herkenbaar zijn. Het strekt tot aanbeveling dat in elke Operationele Directie een kast voor dit doel voorbehouden wordt, waarin bij elk van deze specimens eveneens een kopie van de betreffende uitleenbon geplaatst wordt.
De aanvragen tot uitlening van materieel voor tentoonstellingen in het KBIN moeten vergezeld worden van een Standard Facility Report, dat door de Dienst voor Tentoonstellingsontwikkeling met de hulp van de Verantwoordelijke van de preventieve bewaring opgesteld is.
13.
Declassering en afstand
De specimens en voorwerpen blijven in de collecties zolang hun fysische integriteit het toestaat en zolang ze verband houden met het onderwerp en/of het doel van de collectie.
Wanneer de specimens niet meer aan deze voorwaarden voldoen, mogen ze vernietigd, uitgewisseld of aan andere instellingen afgestaan worden.
De redenen om een verwijdering te aanvaarden zijn:
• het specimen of het voorwerp is zodanig beschadigd, gebroken of geïnfecteerd dat het niet meer bruikbaar is;
• het specimen houdt geen verband met het type collecties, het onderzoek of de educatieve activiteiten van het KBIN;
• de gegevens in verband met het specimen of het voorwerp zijn onbestaand, twijfelachtig of onvoldoende;
• het specimen of het voorwerp vormt een bedreiging voor de gezondheid;
• het specimen of het voorwerp heeft weinig of geen wetenschappelijke of educatieve waarde;
• het specimen zal bij monsterneming of dissectie vernietigd worden.
De redenen om een afstand te aanvaarden zijn:
• als vastgesteld is dat een specimen aan een andere instelling toebehoort, dan moet dit terugbezorgd worden;
• als de Dienst Collecties vaststelt dat het KBIN onbekwaam is de noodzakelijke zorgen te leveren en dat een andere instelling geschikter is om het specimen te bewaren.
Het voorstel tot verwijdering of tot afstand wordt gedaan door de verantwoordelijke conservator en via de hiërarchische weg doorgegeven aan de Algemeen Directeur. Die legt dit beargumenteerde voorstel voor aan de Minister voor Wetenschapsbeleid, die als enige de verwijdering kan toestaan (op grond van het Voorstel tot wijziging van het wetsontwerp houdende diverse – niet dringende – bepalingen).
De Dienst Collecties houdt een register bij en wijst voor elke verwijdering of afstand een nummer toe. De verantwoordelijke conservator schrijft dit nummer in het register van de collecties of in de gegevensbank van de collecties in en duidt duidelijk aan dat het specimen of het voorwerp zich niet meer in de collecties bevindt.
14.
Eigendom
Tenzij het met een andere instelling vooraf afgesproken is, is al het tijdens de zendingen van het KBIN verzamelde materiaal eigendom van het KBIN.
Alle door statutaire, contractuele en vrijwillige personeelsleden in het raam van hun opdracht gerealiseerde documenten, zoals veldboekjes, kaarten, onderzoeksnotities, verslagen, elektronische bestanden, analoge (negatieven inbegrepen) en digitale foto’s, tekeningen, catalogi, documenten in verband met de preparatie of het onderzoek van specimens of voorwerpen … moeten als eigendom van het KBIN beschouwd worden.
De taxonomische en andere gegevensbanken, de catalogi, de lijsten en alle erin opgenomen informatie zijn zonder uitzondering eigendom van het KBIN. Geen enkele derde mag die gegevens gebruiken zonder toestemming van de Algemeen Directeur.
Bij uitleningen voor onderzoek heeft de ontlener de toelating om onderzochte specimens te fotograferen voor persoonlijk gebruik of voor wetenschappelijke publicaties. Commercieel gebruik van deze foto’s is niet toegestaan en er moet een afzonderlijke geschreven aanvraag voor worden ingediend. Bij publicatie moet de ontlener duidelijk de specimens van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen identificeren met een van de drie acroniemen van het Instituut (KBIN, IRSNB, RBINS), gevolgd door het registernummer en elk ander identificatienummer.
Bij uitleningen voor een tentoonstelling moet voor elke beeldopname een specifieke overeenkomst gesloten worden. Commercieel gebruik hiervan is niet toegestaan en er moet een afzonderlijke geschreven aanvraag voor ingediend worden. Bij publicatie moet de ontlener duidelijk de specimens van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen identificeren met een van de drie acroniemen van het Instituut (KBIN, IRSNB, RBINS).
15.
Ethiek
Als lid van de ICOM leeft het KBIN de deontologische code hiervan na (xxxx://xxxx.xxxxxx/xxxxx/xxxxx.xxx).
De personeelsleden van het KBIN mogen het personeel, de installaties of het materiaal van het KBIN niet voor persoonlijke doeleinden gebruiken.
De personeelsleden van het KBIN mogen zich niet laten betalen voor dienstverlening aan het publiek of aan wetenschappelijke bezoekers.
Zolang ze in functie zijn, mogen personeelsleden van het KBIN niet wedijveren met de collecties waarmee ze in het KBIN belast zijn, door een eigen collectie aan te leggen en/of voor persoonlijke doeleinden te verzamelen.
16.
Arbeidsreglement
Het Arbeidsreglement van het KBIN is van toepassing. Het is raadpleegbaar op Intranet.
KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN
Xxxxxxxxxxxxx 00