BEHEER VAN UW PENSIOEN DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST PENSIOEN

Standaard uitvoering m.b.t. communicatie (bij meer dan 3 gesprekken):
- Gesprek medewerker indienst € 156,00
- Employee Benefits statement per mail € 22,00

Uw contactpersonen binnen Alpina zijn:
- Buitendienst
- Binnendienst

1. Onze samenwerking

Met uw Alpina adviseur heeft u besproken welke dienstverlening voor u belangrijk is en hoe deze het beste bij uw eigen activiteiten kunnen aansluiten. U heeft aangegeven dat u hierin met Alpina de samenwerking wilt aangaan. Daarmee spreekt u uw vertrouwen uit in onze begeleiding en beheer van uw pensioenregelingen. Dat stellen wij erg op prijs! Bedankt daarvoor.

2. Even voorstellen

Alpina heeft jarenlange kennis en ervaring op het gebied van pensioen. Als adviseur van werkgevers ziet Alpina de trends. Hierdoor beschikken wij over brede kennis van de pensioenmarkt en de keuzes van werkgevers hierin. U heeft toegang tot onze professionele expertise en onze specialistische kennis en ervaring op deze vakgebieden. Wij helpen u verantwoorde beslissingen te nemen. U heeft contact met gekwalificeerde, gediplomeerde specialisten en profiteert van korte communicatielijnen. Ook ontvangt u regelmatig per e-mail de Alpina nieuwsbrief waarin wij actuele thema's behandelen.

3. Wat gaan wij voor u doen?

Wij voeren het beheer van de pensioenregeling(en) uit volgens de met u gemaakte afspraken en weergegeven in de bijlage “Specificatie dienstverlening”.

3.1 Beheer & overige dienstverlening

Wij verzorgen het beheer van uw pensioenregeling(en) volgens de gemaakte afspraken. De werkzaamheden die wij voor u doen zijn vermeld in de specificatie dienstverlening pensioen. Deze specificatie vindt u in de bijlage bij deze dienstverleningsovereenkomst.

Maandelijks wordt de vergoeding aangepast aan het aantal medewerkers per de 1e van de voorgaande maand (tenzij er is gekozen voor een andere betalingstermijn).

Als deze overeenkomst tussentijds ingaat, dan ontvangt u aan het begin van de overeenkomst de eerste nota. Deze eerste nota heeft dan betrekking op de periode tot het begin van de eerstvolgende betalingstermijn. Bij jaarbetaling is de eerstvolgende betalingstermijn 1 januari.

Bij jaarbetaling wordt per 1 januari de vergoeding aangepast aan het aantal deelnemers. Daarnaast zal er een naverrekening plaatsvinden op basis van het aantal deelnemers dat in het voorgaande jaar indienst en uitdienst zijn getreden (hiervoor wordt een pro rata vergoeding in rekening gebracht of in mindering gebracht).

Over de beheervergoedingen is geen BTW verschuldigd.

In bijlage 2 treft u andere opties van de beheervergoedingen aan.

3.2 indexatie

De tarieven worden jaarlijks aangepast aan het prijsindexcijfer (CPI Zakelijke en Financiële dienstverlening Okt/Okt). Aanpassing vindt jaarlijks plaats per 1 januari.

3.3 ingang en duur overeenkomst

De overeenkomst begint op 1 januari 2023 en wordt aangegaan voor de duur van drie jaar en geldt tot 1 januari 2026. De overeenkomst wordt, behoudens opzegging conform dit artikel, telkens stilzwijgend met twaalf maanden voortgezet. De overeenkomst is na verlenging jaarlijks opzegbaar per 1 januari met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Tussentijdse opzegging anders dan per 1 januari is niet mogelijk.

4. aanvullende bepalingen

4.1 inschakelen derden

Bij de inschakeling van derden door Alpina, belast Alpina de declaratie van deze derden (aan Alpina) door aan opdrachtgever. Xxxxxx gaat slechts na overleg en akkoord van opdrachtgever over tot inschakeling van derden.

4.2 wijzigingen

Opdrachtgever en Alpina leggen naar aard en strekking van deze overeenkomst eventuele toekomstige wijzigingen respectievelijk aanvullingen op deze overeenkomst, schriftelijk vast onder toevoeging van de ingangsdatum van de wijziging.

4.3 vertrouwelijke informatie

Xxxxxx en opdrachtgever betrachten, ook na beëindiging van deze overeenkomst, geheimhouding ten aanzien van informatie die in het kader van deze overeenkomst door opdrachtgever en Alpina aan elkaar is verstrekt of anderszins ter kennis is gekomen, tenzij het verstrekken van informatie aan derden voortvloeit uit de uitvoering van deze overeenkomst. De wederzijdse geheimhoudingsverplichting loopt door tot 1 jaar na het einde van deze overeenkomst.

Wij hebben de voorkeur om een verwerkersovereenkomst met u op stellen. Als alternatief kunnen wij u een privacyverklaring overhandigen.

4.4 klachtenregeling

Wij doen onze uiterste best u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar mocht u toch een klacht hebben over onze dienstverlening dan verzoeken wij u ons daar zo spoedig mogelijk over te informeren. Alle klachten worden behandeld volgens een interne klachtenprocedure. Wilt u nadere informatie over deze interne klachtenprocedure dan kunt u deze bij ons opvragen.

Komen wij er samen niet uit dan kunt u zich wenden tot het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Kifid Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx xxxx@xxxxx.xx xxx.xxxxx.xx

Ons aansluitnummer bij Kifid is: 300.012306.

Ons kantoor heeft zich geconformeerd aan de bindendheid van de uitspraken van de Geschillencommissie Kifid. U kunt zich ook tot de burgerlijke rechter wenden.

4.5 toezicht en registratie

Alpina is een handelsnaam van Alpina B.V. en geregistreerd bij de AFM onder nummer 12016769. Alpina B.V. is statutair gevestigd in Doetinchem en bij de KvK geregistreerd onder nummer 62539388.

4.6 persoonsgegevens

In het kader van de door u verleende opdracht verwerken wij uitsluitend die persoonsgegevens die voor uitvoering van die opdracht noodzakelijk zijn. Wanneer u meent dat wij de persoonsgegevens van uw werknemers niet in overeenstemming met de heersende privacywetgeving verwerken, verzoeken wij u dit aan ons mee te delen.

Wanneer wij persoonsgegevens van uw medewerkers verwerken gaan wij er van uit dat u hen hebt geïnformeerd over het feit dat wij over deze persoonsgegevens beschikken en deze uitsluitend verwerken in het kader van de door u verleende opdracht.

Zie hiervoor onze verwerkersovereenkomst.

4.7 slot

Op de werkzaamheden zijn de Algemene Voorwaarden van Alpina van toepassing. Deze overeenkomst bevat bijlagen met daarin de Algemene Voorwaarden. Opdrachtgever verklaart door ondertekening van deze overeenkomst kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden, de genoemde specificatie en de inhoud van het dienstverleningsdocument. De algemene voorwaarden zijn te vinden op onze website, uiteraard kunnen wij u op verzoek een exemplaar toesturen.

4.8 contactgegevens

Alpin

 000-00 00 000

 xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx

Uw contactpersonen binnen Alpina zijn:

Buitendienst
Binnendienst

5. ondertekening akkoord voor beheer

Door ondertekening van dit document verklaart u aan Alpina opdracht te verlenen voor de in deze overeenkomst en bijbehorende specificatie beschreven diensten. Xxxxxx aanvaardt deze opdracht.

5.1 bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam

Adres

Postcode en plaats

KvK nr.

5.2 akkoord opdrachtgever

Naam

Functie

Plaats

Datum

Handtekening

5.3 akkoord ALPINA

Naam

Functie

Plaats

Datum

Handtekening

5.4 facturatie

Te factureren entiteit

Ter attentie van

Factuuradres

Postcode/Plaats

Referentie/PO nr.

Bankrekeningnummer

Uw BTW-nummer

Bijlage 1: Specificatie dienstverlening

Onderstaand treft u een specificatie van de beheermodules aan.


Fiscaal / juridisch
Onder de aandacht brengen van fiscale en juridische wijzigingen die mogelijke gevolgen
zouden kunnen hebben op de pensioentoezegging
Monitoren wetswijzigingen
Periodiek BPF en CAO uitvraag
Controle juridische stukken uitvoerder
Aanpassing van de kerncijfers (AOW-franchise, max. WIA-grens, max. pensioengevend salaris, minimum loon, ANW)
Verstrekken van jaarlijkse kerncijfers ter bepaling van premies en inhoudingen op het salaris

Beheer op pensioenregeling
Vraagbaak / helpdesk voor werkgever en werknemer (fair use o.b.v. max 2 uur per maand)
Evaluatie 1x per jaar
Periodiek onderhoudsgesprek
Elk kwartaal een e-mail aan contactpersoon opdrachtgever met de proactieve vraag om mutaties door te geven
Agenderen medewerkers jonger dan 21 jaar
Licentiekosten van de applicatie “EBlinC” waar informatie en documenten over de regeling(en) te vinden zijn Het ter beschikking stellen van “EBlinC” aan opdrachtgever en haar medewerkers
Administreren regelingen, documenten en medewerkers in EBlinC
Doorvoeren in EBlinC van de door opdrachtgever gemuteerde salarissen (deze salarisaanpassing valt onder de jaarlijkse collectieve mutatie per 1 januari)
Premies berekenen en uploaden in EBlinC
Doorsturen van berichten/ verzoeken van verzekeraars
Reguliere contacten met verzekeraars onderhouden
Periodiek verstrekken van een up-to-date overzicht van alle actieve verzekeringscontracten
Berekening van extra ruimte pensioensparen voor medewerkers op verzoek
Controle gedeeltelijke arbeidsongeschikten en aanpassing premie
Aanleveren van bestanden aan de diverse verzekeraars
Controle van de polissen/ deelnemersoverzichten
Controle van de door de verzekeraar herstelde polissen/ deelnemersoverzichten
Uploaden polissen in EBlinC per deelnemer (indien verzekeraar polissen verstrekt)
Correspondentie werkgever

Beheer speciale gebeurtenissen

Tussentijdse salaris- en/ of parttime wijziging
Controle van de wijziging
Doorvoeren in EBlinC
Indicatieve premies berekenen en in EBlinC zetten
Wijzigingen doorgeven aan de diverse betrokken verzekeraars
Controle van de polissen/ deelnemersoverzichten
Controle van de door de verzekeraar herstelde polissen/ deelnemersoverzichten
Uploaden polissen in EBlinC per deelnemer (indien afgegeven door verzekeraar)
Correspondentie werkgever

Wijziging burgerlijke staat

Controle van de wijziging
Doorvoeren in EBlinC
Indicatieve premies berekenen en in EBlinC zetten
Wijzigingen doorgeven aan de diverse verzekeraars
Controle van de polissen/ deelnemersoverzichten
Controle van de door de verzekeraar herstelde polissen/ deelnemersoverzichten
Controle nota’s verzekeraars
Uploaden polissen in EBlinC per deelnemer (indien afgegeven door verzekeraar)
Correspondentie werkgever

Geboorte van kinderen verwerken

Controle van de wijziging
Doorvoeren in EBlinC
Wijzigingen doorgeven aan de diverse verzekeraars
Controle van de polissen
Controle van de door de verzekeraar herstelde polissen
Correspondentie werkgever

Adreswijzigingen verwerken

Controle van de wijziging
Doorvoeren in EBlinC
Wijzigingen doorgeven aan de diverse verzekeraars

Omschrijving werkzaamheden bij indiensttreding

Aanmelden werknemer maatschappij(en)
Verwerken werknemer in interne systemen
Controle aanmelding werknemer bij maatschappij(en)
Mogelijke afhandeling verzoek tot bijsparen
Controle afgegeven stukken maatschappij(en)
Verzending stukken werkgever

Omschrijving werkzaamheden bij uitdiensttreding

Afmelden werknemer maatschappij(en)
Verwerken werknemer in interne systemen
Bevestigingsbrief/ mail uitdienst aan ex-werknemer
Controle afmelding werknemer bij maatschappij(en)
Controle afgegeven stukken maatschappij
Verzending stukken werkgever

Overlijden werknemer/partner/kind

Xxxxxxx overlijden werknemer bij maatschappij(en)
Verwerken melding in interne systemen
Overleg en uitleg werkgever en/of nabestaande m.b.t. de uitkeringen
Vervaardigen formulieren
Versturen formulieren richting nabestaanden
Controle ontvangst formulieren retour
Verzenden formulieren richting verzekeraar(s)

Arbeidsongeschiktheid werknemer

Xxxxxxx arbeidsongeschiktheid bij maatschappij(en)
Verwerken arbeidsongeschiktheid interne systemen
Opvragen UWV verklaring werkgever
Controle ontvangst UWV verklaring
Verzending UWV verklaring naar maatschappij(en)
Controle verwerking maatschappij(en)
Controle ontvangen stukken maatschappij(en)
Verzending stukken richting werknemer
Verwerking actuele AO percentage in EBlinC

Echtscheiding

Melding echtscheiding maatschappij(en)
Verwerken echtscheiding interne systemen
Controle ontvangen stukken maatschappij(en)

Bijlage 2: specificatie vergoeding beheermodule

Beheermodule	Uitgebreid (Full Service)
Fiscaal/ juridisch
Periodieke check CAO/ BPF	●
Informatie over wetswijzigingen	●
Informatie franchise/ maximaal pensioengevend salaris	●
Controle juridische documenten pensioenuitvoerder	●
Beheer op pensioenregeling
Beantwoording van uw vragen telefonisch	●
Jaarlijks pensioengesprek (vast contactpersoon)	●
Periodiek navraag doen inzake mutaties bij werkgever	●
Schriftelijke informatie werknemers	●
Jaarlijkse controle deelnemersbestand	●
Begeleiding salarismutaties	●
Opzetten en bijhouden basisadministratie	●
Beschikbaar stellen van EBlinC	●
Doorgeven werknemersmutaties	●
Steekproef polis controle	●
Controle tijdige/ correcte verwerking bij uitvoerder	●
Berekening eigen bijdrage werknemers	●
Controle rekening courant uitvoerders	●
Periodiek inning(premie)overzicht leveren	●
Beheer speciale gebeurtenissen
Overlijden	●
Pensionering	uurtarief
Arbeidsongeschiktheid	●
Echtscheiding	●
Uitleg waardeoverdracht	●
Begeleiding indiv. waardeoverdracht	●
Gesprekken werknemers 3 per jr.	●
Kosteloos verwerken in- en uitdienst	●
Groepspresentatie 1x per jr.	●

De kosten van het pakket staat benoemd op de volgende bladzijde.

Een verdere specificatie van de dienstverlening is opgenomen in Bijlage 1.

Specificatie vergoeding beheermodule

Uitgebreide module*

Vergoeding per deelnemer

Aantal		Tarief per deelnemer
deelnemers		Per maand	Per jaar
1	5	€ 19,00	€ 228,00
6	10	€ 17,00	€ 204,00
11	25	€ 16,00	€ 192,00
26	75	€ 15,00	€ 180,00
76	125	€ 14,00	€ 168,00
126	>	Maatwerk

- In- en uitdienstkosten n.v.t. – inclusief

Loonkoppeling** n.v.t. – inclusief

*Minimale beheervergoeding € 566,00 per jaar

**Loonkoppeling (Nmbers, Cobra, Loket, Exact en AFAS)

Communicatie
Gesprek medewerker indienst 3 p/j (online/locatie)	€ incl.
Gesprek medewerker indienst na 3 p/j (online/locatie)	€ 156,00
Statement en akkoordverklaring medewerker indienst	€ incl.
Gesprek medewerker uitdienst (online en statement)	€ incl.
1 Dagdeel inloopsessie (4 uur)	€ incl.
Begeleiding pensioengerechtigde	€ 806,00
Begeleiding waardeoverdracht	€ incl.
Dagdeel HR medewerker (incl. EblinC)	€ 624,00
Reistijd	€ incl.

Employee Benefits statement
Per mail	€ incl.
Ingebonden	€ 38,00

Tarief

Uurtarief adviseur € 156,00

Bijlage 3: Beheerkosten - indicatie

De minimum beheerkosten bedragen € 566,00 per jaar. De kosten voor in– en uitdiensttreding van een medewerker vallen hier niet onder. Wanneer de overeenkomst een ingangsdatum heeft gedurende het jaar, wordt dit bedrag evenredig in rekening gebracht.

Deze berekening is gebaseerd op het huidige medewerkersbestand en dient derhalve als indicatie te
worden beschouwd. De kosten voor in –en uitdienst binnen standaardpakket zijn niet meegenomen
doordat deze van tevoren niet zijn vast te stellen.

Alle werkzaamheden zoals opgenomen in bijlage 1 ’Specificatie dienstverlening’ vallen onder
de hierboven genoemde tarieven. Behoudens de benoemde variabele werkzaamheden die buiten
deze overeenkomst vallen.

Document Metadata

Table of Contents

BEHEER VAN UW PENSIOEN DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST PENSIOEN

Document Metadata