SUBSIDIEOVEREENKOMST

Xxxxxx vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxxxx, minister van Middenstand, Zelfstandigen, KMO’s en Landbouw van wie het kabinet gevestigd is in de Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 – 0^xx xxxxxxxxxx, 0000 Xxxxxxx en van wie de Algemene Directie K.M.O.-beleid van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie, gevestigd in Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx, optreedt als administratie (hierna als “de FOD Economie” aangeduid).

[NAAM BEGUNSTIGDE], [RECHTSVORM], waarvan de oprichting werd gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad op [DATUM], met maatschappelijke zetel te [MAATSCHAPPELIJKE ZETEL], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM VERTEGENWOORDIGER], hiertoe behoorlijk aangesteld op grond van [RECHTVAARDIGING RECHTSGELDIGE VERTEGENWOORDIGING].

[OF BIJ CONSORTIUM]

Het consortium bestaande uit:

[NAAM BEGUNSTIGDE], [RECHTSVORM], waarvan de oprichting werd gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad op [DATUM], met maatschappelijke zetel te [MAATSCHAPPELIJKE ZETEL], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM VERTEGENWOORDIGER], hiertoe behoorlijk aangesteld op grond van [RECHTVAARDIGING RECHTSGELDIGE VERTEGENWOORDIGING];
[NAAM BEGUNSTIGDE], [RECHTSVORM], waarvan de oprichting werd gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad op [DATUM], met maatschappelijke zetel te [MAATSCHAPPELIJKE ZETEL], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM VERTEGENWOORDIGER], hiertoe behoorlijk aangesteld op grond van [RECHTVAARDIGING RECHTSGELDIGE VERTEGENWOORDIGING];

…..

waarbij dit consortium vertegenwoordigd wordt door: [NAAM BEGUNSTIGDE DIE OPTREEDT ALS CONSORTIUMLEIDER]

Hierna als “de Begunstigde” aangeduid.

Hierna worden “de Staat” en “de Begunstigde” gezamenlijk aangeduid als “de Partijen”.

De hiervoor bedoelde partijen zijn overeengekomen tot de overeenkomst toe te treden volgens de hierna vermelde bepalingen en voorwaarden en de bijlagen ervan. De bijlagen maken integraal deel uit van de overeenkomst.

Door de overeenkomst inzake de subsidie te ondertekenen, voor zover ook het koninklijk besluit waarvan sprake is in punt I. ondertekend is, aanvaardt de begunstigde de subsidie en verbindt er zich toe de tenuitvoerlegging ervan te garanderen onder zijn eigen verantwoordelijkheid, conform deze overeenkomst en met al de verplichtingen en voorwaarden die deze vaststelt.

II. WETTELIJKE BEPALINGEN

Gelet op Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun (hierna de “de-minimisverordening”);

Gelet op de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat, meer bepaald de artikelen 121-124;

Gelet op het koninklijk besluit tot steuntoekenning aan het project “NAAM” ingevolge de projectoproep “Het Belgisch ondernemerschap bevorderen” (hierna “het koninklijk besluit tot steuntoekenning”).

III. BEPALINGEN EN VOORWAARDEN

ALGEMEEN

VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst legt de rechten en verplichtingen, alsook de bepalingen en voorwaarden vast die van toepassing zijn op de subsidie die aan de begunstigde toegekend is om het in hoofdstuk 2 beschreven project uit te voeren. De Staat wordt voor zijn contacten met de begunstigde en de uitvoering van onderhavige overeenkomst vertegenwoordigd door de Directeur-Generaal van de directie “K.M.O.-beleid”, hierna “de administratieve overheid” genoemd.

PROJECTLEIDER

De begunstigde duidt een projectleider aan dewelke zal instaan als uniek en enig aanspreekpunt met betrekking tot dit project.

De door de begunstigde aangeduide projectleider is:

[NAAM PROJECTLEIDER], met als e-mailadres [E-MAILADRES] en telefoonnummer [TELEFOONNUMMER].

Met als back-up:

[NAAM BACK-UP PROJECTLEIDER], met als e-mailadres [E-MAILADRES] en telefoonnummer [TELEFOONNUMMER].

Iedere wijziging van projectleider of back-up wordt door de begunstigde onmiddellijk en schriftelijk aan de FOD Economie meegedeeld.

HET GESUBSIDIEERDE PROJECT

UIT TE VOEREN PROJECT

De subsidie wordt toegekend voor het project genaamd Het Belgisch ondernemerschap bevorderen: [NAAM VAN HET PROJECT] (hierna “Het project” aangeduid), zoals beschreven in bijlage I.

Onder “bijlage I” dient verstaan te worden: het projectvoorstel zoals ingediend door de kandidaat, zoals gecontroleerd door het selectiecomité, waarbij eventuele aanpassingen werden doorgevoerd, zoals tenslotte geadviseerd aan de minister en zoals door deze finaal goedgekeurd werd.

De subsidie mag geenszins worden aangewend voor de financiering van andere activiteiten of evenementen.

CONSORTIUM

In geval de Begunstigde een consortium is, met name een groep van deelnemers die zich verenigt met het oog op het realiseren van het Project zonder dat deze groep over een eigen rechtspersoonlijkheid beschikt, dan zijn volgende bepalingen van toepassing:

1°. De deelnemers aan een consortium duiden een consortiumleider aan, die het consortium ten overstaan van de administratieve overheid zal vertegenwoordigen.

2°. Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie, zoals bepaald in artikel 16 van deze overeenkomst, worden betaald aan de consortiumleider die deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst neemt en die de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig doorstort aan de andere begunstigden, overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.

3°. De consortiumleider wordt in geen enkel geval beschouwd als de uiteindelijke en enige begunstigde van de subsidie.

4°. Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich eveneens akkoord dat de consortiumleider alle begunstigden vertegenwoordigt en de technische en financiële voortgangs- en eindrapporten indient in naam en voor rekening van de begunstigden, zoals ook bepaald in artikel 15 van deze overeenkomst.

5°. De consortiumleider staat in voor de goede werking en de coördinatie binnen het consortium, met inbegrip van alle interne beheersaspecten en de uitvoering van de verplichtingen onder deze overeenkomst.

6°. De consortiumleden moeten onderling passende regelingen treffen om het project naar behoren uit te voeren. Deze afspraken moeten in overeenstemming zijn met de voorwaarden van de huidige overeenkomst.

7°. De consortiumleden zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van het project. Als een consortiumlid zijn deel van de actie niet uitvoert, worden de andere consortiumleden verantwoordelijk voor de uitvoering van dit deel of voor het vinden, overeenkomstig de voorziene modaliteiten tot wijziging van de huidige overeenkomst, van een nieuw consortiumlid, dat in staat is om het betrokken deel uit te voeren, zonder dat dit aanleiding geeft tot een verhoging van het maximumbedrag van de subsidie.

DUUR VAN HET PROJECT

De duur van het project bedraagt 1 jaar. De uitvoering van het project begint vanaf 01/01/2025.

De acties die gesubsidieerd worden en voorzien zijn in het kader van het project, moeten worden gerealiseerd en worden beperkt tot de periode die start vanaf de datum van ondertekening van de overeenkomst gedurende de looptijd van 12 maanden die uiterlijk op 31/12/2025 afloopt, datum waarop het project dient voltooid te zijn.

GERAAMDE BEGROTING VAN DE BEGUNSTIGDE

De “geraamde begroting” voor het project is in bijlage I (i.e. het projectvoorstel) vermeld. Deze bevat de geraamde in aanmerking komende kosten, uitgesplitst per kostenpost zoals bedoeld in bijlage III (i.e. de projectoproep).

SUBSIDIE

BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE, STEUNINTENSITEIT EN SOORTEN KOSTEN

Maximaal bedrag van de subsidie en informatieplicht

Pro memorie: de toegekende subsidie bedraagt maximum 62.500 euro, per toegewezen project.

Het bedrag van de subsidie bedraagt [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]), inclusief btw (indien van toepassing).

De waarde van schijven van de subsidie wordt in de overeenkomst bepaald en wordt niet aan de index onderworpen.

De begunstigde heeft bij zijn kandidaatstelling aangegeven via een verklaring op eer in welke mate reeds de-minimissteun of andere vormen van staatssteun werden toegekend. Indien naderhand zou blijken dat deze informatie incorrect was (al dan niet opzettelijk) en door de toekenning van steun conform deze overeenkomst de drempel voor het ontvangen van de-minimissteun overschreden wordt of dat de regels inzake cumulatie van steun zoals bepaald in de de-minimisverordening niet gerespecteerd worden, dan wordt het bedrag integraal teruggevorderd.

De begunstigde moet de FOD Economie onmiddellijk op de hoogte brengen van de steun die is gevraagd of verkregen voor het project bij andere overheidsdiensten.

In aanmerking komende kosten en eindbedrag van de subsidie

De geraamde in aanmerking komende kosten van het project bedragen [KOSTPRIJS IN LETTERS] euro (€ [XXXXXXXXX IN CIJFERS]) waarvan [SUBSIDIEBEDRAG IN LETTERS] euro (€ [SUBSIDIEBEDRAG IN CIJFERS]) als subsidie worden betaald.

De subsidie kan niet meer bedragen dan 100% van de finale en effectief gerealiseerde kosten van het project, beperkt tot de in aanmerking komende kosten.

De in aanmerking komende kosten moeten onder de volgende soorten kosten gedeclareerd worden (“soorten kosten”).

Voor de rechtstreekse personeelskosten:

voor de rechtstreekse onderaannemingskosten: als werkelijk aangegane kosten (werkelijke kosten). De onderaannemingskosten worden via facturen ingediend. Een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, van de gepresteerde uren en van het dag- of uurtarief moet op de facturen vermeld worden;

voor de andere rechtstreekse kosten: als werkelijk aangegane kosten (werkelijke kosten).

Indirecte kosten: het bedrag van de indirecte kosten wordt forfaitair vastgesteld op 10% van de directe kosten. De indirecte kosten bestaan uit

i) de overheads; en
ii) de forfaitair courante werkingskosten

Het eindbedrag van de subsidie is afhankelijk van de mate waarin het project uitgevoerd wordt in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst.

De FOD Economie is belast met het toezicht op de aanwending door de begunstigde van de steun die bij de overeenkomst toegekend wordt. De FOD Economie staat in voor de inhoudelijke voortgangscontrole van de steun, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren over de indicatoren vermeld in de projectoproep (i.e. bijlage III van deze subsidieovereenkomst).

Als de subsidie door onjuiste uitvoering of niet-nakoming van andere verplichtingen verlaagd wordt, berekent de FOD Economie het verlaagde bedrag van de subsidie door het bedrag van de verlaging (berekend naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van verplichtingen, in dit hoofdstuk) af te trekken van het maximale bedrag van de subsidie bepaald in de overeenkomst.

Herziene eindbedrag van de subsidie

Als de FOD Economie kosten afwijst of de subsidie verlaagt, berekent hij het “herziene eindbedrag van de subsidie” voor de begunstigde.

Dat bedrag wordt berekend door de FOD Economie op basis van de bevindingen als volgt:

in het geval van afwijzing van de kosten: door het percentage dat de steunintensiteit vertegenwoordigt toe te passen op de herziene in aanmerking komende kosten die zijn goedgekeurd door de FOD Economie voor de begunstigde;
in het geval van een verlaging van de subsidie: door het aandeel van de begunstigde te berekenen in het bedrag van de subsidie die is verlaagd naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van zijn verplichtingen.

In geval van afwijzing van de kosten en van verlaging van de subsidie is het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde het laagste bedrag van de twee bovenvermelde bedragen.

IN AANMERKING KOMENDE EN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

Voorwaarden en toelaatbaarheid van de kosten

De in aanmerking komende kosten moeten aan de volgende algemene criteria voldoen:

ze moeten werkelijk door de begunstigde gemaakt en gedragen zijn;
ze moeten gemaakt zijn tijdens de in artikel 5 bepaalde periode of binnen 30 kalenderdagen na het verstrijken van voornoemde periode;
ze moeten vermeld worden in de geraamde begroting voorzien in bijlage I;
ze moeten rechtstreeks verband houden met het in bijlage I beschreven project en noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan;
ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn en in het bijzonder opgenomen zijn in de rekeningen van de begunstigde conform de toepasselijke Belgische boekhoudnormen en volgens de gebruikelijke boekhoudmethoden;
ze moeten in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving van toepassing op het vlak van fiscaliteit, werkgelegenheid en sociale zekerheid;
ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en het principe van goed financieel beheer in acht nemen, in het bijzonder voor wat economie en efficiëntie betreft.

Het project moet voldoen aan de voorwaarden van verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun (de-minimisverordening). In dat opzicht waakt de begunstigde erover dat het maximumsteunbedrag niet overschreden wordt en dat de regels inzake cumulatie zoals beschreven in deze de minimisverordening gerespecteerd worden.

Het bedrag van de indirecte kosten is vastgesteld op een vast percentage van 10% van de directe kosten.

De indirecte kosten bestaan uit i) de overheads en ii) de forfaitair courante werkingskosten:

Het bedrag voor overheads dekt op forfaitaire wijze de administratiekosten, de kosten voor telefoon, briefwisseling, onderhoud, verwarming, verlichting, elektriciteit, huur, materiaalafschrijving en verzekering.
Het bedrag voor de courante werkingskosten dekt op forfaitaire wijze de courante uitgaven die verbonden zijn met de uitvoering van het project, zoals gewone benodigdheden en leveringen voor de werkplaats en het kantoor, documentatie, gebruik van rekenapparatuur, software.

De directe kosten zijn kosten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de gesubsidieerde activiteit. Ze omvatten de i) personeelskosten, ii) de specifieke werkingskosten en iii) de onderaannemingskosten De link met de gesubsidieerde activiteit dient dan ook duidelijk te worden aangetoond, bijvoorbeeld door tijdsregistratie.

Personeelskosten: deze rubriek bevat de bruto personeelskosten (basisbrutoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie, 13^de maand, woon-werkverkeer, telewerkpremie, inclusief patronale bijdragen) van personeel dat werkzaam is o.b.v. een arbeidsovereenkomst met de begunstigde of een gelijkwaardig aanwijzingsbesluit, op voorwaarde dat deze kosten in overeenstemming zijn met het gebruikelijke loonbeleid van de begunstigde. De aanvaardbare personeelskosten worden berekend voor al het personeel dat rechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van het project.

Deze kosten moeten gestaafd worden op basis van de individuele loonfiches, timesheets en de boekhoudkundige verwerking van de loonstaten.

Er wordt uitgegaan van een normale, voltijdse arbeidsduur. Hierbinnen kunnen enkel de reëel gemaakte tijdsbestedingen op het project in rekening gebracht geworden voor de bepaling van de personeelskosten.

Als een persoon andere bezoldigde activiteiten heeft (bijvoorbeeld deeltijdse tewerkstelling elders), kunnen de aanvaardbare personeelskosten enkel betrekking hebben op de ‘vrije’ ruimte.

De kosten van natuurlijke personen, die in het kader van een andere overeenkomst dan een arbeidsovereenkomst met de begunstigde werken of die door een derde tegen betaling bij de begunstigde zijn gedetacheerd en zonder dat er sprake is van een onderaannemingsovereenkomst, kunnen onder deze personeelskosten worden opgenomen, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

de natuurlijke persoon werkt onder soortgelijke omstandigheden als een werknemer (met name wat betreft de wijze van organisatie van het werk, de taken die worden verricht en de ruimten waar deze taken worden verricht);
het resultaat van de werkzaamheden behoort toe aan de begunstigde (tenzij uitzonderlijk anders overeengekomen); en
de kosten verschillen niet wezenlijk van de kosten van personeel dat soortgelijke taken uitvoert in het kader van een arbeidsovereenkomst met de begunstigde.

Deze kosten moeten gestaafd worden op basis van facturen en overeenkomsten gesloten tussen de organisatie en de natuurlijk persoon dienstverrichter.

Onderaannemingskosten kunnen niet worden meegerekend als personeelskosten.

De specifieke werkingskosten: het betreft goederen en diensten ter algemene ondersteuning voor de uitvoering van het project aangekocht bij leveranciers en dienstverleners die niet onderworpen zijn aan de voorafgaande selectie inzake uitsluitingsgronden en hun technische bekwaamheid en financiële draagkracht.

De door de begunstigde aangekochte goederen en diensten:

houden rechtstreeks verband met de realisatie van het project;
zijn specifiek en exclusief aangewend voor het project;
en zijn niet reeds gedekt door het forfait voor indirecte kosten.

Deze kosten worden aangetoond aan de hand van facturen en betalingsbewijzen en gedeclareerd in de rubriek specifieke verrichtingen.

Onderaannemingskosten: zijn de kosten aangerekend door de onderaannemers aan de begunstigde. De Begunstigde dient aan te tonen dat de onderaannemingskosten de kosten omvatten betaald aan een derde voor de uitvoering van taken of het leveren van diensten waarvoor bijzondere wetenschappelijke of technische vaardigheden vereist zijn en waarbij het gaat om taken die niet tot de normale hoofdactiviteit van de begunstigde behoort.
Deze kosten dienen gestaafd te worden aan de hand van facturen, timesheets van de geleverde prestaties, een kopie van de ondertekende overeenkomst tussen de organisatie en onderaannemer en de betaalbewijzen/bankafschriften aan deze kosten verbonden.

In geen geval mag het bedrag dat uitgetrokken wordt voor financiering van de onderaanneming meer bedragen dan 50% van het totale budget van het project.
Indien de begunstigde van de steun gebonden is door de wet op de overheidsopdrachten, worden de bepalingen van die wet gevolgd. In het andere geval toont de begunstigde via een marktbevraging aan dat de gekozen onderaannemer een marktconform aanbod heeft met een goede prijs-kwaliteitverhouding.

Niet in aanmerking komende kosten

De niet in aanmerking komende kosten zijn onder andere:

de kosten die niet aan de voorwaarden van artikel 8.1. voldoen, in het bijzonder:

de kosten gemeld voor een andere subsidie;

Deze lijst is niet limitatief.

Eventuele kosten in verband met het opstellen en indienen van de subsidieaanvraag, naar aanleiding van deze oproep, vallen onder de verantwoordelijkheid van de kandidaat zelf en worden bijgevolg niet vergoed.

Gevolgen van de declaratie van niet in aanmerking komende kosten

De gedeclareerde kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen, zullen afgewezen worden.

RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

AFDELING 1 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET DE UITVOERING VAN HET PROJECT

ALGEMENE VERPLICHTING OM HET PROJECT NAAR BEHOREN UIT TE VOEREN

De begunstigde verbindt zich ertoe met een passende ernst en inzet onder volledige transparantie, de uitvoering van dit project, zoals beschreven in bijlage I, na te streven. Hij dient deze uit te voeren met inachtneming van de voorwaarden van deze overeenkomst, van de projectoproep en van alle wettelijke plichten krachtens de van toepassing zijnde Europese, internationale en nationale wetgeving.
De begunstigde verbindt zich ertoe het project uit te voeren zoals beschreven in het “voorstel van projectbegroting” en het “werkplan” zoals beschreven in het project, bijlage I.

OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN HET PROJECT

De begunstigde mag de uitvoering van het project of een deel ervan opschorten, indien uitzonderlijke omstandigheden, met name overmacht, de uitvoering onmogelijk of buitengewoon moeilijk maken.

De begunstigde moet de administratieve overheid onverwijld formeel van de opschorting in kennis stellen, en daarbij de redenen ervan en de verwachte datum van hervatting vermelden. De opschorting gaat in op de dag dat de administratieve overheid de kennisgeving ontvangt.

Wanneer de omstandigheden de hervatting van de uitvoering mogelijk maken, moet de begunstigde de administratieve overheid onverwijld daarvan in kennis stellen en om een wijziging van deze overeenkomst verzoeken, in overeenstemming met artikel 43, om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst is beëindigd.

De opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt. Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting van de uitvoering van het project komen niet in aanmerking voor subsidies.

De administratieve overheid kan de uitvoering van het project of een deel ervan opschorten als de begunstigde(n) zich schuldig heeft/ hebben gemaakt aan, of wordt/ worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet-nakoming van zijn/ hun verplichtingen in het kader van de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst.

Alvorens de uitvoering van het project op te schorten, doet de administratieve overheid de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel een kennisgeving toekomen, waarin ze hen in kennis stelt van haar voornemen om de uitvoering op te schorten en de redenen ervan, en hen verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de administratieve overheid geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, doet ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel een bevestiging van de opschorting toekomen. In andere gevallen stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, er formeel van in kennis dat de procedure niet wordt voortgezet.

De opschorting gaat in vijf dagen nadat de begunstigde de bevestiging heeft ontvangen. De opschorting wordt opgeheven indien aan alle voorwaarden voor hervatting van de uitvoering van het project wordt voldaan. De begunstigde wordt formeel, desgevallend via de consortiumleider, van de opheffing in kennis gesteld en de overeenkomst wordt gewijzigd om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst reeds is beëindigd.

De opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting zijn niet subsidiabel. De begunstigde kan aan een opschorting door de administratieve overheid geen recht op schadeloosstelling ontlenen. De opschorting van de uitvoering van het project laat het recht van de administratieve overheid om de overeenkomst te beëindigen, het subsidiebedrag te verlagen of ten onrechte uitbetaalde bedragen terug te vorderen, onverlet.

UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR ONDERAANNEMERS EN VERBONDEN ONDERNEMINGEN

Voor de uitvoering van bepaalde taken in het kader van het project kan de begunstigde een beroep doen op de onderaannemers vermeldt in het projectvoorstel.

Een onderaannemer is een aannemer op wiens technische bekwaamheid en draagkracht beroep wordt gedaan en waarvoor bijzondere vaardigheden vereist zijn die noodzakelijk zijn voor de materiële en inhoudelijke realisatie van het project. Als de begunstigde een "aanbestedende dienst" of "aanbestedende entiteit" is in de zin van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, moet hij deze wetgeving naleven.

De begunstigde moet bij de gunning van opdrachten in onderaanneming streven naar de economisch voordeligste voorwaarden of, in voorkomend geval, de laagste prijs. Daarbij moet hij elk belangenconflict vermijden.

Als er directe of indirecte banden bestaan tussen de begunstigde van de steun en de onderaannemer van een project, moet de onderaannemer toch zijn kosten verantwoorden. Kosten die worden gemaakt door bedrijven die direct of indirect verbonden zijn, zoals moeder-, dochter- of zusterbedrijven, worden alleen geaccepteerd als ze worden doorgefactureerd aan de begunstigde van de steun tegen marktvoorwaarden (eventueel zonder winstmarge aan te rekenen, enz.).

Indien tijdens de uitvoering van het project andere onderaannemers dan deze voorgesteld in het projectvoorstel worden aangeduid, dient een voorafgaandelijke schriftelijke aanvraag te worden ingediend bij de administratieve overheid.

Deze aanvraag bevat minstens volgende informatie: de naam, de contactgegevens, het ondernemingsnummer en de wettelijke vertegenwoordigers van elke onderaannemer, evenals een beschrijving van de aan elke onderaannemer toevertrouwde taken, met inbegrip van een toelichting rond de situering van deze taken binnen het project en rond de verwachte begin- en einddatum van hun uitvoering. Voor buitenlandse onderaannemers dient het UBO-register te worden overhandigd.

Een onderaanneming of verdere onderaanneming, kan enkel de vereiste goedkeuring verkrijgen van de administratieve overheid, indien de schriftelijke overeenkomst rond deze onderaanneming uitdrukkelijk bepaalt dat elke onderaannemer of verdere onderaannemer eveneens de verplichtingen opgenomen in deze overeenkomst dient na te leven die voor de begunstigde gelden op het vlak van het respecteren van de regelgeving rond arbeidsrecht, gezondheids- en voorzorgsrecht, sociale zekerheidsrecht en fiscaal recht, evenals rond alle immigratieformaliteiten

De administratieve overheid onderwerpt de onderaannemer aan dezelfde uitsluitings- en selectiecriteria zoals voorzien in de projectoproep. De beoordeling van de technische capaciteit heeft betrekking op het deel van het project waarvoor de onderaannemer de diensten zal uitvoeren. In het kader van deze beoordeling kan de administratieve overheid de begunstigde om bijkomende informatie vragen.

De administratieve overheid beslist binnen een termijn van 15 kalenderdagen over de goed- of afkeuring van de voorgestelde onderaanneming en stelt de begunstigde hiervan onverwijld in kennis.

Elke onderaanneming dient geregeld te worden op basis van een schriftelijke overeenkomst tussen de begunstigde en elke betrokken onderaannemer waarin deze onderaannemer dezelfde verklaringen en verplichtingen opgelegd worden als deze die in het kader van de huidige overeenkomst opgelegd worden aan de begunstigde. De begunstigde verbindt zich ertoe om deze schriftelijke overeenkomst op eenvoudig verzoek ter beschikking te stellen van de administratieve overheid.

De uitvoering van bepaalde taken in het kader van het project via onderaanneming bevrijdt de begunstigde niet van aansprakelijkheid ten aanzien van de administratieve overheid. De administratieve overheid heeft geen enkele contractuele band met een ingezette onderaannemer en verkrijgt deze contractuele band ook niet door het goedkeuren van de uitvoering van taken door een onderaannemer.

De Begunstigde verbindt zich ertoe om de administratieve overheid tijdens de volledige looptijd van het Project onverwijld elke wijziging mee te delen rond de naam, de contactgegevens, de wijzigingen in de juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomsomstandigheden van de onderaannemer of deze van zijn gelieerde entiteiten en de wettelijke vertegenwoordigers van elke onderaannemer of verdere onderaannemer die taken uitvoert in het kader van het Project.

AFDELING 2 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET HET BEHEER VAN DE SUBSIDIES

ALGEMENE INFORMATIEVERPLICHTING

Algemene verplichting om op verzoek informatie te verstrekken

Elke begunstigde moet, gedurende de uitvoering van het project of achteraf, alle gevraagde informatie verstrekken, zodat kan worden gecontroleerd of de kosten subsidiabel zijn, of het project op de juiste manier is uitgevoerd, alsook of aan eender welke andere wettelijke of contractuele verplichting gelinkt aan de uitvoering van het project is voldaan.

Verplichting tot het bijhouden van actuele gegevens en het verstrekken van inlichtingen over gebeurtenissen en omstandigheden die vermoedelijk van invloed zijn op de overeenkomst

Elke begunstigde moet ervoor zorgen dat de gegevens die aan de FOD Economie bezorgd worden, steeds actueel zijn, in het bijzonder de naam, het adres, de wettelijke vertegenwoordigers, het UBO-register, de rechtsvorm en het type organisatie. Elke begunstigde moet de FOD Economie onmiddellijk in kennis stellen van:

de gebeurtenissen die waarschijnlijk de uitvoering van het project aanzienlijk beïnvloeden of vertragen, in het bijzonder:

de wijzigingen in zijn juridische, financiële (bv. door bijkomende steun van elke overheid, parastatale instelling, Europese Unie), technische, organisatorische of eigendomsomstandigheden of die van zijn gelieerde entiteiten, alsook;
de wijzigingen in de naam, het adres, de rechtsvorm, het type organisatie van zijn gelieerde entiteiten;
de wijzigingen in de structuur en organisatie van onderaannemers.

de omstandigheden die van invloed zijn op de beslissing om al dan niet de subsidie toe te kennen, of de mate waarin wordt voldaan aan de verplichtingen van de overeenkomst.

ingeval van belangrijke wijziging in het project (bijvoorbeeld wijziging van de partners, wijziging in de kosten van het project, wijziging in de organisatie van het project, wijziging in het oorspronkelijke projectplan, stopzetting van het project).

Indien de uitvoering van het project niet vordert volgens de vooropgestelde planning of de begunstigde niet in staat is één van de verplichtingen uit te voeren, brengt hij eerst de administratieve overheid daarvan onverwijld op de hoogte middels een gemotiveerd schrijven.

SCHRIFTELIJKE GEGEVENS BIJHOUDEN — BEWIJSSTUKKEN BEWAREN

Elke begunstigde moet gedurende tien jaar na uitbetaling van het saldo de gegevens en ondersteunende documentatie bewaren om aan te tonen dat het project juist is uitgevoerd en de door hem aangegeven/ gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De gegevens en ondersteunende documentatie moeten op verzoek of in het kader van controles of onderzoeken ter beschikking worden gesteld.

Als er lopende controles, onderzoeken, geschillen of andere vorderingen op basis van de overeenkomst zijn, moet de desbetreffende begunstigde de schriftelijke gegevens en overige bewijsstukken bewaren tot de procedures zijn afgerond. De begunstigde moet de (originele) documenten bewaren.

De FOD Economie aanvaardt papieren en elektronische documenten. De begunstigde moet de schriftelijke gegevens en andere bewijsstukken over de wetenschappelijke en technische uitvoering van het project bijhouden volgens de binnen het desbetreffende gebied aanvaarde normen.

Daarnaast, voor de personeelskosten (die als werkelijke kosten of op basis van eenheidskosten worden gedeclareerd), moet elke begunstigde een tijdsregistratie bijhouden voor het aantal gedeclareerde uren. Als er geen betrouwbare tijdsregistratie is voor de voor de uren waarop aan het project gewerkt wordt, kan de FOD Economie andere bewijsstukken aanvaarden ter staving van de gedeclareerde uren, als die naar zijn mening een vergelijkbare mate van zekerheid bieden.

OPLEVEREN VAN ONDERZOEKSRESULTATEN

Elke begunstigde moet de in bijlage I vermelde ‘deliverables’ indienen binnen de daarin bepaalde termijn en overeenkomstig de daarin gestelde voorwaarden.

CONTROLES OP BASIS VAN DE TUSSENTIJDSE VERSLAGEN OF EINDVERSLAGEN

Verplichting tot indiening van verslagen

De FOD Economie zal instaan voor de inhoudelijke voortgangscontrole van het gesubsidieerde project, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren. De begunstigde van de subsidie (of de consortiumleider indien van toepassing) levert een schriftelijk verslag aan de FOD Economie betreffende de uitvoering van het project en de aanwending van de subsidie overeenkomstig het tijdschema en de modaliteiten bepaald in de projectoproep en in deze overeenkomst. De begunstigde (indien van toepassing via de consortiumleider) brengt na afloop van het project een eindverslag uit over het verloop en de resultaten van het project en verlenen elk hun medewerking aan de evaluaties. Daartoe wordt gebruik gemaakt van het model voortgangs- en eindverslag, zoals opgenomen in bijlage V of via een eigen template op voorwaarde dat de elementen beschreven in bijlage V hier ook in opgenomen worden.

De rapportage zal minstens een evaluatie en controle mogelijk maken van de bereikte resultaten in het licht van de verschillende criteria beschreven onder hoofdstuk 3 van de projectoproep. De verslagen moeten op een nauwkeurige, eerlijke en bondige wijze de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van publieke middelen voorstellen

Procedure voor de indiening van verslagen

De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een tussentijdse en een eindevaluatie. Deze evaluaties gebeuren in verschillende stappen:

Het technische voortgangsverslag dient om de zes maanden afgeleverd te worden met behulp van het model van voortgangs-/eindverslag voor de technische rapportage in bijlage V. Aan de begunstigde kan gevraagd worden een mondelinge presentatie te geven van de vooruitgang van het project en de tot dan toe bereikte resultaten. In geval van dergelijk verzoek, dient de begunstigde hierop in te gaan. De verslagen moeten elektronisch worden verzonden naar de FOD Economie via xxx_xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx, ten laatste een maand na het afsluiten van de betrokken rapportageperiode.
Ten laatste zes maanden na het einde van het gesubsidieerde project, moet de begunstigde een eindverslag afleveren volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. Het eindverslag gaat vergezeld met een verplichte mondelinge presentatie van de bereikte resultaten.
Bij het overhandigen van het eindverslag, levert de begunstigde eveneens een financieel rapport af onder de vorm van een Excel-bestand. Deze bevat volgende elementen:

de algemene balans en de historiek van de onderneming;
de analytische balans van de onderneming en de historiek;
- Het totaal van de uitgaven en inkomsten van de analytische balans moet overeenstemmen met het totaal van de algemene balans.
de lijst, in de vorm van een Excel tabel, bevat alle uitgaven en inkomsten in verband met deze overeenkomst (onder andere kosten die gedeeltelijk door andere overheidsinstanties worden betaald of uit eigen middelen worden gedragen, evenals de niet-in aanmerking komende kosten) en betalingsbewijzen van de uitgaven. Deze overzichtstabel van aanvaarde facturen en betalingsbewijzen bevat:

de kenmerken van de verrichte betaling (nummer bankrekeningafschrift of kasboek),
desgevallend de toegepaste verdeelsleutel die bepaalt welk deel van de factuur of van het betalingsbewijs het voorwerp uitmaakt van een deze subsidiëring,
de referenties die toelaten om de betrokken verrichtingen in de algemene en analytische boekhouding terug te vinden;

de bewijsstukken ter staving van de rechtstreekse link tussen de gedane uitgaven en het project;
de schuldvordering;
alle boekhoudkundige documenten ter verantwoording van de uitgaven opgenomen in de bovenstaande tabel. Al deze documenten, die eveneens kunnen worden overgemaakt in de vorm van duidelijk leesbare kopieën, moeten genummerd zijn zodat ze gemakkelijk in verband kunnen worden gebracht met de details in de hogervermelde tabel.

De begunstigde voert een boekhouding die een ondubbelzinnige identificatie van de uitgaven in verband met deze overeenkomst mogelijk maakt. De boekhouding wordt standaard in tweevoud gevoerd en moet de traceerbaarheid van de uitgaven met betrekking tot alle activiteiten van de begunstigde mogelijk maken. De uitgaven moeten per kalenderjaar kunnen worden opgevoerd. Een systematische aanpak van de digitalisering verdient de voorkeur. De nummering moet verplicht de referentie van het project en de mijlpaal/doelstelling bevatten. De begunstigde verbindt zich ertoe de originelen gedurende de bij wet bepaalde termijn te bewaren en op verzoek van de administratie ter beschikking te stellen

De begunstigde geeft eveneens aan of voor dit project (of voor de ingediende uitgaven) andere subsidies zijn ontvangen en, zo ja, welke en voor welk bedrag en of hierbij de Europese regels inzake cumulatie van staatssteun gerespecteerd werden.

De begunstigde geeft ook de contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) mee van de persoon die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van de financiële vragen tijdens de controle.

Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. Bovendien verbindt de begunstigde zich ertoe een verklaring op erewoord af te geven waarin wordt bevestigd dat de projectuitgaven niet het voorwerp uitmaken van dubbele financiering.

De kosten en inkomsten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.

De begunstigde moet eveneens medewerking verlenen aan een eventuele financiële controle, uitgevoerd door een externe financiële expert die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie.

De administratieve overheid deelt schriftelijk de beoordeling van het voortgangsrapport aan de begunstigde mee.

Als de kwaliteit van de geleverde verslagen of documenten ontoereikend en/of onvolledig wordt beschouwd, wordt dat schrijftelijk gecommuniceerd aan de begunstigde. De begunstigde moet een nieuw of gecorrigeerd verslag indienen uiterlijk een maand na de kennisgeving, na corrigerende maatregelen te hebben getroffen. De administratieve overheid behoudt zich het recht voor om na ontvangst van het nieuwe verslag een bijeenkomst met de begunstigde te organiseren.

Een negatieve beoordeling wordt gemotiveerd.

Indien na deze tweede evaluatie blijkt dat de kwaliteit ontoereikend en/of onvolledig is, dan :

wordt de begunstigde beschouwd de overeenkomst te hebben verbroken,
worden ontvangen subsidies en door de administratieve overheid gemaakte kosten terugbetaald, vermeerderd met de wettelijke rente en
wordt – afhankelijk van de ernst van de tekortkoming – elke huidige of toekomstige deelname aan subsidiëringsmogelijkheden binnen de FOD Economie onherroepelijk uitgesloten.

Rol van de consortiumleider

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst door de wettelijke vertegenwoordiger(s) - zich akkoord dat de consortiumleider - zoals aangeduid in artikel 4 van deze overeenkomst - alle begunstigden van het consortium kan vertegenwoordigen en de technische en financiële rapporten indient in naam en voor rekening van de begunstigden.

Xxxxxx vermeld in de verslagen en omzetting in euro

Financiële staten moeten worden opgesteld in euro. Elke begunstigde moet in andere valuta gemaakte kosten omzetten in euro's overeenkomstig zijn gangbare boekhoudpraktijken.

Taal van verslagen

Alle verslagen moeten worden opgemaakt in het Nederlands of Frans.

BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN

Te verrichten betalingen

De betaling zal gebeuren na ondertekening van het koninklijk besluit tot toekenning van de steun en deze subsidieovereenkomst, en na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering gedateerd ten laatste op 31/12/2024 (gebruik makend van bijlage IV van deze subsidieovereenkomst).

Kennisgeving van de verschuldigde bedragen

Wanneer de FOD Economie betalingen verricht, wordt de begunstigde formeel ingelicht over het te ontvangen bedrag.

Valuta voor betalingen

Alle betalingen door de FOD Economie worden verricht in euro.

Betalingen aan de begunstigde

De begunstigde/consortiumleider ontvangt de betalingen. Betalingen aan de begunstigde/ consortiumleider zoals aangeduid in ARTIKEL 3van deze overeenkomst ontheffen de Belgische Staat van zijn betalingsverplichting.

Bankrekening voor betalingen

Alle betalingen worden overgemaakt naar de volgende bankrekening van de begunstigde. In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), worden alle betalingen overgemaakt op de bankrekening van de consortiumleider (zoals aangeduid in artikel 4 van deze overeenkomst):

Bankrekening van de begunstigde/ consortiumleider:

Naam van de bank: [NAAM VAN DE BANK]
Volledige naam van de rekeninghouder: [NAAM REKENINGHOUDER]
IBAN-code: [IBAN CODE]
BIC-code: [BIC CODE]
Vestigingseenheidsnummer van de rekeninghouder: [VESTIGINGSEENHEIDSNUMMER REKENINGHOUDER]

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat alle subsidies door de FOD Economie worden betaald aan de consortiumleider van het project, zoals aangeduid in artikel 4 van deze overeenkomst.

De consortiumleider neemt deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst en stort de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig door aan de andere begunstigden overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel. In geen geval wordt de consortiumleider beschouwd als de enige en unieke eindbegunstigde van de subsidie

Datum van betaling

De betalingen verricht door de FOD Economie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop zij zijn afgeboekt van de rekening van de FOD Economie.

Opschorting van de betalingstermijn

De FOD Economie kan de betalingstermijn van een verzoek te allen tijde opschorten omwille van het feit dat:

het niet in overeenstemming is met de bepalingen van de overeenkomst, het voornoemde koninklijk besluit tot steuntoekenning of de voornoemde oproep tot voorstellen;

de technische of financiële verslagen niet zijn ingediend of niet volledig zijn, of aanvullende informatie vereist is;

de begunstigde verzuimt dan wel weigert zich aan een controle te onderwerpen; of

er twijfel is of bepaalde kosten in aanmerking komen voor subsidie van de in de financiële staten gedeclareerde kosten en aanvullende controles, beoordelingen, audits of onderzoeken vereist zijn.

De FOD Economie stelt de begunstigde, via de consortiumleider, formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving verzendt.

Indien niet langer aan de voorwaarden voor de opschorting van de betalingstermijn wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven en gaat de resterende periode in. De FOD Economie kan de overeenkomst ook beëindigen indien de betalingstermijn is opgeschort omdat de technische of financiële verslagen niet aan de eisen voldoen en het herziene verslag of de herziene financiële staat niet is ingediend of wel is ingediend maar eveneens is afgekeurd.

Opschorting van betalingen

De FOD Economie kan de betaling te allen tijde geheel of gedeeltelijk opschorten, indien de begunstigde(n) zich schuldig heeft/ hebben gemaakt aan, of wordt/ worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes, of ernstige niet-nakoming van zijn/ hun verplichtingen in het kader van deze toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst, dan wel verzuimt om de vereiste verantwoording te verstrekken over de aanwending van de ontvangen bedragen of om zich aan de financiële controles of controles ter plaatse te onderwerpen rond de aanwending van de ontvangen bedragen.

De FOD Economie stelt de begunstigde, via de consortiumleider, formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de FOD Economie de kennisgeving verzendt. De begunstigde dient binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, geeft ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel een bevestiging van de opschorting. In andere gevallen stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, er formeel van in kennis dat de opschortingsprocedure niet wordt voortgezet.

EVALUATIE VAN DE IMPACT VAN HET PROJECT

De FOD Economie kan op basis van de doelstelling van het project tussentijdse of eindevaluaties uitvoeren naar de impact van het project. De FOD Economie kan deze evaluaties rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (door daartoe gemachtigde externe instanties of personen) laten uitvoeren.

De desbetreffende begunstigde verstrekt alle voor het evalueren van de impact van het project noodzakelijke informatie, waaronder begrepen informatie in elektronische vorm.

AFDELING 3 — RECHTEN EN VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT RESULTATEN

BESCHERMING VAN RESULTATEN — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING

De tekst “Met de steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” moet vermeld worden op alle drukwerken en al de publiciteit met betrekking tot het project, alsook het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. De resultaten en belangrijkste conclusies van het gerealiseerde en gesubsidieerde project worden na afloop eveneens publiek bekend gemaakt met de vermelding “met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.

RAPPORTERING VAN DE EXPLOITATIE VAN RESULTATEN

Rapportering inzake de exploitatie van resultaten

Elke begunstigde stelt de FOD Economie op de hoogte als hij de resultaten van het project geëxploiteerd heeft (direct of indirect, in het bijzonder door het overdragen of in licentie geven van die resultaten) en dat tot tien jaar na de termijn bepaald in artikel 5, bijvoorbeeld als volgt:

door het gebruiken van de resultaten in vervolgonderzoek (buiten het project);
door het ontwikkelen, creëren of op de markt brengen van een product of procedé;
door het creëren en verstrekken van een dienst.

PUBLIEKE VERSPREIDING VAN RESULTATEN GEFINALISEERDE PROJECTEN

Mededeling en beschikbaarstelling aan het publiek

De FOD Economie behoudt zich het recht voor om de projectresultaten aan te wenden voor eigen doeleinden alsook om de projectresultaten via de gepaste kanalen ter beschikking te stellen aan het publiek.

Voornoemde informatie wordt kosteloos publiekelijk toegankelijk gemaakt met het oog op de maximale verspreiding van de resultaten van het project via de gepaste kanalen (wetenschappelijke/sector gebonden/websites en sociale media, specifieke of eigen website, jaarverslagen, documentatie van conferenties of seminaries, enz.). De hoger beschreven informatie wordt publiekelijk toegankelijk gehouden tot 5 jaar na de voltooiing van het project.

De referentie en/of de link naar de betreffende bron wordt gedeeld met de FOD Economie ter gelegenheid van de eindevaluatie van het project. De FOD Economie zal hiernaar verwijzen op de eigen website.

Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben

Vrijwaringsclausule

De begunstigde garandeert dat hij bij de uitvoering van het gesubsidieerde project de intellectuele eigendomsrechten zal respecteren.

De begunstigde vrijwaart de FOD Economie tegen alle vorderingen of eisen die door derden zullen worden ingesteld m.b.t. het houderschap, de inhoud en de vorm van de creaties en resultaten die ten gevolge van de uitvoering van het huidige project worden vervaardigd en verbindt zich ertoe om alle kosten en schadevergoedingen voortvloeiend uit een vordering of eis van een derde op grond van een inbreuk op een intellectueel eigendomsrecht en/of ander recht, te dragen.

De begunstigde moet de FOD Economie op eerste verzoek bijstand verlenen en vrijwaren, indien de FOD Economie door derden aangesproken wordt op gronden waarvoor krachtens dit artikel op de auteur een vrijwaringsplicht t.o.v. de FOD Economie rust.

Naamtekening

Tenzij de FOD Economie anderszins verzoekt, wordt bij elke verspreiding van de resultaten (in welke vorm ook en inclusief elektronische verspreiding) het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie weergegeven, voor zover dit gebruikelijk is in het betreffende medium, en de volgende tekst: “Met de steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie”. Wanneer het logo van de FOD Economie samen met een ander logo wordt weergegeven, wordt het logo van de FOD Economie op een voldoende opvallende plaats gezet.

Voor het nakomen van zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst, mag elke begunstigde het logo van de FOD Economie gebruiken. Deze bepaling geeft hem echter geen exclusief recht op het gebruik ervan. In dat opzicht kan het logo van de FOD Economie of elk soortgelijk handelsmerk of logo niet toegeëigend worden, noch door registratie noch op enigerlei andere wijze.

De verlening van een niet-exclusieve licentie

De begunstigde verleent aan de FOD Economie een niet-exclusief gebruiksrecht (niet-exclusieve licentie) op de eventuele resultaten van het project voor eigen doeleinden (bv. incorporatie in te ontwikkelen strategieën).

De prerogatieven op het gebied van intellectuele eigendomsrechten in verband waarvoor de begunstigde een niet-exclusieve licentie verleent aan de FOD Economie zijn de volgende:

het recht tot reproductie in om het even welke vorm, in de Franse, Nederlandse, Duitse en Engelse taal van de resultaten of een deel ervan;
het recht om de resultaten te vertalen of te laten vertalen in het Nederlands, Frans, Duits en/of Engels;
het recht tot opname van (een gedeelte) van de resultaten op zijn website, een folder, boek, databank, multimediawerk of anderszins en de verspreiding van de creaties;
het recht tot verveelvoudiging van een gedeelte of van de volledige resultaten (ongeacht in welke taal het werk zich bevindt) via geluids- en/of beelddragers (o.a. via geluidscassettes, beeldcassettes, cd, cd-rom, cd-i, internet, informatiesnelwegen, [elektronische] netwerken, elke andere elektronische exploitatie), en het recht tot openbaarmaking en verspreiding van de aldus tot stand gebrachte verveelvoudiging;
het recht tot publieke mededeling (publieke op- of uitvoering) (bv. via voordrachten (voor een publiek), via radio of televisie) van een gedeelte of van de volledige resultaten, in ongewijzigde vorm, ongeacht de taal van de resultaten;
het recht publiciteit te maken voor het project, hierbij gebruik makende van eventuele afbeeldingen, video’s, documenten, die gerealiseerd werden in het kader van het project en waarvan de begunstigde de rechthebbende is;
het recht op mededeling aan het publiek.

De niet-exclusieve licentie wordt verleend voor de gehele beschermingsduur van de toepasselijk zijnde intellectuele rechten en andere rechten en voor de gehele wereld.

Voor de verlening van de niet-exclusieve licentie aan de FOD Economie zal de begunstigde of auteur geen bijkomende vergoeding, naast de verleende subsidies, ontvangen.

Het werk van de begunstigde zal door de FOD Economie geëxploiteerd worden onder zijn naam, met de vermelding “met steun van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie” en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie.

Wijzigingen van het werk

De FOD Economie, alsook zijn personeelsleden behouden zich het recht voor tot aanpassing en actualisatie van de door de dienstverlener overgemaakte documenten, met inbegrip van het verbeteren van de spelling en grammatica en van de inhoud of de vorm.

Evenement

Tenslotte en in voorkomend geval kan – op verzoek van de FOD Economie – aan de begunstigde worden gevraagd om deel te nemen aan een publiek evenement waarbij het gesubsidieerde project en/of de vooruitgang en resultaten worden toegelicht door de begunstigde en uitvoerder van het project.

AFDELING 4 — OVERIGE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN

VERPLICHTING TOT HET NALEVEN VAN ETHISCHE BEGINSELEN

Elke begunstigde voert het project uit overeenkomstig:

de ethische beginselen die onder meer bestaan in het vermijden van verzinnen, vervalsen, plagiaat plegen en andere vormen van wangedrag bij het onderzoek;
de Ethische Code voor het wetenschappelijk onderzoek in België, opgesteld op gemeenschappelijk initiatief van de Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique, de Académie royale de Médecine de Belgique, de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten en de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, hierbij ondersteund door de POD Wetenschapsbeleid.

NALEVING SOCIAAL EN FISCAAL RECHT

De begunstigde is als enige verantwoordelijk voor de betaling van de salarissen van zijn werknemers en verbindt er zich toe om op elk moment de toepasselijke regelgeving te respecteren rond arbeidsrecht, gezondheids- en voorzorgsrecht, sociale zekerheidsrecht en fiscaal recht, evenals rond alle immigratieformaliteiten.

De begunstigde verbindt er zich ook toe:

dat er geen achterstallige lonen bestaan ten aanzien van zijn personeel, noch ten aanzien van het personeel van zijn onderaannemers en geen overeenkomstige sociale zekerheids- of belastingschulden;
dat de Belgische verplichte minimumarbeidsvoorwaarden worden nageleefd, waaronder met name de arbeidsduur, de jaarlijkse vakantie, het welzijn op het werk, de eventuele aansluiting bij de PDOK en het minimumloon (te controleren via

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.xxxx);

dat alle sociale zekerheids- en immigratieformaliteiten (inclusief DIMONA, A1, single permits, LIMOSA-verklaringen, enz.) worden nageleefd (gedetailleerde informatie voor de bouwsector beschikbaar op

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx_xx_xxxxxxx/);

dat er geen personeel naar België wordt gedetacheerd in strijd met het verbod om een gedetacheerde werknemer te vervangen door een andere gedetacheerde werknemer;
dat er geen illegale arbeidskrachten worden ingezet, ook niet door onderaannemers voor de uitvoering van de opdracht, ongeacht of het gaat om Belgische, EER of onderdanen van derde landen.

VERPLICHTING TOT HET VOORKOMEN VAN BELANGENCONFLICTEN

Elke begunstigde neemt alle noodzakelijke maatregelen om situaties te voorkomen waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van het project in het gedrang komt als gevolg van een economisch belang, politieke of nationale binding, familiale of emotionele banden of andere gedeelde belangen ("belangenconflict"). Indien zich een situatie voordoet die een belangenconflict vormt of vermoedelijk tot een belangenconflict zal leiden, moet hij de FOD Economie daarvan onverwijld formeel in kennis stellen en onmiddellijk alle noodzakelijke stappen nemen om deze situatie te corrigeren.

De FOD Economie kan controleren of de genomen maatregelen voldoende zijn en kan eisen dat binnen een redelijke termijn aanvullende maatregelen worden genomen.

WAARBORGEN INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

In de regel is alle uit het project voortkomende informatie vatbaar voor publieke bekendmaking. Slechts indien behoorlijk kan gemotiveerd worden dat de rechtmatige belangen of intellectuele eigendomsrechten van een begunstigde moeten worden gevrijwaard, kan de kwalificatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangebracht. Gedurende de uitvoering van het project en tot tien jaar na de in artikel 5 bepaalde periode behandelen de partijen alle gegevens, documenten of andere elementen (in welke vorm ook), als vertrouwelijk indien die uitdrukkelijk als “vertrouwelijk” werden aangemerkt.

Tenzij anderszins tussen de partijen is overeengekomen, mag vertrouwelijke informatie alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. De ontvangende begunstigde mag vertrouwelijke informatie alleen aan zijn personeel bekendmaken indien hij die informatie nodig heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst en is gehouden aan geheimhouding.

De FOD Economie mag vertrouwelijke informatie bekendmaken aan het personeel van andere instellingen indien dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst of het waarborgen van de financiële belangen van de Staat en indien de ontvangers van de informatie zijn gehouden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen.

De vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn niet langer van toepassing indien:

de partij die de informatie bekendmaakt de andere partij ontheft van die verplichtingen;

de informatie reeds bij de ontvanger bekend was of hem zonder geheimhoudingsplicht is verstrekt door een derde die niet aan geheimhouding was gehouden;

de ontvanger bewijst dat de informatie zonder gebruik van vertrouwelijke informatie is ontwikkeld;

de informatie voor het publiek algemeen beschikbaar wordt, zonder schending van een geheimhoudingsplicht, of

de bekendmaking van de informatie bij de Europese of nationale wetgeving is voorgeschreven.

HET PROMOTEN VAN HET PROJECT

Verplichting tot het promoten van het project en de resultaten ervan

Elke begunstigde promoot het project en de resultaten ervan door meerdere doelgroepen (waaronder de media en het grote publiek) doelgericht en op een strategische en effectieve wijze te informeren. Dit laat de verspreidingsvereisten, de geheimhoudingsverplichtingen en de verplichtingen op vlak van onthulling van de resultaten aan derden onverlet.

Elke begunstigde moet de FOD Economie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben.

Communicatieactiviteiten van de FOD Economie: Recht op gebruik van de materialen, documenten en informatie van de begunstigde

De FOD Economie mag van de begunstigde ontvangen informatie in verband met het project en niet vertrouwelijke documenten, met name voor publicatie bestemde samenvattingen en openbare presentaties, alsook andere niet vertrouwelijke elementen, zoals foto’s of audiovisueel materiaal (ook in elektronische vorm), voor haar eigen communicatie- en publicatieactiviteiten gebruiken mits daarbij verwijzing wordt gemaakt naar de betrokken begunstigde(n) van het project. Dit laat de verspreidingsverplichtingen en de verplichtingen ingeval van onthulling van de resultaten aan derden, voorzien in deze overeenkomst, onverlet. Indien gebruik van deze elementen, documenten of informatie door de FOD Economie echter het risico met zich meebrengt dat rechtmatige belangen worden geschaad, dan kan de betrokken begunstigde(n) de FOD Economie verzoeken om deze toch niet te gebruiken.

Indien het recht van gebruik afhankelijk is van rechten van een derde (waaronder begrepen personeel van de begunstigde(n)), moet de desbetreffende begunstigde ervoor zorgen dat hij voldoet aan zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst (in het bijzonder door de vereiste toestemming van de betrokken derde te verkrijgen).

Bij elk gebruik van de resultaten van het project door de FOD Economie, waarbij niet louter verwezen wordt naar een door de begunstigde gepubliceerd document of waarbij voornoemde publicatie niet letterlijk wordt geciteerd of wanneer daaruit aanvullende of afwijkende conclusies worden getrokken, wordt aangegeven dat daarin uitsluitend de mening van de FOD Economie wordt weergegeven.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Verwerking van persoonsgegevens door de FOD Economie

Alle persoonsgegevens die onder de werkingssfeer van de overeenkomst vallen, worden door de FOD Economie verwerkt in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de toepasselijke Belgische wetgeving omtrent gegevensbescherming. Bedoelde gegevens worden door de FOD Economie verwerkt voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst, of om de financiële belangen van de Staat te beschermen (waaronder begrepen controles en onderzoeken).

Verwerking van persoonsgegevens door de begunstigde

Persoonsgegevens die onder het werkingsgebied van de overeenkomst vallen, worden door elke begunstigde verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Europese en nationale wetgeving inzake gegevensbescherming (waaronder begrepen toestemmings- of kennisgevingsvereisten).

De begunstigde verleent zijn personeel slechts toegang tot gegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst.

De begunstigde moet de personeelsleden van wie persoonsgegevens door de FOD Economie worden verzameld en verwerkt hiervan in kennis stellen. Te dien einde moet hij hen de privacyverklaring(en) verstrekken voordat hun gegevens naar de FOD Economie worden gestuurd.

CESSIES VAN VORDERINGEN OP DE FOD ECONOMIE

De begunstigde mag geen vorderingen op de FOD Economie aan een derde cederen, uitgezonderd met toestemming van de FOD Economie op een daartoe strekkend gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de betrokken begunstigde. Indien de FOD Economie de cessie niet aanvaardt of de voorwaarden van deze niet worden vervuld, kan de cessie niet aan de FOD Economie worden tegengeworpen. In geen geval bevrijdt een cessie de begunstigde van zijn verplichtingen jegens de FOD Economie.

TOEZICHT EN CONTROLE

ALGEMEEN

De begunstigde van dit project gaat akkoord met de mogelijkheid van de FOD Economie om rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (met hiertoe aangewezen externe personen of instanties dewelke over dezelfde controle- en toezichtrechten beschikken als de FOD Economie) controles te laten uitvoeren, opdat de FOD Economie zou kunnen nagaan of:

de werken zijn / of worden uitgevoerd overeenkomstig de specificaties van het project;
de subsidie wordt of zal worden aangewend voor de financiering van de in aanmerking komende kosten (cf. artikel 8 van deze overeenkomst);
de budgettaire limieten niet worden overschreden en verlopen volgens het opgestelde uitvoeringsplan;
de rapportageverplichtingen worden nageleefd alsook of er correct gerapporteerd wordt aangaande de door het project gegenereerde inkomsten (zowel rechtstreeks als onrechtstreeks), of de bepalingen onderhavig deze overeenkomst worden nageleefd;

Deze controles kunnen tijdens en/ of na de uitvoering van het project worden uitgevoerd, voor zover ze binnen de tien jaar na uitbetaling van de subsidie opgestart worden.

In het geval dat deze controles worden uitgevoerd door externe personen of instanties die werden aangesteld door de FOD Economie, informeert de FOD Economie de desbetreffende begunstigde over de gegevens van de externe personen of instanties.

De aanstelling van externe personen door de FOD kan niet door de begunstigde worden geweigerd, behoudens een gemotiveerde weigering in het geval van tegenstrijdige belangen en uit hoofde van de bescherming van hun concurrentiepositie.

Tijdens de uitvoering van dergelijke controles verbindt de begunstigde zich ertoe ter goeder trouw mee te werken, teneinde de controle maximaal mogelijk te maken alsook daar waar nodig op het eerste verzoek hulp, ondersteuning of bijstand te voorzien.

De desbetreffende begunstigde kan worden verzocht deel te nemen aan bijeenkomsten, ook met externe deskundigen.

BESCHIKBAARHEID VAN INFORMATIE EN LOCATIES

Beschikbaarheid van informatie

De desbetreffende begunstigde zal gedurende de volledige duur van de overeenkomst tot tien jaar na afloop van de overeenkomst, op eenvoudig verzoek van de FOD Economie of van de extern aangestelde(n), alle gevraagde commerciële, contractuele, financiële, technische, wetenschappelijke, economische, boekhoudkundige en andere relevante informatie aangaande het project verstrekken, teneinde de controle en het toezicht hierop mogelijk te maken.

De FOD Economie kan tevens om aanvullende informatie verzoeken overeenkomstig de overeenkomst.

Alle gegevens zullen met de nodige confidentialiteit gebruikt worden om toe te zien op de goede uitvoering van deze overeenkomst en op de nauwkeurige afrekening van de toegekende middelen.

De begunstigde is gehouden om de Staat, of zijn aangestelden, op eenvoudig verzoek toegang te geven tot de boekhouding met het oog op controle van eender welke operatie die verband houdt met de ontwikkeling, de industrialisatie, en de commercialisatie van het project, met de productie en met operaties in verband met licentieovereenkomsten in het kader van het project.

Inzake gedigitaliseerde data dient de nodige bijstand te worden voorzien om deze in een toegankelijke en leesbare vorm te verkrijgen.

De op de informatiedragers geplaatste gegevens worden in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage voorgelegd.

Beschikbaarheid van locaties

Voor controles ter plaatse moet de begunstigde, gedurende de hele duur van deze overeenkomst, tijdens de uren dat er werkzaamheden worden uitgevoerd, toegang verlenen tot alle werklocaties en panden die hem toebehoren, alsook aan de externe personen of instanties, en moet hij ervoor zorgen dat de gevraagde informatie onmiddellijk beschikbaar is.

Tijdens de controles mag de FOD Economie of de door haar extern aangestelde personen/ instanties de staat van de vordering van de werken, de tewerkstelling van het personeel dat aangesteld werd voor de uitvoering van deze overeenkomst en de aard van de bezigheden controleren. Ze kunnen hiertoe het personeel horen en alle nodige verificaties uitvoeren.

Op basis van de controle wordt een "controleverslag" opgesteld. De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde formeel in kennis van het controleverslag, waarna deze binnen een termijn van 30 kalenderdagen formeel opmerkingen kan aantekenen ("contradictoire beoordelingsprocedure"). Controleverslagen worden opgesteld in het Nederlands of Frans.

GEVOLGEN VAN BEVINDINGEN UIT CONTROLES

Algemeen

Naar aanleiding van de bevindingen van de controles en beoordelingen die in de context van de overeenkomst zijn uitgevoerd, kan worden besloten tot de afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten, verlaging van de subsidie, terugvordering van onverschuldigde bedragen of andere in hoofdstuk 5 beschreven maatregelen. Afwijzing van kosten of verlaging van de subsidie, heeft herziening van het subsidiebedrag tot gevolg.

Naar aanleiding van bevindingen van de controles en beoordelingen kan om wijziging van bijlage I worden verzocht.

Gevolgen bij stelselmatig en terugkerende fouten

De FOD Economie stelt de betrokken begunstigde en de begunstigde formeel op de hoogte van stelselmatige of terugkerende fouten.

Wanneer de bevindingen betrekking hebben op het voor subsidie in aanmerking komen van kosten bevat de formele kennisgeving:

een uitnodiging tot indiening van opmerkingen;
een verzoek tot indiening van herziene financiële staten;
het correctiepercentage voor extrapolatie dat door de FOD Economie op basis van de stelselmatige of terugkerende fouten is vastgesteld, voor het berekenen van de bedragen die worden afgewezen wanneer de desbetreffende begunstigde meent dat de indiening van herziene financiële staten niet mogelijk of haalbaar is, of geen herziene financiële staten indient.

Vanaf het moment dat hij de kennisgeving ontvangt, heeft deze begunstigde 30 kalenderdagen de tijd voor het indienen van opmerkingen, herziene financiële staten of een voorstel voor een naar behoren onderbouwde alternatieve correctiemethode. Deze termijn kan in gerechtvaardigde gevallen door de FOD Economie worden verlengd.

De af te wijzen bedragen worden op basis van de herziene financiële staten bepaald, onder voorbehoud van de goedkeuring ervan.

Als de FOD Economie geen opmerkingen of herziene financiële staten ontvangt, de waarnemingen of de voorgestelde alternatieve correctiemethode niet aanvaardt of de herziene financiële staten niet goedkeurt, stelt ze de begunstigde desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde correctiepercentage. Als de FOD Economie de door de betrokken begunstigde voorgestelde alternatieve correctiemethode aanvaardt, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van deze alternatieve methode.

Wanneer de bevindingen betrekking hebben op een onjuiste uitvoering of op niet-nakoming van een andere verplichting, bevat de formele kennisgeving:

een uitnodiging tot indiening van opmerkingen; en
het vaste percentage dat de FOD Economie voornemens is toe te passen overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel.

Vanaf het moment dat de desbetreffende begunstigde de kennisgeving ontvangt, heeft hij 30 kalenderdagen de tijd voor het indienen van opmerkingen of een voorstel voor een naar behoren gemotiveerd alternatief vast percentage. Indien de FOD Economie geen opmerkingen ontvangt of de opmerkingen of het voorgestelde alternatieve vast percentage niet aanvaardt, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde vaste percentage. Indien de FOD Economie het vast percentage ter vervanging aanvaardt dat door de betrokken begunstigde is voorgesteld, stelt ze de begunstigde, desgevallend via de consortiumleider, formeel op de hoogte van de toepassing van dit alternatieve vaste percentage.

Zowel in het geval van stelselmatige of terugkerende bevindingen die raken aan de in aanmerking komende kosten, als in het geval van stelselmatige of terugkerende bevindingen die raken aan de uit te voeren verplichtingen, berekent de FOD Economie het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met dit akkoord. Indien het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde lager is dan zijn ontvangen aandeel in het eindbedrag van de subsidie, vordert de FOD Economie, in voorkomend geval, het verschil terug.

AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES — SCHADE

MAATREGELEN IN GEVAL VAN NIET NAKOMING VERPLICHTINGEN DOOR DE BEGUNSTIGDE

Naar aanleiding van de bevindingen van de controles en beoordelingen die in de context van de overeenkomst zijn uitgevoerd, kan worden besloten tot het opleggen van bijkomende voorwaarden, de afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten, verlaging van de subsidie, terugvordering van onverschuldigde bedragen of andere in hoofdstuk 6 beschreven maatregelen. Afwijzing van kosten of verlaging van de subsidie, heeft herziening van het eindbedrag van de subsidie tot gevolg.

De FOD Economie beveelt de onmiddellijke terugbetaling van de steun en vordert deze terug volgens de modaliteiten, zoals bepaald in deze overeenkomst, bij :

de niet-nakoming van de voorwaarden verbonden aan de toekenning van de steun, inclusief het respecteren van de vastgelegde drempels;
de niet-nakoming van de wettelijke informatie- en raadplegingsprocedures bij collectief ontslag;
het niet aanwenden van de subsidie voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;
het verhinderen van de financiële controles of controles ter plaatse op de aanwending van de toegekende subsidie;
het niet-verstrekken van de vereiste verantwoording en verantwoordingsstukken;
het niet nakomen van de rapportageverplichting;
het aanhoudend niet naleven van de voorwaarden voor de toekenning van de subsidie ondanks een ingebrekestelling.

AFDELING 1 — AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES

AFWIJZING VAN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

De FOD Economie wijst, bij de betaling of nadien, alle kosten die niet subsidiabel zijn af, met name naar aanleiding van de controles of onderzoeken.

Niet-in aanmerking komende kosten worden volledig afgewezen.

Afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten zonder verlaging van het subsidiebedrag

Indien de FOD Economie de kosten afwijst zonder vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigde formeel in kennis van de afwijzing van kosten, de bedragen en de redenen ervan. De begunstigde kan, desgevallend via de consortiumleider, binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de ontvangst van de kennisgeving, formeel bij de FOD Economie bezwaar maken met opgave van de redenen ervan.

Afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten met verlaging van het subsidiebedrag

Indien de FOD Economie de kosten afwijst met vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigde formeel in kennis van deze afwijzing.

Indien de FOD Economie de kosten afwijst, brengt ze deze in mindering op de totale in aanmerking komende kosten, die voor het project in het periodieke of definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd.

Indien de FOD Economie kosten afwijst, brengt ze het afgewezen bedrag in mindering op de totale in aanmerking komende kosten die door de begunstigde in het definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd. Vervolgens berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met deze overeenkomst. Indien het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde lager is dan het reeds betaalde subsidiebedrag, recupereert de FOD Economie het verschil.

VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG

De FOD Economie mag het subsidiebedrag verlagen, indien het project niet correct werd uitgevoerd en ook indien andere verplichtingen in het kader van de huidige overeenkomst niet werden nageleefd door de begunstigde.

De omvang van het verlagen van het subsidiebedrag is evenredig aan de mate van niet-uitvoering van het project of de mate van niet-naleving van voormelde verplichtingen.

Alvorens het subsidiebedrag te verlagen, doet de FOD Economie de begunstigde een formele kennisgeving toekomen, waarin het hem in kennis stelt van zijn voornemen om het subsidiebedrag te verlagen, het beoogde bedrag van de verlaging en de redenen ervan, en hen, desgevallend via de consortiumleider, verzoekt binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de FOD Economie binnen deze termijn geen opmerkingen ontvangt of besluit de verlaging ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, wordt zij geacht akkoord te gaan met de verlaging (indien van toepassing samen met de kennisgeving van de verschuldigde bedragen).

Indien de FOD Economie het subsidiebedrag verlaagt, berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigde. Als het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde lager is dan het reeds betaalde subsidiebedrag, vordert de FOD Economie het verschil terug.

TERUGVORDERING VAN ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN

Indien terugvordering na beëindiging van de duur van het project bedoeld in artikel 5 plaatsvindt, vordert de FOD Economie het onverschuldigde bedrag van de begunstigde terug door hem formeel een debet nota te doen toekomen. In deze nota worden het terug te vorderen bedrag, de voorwaarden en de betalingsdatum vermeld.

Indien het bedrag op de in de debet nota vermelde datum niet is betaald, zal de FOD Economie het bedrag terugvorderen door juridische maatregelen te nemen.

Indien het bedrag op de in de debet nota vermelde datum niet is betaald, wordt het terug te vorderen bedrag (zie boven) vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in de debet nota vermelde betalingsdatum tot de datum waarop de FOD Economie het volledige bedrag ontvangt.

Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.

De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.

AFDELING 2 – AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

Aansprakelijkheid van de FOD Economie

De FOD Economie kan niet aansprakelijk worden gesteld door de begunstigde of derden als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst geleden schade, en zelfs niet voor grove nalatigheid, noch voor door de begunstigde als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst veroorzaakte schade.

Aansprakelijkheid van de begunstigde

Behalve in geval van overmacht moet de begunstigde alle schade die de FOD Economie lijdt als gevolg van de niet conforme uitvoering van het project vergoeden. De begunstigde is verantwoordelijk voor de betaling van schade die wordt teruggevorderd door de FOD Economie.

INWERKINGTREDING, OPZEG EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST

INWERKINGTREDING

Deze overeenkomst treedt in werking op datum van de ondertekening door de partij die als laatste tekent. Deze overeenkomst blijft in werking tot de einddatum.

OPZEG DOOR DE FOD ECONOMIE

Overeenkomstig artikel 123 van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de Federale Staat, kan de FOD Economie deze overeenkomst opzeggen indien de begunstigde

de voorwaarden niet naleeft waaronder de subsidie werd verleend;
de subsidie niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;
de in artikel 122 bedoelde controle verhindert.

Onverminderd de wettelijke opzeggingsmogelijkheden, kan de FOD Economie deze overeenkomst opzeggen indien:

een verandering in de juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie van een begunstigde of van zijn gelieerde entiteiten de tenuitvoerlegging van het project wezenlijk zou kunnen beïnvloeden of vertragen of zou leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen;

de uitvoering van het project wordt verhinderd door overmacht of door de begunstigde wordt opgeschort en ofwel hervatting onmogelijk is, ofwel de noodzakelijke wijzigingen in de overeenkomst zouden leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of tot schending van het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers;

een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) schuldig is bevonden aan een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep, vastgesteld op om het even welke grond;

een begunstigde niet voldoet aan de toepasselijke nationale belasting- en socialezekerheidswetgeving;

het project wetenschappelijk of technologisch niet langer relevant is;

een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) fraude heeft gepleegd, zich schuldig heeft gemaakt aan corruptie of betrokken is bij een criminele organisatie, witwassen of enige andere illegale activiteit waardoor de financiële belangen van de Staat zijn geschaad;

een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) zich tijdens de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst schuldig heeft gemaakt aan wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet-nakoming van zijn verplichtingen, met inbegrip van een niet-correcte uitvoering van het project, het indienen van onjuiste informatie, verzuim om de vereiste informatie te verstrekken, schending van ethische beginselen;

een begunstigde voor de technische en/of financiële rapporten waarop artikel 15 betrekking heeft geen positieve evaluatie verkrijgt;

wanneer de kandidaat zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen en/of informatie heeft achtergehouden.

In geval van schendingen, zoals opgesomd onder dit artikel, zal de FOD Economie, teneinde een einde te stellen aan de inbreuk/ nalatigheden, de begunstigde, eventueel via de consortiumleider, per aangetekende brief in gebreke stellen binnen een termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste dag waarop de FOD Economie in kennis werd gesteld van de vaststelling van de inbreuk/nalatigheden.

Indien de begunstigde geen einde stelt aan de onrechtmatige daden of indien hij de situatie niet volledig heeft rechtgezet binnen een termijn van 30 kalenderdagen na datum van het aangetekend schrijven, kan de begunstigde gehouden worden de volledige subsidie terug te betalen aan de FOD Economie, overeenkomstig voormeld artikel 123 van de wet van 22 mei 2003. In dit geval zal de overeenkomst van rechtswege worden ontbonden ten laste van de begunstigde.

In geval van ontbinding is de begunstigde gehouden om binnen 60 kalenderdagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, een periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging) en een eindverslag in te dienen.

De FOD Economie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag. Alleen kosten die vóór de ingebrekestelling zijn gemaakt, kunnen in aanmerking komen voor subsidies.

Dit laat het recht van de FOD Economie om de subsidie te verlagen onverlet. De begunstigde kan aan een beëindiging door de FOD Economie geen recht op schadevergoeding ontlenen. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigde van toepassing.

FAILLISSEMENT EN VEREFFENING

In het geval een begunstigde failliet is verklaard, zich in staat van vereffening bevindt, in de situatie van opschorting van betaling verkeert, een regeling met zijn crediteuren heeft getroffen, zijn werkzaamheden heeft gestaakt dan wel in een procedure van soortgelijke aard krachtens de nationale wetgeving is verwikkeld, wordt er onmiddellijk en zonder enige voorafgaandelijke ingebrekestelling een einde gesteld aan deze overeenkomst. In dit geval dient de begunstigde het ongebruikte deel van de subsidie onmiddellijk terug te betalen.

INFORMATIEPLICHT

ALGEMEEN

De begunstigde brengt de FOD Economie onmiddellijk, per aangetekend schrijven, op de hoogte van alle feiten en gebeurtenissen welke van invloed zijn of van invloed kunnen zijn op de uitvoering van het project. Alle nuttige gegevens dienaangaande worden hierbij overgemaakt.

OVERMACHT

De begunstigde brengt de FOD Economie onmiddellijk per aangetekend schrijven, op de hoogte als hij het project wegens overmacht niet kan uitvoeren. Alle relevante informatie hieromtrent zal worden overgemaakt.

Elke situatie die overmacht vormt, moet onverwijld formeel worden meegedeeld aan de andere partij onder vermelding van de aard ervan, de vermoedelijke duur en de te voorziene gevolgen. De partijen moeten onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen nemen om de schade als gevolg van de overmacht te beperken en al het mogelijke doen om de uitvoering van het Project zo spoedig mogelijk te hervatten. De partij die door overmacht wordt verhinderd om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen, kan niet worden geacht inbreuk op de overeenkomst te maken.

Onder "overmacht" wordt verstaan elke situatie of gebeurtenis:

1° waardoor een van de partijen haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet kan nakomen;

2° die onvoorzienbaar, uitzonderlijk en buiten de macht van de partijen was; of

3° die niet te wijten is aan een fout of nalatigheid van de partijen (of van derden die bij het project betrokken zijn), en

4° die ondanks het betrachten van alle nodige zorgvuldigheid onvermijdelijk blijkt.

Financiële moeilijkheden kunnen niet worden ingeroepen als geval van overmacht.

GEVOLGEN

Indien de begunstigde de informatieplicht, zoals omschreven in artikel 12 en artikel 39 van deze overeenkomst, niet nakomt, is artikel 31 van deze overeenkomst van toepassing.

Voor zover de begunstigde voldaan heeft aan zijn informatieplicht, verbinden de partijen zich ertoe om in gemeenschappelijk overleg overeen te komen of, en in welke mate, de overeenkomst kan aangepast worden aan de nieuwe situatie rekening houdend met de toepasselijke reglementeringen.

Indien binnen de drie maanden na datum van het aangetekend schrijven, zoals omschreven in artikel 31 van deze overeenkomst, geen overeenstemming bereikt wordt tussen de partijen, dient de begunstigde het ongebruikte deel van de subsidie terug te betalen, vermeerderd met intresten en eventuele onkosten en kan de FOD Economie de overeenkomst ontbinden. In geval van ontbinding is de begunstigde gehouden een eindverslag in te dienen conform de bepalingen van HOOFDSTUK 4 van deze overeenkomst en blijft de begunstigde onderworpen aan de bepalingen van HOOFDSTUK 5 inzake toezicht en controle.

SLOTBEPALINGEN

INTERPRETATIE VAN DE OVEREENKOMST

De beschikkingen in de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst hebben voorrang op haar bijlages.

WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst kan gewijzigd worden, tenzij de wijzigingen veranderingen in de overeenkomst met zich meebrengen die zouden kunnen leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of een inbreuk zouden vormen op het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers. De Begunstigde kan om een wijziging van de overeenkomst verzoeken. De Begunstigde die om een wijziging verzoekt moet een ondertekend wijzigingsverzoek bij de administratieve overheid indienen. Het wijzigingsverzoek moet de redenen ervoor, alsook de passende ondersteunende documenten omvatten.

De administratieve overheid kan om aanvullende informatie vragen.

Indien de administratieve overheid instemt met het verzoek, moet zij de wijziging binnen dertig dagen na ontvangst van de kennisgeving (of de aanvullende informatie waarom de administratieve overheid eventueel heeft verzocht) ondertekenen. Indien zij niet instemt met het verzoek, moet zij dit binnen dezelfde termijn formeel meedelen.

De termijn kan indien nodig worden verlengd in verband met de beoordeling van het verzoek. Indien binnen deze termijn geen kennisgeving wordt ontvangen, wordt het verzoek geacht te zijn afgewezen.

Een wijziging treedt in werking op de door de partijen overeengekomen datum of, bij ontstentenis daarvan, op de datum waarop de wijziging in werking treedt.

BEREKENING VAN DE PERIODES, DATA EN TERMIJNEN

De in dagen, maanden of jaren uitgedrukte termijnen worden berekend vanaf het moment dat de voor de termijn bepalende gebeurtenis plaatsvindt. De dag waarop deze gebeurtenis plaatsvindt wordt niet geacht binnen die termijn te vallen.

TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING

Op de overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. De partijen streven ernaar eventuele geschillen over de interpretatie en/of uitleg van deze overeenkomst in der minne te schikken. Indien een geschil over de interpretatie, toepassing of geldigheid van de overeenkomst niet minnelijk kan worden geschikt, zijn de Belgische rechtbanken exclusief bevoegd.

Lopende geschillen ontheffen de partijen geenszins van de verplichtingen van deze overeenkomst.

HANDTEKENINGEN

Handtekening(en) van alle betrokken partners van het project. Deze persoon is gemachtigd om de organisatie juridisch te vertegenwoordigen en te verbinden.

Aldus opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op …./…./2024 (datum laatste ondertekenaar), waarvan elke partij erkent een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de Belgische Staat		Voor de begunstigde/consortiumleider

[NAAM MINISTER]		[NAAM ONDERTEKENAAR]
[Titel van de minister]		[FUNCTIE]


[NAAM MINISTER]
[Titel van de minister]


[NAAM MINISTER]
[Titel van de minister]

IV. BIJLAGEN

BIJLAGE I – Het goedgekeurde projectvoorstel

BIJLAGE II – Koninklijk besluit van …./…./2024 [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT]

BIJLAGE III – De projectoproep “Het Belgisch ondernemerschap bevorderen”

BIJLAGE IV – Model verklaring van schuldvordering

BIJLAGE V – Model van voortgangs-/ eindverslag voor de technische rapportage

Projectoproep Het Belgisch ondernemerschap bevorderen – Subsidieovereenkomst – 2024 46

Document Metadata

Table of Contents

SUBSIDIEOVEREENKOMST

Document Metadata

SUBSIDIEOVEREENKOMST

ALGEMEEN

VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

PROJECTLEIDER

HET GESUBSIDIEERDE PROJECT

UIT TE VOEREN PROJECT

CONSORTIUM

DUUR VAN HET PROJECT

GERAAMDE BEGROTING VAN DE BEGUNSTIGDE

SUBSIDIE

BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE, STEUNINTENSITEIT EN SOORTEN KOSTEN

Maximaal bedrag van de subsidie en informatieplicht

In aanmerking komende kosten en eindbedrag van de subsidie

Herziene eindbedrag van de subsidie

IN AANMERKING KOMENDE EN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

Voorwaarden en toelaatbaarheid van de kosten

Niet in aanmerking komende kosten

Gevolgen van de declaratie van niet in aanmerking komende kosten

RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

ALGEMENE VERPLICHTING OM HET PROJECT NAAR BEHOREN UIT TE VOEREN

OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN HET PROJECT

UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR ONDERAANNEMERS EN VERBONDEN ONDERNEMINGEN

ALGEMENE INFORMATIEVERPLICHTING

Algemene verplichting om op verzoek informatie te verstrekken

Verplichting tot het bijhouden van actuele gegevens en het verstrekken van inlichtingen over gebeurtenissen en omstandigheden die vermoedelijk van invloed zijn op de overeenkomst

SCHRIFTELIJKE GEGEVENS BIJHOUDEN — BEWIJSSTUKKEN BEWAREN

OPLEVEREN VAN ONDERZOEKSRESULTATEN

CONTROLES OP BASIS VAN DE TUSSENTIJDSE VERSLAGEN OF EINDVERSLAGEN

Verplichting tot indiening van verslagen

Procedure voor de indiening van verslagen

Rol van de consortiumleider

Xxxxxx vermeld in de verslagen en omzetting in euro

Taal van verslagen

BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN

Te verrichten betalingen

Kennisgeving van de verschuldigde bedragen

Valuta voor betalingen

Betalingen aan de begunstigde

Bankrekening voor betalingen

Datum van betaling

Opschorting van de betalingstermijn

Opschorting van betalingen

EVALUATIE VAN DE IMPACT VAN HET PROJECT

BESCHERMING VAN RESULTATEN — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING

RAPPORTERING VAN DE EXPLOITATIE VAN RESULTATEN

Rapportering inzake de exploitatie van resultaten

PUBLIEKE VERSPREIDING VAN RESULTATEN GEFINALISEERDE PROJECTEN

Mededeling en beschikbaarstelling aan het publiek

Vrijwaringsclausule

Naamtekening

De verlening van een niet-exclusieve licentie

Wijzigingen van het werk

Evenement

VERPLICHTING TOT HET NALEVEN VAN ETHISCHE BEGINSELEN

NALEVING SOCIAAL EN FISCAAL RECHT

VERPLICHTING TOT HET VOORKOMEN VAN BELANGENCONFLICTEN

WAARBORGEN INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

HET PROMOTEN VAN HET PROJECT

Verplichting tot het promoten van het project en de resultaten ervan

Communicatieactiviteiten van de FOD Economie: Recht op gebruik van de materialen, documenten en informatie van de begunstigde

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Verwerking van persoonsgegevens door de FOD Economie

Verwerking van persoonsgegevens door de begunstigde

CESSIES VAN VORDERINGEN OP DE FOD ECONOMIE

TOEZICHT EN CONTROLE

ALGEMEEN

BESCHIKBAARHEID VAN INFORMATIE EN LOCATIES

Beschikbaarheid van informatie

Beschikbaarheid van locaties

GEVOLGEN VAN BEVINDINGEN UIT CONTROLES

Algemeen

Gevolgen bij stelselmatig en terugkerende fouten

AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES — SCHADE

MAATREGELEN IN GEVAL VAN NIET NAKOMING VERPLICHTINGEN DOOR DE BEGUNSTIGDE

AFWIJZING VAN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

Afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten zonder verlaging van het subsidiebedrag

Afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten met verlaging van het subsidiebedrag

VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG

TERUGVORDERING VAN ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN

AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE