Subsidievoorwaarden en subsidiebepalingen ZonMw
Subsidievoorwaarden en subsidiebepalingen ZonMw
per 1 januari 2009
Inleiding
Voorwaarden met betrekking tot het verstrekken van subsidies door ZonMw. Deze subsidievoorwaarden zijn van toepassing vanaf 1 januari 2009.
Deze voorwaarden vinden de grondslag in de wet op de organisatie ZorgOnderzoek Nederland, artikel 11, tweede lid.
In de voorwaarden wordt onderscheid gemaakt in verschillende categorieën subsidieaanvragers. Zo is voor universiteiten, aan universiteiten gelieerde (onderzoeks)instituten en universitair medische centra het akkoord ‘bekostiging wetenschappelijk onderzoek’ van toepassing (pagina’s 12 t/m 17). Voor Gezondheids Bevorderende Instituten (GBI’s) en kennisinstituten gelden ook aangepaste voorwaarden (pagina 18).
Voor andere dan bovenbedoelde organisaties gelden de voorwaarden beschreven onder ‘overige instellingen en instituten’ (pagina’s 19-20). In deze wordt ook verwezen naar de bijlage samenwerking met commerciële partijen (pagina 21 t/m 24).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
De in dit document beschreven subsidievoorwaarden zijn van toepassing op alle ZonMw-subsidies, ongeacht de programma’s en de opdrachtgevers die ZonMw de opdracht hebben gegeven een programma uit te voeren.
Hierbij wordt verstaan onder:
• programma: een door ZonMw opgesteld programma, zoals beschreven in de informatiefolder over de procedures van XxxXx;
• programmabudget: het bedrag dat door de opdrachtgever(s) van XxxXx ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering van een programma;
• procedure: de door ZonMw vastgestelde werkwijze voor het indienen, beoordelen en selecteren van subsidieaanvragen, voor de monitoring en voortgangsbewaking van de projecten en voor de sturing en evaluatie van programma’s;
• project: een activiteit binnen een programma op het terrein van gezondheidsonderzoek, volksgezondheid, preventie en zorg, zoals beschreven in de informatiefolder over de procedures van XxxXx;
• projectleider: inhoudelijk eindverantwoordelijke;
• subsidie: een financiële bijdrage in de kosten van een project;
• subsidieaanvrager: een rechtspersoon of een natuurlijk persoon;
• subsidieontvanger: de rechtspersoon of natuurlijk persoon die een subsidietoekenning van XxxXx heeft ontvangen;
• inputfinanciering: een subsidie die in verband staat met inspanningen die men verricht;
• outputfinanciering: een subsidie die in verband staat met resultaten die men behaalt.
• lumpsumfinanciering: een subsidie die zonder nadere specificering van de te onderscheiden kosten wordt toegekend.
• Indien daartoe dwingende redenen bestaan kan ZonMw gemotiveerd afwijken van de subsidievoorwaarden. Dit wordt vooraf in de communicatie over het programma bekend gemaakt. Afzonderlijke afwijkingen worden gemotiveerd in de subsidietoekenning.
Artikel 2
1. Buiten de programma’s en de daarbij behorende indientermijnen worden geen aanvragen in behandeling genomen.
2. Bij de openstelling van een programma wordt ook het daarvoor beschikbare bedrag bekend gemaakt.
3. Subsidies worden slechts verleend voorzover ZonMw van oordeel is dat de verstrekking past in de doelstellingen van een programma en de beoordelingsprocedure heeft geleid tot een positief oordeel. ZonMw-financiering is geen alternatief voor reguliere financiering.
4. Bij dreigende overschrijding van het beschikbare programmabedrag geeft XxxXx voorrang aan die aanvragen waarvan de inwilliging in vergelijking met andere aanvragen het meeste voldoet aan de doelstellingen, de gewenste kwaliteit en de vastgestelde prioriteiten van het desbetreffende programma.
5. De procedures worden algemeen omschreven in de brochure ’Procedures ZonMw’ en verbijzonderd in de programmatekst.
Hoofdstuk Il Het aanvragen van een subsidie
Artikel 3
1. De subsidie wordt slechts op aanvraag verleend.
2. Aanvragers dienen gebruik te maken van de door ZonMw aangegeven aanvraagprocedure. In de openbare aankondiging van het openen van een programma wordt de aanvraagprocedure beschreven.
3. Aanvragen dienen uiterlijk op de in de aankondiging genoemde sluitingsdatum door XxxXx te zijn ontvangen.
4. Aanvragen dienen te zijn ondertekend door de projectleider en de wettelijke of statutaire vertegenwoordiger van de rechtspersoon waarmee de subsidieaanvrager een werkrelatie heeft.
5. Aanvragers ontvangen uiterlijk binnen drie weken na indiening van hun aanvraag een ontvangstbevestiging van hun aanvraag en worden daarbij geïnformeerd over het tijdpad.
Artikel 4
1. Bij de aanvraag door een privaatrechtelijke rechtspersoon worden tevens overgelegd:
a. een afschrift van de oprichtingsakte of de statuten;
b. een afschrift waaruit de inschrijving van de subsidieaanvrager in het geldende openbaar register blijkt;
c. indien de aanvraag is ondertekend door een of meer andere personen dan de personen die op grond van de statuten bevoegd zijn de instelling te vertegenwoordigen: een afschrift van de volmacht op grond waarvan de aanvraag door die andere persoon of personen is ondertekend.
2. ZonMw kan een aanvrager verplichten tot het overleggen van een volledig overzicht van de financiële situatie van de subsidieontvanger op het tijdstip van de aanvraag.
3. Voorzover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven subsidie of een andere financiële bijdrage heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen of organisaties, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.
4. Overlegging van in het eerste lid bedoelde afschriften kan achterwege blijven indien de aanvrager redelijkerwijs kan aantonen dat deze gegevens bij ZonMw bekend zijn.
5. Het tweede lid is niet van toepassing indien een rechtspersoon, krachtens publiekrecht ingesteld, een subsidie aanvraagt.
Artikel 5
1. De subsidieaanvraag omvat een projectvoorstel alsmede een projectbegroting.
2. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van het project. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.
3. In de bijlagen wordt aangegeven welke begrotingssystematiek van toepassing is: die van GBI’s en kennisinstituten; het akkoord “bekostiging wetenschappelijk onderzoek” of overig (bijlagen A,B of C). Alsmede zijn in de bijlagen aanvullende afspraken vastgelegd.
4. Als de liquiditeitsbehoefte niet regelmatig is gespreid over de looptijd van het project, wordt bij de aanvraag een liquiditeitsprognose verstrekt. De liquiditeitsprognose geeft per kalendermaand inzicht in het verloop van de liquiditeitsbehoefte van de activiteiten.
5. De aanvrager doet zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan ZonMw van omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de beslissing omtrent (de hoogte van) de subsidie. Daarbij worden relevante stukken overgelegd.
Hoofdstuk III Subsidieverlening en bevoorschotting
Artikel 6
1. Over de besluitvorming worden aanvragers zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes maanden na de sluitingsdatum voor het indienen van de definitieve aanvraag geïnformeerd.
2. Indien het besluit een toezegging inhoudt, wordt het bedrag vermeld dat ten hoogste als subsidie wordt verleend. Een subsidie wordt, afhankelijk van de aanvraag, gerelateerd aan de inspanningen die men verricht: “inputfinanciering” of aan de resultaten die men met het project behaalt: “outputfinanciering”. Aan het verlenen van een subsidie kunnen nadere voorwaarden worden verbonden. Het subsidiebedrag is altijd inclusief eventuele verschuldigde omzetbelasting.
3. Subsidie wordt voorts slechts verstrekt indien de aanvrager naar het oordeel van XxxXx aannemelijk heeft gemaakt dat de financiële middelen met inbegrip van subsidie redelijk en voldoende zullen zijn om de voorgenomen activiteiten uit te voeren.
4. Aan het verlenen van een subsidie of voorschotten kunnen geen rechten worden ontleend noch bij de subsidievaststelling noch bij een volgende subsidieaanvraag.
5. Uiterlijk zes maanden nadat een aanvraag is gehonoreerd, dient het project van start te zijn gegaan. Indien een verklaring is vereist zoals bedoeld in artikel 6, lid 8, dient deze verklaring binnen de in dit lid genoemde termijn van zes maanden te zijn ontvangen. Van de werkelijke startdatum dient aan XxxXx schriftelijk bericht te worden gezonden.
6. De toezegging vervalt indien het project niet binnen de termijn van zes maanden na toekenning is gestart. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd. In dat geval moet binnen voornoemde termijn aannemelijk zijn gemaakt dat er omstandigheden zijn waardoor een start binnen zes maanden onmogelijk is.
7. Indien voor de uitvoering van het projectvoorstel een vergunning is vereist, dient ZonMw, alvorens de bevoorschotting van het project kan starten, een afschrift van deze vergunning te hebben ontvangen.
8. Indien voor de uitvoering van het projectvoorstel een definitieve akkoordverklaring van een erkende medisch-ethische toetsingscommissie, de CCMO, een dierexperimentencommissie of de Commissie WBO, Wet Bevolkingsonderzoek, is vereist, dient ZonMw, alvorens het project kan starten, en daarmee ook de bevoorschotting kan aanvangen, een afschrift van deze verklaring te hebben ontvangen.
9. Aanvragers van subsidie bij ZonMw dienen de volgende codes te onderschrijven en te volgen: gedragscode Biosecurity en de code Openheid Dierproeven. Gedurende de looptijd van deze subsidievoorwaarden kunnen nieuwe codes van toepassing worden verklaard. Gegevens dienaangaande zijn beschikbaar op xxx.xxxxx.xx Het niet onderschrijven en volgen van deze codes kan leiden tot het niet ontvankelijk verklaren van de subsidieaanvraag.
10. Nadat een aanvraag is gehonoreerd en is voldaan aan de eventueel nader gestelde voorwaarden én nadat XxxXx schriftelijk bericht heeft ontvangen van de werkelijke startdatum, zal XxxXx voorschotten verstrekken tot een maximum van het goedgekeurde budget per projectjaar.
11. De hoogte en het tempo van de bevoorschotting worden door ZonMw vastgesteld, hiervan wordt schriftelijke mededeling gedaan aan de aanvrager.
12. De bevoorschotting wordt gecontinueerd op basis van de ontvangst en goedkeuring van de in artikel 7, lid 4, bedoelde voortgangsrapportage. Als de voortgang onvoldoende is, kan de bevoorschotting (tijdelijk) worden stopgezet. Eventueel wordt het bevoorschottingsbedrag aangepast als de rapportage daartoe aanleiding geeft.
12. Begrotingswijzigingen dienen op voorstel van de subsidieontvanger schriftelijk en gemotiveerd bij ZonMw te worden ingediend. Pas na ontvangst van een schriftelijke instemming gelden de daarbij behorende gewijzigde begrotingsbedragen.
Hoofdstuk IV Verplichtingen van de subsidieontvanger
Artikel 7
1. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het goede verloop van het project en de verantwoording daarvan. Programmacommissies, -subcommissies en -secretariaten van ZonMw zien toe op de uitvoering van projecten (inhoudelijk en procesmatig).
2. De subsidieontvanger is gehouden alle relevante gedragscodes na te leven.
3. Projectleiders stellen in de eerste fase van hun project een verspreidings- en imple- mentatieplan,VIP, op. In het VIP beschrijven projectleiders doel- en gebruikers-groepen voor wie de resultaten van het project relevant kunnen zijn en, afhankelijk van het soort project, activiteiten voor verspreiding, borging en/of invoering van de projectresultaten. In het eindverslag wordt de uitvoering van het VIP geëvalueerd. Daarnaast organiseert XxxXx regelmatig activiteiten voor en door projectleiders met het oog op kennisoverdracht en implementatie van resultaten. Projectleiders worden geacht hieraan hun medewerking te verlenen.
4. Projectleiders schrijven voortgangsverslagen. Vanaf de startdatum van het project dient op een overeengekomen tijdstip een tussentijdse rapportage te worden ingediend. Hiervoor stelt
ZonMw een formulier c.q. een elektronisch format beschikbaar. Projectleiders kunnen worden uitgenodigd een presentatie te verzorgen. Wanneer voortgangsverslagen daartoe aanleiding geven, kan XxxXx een onderzoek ter plaatse uitvoeren om nader geïnformeerd te worden over de voortgang van projecten.
5. Binnen vier maanden na einddatum van het project wordt een eindrapport ingediend bij ZonMw. Hiervoor stelt ZonMw een formulier c.q. een elektronisch format beschikbaar. De eindrapportage dient duidelijk inzicht te verschaffen in de bereikte resultaten en in de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor een subsidie is verleend. In het verslag worden de bereikte resultaten en de verrichte activiteiten vergeleken met de in het projectplan voorgenomen activiteiten.
6. Uit de voortgangs- en eindrapportages dient duidelijk te blijken welke inspanningen zijn verricht om de kennisoverdracht dan wel de implementatie van de projectresultaten te bevorderen.
7. In verband met het belang dat XxxXx eraan hecht dat anderen kennis kunnen nemen van de door XxxXx gefinancierde projecten, dient de aanvrager wiens aanvraag is gehonoreerd het project aan te melden bij de meest aangewezen databank (zie de brochure procedures ZonMw) of op andere wijze openbaar te maken (open source).
8. De subsidieontvanger stemt ermee in dat gegevens uit de projectaanvraagformulieren, voortgangsverslagen en eindrapporten door ZonMw worden opgenomen in openbare projectoverzichten.
Artikel 8
ZonMw kan samen met projectleiders bijeenkomsten organiseren, waarin onderdelen uit het programma worden belicht en besproken. Ook worden programma’s in de regel afgesloten met een presentatie, bijvoorbeeld in de vorm van een conferentie over behaalde resultaten. Projectleiders worden geacht hieraan hun medewerking te verlenen. Dit geldt ook voor overige activiteiten in het kader van het communicatie- en implementatieplan van het programma waarvan het project deel uitmaakt.
Artikel 9
1. Van de subsidieontvanger wordt verwacht dat, zonodig na afstemming met ZonMw over de inhoud en planning, presentaties over het project worden verzorgd en over de resultaten en bevindingen artikelen dan wel berichten in praktijktijdschriften, wetenschappelijke tijdschriften en de algemene pers worden gepubliceerd.
2. Met het oog op de zorgvuldigheid van onderzoek en op evenwichtige berichtgeving moeten de vigerende gedragscodes over privacy en over onderzoek en de media te worden nageleefd. Deze gedragscodes onder de titel Goed Gedrag zijn bij de Raad voor Gezondheidsonderzoek te Den Haag te bestellen. Indien beoogd wordt de resultaten van het onderzoek in de publiciteit te brengen door middel van een persbericht, persconferentie, dag- en weekbladen, radio, TV of internet informeert de subsidieontvanger ZonMw vooraf. Bij alle publicitaire uitingen dient te worden verwezen naar de subsidie van ZonMw en het programma waarvan het project deel uitmaakt.
3. ZonMw kan aangeven dat over projecten die vroegtijdig worden beëindigd of niet het gewenste resultaat opleveren dient te worden gepubliceerd.
4. In voorkomende gevallen kan ZonMw bepalen dat openbaarmaking van de resultaten van een project door de subsidieontvanger niet geschiedt binnen een door ZonMw te bepalen periode van maximaal drie maanden en ingeval van een octrooi maximaal twaalf maanden na ontvangst van de resultaten door XxxXx.
5. Bij publicaties en presentaties dient de subsidieontvanger gebruik te maken van het ZonMw- logo . Het logo is te downloaden via xxx.xxxxx.xx.
ZonMw ontvangt van iedere publicatie drie exemplaren, tenzij anders is overeengekomen.
6. ZonMw kan besluiten de publicatie in een speciale reeks op te nemen. Over de voorbereiding en afwikkeling van een en ander overlegt ZonMw tijdig met de subsidieontvanger.
7. Het staat XxxXx vrij in haar communicatie informatie over de inhoud en de voortgang van het project naar buiten te brengen. Indien sprake is van geheime of vertrouwelijke gegevens zullen bij publicatie de nodige beperkingen in acht worden genomen.
8. Indien de subsidieontvanger niet tot publicatie van de projectresultaten wenst over te gaan, danwel niet tijdig daartoe is overgegaan, is ZonMw gerechtigd na overleg tot publicatie over te gaan. Bij elke publicatie wordt aangegeven wie de uitvoerder(s) en financier(s) zijn geweest.
9. Indien een subsidie (mede) gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, lid 1, van de Auteurswet 1912, draagt de ontvanger van de subsidie er zorg voor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.
10. De resultaten van ZonMw-projecten dienen in het algemeen zonder verdere vergoeding ter beschikking te komen van de Nederlandse bevolking dan wel van andere projecten op hetzelfde terrein. Eventuele producten kunnen op basis van kostprijs ter beschikking worden gesteld. Hiervan kan worden afgeweken als valorisatie de doelstelling van het programma is danwel wanneer sprake is van samenwerking met commerciële partijen. Verwezen wordt naar de bijlage 6 Samenwerking met commerciële partijen.
11. De subsidieontvanger verklaart zich bereid om - ook na afronding van het project - volledige medewerking te verlenen aan door XxxXx op te stellen enquêtes, overzichten enz. over het project en de behaalde resultaten, dit tot vier jaar na afronding van het project.
12. Xxxxxxx aanvaarding van een subsidie voor onderzoek dat resulteert in auteursrechtelijk werk en/of databanken, geeft de auteursrechthebbende respectievelijk de producent van de databank(en) toestemming voor het volgende: ZonMw kan ter bevordering van de kennisoverdracht van onderzoeksresultaten nadere voorwaarden stellen omtrent de auteursrechten en eigendomsrechten op databanken die in het kader van het onderzoek worden gecreëerd. Databanken met bijbehorende toelichting worden in elk geval - dus ook in geval hierop geen eigendomsrechten van ZonMw rusten - op door ZonMw aan te geven wijze beschikbaar gesteld voor gebruik door andere wetenschappelijk onderzoekers.” ZonMw kan dus nadere eisen stellen aan het beschikbaar stellen van gegevensverzamelingen ten behoeve van een intensiever en efficiënter gebruik van deze gegevens.
13. Publicaties van het project die beschikbaar komen na de eindrapportage kunnen nog tot vier jaar na vaststelling van het subsidie door ZonMw worden opgevraagd.
14. Indien ZonMw of de subsidieontvanger de mogelijkheid aanwezig acht dat het onderzoek of het project leidt tot eigendom cq. een voor octrooi vatbare uitvinding, wordt verwezen naar de regeling eigendomsrechten, bijlage 6 van deze brochure.
Artikel 10
1. De subsidieontvanger vrijwaart XxxXx voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de verrichte activiteiten en de daarmee samenhangende door of vanwege de aanvrager verspreide publicaties.
2. ZonMw verlangt van de privaatrechtelijke rechtspersoon die een projectsubsidie ontvangt dat hij:
a. zijn roerende en onroerende goederen op afdoende wijze verzekert tegen het risico van diefstal en brand alsmede tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid tegenover derden;
b. voor vrijwilligers die werkzaamheden verrichten in het kader van de gesubsidieerde activiteiten, hun wettelijke aansprakelijkheid verzekert.
Artikel 11
De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.
Artikel 12
De subsidieontvanger zorgt er voorts voor dat:
a. de administratie op overzichtelijke en doelmatige wijze wordt gevoerd;
b. van alle ontvangsten en uitgaven deugdelijke bewijsstukken, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen of van verrichte diensten duidelijk blijken, aanwezig zijn.
Artikel 13
Baten en lasten van een project die door middel van interne doorberekeningen worden toegerekend, worden bepaald op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Voorzover hierin lasten zijn begrepen van materiële vaste activa, worden deze lasten op basis van aanschaffingsprijzen van die activa berekend.
Vergoedingen die de subsidieontvanger ten laste van het project betaald aan derden, vanwege geleverde diensten of goederen zijn niet hoger dan bedrijfseconomisch verantwoord en maatschappelijk gangbaar.
De subsidieontvanger die aan derden goederen levert, dan wel diensten verricht in het kader van de uitvoering van het project, brengt daarvoor een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is.
Artikel 14
1. De subsidieontvanger verstrekt aan de door XxxXx aangewezen personen op hun verzoek alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een juiste vervulling van hun taak.
2. De bescheiden worden op één adres getoond en de inlichtingen, op verzoek, schriftelijk verstrekt. Indien de subsidieontvanger slechts kan voldoen aan deze verplichting door inbreuk te maken op het recht van enig persoon op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, verstrekt de subsidieontvanger de verlangde gegevens op zodanige wijze dat deze niet tot personen herleidbaar zijn.
3. Ook anderszins wordt zoveel mogelijk medewerking verleend teneinde de door XxxXx aangewezen personen in staat te stellen hun taak op een juiste wijze te vervullen ondermeer wordt hier gedoeld op de medewerking bij het uitvoeren van site visits door XxxXx.
Artikel 15
De subsidieontvanger doet zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan ZonMw van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie. Daarbij worden de relevante stukken overgelegd. Zo dienen voornemens tot wijziging van de doelstelling, de vraagstelling en het plan van aanpak van een project vooraf ter goedkeuring aan ZonMw te worden voorgelegd.
Hoofdstuk V Afrekening
Artikel 16
1. Binnen vier maanden na afloop van de activiteiten dient de subsidieontvanger een verantwoording in. De verantwoording bestaat uit:
a. het eindrapport, bedoeld in artikel 7, lid 5;
b. een subsidiedeclaratie;
c. indien de verantwoording is ondertekend door een of meer andere personen die op grond van de statuten bevoegd zijn de subsidieontvanger te vertegenwoordigen: een afschrift van de volmacht op grond waarvan de verantwoording door die andere persoon of personen is ondertekend.
2. De subsidiedeclaratie geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de aanwending en de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger en geeft de nodige informatie om de subsidie vast te stellen. Belangrijke verschillen tussen begroting en realisatie moeten worden toegelicht. De declaratie sluit aan op de indeling van de bij de toekenning gehanteerde en vastgestelde begroting.
3. Een subsidie bestaat bij inputfinanciering uit het verschil tussen de met de gefinancierde activiteiten samenhangende werkelijke lasten, voorzover opgenomen in een door ZonMw goedgekeurde begroting en de met de gefinancierde activiteiten samenhangende baten. Bij outputfinanciering bestaat een subsidie uit het aantal geleverde onderzoeksprestaties maal het overeengekomen bedrag per prestatie. De subsidie bedraagt niet meer dan het in artikel 6, lid 2, bedoelde maximum.
Artikel 17
1. Het jaar volgend op de afronding van het project draagt de subsidieontvanger zorg voor opname van het project in een aparte bijlage van de jaarrekening. Ten behoeve van de controle door de accountant wordt verwezen naar bijgevoegd protocol, bijlage 1.
2. Indien de accountant geen verklaring van geen bezwaar afgeeft ten behoeve van een project kan ZonMw overgaan tot het terugvorderen van (delen) de subsidie.
3. De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat de accountant meewerkt aan door of namens XxxXx in te stellen onderzoeken naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden. De daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn begrepen in de subsidie.
Artikel 18
Binnen drie maanden na ontvangst van de onder artikel 17 lid 1 genoemde jaarrekening wordt de subsidie vastgesteld door XxxXx.
Artikel 19
1. ZonMw kan bepalen dat de organisatie waaraan een subsidie is verleend, in de gevallen genoemd in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, een door ZonMw te bepalen vergoeding voor vermogensvorming is verschuldigd.
2. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de goederen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken, wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen.
3. Toepassing van het eerste lid blijft achterwege indien de activiteiten van de subsidieontvanger, na toestemming van XxxXx, door een andere rechtspersoon worden voortgezet en de activa tegen boekwaarde aan die andere rechtspersoon in eigendom zijn overgedragen.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 20
1. Indien projecten niet volgens het goedgekeurde projectvoorstel verlopen is ZonMw gerechtigd tussentijds de financiering te beëindigen en de reeds verstrekte subsidie terug te vorderen.
2. Indien door of namens de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt of indien de in deze bepalingen vervatte voorschriften die ZonMw aan het verlenen van de subsidie heeft verbonden niet zijn nageleefd, kan ZonMw de toezegging wijzigen dan wel intrekken, het verstrekken van voorschotten opschorten of de subsidie lager vaststellen. Dit kan ook plaatsvinden naar aanleiding van de uitkomsten van een accountantscontrole bij de instelling waar het project is uitgevoerd.
3. ZonMw kan van de gestelde bepalingen in de leden 1 en 2 afwijken indien daar dringende redenen voor zijn of indien een stringente toepassing van deze bepalingen naar haar oordeel tot kennelijke onbillijkheden zou leiden.
Artikel 21
1. ZonMw heeft een speciale klachtenprocedure. Iedere schriftelijk ingediende klacht wordt conform deze procedure door de ZonMw-directie behandeld.
2. Binnen zes weken na de dag waarop een toekenningsbesluit of subsidievaststelling-besluit bekend is gemaakt, kan bezwaar tegen het besluit worden gemaakt. Bezwaarschriften dienen te worden gericht aan de desbetreffende commissie beroep- en bezwaarschriften.
3. Een nadere toelichting op de klachten- en bezwaarprocedures is te vinden in de folder ’Signaleren, klagen en bezwaar maken’ die bij ZonMw kan worden aangevraagd.
Bijlagen
1. Controleprotocol
2. Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008
3. Addendum bij akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008
4. Specifieke subsidievoorwaarden geldend voor Gezondheids Bevorderende Instellingen (GBI’s) en kennisinstituten
5. Specifieke subsidievoorwaarden geldend voor alle overige instellingen
6. Eigendomsrecht en samenwerking met commerciële partijen en kennis handelbeleid STW aangepast aan ZonMw context
Controleprotocol
In de brief waarmee de subsidie is verleend, kunnen afwijkende en aanvullende subsidievoorwaarden zijn opgenomen. De accountant neemt van de inhoud van deze brief kennis en betrekt de naleving van de eventueel opgenomen nadere subsidievoorwaarden in de controle.
De accountant stelt zijn verklaring op in overeenstemming met het in bijlage E opgenomen model. In de verklaring noemt de accountant de brief of brieven waarmee de subsidie is verleend. Als in de subsidiedeclaratie al melding wordt gemaakt van deze brieven, mag de accountant daarnaar verwijzen met behulp van paragraaf-, paginanummers of dergelijke.
Voorzover de subsidieontvanger de subsidievoorwaarden niet heeft nageleefd, maakt de accountant daarvan melding in zijn verklaring. Als de leiding van de subsidieontvanger in de subsidiedeclaratie al melding maakt van de subsidievoorwaarden die niet zijn nageleefd, mag de accountant daarnaar verwijzen met behulp van paragraaf-, paginanummers of dergelijke.
Bij de controle op basis waarvan de rapportage over de naleving van de subsidiebepalingen, bedoeld in artikel 17, lid 1, plaatsvindt, besteedt de accountant aan de naleving van de hierna genoemde artikelen de daarbij aangegeven aandacht:
Artikel Soort aandacht.
7 normale aandacht
8 normale aandacht
9 normale aandacht
11 normale aandacht
12 normale aandacht
13 speciale aandacht
15 normale aandacht
16 normale aandacht
Onder normale aandacht wordt verstaan: een controle met dezelfde diepgang die in acht wordt genomen bij een controle van de jaarrekening.
Onder speciale aandacht wordt verstaan: controle waarbij nadrukkelijk wordt bezien of de desbetreffende subsidiebepalingen zijn nageleefd.
Specifieke subsidievoorwaarden geldend voor
Gezondheids Bevorderende Instellingen (GBI’s) en kennisinstituten
Voor subsidieaanvragen van deze instituten geldt het volgende:
1 Instellingen die gebruik maken van uur- of dagdeeltarieven waarvan goedkeuring is verkregen van VWS of een ander departement, verstrekken ZonMw dezelfde gegevens op grond waarvan het departement goedkeuring aan deze tarieven heeft gegeven. ZonMw neemt deze tarieven over.
2 Instellingen die geen gebruik maken van door een departement goedgekeurde tarieven moeten in het laatste kwartaal, maar uiterlijk voor het einde van het boekjaar een duidelijke opgave aanleveren van de wijze waarop de tarieven voor het komende jaar zijn opgebouwd en de componenten die meegenomen zijn in deze berekening. Inzichtelijkheid in de tariefopbouw wordt mede gevraagd om beoordeling van de controlerend accountant te vereenvoudigen.
3 Tarieven gaan gelden van 1 januari tot 31 december van het boekjaar waarvoor deze door XxxXx zijn goedgekeurd en gelden voor toekenningen die zijn gedaan in het betreffende boekjaar.
4 Door ZonMw goedgekeurde tarieven voor een bepaald boekjaar, mogen jaarlijks worden verhoogd met een percentage van 2% voor de afgesproken duur van het project.
5 Lopende toekenningen worden niet door ZonMw tussentijds aangepast.
6 Instellingen die goedkeuring van een departement hebben ontvangen dienen deze in bij ZonMw bij voorkeur aan het einde van het jaar danwel zo spoedig mogelijk daarna.
7 Indien de opbouw en/of samenstelling van componenten sterk afwijken ten opzichte van aangeleverde gegevens in de voorgaande jaren dienen deze gemotiveerd te worden en zal met ZonMw in overleg worden getreden.
8 Bij de financiële eindafrekening door de instellingen bij ZonMw zal worden verantwoord op basis van de door ZonMw goedgekeurde begroting en de daaraan gerelateerde realisatie.
9 Wanneer een project is afgerond en inhoudelijk door ZonMw akkoord is bevonden, zal ZonMw bij een positief restant saldo niet tot terugvorderen van het resterend budget overgaan, zulks tot een maximum van 10% van het toegekende budget. Deze middelen worden aangewend voor soortgelijke projecten of aan uitbreiding van het gesubsidieerde project.
10 Afspraken kunnen tussentijds worden opgezegd indien één van de partijen daartoe genoodzaakt, echter wederzijdse instemming is vereist.
11 De subsidie wordt na goedkeuring van het inhoudelijk eindverslag en van de financiële eindafrekening onder voorwaarden vastgesteld.
12 Als aparte bijlage van de jaarrekening van de subsidieontvanger wordt de project controle van de accountant opgenomen. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van het in deze brochure opgenomen controleprotocol
13 ZonMw heeft het recht op grond van de uitkomsten van de onder 12 genoemde controle over te gaan tot (gedeeltelijke) terugvordering van het subsidiebedrag.
Specifieke subsidievoorwaarden geldend voor alle overige instellingen
Richtlijnen voor het opzetten van de begroting
In de begroting worden de volgende posten onderscheiden:
1. Personele kosten
2. Materiële kosten
3. Implementatiekosten
4. Apparatuurkosten
5. Overige kosten
Onderstaand wordt op elk van deze posten nader ingegaan. Personele kosten
Tot de personele kosten worden gerekend:
• de feitelijke salariskosten per jaar van de direct bij de projectuitvoering betrokken personeels- leden; per functie de salarisschaal, het inschalingsniveau en de werktijdfactor aangeven, en 12 maal het brutomaandsalaris berekenen;
• een opslagpercentage op de salariskosten ter dekking van de bijkomende personele kosten van 37%. In het opslagpercentage zijn verdisconteerd: sociale lasten, einde jaarsuitkering, 13de maand, vakantiegeld, wachtgeld, ziekterisico, advertentiekosten en overige wervingskosten, reiskosten woon-werkverkeer, ouderschapsverlof en toeslagen, kosten overig verlof, opleidings- kosten, ondersteuning personeelszaken, gratificaties, binnenlandse reizen, uitkering bij overlijden, sociale activiteiten, verhuis- en installatiekosten, tegemoetkoming ziektekosten en zogenaamde einde-projectkosten.
Voor alle functies geldt dat, indien het inschalingsniveau van de betrokken functionaris nog niet bekend is, de salariskosten worden berekend volgens het middenpunt van de schaal. Als de inschaling wel bekend is, wordt uitgegaan van de reële inschaling.
In de projectbegrotingen dient te worden uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de salarislasten met maximaal één periodiek en met een correctie ingevolge de inflatie van 2% per jaar. Bij de afrekening zal rekening worden gehouden met de werkelijk gemaakte kosten, met inachtneming van het maximaal ter beschikking gestelde subsidiebedrag.
Ter dekking van de overheadkosten kan bij programma’s waar dat is aangegeven, een opslagpercentage op de brutosalariskosten (12 maal brutomaandsalaris plus 37%) worden berekend. Het opslagpercentage wordt ter vaststelling aan ZonMw voorgelegd en is geldig voor alle door de subsidieaanvrager in te dienen projecten.
Als gevolg van de algemene overheadopslag vervallen vergoedingen voor de reguliere infrastructuur zoals: begeleiding, indirect personeel, algemene diensten, ethische toetsing, verzekeringen, huisvestingslasten, kantoormaterialen, fotografie en reproductiekosten, porti- en telefoonkosten, automatiserings- en overige ICT-kosten, voorbereiding congresbezoek, representatiekosten en kosten pagecharge/reprint/beoordelingskosten voor plaatsing van artikelen.
Materiële kosten
De specifiek voor het project benodigde verbruiksartikelen dienen inclusief BTW in de begroting te worden weergegeven. Tot de op te voeren materiële kosten worden ook verrichtingen als laboratoriumbepalingen, X-foto’s, echo’s en dergelijke gerekend. In het geval voor het project inherente excessieve reiskosten moeten worden gemaakt, kunnen deze onder de post materiële kosten worden opgevoerd.
Implementatiekosten
Onder implementatiekosten worden de kosten verstaan die worden gemaakt in het kader van het verspreiden en overdragen van kennis/ervaringen uit het project. Ook kosten in het kader van het voorbereiden van de daadwerkelijke invoering van de projectresultaten vallen hieronder. Voorbeelden van kostenposten zijn: publicaties, nieuwsbrieven, foldermateriaal, mailings, lezingen, expertmeetings, uitwisselingsbijeenkomsten en de organisatie van congressen.
Apparatuurkosten
Investeringen in apparatuur alsmede in infrastructuur dienen goed gemotiveerd te worden. Alleen kosten die specifiek voor het project worden gemaakt, zijn subsidiabel; intrestkosten worden niet vergoed. De kosten van investeringen (afschrijvingen) kunnen in de projectkosten worden opgenomen naar rato van het gebruik hiervan. Indien van apparatuur de volledige aanschafwaarde wordt gefinancierd, dient rekening gehouden te worden met de restwaarde van deze apparatuur. Voor afschrijvingen en het bepalen van de restwaarde wordt uitgegaan van de volgende percentages:
- Computerapparatuur: 1e jaar - 40%;
2e jaar - 30%; 3e jaar - 20%; 4e jaar - 10%.
- Overige apparatuur:
lineaire afschrijving in 5 jaar (20% per jaar).
Overige kosten
Tot de overige kosten worden gerekend: kosten zoals het uitbesteden van analysewerkzaamheden, juridische advisering, eventuele marketingadviezen, media-adviezen en mediakosten publiciteitscampagnes.
Een begrotingspost van maximaal € 2.000 per onderzoekjaar kan voor congreskosten worden opgevoerd. Een begrotingspost van maximaal € 1.200 per project kan worden opgevoerd als bijdrage in de drukkosten van proefschriften, voorzover het gaat om dissertaties van personen die door ZonMw gefinancierd onderzoek uitvoeren dat in relatie staat met het proefschrift.
Bijlage 6
Eigendomsrecht en samenwerking met commerciële partijen
I. Samenvatting
ZonMw is partner van verschillende partijen. Steeds meer heeft XxxXx ook met commerciële partijen te maken zowel op programmaniveau als projectniveau. Dit kan in de vorm van een opdrachtgeverschap of in het kader van een programma of project.
ZonMw wil samenwerking met commerciële partijen mogelijk maken daar waar die samenwerking aansluit bij haar missie en van belang is voor de doelstellingen van de programma’s. Deze samenwerking maakt doorontwikkeling van kennis mogelijk en zorgt daarmee voor innovatie. Omdat staatssteun verboden is, stelt ZonMw zorgvuldig voorwaarden (eventueel aanvullend op reeds bestaande subsidievoorwaarden). Zo moet bijvoorbeeld openbaarheid van kennis te allen tijde zijn gewaarborgd. Dat vraagt bijzondere aandacht voor de wijze waarop XxxXx met commerciële partijen omgaat, zowel als deze (mede)opdrachtgever zijn van een programma als wanneer deze betrokken zijn bij de uitvoering van een project waaraan XxxXx subsidie verleent.
Xxxx van het beleid van XxxXx is dat alleen subsidieverlening aan of met betrokkenheid van commerciële partijen aan de orde kan zijn als deze een evident volksgezondheidsbelang betreffen (bijvoorbeeld vaccinatie of een grote verandering voor een kleine patiëntengroep).
Dit rapport bevat de uitgangspunten en voorwaarden waaronder ZonMw zowel:
A. opdrachten van commerciële opdrachtgevers mogelijk maakt, als
B. subsidies verleent voor projecten waarbij commerciële partijen betrokken zijn.
A. Opdrachten van commerciële partijen.
Voor het aanvaarden van programma-opdrachten van commerciële partijen neemt XxxXx een aantal zorgvuldigheidsvereisten in acht. Hieronder vallen:
• de opdracht is niet in strijd met de missie van XxxXx;
• de opdracht kan uitgevoerd worden binnen de procedures en subsidievoorwaarden van ZonMw;
• de onafhankelijkheid van ZonMw en/of het onderzoek komt niet in gevaar;
• de opdracht is niet in strijd met wet- en regelgeving, met name op het gebied van staatssteun.
ZonMw stelt waar nodig een gebruikerscommissie in om de afspraken over de publieke en private belangen te bewaken. In zo’n commissie zitten experts van verschillende disciplines.
ZonMw zal in de regel geen eigendom of mede-eigendom van kennisproducten opeisen. ZonMw heeft het recht hiervan af te wijken indien daartoe een dringende aanleiding bestaat, bijvoorbeeld als de instelling of projectleider onvoldoende investeert in kennishandel, of als resultaten onbeschermd openbaar moeten worden gemaakt.
Opdrachtgevers, waaronder commerciële opdrachtgevers
De opdrachtverlening van VWS en NWO aan ZonMw is geregeld in de Werkafspraken ZonMw, VWS, NWO. Bij opdrachten van andere opdrachtgevers kan hierbij worden aangesloten.
Voor opdrachtgevers uit de rijksoverheid, in casu andere ministeries, wordt in de afspraken met een opdrachtgevend ministerie schriftelijk vastgelegd dat de ‘Werkafspraken’ van toepassing zijn. Er kunnen, waar nodig, aanvullende afspraken worden toegevoegd of onderdelen niet van toepassing verklaard.
Opdrachten van nieuwe partners
De kans op opdrachten voor programma's van andere partijen dan de hoofdopdrachtgevers van ZonMw (VWS en NWO) neemt toe. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om andere departementen, fondsen of commerciële partijen. Het bestuur stelt aan deze opdrachten randvoorwaarden.
Aanvaarding van opdrachten van derden behoeft naast instemming van het bestuur van ZonMw de instemming van de hoofdopdrachtgevers VWS en NWO. Dit geldt ook als sprake is van co-financiering van een programma door een commerciële partij.
De aanvaarding van opdrachten van commerciële partijen vindt plaats door ondertekening van een contract waarin zijn vastgelegd:
• de opdrachtgevende partij kan voorwaarden stellen over het doel en de te onderzoeken probleemstelling of te beantwoorden vraagstellingen, maar heeft geen enkele invloed op de selectie van de uit te voeren projecten en het onderzoeksdesign;
• de opdrachtgever heeft geen invloed op de procedures zoals die door ZonMw worden gehanteerd het staat ZonMw vrij om over het programma te communiceren. Er is volledige publicatievrijheid voor ZonMw alsmede de onderzoekers;
• er is geen sprake van eenzijdige promotie van producten of diensten van een commerciële opdrachtgevende partij die strijdig is met de (Europese) regelgeving op dat terrein, waaronder de regelgeving over staatssteun;
• het is aan ZonMw om de conclusies en aanbevelingen over de resultaten van het uitgevoerde programma c.q. de gefinancierde activiteiten te formuleren, zoals in de programma-evaluatie;
• de opdrachtgevers kunnen in commissies participeren als waarnemer en informant;
• ZonMw hanteert bij aanvaarding van een opdracht van een commerciële partij overheadkosten voor de uitvoering tegen marktconforme tarieven;
• Vermelding van XxxXx bij publiciteitsuitingen gebeurt altijd in overleg met ZonMw ( m.a.w. gebeurt niet zonder toestemming van XxxXx).
B. Samenwerking commerciële partijen bij de uitvoering van gesubsidieerde projecten
Algemene uitgangspunten
Als er in een project dat ZonMw subsidieert wordt samengewerkt met een commerciële partij, moeten er afspraken gemaakt worden over het intellectuele eigendom van de kennis en over de producten die in het project worden ontwikkeld. ZonMw gaat daarbij uit van:
• openbaarheid van kennis.
• het regelen van patenten/octrooien valt buiten de verantwoordelijkheid van ZonMw. Er kunnen wel afspraken met ZonMw worden gemaakt om de openbaarmaking van de kennis korte tijd uit te
stellen, wanneer dat nodig is voor de patent/octrooiaanvraag.
• het publieke belang van het project moet worden gewaarborgd en mag niet wijken voor het private belang.
• ZonMw kan een gebruikerscommissie vereisen om de afspraken over de publieke en private belangen te bewaken. In zo’n commissie moeten experts zitten van verschillende disciplines.
Gebruik van de resultaten: gebruikerscommissie
In de uitvoering van door XxxXx gesubsidieerde projecten kan de projectleider samenwerken met een commerciële partij. Als dit het geval is kan ZonMw een gebruikerscommissie installeren bij het project. De samenstelling van de gebruikerscommissie wordt afgestemd op de doelstellingen van het project. In het algemeen bestaat de gebruikerscommissie, naast de projectleider uit potentiële gebruikers van de kennis die in het project wordt opgedaan (zoals artsen, onderzoekers, vertegenwoordigers van patiëntverenigingen, vertegenwoordigers van commerciële partijen) en andere personen die geacht mogen worden inzicht te hebben in en/of belang te hebben bij de gebruiks- en toepassingsmogelijkheden van de resultaten van het onderzoek. Indien het project loopt aan een kennisinstelling met Technology Transfer Office (TTO) heeft het de voorkeur van ZonMw dat de TTO zitting heeft in de gebruikerscommissie.
Het doel van een gebruikerscommissie is er op toe te zien dat de resultaten die in het project geboekt worden gebruikt gaan worden. De activiteiten van de gebruikerscommissie zijn vastgelegd in een Taak en werkwijze gebruikerscommissies. Indien al voor de toekenning van een project duidelijk is dat het de voorkeur van ZonMw heeft om een gebruikerscommissie in te stellen, bijvoorbeeld omdat dit al in de programmatekst is opgenomen of omdat er een commerciële partij betrokken is bij het project, wordt dit (bij voorkeur) in de honoreringsbrief vermeld. Indien tijdens de looptijd van een project blijkt
dat er commerciële belangen zijn bij een project wordt tijdens de looptijd een gebruikerscommissie geïnstalleerd.
De projectleider, tevens de voorzitter van de gebruikerscommissie, doet XxxXx een voorstel over de samenstelling van de gebruikerscommissie. ZonMw heeft het recht nadere voorwaarden te stellen aan de samenstelling van de gebruikerscommissie. Zo kan de projectleider worden verzocht het kennistransferbureau of de juridische afdeling van de instelling op te nemen in de gebruikerscommissie. Op die manier draagt XxxXx eraan bij de expertise bij de instellingen op dit gebied te vergroten. De gebruikerscommissie wordt ingesteld en opgeheven door de directeur van ZonMw. De projectleider fungeert als voorzitter en voert in de regel het secretariaat. ZonMw heeft het recht zelf het secretariaat te voeren en bij de bijeenkomsten aanwezig te zijn.
De projectleider heeft de taak de gebruikerscommissie goed te informeren over de voortgang van het onderzoek, de ondernomen utilisatieactiviteiten en de hem gebleken utilisatiemogelijkheden. De gebruikerscommissie kan desgevraagd of op eigen initiatief XxxXx rechtstreeks adviseren.
Eigendomsrecht en toegang tot de resultaten
ZonMw heeft het recht om mede-eigendom te claimen (art 9.14). In de praktijk zal ZonMw normaliter geen gebruik maken van dit recht. ZonMw zal van deze bepaling in de subsidievoorwaarden slechts gebruik maken indien daartoe bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld indien de kennisinstelling of projectleider onvoldoende investeert in kennishandel, of indien resultaten onbeschermd openbaar moeten worden gemaakt. ZonMw kan daarvoor afgaan op het oordeel van deskundigen in de gebruikerscommissie van het project.
Voor een commerciële partij die zitting heeft in een gebruikerscommissie bij een project, kunnen de resultaten van het project dermate interessant zijn dat zij graag toegang wil hebben tot deze resultaten. Hierbij hanteert XxxXx in de Taak en werkwijze gebruikerscommissies een aantal aan het STW handelsbeleid ontleende uitgangspunten welke aan deze bijlage zijn toegevoegd.
Kennis handelbeleid STW aangepast aan ZonMw context
∗ Optierecht/Right of first refusal
Indien een gebruiker exclusief kennis wenst te nemen van de onderzoeksresultaten, dient hij als
tegenprestatie hiervoor een substantiële bijdrage aan het onderzoek te leveren, in geld of anderszins. Hij kan dan als enige gebruiker plaatsnemen in de gebruikerscommissie en verwerft een 'right of first refusal' op de gebruiksrechten van de onderzoeksresultaten. Een en ander wordt bij voorkeur vastgelegd in een optieovereenkomst. De bijdrage aan het onderzoek geeft betrokkene nog niet het recht op toepassing/commercialisering van de resultaten.
∗ Licentie/Know-how-overeenkomst
Het recht tot gebruik/toepassing wordt verkregen middels een licentie- of know-how-
overeenkomst. Dit kan een zogenaamde tweede overeenkomst zijn, na een optieovereenkomst, maar ook wel wordt in één overeenkomst zowel de optie als de licentie, bij effectuering van de optie, vastgelegd.
ZonMw uitgangspunten voor het verlenen van een licentie zijn:
▪ exclusiviteit
in de meeste gevallen wordt een exclusieve licentie verleend, waarbij de onderzoeksinstelling het recht behoudt de resultaten te gebruiken voor verder wetenschappelijk onderzoek en onderwijs, waaronder het recht tot publicatie.
▪ geheimhouding
publicatie kan maximaal een jaar worden opgeschort met het oog op commerciële belangen, tenzij er zeer zwaarwegende gezondheidsbelangen zijn of een ander zwaarwegend publiek belang.
▪ royalty's
als vergoeding voor de verworven rechten dient een percentage van de omzet, verkregen met gebruikmaking van de verworven rechten, te worden betaald. Daarvoor wordt aangesloten bij de afspraken die daarover binnen het betreffende bedrijf/instelling bestaan. Bij vaststelling van de hoogte van dit percentage wordt rekening gehouden met een eventuele bijdrage van het betreffende bedrijf/instelling aan het onderzoek, maar tevens wordt dit percentage gebaseerd op de commerciële waarde van de resultaten. Er wordt niet gemaximeerd in geld, in tijd kan dat wel het geval zijn, bijvoorbeeld door de looptijd van een eventueel octrooi.
▪ anti-ijskast-beding
hiermee wordt beoogd meer zekerheid te verkrijgen dat de onderzoeksresultaten daadwerkelijk gecommercialiseerd worden. Meestal heeft een dergelijk beding de vorm van een minimum royalty per jaar, waaraan toegevoegd de sanctie dat, indien een bepaalde omzet niet gehaald wordt, het exclusief recht wordt omgezet in een non-exclusief recht, of dat zelfs alle rechten verleend onder de licentie-overeenkomst komen te vervallen.
▪ octrooien
ZonMw hecht veel belang aan kennisbescherming waar dat voor succesvol gebruik van gegenereerde kennis noodzakelijk is. Daarom bestaat gedurende het hele onderzoekstraject de mogelijkheid dat de projectleider, betrokken medewerkers en gebruikerscommissieleden een geheimhoudingsverplichting krijgen opgelegd. Daarnaast is de onderzoeker verplicht eventuele octrooieringsmogelijkheden onmiddellijk te melden aan ZonMw. ZonMw legt de verantwoordelijkheid voor het octrooieren van kennis bij de onderzoeker en herkent hierbij een belangrijke rol voor het Technology Transfer Offices van kennisinstellingen.