Do’s & don’ts rond integrale contracten in verschillende projectfasen
Do’s & don’ts rond integrale contracten in verschillende projectfasen
Hoe te acteren in verschillende fasen van een geïntegreerd contract? Hieronder treft u een overzicht aan van do’s en don’ts in de voorbereidings-, aanbestedings-, bouw-, exploitatie- en samenwerkingsfase die uit de kennissessie zijn gekomen. Heeft u nieuwe inzichten? Laat het ons weten, dan voegen we ze toe.
Visie en Voorbereidingsfase
Do’s | Don’ts |
Focus op huisvesting (dienst) i.p.v. stenen (gebouw) | Kenniskloof laten ontstaan tussen traditioneel en innovatief denkende mensen binnen de organisatie |
Vertrouw erop dat de opdrachtnemer de benodigde kennis in huis heeft | Het contract een doel laten zijn |
20% is kennis en 80% is houding en gedrag | Denken dat het vooral een bouwopgave is |
Xxxxxxx je in ‘het nieuwe werken’ en welke regierol daarbij past/hoe je die invult | Denken dat je opgave uniek is |
Uitzoeken of IPM (Integraal Project Management) en SCB (Systeemgerichte Contractbeheersing) wel past bij mijn organisatie? | Focus op (laagste) prijs i.p.v. beste plan/oplossing |
Gluren bij de buren: leer van anderen om fouten te voorkomen en wielen opnieuw uit te vinden (Copy- Change-Paste) | Integrale contractvormen toepassen als je er niet klaar voor bent |
Begin klein met het toepassen van integrale contractvormen, maar: begin! | |
Haal kennis in huis: d.m.v. marktconsultatie/ verkenning en maak gebruik van de instrumentaria/ toolkits | |
Stel jezelf de vraag: waarom zou ik kiezen voor een integrale contractvorm? |
Aanbestedingsfase
Do’s | Don’ts |
Meer interactie (stimuleren) en dialoog via bijvoorbeeld Best Value Procurement | Starten met nadenken over hoe om te gaan met veranderende eisen/wensen, onvoorziene omstandigheden wanneer contract al getekend is |
Formuleer de vragen helder richting opdrachtnemer of maak gebruik van controlevragen om ruis te voorkomen | |
Voldoende ruimte geven aan de markt om met innovatieve oplossingen te komen | Als opdrachtgever zelf oplossingen gaan voorschrijven |
Erkennen dat het voor beide partijen mogelijk een nieuwe manier van werken is | Starten met nadenken over het contactbeheer wanneer het contract al getekend is |
Interne opdrachtgever tijdig meenemen in de mindset van het contract |
Bouwfase
Do’s | Don’ts |
Xxxxxx verantwoordelijke mensen voor beheer/ exploitatiefase laten aansluiten om kennis te borgen en interpretatieverschillen in de exploitatiefase te voorkomen | |
Deel verwachtingen met opdrachtnemer aangaande voortgang, kwaliteitsborging, etc. |
Exploitatiefase
Do’s | Don’ts |
Onderscheid maken in besproken vs. afgesproken (besluitvormingsproces) | Het traditioneel uitvoeren/managen van integrale contracten |
Samenwerking
To Do | Don’ts |
Investeer in samenwerking en expliciet werken | Het onderschatten van de zachte factoren van samenwerking (houding en gedrag) bij integrale contractvormen |
Wees voorspelbaar om vertrouwen te organiseren/ niet verrast te worden | |
Stel gedragsregels op: - zacht op de relatie/hard op de inhoud - fouten maken mag, maar leer ervan | |
Zeg wat je doet en doe wat je zegt | |
Stuur actief op gewenste houding en gedrag | |
Organiseer samenwerking door naast formele terugkoppelingsmomenten ook informele terugkoppelingen in te bouwen |
Toelichting
Deze lijst is opgesteld naar aanleiding van de kennissessie ‘Het managen van integrale contracten in bouw en onderhoud’, op 18 januari 2017 in Utrecht. Deze sessie is georganiseerd door PPS Netwerk en Bouwstenen voor Sociaal samen met het Rijksvastgoedbedrijf, provincie Gelderland, gemeente Eindhoven en OPPS.
Suggesties voor aanvulling en/of verbetering?
Neem contact op met Xxxxxx xxx Xxxx, Bouwstenen voor Sociaal, 06 - 2834 5238 of xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.