Versie: september 2021
Versie: september 2021
Inhoud
Voorbeeld van een opdrachtbevestiging voor het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden bij een aanvraag TVL voor MKB ondernemingen 2021 Q3
NB1: Dit voorbeeld van een opdrachtbevestiging voor het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is gebaseerd op de tekst uit de Nederlandse Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden' en verwijst naar de Algemene Voorwaarden. Afhankelijk van de concrete omstandigheden kunnen elementen in de brief worden toegevoegd, weggelaten en/of anders worden geformuleerd.
Deze voorbeeldbrief pretendeert niet alle mogelijke relevante onderwerpen te omvatten. In alle gevallen zal de voorbeeldtekst in overeenstemming moeten worden gebracht met de specifieke situatie. Eventuele niet in Algemene Voorwaarden opgenomen aansprakelijkheidsregelingen zullen van geval tot geval specifiek moeten worden geredigeerd. Zo nodig zal over de brief moeten worden overlegd met een jurist.
NB2: De certificeringsbevoegde accountant overweegt of deze de opdracht uitsluitend in samenhang met de samenstellingsopdracht in het kader van de TVL-subsidieregeling wil accepteren.
Geacht bestuur,1
Opdracht
U heeft ons opdracht gegeven overeengekomen specifieke werkzaamheden te verrichten met betrekking tot de gegevens ten behoeve van de ‘Aanvraag Tegemoetkoming Vaste Lasten voor MKB-ondernemingen voor de periode juli, augustus, september 2021’ (hierna: Aanvraag) van ... (naam entiteit) en aan u de feitelijke bevindingen die resulteren uit deze werkzaamheden te rapporteren. Deze brief is bedoeld om het doel en de voorwaarden van de aan ons verstrekte opdracht vast te leggen, alsmede de aard en beperkingen van onze werkzaamheden.
De opdracht heeft als doel om u in staat te stellen te voldoen aan artikel 2.4.7 lid 5 van de ‘Regeling subsidie vaste lasten financiering COVID-19’. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn door de Minister van Economische zaken en Klimaat en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland vastgelegd in het ‘Protocol ten behoeve van de overeengekomen specifieke werkzaamheden voor de accountant in het kader van de Regeling subsidie vaste lasten COVID-19 voor MKB-ondernemingen voor subsidievragen van EUR 125.000 en hoger’ voor de periode juli, augustus, september 2021 (hierna: Protocol).
Van de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij zelf bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het doel waarvoor zij deze willen gebruiken.
Verantwoordelijkheden van de accountant
Wij voeren deze opdracht uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden'. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften.0
Werkzaamheden
Wij zijn met u overeengekomen de specifieke werkzaamheden te verrichten zoals opgenomen in bijlage 1 van het Protocol.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat u verantwoordelijk bent voor:
het opstellen van de gegevens voor de Aanvraag in overeenstemming met de vereisten bij of krachtens de 'Regeling subsidie vaste lasten COVID-19 voor MKB-ondernemingen voor subsidievragen van EUR 125.000 en hoger' (hierna: Regeling), met inbegrip van het weergeven van de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder afwijkingen in de Aanvraag;
een zodanige interne beheersing als het bestuur noodzakelijk acht om te waarborgen dat alle transacties zijn geboekt in de (financiële) administratie en het opstellen van de Aanvraag mogelijk te maken zonder afwijkingen als gevolg van fraude of van fouten;
de keuze van de opdracht tot het uitvoeren van deze overeengekomen specifieke werkzaamheden, welke overeenkomen met de informatiebehoefte van de beoogde gebruikers;
de tijdige en volledige indiening van de Aanvraag bij het ministerie van Economische zaken en Klimaat (EZK). De uiterste inleverdatum van de Aanvraag en ons rapport van feitelijke bevindingen daarbij is 26 oktober 2021; en
het verspreiden van het rapport van feitelijke bevindingen te beperken tot de beoogde gebruikers.
U draagt verder verantwoordelijkheid voor het aan ons zonder beperkingen inzage geven in de volledige administratie over het jaar 2019 [of: 2020] als referentieperiode en 2021 van ... (naam entiteit) en het op ons verzoek verstrekken van nadere informatie als wij daarom vragen in het kader van deze opdracht alsmede de volledige medewerking van uw medewerkers en het aan ons beschikbaar stellen van alle voor de opdracht benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie.
Fraude en naleving specifieke wet- en regelgeving
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude, onjuistheden en onwettig handelen berust bij het bestuur [indien van toepassing: onder toezicht van de raad van commissarissen]. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude, onjuistheden en onwettig handelen.
De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn gebaseerd op de bepalingen uit de Regeling en de risico-inschatting van het ministerie van EZK van mogelijke fouten, gericht op niet-naleving van de voorwaarden uit de Regeling. Deze fouten kunnen zowel bewust als onbewust zijn gemaakt.
Door de opzet van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en de kenmerken van fraude, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie, is het mogelijk dat bij deze opdracht de accountant zich niet bewust wordt van een fraude van materieel belang. Indien tijdens de opdracht sprake is van een vermoede of geïdentificeerde fraude of niet-naleving van de Regeling, dan communiceren wij aan het bestuur [indien van toepassing: en de raad van commissarissen] en overleggen wij met u wat de impact hiervan is op de Aanvraag en op ons rapport van feitelijke bevindingen.
Rapportage
Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij u in de vorm van een rapport van feitelijke bevindingen. Een specimen-exemplaar treft u aan in bijlage 2 van het Protocol voor de periode juli, augustus, september 2021.
Wij doen geen uitspraak over de toereikendheid van de overeengekomen specifieke werkzaamheden of over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de Aanvraag in zijn totaliteit. Van de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij zelf hierover een eigen afweging maken op basis van ons rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.
Het rapport mag niet gebruikt worden voor enig ander doel dan in de opdrachtparagraaf weergegeven en is uitsluitend bestemd voor u, de Minister van Economische zaken en Klimaat en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Ons rapport mag (of delen daaruit mogen) zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet aan anderen dan de beoogde gebruikers ter beschikking worden gesteld, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG verplicht de verwerkingsverantwoordelijke om schriftelijk (of in een andere gelijkwaardige vorm) afspraken te maken met zijn verwerker(s) over de omgang met persoonsgegevens.
Of wij als accountant(s) voor deze opdracht een verwerker zijn in de zin van de AVG moeten wij met elkaar bekijken. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/).0
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.
Nadere voorschriften NOCLAR
Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws And Regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw vennootschap. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (xxxxx://xxx.xx).0
Honorarium
Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons team, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal maandelijks in rekening worden gebracht op basis van de voortgang daarvan. De betalingstermijn bedraagt ... dagen.
Algemene Voorwaarden
Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, waarvan u bijgaand een exemplaar aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u onze Algemene Voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren.
[Optioneel: Arbeidsomstandigheden
Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.]
Ten slotte
Met groot genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Xxx verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van het doel en de voorwaarden van de opdracht, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren.
Hoogachtend,
... (naam
accountantspraktijk)
... (naam accountant)
Voor akkoord getekend namens ... (naam entiteit)
door ... (naam en functie)
... (datum ondertekening)
Bijlagen:
Algemene Voorwaarden
Tweede exemplaar van deze brief
Voorbeeld van een opdrachtbevestiging voor het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden bij een aanvraag TVL voor grote ondernemingen 2021 Q3
NB1: Dit voorbeeld van een opdrachtbevestiging voor het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is gebaseerd op de tekst uit de Nederlandse Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden' en verwijst naar de Algemene Voorwaarden. Afhankelijk van de concrete omstandigheden kunnen elementen in de brief worden toegevoegd, weggelaten en/of anders worden geformuleerd.
Deze voorbeeldbrief pretendeert niet alle mogelijke relevante onderwerpen te omvatten. In alle gevallen zal de voorbeeldtekst in overeenstemming moeten worden gebracht met de specifieke situatie. Eventuele niet in Algemene Voorwaarden opgenomen aansprakelijkheidsregelingen zullen van geval tot geval specifiek moeten worden geredigeerd. Zo nodig zal over de brief moeten worden overlegd met een jurist.
NB2: De certificeringsbevoegde accountant overweegt of deze de opdracht uitsluitend in samenhang met de assurance-opdracht in het kader van de TVL-subsidieregeling wil accepteren.
Geacht bestuur,0
Opdracht
U heeft ons opdracht gegeven overeengekomen specifieke werkzaamheden te verrichten met betrekking tot de gegevens ten behoeve van de ‘Aanvraag Tegemoetkoming Vaste Lasten voor grote ondernemingen voor de periode juli, augustus, september 2021’ (hierna: Aanvraag) van ... (naam entiteit) en aan u de feitelijke bevindingen die resulteren uit deze werkzaamheden te rapporteren. Deze brief is bedoeld om het doel en de voorwaarden van de aan ons verstrekte opdracht vast te leggen, alsmede de aard en beperkingen van onze werkzaamheden.
De opdracht heeft als doel om u in staat te stellen te voldoen aan artikel 2.4.19 lid 5 van de ‘Regeling subsidie vaste lasten financiering COVID-19’ (hierna: Regeling). De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn door de Minister van Economische zaken en Klimaat en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland vastgelegd in het ‘Protocol ten behoeve van de overeengekomen specifieke werkzaamheden voor de accountant in het kader van de Regeling subsidie vaste lasten COVID-19 voor grote ondernemingen voor subsidievragen van EUR 125.000 en hoger’ voor de periode juli, augustus, september 2021 (hierna: Protocol).
Van de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij zelf bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het doel waarvoor zij deze willen gebruiken.
Verantwoordelijkheden van de accountant
Wij voeren deze opdracht uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden'. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften.0
Werkzaamheden
Wij zijn met u overeengekomen de specifieke werkzaamheden te verrichten zoals opgenomen in bijlage 1 van het Protocol voor de periode [Q1: januari, februari en maart van 2021/Q2: april, mei en juni van 2021/Q3: juli, augustus, september 2021].
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat u verantwoordelijk bent voor:
het opstellen van de gegevens voor de Aanvraag voor de periode [Q1: januari, februari en maart van 2021/Q2: april, mei en juni van 2021/Q3: juli, augustus, september 2021] in overeenstemming met de vereisten bij of krachtens de Regeling, met inbegrip van het weergeven van de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder afwijkingen in de Aanvraag;
een zodanige interne beheersing als het bestuur noodzakelijk acht om te waarborgen dat alle transacties zijn geboekt in de (financiële) administratie en het opstellen van de Aanvraag mogelijk te maken zonder afwijkingen als gevolg van fraude of van fouten;
de keuze van de opdracht tot het uitvoeren van deze overeengekomen specifieke werkzaamheden, welke overeenkomen met de informatiebehoefte van de beoogde gebruikers;
de tijdige en volledige indiening van de Aanvraag bij het ministerie van Economische zaken en Klimaat (EZK). De uiterste inleverdatum van de Aanvraag en ons rapport van feitelijke bevindingen daarbij is 26 oktober 2021; en
het verspreiden van het rapport van feitelijke bevindingen te beperken tot de beoogde gebruikers.
U draagt verder verantwoordelijkheid voor het aan ons zonder beperkingen inzage geven in de volledige administratie over het jaar 2019 [of: 2020] als referentieperiode en 2021 van ... (naam entiteit) en het op ons verzoek verstrekken van nadere informatie als wij daarom vragen in het kader van deze opdracht alsmede de volledige medewerking van uw medewerkers en het aan ons beschikbaar stellen van alle voor de opdracht benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie.
Fraude en naleving specifieke wet- en regelgeving
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude, onjuistheden en onwettig handelen berust bij het bestuur [indien van toepassing: onder toezicht van de raad van commissarissen]. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude, onjuistheden en onwettig handelen.
De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn gebaseerd op de bepalingen uit de Regeling en de risico-inschatting van het ministerie van EZK van mogelijke fouten, gericht op niet-naleving van de voorwaarden uit de Regeling. Deze fouten kunnen zowel bewust als onbewust zijn gemaakt.
Door de opzet van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en de kenmerken van fraude, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie, is het mogelijk dat bij deze opdracht de accountant zich niet bewust wordt van een fraude van materieel belang. Indien tijdens de opdracht sprake is van een vermoede of geïdentificeerde fraude of niet-naleving van de Regeling, dan communiceren wij aan het bestuur [indien van toepassing: en de raad van commissarissen] en overleggen wij met u wat de impact hiervan is op de Aanvraag en op ons rapport van feitelijke bevindingen.
Rapportage
Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij u in de vorm van een rapport van feitelijke bevindingen. Een specimen-exemplaar treft u aan in bijlage 2 van het Protocol voor de periode juli, augustus, september 2021.
Wij doen geen uitspraak over de toereikendheid van de overeengekomen specifieke werkzaamheden of over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de Aanvraag in zijn totaliteit. Van de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij zelf hierover een eigen afweging maken op basis van ons rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.
Het rapport mag niet gebruikt worden voor enig ander doel dan in de opdrachtparagraaf weergegeven en is uitsluitend bestemd voor u, de Minister van Economische zaken en Klimaat en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Ons rapport mag (of delen daaruit mogen) zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet aan anderen dan de beoogde gebruikers ter beschikking worden gesteld, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG verplicht de verwerkingsverantwoordelijke om schriftelijk (of in een andere gelijkwaardige vorm) afspraken te maken met zijn verwerker(s) over de omgang met persoonsgegevens.
Of wij als accountant(s) voor deze opdracht een verwerker zijn in de zin van de AVG moeten wij met elkaar bekijken. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/).0
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.
Nadere voorschriften NOCLAR
Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (NOn-Compliance with Laws And Regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw vennootschap. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (xxxxx://xxx.xx).0
Honorarium
Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons team, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal maandelijks in rekening worden gebracht op basis van de voortgang daarvan. De betalingstermijn bedraagt ... dagen.
Algemene Voorwaarden
Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, waarvan u bijgaand een exemplaar aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u onze Algemene Voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren.
[Optioneel: Arbeidsomstandigheden
Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.]
Ten slotte
Met groot genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Xxx verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van het doel en de voorwaarden van de opdracht, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren.
Hoogachtend,
... (naam accountantspraktijk)
... (naam accountant)
Voor akkoord getekend namens ... (naam entiteit)
door ... (naam en functie)
... (datum ondertekening)
Bijlagen:
Algemene Voorwaarden
Tweede exemplaar van deze brief
1 Aan te passen aan de specifieke omstandigheden bij de cliënt.
0 Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen.
0 De accountant moet zich bij elke individuele opdracht afvragen of hij/zij verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. Voor sommige opdrachten zal dat eenvoudig zijn: bij een controle-opdracht is de accountant verwerkingsverantwoordelijke. Bij andere opdrachten is het wat minder voor de hand liggend. De accountant dient per geval te kijken of hij/zij verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. De website van de NBA geeft (met de Autoriteit Persoonsgegevens afgestemde) guidance over dit onderwerp. Daarnaast zijn er modellen verwerkersovereenkomsten te vinden.
0 Indien u prijs stelt op een exemplaar van de NV NOCLAR kunnen wij u die toesturen.
0 Aan te passen aan de specifieke omstandigheden bij de cliënt.
0 Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen.
0 De accountant moet zich bij elke individuele opdracht afvragen of hij/zij verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. Voor sommige opdrachten zal dat eenvoudig zijn: bij een controle-opdracht is de accountant verwerkingsverantwoordelijke. Bij andere opdrachten is het wat minder voor de hand liggend. De accountant dient per geval te kijken of hij/zij verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. De website van de NBA geeft (met de Autoriteit Persoonsgegevens afgestemde) guidance over dit onderwerp. Daarnaast zijn er modellen verwerkersovereenkomsten te vinden.
0 Indien u prijs stelt op een exemplaar van de NV NOCLAR kunnen wij u die toesturen.