Verwerkersovereenkomst DtD B.V.
Verwerkersovereenkomst DtD B.V.
Partijen:
1. Opdrachtgever, de tandarts- of mondzorgpraktijk (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
2. De besloten vennootschap DtD B.V. (handelsnaam PraktijkApp), ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer D.J.M. Xxxxxxxx (hierna: “Verwerker”);
nemen in aanmerking dat:
A. Verwerkingsverantwoordelijke een door Verwerker ontwikkelde applicatie in gebruik wenst te nemen waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker een verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”) hebben gesloten.
B. Partijen wensen in deze verwerkersovereenkomst de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker vast te leggen;
zijn overeengekomen als volgt:
1. Definities
1.1. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verordening (EU) 2016/679) inclusief de uitvoeringswet van deze verordening
1.2. Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.
1.3. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.
1.4. Hoofdovereenkomst: de tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker gesloten hoofdovereenkomst(en), inclusief bijlagen, waarop deze Verwerkersovereenkomst betrekking heeft.
1.5. Medewerkers: Personen die werkzaam zijn bij Verwerkingsverantwoordelijke of bij Verwerker, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
1.6. Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt.
1.7. Partijen: Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker.
1.8. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de Betrokkene) die in het kader van de Hoofdovereenkomst worden verwerkt zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
1.9. Subverwerker: een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van een Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens te Verwerken.
1.10. Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in artikel 4 lid 8 AVG.
1.11. Verwerken/Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens zoals bedoeld in artikel 4 lid 2 AVG.
1.12. Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt zoals bedoeld in artikel 4 lid 7 AVG.
1.13. Verwerkersovereenkomst: deze Verwerkersovereenkomst voor het vastleggen van de afspraken zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.
2. Toepasselijkheid
2.1. Deze Verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.
2.2. De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens, de categorieën van Persoonsgegevens, de Betrokkenen en Ontvangers zijn in bijlage 1 omschreven.
2.3. Verwerker garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
3. Duur en beëindiging
3.1. Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment dat het bestelproces op xxx.xxxxxxxxxxx.xx is voltooid en PraktijkApp de gegevens heeft ontvangen van de Verwerkingsverantwoordelijke.
3.2. De Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat de Hoofdovereenkomst eindigt.
3.3. Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst los van de Hoofdovereenkomst tussentijds opzeggen.
3.4. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.
4. Verwerking
4.1. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Verwerker van toepassing zijn. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.
4.2. Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid van dit artikel naar het oordeel van Verwerker in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Verwerkingsverantwoordelijke daarvan voorafgaand aan de Verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.
4.3. Indien Verwerker op grond van een wettelijk voorschrift Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
4.4. Verwerker zorgt ervoor dat alleen zijn Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is het inschakelen van Subverwerkers conform het bepaalde in artikel 11 van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker beperkt de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Verwerker zorgt er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang
met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
4.5. Verwerkingsverantwoordelijke is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient Verwerkingsverantwoordelijke vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. Verwerker zorgt ervoor dat hij voldoet aan de op hem als Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die zijn gemaakt in deze Verwerkersovereenkomst.
4.6. De Verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en neemt geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor Verwerkingsverantwoordelijke verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan derden. Verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat hij het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld.
5. Beveiliging
a. de encryptie/pseudonimisering (versleuteling) van Persoonsgegevens;
b. het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen
en diensten te garanderen;
c. het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de Persoonsgegevens tijdig te herstellen;
d. een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van Verwerking.
5.2. Verwerkingsverantwoordelijke heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die Verwerker heeft genomen en is van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico's van de Verwerking.
Verwerkingsverantwoordelijke informeren als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
5.4. Verwerker biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. Indien Verwerkingsverantwoordelijke de wijze waarop Verwerker de beveiligingsmaatregelen naleeft wil laten inspecteren, dan kan Verwerkingsverantwoordelijke hiertoe een verzoek aan Verwerker doen. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke zullen hierover gezamenlijk afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke stelt aan Verwerker een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
5.5. Door het aanvinken van de checkbox in het bestelproces op de website xxx.xxxxxxxxxxx.xx stemt u in met de Verwerkersovereenkomst. U geeft daarmee toestemming voor de Verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") EER. Elke doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER vereist passende waarborgen en voorwaarden die afdwingbare rechten van Betrokkenen omvatten en zorgen voor doeltreffende rechtsmiddelen voor Betrokkenen. Verwerker zal ervoor zorgen dat de overdracht van Persoonsgegevens buiten de EER plaatsvindt op basis van een verwerkersovereenkomst met betrekking tot de veiligheid en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens, passende waarborgen en rechten en doeltreffende rechtsmiddelen die afdwingbaar zijn voor Betrokkenen.
6. Geheimhouding
6.1. Op alle Persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt of dient te verzamelen met het doel deze te Verwerken overeenkomstig het in de Hoofdovereenkomst daartoe bepaalde, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
6.2. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot Verwerkingsverantwoordelijke of natuurlijke personen, zoals de Betrokkene, herleidbaar is.
6.3. Verwerker waarborgt dat de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen, of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.
6.4. De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke of de Betrokkene zelf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken of indien en voor zover er een wettelijke verplichting bestaat om informatie aan een derde te verstrekken.
6.5. Indien Verwerker van de diensten van Subverwerkers gebruik maakt, zorgt hij er onvoorwaardelijk voor dat de Subverwerkers dezelfde geheimhoudingsplicht als tussen
Partijen is overeengekomen schriftelijk zal aanvaarden en deze geheimhoudingsplicht ook strikt zal naleven.
7. Overdraagbaarheid
Het is voor partijen tenzij zij dat gezamenlijk overeenkomen en schriftelijk afspreken, niet toegestaan om deze Verwerkersovereenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met deze Verwerkersovereenkomst over te dragen aan een ander.
8. Aansprakelijkheid
8.1. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).
8.2. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Verwerkingsverantwoordelijke niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving.
8.3. De in de Hoofdovereenkomst en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Verwerker is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst.
9. Meewerkingsverplichtingen
9.1. De AVG en overige (privacy)wetgeving kent aan de Betrokkene bepaalde rechten toe. Verwerker zal zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke bij de nakoming van de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen jegens de Betrokkene.
9.2. Een door Verwerker ontvangen klacht of een verzoek van een Betrokkene met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens wordt door Verwerker zonder uitstel doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke.
9.3. Op het eerste daartoe strekkende verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle relevante informatie verstrekken betreffende de aspecten van de door hem verrichte Verwerking van Persoonsgegevens zodat Verwerkingsverantwoordelijke, mede aan de hand van die informatie, aan kan tonen dat hij de toepasselijke (privacy) wetgeving naleeft.
9.4. Verwerker zal voorts op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke alle noodzakelijke bijstand verlenen bij de nakoming van de op grond van de toepasselijke privacywetgeving op Verwerkingsverantwoordelijke rustende wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van een privacy impact assessment). Verwerker kan aan
Verwerkingsverantwoordelijke kosten in rekening brengen voor de bijstand die in het kader van dergelijke verzoeken is verleend.
10. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
10.1. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in bijlage 2. Verwerker streeft ernaar de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 (achtenveertig) uur op de hoogte te stellen nadat de Verwerker de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens heeft ontdekt of zo snel mogelijk nadat Xxxxxxxxx daarover is geïnformeerd door een Subverwerker.
10.2. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke ook over de ontwikkelingen betreffende de door Verwerker gemelde Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.
10.3. De melding van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd de eigen verantwoordelijkheid van een Verwerkingsverantwoordelijke.
10.4. Het (bij)houden van een register van Inbreuken in verband met Persoonsgegeven is altijd een eigen verantwoordelijkheid van een Verwerkingsverantwoordelijke.
11. Inschakeling van Subverwerkers
11.1. Verwerker zal zijn activiteiten die bestaan uit het Verwerken van Persoonsgegevens niet uitbesteden aan een Subverwerker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
11.2. Voor zover Verwerkingsverantwoordelijke instemt met de inschakeling van een Subverwerker, zal Verwerker aan de Subverwerker dezelfde of strengere verplichtingen opleggen als voor hemzelf uit deze Verwerkersovereenkomst en de wet voortvloeien. Verwerker zal deze afspraken schriftelijk vastleggen en zal toezien op de naleving daarvan door de Subverwerker. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek afschrift verstrekken van de met de Subverwerker gesloten overeenkomst(en).
11.3. Ondanks de toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke voor het inschakelen van een Subverwerker die in opdracht van de Verwerker (gedeeltelijk) gegevens verwerkt, blijft Verwerker volledig aansprakelijk jegens Verwerkingsverantwoordelijke voor de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden aan een Subverwerker.
12. Informatieverplichting en audits
12.1. Verwerker stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.
12.2. Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om:
a. de nakoming van de in deze Verwerkersovereenkomst neergelegde verplichtingen waaronder de verplichtingen als opgesomd in artikel 5.1 t/m 5.3 van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen;
b. audits mogelijk te maken, waaronder inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur.
13. Terugbezorgen of wissen
13.1. Na afloop van de Verwerkersovereenkomst draagt Xxxxxxxxx, naar gelang de keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, zorg voor het terugbezorgen aan Verwerkingsverantwoordelijke of het wissen van alle Persoonsgegevens. Verwerker verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.
13.2. Verwerker wist de Persoonsgegevens binnen 4 weken na afloop van de Verwerkersovereenkomst.
14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
14.1. Op de Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
14.2. Geschillen over de inhoud en uitvoering van de Verwerkersovereenkomst zullen worden beslecht door de rechter binnen het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd.
Versie mei 2018
Bijlage 1. Verwerking van Persoonsgegevens
Beschrijving verwerkingsactiviteiten door Verwerker: de PraktijkApp is een app voor tandarts- en/of mondzorgpraktijken om afspraken van de patiënt in te ontvangen en op te slaan. Daarnaast kunnen nieuwe patiënten met de PraktijkApp een verzoek tot inschrijving bij een tandarts- en/of mondzorgpraktijk doen.
Verwerkingsdoelen:
• Om onze diensten aan u te verlenen Subverwerkers:
• CM Telecom B.V., ClassDesign, Ireckon U B.V. en Digitale Factuur B.V. Verwerkte Persoonsgegevens:
• 06-nummer van Xxxxxxxxxxx Bewaartermijn:
• 4 weken na beëindiging Hoofdovereenkomst
Bijlage 2: Afspraken betreffende Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
In geval van een door Verwerker geconstateerde inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens of van een verlies of aantasting van Persoonsgegevens zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hiervan binnen 48 (achtenveertig) uur na de ontdekking op de hoogte stellen door middel van het verzenden van een e-mail aan Verwerkingsverantwoordelijke. In deze e-mail dient Verwerker in ieder geval aan te geven dat sprake is geweest van een Inbreuk in verband met Persoonsgegeven, wat de (vermeende) oorzaak is daarvan het de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is, wat de (voorgestelde) oplossing is en wie reeds geïnformeerd is.