Bestek nr. S&L/DA/2020/008
Bestek nr. S&L/DA/2020/008
Openbare procedure voor het onderhoud van de vaste scaninstallaties te Zeebrugge en Antwerpen Linkeroever.
Uiterste datum voor het indienen van de offertes
D ag maand jaar vóór 21 mei 2020 om 9.00 uur
Errata 2 nieuwe openingsdatum 21 mei ipv 7 mei
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 4
B. ALGEMENE BEPALINGEN 4
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT 5
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID 5
B.4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5
B.4.1. Wetgeving 5
B.4.2. Opdrachtdocumenten 6
B.5. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT 6
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 6
B.5.2. Belangenconflicten – draaideursysteem 6
B.5.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 6
B.6. VRAGEN EN ANTWOORDEN 7
C. GUNNING 8
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES 8
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 8
C.1.2. Ondertekening van de offertes 9
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 9
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes 9
C.2. OFFERTES 9
C.2.1. Algemene bepalingen 9
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte 10
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte 10
C.2.4. Het offerteformulier 10
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen 10
C.2.6. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 11
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 12
C.3.1. Algemeen 12
C.3.2. Het toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA) 13
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA) 14
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) 15
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes 15
C.3.5. Gunningscriteria 15
C.3.5.2. Eindquotatie 18
D. UITVOERING 19
D.1. LEIDEND AMBTENAAR 19
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN 19
D.2.1. Prijsherziening 19
D.2.1.1. Principes en berekening 19
D.2.1.2. Aanvraag 19
D.2.2. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 20
D.2.3. Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 20
D.2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 20
D.2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 21
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER 21
D.4. BIJZONDERE VERBINTENIS VOOR DE OPDRACHTNEMER 21
D.5. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN 22
D.6. BORGTOCHT 22
D.6.1. Borgtochtstelling 22
D.6.2. Vrijgave van de borgtocht 24
D.7. UITVOERING VAN DE DIENSTEN 24
D.7.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering 24
D.7.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 25
D.7.3. Beoordeling van de uitgevoerde diensten 25
D.7.4. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen 25
D.7.5. Onderaannemers 26
D.8. FACTURERING EN BETALING VAN DE DIENSTEN 26
D.9. GESCHILLEN 28
D.10. BOETES EN STRAFFEN 28
D10.1. Boete voor laattijdige onderhoudsinterventie 28
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 29
E1. CONTEXT 29
E2. TECHNISCHE BESCHRIJVING VAN DE SCANINSTALLATIES 29
E3. ALGEMENE BEPALINGEN 31
E4. PREVENTIEF ONDERHOUD (BEIDE PERCELEN) 32
E5. CURATIEF ONDERHOUD (BEIDE PERCELEN) 32
E6. HELPDESK EN HET ELEKTRONISCH TICKETING SYSTEEM (BEIDE PERCELEN) 32
E7.ONDERSTEUNING DOOR GESPECIALISEERDE TECHNICI OP DE SITE (BEIDE PERCELEN) 33
E.8.ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VAN DE ONDERHOUDSPRESTATIES (BEIDE PERCELEN) 34
E.9. SERVICE LEVEL AGREEMENT 35
E.10. VEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID VAN HET PERSONEEL VAN DE OPDRACHTNEMER 35
F. BIJLAGEN 37
BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER 38
BIJLAGE 2: SLA 42
BIJLAGE 3: VRAAG EN ANTWOORDENFORMULIER 43
BIJLAGE 4. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING 44
BIJLAGE 5 :HOE HET UEA INVULLEN EN DOWNLOADEN 46
BIJLAGE 6 MODEL VOOR DE REFERENTIES 47
BIJLAGE 7 :ARTIKEL 9 EN 10 VAN DE WET VAN 4 AUGUSTUS 1996 OVER HET WELZIJN OP HET WERK 48
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 154 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes.
B. ALGEMENE BEPALINGEN
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
De huidige opdracht heeft als voorwerp het onderhoud van de vaste scaninstallaties voor de sites Zeebrugge en Antwerpen Linkeroever (LO).
De technische minimumvoorwaarden waaraan de systemen moeten voldoen, evenals de minimumvoorwaarden wat betreft het onderhoudscontract zijn gespecificeerd in deel E van het bestek.
Deze opdracht omvat twee percelen
PERCEEL | INHOUD |
1 | Onderhoud van de vaste scaninstallaties in Zeebrugge (enkele tunnel) |
2 | Onderhoud van de vaste scaninstallaties in Antwerpen Linkeroever (dubbele tunnel) |
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om één of meerdere percelen niet toe te wijzen en te beslissen dat de percelen het voorwerp zijn van een of meerdere nieuwe opdrachten, zo nodig toegewezen volgens een andere procedure.
De inschrijver mag een offerte indienen voor één of meerdere percelen. Hij dient een offerte in voor elk van de percelen die hij kiest. Deze offertes kunnen in één document opgenomen worden, waarin de inschrijver de verschillende percelen duidelijk identificeert. Het aanbieden van één of meerdere prijskortingen of één of meerdere verbeteringsvoorstellen is niet toegestaan ingeval van gunning van meerdere loten.
Er wordt gekozen voor de openbare procedure met Europese bekendmaking. Het gaat om een overheidsopdracht voor diensten.
Deze opdracht is tegen globale prijs (artikel 2, 3° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Varianten en opties zijn niet toegelaten.
Overeenkomstig artikel 85 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht één of meerdere percelen ervan niet te gunnen en te beslissen één of meerdere percelen ervan het voorwerp zal (zullen) uitmaken van een nieuwe opdracht, indien nodig volgens een andere procedure.
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT
Het contract zal aanvangen voor perceel 1 (Zeebrugge) en voor perceel 2 (Antwerpen Linkeroever) op 01/08/2020 en wordt afgesloten voor een termijn van 7 jaar.
Deze periode van zeven jaar wordt verklaard door het feit dat de aanbestedende overheid over een onderhoudscontract wenst te beschikken om de scanners tot het maximum van hun capaciteit en gedurende de resterende levensduur te exploiteren zodat de activiteiten in de havengebieden in alle veiligheid en in alle continuïteit gewaarborgd worden.
Het onderhoudscontract kan door de aanbestedende overheid worden opgezegd aan het einde van het eerste, tweede, derde, vierde, vijfde en zesde jaar, mits kennisgeving aan de opdrachtnemer per aangetekend schrijven, minstens drie (3) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar.
Bij opzegging is de opdrachtnemer niet gerechtigd op enige schadevergoeding.
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën. Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00
0000 XXXXXXX
B.4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
B.4.1. Wetgeving
- De Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
- De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- Het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
- Het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
- De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
- De Wet van 4 augustus 1996 inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, waaronder artikel 9 en 10 (zie de bijlage).
- Het Algemeen Reglement op de elektrische installaties (AREI);
- De milieuwetgeving van het betrokken gewest.
- De Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers.
- De Europese Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
- Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.
B.4.2. Opdrachtdocumenten
- Dit bestek nr. S&L/DA/2020/008.
- De in het Publicatieblad van de Europese Unie of in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde aankondigingen of rechtzettingen van opdrachten die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Het pv van de vragen en de antwoorden.
B.5. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers geen handelingen stellen, geen overeenkomsten sluiten of geen afspraken maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
B.5.2. Belangenconflicten – draaideursysteem
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikels 6 en 69, lid 1, 5° en 6° van de Wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en op artikel 51 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht en dit om elke vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors') zoals bepaald in de Wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Xxxxxxxxx, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
B.5.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te
leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.
B.6. VRAGEN EN ANTWOORDEN
Potentiële inschrijvers wordt verzocht om hun vragen per e-mail naar de aanbestedende overheid te sturen via het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Enkel de vragen die de aanbestedende overheid ten laatste op 16/04/2020 om 16.00 uur heeft ontvangen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “INFO ONDERHOUD SCANNERS”.
Alle vragen worden gesteld door middel van het bijgevoegde model. De potentiële inschrijver vult voor iedere vraag alle nodige gegevens in.
De aanbestedende overheid zal de vragen en antwoorden publiceren op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en nadien op de website van de FOD Financiën (xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/) in de rubriek "Overheidsopdrachten".
Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets gepubliceerd worden.
C. GUNNING
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
Deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.
In toepassing van artikel 14 van de Wet 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet het elektronisch verzenden en ontvangen van de offertes uitgevoerd worden met elektronische communicatiemiddelen.
De aanbestedende overheid verplicht tot het gebruik van elektronische middelen .
De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dienen, in alle fasen van de plaatsingsprocedure plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de website e-tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 14, § 6 en § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport met betrekking tot de offerte, de bijlagen en het uniform Europees aanbestedingsdossier (UEA) moet ondertekend worden door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het verzenden van een offerte via e-mail niet overeenkomt met de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte worden opgeslagen worden door het ontvangstsysteem.
Meer informatie kan worden verkregen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via het telefoonnummer x00 (0)0 000 00 00 van de helpdesk van de dienst e-procurement.
De inschrijver wordt aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van de dienst e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
De inschrijver moet er rekening mee houden dat via elektronische weg ingediende individuele bestanden niet groter mogen zijn dan 80 MB en dat het totaal van de bestanden niet groter mag zijn dan 350 MB.
C.1.2. Ondertekening van de offertes
De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver(s) te verbinden.
Bij de ondertekening van het verslag van de indiening van de offerte door de gemachtigde persoon vermeldt deze laatste duidelijk zijn volmachtgever(s). De gevolmachtigde voegt de authentieke elektronische akte of de onderhandse akte die hem zijn machten toekent, of een gescand afschrift van de volmacht. De gevolmachtigde verwijst, desgevallend, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde en/of passage.
In het kader van de machtiging om een vennootschap te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijver op het feit dat de ondertekening van een offerte voor een overheidsopdracht niet als een handeling van dagelijks bestuur kan worden beschouwd.
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes
De offertes moeten op het platform ingediend worden vóór 21/05/2020 om 09.00 uur.
C.2. OFFERTES
C.2.1. Algemene bepalingen
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.".
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als ze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte
De offerte zal per perceel de volgende inlichtingen bevatten en de onderstaande inhoudstafel respecteren:
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C, 1.2).
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C).
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E).
- Andere documenten die gevraagd worden in de technische voorschriften (zie deel E).
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
De aanbestedende overheid nodigt de inschrijvers uit om (indien mogelijk) de offerte en de bijlagen in te dienen in één bestand en te voorzien van een ononderbroken nummering van alle pagina’s.
C.2.4. Het offerteformulier
Het offerteformulier moet volledig ingevuld worden. Het bevat met name de volgende gegevens:
- De naam en contactgegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.
- De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent.
- Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
- Het inschrijvingsnummer bij de RSZ.
- Het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd.
- De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel.
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. De aanbestedende overheid houdt enkel rekening met de prijzen opgegeven in de prijsinventaris.
Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat een forfaitaire prijs alle prestaties van de opdracht dekt.
Het onderhoudscontract dient alle mogelijke kosten te dekken die verbonden zijn aan het onderhoud. Dit betekent dat alle kosten verbonden aan het onderhoud dienen inbegrepen te zijn in de prijs van het onderhoudscontract. Er kunnen geen afzonderlijke kosten aan de aanbestedende overheid gefactureerd worden. Bij wijze van niet-limitatieve opsomming denkt de aanbestedende overheid hier onder meer aan:
1°. het administratief beheer en het secretariaat;
2°. de verplaatsings-, transport- en verzekeringskosten,
3°. de kost voor de documentatie betreffende de opdracht en eventueel vereist door de aanbestedende overheid;
4°. de levering van documenten of stukken in verband met de uitvoering van de opdracht; 5°. de verpakkingen;
6°. de maatregelen die opgelegd worden door de wetgeving inzake veiligheid van de werknemers bij de uitvoering van hun werk
7°. de opleveringskosten.
8°. douaneformaliteiten en inklaringskosten,
9°. nodige personeel en middelen voor uitvoeren transport tot op fysieke plaats installatie, 10°. toepasselijke heffingen (kilometerheffing, toltarieven, ),
11°. milieutaksen en eventuele andere belastingen en heffingen, 12°. huur van containers (bv werf- afvalcontainers, ),
13°. terugnemen van de containers bij het einde van het contract/duurtijd,
14°. in propere staat herstellen/reinigen van plaats levering/installatie, waaronder verwijdering verpakkingen volgens geldende afvalreglementering,
15°. eventuele kosten verbonden aan keuringen,en verstrekken nodige attesten/documentatie, 16°. preventieve onderhoudshandelingen;
17°. een herstelling of de vervanging van de defecte onderdelen; 18°. de wisselstukken (aankoop, bestelling en vervoer);
19°. aanleggen en beheren van een stock van de meest courante onderdelen;
20°. aanleggen van een voor de aanbestedende overheid raadpleegbare inventaris van de stock van onderdelen;
21°. permanentie van de technici; 22°. de gepresteerde werkuren;
23°. de verplaatsingen, uitgevoerd door het personeel van de opdrachtnemer, alsook alle kosten verbonden aan het vervoer van de apparatuur indien een retour naar de werkplaats noodzakelijk zou zijn;
24°. inrichting van een helpdesk (5 dagen op 7, 6u00 – 22u00);
25°. inrichting van een elektronisch ticketing-systeem voor opvolging van gemelde problemen; 26°. administratieve opvolging van de onderhoudsprestaties;
27°. het afvoeren van alle afval verbonden aan het onderhoud (verpakkingsmateriaal; oude onderdelen, …).
Deze lijst is opgegeven ter indicatie en niet beperkend.
Alle in het offerteformulier vermelde prijzen zijn verplicht uitgedrukt in euro.
De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben meegerekend, met uitzondering van de btw.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, behoudens prijsherziening, tijdens de hele duur van het contract de prestaties aan te rekenen tegen de in de inventaris ingevulde prijzen zonder toeslag.
C.2.6. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bestaat uit een formele verklaring van de ondernemer dat de betrokken gronden tot uitsluiting niet van toepassing zijn, dat aan de relevante selectiecriteria wordt voldaan en dat de ondernemer de relevante informatie zal verstrekken die door de aanbestedende overheid wordt gevraagd.
Het UEA wordt elektronisch aangemaakt. Bijgevoegd vindt de inschrijver de te volgen procedure voor het downloaden en invullen van het UEA.
Als een combinatie van ondernemers, waaronder een tijdelijk samenwerkingsverband, samen deelneemt aan een plaatsingsprocedure, moet elk van de deelnemende ondernemers een afzonderlijke UEA indienen met daarin de in de delen II tot en met V gevraagde gegevens.
Een ondernemer die zelfstandig deelneemt, maar een beroep doet op de draagkracht van één of meer andere entiteiten, moet zijn eigen UEA indienen samen met een afzonderlijk UEA met de relevante informatie voor elk van de entiteiten waarop hij een beroep doet.
De inschrijvers vullen de volgende delen van het UEA in:
- Deel II, A, B, C en D.
- Deel III, A, B en C.
- Deel IV, α.
- Deel VI.
Overeenkomstig artikel 76, §1 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren is het ontbreken van het (of de) volledig ingevulde UEA(’s) een substantiële onregelmatigheid die leidt tot de nietigheid van de offerte.
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA
C.3.1. Algemeen
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria hieronder opgenomen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht zoals hieronder vermeld, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria vermeld onder punt C.5., voor zover de ingediende offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver officieel op eer:
1. dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt, waardoor hij moet of kan uitgesloten worden;
2. dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in een lidstaat.
De toepassing van de verklaring geldt enkel voor de documenten of certificaten met betrekking tot de uitsluitingsgronden die gratis toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid door middel van een nationale databank in een lidstaat.
Voor de elementen die niet behoren tot de verklaring, mogen de inschrijvers die dat wensen, al in hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevinden.
Wat de selectiecriteria betreft, mogen de inschrijvers die dat wensen al aan hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij aan de vereisten van deze criteria voldoen.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt, eisen dat hij de bewijsstukken voorlegt om aan te tonen dat er geen uitsluitingsmotieven bestaan en dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
C.3.2. Het toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA)
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat of inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Verplichte uitsluitingsgronden:
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. omkoping;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of een strafbaar feit;
5. witwassen van geld of financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
1. geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of,
2. die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v.m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, lid 2 van voornoemde Wet;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten niet effectief kan worden verholpen met andere, minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaat of inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten over te leggen;
9. wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA)
Wanneer een inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, is hij verplicht te vermelden voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij voor de uitvoering van de opdracht over deze middelen kan beschikken door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om dergelijke middelen ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaannemers, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt de bewijsstukken eisen die aantonen dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
De inschrijvers die dat wensen kunnen aan hun offerte alle gevraagde documenten i.v.m. de selectiecriteria al toevoegen.
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
De inschrijver dient per perceel waarvoor de inschrijver een offerte indient een referentie in van 1 gelijkaardig project gerealiseerd gedurende de 3 laatste jaren.
Hij duidt aan voor welke publieke en private instanties hij deze projecten heeft gerealiseerd, alsook de datum waarop dit geschiedde.
Onder gelijkaardig project dient men het volgende te verstaan:
Het voorzien in onderhoud van vaste scaninstallaties. De totale waarde van het contract moet minstens
500.000 euro bedragen.
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes
Overeenkomstig artikel 76, § 1 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
C.3.5. Gunningscriteria
Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. C3.5.1. Lijst van de gunningscriteria
De opdracht wordt per perceel toegewezen aan de inschrijver die de economisch meest interessante offerte heeft ingediend, voor alle percelen rekening houdend met:
Gunningscriteria | Punten | |
1. | Prijs | 50/100 |
2. | Frequentie van preventief onderhoud | 10/100 |
3 | Kwaliteit van het onderhoud | 10/100 |
4 | Kwaliteit van het voorgesteld team | 10/100 |
5 | Termijnen om zich on site te begeven | 10/100 |
6 | Kwaliteit van de helpdesk | 10/100 |
C4.3.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte
De onderstaande methode is geldig voor alle percelen van deze opdracht.
1. De prijs (/50)
De punten voor dit gunningscriterium worden per perceel berekend volgens onderstaande formule.
P = 50 X Pm
Po
Waarbij
P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs“;
Pm de laagste prijs inclusief BTW is, voorgesteld door een inschrijver in een regelmatige offerte; Po de prijs inclusief BTW is, door de inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd.
Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.
2 . De frequentie van preventief onderhoud (/10)
De punten voor dit gunningscriterium worden als volgt toegekend: 100u-105u: 1 punt
106u-110u: 2 punten
111u-115u: 3 punten
116u-120u: 4 punten
121u-125u: 5 punten
126u-130u: 6 punten
131u-135u: 7 punten
136u-140u: 8 punten
141u-145u: 9 punten
>145u: 10 punten
3 . Kwaliteit van het voorgestelde onderhoud (/10)
Om de kwaliteit van de voorgestelde onderhoudsdiensten te kunnen evalueren, zal de inschrijver een plan van aanpak beschrijven.
Bij de evaluatie van het voorgestelde onderhoud houdt de aanbestedende dienst onder meer rekening houden met volgende elementen :
Aantal preventieve onderhoudsbeurten op jaarbasis;
Volledigheid van de preventieve onderhoudsbeurten aan de hand van een door inschrijver voor te leggen maintenance checklist;
De voorziene tijd voor 1 preventieve onderhoudsbeurt.
Voor dit toewijzingscriterium wordt de volgende evaluatieschaal toegepast:
- 10 punten: zeer goed
- 8 punten: goed
- 6 punten: voldoende
- 4 punten: onvoldoende
- 2 punten: slecht
- 0 punten: geen informatie in offerte beschikbaar
4 . Kwaliteit van voorgesteld team (/10)
Voor de evaluatie van het voorgestelde onderhoudsteam beschrijft de aanbestedende overheid de ideale situatie.
de inschrijver voorziet in een dedicated technicus (dedicated technicus: de aanbestende overheid wenst dat het onderhoud in de mate van het mogelijke wordt uitgevoerd door 1 persoon);
de dedicated technicus beschikt over minstens 3 jaar relevante en aantoonbare ervaring in het onderhouden van X-ray scaninstallaties;
de dedicated technicus is Nederlandstalig;
de dedicated technicus dient zich buiten de werkingsuren van de scaninstallatie (za-zon) te kunnen begeven naar de scansites voor het uitvoeren van preventief onderhoud;
de dedicated technicus dient zich tijdens de werkingsuren van de scaninstallatie (ma-vrij: 6u00-22u00) te kunnen begeven naar de scansites voor het uitvoeren van curatief onderhoud;
bij afwezigheid (ziekte, verlof) van de dedicated technicus wordt voorzien in vervanging, zodat de dienstverlening tijdens de werkingsuren van de scaninstallatie is gegarandeerd;
het uitvoeren van preventief onderhoud wordt uitgevoerd buiten de werkingsuren van de scaninstallatie.
De inschrijver neemt in zijn offerte de beschikbaarheid, de exclusiviteit en de geloofsbrieven van de technicus (of technici) op. Hoe dichter het voorstel van de inschrijver aanleunt bij de bovenbeschreven ideale situatie hoe beter de beoordeling.
- 10 punten: zeer goed
- 8 punten: goed
- 6 punten: voldoende
- 4 punten: onvoldoende
- 2 punten: slecht
- 0 punten: geen informatie in offerte beschikbaar
5 . Termijnen om zich on site te begeven(/10)
De interventietijd is de tijd die nodig is voor de opdrachtnemer om zich ter plaatse te begeven. Maximum 12 u.
Bij kritieke storingen - de scanner is niet meer operationeel - hanteert de aanbestedende overheid strengere eisen. De aanbestedende overheid eist dat de technicus:
bij meldingen van een storing voor 12u ’s middags diezelfde dag on site aanwezig is voor 18u;
bij meldingen na 12u ’s middags ten laatste de volgende werkdag on site aanwezig is voor 10u.
11u01-12u00: 1 punt
10u01-11u:00: 2 punten
09u01- 10u00: 3 punten
08u01-9u00: 4 punten
07u01-8u00: 5 punten
06u01-7u00: 6 punten
05u01-6u00: 7 punten
04u01-5u00: 8 punten
03u01-4u00: 9 punten
<3u: 10 punten
6 . Kwaliteit van de helpdesk (/10)
Om de kwaliteit van de voorgestelde helpdesk te kunnen evalueren, zal de aanbestedende overheid hierna de gewenste situatie beschrijven.
In de ideale situatie voorziet de inschrijver in een online-registratiesysteem waarbij de aanbestedende overheid melding kan maken van elk probleem (verder “call” genoemd) dat verband houdt met het onderhoudscontract of het onderhoud van de scaninstallatie.
Het online-registratiesysteem is intuïtief en gebruiksvriendelijk en consulteerbaar in het Nederlands. Na registratie van een probleem door de aanbestedende overheid wordt de call gelogd door de inschrijver en voorzien van een ticketnummer met time-stamp.
Aan de hand van dit ticketnummer kan de aanbestedende overheid de status van opvolging van de call volgen via het online-registratiesysteem.
De aanbestedende overheid dient geen contact op te nemen met de technici van de inschrijver voor interventies. Op basis van de call, aangemaakt door de aanbestedende overheid, neemt de inschrijver alle nodige maatregelen om de problemen beschreven in de call te verhelpen. De SLA zijn hierbij onverkort van toepassing. De opdrachtnemer mag op basis van de call contact opnemen met opnemen met de aanbestedend overheid om zich bijkomend te informeren omtrent de call.
De inschrijver beschrijft in zijn offerte het volledige proces vanaf de melding van het probleem aan de helpdesk tot het oplossen van het probleem. Voor de rest geeft de inschrijver in zijn offerte alle informatie mee die de aanbestedende overheid helpt om de beoordelingselementen te kunnen beoordelen.
Hoe dichter het voorstel van de inschrijver aanleunt bij de bovenbeschreven ideale situatie hoe beter de beoordeling.
- 10 punten: zeer goed
- 8 punten: goed
- 6 punten: voldoende
- 4 punten: onvoldoende
- 2 punten: slecht
- 0 punten: geen informatie in offerte beschikbaar
C.3.5.2. Eindquotatie
Een eindscore bekomen voor de offertes door de punten van bovenvermelde criteriums op te tellen.
D. UITVOERING
D.1. LEIDEND AMBTENAAR
Voor deze opdracht wordt de volgende leidend ambtenaar aangewezen:
De xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, in zijn functie als Administrateur-generaal van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen is de leidend ambtenaar.
Met betrekking tot Verordening 2016-679 "Algemene Verordening Gegevensbescherming" machtigt de aanbestedende overheid, als verantwoordelijke van verwerking, de leidend ambtenaar of zijn mandataris om namens hem het verwerkingscontract te sluiten bij het gunnen van de opdracht of dit contract te wijzigen tijdens de uitvoering van het contract.
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN
D.2.1. Prijsherziening
Overeenkomstig artikel 38/7 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht een prijsherzieningsbepaling.
D.2.1.1. Principes en berekening
Prijsverhogingen worden door de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria-index van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat en op het moment van de aanvraag van prijsherziening.
Informatie over de Agoria-index kan geraadpleegd worden op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/.
Pr = Po x [(Sr x 0,80)/So + 0,20]
Waarbij:
Pr = de herziene prijs;
Po = prijs voor de herziening (= bedrag in de prijsofferte);
So = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat;
Sr = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand waarin de prijsherziening wordt aangevraagd.
D.2.1.2. Aanvraag
Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 – Toren B22 - bus 781, 0000 Xxxxxxx.
Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast.
De prijsherziening kan ingaan op:
- de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
- de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn;
- OPGELET: de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd.
D.2.2. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38/8 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een prijsherzieningsclausule voor de herziening van de prijzen ten gevolge van een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag.
Een dergelijke prijsherziening is enkel mogelijk tegen de volgende voorwaarden:
1. de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;
2. de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4. deze heffingen komen niet rechtstreeks of onrechtstreeks voor in de prijsherzieningsformule beoogd in D.2.1. "Prijsherziening".
D.2.3. Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer
Overeenkomstig de artikelen 38/9 en 38/10 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdracht wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de huidige opdracht.
D.2.4. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
Overeenkomstig artikel 38/11 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit een of meerdere van volgende maatregelen:
1. de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2. een schadevergoeding;
3. de verbreking van de opdracht.
D.2.5. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering
Overeenkomstig artikel 38/12 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule in geval van schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1. de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;
2. de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden of van andere omstandigheden waaraan de aanbesteder vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van de aanbesteder, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet;
3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag/kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER
Overeenkomstig artikel 152 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten draagt de dienstverlener de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.
Overeenkomstig artikel 46 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten vrijwaart de opdrachtnemer de aanbesteder in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.
De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke eis tot schadevergoeding van derden in dit verband.
D.4. BIJZONDERE VERBINTENIS VOOR DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
D.5. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN
Er zal op de correcte uitvoering van de diensten worden toegezien door de personen die in de kennisgeving van de gunning van de opdracht worden vermeld. De opdrachtnemer moet in het kader van de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de diensten alle nodige inlichtingen en middelen ter beschikking stellen van de FOD Financiën.
Indien tijdens de uitvoering van de onderhoudsdiensten, anomalieën worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld per telefoon of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden toegestuurd aan de dienstverlener.
Teneinde de aanbestedende overheid toe te laten de onderhoudsprestaties tussentijds terdege te evalueren zal de opdrachtnemer case- en kwartaalrapporten opstellen.
Bij het verstrijken van de in het bestek bepaalde duur van het contract wordt per perceel een proces- verbaal opgesteld. Dit proces-verbaal geldt als oplevering van het betreffende perceel van onderhavige opdracht.
D.6. BORGTOCHT
Overeenkomstig artikel 25, §2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt het bedrag van de borgtocht bepaald op vijf procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag exclusief BTW, per perceel.
Het aldus bekomen bedrag wordt naar het hoger tiental in euro afgerond.
D.6.1. Borgtochtstelling
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht in speciën, in publieke fondsen of in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die is toegelaten tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Bpost- bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas [Bpost-bankrekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer de borgtocht wordt gedekt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:
1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
INFORMATIE VOOR DE INSCHRIJVING ON LINE BIJ DE DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS
De procedure voor het storten van een borgtocht in geld is gewijzigd sinds de ingebruikname bij de Deposito- en Consignatiekas (DCK) van de applicatie e-DEPO. De storting bij de DCK dient steeds te worden voorafgegaan door het invullen van het formulier zoals vermeld op de website xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Na ontvangst van dit formulier zendt de DCK per mail de correcte betaalgegevens (rekeningnummer en mededeling voor de storting).
Na de storting en de verwerking van het dossier zendt de DCK per mail de digitale akte van borgstelling aan de e-mailadressen van beide partijen vermeld op het aanvraagformulier (voor de FOD Financiën = xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx).
Voor vragen over borgtochten in geld kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over solidaire borgen kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
BEGUNSTIGDE(N) VAN DE BORGTOCHT
Vul hier de contactgegevens in van de administratie(s) die vragen om de borgtocht te plaatsen. Vraag deze gegevens zo nodig aan deze administratie(s).
BEGUNSTIGDE 1
Ondernemingsnr.: BE0308357159
E-mailadres: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx Telefoonnr.: 0257/666 81
Naam Administratie : FOD Financiën – Begroting en Beheerscontrole – Afdeling Vastleggingen
Voor de borgtochten bij een bank moet het origineel van het bewijs van de borgstelling moet naar het volgende adres worden verstuurd:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Stafdienst Begrotings- en Beheerscontrole - Afdeling Vastleggingen Ter attentie van Xxxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXXX
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, postbus 781 – Blok B22
0000 XXXXXXX
BELANGRIJKE OPMERKING
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgtochtstelling worden vermeld.
D.6.2. Vrijgave van de borgtocht
Overeenkomstig artikel 33 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de borgtocht in één keer vrijgegeven na de oplevering van de diensten uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten krachtens dit bestek.
D.7. UITVOERING VAN DE DIENSTEN
D.7.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering
De opdrachtgever en opdrachtnemer zullen per perceel na gunning van de overheidsopdracht een kick- off meeting organiseren waarin de verdere modaliteiten voor samenwerking worden vastgelegd.
De wederzijdse afspraken worden opgenomen in een onderhoudscontract dat door beide partijen ondertekend zal worden.
De opdrachtnemer stelt bij de kick off vergadering de volgende zaken voor :
o Beschrijving van verschillende subsystemen van de scaninstallatie;
o Verloop van het preventief onderhoud en de onderhoudschecklist die wordt gehanteerd.
D.7.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
Perceel 1:Grensinspectiepost (GIP) Zeeburgge, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx Perceel 2:Grensinspectiepost Linkeroever, Xxxx-Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
D.7.3. Beoordeling van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.
D.7.4. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de opdrachtnemer de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming na, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:
- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht.
- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen.
- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid.
- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid.
- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces.
- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie in arbeid en beroep.
- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning.
- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid.
- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken.
- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel).
- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen.
- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de 3 regionale protocollen.
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, §1, 1° van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan, op basis van artikel 47, §2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013, aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
D.7.5. Onderaannemers
Overeenkomstig artikel 12, §1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt er aan herinnerd dat de opdrachtnemer aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbesteder wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.
Overeenkomstig artikel 12/1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, maakt de opdrachtnemer, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht de volgende gegevens over aan de aanbesteder: naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij de uitvoering van de werken of het verrichten van de diensten betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn. Hetzelfde geldt bij opdrachten voor diensten die ter plaatse onder rechtstreeks toezicht van de aanbesteder moeten worden uitgevoerd. De opdrachtnemer is tijdens de volledige looptijd van de opdracht gehouden de aanbesteder onverwijld in kennis te stellen van alle wijzigingen van deze gegevens, alsmede van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Deze gegevens worden verstrekt in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Overeenkomstig artikel 12/2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer, uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikels 67 tot 69 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan ook nagaan of er in hoofde van een onderaannemer verderop in de onderaannemingsketen gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. De aanbestedende overheid verzoekt dat de opdrachtnemer de nodige maatregelen neemt teneinde in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
Overeenkomstig artikel 12/4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die door dit bestek zijn opgelegd.
D.8. FACTURERING EN BETALING VAN DE DIENSTEN
De facturatie gebeurt per perceel trimestrieel maandelijks na uitvoering van de prestaties en de goedkeuring ervan door de aanbestedende overheid. Enkel diensten die werden uitgevoerd volgens de regels van de kunst mogen worden gefactureerd. De prijs van het onderhoudscontract dient alle kosten inzake onderhoud te omvatten.
Bij de facturatie zullen de case- en kwartaalrapporten worden gevoegd en alle eventuele informatie die de opdrachtnemer nuttig acht voor de beoordeling van de facturen. Facturen kunnen pas vereffend worden na afloop van de periode waarop ze betrekking hebben.
De opdrachtnemer voegt een door de leidend ambtenaar (of zijn gemandateerde) goedgekeurde gedetailleerde staat van prestaties bij de factuur.
Maar de facturen mogen niet meer per post opgestuurd worden. De mogelijkheden om de facturen op te sturen zijn:
A. Via het Mercurius-portaal in XML formaat
De facturen kunnen in het bestandsdeel XML/UBL via het Mercurius platform worden ingediend. Voor meer informatie zie: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx.
Vanaf 1 januari 2020 zijn de business requirements conform versie 3 van de PEPPOL BIS standaard van kracht en zullen deze van versie 2 geleidelijk uitdoven. De specificaties van de PEPPOL standaard versie 3 vindt u hier: xxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/0.0/.
B. Via een pdf-bestand
De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand worden gestuurd naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Let wel: elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten.
De factuur, te onderwerpen aan de BTW, moeten opgemaakt worden op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Centrale facturatiedienst
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, bus 788 - Blok B22 0000 XXXXXXX
De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand worden gestuurd naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Let wel: elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten. Bovendien kan slechts één zending gebeuren (m.a.w. de factuur wordt per post OF per e-mail in pdf-formaat verstuurd, niet de beide).
Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op het rekeningnummer … op naam van … te … ."
Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer 5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur worden vermeld.
De vereffeningsprocedure verloopt conform het reglement betreffende de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, en dit op voorwaarde dat de facturen correct zijn opgesteld, alle nodige verantwoordingsstukken zijn meegestuurd en worden overgemaakt aan het correcte facturatieadres.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer. In geval van een wijziging van het rekeningnummer wordt gevraagd om:
- een aanvraag tot wijziging in te dienen, die naar behoren is ondertekend door dezelfde persoon die de offerte heeft ondertekend. Als deze regel niet kan worden gevolgd, wordt gevraagd om het document (authentieke/onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) toe te voegen dat aantoont dat de persoon gemachtigd is om deze aanvraag te ondertekenen;
- verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdrachtnemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.
D.9. GESCHILLEN
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
D.10. BOETES EN STRAFFEN
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen omwille van het veiligheidsaspect en omwille van het feit dat elke onbeschikbaarheid van de scanner hoogst problematisch is voor de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van de uitvoering van haar opdracht met betrekking tot de controle op het respecteren van de wetten alsook met betrekking tot zijn rol in veiligheidszaken en zijn opdracht met betrekking tot het innen van de douanerechten.
D10.1. Boete voor laattijdige onderhoudsinterventie
Als een bepaald element van de SLA met betrekking tot de interventietermijn (zie punt E5.1) niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.
In zijn offerte stelt de inschrijver een service level voor bij onvoldoende prestaties.
De boetes kunnen worden opgelegd aan de dienstverleners indien de aanbestedende overheid vaststelt dat de resultaatsverplichtingen en –verbintenissen niet worden nageleefd.
BELANGRIJK
Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van 300 euro of 100 euro naar gelang de situatie, met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt. Voor de eenheden die in rekening gehouden zal worden, zie punt E 9 SLA of bijlage 2.
Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het niet-naleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
E1. CONTEXT
De missie van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) bestaat erin de samenleving te beschermen en de internationale handel te bevorderen. De AAD&A doet dit door het beheer van de buitengrenzen en door het verzekeren van de veiligheid van de logistieke keten.
De AAD&A verbindt zich er toe:
de veiligheid van de burgers te verzekeren;
de financiële belangen van de Gemeenschap en haar lidstaten te beschermen door de inning van en controle op invoerrechten, accijnzen en BTW bij invoer;
de Gemeenschap te beschermen tegen oneerlijke en onwettige handel en het bevorderen van legitieme economische activiteiten;
de concurrentiepositie van Europese bedrijven te verhogen door moderne werkmethodes ondersteund door een makkelijk toegankelijke elektronische douaneomgeving.
Bij het verwezenlijken van deze missie wordt de AAD&A geconfronteerd met een aantal bijkomende uitdagingen:
toenemende handelsvolumes;
een dalend personeelsbestand.
Deze uitdagingen zijn niet nieuw maar verplichten de AAD&A wel om blijvend te investeren in technologische vernieuwing. Enkel met behulp van technologische middelen heeft de AAD&A een mogelijkheid om haar missie te verwezenlijken.
De vaste scan Zeebrugge werd met die optiek voor ogen aangekocht in 2006. In 2015 werd een upgrade aan deze vaste scaninstallatie uitgevoerd met als doel een verlenging van de levensduur van deze installatie met 10 jaar te bekomen.
De vaste scaninstallatie te Antwerpen Linkeroever is een dubbele scantunnel en werd eveneens aangekocht in 2006. Ook voor deze installatie werd in 2015 een upgrade aan deze vaste scaninstallatie uitgevoerd met als doel een verlenging van de levensduur van deze installatie met 10 jaar te bekomen.
Gelet op de aflopende onderhoudscontracten van de twee sites, wenst de aanbestedende overheid een nieuwe opdracht over het onderhoud van deze twee vaste scaninstallaties te lanceren.
E2. TECHNISCHE BESCHRIJVING VAN DE SCANINSTALLATIES
E2.1 Technische beschrijving vaste scanner Zeebrugge (perceel 1)
Het beoogde onderhoudscontract heeft tot doel het preventief en curatief onderhoud te garanderen voor de onderstaande scaninstallatie:
Het systeem met referentie HCVS DVDT SN° 850182
o Aangekocht in 2006 bij de firma Smiths Detection SA, met zetel te Vitry Frankrijk.
o Het betreft een scaninstallatie die is ondergebracht in een enkele scantunnel annex administratief gebouw bij de Grensinspectiepots (G.I.P.) te Zeebrugge
o Administratief Adres:
Grensinspectiepost (G.I.P.) Xxxxxxxxx
x Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx
De scaninstallatie wordt 5 dagen op 7 (6h00-22h00) ingezet voor de inspectie van geladen zeecontainers en van de geladen vrachtruimte van allerlei voertuigen.
De scaninstallatie is een technisch hulpmiddel binnen het controleproces en wordt ingezet om op basis van risico-analyse geselecteerde zendingen aan een eerste screening te onderwerpen.
Meer specifiek wordt de scaninstallatie ingezet:
als ondersteuning bij de eerstelijnsinspectie van commerciële zendingen bij in-, uit- en doorvoer;
bij controles gericht tegen de illegale trafiek van aan beperkende maatregelen onderworpen goederen zoals verdovende middelen, explosieven, liquide middelen of wapens.
bij controle gericht tegen de illegale trafiek van aan accijns onderworpen goederen zoals alcoholhoudende producten of tabaksfabrikaten;
voor diverse toepassingen in samenwerking met of op verzoek van andere overheidsdiensten.
De scaninstallatie maakt gebruik van X-stralen met een energie van 6 MeV, waarbij zowel horizontaal als verticaal kan worden gescand. Verdere specificaties zullen mondeling worden toegelicht op basis van vraag en antwoord tijdens een infosessie en een plaatsbezoek.
E 2.2. Technische beschrijving vaste scanner Linkeroever Antwerpen (perceel 2)
Het beoogde onderhoudscontract heeft tot doel het preventief en curatief onderhoud te garanderen voor de onderstaande scaninstallatie:
Het systeem met referentie HCVS DVDT SN° 850181
o Aangekocht in 2006 bij de firma Smiths Detection SA, met zetel te Vitry Frankrijk.
o Het betreft een scaninstallatie die is ondergebracht in een dubbele scantunnel annex administratief gebouw
o Administratief Adres:
Grensinspectiepost (G.I.P.) Antwerpen Linkeroever
Xxxxx 0000 – Xx Xxxxxxxxxxx x/x - 0000 Xxxxx
De scaninstallatie wordt 5 dagen op 7 (6h00-22h00) ingezet voor de inspectie van geladen zeecontainers en van de geladen vrachtruimte van allerlei voertuigen.
De scaninstallatie is een technisch hulpmiddel binnen het controleproces en wordt ingezet om op basis van risico-analyse geselecteerde zendingen aan een eerste screening te onderwerpen.
Meer specifiek wordt de scaninstallatie ingezet:
als ondersteuning bij de eerstelijnsinspectie van commerciële zendingen bij in-, uit- en doorvoer;
bij controles gericht tegen de illegale trafiek van aan beperkende maatregelen onderworpen goederen zoals verdovende middelen, explosieven, liquide middelen of wapens.
bij controle gericht tegen de illegale trafiek van aan accijns onderworpen goederen zoals alcoholhoudende producten of tabaksfabrikaten;
voor diverse toepassingen in samenwerking met of op verzoek van andere overheidsdiensten.
De scaninstallatie maakt gebruik van X-stralen met een energie van 6 MeV, waarbij zowel horizontaal als verticaal kan worden gescand. Verdere specificaties zullen mondeling worden toegelicht op basis van vraag en antwoord tijdens een infosessie en een plaatsbezoek.
E3. ALGEMENE BEPALINGEN
Het beoogde onderhoudscontract is voor beide percelen een “all-in-onderhoudscontract”. Dit betekent dat het contract betrekking heeft op:
het geheel van de scaninstallatie;
alle mogelijke onderhoudsprestaties inclusief de eraan verbonden kosten.
Het onderhoudscontract heeft betrekking op het geheel van de scaninstallatie d.w.z. alle componenten en subsystemen van de hogergenoemde scaninstallatie, met inbegrip van:
Alle componenten en subsystemen van de hogergenoemde scaninstallatie, met inbegrip van (niet-limitatieve lijst):
o Het detectiesysteem
Het subsysteem van de detectoren
Het subsysteem van de versnellers
Beeldacquisitiesysteem
o Veiligheidssysteem
Noodstoppen, interlock en (optische) sensoren, radiatiemeters;
Xxxxxxxxx
x XX-xxxxxxx
x Cameranetwerk en beeldscherm
Traffic lights
o Het transportsysteem
Plateaus
Xxxxxx
x Xxxxxxxxxxxxxx
x Elektromotoren
Lagers
geleiders
o het informaticagedeelte
de hardware (Pc’s printers, beeldschermen, …)
Check-in station
systeem operator
beeldverwerkingsstations ( 2schermen per station aangesloten via netwerkcomputer, 1 kleuren lazerprinter)
Check-out station (1 scherm verbonden via netwerkcomputer aan cloud)
werkstation (2 schermen aangesloten via netwerkcomputer, 1 kleuren lazerprinter)
de software
opslag van de beelden
de hardware: PC’s , printers, …
back-up systeem
Elektriciteitskasten met specifieke automaten voor aansturen scanproces
Om de kwaliteit van de voorgestelde onderhoudsdiensten te kunnen evalueren, zal de inschrijver per perceel een plan van aanpak opmaken. In dat plan van aanpak moeten onder meer volgende aspecten beschreven worden:
Onderhoudschecklist: dit is een oplijsting van de componenten en subsystemen die bij een preventief onderhoud zullen worden nagekeken;
Een planning van 1 jaar met daarin het aantal en de duurtijd van de preventieve onderhoudsbeurten die worden voorzien;
Een technologische roadmap met daarin eventuele aan te raden of nodige upgrades, updates (de aanbestedende overheid is wel niet gehouden aan deze voorgestelde upgrades, updates)
De wijze van rapportage die voorzien wordt na elke onderhoudsbeurt.
E4. PREVENTIEF ONDERHOUD (BEIDE PERCELEN)
Preventief onderhoud omvat:
de zorg en service aan de scaninstallatie met als doel een optimale inzetbaarheid van de scaninstallatie te garanderen;
De doelstelling inzake inzetbaarheid bedraagt minimaal 95% van de tijd per tunnel.
Het preventief onderhoud dient gegarandeerd te worden door een systematische inspectie, met inbegrip van tests, metingen, aanpassingen en vervanging van onderdelen.
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het preventief onderhoud ligt volledig bij de opdrachtnemer. Er worden geen onderhoudshandelingen door de opdrachtgever uitgevoerd.
De opdrachtnemer neemt in zijn offerte een schema op waarin duurtijd en frequentie van de preventieve onderhoudsinterventies zijn opgenomen.
Het preventief onderhoud voldoet voorts aan volgende voorwaarden:
Het preventief onderhoud vindt plaats buiten de openingsuren van de scaninstallatie (zat en zon) – afwijkingen (preventief onderhoud gedurende de week) dienen vooraf voorgelegd te worden aan de aanbestedende overheid;
minimaal 100 uur aan preventief onderhoud per jaar per scantunnel door de opdrachtnemer aangeboden;
inschrijver stelt een onderhoudschecklist ter beschikking van de aanbestedende overheid zodat de aanbestedende overheid een beeld krijgt van de componenten en subsystemen die tijdens het preventief onderhoud worden nagekeken en getest;
Onderhoudsprestaties dienen te gebeuren met een zo minimaal mogelijk impact op het gebruik van de scaninstallatie;
Het preventief onderhoudsschema dient voor goedkeuring te worden voorgelegd aan de operationele diensten.
E5. CURATIEF ONDERHOUD (BEIDE PERCELEN)
Curatief onderhoud wordt uitgevoerd bij pannes en defecten en omvat:
het stellen van alle nodige handelingen om het defect of de panne te verhelpen en de scaninstallatie terug operationeel te maken;
Het stellen van alle nodige handelingen om te verzekeren dat de scaninstallatie terug beelden met een aanvaardbare beeldkwaliteit kan produceren.
Om de correcte uitvoering van het curatief onderhoud te garanderen, zal tevens een SLA worden opgesteld.
De opdrachtgever stelt geen enkele onderhoudshandeling. Alle onderhoudshandelingen zijn de volledige verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer.
E6. HELPDESK EN HET ELEKTRONISCH TICKETING SYSTEEM (BEIDE PERCELEN)
In geval van een defect of panne aan de scaninstallatie of enig ander probleem inzake het onderhoudscontract, wenst de aanbestedende overheid melding te kunnen maken van het probleem.
De aanbestedende overheid wenst een ticket te kunnen aanmaken in een online-applicatie waarbij door de applicatie een ticketnummer met timestamp wordt gegenereerd. Op deze manier kan de aanbestedende overheid zich ervan verzekeren dat het probleem bij de opdrachtnemer werd gelogd.
Registratie en elektronische bevestiging van de gemelde problemen worden als een minimale dienstverlening beschouwd.
De opdrachtnemer richt een helpdesk in ten behoeve van de opdrachtgever met minimaal de onderstaande modaliteiten:
de helpdesk kan worden gecontacteerd voor:
o vragen betreffende de planning van het preventief onderhoud;
o voor het melden van incidenten met de scaninstallatie;
o voor mondeling advies omtrent een incident met de scaninstallatie;
o voor vragen om interventie door de technicus.
de helpdesk is bereikbaar: 5 dagen op 7 en dit tussen 6u00 tem 22u00;
de door de helpdesk gebruikte taal is bij voorkeur het Nederlands, ondersteuning in de Engelse taal kan ook worden toegestaan.
De opdrachtnemer voorziet tevens in een elektronisch ticketing systeem volgens de volgende modaliteiten:
aan elke oproep door de opdrachtgever met betrekking tot een probleem aan de scaninstallatie wordt door de opdrachtnemer een ticketnummer toegekend;
het toegekende ticketnummer is een uniek nummer dat bij elke communicatie omtrent de verdere afhandeling van dit probleem wordt gebruikt;
na elke oproep bezorgt de opdrachtnemer de opdrachtgever:
o een elektronische bevestiging van het ticketnummer;
o het tijdstip waarop het probleem werd gelogd;
o een beschrijving van het probleem dat werd gelogd;
o de actie die door de opdrachtnemer ondernomen wordt.
Het ticketnummer kan pas worden afgesloten op het ogenblik dat het gemelde probleem werd opgelost.
E7.ONDERSTEUNING DOOR GESPECIALISEERDE TECHNICI OP DE SITE (BEIDE PERCELEN)
De gespecialiseerde technicus/technici heeft/hebben minimaal 3 jaar relevante en aantoonbare ervaring inzake het onderhoud van x-ray scaninstallaties.
Er dient voorzien te worden in een permanentiesysteem zodat een gespecialiseerde technicus zich 5 op dagen 7 tussen 6h00 en 22h00 on site (GIP Zeebrugge of GIP Linkeroever Antwerpen) bijstand kan verlenen;
De gespecialiseerde technicus is bij voorkeur Nederlandstalig. Bijstand in de Engelse taal kan worden toegestaan.
De gespecialiseerde technicus staat minimaal in voor:
o Uitvoeren van preventief onderhoud;
o Uitvoeren van correctief onderhoud;
o Beheer van de stock van reserve-onderdelen;
o Aanvullen van de stock van reserve-onderdelen;
o Administratieve opvolging van de onderhoudsprestaties.
De aanbestedende overheid dient zelf geen contact op te nemen met de gespecialiseerde technicus. De aanbestedende overheid beperkt zicht tot het melden van problemen bij de helpdesk. De helpdesk stuurt de interventies van de gespecialiseerde technicus.
De gespecialiseerde technicus is minimaal een halve dag per maand aanwezig op elke scansite en dit tijdens de operationele uren van de scaninstallatie.
De gespecialiseerde technicus neemt elke maand deel aan overleg on site omtrent de status van de scaninstallatie. Tijdens deze meeting worden minimaal volgende elementen besproken:
bespreking status scaninstallatie;
bespreking problemen inzake onderhoud;
bevestigen data preventief onderhoud.
Opmerking rond opslag van reserveonderdelen:
Alle zelfstandige onderdelen en wisselstukken dienen door de opdrachtnemer te worden geleverd. Voor de onderdelen die gevoelig zijn aan gebruiksslijtage, dienen de wisselstukken direct beschikbaar te zijn. De inschrijver bepaalt de aard en het aantal te vervangen onderdelen die in stock zullen worden opgenomen opdat de herstellingstijd tot een minimum kan worden beperkt. Een ge-update lijst van aanwezige onderdelen in stock zal per kwartaal aan de opdrachtgever worden overgemaakt.
Reserveonderdelen voor de gehele hardware configuratie moeten voor de verwachte levensduur van de scaninstallatie voorzien worden. De stockage van deze onderdelen dient te gebeuren bij de opdrachtnemer. De opdrachtgever zal in de mate van het mogelijk kritieke onderdelen op de eigen sites opslaan, maar dit kan niet gegarandeerd worden gezien de beperkte beschikbare ruimte.
E.8.ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VAN DE ONDERHOUDSPRESTATIES (BEIDE PERCELEN)
De opdrachtnemer zorgt voor de administratieve opvolging van het onderhoud door middel van volgende tools:
Interventierapporten
o Elke interventie inzake preventief onderhoud op de site wordt afgesloten met een interventierapport. De technicus, die de interventie verzorgd heeft, meldt in dit rapport minimaal:
de uitgevoerde werken;
de vervangen onderdelen;
begin en eind uur van de interventie.
o Elke interventie inzake curatief onderhoud op de site wordt afgesloten met een interventierapport. De technicus, die de interventie verzorgd heeft, meldt in dit rapport minimaal:
het ticketnummer;
een omschrijving van het probleem;
de uitgevoerde werken;
begin en eind uur van de interventie.
o Elk interventierapport wordt binnen 72h00 na de interventie in een elektronische versie aan de opdrachtgever overgemaakt.
E.9. SERVICE LEVEL AGREEMENT
BELANGRIJK
1. Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van 300 respectievelijk 100 euro met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt.
Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het niet-naleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
2. De opdrachtnemer moet bereid zijn om zich te schikken naar een eventueel toekomstig digitaal online rapporterings- en opvolgingsprogramma.
Er wordt gewerkt volgens 2 prioriteitsniveaus : Type 1 : Incident waardoor het systeem blokkeert :
Betekent dat het systeem niet toegankelijk is, niet werkt, op een capaciteit van minder dan 50% van de normale toestand werkt of dat de veiligheid niet gegarandeerd kan worden;
Tijdstip van melding1: wordt geregistreerd door een ambtenaar van de FOD Financiën;
Interventietijd2: maximum 12u. na het tijdstip van melding;
Terugkeer naar de normale toestand3: maximum 24u. na het tijdstip van melding.
Type 2 : Incident waardoor het systeem niet blokkeert :
Betekent dat het incident de werking vertraagt zonder dat de veiligheid in gedrang komt en zonder dat de capaciteit tot minder dan 50% per tunnel van de normale toestand terugvalt;
Tijdstip van melding: wordt geregistreerd door een ambtenaar van de FOD Financiën;;
Interventietijd: maximum 48u. na het tijdstip van melding;
Terugkeer naar de normale toestand: maximum 96u. na het tijdstip van melding
Het systeem dient een minimale uptime4 te hebben van 95% per tunnel. De uptime wordt per kalenderjaar geëvalueerd. Indien de jaarlijkse uptime lager is dan 95% per tunnel, zal per percent dat de uptime onder het vereiste minimum blijft, een schadevergoeding gevorderd worden van 300 euro.
E.10. VEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID VAN HET PERSONEEL VAN DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor eigen personeel en voor deze van de onderaannemers. Meer bepaald dient de opdrachtnemer alle wetgeving omtrent veiligheid opgesomd onder B.4.1. toe te passen en wij wijzen ook op artikels 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 over het welzijn op het werk in bijlage F7.
1 Het tijdstip van melding is het tijdstip waarop de opdrachtnemer via het elektronisch ticketingsysteem in kennis wordt gesteld van het incident.
2 De interventietijd is de tijd die nodig is voor de opdrachtnemer om zich met de afhandeling van het incident te belasten.
3 De tijd om naar een normale toestand terug te keren is de tijd waarin de herstelling/de interventie moet worden uitgevoerd.
Daarenboven moet het tewerkgesteld personeel de geldende voorschriften in acht nemen inzake fysieke veiligheid van personen en goederen. De door de opdrachtnemer of zijn aangestelde(n) veroorzaakte beschadigingen aan de lokalen, voetpaden enz. en aan de roerende en/of onroerende goederen moeten op zijn kosten worden hersteld en dit binnen de kortst mogelijke tijdspanne, welke zal bepaald worden door de gebouwverantwoordelijke. De maximumduur van deze tijdspanne zal geval per geval worden vastgesteld.
Tevens staat de opdrachtnemer in voor de persoonlijke integriteit van zijn personeel en aangestelden (onderaannemers….).
De opdrachtnemer dient voor de onderhoudstaken een werkpostanalyse en risico-analyse op te stellen. Deze moet voorgelegd worden aan de opdrachtgever ter goedkeuring (zie ook E.4.). De opdrachtgever moet alle vereiste maatregelen nemen om de risico’s opgelijst in de werkpostanalyse en risicoanalyse te beperken zoals voorzien in de regelgeving.
Het personeel van de opdrachtnemer dat zich aanbiedt voor het uitvoeren van onderhoud en de levering dient op het vlak van stralingsbescherming opgevolgd te worden op kosten van de opdrachtnemer als volgt:
Zij dienen voorzien te zijn van een passieve dosimeter aangeleverd door een door het FANC erkende dienst voor dosimetrie of een gelijkaardige dienst uit het land waarin de opdrachtnemer gevestigd is.
Indien de opgelopen dosissen van de technici op jaarbasis boven 1 mSv uitkomen, dient de opdrachtnemer de opdrachtgever hiervan op de hoogte te stellen.
Zij dienen een opleiding gevolgd te hebben rond stralingsbescherming. Dit moet aangetoond worden door middel van opleidingscertificaten.
Zij dienen bij een door het FANC erkend arbeidsgeneesheer een jaarlijkse medische opvolging te genieten zoals voorzien in de Belgische regelgeving, of een gelijkaardige opvolging indien zij niet in België wonen. In beide gevallen dient de opdrachtnemer aan de opdrachtgever te melden hoe dat deze opvolging gebeurd.
De opdrachtgever behoudt zich het recht om de toepassing van de regelgeving rond arbeidsveiligheid en stralingsbescherming te auditeren of te laten auditeren door externe deskundigen ter zake. Indien tijdens deze audits tekortkomingen worden vastgesteld, zal in onderling een actieplan afgesproken worden met termijnen waaraan beide partijen zich dienen te houden.
Deze opdracht kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIEN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.
0000 XXXXXXX,
Was getekend,
HANS D’HONDT
Voorzitter van het Directiecomité
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier
2. SLA
3. Model vragen antwoorden
4. Buitenlandse firma
5. Hoe UEA invullen
6. Model voor de referenties
7. Artikel 9 en 10 van de codex over het welzijn op het werk
BIJLAGE 1 : OFFERTEFORMULIER
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00
0000 XXXXXXX
Bestek: S&L/DA/2020/008
Openbare procedure voor onderhoud van de vaste scaninstallaties in Zeebrugge en Antwerpen Linkeroever.
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postnr. en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw4:
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postnr. en gemeente)
(land)
4 De niet correcte vermelding schrappen.
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de omschreven diensten tegen de prijzen vermeld in de prijsinventaris.
PERCEEL 1 Zeebrugge | |||
Overzicht van de prestaties | Eenheidsprijs excl. btw | Aantal prestaties | Totale prijs excl. btw |
xxxx | (= prijs voor 1 prestatie excl. btw) | (=aantal trimester) | (= prijs voor 1 prestatie x aantal prestaties) |
Globale prijs per trimester voor het onderhoud van de vaste scaninstallatie in Zeebrugge (perceel 1) | €/trimester | 28x | € |
Totaal excl. btw | € | ||
Bedrag van btw | € | ||
Totaal incl. btw | € | ||
PERCEEL 2 Antwerpen Linkeroever | |||
Overzicht van de prestaties | Eenheidsprijs excl. btw | Aantal prestaties | Totale prijs excl. btw |
xxxx | (= prijs voor 1 prestatie excl. btw) | (=aantal trimester) | (= prijs voor 1 prestatie x aantal prestaties) |
Globale prijs per trimester voor het onderhoud van de vaste scaninstallatie in Antwerpen Linkeroever (perceel 2) | €/trimester | 28x | € |
Totaal excl. btw | € | ||
Bedrag van btw | € | ||
Totaal incl. btw | € | ||
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op:
het rekeningnummer:
- IBAN:
- BIC:
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
KMO (kleine en middelgrote onderneming):
JA / NEEN6
Wordt uw firma beschouwd als een KMO in de zin van artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen?5
5 De voorwaarden om als een kmo te worden beschouwd, zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50
- jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro
- balanstotaal: 4.500.000 euro
Wanneer meer dan een van de hierboven vermelde criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zijn de gevolgen van deze overschrijding van toepassing vanaf het boekjaar volgende op het lopende boekjaar waarin voor de tweede keer meer dan een criterium overschreden werd of niet meer overschreden werd.
6 Schrappen wat niet past
Op (datum)
Te (plaats)
Gedaan
De inschrijver die vertegenwoordigd wordt door de bevoegde persoon om hem te verbinden:
(naam) (functie) (handtekening)
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD:
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
- Het offerteformulier en prijsinventarisvolledig ingevuld (zie deel C,).
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C).
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C).
- De documenten in verband met de selectiecriteria.
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C).
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E).
- Andere documenten die gevraagd worden in de technische voorschriften (zie deel E).
BIJLAGE 2: SLA
De SLA moet volledig worden ingevuld!
ITEM | Eenheid | Te respecteren norm | Boete per afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt. | |
Type 1 - Incident waardoor het systeem blokkeert | ||||
Interventietijd | Uur | 12 uur na oproep/e-mail | 300 €/extra uur | |
Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie | Uur | 24 uur na oproep/e-mail | 300 €/extra uur | |
Bezorgen van het verslag | Dag | 5 werkdagen na de oproep/e-mail | 300 €/extra dag | |
Type 2 - Incident waardoor het systeem niet blokkeert | ||||
Interventietijd | Uur | 48 uur na oproep/e-mail | 300 €/extra uur | |
Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie | Uur | 96 uur na oproep/e-mail | 300 €/extra uur | |
Bezorgen van het verslag | Dag | 5 werkdagen na de oproep/e-mail | 300 €/extra dag | |
Uptime | Uptime | % | 99% | 300 € |
BIJLAGE 3: VRAAG EN ANTWOORDENFORMULIER
Bij voorkeur wordt voor de vragen onderstaande tabel in Excelvorm aangeboden.
Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld.
Paragraaf | Paginanr. | Taal | Vraag |
BIJLAGE 4. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING
1. B
ESCHIKT OVER EEN VASTE INRICHTING IN BELGIE:7
JA - NEE8
Deze vaste inrichting is betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten:
JA - NEE9
Btw-nummer van de vaste inrichting: BE……………………………………………
Met het volgende adres:
(volledige naam)
(straat) (postcode en gemeente)
Als de firma over een vaste inrichting beschikt en deze laatste betrokken is bij de levering van goederen of de prestatie van diensten, betaalt de betalingsinstelling van de aanbestedende overheid het verschuldigde bedrag per storting of overschrijving op:
het rekeningnummer van de vaste inrichting:
IBAN:
BIC:
7 In de zin van artikel 11 van uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van de artikelen 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek beschouwt de administratie dat een belastingplichtige over een vaste inrichting hier te lande beschikt wanneer de volgende drie voorwaarden samen vervuld zijn:
a) de belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwplaatsen;
b) de inrichting in kwestie wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden
tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de inrichting bedoeld in a) verricht op geregelde wijze handelingen bedoeld in het Btw-Wetboek: leveringen van goederen of prestaties van diensten.
Een belastingplichtige die beschikt over een stabiele inrichting in België wordt b eschouwd als een belastingplichtige die niet
in België gevestigd is, als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de prestatie van diensten (artikel 51,
§2, lid 2 van het Btw-Wetboek en 192bis van richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als zijnde betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten wanneer deze levering of dienst werd verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Eenvoudige taken ter administratieve ondersteuning uitgevoerd door de vaste inrichting volstaan niet (artikel 53 van uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
8 Doorhalen wat niet past
9 Doorhalen wat niet past
2. A
N
LS DE FIRMA NIET BESCHIKT OVER EEN VASTE INRICHTING IN BELGIË OF ZE IS IET BETROKKEN BIJ DE LEVERING VAN GOEDEREN OF DE PRESTATIE VAN
DIENSTEN:
Belgisch btw-nummer van de buitenlandse firma (rechtstreekse identificatie): BE…………………………………
OF
Belgisch btw-nummer van de aansprakelijke vertegenwoordiger in België (NB: verplicht voor firma's van buiten de Europese Unie): BE……………………………………………
Met het volgende adres:
(volledige naam)
(straat) (postcode en gemeente)
Als de firma beschikt over een aansprakelijke vertegenwoordiger in België en deze laatste stelt het document betreffende de betaling van de btw op, betaalt de betalingsinstelling van de aanbestedende overheid de verschuldigde bedragen per storting of overschrijving op
het rekeningnummer van de aansprakelijke vertegenwoordiger:
IBAN:
BIC:
In geval van levering van goederen, worden deze vervoerd vanuit (land).
BIJLAGE 5 :HOE HET UEA INVULLEN EN DOWNLOADEN
1. Klik op de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
2. Kies uw taal.
3. Bij “Wie bent u?” kiest u voor “Ik ben een ondernemer”.
4. Bij “Wat wilt u doen” kiest u voor “Een UEA aanmaken”.
5. Bij “Waar bevindt uw onderneming zich?” kiest u uw land.
6. Klik op “Volgende”.
7. U kan nu beginnen met het invullen van de vereiste velden:
- Deel II, A, B, C en D.
- Deel III, A, B en C.
- Deel IV, α.
- Deel VI.
8. Wanneer u het document volledig ingevuld hebt, klikt u op “Overzicht”.
9. Klik op “Downloaden in beide formaten” (XML- en PDF-formaat).
10. Wanneer u uw offerte indient, moet u het ingevulde UEA in XML- en PDF-formaat toevoegen.
Zoals aangegeven in het UEA zelf, moet u per onderneming een UEA toevoegen wanneer u voor deze opdracht samen met andere ondernemers deelneemt en/of wanneer u een beroep doet op de draagkracht van andere ondernemingen. In dat geval moeten deze allemaal toegevoegd worden op het moment dat u uw offerte indient.
BIJLAGE 6 MODEL VOOR DE REFERENTIES
Voorstelling van soortgelijke uitgevoerde projecten – Eén formulier per project.
Naam van het project |
Naam van de onderneming |
Bedrijfssector |
Naam en adres van de contactpersoon |
Duur van het contract (begin- en einddatum) |
Budget: in euro |
Naam van de onderaannemer(s) (indien van toepassing |
Algemene kenmerken van het project (te specifiëren naargelang de opdracht) |
BIJLAGE 7 :ARTIKEL 9 EN 10 VAN DE WET VAN 4 AUGUSTUS 1996 OVER HET WELZIJN OP HET WERK
Art. 9. <W 2007-06-03/81, art. 88, 017; Inwerkingtreding : 02-08-2007> § 1. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden :
1° de aannemers de nodige informatie te verstrekken ten behoeve van de werknemers van de aannemers en onderaannemers en ten behoeve van het overleg met betrekking tot de maatregelen bedoeld in 4°.
Deze informatie betreft inzonderheid :
a) de risico's voor het welzijn van de werknemers alsmede de beschermings- en preventiemaatregelen en -activiteiten, zowel voor de inrichting in het algemeen als voor elk type werkpost en/of elke soort functie of activiteit voor zover deze informatie relevant is voor de samenwerking of coördinatie;
b) de maatregelen welke zijn genomen voor de eerste hulp, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en de aangewezen werknemers die belast zijn met het in praktijk brengen van deze maatregelen;
2° zich ervan te vergewissen dat de in 1° bedoelde werknemers de passende opleiding en instructies inherent aan zijn bedrijfsactiviteit hebben ontvangen;
3° de gepaste maatregelen te treffen voor de organisatie van het aan zijn inrichting specifiek onthaal van de in 1° bedoelde werknemers en, in voorkomend geval, deze aan een lid van zijn hiërarchische lijn toe te vertrouwen;
4° het optreden van de aannemers en onderaannemers te coördineren en de samenwerking tussen deze aannemers en onderaannemers en zijn inrichting bij de uitvoering van de maatregelen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te verzekeren;
5° er zorg voor te dragen dat de aannemers hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan zijn inrichting, naleven.
§ 2. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden :
1° elke aannemer te weren waarvan hij kan weten of vaststelt dat deze de verplichtingen opgelegd door deze wet en haar uitvoeringsbesluiten met het oog op de bescherming van de werknemers niet naleeft;
2° met elke aannemer een overeenkomst te sluiten waarin inzonderheid volgende bedingen zijn opgenomen :
a) de aannemer verbindt er zich toe zijn verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar hij werkzaamheden komt uitvoeren, na te leven en door zijn onderaannemers te doen naleven;
b) indien de aannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, kan de werkgever in wiens inrichting de werkzaamheden worden uitgevoerd, zelf de nodige maatregelen treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de aannemer;
c) de aannemer die een beroep doet op (een) onderaannemer(s) voor het uitvoeren van werkzaamheden in de inrichting van een werkgever, verbindt er zich toe om in de overeenkomst(en) met deze onderaannemer(s) de bedingen op te nemen zoals bedoeld onder a) en b), wat inzonderheid
inhoudt dat hijzelf, indien de onderaannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, de nodige maatregelen kan treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de onderaannemer.
3° zelf, na ingebrekestelling van de aannemer, onverwijld de nodige maatregelen in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk eigen aan de inrichting te treffen, indien de aannemer deze maatregelen niet neemt of zijn verplichtingen gebrekkig naleeft.
Art. 10. <W 2007-06-03/81, art. 88, 017; Inwerkingtreding : 02-08-2007> § 1. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers die werkzaamheden komen uitvoeren in de inrichting van een werkgever, zijn ertoe gehouden :
1° hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar zij werkzaamheden komen uitvoeren, na te leven en te doen naleven door hun onderaannemers;
2° de informatie, bedoeld in artikel 9, § 1, 1°, aan hun werknemers en onderaannemer(s) te verstrekken;
3° aan de werkgever bij wie zij werkzaamheden zullen uitvoeren de nodige informatie te verstrekken over de risico's eigen aan die werkzaamheden;
4° hun medewerking te verlenen aan de coördinatie en samenwerking bedoeld in artikel 9, § 1, 4°;
§ 2. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers hebben ten aanzien van hun onderaannemers dezelfde verplichtingen als de werkgever in toepassing van artikel 9, § 2 heeft ten aanzien van de aannemers.