ALGEMENE
ALGEMENE
VERKOOPSVOORWAARDEN 2022
Artikel 1: Voorwerp van het contract
HDMP NV verleent bij deze overeenkomst aan de Klant een persoonlijke en niet exclusieve gebruikslicentie van de software HealthOne. Deze licentie dekt het basisprogramma, de eventuele uitbreidingen die aan de software zouden worden gebracht tijdens de onderhoudsverrichtingen, alsmede de eventuele updates.
HDMP NV verbindt er zich voorts toe om het onderhoud te verzekeren van de software HealthOne. Deze Algemene Voorwaarden zijn van rechtswege toepasselijk op de nieuwe modules die de Klant zich later eventueel zou aanschaffen en die het voorwerp zouden zijn van een aanhangsel bij het contract.
Artikel 2: Draagwijdte van de licentie
Deze licentie verleent aan de Klant het recht om HealthOne te gebruiken op een aantal computers, gelijk aan het aantal artsen en andere gebruikers voorzien in het contract. Voor elke wijziging of uitbreiding van het recht zal dan ook een voorafgaande en schriftelijke toelating van HDMP NV vereist zijn. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de Klant geen andere kopie van HealthOne mag maken, dan noodzakelijk voor een back up. De Klant mag evenmin de documentatie met betrekking tot de software xxxxxxxx.Xx Klant ziet ervan af de software te commercialiseren, te vertalen, te wijzigen of aan te passen zonder voorafgaande schriftelijke toelating van HDMP NV. Elke niet-naleving van deze verplichting zal HDMP NV ipso facto ontslaan van zijn onderhoudsverplichting zoals bepaald in artikel 6 hierna, en dit onverminderd het recht van harentwege om van rechtswege de onmiddellijke ontbinding van deze licentie in te roepen.Deze licentie verleent aan de Klant geen enkele toegang, zelfs niet gedeeltelijk, tot de bronnen van de software.Dit artikel vertegenwoordigt het geheel van de rechten van de Klant met betrekking tot het gebruik en de reproductie van het geheel of een deel van de software.
Artikel 3: Intellectuele eigendom
HDMP NV verklaart alle intellectuele eigendomsrechten te bezitten van de software HealthOne. Elke daad van de Klant die niet zou gedekt zijn door artikel 2 hierboven zal als een daad van namaak worden beschouwd die desgevallend aanleiding zal geven tot gerechtelijke vervolging. De Klant verbindt er zich toe HDMP NV onmiddellijk in te lichten over :
. Elke daad van namaak of elke daad die als dusdanig zou kunnen worden bestempeld gesteld door een derde en waarvan de Klant zou kennis hebben.
. Elke verwijt van namaak geformuleerd door een derde met betrekking tot het gebruik van de software HealthOne door de Klant.
In deze gevallen zal HDMP NV de te nemen maatregelen bepalen en de verdediging van de Klant op zich nemen.
Artikel 4: Opstarten, vorming, gebruik
HDMP NV zorgt voor de installatie van HealthOne bij de Klant, op het overeengekomen hardware materiaal dat geschikt is om de software op te laden en op te starten. De Klant verbindt er zich toe over het vereiste materiaal op de met HDMP NV overeengekomen installatiedatum te beschikken. De Klant erkent volledig te zijn geïnformeerd door HDMP NV met betrekking tot de voor de werking van de software nodige configuratie.
Er is uitdrukkelijk overeengekomen dat de verplichtingen van HDMP NV zich beperken tot de levering van de software HealthOne, met uitsluiting van elk ander element, en meer bepaald van de Microsoft SQL Server. Bij de installatie, verbindt HDMP NV er zich toe aan de Klant een éénmalige basisvorming te geven voor het gebruik van de software. Daarna heeft de klant recht op 2 bijkomende privé-opleidingen (Customer Care 1 en Customer Care 2). De Klant verbindt er zich toe kennis te nemen van de documentatie die hem door HDMP NV wordt verstrekt met betrekking tot HealthOne en de bij de installatie voorziene basisvorming te volgen. Verder verbindt HDMP NV er zich toe de nieuwigheden bij het updaten van de versie degelijk te documenteren en deze documentatie (pdf-formaat) via het LiveUpdate systeem ter beschikking te stellen van de gebruiker. Verder zullen tijdens de verschillende groepsopleidingen en E-Learingsessies deze nieuwigheden aan bod komen. Op uitdrukkelijke vraag van de Klant en op zijn kosten, kan HDMP NV andere vormingssessies of oefeningen organiseren - individueel of in groep – De modaliteiten (plaats, kosten, aantal uren...) daarvan worden geval per geval overeengekomen. HDMP NV biedt tijdens de kantooruren telefonische bijstand (02/724.00.92) (helpdesk) met betrekking tot het gebruik en de werking van HealthOne. Alleen de Klant die de hoger vermelde basisvorming heeft gevolgd en de verschuldigde licentie-en onderhoudsbijdragen heeft betaald, kan op deze bijstand aanspraak maken. Bij elke oproep moet de Klant in staat zijn om aan de help desk precieze informatie te verstrekken over de omstandigheden waarin het ingeroepen probleem is opgedoken alsmede elke inlichting die noodzakelijk is om de vraag te begrijpen. Op aanvraag kan HDMP NV bijstand verlenen in de lokalen van de Klant. De modaliteiten daarvan (uurtarief, aantal uren, verplaatsing) moeten geval per geval worden overeengekomen. Wanneer de Klant geen toegang krijgt tot de fiches van zijn patiënten of in geval van ernstig disfunctioneren van de software, zal HDMP NV bijstand verlenen binnen de drie werkdagen na de vraag die haar wordt gericht. De Klant zal in ieder geval alle kosten dragen met betrekking tot de hulpverlening van HDMP NV, indien deze geschiedt buiten de lokalen van HDMP NV. De Klant verbindt er zich toe de software te gebruiken overeenkomstig de in de documentatie beschreven gebruikswijze. Hij is alleen verantwoordelijk voor de regelmatige back up van zijn software en data. HDMP NV draagt geen enkele verantwoordelijkheid in dit opzicht. Op verzoek van de Klant kan HDMP NV gelast zijn met het nazien en het herstellen van HealthOne in het kader van Windows, met uitsluiting echter van de problemen die eigen zijn aan Windows, aan andere softwares of aan het hardware materiaal. In dit geval dient de Klant zijn computer naar HDMP NV te brengen. Indien het ingeroepen probleem enkel te wijten is aan een gebrekkige installatie of aan een werkingsgebrek van HealthOne, zullen geen kosten aangerekend worden aan de Klant. In alle andere gevallen - en o.a. als het probleem rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt werd door een andere op de computer geïnstalleerde toepassing - zal de Klant alle kosten voor het nazien en herstellen moeten dragen. Voorafgaandelijk aan elke vraag voor herstelling, zal de Klant een volledige back up hebben uitgevoerd van zijn systeem en zijn data. HDMP NV wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van gedeeltelijk of volledig verlies van data bij het manipuleren of het herstellen van de computer van de Xxxxx.Xx Klant is alleen verantwoordelijk t.o.v. derden voor het gebruik dat hij van HealthOne maakt; hij waarborgt HDMP NV tegen elk door een derde hieromtrent geuit bezwaar, in het bijzonder wat de verplichte bescherming van de persoonlijke gegevens van de patiënten betreft.
Artikel 5: Waarborg
HDMP NV is uitdrukkelijk alleen aan een middelenverbintenis onderworpen. HDMP NV biedt geen enkele uitdrukkelijke of stilzwijgende waarborg betreffende :
. De capaciteit van de software om aan de noden van de Klant te voldoen
. De afwezigheid van fouten in de exploitatie van de software.
. De mogelijke en effectieve verbetering van elk gebrek in de software.
In elke hypothese, en bij uitdrukkelijke overeenkomst, zal HDMP NV nooit ertoe gehouden zijn de Klant, bovenop het totaal van de reeds ontvangen licentie- en onderhoudsbijdragen te vergoeden, noch hem een vergoeding te betalen voor schade die niet het directe, onmiddellijke en voorzienbare gevolg zouden zijn van het verweten gebrek; in het bijzonder zijn verliezen van zakencijfers of patiënten uitgesloten. De Klant erkent dat hij van HDMP NV alle informatie heeft verkregen om een goede kennis van de software te hebben en te kunnen inschatten of deze aan zijn behoeften beantwoordt. HDMP NV biedt geen enkele waarborg betreffende de kwaliteit, het prestatievermogen of de capaciteit van HealthOne om aan om het even welke toepassing te voldoen. In het bijzonder biedt HDMP NV geen enkele waarborg wat betreft de compatibiliteit van HealthOne met periferische toestellen, zoals bijvoorbeeld scanners, of met elke andere medische installaties.
Artikel 6: Onderhoud en updates
Tegen betaling van de in de overeenkomst bepaalde jaarlijkse onderhoudsbijdrage zal HDMP NV, vanaf de installatie van de software, zijn gratis telefonische bijstand verlenen aan de Klant om elke mogelijke fout of elk intrinsiek gebrek van HealthOne te verhelpen. Zoals voorzien in artikel 5 van deze Algemene Voorwaarden gaat HDMP NV hieromtrent een middelenverbintenis aan. Om HDMP NV in staat te stellen deze opdracht optimaal te vervullen verbindt de Klant er zich toe precieze informatie aan HDMP NV te verstrekken betreffende de omstandigheden waarin het ingeroepen probleem is opgedoken en dit om de identificatie en de oplossing ervan te vergemakkelijken.Uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat elke vraag tot prestatie, vanwege de Klant aan HDMP NV, er toe strekkend de software te doen evolueren, - in het bijzonder door deze aan te passen aan zijn specifieke behoeften door de toevoeging, de overdracht of de bewaring van gegevens of persoonlijke ontwikkelingen - het kader van het louter onderhoud te buiten gaat en bijgevolg dient te worden vastgelegd tussen de partijen in een bijzondere overeenkomst tussen partijen en met een afzonderlijke facturatie.Het onderhoud omvat eveneens de terbeschikkingstelling van de updates van de software HealthOne. HDMP NV gaat echter geen enkele verbintenis aan voor wat betreft de effectieve realisatie en de frequentie van deze updates. HDMP NV waarborgt een correctieve ondersteuning van vroegere versies tot 2 jaar na het ter beschikking stellen van deze versie. De nieuwe gehomologeerde versie van de software zal binnen de drie maanden na publicatie van de deliberatieresultaten beschikbaar xxxx.Xx geval van update van de software waarborgt HDMP NV de compatibiliteit van de nieuwe versie met de data die in het kader van een vorige versie op correcte wijze werden xxxxxxxxxx.Xx installatie van de updates wordt verricht door de Klant die bijgevolg de volledige verantwoordelijkheid van deze operatie draagt. Op uitdrukkelijke vraag van de Klant kan HDMP NV voor deze installatie zorgen. De modaliteiten hiervan moeten geval per geval worden overeengekomen en de Klant zal alle kosten (verplaatsing, geleverde uren, … ) met betrekking tot de installatie van de update xxxxxx.Xx updates worden naargelang van het geval aan de Klant bezorgd via elektronische weg (LiveUpdate of e-mail link). Zij gaan gepaard met een beschrijving van de aan de software aangebrachte wijzigingen.Een exemplaar van de bijhorende documentatie wordt via elektronische weg of onder gedrukte vorm aan de Klant bezorgd.Indien de Klant de update weigert of indien hij ze niet installeert zal het onderhoud van de vorige versie slechts verzekerd zijn gedurende een periode van maximum zes maanden ingaande op het versturen van de update. Dit onderhoud zal de verbetering van fouten niet omvatten waarvan HDMP NV kan bewijzen dat deze werden verwijderd in de nieuwe versie, die de Klant echter geweigerd of niet geïnstalleerd heeft. HDMP NV garandeert de recuperatie van gegevens van de vorige versie(s) (met inbegrip van de inactieve gearchiveerde dossiers) bij elke update van de software.
Artikel 7: Retributies en facturatie
De jaarlijkse retributie die de Klant voor de gebruikslicentie van de software HealthOne verschuldigd is, staat vermeld op de bestelbon. De Klant verbindt er zich toe elke stijging van het aantal gebruikers onmiddellijk aan HDMP NV te melden. De verschuldigde retributie is jaarlijks te betalen. Deze retributie, vermeerderd met de BTW, wordt ( op voorhand) door HDMP NV aan de Klant gefactureerd en dient contant te worden betaald. Elke onbetaalde factuur zal vanaf haar vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest opbrengen tegen de wettelijke rentevoet vermeerderd met 1.3 (één komma drie) %. Elk onbetaald bedrag zal bovendien vermeerderd worden met een forfaitaire schadevergoeding van 15 %, met een minimum van 150 € . In geval van niet-betaling door de Klant van de hierboven vermelde retributies binnen de dertig dagen na de facturatie zal HDMP NV gerechtigd zijn haar onderhoudsverplichting zoals bepaald in artikel 6 van deze overeenkomst op te schorten, onverminderd haar recht om de ontbinding van de overeenkomst door toepassing van artikel 9 hierna in te roepen. Deze opschorting tast in niets de periodieke opeisbaarheid van de retributies aan, die betaalbaar en verworven blijven niettegenstaande de opschorting. De door de Klant verschuldigde jaarlijkse onderhoudsretributie zal op elke verjaardag van de inwerkingtreding van het contract volgens de hiernavolgende formule aangepast worden:
Pn = Pa x (0,20 +( Sn /Sa x 0,80))
waarbij
. Pn = de nieuwe prijs van onderhoud.
. Pa = de prijs van onderhoud bij de aanvang van de overeenkomst, ingeschreven in het contract.
. Sn = index van de salarissen van de Paritaire Commissie 218 van de maand die aan de aanpassing voorafgaat.
. Sa = index van de salarissen van de Paritaire Commissie 218 van de maand die aan de ondertekening van de overeenkomst voorafgaat.
De updates gebaseerd op de homologatie criteria zullen geen invloed hebben op de financiële voorwaarden van dit contract.
Artikel 8: duur van de onderhoudsverbintenis
De onderhoudverbintenis gaat in bij de installatie van HealthOne bij de Klant en dit voor een periode van 1 jaar, tenzij anders vermeld in een (tijdelijk) vervangingscontract. Na deze periode van 1 jaar, zal ze stilzwijgend hernieuwd worden voor opéénvolgende periodes van één jaar aan de voorwaarden van dat moment. Elke partij heeft na deze periode van 1 jaar de mogelijkheid om op elke jaarlijkse vervaldag een einde aan de onderhoudsverbintenis te stellen, door aan de andere partij een opzeg te betekenen van drie maanden.Bij het beëindigen van een onderhoudsverbintenis zullen alle verplichtingen jegens de klant stoppen (geen updates meer van de software, geen ondersteuning). HDMP NV waarborgt wel dat de reeds ingevoerde gegevens permanent kunnen worden gelezen.
Artikel 9: vervroegd einde van het contract
In geval één der partijen ernstig tekortkomt aan haar verplichtingen – en in het bijzonder, indien de Klant de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden niet naleeft - , zal de andere partij van rechtswege onmiddellijk een einde aan de overeenkomst kunnen stellen, zonder vooropzeg noch opzeggingsvergoeding, op voorwaarde echter dat een ingebrekestelling werd verstuurd en dat de verweten tekortkoming binnen de daarop volgende maand niet werd hersteld. In de maand, volgend op de beëindiging van de overeenkomst omwille van een dergelijke tekortkoming van zijn kant, zal de Klant al de exemplaren die hij van HealthOne in zijn bezit heeft, aan HDMP NV moeten teruggeven. Hij zal elke kopie en documentatie waarover hij nog zou kunnen beschikken, moeten vernietigen. Indien HDMP NV niet in staat is de ten hare laste gelegde verplichtingen uit te voeren omwille van een geval van overmacht, zal de uitvoering van de overeenkomst opgeschort worden totdat de verhindering ophoudt. Indien deze opschorting meer dan drie maanden duurt zal elke partij een einde aan de onderhoudsverbintenis kunnen stellen. De Klant zal nochtans het voordeel van de licentie behouden.
Artikel 10: vertrouwelijkheid
Elke partij verbindt er zich toe al de informatie die zij ter gelegenheid van de uitvoering van de overeenkomst over haar medecontractant en/of haar activiteiten zal bekomen hebben, geheim te houden en al de nodige maatregelen te nemen teneinde de openbaarmaking ervan naar derden toe te xxxxxxxxx.Xx dit opzicht wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de software HealthOne, en de hiermee verbonden documentatie als
vertrouwelijke informatie worden beschouwd in de zin van deze beschikking. Deze verplichting zal hoe dan ook na het einde van de overeenkomst blijven bestaan.
Artikel 11: intuitu personae
Uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat de overeenkomst in hoofde van de Klant “intuitu personae” wordt gesloten. De Klant is bijgevolg niet gemachtigd om de overeenkomst over te dragen of om onderlicenties op HealthOne toe te staan, zonder het voorafgaand en schriftelijk akkoord van HDMP NV.
Artikel 12: documentatie
De Klant erkent bij deze overeenkomst de documentatie te hebben ontvangen die de belangrijkste functies beschrijft van de software HealthOne.Een technische documentatie die de capaciteit van de uitvoerbare bestanden beschrijft ligt, op eenvoudige aanvraag bij HDMP NV of bij notaris Ph Jacquet, 831 Haechtsesteenweg, Evere 1140, ter beschikking van Klant .
Artikel 13: diverse
De overeenkomst drukt het geheel van de verplichtingen tussen de partijen uit en vormt een onverdeeld geheel. Evenwel, als een beschikking van de overeenkomst nietig wordt verklaard, zal deze nietigheid enkel de betroffen beschikking en niet de volledigheid van de overeenkomst xxxxxxxxx.Xx notificaties door de ene aan de andere partij, in het bijzonder betreffende de ontbinding van de overeenkomst, zullen per aangetekende brief gebeuren, met werking op de derde werkdag volgend op het versturen xxxxx.Xx overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Elk geschil met betrekking tot de vorming, de uitvoering, de beëindiging of de interpretatie van de overeenkomst valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken te Brussel.
BIJLAGE TOT DE HEALTHONE LICENTIE
VERWERKERSOVEREENKOMST MET BETREKKING TOT DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
Mei 2018 – laatste aanpassingen op 5 juli 2022
Met het oog op de inwerkingtreding van EU-verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens van 27 april 2016, hebben de partijen besloten de Overeenkomst aan te vullen met deze bijlage.
De bijlage vormt een integrerend deel van de Overeenkomst tussen de Klant en HDMP NV, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxx (hierna resp. “de Klant”, “HDMP” en samen “de Partijen”). In geval van tegenstrijdigheid tussen deze bijlage en de Overeenkomst prevaleert deze bijlage.
Inhoudstabel:
Artikel 2. Rol van de partijen en doel van deze Bijlage 8
Artikel 3. Bepaling van de verwerking van persoonsgegevens die aan de verwerker worden uitbesteed 8
Artikel 4. Rechten en verplichtingen van de partijen 10
Artikel 5. Samenwerking tussen de Klant en HDMP 10
Artikel 6. Doorgifte van persoonsgegevens 11
Artikel 7. Gebruik van een andere onderaannemer voor HDMP 12
Artikel 8. Beveiliging van Persoonsgegevens 14
Artikel 9. Rechten van de Betrokkenen 14
Artikel 10. Aansprakelijkheid 15
Artikel 11. Duur en vervolg na beëindiging van de Overeenkomst 15
Artikel 1. Definities
De volgende termen worden, wanneer zij in deze bijlage met een hoofdletter worden gebruikt (in het enkelvoud of meervoud), als volgt gedefinieerd:
- “Klant”: de klant van HDMP zoals bedoeld in de Overeenkomst
- De begrippen "Persoonsgegevens", "Verwerking", "Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Betrokkene", "Derde", worden gedefinieerd overeenkomstig artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
- "Algemene verordening gegevensbescherming" of “AVG” of "GDPR": Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
- "Overeenkomst": betekent de Softwarelicentie- en Onderhoudsovereenkomst aangegaan tussen HDMP en de Klant.
- "Bijlage": betekent deze bijlage bij de Overeenkomst.
Artikel 2. Rol van de partijen en doel van deze Bijlage
Bij de uitvoering van de Overeenkomst, en tenzij contractueel anders overeengekomen, treedt de Klant alleen op als de Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens die worden gebruikt met de Software waarvoor hem een Licentie is verleend. Als onderdeel van de Software Onderhouds- en Ondersteuningsdiensten, kan HDMP Persoonsgegevens verwerken namens de Klant, als Verwerker van de Klant, in overeenstemming met de bepalingen van artikel 3 en volgende van deze Bijlage.
In deze Bijlage worden de rechten en plichten van de partijen vastgesteld in het kader van de verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de bepalingen van de Overeenkomst.
Artikel 3. Bepaling van de verwerking van persoonsgegevens die aan de verwerker worden uitbesteed
Deze Bijlage is van toepassing op de hierna beschreven Verwerking van Persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en meer in het bijzonder van de Software- onderhoudsdiensten.
Doeleinden van de verwerking | - Omzetting van bestaande gegevens bij de Klant naar het HDMP softwareformaat - Initialisatie van gegevens in de HDMP-software - Ondersteuning voor gebruikers van HDMP-software: interventie op afstand om problemen op te lossen via de Help Desk, interventies ter plaatse door een applicatieingenieur, met mogelijke overname van gegevens van de klant voor interne HDMP-verwerking - Correctief en preventief onderhoud van software - Gegevensback-up (indien deze dienst wordt gevraagd) - Synchronisatie van gegevens met andere machines (indien om deze dienst wordt verzocht) |
Aard van de verwerking | De Klant geeft hierbij de volgende instructies voor de verwerking van Persoonsgegevens, onverminderd eventuele instructies die rechtstreeks voortvloeien uit de bepalingen van de Overeenkomst of die redelijkerwijs nodig zijn voor de goede uitvoering door HDMP van de Overeenkomst: o Gegevensomzetting HDMP kan gegevens omzetten van een oorspronkelijk formaat naar een formaat dat leesbaar is voor HealthOne-software o Raadpleging van gegevens in de software HDMP kan, indien nodig, de in de software vervatte Persoonsgegevens |
raadplegen in verband met de verzoeken van de Klant aan de Ondersteuningsdienst o Opslag van persoonsgegevens HDMP kan de dienst verlenen waarbij de Persoonsgegevens van de Klant en zijn patiënten worden opgeslagen in een door HDMP ter beschikking gesteld back-up systeem. o Opslag van persoonsgegevens HDMP mag gegevens opslaan als onderdeel van de initiële omzetting van gegevens in een voor de software leesbaar formaat of, waar nodig, als onderdeel van de ondersteunende diensten, HDMP houdt ook logbestanden bij o Verstrekking van persoonsgegevens Het gaat heir over verwerkingen - Als onderdeel van de initiële omzetting van gegevens (overdracht van gegevens tussen de Klant en HDMP, en vervolgens terug naar de Klant in het softwareformaat), - Als onderdeel van de ondersteuningsdienst (doorgifte aan de helpdesk en ondersteuningslijnen), - Voor het verzenden van gegevens naar een rechtstreeks door de Klant verworven dienst (bijvoorbeeld een online Agenda dat hij aan de Software wenst te koppelen) o Software testen Dit heeft betrekking op gevallen waarin de databanken van de Klant die persoonsgegevens bevatten, buiten de productieomgeving worden gebruikt (testen, acceptatie, enz.) als onderdeel van het testproces van de Software of synchronisatie o Kwaliteitscontrole en -verbetering Dit houdt in dat de brongegevens worden gecontroleerd op hun juistheid en de correcte werking van de software | |
Duur van de verwerking | Duur van de uitvoering van de Overeenkomst |
Soort Persoonsgegevens | - Administratieve gegevens van de Klant (artsen, medisch secretaris/ secretaresse of andere contactpersonen) - Administratieve en gezondheidsgegevens over patiënten (contactgegevens, diagnoses, voorschriften, betalingen en vergoedingen enz.) |
Categorieën van Betrokkenen | Patiënten, artsen, contactpersonen bij de Klant |
Artikel 4. Rechten en verplichtingen van de partijen
De Partijen verbinden zich ertoe de in deze Overeenkomst bedoelde Persoonsgegevens te verwerken met inachtneming van de toepasselijke wettelijke of reglementaire bepalingen en in strikte overeenstemming met de rol die aan elk van hen is toegekend.
4.1. Verplichtingen van HDMP
4.1.1. HDMP verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst en voor de in artikel 3 genoemde gebruiksdoeleinden. Zij handelt uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij zij op grond van een toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling verplicht is verwerkingshandelingen te verrichten. In het laatste geval zal HDMP de Klant voorafgaand informeren, tenzij de toepasselijke wetgeving dergelijke informatie om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
4.1.2. Indien HDMP van mening is dat een door de Klant gegeven instructie een inbreuk vormt op de AVG of enige andere toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling, zal zij de Klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen en zich het recht voorbehouden de instructie niet uit te voeren.
4.1.3. HDMP draagt er zorg voor dat personen die bevoegd zijn om Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Overeenkomst, dit alleen doen in opdracht van de Klant, tenzij een toepasselijke wettelijke of reglementaire bepaling dit verplicht.
4.1.4. HDMP waarborgt de vertrouwelijkheid van de gegevens en zorgt er tevens voor dat personen die op grond van de Overeenkomst gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid in acht te nemen of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.
4.1.5. In het kader van de uitvoering van de Overeenkomst verbindt HDMP zich ertoe een schriftelijk register bij te houden van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die in naam van de Klant worden uitgevoerd.
Artikel 5. Samenwerking tussen de Klant en HDMP
5.1. In de mate van het mogelijke verbindt HDMP zich ertoe de Klant redelijkerwijs bij te staan bij het vervullen van zijn verplichting om te voldoen aan verzoeken tot uitoefening van de rechten van de Betrokkenen: recht op toegang, rectificatie, uitwissing en verzet, recht op beperking van de verwerking, recht op gegevensoverdraagbaarheid, recht om niet het voorwerp te zijn van een geautomatiseerd individueel besluit (met inbegrip van profilering). Deze diensten kunnen worden gefactureerd.
Indien de Betrokkenen aan HDMP verzoeken richten om hun rechten uit te oefenen, verbindt laatstgenoemde zich ertoe de Klant deze verzoeken per e-mail door te sturen.
HDMP verbindt zich ertoe de Klant in kennis te stellen van elke inbreuk in verband met Persoonsgegevens die zich voordoet bij de uitvoering van haar verplichtingen overeenkomstig deze Bijlage, en dit zo snel mogelijk nadat zij er kennis van heeft gekregen. Deze kennisgeving dient vergezeld te gaan van alle relevante documentatie.
5.2. Waar mogelijk, verbindt HDMP zich ertoe de Klant redelijkerwijs bij te staan:
o bij de uitvoering van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, over de reikwijdte van de aan haar toevertrouwde diensten
o bij de uitvoering van het voorafgaand overleg met de toezichthoudende autoriteit. Deze diensten kunnen worden gefactureerd.
5.3. De Klant kan HDMP verzoeken hem te helpen bij het waarborgen van de naleving van zijn verplichtingen krachtens de AVG, in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Er wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en met de informatie waarover HDMP beschikt. Het betreft met name de verplichtingen van de Klant op het gebied van :
o de beveiliging van de verwerking, in de zin van artikel 32 van de AVG ;
o mededeling aan de Betrokkene van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens, in de zin van artikel 34 van de AVG
o gegevensbeschermingseffectbeoordeling in de zin van artikel 35 van de AVG;
o voorafgaande raadpleging van de Gegevensbeschermingsautoriteit, in de zin van artikel 36 van de AVG.
5.4. HDMP zal de Klant alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen van deze bijlage is voldaan en om audits, met inbegrip van inspecties, door de Klant of een andere door de Klant aangestelde auditor, mogelijk te maken en daaraan mee te werken. De Partijen komen overeen dat HDMP slechts éénmaal per jaar mag worden geauditeerd op de naleving van de verplichtingen die in deze Bijlage zijn opgenomen, en dit uitsluitend op kosten van de Klant, ongeacht het aantal Klanten dat een dergelijke audit aanvraagt. HDMP heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de aanstelling van een accountant ten aanzien van wie er een belangenconflict of een risico voor de bescherming van bedrijfsgeheimen of vertrouwelijkheid zou kunnen bestaan.
Artikel 6. Doorgifte van persoonsgegevens
In het kader van de Overeenkomst wordt de Klant ervan in kennis gesteld dat de uitvoering van de Overeenkomst door HDMP de volgende doorgifte van Persoonsgegevens kan inhouden:
- een doorgifte van gegevens binnen de Cegedim-groep, overeenkomstig de voorwaarden die zijn opgenomen in de kaderovereenkomsten van de Cegedim-groep met betrekking tot de overdracht en verwerking van gegevens;
- een overdracht van gegevens aan sub-verwerkers, overeenkomstig artikel 7 van deze Bijlage, die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie. In dat geval verbindt HDMP zich ertoe ervoor te zorgen dat de bedoelde overdracht onderworpen is aan: een besluit van de Europese Commissie om het beschermingsniveau passend te verklaren (overeenkomstig artikel 45 van de AVG) of aan passende garanties (overeenkomstig artikel 46 van de AVG) of aan bindende bedrijfsvoorschriften (overeenkomstig artikel 47 van de AVG).
Artikel 7. Gebruik van een andere onderaannemer voor HDMP
7.1. De Klant geeft HDMP een algemene toelating om sub-verwerkers in te schakelen.
De sub-verwerkers die momenteel door HDMP in dienst zijn genomen en door de Klant zijn toegelaten, staan in de onderstaande tabel vermeld.
Als u beschikt over de HEALTHONE SOFTWARE zonder SAFETYVAULT back-up service:
Naam van de Onderneming | Plaats van vestiging | Verwerking van Persoonseggevens | Garanties indien buiten de EER |
CEGEDIM SA | 000 xxx x'Xxxxxxxxx 00000 Xxxxxxxx- Xxxxxxxxxxx Xxxxxx | Tijdelijke opslag van gegevens (voor omzetting van gegevens) in Frankrijk | N/A |
GoTo Technologies Ireland Unlimited Company | The Reflector 10 Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx 0, X00X000 | Gegevensverwerking om toegang op afstand tot de machines van de klanten mogelijk te maken in het kader van de ondersteuningsdienst (LOGMEIN-software) | Standard Contractual Clauses |
Topdesk Belgium BVBA | Uitbreidingsstraat 184 – 0000 Xxxxxxxxx Xxxxxxx | Gegevensverwerking in het kader van de ticketingsoftware (beheer van de verzoeken aan de supportdienst) | N/A |
Microsoft Ireland Operations Limited | One Xxxxxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxx 00 X00 X000 | Tijdelijke bewaring van gegevens tijdens de overdracht naar e-Health (op Azure) | Hosting in de EU + Standard contractual Clauses + gegevens worden gecodeerd en de sleutel is niet toegankelijk voor de softwareleverancier |
Slack Technologies Limited | 1, Central Park (block G) Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxx 00, Xxxxxxx | Gebruik van software voor communicatie tussen verschillende mensen in de ondersteuningsdienst | Standard Contractual Clauses |
Als u beschikt over de HEALTHONE SOFTWARE met SAFETYVAULT back-up service:
Naam van de Onderneming | Plaats van vestiging | Verwerking van Persoonseggevens | Garanties indien buiten de EER |
CEGEDIM SA | 000 xxx x'Xxxxxxxxx 00000 Xxxxxxxx- Xxxxxxxxxxx Xxxxxx | Tijdelijke opslag van gegevens (voor omzetting van gegevens) in Frankrijk | N/A |
GoTo Technologies Ireland Unlimited Company | The Reflector 10 Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx 0, X00X000 | Gegevensverwerking om toegang op afstand tot de machines van de klanten mogelijk te maken in het kader van de ondersteuningsdienst (LOGMEIN-software) | Standard Contractual Clauses |
Topdesk Belgium BVBA | Uitbreidingsstraat 184 – 0000 Xxxxxxxxx Xxxxxxx | Gegevensverwerking in het kader van de ticketingsoftware (beheer van de verzoeken aan de supportdienst) | N/A |
Microsoft Ireland Operations Limited | One Xxxxxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxx 00 X00 X000 | Tijdelijke bewaring van gegevens tijdens de overdracht naar e-Health (op Azure) | Hosting in de EU + Standard contractual Clauses + gegevens worden gecodeerd en de sleutel is niet toegankelijk voor de softwareleverancier |
AHSAY Systems Corporation Limited | 28/F, Ford Glory Plaza, No. 37 Wing Xxxx Xxxxxx, Xxx Xxx Xxx, Xxxxxxx, Xxxx Xxxx | Leverancier van de Back-up Service- software wanneer de verwerkingsverantwoordelijken om deze dienst verzoeken. De gegevens worden opgeslagen op een server in België, door een Belgische provider, Lovatech, verwerker van HDMP (zie hieronder). De gegevens zijn gecodeerd en de sleutel is niet toegankelijk voor de leverancier van de AHSAY-software. | Geen toegang tot gegevens: gegevens worden gecodeerd en de sleutel is niet toegankelijk voor de softwareleverancier |
Slack Technologies Limited | 1, Central Park (block G) Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxx 00, Xxxxxxx | Gebruik van software voor communicatie tussen verschillende mensen in de ondersteuningsdienst | Standard Contractual Clauses |
Lovatech | , Xxxx-Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx, BE 0832 543 278. | Beheer van de back-upserver wanneer om de back-updienst wordt verzocht | N/A Hosting in België – geen overdracht buiten de EU |
7.2. In geval van wijziging van de bovenstaande lijst, zal HDMP de Klant schriftelijk op de hoogte brengen van deze wijziging, met vermelding van de identiteit van de nieuwe sub-verwerker, de plaats waar de Persoonsgegevens zullen worden verwerkt en de betrokken verwerkingsactiviteiten. Vanaf de datum van deze kennisgeving, en gedurende een periode van 30 dagen, zal de Klant de mogelijkheid hebben om HDMP zijn bezwaren voor te leggen, op voorwaarde dat deze gemotiveerd zijn door een objectief risico voor de veiligheid van de Persoonsgegevens.
7.4. Wanneer HDMP een beroep doet op een sub-verwerker om namens de Klant specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren, worden aan die sub-verwerker door middel van een contract dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen opgelegd als die welke in deze Bijlage zijn vervat.
7.5. Indien een dergelijke sub-verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft HDMP jegens de Klant volledig verantwoordelijk voor de nakoming door de sub-verwerker van zijn verplichtingen.
Artikel 8. Beveiliging van Persoonsgegevens
8.1. Overeenkomstig artikel 32 van de AVG legt HDMP passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, dat met name voortvloeit uit de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van in het kader van de Overeenkomst verwerkte Persoonsgegevens, of uit de ongeoorloofde toegang tot dergelijke gegevens, ongeacht of dit per ongeluk of onrechtmatig gebeurt.
8.2. Bij het bepalen van de technische of organisatorische maatregelen die moeten worden genomen, heeft HDMP rekening gehouden met de stand van de techniek, de kosten van uitvoering en de aard, reikwijdte, context en doeleinden van de Verwerking en de risico's.
8.3. De Klant erkent en aanvaardt dat de technische en organisatorische maatregelen van HDMP aan regelmatige wijzigingen onderhevig zijn en zijn opgenomen in de relevante Referentiedocumenten.
Artikel 9. Rechten van de Betrokkenen
9.1. Tenzij bij wet of overeenkomst anders is bepaald, is het de verantwoordelijkheid van de Klant om de Betrokkenen te informeren overeenkomstig de toepasselijke wettelijke of reglementaire bepalingen, op het moment dat de Persoonsgegevens worden verzameld.
9.2 HDMP zal rekening houden met de aard van de Verwerking en zal, voor zover mogelijk, de Klant redelijkerwijs bijstaan, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 8 van deze Bijlage, bij het voldoen aan haar verplichting om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen, zoals uiteengezet in artikel 5.1. van deze Bijlage.
9.3. Voor zover Betrokkenen deze rechten bij HDMP uitoefenen, zal HDMP deze verzoeken aan de betrokken Klant doen toekomen op de wijze als voorzien in artikel 5.1. hiervan.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
10.1. Voorzover wettelijk toegestaan zijn de bepalingen van de Overeenkomst inzake de aansprakelijkheid van de partijen van toepassing op inbreuken op deze Bijlage en de toepasselijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens.
10.2. In ieder geval is HDMP, onverminderd artikel 10.1, alleen aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de verwerking indien zij niet heeft voldaan aan de in de AVG voorziene verplichtingen die specifiek op verwerkers rusten of indien zij buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de Klant heeft gehandeld.
Artikel 11. Duur en vervolg na beëindiging van de Overeenkomst
Deze Bijlage is van toepassing gedurende de volledige looptijd van de Overeenkomst en eindigt aan het einde van de Overeenkomst, ongeacht de oorzaak, onverminderd enige wettelijke verplichting die een langere bewaartermijn voorschrijft en onverminderd de bepalingen van de Bijlage die gezien hun doel en aard bedoeld zijn om ook na de datum van beëindiging van de Overeenkomst van kracht te blijven.
Indien de Overeenkomst wordt beëindigd, om welke reden dan ook, verbindt HDMP zich ertoe de keuzes van de Klant met betrekking tot het lot van de Persoonsgegevens (in verband met de eventuele vernietiging van de Persoonsgegevens) te respecteren, onverminderd een wettelijke verplichting die een langere bewaring oplegt.