Selectieleidraad
Vlaams ministerie van Bestuurszaken entiteit e-government en ICT-Beheer
Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Bestek nr. e-IB – 2013-0087
inzake
Raamovereenkomst voor Ontwikkelingsprojecten
ten behoeve van de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Selectieleidraad
Inhoudstabel
1.1 ICT-dienstverlening ten behoeve van de Vlaamse overheid via 4 raamovereenkomsten 4
1.2 De timing voor de gunning van de 4 raamovereenkomsten 4
1.3 Situering van dit document 4
2.3.1 Entiteiten die deel uitmaken van het Bestuur 5
2.3.2 Entiteiten die geen deel uitmaken van het Bestuur 5
3.1.1 Type opdracht en plaats van de uitvoering 6
3.1.2 Voorwerp van de opdracht 7
3.1.3 Inlichtingen over de raamovereenkomst 7
3.2 Hoeveelheden of omvang van de opdracht 7
3.3 Looptijd of uitvoeringstermijn van de opdracht 8
4 ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 8
5.1 Huidige fase: Oproep tot deelneming 9
5.2 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie 9
5.3 Uitnodiging tot indienen van Initiële offertes 10
5.5 UITNODIGING TOT INDIENEN VAN DE “BEST AND FINAL OFFERS” 10
5.6 Beoordeling van de offertes 10
5.7 Gunning van de opdracht 10
5.8 Sluiting van de opdracht 11
6 VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING 11
6.1 Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers 11
6.1.1 Voorwaarden m.b.t. een combinatie van ondernemingen / entiteiten 11
6.1.2 Voorwaarden m.b.t. de Ondersteunende Entiteiten 11
6.3.1 Economische en Financiële draagkracht 13
6.3.3 Selectie van de meest geschikte kandidaten 14
7 INDIENING VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING 14
7.2 Termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming 15
7.3 Vormvereisten voor de aanvraag tot deelneming 15
7.3.1 Gebruik van het Deelnemingsformulier 15
7.3.2 Duidelijke identificatie van de kandidaat 15
7.3.3 Duidelijke identificatie en verbintenis van Ondersteunende entiteiten 15
7.3.4 Grafische voorstelling van de kandidaat en de eventuele Ondersteunende entiteiten 15
7.3.5 Aantal exemplaren van het ingediende dossier 16
7.4 Samenstelling van de aanvraag tot deelneming 16
1.1 ICT-dienstverlening ten behoeve van de Vlaamse overheid via 4 raamovereenkomsten
Met het gunnen van de raamovereenkomsten “Exploitatiegebonden ICT-diensten”, “Ontwikkelingsprojecten”, “ Technische ondersteuning door ICT-profielen” en “Aankoop van diverse IT- producten” wenst de Vlaamse Regering de continuïteit te verzekeren van de gemeenschappelijke ICT- dienstverlening ten behoeve van de Vlaamse administratie, na het aflopen op 1 februari 2015 van het huidig ICT-contract 2008 met de tijdelijke handelsvennootschap HP- Belgacom. Deze raamovereenkomsten samen worden het ICT contract 2015 genoemd.
Tezelfdertijd wenst de Vlaamse Regering het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod ook open te stellen voor onder meer de lokale en provinciale besturen binnen het Vlaams Gewest (zie punt 2.3.2. Uit een klantenbevraging is immers gebleken dat de lokale en provinciale overheden interesse hebben voor afname van een Gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod. Ook is uit onderzoek gebleken dat er geen juridische bezwaren zijn voor het openstellen van de opdracht naar lokale en provinciale besturen.
Daarmee wordt ook één van de beleidsdoelstellingen uitgevoerd die de Vlaamse Regering had vooropgesteld bij haar aantreden zoals blijkt uit de volgende citaten uit de Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014:
• “Tegen het einde van de regeerperiode zullen nieuwe contracten gegund zijn om de continuïteit van het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod te verzekeren.” (in punt
4.2.1 Klantgericht, gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod)
• “Bij het uitwerken van het nieuw dienstverleningsmodel zal onderzocht worden of een verruiming van het voorwerp voor de nieuwe contracten naar bijkomende klanten (lokale besturen, provincies, …) opportuun is.” (in punt 4.2.1 Klantgericht, gemeenschappelijk ICT- dienstverleningsaanbod)
• “De Vlaamse administratie dient ook uit te zoeken of de kadercontracten die zij afsluit met ICT-leveranciers ook opengesteld kunnen worden voor geïnteresseerde lokale besturen.” (in punt 4.4 De ICT-dienstverlening uitbreiden naar lokale besturen)
1.2 De timing voor de gunning van de 4 raamovereenkomsten
De procedure tot gunning van elk van de voormelde raamovereenkomsten werd niet op hetzelfde moment gestart; het is wel de bedoeling, teneinde de continuïteit van de ICT-dienstverlening ten behoeve van de Vlaamse overheid te garanderen, dat alle raamovereenkomsten ten laatste 1 februari 2015 (de datum waarop de huidige ICT-dienstverleningsovereenkomst is beëindigd) een aanvang nemen.
Met deze oproep tot deelneming wordt de laatste procedure in het kader van het programma ICT- contract 2015 opgestart.
Meer informatie over de timing van de te gunnen raamovereenkomsten, die ook steeds zal worden ge- up-datet is te lezen op de website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxx
1.3 Situering van dit document
Voorliggende selectieleidraad betreft specifiek en enkel de raamovereenkomst “Ontwikkelingsprojecten”. Het document gaat als bijlage bij het bericht tot aankondiging van de raamovereenkomst “Ontwikkelingsprojecten” en verduidelijkt de gegevens ervan. Het document bevat
informatie over de overheden ten behoeve van welke de opdracht wordt gegund, het voorwerp van de te gunnen opdracht, en de selectiefase. Deze selectieleidraad is ook raadpleegbaar via de voor het ICT-contract 2015 opgezette internetsite van de Vlaamse overheid (zie ICT contract 2015)
2.1 Het Bestuur
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand (hierna genoemd “het Bestuur”), treedt op als aanbestedende overheid voor deze raamovereenkomst.
De Vlaamse Gemeenschap treedt daarbij op:
• enerzijds voor zichzelf (en dus voor de in 2.3.1 bedoelde entiteiten);
• anderzijds ook als aankoop/opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de in 2.3.2 vermelde aanbestedende overheden welke krachtens artikel 15 van de voormelde Wet van 15 juni 2006, bij afname vrijgesteld zijn van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te volgen.
Bij delegatie verleend op 28 november 2012, is de xxxx Xxx Xxxxxxx, ICT-manager en hoofd van de entiteit e-government en ICT-beheer, bevoegd om alle documenten goed te keuren en alle beslissingen, met uitzondering van de gunningsbeslissing, te nemen welke noodzakelijke zijn om de raamovereenkomst te plaatsen
2.2 Contactgegevens
Alle communicatie met betrekking tot deze opdracht wordt verzonden aan:
Entiteit e-government en ICT-Beheer
T.a.v. de xxxx xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Contractbeheerder Xxxxxxxxxxxxx 00, xxx 00
0000 Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx
2.3 Klantenbereik
Volgende entiteiten zullen ICT-diensten kunnen afnemen van de raamovereenkomst en kunnen dus door het bestellen van diensten ook effectief “Klant” worden:
2.3.1 Entiteiten die deel uitmaken van het Bestuur
o alle entiteiten die deel uitmaken van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en / of Vlaamse Gewest: dit zijn de 13 Vlaamse ministeries (departementen en Intern Verzelfstandigd Agentschappen (IVA’s) zonder rechtspersoonlijkheid), de kabinetten van de Vlaamse ministers en het Vlaams Parlement;
2.3.2 Entiteiten die geen deel uitmaken van het Bestuur
o alle entiteiten die onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen doch een van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest
onderscheiden rechtspersoonlijkheid hebben (Extern of Intern Verzelfstandigde Agentschappen, Strategische Adviesraden);
o alle Vlaamse openbare instellingen (VOI’s):
Dit zijn entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid die niet onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen maar krachtens oprichtingsdecreet /- besluit hetzij werden ingedeeld in één van de categorieën bedoeld in de Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (VOI type A of VOI type B) hetzij onder een andere vorm van controle of beheer van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen (VOI type suï generis);
o lokale en provinciale besturen zoals hierna omschreven:
▪ de gemeenten en de districten;
▪ de provincies;
▪ de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt;
▪ de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
▪ de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008;
o de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
3 Voorwerp van de opdracht
3.1 Beschrijving
3.1.1 Type opdracht en plaats van de uitvoering
Het betreft een opdracht voor diensten zoals bedoeld in artikel 3, 4° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Inzonderheid gaat het om diensten van categorie 7 (“Diensten in verband met computers”), bedoeld in bijlage II van de voormelde wet.
CPV-code: 72200000
De potentiële klanten zijn verspreid over Vlaanderen, maar bevinden zich vooral in Brussel. Dit betekent dat de activiteiten die bij de Klanten moeten uitgevoerd worden (zoals overlegvergaderingen) ook uitgevoerd zullen moeten worden in Vlaanderen, maar voornamelijk te Brussel.
De overige activiteiten kunnen eventueel vanuit het buitenland uitgevoerd worden, voor zover aantoonbaar gegarandeerd kan worden dat aan alle wettelijke (o.a. inzake. verwerking van persoonsgegevens) en contractuele (zoals opgenomen in het bestek) verplichtingen voldaan wordt.
De verwerking van persoonsgegevens dient volledig op het grondgebied van een van de lidstaten van de Europese Unie te gebeuren en dient te voldoen aan de vereisten van Belgische wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens gebaseerd op de Europese richtlijnen (thans zijn dit onder meer de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, ter uitvoering van de “Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke
personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens”)
3.1.2 Voorwerp van de opdracht
De in het kader van deze raamovereenkomst bestelbare opdrachten behelzen het analyseren, bouwen en in productie stellen, volgens een erkende project- en ontwikkelingsmethodologie van nieuwe bedrijfstoepassingen of van grote wijzigingen aan bestaande bedrijfstoepassingen. Dit betekent daarom niet dat het volledige traject voor de ontwikkeling in één keer moet gerealiseerd worden. Zo kan bijvoorbeeld een eerste project beperkt worden tot het uitvoeren van een gedetailleerde behoefteanalyse om pas daarna een project op te starten voor het bouwen.
Afhankelijk van de behoeften van de klant, dient gebruik gemaakt te worden van de gepaste ontwikkelingsmethodologieën, inclusief “agile” ontwikkelingsmethoden.
3.1.3 Inlichtingen over de raamovereenkomst
Om de voor elk ontwikkelingsproject gewenste concurrentie te realiseren zal een raamovereenkomst met de – in beginsel (zie punt 5.6) - 3 best gerangschikte kandidaten worden gesloten zoals bedoeld in de artikelen 3, 15° en 32 van de Wet van 15 juni 2006.
In overeenstemming met artikel 138, tweede lid, 2° van het KB van 15/07/2011 zal de klant voor elke individuele opdracht een offerte (Projectvoorstel) vragen aan de dienstverleners met wie deze raamovereenkomst wordt afgesloten. De klant moet dan op basis van de in het bestek opgenomen gunningscriteria bepalen welke dienstverlener de voordeligste offerte heeft ingediend en dus aan welke dienstverlener de individuele opdracht zal worden gegund.
In het geval de raamovereenkomst tijdens de looptijd van de raamovereenkomst in hoofde van één dienstverleners wordt beëindigd, en met de bedoeling om ook na de sluiting van de raamovereenkomst de gewenste concurrentie te realiseren, zal het Bestuur over de mogelijkheid beschikken om:
• hetzij via een nieuwe gunningsprocedure een dienstverlener te kiezen die zal toetreden tot deze raamovereenkomst;
• hetzij – in het geval van opzeg tijdens het eerste contractjaar van deze raamovereenkomst – de inschrijver die op basis van de gunningcriteria vastgesteld voor de gunning van deze raamovereenkomst, het meest gunstig werd gerangschikt aan te bieden om toe te treden tot de raamovereenkomst
3.2 Hoeveelheden of omvang van de opdracht
Vermits het over een niet-exclusief aanbod gaat waar de verschillende in punt 2.3 bedoelde entiteiten vrij – zie verder - kunnen van afnemen, kan de exacte omvang moeilijk geraamd worden.
Op basis van de volumes die in het kader van het huidige ICT-contract worden gerealiseerd aan vergelijkbare diensten, kan de jaarlijkse omzet geraamd worden op 20.000.000 euro per jaar.
Op basis van de bij de potentiële klanten uitgevoerde behoeftebevraging, kan gesteld worden dat er geen indicaties zijn dat de afgenomen volumes significant lager zouden liggen dan de volumes die via het huidige ICT-contract 2008 worden geleverd. In het bestek zal meer informatie meegegeven worden over de in het verleden bestelde volumes. Daarnaast dient wel opgemerkt dat de volumes potentieel sterk zouden kunnen stijgen door de uitbreiding van het klantenbereik naar de lokale / provinciale besturen.
Belangrijk is evenwel dat de dienstverleners geen exclusiviteitsrecht kan laten gelden op enige dienstverlening, en dus dat de verschillende in punt 2.3 vermelde entiteiten niet verplicht zullen zijn af te nemen van de raamovereenkomst die het voorwerp van deze overheidsopdracht uitmaakt. De werkelijk gerealiseerde omzet zal afhankelijk zijn van de concrete bestellingen die door de in punt 2.3 vermelde entiteiten worden geplaatst en uiteindelijk dus van de geboden prijs/kwaliteitsverhouding.
3.3 Looptijd of uitvoeringstermijn van de opdracht
De raamovereenkomst begint te lopen vanaf de sluiting van de opdracht (zie punt 5.8).
Vanaf de sluiting van de raamovereenkomst start de periode waarin de begunstigde van de opdracht moet evolueren naar het volledig operationeel maken van de in de raamovereenkomst afgesproken ICT-Dienstverlening. De begunstigde voert hiervoor een Implementatieproject uit.
Vanaf de effectieve aanvangsdatum – die ten vroegste na het uitvoeren van het Implementatieproject en uiterlijk op 1 februari 2015 zal vallen - moet de begunstigde in staat zijn alle in de raamovereenkomst voorziene diensten te leveren volgens de in het Bestek opgenomen modaliteiten.
De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar ingaand op de effectieve aanvangsdatum die aan de begunstigde zal worden meegedeeld samen met de kennisgeving van de goedkeuring van zijn offerte (zie punt 5.8). Het Bestuur kan de looptijd verlengen (zoals bedoeld in artikel 37 §2 van de Overheidsopdrachtenwet) met maximaal 36 maanden. In het Bestek zal worden bepaald tot welke datum individuele opdrachten zullen kunnen worden geplaatst door de Klanten en wat de uiterste datum voor uitvoering van die opdrachten kan zijn. Het is evenwel de bedoeling dat het einde van die uitvoeringsdatum van een individuele opdracht zo dicht mogelijk bij de einddatum van de raamovereenkomst zal liggen.
4 Algemene administratieve bepalingen
4.1 Wetgeving
Op de gunning van de opdracht zijn onder meer toepasselijk:
• De Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (hierna genoemd de Overheidsopdrachtenwet);
• Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hierna genoemd K.B. van 15 juli 2011);
• Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
4.2 Taalgebruik
De kandidaat gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het Bestuur. Alle teksten, documenten en stukken opgesteld door de kandidaten moeten dan ook in het Nederlands worden ingediend.
Alle inlichtingen die worden verstrekt of gevraagd zullen eveneens in het Nederlands gebeuren.
Louter technische documentatie of verklarende stukken mogen in het Engels worden toegevoegd. Van documenten die enkel in een andere taal dan het Nederlands beschikbaar zijn, kan het Bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen op kosten van de kandidaat.
4.3 Vertrouwelijkheid
• De kandidaat stemt ermee in dat alle documenten, ongeacht de vorm, die hij ter beschikking stelt van het Bestuur in het kader van deze gunningsprocedure, kunnen worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure door de personeelsleden en externe raadgever(s) van het Bestuur en van andere aanbestedende overheden waarmee het Bestuur zou willen overleggen;
• Alle documenten, ongeacht de vorm, die door het Bestuur aan een kandidaat worden overhandigd, kunnen door de personeelsleden en onderaannemers van die kandidaat worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de
gunningsprocedure; deze documenten mogen door die personeelsleden en onderaannemers niet worden gebruikt buiten het kader van de gunningsprocedure, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het Bestuur. De kandidaat stelt zich garant voor zijn personeelsleden en onderaannemers via de ondertekening van een Vertrouwelijkheidsverklaring;
• In afwijking van vorig punt, mogen de documenten die het Bestuur publiceert op een internetsite, vrij worden verspreid mits vermelding van de bron.
4.4 Verbod op afspraken
Door eenvoudig deel te nemen aan deze gunningsprocedure verklaart de kandidaat geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van vooraanbestedingen te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van artikel 9 van de Overheidsopdrachtenwet (artikel 23 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).
4.5 Verlangde borgsommen
De modaliteiten en de berekeningswijze voor het bedrag van de borgtocht zullen worden vermeld in het bestek.
De raamovereenkomst zal worden gegund middels het doorlopen van een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Op 13 maart 2012 werd de opdracht via een enuntiatieve aankondiging bekendgemaakt in de bijlage bij het Europees Publicatieblad (onder het nummer 2012/S 50-081653) en op 8 maart 2012 in het Bulletin der Aanbestedingen (onder het nummer 2012-504934).
5.1 Huidige fase: Oproep tot deelneming
Deze selectieleidraad verduidelijkt de gegevens van het aankondigingsbericht in het Bulletin der Aanbestedingen en de bijlage bij het Europees Publicatieblad en wordt als bijlage gepubliceerd bij de oproep tot deelneming. Het document wordt ook gepubliceerd via de voor het ICT-contract 2015 opgezette internetsite van de Vlaamse overheid (zie ICT contract 2015)
Het document geeft onder meer informatie over:
• het Bestuur, en welke entiteiten zullen kunnen afnemen van het ICT contract 2015;
• het voorwerp van de opdracht;
• de verschillende fases van de te volgen gunningprocedure;
• de uitsluiting- en selectiecriteria op basis waarvan gegadigden zullen geselecteerd worden;
• de wijze waarop men de aanvraag tot deelneming moet indienen.
5.2 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Na het ontvangen van de aanvragen tot deelneming, zal het Bestuur eerst het toegangsrecht onderzoeken (zie punt 6.2) en vervolgens de geschiktheid van de kandidaten beoordelen (zie punt 6.3) Deze beoordeling zal resulteren in de kwalitatieve selectie van - in beginsel - 10 kandidaten, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn.
De kandidaten die niet worden geselecteerd, zullen daarvan onmiddellijk op de hoogte worden gebracht
5.3 Uitnodiging tot indienen van Initiële offertes
De gegadigden (= geselecteerde kandidaten) zullen gelijktijdig worden uitgenodigd om een initiële offerte in te dienen op basis van het initiële bestek dat met de uitnodiging wordt ter beschikking gesteld. Dit bestek zal de gunningcriteria bevatten op basis waarvan de initiële offertes zullen worden beoordeeld. De gegadigden krijgen een tijdsperiode van ongeveer 50 kalenderdagen om de offerte voor te bereiden.
Tijdens deze fase zal de geselecteerde kandidaten ook de mogelijkheid worden geboden om vragen te stellen ter verduidelijking van het bestek. De vragen (zonder vermelding van de bron) en de antwoorden zullen gelijktijdig aan alle gegadigden worden bezorgd volgens de in het initiële bestek beschreven modaliteiten.
5.4 Onderhandelingen
Het Bestuur maakt een voorlopige rangschikking van de ingediende offertes op, na beoordeling op basis van de gunningscriteria uit het bestek. Vervolgens kan het Bestuur overgaan tot het voeren van onderhandelingen.
De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, verminderd wordt door toepassing van de gunningscriteria.
Mede afhankelijk van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende offertes in het kader van de beoordeling in het licht van de gunningcriteria, kan het Bestuur beslissen om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s).
Via de onderhandelingen wil het Bestuur:
• feedback geven op de (kwaliteit van de ingediende) offertes ;
• een duidelijk zicht verkrijgen op het aanbod van de inschrijvers met inbegrip van eventuele suggesties die de inschrijvers zouden formuleren ter optimalisatie van de door het Bestuur gevraagde ICT-dienstverlening;
5.5 Uitnodiging tot indienen van de “Best and Final Offers”
Na de onderhandelingen, zullen alle inschrijvers met wie werd onderhandeld, uitgenodigd worden om een finale offerte (“Best and Final Offer” of BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast (finaal) bestek worden bezorgd.
5.6 Beoordeling van de offertes
Aan de hand van de gunningcriteria zal worden bepaald welke BAFO’s voor het Bestuur, de meest voordelige zijn en dus met welke inschrijvers de raamovereenkomst zal worden gesloten (= voorstel van gunning).
Desgevallend kan voorafgaandelijk nog worden overgegaan tot aanwijzing van voorkeursbieders waarmee finale contractbesprekingen kunnen worden aangegaan en waarbij onder meer nog kan gekomen worden tot optimalisaties van de offertes .
Het is uiteindelijk de bedoeling om de raamovereenkomst te sluiten met – in beginsel - de drie best gerangschikte inschrijvers. In het geval de evaluatie van de BAFO’s leidt tot een ex aequo rangschikking, kan de raamovereenkomst met vier dienstverleners worden gesloten of kan een verbetervoorstel worden gevraagd teneinde de keuze van de begunstigden met wie de raamovereenkomst zal worden gesloten te beperken tot drie.
5.7 Gunning van de opdracht
Het voorstel van gunning zal op voorstel van de functioneel bevoegde minister ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Vlaamse Regering.
Onmiddellijk na de gunningsbeslissing zal het Bestuur de wettelijk verplichte kennisgeving doen aan de inschrijvers van de beslissing die op hen betrekking heeft.
Die kennisgeving doet voor de gekozen inschrijvers evenwel nog geen contractuele verbintenis ontstaan.
5.8 Sluiting van de opdracht
Overeenkomstig de Overheidsopdrachtenwet zal de contractuele verbintenis met de gekozen inschrijvers slechts ontstaan door de sluiting van de raamovereenkomst. De sluiting van de raamovereenkomst gebeurt door de kennisgeving aan de gekozen inschrijvers van de goedkeuring van de door die ondernemingen ingediende BAFO’s.
De raamovereenkomst zal pas worden gesloten na het verstrijken van de toepasselijke wachttermijn.
5.9 Implementatieproject
Vanaf de sluiting van de raamovereenkomst start de periode waarin de begunstigden moeten evolueren naar het volledig operationeel maken van de in de raamovereenkomst afgesproken ICT- Dienstverlening. De begunstigden voeren hiervoor een Implementatieproject uit.
De ICT-Dienstverleners moeten vanaf de effectieve aanvangsdatum – die ten vroegste na het uitvoeren van de Implementatieprojecten en uiterlijk op 1 februari 2015 zal vallen - in staat zijn om alle in de overeenkomst voorziene diensten te leveren .
6.1 Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers
6.1.1 Voorwaarden m.b.t. een combinatie van ondernemingen / entiteiten
De kandidaat kan een tijdelijke handelsvennootschap of een andere vorm van combinatie van ondernemingen/entiteiten zijn.
Een combinatie van ondernemingen/entiteiten stelt zich kandidaat als één geheel. Met “kandidaat” wordt in dit document dan ook bedoeld hetzij een afzonderlijke onderneming/entiteit hetzij een combinatie van meerdere ondernemingen/entiteiten die een aanvraag tot deelneming indient.
In het geval van een combinatie of tijdelijke handelsvennootschap is elk van de deelgenoten, persoonlijk, hoofdelijk en solidair gebonden voor de integrale uitvoering van de opdracht.
Eenzelfde onderneming / entiteit kan slechts deelgenoot zijn van één kandidaat. Een onderneming/entiteit kan niet tezelfdertijd kandidaat of deelgenoot van één kandidaat zijn en Ondersteunende entiteit (zie punt 6.1.2) voor een andere kandidaat.
6.1.2 Voorwaarden m.b.t. de Ondersteunende Entiteiten
Op grond van artikel 74 van het voormelde K.B. van 15 juli 2011, kan de kandidaat kan zich met het oog op de kwalitatieve selectie (zie punt 6.3) ook beroepen op middelen van andere entiteiten ongeacht de juridische aard van de band van de kandidaat met die entiteiten, voor zover duidelijk is aangegeven over welke middelen het gaat en dat de verbintenis van die entiteiten om deze middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat aangetoond wordt (zie ook rubriek 7.4 “Samenstelling van de aanvraag tot deelneming”). Dergelijke entiteiten worden in dit document “Ondersteunende entiteiten” genoemd.
Deze “Ondersteunende entiteiten” kunnen ook onderaannemers zijn; enkel die onderaannemers op wiens middelen de kandidaat een beroep doet om te voldoen aan de selectievereisten (zie punt 6.3) worden beschouwd als “Ondersteunende entiteit”; bij de uitvoering van de opdracht is de opdrachtnemer verplicht om de onderaannemers in te zetten waarop hij zich als kandidaat heeft beroept om te voldoen aan de selectievereisten.
Een onderneming/entiteit kan slechts als Ondersteunende entiteit optreden voor één kandidaat.
6.2 Toegangsrecht
Door zich kandidaat te stellen voor deze raamovereenkomst verklaart de kandidaat zich niet in één van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden; indien de kandidaat een combinatie van ondernemingen is, geldt deze verklaring voor elke deelgenoot afzonderlijk.
Door beroep te doen op een Ondersteunende entiteit verklaart de kandidaat impliciet dat die Ondersteunende entiteit zich niet bevindt in één van de onderstaande uitsluitingsgevallen.
Wordt, krachtens art. 20 van de Overheidsopdrachtenwet in samenlezing met art. 61§1 van voormeld
K.B. van 15 juli 2011, in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor :
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Xxx, krachtens artikel 20 van de Overheidsopdrachtenwet in samenlezing met art. 61 §2 van voormeld
K.B. van 15 juli 2011, in elk stadium van de gunningprocedure, uitgesloten worden, de kandidaat of inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen;
3° bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
4° bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan;
5° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de sociale zekerheidsbijdragen , overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van voormeld K.B. van 15 juli 2011;
6° niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van art. 63 van het voormeld K.B. van 15 juli 2011;
7° zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van hoofdstuk 5 van van voormeld
K.B. van 15 juli 2011, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
Het Bestuur zal de juistheid van deze impliciete verklaringen op erewoord onderzoeken voor de voor selectie in aanmerking komende kandidaten, alvorens de selectiebeslissing te nemen. Het Bestuur zal dit onderzoek voeren zowel ten aanzien van de voormelde kandidaten (en ingeval de kandidaat een
combinatie van ondernemingen is, ten aanzien van elke deelgenoot) als van de Ondersteunende entiteiten waarop de voormelde kandidaten zich beroepen. Het Bestuur zal zich daarvoor baseren op de volgende documenten:
• Ingeval de kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit) personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders: een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid; het attest heeft betrekking op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragentot deelneming (RSZ-attest);
• Ingeval de kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit) personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie (dan België) tewerkstelt dat niet onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat die kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit), volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
• Een attest waaruit blijkt dat de kandidaat (deelgenoot of Ondersteunenen Entiteit) voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming;
• Een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat de kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit) aan de in artikel 61 § 1 en § 2, 1°, 2° of 3° van het K.B. van 15 juli 2011 gestelde eisen heeft voldaan
De inlichtingen of documenten nodig voor dit onderzoek:
• die het Bestuur kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door het Bestuur zelf worden opgevraagd. Meer concreet gaat het om de volgende attesten met betrekking tot Belgische ondernemingen: het RSZ-attest, BTW-attest, attest van niet-faillissement of soortgelijke toestanden;
6.3 Kwalitatieve selectie
6.3.1 Economische en Financiële draagkracht:
De kandidaat dient over de nodige economische en financiële draagkracht te beschikken om de diensten die het voorwerp uit maken van deze opdracht op een betrouwbare en kwalitatieve manier te kunnen leveren. Alleen kandidaten die tijdens het meest recent afgesloten boekjaar, een omzet realiseren van minstens 6.000.000 euro per jaar, komen in aanmerking voor deelneming.
De beoordeling van de economische en financiële draagkracht zal desgevallend gebeuren op basis van de gecombineerde draagkracht:
• zowel van elk der deelgenoten
• als van de Ondersteunende entiteiten (zie punt 6.1.2) mits het ingediende deelnemingsdossier ook het schriftelijk bewijs bevat dat de kandidaat, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, een beroep kan doen op de middelen van Ondersteunende entiteiten waarnaar hij verwijst, en dat deze entiteiten een passend deel van de uitvoering voor hun rekening zullen nemen.
De stukken op basis waarvan het Bestuur economische en financiële draagkracht zal beoordelen, worden opgesomd in punt 7.4. De kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit) van wie de
jaarrekening – waarop het bedrag staat vermeld van de omzet die werd gerealiseerd tijdens het meest recent afgesloten boekjaar - bij de Nationale Bank werd neergelegd, moet geen kopie van die jaarrekening aan het dossier toevoegen; het Bestuur zal zelf de jaarrekening elektronisch opvragen.
6.3.2 Vakbekwaamheid
De kandidaat dient over de nodige technische en beroepsbekwaamheid te beschikken om de diensten die het voorwerp uit maken van deze opdracht op een betrouwbare en kwalitatieve manier te kunnen leveren.
De vakbekwaamheid zal worden beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria:
• Beschikken over het voldoende aantal en voldoende gekwalificeerde teams om de opdracht zoals omschreven in punt “3 Voorwerp van de opdracht” uit te voeren;
• Beschikken over tools en processen om de opdracht zoals omschreven in punt “3 Voorwerp van de opdracht” uit te voeren;
• Beschikken over verifieerbare referenties voor kwalitatief goed uitgevoerde gelijkaardige projectopdrachten gedurende de afgelopen drie jaar.
Indien de kandidaat bestaat uit een combinatie van ondernemingen/entiteiten, zal de beoordeling van de technische bekwaamheid gebeuren op basis van de gecombineerde technische bekwaamheden:
• zowel van elk der deelgenoten
• als van de Ondersteunende entiteiten (zie punt 6.1.2) mits het ingediende deelnemingsdossier ook het schriftelijk bewijs bevat dat de kandidaat, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, een beroep kan doen op de middelen van Ondersteunende entiteiten waarnaar hij verwijst, en dat deze entiteiten een passend deel van de uitvoering voor hun rekening zullen nemen.
De stukken op basis waarvan het Bestuur deze elementen zal beoordelen, worden opgesomd in punt 7.4.
6.3.3 Selectie van de meest geschikte kandidaten
Het Bestuur behoudt zich het recht om bij een groot aantal kandidaten, enkel de 10 meest geschikte kandidaten te selecteren.
Deze rangschikking gebeurt op basis van de volgende selectiecriteria die daarbij elk evenwaardig zijn:
• het aantal voldoende gekwalificeerde teams om deze raamovereenkomst uit te voeren waarover de kandidaat kan beschikken. Hierbij wordt vooral rekening gehouden met de ervaring met relevante technologie (o.a. JAVA en .Net) als met relevante methodologieën (o.a. “agile development”);
• de tools en processen om de raamovereenkomst uit te voeren waarover de kandidaat kan beschikken;
7 Indiening van de aanvraag tot deelneming
7.1 Wijze van indiening
De aanvraag tot deelneming wordt aan het Bestuur bezorgd:
• Hetzij via aangetekende zending verzonden aan de in 2.2 vermelde contactpersoon op het in
2.2 vermelde adres;
• Hetzij via persoonlijk afgifte tegen ontvangstbewijs aan de in punt 2.2 vermelde contactpersoon of één van zijn medewerkers, op het in punt 2.2 vermelde adres, waarbij de vermelding van datum en tijdstip op het ontvangstbewijs afgeleverd door het Bestuur, geldt als bewijs.
7.2 Termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming
De aanvragen tot deelneming moeten uiterlijk op 13 augustus 2013 om 16 uur door het Bestuur zijn ontvangen.
7.3 Vormvereisten voor de aanvraag tot deelneming
7.3.1 Gebruik van het Deelnemingsformulier
De aanvraag tot deelneming moet gebeuren met gebruik van het bij deze oproep tot de kandidaten behorende model van Deelnemingsformulier.
7.3.2 Duidelijke identificatie van de kandidaat
De identiteit van de kandidaat, moet duidelijk en eenduidig blijken uit de gegevens vermeld op het deelnemingsformulier.
In het geval de kandidaat een combinatie is van meerdere ondernemingen / entiteiten, moet de identiteit van elke deelgenoot en de samenstelling van de combinatie, duidelijk en eenduidig op het deelnemingsformulier worden vermeld.
Het gezamenlijk ondertekenen van het deelnemingsformulier geldt als afdoende bewijs voor het vormen van een tijdelijke handelsvennootschap.
7.3.3 Duidelijke identificatie en verbintenis van Ondersteunende entiteiten
In het geval een kandidaat zich met het oog op de kwalitatieve selectie beroept voor een bepaald onderdeel op de draagkracht van (een) Ondersteunende entiteit(en):
• moet de identiteit van die Ondersteunende entiteit(en) (natuurlijk personen of rechtspersonen) duidelijk en eenduidig uit het deelnemingsdossier blijken;
• wordt het deelnemingsdossier vervolledigd met een schriftelijk bewezen, duidelijke (ondertekende en gedateerde) verbintenis van die Ondersteunende entiteit(en) om de kandidaat de nader omschreven middelen tot uitvoering van de opdracht ter beschikking te stellen.
7.3.4 Grafische voorstelling van de kandidaat en de eventuele Ondersteunende entiteiten.
Het Bestuur wenst met het oog op de selectie van de gegadigden, een duidelijk beeld van de kandidaat en zijn Ondersteunende entiteiten en van alle, met betrekking tot de deelneming, aangegane verbintenissen; met andere woorden hoe de samenwerking zal zijn op hoofdlijnen – niet op taakniveau - m.b.t. de diverse componenten en wie zich tot wat engageert.
De aanvraag tot deelneming bevat daarom een grafische voorstelling van alle – bij die aanvraag tot deelneming - betrokken entiteiten, met vermelding van:
• Identificatie van elke entiteit (naam + rechtsvorm)
• De rol van elke entiteit (kandidaat / deelgenoot van een kandidaat / ondersteunende entiteit
/….),
• De juridische relatie tussen de verschillende entiteiten (moedervennootschap / dochtervennootschap / onderaannemer / ….).
In de stukken die worden ingediend met het oog op de kwalitatieve selectie, moet duidelijk worden aangegeven welke entiteit (zoals benoemd op de grafische voorstelling) welke middelen (teams, processen, hulpmiddelen, …) zal inbrengen.
7.3.5 Aantal exemplaren van het ingediende dossier
Het volledige dossier – dat alle stukken bevat zoals hierna opgesomd- wordt zowel op papier (origineel dossier) als elektronisch (op CD-ROM of DVD) ingediend. De bestanden dienen leesbaar te zijn met één van de Microsoft Office -producten (MS Office 2007) en/of Adobe pdf (portable document format).
Ingeval van tegenstrijdigheid gelden enkel de vermeldingen en de inlichtingen van het “origineel” dossier.
7.4 Samenstelling van de aanvraag tot deelneming
De kandidaat voegt een genummerde inventaris bij van de stukken die hij indient.
1. Het Deelnemingsformulier gedateerd en ondertekend door de hiertoe bevoegde personen;
2. De stukken waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaars blijkt, zoals afschrift van de statuten, benoemingsbesluiten en/of volmachten; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de stukken zouden zijn gepubliceerd ;
4. In het geval een kandidaat zich beroept op de draagkracht van een Ondersteunende entiteit, het (de) document(en) waarin duidelijk aangegeven wordt welke middelen (financieel, teams, hulpmiddelen, …) door de Ondersteunende entiteit ter beschikking gesteld worden en waaruit duidelijk de verbintenis blijkt van die entiteit om de nader omschreven middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat (cfr rubriek 7.3.3). Enkel de middelen die expliciet zijn aangegeven in document waaruit de verbintenis van de Ondersteunende entiteit blijkt, zullen in rekening gebracht worden bij het beoordelen van de financiële draagkracht en/of de vakbekwaamheid;
5. Een uittreksel uit het strafregister van maximum 6 tot 3 maanden oud of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de in artikel 61 § 1 en § 2, 1°, 2° of 3° van het K.B. van 15 juli 2011 gestelde eisen is voldaan (zie punt 6.2), en dit zowel voor de kandidaat (in voorkomend geval elk der deelgenoten) als voor elke Ondersteunende entiteit;
6. Voor de kandidaat (in voorkomend geval, een deelgenoot of een Ondersteunende entiteit) die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie (dan België) tewerkstelt dat niet onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat die kandidaat (deelgenoot of Ondersteunende entiteit), volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
7. Voor de kandidaat (in voorkomend geval, een deelgenoot of een Ondersteunende entiteit) die niet onderworpen is aan de belastingen volgens de Belgische wetgeving: een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming;
10. Een overzicht van de voor deze raamovereenkomst inzetbare teams binnen de organisatie van de kandidaat zelf en van de hiervoor inzetbare teams van eventuele andere ondernemingen / entiteiten waar men een beroep zal op doen (bijv. in onderaanneming) .
Voor elk van de teams wordt ten minste de volgende informatie gegeven:
a. Omschrijving van het team en situering binnen de organisatie van de kandidaat of zijn Ondersteunende entiteiten
b. Het aantal en een beschrijving van de beroepskwalificaties van de personeelsleden binnen die inzetbare teams (kennis- en ervaringsniveau, eventuele certificatie);
11. Een korte beschrijving van de beschikbare processen en tools om de opdracht uit te voeren bestaande uit:
a. Een beschrijving van de door de inzetbare teams gebruikte processets (met o.a. de gebruikte sjablonen voor de werkproducten) en de hiervoor eventueel behaalde certificaten of auditresultaten, relevant voor de uitvoering van de raamovereenkomst;
b. Een beschrijving van de belangrijkste tools en hulpmiddelen die als ondersteuning worden gebruikt, ter implementatie van de processen;
12. Lijst van verifieerbare referenties inzake het aanbieden (door de opgegeven inzetbare teams) van vergelijkbare diensten tijdens de afgelopen drie jaar, met minstens de volgende informatie (waar nodig met weglating van vertrouwelijke informatie) met het oog op de beoordeling van de kwaliteit van de opgegeven referenties (cfr rubriek “6.3.3 Selectie van de meest geschikte kandidaten”):
a. korte beschrijving
b. de identificatie van het team dat dit heeft gerealiseerd (moet overeen komen met een van de opgegeven inzetbare teams)
c. een beschrijving van de gebruikte ontwikkelingsmethodologie
d. een beschrijving van de gebruikte technologie (programmeertalen, raamwerken, middleware, tools, …)
e. een beschrijving van de wijze waarop de kwaliteit in het algemeen en van de broncode in het bijzonder werd gegarandeerd
f. de naam en het e-mailadres van een contactpersoon bij de betrokken klant zodat de opgegeven referentie geverifieerd kan worden.
8.1 Deelnemingsformulier