CONCESSIE DOCUMENT
CONCESSIE DOCUMENT
< EU DREMPEL
Voorwerp van de concessie: Uitbaten van drank- en eetfaciliteiten voor de
Warmste Week 2024 in Brugge
Type opdracht: Concessie voor diensten
Limietdatum en limietuur voor
ontvangst offertes: 24 juni 2024 – 12u00
Domein / dienst: Dienst Vergunningen Correspondentieadres: Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx
Contactpersoon: Xxxxx Xx Xxxxxxxxx
E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
1. Inhoud
1. administratieve bepalingen 3
1.2 VOORWERP VAN DE CONCESSIE 3
1.4 TOEPASSELIJK REGELGEVEND KADER 4
1.6 AKKOORDVERKLARING INSCHRIJVERS 4
1.7 UITSLUITING VAN INSCHRIJVERS 5
1.8 STOPZETTING EN SCHORSING VAN DE CONCESSIE 5
1.10.2 Vragen aan inschrijvers 6
1.11 INDIENINGSMODALITEITEN OFFERTE 6
1.14 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE EISEN VAN DE CONCESSIEODPRACHT 11
1. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
Aanbestedende overheid: Stad Brugge
Burg 12
8000 Brugge
Contactpersoon: Xxxxx Xx Xxxxxxxxx
Deze concessie is een concessie voor diensten in de zin van art. 2, 7°, b van de wet concessieovereenkomsten.
De concessie omvat het uitbaten van drank- en eetfaciliteiten voor De Warmste Week 2024 in
Brugge (’t Zand en Vrijdagmarkt).
Dit voor de periode van woensdag 18 december 2024 tot en met dinsdag 24 december 2024. De concessie wordt in 2 loten opgedeeld.
Lot 1: Er wordt voorzien in 4 eetstanden met een gevarieerd aanbod:
Omwille van productdiversificatie enkele omschrijvingen van mogelijke foodtrucks:
• Desserts zoals warme wafels, pannenkoeken, … lekkere zoetigheden die de Warmste Week
nog warmer kunnen maken.
• Braadworsten en hotdog, artisanale kroketjes en hamburgers, iets veel voorkomends maar dat altijd in de smaak valt.
• Snacks uit het vuistje die met bepaalde dieetvoorkeuren zoals glutenvrij, vegetarisch,
veganistisch, halal, … rekening houden.
• …
Lot 2: Er wordt voorzien in 3 drankstanden:
• De verschillende drankstanden mogen gerust een koud en warm aanbod bieden in één gezamenlijke stand. Dit hoeft niet per stand afzonderlijk verkrijgbaar te zijn.
• Een drankstand met een heerlijk aanbod aan koffie, thee, warme chocomelk, soep, … die
ook de Warmste Week nog warmer kunnen maken.
• Een drankstand met een ruim assortiment aan water, frisdrank, bier, wijn, … zodat er voor
ieder wat wils is.
• …
Eén inschrijver mag zich inschrijven voor lot 1 en/of lot 2.
Er dus kan maximaal toegewezen worden aan 2 verschillende inschrijvers. De inschrijver geeft de voorkeur aan in zijn offerte indien hij voor beide loten inschrijft.
De minimum concessievergoeding is bepaald op 10.000 euro (excl. btw) per stand.
Meer bepaald, min. 40.000 euro (excl. btw) voor lot 1 en min. 30.000 euro (excl. btw) voor lot 2.
1.4 TOEPASSELIJK REGELGEVEND KADER
• Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 14 juli 2016.
• Koninklijk Besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 29 juni 2017.
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 21 juni 2013.
Stad Brugge is er toe gehouden om de beginselen van behoorlijk bestuur te respecteren in het kader van deze opdracht.
Meer in het bijzonder dient de opdracht te geschieden met naleving van het gelijkheidsbeginsel en het transparantiebeginsel, in die zin is een in mededingingstelling verplicht.
De inschrijver, c.q. opdrachtnemer, is gehouden zich te schikken naar voormelde bepalingen en deze te allen tijde na te leven tijdens de plaatsingsprocedure.
De inschrijver, c.q. opdrachtnemer moet in het bezit zijn van alle vereiste toelatingen, vergunningen en goedkeuringen, nodig voor de uitvoering van de beoogde overdracht en het gebruik van de middelen die hij daartoe inzet, zie 1.10.
De opdrachtgever kan de opdrachtdocumenten aanpassen, aanvullen en wijzigen. De opdrachtgever zal, in geval van aanpassingen, aanvullingen of wijzigingen, aan de geïnteresseerden of de inschrijvers een aangepaste versie bezorgen. Ten overvloede wordt hierbij bevestigd dat hierbij de beginselen van behoorlijk bestuur, alsook het verbod om een wezenlijke wijziging door te voeren, in acht zal worden genomen.
1.6 AKKOORDVERKLARING INSCHRIJVERS
Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers de invulling zoals deze in deze leidraad beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn.
De inschrijver erkent in het bijzonder:
• dat hij instemt met de bepalingen van deze leidraad;
• alle nuttige en nodige informatie te hebben ontvangen om de beoogde opdracht te begrijpen voor het indienen van een offerte;
• zich rekenschap te hebben gegeven van alle bijzonderheden van de uitvoering van de opdracht.
1.7 UITSLUITING VAN INSCHRIJVERS
Indien een inschrijver handelt in strijd met de eisen gesteld in deze concessie, kan dit leiden tot onregelmatigheid en tot de uitsluiting van de desbetreffende inschrijver.
1.8 STOPZETTING EN SCHORSING VAN DE CONCESSIE Stopzetting
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor deze concessie op elk moment te beëindigen, bijvoorbeeld – doch zonder dit recht tot deze gevallen te beperken – indien er in redelijkheid geen kans bestaat dat door onderhandelingen tot overeenstemming kan worden gekomen, of de opdrachtgever tot andere inzichten is gekomen, etc.
Schorsing
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de concessie op elk moment te schorsen.
De inschrijver draagt alle kosten die hij maakt in het kader van deze concessie en kan geen aanspraak maken op vergoeding van deze kosten.
Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, is de opdrachtgever het enig en centraal contactpunt voor de inschrijvers met betrekking tot de plaatsingsprocedure.
Alle communicatie met betrekking tot deze opdracht dient de verwijzing “Uitbaten van drank- en eetfaciliteiten voor de Warmste Week 2024 in Brugge” te bevatten.
Alle correspondentie (mondeling, schriftelijk, digitaal, …) en vragen in verband met de plaatsingsprocedure dienen uitsluitend per mail aan de hierna vermelde contactpersoon van de opdrachtgever te worden gericht:
Xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
1.10.2 Vragen aan inschrijvers
Na indiening van de offerte kan de opdrachtgever aan de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van hun offerte toe te lichten, te preciseren of nauwkeuriger te omschrijven.
1.11 INDIENINGSMODALITEITEN OFFERTE
Alle inschrijvers zullen een offerte indienen tegen uiterlijk op 24 juni 2024 om 12u00.
De opdracht wordt bezorgd aan het Stadsbestuur van Brugge, ter attentie van Xxxxx Xx Xxxxxxxxx, en dit per mail naar: xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
• De offerte bevat alle gevraagde informatie die dient te worden verstrekt in functie van een beoordeling van de uitsluitingsgronden, de selectiecriteria en de gunningscriteria die hierna worden omschreven.
• De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit document behorende formulier.
Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier, bij de offerte gevoegd moeten worden:
- Plan van aanpak
- Afbeelding van de food/drank truck
- Offerteformulier
• De inschrijver, c.q. opdrachtnemer moet in het bezit zijn van alle vereiste toelatingen, vergunningen en goedkeuringen, cfr. onderstaande opsomming en voegt deze toe aan zijn offerte indien reeds beschikbaar. Deze documenten moeten 2 weken voor inname van de standplaats in het bezit van de stad Brugge zijn:
- Attest Verzekering BA + Brandrisico’s
- Attest FAVV
- Attest Keuring elektrische installatie
- Attest Keuring gasdichtheid (indien van toepassing) of foto vervaldatum verbindingsdarm gasflessen
- Attest Keuring brandblusser
• De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. Hij gebruikt in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de opdrachtgever uitsluitend het Nederlands.
• De offerte moet worden gedagtekend en ondertekend door een persoon die de inschrijver rechtsgeldig kan verbinden.
De ondertekening dient te zijn vergezeld van de functie of de hoedanigheid van die persoon binnen de onderneming of de ondernemingen die de tijdelijke vennootschap vormen.
De offerte, die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld.
De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht.
Zij kunnen zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.
Alle correcties, schrappingen, doorhalingen, overschreven stukken of aanvullingen in één van deze documenten, dienen te zijn voorzien van een handtekening (parafering volstaat niet) door de bevoegde persoon (of, voor wat samenwerkingsverbanden betreft, personen).
Er zal worden nagegaan of de Inschrijvers kunnen aantonen te beschikken over voldoende financieel-economische draagkracht en technische bekwaamheid op basis van de hierna beschreven selectievoorwaarden.
De inschrijver dient aan te tonen dat hij over alle vereiste expertise beschikt.
De inschrijver toont de vereiste expertise aan door het indienen van minimaal 3 referenties van standplaatsen in publieke ruimtes i.f.v. events van in de voorbije 3 jaar.
De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in artikelen 50 t.e.m. 52 Concessiewet en de artikelen 31 t.e.m. 33 KB Concessies bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden en de facultatieve uitsluitinsgronden.
• Ingeval een verplichte uitsluitingsgrond van toepassing is of een uitsluitingsgrond inzake de fiscale of sociale schulden, leidt dit in principe tot uitsluiting van de betrokken Inschrijver.
• Deze verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de Inschrijver of die daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.
• Ingeval een facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is, kan het stadsbestuur van Brugge de betrokken inschrijver uitsluiten.
De Inschrijver moet geen RSZ attest, fiscaal attest en attest niet-faillissement bij zijn offerte te voegen.
• Stad Brugge zal de toestand zelf verifiëren op basis van de attesten die elektronisch beschikbaar zijn voor het stadsbestuur via de Telemarc-toepassing of via gelijkaardige gratis toegankelijke elektronische toepassingen in andere lidstaten
Indien een verplichte of facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, mag de inschrijver bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij desgevallend heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond (behoudens indien hij bij onherroepelijk vonnis is uitgesloten van deelname aan plaatsingsprocedures betreffende opdrachten of concessies).
• Als Stad Brugge dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
• Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij de feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen die geschikt zijn om verdere strafrechtelijke inbreuken of fouten te voorkomen.
Er zal aan de best gerangschikte inschrijver worden gevraagd om een uittreksel uit het strafregister te bezorgen. Deze is maximum zes (6) maanden oud voor de limietdatum van indiening van de offerte.
De offertes zullen worden beoordeeld op grond van de volgende gunningscriteria:
VOOR LOT 1: Voorzien in 4 eetstanden Gunningscriterium 1: Concessievergoeding (40 punten)
De inschrijver geeft een concessievergoeding op voor de totale vergoeding van de 4 eetstanden.
Beoordeling:
Er worden 40 punten toegekend voor het hoogste bod. Voor de andere bieders wordt volgende formule toegepast:
(eigen bod x 40) / hoogste bod
Gunningscriterium 2: Plan van aanpak en ervaring (60 punten)
Toon door middel van een plan van aanpak (max. 3 A4 pagina’s) aan hoe je de uitbating van de eetstanden binnen de context van een evenement zoals de Warmste Week zal aanpakken, door onder meer op volgende vragen een antwoord te bieden:
• Hoe zal de aankleding van de foodtrucks gebeuren? Kan je hierbij origineel uit de hoek komen? Voeg daartoe beeldmateriaal aan het voorstel toe van de eetstanden. Hou hierbij rekening met de beschikbare ruimte (zie verder).
• Hoe zorg je voor diversiteit in het aanbod binnen de foodtrucks. Wat zal je aanbieden? Hoe voldoe je aan de behoefte naar zoete, zoute, vegetarische, … snacks?
• Tegen welke verkoopprijzen zullen de snacks aangeboden worden en bewaak je hiermee dat deze prijzen marktconform zijn? Voeg hierbij een prijslijst toe aan je plan van aanpak.
• Hoe kan je de netheid van jouw standen en de nabije omgeving garanderen? De uitbater zal verplicht zijn om zijn standen en de nabije omgeving proper te houden.
Voeg daartoe een afvalbeheersingsplan (sorteren van PMD, karton, restafval, …) toe aan in jouw plan van aanpak.
Beoordeling:
De nota van elke inschrijver wordt inhoudelijk beoordeeld en er wordt een gemotiveerde score toegekend. Het beste voorstel zal de hoogste score krijgen.
VOOR LOT 2: Voorzien in 3 drankstanden Gunningscriterium 1: Concessievergoeding (40 punten)
De inschrijver geeft een concessievergoeding op voor de totale vergoeding van de 3 drankstanden.
Beoordeling:
Er worden 40 punten toegekend voor het hoogste bod. Voor de andere bieders wordt volgende formule toegepast:
(eigen bod x 40) / hoogste bod
Gunningscriterium 2: Plan van aanpak en ervaring (60 punten)
Toon door middel van een plan van aanpak (max. 3 A4 pagina’s) aan hoe je de uitbating van de drankstanden binnen de context van een evenement zoals de Warmste Week zal aanpakken, door onder meer op volgende vragen een antwoord te bieden:
• Hoe zal de aankleding van de drankstanden gebeuren? Kan je hierbij origineel uit de hoek komen? Voeg daartoe beeldmateriaal aan het voorstel toe van de drankstanden.
• Hoe zorg je voor diversiteit in het aanbod binnen de drankstanden. Wat zal je aanbieden (warme dranken/koele dranken)?
• Tegen welke verkoopprijzen zullen de dranken aangeboden worden en bewaak je hiermee dat deze prijzen marktconform zijn? Voeg hierbij een prijslijst toe aan je plan van aanpak.
• Hoe kan je de netheid van jouw standen en de nabije omgeving garanderen? De uitbater zal verplicht zijn om zijn standen en de nabije omgeving proper te houden. Voeg daartoe een afvalbeheersingsplan (sorteren van PMD, karton, restafval, …) toe aan in jouw plan van aanpak.
• Stad Brugge voorziet een uitleendienst van herbruikbare bekers aan de horeca/drankstanden.
De uitbater dient een inschatting te maken van het nodige aantal bekers en geeft deze bestellingen door aan de uitleendienst via een bestelsysteem de avond voorafgaand. Het
gebruik van de herbruikbare bekers is verplicht.
Stad Brugge staat hierbij in voor de levering van de ‘propere’ herbruikbare bekers en de ophaling van de ‘gebruikte’ herbruikbare bekers die door de uitbater worden verzameld. Er mag geen waarborgsysteem worden ingevoerd.
Toon in je plan van aanpak aan hoe je als uitbater de organisatie voorziet voor het maximaal her inzamelen van de ‘gebruikte’ herbruikbare bekers.
Beoordeling:
De nota van elke inschrijver wordt inhoudelijk beoordeeld en er wordt een gemotiveerde score toegekend. Het beste voorstel zal de hoogste score krijgen.
Op grond van deze beoordeling en de daaraan gekoppelde rangschikking zal de opdrachtgever beslissen met wie verder onderhandeld wordt.
Hoeveel inschrijvers precies worden uitgenodigd voor de onderhandelingen, zal afhankelijk zijn van de reële puntenkloof tussen de inschrijvers in de rangschikking die wordt bekomen na de beoordeling aan de hand van de gunningscriteria. Dit betekent concreet dat er onderhandeld zou kunnen worden met één of meerdere partijen. Het is aldus niet aangewezen te speculeren op een gegarandeerde deelname aan de onderhandelingen. De objectieve beslissing ter zake wordt uitdrukkelijk gemotiveerd in het finale gemotiveerde gunningsverslag.
Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de opdrachtgever.
De leidraad en de ingediende offerte fungeren steeds als leidraad bij het voeren van de onderhandelingen.
Tijdens de onderhandelingen kan de opdrachtgever de inschrijver(s) vragen bepaalde onderdelen van de offerte nader uit te werken, te verfijnen en/of te optimaliseren.
In principe zullen de onderhandelingen evenwel niet tot gevolg kunnen hebben dat afbreuk kan worden gedaan aan de engagementen van de inschrijver zoals die blijken uit diens offerte.
De opdrachtgever zal hierbij steeds handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.
De opdrachtgever zal met de beste gerangschikte inschrijver nog finale contractbesprekingen aangaan.
Het voornaamste doel van deze finale onderhandelingen zal erin bestaan de toekomstige rechten en verplichtingen in gemeen overleg op schriftelijke wijze vast te leggen in overeenkomsten waarbij de inhoud en draagwijdte van de offerte niet meer wezenlijk wordt gewijzigd.
Van zodra er een inhoudelijk akkoord bestaat omtrent de inhoud van het ontwerp van overeenkomst, kan de opdrachtgever overgaan tot de beslissing.
Indien de eventuele besprekingen om welke reden ook niet tot overeenstemming leiden, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de besprekingen stop te zetten en de eerstvolgende gerangschikte inschrijver voor de finale contractbesprekingen uit te nodigen.
1.14 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE EISEN VAN DE CONCESSIEODPRACHT
De producten worden aangeboden aan marktconforme prijzen.
1. Data en openingsuren - verplichte sluitingsuren:
Van 18 december 2024 tem 23 december 2024: minstens vanaf 16.00 uur tot maximum
00.00 uur.
Op 24 december 2024: tot 18.00 uur
2. Afmetingen / inplanting van de kramen:
Opbouw
De exacte toegelaten opbouwdatum wordt nog meegedeeld.
De stand moet voor de periode van 18 december 2024 tot en met 24 december 2024 blijven staan. De verbintenis van deze concessie bedraagt bijgevolg maximaal 1 week.
De exacte inplanting van de kramen gebeurt op basis van het inplantingsplan van de Warmste Week.
De stand neemt niet meer dan 6m (breedte) x 3m (diepte) = 18m² in.
Het is aan de uitbater om in te zetten op enkele meters voortoog die voldoende zijn uitgerust voor vlotte bediening.
De uitbater is verplicht de schoonmaak van de directe omgeving van de stand zelf uit te voeren en te houden.
3. Foodtrucks:
Verplicht gebruik van eetbare verpakkingen, serveren van fingerfood of voeding uit het vuistje met enkel een servet als zogenaamde verpakking. Er wordt geen gebruik gemaakt van herbruikbaar cateringmateriaal (incl. bestek). Houd hier rekening mee bij het opstellen van het eetaanbod.
4. Dranktrucks:
Verplicht gebruik van herbruikbare bekers van de stad Brugge
5. Look & feel foodtrucks:
De drankstanden/foodtrucks zijn origineel aangekleed en ogen aangenaam (afbeelding toevoegen).
2. INSCHRIJVINGSFORMULIER
Verplicht te gebruiken voor de indiening van de offerte
Naam van de inschrijver | |
Rechtsvorm: | |
Nationaliteit: | |
Maatschappelijke zetel: |
wordt hier vertegenwoordigd door:
Naam van de vertegenwoordiger: | |
Indien rechtspersoon, vast vertegenwoordigd door: | |
Functie: | |
Geboortedatum en plaats: | |
Bevoegd op grond van: (relevante bepalingen uit de geconsolideerde statuten, benoemingsbesluit en/of volmacht, met aanduiding van nummer van bijlage bij de Aanvraag tot Deelneming waarin ze |
instrumenten zijn opgenomen) |
Voorstel van de concessievergoeding:
Concessievergoeding (btw excl.) | Concessievergoeding (btw incl.) | |
Lot 1: Voorzien in 4 eetstanden | ||
Lot 2: Voorzien in 3 drankstanden |
Gedaan te
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
De
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
De inschrijver, Handtekening:
Naam en voornaam: