INTENTIEOVEREENKOMST

Gemeente Utrecht en Stichting RAUM Xxxxxxxxxxxx 000

Opsteller Xxxx Xxxxxxxx

Zaaknummer 8501797

Versie DEFINITIEF

Datum 22 januari 2021

Totstandkomingsvoorbehoud

Er komt in het geheel geen – ook geen voorwaardelijke – overeenkomst tot stand en aan deze concept-overeenkomst kunnen derhalve geen rechten worden ontleend, zolang door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht niet is besloten deze overeenkomst aan te gaan en deze overeenkomst niet door een bevoegde vertegenwoordiger van de gemeente Utrecht is ondertekend. Een Bibob-onderzoek zoals bedoeld in het gemeentelijk Bibob- beleid kan onderdeel uitmaken van de besluitvorming. De gemeente is gerechtigd alle informatie die zij in het kader van het Bibob-onderzoek verkrijgt, mee te wegen in de besluitvorming.

Partijen zijn zich ervan bewust dat de hiervoor bedoelde besluitvorming mede afhankelijk kan zijn van de wensen en bedenkingen en/of instemming van de gemeenteraad.

M.G. J.M.v.d.G.

ONDERGETEKENDEN

1. Gemeente Utrecht, gevestigd te Utrecht aan Stadsplateau 1, 3521 AZ, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30280353, en op basis van het vigerende mandaatregister en de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx, in zijn functie van manager Xxxxxxxx bij de Utrechtse Vastgoed Organisatie, die hierbij namens burgemeester en wethouders besluit tot het aangaan van deze overeenkomst, hierna te noemen: ‘Gemeente’,

2. Stichting RAUM, gevestigd te Utrecht aan de Berlijnplein 520, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 68440006 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door

J.C. Xxxxxxxxxxxxx xxx xx Xxxxxx in de functie van voorzitter, hierna te noemen: ‘RAUM’

Gemeente en RAUM hierna elk afzonderlijk ook te noemen: ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen:

‘Partijen’,

OVERWEGEN HET VOLGENDE

a. Gemeente is eigenaar van een perceel grond, ter grootte van 9553 m2 kadastraal bekend, Sectie F nummer 3425 te Utrecht en plaatselijk bekend als Xxxxxxxxxxxx 000, het perceel (hierna: te noemen: ‘de Kavel’) is op de aan deze overeenkomst gehechte tekening (bijlage 1) gearceerd aangegeven;

x. XXXX is -vooruitlopend op een definitieve invulling van de Kavel- gehuisvest op het Xxxxxxxxxxxx 000 en organiseert aldaar culturele activiteiten zoals onder andere het maken en tentoonstellen van kunst/kunstobjecten/installaties, het geven van workshops, het houden van lezingen, theater en het organiseren van evenementen gericht op ontmoeting en culturele vorming waarbij ook ruimte is voor horeca;

c. Gemeente en RAUM hebben in een overeenkomst van opdracht d.d. 21 maart 2019 en een addendum d.d. 24 september afspraken gemaakt over het activiteitenprogramma van RAUM en RAUM is mede op basis van deze opdrachtrelatie vanaf het begin betrokken bij de mogelijk definitieve invulling van de Kavel;

d. Partijen hebben ten behoeve van een definitieve invulling van de Kavel samen en in goed overleg het Ontwikkelkader Berlijnplein d.d. juni 2019 opgesteld (hierna te noemen; ‘Het Ontwikkelkader’), die als bijlage 2 aan deze overeenkomst is gehecht;

e. In het Ontwikkelkader wordt uit gegaan van een te realiseren programma bestaande uit:

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 2200 m2 BVO + 2000m2 buitenruimte ten behoeve van de culturele activiteiten waarbij RAUM de beoogde huurder is (hierna te noemen: Culturele voorziening);

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 4000 m2 BVO voor ateliers, kantoren, studio’s, en werkplaatsen, waarbij DePlaatsmaker de beoogde huurder is;

Intentieovereenkomst Xxxxxxxxxxxx 000 Versie: DEFINITIEF

Paraaf Gemeente: Paraaf RAUM:

2/11

M.G. J.M.v.d.G.

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 3000 m2 BVO ten behoeve van kantoor/ateliers/studie/lab waarvoor Gemeente nog enkele nieuwe hurende partijen zal gaan zoeken;

hierna gezamenlijk te noemen: het ’Project’;

f. Op dit moment wordt op ambtelijk niveau een investeringsbeslissing, hierna te noemen ‘Investeringsbeslissing’, voorbereid, die na positieve besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad;

g. Mochten het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad instemmen met de Investeringsbeslissing, dan zullen daarmee de stichtingskosten van het Project vastliggen, zal Het Ontwikkelkader voor Partijen richtinggevend zijn ten aanzien van de definitieve ontwikkeling van de Kavel en zal Gemeente optreden als aanbestedende dienst;

h. Partijen hebben tevens de ambitie om -binnen de geraamde stichtingskosten- een energieneutraal en zoveel mogelijk circulair gebouwde voorziening(en) te realiseren;

i. Partijen zullen - mits de gemeenteraad een Investeringsbeslissing heeft genomen- gezamenlijk de nadere uitwerking van Het Project vorm gaan geven, waarbij samenwerking, innovatie en co- creatie centraal zullen staan;

j. Partijen de afspraken omtrent deze nadere uitwerking wensen vast te leggen in onderhavige overeenkomst (hierna te noemen: ‘Overeenkomst’).

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN

Artikel 1 Doel van de Overeenkomst

1. Partijen stellen zich ten doel om na de Investeringsbeslissing, met in achtneming van hetgeen in deze Overeenkomst is bepaald ten aanzien van ieders taak en verantwoordelijkheid en met inzet van ieders deskundigheid, gedurende de looptijd van deze Overeenkomst de benodigde contract- en aanbestedingsdocumenten ten behoeve van het Project op te stellen;

Daarnaast stellen Partijen zich ten doel en hebben de intentie om gezamenlijk de nadere afspraken en voorwaarden uit te werken waarbinnen Het Project daadwerkelijk ontworpen en gerealiseerd zou kunnen worden en zullen Partijen de randvoorwaarden en uitgangspunten van de huurovereenkomst voor de Culturele voorziening gedurende de looptijd van deze Overeenkomst nader uitwerken, zodat op het moment dat Partijen vaststellen dat het Project binnen de gestelde kaders en randvoorwaarden ontwikkeld kan worden en alvorens Gemeente ertoe besluit het Project (of delen van Het Project) daadwerkelijk aan één of meerdere externe bouwende en/of ontwerpende partijen te gunnen, Partijen een samenwerkingsovereenkomst (hierna te noemen: ‘Sok’) zullen aangaan. Gemeente zal pas na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomsten met de diverse beoogde huurders/gebruikers een beslissing nemen omtrent het definitief gunnen van de opdracht aan één of meerdere externe bouwende en/of ontwerpende partijen. Na gunning start de ontwerpfase. Kort voor oplevering van het totale Project zullen Partijen een huurovereenkomst sluiten. De concept huurovereenkomst is een onderdeel van de Sok. Bijlage 3 beschrijft de inhoud van de verschillende overeenkomsten.

2. Tot het bereiken van de doelstelling:

- Zullen de door Gemeente op te stellen aanbestedingsdocumenten, als bedoeld in artikel 4 leidend zijn bij het eventueel komen tot de ontwikkeling en realisatie van het Project;

- Zullen Partijen trachten te komen tot een definitieve vaststelling van de uitgangspunten voor huurvoorwaarden en/of de wijze waarop deze worden vastgesteld als bedoeld in artikel 5;

- Zullen Partijen trachten te komen tot afspraken met betrekking tot de demarcatie, onderhoud en het gebruik van de Culturele voorziening met inachtneming van het bepaalde in artikel 6;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken over een definitieve en uitgewerkte planning als bedoeld in artikel 7;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken en voorwaarden omtrent de fase na het besluit tot gunning van de opdracht(en) aan derde partij(en), zoals beschreven in artikel 8;

- Zal Gemeente een voorstel voor de beoogde Sok vervaardigen en als penvoerder optreden, waarbij de nadere afspraken als hiervoor omschreven zullen worden vastgelegd.

Artikel 2 Organisatiestructuur, overleg en besluitvorming

1. Partijen stellen ten behoeve van de uitvoering van deze Overeenkomst een Stuurgroep (= bestuurlijk niveau), een Opdrachtgeversoverleg (=ambtelijk niveau), Projectteam en één of meer - door het Projectteam in te stellen- Werkgroepen (=ambtelijk niveau/huurders) in. Deze organisatievorm geldt tot aan het afsluiten van de Sok.

2. De Stuurgroep, het Opdrachtgeversoverleg en het Projectteam bestaan uit vertegenwoordigers van Gemeente. Beoogde Huurders en eindgebruikers hebben een adviserende rol in de werkgroepen. De Werkgroepen kunnen, afhankelijk van het thema, bestaan uit vertegenwoordigers van elk van de Partijen. De organisatie is verder uitgewerkt in bijlage 4.

3. Het Opdrachtgeversoverleg beslist over zaken die door een van de leden of door het Projectteam worden ingebracht en die betrekking hebben op de voortgang, financiering en haalbaarheid van Het Project.

4. Het Projectteam is verantwoordelijk voor de integraliteit, de voortgang, de financiën en bereidt de besluitvorming in het Opdrachtgeversoverleg voor. De Werkgroepen rapporteren aan het Projectteam. De frequentie van de werkgroep overleggen wordt in onderling overleg bepaald.

5. Naast deze formele structuur, wordt er een aantal keer per jaar een Berlijnplein Bonding georganiseerd waarbij ook vertegenwoordigers van RAUM worden uitgenodigd. Vanuit Gemeente nemen zowel de leden van het Opdrachtgeversoverleg als het Projectteam deel aan dit overleg. In dit overleg worden gezamenlijke besluiten op hoofdlijnen genomen.

6. Voor wat betreft de inbreng van huurders, wordt gewerkt via de principes van co-creatie. Deze principes worden verder toegelicht in bijlage 5. Het CSB model geeft aan hoe huurders en eindgebruikers betrokken worden bij besluitvorming, op basis van co-creatie.

Het doel van co-creatie is een grote betrokkenheid van huurders en eindgebruikers bij de te nemen besluiten, op basis van een open samenwerking, teneinde te komen tot kwalitatief betere besluiten. Daar waar huurders of eindgebruikers kunnen meebeslissen over keuzes in S-lagen, spreken Partijen uit om samen te zoeken naar de beste oplossing voor beide Partijen. Partijen zijn daarin bereid met elkaar in overleg te gaan, en zich te verplaatsen in elkaars belang, en te blijven zoeken naar het gemeenschappelijk belang. Indien Gemeente, huurders en eindgebruikers (waaronder dus ook RAUM) het niet eens kunnen worden, dan is het uiteindelijk aan de Gemeente, als financier van het project, een (eind)beslissing te nemen.

7. Over de Sok en de Huurovereenkomst worden één op één afspraken gemaakt tussen Partijen.

Artikel 3 Algemene verplichtingen van Partijen

1. Partijen leveren tijdig de gevraagde producten dan wel input voor het opstellen van de benodigde documenten en zorgen voor consistente en constante deelname aan de Werkgroepen.

2. Partijen verplichten zich voorts over en weer om elkaar steeds gevraagd en ongevraagd adequaat en volledig tijdig te informeren over ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van deze Overeenkomst. De informatie is uitsluitend bedoeld voor Partijen en niet voor derden.

3. Partijen spannen zich over en weer maximaal in, al datgene te doen, respectievelijk na te laten, hetgeen de uitvoering van deze Overeenkomst zal kunnen bevorderen, respectievelijk belemmeren.

4. Partijen verplichten zich over en weer jegens elkaar om, indien door enige oorzaak de uitvoering van deze Overeenkomst mocht worden vertraagd of verhinderd, of de dreiging daartoe aanwezig is, onverwijld met elkaar in overleg te treden teneinde gezamenlijk te bezien of en zo ja op welke wijze alsnog aan het doel van deze Overeenkomst kan worden tegemoet gekomen.

Artikel 4 Fasen en opstellen aanbestedingsdocumenten

1. De ontwikkeling en realisatie van het Project is thans onderverdeeld in diverse fasen te weten:

- Definitiefase betreft onder meer het (nader) uitwerken/opstellen van het Programma van Eisen (PvE) gebouw en terrein, PvE proces, demarcatie scope en onderhoud en toets financiële businesscase;

- Tenderfase (betreft onder meer het (nader) uitwerken van de aanbestedingsdocumenten en concept overeenkomsten, het voeren van een marktconsultatie en het doorlopen van de selectiefase, dialoogrondes en gunningfase)

- Ontwerpfase (Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp, vergunningen, bestek);

- Uitvoeringsfase (realisatieovereenkomst met consortium, uitvoeringsontwerp, bouwvoorbereiding, realisatie);

- Oplevering en nazorgfase.

2. De Definitiefase en Tenderfase zijn reeds in voorbereiding. Pas als de Investeringsbeslissing door de raad van de gemeente Utrecht wordt genomen, zullen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst en de Definitiefase en Tenderfase onder de verantwoordelijkheid van de Gemeente (verder) worden doorlopen en afgerond.

3. Als basis voor het uitwerken en opstellen van de contract- en aanbestedingsdocumenten gelden kaders en randvoorwaarden zoals vastgelegd in:

a. Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020

b. Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020 (bijlage 6)

c. Architectonisch en Stedenbouwkundige Aanwijzingen d.d. 14 mei 2020

d. Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020 (bijlage 7)

e. Aanbestedingsstrategie Berlijnplein (behorend bij investeringsbeslissing)

f. Stichtingskostenraming (behorend bij investeringsbeslissing)

4. Partijen vinden het belangrijk dat Het Project aansluit bij de wensen van de beoogde (toekomstige) huurders/gebruikers en dat zij in de Definitiefase betrokken zijn bij de voorbereiding van het opstellen van de benodigde contract- en aanbestedingsdocumenten. Voor hun betrokkenheid worden de geldende principes van co-creatie binnen het project aangehouden zoals omschreven in artikel 2 lid 6 van deze Overeenkomst. Deze principes zijn voorts uitgewerkt in bijlage 5.

5. RAUM zal actief de benodigde informatie beschikbaar stellen die noodzakelijk is voor het opstellen van de benodigde documenten, waaronder begrepen in ieder geval:

a. PVE gebouw en terrein

b. Demarcatie onderhoud

c. Financiële businesscase

d. Samenwerkingsovereenkomst

6. Tijdens de Tenderfase – en in ieder geval vóór gunning ten behoeve van ontwerp en realisatie van het Project − dienen Partijen een Sok (de inhoud van de Sok wordt beschreven in artikel 8) met elkaar te zijn aangegaan.

7. Partijen blijven eigenaar van de stukken die zij hebben vervaardigd dan wel hebben ingebracht. RAUM en Gemeente kunnen slechts eigendomsrechten dan wel auteursrechten overdragen indien zij daarmee vooraf schriftelijk hebben ingestemd.

Artikel 5 Uitgangspunten huurvoorwaarden

1. Partijen zijn– met in achtneming van het bepaalde in deze Overeenkomst ten aanzien van de nadere uitwerking gedurende de Definitiefase- voornemens een huurovereenkomst aan te gaan met een beoogde looptijd van 10 jaar, met een breakoptie voor RAUM na 5 jaar.

2. Conform de Kaderbrief Vastgoed 2017 (bijlage 8) brengt Gemeente een kostprijs dekkende huur in rekening voor beleidsondersteunend vastgoed of voor (door gemeente erkende) maatschappelijke instellingen tenzij de markthuur lager is dan de kostprijs dekkende huur. In dat geval zal Gemeente de markthuur in rekening brengen. Op basis van de huidige Stichtingskostenraming en een inschatting van de markthuur op basis van diverse referentiepanden, stellen Partijen vast dat bij de Culturele voorziening, de markthuur lager zal zijn dan een kostprijs dekkende huur en dat het bepaalde in de Kaderbrief Vastgoed van toepassing is en Gemeente een markthuur in rekening zal brengen. In de in voorbereiding zijnde Investeringsbeslissing van de gemeente zal rekening worden gehouden met een voor de gemeente onrendabele top.

3. De markthuur is de jaarhuur die op het moment van taxeren in de markt behaald kan worden. Deze wordt bepaald door een gecertificeerd taxateur, uitgaande van een optimale marketing en verhuur aan de meest biedende gegadigde. Partijen zullen in de Sok nadere afspraken maken omtrent de vaststelling van de definitieve huurprijs, de berekening van de servicekosten mede in relatie tot het beoogde opleveringsniveau van de Culturele voorziening.

4. Partijen hebben de ambitie om een energieneutraal gebouw te realiseren. Onder energieneutraal wordt verstaan: alle gebouw gebonden energiestromen (verwarming, ventilatie, basis verlichting et cetera, inclusief duurzame opwekking op jaarbasis netto 0 kwh/m2 bvo. Gebruikers/huurders gebonden energie (ICT, koffiezet apparaten, theater apparatuur etc.) behoren niet tot de scope van het energieneutraal en de energiekosten blijven de verantwoordelijkheid van huurder. Partijen zullen in onderling overleg de energieneutraliteit van het gebouw nader uitwerken. Vanwege het feit dat de markthuur lager is dan de kostprijs dekkende huur en er derhalve sprake is van een “onrendabele top”, heeft de Gemeente uiteindelijk de doorslaggevende stem bij de beslissingen omtrent de energieneutraliteit van het gebouw.

Intentieovereenkomst Xxxxxxxxxxxx 000 Versie: DEFINITIEF

Paraaf Gemeente: Paraaf RAUM:

6/11

M.G. J.M.v.d.G.

Artikel 6 Demarcatie en inbouwpakket

Partijen zullen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst nadere afspraken maken over het onderhoud, de demarcatie tussen casco en inbouwpakket/inrichting en het beoogde opleveringsniveau van de Culturele voorziening. Daarbij geldt als uitgangspunten dat in de huidige Stichtingskostenraming is gerekend met een in de basis functionerend gebouw, inclusief binnenwanden, de gebruikelijke huurdersinstallaties passend bij het Bouwbesluit en een aantal pantry’s. Huurders/Gebruikers specifieke zaken zoals een keuken en losse inrichting, vloer en wandafwerking zijn geen onderdeel van de Stichtingskostenraming. Partijen kunnen gedurende het opstellen van de contract en aanbestedingsdocumenten gezamenlijk besluiten dat huurders/gebruikers specifieke zaken onderdeel zullen worden van de opdracht aan externe bouwende partijen. Aan het opnemen van huurders specifieke zaken in het Project zal Gemeente in ieder geval de voorwaarden verbinden dat Partijen op dat moment tevens nadere schriftelijke afspraken maken over de gevolgen van deze opname voor de demarcatie en de huurprijs.

Artikel 7 Planning

1. Partijen hebben ter zake van de uitvoering van deze Overeenkomst een indicatieve planning opgesteld, zoals te vinden in bijlage 9 van deze Overeenkomst. Partijen streven ernaar de uitvoering zoveel mogelijk te laten plaatsvinden in overeenstemming met de planning.

2. Indien de planning als bedoeld in lid 1 van dit artikel niet gehaald dreigt te worden, treden Partijen in overleg met elkaar en worden zo nodig aanvullende afspraken gemaakt.

3. Partijen zullen ten behoeve van de Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase een nadere meer gedetailleerde planning opstellen, die als bijlage aan Sok zal worden gehecht.

Artikel 8 Samenwerkingsovereenkomst

1. In de Sok zullen Partijen naast de in artikelen 4, 5, 6 en 7 genoemde afspraken in ieder geval nadere en/of aanvullende afspraken maken over:

- de nadere uitgangspunten van de huurovereenkomst (ingangsdatum, looptijd, een bandbreedte van de huurprijs inclusief afdracht voor de qua huurbestemming ondergeschikte horeca, (on)mogelijkheden en voorwaarden voor onderverhuring, beoogd opleveringsniveau en het eventueel doorbelasten een Energie Prestatie Vergoeding (EPV));

- de belangrijkste voorwaarden ten aan zien van de beheer- en exploitatie met betrekking tot de gemeenschappelijke ruimten;

- de (financiële) consequenties als één van de Partijen besluit de Samenwerkingsovereenkomst te beëindigen;

- de mogelijkheid tot het toepassen van mogelijke (circulaire) verdienmodellen en de gevolgen daarvan voor de huurovereenkomst;

- de betrokkenheid van RAUM in het vervolg traject: Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase, waarbij tevens co-creatie en de daarbij behorende governance nader zal worden uitgewerkt;

- de wijze waarop Partijen zullen omgaan met meer- en minderwerk binnen het Project, alsmede verzoeken daartoe door beoogde huurders en de mogelijke gevolgen daarvan op de huurovereenkomst;

- de wijze waarop Partijen de financiële beheersbaarheid van het Project nader zullen vormgeven en welke beheersmaatregelen Partijen (indien nodig) zullen treffen om te borgen

dat het Project binnen de (financiële) kaders van de Investeringsbeslissing kan worden ontwikkeld en gerealiseerd;

- voorwaarden waaronder partijen de overeenkomst mogen beëindigen;

- de verantwoordelijkheden van ieder der Partijen ten aanzien van ontwerp- en realisatie van het inbouwpakket van de Culturele voorziening.

Artikel 9 Kosten van de (uitvoering van de) Overeenkomst

1. De kosten inzake de uitvoering van de Overeenkomst o.a. bestaande uit personele inzet en de kosten voor het inhuren van externe adviseurs worden door Partijen zelf gedragen.

2. Bij een tussentijdse beëindiging van deze Overeenkomst vindt tussen Partijen geen verrekening van gemaakte kosten plaats.

3. Afspraken over een mogelijke subsidiëring van gemaakte kosten vallen buiten de scope van deze Overeenkomst.

Artikel 10 Communicatie

Partijen hebben gezamenlijk een werkgroep communicatie ingesteld die zorgt voor onderlinge afstemming over de communicatie en woordvoering over het Project naar buiten toe.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

Indien deze Overeenkomst niet onverkort kan worden uitgevoerd als gevolg van onvoorziene omstandigheden die van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze Overeenkomst niet van een Partij mag worden verwacht, dan zullen Partijen daarover op verzoek van de Partij die zich op de onvoorziene omstandigheden beroept in overleg treden, teneinde te bezien of deze Overeenkomst op voor Partijen aanvaardbare voorwaarden aan deze omstandigheden kan worden aangepast.

Artikel 12 Looptijd, wijziging en beëindiging van Overeenkomst

1. Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening door Partijen en eindigt bij ondertekening van de Sok.

2. Deze Overeenkomst kan door één van der Partijen tussentijd worden beëindigd – naast eventuele ontbinding op grond van artikel 6:265 BW - op het moment dat:

- Het college van burgemeester en wethouders besluit de Investeringsbeslissing niet voor te leggen aan de gemeenteraad en/of de gemeenteraad besluit geen Investeringsbeslissing te nemen voor het Project;

- Blijkt dat het Project niet binnen de door de gemeenteraad vastgestelde (financiële) kaders van de Investeringsbeslissing aanbesteed, ontwikkeld en gerealiseerd kan worden;

- Ondanks redelijk overleg, Partijen geen overeenstemming bereiken over het aangaan van een Sok en/of een wijziging van deze Overeenkomst ten gevolge van onvoorziene omstandigheden niet tot stand komt;

- Partijen gezamenlijk vaststellen dat het doel zoals bepaald in artikel 1 van deze Overeenkomst niet kan worden bereikt;

- Gemeente ondanks redelijke inspanning en overleg, geen overeenstemming bereikt met andere (toekomstige) beoogde huurders /gebruikers over het aangaan van een Sok;

- RAUM surseance van betaling of faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard of surseance wordt verleend of een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of RAUM de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;

- Gemeente besluit de opdrachtrelatie met RAUM te beëindigingen of het subsidiebedrag substantieel vermindert.

In het geval de Overeenkomst eindigt zoals omschreven in dit artikellid, komen de tot dan toe gemaakte kosten voor rekening van de Partij die de kosten heeft gemaakt en zijn Partijen jegens elkaar niet aansprakelijk voor eventueel geleden en te lijden schade (hoe ook genaamd).

3. Beëindiging geschiedt bij aangetekend schrijven en zonder dat rechterlijke of arbitrale tussenkomst is vereist.

4. Indien een Partij in ernstige mate tekortschiet of dreigt te kort te schieten in de nakoming van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst, kan de andere Partij deze Partij in gebreke stellen. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Mocht die Partij desondanks deze ingebrekestelling haar verplichtingen alsnog niet nakomen dan is de andere Partij bevoegd deze Overeenkomst te beëindigen.

5. Xxxxxxxxx, aanvulling of verlenging van deze Overeenkomst geschiedt schriftelijk bij gezamenlijk besluit van alle Partijen.

Artikel 13 Publiekrechtelijke bevoegdheden Gemeente

Gemeente behoudt, bij de nakoming van deze Overeenkomst, haar volledige publiekrechtelijke verantwoordelijkheid voor de benodigde procedures en besluitvormingen. Gemeente blijft dan ook, binnen de wettelijke grenzen en binnen de grenzen van behoorlijk bestuur, onverminderd autonoom in de uitoefening van haar publiekrechtelijke taken en bevoegdheden. Dit houdt in dat Gemeente onverminderd de bevoegdheid zal hebben zich te laten leiden door de betrokken regelingen van publiekrechtelijke aard en de belangen die deze beogen te beschermen en dat er van de zijde van Gemeente geen sprake is van een toerekenbare tekortkoming of verzuim, indien het handelen naar deze verantwoordelijkheid eist dat Gemeente publiekrechtelijke rechtshandelingen verrichten of nalaten die niet in het voordeel zijn van de aard en strekking van deze Overeenkomst.

Artikel 14 Fiscaliteit

Gemeente en RAUM streven naar een zo gunstig mogelijk fiscaal regime bij de uitvoering van deze Overeenkomst. RAUM geeft aan dat zij vooralsnog in de veronderstelling is dat zij kan voldoen aan de criteria om te opteren voor een met btw-belaste huur. Partijen komen daarom overeen dat indien RAUM niet kan opteren voor een btw-belaste huur, de huurprijs met maximaal het btw-percentage (21%) kan worden verhoogd. De afdeling Culturele Zaken van de Gemeente staat garant voor de overige omzetbelastingschade die Gemeente lijdt indien RAUM niet kan opteren voor een met btw- belaste huur

Artikel 15 Overdracht van rechten en verplichtingen

1. RAUM is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Gemeente.

2. Gemeente is niet gehouden om haar toestemming te geven aan een verzoek als bedoeld in lid 1 van dit artikel. Indien Gemeente haar toestemming geeft aan een dergelijk verzoek, kan zij hieraan voorwaarden verbinden (waaronder financiële voorwaarden), zoals bijvoorbeeld garanties van solide partijen.

Artikel 16 Bijlagen

1. Bij deze Overeenkomst behoren de volgende bijlagen:

- Bijlage 1: Kavel tekening;

- Bijlage 2: Ontwikkelkader Berlijnplein juni 2019;

- Bijlage 3: Memo overeenkomsten Berlijnplein;

- Bijlage 4: Organisatie deelproject Gebouw;

- Bijlage 5: Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020;

- Bijlage 6: Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020;

- Bijlage 7: Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020;

- Bijlage 8: Kaderbrief vastgoed 2017;

- Bijlage 9: Indicatieve planning Berlijnplein.

2. De in het voorgaande lid genoemde bijlagen vormen een integraal onderdeel van deze Overeenkomst. In geval van vermeende tegenstrijdigheden tussen het bepaalde in deze Overeenkomst en deze bijlagen geldt het bepaalde in deze Overeenkomst tenzij nadrukkelijk anders is/wordt overeengekomen door Partijen.

Artikel 17 Staatssteun

1. Deze Overeenkomst is gesloten met het in deze Overeenkomst genoemde doel. Mocht de Europese Commissie of de rechter echter onverhoopt oordelen dat, om wat voor reden of oorzaak, er sprake is van ongeoorloofde staatssteun, dan treden Partijen in overleg over de gevolgen van een dergelijk oordeel voor deze Overeenkomst.

2. In overleg en niet eerder dan na voorafgaande overeenstemming wijzigen Partijen de Overeenkomst op de voor hen minst bezwarende wijze, zodat geheel tegemoetgekomen wordt aan de bezwaren van de Europese Commissie of de rechter en recht wordt gedaan aan de geest van de Overeenkomst. Indien het oordeel van de Europese Commissie of de rechter geen ruimte biedt voor wijziging van de Overeenkomst of de geest van de Overeenkomst een dergelijke wijziging niet toelaat, heeft de Gemeente de bevoegdheid de Overeenkomst te ontbinden, zonder dat zij kosten of schade is verschuldigd aan RAUM. In deze situatie zullen Partijen in overleg treden en zullen in alle redelijkheid werken aan een voor beide Partijen acceptabele oplossing.

Artikel 18 Slotbepalingen

INTENTIEOVEREENKOMST

Gemeente Utrecht en DePlaatsmaker Xxxxxxxxxxxx 000

Opsteller Xxxx Xxxxxxxx

Zaaknummer 8501797

Versie DEFINITIEF

Datum 22 januari 2021

Totstandkomingsvoorbehoud

Partijen zijn zich ervan bewust dat de hiervoor bedoelde besluitvorming mede afhankelijk kan zijn van de wensen en bedenkingen en/of instemming van de gemeenteraad.

ONDERGETEKENDEN

hierna te noemen: ‘Gemeente’, en

2. DePlaatsmaker, gevestigd te Utrecht aan de Xxxxxxxxxxxx 00 xx Xxxxxxx, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41183121 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. xxx Xxxxxx in de functie van lid van de raad van toezicht, hierna te noemen: ‘DePlaatsmaker’,

Gemeente en DePlaatsmaker hierna elk afzonderlijk ook te noemen: ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen: ‘Partijen’,

OVERWEGEN HET VOLGENDE

b. DePlaatsmaker is -vooruitlopend op een definitieve invulling van de Kavel- gehuisvest op het Berlijnplein 522-526. Gemeente en DePlaatsmaker hebben de afspraken hierover vastgelegd in een overeenkomst van opdracht d.d. 5 augustus 2019 met kenmerk 6208812;

c. Partijen hebben ten behoeve van een definitieve invulling van de Kavel samen en in goed overleg het Ontwikkelkader Berlijnplein d.d. juni 2019 opgesteld (hierna te noemen; ‘Het Ontwikkelkader’), die als bijlage 2 aan deze overeenkomst gehecht;

d. In het Ontwikkelkader wordt uitgegaan van een te realiseren programma bestaande uit:

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 4000 m2 BVO voor ateliers, kantoren, studio’s en presentatieruimtes, waarbij DePlaatsmaker de beoogde huurder is (hierna te noemen: Culturele voorziening);

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 2200 m2 ten behoeve van de culturele activiteiten waarbij RAUM de beoogde huurder is;

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 3000 m2 BVO ten behoeve van kantoor/ateliers/studie/lab waarvoor Gemeente nog enkele nieuwe hurende partijen zal gaan zoeken;

hierna gezamenlijk te noemen: het ’Project’;

e. Op dit moment wordt op ambtelijk niveau een investeringsbeslissing, hierna te noemen ‘Investeringsbeslissing’, voorbereid, die na positieve besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad.;

f. Mochten het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad instemmen met de Investeringsbeslissing, dan zullen daarmee de stichtingskosten van het Project vastliggen, zal Het Ontwikkelkader voor Partijen richtinggevend zijn ten aanzien van de definitieve ontwikkeling van de Kavel en zal Gemeente optreden als aanbestedende dienst;

g. Partijen hebben tevens de ambitie om -binnen de geraamde stichtingskosten- een energieneutraal en zoveel mogelijk circulair gebouwde voorziening(en) te realiseren;

h. Partijen -zullen mits de gemeenteraad een Investeringsbeslissing heeft genomen- gezamenlijk de nadere uitwerking van Het Project vorm gaan geven, waarbij samenwerking, innovatie en co- creatie centraal zullen staan;

i. Partijen de afspraken omtrent deze nadere uitwerking wensen vast te leggen in onderhavige overeenkomst (hierna te noemen: ‘Overeenkomst’).

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN

Artikel 1 Doel van de Overeenkomst

1. Partijen stellen zich tendoel om na de Investeringsbeslissing, met in achtneming van hetgeen in deze Overeenkomst is bepaald ten aanzien van ieders taak en verantwoordelijkheid en met inzet van ieders deskundigheid, gedurende de looptijd van deze Overeenkomst de benodigde contract- en aanbestedingsdocumenten ten behoeve van het Project op te stellen;

2. Tot het bereiken van de doelstelling:

- Zullen de door Gemeente op te stellen aanbestedingsdocumenten, als bedoeld in artikel 4 leidend zijn bij het eventueel komen tot de ontwikkeling en realisatie van het Project;

- Zullen Partijen trachten te komen tot een definitieve vaststelling van de uitgangspunten voor huurvoorwaarden en/of de wijze waarop deze worden vastgesteld als bedoeld in artikel 5;

- Zullen Partijen trachten te komen tot afspraken met betrekking tot de demarcatie, onderhoud en het gebruik van de Culturele voorziening met inachtneming van het bepaalde in artikel 6;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken over een definitieve en uitgewerkte planning als bedoeld in artikel 7;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken en voorwaarden omtrent de fase na het besluit tot gunning van de opdracht(en) aan derde partij(en), zoals beschreven in artikel 8;

- Zal Gemeente een voorstel voor de beoogde Sok vervaardigen en als penvoerder optreden, waarbij de nadere afspraken als hiervoor omschreven zullen worden vastgelegd.

Artikel 2 Organisatiestructuur, overleg en besluitvorming

4. het Projectteam is verantwoordelijk voor de integraliteit, de voortgang, de financiën en bereidt de besluitvorming in het Opdrachtgeversoverleg voor. De Werkgroepen rapporteren aan het Projectteam. De frequentie van de werkgroep overleggen wordt in onderling overleg bepaald.

5. Naast deze formele structuur, wordt er een aantal keer per jaar een Berlijnplein Bonding georganiseerd waarbij ook vertegenwoordigers van DePlaatsmaker worden uitgenodigd. Vanuit Gemeente nemen zowel de leden van het Opdrachtgeversoverleg als het Projectteam deel aan dit overleg. In dit overleg worden gezamenlijke besluiten op hoofdlijnen genomen.

7. Over de Sok en de Huurovereenkomst worden één op één afspraken gemaakt tussen Partijen.

Artikel 3 Algemene verplichtingen van Partijen

1. Partijen leveren tijdig de gevraagde producten dan wel input voor het opstellen van de benodigde documenten en zorgen voor consistente en constante deelname aan de Werkgroepen.

Partijen en niet voor derden.

3. Partijen spannen zich over en weer maximaal in, al datgene te doen, respectievelijk na te laten, hetgeen de uitvoering van deze Overeenkomst zal kunnen bevorderen, respectievelijk belemmeren.

Artikel 4 Fasen en opstellen aanbestedingsdocumenten

1. De ontwikkeling en realisatie van het Project is thans onderverdeeld in diverse fasen te weten:

- Definitiefase (betreft onder meer het (nader) uitwerken/opstellen van het Programma van Eisen (PvE) gebouw en terrein, PvE proces, demarcatie scope en onderhoud en toets financiële businesscase)

- Ontwerpfase (Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp, vergunningen, bestek);

- Uitvoeringsfase (realisatieovereenkomst met consortium, uitvoeringsontwerp, bouwvoorbereiding, realisatie);

- Oplevering en nazorgfase.

3. Als basis voor het uitwerken en opstellen van de contract- en aanbestedingsdocumenten gelden kaders en randvoorwaarden zoals vastgelegd in:

a. Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020

b. Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020 (bijlage 6)

c. Architectonisch en Stedenbouwkundige Aanwijzingen d.d. 14 mei 2020

d. Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020 (bijlage 7)

e. Aanbestedingsstrategie Berlijnplein (behorend bij investeringsbeslissing)

f. Stichtingskostenraming (behorend bij investeringsbeslissing)

4. Partijen vinden het belangrijk dat Het Project aansluit bij de wensen van de beoogde (toekomstige) huurders/gebruikers en dat zij in de Definitiefase betrokken zijn bij de voorbereiding van het opstellen van de benodigde contract- en aanbestedingsdocumenten. Voor hun betrokkenheid worden de geldende principes van co-creatie binnen het project aangehouden. Deze principes zijn verder uitgewerkt in bijlage 5.

5. DePlaatsmaker zal actief de benodigde informatie beschikbaar stellen die noodzakelijk is voor het opstellen van de benodigde documenten, waaronder begrepen in ieder geval:

a. PVE gebouw en terrein

b. Demarcatie onderhoud

c. Financiële businesscase

d. Samenwerkingsovereenkomst

7. Partijen blijven eigenaar van de stukken die zij hebben vervaardigd dan wel hebben ingebracht. Partijen kunnen slechts eigendomsrechten dan wel auteursrechten overdragen indien zij daarmee vooraf schriftelijk hebben ingestemd.

Artikel 5 Uitgangspunten huurvoorwaarden

2. Conform de Kaderbrief Vastgoed 2017 (bijlage 8) brengt Gemeente een kostprijs dekkende huur in rekening voor beleidsondersteunende vastgoed of voor (door gemeente erkende) maatschappelijke instellingen tenzij de markthuur lager is dan de kostprijs dekkende huur. In dat geval zal Gemeente de markthuur in rekening brengen. Op basis van de huidige Stichtingskostenraming en een inschatting van de markthuur op basis van diverse referentiepanden, stellen Partijen vast dat bij de Culturele voorziening, de markthuur lager zal zijn dan een kostprijs dekkende huur en dat het bepaalde in de Kaderbrief Vastgoed van toepassing is en Gemeente een markthuur in rekening zal brengen. In de in voorbereiding zijnde Investeringsbeslissing van de gemeente zal rekening gehouden worden met een voor de gemeente onrendabele top.

4. Partijen hebben de ambitie om een energieneutraal gebouw te realiseren. Onder energieneutraal wordt verstaan: alle gebouwgebonden energiestromen (verwarming, ventilatie, basis verlichting et cetera, inclusief duurzame opwekking op jaarbasis netto 0 kwh/m2 bvo. Gebruikers/huurders gebonden energie (ICT, koffiezet apparaten, theater apparatuur etc.) behoren niet tot de scope van het energieneutraal en blijven de verantwoordelijkheid van Huurder. Partijen zullen in onderling overleg de energieneutraliteit van het gebouw nader uitwerken. Vanwege het feit dat de markthuur lager is dan de kostprijs dekkende huur en er derhalve sprake is van een “onrendabele top”, heeft de Gemeente uiteindelijk de doorslaggevende stem bij de beslissingen omtrent de energieneutraliteit van het gebouw.

Artikel 6 Demarcatie en inbouwpakket

Partijen zullen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst nadere afspraken maken over het onderhoud, de demarcatie tussen casco en inbouwpakket/inrichting en de beoogde opleveringsniveau van de Culturele voorziening. Daarbij geldt als uitgangspunten dat in de huidige Stichtingskostenraming is gerekend met een in de basis functionerend gebouw, inclusief binnenwanden, de gebruikelijke verhuurdersinstallaties passend bij het bouwbesluit en een aantal pantry’s. Huurders/Gebruikers specifieke zaken zoals een keuken en losse inrichting, vloer en wandafwerking zijn geen onderdeel van de Stichtingskostenraming. Partijen kunnen gedurende

het opstellen van de contract- en aanbestedingsdocumenten gezamenlijk besluiten dat huurders/gebruikers specifieke zaken onderdeel zullen worden van de opdracht aan externe bouwende partijen. Aan het opnemen van huurders specifieke zaken in het Project zal Gemeente in ieder geval de voorwaarden verbinden dat Partijen op dat moment tevens nadere schriftelijke afspraken maken over de gevolgen van deze opname voor de demarcatie en de huurprijs.

Artikel 7 Planning

2. Indien de planning als bedoeld in lid 1 van dit artikel niet gehaald dreigt te worden, treden Partijen in overleg met elkaar en worden zo nodig aanvullende afspraken gemaakt.

3. Partijen zullen ten behoeve van de Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase een nadere meer gedetailleerde planning opstellen, die als bijlage aan Sok zal worden gehecht.

Artikel 8 Samenwerkingsovereenkomst

1. In de Sok zullen Partijen naast de in artikelen 4, 5, 6 en 7 genoemde afspraken in ieder geval nadere en/of aanvullende afspraken maken over:

- de belangrijkste voorwaarden ten aan zien van de beheer- en exploitatie met betrekking tot de gemeenschappelijke ruimten;

- de (financiële) consequenties als één van de Partijen besluit de Samenwerkingsovereenkomst te beëindigen;

- de mogelijkheid tot het toepassen van mogelijke (circulaire) verdienmodellen en de gevolgen daarvan voor de huurovereenkomst;

- de betrokkenheid van DePlaatsmaker in het vervolg traject: Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase, waarbij tevens co-creatie en de daarbij behorende governance nader zal worden uitgewerkt;

- de wijze waarop Partijen zullen omgaan met meer- en minderwerk binnen het Project, alsmede verzoeken daartoe door beoogde huurders en de mogelijke gevolgen daarvan op de huurovereenkomst;

- de wijze waarop Partijen de financiële beheersbaarheid van het Project nader zullen vormgeven en welke beheersmaatregelen Partijen (indien nodig) zullen treffen om te borgen dat het Project binnen de (financiële) kaders van de Investeringsbeslissing kan worden ontwikkeld en gerealiseerd;

- voorwaarden waaronder partijen de overeenkomst mogen beëindigen;

- de verantwoordelijkheden van ieder der Partijen ten aanzien van ontwerp- en realisatie van het inbouwpakket van de Culturele voorziening .

Artikel 9 Kosten van de (uitvoering van de) Overeenkomst

1. De kosten inzake de uitvoering van de Overeenkomst o.a. bestaande uit personele inzet en de kosten voor het inhuren van externe adviseurs worden door Partijen zelf gedragen.

2. Bij een tussentijdse beëindiging van deze Overeenkomst vindt tussen Partijen geen verrekening van gemaakte kosten plaats.

3. Afspraken over een mogelijke subsidiëring van gemaakte kosten vallen buiten de scope van deze Overeenkomst.

Artikel 10 Communicatie

Partijen hebben gezamenlijk een werkgroep communicatie ingesteld die zorgt voor onderlinge afstemming over de communicatie en woordvoering over het Project naar buiten toe.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

Artikel 12 Looptijd, wijziging en beëindiging van Overeenkomst

1. Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening door Partijen en eindigt bij ondertekening van de Sok.

2. Deze Overeenkomst kan door één van der Partijen tussentijd worden beëindigd – naast eventuele ontbinding op grond van artikel 6:265 BW - op het moment dat:

- Blijkt dat het Project niet binnen de door de gemeenteraad vastgestelde (financiële) kaders van de Investeringsbeslissing aanbesteed, ontwikkeld en gerealiseerd kan worden;

- Partijen gezamenlijk vaststellen dat het doel zoals bepaald in artikel 1 van deze Overeenkomst niet kan worden bereikt;

- Gemeente ondanks redelijke inspanning en overleg, geen overeenstemming bereikt met andere (toekomstige) beoogde huurders /gebruikers over het aangaan van een Sok;

- DePlaatsmaker surseance van betaling of faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard of surseance wordt verleend of een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of DePlaatsmaker de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;

- Gemeente besluit de overeenkomst van opdracht d.d. 5 augustus 2019 met kenmerk 6208812 te beëindigen;

- Gemeente besluit de opdrachtrelatie met DePlaatsmaker te beëindigingen of het subsidiebedrag substantieel vermindert.

3. Beëindiging geschiedt bij aangetekend schrijven en zonder dat rechterlijke of arbitrale tussenkomst is vereist.

5. Xxxxxxxxx, aanvulling of verlenging van deze Overeenkomst geschiedt schriftelijk bij gezamenlijk besluit van alle Partijen.

Artikel 13 Publiekrechtelijke bevoegdheden Gemeente

Artikel 14 Fiscaliteit

Gemeente en DePlaatsmaker streven naar een zo gunstig mogelijk fiscaal regime bij de uitvoering van deze Overeenkomst. DePlaatsmaker geeft aan dat zij vooralsnog in de veronderstelling is dat zij kan voldoen aan de criteria om te opteren voor een met btw-belaste huur. Partijen komen daarom overeen dat de omzetbelastingschade die Gemeente lijdt vanwege het feit dat DePlaatsmaker niet kan opteren voor een met btw-belaste huur, in de huurovereenkomst in rekening wordt gebracht bij die desbetreffende Partij als extra betalingsverplichting naast de huurprijs.

Artikel 15 Overdracht van rechten en verplichtingen

1. DePlaatsmaker is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Gemeente.

Artikel 16 Bijlagen

1. Bij deze Overeenkomst behoren de volgende bijlagen:

- Bijlage 1: Kavel tekening;

- Bijlage 2: Ontwikkelkader Berlijnplein juni 2019;

- Bijlage 3: Memo overeenkomsten Berlijnplein;

- Bijlage 4: Organisatie deelproject Gebouw;

- Bijlage 5: Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020;

- Bijlage 6: Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020;

- Bijlage 7: Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020;

- Bijlage 8: Kaderbrief vastgoed 2017;

- Bijlage 9: Indicatieve planning Berlijnplein.

Artikel 17 Staatssteun

2. In overleg en niet eerder dan na voorafgaande overeenstemming wijzigen Partijen de Overeenkomst op de voor hen minst bezwarende wijze, zodat geheel tegemoetgekomen wordt aan de bezwaren van de Europese Commissie of de rechter en recht wordt gedaan aan de geest van de Overeenkomst. Indien het oordeel van de Europese Commissie of de rechter geen ruimte biedt voor wijziging van de Overeenkomst of de geest van de Overeenkomst een dergelijke wijziging niet toelaat, heeft de Gemeente de bevoegdheid de Overeenkomst te ontbinden, zonder dat zij kosten of schade is verschuldigd aan DePlaatsmaker. In deze situatie zullen Partijen in overleg treden en zullen in alle redelijkheid werken aan een voor beide Partijen acceptabele oplossing.

Artikel 18 Slotbepalingen

1. Partijen zullen, indien sprake is van een geschil, trachten dit geschil bij te leggen door middel van minnelijk (bestuurlijk) overleg, vóórdat zij zich wenden tot de rechter, spoedeisende gevallen daargelaten. Geschillen zullen in eerste aanleg met uitsluiting worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland.

2. Een ieder verplicht zich alles wat hem bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, op geen enkele manier bekend te maken aan derden, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking verplicht.

3. De uit deze Overeenkomst voor beide Partijen jegens elkaar voortvloeiende verbintenissen zijn ondeelbaar en hoofdelijk.

4. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

ONDERTEKENING

Deze Overeenkomst is digitaal opgemaakt en ondertekend

Gemeente Utrecht DePlaatsmaker

Namens de burgemeester van Utrecht

NAAM: X. Xxxxxxxx NAAM: X. xxx Xxxxxx

FUNCTIE: Manager Vastgoed FUNCTIE: Lid van de RvT

DATUM: 27-01-2021 DATUM: 26-01-2021

PLAATS: _Utrecht PLAATS:Utrecht

INTENTIEOVEREENKOMST

Gemeente Utrecht en HKU Xxxxxxxxxxxx 000

Opsteller Xxxx Xxxxxxxx

Zaaknummer 8501797

Versie DEFINITIEF

Datum 22 januari 2021

Totstandkomingsvoorbehoud

Partijen zijn zich ervan bewust dat de hiervoor bedoelde besluitvorming mede afhankelijk kan zijn van de wensen en bedenkingen en/of instemming van de gemeenteraad.

ONDERGETEKENDEN

hierna te noemen: ‘Gemeente’, en

2. HKU, gevestigd te Utrecht aan Nieuwekade 1, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41178974 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R.W. Bleker in de functie van Voorzitter College van Bestuur,

hierna te noemen: ‘HKU’,

Gemeente en HKU hierna elk afzonderlijk ook te noemen: ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen:

‘Partijen’,

OVERWEGEN HET VOLGENDE

b. Gemeente en overige huurders RAUM en DePlaatsmaker hebben ten behoeve van een definitieve invulling van de Kavel samen en in goed overleg het Ontwikkelkader Berlijnplein d.d. juni 2019 opgesteld (hierna te noemen; ‘Het Ontwikkelkader’), die als bijlage 2 aan deze overeenkomst is gehecht;

c. In het Ontwikkelkader wordt uit gegaan van een te realiseren programma bestaande uit:

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 3000 m2 BVO ten behoeve van kantoor/ateliers/studie/lab waarbij 600 m2 BVO beoogde capaciteit bestemd is voor de HKU. Gemeente zal voor de overige meters nog enkele nieuwe hurende partijen gaan zoeken (hierna te noemen: Culturele voorziening);

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 2200 m2 ten behoeve van de culturele activiteiten waarbij RAUM de beoogde huurder is;

- Een gebouwde voorziening met een beoogde capaciteit van ongeveer 4000 m2 BVO voor ateliers, kantoren, studio’s, en werkplaatsen, waarbij DePlaatsmaker de beoogde huurder is;

hierna gezamenlijk te noemen: het ’Project’;

d. Op dit moment wordt op ambtelijk niveau een investeringsbeslissing, hierna te noemen ‘Investeringsbeslissing’, voorbereid, die na positieve besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad;

e. Mochten het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad instemmen met de Investeringsbeslissing, dan zullen daarmee de stichtingskosten van het Project vastliggen, zal

Het Ontwikkelkader voor Partijen richtinggevend zijn ten aanzien van de definitieve ontwikkeling van de Kavel en zal Gemeente optreden als aanbestedende dienst;

f. Partijen hebben tevens de ambitie om -binnen de geraamde stichtingskosten- een energieneutraal en zoveel mogelijk circulair gebouwde voorziening(en) te realiseren;

g. Partijen -zullen mits de gemeenteraad een Investeringsbeslissing heeft genomen- gezamenlijk de nadere uitwerking van Het Project vorm gaan geven, waarbij samenwerking, innovatie en co- creatie centraal zullen staan;

h. HKU stelt op dit moment een nieuw Strategisch Huisvestingsplan op, waarin de mogelijkheid wordt overwogen om, door middel van een nieuw te huren “satellietlocatie” op het Berlijnplein, de verbinding te kunnen maken tussen haar onderwijs en de beoogde medegebruikers en het cultureel programma van het Berlijnplein;

i. HKU beoogt het Strategisch Huisvestingsplan vast te stellen in het 2e kwartaal van 2021;

j. HKU kan haar definitieve besluitvorming over deelname op het Berlijnplein pas na vaststelling van het Strategisch Huisvestingsplan bevestigen;

k. Partijen de afspraken omtrent deze nadere uitwerking wensen vast te leggen in onderhavige overeenkomst (hierna te noemen: ‘Overeenkomst’).

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN

Artikel 1 Doel van de Overeenkomst

2. Tot het bereiken van de doelstelling:

- Zullen de door Gemeente op te stellen aanbestedingsdocumenten, als bedoeld in artikel 4 leidend zijn bij het eventueel komen tot de ontwikkeling en realisatie van het Project;

- Zullen Partijen trachten te komen tot een definitieve vaststelling van de uitgangspunten voor huurvoorwaarden en/of de wijze waarop deze worden vastgesteld als bedoeld in artikel 5;

- Zullen Partijen trachten te komen tot afspraken met betrekking tot de demarcatie, onderhoud en het gebruik van de Culturele voorziening met inachtneming van het bepaalde in artikel 6;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken over een definitieve en uitgewerkte planning als bedoeld in artikel 7;

- Zullen Partijen trachten te komen tot nadere afspraken en voorwaarden omtrent de fase na het besluit tot gunning van de opdracht(en) aan derde partij(en), zoals beschreven in artikel 8;

- Zal Gemeente een voorstel voor de beoogde Sok vervaardigen en als penvoerder optreden, waarbij de nadere afspraken als hiervoor omschreven zullen worden vastgelegd.

Artikel 2 Organisatiestructuur, overleg en besluitvorming

5. Naast deze formele structuur, wordt er een aantal keer per jaar een Berlijnplein Bonding georganiseerd waarbij ook vertegenwoordigers van HKU worden uitgenodigd. Vanuit Gemeente nemen zowel de leden van het Opdrachtgeversoverleg als het Projectteam deel aan dit overleg. In dit overleg worden gezamenlijke besluiten op hoofdlijnen genomen.

7. Over de Sok en Huurovereenkomst worden één op één afspraken gemaakt tussen Partijen.

Artikel 3 Algemene verplichtingen van Partijen

1. Partijen leveren tijdig de gevraagde producten dan wel input voor het opstellen van de benodigde documenten en zorgen voor consistente en constante deelname aan de Werkgroepen.

3. Partijen spannen zich over en weer maximaal in, al datgene te doen, respectievelijk na te laten, hetgeen de uitvoering van deze Overeenkomst zal kunnen bevorderen, respectievelijk belemmeren.

bezien of en zo ja op welke wijze alsnog aan het doel van deze Overeenkomst kan worden tegemoet gekomen.

Artikel 4 Fasen en opstellen aanbestedingsdocumenten

1. De ontwikkeling en realisatie van het Project is thans onderverdeeld in diverse fasen te weten:

- Definitiefase (betreft onder meer het (nader) uitwerken/opstellen van het Programma van Eisen (PvE) gebouw en terrein, PvE proces, demarcatie scope en onderhoud en toets financiële businesscase)

- Ontwerpfase (Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp, vergunningen, bestek);

- Uitvoeringsfase (realisatieovereenkomst met consortium, uitvoeringsontwerp, bouwvoorbereiding, realisatie);

- Oplevering en nazorgfase.

3. Als basis voor het uitwerken en opstellen van de contract- en aanbestedingsdocumenten gelden kaders en randvoorwaarden zoals vastgelegd in:

a. Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020

b. Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020 (bijlage 6)

c. Architectonisch en Stedenbouwkundige Aanwijzingen d.d. 14 mei 2020

d. Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020 (bijlage 7)

e. Aanbestedingsstrategie Berlijnplein (behorend bij investeringsbeslissing)

f. Stichtingskostenraming (behorend bij investeringsbeslissing)

zoals omschreven in artikel 2 lid 6 van deze Overeenkomst. Deze principes zijn voorts uitgewerkt in bijlage 5.

5. HKU zal actief de benodigde informatie beschikbaar stellen die noodzakelijk is voor het opstellen van de benodigde documenten, waaronder begrepen in ieder geval:

a. PVE gebouw en terrein

b. Demarcatie onderhoud

c. Financiële businesscase

d. Samenwerkingsovereenkomst

7. Partijen blijven eigenaar van de stukken die zij hebben vervaardigd dan wel hebben ingebracht. Partijen kunnen slechts informatie, auteursrechten overdragen indien zij daarmee vooraf schriftelijk hebben ingestemd.

Artikel 5 Uitgangspunten huurvoorwaarden

2. Conform de Kaderbrief Vastgoed 2017 (bijlage 8) brengt Gemeente een markthuur in rekening voor vastgoed dat niet beleidsondersteunend is.

3. De markthuur is de jaarhuur die op het moment van taxeren in de markt behaald kan worden. Deze wordt bepaald door een gecertificeerd taxateur, uitgaande van een optimale marketing en verhuur aan de meest biedende gegadigde. Partijen zullen in de Sok nadere afspraken maken omtrent de vaststelling van definitieve huurprijs, de berekening van de servicekosten mede in relatie tot het beoogde opleveringsniveau van de Culturele voorziening.

4. Partijen hebben de ambitie om een energieneutraal gebouw te realiseren. Onder energieneutraal wordt verstaan: alle gebouwgebonden energiestromen (verwarming, ventilatie, basis verlichting et cetera, inclusief duurzame opwekking op jaarbasis netto 0 kwh/m2 bvo. Gebruikers/huurders gebonden energie (ICT, koffiezet apparaten, theater apparatuur etc.) behoren niet tot de scope van het energieneutraal en blijven de verantwoordelijkheid van Huurder. Partijen zullen in onderling overleg de energieneutraliteit van het gebouw nader uitwerken. Vanwege het feit dat de markthuur lager is dan de kostprijs dekkende huur en er derhalve sprake is van een “onrendabele top”, heeft de Gemeente uiteindelijk de doorslaggevende stem bij de beslissingen omtrent de energieneutraliteit van het gebouw.

Artikel 6 Demarcatie en inbouwpakket

Partijen zullen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst nadere afspraken maken over het onderhoud, de demarcatie tussen casco en inbouwpakket/inrichting en de beoogde opleveringsniveau van de Culturele voorziening. Daarbij geldt als uitgangspunten dat in de huidige Stichtingskostenraming is gerekend met een in de basis functionerend gebouw wordt opgeleverd, inclusief binnenwanden, de gebruikelijke verhuurdersinstallaties passend bij het bouwbesluit en een aantal pantry’s. Huurders/Gebruikers specifieke zaken zoals een keuken en losse inrichting, vloer en wandafwerking zijn geen onderdeel van de Stichtingskostenraming. Partijen kunnen

gedurende het opstellen van de contract- en aanbestedingsdocumenten gezamenlijk besluiten dat huurders/gebruikers specifieke zaken onderdeel zullen worden van de opdracht aan externe bouwende partijen. Aan het opnemen van huurders specifieke zaken in het Project zal Gemeente in ieder geval de voorwaarden verbinden dat Partijen op dat moment tevens nadere schriftelijke afspraken maken over de gevolgen van deze opname voor de demarcatie en de huurprijs.

Artikel 7 Planning

2. Indien de planning als bedoeld in lid 1 van dit artikel niet gehaald dreigt te worden, treden Partijen in overleg met elkaar en worden zo nodig aanvullende afspraken gemaakt.

3. Partijen zullen ten behoeve van de Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase een nadere meer gedetailleerde planning opstellen, die als bijlage aan Sok zal worden gehecht.

Artikel 8 Samenwerkingsovereenkomst

1. In de Sok zullen Partijen naast de in artikelen 4, 5, 6 en 7 genoemde afspraken in ieder geval nadere en/of aanvullende afspraken maken over:

- de nadere uitgangspunten van de huurovereenkomst (ingangsdatum, looptijd, een bandbreedte van de huurprijs, (on)mogelijkheden voor verhuur, m2, beoogd opleveringsniveau en het doorbelasten van de energie maatregelen pakket);

- de belangrijkste voorwaarden ten aan zien van de beheer- en exploitatie met betrekking tot de gemeenschappelijke ruimten;

- de (financiële) consequenties als één van de Partijen besluit de Samenwerkingsovereenkomst te beëindigen;

- de mogelijkheid tot het toepassen van mogelijke (circulaire) verdienmodellen en de gevolgen daarvan voor de huurovereenkomst;

- de betrokkenheid van HKU in het vervolg traject: Ontwerpfase, Voorbereidingsfase, Uitvoeringsfase, waarbij tevens co-creatie en de daarbij behorende governance nader zal worden uitgewerkt;

- de wijze waarop Partijen zullen omgaan met meer- en minderwerk binnen het Project, alsmede verzoeken daartoe door beoogde huurders en de mogelijke gevolgen daarvan op de huurovereenkomst;

- voorwaarden waaronder partijen de overeenkomst mogen beëindigen;

- de verantwoordelijkheden van ieder der Partijen ten aanzien van ontwerp- en realisatie van het inbouwpakket van de Culturele voorziening .

Artikel 9 Kosten van de (uitvoering van de) Overeenkomst

1. De kosten inzake de uitvoering van de Overeenkomst o.a. bestaande uit personele inzet en de kosten voor het inhuren van externe adviseurs worden door Partijen zelf gedragen.

2. Bij een tussentijdse beëindiging van deze Overeenkomst vindt tussen Partijen geen verrekening van gemaakte kosten plaats.

Artikel 10 Communicatie

Partijen hebben gezamenlijk een werkgroep communicatie ingesteld die zorgt voor onderlinge afstemming over de communicatie en woordvoering over het Project naar buiten toe.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

Artikel 12 Looptijd, wijziging en beëindiging van Overeenkomst

1. Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening door Partijen en eindigt bij ondertekening van de Sok.

2. Deze Overeenkomst kan door één van der Partijen tussentijd worden beëindigd – naast eventuele ontbinding op grond van artikel 6:265 BW - op het moment dat:

- HKU in het kader van haar nieuw vast te stellen Strategisch Huisvestingsplan (zie overwegingen) besluit geen satellietlocatie te vestigen op het Berlijnplein.

- Blijkt dat het Project niet binnen de door de gemeenteraad vastgestelde (financiële) kaders van de Investeringsbeslissing aanbesteed, ontwikkeld en gerealiseerd kan worden;

- Partijen gezamenlijk vaststellen dat het doel zoals bepaald in artikel 1 van deze Overeenkomst niet kan worden bereikt;

- Gemeente ondanks redelijke inspanning en overleg, geen overeenstemming bereikt met andere (toekomstige) beoogde huurders /gebruikers over het aangaan van een Sok;

- HKU surseance van betaling of faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard of surseance wordt verleend of een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of HKU de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;

3. Beëindiging geschiedt bij aangetekend schrijven en zonder dat rechterlijke of arbitrale tussenkomst is vereist.

5. Xxxxxxxxx, aanvulling of verlenging van deze Overeenkomst geschiedt schriftelijk bij gezamenlijk besluit van alle Partijen.

Artikel 13 Publiekrechtelijke bevoegdheden Gemeente

Artikel 14 Fiscaliteit

Gemeente en HKU streven naar een zo gunstig mogelijk fiscaal regime bij de uitvoering van deze Overeenkomst. HKU geeft aan dat zij voldoen aan de criteria om te opteren voor een met btw-belaste huur. Partijen komen daarom overeen dat de omzetbelastingschade die Gemeente lijdt vanwege het feit dat HKU niet kan opteren voor een met btw-belaste huur, in de huurovereenkomst in rekening wordt gebracht bij die desbetreffende Partij als extra betalingsverplichting naast de huurprijs.

Artikel 15 Overdracht van rechten en verplichtingen

1. HKU is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Gemeente.

Intentieovereenkomst Xxxxxxxxxxxx 000 Versie: DEFINITIEF

Paraaf Gemeente: Paraaf HKU:

9/11

M.G. R.B.

Artikel 16 Bijlagen

1. Bij deze Overeenkomst behoren de volgende bijlagen:

- Bijlage 1: Kavel tekening;

- Bijlage 2: Ontwikkelkader Berlijnplein juni 2019;

- Bijlage 3: Memo overeenkomsten Berlijnplein;

- Bijlage 4: Organisatie deelproject Gebouw;

- Bijlage 5: Samenwerking en co-creatie d.d. 28 oktober 2020;

- Bijlage 6: Huisvestingsconcept d.d. 30 oktober 2020;

- Bijlage 7: Circulaire Ambities – Berlijnplein d.d. 12-11-2020;

- Bijlage 8: Kaderbrief vastgoed 2017;

- Bijlage 9: Indicatieve planning Berlijnplein.

Artikel 17 Staatssteun

2. In overleg en niet eerder dan na voorafgaande overeenstemming wijzigen Partijen de Overeenkomst op de voor hen minst bezwarende wijze, zodat geheel tegemoetgekomen wordt aan de bezwaren van de Europese Commissie of de rechter en recht wordt gedaan aan de geest van de Overeenkomst. Indien het oordeel van de Europese Commissie of de rechter geen ruimte biedt voor wijziging van de Overeenkomst of de geest van de Overeenkomst een dergelijke wijziging niet toelaat, heeft de Gemeente de bevoegdheid de Overeenkomst te ontbinden, zonder dat zij kosten of schade is verschuldigd aan HKU. In deze situatie zullen Partijen in overleg treden en zullen in alle redelijkheid werken aan een voor beide Partijen acceptabele oplossing.

Artikel 18 Slotbepalingen

3. De uit deze Overeenkomst voor beide Partijen jegens elkaar voortvloeiende verbintenissen zijn ondeelbaar en hoofdelijk.

4. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Intentieovereenkomst Xxxxxxxxxxxx 000 Versie: DEFINITIEF

Paraaf Gemeente: Paraaf HKU:

10/11

M.G. R.B.

ONDERTEKENING

Deze Overeenkomst is digitaal opgemaakt en ondertekend

Gemeente Utrecht HKU

Namens de burgemeester van Utrecht

NAAM: X. Xxxxxxxx NAAM: R.W. Bleker

FUNCTIE: Manager Vastgoed FUNCTIE: Voorzitter College van Bestuur

DATUM: 27-01-2021

PLAATS:

DATUM: 25-01-2021

PLAATS:25/01/2021 Culemborg

Intentieovereenkomst Xxxxxxxxxxxx 000 Versie: DEFINITIEF

Paraaf Gemeente: Paraaf HKU:

11/11

M.G. R.B.

Document Metadata

Table of Contents

INTENTIEOVEREENKOMST

Document Metadata