FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF HOOFDMEDEWERKER TEAM FINANCIËN EN VERZEKERINGEN

FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF HOOFDMEDEWERKER TEAM FINANCIËN EN VERZEKERINGEN

FUNCTIE

Functienaam: administratief hoofdmedewerker in het team Financiën en verzekeringen Functiegroep: vervangingscontract in voltijds dienstverband C4-5 - 1 VTE

Team: Financiën en verzekeringen Sector: Financiën en verzekeringen

DOEL

Je coördineert, samen met je teamgenoten, de opmaak en de uitvoering van het gemeentelijke financieel beleid. Je staat in voor de producten die in de producteninventaris aan het team zijn toegewezen. Debiteurenbeheer, opvolging van verzekeringsdossiers en lokale belastingen maken deel uit van jouw boeiend en gevarieerd takenpakket. De organisatie voorziet in ondersteuning en in opleidingen op maat om jou een expert te maken binnen je vakdomeinen.

PLAATS IN DE ORGANIS ATIE

Team binnen de sector Financiën en verzekeringen. Rapporteert aan de financieel directeur.

KERNRESULTAATSGEBIEDEN

1. BELASTINGEN

Je staat mee in voor het opmaken en bijhouden van belastingreglementen en -kohieren en voor het opvolgen van bezwaarprocedures.

Voorbeelden van taken:

• Je ondersteunt andere teams bij het opmaken van belastingreglementen en initieert zelf (aanpassingen aan bestaande) reglementen;

• Je maakt belastingkohieren op en volgt de inning van de ontvangsten op;

• Je behandelt bezwaren en zorgt voor een correcte terugkoppeling naar bezwaarindieners.

2. VERZEKERINGEN

Je bent binnen de organisatie het aanspreekpunt voor de door de gemeente aangestelde verzekeringsmaatschappijen. Je volgt organisatiebreed schadegevallendossiers op en beheert de verzekeringspolissen met ondersteuning van de betrokken verzekeringsmaatschappijen.

Voorbeelden van taken:

• Je zorgt voor een tijdige aangifte van schadegevallen (met uitzondering van schadegevallen die kaderen in de arbeidsongevallenverzekering);

• Je beheert de verzekeringspolissen;

• Je zorgt voor een correcte terugkoppeling naar alle belanghebbenden.

3. DEBITEURENBEHEER

Je staat mee in voor het opvolgen van debiteurendossiers van gemeente, AGB en OCMW Haacht. Voorbeelden van taken:

• Je zorgt voor de periodieke verzending van betalingsherinneringen;

• Je bent het aanspreekpunt voor de door gemeente en OCMW aangestelde gerechtsdeurwaarder;

• Je volgt debiteurendossiers op (en doet bijvoorbeeld aangiftes in kader van collectieve schuldenregelingen)

4. OMGEVING

Het lokaal zorgbestuur Haacht is een dynamische omgeving en onze financiële processen worden volop geautomatiseerd. Veranderingsbereidheid en zin voor digitalisering en automatisering typeren het team. De verantwoordelijkheden en het takenpakket kunnen worden aangepast in functie van de behoeften en/of evoluties binnen de sector.

GEDRAGSCOM PETENTIES

1. XXXXXXX VERANTWOORDELIJKHEID NEMEN

Je neemt verantwoordelijkheid op en handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Je overweegt de gevolgen van je voorstellen en acties voor de organisatie. Je respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen.

FLEXIBILITEIT

Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen en doelgroepen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft rustig en doelmatig handelen onder tijdsdruk en in complexe, onzekere en onbekende situaties. Je bent bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen.

2. INTERACTIE COMMUNICEREN EN OVERTUIGEN

Je kan boodschappen helder, kernachtig, correct en begrijpelijk uitdrukken, zonder taalfouten. Je stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, … ) Je overtuigt door inhoud én aanpak. Je kan met je ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg brengen en toont begrip voor meningen en standpunten van anderen. Je reageert constructief op negatieve reacties of weerstand.

SAMENWERKEN EN NETWERKEN

Je deelt graag kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening. Je draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest. Je creëert gedragen samenwerkingsverbanden en creëert een draagvlak voor beslissingen. Je stimuleert co-creatie.

Je maakt actief gebruik van bestaande contacten en legt nieuwe contacten die voor de taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Je brengt mensen uit verschillende netwerken met elkaar in contact.

3. DENKEN EN OPLO SSEN

ANALYSEREN

Je benadert een probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten, legt verbanden tussen verschillende soorten informatie en integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie.

VISIE EN RESULTAATGERICHTHEID

Je levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor je werkveld. Je gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af. Je evalueert op regelmatige basis je resultaten en stuurt het proces bij om de doelstellingen te behalen.

INITIATIEF

Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc), en structurele problemen op te lossen. Je zoekt (pro)actief naar kansrijke ontwikkelingen voor de organisatie en pakt die op. Je zorgt voor een werkklimaat waarbinnen voldoende autonomie bestaat om initiatieven te nemen. Je kan goed zelfstandig werken en bent creatief.

KLANTGERICHTHEID

Je bent in staat de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie te onderkennen en er adequaat op te reageren. Je gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen. Je zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen

4. BEHEER

PLANNEN EN ORGANISEREN

Je plant en organiseert je werk effectief. Je bent in staat een langetermijnplanning in fasen en/of (deel)projecten te vertalen en benoemt daarbij de subdoelen. Je ziet toe op een efficiënte besteding van middelen. Je legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast en gaat systematisch en stapsgewijs te werk.

5. COMPETENTIEM ATRIX

Zie bijlage voor de betekenis van de verschillende competentieniveaus.

		Definitie	niveau 1	niveau 2	niveau 3
Persoon	Verantwoordelijkheid nemen	Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie		X
	Flexibiliteit	Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of tenaanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen		X
	Zelfontwikkeling	Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen		X
Interactie	Communiceren	Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen		X
	Overtuigen	Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak		X
	Assertiviteit	Voor zijn mening of belang opkomen met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen		x
	Inleving	Alert zijn op gevoelens en behoeften van anderen en daar adequaat op reageren		x
	Samenwerken	Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is		x
	Netwerken	Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen		X
	Coachen	Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt	x

Denken	Analyseren	Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie		X
	Oordeelsvorming	Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria		x
	Visie	Feiten in een ruimere context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen		X
Oplossing	Beslissen	Zich op onderbouwde wijze tijdig en eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen		x
	Resultaatgerichtheid	Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen			x
	Richting geven	Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband	x
	Initiatief	Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen			x
	Innoveren	Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen		x
	Klantgerichtheid	Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren			X
Beheer	Plannen & organiseren	Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken		X
	Delegeren	Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de competenties, interesses, ambitie en ontwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen	x
	Voortgangscontrole	Bewaken van de voortgang in tijd en kwaliteit van de eigen processen of die van collega's of medewerkers		X
	Zorgvuldigheid	Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten			x

VAKTECHNISCH E COMPET ENTIES

• Je bent een administratieve duizendpoot en kan zelfstandig werken.

• Affiniteit met de publieke sector is een pluspunt.

• Ervaring in de financiële sector is een pluspunt.

• Kennis van MS Office pakket (Word, Excel, Powerpoint).

VOORW AARDEN

Je geniet de burgerlijke en politieke rechten.

Je bent medisch geschikt voor de uitoefening van de functie.

AANBOD

• Een vervangingscontract in voltijds dienstverband C4-5

• Een boeiende en gevarieerde job

• Mogelijkheid van jobinvulling met eigen accenten, met tal van opleidingsmogelijkheden en kansen om je verder te ontwikkelen

• Functioneren in een hecht team van medewerkers

• Interessante werkuren en verlofstatuut (dertig verlofdagen) die bijdragen aan een evenwichtige werk-privébalans

• Bruto maandsalaris cf. functie C4-5

• Relevante anciënniteit uit de privésector kan voor max. vijftien jaar in rekening worden gebracht bij de loonbepaling, anciënniteit uit de overheidssector kan volledig in rekening gebracht worden

• Gratis hospitalisatieverzekering (enkel bij contract onbepaalde duur of 1 jaar in dienst), maaltijdcheques van acht euro, fietsvergoeding, vergoeding openbaar vervoer voor woon- werkverplaatsing, tweede pensioenpijler, eindejaarspremie, vakantiegeld, ecocheques