Planon Software Suite
Planon Software Suite
Version: L91
Contracten
Table of Contents
Contractacties en -voorwaarden 9
Acties koppelen aan een contract 19
Contractvoorwaarden koppelen aan een contract 19
Contracten/contractregels verwijderen 21
Handmatig de status van een contract wijzigen 22
Gegevens van contracten of contractregels wijzigen 23
Life cycle-wijzigingen maken 25
De historie van een contract bijhouden 26
Contractprijzen aanpassen met indexering 27
Indexering gebaseerd op een percentage 29
Indexering gebaseerd op indexgroepen 30
Indexering op basis van een basisbedrag 31
Minimale en maximale indexeringswaarden gebruiken 32
Een drempelwaarde gebruiken 33
Een correctiefactor gebruiken 34
Contractopties koppelen aan een contract 35
Automatische verwerking van contractopties 36
Automatische verwerking van verlengingsopties 37
Automatische verwerking van beëindigingsopties 38
Voorbeelden van het gebruik van verlengingsopties 40
Verlengingsopties - voorbeeld 1 41
Verlengingsopties - voorbeeld 2 44
Verlengingsopties - voorbeeld 3 46
Voorbeelden van het gebruik van beëindigingsopties 46
Beëindigingsopties - voorbeeld 1 47
Beëindigingsopties - voorbeeld 2 49
Voorbeelden van het gebruik van verkortingsopties 49
Verkortingsopties - voorbeeld 1 50
Verkortingsopties - voorbeeld 2 51
Afzonderlijke contractregels verlengen of verkorten 51
Communicatielogs contracten 52
Financiële verplichtingen berekenen en weergeven 53
Prijswijzigingen melden via een prijsaankondigingsformulier 57
Prijsaankondigingsformulieren in bulk per e-mail versturen 58
Een proefprolongatie uitvoeren 61
Een definitieve prolongatie uitvoeren 62
Financieel overzicht op basis van vrijvaldatum 63
De betalingsdatum voor suppleties wijzigen 64
Contracten facturabel maken 67
Contractactiviteitdefinitie 68
Contractserviceplannen toevoegen 69
Inventariselementen koppelen aan een contractserviceplan 70
Contractactiviteitdefinities toevoegen 71
Een standaardserviceplan toepassen om een contractserviceplan te maken 71
Calculatiemethode voor verdeling 73
Calculatiemethode voor verdeling op basis van moderne kwartalen 76
Calculatiemethode voor verdeling op basis van Engelse kwartalen 77
Kwartalen - vergelijkend overzicht 78
Cijfers afronden in berekeningen van verplichtingen 79
Contracten - Statussen en veldbeschrijvingen 81
Aanvullende velden voor huurcontracten 89
Velden huurcontractregels 100
Historievelden 101
Velden contractopties 102
Velden - Overzicht inclusief betalingen 104
Velden prijsaankondigingsformulier 104
Ja/Nee veldinstellingen 105
Velden vrijvaldatum 106
Prolongatievelden - contracten 106
Prolongatievelden - contractregels 106
Velden prolongatiegegevens - financiële verplichtingen 106
Velden voor facturabele contracten 107
Index 108
In Planon ProCenter wordt de TSI Contracten gebruikt om verschillende soorten contracten te maken en te beheren, zoals servicecontracten en leasecontracten.
Als u Verhuurbare eenheden hebt, kunt u verhuurbare eenheden koppelen aan een (lease) contract in de TSI Contracten.
Voor meer informatie over het toevoegen en onderhouden van verhuurbare eenheden, zie de Verhuurbare eenheden gebruikersdocumentatie.
Raadpleeg de gebruikersdocumentatie SLA-beheer voor meer informatie over SLA-services en SLA's.
Raadpleeg de gebruikersdocumentatie Lease accounting voor meer informatie over het werken met lease accountingscontracten in Contracten.
In dit gedeelte worden de belangrijkste concepten en hun relatie met elkaar beschreven om te begrijpen hoe Contracten wordt gebruikt in Planon ProCenter.
Zie de documentatie Basiskennis voor meer informatie over de basisprincipes van het gebruik van Planon ProCenter.
Zie de volgende links voor meer informatie:
• Boeking van contractregels op budgetten
• Contractacties en -voorwaarden
Een verdeling van financiële verplichtingen die wordt veroorzaakt door een bedragwijziging binnen een periode of wordt toegepast wanneer de periode een 'gebroken' periode is.
Een 'gebroken' periode is een periode die een deel van een periode omvat, bijvoorbeeld: 2,5 maand. Bij de berekening van een financiële verplichting voor een 'gebroken' periode kan een verdeling worden toegepast.
Contracten zijn de belangrijkste elementen. Een contract is een overeenkomst tussen twee partijen om goederen of services te leveren. Een contract bevat:
• Algemene overeenkomsten die betrekking hebben op het contract als geheel.
• Afspraken over te leveren goederen/diensten: het object, de verhuurbare eenheid, de ruimte, het inventariselement waarop het contract betrekking heeft.
• Prijsafspraken over elk te leveren product/dienst. Deze prijsafspraken kunnen per periode variëren. Een contract is een hiërarchisch element en kan daarom subcontracten bevatten.
Raadpleeg Contracten toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van contracten in Planon ProCenter.
Contractacties en -voorwaarden
Een contractactie is een gebeurtenis met betrekking tot een contract die volgens de planning op een bepaald moment plaatsvindt, bijvoorbeeld een contractbeoordeling. U kunt contractacties koppelen aan een contract.
Bovendien kunt u contractvoorwaarden koppelen aan een contract. Een voorbeeld van een overeenkomst die aan contract is gekoppeld, is een kostendeclaratie van de vuilnisophaaldienst.
Raadpleeg Acties koppelen aan een contract en Contractvoorwaarden koppelen aan een contract voor meer informatie over het toevoegen van contractacties en contractvoorwaarden aan een contract.
U kunt de verouderde contractacties archiveren om deze te verwijderen uit het elementengedeelte.
Een contractvorm is een element waarmee elk type contract kan worden gegroepeerd. Contractvormen zijn niet-hiërarchische elementen. Voorbeelden:
• Jaarcontract
• Tijdelijk contract
• Servicecontracten met periodiek onderhoud
• Servicecontracten met incidenteel onderhoud
Zie Contractvormen definiëren voor meer informatie.
Contractgroepen zijn elementen waarmee contracten in categorieën worden gegroepeerd, zoals servicecontracten, inkoopcontracten of huurcontracten. Omdat een contractgroep een hiërarchisch element is, kan deze worden verdeeld in subgroepen. Aangezien een contractgroep niet aan een specifiek object is gekoppeld, worden contracten voor alle objecten op dezelfde manier ingedeeld in groepen.
Voorbeeld
Contractgroepen kunnen worden opgedeeld in Technische servicecontracten en Facilitaire servicecontracten, al naargelang het soort werk. De groep Facilitaire servicecontracten kan de subgroepen Schoonmaak en Catering bevatten. De groep Technische servicecontracten kan de subgroepen Liften en Verwarming bevatten.
Raadpleeg Contractgroepen definiëren voor meer informatie over groepen.
De overeenkomsten die zijn gekoppeld aan elk contract, worden opgegeven via contractregels. Een contractregel is altijd gekoppeld aan een specifiek object. Contracten kunnen daarentegen betrekking hebben op een of meer objecten. Omdat een contract diverse contractregels kan bevatten, kan het aan meerdere objecten worden gekoppeld.
Een contractregel kan verschillende statussen hebben. De mogelijke statusovergangen voor een contractregel zijn afhankelijk van de huidige contractstatus.
Voor een overzicht van de beschikbare contractregelstatussen, zie Velden contractregelstatussen.
Een contractoptie is een onderdeel van een contract waarmee een contractpartij een contract kan verlengen met een specifieke tijdsperiode of kan verkorten of opzeggen. Er kunnen diverse opties aan een contract worden gekoppeld.
Verlengingsopties kunnen worden gebruikt om de einddatum van een contract te verlengen. Verlengingsopties kunnen meerdere malen worden toegepast.
Verkortingsopties kunnen worden gebruikt om de einddatum van een contract te verkorten. Verkortingsopties kunnen meerdere malen worden toegepast.
Beëindigingsopties kunnen gebruikt worden om een contract te beëindigen en de einddatum definitief te maken (dit is een actie die niet kan worden teruggedraaid).
Voor meer informatie over het toevoegen en gebruiken van contractopties, zie Contractopties gebruiken.
Contracten kunnen verschillende statussen hebben. De mogelijke statusovergangen van een contract zijn afhankelijk van de huidige contractstatus.
Zie Statuswaarden voor contracten voor een overzicht van de beschikbare statuswaarden voor contracten.
Voor meer informatie over het handmatig wijzigen van een contractstatus, zie Handmatig de status van een contract wijzigen.
Contractpartijen zijn de partijen die betrokken zijn bij de contractuele overeenkomst. Contractpartijen kunnen worden gekoppeld aan een contract, contractacties en -voorwaarden. In
Planon ProCenter kunt u zelf contractpartijen definiëren. Raadpleeg Contractpartijen toevoegen voor meer informatie.
Adressen van Adressen en personen van Personen kunnen worden gekoppeld aan een contractpartij en dus aan een contract. Raadpleeg Gegevens van contractpartijen voor meer informatie over het koppelen van adressen en/of personen aan contractpartijen.
Communicatielogs zijn records van communicatie met betrekking tot een item dat wordt toegevoegd aan Planon ProCenter. Deze records zijn handmatig toegevoegd in de respectievelijke TSI's en ze kunnen allerlei typen van communicatie omvatten zoals e-mails, faxen, rapporten, transcripties van telefoongesprekken etc.
U kunt documenten uploaden als referentie of zelfs een link naar een URL toevoegen, die altijd in een afzonderlijk browservenster wordt geopend.
Communicatielogs kunnen worden toegevoegd voor vele soorten elementen in Planon ProCenter, bijvoorbeeld orders (alle ordertypen), objecten, bezoekers, budgetten, facturen, enzovoort.
U kunt in Alarmeringen een actiedefinitie maken om automatisch communicatielogs te verwijderen op basis van een schema.
In Planon ProCenter kunt u de wijzigingshistorie voor een contract weergeven. Hierdoor weet u wie welk veld van welke oude waarde heeft gewijzigd in welke nieuwe waarde en op welk moment. U kunt selecteren op welke gegevensvelden van een actief contract of op een contractregel u historie wilt bijhouden.
Voor details zie De historie van een contract bijhouden.
Journaalposten zijn registraties van transacties in het grootboek. Deze bevatten de details van alle financiële transacties van een bedrijf en de rekeningen waarop deze transacties van invloed zijn.
Journaalposten worden gemaakt voor financiële verplichtingen, boekhoudverplichtingen en orders waarvoor budgetten zijn geregistreerd en bijgewerkt moeten worden.
Met het concept 'Life cycle' van Planon ProCenter kunt u bijhouden welke wijzigingen in de loop der tijd zijn aangebracht aan een contract. De Life cycle van een contract kan worden gedefinieerd als een reeks fasen die een contract doorloopt tijdens de levensduur. Een contract heeft een begin- en een einddatum. In de tussenliggende periode kan een contract diverse fasen doorlopen, afhankelijk van de wijzigingen die op de gegevens worden toegepast. Er kunnen wijzigingen worden aangebracht aan:
• Algemene contractgegevens, zoals de contractperiode, de accepterende en aanbiedende contractpartijen, enzovoort.
• Contractregelgegevens, zoals de prijsovereenkomst, indexeringsmethode, kostenplaats, enzovoort.
De selectiestap Contractregels > Life cycles geeft informatie over de life cycles van een contractregel.
Met de functie Peildatum kunt u de voortgang van een contract op een specifieke datum voor een bepaald contract of een contractregel bekijken.
Voor meer informatie over het gebruik van peildatums, zie Peildatum.
In Contracten kunt u contractprijzen indexeren volgens een indexeringsmethode die u hebt gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Planon ProCenter ondersteunt prijsindexering op basis van:
• Percentage
• Indexgroepen
• Basisbedrag
U kunt een peildatum gebruiken om toegang te krijgen tot tijdafhankelijke gegevens. Door een peildatum in te stellen kunt u alleen elementen weergeven die geldig zijn op, voor of na deze datum.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat er alleen elementen worden weergegeven waarvan de begindatum eerder dan of gelijk is aan de peildatum en waarvan de einddatum later dan of gelijk is aan de peildatum.
Met de peildatum kunt u de voortgang van een contract of contractregel op een specifiek moment weergeven.
Standaard wordt de systeemdatum als peildatum gebruikt, maar u kunt elke andere kalenderdatum selecteren, ongeacht of deze in het verleden of in de toekomst ligt.
Het filter voor de peildatum is standaard geactiveerd. U kunt de peildatum deactiveren door op Xxxxxxxxx uitzetten op de werkbalk te klikken.
Wanneer contracten worden gefilterd, worden de gerelateerde onderliggende of bovenliggende contracten
mogelijk niet weergegeven. Klik op de knop Bijbehorende contracten weergeven op de werkbalk om alle gerelateerde contracten van het hoofd-/subcontract weer te geven.
Planon ProCenter biedt u voor boekhoud- en factureringsdoeleinden de mogelijkheid om contractbedragen tot en met een opgegeven datum te prolongeren. Als er wijzigingen vereist zijn aan bedragen die al zijn geprolongeerd, maakt Planon ProCenter automatisch een suppletie. Zie Suppleties voor meer informatie over suppleties.
Elke financiële wijziging in een contractregel activeert een update van het bijbehorende budget. Voorbeelden hiervan zijn het activeren van een contractregel, het sluiten van een bedrag op de contractregel, prijswijzigingen op de contractregel, enzovoort.
Budgetten op een contractregel kunnen worden geboekt via
• Een budgetdefinitie: Om budgetten te registreren en bij te werken,
◦ moet u eerst journaalposten genereren voor het contract voor de open financiële jaren. Dit kan worden bereikt door te klikken op de actie Journaalposten voor contracten genereren in het bedrijfselement Financieel jaar.
◦ Zorg ervoor dat Budgetdefinitie en Budget dezelfde Code hebben en zijn gekoppeld aan dezelfde Kostengroep.
◦ Het Budget moet de status Open hebben.
◦ De Budgetsoort en de Contractregel moeten aan hetzelfde object zijn gekoppeld.
• Nadat deze punten zijn doorgevoerd, worden de budgetten initieel geregistreerd en zijn verdere financiële wijzigingen van bedragen toegestaan.
• Een combinatie van een investeringsproject en een kostengroep: Een budget voor een investeringsproject kan worden geboekt door een investeringsproject en een kostengroep te koppelen voor een boekjaar.
De instelling Budgetten bijwerken op basis van budgetdefinitie in Velddefinities > Contracten > Instellingen bedrijfselement moet zijn ingesteld op Ja om een contractregel te kunnen boeken op budgetten.
Zie de volgende voorbeelden voor meer informatie:
Praktijkvoorbeeld 1:
Als de termijn voor de contractregel 2012 - 2017 is Budget is gebaseerd op budgetdefinitie.
Voor het huidige jaar, 2014, worden contractregelbudgetten uitsluitend geboekt voor 2014.
Als u het volgende boekjaar (2015) en de bijbehorende budgetten wilt definiëren, boekt u de budgetten eerst met de actie Journaalposten voor contracten genereren voor het jaar 2015.
Nadat budgetten zijn geboekt, kunnen de financiële gegevens van de contractregel worden gewijzigd voor 2015.
Praktijkvoorbeeld 2:
Als de termijn voor de contractregel 2012 - 2013 is Budget is gebaseerd op investeringsprojecten.
Het budget moet worden gedefinieerd omdat het via kostengroep en investeringsproject moet worden gekoppeld aan de contractregel.
Alle wijzigingen met financiële gevolgen worden rechtstreeks op de budgetten toegepast.
In deze sectie worden de processen en taken beschreven die kunnen worden uitgevoerd in de TSI Contracten.
Zie de volgende links voor meer informatie:
• Acties koppelen aan een contract
• Contractvoorwaarden koppelen aan een contract
• Contracten/contractregels verwijderen
• Handmatig de status van een contract wijzigen
• Gegevens van contracten of contractregels wijzigen
• De historie van een contract bijhouden
• Contractprijzen aanpassen met indexering
• Automatische verwerking van contractopties
• Afzonderlijke contractregels verlengen of verkorten
• Communicatielogboeken voor contracten toevoegen of weergeven
• Financiële verplichtingen berekenen en weergeven
• Prijswijzigingen melden via een prijsaankondigingsformulier
U kunt zelf contractgroepen definiëren in de selectiestap Onderdelen > Contractgroepen. Er kunnen maximaal vier niveaus worden gedefinieerd.
Er zijn diverse gegevensvelden beschikbaar voor contractgroepen. Deze worden beschreven in Velden contractgroepen.
U kunt uw eigen contractvormen definiëren in de selectiestap Onderdelen > Contractvormen.
De volgende gegevensvelden zijn beschikbaar voor contractvormen: Code, Omschrijving en Toelichting. Het gebruik van deze velden spreekt voor zich en wordt daarom hier niet behandeld.
In dit gedeelte wordt beschreven hoe u nieuwe contractpartijen toevoegt in Planon ProCenter.
Werkwijze
1. Ga naar Onderdelen > Contractpartijen.
2. Klik in het actiemenu op Toevoegen.
3. Vul de velden in het gegevensgedeelte in.
Raadpleeg Gegevens van contractpartijen voor meer informatie over de beschikbare velden.
4. Klik op Opslaan.
U hebt nu een nieuwe contractpartij toegevoegd.
Een contractpartij wordt gegenereerd wanneer een nieuw adres wordt toegevoegd aan de TSI Adressen.
Raadpleeg Adressen voor meer informatie.
U kunt diverse typen contracten toevoegen op het selectieniveau Contracten, bijvoorbeeld servicecontracten en huurcontracten.
Volg de onderstaande stappen om een contract toe te voegen.
Werkwijze
1. Ga naar het selectieniveau Contracten.
2. Klik op Toevoegen servicecontract/Toevoegen huurcontract in het actiemenu.
3. Vul de velden in het gegevensgedeelte in.
Raadpleeg Contractgegevensvelden voor informatie over de beschikbare velden.
4. Klik op Opslaan.
U hebt nu een nieuw contract toegevoegd.
Raadpleeg Aanvullende velden voor huurcontracten voor de specifieke gegevensvelden die voor huurcontracten beschikbaar zijn.
Een nieuw contract krijgt automatisch de status In voorbereiding. Deze status geeft aan dat de gegevens nog niet definitief zijn en dat wijzigingen daarom zijn toegestaan. Als een contract wordt gevalideerd, moet de status handmatig worden ingesteld op Actief.
Voor meer informatie over het wijzigen van een contractstatus, raadpleeg Handmatig de status van een contract wijzigen.
Als de peildatum actief is, worden verlopen contracten (dat wil zeggen contracten waarvan de einddatum al voorbij is of contracten die zijn beëindigd) niet in de elementenlijst weergegeven.
Op het selectieniveau Contracten kunt u met de schakelknop Contracten zonder contractregels
alle contracten of alleen de contracten zonder contractregels weergeven. Standaard worden alle contracten getoond. Klik op de knop Contracten zonder contractregels om alleen contracten zonder contractregels weer te geven.
Zie ook
Als u een contract wilt toevoegen dat vergelijkbaar is met een bestaand contract met de status In voorbereiding, Actief, Verlengd, Beëindigd of Verlopen, kunt u de optie Kopiëren in het actiemenu gebruiken.
U kunt geen contract kopiëren waarvan het veld voor de ingangsdatum leeg is.
Werkwijze
1. Klik in Contracten op het contract dat u wilt kopiëren.
2. Klik in het actiemenu op Kopiëren.
Het venster Kopiëren van wordt weergegeven.
3. In het kopieervenster zijn tal van opties beschikbaar:
4. Kopiëren per: Geef de datum op vanaf wanneer contractgegevens moeten worden gekopieerd
5. Opmerking: Dit is niet de startdatum van het gekopieerde contract, maar, omdat de contractgegevens na verloop van tijd kunnen veranderen, de datum waarop de gegevens die u wilt kopiëren geldig zijn voor het geselecteerde contract.
6. Kopiëren wijzigingen: Schakel in als u toekomstige wijzigingen wilt kopiëren.
7. Opmerking: Wijzigingen die alleen worden opgenomen als zij ingaan na de datum die is opgegeven in het veld Kopiëren per.
Indien vereist, kunt u ook de gerelateerde subcontracten, contractacties, contractopties, contractvoorwaarden, contractregels en SLA-gegevens kopiëren door de desbetreffende optie te selecteren. Selecteer Xxxxxxxxxx objecten kopiëren om contractregels samen met objecten te selecteren.
8. Klik op OK.
Het geselecteerde contract wordt nu gekopieerd en aan de kopie wordt automatisch de status In voorbereiding toegewezen.
Acties koppelen aan een contract
Via de selectiestap Contractdetails > Contractacties kunt u acties koppelen aan een geselecteerd contract.
U kunt een historie van contractacties bijhouden in de selectiestap Life cycle contractregels
> Historie contractacties. Zie Life cycle-wijzigingen voor meer informatie over de historiefunctionaliteit.
In de selectiestap Contractacties zijn diverse gegevensvelden beschikbaar. Voor meer informatie over deze velden, zie Actievelden.
Contractvoorwaarden koppelen aan een contract
Via de selectiestap Contractdetails > Contractvoorwaarden kunt u contractvoorwaarden koppelen aan een geselecteerd contract.
Er zijn diverse gegevensvelden beschikbaar voor contractvoorwaarden. Meer informatie over deze velden kunt u vinden in Gegevens van contractvoorwaarden.
Na het maken van een contract kunt u de bijbehorende contractregels toevoegen. U kunt contractregels toevoegen in de selectiestap Contractdetails > Contractregels.
Als de peildatum actief is, zijn vervallen contractregels (dit zijn contractregels waarvan de einddatum reeds is verstreken of contractregels die zijn opgezegd) niet zichtbaar in de elementenlijst.
Ga als volgt te werk om een contractregel toe te voegen.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u contractregels wilt toevoegen.
2. Ga naar Contractdetails > Contractregels.
3. Klik in het actiemenu op Toevoegen.
Contractregels van het type SLA kunnen worden gebruikt om SLA's (Service Level Agreements) aan een contract te koppelen.
Zie de SLA Management-documentatie voor meer informatie.
4. Vul de velden in het gegevensgedeelte in.
Raadpleeg Contractregelgegevens voor informatie over de beschikbare velden.
5. Klik op Opslaan.
U hebt nu een nieuwe contractregel toegevoegd.
Een contract wordt altijd aan een object gekoppeld via een contractregel.
Zie ook
Als u een contractregel wilt toevoegen die vergelijkbaar is met een bestaande contractregel met de status
Niet actief, Actief of Beëindigd, kunt u simpelweg de optie Kopiëren in het actiemenu gebruiken.
U kunt geen contractregel kopiëren waarvan het veld voor de ingangsdatum leeg is.
Werkwijze
1. Ga naar Contractdetails > Contractregels.
2. Selecteer de contractregel die u wilt kopiëren.
3. Klik in het actiemenu op Kopiëren.
Het venster Kopiëren van wordt weergegeven.
4. In het kopieervenster zijn tal van opties beschikbaar:
5. Kopiëren per: Geef de datum op vanaf wanneer contractgegevens moeten worden gekopieerd
Opmerking: Dit is niet de startdatum van het gekopieerde contract, maar, omdat de contractgegevens na verloop van tijd kunnen veranderen, de datum waarop de gegevens die u wilt kopiëren geldig zijn voor het geselecteerde contract.
6. Kopiëren wijzigingen: Schakel in als u toekomstige wijzigingen wilt kopiëren.
Opmerking: Wijzigingen die alleen worden opgenomen als zij ingaan na de datum die is opgegeven in het veld Kopiëren per.
Indien gewenst kunt u ook de bijbehorende SLA gegevens kopiëren door het selecteren van de Kopiëren gekoppelde SLA's en vervolgens optie(s) Kopiëren SLA bereik en/of Kopiëren SLA contractregelkosten in te schakelen.
Merk op dat u het SLA-bereik kunt kopiëren als de optie Kopiëren Gekoppelde SLA's is ingeschakeld.
In het geval van contractserviceplannen kunt u Contractserviceplannen gekoppeld aan inventariselement en de bijbehorende kosten kopiëren door de desbetreffende optie te selecteren.
7. Selecteer Xxxxxxxxxx objecten kopiëren om contractregels samen met objecten te selecteren.
8. Klik op OK.
De geselecteerde contractregel wordt nu gekopieerd en toegevoegd aan hetzelfde contract als de oorspronkelijke contractregel en aan de kopie wordt automatisch de status Inactief toegewezen.
• Als u een verhuurbare eenheid hebt gekoppeld aan een leasecontractregel, worden het veld Verhuurbare eenheid en alle gerelateerde berekende velden gewist in de kopie van de contractregel.
• Als de oorspronkelijke contractregel al is geïndexeerd, wordt het veld Indexeringsmethode
gewist in de kopie van de contractregel.
Contracten/contractregels verwijderen
U kunt contracten verwijderen met de status In voorbereiding (vóór de status Actief).
Werkwijze
1. Selecteer het contract of de contractregel.
2. Klik in het actiemenu op Verwijderen.
Klik op Doorgaan in het bevestigingsbericht.
De geselecteerde contracten of contractregels worden verwijderd.
U kunt een contract verwijderen, zelfs nadat het is verplaatst naar de status Actief. Als er bijvoorbeeld een fout wordt ontdekt na de activering van het contract/de contractregel.
Opmerking: Het contract mag dan geen facturen bevatten.
Contracten en contractregels met afgesloten lease accounting verplichtingen kunnen niet verwijderd worden.
Werkwijze
1. Selecteer een contract/contractregel in de status Actief.
2. Klik in het actiemenu op Geavanceerd verwijderen.
3. Xxxx op OK in het bevestigingsbericht.
De geselecteerde contracten of contractregels worden verwijderd.
Het verwijderen van een contract in de status Actief wordt echter beperkt door de instelling Verwijdering van contracten beperken in Velddefinities > Contracten > BO-Instellingen.
Als Nee is geselecteerd zal de actie Geavanceerd verwijderen beschikbaar blijven in de contracten. Ja is standaard geselecteerd.
Voor meer informatie over de instelling, zie Velddefinities > BO-Instellingen voor Contracten.
De gebruiker moet geautoriseerd zijn (functieprofiel) om de functie Geavanceerd verwijderen te gebruiken.
Raadpleeg Autorisatie > Functieprofielen voor meer informatie.
Handmatig de status van een contract wijzigen
Er kunnen diverse statussen worden toegewezen aan contracten. De mogelijke statusovergangen die beschikbaar zijn voor een contract, zijn afhankelijk van de huidige contractstatus.
• Elk contract dat wordt toegevoegd, krijgt automatisch de status In voorbereiding.
• De status van een contract wordt automatisch gewijzigd van Actief in Verlengd wanneer een vernieuwingsoptie wordt toegepast.
• De status van een contract wordt automatisch gewijzigd in Beëindigd wanneer een beëindigingsoptie wordt toegepast.
• Als een contract niet voor de einddatum wordt opgezegd door een van beide partijen, kan de status handmatig worden ingesteld op Vervallen nadat de einddatum is bereikt. Als u de status van een contract instelt op Vervallen, wordt aan eventuele gekoppelde actieve contractregels eveneens automatisch de status Vervallen toegewezen.
Raadpleeg Contractopties toepassen voor informatie over contractopties.
Een contractstatus kan alleen worden gewijzigd als de peildatum actief is. Zie Xxxxxxxxx voor meer informatie over het gebruik van de peildatum.
U kunt ook afzonderlijke contractregels instellen op 'Verlopen'.
Ga als volgt te werk om de status van een contract handmatig te wijzigen.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op de contracten waarvan u de status wilt wijzigen.
Als u de status van diverse contracten tegelijk wilt wijzigen, gebruikt u de optie Actie voor selectie.
Raadpleeg de documentatie Basiskennis voor meer informatie over het gebruik van de optie Actie voor selectie.
De beschikbare statusovergangen worden weergegeven in het actievenster Statusovergangen.
2. Selecteer de gewenste status in het actiemenu Statusovergangen.
De status is nu gewijzigd. Het veld Systeemstatus wordt automatisch gevuld met de nieuwe contractstatus.
Als u een contract activeert door op de status Actief te klikken, treedt het contract in werking vanaf de ingangsdatum van het contract, ongeacht de peildatum. Wanneer u een contract of contractregel hebt geactiveerd, worden de gegevensvelden van het contract of de contractregel alleen-lezen.
Raadpleeg Contractgegevens wijzigen voor meer informatie over het wijzigen van de gegevens van een actief contract of actieve contractregel.
U kunt een contract alleen activeren als het veld Klant of Accepterende contractpartij is ingevuld.
Gegevens van contracten of contractregels wijzigen
Wijzig actieve contractgegevens zoals hieronder wordt beschreven. U kunt dezelfde procedure volgen om actieve contractregelgegevens te wijzigen in de selectiestap Contractdetails > Contractregels.
Sommige wijzigingen in contracten, contractregels en contractopties moeten eerst worden goedgekeurd door een groep verantwoordelijke personen voordat ze kunnen worden toegepast. In Planon kunt u opgeven welke contractwijzigingen moeten worden goedgekeurd. Raadpleeg de gebruikersdocumentatie Lease Accounting voor meer informatie over dit onderwerp.
Actieve contracten zijn contracten met de volgende status:
• Actief
• Verlengd
• Beëindigd
Werkwijze
1. Klik op het contract (de contractregel) waarvan u de gegevens wilt wijzigen.
2. Klik op Toevoegen wijziging in het actiemenu.
Het venster Geef waarden in wordt nu weergegeven. Hier kunt u de datum opgeven waarop de wijziging in werking moet treden. De peildatum wordt standaard geselecteerd in het veld Toevoegen wijziging op:. Klik op OK als u deze datum wilt gebruiken.
3. Om een andere datum te selecteren, klikt u op de knop Selecteer een datum in het veld Toevoegen wijziging op:.
4. Klik op OK.
5. Xxxxx in het venster SLA-bedrag de vereiste wijziging(en) aan in de bedragen.
6. Klik op OK.
Het contract of de contractregel is nu gewijzigd.
Wijzigingen aan een actief contract of een actieve contractregel worden automatisch toegevoegd aan de selectiestap of het selectieniveau voor de life cycle (Life cycle contracten of Life cycle contractregels), in combinatie met een wijzigingsrecord. Raadpleeg het volgende voorbeeld.
De velden met het pictogram zijn life cycle velden en veranderingen in deze velden worden toegevoegd in de life cycle selectiestap.
Voorbeeld: Life cycle van een contract met 2 wijzigingsrecords
Record 1
Van 01/06/2017 tot 30/09/2017: Kostenplaats = Research & Development; Afdeling = Research & Development
Record 2
Vanaf 01/10/2017:
Kostenplaats = Sales & Marketing; Afdeling = Sales & Marketing
Als u wijzigingen wilt bijhouden die zijn aangebracht in contracten met de status In voorbereiding en in contractregels met de status Inactief, stelt u in Velddefinitiebeheer de optie Geen wijzigingsregels in status Voorbereiding? in op Nee. Voor elke wijziging aan een contract of contractregel, maakt Xxxxxx ProCenter nu een record op het desbetreffende niveau of in de desbetreffende stap van de life cycle.
Als op een bepaald moment tijdens de life cycle van een contract een veld dat rekening houdt met de life cycle als verplicht veld wordt ingesteld, verschijnt er een foutbericht waarin u attent wordt gemaakt op lege life cycle-velden. U kunt dit probleem oplossen door dit specifieke veld voor elke life cycle in te vullen, te beginnen bij dit eerste veld.
Als een tussenliggende life cycle al een waarde bevat, kan Planon ProCenter niet bepalen wat de waarde van dit veld vervolgens moet zijn.
U kunt het probleem ook als volgt omzeilen:
7. Stel het life cycle-veld tijdelijk in als niet-verplicht veld.
8. Vul de velden handmatig in.
9. Stel het veld weer in als verplicht veld.
Gebruik geen selectiestapfilter voor life cycle-selectiestappen. Een dergelijk filter heeft geen enkele waarde bij deze selectiestappen omdat het niet mogelijk is om verder te navigeren vanuit deze filters. Belangrijker is bovendien dat het selectiestapfilter een negatieve invloed heeft op de navigatieresultaten.
De volgende bedrijfselementen ondersteunen life cycles:
• Life cycles zijn beschikbaar in Contracten
• Contractregels
• Verhuurbare eenheden
• Gebruik met waardering
Op het niveau Contractdetails is het mogelijk om wijzigingen in bestaande life cycles aan te brengen of ongedaan te maken.
Het is nu mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de life cycles van een contract voor meer flexibiliteit.
Werkwijze
1. Ga naar Contracten. Selecteer het contract waaraan u een wijziging wilt toevoegen.
2. Ga naar het selectieniveau Contractdetails en selecteer de stap Life cycle contracten.
3. Selecteer een life cycle in de lijst en klik in het actiemenu op Toevoegen wijziging. Er verschijnt een dialoogvenster waarin de peildatum wordt weergegeven.
4. Voer de datum in waarop de wijziging moet worden toegepast.
5. Klik op OK.
Er wordt een nieuwe life cycle aan de lijst toegevoegd.
De vorige life cycle wordt automatisch beëindigd op de dag voorafgaande aan de startdatum van de nieuwe life cycle. De nieuwe life cycle heeft de einddatum van de vorige life cycle overgenomen. De actie Toevoegen wijziging is beschikbaar voor alle bedrijfselementen die life cycles ondersteunen.
Een life cycle-wijziging ongedaan maken
Door een life cycle-wijziging ongedaan te maken, draait u de wijzigingen terug die in de vorige life cycle zijn aangebracht.
Een life cycle-wijziging ongedaan maken
1. Selecteer op het selectieniveau Contractdetails de stap Life cycle contracten.
2. Selecteer de life cycle waarvan u de wijzigingen wilt terugdraaien.
3. Klik in het actiemenu op Life cycle wijzigingen ongedaan maken.
Met Life cycle wijzigingen ongedaan maken herstelt u niet de laatste wijzigingen in de life cycle. In plaats daarvan neemt de geselecteerde life cycle de veldgegevens over van de vorige life cycle.
Een life cycle-veld kunt u herkennen aan het pictogram dat vóór de veldnaam staat.
De historie van een contract bijhouden
De selectiestap Contracthistorie toont de historie van een contract door de wijzigingen te tonen die zijn aangebracht aan de waarden van velden die toebehoren aan een actief contract. Overeenkomstig toont de selectiestap Contractregelhistorie de historie van de contractregel door de wijzigingen te tonen die zijn aangebracht aan de waarden van velden die toebehoren aan een actieve contractregel.
Voor 'niet-lifecyclevelden' van contracten met de status In voorbereiding en contractregels met de status Niet actief, kunt u bepalen of Planon ProCenter een historie bij moet houden. Planon ProCenter houdt standaard geen historie bij van wijzigingen die zijn aangebracht tijdens de status In voorbereiding en Niet actief. Als u wijzigingen in contracten in de status In voorbereiding en contractregels in de status Niet actief wilt bijhouden, kunt u de instelling Loggeschiedenis - In voorbereidingsstatus in Velddefinities gebruiken.
Raadpleeg de Velddefinities-documentatie voor meer informatie over deze instelling.
In Velddefinities kunt u een automatische Historie-optie inschakelen voor individuele velden die behoren tot contracten en contractregels. Als deze optie voor een veld is ingeschakeld, zullen wijzigingen aan de waarde van dit veld automatisch worden opgeslagen. Deze wijzigingen kunnen worden bekeken op de Historie selectiestap. Raadpleeg Historievelden voor een beschrijving van deze velden.
Zie de Velddefinities-documentatie voor meer informatie over het wijzigen van de veldeigenschappen.
Contractprijzen aanpassen met indexering
Met prijsindexering kunnen contractprijzen wordt aangepast. Prijsindexering kan worden gestart op het selectieniveau Contracten. Alle contractregels die aan het geselecteerde contract zijn gekoppeld, worden geïndexeerd tot en met de geselecteerde datum. U kunt contractprijzen indexeren aan de hand van:
• Een indexeringsmethode op basis van een percentage (zie Indexering op basis van een percentage).
• Een indexeringsmethode op basis van een indexgroep (zie Indexering op basis van indexgroepen).
• Een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag (zie Indexering op basis van een basisbedrag).
Voordat u de indexering start, moet u controleren of er een indexeringsmethode is opgegeven voor de contractregels die zijn gekoppeld aan de contracten waarvoor u prijzen wilt indexeren. Zie Contractregelgegevens voor meer informatie.
De indexeringsmethoden zijn gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Zie de Ondersteunende gegevens -documentatie voor meer informatie over het definiëren van indexeringsmethoden.
Planon ProCenter berekent automatisch de geïndexeerde prijzen opnieuw als een van de volgende contractregelitems op of voor het tijdstip van de laatste indexering wordt gewijzigd:
• Het bedrag
• Het basisbedrag voor indexering
• Het jaar of de maand voor indexering op basis van een basisbedrag
• De indexeringsmethode
Als u de indexeringsmethode na verloop van tijd wijzigt, wordt de laatste indexeringsmethode die u hebt geselecteerd, toegepast voor toekomstige indexeringen. Als u op een indexeringsmoment een bedrag handmatig wijzigt, wordt het bedrag niet geïndexeerd. Planon ProCenter slaat het handmatig ingevoerde bedrag op en past geen indexering toe. Als u een handmatige prijswijziging wilt herstellen en wilt dat het bedrag weer wordt geïndexeerd, kunt u dit bewerkstelligen door het bedrag terug te zetten op de eerdere waarde. Zie het volgende voorbeeld.
Voorbeeld
Bedrag wordt elke maand 10% geïndexeerd, met ingang van 1 februari:
Januari | Februari | Maart | |
Bedrag | 100 | 110 | 121 |
1 maart indexeringsmoment
1 februari indexeringsmoment
Praktijkvoorbeeld 1: Handmatige prijswijziging op indexeringsmoment
Bedrag wordt handmatig gewijzigd in 150 op 1 februari (=indexeringsmoment). Het bedrag wordt niet geïndexeerd op 1 februari:
Januari | Februari | Maart | |
Bedrag | 100 | 150 | 165 |
1 februari
1 maart
Om deze handmatige prijswijziging ongedaan te maken moet u het bedrag weer terugzetten op de eerdere waarde (=100) met ingang van 1 februari. Het bedrag wordt vervolgens geïndexeerd vanaf 1 februari.
Praktijkvoorbeeld 2: Handmatige prijswijziging op een niet-indexeringsmoment
Het bedrag wordt handmatig gewijzigd in 150 op 10 januari (geen indexeringsmoment). Het bedrag wordt geïndexeerd op het volgende indexeringsmoment:
Januari | Februari | Maart | ||
Bedrag | 100 | 150 | 165 | 181,50 |
1 maart
1 februari
10 januari
Handmatige prijswijziging
Om deze handmatige prijswijziging ongedaan te maken moet u het bedrag weer terugzetten op de eerdere waarde (=100) met ingang van 10 januari.
Ga als volgt te werk om contractprijzen te indexeren.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u de prijzen wilt indexeren.
2. Klik op Indexeren in het actiemenu.
Het venster Geef waarden in wordt nu weergegeven. Standaard is de laatste dag van de huidige maand geselecteerd in het veld Indexeren t/m veld. Klik op OK als u deze datum wilt gebruiken.
3. Als u een andere datum wilt selecteren, dient u te klikken op in het veld Indexeren t/m. De datumkiezer wordt weergegeven.
4. Selecteer de gewenste datum.
Alle contractregels die aan het geselecteerde contract zijn gekoppeld, worden nu geïndexeerd tot en met deze datum.
Indexering gebaseerd op een percentage
De volgende voorbeelden geven aan hoe indexering op basis van een percentage wordt gebruikt.
Voorbeeld 1 - Indexering op basis van een percentage Voor contract X is het volgende gedefinieerd:
• Begindatum contract: 1-1-2008
• 2 contractregels met begindatum 1-1-2008
• Indexeringsmethode 1: indexeringspercentage = 10% indexeringsperiode = elk jaar
• Indexeringsmethode 2: indexeringspercentage = 5% indexeringsperiode = elke 6 maanden
• Voor contractregel 1 wordt de prijsindexering op basis van methode 1 gestart op 1/1/2009. Voor contractregel 2 wordt de prijsindexering op basis van methode 2 gestart op 7/1/2008.
De indexering wordt uitgevoerd tot en met 1-1-2009. In de volgende afbeelding ziet u een overzicht na de indexering:
Voorbeeld 2 - Indexering op basis van een percentage Voor contract Y is het volgende gedefinieerd:
• Begindatum contract: 1-1-2008
• 2 contractregels met begindatum 1-1-2008
• Indexeringsmethode 1: indexeringspercentage = 10% indexeringsperiode = elk jaar
• Indexeringsmethode 2: indexeringspercentage = 5% indexeringsperiode = elke 6 maanden
• Voor contractregel 1 wordt de prijsindexering op basis van indexeringsmethode 1 gestart op 1/1/2009; Op 3/1/2009 is de indexeringsmethode gewijzigd van methode 1 in methode 2.
Voor contractregel 2 wordt de prijsindexering op basis van methode 2 op 3/1/2008 gestart.
Op 8/1/2008 is de prijs handmatig gewijzigd in 650. Op 1-3-2009 wordt de indexeringsmethode gewijzigd van methode 2 in methode 1.
De indexering wordt uitgevoerd tot en met 1-1-2010. In de volgende afbeelding ziet u een overzicht van de situatie na de indexering:
Als een op lease accounting gebaseerde contractregel wordt geactiveerd met voorgedefinieerde indexering (gebaseerd op percentage), dan wordt de indexering voor de hele contractregel toegepast en wordt een initiële set van boekhoudverplichtingen gegenereerd. Dit betekent dat het indexeringsproces gebeurt bij het activeren van het contract.
Voor meer informatie over het werken met lease accounting in Planon, raadpleeg de Lease accounting
gebruikersdocumentatie.
Indexering gebaseerd op indexgroepen
Wanneer u prijzen indexeert met een indexeringsmethode op basis van indexgroepen, wordt de nieuwe prijs als volgt berekend:
In Ondersteunende gegevens kunt u de vereiste indexnummers opgeven en aangeven welke indexnummers als teller/noemer moeten worden gebruikt.
Raadpleeg de Ondersteunende gegevens -documentatie voor meer informatie over indexgroepen.
Het volgende voorbeeld geeft aan hoe prijsindexering op basis van indexgroepen werkt.
Voorbeeld
• De opgegeven prijs in de contractregel is 200. Deze prijs moet worden geïndexeerd.
• In Ondersteunende gegevens zijn de volgende indexnummers opgegeven voor indexgroep x:
Jaar Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
2006 105 107
2005 104 105
• In Ondersteunende gegevens > Indexeringsmethoden > Indexgroepmethode toevoegen heeft de gebruiker een teller en een noemer gedefinieerd.
• De indexeringsdatum is ingesteld op 1/1/2007.
Het indexnummer van januari 2006 wordt gebruikt als teller (105). Het indexcijfer van februari 2005 wordt als noemer gebruikt (104).
• De nieuwe prijs wordt als volgt berekend: 105/104 * 200 = 201,92
Als er geen indexcijfers zijn gedefinieerd, wordt het indexeringsproces afgebroken en wordt de prijs niet geïndexeerd.
Indexering op basis van een basisbedrag
Wanneer u prijzen indexeert aan de hand van een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag, wordt de nieuwe prijs als volgt berekend:
U kunt indexeringsmethoden voor basisbedragen opgeven in Ondersteunende gegevens >
Indexeringsmethoden.
Zie de documentatie Ondersteunende gegevens voor meer informatie over het definiëren van de indexeringsmethode voor basisbedragen.
Het volgende voorbeeld geeft aan hoe indexering op basis van een basisbedrag werkt.
Voorbeeld
• Gespecificeerd: een indexgroep en indexnummer(s) (in dit geval een jaarindexnummer) in Ondersteunende gegevens > Indexgroepen.
• Gespecificeerd: een indexeringsmethode voor basisbedragen in Ondersteunende gegevens >
Indexeringsmethoden.
In dit voorbeeld wordt het jaarindexcijfer als noemer gebruikt en het indexcijfer van het relatieve jaar (het jaar van de indexgroep –1) als teller. Het indexcijfer voor 2007 is 105 en het indexcijfer voor 2008 is 110.
Voer de indexeringsmethode van het basisbedrag en een basisbedrag in in Contracten >
Contractdetails > Contractregels
Het basisbedrag dat is opgegeven in de contractregel is 200. Het geselecteerde jaar voor indexering is 2008. De geïndexeerde prijs wordt berekend met behulp van het basisbedrag. Nadat u het contract hebt geïndexeerd, bijvoorbeeld voor een periode van één jaar, is de nieuwe prijs:
105/110 * 200 = 190,91
Vervolgens worden er een nieuwe contractregel en een Life cycle toegevoegd. De nieuwe prijs wordt opgegeven in de contractregel.
De velden Basisbedragindexering, Maand voor basisbedragindexering en Basisjaar indexering zijn alleen beschikbaar als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag hebt geselecteerd in het veld Indexeringsmethode.
Als u geen indexeringsmethode of een andere indexeringsmethode hebt geselecteerd (bijvoorbeeld een methode op basis van een percentage), zijn deze velden alleen-lezen. Als de indexcijfers worden gewijzigd, wordt opnieuw geïndexeerd en worden alle bijbehorende contractregels herberekend.
Minimale en maximale indexeringswaarden gebruiken
Als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag of een indexering op basis van indexgroepen gebruikt, kunt u ook een minimale en maximale indexeringswaarde opgeven in de desbetreffende velden in de stap Contractdetails > Contractregels.
Als het berekende indexeringspercentage groter is dan het percentage dat u hebt opgegeven in het veld Max. indexeringswaarde, worden bedragen geïndexeerd op basis van het percentage dat is ingevoerd in het veld Max. indexeringswaarde. Als het berekende indexeringspercentage kleiner is dan het percentage dat u hebt opgegeven in het veld Min. indexeringswaarde, worden bedragen geïndexeerd op basis van het percentage dat is ingevoerd in het veld Min. indexeringswaarde. Als het berekende indexeringspercentage tussen het minimale en maximale indexeringspercentage ligt, worden bedragen geïndexeerd op basis van het berekende percentage.
Voorbeeld
Maximale indexeringswaarde = 6% Minimale indexeringswaarde = 3%
Neem de volgende scenario's in beschouwing:
Scenario 1: Het berekende indexeringspercentage (6,3%) is groter dan de maximale indexeringswaarde die is opgegeven op de contractregel. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op 6%.
Scenario 2: Het berekende indexeringspercentage (2,8%) is lager dan de minimale indexeringswaarde die is opgegeven op de contractregel. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op 3%.
Scenario 3: Het berekende indexeringspercentage (4,2%) ligt tussen de minimale waarde en de maximumwaarde die is opgegeven op de contractregel. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op 4,2%.
Als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag of een indexering op basis van indexgroepen gebruikt, kunt u ook een drempelwaarde opgeven in het desbetreffende veld in de stap Contractdetails > Contractregels.
Als het berekende indexeringspercentage lager is dan de opgegeven drempelwaarde, vindt er geen indexering plaats. Planon ProCenter legt evenwel de datum en tijd van de indexeringspoging vast en de noemer van deze mislukte indexering wordt gebruikt voor de volgende indexeringspoging. Bij het berekenen van de volgende indexering worden daardoor de noemer van de vorige indexeringspoging en de teller van de huidige indexering gebruikt.
Voorbeeld
Scenario 1: Het berekende indexeringspercentage (teller = 1,050 / noemer = 1,015 = 3,4%) is groter dan de drempelwaarde die is opgegeven op de contractregel. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op 3,4%.
Scenario 2: Het berekende indexeringspercentage (teller = 1,06 / noemer = 1,035 = 2,4%) is onder de drempelwaarde die is opgegeven op de contractregel. Daarom wordt het bedrag op de contractregel niet geïndexeerd. Planon ProCenter registreert alleen het indexeringsmoment (=indexeringsmoment 2).
Scenario 3: Het berekende indexeringspercentage (teller 1,072 / noemer = 1,035 = 3,6%) is groter dan de drempelwaarde die is opgegeven op de contractregel. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd voor het indexeringsmoment 3. De noemer die wordt gebruikt, is niet de noemer van indexeringsmoment 3 maar de noemer van indexeringsmoment 2!
Een correctiefactor gebruiken
Als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag of een indexering op basis van indexgroepen gebruikt, kunt u ook een correctiefactor voor het indexeringspercentage opgeven in het desbetreffende veld in de stap Contractdetails > Contractregels.
Het berekende indexeringspercentage wordt vermenigvuldigd met de correctiefactor. Het resultaat van de berekening wordt gebruikt om het bedrag op de contractregel te indexeren. Als het berekende indexeringspercentage bijvoorbeeld 3% is en de opgegeven correctiefactor 60% is, wordt het bedrag geïndexeerd op 1,8%.
Voorbeeld
Scenario 1: Het berekende indexeringspercentage is 3,5 %. Nadat de correctiefactor is toegepast, is het indexeringspercentage 2,80% (80% * 3,5% = 2,80 %). Omdat dit percentage onder de minimumwaarde ligt, wordt het bedrag op de contractregel geïndexeerd op 3%.
Scenario 2: Het berekende indexeringspercentage is 6,3 %, wat boven de maximumwaarde ligt. Nadat de correctiefactor is toegepast, is het indexeringspercentage 5,04% (80% * 6,3% = 5,04 %). Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op dit percentage.
Scenario 3: Het berekende indexeringspercentage is 4,0%, wat boven de minimumwaarde ligt en ook boven het minimum blijft nadat de correctiefactor is toegepast. Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op 3,2% (80% * 4% = 3,2%).
Scenario 4: Het berekende indexeringspercentage is 8,0 %, wat boven de opgegeven maximumwaarde ligt. Het blijft ook boven de maximumwaarde nadat de correctiefactor is toegepast (8% * 80% = 6,4%). Het bedrag op de contractregel wordt geïndexeerd op basis van de maximumwaarde (= 6%).
Door opties te koppelen aan een contract kunt u:
• Een contract verlengen
• Een contract verkorten
• Een contract beëindigen
Naast de zojuist genoemde contractopties ondersteunt Planon ProCenter ook algemene contractopties. U kunt deze opties toevoegen aan uw eigen contractopties.
U kunt een historie van contractopties bijhouden in de selectiestap Life cycle contractregels > Historie contractopties. Zie De historie van een contract bijhouden voor meer informatie over de historie.
U kunt een contract ook beëindigen door de status van het contract in te stellen op Beëindigd. Zie Een contract beëindigen voor meer informatie over dit onderwerp.
Contractopties koppelen aan een contract
Ga als volgt te werk om contractopties te koppelen aan een contract:
Werkwijze
1. Selecteer op het selectieniveau Contracten het contract waaraan u een contractoptie wilt koppelen.
2. Ga naar de selectiestap Contractdetails > Contractopties.
3. Klik in het actiemenu op de gewenste optie Toevoegen.
4. Vul in het gegevensgedeelte de vereiste velden in.
Raadpleeg Velden contractopties koppelen aan een contract voor een omschrijving van de velden.
5. Klik op Opslaan.
U hebt een nieuwe contractoptie gemaakt en gekoppeld aan het geselecteerde contract. Een contractoptie krijgt standaard de status In voorbereiding. Als u een optie wilt activeren, klikt u op Actief in het actiemenu Statusovergangen. Raadpleeg Contractopties toepassen voor meer informatie over het gebruik van contractopties.
Opties die aan een contract zijn toegevoegd, kunnen worden toegepast als het contract de status Actief of
Verlengd heeft. Een optie kan alleen worden toegepast als de peildatum actief is. Zie Xxxxxxxxx voor meer informatie over het gebruik van de peildatum.
Ga als volgt te werk voor het toepassen van contractopties:
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u een contractoptie wilt toepassen.
2. Ga naar Contractdetails > Contractopties.
3. Selecteer de contractoptie die u wilt toepassen.
4. Klik op Uitgeoefend in het actiemenu Statusovergangen. De status van de contractoptie wordt nu gewijzigd in Uitgeoefend.
Afhankelijk van het type contractoptie dat u gebruikt, gebeurt het volgende:
◦ Als u een verlengingsoptie gebruikt, wordt deze optie nu toegepast. Planon ProCenter wijzigt de status van het contract automatisch van Actief in Verlengd terwijl de einddatum wordt aangepast. De nieuwe einddatum wordt als volgt berekend: huidige einddatum + verlengingstermijn.
◦ Als u een verkortingsoptie gebruikt, wordt deze optie nu toegepast. Planon ProCenter wijzigt automatisch de einddatum van het contract.
Verkortingsopties kunnen niet worden toegepast op lease accounting contracten. Dit komt omdat contracten die gebaseerd zijn op lease accounting strikte afspraken hebben over prijs en duur.
◦ Als u een beëindigingsoptie gebruikt, geeft Planon ProCenter de volgende vraag weer:
Het contract zal worden beëindigd met <werkelijke einddatum berekend door Xxxxxx> als einddatum. Wilt u doorgaan? (Klik Nee als u de datum wilt wijzigen.)
Als u Ja klikt, wordt de status van het contract automatisch gewijzigd in Beëindigd en wordt het veld Werkelijke einddatum van het contract ingevuld. De werkelijke einddatum wordt als volgt berekend:
Opgegeven datum in het veld Geldig tot + opzegtermijn.
Als u Nee selecteert, wordt er een dialoogvenster weergegeven waarin u een andere werkelijke einddatum voor het contract kunt selecteren.
Automatische verwerking van contractopties
Planon ProCenter ondersteunt automatische verwerking van de volgende typen opties:
• Beëindigingsopties
Automatische verwerking van verlengingsopties
1. Selecteer in de TSI Contracten op het selectieniveau Contracten het selectievakje Automatisch verlengen?. Dit is een voorwaarde voor het automatisch verwerken van verlengingsopties.
2. Definieer in de TSI Alarmeringen een actiedefinitie. De actiedefinitie bestaat uit het volgende:
◦ Een signaleringsconditie die is gebaseerd op een specifiek bedrijfselement (een servicecontract of huurcontract) en een filter om het contract automatisch te selecteren
◦ Een actie (Automatisch verlengen)
◦ Een rooster
◦ Een startdatum-tijd
Voor meer informatie over signaleringen, zie de documentatie over Alarmeringen.
3. Klik op Opslaan en stel in het actiemenu de actiedefinitie in op Actief.
Als de definitie eenmaal is gedefinieerd, zal het mechanisme voor automatische planning van Planon ProCenter de definitie verwerken op basis van het opgegeven rooster en zal het de verlengingsopties in deze volgorde verwerken:
◦ Planon ProCenter controleert of de datum die is opgegeven in het veld Geldig tot is verstreken en of de optie actief is en nog niet is toegepast. Als dat het geval is zal de verlengingsoptie worden toegepast.
◦ Als de voorlopige opzegdatum (einddatum van contract – opzegtermijn) is verstreken, zal Planon ProCenter de actieve verlengingsoptie met de hoogst mogelijke prioriteit toepassen.
Legenda:
A: Startdatum van contract
B: Voorlopige opzegdatum (einddatum van contract – opzegtermijn) C: Einddatum van contract
Groene kleur: Verlengingsperiode - opzegtermijn Rode kleur: Opzegtermijn
Automatische verwerking van beëindigingsopties
Beëindigingsopties kunnen worden verwerkt op basis van de waarde van een van de volgende velden:
• Kalender
• Maand(en)
• Interval
Als een van deze velden is ingevuld, zal Planon ProCenter de beëindigingsopties automatisch detecteren en verwerken.
Er kan slechts één actieve beëindigingsoptie worden gebruikt per contractpartij (aanbiedende en accepterende). Dit betekent dat elke contractpartij afzonderlijk een automatische beëindigingsoptie kan hebben of dat de contractpartijen een gedeelde automatische beëindigingsoptie kunnen hebben. De waarde van het veld Opzegbaar door bepaalt op wie de beëindigingsoptie wordt toegepast:
• Accepterende partij
• Aanbiedende partij
• Beide
Voor contracten met een zich herhalende beëindigingsoptie, zorgt de automatische verwerking van de beëindigingsoptie ervoor dat in het contract en de contractopties altijd de laatste einddatums voor zowel de aanbiedende als de accepterende partij worden weergegeven. Het automatisch verwerken van de beëindigingsoptie houdt niet in dat het contract wordt beëindigd, maar dat de beëindigingsdatums van het contract worden bijgewerkt.
U kunt te allen tijde in het actiemenu op Beëindigingsdatum bijwerken klikken, maar u kunt ook een geplande actie instellen om deze bewerking geregeld en automatisch uit te voeren.
Automatische verwerking
1. Definieer in Alarmeringen een actiedefinitie. De actiedefinitie bestaat uit het volgende:
◦ Een signaleringsconditie gebaseerd op het bedrijfselement van het contract (servicecontract of huurcontract) en een filter om de contractoptie automatisch te selecteren.
◦ Een actie (Beëindigingsdatum bijwerken)
◦ Een rooster
◦ Een startdatum-tijd
Raadpleeg de Alarmeringen documentatie voor meer informatie over de alarmeringen/notificaties.
2. Klik op Opslaan en stel in het actiemenu de actiedefinitie in op Actief.
Als er een definitie aanwezig is, zal het mechanisme voor automatische planning van Planon ProCenter de definitie verwerken op basis van het opgegeven rooster.
Wanneer de actiedefinitie is verwerkt, worden de contractgegevens bijgewerkt.
Hoe werkt dit?
Stel dat een contract twee beëindigingsopties heeft: A en B.
Beëindigingsoptie A is geldig op de huidige datum, die wordt aangegeven met een rode pijl, en de gegevens van deze optie worden in het contract ingevuld.
Wanneer de tijd is verstreken en beëindigingsoptie A niet meer geldig is, zal dit door de geplande actie worden gedetecteerd en wordt de beëindigingsdatum automatisch bijgewerkt door het uitvoeren van de actie Beëindigingsdatum bijwerken.
Voorbeeld
Situatie voordat de beëindigingsoptie automatisch is verwerkt
◦ 9 september 2010 is de volgende einddatum van de accepterende partij.
◦ Er staat een nieuwe beëindigingsoptie klaar om in werking te treden Volgende einddatum - accepterende partij: 09/09/2010
Volgende einddatum - aanbiedende partij: januari 31/01/2010 Volgende opzegdatum - accepterende partij: 08/09/2010 Volgende opzegdatum - aanbiedende partij: 31/10/2010
Situatie nadat de beëindigingsoptie automatisch is verwerkt
De geplande actie heeft gedetecteerd dat de einddatum is verstreken en voert de actie Beëindigingsdatum bijwerken uit waarmee de volgende einddatum en de volgende opzegdatum worden bijgewerkt.
Volgende einddatum - accepterende partij: 30/09/2010 Volgende einddatum - aanbiedende partij: januari 31/01/2011 Volgende opzegdatum - accepterende partij: 23/09/2010 Volgende opzegdatum - aanbiedende partij: 31/10/2010
Details over het automatisch verwerken van beëindigingsopties
◦ De beëindigingsopties worden verwerkt op basis van een volgende opzegdatum die is verstreken en een actiedefinitie plus een rooster.
◦ Zowel de aanbiedende als de accepterende partij kunnen meerdere beëindigingsopties hebben, maar er wordt slechts één optie (per partij) automatisch verwerkt.
◦ Opties gelden per contractpartij (of voor beide contractpartijen). Wanneer een actieve beëindigingsoptie wordt opgeslagen, wordt er een actie geactiveerd om te controleren of de einddatums die in het contract zijn opgegeven, moeten worden bijgewerkt.
Gebruikers kunnen de velden met de verschillende einddatums filteren of een notificatie voor deze velden opgeven. Op deze manier kunnen gebruikers altijd nagaan wat de geplande einddatums zijn of op de hoogte worden gehouden van aanstaande einddatums.
Voorbeelden van het gebruik van verlengingsopties
De voorbeelden in deze paragraaf beschrijven de diverse mogelijkheden van vastleggen en gebruiken van verlengingsopties. Alle combinaties van deze voorbeelden zijn toegestaan. Opties kunnen op drie manieren worden uitgevoerd:
• Handmatig: door de status van de optie van Actief op Uitgeoefend te zetten;
• Handmatig: door de actie Automatisch verlengen op het selectieniveau Contracten te gebruiken (als de voorgestelde einddatum – opzegtermijn voor de huidige systeemdatum ligt, dan wordt de optie met de hoogste prioriteit uitgevoerd.);
• Automatisch: door een actiedefinitie in de TSI Alarmeringen te gebruiken (als de voorgestelde vervaldatum - opzegtermijn vóór de huidige systeemdatum ligt, wordt de optie met de hoogste prioriteit uitgevoerd.).
Verlengingsopties - voorbeeld 1
Casus: een contract met een einddatum (bepaalde duur) De duur van het contract is vijf jaar, met twee verlengingsopties voor vijf jaar. Daarna een herhaalde verlenging van één jaar.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Begindatum contract: 1-1-2011
Looptijd 5 jaar
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum 31-12-2015
Verlengingsoptie 1
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verlenging 5 jaar
Prioriteit 1
Verlengingstermijn 5 jaar
Verlenging herhalen Nee
Status Actief
Verlengingsoptie 2
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verlenging 5 jaar
Prioriteit 2
Verlengingstermijn 5 jaar
Verlenging herhalen Nee
Status Actief
Verlengingsoptie 3
Veld Veldwaarde
Omschrijving Herhalen verlenging
Prioriteit 3
Verlengingstermijn 1 jaar
Verlenging herhalen Xx
Status Actief
Contractoptie toepassen
De verlengingsoptie kan worden toegepast:
• handmatig door de optie Automatisch verlengen te kiezen uit het actiemenu op het selectieniveau
Contracten
• of automatisch door de actie uit te voeren die is gedefinieerd in Alarmeringen.
De rode pijl geeft de huidige systeemdatum aan. De optie wordt toegepast als de voorgestelde einddatum – opzegtermijn voor de huidige systeemdatum ligt.
1. Voorgestelde einddatum – opzegtermijn ligt voor de huidige systeemdatum. Optie 1 wordt toegepast.
2. Voorgestelde einddatum – opzegtermijn ligt na de huidige systeemdatum. Optie 3 wordt niet toegepast.
3. Voorgestelde einddatum – opzegtermijn ligt voor de huidige systeemdatum. Optie 4 wordt toegepast en een nieuwe optie wordt actief (vanwege de herhaalde verlenging)
Nadat de verlenging is toegepast, worden de volgende velden gewijzigd:
Veld Nieuwe waarde
Status Verlengd
Looptijd + duur verlengingstermijn
Voorgestelde beëindigingsdatum + duur verlengingstermijn
Optienummer 1
De contractregels (=bedragen) worden ook verlengd als het veld Wordt samen met contract verlengd is ingesteld op Ja.
Casus: een contract met een einddatum (bepaalde duur) De duur van het contract is vijf jaar, met twee verlengingsopties voor 5 jaar. Vervolgens wordt het een contract van onbepaalde duur.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Begindatum contract: 1-1-2011
Looptijd 5 jaar
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum 31-12-2015
Verlengingsoptie 1
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verlenging 5 jaar
Prioriteit 1
Verlengingstermijn 5 jaar
Verlenging herhalen Nee
Status Actief
Verlengingsoptie 2
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verlenging 5 jaar
Prioriteit 2
Verlengingstermijn 5 jaar
Verlenging herhalen Nee
Status Actief
Verlengingsoptie 3
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verlenging voor onbepaalde tijd
Prioriteit 3
Verlengingstermijn -
Verlenging herhalen Nee
Status Actief
Voor meer informatie over het toepassen van de optie en het bekijken van de resultaten op het selectieniveau Contracten, raadpleeg Verlengingsopties- voorbeeld 1.
Verlengingsopties - voorbeeld 3
Casus: een contract met een einddatum (bepaalde duur) De duur van het contract is vijf jaar. Na vijf jaar is er de mogelijkheid om het contract met te verlengen met 5+5 jaar of 2+2+2+2+2 jaar.
Omdat de organisatie na vijf jaar kan kiezen welke verlengingsoptie ze willen gebruiken, is het mogelijk om beide 'methoden' voor verlenging toe te voegen aan het contract. In Planon is het verplicht om of het veld Prioriteit of het veld Datum laatste notificatie in te vullen. In dit verband is het van belang om de status van de optie In voorbereiding te laten. Zodra de organisatie heeft besloten welke opties ze zullen gebruiken, kunnen deze opties worden ingesteld op Actief. De opties die u niet gebruikt, moet u de status Vervallen geven.
Voor meer informatie over het toepassen van de optie en het bekijken van de resultaten op het selectieniveau Contracten, raadpleeg Verlengingsopties- voorbeeld 1.
Voorbeelden van het gebruik van beëindigingsopties
De voorbeelden in deze paragraaf beschrijven de diverse mogelijkheden van vastleggen en gebruiken van beëindigingsopties. Alle combinaties van deze voorbeelden zijn toegestaan. Beëindigingsopties kunnen voor twee redenen worden gebruikt:
• Om een contract te beëindigen
• Voor contracten met een zich herhalende beëindigingsoptie, zorgt de automatische verwerking van de beëindigingsoptie ervoor dat in het contract en de contractopties altijd de laatste einddatums voor zowel de aanbiedende als de accepterende partij worden weergegeven. Deze datums worden weergegeven op het selectieniveau In de Contractenbeheer TSI, op het niveau Contracten.
Om de Volgende einddatum/tijd of Volgende opzegdatum te berekenen, is een beëindigingsoptie nodig. Om de laatste datums weer te geven op het niveau Contracten kunt u de actie Beëindigingsdatum bijwerken gebruiken of Alarmeringen/notificaties om te checken op geplande beëindigingsopties. Met deze actie wordt het contract NIET beëindigd. Alleen de velden Volgende einddatum/tijd en Volgende opzegdatum worden bijgewerkt.
Om een contract te beëindigen kunt u een beëindigingsoptie toepassen of de status Beëindigd gebruiken op het selectieniveau Contracten.
Casus: een contract zonder een einddatum (onbepaalde duur) Mogelijkheid om het contract te beëindigen na een jaar, met een opzegtermijn van drie maanden voor zowel de aanbiedende en de accepterende partij.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Startdatum contract: 1-1-2015
Looptijd -
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum -
Beëindigingsoptie
Veld Veldwaarde
Omschrijving Jaarlijkse beëindiging
Opzegbaar door Beide
Gebaseerd op Einddatum
Volgende mogelijke einddatum: 31-12-2015
Opzegtermijn 3 maanden
Geldig tot 30-09-2015 (automatisch berekend)
Herhaling - interval 1 jaar
Status Actief
Alle soorten van herhalingsinstellingen mogelijk. Het resultaat en de functionaliteit is hetzelfde.
Resultaat van de optie in Actieve status
Als de status van de optie Actief en de initiële Volgende mogelijke einddatum of de datum in het veld Uiterste notificatiedatum in het verleden zijn, zal Planon de datums automatisch wijzigen in de eerstvolgende datums.
Met de actie Beëindigingsdatum bijwerken op het selectieniveau Contracten of door gebruik van alarmeringen om op een geregelde basis te checken op actieve opties, worden de velden Volgende einddatum/tijd en Volgende opzegdatum bijgewerkt. De rode pijl geeft de huidige systeemdatum aan.
1. De Volgende opzegdatum en Volgende einddatum zijn verstreken. Planon geeft de nieuwe Volgende opzegdatum en Volgende einddatum weer.
Volgende einddatum - accepterende partij: 31-12-2015 Volgende einddatum - aanbiedende partij: 31-12-2015 Volgende opzegdatum - accepterende partij: 30-09-2015 Volgende opzegdatum - aanbiedende partij: 30-09-2015 Opzegtermijn 3 maanden
2. De Volgende opzegdatum en Volgende einddatum zijn verstreken. Xxxxxx geeft de nieuwe volgende opzegdatum en volgende einddatum weer. In dit voorbeeld: Volgende einddatum = 31-12-2015 en Volgende opzegdatum = 30-9-2012
3. De Volgende opzegdatum en Volgende einddatum zijn niet verstreken. In dit geval zijn de volgende opzegdatum en volgende einddatum/tijd gelijk.
Toepassen beëindigingsoptie
U kunt op twee manieren een beëindigingsoptie toepassen:
◦ Zet de status van de optie op Uitgeoefend. De voorgestelde datum is de Werkelijke einddatum. Dit is dezelfde datum als die in het veld Volgende einddatum. U kunt deze datum wijzigen.
◦ Zet de status van het contract op Beëindigd. De voorgestelde datum is de Werkelijke einddatum. Dit is dezelfde datum als die in het veld Volgende einddatum. U kunt deze datum wijzigen.
Als u beëindigingsopties gebruikt, worden contractregels (bedragen) ook beëindigd. Zolang de Werkelijke einddatum na de huidige systeemdatum ligt, is alle functionaliteit (facturatie, indexering, etc.) op het contract beschikbaar.
Beëindigingsopties - voorbeeld 2
Casus: een contract zonder een einddatum (onbepaalde duur) Het contract kan elk moment beëindigd worden; Xxxxxx houdt hierbij rekening met de opzegtermijn van drie maanden.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Startdatum contract: 1-1-2015
Looptijd -
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum -
Gebruik in dit geval geen optie, maar de statuswijziging Beëindigd op het selectieniveau Contracten. Er is een veld beschikbaar waarin de huidige systeemdatum + opzegtermijn wordt weergegeven: Voorgestelde beëindigingsdatum
De rode pijl geeft de huidige systeemdatum aan.
1. Systeemdatum is 1-4-2015. Planon berekent: de huidige systeemdatum + opzegtermijn (1 4-2015 + 3
maanden). De Voorgestelde beëindigingsdatum is dan 30-6-2015.
2. Systeemdatum is 10-8-2015. Planon berekent: de huidige systeemdatum + opzegtermijn (10 8-2015 + 3
maanden). De Voorgestelde beëindigingsdatum is dan 10-11-2015.
Voorbeelden van het gebruik van verkortingsopties
Een verkortingsoptie kan worden toegepast om de duur van een actief contract te corrigeren.
Verkortingsopties - voorbeeld 1
Casus: startdatum van contract is 1-1-2015; het contract heeft een looptijd van vijf jaar. Het contract is actief. U wilt het contract met twee jaar verkorten.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Begindatum contract: 1-1-2015
Looptijd 5 jaar
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum 31-12-2019
Verkortingsoptie
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verkorten met twee jaar
Geldig tot 31-12-2017
Contract verkorten naar 31-12-2017
Toepassen verkortingsoptie
Zet de status van de optie op Uitgeoefend. In het veld Voorgestelde beëindigingsdatum wordt nu dezelfde datum ingevuld als in het veld Contract verkorten naar (31/12/2017). De contractstatus is nog steeds Actief.
Verkortingsopties - voorbeeld 2
Casus: startdatum van contract is 1-1-2015; het contract heeft een looptijd van vijf jaar. Een verlengingsoptie van 5 jaar wordt toegepast. De status van het contract is Verlengd. U wilt het contract met vier jaar verkorten.
De volgende instellingen zijn gebruikt:
Contract
Veld Veldwaarde
Begindatum contract: 1-1-2015
Looptijd 10 jaar (na toepassen van verlengingsoptie)
Opzegtermijn 3 maanden
Voorgestelde beëindigingsdatum 31-12-2024
Verkortingsoptie
Veld Veldwaarde
Omschrijving Verkorten met vier jaar
Geldig tot 31-12-2020
Contract verkorten naar 31-12-2020
Toepassen verkortingsoptie
Zet de status van de optie op Uitgeoefend. In het veld Voorgestelde beëindigingsdatum wordt nu dezelfde datum ingevuld als in het veld Contract verkorten naar (31-12-2020). De contractstatus is nog steeds Verlengd.
Afzonderlijke contractregels verlengen of verkorten
U kunt de duur van afzonderlijke contractregels verlengen of verkorten door de einddatum van de contractregel te wijzigen.
Werkwijze
1. Selecteer in de selectiestap Contractregels de contractregel die u wilt verlengen of verkorten.
2. Klik in het actiemenu op Wijzigen einddatum.
Het venster Geef waarden in wordt nu weergegeven. In het veld Einddatum wordt standaard de huidige einddatum geselecteerd.
3. Klik in het venster Waarden invoeren op in het veld Einddatum om een andere einddatum te selecteren.
Als u het veld Einddatum in het venster Geef waarden in wist, wordt het veld Einddatum van de contractregel ook gewist.
4. Klik op de gewenste datum en klik vervolgens op OK. De einddatum van de contractregel is nu gewijzigd.
Als een contractregel wordt verlengd, worden de bijbehorende kosten, indien aanwezig, ook verlengd.
U kunt een contract op twee manieren beëindigen:
• U kunt een beëindigingsoptie gebruiken.
Zie Contractopties gebruiken voor meer informatie.
• U kunt de status instellen op Beëindigd.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een contract beëindigt door de status van het contract in te stellen op Beëindigd.
Werkwijze
1. Selecteer het contract dat u wilt beëindigen.
2. Selecteer de status Beëindigd in het actiemenu Statusovergangen.
3. Klik op Ja om deze datum als beëindigingdatum te gebruiken of klik op Nee om een andere datum te selecteren.
Het contract wordt nu beëindigd op de opgegeven datum.
U kunt dezelfde procedure ook gebruiken om afzonderlijke contractregels van een contract te beëindigen. Selecteer de contractregel die u wilt beëindigen en selecteer de status Beëindigd in het actievenster.
Als u een contract beëindigt, worden de bijbehorende contractregels ook beëindigd. Contractregels waarvan de einddatum al is verstreken vóór de opzegdatum, krijgen de status Verlopen.
Als u een opzegtermijn voor het contract hebt opgegeven, wordt in Planon ProCenter automatisch de volgende mogelijke einddatum berekend, op basis van de einddatum en de opzegtermijn.
In Planon ProCenter kunt u alle relevante communicatie over het geselecteerde contract, zoals e- mailberichten, telefoongesprekken, rapporten, enzovoort, toevoegen in de selectiestap Contractdetails > Contract — Communicatielogs.
Zie de Basiskennis documentatie voor meer informatie over communicatielogs.
Financiële verplichtingen berekenen en weergeven
Een contract leidt tot financiële verplichtingen en bevat informatie over de datums waarop bepaalde bedragen moeten worden betaald of ontvangen. De selectiestap Financiële verplichtingen biedt een prognose van de financiële verplichtingen voor een specifieke periode. Financiële verplichtingen kunnen worden berekend en getoond voor alle soorten contracten, op voorwaarde dat de contracten de status Actief, Verlengd, Beëindigd, Verlopen of Geblokkeerd hebben.
U kunt ook een overzicht van financiële verplichtingen weergeven in een tabel. Zie Financieel overzicht voor meer informatie.
Als een contractregel een einddatum heeft, worden de financiële verplichtingen berekend en weergegeven tot de einddatum. Als een contractregel echter geen einddatum heeft, wordt het aantal weergegeven financiële verplichtingen gebaseerd op de instelling Aantal jaren waarover cashflow wordt berekend
in Velddefinitiebeheer. Hier kunt u het aantal jaren van tevoren opgeven waarvoor Xxxxxx financiële verplichtingen moet berekenen en weergeven in de selectiestap Financiële verplichtingen. De maximale waarde is 100 jaar.
Als de instelling Aantal jaren waarover cashflow wordt berekend is gewijzigd, worden de financiële verplichtingen niet automatisch bijgewerkt. Ga hiervoor naar het selectieniveau Contracten en klik op Verplichtingen opnieuw berekenen in het actievenster.
Als een bedraggerelateerde wijziging op het contract wordt toegepast, worden de financiële verplichtingen automatisch opnieuw berekend, waarbij rekening wordt gehouden met de instelling Aantal jaren waarover cashflow wordt berekend.
Zie Velddefinitiebeheer voor meer informatie over deze instelling in Velddefinitiebeheer.
Financiële verplichtingen worden afzonderlijk berekend voor elke contractregel, op basis van het bedrag dat is opgegeven in de contractregel.
Planon ProCenter berekent de bedragen in de selectiestap Contractregeldetails > Financiële verplichtingen automatisch opnieuw:
• Wanneer een contract wordt opgezegd of verlengd
• Contactprijzen worden aangepast
- handmatig
- via indexering
- via een kortingspercentage
- via een belastingtarief
• Als de betalingsfrequentie is gewijzigd
Als er wijzigingen vereist zijn aan bedragen die al zijn geprolongeerd, maakt Planon ProCenter automatisch een suppletie aan. Zie Bedragen prolongeren. Zie Suppleties voor meer informatie over suppleties.
Er zijn diverse gegevensvelden beschikbaar voor financiële verplichtingen. Voor een beschrijving van deze velden raadpleeg Gegevensvelden financiële verplichtingen.
Een tabeloverzicht van financiële verplichtingen wordt weergegeven door het tabblad Financieel overzicht
te selecteren bij de selectiestap Contractdetails > Financiële verplichtingen.
1 Financiële verplichtingen kunnen per jaar / kwartaal / maand / week worden weergegeven. Als dit is aangegeven in de contractinstellingen, kunt u ook financiële verplichtingen op basis van Engelse/ Schotse jaren of kwartalen weergeven.
2 Selecteer het jaar waarvoor u financiële verplichtingen wilt weergeven of selecteer Alle jaren om de financiële verplichtingen van alle jaren weer te geven.
3 Financiële verplichtingen kunnen in verschillende weergaven worden weergegeven. Selecteer uit:
• Overzicht per contractregeltype - financiële verplichtingen zijn gegroepeerd op type contractregel: Lease, Service en SLA.
• Overzicht inclusief betalingen - Deze weergave kan worden gebruikt door klanten die Cashflowbeheer gebruiken. Het biedt een duidelijker overzicht van financiële gegevens dan de lijstweergave met financiële verplichtingen. De financiële verplichtingen zijn gegroepeerd op verplichtingen, kasstroom en saldo.
De verplichtingen die in deze weergave worden getoond, zijn cumulatief. Als u op een regel dubbelklikt, wordt een gedetailleerd overzicht van alle verplichtingen voor het contract geopend. In de kolommen Cashflow, Saldo en Cumulatief saldo worden alleen gegevens weergegeven vanaf de startdatum van de cashflow.
In het Overzicht inclusief betalingen worden de gegevens weergegeven.
• Overzicht per contractregel - financiële verplichtingen worden gegroepeerd per contractregel
• Overzicht per contractregelgroep - financiële verplichtingen worden gegroepeerd per contractregelgroep.
Contractregelgroepen kunnen worden gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Zie de documentatie Basisgegevens voor meer informatie.
4 Geef aan of de weergegeven financiële verplichtingen inclusief of exclusief btw zijn. Standaard zijn de weergegeven waarden altijd inclusief btw.
5 Financiële verplichtingen kunnen naar Microsoft Excel worden geëxporteerd met de knop Exporteren.
Als u een cel in het financieel overzicht selecteert, wordt een gedetailleerd overzicht van de relevante maand of week weergegeven. De officiële dag waarop een week begint, wordt vastgesteld door de taal waarin u Planon ProCenter gebruikt. Als u Amerikaans-Engels gebruikt, begint een week op zondag en eindigt deze op zaterdag. Voor andere talen in Planon ProCenter kan een week op maandag beginnen en op zondag eindigen. Daarom kunnen de gegevens in het Financieel overzicht verschillen per gebruikerstaal. Wanneer u direct afdaalt vanaf het selectieniveau Objecten naar de stap Financieel overzicht, worden mogelijk niet alle contracten weergegeven aangezien rekening wordt gehouden met de peildatum. Om alle contracten weer te geven, ga
naar Objecten > Contracten en klik op Peildatum uitzetten en ga door naar de stap Financieel overzicht.
Ga naar Velddefinities > Contracten en klik in het actiemenu op Instellingen bedrijfselement om op te geven hoe bedragen van het type Betaling en Ontvangst in het Financieel overzicht moeten worden weergegeven. Voor beide typen bedragen kunt u opgeven of deze als positief (+) of negatief (-) worden weergegeven. Raadpleeg Velddefinities voor meer informatie hierover.
Waarden interpreteren
Het teken dat in het overzicht vóór de verplichtingen staat, geeft aan of er geld is betaald of ontvangen. Kijk in de volgende tabel voor een uitleg van de betekenis van deze tekens. De uitleg in deze tabel is gebaseerd op de standaardweergave-instellingen, zoals die zijn gedefinieerd in Velddefinitiebeheer > Contracten > Instellingen bedrijfselement.
Contractregeltype Teken Betekenis
Betaling Ontvangst
positief Ontvangen geld (ontvangst)
negatief Cash uit (betaling)
Positief Ontvangen geld (ontvangst)
negatief Cash uit (betaling)
Waarden interpreteren – voorbeeld
In de volgende voorbeelden wordt uitgelegd hoe de gegevens in de weergave Overzicht inclusief betalingen moeten worden geïnterpreteerd.
Voorbeeld 1
• Betaling (gedefinieerd op de contractregel)
• Geen beginsaldo van cashflow
• Begindatum van cashflow = 1 januari 2010
Een bedrag van 100 moet zijn betaald in januari 2010, er is geen cashflow geregistreerd (er is niets betaald), dus daarom zijn het saldo en het cumulatieve saldo (geld dat moet worden betaald) allebei 100.
In februari 2010 moet opnieuw een bedrag van 100 worden betaald. Er is geen cashflow geregistreerd, dus het saldo voor de regel is 100 (te betalen). Nu is het cumulatieve saldo 200 (het vorige cumulatieve saldo en het huidige saldo worden bij elkaar opgeteld).
Voorbeeld 2
• Betaling (gedefinieerd op de contractregel)
• Beginsaldo van cashflow = 200 (te betalen – er is nog geen geld geregistreerd in Planon ProCenter)
• Begindatum van cashflow = 1 januari 2010
In januari 2010 moet een bedrag van 100 worden betaald, maar er is geen cashflow geregistreerd (er is niets betaald), dus het saldo is 100 (debet). Het cumulatieve saldo is 200 (beginsaldo van cashflow) + huidig saldo = 300.
In februari 2010 moet een bedrag van 100 worden betaald. Er is 200 betaald, dus het saldo van deze maand is -100 (credit). Het cumulatieve saldo is 300 – 100 = 200.
Voorbeeld 3
• Ontvangst (gedefinieerd op contactregel)
• Geen beginsaldo van cashflow
• Begindatum van cashflow = 1 januari 2010
In januari 2010 moet een bedrag van 100 worden ontvangen. Er is geen cashflow geregistreerd (er is niets betaald), dus het saldo is -100 (credit) en het cumulatieve saldo is -100.
In februari 2010 moet opnieuw een bedrag van 100 worden ontvangen. Er is geen cashflow geregistreerd, dus het saldo voor die maand is -100. Het cumulatieve saldo is -100 + -100 = -200 (credit).
Voorbeeld 4
• Ontvangst (gedefinieerd op contactregel)
• Beginsaldo van cashflow = -200 (te ontvangen)
• Begindatum van cashflow = 1 januari 2010
In januari 2010 moet een bedrag van 100 worden ontvangen, maar er is geen cashflow geregistreerd. Daarom is het saldo -100 (credit). Als rekening wordt gehouden met het beginsaldo van de cashflow van
-200, bedraagt het cumulatieve saldo #300.
In februari 2010 moet er opnieuw 100 worden ontvangen en is er 200 betaald. Het saldo voor die maand is 200 (betaald) -100 (te ontvangen) = 100. Het cumulatieve saldo is -300 + 100 = -200.
Voor een correct en volledig overzicht raden we u af om de gegevens te filteren omdat hierdoor een onjuist beeld kan ontstaan.
U kunt geld betalen om aan uw contractverplichtingen te voldoen via facturen of via cashflow. Zie Facturen of Cashflow voor meer informatie.
Prijswijzigingen melden via een prijsaankondigingsformulier
Als een contract met een actieve status contractregels bevat waarin wijzigingen zijn opgetreden, kunt u een prijsaankondigingsformulier maken om naar de contractpartij voor dat contract te verzenden.
Voordat u dit kunt doen, moet u eerst een samenvoegrapportsjabloon maken. Nadat u de periode hebt opgegeven waarvoor u prijswijzigingen wilt melden, kunnen de desbetreffende prijswijzigingsgegevens in Planon ProCenter worden samengevoegd in een rapportsjabloon die u al hebt gemaakt. Ga hiervoor als volgt te werk:
Om prijswijzigingen te melden via een prijsaankondigingsformulier:
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u een prijsaankondigingsformulier wilt maken.
2. Stel een samenvoegrapportdefinitie op voor het prijsaankondigingsformulier. De sjabloon moet de indeling .doc of .docx hebben. Zie het gedeelte Rapportage van uw gebruikersdocumentatie voor Planon ProCenter voor meer informatie over hoe u dit kunt doen.
3. Klik op Toevoegen prijsaankondigingsformulier in het actiemenu Rapportage.
4. Klik in het dialoogvenster Prijsaankondigingsformulieren in het actiemenu
Prijsaankondigingsformulieren op Toevoegen.
5. Vul in het gegevensgedeelte de vereiste velden in. Zie Velden Prijsaankondigingsformulier voor een beschrijving van deze velden.
6. Klik op Opslaan.
In het actiemenu Rapportage kunt u nu desgewenst op opties klikken zoals E-mail bewerken, Voorbeeld, Bon afdrukken, E-mail versturen. Zie het gedeelte Werkorders van uw gebruikersdocumentatie voor Planon ProCenter voor een beschrijving van deze opties. Bovendien kunt u op Alleen aanmaken klikken als u nu alleen de prijsaankondigingsformulier wilt maken en deze later wilt verzenden.
Raadpleeg Ja/Nee veldinstellingen voor een overzicht van hoe de instellingen van het Ja/Nee-veld in het dialoogvenster van de prijsaankondigingsformulier bepalen welke contractregels worden bijgevoegd.
• Prijsaankondigingsformulieren worden opgeslagen op de locatie die is opgegeven in de TSI
Systeeminstellingen > Bestandslocaties.
• Indien vereist, kan een navigatieactie Communicatielog weergeven worden toegevoegd aan het dialoogvenster voor het prijsaankondigingsformulier. Als u op deze actie klikt, gaat u vervolgens naar Contractdetails > Contracten - details prijsaankondigingsformulieren, waar u de details van een prijsaankondigingsformulier kunt bekijken. Als u deze navigatieactie wilt toevoegen, neem dan contact op met uw Planon-beheerder.
• Wanneer eenmaal een prijsaankondigingsformulier beschikbaar is, kunt u dit gebruiken voor het melden van wijzigingen in verschillende contracten. Dit kunt u doen door de contracten te
selecteren waarvoor u wijzigingen wilt melden en vervolgens in het menu Bewerken op Actie voor selectie te klikken. Klik in het menu Actie voor selectie dat wordt weergegeven op Toevoegen prijsaankondigingsformulier. Selecteer in het dialoogvenster Prijsaankondigingsformulieren dat wordt weergegeven het prijsaankondigingsformulier dat u wilt gebruiken en geef de Begindatum periode en de Einddatum periode op. U kunt vervolgens indien nodig de opties Alleen aanmaken, E- mail versturen of Afdrukken gebruiken.
• Wilt u wijzigingen doorgeven voor contractregelgroepcombinaties (groepcombinaties) die worden toegevoegd in Ondersteunende gegevens , in het dialoogvenster Prijsaankondigingsformulieren, selecteert u het prijsaankondigingsformulier dat u wilt gebruiken en in het actievenster Koppelingen klikt u Koppelen groepcombinaties. Selecteer in het dialoogvenster Groepcombinaties onder Beschikbaar de groepcombinaties die u wilt koppelen aan uw prijsaankondigingsformulier en verplaats deze vervolgens naar In gebruik met behulp van de pijl naar rechts. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten. Zie het Ondersteunende gegevens gedeelte van uw gebruikersdocumentatie voor meer informatie over het toevoegen van groepcombinaties en contractregelgroepen. Als u deze informatie wilt opnemen in het rapport, moet u eerst velden uit 'Prijsaankondigingsformulier – Totaal groepcombinatie' opnemen als subrapport in uw rapportsjabloon.
Prijsaankondigingsformulieren in bulk per e-mail versturen
In Planon kunt u meerdere prijsaankondigingsformulieren in één keer verzenden. Deze functie maakt gebruik van bulk-samenvoegfunctionaliteit
• Optioneel kunt u Planon configureren om het e-mailonderwerp automatisch in te vullen. Om dit te doen, moet u ervoor zorgen dat het Rapport e-mailonderwerp verwijst naar een rapport dat alleen gegevens gebruikt om het e-mailonderwerp op te geven.
• Als u prijsaankondigingsformulieren als PDF wilt verzenden, zorg er dan voor dat op
Prijsaankondigingsformulieren de Opslaan als PDF is ingesteld op Ja
1. Selecteer een aantal contracten waarvoor u prijsaankondigingsformulieren wilt verzenden en klik op Actie voor selectie > Prijsaankondigingsformulier.
Het dialoogvenster Prijsaankondigingformulieren verschijnt.
2. Selecteer het samenvoegrapport dat u wilt gebruiken en geef een datumbereik op.
3. Klik op E-mail versturen.
• Als u op Afdrukken klikt, worden alle prijsaankondigingsformulieren gedownload (docx) of getoond (html-sjabloon).
• Als u op Alleen maken klikt, worden de prijsaankondigingsformulieren gemaakt, maar worden deze niet verder verwerkt.
E-mails met prijsaankondigingsformulieren worden nu verzonden.
In tegenstelling tot bulk e-mailen, kunt u ook een afzonderlijk prijsaankondigingformulier e-mailen, in welk geval de optie E- mail bewerken ook beschikbaar is.
Journaalposten voor contracten worden gegenereerd:
• Wanneer financiële verplichtingen worden toegevoegd/verwijderd of van status worden gewijzigd.
• Wanneer financiële verplichtingen met de status Open worden gewijzigd. Journaalposten worden geboekt als vastgelegde kosten.
• Wanneer financiële verplichtingen worden afgesloten. Journaalposten worden geboekt als gefactureerde kosten.
Na het activeren van een contractregel gebaseerd op lease accounting, genereert het systeem journaalposten voor alle typen van boekhoudverplichtingen, dat wil zeggen, operationele lease boekhoudverplichtingen, financiële lease boekhoudverplichtingen en aanvullende boekhoudverplichtingen.
Als een open boekhoudverplichting wordt aangemaakt of gewijzigd, dan maakt het systeem journaalposten aan met de code _P (Provisional).
Als een open boekhoudverplichting wordt afgesloten, dan maakt het systeem eerst journaalposten aan om de journaalposten met de code _P (Provisional) ongedaan te maken. Vervolgens worden vergelijkbare journaalposten gegenereerd zonder code_P. Dit zijn de definitieve journaalposten.
Indien een contract op basis van lease accounting voor de einddatum wordt beëindigd, worden boekhoudverplichtingen gegenereerd voor de afwikkeling. Op basis van deze definitieve boekhoudverplichtingen worden journaalposten aangemaakt.
• Bij beëindiging van een contractregel gebaseerd op operationele lease, zal het systeem de boekhoudverplichtingen berekenen en (indien nodig) een definitief record maken ter compensatie van de periode die is weggelaten uit de oorspronkelijke berekeningen. Op basis van deze laatste registratie worden de inkomsten / uitgaven of te betalen kosten / uitgestelde inkomsten berekend.
• Bij beëindiging van een contractregel gebaseerd op financiële lease, zal het systeem de boekhoudverplichtingen berekenen en (indien nodig) een definitief record boeken ter compensatie van de periode die is weggelaten uit de oorspronkelijke berekeningen. Op basis van deze laatste registratie wordt het verschil in de open aansprakelijkheid / leasevorderingen en de waarde van het inventariselement berekend als winst of verlies.
Ieder nieuw financieel jaar moet gedefinieerd worden en de actie Journaalposten voor contracten genereren moet uitgevoerd worden om journaalposten te laten genereren voor financiële verplichtingen en lease accounting verplichtingen.
Planon ProCenter biedt u voor boekhoud- en factureringsdoeleinden de mogelijkheid om contractbedragen tot en met een opgegeven datum te prolongeren. Omdat deze financiële gegevens worden gebruikt voor betalingen, de boekhouding en de facturering, is het essentieel dat de gegevens correct zijn. Daarom kunt
u met Xxxxxx ProCenter de bedragen eerst proefprolongeren, zodat u een voorbeeld van de financiële gegevens krijgt om deze te controleren op fouten. Wanneer u deze gegevens hebt goedgekeurd, kunnen de bedragen definitief worden geprolongeerd.
Financiële gegevens en boekhoudgegevens kunnen afzonderlijk worden gesloten in Planon. U moet altijd eerst de financiële gegevens sluiten voordat u de boekhoudgegevens kunt sluiten. Raadpleeg de documentatie over Lease Accounting voor meer informatie over het afsluiten van boekhoudgegevens.
Als er wijzigingen vereist zijn aan bedragen die al zijn geprolongeerd, maakt Planon ProCenter automatisch een suppletie. Zie Suppleties voor meer informatie.
Zie ook
Een proefprolongatie uitvoeren
Een proefprolongatie biedt de mogelijkheid om te controleren of de contractgegevens en financiële gegevens die voor een bepaalde periode worden gegenereerd, juist zijn. U kunt contract- of contractregelgegevens ook tijdelijk bevriezen, bijvoorbeeld als u een laatste controle wilt uitvoeren voordat de bedragen definitief worden afgesloten. Gebruik in dat geval de optie Proefprolongeren en bevriezen. Ga als volgt te werk om een proefprolongatie uit te voeren.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u een proefprolongatie wilt uitvoeren.
2. Klik op Proefprolongeren of Proefprolongeren en bevriezen in het actiemenu.
In een situatie waarin u er absoluut zeker van bent dat financiële gegevens niet zullen worden gewijzigd, kunt u Proefprolongatie gebruiken. Dit resulteert in snellere resultaten, maar u moet er absoluut zeker van zijn dat gegevens niet worden gewijzigd. Deze situatie past misschien bij een klein bedrijf.
Als financiële gegevens snel veranderen, is het het beste om een Proefprolongeren en bevriezen uit te voeren. Door dit te doen, worden de gegevens vergrendeld voor de set contracten waarvoor u een
proefprolongatie uitvoert. Proefprolongatie duurt iets langer, maar uw gegevens blijven ongewijzigd. Deze situatie past beter bij een middelgrote / grotere onderneming.
Het venster Geef waarden in wordt nu weergegeven. Standaard is de laatste dag van de huidige maand geselecteerd in het veld Proefprolongatie t/m. Klik op OK als u deze datum wilt gebruiken.
3. Als u een andere datum wilt selecteren, dient u te klikken op in het veld Proefprolongatie t/m.
4. Selecteer de gewenste datum.
De contractgegevens en financiële gegevens zijn nu automatisch beschikbaar in de TSI Prolongatiegegevens van het Contracten navigatievenster. Met Prolongatiegegevens kunt u de juistheid van de gegevens controleren. Zie Prolongatiegegevens voor meer informatie over deze TSI.
Nadat u de juistheid van de financiële gegevens en contractgegevens hebt gecontroleerd, kunt u de definitieve prolongatie uitvoeren. Zie Een definitieve prolongatie uitvoeren voor meer informatie.
Een definitieve prolongatie uitvoeren
Ga als volgt te werk om een definitieve prolongatie uit te voeren.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u de bedragen wilt prolongeren.
2. Klik op Prolongeren in het actiemenu.
Alle contractregels die aan het geselecteerde contract zijn gekoppeld, worden nu geprolongeerd tot en met deze datum. De gegevens in de TSI Prolongatiegegevens zijn nu definitief. Zie Prolongatiegegevens voor meer informatie over deze TSI.
Nadat u een proefprolongatie hebt afgesloten, zijn de factuurgegevens van een contract automatisch beschikbaar in Contracten > Prolongatiegegevens. Op deze wijze kunt u de juistheid van de financiële gegevens en de contractgegevens controleren voordat de bedragen definitief worden geprolongeerd en er facturen worden gemaakt om aan de klanten te verzenden.
De veldinstellingen in Velddefinitiebeheer voor de TSI's Contractenbeheer en Prolongatiegegevens moeten identiek zijn. Dit wordt automatisch beheerd door Planon ProCenter.
Raadpleeg Velddefinitiebeheer voor meer informatie over veldinstellingen.
De TSI Prolongatiegegevens bevat de volgende gegevens:
• Op het selectieniveau Prolongatiedatums worden alle prolongatiedatums weergegeven. Raadpleeg Gegevensvelden prolongatie voor een omschrijving van de beschikbare velden.
• Op het selectieniveau Contracten worden alle contractgegevens weergegeven zoals ze gelden op de prolongatiedatum. De meeste velden op dit selectieniveau zijn gelijk aan de velden op het
selectieniveau Contracten van de TSI Contracten. Zie voor meer informatie, Velden contractgegevens. Raadpleeg Velden prolongatiegegevens - contracten voor een omschrijving van specifieke velden voor de TSI Prolongatiegegevens.
• Op het selectieniveau Contractregels worden alle contractregelgegevens weergegeven zoals deze op de prolongatiedatum gelden. De meeste velden op dit selectieniveau zijn hetzelfde als de velden op het selectieniveau Contractregels van de TSI Contracten. Raadpleeg Contractregelgegevens voor
meer informatie over deze velden. Raadpleeg Velden prolongatiegegevens - contractregels voor een beschrijving van specifieke velden voor de TSI Prolongatiegegevens.
• Op het selectieniveau Financiële verplichtingen worden alle financiële gegevens weergegeven zoals deze op de prolongatiedatum gelden. De meeste velden op dit selectieniveau zijn dezelfde als de velden in de selectiestap Financiële verplichtingen van de TSI Contracten. Raadpleeg
Gegevensvelden financiële verplichtingen voor meer informatie over deze velden. Raadpleeg Velden
prolongatiegegevens – Financiële verplichtingen voor een beschrijving van specifieke velden voor de TSI Prolongatiegegevens.
• Op het selectieniveau Boekhoudkverplichtingen worden alle financiële gegevens weergegeven zoals deze op de prolongatiedatum gelden. Raadpleeg Gegevens van boekhoudverplichtingen voor meer informatie over deze velden. Raadpleeg Velden prolongatiegegevens - boekhoudverplichtingen voor een omschrijving van specifieke velden voor de TSI Prolongatiegegevens.
U kunt de gegevens in deze TSI niet wijzigen. U kunt zoveel proefprolongaties uitvoeren als u wilt. De gegevens van vorige proefprolongaties worden daarbij verwijderd en vervangen
door de nieuwe gegevens. U kunt de prolongatiegegevens ook handmatig verwijderen om een nieuwe proefprolongatie uit te voeren. Gebruik een van de volgende opties om handmatig prolongatiegegevens te verwijderen:
• De optie Verwijderen proefprolongatie op het selectieniveau Contracten > Contracten
of
• De optie Verwijderen op het selectieniveau Prolongatiegegevens > Contracten
• Nadat u een definitieve afsluiting hebt uitgevoerd, worden de gegevens als definitief gemarkeerd en kunnen ze niet meer worden verwijderd.
Financieel overzicht op basis van vrijvaldatum
Toont de totale verplichtingen en suppleties van een contract op basis van de vrijvaldatum of de begin-/ einddatum in het financieel overzicht.
Het financieel overzicht is afhankelijk van de instelling Financieel overzicht op basis van vrijvaldatum in
FieldDefiner > Contracten > Instellingen bedrijfselement.
Zie Velddefinitiebeheer > Instellingen voor meer informatie over instellingen voor het bedrijfselement Contracten.
Stel dat er een financiële verplichting van 800 euro per maand is, lopend van 1 april 2014 tot 31 maart 2015. De verplichtingen voor april en mei 2014 zijn vervallen. In juni 2014, als gevolg van een wijziging in de verplichting van 800 naar 1000 euro (vanaf het begin van de contractregel), worden supplementen van 200 euro per maand gegenereerd voor de gesloten maanden (april en mei 2014).
Het overzicht op basis van de sluitingsdatum toont 1400 euro in juni, dat wil zeggen een verplichting van 800 voor de maand juni en 400 extra als supplementen van voorgaande maanden. In het overzicht op basis van de begin-/einddatum worden de verplichtingen en suppleties van de bijbehorende maanden weergegeven.
Zie de volgende tabel voor een illustratie van de gewijzigde financiële verplichtingen:
Overzicht op basis van vrijvaldatum:
Datum | Financiële verplichtingen |
1 april 2014 | 800 |
1 mei 2014 | 800 |
1 juni 2014 | 1400 |
Datum Financiële verplichtingen
1 juli 2014 1000
Overzicht op basis van begin-/einddatum:
Datum | Financiële verplichtingen |
1 april 2014 | 1000 |
1 mei 2014 | 1000 |
1 juni 2014 | 1000 |
1 juli 2014 | 1000 |
Suppleties worden gegenereerd voor een periode die financieel bevroren is, ofwel een periode waarvoor de bedragen al zijn geprolongeerd. Als u een bedrag voor een bevroren periode wijzigt, maakt Planon ProCenter automatisch een suppletie. Het bedrag van de suppletie wordt als volgt berekend:
nieuw bedrag – oorspronkelijk bedrag = suppletiebedrag.
Een suppletie wordt berekend per verplichtingenperiode. Als het gewijzigde bedrag zo ver in het verleden ligt dat er gevolgen voor meerdere verplichtingenperioden zijn, wordt er voor elke verplichtingenperiode een suppletie gegenereerd.
Suppleties worden weergegeven in de selectiestap Contractregeldetails > Financiële verplichtingen. Voorbeeld
Voor contract X is het volgende gedefinieerd:
• Contractperiode: 1 jaar (01-01-2008 – 31-12-2008)
• Opgegeven bedrag in de contractregel is $100 per maand.
• Bedragen geprolongeerd tot en met: 20-01-2008
• Op 01-02-2008 verandert het bedrag van $100 in $125 Planon ProCenter maakt nu automatisch een suppletie ($25).
Suppleties met betrekking tot financiële verplichtingen in het verleden moeten direct worden betaald. Suppleties met betrekking tot financiële verplichtingen in de toekomst kunnen worden betaald op dezelfde datum als de gewone financiële verplichtingen.
De betalingsdatum voor suppleties wijzigen
De betalingsdatum voor suppleties kan handmatig worden gewijzigd aan de hand van de volgende procedure.
Werkwijze
1. Selecteer bij Contractregeldetails > Financiële verplichtingen de suppleties waarvoor u de betalingsdatum wilt wijzigen.
2. Klik in het actiemenu op Wijzig betalingsdatum.
3. Het dialoogvenster Geef waarden in wordt geopend. Selecteer de gewijzigde datum waarop u de suppleties wilt betalen.
4. Klik op OK.
Er wordt een melding weergegeven dat de betalingsdatum is gewijzigd.
U kunt de betalingsdatum van een suppletie handmatig overschrijven. Wanneer u echter een suppletie regenereert (bijv. nadat u de prijs opnieuw hebt gewijzigd) terwijl deze nog in de oorspronkelijke status staat, gaat de vorige wijziging verloren.
Als u de betalingsdatum van meerdere suppleties tegelijkertijd wilt wijzigen, kunt u de optie Actie voor selectie gebruiken.
De optie Verschuiven contractdatums stelt u in staat de datums van een contract te verschuiven samen met de datums van alle gerelateerde subcontracten en contractregels. Houd er rekening mee dat de datums van contractopties, contractacties en contractvoorwaarden automatisch samen met het contract worden verplaatst.
We raden u aan de nieuwe datums nauwkeurig te controleren nadat u de contractdatums hebt verschoven.
Als de Ingangsdatum contract en de Begindatum van Planon-berekening in eerste instantie aan elkaar gelijk waren en de ingangsdatum van het contract naar voren wordt verschoven, wordt de begindatum van de Planon-berekening ook verplaatst. Dit geldt alleen voor contracten met de status In voorbereiding.
Werkwijze
1. Klik op het selectieniveau Contracten op het contract waarvoor u de datums wilt verschuiven. De optie
Verschuiven contractdatums is alleen beschikbaar voor contracten met de status In voorbereiding.
2. Klik in het actiemenu op Verschuiven contractdatums.
Het venster Geef waarden in wordt nu weergegeven. Het venster Geef waarden in bevat standaard de huidige startdatum en de huidige einddatum.
Als u het contract één maand naar voren wilt schuiven, geeft u eenvoudigweg een startdatum op die één maand later ligt. Als de contractperiode 1 jaar is, wordt de einddatum automatisch aangepast.
3. Klik op OK.
De contractdatums, inclusief de datums voor subcontractregels, worden nu verschoven.
Voorbeeld
Er zijn ook scenario's denkbaar waarin de contractregel en het subcontract een andere startdatum en/of einddatum hebben dan het contract, zoals in het volgende voorbeeld:
Startdatum contract: 28-4-2009
Einddatum contract: 27-4-2010
Contractperiode: 1 jaar
Startdatum contractregel: 1-6-2009
Einddatum contractregel: 27-4-2010
Startdatum subcontract: 1-7-2009
Einddatum subcontract: 30-12-2009
Contractregelperiode: 6 maanden
Als de startdatum van het contract één maand verschuift, geeft dit het volgende resultaat:
Nieuwe startdatum contract: 28-5-2009
Nieuwe einddatum contract: 27-5-2010 Contractperiode: 1 jaar
Nieuwe startdatum contractregel: 1-7-2009 Einddatum contractregel blijft: 27-4-2010 Nieuwe startdatum subcontract: 1-8-2009 Nieuwe einddatum subcontract: 30-1-2010
Werkwijze
1. Selecteer in de lijst Contracten een contract of voeg via het actiemenu een nieuw contract toe door op
Toevoegen servicecontract of Toevoegen huurcontract te klikken.
2. Vul in de datasectie de verplichte velden met relevante informatie in om een contract facturabel te maken. Zie Velden Facturabele contracten voor een beschrijving van deze verplichte velden.
3. Klik op Opslaan.
4. Xxxx op het selectieniveau Contractdetails en ga vervolgens naar Contractregels. U ziet alle corresponderende contractregels voor het geselecteerde contract.
5. Selecteer in de lijst een contractregel waarvoor u een factuur wilt maken.
6. Controleer in de gegevenssectie de verplichte velden.
7. U dient een proefprolongatie uit te voeren en de bedragen voor het contract te prolongeren voordat u er een factuur aan kunt toevoegen. Aangezien de financiële gegevens cruciaal zijn voor boekhoud- en factureringsdoeleinden, kunt u met Planon ProCenter een proefprolongatie uitvoeren en controleren op fouten voordat de bedragen definitief worden afgesloten.
8. Selecteer een adres uit Betaaladres van externe partij als er contractregels zijn waarvoor facturen naar een ander adres moeten worden verzonden dan het factuuradres dat op het contract is opgegeven.
Er wordt een afzonderlijke factuur aangemaakt voor de gesloten bedragen van deze contractregel. Als er meerdere contractregels zijn met hetzelfde afwijkende factuuradres, worden deze gegroepeerd in één factuur.
Er kan alleen een factuur aan een contract worden toegevoegd als het contract de status Actief heeft. Raadpleeg de Facturen- documentatie voor meer informatie over facturen.
Zie ook
Toevoegen contracten Toevoegen contractregels Bedragen prolongeren
Als u meerdere contracten gebruikt om inventaris of gebouwelementen in specifieke objecten te onderhouden, kunt u uw contractueel onderhoud voorbereiden in de TSI Contracten. Als alle noodzakelijke voorbereidingen zijn getroffen, zoals:
• Toevoegen contractserviceplannen,
• Toevoegen contractactiviteitdefinities,
• Toevoegen verwachte kosten.
Kunt u een onderhoudsplan opstellen in de TSI Onderhoudsplanner. Alle contractuele onderhoudsactiviteiten worden vervolgens opgenomen in uw onderhoudsplan. Vervolgens kunnen onderhoudsopdrachten worden gegenereerd in Werkorders om de onderhoudsactiviteiten op de juiste datums uit te voeren.
Raadpleeg de documentatie van Onderhoudsplanner voor informatie over de TSI
Onderhoudsplanner. Zie de Werkorders-documentatie voor informatie over de TSI Werkorders.
Een definitie van een contractactiviteit is een element dat een onderhoudsactiviteit (of een reeks onderhoudsactiviteiten) vertegenwoordigt en gedetailleerde gegevens bevat over het contractuele onderhoud van een inventariselement. Contractactiviteitsdefinities zijn gekoppeld aan het contractserviceplan van een contract en kunnen worden toegevoegd bij SLA-scopes / Contractactiviteiten
> Definities van contractactiviteit.
Checklistitems bevatten aanvullende technische of andere informatie over een onderhoudsactiviteit.
De informatie is bedoeld voor een uitvoerder die het contractuele onderhoud uitvoert. Wanneer onderhoudsopdrachten worden gegenereerd in Werkorders, kan de checklistinformatie worden opgenomen in een ticket of rapport voor de persoon die het onderhoud uitvoert. Technici die met de Planon AppSuite - Field Services-app werken, ontvangen de checklistinformatie op hun mobiele apparaten.
Er zijn drie manieren om checklistitems voor contractueel onderhoud te 'koppelen' aan een contractactiviteitsdefinitie:
• u kunt ze rechtstreeks toevoegen aan de contractactiviteitsdefinitie in Contracten, bij Details van de contractactiviteit > Checklistitems.
• Wanneer u een standaard activiteitsdefinitie van de Onderhoudsbibliotheek toepast, kunt u een optie in het dialoogvenster Standaard serviceplannen toepassen selecteren om:
◦ De standaard checklistitems te gebruiken. In dat geval worden de checklistitems overgenomen van de standaard activiteitsdefinitie bij het genereren van orders.
◦ De standaard checklistitems te kopiëren. Door dit te doen, maak je de checklist items contract specifiek. De set items kan worden uitgebreid of beperkt om aan uw specifieke contractuele vereisten te voldoen.
Zie Een standaardserviceplan toepassen om een contractserviceplan te maken voor meer informatie over het toepassen van standaardserviceplannen.
Een contractonderhoudsplan is een compleet onderhoudspakket dat contractueel van toepassing is op een of meer inventaris- of gebouwelementen. Contractonderhoudsplannen zijn gekoppeld aan de contractregels van een contract en kunnen worden toegevoegd onder Contractdetails > Contractserviceplannen.
De verwachte kosten voor elke contractuele onderhoudsactiviteit die deel uitmaakt van een contractactiviteitdefinitie. Er zijn drie soorten verwachte kosten: extra kosten, materiaalkosten en kosten voor manuren.
Verwachte kosten worden toegevoegd aan de geselecteerde onderhoudsactiviteitsdefinitie bij Details contractactiviteitsdefinities. Elk soort onderhoudskosten heeft een eigen pictogram in de elementenlijst:
• extra kosten;
• materiaalkosten;
• kosten manuren.
Wanneer onderhoudsopdrachten worden gegenereerd voor een contractactiviteitsdefinitie, worden alle bijbehorende verwachte kosten gekopieerd naar de schattingen van de gegenereerde onderhoudsopdrachten in Werkorders.
Voor het kostengedeelte van de contractactiviteitsdefinitie kunt u aangeven of u de eigenlijke prijs (zoals gedefinieerd voor het product) of de materiaalkosten van het inkoopitem wilt gebruiken.
Selecteer Ja in het veld Contractactiviteitsdefinities - verwachte kosten > Eigenlijke prijs gebruiken. De werkelijke productprijs wordt alleen toegepast wanneer het Productaanvraagproces wordt toegepast op het niveau SLA-scope & activiteiten > Contractactiviteitdefinities.
Als het Productaanvraagproces echter niet wordt toegepast, is de Eigenlijke prijs gebruiken
uitgeschakeld en wordt de prijs gebruikt zoals gedefinieerd op de materiaalkosten.
Contractserviceplannen toevoegen
Als u geen standaard serviceplannen van Onderhoudsbeheer > Onderhoudsbibliotheek gebruikt voor het contractuele onderhoud van uw inventaris, of als u een specifiek serviceplan voor een bepaald contract nodig hebt, kunt u contractserviceplannen toevoegen in Contracten.
Werkwijze
1. Selecteer in Contracten het contract waaraan u een contractserviceplan wilt toevoegen.
2. Ga naar Contractregeldetails > Contractserviceplannen.
3. Klik op Toevoegen in het actiemenu.
4. Vul in het gegevensgedeelte de velden Code, Beschrijving en Contractregel in.
5. Klik op Opslaan.
Als u het contractserviceplan hebt toegevoegd, kunt u contractactiviteitdefinities aan dit contractserviceplan gaan toevoegen via SLA-scopes / Contractactiviteiten > Contractactiviteitsdefinities.
Inventariselementen koppelen aan een contractserviceplan
U kunt meervoudige inventaris aan een contractserviceplan koppelen.
Zie de informatie in Inventariselementen > Inventarisgegevensvelden voor meer informatie over inventarisgegevens die relevant zijn voor onderhoud.
In contractgebaseerd onderhoud is het veld Startdatum onderhoud belangrijk, omdat deze datum wordt gebruikt om de startdatum van de contractactiviteitsdefinitie te bepalen. De bijbehorende activiteitsdefinitie is gepland vanaf deze datum, volgens de opgegeven frequentie. Zelfs als het Startdatum onderhoud van het inventariselement vóór de startdatum van de contractregel is, wordt hier rekening mee gehouden in het contractserviceplan. Onderhoudsactiviteiten kunnen nooit beginnen vóór de startdatum van het onderhoud van het inventariselement. Het systeem berekent automatisch de eerste activiteit binnen het contractserviceplan.
Werkwijze
1. Selecteer in de elementenlijst, die u opent via Contractregeldetails > Contractserviceplannen, het contractserviceplan waaraan u inventariselementen wilt koppelen.
2. Klik in het actievenster Koppelingen op Koppel inventariselementen. Het dialoogvenster Koppel inventariselementen verschijnt. In het gedeelte Beschikbaar wordt de beschikbare inventaris in Planon ProCenter weergegeven en in het gedeelte In gebruik wordt de inventaris weergegeven die al aan het contractserviceplan is gekoppeld.
3. Klik op de pijlknoppen om inventaris te verplaatsen van Beschikbaar naar In gebruik of omgekeerd zoals vereist.
4. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.
De inventariselementen die worden weergegeven bij In gebruik, zijn nu gekoppeld aan het contractserviceplan.
Gebruik de filteropties om inventariselementen uit te filteren in de vereiste context:
Alle: filtert alle inventaris die in gebruik is en niet is gearchiveerd;
Object: filtert alle inventaris die is gekoppeld aan het object van de bijbehorende contractregel;
Object met subobjecten: filtert alle inventaris die is gekoppeld aan het subobject van de
bijbehorende contractregel.
Contractactiviteitdefinities toevoegen
Als u geen standaard activiteitsdefinities van Onderhoudsplanner > Onderhoudsbibliotheek gebruikt voor inventarisonderoud, of als u een specifieke activiteitsdefinitie voor een bepaald contract nodig hebt, kunt u definities van contractactiviteiten toevoegen in Inventariselementen bij SLA-scopes / Contractactiviteiten > Contractactiviteitsdefinities.
U kunt materiaalkosten rechtstreeks toevoegen aan contractactiviteitsdefinities via productaanvraagprocessen.
In Onderhoudsplanner worden, zodra een onderhoudsplan is opgesteld voor de inventaris van een object, de overeenkomstige contractserviceplannen en contractactiviteitsdefinities opgenomen in dit onderhoudsplan. Vervolgens kunnen er onderhoudsactiviteiten en onderhoudplanorders worden gegenereerd.
Nadat u een schema (tijdgebaseerd, op conditie-gebaseerd of op basis van voorspelling) hebt ingesteld voor de geselecteerde contractactiviteitsdefinitie, kunt u op Details contractactiviteitsdefinities verwachte kosten toevoegen aan de activiteitsdefinitie.
• Raadpleeg de Inventariselementen gebruikersdocumentatie voor informatie over het productaanvraagproces.
• Zie voor informatie over het toevoegen van contractactiviteitsdefinities de procedure voor het toevoegen van specifieke definities van activiteiten in Gepland onderhoud > Functies - Onderhoudsplanner instellen .
• Zie Gepland onderhoud > Functies - Onderhoudsplanner instellen in de gebruikersdocumentatie voor meer informatie over de verwachte kosten.
Een standaardserviceplan toepassen om een contractserviceplan te maken
Als u een ‘sjabloon’-serviceplan wilt toepassen om een contractserviceplan te maken dat vooraf is ingevuld met gegevens, kunt u de optie Standaardserviceplan toepassen in het actiemenu gebruiken.
Werkwijze
1. Klik bij Contractregeldetails > Contractserviceplannen op Standaardserviceplan toepassen in het actievenster.
2. In het dialoogvenster Standaardonderhoudserviceplannen toepassen, selecteert u het standaard serviceplan dat u wilt toepassen om een contractserviceplan te creëren.
3. Selecteer in het veld Contractregel de contractregel waarvoor u een contractserviceplan wilt maken.
4. Klik op de relevante keuzevakopties om extra kosten, materiaalkosten en manuren naar het contractserviceplan te kopiëren.
5. Voor checklistitems, kiest u Gebruik checklistitems van standaard (standaard) of Kopieer checklistitems om ze contractspecifiek te maken.
Als u ervoor kiest om checklistitems van het standaard serviceplan te gebruiken, zullen bij het genereren van orders de checklistitems worden overgenomen van het standaard serviceplan. Als u ervoor kiest om de checklistitems te kopiëren, maakt u ze contractspecifiek en onafhankelijk van het standaard serviceplan.
Als u orders genereert op basis van een contractserviceplan, zal het systeem eerst controleren of er contractspecifieke checklistitems zijn. Als ze bestaan, worden ze gekopieerd naar de gegenereerde order(s). In dat geval worden de checklistitems in het standaardserviceplan genegeerd. Als
er geen contractspecifieke checklistitems bestaan, controleert het systeem het gekoppelde standaardserviceplan op checklistitems en kopieert deze naar de order.
6. Klik op OK.
Er wordt nu een contractserviceplan, gebaseerd op een standaardserviceplan, toegevoegd.
Calculatiemethode voor verdeling
Het bedrag van de financiële verplichting wordt berekend via de verdelingsberekeningsmethode wanneer sprake is van een 'gebroken' financiële verplichting (dat wil zeggen dat het bedrag ervan binnen de periode moet veranderen of dat de periode geen volledige periode is (komt niet overeen met de betalingsfrequentie).
Bij het berekenen van de verdeling wordt het bedrag in de 'gebroken' periode bepaald door het aantal dagen in die periode te vermenigvuldigen met een dagprijs.
Deze dagprijs is gebaseerd op de prijs per jaar, maand of kwartaal zoals is gedefinieerd in het veld
Calculatiemethode voor verdeling van de contractregel.
De methode voor de verdelingsberekening wordt geselecteerd op basis van de betalingsfrequentie en het kwartaaltype. Voor de verdelingsberekening wordt een dagprijs bepaald die is gebaseerd op de prijs per maand of de prijs per jaar.
Bij Engelse/Schotse kwartalen wordt de verdelingsberekening gebaseerd op een prijs per kwartaal of per jaar, of op een betalingsfrequentie van drie maanden.
Engelse / Schotse kwartalen worden niet ondersteund als u met lease accounting werkt.
Voor berekening van de verdeling moet u eerst weten of de huur jaarlijks, halfjaarlijks, driemaandelijks, maandelijks of met een andere frequentie wordt betaald.
De verdeling wordt berekend:
Als een van de volgende velden van de contractregel die van invloed zijn op de cashflow is gewijzigd of als een van deze contractregels is beëindigd binnen de periode van een financiële verplichting:
• Bedrag
• Korting/toeslag %
• BTW
• Betalingsfrequentie
• Bedrag per
• Betaaldatum t.o.v. vrijvaldatum (in dgn)
• Vooraf betalen ( J/N)
• Werkelijke einddatum (kan indirect worden gewijzigd door de contractregel te beëindigen of het contract te beëindigen / vernieuwen (bijvoorbeeld via een optie))
Als een contract(regel) ingaat vóór de datum van de eerste betaling.
Als een contract(regel) afloopt vóór de einddatum van de laatste betaling.
Als u met Engelse of Schotse kwartalen werkt, is het beter om het veld Betaaldatum t.o.v. vrijvaldatum (in dgn) te gebruiken in plaats van het veld Begindatum betalingspatroon.
Verdeling
De berekening van de verdeling hangt af van of u een betalingsfrequentie gebruikt die jaarlijks, per kwartaal of maandelijks is. Om de verdeling op te nemen, wordt de periode omgezet in een dagelijkse interval om rekening te kunnen houden met een "gebroken" periode.
De dagprijs wordt berekend op basis van het aantal dagen in de periode, vermenigvuldigd met het periodebedrag.
Bij gebruik van een jaarberekening wordt de verdeling als volgt berekend:
Jaarlijks
Betalingsfrequentie | Jaarlijks | |
Periode | 1 januari | 15 maart |
Bedrag (periode) | 1200 | |
Aantal dagen in een jaar | 365 | |
Werkelijk aantal dagen in periode | 31 + 28 + 15 = | 74 |
Bedrag (verdeling) | 74/365 * 1200 = | 243,28 |
Per kwartaal
Betalingsfrequentie | Per kwartaal | |
Periode | 1 januari | 28 februari |
Bedrag (periode) | 1200/4 = | 300 |
Aantal dagen in periode | 31 + 28 + 31 | 90 |
Werkelijk aantal dagen in periode | 31 + 28 = | 59 |
Bedrag (verdeling) | 59/90 * 300 = | 196,67 |
Als een bedrag van 200 wordt verwacht als driemaandelijkse betaling (omdat er twee maanden * 100 zijn), moet de berekening worden ingesteld op Maandelijks.
Maandelijks
Betalingsfrequentie Maandelijks
Periode 1 januari 15 maart
Betalingsfrequentie | Maandelijks | |
Bedrag (periode) | 1200/12 = | 100 |
Aantal volledige maanden in periode | 2 * 100 | 200 |
Extra aantal dagen | 15/31 * 100 | 48,39 |
Bedrag (verdeling) | 248,39 |
Bij gebruik van een maandelijkse berekening is de verdeling voor alle betalingsfrequenties hetzelfde.
Betalingsfrequentie | Jaarlijks/Kwartaal/ Maandelijks | |
Periode | 1 januari | 15 maart |
Bedrag (periode) | 1200 | |
Aantal volledige maanden in periode | 2 * 100 | 200 |
Aantal dagen in gebroken maand | 15/31 * 100 | 48,39 |
Bedrag (verdeling) | 248,39 |
De dagprijs berekenen
Voor de berekening van de dagprijs op basis van de prijs per jaar, wordt de waarde in het veld Bedrag per
herberekend om het bedrag per jaar te verkrijgen.
Voorbeeld: het bedrag per maand wordt vermenigvuldigd met 12.
Voor het berekenen van de dagprijs op basis van de prijs per maand, wordt de Bedrag per opnieuw berekend om het bedrag per maand te verkrijgen.
Het bedrag per jaar wordt bijvoorbeeld gedeeld door 12.
In het geval van Engelse / Schotse kwartalen kan de dagprijs ook worden bepaald op basis van de prijs per kwartaal, het Bedrag per wordt opnieuw berekend om een bedrag per kwartaal te verkrijgen.
Het bedrag per jaar wordt bijvoorbeeld gedeeld door 4.
Het aantal dagen berekenen
Bereken het aantal dagen tussen de begindatum van de huur en de eerste betalingsdatum en vermenigvuldig dit met de dagprijs.
Bij het berekenen van de dagprijs op basis van de prijs per kwartaal (Engels/Schotse kwartalen), wordt het aantal dagen in het desbetreffende kwartaal dat wordt weergegeven in Kwartalen - vergelijkend overzicht gebruikt.
Als de (oorspronkelijke) periode waarvoor de verdeling moet worden berekend de datum 29 februari bevat (schrikkeljaar), wordt daar bij de berekening van de dagprijs rekening mee
gehouden. De dagprijs is dan gelijk aan de prijs per jaar gedeeld door 366. Voor een verdeling op maandbasis en een betalingsfrequentie van een jaar wordt alleen de maand waarin de wijziging plaatsvindt herberekend op basis van de dagprijs. Alle andere maanden hebben nog steeds de ‘normale’ maandprijs.
Calculatiemethode voor verdeling op basis van moderne kwartalen
Voorbeeld I Verdelingsdagprijs op basis van een jaar
Begindatum 01-01-2012
Prijs per MAAND (excl. BTW) 1000
Betalingsfrequentie 1 maand
Kwartaaltype Modern
Begindatum betalingsfrequentie 15-01-2012
Berekende begin-/einddatum op basis van prijs van Jaar
BTW 19%
Contractregel eindigt niet in een periode die 29 februari bevat
Begindatum | Einddatum | Bedrag (excl. BTW) | Bedrag (incl. BTW) |
01-01-2012 | 14-01-2012 | (1000 * 12) * (14 / 365) = 460,27 | 460,27397 * 1,19 = 547,73 |
15-01-2012 | 14/02/2012 | 1000 | 1190 |
15-02-2012 | 14-03-2012 | (1000 * 12) * (15 / 366) = 491,8033 468,1967 | 960 * 1,19 = 1142,40 |
15-03-2012 | 14-4-2012 | (1,02 * 1000) = 1020,00 | 1020,00 * 1,19 = 1213,80 |
15-04-2012 | 30-04-2012 | (1,02 * 1000 * 12) * (16 / 365) = 536,55 | 536,5479 * 1,19 = 638,49 |
In dit voorbeeld wordt een betalingsfrequentie van een maand gebruikt met een verdelingsdagprijs op basis van een jaar.
+ (1,02 * 1000 * 12) * (14 / 366) =
= 960
• Hier begint de financiële-verplichtingsperiode op 1-1-2012, maar de begindatum van de betaling is 15-01-2012. De verdeling wordt dus voor de eerste 14 dagen berekend op basis van de dagprijs.
• De maandelijkse betaling voor de periode van 15-01-2012 tot en met 14-02-2012 is normaal.
• Gedurende de maandelijkse betaling tussen 15/02/2012 tot 14/03/2012 vinden er binnen deze periode twee wijzigingen plaats:
- er is met 29 februari, een extra dag, die in de berekeningen moet worden opgenomen (dat is de reden waarom 366 dagen worden overwogen voor berekeningen.)
- Er is een prijsverandering binnen deze periode. Voor de eerste helft van de betalingsperiode
(15-02-2012 tot en met 29-02-2012) geldt dezelfde prijs, maar voor de tweede helft van de maand geldt een nieuwe, (2%) hogere prijs.
• De maandelijkse betaling voor de periode van 15-03-2012 tot en met 14-04-2012 is normaal.
• Er wordt een verdeling berekend voor de periode tussen 15-04-2012 en 30-04-2012, wanneer met slechts 365 dagen rekening wordt gehouden voor berekeningen. Dit komt doordat deze periode binnen het tweede moderne kwartaal (01-04-2012 tot en met 30-06-2012) valt.
Calculatiemethode voor verdeling op basis van Engelse kwartalen
Begindatum 06-01-2011
Prijs per JAAR (excl. BTW) 12.000
Betalingsfrequentie 3 maanden
Kwartaaltype Engels
Begindatum betalingsfrequentie 24-06-2011
Berekende begin-/einddatum op basis van prijs van Jaar
BTW 19%
Contractregel eindigt in een periode die 29 februari bevat
Begindatum | Einddatum | Bedrag (excl. BTW) | Bedrag (incl. BTW) |
06-01-2011 | 23-06-2011 | 12000 * (23 / 365) = 756,16 | 756.16438 x 1.19 = 899.84 |
24-06-2011 | 28-09-2011 | 3000 | 3570 |
29-09-2011 | 24-12-2011 | 3000 | 3570 |
25-12-2011 | 28-12-2011 | 12000 * (4/366) = 131,15 | 131,1475 * 1,19 = 156,07 |
Voor meer informatie over de begin- en einddatums van Engelse kwartalen zie Kwartalen - vergelijkend overzicht.
In dit voorbeeld wordt een betalingsfrequentie van een kwartaal gebruikt en wordt de verdelingsberekening uitgevoerd op basis van Engelse kwartalen.
Hier is de begindatum voor betalingen 06-01-2011. De verdelingsberekening wordt uitgevoerd voor de periode van 06 01-2011 tot en met 23-06-2011.
De betalingsberekeningen voor de volgende twee kwartalen zijn normaal.
Als de periode van 25-12-2011 tot en met 28-12-2011 het begin is van het eerste Engelse kwartaal
(25-12-2011 tot en met 24-03-2012), wordt bij de berekeningen die in deze periode worden uitgevoerd rekening gehouden met 29 februari. Dit betekent dus dat 366 dagen worden gebruikt voor het berekenen van het bedrag dat elk kwartaal moet worden betaald.
Kwartalen - vergelijkend overzicht
Kwartaal | Datum | Aantal dagen | Datum | Aantal dagen | Datum | Aantal dagen | Datum | Aantal dagen |
Modern | 01 / 01 | 90 (91) | 01 / 04 | 91 | 01 / 07 | 92 | 01 / 10 | 92 |
Engels | 25 / 03 | 91 | 24 / 06 | 97 | 29 / 09 | 87 | 25/ 12 | 90 (91) |
Schots | 28 / 02 | 89 (90) | 28 / 05 | 92 | 28 / 08 | 92 | 28 / 11 | 92 |
Opmerking: het aantal dagen tussen haakjes is inclusief 29 februari
Cijfers afronden in berekeningen van verplichtingen
Financiële verplichtingen, Boekhoudverplichtingen operationele lease en Aanvullende boekhoudverplichtingen worden zeer nauwkeurig berekend. Bij de berekening worden altijd de precieze getallen gebruikt. Bedragen worden berekend zonder dat getallen worden afgerond. Dit betekent dat gebroken getallen worden opgeslagen in het geheugen en worden gebruikt in elke volgende berekeningsstap. Alleen het laatste bedrag wordt afgerond, op basis van de rest van de laatste berekening.
Als een bedrag van € 1.000 moet worden betaald in 12 maanden, worden de bedragen berekend zoals in het voorbeeld hieronder. Als het systeem elk bedrag afzonderlijk zou afronden, zouden alle bedragen worden afgerond op 83,33. Dit betekent niet dat het eindbedrag uitkomt op 1000. Door de overige gebroken getallen op te tellen, zal het systeem nu 1 optellen bij het laatste cijfer van het bedrag, als de som van de resten > = 1 is.
De rest wordt aangepast met -1; dit algoritme wordt herhaald tot het einde. De rest aan het eind wordt gebruikt ter afronding van het laatste bedrag. Als de som van de rest > = 0,5 is na de laatste berekening, dan wordt 1 erbij opgeteld, anders niets. Hetzelfde geldt als de som van de rest <= -1 en <= - 0,5 is.
euro per jaar)
+Resterend
Maand | Betaling per maand (1.000 | Betaling | Resterend | Som rest |
Januari | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1/3 |
Februari | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 2/3 |
Maart | 83,34 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1 (==>-1) |
April | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1/3 |
Mei | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 2/3 |
Juni | 83,34 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1 (==>-1) |
Juli | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1/3 |
Augustus | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 2/3 |
September | 83,34 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1 (==>-1) |
Oktober | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1/3 |
November | 83,33 | 83,33+1/3 | 1/3 | 2/3 |
December | 83,34 | 83,33+1/3 | 1/3 | 1 (==>-1) |
Omdat een berekening op basis van gebroken getallen zeer nauwkeurig is, zal de performance dalen als de berekeningen veel stappen bevatten. Het gebroken getal van de rest wordt gebaseerd op exponentieel grote getallen.
Om performanceproblemen te voorkomen, wordt de afronding van de berekeningen voor lease boekhoudverplichtingen en voor de huidige waarde niet gedaan op basis van berekeningen met gebroken getallen. Sommige getallen worden afgerond in intervallen. Voor de berekening van de huidige waarde zal
het systeem de rentepercentages per periode afronden. Op basis van de berekende huidige waarde wordt de afschrijving berekend op basis van grote gebroken getallen, omdat dit eenvoudige berekeningen zijn.
De rentepercentages voor de berekening van de rente, op basis van de verplichting/vorderingen voor elke boekingsperiode, worden ook afgerond. Aangezien afronding is gebaseerd op een groot aantal cijfers, zal dit geen invloed op de uitkomst hebben en de prestaties aanmerkelijk verbeteren.
Contracten - Statussen en veldbeschrijvingen
Status Omschrijving
In voorbereiding Elk contract dat wordt toegevoegd, krijgt automatisch deze status. Zolang een contract deze status heeft, kunnen alle contractgegevens worden gewijzigd.
Actief Als u de status van een contract wilt wijzigen in Actief, moet u dit handmatig doen.
Als een contract geactiveerd is, moeten eventuele wijzigingen doorgevoerd worden via de actie Toevoegen wijzigingen op Contracten. Voor meer informatie, zie Wijzigen contractregelgegevens.
Verlengd De status van een contract wordt automatisch gewijzigd van Actief in Verlengd wanneer een verlengingsoptie wordt toegepast. Raadpleeg Contractopties toepassen voor meer informatie over het gebruik van opties.
Geblokkeerd Een contract met de status Actief, Verlengd of Opgezegd kan handmatig worden geblokkeerd door de status Geblokkeerd toe te wijzen. In de status Geblokkeerd, zijn geen wijzigingen of acties op het contract toegestaan. U kunt pas weer wijzigingen maken als u het contract terugzet naar de vorige status.
Om een contract te deblokkeren, hoeft u alleen maar het contract terug te zetten naar de status die het contract had toen het werd geblokkeerd.
Beëindigd De status van een contract wordt automatisch gewijzigd in Beëindigd wanneer een beëindigingsoptie wordt toegepast. Een contract kan ook beëindigd worden via een statuswijziging op het contract. Het systeem stelt een beëindigingsdatum voor, maar deze datum kan overruled worden. Een contract met de status Beëindigd kan niet meer worden gewijzigd. Raadpleeg Contractopties toepassen voor meer informatie over het gebruik van opties.
Verlopen U kunt de status van een contract wijzigen in Verlopen als de einddatum van het contract zich in het verleden bevindt. Deze status wordt handmatig toegewezen om er zeker van te zijn dat het contract later niet meer vernieuwd kan worden.
Een contract met de status In voorbereiding, Geblokkeerd, Beëindigd, of Verlopen
kan niet gebruikt worden.
Status Omschrijving
Niet actief Dit is de initiële status als een contractregel wordt aangemaakt.
Actief Als u een contract activeert, worden de bijbehorende contractregels ook geactiveerd.
Eventuele wijzigingen van een contractregel moeten doorgevoerd worden via de actie Toevoegen wijzigingen op Contracten. Voor meer informatie, zie Wijzigen
Status Omschrijving
contractregelgegevens. Nadat een contract geactiveerd is, worden financiële verplichtingen en boekhoudverplichtingen vastgelegd.
Voor meer informatie over Financiële verplichtingen, zie Financiële verplichtingen berekenen en weergeven.
Zie het gedeelte Boekhoudverplichtingen in de documentatie Lease accounting voor meer informatie over boekhoudverplichtingen.
Beëindigd Als een contract wordt beëindigd dan krijgen de bijbehorende contractregels ook de status Beëindigd. U kunt een afzonderlijke contractregel ook beëindigen via een statuswijziging.
Verlopen Een contractregel met de status 'Verlopen' eindigt, zonder een expliciete actie van de gebruiker, indien de einddatum van het contract in het verleden ligt. U kunt het contract de status 'Verlopen' geven om er zeker van te zijn dat het contract later niet meer verlengd kan worden.
Veld Omschrijving
Code Voer de code voor de contractgroep in.
Omschrijving Voer een omschrijving voor de contractgroep in.
Codegroep In dit veld wordt automatisch de code van de contractgroep en van alle groepen op het bovenliggende niveau weergegeven. De codes van verschillende groepen worden van elkaar gescheiden met een punt.
Voorbeeld
De groep Technische contracten (code 2) bevat de subgroep Centrale verwarming (code 10). De waarde 2.10 voor de groep Centrale verwarming wordt weergegeven in het veld Codegroep.
Er zijn diverse gegevensvelden beschikbaar voor contractpartijen. Het gebruik van deze velden spreekt voor zich en wordt daarom hier niet behandeld.
Veld Omschrijving
Adres Hiermee kunt u een adres van Adressen koppelen aan de contractpartij.
Persoon Hiermee kunt u een persoon van Personen koppelen aan de contractpartij.
Veld Omschrijving
Klant Dit veld toont de naam van de klant aan wie diensten worden verleend.
De klant kan niet meer worden gewijzigd zodra het contract actief is.
Contract ID wederpartij Voer de contract-ID van de andere partij in (de code waarmee de
andere contractpartij wordt aangeduid).
Contractgroep Voer de codegroep en de groepsnaam in die van toepassing zijn op het contract. Er is een keuzelijst beschikbaar voor dit veld. De waarde in dit veld kan worden overschreven.
Raadpleeg Contractgroepen definiëren voor meer informatie over het definiëren van contractgroepen.
Contractsoort Voer de contractsoort in. Een contract kan bijvoorbeeld een servicecontract of een alles-in-één-contract zijn. Er is een keuzelijst beschikbaar voor dit veld en deze lijst kan worden beheerd door uw organisatie.
Bovenliggend niveau Als er een subcontract wordt toegevoegd aan een hoofdcontract, wordt
in dit veld automatisch de naam van het hoofdcontract weergegeven.
Project Voer een van de beschikbare projecten in uit een keuzelijst met de projecten die zijn gedefinieerd in Werkorders.
Zie Werkorders voor meer informatie over het maken en beheren van projecten.
Risicoklasse Voer de relevante risicoklasse in uit een keuzelijst met de risicoklassen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Automatisch verlengen ( J/N) Hier kunt u opgeven of automatische contractverlenging van toepassing
is op het contract. Indien geselecteerd, verwerkt het verlengingsproces automatisch de verlengingsopties op basis van prioriteit of datum.
De functie Automatisch verlengen wordt niet ondersteund voor Lease accounting.
Veld Omschrijving
Betaalcontract ( J/N) In dit Ja/Nee-veld kunt u aangeven of het bedrag dat u hebt opgegeven
in een contract moet worden betaald aan of ontvangen van de andere partij.
Nadat u het contract hebt geactiveerd, kunt u deze instelling niet meer wijzigen.
Als u de instelling voor een huurcontract wijzigt, wordt de verhuurbare eenheid verwijderd uit alle gekoppelde huurcontractregels en wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
Deel van sublease? Wanneer u een of meer subleases voor uw inventaris wilt creëren,
moet u dit op het hoofdinventaris (hoofdlease) aangeven door het Deel van sublease? veld op Ja te zetten. Vervolgens kunt u een sublease toevoegen aan het hoofdleasecontract; de waarde van het veld Deel van sublease? is overgenomen van het hoofdleasecontract.
De kosten voor de hoofdlease en de sublease worden opnieuw berekend op basis van het Percentage van hoofdlease en de duur van de sublease.
Optienummer Dit alleen-lezen veld geeft aan hoe vaak het contract is vernieuwd.
Contractdatum Voer de datum in waarop het contract is opgesteld. Ingangsdatum contract Voer de begindatum van het contract in.
Begindatum van Planon-berekening Voer de datum in vanaf wanneer de ingevoerde bedragen in
Planon ProCenter kunnen worden gebruikt voor berekeningen. In eerste instantie wordt deze waarde overgenomen uit het veld Ingangsdatum contract. Deze datum kan handmatig worden
gewijzigd, maar mag nooit worden ingesteld op een datum die vóór de datum in het veld Ingangsdatum contract ligt.
Contractperiode Selecteer een contractduur uit de lijst:
• Onbekend
Veld Omschrijving
• Dag
• Week
• Maand
• Jaar
• Niet gedefinieerd
Geef het aantal op voor Dag, Week, Maand en Jaar.
Afhankelijk van de geselecteerde periode en duur, wordt de Einddatum automatisch berekend en bijgewerkt met behulp van de onderstaande formule.
Einddatum =
Ingangsdatum contract + contractperiode - 1 dag.
Voorbeeld
Een jaarcontract is geldig van 1-1-2007 tot 31-12-2007.
Als u Onbekend of Niet gedefinieerd selecteert, wordt de einddatum niet opgegeven.
Dit veld wordt alleen-lezen nadat u het contract hebt geactiveerd.
Horizondatum Een datum in de toekomst waarmee u op een specifiek tijdstip een momentopname van uw contractgegevens kunt maken om te zien welke opties worden toegepast. Met een Horizondatum kunt u ook automatisch lopende verlengingen toepassen op actieve leases, zie Lease Accounting> Doorlopende verlengingen.
Einddatum Einddatum van contract. Indien een waarde is opgegeven voor Contractperiode, wordt de einddatum automatisch berekend en weergegeven in dit veld. U kunt echter ook handmatig een datum invoeren in dit veld. De Contractperiode wordt dan automatisch aangepast. Dit veld wordt alleen-lezen nadat u het contract hebt geactiveerd.
Als u de Ingangsdatum wijzigt, wordt de Einddatum overeenkomstig aangepast.
Als u de Einddatum wijzigt, worden de waarden in de velden Contractperiode, Volgende einddatum (voor accepterende en aanbiedende partij), Volgende opzegdatum (voor accepterende en aanbiedende partij) overeenkomstig aangepast.
Als het contract verlengd is met een verlengingsoptie, dan wordt de
Einddatum overeenkomstig aangepast.
Werkelijke einddatum Dit veld wordt alleen ingevuld als een contract wordt opgezegd met een
beëindigingsoptie. In dat geval wordt de datum weergegeven waarop het contract werkelijk afloopt. De Werkelijke einddatum ligt voor de Einddatum.
Veld Omschrijving
Datum in beheer Dit veld geeft aan vanaf welke datum de huurder toegang heeft tot het
object/de ruimte/de verhuurbare eenheid.
Datum in gebruikname Dit veld geeft aan vanaf welke datum het object/de ruimte/de
verhuurbare eenheid formeel bezet is.
Datum laatste betaling Dit veld geeft aan op welke datum de contractbedragen in Planon
ProCenter voor het laatst zijn vergeleken met de records van de boekhouding.
Accepterende/Aanbiedende contractpartij
In deze velden kunt u de contractpartij opgeven waaraan de service of goederen worden geleverd (accepterende partij) en de contractpartij die de service of goederen levert (aanbiedende partij). U kunt de gewenste contractpartij selecteren in een keuzelijst met contractpartijen die
zijn gedefinieerd in de selectiestap Onderdelen > Contractpartijen. Raadpleeg Contractpartijen toevoegen voor meer informatie over het toevoegen en beheren van contractpartijen.
Gebruikers van de oplossing 'Serviceproviders' moeten het veld Klant gebruiken in plaats van het veld Accepterende contractpartij.
Contractbedragen afgesloten t/m Hier wordt aangegeven tot welke datum contractbedragen zijn
geprolongeerd. Zie Bedragen prolongeren.
Proefprolongatiedatum - acct. Toont de datum tot wanneer de proefprolongatie van contractbedragen
geldig is.
Proefprolongatie t/m Geeft aan tot welke datum een proefprolongatie van bedragen geldig is.
Zie Bedragen prolongeren voor meer informatie over een proefsgewijze prolongatie van bedragen.
Acct. data afgesloten t/m Toont de datum tot welke contractbedragen werden gesloten.
Kostenplaats Selecteer de kostenplaats die van toepassing is op het contract uit een keuzelijst met de kostenplaatsen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Afdeling Selecteer in een keuzelijst de afdeling waarmee het contract is opgesteld. Deze lijst bevat de afdelingen die aan Planon ProCenter zijn toegevoegd.
Adres externe coördinator Selecteer het adres van de externe persoon die verantwoordelijk is
voor de coördinatie van de taak uit de keuzelijst met de adressen van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Contactpersoon externe coördinator Selecteer de contactgegevens van de externe persoon die
verantwoordelijk is voor de coördinatie van de taak uit de keuzelijst met de contactgegevens van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Veld Omschrijving
Adres externe uitvoerder Selecteer het bedrijfsadres, als een extern bedrijf de order voltooit uit
de keuzelijst met de adressen van externe bedrijven gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Contactpersoon externe uitvoerder Selecteer de contactgegevens van de externe persoon die
verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak uit de keuzelijst met de contactgegevens van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Coördinator intern Selecteer de interne medewerker in de organisatie die verantwoordelijk
is voor de coördinatie van de uitvoering van de order uit de keuzelijst met de interne medewerkers in de organisatie gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Uitvoerder intern Selecteer de interne medewerker in de organisatie die verantwoordelijk
is voor het uitvoeren van de order uit de keuzelijst met de interne medewerkers in de organisatie gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Normkostencategorie Selecteer de relevante standaardkostencategorie uit een keuzelijst
met standaardkostencategorieën gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Normkostentype Selecteer de relevante standaard kostensoort uit een keuzelijst met de
standaard kostensoorten gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Geïndexeerd tot (datum) Hier wordt aangegeven tot welke datum contractbedragen
zijn geïndexeerd. Dit veld wordt automatisch ingevuld door Planon ProCenter.
Zie Ondersteunende gegevens voor meer informatie over het indexeren en wijzigen van de indexnummers.
Opzegtermijn - accepterende partij Selecteer de opzegtermijn die door de accepterende partij in acht
moet worden genomen bij het opzeggen van een contract. U kunt de desbetreffende tijdseenheid (dag, week, maand en jaar) kiezen, in combinatie met het gewenste aantal van de geselecteerde eenheid.
Als u de waarde in dit veld wijzigt, wordt de waarde van het veld Volgende opzegdatum - accepterende partij automatisch berekend als het contract wordt opgeslagen.
Opzegtermijn - aanbiedende partij Selecteer de opzegtermijn die door de aanbiedende partij in acht
moet worden genomen bij het opzeggen van een contract. U kunt de desbetreffende tijdseenheid (dag, week, maand en jaar) kiezen, in combinatie met het gewenste aantal van de geselecteerde eenheid.
Als u de waarde in dit veld wijzigt, wordt de waarde van het veld Volgende opzegdatum - aanbiedende partij automatisch berekend als het contract wordt opgeslagen.
Veld Omschrijving
De opzegtermijn die in dit veld wordt opgegeven, wordt ook gebruikt als standaardinstelling wanneer u een
beëindigingsoptie toevoegt. Zie Contractopties toepassen voor meer informatie over het gebruik van beëindigingsopties..
Volgende opzegdatum – accepterende/aanbiedende partij
De waarde in het veld Volgende opzegdatum wordt automatisch berekend op een van de volgende manieren of een combinatie van beide:
• Een Opzegtermijn voor het contract opgeven
• Contractopties definiëren
Als u een optie voor contractbeëindiging toevoegt (samen met een opzegtermijn in het contract) en deze optie vervolgens activeert, wordt de volgende opzegdatum automatisch berekend wanneer u het
contract opslaat. U kunt ook klikken op Beëindigingsdatum bijwerken
in het actievenster om de datums bij te werken als de einddatum van het contract is verstreken. De eerstvolgende opzegdatum wordt gebruikt.
Als u een optie voor contractverlenging of -verkorting toepast (samen met een opzegtermijn in het contract), wordt de volgende opzegdatum automatisch berekend.
Voor scenario's voor het gebruik van contractopties raadpleegt u Scenario's.
Voorgestelde beëindigingsdatum Geeft de voorgestelde beëindigingsdatum aan voor het contract.
Standaard is dit de huidige datum + de opzegtermijn. Opmerking: als de optie In gebruik van het veld Voorgestelde beëindigingsdatum is ingesteld op Nee in Velddefinitiebeheer, is het niet mogelijk om een contract te beëindigen.
Voor meer informatie over het instellen van veldkenmerken in
Velddefinitiebeheer: zie Velddefinitiebeheer.
Prijzen aangekondigd t/m Hier wordt met een datum aangegeven tot wanneer prijzen
zijn aangekondigd in een prijsaankondigingsformulier voor het geselecteerde contract.
Begindatum van cashflow De datum waarop het administreren van de cashflow op het contract
van start gaat. De betaaldatum van aan dit contract toegewezen cashflow moet op of na deze datum vallen.
Beginsaldo van cashflow Dit is het saldo van betalingen op de cashflow begindatum.
Aanvullende velden voor huurcontracten
Veld Omschrijving
Waarborgsom Voer het bedrag in dat wordt gebruikt voor een waarborg. Rente waarborgsom Voer de geaccumuleerde rente voor het de waarborgsom in. Einddatum waarborg De datum waarop de waarborg kan worden beëindigd.
Begindatum waarborg Voer de datum in waarop de waarborg is ontvangen.
Garantietype Voer het relevante garantietype in uit een keuzelijst met de garantietypes die zijn gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Garantienummer Het nummer waaronder de garantie is toegevoegd.
Veld Omschrijving
Contract In dit alleen-lezen veld worden automatisch het contractnummer en de omschrijving ingevuld van het contract waaraan de actie is gekoppeld.
Actiedatum Voer de datum in waarop de actie moet worden uitgevoerd. Dit veld bevat standaard de begindatum van het contract.
Actie uitgevoerd op Voer de datum in waarop de actie werd toegepast. Dit veld bevat standaard de einddatum van het contract.
Contractpartij Selecteer de gewenste contractpartij in een keuzelijst met de contractpartijen die zijn gedefinieerd in de stap Onderdelen > Contractpartijen. Raadpleeg Contractpartijen toevoegen voor meer informatie over het toevoegen en beheren van contractpartijen.
U kunt de verouderde contractacties archiveren om deze te verwijderen uit het elementenlijst.
Veld Omschrijving
Contract In dit alleen-lezen veld geeft Planon ProCenter automatisch het contractnummer en de omschrijving aan van het contract waar de voorwaarden aan zijn toegevoegd.
Veld Omschrijving
Datum contractvoorwaarden
Voer de datum in waarop de contractvoorwaarden zijn toegevoegd aan het contract.
Begindatum Voer de datum in waarop de contractvoorwaarden in werking zijn getreden. Dit veld bevat standaard de begindatum van het contract.
Einddatum Voer de einddatum van de contractvoorwaarden in.
Afgesproken met Voer de contractpartij in die de contractvoorwaarden accepteert uit een keuzelijst met contractpartijen die zijn gedefinieerd in de stap Onderdelen > Contractpartijen. Raadpleeg Contractpartijen toevoegen voor meer informatie over het toevoegen en beheren van contractpartijen.
Afgesproken door Voer de contractpartij in die de contractuele voorwaarden initieert uit een keuzelijst met contractpartijen die zijn gedefinieerd in de stap Onderdelen > Contractpartijen. Raadpleeg Contractpartijen toevoegen voor meer informatie over het toevoegen en beheren van contractpartijen.
Document Hiermee kunt u een koppeling toevoegen naar een bestand dat niet is gemaakt in Planon ProCenter, bijvoorbeeld een document dat alle speciale omstandigheden voor een contract bevat.
Veld Omschrijving
Voorschot ( J/N) In dit Ja/Nee-veld kunt u aangeven of het betalingsbedrag is gebaseerd op een vast bedrag (een voorschot) per periode en een betaling erna.
Bedrag De commerciële prijs van de geleverde service of goederen. Houd er rekening mee dat dit de prijs per tijdseenheid is (dag, week, maand, jaar of eenmalig). De periode voor het bedrag moet worden opgegeven in het veld Bedrag per.
Bedrag per Voer de tijdseenheid in waarop het bedrag van toepassing is (dag, week, maand, jaar) of geef een eenmalig bedrag aan.
U kunt de waarde in dit veld niet meer wijzigen als:
De contractregel de status Actief heeft. of
U hebt een verhuurbare eenheid aan de contractregel gekoppeld en op Opslaan geklikt.
Merk op dat de waarde in dit veld wordt overgenomen van de verhuurbare eenheid en kan worden gewijzigd zolang u niet op Opslaan hebt geklikt. Wanneer u op Opslaan klikt, wordt dit veld alleen-lezen.
Inventariselement Selecteer het inventariselement waarop de contractregel van toepassing is in een keuzelijst met inventariselementen die zijn
Veld Omschrijving
toegevoegd aan Planon ProCenter. In deze versie van Planon ProCenter kunt u alleen enkelvoudige inventariselementen gebruiken.
Zodra de contractregel de status Actief heeft, kunt u dit veld niet meer wijzigen.
Budgetdefinitie Voer de budgetdefinitie in van het budget waarop contractkosten worden geboekt.
Budgetdefinities worden onderhouden in Ondersteunende gegevens > Budgetdefinities.
Calculatiemethode voor verdeling Dit veld bepaalt of de eerste en laatste financiële verplichting wordt
berekend op basis van een dagprijs die is berekend van het bedrag per
Maand Jaar
Ook in het geval van een prijs- of BTW-wijziging midden in een financiële verplichtingenperiode, wordt de financiële verplichting over die periode berekend op basis van de dagprijs.
Hoeveelheid commercieel In dit veld kunt u de huurhoeveelheid op de contractregel opgeven
die van toepassing is vanuit een commercieel perspectief. Voor dit veld wordt de waarde uit het veld Hoeveelheid fysiek overgenomen.
Contract In dit alleen-lezen veld worden automatisch het contractnummer en de omschrijving ingevuld van het contract waaraan de contractregel is gekoppeld.
Contractregelgroep Voer de relevante contractregelgroep in uit een keuzelijst met de contractregelgroepen die zijn gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . In Contracten worden contractregelgroepen gebruikt om financiële verplichtingen in het Financieel overzicht logisch te groeperen. Zie Financieel overzicht voor meer informatie over het Financieel overzicht.
Contractregelperiode Voer de duur van de contractregel in. Zodra een waarde is ingevoerd,
berekent Planon ProCenter automatisch de Einddatum met behulp van de formule:
Einddatum =
Ingangsdatum contract + Contractregelperiode - 1 dag
Voorbeeld
Een jaarcontractregel is geldig van 1-1-2007 tot en met 31-12-2007.
Zodra het contract de status Actief heeft, kunt u dit veld niet meer wijzigen.
Correctiefactor In dit veld geeft u een correctie (in %) op voor het indexeringspercentage. Dit veld is alleen beschikbaar als u een
Veld Omschrijving
indexeringsmethode op basis van een basisbedrag of indexering op basis van indexgroepen gebruikt.
Raadpleeg Een correctiefactor gebruiken voor meer informatie over het gebruik van dit veld.
Kostenplaats Selecteer de kostenplaats voor de contractregel in een keuzelijst met kostenplaatsen die zijn gedefinieerd in Planon ProCenter.
Ingangsdatum Voer de begindatum van de contractregel in. Dit veld bevat standaard de waarde voor de Ingangsdatum contract.
Start van reguliere betaling Voer de datum in van het starten van de reguliere betaling. Dit veld is
verplicht. Vanaf deze datum worden de betalingen uitgevoerd volgens de regelmaat die is opgegeven in het veld Betalingsfrequentie.
Voorbeeld
Als een contract op de eerste dag van de maand begint, maar u wilt dat uw financiële verplichtingen op de 15e van de maand worden voldaan, kiest u de 15e van de maand als begindatum. Dit veld bevat standaard de begindatum van de contractregel.
Zodra het contract de status Actief heeft, kunt u de datum in dit veld niet meer wijzigen.
Voor eenmalige bedragen wordt het veld Start van reguliere betaling automatisch ingevuld met de startdatum van de contractregel (zoals gespecificeerd in het veld Ingangsdatum contract) en wordt het alleen-lezen.
Noemer Toont de noemer die wordt gebruikt om het nieuwe geïndexeerde bedrag te berekenen, volgens deze formule:
(Teller / noemer) * bedrag vóór indexering = nieuw geïndexeerd bedrag
Dit alleen-lezen veld wordt automatisch ingevuld door Planon nadat u een contract hebt geïndexeerd, op basis van de gekoppelde indexeringsmethode. Indexeringsmethoden kunnen worden gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Raadpleeg de
Ondersteunende gegevens -documentatie voor meer informatie over dit onderwerp. Zie Contractprijzen aanpassen met indexering voor meer informatie over indexering en voor enkele rekenvoorbeelden.
Veld Omschrijving
Afdeling Voer vanuit een keuzelijst de afdeling in die het contract heeft opgesteld. Deze lijst bevat alle afdelingen die zijn toegevoegd aan Planon ProCenter.
Korting/toeslag % Met dit veld kunt u een korting of toeslag toepassen. Bij een positief percentage wordt de prijs gereduceerd. Als de korting bijvoorbeeld 10% is, wordt de prijs verlaagd.
Als het kortingspercentage negatief is, wordt een toeslag toegepast. Bijvoorbeeld: met een -10% zal de prijs stijgen.
Voer bij een huurvrije periode (d.w.z. waarvoor geen huur hoeft te worden betaald) een kortingspercentage van 100% in.
Einddatum Voer de einddatum van de contractregel in. Als er een waarde is ingevoerd in het veld Contractregelperiode, wordt de einddatum automatisch berekend en weergegeven in dit veld. Als u handmatig een einddatum invoert, wordt de waarde voor Contractregelperiode vervolgens automatisch berekend en weergegeven. Als u de waarde voor Ingangsdatum contract wijzigt, wordt de waarde voor Einddatum overeenkomstig aangepast.
Als de contractregel de status Actief of Beëindigd heeft, kunt u de optie Wijzigen einddatum in het actiemenu Contractregels gebruiken om de einddatum zo nodig te wijzigen. Zie voor meer informatie over dit onderwerp: Automatische verwerking van contractopties.
Contractregels die betrekking hebben op de lease accounting - waarvan het veld Contractsoort de waarde Operationele lease of financiële lease bevat - moeten een einddatum hebben.
Adres externe coördinator Selecteer het adres van de externe persoon die verantwoordelijk is
voor de coördinatie van de taak uit de keuzelijst met de adressen van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Contactpersoon externe coördinator Selecteer de contactgegevens van de externe persoon die
verantwoordelijk is voor de coördinatie van de taak uit de keuzelijst met de contactgegevens van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Adres externe uitvoerder Selecteer het bedrijfsadres, als een extern bedrijf de order voltooit uit
de keuzelijst met de adressen van externe bedrijven gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Contactpersoon externe uitvoerder Selecteer de contactgegevens van de externe persoon die
verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak uit de keuzelijst met de contactgegevens van externe personen gedefinieerd in Ondersteunende gegevens .
Indexering uitgevoerd op Geeft de datum aan waarop de indexering is uitgevoerd.
Wordt samen met contract verlengd In dit Ja/Nee-veld kunt u aangeven of de contractregel wordt
verlengd wanneer het bijbehorende contract wordt verlengd. Voor
Veld Omschrijving
contractregels die betrekking hebben op lease accounting moet in dit veld Ja geselecteerd zijn.
Indexeringsbedrag Toont het bedrag vóór indexering dat wordt gebruikt om het nieuwe geïndexeerde bedrag te berekenen, volgens deze formule:
(Teller / noemer) * bedrag vóór indexering = nieuw geïndexeerd bedrag
Voorbeeld
Teller = 116,58, noemer = 115,83 Bedrag vóór indexatie = 823.790,94
Het nieuwe geïndexeerde bedrag wordt als volgt berekend: 116,58/ 115,83 * 823.790,94 = 829.124,99
Dit alleen-lezen veld wordt automatisch ingevuld door Planon nadat u een contract hebt geïndexeerd, op basis van de gekoppelde indexeringsmethode.
Indexeringsmethoden kunnen worden gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Raadpleeg de Ondersteunende gegevens
-documentatie voor meer informatie over dit onderwerp. Zie Contractprijzen aanpassen met indexering voor meer informatie over indexering en voor enkele rekenvoorbeelden
Basisbedrag indexering Het basisbedrag waarmee de nieuwe prijs wordt berekend na
indexering op basis van een basisbedrag.
Opmerking: als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag hebt opgegeven, neemt het veld Basisbedrag indexering automatisch de waarde van het veld Bedrag over.
Indexeringsdatum Hier wordt aangegeven tot welke datum contractbedragen zijn geïndexeerd. Zie voor meer informatie over indexering: Contractprijzen aanpassen met indexering.
Indexeringsmethode Voer een indexeringsmethode in. Indexeringsmethoden kunnen
worden gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Raadpleeg de Ondersteunende gegevens -documentatie voor meer informatie over dit onderwerp. Raadpleeg Contractprijzen aanpassen met indexering voor meer informatie over indexering en voor enkele rekenvoorbeelden.
Vermenigvuldigingsfactor voor indexeren
In dit veld wordt het resultaat van het delen van twee indexcijfers opgeslagen. De waarde in dit veld is afgeleid van de in het veld Afronding indexering gemaakte berekening.
Als het veld Afronding indexering leeg is, blijft dit veld ook leeg.
Afronding indexering Geef het aantal cijfers op waarop het resultaat van de deling van twee
indexcijfers moet worden afgerond. Als dit veld leeg is, vindt geen afronding plaats.. Afronding wordt berekend over (het percentage van) de wijziging. Zie onderstaand voorbeeld.
Voorbeeld
Teller: 110
Noemer: 106
Veld Omschrijving
Indexering gebaseerd op: 110/ 106 = 1,037735890566037735849056603774
Als afronding indexering is ingesteld op 2 cijfers: 3,77% Als afronding indexering is ingesteld op 4 cijfers: 3,7735%
Als afronding indexering leeg is: 3,7735890566037735849056603774 Als het laatste cijfer eindigt op 0-4, dan wordt het niet afgerond.
Als het laatste cijfer eindigt op 5-9, dan wordt dit cijfer met 1 opgehoogd.
Planon ProCenter slaat het resultaat na afronding op in het veld
Vermenigvuldigingsfactor voor indexeren.
Xxxxxxxxx is ook van invloed op de waarde in Min./Max. indexeringswaarde en in Drempelwaarde.
Max./min. indexeringswaarde In deze velden geeft u een minimale en maximale indexeringswaarde
op (in %). Deze velden zijn alleen beschikbaar als u een indexeringsmethode op basis van een basisbedrag of indexering op basis van indexgroepen gebruikt.
Raadpleeg Minimale en maximale indexeringswaarden gebruiken voor meer informatie over het gebruik van deze velden.
Basismaand indexering Voer een maand in om te bepalen welk indexcijfer in de berekening
wordt gebruikt wanneer indexering op basis van een basisbedrag wordt toegepast.
Datum volgende indexering Geeft de volgende datum aan waarop het bedrag op de contractregel
wordt geïndexeerd. De datum wordt automatisch berekend en weergegeven door Planon ProCenter op basis van de volgende formule:
Datum volgende indexering= Indexeringsdatum + Indexeringsperiode.
Voorbeeld:
Indexeringsmethoden: indexering per jaar Indexeringsdatum 1-1-2008
Datum van volgende indexering: 1-1-2009
Als de contractregel de status Niet actief heeft, kunt u dit veld gebruiken om de datum op te geven waarop de eerste indexering moet plaatsvinden. Wanneer een contractregel eenmaal de status Actief heeft, wordt het veld Datum volgende indexering alleen- lezen en wordt het automatisch berekend en gevuld door Planon ProCenter.
Teller: Toont de teller die wordt gebruikt om het nieuwe geïndexeerde bedrag te berekenen, volgens deze formule:
(Teller / noemer) * bedrag vóór indexering = nieuw geïndexeerd bedrag
Dit alleen-lezen veld wordt automatisch ingevuld door Planon nadat u een contract hebt geïndexeerd, op basis van de gekoppelde indexeringsmethode. Indexeringsmethoden kunnen worden
Veld Omschrijving
gedefinieerd in Ondersteunende gegevens . Raadpleeg de Ondersteunende gegevens -documentatie voor meer informatie over dit onderwerp. Zie Contractprijzen aanpassen met indexering voor meer informatie over indexering en voor enkele rekenvoorbeelden
Betalen ( J/N) In dit Ja/Nee-veld kunt u aangeven of het bedrag dat u hebt opgegeven, moet worden betaald aan of ontvangen van de andere partij. Standaard bevat dit veld de waarde die is opgegeven in het veld Betaalcontract ( J/N) van het contract waaraan de contractregel is gekoppeld.
Nadat u de contractregel hebt geactiveerd, kunt u deze instelling niet meer wijzigen.
geven hoeveel dagen verschil er moeten zijn met de dag voorafgaan aan de prolongatiedatum.
Een positieve waarde geeft aan dat de betaaldatum eerder is dan de dag voorafgaand aan de prolongatiedatum. De waarde nul geeft aan dat de betaaldatum overeenkomt met de dag voorafgaand
aan de prolongatiedatum. Een negatieve waarde geeft aan dat de betaaldatum na de dag voorafgaand aan de prolongatiedatum ligt.
Voorbeelden
-1: de betalingsdatum wordt ingesteld op de prolongatiedatum.-2 stelt de betalingsdatum in op één dag na de sluitingsdatum.
1: de betalingsdatum wordt ingesteld op één dag eerder dan de dag voorafgaand aan de prolongatiedatum.
2: de betalingsdatum wordt ingesteld op twee dagen eerder dan de dag voorafgaand aan de prolongatiedatum.
Zie Financiële verplichtingen berekenen en weergeven voor meer informatie over financiële verplichtingen en cashflowberekeningen.
Om de betalingsdatum te bepalen moet u kiezen tussen de velden Betalingsdatum verschoven naar de eerstmogelijke sluitingsdatum of Begindatum betalingspatroon.
Voor meer informatie, zie Begindatum betalingspatroon.
Betaaladres externe partij Selecteer een adres van de ontvanger van de factuur voor deze
contractregel.
Veld Omschrijving
Dit hoeft alleen als het adres afwijkt van het factuuradres van het contract.
Betalingsfrequentie Voer de frequentie in waarmee het bedrag dat is opgegeven in de
contractregel, moet worden betaald of ontvangen. Voorbeeld: om de drie maanden betalen.
Opmerking: dit veld wordt gebruikt in combinatie met het veld Bedrag per. Op dit moment worden de volgende combinaties ondersteund:
Bedrag per week, betalingsfrequentie per x weken
Bedrag per maand, betalingsfrequentie per x maanden en per x jaar Bedrag per jaar, betalingsfrequentie per x maanden en per x jaar Eenmalig bedrag, u kunt het veld Betalingsfrequentie leeg laten.
Het veld Betalingsfrequentie kan niet meer gewijzigd worden nadat de contractregel geactiveerd is. Voor lease accounting kunt u dit veld niet wijzigen gedurende de contractperiode.
Vooraf betalen ( J/N) Met dit Ja/Nee-veld kunt u aangeven of een betaling van tevoren of
achteraf wordt uitgevoerd (ofwel of een betaling vóór of aan het einde van de toegezegde periode plaatsvindt).
Begindatum betalingspatroon Selecteer een datum voor de begindatum betalingspatroon. Met
dit veld heeft u controle over de betaaldatum voor terugkerende betalingen.
Om te beslissen over de betalingsdatum, moet u kiezen tussen Begindatum betalingspatroon of Betalingsdatum verschoven naar eerstmogelijke sluitingsdatum.
Raadpleeg Betaaldatum t.o.v. vrijvaldatum (in dgn) voor meer informatie over de betaaldatum t.o.v. vrijvaldatum.
Bijvoorbeeld
Afhankelijk van de betalingsfrequentie in jaren, maanden, weken of dagen, herhaalt de begindatum betalingspatroon op dezelfde datum.
Frequentie Begin datum
Betalingspatroon
Jaar 28-2- 2014 28-2-2014, 28-2-2015, 29-2-2016…
Maand 27-1- 2014
28-2- 2014
27-1-2014, 27-2-2014,
27-3-2014…
28-2-2014, 31-3-2014,
30-4-2014…
Week 31-1- 2014 31-1-2014, 7-2-014,
Veld Omschrijving
14-2-2014…
Afhankelijk van de optie Vooraf betalen ( J/N) worden de verplichtingen gegroepeerd op basis van hun begin- of einddatum en worden ze weergegeven in het financiële overzicht.
De begindatum betalingspatroon kan niet gewijzigd worden nadat de eerste verplichting is afgesloten.
Object Selecteer een object uit de keuzelijst om toe te voegen aan de contractregel.
Zodra de contractregel de status Actief heeft, kunt u de waarde van dit veld niet meer wijzigen.
U kunt echter ook in één keer extra objecten aan de contractregel koppelen door in het actievenster op Objecten koppelen te klikken. Deze extra objecten kunnen desgewenst weer ontkoppeld worden.
Kwartaaltype Omwille van de budgettering, worden boekjaren vaak onderverdeeld in kwartalen. De exacte datums voor deze kwartalen zijn cultureel bepaald. Voor meer informatie over de begin- en einddatums van de verschillende kwartalen, zie Kwartalen - vergelijkend overzicht.
Met dit veld kunt u selecteren:
Engels Schots
Engelse / Schotse kwartalen bepalen de periode van de financiële verplichting en de datum van de eerste betaling.
Als het veld leeg wordt gelaten, zijn "moderne" kwartalen van toepassing waarbij het mogelijk is om elke datum van de eerste betaling in te voeren.
Het is alleen mogelijk om Engelse / Schotse kwartalen te gebruiken in combinatie met een betalingsfrequentie van 3 maanden.
Engelse / Schotse kwartalen worden niet ondersteund als u met lease accounting werkt.
Veld Omschrijving
Reden prijswijziging Als er een prijswijziging heeft plaatsgevonden en u wilt documenteren
waarom dit is gebeurd, bijvoorbeeld in een prijsaankondiging, voert u de reden voor de prijswijziging in dit veld in.
Verhuurbare eenheid Als Verhuurbare eenheden beschikbaar is, kunt u in dit veld
een verhuurbare eenheid aan een contract koppelen. Het dialoogvenster waarin u een verhuurbare eenheid kunt selecteren is contextafhankelijk: als het geselecteerde contract een betalingscontract is, worden in het dialoogvenster alleen eenheden van het type Huurbare eenheid weergegeven; als het contract geen
betalingscontract is, worden er eenheden van het type Verhuurbare eenheden weergegeven. U kunt alleen verhuurbare eenheden aan een huurcontract koppelen als deze de status Niet verhuurd hebben. Nadat een verhuurbare eenheid is gekoppeld aan een contractregel met de status In voorbereiding, krijgt de verhuurbare eenheid automatisch de status Optie. Zodra de huurcontractregel wordt geactiveerd, wordt de status van de gekoppelde verhuurbare eenheid gewijzigd van Optie in Verhuurd. Dit geldt alleen voor verhuurbare eenheden die zijn gekoppeld aan huurcontractregels.
Zodra de contractregel de status Actief heeft, kunt u dit veld niet meer wijzigen.
U kunt verhuurbare eenheden koppelen aan een actieve lease contractregel. Als de lease contractregel niet actief is, dan is sommige veldinformatie (prijs, meeteenheid, hoeveelheid) afkomstig van de verhuurbare eenheid.
Als de lease contractregel actief is, worden geen velden van de verhuurbare eenheid gekopieerd naar de lease contractregel.
Zie de Verhuurbare eenheden documentatie voor details over verhuurbare eenheden en hun mogelijke statussen.
Indexeren met terugw. kracht (max. aantal maanden)
In dit veld geeft u aan hoeveel maanden met terugwerkende kracht kunnen worden geïndexeerd, vanaf de systeemdatum.
Voorbeeld van indexeren met terugwerkende kracht
Contract X werd geïndexeerd op 10/1/2008 (= uitvoeringsdatum van de indexering)
Bedrag = 100 euro per maand
Indexeringsmethode = 5% per half jaar Indexeren met terugw. kracht = 6 maanden