Overeenkomst Filmstreamingdienst tussen vzw Cultuurconnect
Overeenkomst Filmstreamingdienst tussen vzw Cultuurconnect
en Gemeentebestuur
1. De ondergetekende partijen ENERZIJDS:
concept
De vzw Cultuurconnect, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0629.858.909, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxx, algemeen directeur;
hierna genoemd ‘Cultuurconnect’;
EN ANDERZIJDS:
Gemeentebestuur gevestigd te
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden , de burgemeester en
…………………………………………………………..., de algemeen directeur; hierna genoemd ‘bibliotheek’
Ook wel gezamenlijk genoemd ‘de Partijen’
2. Overwegende dat
Cultuurconnect heeft de decretale opdracht om cultuurorganisaties, met de klemtoon op openbare bibliotheken en cultuur- en gemeenschapscentra, te ondersteunen bij hun digitale transformatie om op die manier bij te dragen aan de ontwikkeling van een toekomstgerichte cultuurpraktijk.
Na een succesvol pilootproject publiceerde Cultuurconnect in juni 2024 een overheidsopdracht op Europees niveau betreffende een Filmstreamingplatform & aanbod voor de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel.
In de opdracht werden 4 inhoudelijke percelen gedefiniëerd:
- 1: Breed aanbod van langspeelfilms, documentaires, kortfilms en series (focus op volwassenen, jeugd content is mogelijk, maar niet verplicht), min. 800 titels
- 2: Documentaires
- 3: Jeugdfilms, jeugddocumentaires en jeugdseries
- 4: Aanbod van Vlaamse en Belgische filmtitels (kan voor volwassenen en/of jeugd)
Met telkens de mogelijkheid tot een prijsvariant: prijs per stream (A) of prijs per unieke gebruiker (B).
Perceel 1B werd gegund aan Universciné met het platform Sooner en perceel 4A werd gegund aan Projecta vzw met het platform Xxxxx.
De Filmstreamingdienst wordt op moment van lancering als volgt uitgebouwd:
concept
- Door in te tekenen op de dienst bieden bibliotheken aan hun leden (hieronder verder aangeduid als “Eindgebruikers”) toegang tot het filmaanbod binnen abonnement op de twee platformen. De bibliotheek heeft het recht om de toegang tot de dienst te beperken tot specifieke bibliotheekabonnementstypes. Hiervoor dient de bibliotheek minstens 14 dagen voor het activeren van de dienst de bibliotheekabonnementstypes die geen toegang krijgen over te maken aan Cultuurconnect via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. De bibliotheek zorgt zelf voor duidelijke communicatie rond deze specifieke gebruiksvoorwaarden naar de eindgebruiker
- De eindgebruiker moet lid zijn van een bibliotheek die intekent en moet inloggen via het Mijn Bibliotheek profiel
- Na succesvol inloggen krijgt de eindgebruiker toegang tot de titels binnen abonnement op de twee platformen (Sooner en Xxxxx)
- De eindgebruiker kan elke beschikbare titel online bekijken. Dit gebeurt binnen een streamingmodel, dus elke titel is beschikbaar om af te spelen
- Elke eindgebruiker kan na inloggen simultaan één titel streamen op één scherm.
Het voorafgaande pilootproject dat Cultuurconnect lanceerde op 6 oktober 2022 leverde relevante gebruiksdata. Deze zijn gebruikt om de prijszetting te modelleren die vertrekt van een gemiddeld maandelijks gebruik door 0,15% van de inwoners van het totaal van de aangesloten steden en gemeenten.
Op deze manier lukt het om met een vaste jaarprijs te werken voor de bibliotheken (zoals te vinden onder bijlage A). Deze staat los van het werkelijke gebruik van de dienst door de Eindgebruiker.
Cultuurconnect heeft een overeenkomst met de dienstverleners die wel gebaseerd is op het werkelijke gebruik. Die kost is dus variabel (maandelijks). Daarom bouwt Cultuurconnect de optie in om bij een groot gebruik van de Filmstreamingdienst, in samenspraak met de sector (middels inspraak van de productgroep), de eenheidsprijs voor het daaropvolgende kalenderjaar aan te passen en zo de dienst operationeel te houden binnen het beschikbaar budget. Dit wordt geduid onder punt 8.6.
Wordt overeengekomen dat:
3. Voorwerp van de Overeenkomst
3.1 Deze Overeenkomst regelt de wijze en de voorwaarden waarop de bibliotheek gebruik kan maken van de Filmstreamingdienst, en strekt ertoe de wederzijdse afspraken over beheer en financiering vast te leggen voor de samenwerking tussen Cultuurconnect en de bibliotheek in het kader van het project.
3.2 Deze Overeenkomst betreft een samenwerking in het licht van de specifieke decretale taakstelling van Cultuurconnect en de publieke opdracht van de bibliotheek (in het bijzonder in het kader van het lokaal cultuurbeleid).
3.3 Cultuurconnect kent aan de bibliotheek toegangs- en gebruiksrechten toe (zoals bepaald in art. 4 en 5 van deze overeenkomst), mits de bibliotheek de bepalingen en voorwaarden van deze Overeenkomst aanvaardt en mits een correcte betaling van de verschuldigde deelname in de kosten (zie art. 8).
3.4 Deze rechten worden door Cultuurconnect toegekend zonder dat deze overdraagbaar zijn.
concept
3.5 Alle rechten op de Filmstreamingdienst situeren zich bij Cultuurconnect of diens dienstverleners.
4. Recht op toegang en gebruik
4.1 Cultuurconnect kent aan de bibliotheek een toegangs- en gebruiksrecht toe dat zijn Eindgebruikers toelaat de Filmstreamingdienst te gebruiken binnen de voorwaarden gesteld in deze Overeenkomst.
4.2 Na ondertekening van deze Overeenkomst door de bibliotheek, krijgen de Eindgebruikers van de bibliotheek toegang tot de Filmstreamingdienst.
4.3 De bibliotheek kan de toegang tot de dienst beperken tot leden met een specifiek abonnementstype. Hiervoor dient de bibliotheek minstens 14 dagen voor het activeren van de dienst de abonnementstypes die geen toegang krijgen over te maken aan Cultuurconnect via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. De bibliotheek zorgt zelf voor duidelijke communicatie rond deze specifieke gebruiksvoorwaarden naar de eindgebruiker.
4.4 De Eindgebruikers kunnen zich 24u op 24u online in verbinding stellen, 7 dagen op 7 behalve in geval van overmacht of gebeurtenis die niet onder de controle valt van Cultuurconnect en onder voorbehoud van eventuele defecten of noodzakelijke onderhoudstussenkomsten teneinde de goede werking van de dienst te verzekeren.
Indien de hiervoor beschreven situaties zich voordoen, verwittigen Cultuurconnect of haar dienstverleners de bibliotheek en geven de geschatte duur van de onbeschikbaarheid van de applicatie aan (zie ook art. 5.1).
5. Aansprakelijkheid
5.1 Cultuurconnect verbindt zich ertoe de nodige inspanningen te leveren om een optimale toegang tot de applicatie te verzekeren. Cultuurconnect zal eventuele storingen zo snel mogelijk (laten) verhelpen.
5.2 Cultuurconnect kan nooit aansprakelijk zijn voor schade veroorzaakt door een fout of nalatigheid die toerekenbaar is aan de bibliotheek, of diens medewerkers of aangestelden, dan wel aan eventuele derden waarop de bibliotheek een beroep zou doen.
5.3 Overmacht zal de betekenis en de gevolgen hebben die het Belgische gemeen recht hieraan geeft.
6. Intellectuele eigendomsrechten
concept
De intellectuele eigendomsrechten op het platform berusten bij Cultuurconnect of diens dienstverleners. De bibliotheek krijgt in het kader van deze Overeenkomst enkel een onoverdraagbare en niet-exclusieve gebruikslicentie die aangewend kan worden binnen de grenzen en conform de doelstellingen van deze Overeenkomst. Bij beëindiging van deze Overeenkomst neemt deze gebruikslicentie onmiddellijk een einde.
De bibliotheek verkrijgt een onoverdraagbaar en niet-exclusief gebruiksrecht op de collectie dat toelaat de films via het platform aan zijn Eindgebruikers ter beschikking te stellen, conform de modaliteiten en doelstellingen bepaald in deze Overeenkomst. Bij beëindiging van deze Overeenkomst neemt dit gebruiksrecht onmiddellijk een einde.
7. Helpdesk
7.1 In alle gevallen is de bibliotheek zelf eerstelijnshelpdesk voor de Eindgebruikers.
7.2 Voor technische problemen met de Filmstreamingdienst kan de bibliotheek terecht bij Cultuurconnect via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx (maandag tot vrijdag tussen 9u en 17u).
7.3 Voor het beheer van toegang kan de bibliotheek terecht bij Cultuurconnect via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx (maandag tot vrijdag tussen 9u en 17u).
7.4 Voor het beheer van het contract kan de bibliotheek terecht bij Cultuurconnect via xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx (maandag tot vrijdag tussen 9u en 17u).
8. Vergoeding en betalingsvoorwaarden
8.1 Voor de toegang zoals beschreven in deze Overeenkomst is de bibliotheek een kostenvergoeding verschuldigd waarvan het bedrag is opgenomen in bijlage A. Deze kostenvergoeding wordt jaarlijks per 1 januari aangepast op basis van het inwonersaantal op 1 januari van het voorgaande jaar, volgens de meest recente officiële publicatie (zie bijlage A). Dienaangaande gelden volgende uitgangspunten:
8.1.1 Na ondertekening en in de maand mei van elk nieuw kalenderjaar waarin de licentie wordt afgenomen zal Cultuurconnect een factuur voor deze kostenvergoeding opstellen met verwijzing naar deze overeenkomst. Tijdens het eerste jaar van de afname zal desgevallend in een andere maand gefactureerd worden
8.1.2 Als de start van de Overeenkomst niet samenvalt met het begin van een kwartaal wordt de kostenvergoeding pro rata berekend voor de resterende maanden van het kwartaal.
8.2 In de vergoeding bepaald in de Bijlage A zijn inbegrepen: alle kosten en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van deze Overeenkomst, inzonderheid het gebruik van de Filmstreamingdienst door de bibliotheek en zijn Eindgebruikers.
8.3 De factuur is betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum.
pt
8.4 In geval van vertraging in de betaling van meer dan 30 dagen, houdt Cultuurconnect zich het recht voor na een ingebrekestelling de levering van haar diensten op te schorten tot aan de regularisatie.
e
8.5 De kostenvergoeding zoals bepaald in bijlage A van de overeenkomst kan jaarlijks per 1 januari worden aangepast aan het indexcijfer der consumptieprijzen. De basisindex is het indexcijfer der consumptieprijzen per 1 januari van het jaar van aanvang van deze Overeenkomst. De eerste indexering zal plaatsvinden op 1/1/2026, ook indien de Overeenkomst pas na die datum gesloten wordt
c
con
8.6 De kostenvergoeding houdt rekening met een bereik van maximaal 0,20% van het inwonersaantal van de aangesloten bibliotheken. Wanneer Cultuurconnect in juli van een kalenderjaar vaststelt dat het werkelijke bereik van de Filmstreamingdienst hoger ligt, kan de kostenvergoeding voor het kalenderjaar nadien aangepast worden. Deze mogelijkheid wordt bekeken op jaarbasis aan de hand van volgende formule: 6 * (totaal aantal inwoners van de gemeenten die de Filmstreamingdienst aanbieden) * 0,20%. Ligt het werkelijke bereik op 1 juli hoger dan kan Cultuurconnect beslissen om de kostenvergoeding aan te passen om zo de werkelijke gebruikskost zoals aangerekend door de dienstverleners te dekken. Deze prijsvermeerdering zal steeds voorafgaandelijk binnen de productgroep besproken worden en wordt ten laatste begin september meegedeeld aan de bibliotheek.
9. Verwerking van persoonsgegevens
9.1 Per 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht – ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. In de Filmstreamingdienst worden persoonsgegevens van eindgebruikers verwerkt.
9.2 Cultuurconnect sluit een verwerkersovereenkomst af met de dienstverleners van de Filmstreamingdienst, in de mate dat dit relevant is in het kader van de door de dienstverleners geleverde diensten.
9.3 Cultuurconnect sluit met de bibliotheek een datagebruikersovereenkomst af, die als Bijlage B bij deze Overeenkomst wordt gevoegd.
10. Duurtijd van de Overeenkomst
10.1 Deze Overeenkomst treedt in werking vanaf de lancering van de Filmstreamingdienst, dan wel de ondertekening wanneer deze na de lancering zou plaatsvinden, en eindigt exact drie jaar na de datum van lancering (2028). Onder de lancering van de dienst, die begin 2025 plaatsvindt, verstaan we het moment waarop de eerste groep bibliotheken de dienstverlening openstelt voor hun leden.
De duurtijd van deze Overeenkomst is conform de bepalingen in de Raamovereenkomst tussen Cultuurconnect en de dienstverleners.
t
p
e
c
con
10.2 Beide partijen kunnen de Overeenkomst tussentijds beëindigen, tegen 31 december van elk kalenderjaar, mits voorafgaand overleg en mits minimaal drie maanden voor de einddatum van het lopende kalenderjaar een opzegging gebeurd is via e-mail. In geval van opzegging door Cultuurconnect zal de e-mail gestuurd worden naar de Bibliotheek. In geval van opzegging door de Bibliotheek zal de e-mail gestuurd worden naar xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. De datum van verzending geldt hierbij als datum van opzegging.
10.3 Na afloop van de initiële contractduur (zie art. 10.1) zal de Overeenkomst telkens met één jaar verlengd worden, tenzij één der partijen de Overeenkomst opzegt via een e-mail ten minste drie maanden voor de einddatum van de Overeenkomst of de verlenging. In geval van opzegging door Cultuurconnect zal de e-mail gestuurd worden naar het algemene mailadres van de Bibliotheek. In geval van opzegging door de Bibliotheek zal de e-mail gestuurd worden naar xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. De datum van verzending geldt hierbij als datum van opzegging.
10.4 In geval van tussentijdse beëindiging tijdens de initiële contractduur door de Bibliotheek overeenkomstig art. 10.2 is de Bibliotheek een eenmalige uitstapvergoeding verschuldigd aan Cultuurconnect. In bijlage A staat hoe deze uitstapvergoeding wordt berekend (afhankelijk van inwonertal op moment van uitstap en eventuele indexering). De tussentijdse beëindiging is bevestigd als de Bibliotheek de factuur voor de uitstapvergoeding betaald heeft aan Cultuurconnect.
10.5 De uittredingsvergoeding waarvan sprake in artikel 10.4 zal niet verschuldigd zijn indien de bibliotheek de Overeenkomst tussentijds wenst te beëindigen wegens een prijsvermeerdering zoals bedoeld in art. 8.6, op voorwaarde dat de prijsvermeerdering meer dan 10% bedraagt ten opzichte van de prijs die zou gelden wanneer geen prijsvermeerdering was doorgevoerd, zijnde het geïndexeerde standaardtarief uit bijlage A.
11. Slotbepalingen
11.1 De contractuele relatie met betrekking tot de Filmstreamingdienst tussen Cultuurconnect en de bibliotheek wordt enkel geregeld door deze Overeenkomst.
11.2 Tenzij anders overeengekomen, kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze Overeenkomst schriftelijk gebeuren, dan wel via elektronische weg indien de ontvangst van de elektronische mededeling door de wederpartij behoorlijk wordt bevestigd.
11.3 Partijen bevestigen bij de onderhandeling en het opstellen van de onderhavige Overeenkomst te goeder trouw te hebben gehandeld, en verbinden er zich toe bij de uitvoering ervan te goeder trouw te blijven handelen.
concept
11.4 De nietigheid van enige bepaling van deze Overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In voorkomend geval verbinden de partijen zich ertoe om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit op de gemeenschappelijke bedoeling van partijen en op de geest van de onderhavige Overeenkomst in het algemeen.
12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
12.1 Deze Overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht.
12.2 Alle geschillen omtrent de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van deze Overeenkomst worden voorgelegd aan de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent. Partijen verbinden er zich evenwel toe om alle redelijke inspanningen te leveren om de eventuele geschillen in der minne te regelen.
13. Bijlagen
13.1 Volgende bijlagen maken integraal deel uit van de Overeenkomst:
● A: Tarieven
● B: Datagebruikersovereenkomst
14. Ondertekening
concept
Opgemaakt te Gent in twee exemplaren, waarvan elk van de Partijen verklaart één origineel te hebben ontvangen,
Namens Gemeentebestuur Datum: | Datum: |
Naam: Functie: | Naam: Functie: |
Xxxx Xxxxxx
Algemeen Directeur
Namens Cultuurconnect
Datum:
Bijlage A: Tarieven
1. Tarief voor een deelname voor bibliotheken die een overeenkomst sluiten in 2025 van drie jaar vanaf datum lancering. Bij opmaak van dit contract wordt de lancering verwacht in januari 2025
Aantal inwoners
De berekening van basistarief gebeurt op basis van het officiële inwonersaantal op 1 januari 2024, zoals gepubliceerd in het Belgische Staatsblad*.
Prijzen in euro (incl. BTW) | ||
vaste kost per jaar | €700 | |
Kost per inwoner | € 0,10 per inwoner | |
Totaal per jaar | ||
n
cept
* Jaarlijks per 1/1 wordt de kostenvergoeding aangepast op basis van het inwonersaantal op 1 januari van het voorgaande jaar, volgens de meest recente officiële publicatie (zie art. 8.1).
co
2. Tarief voor een uitstapvergoeding bij een initiële deelname vanaf instapjaar 2025 Indicatieve prijs voor een eventuele uitstap in de loop van de komende 3 jaar. De effectieve uitstapvergoeding is afhankelijk van het aantal inwoners op 1 januari van het jaar waarin de dienst wordt opgezegd (volgens de meest recente officiële publicatie), waarbij de dienst niet meer ter beschikking staat vanaf 1 januari van het jaar nadien, en is afhankelijk van de eventuele indexatie van de prijzen.
De uitstapvergoeding is een eenmalige kost.
Prijzen in euro (incl. BTW) | ||
opzeg in de loop van | aantal jaren voortijdig uit de dienst gestapt | bedrag per inwoner |
1e jaar van de dienst (2025) | 2 jaren | €0,05 |
2e jaar van de dienst(2026) | 1 jaar | €0,025 |
Bijlage B Datagebruikersovereenkomst Filmstreamingdienst
DEEL 1: ALGEMEEN
1. Context
pt
Het project Filmstreaming is een dienst waarmee bibliotheekleden van bibliotheken films kunnen bekijken. Een bibliotheeklid dat films wenst te bekijken, kan inloggen met zijn of haar Mijn Bibliotheek-profiel.
e
c
Met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst Filmstreamingdienst (hierna: de Overeenkomst) aanvaardt de Partij die in voornoemde Overeenkomst is aangeduid als de bibliotheek dat Cultuurconnect handelt als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de privacywetgeving, en dat zij zelf handelt als gebruiker. In het vervolg van deze Bijlage zal zij consequent worden aangeduid als ‘de gebruiker’. De gebruiker aanvaardt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens enkel te mogen handelen in overeenstemming met de Overeenkomst en deze Bijlage.
con
Wijzigingen aan deze Bijlage door Cultuurconnect worden meegedeeld aan de bibliotheek via brief en/of e-mail. De datum van verzending staat hierbij gelijk aan de datum van de kennisgeving. Indien de bibliotheek niet akkoord gaat met de voorgestelde wijziging, heeft zij het recht om de Overeenkomst via aangetekend schrijven op te zeggen, tenzij de wijziging tot doel heeft deze Bijlage te conformeren aan gewijzigde dwingende wet- en regelgeving. Dergelijke opzegging moet plaatsvinden binnen de 3 maanden na de kennisgeving van de wijziging, waarbij de datum van verzending van de aangetekende brief gelijk staat aan de datum van opzegging.
2. Definities
In deze Bijlage worden dezelfde definities gehanteerd als in de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waaronder in ieder geval begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Algemene gegevens betreffende de verwerking van persoonsgegevens
3.1 Categorieën van betrokkenen
De betrokkenen zijn eindgebruikers van de Filmstreamingdienst, namelijk leden van de openbare bibliotheek, die via hun Mijn Bibliotheek-profiel gebruik maken van de streamingplatformen.
3.2 Categorieën van persoonsgegevens
Een aantal gegevens wordt door de eindgebruiker verstrekt bij de (eenmalige) registratie in Mijn Bibliotheek, dat een onderdeel is van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek van Cultuurconnect. Na registratie in Mijn Bibliotheek krijgt de eindgebruiker een uniek Mijn Bibliotheek-id toegewezen in Mijn Bibliotheek. De verwerking en bescherming van persoonsgegevens in het kader van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek is omstandig geregeld in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek (en meer bepaald Bijlage 1 ‘Datagebruikersovereenkomst’ ervan) die tussen Cultuurconnect en de gebruiker gesloten wordt.
Inloggen op de Filmstreamingdienst gebeurt via het Mijn Bibliotheek-profiel. Zo kan de eindgebruiker altijd correct geïdentificeerd worden bij het aanmelden (en kan er bijvoorbeeld steeds gecontroleerd worden of de eindgebruiker nog wel een geldig bibliotheeklidmaatschap heeft, en dus van de Filmstreamingdienst gebruik kan maken).
In het kader van de Filmstreamingdienst worden volgende persoonsgegevens van eindgebruikers
verwerkt:
● Mijn Bibliotheek-profielgegevens (id, gebruikersnaam, paswoord);
● id (BIOS-nr) van de bibliotheken waarvan de eindgebruiker lid is (op die manier wordt geverifieerd of de eindgebruiker films kan bekijken op het IT-platform);
● Contactgegevens: e-mailadres (actieve opt-in, dus by default opted out; enkel indien de eindgebruiker aangeeft functionele notificaties via e-mail te willen ontvangen);
● Gebruiksdata, zoals kijkgeschiedenis en voortgang.
concept
Daarnaast verwerken de dienstverleners van de Filmstreamingdienst een aantal persoonsgegevens voor eigen doeleinden. Voor doeleinden van gebruiksanalyse en permanente optimalisatie van het webplatform en de webapplicatie voor de eindgebruikers verwerkt de dienstverlener
● Elektronische gegevens verzameld door cookies, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's, IP-adres (zie ook de cookieverklaring op de streamingplatformen);
De dienstverlener is hiervoor de verwerkingsverantwoordelijke en heeft zich ten aanzien van Cultuurconnect contractueel verbonden om alle verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke dienaangaande strikt na te leven, zoals onder meer het aanwezig zijn van een afdoende rechtsgrond voor de verwerking, alsook een transparante en correcte informatieverstrekking aan de eindgebruikers van de filmstreamingdienst (zie ook de privacyverklaring op de streamingplatformen).
3.3 Doeleinden van verwerking
● Identificatie en autorisatiedoeleinden
- verwerkingen ikv identificatie en autorisatie van de eindgebruiker;
● Functionele doeleinden
- verwerkingen die nodig zijn om de Filmstreamingdienst te kunnen verlenen aan eindgebruikers;
- notificaties betreffende beschikbaarheid van het platform, die via e-mail verstuurd worden (met uitsluiting van elke vorm van direct marketing communicatie), enkel op vraag van de eindgebruiker (actieve opt-in);
● Loggingdoeleinden
- verwerkingen ikv registratie van gebruikersactiviteiten voor probleemoplossing en audit doeleinden;
● Analytische doeleinden
- verwerkingen ikv gepseudonimiseerd genereren van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit perspectief van de eigen bibliotheek;
- verwerkingen ikv gepseudonimiseerd genereren van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit bovenlokaal perspectief.
3.4 Plaats waar de persoonsgegevens bewaard worden
De gegevens die in het kader van het gebruik van de Filmstreamingdienst opgeslagen worden, worden bewaard op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van de systemen door de dienstverleners.
concept
4. Organisatie van de informatiebeveiliging
4.1 Informatiebeveiligingsbeleid en functionaris voor gegevensbescherming
Bij de realisatie van de Filmstreamingdienst hanteert Cultuurconnect strenge normen met betrekking tot de gebruiksrechten en de privacy van de eindgebruikers, het opnemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid en het respecteren van een samenwerkingsklimaat gebaseerd op openheid en transparantie.
Cultuurconnect hanteert een geschreven informatiebeveiligingsbeleid, waarin de strategieën en de weerhouden maatregelen voor gegevensbeveiliging worden omschreven, en werkt dit periodiek, op basis van evaluaties, bij. Cultuurconnect implementeert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals vereist onder artikel 32 AVG.
Cultuurconnect beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming die voldoet aan de vereisten van de AVG.
Met alle medewerkers die naar aanleiding van de uitoefening van hun functie toegang moeten hebben tot persoonsgegevens sluit Cultuurconnect vertrouwelijkheidsovereenkomsten af dat zij die toegang enkel uitoefenen in het strikte kader van de uitoefening van hun functie.
4.2 Beheersplan voor gegevenslekken
Cultuurconnect beschikt over een beheersplan voor het geval er zich beveiligingsincidenten voordoen die de beschikbaarheid, de integriteit en/of de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in gevaar brengen (inbreuk in verband met persoonsgegevens, zie art. 4 AVG). Deze procedure omschrijft de te nemen stappen bij ontdekking van een gegevenslek alsook welke personen verantwoordelijk zijn om dit incident aan te pakken en zo een gezonde toestand te herstellen.
Met betrekking tot gegevenslekken die ten aanzien van betrokkenen een wettelijke meldplicht in hoofde van Cultuurconnect doen ontstaan, engageert Cultuurconnect zich ertoe om hiervan ook en minstens gelijktijdig de gebruiker op de hoogte te stellen.
Cultuurconnect houdt een inventaris van gegevenslekken bij.
4.3 Informatieverstrekking aan eindgebruikers
De informatieverstrekking aan de eindgebruikers gebeurt enerzijds via de Privacyverklaring Bibliotheekwebsite (wat het luik Mijn Bibliotheek-profiel betreft; zie boven 3.2) en anderzijds via de Privacyverklaring gepubliceerd op de betreffende website en de applicaties indien van toepassing (mobiel en pc).
4.4 Documentatie
concept
Cultuurconnect houdt alle relevante documentatie met betrekking tot informatiebeveiliging bij en werkt die regelmatig bij. Cultuurconnect zal een vraag om inzage door de gebruiker met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens onder de Overeenkomst niet op onredelijke gronden weigeren.
DEEL 2: DATAGEBRUIK
1. Toegang tot persoonsgegevens
Bevoegde bibliotheekmedewerkers hebben via de Mijn Bibliotheek Beheermodule toegang tot de Mijn Bibliotheek-profielen van de eigen leden. De verwerking en bescherming van persoonsgegevens in het kader van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek is omstandig geregeld in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek (en meer bepaald Bijlage 1 ‘Datagebruikersovereenkomst’ ervan) die tussen Cultuurconnect en de gebruiker gesloten wordt.
Bibliotheken hebben geen toegang tot de persoonsgegevens die in het kader van het gebruik van de Filmstreamingdienst worden gegenereerd (kijkgeschiedenis, voortgang).
2. Rapporten en statistieken
Bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen via de Mijn Bibliotheek Beheermodule en Bib Analytics rapporten en statistieken genereren en inzien over het gebruik van de Filmstreamingdienst door de eigen eindgebruikers in het kader van gepseudonimiseerde statistische verwerking. De statistieken worden gegenereerd op basis van keuze van een actie (gelimiteerde lijst, bijv. ‘film gestart’). De statistieken zijn algemeen en niet terug te brengen naar concrete eindgebruikers.
3. Direct marketing
Bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen van Cultuurconnect op expliciete vraag een lijst bekomen van eigen eindgebruikers die de Filmstreamingdienst gebruiken. Indien de gebruiker op basis van een dergelijke lijst van de eigen eindgebruikers (eindgebruikers die een lidmaatschap hebben bij de eigen bibliotheek of samenwerkingsgroep) communicatie wil sturen (bijv. over de activiteiten en diensten
van de eigen bibliotheek), dan ligt de verantwoordelijkheid hiervoor (inclusief het respecteren van de geldende wetgeving ter zake; verwerking en bescherming van persoonsgegevens) volledig bij de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke.
concept
De gebruiker staat in voor de wettelijke grondslag voor de verwerking en het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de eindgebruiker te informeren over de verwerking en de bescherming van zijn persoonsgegevens in dat kader.