INFOBUNDEL
GEZ CHT
enthousiaste horeca-uitbater voor ons cultuurcentrum!
INFOBUNDEL
kandidaat concessionaris
cultuurcafé CC De Mol
Inhoud
1. Algemene toelichting 3
2. Achtergrond van de concessie 4
3. Over het gebouw 5
4. Voorwerp van de concessie 6
5. Wat wordt er verwacht van de uitbater? 7
6. Wat biedt vzw Prolier aan de uitbater? 9
7. Procedure 10
8. Kandidaturen 11
9. Toewijzingscriteria 12
10. Contactgegevens 13
1. Algemene toelichting
Het Liers Cultuurcentrum (LCC) maakt, als onderdeel van het lokale cultuurbeleid van de stad, wezen- lijk deel uit van het stedelijk geïntegreerd beleid. Het draagt bij tot de versterking van ons sociaalste- delijk weefsel en tot de levenskracht en aantrekkelijkheid van onze stad.
Met het oog op de cultuurparticipatie en de versterking van de cultuurbeleving bij de burger, het so- ciaal contact tussen mensen als basis voor de gemeenschapsvorming, streeft het Liers Cultuurcen- trum er uiteindelijk naar zoveel mogelijk elementen aan te reiken uit een cultureel aanbod die als bouwstenen kunnen dienen tot zelfontplooiing.
Het Liers Cultuurcentrum:
• biedt een podium voor vaste waarden uit de culturele sector, maar staat tegelijk open voor nieu- we ontwikkelingen die zich voordoen op cultureel vlak.
• hecht veel belang aan de intensiteit van de beleving en maakt van elke activiteit een mooi afge- werkt geheel
• is een open huis voor jong en oud, van welke afkomst, sociale- of beroepsklasse ook, fungeert als informatiecentrum naar verschillende doelgroepen
• is een ontmoetingsplaats
Voor het cultuurcafé, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, verbonden aan CC de Mol, zijn we op zoek naar een uitbater voor de periode van 1/7/2021 tot 30/6/2026 (met mogelijke verlenging van 2 x 2 jaar).
2. Achtergrond van de concessie
Wie is eigenaar en wie is opdrachtgever?
CC de Mol, inclusief het cultuurcafé, appartement en aanhorigheden zijn eigendom van Stad Lier. Vzw Prolier staat in voor het beheer van het gebouw en de werking van het Liers Cultuurcentrum. Vzw Prolier staat dus ook in voor het beheer van het cultuurcafé, maar wenst deze opdracht uit te besteden aan een zelfstandig exploitant met wie zij een contract afsluit.
Contactpersoon voor vzw Prolier is:
Xxxx Xxx xxx Xxxxx xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx 0479/98 21 13
Aard van de concessie
De concessie betreft een concessie voor diensten, m.n. uitbating van het cultuurcafé.
Uitgangspunten
Volgende uitgangspunten worden als richtinggevend vooropgesteld:
• Het cultuurcafé moet visueel en gevoelsmatig een geïntegreerd deel zijn van het globale activi- teitenpakket van het LCC, in die zin dat het een sfeer ondersteunend kader nastreeft. Dit komt tot uiting bij de inrichting (bv. leeshoek, keuze van materialen) of de eventuele organisatie van eigen extra activiteiten of programmering (bv. lezing, fototentoonstelling, brunch...).
• Naast drankvoorziening voor, tijdens en na de voorstellingen wordt er ook verwacht om aan het publiek een beperkte menukaart aan te bieden met verfrissende, creatieve en bij voorkeur gezonde gerechten.
• Het cultuurcafé wordt uitgebaat op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier. Dit moet blijken uit het businessplan dat de financiële haalbaarheid van de uitbating aantoont.
• De exploitatievorm en –stijl dragen bij tot een constructieve imagovorming van het LCC in zijn geheel. Omgekeerd zal het LCC ook rekening houden met de bijdrage die zij kan leveren voor een positief bedrijfseconomisch resultaat (bv. pauzedrankje, aanbieden van extra activiteiten in het cultuurcafé, promo...).
Deze opsomming is niet limitatief.
Duurtijd van de concessie
De overeenkomst neemt een aanvang op 1/7/2021. Het culturele seizoen gaat effectief van start in oktober 2021. De concessie loopt van 1 juli 2021 tot 30 juni 2026 en is daarna verlengbaar met 2 x 2 jaar.
3. Over het gebouw
Het cultuurcentrum, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
• Foyer met twee ingangen (één kant Aarschotsesteenweg, één kant parking)
• Vestiaire
• Toileften
• Bureaus medewerkers Liers Cultuurcentrum
• Kelder
• Een polyvalente zaal met zaaltoog Capaciteit:
• volle zaal 24x36m 800 (ziftend); 1100 (staand)
• 2/3 zaal 24x24m 580 (ziftend); 800 (staand)
• 1/2 zaal 24x18m 430 (ziftend); 600 (staand)
• 1/3 zaal 24x12m 150 (ziftend); 300 (staand) Tribune telescopisch en verplaatsbaar 455 plaatsen
• Podium (9 X14 X 4,95m)
• Technische ruimte op het podium
• Loskade
• Technisch bureau
• Opbergruimte
• ffarage
• Backstage bevaftende:
• 1 grotere ruimte met kleine keuken
• 3 loges
• toileften
• stookplaats
Het cultuurcafé, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
Het gebouw aan de Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0 omvat:
• Het cultuurcafé met bijhorende keuken en bergplaatsen
• Het gedeelte van de kelder horende bij het cultuurcafé
• Het gedeelte van de buitenomgeving: terras cultuurcafé, toegangen keuken en appartement en verharde drankenopslagplaats
• (optioneel) appartement
4. Voorwerp van de concessie
De exploitatie van een cultuurcafé met terras
Dit cultuurcafé is verbonden aan het Liers Cultuurcentrum.
Van de concessiehouder wordt voeling verwacht met de werking en programmatie van het Liers Cul- tuurcentrum (LCC), waardoor het wenselijk is om tot samenwerking te komen met het LCC op vlak van omkadering, infowand programmatie LCC, kranten- en tijdschriftenhoek, aanvullende programmatie… Deze opsomming is niet beperkend.
Het alleenrecht voor het leveren van dranken en maaltijden in het cultuurcafé
Uitzonderingen:
De externe activiteiten maken deel uit van een aparte contractuele bespreking
De concessie bevat vier lagen
1. Cultuurcafé
Het cultuurcentrum is een laagdrempelige plaats voor ontmoeting en ontspanning.
De concessiehouder voorziet binnen het horeca-concept een plaats waar bezoekers een drankje en een snelle hap kunnen genieten op een laagdrempelige manier (zowel naar prijs als naar toeleiding).
2. Restaurant
De concessiehouder voorziet binnen het horeca-concept een plaats waar bezoekers gezellig kunnen eten.
3. Catering
De concessiehouder werkt samen met het cultuurcentrum bij optredens, activiteiten en evenemen- ten. Hij levert maaltijden en dranken voor artiesten aan democratische prijzen, vooraf overeengeko- men met vzw Prolier.
Naast de catering voor artiesten staat de concessiehouder ook in voor koffiebuffeften of andere ca- teringvragen van groepen die de zalen huren.
4. Toogwerking
Het garanderen van de toogwerking voor een groot publiek is een essentiële activiteit van het cul- tuurcafé. Het publiek moet de mogelijkheid hebben om iets te nuftigen op verschillende tijdstippen (voor aanvang, tijdens de pauze, na de voorstelling) en bij alle soorten activiteiten in het cultuurcen- trum.
Een goed draaiende concessie draagt bij tot een betere beleving, zowel ’s avonds bij een voorstelling als tijdens dagactiviteiten. Hoe aangenamer de beleving hoe meer publiek er kan aangetrokken wor- den bovenop de vele bezoekers van het cultuurcentrum.
5. Wat wordt er verwacht van de uitbater?
Algemene minimumvereisten uitbating cultuurcafé
• Financieel:
• Maandelijkse vergoeding voor uitbating: 800 euro
• Energiekosten cultuurcafé (gas, water, elektriciteit) ten laste van uitbater: forfait van 605 euro per maand
• Optioneel: indien de exploitant ervoor kiest om ook het appartement te gebruiken: huur appartement min. 300 euro per maand
• De uitbater staat in voor de aanwerving en bezoldiging van voldoende gekwalificeerd personeel en is verantwoordelijk voor de naleving van de geldende reglementering (sociale wetgeving, sociaal statuut...).
• De uitbater legt een moraliteitsaftest voor.
• De uitbater houdt zich aan de algemene en specifieke FAVV-voorschriften op vlak van (voedsel) hygiëne en veiligheid, verbonden aan een horecazaak.
• De uitbater staat in voor het betalen van alle taksen en lasten op of naar aanleiding van de uitba- ting van de in het complex begrepen lokalen. (bv. openingstaxen, accijnzen, billijke vergoeding, sabam...)
• De uitbater sluit de weftelijke verzekeringen af tot dekking van zijn gebruikersaansprakelijkheid (uitbater t.o.v. eigenaar gebouw), verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontplof- fing…
• De uitbater verbindt zich ertoe om de in gebruik gegeven lokalen (zie plan) en het bedrijfsma- teriaal in goede staat te onderhouden, aan te wenden en te gebruiken volgens de regels van de kunst in functie van de veiligheid en gezondheid van het publiek en de goede gang van de uitba- ting
Specifieke minimumvereisten/taken
• Uitbating cultuurcafé + terras De uitbater…
• …biedt een menukaart aan (verfrissend, gezond, creatief) + dranken. Het bepalen van tarieven gebeurt in overleg met en wordt goedgekeurd door vzw Prolier.
• …zorgt voor een vlofte opvang van piekmomenten (bv. tijdens pauze of na afloop van een voorstelling)
• …past de openingsuren aan, aan het programma van het LCC (vanaf min. 2.5u voor start van elke voorstelling tot min. 2u na afloop van elke voorstelling – met uitzondering van schoolvoorstellingen).
• …levert maaltijden en dranken voor artiesten aan vooraf afgesproken prijzen.
• …voorziet bij voorkeur dranken via de zaaltoog bij receptieve activiteiten en staat in voor het onderhoud en de inrichting ervan.
• …is verantwoordelijk voor proper houden van de foyer en de toileften tijdens voorstel lingen/activiteiten.
• …is verantwoordelijk voor het correct openen en sluiten van het gebouw en het doven van de lichten na afloop van een voorstelling.
• …levert maaltijden/verzorgt recepties bij receptieve activiteiten in de zaal of op vraag van het LCC voor eigen programmatie.
• Infrastructuur:
De uitbater…
• …heeft meldplicht aan vzw Prolier betreffende zaken die stuk zijn of bepaalde situaties die zich hebben voorgedaan.
• …voert zelf kleine herstellingen uit of kleine herstellingen vallen ten laste van de uitbater.
• …houdt mee toezicht op het algemeen geldend rookverbod in het gebouw.
• …onderhoudt de woning, doet op eigen kosten kleine herstellingen (cfr. huurwetgeving)
(indien van toepassing).
• …staat in voor de netheid van het eigen gedeelte van de infrastructuur (terras, cultuurcafé, keuken...).
6. Wat biedt vzw Prolier aan de uitbater?
• Overeenkomst volgens dienstencontract voor een periode van minimum 5 jaar. Verlengbaar met 2 x 2 jaar.
• Een actief cultureel seizoen met een gegarandeerd publiek (ca. 20 000 bezoekers per jaar via eigen programmatie, 10 000 via verhuur)
• ffebruik van cultuurcafé, terras met aanhorigheden en –indien gewenst- appartement voor een schappelijke prijs.
• Het gebouw is gemakkelijk bereikbaar en is omringd door een grote parking voor wagens en een fietsenparking.
• Aangezien bij elk ticket een pauzedrankje inbegrepen is kan vzw Prolier reeds een vast bedrag aan inkomsten (nog overeen te komen) garanderen.
• In de periodes of op momenten dat er geen activiteiten plaatsvinden doet de vzw Prolier geen beroep op de diensten van de uitbater. In overleg met en mits goedkeuring van vzw Prolier kan de uitbater zelf initiatieven nemen in het cultuurcafé, d.m.v. het uitbreiden van de openingsuren of het organiseren van een eigen aanbod.
• De uitbater wordt betrokken bij de organisatie d.m.v. een tweewekelijks werkoverleg over de onderdelen die rechtstreeks met de uitbating te maken hebben.
• De uitbater wordt vooraf steeds op de hoogte gebracht van de verwachte opkomst bij activitei- ten van het LCC.
• Promotionele ondersteuning van het (aanbod van het) cultuurcafé via de jaarlijkse brochure LCC, website en gerichte nieuwsbrieven naar bezoekers.
• Vzw Prolier kan in de mate van het mogelijke logistieke steun bieden in het kader van activiteiten die de uitbater organiseert als aanvulling of versterking van de reguliere werking van het LCC.
• Vzw Prolier voorziet de nodige materialen (poetsgerief, toiletpapier) voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen.
7. Procedure
• Mogelijkheid tot bezichtiging locatie, kennismaking en inwinnen extra informatie op (vrijblijvend) open infomoment op donderdag 27 augustus (20 uur) of zaterdag 29 augustus (10 uur) in het cultuurcafé.
• Indienen dossier uiterlijk 30 september 2020 (20 uur).
• Op basis van de ingediende dossiers wordt een eerste selectie gemaakt tegen 15 oktober 2020.
• ffeselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.
• Shortlist van max. 3 weerhouden kandidaten wordt aan de Raad van Bestuur van vzw Prolier voorgelegd die de uiteindelijke beslissing neemt.
• Afrondende besprekingen en opmaak overeenkomst uiterlijk 15 december 2020.
8. Kandidaturen
Dossiers kandidaten in te dienen tegen uiterlijk 30 september 2020 (20 uur) via dirk.vandenbosch@ xxxxx.xxx
Elk dossier omvat minstens volgende gegevens:
• Persoons- en contactgegevens
• Curriculum vitae: relevante ervaringen uit de horeca en/of culturele sector zijn een pluspunt
• Moraliteitsaftest
• Fiscaal aftest en het RSZ–aftest
• Aftest van beroepsbekwaamheid (niet verplicht)
• Businessplan en financieel plan
• Visie op uitbating cultuurcafé: Beschrijf hoe je de werking van het cultuurcafé ziet, op welke manier je dit zal aanpakken en wat jou kan onderscheiden van andere kandidaten. Enkele voor- beelden die eventueel aan bod kunnen komen:
• Werking, sfeer, voorstellen omtrent aankleding/inrichting...
• Praktische organisatie van het café en vnl. tijdens de opvang van piekmomenten
• Hoe zou het LCC jouw werking kunnen ondersteunen, wat verwacht je specifiek?
• Hoe denk je aan bijkomende klantenwerving en –binding te doen op momenten dat er geen activiteiten vanuit het LCC georganiseerd worden?
• Welke acties in het cultuurcafé zouden een positief effect kunnen hebben op de werking en het bezoekersaantal van het LCC?
• …
9. Toewijzingscriteria
Exploitatievoorstel: 60 punten
• Door een gemotiveerde concessiehouder.
• Een duidelijke en aantrekkelijke, haalbare uitbatingsvisie.
• Rekening houdend met doelgroepen en specifieke werking van het LCC.
• Openingsuren.
• Hoe wordt exploitatie rendabel en aantrekkelijk gemaakt door uitbater?
• Sterke punten en troeven waarmee de uitbater zal uitpakken.
• Wijze waarop de kandidaat is georganiseerd en garant kan staan voor een continue exploitatie voor de volledige duurtijd van de concessie.
• De verzoenbaarheid van de exploitatiefilosofie met de visie van de werking van het LCC.
Businessplan: 40 punten
• Financiële haalbaarheid/onderbouw van het voorstel volgens het aangereikte sjabloon.
• Transparantie, leesbaarheid en betrouwbaarheid van het businessplan.
• Eventuele inhoud businessplan: (eigen) marktonderzoek waarop het concessievoorstel geba- seerd is, de te verwachten inkomen/uitgaven, geplande investeringen, manier waarop met risi- cofactoren zal worden omgegaan, garanties en zekerheden dat het kwaliteitsniveau zal gehaald worden gedurende de volledige looptijd.
10. Contactgegevens
Voor meer info kan je steeds contact opnemen met Dirk Van den Bosch
xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx 0479 98 21 13