Contract
/bestek
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DE OPSPORING (TRACING) EN BEGELEIDING VAN PERSONEN DIE MOGELIJKS EEN RISICODRAGEND CONTACT HEBBEN GEHAD MET EEN COVID-19 BESMET PERSOON / OPERATIONEEL LUIK
Opdracht voor diensten via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking / 28.04.2020
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Vlaamse overheid
Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor diensten Bestek nr. AZG/SD/2020/2
Overheidsopdracht voor de opsporing (tracing) en begeleiding van personen die mogelijks een risicodragend contact hebben gehad met een COVID-19 besmet persoon
Limietdatum en limietuur voor ontvangst van de offertes:
Limietdatum: 30.04.2020 om 18 uur.
Limietuur: 18 uur
Inhoudstafel
1.1 Lijst afwijkingen KB Uitvoering 3
1.3 Voorwerp en classificatIe van de opdracht 3
1.5 Toepasselijke wettelijke bepalingen 4
1.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen 4
2 Administratieve voorschriften 5
2.1 Plaatsing van de opdracht 5
2.1.3 Offerte – opening, indiening, vorm en inhoud 7
2.2 Uitvoering van de opdracht 9
2.2.1 Algemene uitvoeringsbepalingen 9
2.2.3 Wijzigingen tijdens de uitvoering 11
2.2.4 Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid 12
2.2.5 Sancties en rechtsvorderingen 13
2.2.6 Keuring en oplevering 13
3.1 Informatie van de aanbestedende overheid 14
3.2 Omschrijving van de opdracht 15
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1.1 LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING
De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn:
- 25 tot en met 35: gezien de urgentie wordt geen borgtocht geëist.
- 45: zie paragraaf 2.2.5.1 hierna.
1.2 AANBESTEDENDE OVERHEID
1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor het gezondheidsbeleid.
2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van de plaatsingsprocedure: Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid
Stafdienst administrateur-generaal Ellipsgebouw
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 00
0000 Xxxxxxx
Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna.
3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 0000 Xxxxxxx. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak of een ander exploot.
1.3 VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
Het voorwerp van deze opdracht is de organisatie van de opsporing (tracing) en begeleiding van personen die mogelijks een risicodragend contact hebben gehad met een COVID-19 besmet persoon.
Zie, voor de nadere beschrijving van het voorwerp van de opdracht, paragraaf 3.2 van dit document.
1.4 PLAATSINGSWIJZE
Gelet op onvoorzienbare dwingende spoed gebeurt de plaatsing van deze opdracht via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 42, §1, 1°, b) van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, met dien verstande dat er meerdere ondernemers geraadpleegd worden.
Met het oog op het indijken van de COVID-19 pandemie, heeft de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid van 20 april 2020 beslist om de deelstaten met de organisatie en de operationalisering van een systeem van contactopsporing te belasten. Gezien de xxxxx van de crisis en de ongeziene impact
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ervan op de volksgezondheid, de samenleving en de economie, dient dit systeem zo snel als mogelijk operationeel te zijn teneinde nieuwe besmettingen zoveel als mogelijk te voorkomen. Deze absolute urgentie is niet verenigbaar met de termijnen die in het kader van de openbare, niet-openbare of de mededingingsprocedure met onderhandeling vereist worden. Bijgevolg dient de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking te worden toegepast.
De economisch meest voordelige offerte wordt vastgesteld op basis van de beste prijs- kwaliteitsverhouding die bepaald wordt op basis van de gunningscriteria zoals aangegeven in 2.1.5.
1.5 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
a. Regelgeving overheidsopdrachten:
- Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);
- Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017 (hierna: KB Plaatsing);
- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);
- Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
b. Milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Onder sociaal- en arbeidsrecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten wordt onder meer verstaan:
- het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijke kansen- en gelijke behandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;
- de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
U kunt deze regelgeving terugvinden op: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
1.6 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1. De opdracht heeft een initiële looptijd tot 30 november 2020, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting en is vervolgens verlengbaar met periodes van zes maanden, voor zolang de behoefte aanwezig is in hoofde van de aanbestedende overheid. De opdracht kan, in geval van verlenging, vanwege de opdrachtnemer ten vroegste op 1 juni 2021 beëindigd worden met een opzegtermijn van zes maanden. .
2. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
3. De indiening van de offertes verloopt volgens de voorschriften vermeld in 2.1.3.2.
De inschrijvers vermelden op het offerteformulier één of meerdere mailadressen waarmee elektronische communicatie kan gevoerd worden.
4. Het gebruik van elektronische middelen voor het uitwisselen van schriftelijke stukken is verplicht, zowel in het kader van de plaatsing als van de uitvoering van de opdracht.
5. De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van de anti-discriminatiewetgeving.
Zie de bepalingen inzake non-discriminatie onder 2.1.1. en 2.2.8.1.
1.7 VERWERKING PERSOONSGEGEVENS DOOR DE AANBESTEDENDE OVERHEID
Door de indiening van zijn offerte verklaart de inschrijver kennis te hebben genomen van de bijgaande privacyverklaring, dat betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens.
1.8 VRAGEN
Eventuele vragen over de opdracht kunnen uitsluitend schriftelijk worden gesteld, en worden uiterlijk op 29 april 2020, om 16u, per e-mail met ontvangstbewijs gericht aan volgend mailadres: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor niet te antwoorden op vragen die hij niet-pertinent acht met betrekking tot de opdracht of de opdrachtdocumenten.
Als de aanbestedende overheid oordeelt dat het antwoord op een vraag pertinent kan zijn voor alle uitgenodigde ondernemingen, zal hij dit aan alle uitgenodigde ondernemingen ter kennis brengen.
2 Administratieve voorschriften
2.1 PLAATSING VAN DE OPDRACHT
2.1.1 Uitsluiting
De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 en 68 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden en de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden.
Indien een bovenvermelde uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, mag de inschrijver bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is (art. 39 KB Plaatsing 18 april 2017).
Met uitzondering van eventuele corrigerende maatregelen als bedoeld in artikel 17 van de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (deze dienen bewezen te worden door schriftelijke stukken toe te voegen aan de offerte), dient de inschrijver dus geen documenten met betrekking tot de uitsluitingsgronden bij zijn offerte te voegen.
Voorafgaand aan het nemen van de gunningsbeslissing, zal de aanbestedende overheid de inschrijver aan wie hij voornemens is de opdracht te gunnen, verzoeken om onverwijld de actuele ondersteunende documenten over te leggen en aan te tonen dat hij zich niet in één van de bovenvermelde gevallen van uitsluiting bevindt.
De betrokken inschrijver zal, op dat ogenblik, wel onmiddellijk na het verzoek daartoe van de aanbestedende overheid de volgende documenten moeten overleggen:
• een uittreksel uit het strafregister (voor Belgische inschrijvers: een uittreksel volgens het bijzonder model 596.1 – 32: overheidsopdrachten) dat maximaal 6 maand oud is op de limietdatum voor ontvangst van de offertes;
• de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;
Gezien de korte termijn waarbinnen deze documenten zullen moeten worden aangeleverd, worden de inschrijvers aangeraden om deze documenten nu reeds bij de bevoegde instanties aan te vragen en dus ervoor te zorgen dat de documenten ter beschikking zijn op het ogenblik dat de aanbestedende overheid om de onmiddellijke overlegging ervan verzoekt.
Non-discriminatie:
De aanbestedende overheid heeft, in elke fase van de plaatsingsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten indien ze met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de in artikel 7 van de Wet Overheidsopdrachten genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden. Onder sociaal en arbeidsrecht wordt onder meer verstaan de wetgeving opgenomen onder I.5, b).
2.1.2 Modaliteiten
2.1.2.1 Percelen (Art. 58 Wet, art. 49-50 KB Plaatsing)
Deze opdracht is niet opgedeeld in percelen. Gelet op de aard van de opdracht, inz. het belang van een goede coördinatie van de dienstverlening, is een opdeling in percelen niet aangewezen.
2.1.2.2 Varianten (Art. 56 Wet)
Varianten zijn niet toegestaan.
2.1.2.3 Opties (Art. 56 Wet, art. 48 KB Plaatsing)
Er is 1 verplichte optie. Zie opdracht 5 van het voorwerp van de opdracht (zie 3.2 van dit document).
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
2.1.3 Offerte – opening, indiening, vorm en inhoud
2.1.3.1 Opening en indiening van offertes
De limietdatum en het limietuur voor ontvangst van de offerte: zie voorblad.
Dit uiterste tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte moet vóór dit tijdstip aankomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.
2.1.3.2 Indiening van de offertes (Art. 14 Wet)
De offertes worden overgelegd via e-mail op volgend e-mailadres: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
2.1.3.3 Ondertekening van offertes (Art. 42§3 KB Plaatsing)
Een geavanceerde elektronische handtekening is niet verplicht.
2.1.3.4 Vorm en inhoud offerte (Art. 77-78 KB Plaatsing)
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier.
Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier, bij de offerte gevoegd moeten worden:
> de documenten in het kader van de beoordeling op basis van de gunningscriteria (2.1..5).
2.1.3.5 Voordracht van onderaannemers (Art. 74 KB Plaatsing en Art. 12 KB Uitvoering)
De inschrijver vermeldt, indien mogelijk, welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en vermeldt in dat geval voor elk gedeelte de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt.
2.1.3.6 Verbintenistermijn (Art. 58 KB Plaatsing)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van tien kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes.
2.1.4 Prijs
2.1.4.1 Prijsvaststelling (Art. 26 KB Plaatsing)
De opdracht is een opdracht met gemengde prijsvaststelling, dit wil zeggen gedeeltelijk een opdracht tegen globale prijs en gedeeltelijk een opdracht tegen prijslijst, zoals bedoeld in artikel 2, 3° en 2,) van het
K.B. Plaatsing . De inschrijver vermeldt de prijs voor elke deelopdracht op het offerteformulier volgens de wijze vastgesteld in de inventaris, bijgevoegd als Bijlage 2 aan dit Bestek.
2.1.4.2 Prijsopgave (Art. 29 KB Plaatsing)
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
a. Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
b. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van het offerteformulier en voegt ze bij de prijs van de offerte.
De evaluatie van de offerte gebeurt met inbegrip van de BTW.
2.1.4.3 Inbegrepen prijselementen (Art. 32, § 3 KB Plaatsing)
Volgende kosten, lasten, prestaties, e.d. zijn inbegrepen in de eenheidsprijzen en globale prijzen:
- de coördinatie en kwaliteitsbewaking van de activiteiten van het call center en van de field agents;
- administratie en het sociaal secretariaat van het personeel van het call center en van de field agents;
- de verplaatsing, het vervoer en de verzekering;
- de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering;
- de voor de dienstverlening noodzakelijke vorming en intervisie;
- de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk
- de uitrustingskosten (IT) en andere noodzakelijke werkingskosten voor het uitvoeren van de opdrachten door de medewerkers .
2.1.4.4 Prijs- of kostenonderzoek (Art. 35 en 37 KB Plaatsing)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.
2.1.5 Gunningscriteria
2.1.5.1 Onderhandelingsprocedure - gunningscriteria (Art. 81 Wet)
De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding die als volgt worden ingevuld:
De gunningscriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht in volgorde van afnemend belang:
- De kostprijs voor de uitvoering van de opdracht op basis van de inventaris (bijlage 2) (45 punten).
De inschrijver dient zijn prijzen op te geven in de inventaris in Bijlage 2 van dit bestek, en de ingevulde inventaris bij zijn offerte te voegen.
De goedkoopste indiener krijgt 100%. De andere voorstellen worden hier tegenover afgewogen (relatieve scores).
- Een plan van aanpak voor de uitvoering van de volledige opdracht met expliciete aandacht voor (40 punten):
o Eerste fase vanaf 4 mei die de opstart op 11 mei moet mogelijk maken
o De uitbouw van het call center en van de field force tot de maximale capaciteit en onder meer ook een beschrijving van:
o De wijze van samenwerking met de opdrachtgevende overheid;
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
o De wijze waarop de overeenstemming met de wettelijke regels, inzonderheid het arbeids- en sociaal recht en de regels inzake privacy en de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) bij de uitvoering van de diensten gegarandeerd zal zijn
o De door de inschrijver aangegane verbintenissen inzake de fasering van de uitvoering van de opdracht (uitzondering gemaakt voor deelopdracht 5).
- De samenstelling en de kwalificaties van het kernteam dat namens de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht(naam, functieomschrijving, ervaring, expertise op vlak van volksgezondheid en methodiek van veldwerk, beschikbaarheid en garantie van continuïteit) (15 punten)
2.1.5.2 Onderhandelingen
De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om te onderhandelen met één of meerdere inschrijvers, of om zonder het voeren van onderhandelingen over te gaan tot de aanduiding van een voorkeursbieder. In dat laatste geval telt de initieel ingediende offerte als definitieve offerte.
De aanbestedende overheid heeft tevens de mogelijkheid om de onderhandelingen te laten verlopen in opeenvolgende fasen, zodat het aantal inschrijvers waarmee de aanbestedende overheid onderhandelt wordt beperkt door toepassing van de gunningscriteria.
In het kader van deze onderhandelingen kunnen één of meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om één of opeenvolgende aangepaste offertes in te dienen. De aanbestedende overheid kan tot de aanduiding van een voorkeursbieder overgaan.
Met de voorkeursbieder kan een overeenkomst besproken met het oog op de uitvoering van deze opdracht.
Indien een offerte een substantiële onregelmatigheid bevat, kan de aanbestedende overheid deze substantiële onregelmatigheid laten regulariseren.
Een laattijdig ingediende offerte of een offerte die geen eerste inhoudelijke beoordeling mogelijk maakt, kan niet geregulariseerd worden.
De aanbestedende overheid kan tijdens de loop van de onderhandelingen aangeven hoe de aangepaste offertes moeten worden ingediend.
De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze.
2.2 UITVOERING VAN DE OPDRACHT
2.2.1 Algemene uitvoeringsbepalingen
2.2.1.1 Leiding en toezicht op uitvoering (Art. 11 KB Uitvoering)
Het mandaat van de leidend ambtenaar van het agentschap Zorg en Gezondheid bestaat enkel uit:
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
> de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;
> de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
> het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
> het opstellen van de processen-verbaal;
> de opleveringen;
> het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
2.2.2 Betalingen
2.2.2.1 Wijze waarop de prijs wordt betaald (Art. 66 KB Uitvoering)
> Het gedeelte van de opdracht dat tegen een globale prijs wordt uitgevoerd wordt:
o 20% bij aanvang van de opdracht;
o 20% na 2 maanden op basis van een tussentijds rapport en informatiemoment;
o 20% na 4 maanden op basis van een tussentijds rapport en informatiemoment;
o 20% na 6 maanden op basis van een tussentijds rapport en informatiemoment
o 20% na oplevering van de opdracht
> Het gedeelte van de opdracht dat tegen eenheidsprijzen wordt uitgevoerd wordt maandelijks betaald op basis van een factuur op basis van prestatiestaten.
2.2.2.2 Procedure (Arts. 150,156 en 160 KB Uitvoering)
Er wordt niet voorzien in een verificatietermijn. De factuur geldt als schuldvordering.
De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat.
2.2.2.3 Wijze van factureren
De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Elektronische facturatie (e-invoicing) is sinds 1 januari 2017 de standaard werkwijze voor de ontvangst van facturen binnen de Vlaamse overheid.
Met e-invoicing wordt bedoeld: geen PDF-factuur, maar een e-factuur in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform. Facturen die ingediend werden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet aanvaard.
Voor meer informatie, zie xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
2.2.2.4 Inhoud van de elektronische factuur
De elektronische factuur dient, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW-wetboek, zeker en vast volgende gegevens te bevatten die essentieel zijn voor de verwerking ervan:
o KBO-nummer van de aanbestedende overheid: 0316.380.841
Opm.: bij gebruik van het Mercuriusportaal dient u de klant te selecteren uit een keuzelijst.
Selecteer ‘Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap’.
o Inkooporder: dit nummer wordt medegedeeld bij sluiting van de opdracht, of in het aanvangsbevel of op de factuuraanvraag.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De bovenvermelde gegevens dienen ingevuld te worden overeenkomstig de business afspraken van de Vlaamse overheid: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx#xxxxxxxx-xxxxxxxxx
2.2.2.5 Overige bepalingen
a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.
b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.
2.2.3 Wijzigingen tijdens de uitvoering
2.2.3.1 Heffingen die weerslag hebben op het opdrachtbedrag (Art. 38/8 KB Uitvoering)
Wijzigingen van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag kunnen aanleiding geven tot een herziening van dat bedrag mits voldaan is aan volgende cumulatieve voorwaarden:
De wijziging van de heffing moet effectief in werking zijn getreden na de 10e dag voor de limietdatum voor ontvangst van de offertes. Heffingen die reeds eerder waren in werking getreden kunnen geen aanleiding geven tot herziening;
De herziening geldt zowel bij een verhoging van de heffingen als bij een verlaging van de heffingen.
In geval van een verhoging van de heffingen dient de dienstverlener aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht.
In geval van een verlaging is er geen herziening indien de dienstverlener bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald
2.2.3.2 Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de dienstverlener (Art. 38/9 en 38/10 KB Uitvoering)
a) Wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de dienstverlener door omstandigheden die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid en die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van de offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande de dienstverlener al het nodige daartoe heeft gedaan, kan de dienstverlener aanspraak maken op volgende herziening nl.:
- termijnverlenging
- bij een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening (bv. schadevergoeding) of verbreking van de opdracht.
b) Wanneer het contractueel evenwicht wordt ontwricht in het voordeel van de dienstverlener om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid kan de opdracht worden herzien :
- hetzij door een inkorting van de uitvoeringstermijnen in hoofde van de dienstverlener;
- hetzij wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel in hoofde van de dienstverlener, door een andere vorm van herziening of verbreking van de opdracht ten voordele van de aanbestedende overheid.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
c) Het door de dienstverlener geleden nadeel of genoten voordeel wordt geacht de drempel van het zeer belangrijk nadeel/voordeel te bereiken:
o als het nadeel of voordeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag.
Voor de goede orde wenst de aanbestedende overheid te benadrukken dat de in dit bestek aangegeven aantallen van de medewerkers voor deelopdracht 1 maxima betreffen die geleverd en aangehouden moeten kunnen worden zolang dit vereist is en dit vanaf 11 mei 2020. De inschrijvers houden rekening met een mogelijkheid tot graduele afbouw in functie van de verspreiding van COVID-19 op dit punt, zonder dat zij recht hebben op enige herziening van de voorziene prijzen. De posten opgegeven in vermoedelijke hoeveelheden worden verrekend op basis van de werkelijk gepresteerde hoeveelheden. De dagprijzen worden berekend op basis van acht uren per dag. De prijzen in de inventaris vermeld in bijlage 1 zijn berekend op basis van een uitvoering van een opdracht die aanvangt op 11 mei en zou eindigen op 30 november (en houden dus geen rekening met mogelijke verlengingen).
2.2.3.3 Feiten van de aanbestedende overheid van de opdrachtnemer/inschrijver (dienstverlener) (Art. 38/10 KB Uitvoering)
Wanneer de aanbestedende overheid of de dienstverlener een vertraging of nadeel lijdt ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook ten laste van de dienstverlener een nadeel lijdt, kan een herziening van de opdracht worden doorgevoerd die kan bestaan uit één of meer van volgende maatregelen:
- de aanpassing van de contractuele bepalingen inclusief de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
- een schadevergoeding:
- de verbreking van de opdracht.
2.2.3.4 Vervanging (dienstverlener) bij faillissement (Art. 38/3 KB Uitvoering)
In geval van faillissement van de dienstverlener kan de opdracht overgedragen worden naar een door de curator voorgestelde onderneming, bijvoorbeeld naar de onderaannemers.
2.2.4 Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid
2.2.4.1 Intellectuele rechten en Knowhow (Art. 19 en 20 KB Uitvoering)
a. De aanbestede overheid verkrijgt de intellectuele rechten die ontstaan, ontwikkeld en gebruikt worden voor deze overheidsopdracht.
b. De aanbestede overheid verkrijgt de rechten en de methodes en knowhow die gedaan, verworven, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.
2.2.4.2 Bestaande intellectuele eigendomsrechten (Art. 30 KB Plaatsing)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties.
De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.
2.2.4.3 Vertrouwelijkheid (Art. 18 KB Uitvoering)
De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld tenzij voorafgaande, schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid wordt verkregen.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft.
De dienstverlener dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
Deze vertrouwelijkheidsclausule is tevens van toepassing op de Vlaamse Gemeenschap, in zoverre dit niet strijdig is met bestaande wettelijke bepalingen die van toepassing zijn voor de overheid.
2.2.5 Sancties en rechtsvorderingen
2.2.5.1 Straffen (Art. 45, 46/1 KB Uitvoering)
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen).
Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45,
§2, 1° en 2° van het KB Uitvoering, zonder de BTW op te nemen in de berekeningsbasis..
2.2.5.2 Vertragingsboetes (Art. 46, 46/1 EN 154 KB Uitvoering)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering, zonder de BTW op te nemen in de berekeningsbasis.
2.2.5.3 Rechtsvorderingen (ART. 73, § 2 KB Uitvoering)
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.
2.2.6 Keuring en oplevering
2.2.7.1 Oplevering (art. 64 en 156 KB Uitvoering)
Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, beschikt de aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten is gesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.
2.2.6.1 Non-discriminatie
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe zowel ten aanzien van zijn personeelsleden
onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…
De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid).
De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe
medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.
Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.
Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.
De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.
De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.
De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.
3.1 INFORMATIE VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID
Het Vlaams agentschap Zorg en Gezondheid is een intern verzelfstandigd agentschap (IVA) van de Vlaamse overheid. Het behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
De missie van Xxxx en Gezondheid luidt: “Samen met u gaan we voor meer gezondheid en betere zorg.”
We nodigen mensen uit om gezond te leven en we ondersteunen hen hierbij. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren.
In het kader van deze COVID-19 pandemie heeft het team Infectieziektebestrijding en vaccinaties van de afdeling Preventie, uitgebreid met vrijwilligers, in de containmentfase (=indijken van de epidemie) ingestaan voor contacttracing. Als de epidemie te groot wordt is dit niet meer mogelijk en gaat men over tot de mitigationfase, waarbij de focus ligt op het verzekeren van de zorg voor wie ziek is. Als het aantal besmettingen afneemt start terug een fase van containment waarbij contacttracing terug cruciaal is om te vermijden dat er een heropflakkering van de epidemie komt.
Contacttracing moet gepaard gaan met het in stand houden van de preventiemaatregelen (handhygiëne, fysical distancing en beschermingsmiddelen) en van een goed uitgebouwd testbeleid.
3.2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De Interministeriële Conferentie Volksgezondheid van 20 april 2020, voorgezeten door federaal minister Xxxxxx Xx Xxxxx, besliste om de deelstaten te belasten met de verantwoordelijkheid om een systeem van contactopsporing te organiseren en te operationaliseren. Het call center en de field force moet vanaf 4 mei 2020 kunnen proefdraaien om uiterlijk tegen 11 mei 2020 operationeel te zijn.
De opdracht betreft de organisatie en de coördinatie van de contactopsporing door middel van een callcenter en veldwerkers (“field agents”).
De coronaspeurders zijn personen die voor nieuwe coronapatiënten in de eerste plaats onderzoeken met welke mensen ze contact hebben gehad om nieuwe besmettingen zoveel mogelijk te voorkomen. Het grootste gedeelte zal telefonisch werken (call-center) via vooraf bepaalde scripts. Zij contacteren besmette patiënten om te achterhalen met hoeveel mensen ze contact hebben gehad en hoe intens dat was. Op basis daarvan adviseren ze deze personen over wat ze het beste doen. In vervolgcontacten wordt het naleven van deze adviezen opgevolgd. Een beperkter aantal coronaspeurders gaat als veldwerker ter plaatse (field agents). Dat kan zijn omdat de patiënt of diens contacten niet telefonisch (meer) te bereiken zijn, de situatie te complex is voor telefonische interactie, de persoon terughoudend is om de adviezen na te leven,…
Zij helpen patiënten en / of hun contacten zo goed mogelijk de regels na te leven, bijvoorbeeld door samen na te gaan of ze zich kunnen isoleren. Het is nooit een politionele controleactiviteit, wel een hulp voor mensen om zich aan de maatregelen te kunnen houden en om zo ervoor te zorgen dat er geen heropflakkering komt.
Voor deze opdrachten moeten volgende profielen worden gerekruteerd:
- Call center medewerkers (n = 864 voor Vlaams gewest)
- Call center supervisors (n = 46 voor Vlaams gewest)
- Field agents (n = 289 voor Vlaams gewest)
- Field agent supervisors (n = 16 voor Vlaams gewest)
De functieprofielen vindt u in de bijlagen. Scripts, draaiboeken en e-learnings worden ter beschikking gesteld. .
We verwachten een evenredige verspreiding van de aantallen over het grondgebied, minstens van de “field agents”
De contactspeurders maken gebruik van een web based federaal softwareplatform met bijhorende databases voor raadplegen en opslaan gegevens contracttracing . De tewerkstelling kan op alle plaatsen gebeuren met een performante internetconnectie. Het bevat softwaremodules om
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
> te telefoneren;
> de calls van de medewerkers te plannen;
> de medewerkers op te leiden via e-Learning;
> de medewerkers te ondersteunen via draaiboeken;
> de taakuitvoering door de call center medewerkers op te volgen.
De contactspeurders zijn het eerste en belangrijkste spoor van contactopsporing eventueel ondersteund op termijn door een tracingapp. Indien de federale overheid het technisch en juridisch kader voor de ontwikkeling van een tracingapp creërt, kan de introductie hiervan overwogen worden. De ontwikkeling zelf zal nog verder bekeken worden. Als er één of meerdere apps komen zal dit ondergeschikt en hoogstens ondersteunend zijn aan de menselijke contactopsporing. De ontwikkeling, selectie en het gebruik van deze app(s) valt buiten deze opdracht.
Voorwerp van de opdracht:
De opdrachthouder zal volgende deelopdrachten op zeer korte termijn moeten uitvoeren:
1) Deelopdracht 1:
De opstart en rekrutering van een field task force (16 supervisors en 289 field agents) en van personeel voor een call center (46 supervisors en 864 medewerkers) voor het Vlaams gewest. Het call center en de field task force moet vanaf 4 mei 2020 kunnen proefdraaien om uiterlijk tegen 11 mei 2020 operationeel te zijn. De vergoeding van dit luik van deze deelopdracht gebeurt tegen een globale prijs.
De verwachte functieprofielen zijn bijgevoegd als bijlagen.
Iedere medewerker van het call center en iedere field agent wordt geacht over internetverbinding en een personal computer te beschikken die voldoet aan de criteria die hieronder zijn vermeld.
In functie van het verder verloop van de epidemie en de noden aan contacttracing zal het personeelsbestand van het call center en van de field agents flexibel moeten kunnen ingezet worden (afbouw bij dalende noden; verhoging bij nieuwe opstoot).
De vergoeding van het call center en van de field agents wordt tegen eenheidsprijzen afgerekend: De inschrijver vermeldt overeenkomstig de inventaris en de daarin vervatte vermoedelijke hoeveelheden de dagprijzen voor de hieronder vermelde medewerkers:
- Call center medewerkers (n = 864)
- Call center supervisors (n = 46)
- Field agents (n = 289 )
- Field agent supervisors (n = 16)
Het volledig operationeel call center en field task force op maximale capaciteit moet in staat zijn om contactopsporing te doen bij 600 nieuwe indexpatiënten per dag.
De call center medewerker dient te beschikken over:
• een PC Mac / Windows (dual core 4 GB, scherm HD 720p of meer); zowat alle PC’s die de voorbije 5 jaar werden aangekocht voldoen aan deze vereisten;
• een browser Chrome of Firefox;
• een koptelefoon met micro van goede kwaliteit;
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
• een lezer van de elektronische identiteitskaart (met dus op de PC de software voor het lezen van de elektronische identiteitskaart);
• een performante internetconnectie, bij voorkeur met een kabel De field agent dient te beschikken over:
• een tablet Android 8 of hoger
• met een scherm 10 inch of groter
• met 4G/LTE (of een externe modem 4G/LTE-Wifi)
• een geactiveerde Itsme account
• aanbevolen: een extern toetsenbord
• alternatief: een laptop met een browser Chrome of Firefox en met 4G/LTE
Het call center moet actief zijn op werkdagen tussen 8u en 20u en op weekenddagen tussen 10u en 20u.
De opdrachtnemer houdt er rekening mee dat bij afname van het aantal COVID-patiënten het aantal uren van de call centers en het aantal medewerkers gradueel afgebouwd kan worden.
2) Deelopdracht 2: De opleiding van het personeel, met behulp van deskundigen die kennis en ervaring hebben met contactopsporing, alsook een systeem van intervisie voor continue optimalisatie van de performantie. (deskundigen goed te keuren door het agentschap Zorg en Gezondheid). Deze deelopdracht wordt tegen een globale prijs afgerekend.
3) Deelopdracht 3: De aansturing, de coördinatie en de kwaliteitsopvolging van de field task force en van het call center. De inschrijver geeft een prijs / maand voor deze deelopdracht op.
4) Deelopdracht 4: Structurele rapportering van de resultaten en aanbevelingen aan de opdrachtgever. De inschrijver geeft een prijs / maand voor deze deelopdracht op.
5) Deelopdracht 5 (verplichte optie). De eventuele integratie van tracing app(s) in de werking en de processen van het call center en van de field task force door een bijkomende opleiding van deze medewerkers en hen vertrouwd maken met het werken met de resultaten van het gebruik van de app. Deze optie wordt aan de hand van eenheidsprijzen afgerekend.
Timing:
De opdracht wordt gesloten door de ondertekening van een overeenkomst door de opdrachtgevende overheid en de gekozen inschrijver.
3.3 VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN DE OPDRACHT
Rekening houdend met de risico’s die volgen uit de hoeveelheid gegevens en de gevoelige aard van de verwerkte gegevens, garandeert de inschrijver dat hij (i) alle wetgeving in het kader van de verwerking van persoonsgegevens, waaronder maar niet beperkt tot de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens bij de uitvoering van de opdracht en (ii) alle richtlijnen die ter zake door de toezichthoudende autoriteiten zijn uitgevaardigd strikt zal naleven. Omwille van voornoemde risico’s, zorgt de inschrijver voor een hoog beveiligingsniveau daarbij eveneens rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang en de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. De inschrijver garandeert dat alle betrokken medewerkers gebonden zijn door minstens een contractuele vertrouwelijkheidsverplichting en dat de nodige contractuele documenten worden opgesteld. De inschrijver zal de aanbestedende overheid alle gevraagde bijstand geven in het kader van het opstellen van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en de eventuele voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.
De uitvoering van de opdracht houdt een verwerking van persoonsgegevens in door de opdrachtnemer ten behoeve van de aanbestedende overheid. Er moet bijgevolg, overeenkomstig de AVG, een verwerkingsovereenkomst worden gesloten tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer.
Zie de verwerkingsovereenkomst als bijlage bij dit bestek gevoegd.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bijlage 1 - Privacyverklaring voor inschrijvers in het kader van overheidsopdrachten
1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De aanbestedende overheid verwerkt persoonsgegevens in het kader van de deelname aan deze overheidsopdracht in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de toepasselijke nationale wetgeving.
De aanbestedende overheid is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens verstrekt door de inschrijver. Dit is de Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, gevestigd te Xxxxxx Xxxxxx XX xxxx 00/00, 0000 Xxxxxxxxxx, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0316.380.841.
2. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND
De aanbestedende overheid verwerkt de persoonsgegevens met het oog op het onderhandelen over en het gunnen van een overheidsopdracht zoals beschreven in deze opdrachtdocumenten, met inbegrip van het verzamelen van gegevens ter staving van de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijvers, hun personeel, onderaannemers, enz.
De verwerking van persoonsgegevens door de aanbestedende overheid is noodzakelijk om de overheidsopdracht te sluiten en voor de uitoefening van het openbaar gezag en de algemene belangen die aan de aanbestedende overheid zijn opgedragen.
3. WIJZE VAN VERZAMELING EN CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS
De persoonsgegevens worden verstrekt door de inschrijver in het kader van de deelname aan deze overheidsopdracht. De persoonsgegevens die in dit kader kunnen worden verstrekt omvatten, maar zijn niet beperkt tot: naam van de (vertegenwoordiger van of deelnemers aan de) inschrijver; hoedanigheid of beroep of functie; nationaliteit; contactgegevens; bankgegevens; ondernemingsnummer; btw-nummer; RSZ- nummer; uittreksel uit het strafregister; certificaten inzake sociale schulden; certificaten inzake fiscale schulden; certificaten inzake niet-faling; informatie voor de evaluatie van de kwalitatieve selectiecriteria (technische en beroepsbekwaamheid).
De aanbestedende overheid kan zelf het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet- faling van de Belgische inschrijver opvragen via elektronische weg, om te bevestigen dat de inschrijver zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt.
4. GEBRUIK BUITEN DE EU EN OVERDRACHT NAAR DERDE PARTIJEN
De aanbestedende overheid kan persoonsgegevens meedelen aan derden zoals de federale overheid (Health data, ..).
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derden indien de doorgifte noodzakelijk is voor het gunnen van de opdracht of de uitvoering ervan, of indien de doorgifte noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
De aanbestedende overheid verwerkt geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
5. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN EN BEWAARTERMIJN
De aanbestedende overheid treft de nodige organisatorische en technische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beschermen gegevens en de mogelijke risico's, om de persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen ongewilde of ongeoorloofde vernietiging, tegen ongewild verlies en tegen wijziging, toegang en enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
De aanbestedende overheid zal persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaren, rekening houdende met de wettelijke bewaarplichten. Persoonsgegevens van inschrijvers aan wie de opdracht niet werd gegund, worden overeenkomstig de Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 bewaard voor een maximumperiode van 10 jaar vanaf de datum van sluiting van de opdracht.
6. RECHTEN VAN BETROKKENEN
Elke betrokkene van wie persoonsgegevens werden overgemaakt aan de aanbestedende overheid in het kader van deze overheidsopdracht heeft het recht om inzage te krijgen in zijn persoonsgegevens, om zijn persoonsgegevens te laten rectificeren, wissen of verwijderen, bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, te vragen de verwerking te beperken of de hem betreffende persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Al deze rechten zijn onderworpen aan voorwaarden en uitzonderingen.
De betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Indien de betrokkene vragen heeft in verband met de bescherming van persoonsgegevens of zijn rechten wil uitoefenen, kan hij steeds contact opnemen met de aanbestedende overheid.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bijlage 2 –
Verwerkingsovereenkomst Verwerken Van Persoonsgegevens Door Opdrachtnemer
Deze verwerkingsovereenkomst wordt gesloten tussen:
Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, gevestigd te Xxxxxx Xxxxxx XX xxxx 00/00, 0000 Xxxxxxxxxx, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0316.380.841.
hierna: “aanbestedende overheid” en
[NAAM RECHTSPERSOON], gevestigd te [ADRES], ingeschreven in de kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer [ONDERNEMINGSNUMMER]
hierna: “opdrachtnemer”
De hierna vermelde bepalingen zijn van toepassing op de opdrachtnemer die in het kader van de uitvoering van de opdracht namens de aanbestedende overheid, persoonsgegevens zal verwerken, en met betrekking tot deze verwerking, dus de verwerker zal zijn zoals bedoeld in artikel 4, 8° van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De categorieën van persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen, de aard van de verwerking, de doeleinden van de verwerking en de duur van de verwerking worden beschreven in Annex 1.
Daarnaast kan de opdrachtnemer met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze opdracht, ook zelf de verwerkingsverantwoordelijke (zoals bedoeld in art. 4, 7° AVG) zijn.
Bijvoorbeeld, indien het gaat om verwerking van persoonsgegevens met het oog op de facturatie van de gepresteerde diensten. Uiteraard is de opdrachtnemer verplicht om ook in zijn hoedanigheid van ver- werkingsverantwoordelijke, alle wettelijke verplichtingen uit de AVG na te leven; deze verplichting volgt uit de AVG zelf.
Deze verwerkingsovereenkomst treedt in werking onder voorbehoud van gunning.
1. ALGEMEEN
De opdrachtnemer zal de persoonsgegevens die in het kader van deze opdracht moeten worden verwerkt, verwerken in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke nationale wetgeving en zal voldoen aan alle verplichtingen opgelegd door de AVG aan een “verwerker”.
De persoonsgegevens worden door de opdrachtnemer, zijn medewerkers, of onderaannemer uitsluitend verwerkt op basis van schriftelijke instructies van de aanbestedende overheid die de “verwerkingsverantwoordelijke” is. Deze verplichting geldt niet, overeenkomstig artikel 28(3)(a) AVG, indien de opdrachtnemer op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling verplicht is tot de verwerking. In dat geval stelt de opdrachtnemer de aanbestedende overheid daarvan, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De opdrachtnemer ziet erop toe dat de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van het door de aanbestedende overheid vooropgestelde doeleinde worden verwerkt.
De opdrachtnemer stelt de aanbestedende overheid onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie een inbreuk oplevert op de AVG of een wettelijke bepaling inzake gegevensbescherming. Ook indien de opdrachtnemer van oordeel is dat de aanbestedende overheid bepaalde gegevens ten onrechte niet als persoonsgegeven heeft gekwalificeerd, zal hij de aanbestedende overheid daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.
De opdrachtnemer zal enkel toegang verschaffen aan zijn medewerkers tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verwerking. De opdrachtnemer waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen op de hoogte worden gesteld van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en gebonden zijn aan een contractuele geheimhoudingsplicht of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid gebonden zijn.
2. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
De opdrachtnemer neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
De opdrachtnemer zal rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, de passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
De opdrachtnemer toont ten overstaan van de aanbestedende overheid aan dat alle passende maatregelen werden genomen zodat de aanbestedende overheid zijn verantwoordingsplicht kan nakomen bedoeld in artikel 5 AVG. De opdrachtnemer voegt een overzicht van de genomen technische en organisatorische maatregelen toe aan deze verwerkingsovereenkomst als Annex 2.
De opdrachtnemer zal een procedure opzetten om op gezette tijdstippen (minstens jaarlijks) de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking te testen, te beoordelen en te evalueren. Een rapport daarover zal worden opgesteld en bezorgd aan de aanbestedende overheid. Indien nodig zullen de technische en organisatorische maatregelen worden geactualiseerd.
3. VERWERKING DOOR ONDERAANNEMERS
Voor de verwerking van de persoonsgegevens kan de opdrachtnemer geen beroep doen op onderaannemer(s) tenzij met de voorafgaande specifieke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer verschaft de aanbestedende overheid een duidelijk overzicht van de precieze verwerkingsactiviteiten die een onderaannemer zal uitvoeren in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens. Dit overzicht moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de aanbestedende overheid
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
en wordt, na goedkeuring, toegevoegd aan het bestek als Annex 3. In geval de opdrachtnemer een nieuwe onderaannemer wil aanstellen of indien hij een bestaande onderaannemer wil vervangen, vraagt hij telkens dertig (30) kalenderdagen voordat de onderaannemer zou worden aangesteld de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
De opdrachtnemer zal bij schriftelijke overeenkomst aan de onderaannemers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opleggen als deze die worden opgelegd aan de opdrachtnemer in dit bestek, opdat de verwerking zou voldoen aan de vereisten van de AVG.
De opdrachtnemer blijft ten opzichte van de aanbestedende overheid de verantwoordelijkheid dragen voor het naleven van de verplichtingen uit de AVG, uit toepasselijke nationale wetgeving en zoals vastgesteld door deze verwerkingsovereenkomst door zijn onderaannemers.
4. BIJSTAND BIJ DE NAKOMING VAN DE VERPLICHTINGEN UIT DE AVG DOOR DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
4.1. Algemeen
De opdrachtnemer zal, rekening houdend met de aard van de verwerking, en de hem ter beschikking staande informatie, de aanbestedende overheid alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen noodzakelijk en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de aanbestedende overheid in staat zou zijn, zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 AVG na te komen en van deze nakoming het bewijs te leveren.
4.2. Bijstand bij verzoeken van de betrokkenen
De opdrachtnemer zal alle mogelijke maatregelen nemen opdat de aanbestedende overheid kan tegemoetkomen aan de verzoeken van een betrokkene die zich beroept op de hierna vermelde rechten en de opdrachtnemer zal, in voorkomend geval, de aanbestedende overheid daarbij alle medewerking verlenen:
• het recht van inzage, en onder meer om een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt te bekomen;
• het recht op rectificatie van de persoonsgegevens;
• het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens;
• het recht van bezwaar;
• het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaronder profilering.
Indien een betrokkene zich rechtstreeks wendt tot de opdrachtnemer om zich te beroepen op één van de voormelde rechten, zal de opdrachtnemer dit onmiddellijk melden aan de aanbestedende overheid en alleen tegemoetkomen aan het verzoek van de betrokkene na akkoord van de aanbestedende overheid.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4.3. Bijstand bij de nakoming van de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)
De opdrachtnemer zal rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, alle bijstand verlenen aan de aanbestedende overheid bij de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB), en inzonderheid om te komen tot een volwaardige en correcte risicobeoordeling en –beheersing. Wanneer een reeds bestaande verwerking van persoonsgegevens, volgens een nieuw technologisch proces zal worden uitgevoerd, zal de opdrachtnemer nagaan of een GEB moet worden uitgevoerd en de aanbestedende overheid daarvan op de hoogte brengen.
Indien nodig en op verzoek van de aanbestedende overheid, zal de opdrachtnemer de aanbestedende overheid bijstaan om ervoor te zorgen dat de verplichtingen ingevolge de uitvoering van een GEB worden nagekomen. Indien uit een GEB blijkt dat de verwerking een hoog risico voor de gegevensbescherming zou opleveren, zal de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid of de toezichthoudende autoriteit alle informatie verstrekken noodzakelijk in het kader van de voorafgaande raadpleging.
5. REGISTER VAN DE VERWERKINGSACTIVITEITEN
De opdrachtnemer houdt, in overeenstemming met artikel 30, lid 2 AVG, een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die hij ten behoeve van de aanbestedende overheid (heeft) verricht. Dit register
– dat in schriftelijke (waaronder elektronische) vorm is opgesteld - vermeldt per verwerkingsverantwoordelijke:
• de naam en de contactgegevens van de verwerker, en de verwerkingsverantwoordelijke (in voorkomend geval van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker), en van de functionaris voor gegevensbescherming of de verantwoordelijk voor gegevensbescherming;
• de categorieën van verwerkingen die voor rekening van elke verwerkingsverantwoordelijke zijn uitgevoerd;
• indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, onder vermelding van dat derde land of die internationale organisatie, en in voorkomend geval (zie artikel 49 (1) AVG) de documenten inzake de passende waarborgen;
• indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen bedoeld in artikel 32 (1) AVG.
6. PLAATS VAN DE VERWERKING EN DOORGIFTEN
Het verwerken van persoonsgegevens kan enkel gebeuren op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER), ongeacht of de verwerking wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer of een onderaannemer. De opdrachtnemer zal geen persoonsgegevens verwerken buiten de EER of doorgegeven aan een onderaannemer die gevestigd is buiten de EER of daar persoonsgegevens verwerkt.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De opdrachtnemer geeft de aanbestedende overheid een overzicht van de locaties waar de persoonsgegevens worden verwerkt.
Op een verzoek tot doorgifte of het verstrekken van persoonsgegevens aan een land buiten de EER, gebaseerd op een rechterlijke uitspraak of een besluit van een administratieve autoriteit, kan enkel worden ingegaan indien die rechterlijke uitspraak of dat besluit is gebaseerd op een internationale overeenkomst, zoals een verdrag inzake wederzijdse rechtsbijstand tussen het verzoekende derde land en de Unie of een lidstaat (onverminderd de andere gronden voor doorgiften aan een derde land vastgesteld in de AVG). In voorkomend geval zal de opdrachtnemer de aanbestedende overheid onmiddellijk en voorafgaand aan de doorgifte op de hoogte brengen van het verzoek.
7. MELDING VAN EEN INBREUK IN VERBAND MET DE PERSOONSGEGEVENS
De opdrachtnemer informeert de aanbestedende overheid onmiddellijk zodra - en uiterlijk binnen 24 uur nadat - hij kennis heeft genomen van een inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
De opdrachtnemer zal, met het oog op de melding van de inbreuk door de aanbestedende overheid aan de toezichthoudende entiteit (artikel 33 AVG) en aan de betrokkene (artikel 34 AVG), de volgende gegevens meedelen aan de aanbestedende overheid:
• de aard van de inbreuk, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met de persoonsgegevens;
• de maatregelen die werden genomen of kunnen worden genomen om de inbreuk in verband met de persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan;
8. AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid voor alle gevolgen die voortvloeien uit het niet respecteren door de opdrachtnemer of zijn onderaannemers van de verplichtingen ingevolge de AVG en dit bestek, en is verantwoordelijk voor alle door de aanbestedende overheid geleden schade bij het niet- respecteren ervan.
9. AUDITS
De opdrachtnemer zal alle informatie bijhouden en ter beschikking stellen aan de aanbestedende overheid om aan te tonen dat de opdrachtnemer alle verplichtingen nakomt die worden opgelegd met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en om audits mogelijk te maken, en zal ook bijstand verlenen aan eventuele audits.
De aanbestedende overheid kan zelf of door een gemachtigde controleur (laten) nagaan of auditen of de opdrachtnemer voldoet aan alle verplichtingen met betrekking tot de gegevensbescherming onder de AVG en dit bestek, en onder meer welke technische en organisatorische maatregelen door de opdrachtnemer
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
werden genomen en of deze worden nageleefd. De opdrachtnemer zal alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om audits mogelijk te maken en zal volledige medewerking verlenen aan de aanbestedende overheid of de gemachtigd controleur om een audit te kunnen uitvoeren
10. WISSEN VAN GEGEVENS BIJ BEËINDIGING VAN DE OPDRACHT
De opdrachtnemer zal, na afloop van de verwerking, naargelang de keuze van de aanbestedende overheid, alle persoonsgegevens wissen op alle dragers of, op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid, de persoonsgegevens overdragen aan de aanbestedende overheid en de kopieën ervan verwijderen, tenzij de opslag verplicht is volgens een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling.
Ook na beëindiging van de overeenkomst tussen aanbestedende overheid en opdrachtnemer, en zolang de opdrachtnemer toegang heeft tot de persoonsgegevens die hem in het kader van dit bestek voor verwerking werden toevertrouwd, blijft de opdrachtnemer onderworpen aan de voorgaande bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Namens de aanbestedende overheid Naam: Functie: | Namens de opdrachtnemer: Naam: Functie: |
ANNEX 1: INSTRUCTIES VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID INZAKE DE VERWERKING DOOR DE OPDRACHTNEMER
De aanbestedende overheid zal aan de opdrachtnemer instructies bezorgen met betrekking tot de verwerking van de gegevens, behoudens voor zover door partijen in afzonderlijke schriftelijke instructies anders is overeengekomen.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ANNEX 2: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN GENOMEN DOOR DE OPDRACHTNEMER
De technische en organisatorische maatregelen met het oog op de verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtnemer te treffen conform de instructies vermeld in annex 1 zullen later bezorgd aan de aanbestedende overheid..
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ANNEX 3: ONDERAANNEMERS AANGESTELD DOOR DE OPDRACHTNEMER
Voeg hier de onderaannemers toe die u wil aanstellen voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de onderhandelingsprocedure. U mag deze onderaannemers pas definitief aanstellen na schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
BIJLAGE 2: INVENTARIS
Deelopdracht | Verduidelijking post | Aard post (GP = globale prijs – VH = vermoedelijke hoeveelheden) | Vermoedelijke hoeveelheid | Eenheid | Prijs Inschrijver / eenheid (excl. BTW) | BTW (%) | Totaal (incl. BTW) |
1. Call center | |||||||
1.1. Opstart en recrutering field task force, personeel call center | GP | NA | € | ||||
1.2. call center medewerker | VH | 176256 | €/dag1 | ||||
1.3. call center supervisor | VH | 9384 | €/dag | ||||
1.4. field agent | VH | 58956 | €/dag | ||||
1.5. field agent supervisor | VH | 3264 | €/dag | ||||
2. Opleiding en intervisie | NA | GP | NA | € | |||
3. Aansturing | NA | VH | 7 | €/maand |
1 Een dag bestaat uit 8u
4. Rapportering | NA | VH | 7 | €/maand | |||
5. Verplichte optie: integratie tracing apps | NA | VH | 120 | €/u | |||
TOTAAL |
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
31/32
Functieomschrijving Call agent
Als Call Agent maak je deel uit van het callcenter en word je ingeschakeld bij het identificeren en adviseren van personen die in contact zijn gekomen met mogelijke COVID-19 besmette personen. Hiervoor neem je als Call Agent telefonisch contact op met deze personen.
Er zijn 3 verschillende types van gesprekken met deze personen: een indexgesprek, een eerste contactgesprek en een vervolggesprek.
Concreet betekent dit dat je als Call Agent voor een indexgesprek de mogelijke COVID-19 besmette persoon opbelt en een lijst opstelt van personen waarmee hij/zij in contact is geweest gedurende een bepaalde periode. Je maakt hierbij ook een inschatting van het risico tot overdracht voor elk van deze contacten op basis van vastgelegde criteria.
Voor een eerste contactgesprek bel je als Call Agent de contacten op die op de lijst staan van de indexpatiënt en werkt met hen een vooraf gedefinieerde vragenlijst af om het risico te bepalen op een mogelijke besmetting en verdere verspreiding. Met de resultaten van dit vraaggesprek bepaal je dan het risicoprofiel van je gesprekspartner en kan je hen de gepaste adviezen geven, zoals het dagelijks volgen van diens temperatuur en symptomen.
Een vervolggesprek met de contacten wordt gehouden in de volgende 2 situaties. Xxxxx antwoordt de op te volgen persoon gedurende de opvolgingsperiode van 14 dat zijn situatie verslechterd is, wordt de patiënt naar een arts verwezen voor diagnose met mogelijk testing en dan wordt, indien nodig, een indexgesprek gehouden met deze persoon. Ofwel reageert de op te volgen persoon niet op een SMS bericht bericht dat peilt naar het al dan niet optreden van symptomen en vindt er een telefonisch gesprek plaatst.
Sommige gesprekken zullen gemakkelijk verlopen, andere complexer omwille van sociale redenen of omwille van moeilijk beantwoordbare vragen en angsten of andere psychologische redenen. Het is belangrijk om de gesprekspartner niet te verliezen, vertrouwen in te boezemen en dus wordt er voorzien in een mogelijkheid om door te schakelen naar een 2de of 3de lijn die meer gespecialiseerd antwoord kan geven en toch de informatie die nodig is, kan bekomen. Naargelang je expertise en vaardigheden zal je in de 1ste, 2de of 3de lijn ingeschakeld worden.
Na elk van deze gesprekken verzeker je ook de administratieve opvolging door het invoeren van de verkregen data.
Je ziet erop toe dat je de noodzakelijke kennis van de te gebruiken regels en procedures verwerft en bijwerkt en je hebt een zekere affiniteit hebt met de gezondheidssector.
Je stelt verbeteringen aan de scripts voor op basis van je ervaring tijdens gesprekken.
Profiel
a. Vereisten
i. Eerste lijn (85%)
- Je beschikt over een diploma van Hoger secundair onderwijs.
- Je spreekt vloeiend Nederlands
- Je hebt een goed leervermogen.
- Je gaat gemakkelijk gesprekken aan en bent patiënt / mens- georiënteerd.
- Het is een meerwaarde wanneer je:
o affiniteit hebt met de gezondheidssector (paramedisch beroep / opleiding).
o kennis van andere talen (Xxxxxx, Xxxxx, Turks, Arabisch, Pools,…) hebt.
o eerdere ervaring bezit met call center werk.
ii. Tweede lijn (10%):
- Idem + diploma hoger onderwijs
- Je hebt een stevige achtergrond in de gezondheidszorg
iii. Derde lijn (5%):
- Idem tweede lijn +
- Je hebt expert public health kennis
Functieomschrijving Contact Center supervisor
Het Contact Center vergaart de informatie voor het identificeren van personen die in contact zijn gekomen met mogelijke COVID-19 besmette personen via voornamelijk telefonisch contact.
Voor het verzamelen van deze informatie zijn er 3 verschillende types van gesprekken die uitgevoerd worden door het Contact Center: een indexgesprek, een eerste contactgesprek en een vervolggesprek.
Bij een indexgesprek wordt de mogelijk COVID-19 besmette persoon opgebeld en er wordt een lijst opgemaakt van personen waarmee deze persoon in contact is geweest gedurende een bepaalde periode. Er wordt ook, op basis van vastgelegde criteria, een inschatting van het risico tot overdracht gemaakt voor elk van deze contacten.
Tijdens een eerste contactgesprek met de personen die op de lijst staan van de indexpatiënt wordt aan de hand van een vooraf gedefinieerde vragenlijst het risico van deze personen op een mogelijke besmetting en verdere verspreiding bepaald. Met de resultaten van dit vraaggesprek wordt het risicoprofiel bepaald en de gepaste adviezen gegeven, zoals het dagelijks volgen van diens temperatuur en symptomen.
Een vervolggesprek met de contacten wordt gehouden in de volgende 2 situaties. Ofwel antwoordt de op te volgen persoon gedurende deze 14 dagen dat zijn situatie verslechterd is, wordt de patiënt naar een arts verwezen voor diagnose met mogelijk testing en dan wordt, indien nodig, een indexgesprek gehouden met deze persoon. Ofwel reageert de op te volgen persoon niet op een SMS bericht dat peilt naar het al dan niet optreden van symptomen en vindt er een telefonisch gesprek plaatst.
Al naargelang de complexiteit van het gesprek kan dit gesprek op drie niveaus van expertise gebeuren.
Als Contact Center Supervisor sta je in voor het begeleiden, opleiden en aansturen van junior medewerkers. Hierbij ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een planning voor al de bovenstaande types van gesprekken en het opstellen van de taakverdeling, het coachen van medewerkers en het opvolgen van hun prestaties op vlak van kwaliteit en performantie.
Je stelt verbeteringen aan de scripts voor op basis van je ervaringen.
Profiel
Je beschikt over een diploma hoger onderwijs, en hebt affiniteit met de gezondheidssector. Je hebt een uitgesproken interesse voor informatica en beheerst zonder problemen de MS Office toepassingen.
Je drukt je vlot uit in het Nederlands. Wanneer je nog andere talen beheerst, is dat een pluspunt (Xxxxxx, Xxxxx, Turks, Arabisch, Pools,…).
Verder heb je sterke luister- en communicatievaardigheden, een mature persoonlijkheid en goede analysevaardigheden.
Als leidinggevende heb je de nodige ambitie en capaciteiten om leiding te geven aan een 20- tal medewerkers en ben je zeer organisatorisch en planmatig ingesteld.
Daarnaast heb je een goed leervermogen en werk je graag in teamverband Er worden opleidingen aangeboden en er is een goede omkadering voorzien.
Een eerste ervaring in een callcenter en in het leiden van een team zijn een troef.
Ervaring als maatschappelijk werker en/of zorgverstrekker (incl. paramedici) is een pluspunt.
Functieomschrijving Field Agent
Als Field Agent maak je deel uit van het identificatieteam en word je ingeschakeld bij het identificeren, bevragen en adviseren van personen die in contact zijn gekomen met mogelijke COVID-19 besmette personen. Hiervoor dien je ter plaatse te gaan en aan te bellen op het adres waar deze persoon zich bevindt. Voor de bezoeken en gesprekken zal je beschikken over de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen. Je zal ook over elektronische communicatiemiddelen beschikken om deze informatie te verzamelen en door te geven.
Er zijn 3 verschillende types van gesprekken met deze personen: een indexgesprek, een eerste contactgesprek en een vervolggesprek.
Concreet betekent dit dat je als Field Agent voor een indexgesprek de mogelijke COVID-19 besmette persoon thuis opzoekt en een lijst opstelt van personen waarmee hij/zij in contact is geweest gedurende een bepaalde periode. Je maakt hierbij ook een inschatting van het risico tot overdracht voor elk van deze contacten op basis van vastgelegde criteria.
Voor een eerste contactgesprek bezoek je als Field Agent de contacten die op de lijst staan van de indexpatiënt en werkt met hen een vooraf gedefinieerde vragenlijst af om het risico te bepalen op een mogelijke besmetting en verdere verspreiding. Met de resultaten van dit vraaggesprek bepaal je dan het risicoprofiel van je gesprekspartner en kan je hen de gepaste adviezen geven.
Een vervolggesprek wordt gehouden wanneer de op te volgen persoon gedurende de opvolgperiode van 14 dagen niet reageert op SMS- of call-berichten of wanneer de persoon niet reageert op een call nadat hij/zij aangegeven heeft symptomen te vertonen.
Na elk van deze gesprekken verzeker je ook de administratieve opvolging door het invoeren van de verkregen data.
Je ziet erop toe dat je de noodzakelijke kennis van de te gebruiken regels, procedures en beschermingsmaatregelen verwerft en bijwerkt.
Je stelt verbeteringen aan de scripts voor op basis van je ervaring tijdens gesprekken.
Profiel
Je genoot een opleiding Hoger Onderwijs. Bij voorkeur is die opleiding gezondheidskundig (sociaal verpleegkundige, maatschappelijk werker, vroedkundige, …), of je hebt een aangetoonde affiniteit met de gezondheidssector.
Uiteraard spreek je vloeiend Nederlands. Wanneer je nog andere talen beheerst, is dat een pluspunt (Xxxxxx, Xxxxx, Turks, Arabisch, Pools,…).
Uitstekende luister- en communicatievaardigheden zijn je eigen, net als een goed leervermogen.
Aangezien er van je verwacht wordt dat je mensen ter plaatse gaat bezoeken, ben je in het bezit van een rijbewijs B en heb je een wagen ter beschikking.
Een vertrouwdheid met ICT tools is een meerwaarde, net als een eerdere ervaring met veldwerk.
Functieomschrijving Field Agent supervisor
De Field Agents werken als een identificatieteam dat ter plaatste gaat en informatie vergaart voor het identificeren, bevragen en adviseren van personen die in contact zijn gekomen met mogelijke COVID-19 besmette personen.
Er zijn 3 verschillende types van gesprekken met deze personen: een indexgesprek, een eerste contactgesprek en een vervolggesprek.
Concreet betekent dit dat de Field Agents voor een indexgesprek de mogelijk COVID-19 besmette persoon thuis opzoeken en een lijst opstellen van personen waarmee hij/zij in contact is geweest gedurende een bepaalde periode. Hierbij wordt ook een inschatting van het risico tot overdracht opgemaakt voor elk van deze contacten op basis van vastgestelde criteria.
Tijdens een eerste contactgesprek bezoeken de Field Agents de personen die op de lijst staan van de indexpatiënt en werken met hen een vooraf gedefinieerde vragenlijst af om het risico te bepalen van deze personen op een mogelijke besmetting en verdere verspreiding. Met de resultaten van dit vraaggesprek wordt het risicoprofiel bepaald en de gepaste adviezen gegeven voor de volgende 14 dagen.
Een vervolggesprek met de contacten wordt gehouden wanneer deze gedurende deze 14 dagen niet reageren op SMS- of call-berichten, of wanneer de persoon niet reageert op een call nadat hij/zij aangegeven heeft symptomen te vertonen.
Als Field Agent Supervisor sta je in voor het begeleiden, opleiden en aansturen, deels van op afstand, van deze junior medewerkers. Hierbij ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een planning voor de bovenstaande types van gesprekken en het maken van de taakverdeling, het coachen van medewerkers en het opvolgen van hun prestaties op vlak van kwaliteit en performantie.
Je stelt verbeteringen aan de scripts voor op basis van je ervaringen.
Profiel
Je beschikt over een diploma hoger onderwijs in de gezondheidssector en bij voorkeur in de sociale gezondheidssector (sociaal verpleegkundige, public health arts, …), hebt ook in die sector gewerkt en je bent vertrouwd met informaticatools.
Je drukt je vlot uit in het Nederlands.
Kennis van andere bijkomende talen (Frans, Engels, Turks, Arabisch, Oost Europese talen,
...) is een pluspunt.
Verder heb je sterke luister- en communicatievaardigheden, een mature persoonlijkheid en goede analysevaardigheden.
Als leidinggevende heb je de nodige ambitie en capaciteiten om leiding te geven en ben je zeer organisatorisch en planmatig ingesteld.
Daarnaast heb je een goed leervermogen en werk je graag in teamverband. Er worden opleidingen aangeboden en er is een goede omkadering voorzien.
Een eerste ervaring als Field Agent Supervisor of in het leiden van een team is een troef.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
OFFERTEFORMULIER
Overheidsopdracht voor de opsporing (tracing) en begeleiding van personen die mogelijks een risicodragend contact hebben gehad met een COVID-19 besmet persoon / operationeel luik bestek nr. AZG/SD/2020/2
/ 28.04.2019
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
A. IDENTITEIT INSCHRIJVER
Kruis hieronder één optie aan die op u van toepassing is, en vul de gevraagde gegevens aan:
( ) De natuurlijke persoon (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):
( ) De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door (naam, voornaam en functie van de vertegenwoordiger(s)):
( ) De combinatie zonder rechtspersoonlijkheid, die bestaat uit de natuurlijke perso(o)n(en en/of de vennootschap(pen) (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):
waarvan optreedt als vertegenwoordiger voor de combinatie ten opzichte van de aanbestedende overheid:
schrijft/schrijven in op deze opdracht tegen de globale som van:
(in cijfers, exclusief BTW, in euro):
En voegt aan zijn offerte de inventaris zoals voorzien in Bijlage 2 van het Bestek toe.
* Zie bestek
B. ALGEMENE INLICHTINGEN
(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:)
- Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
- RSZ-nummer:
C. COMMUNICATIE
De communicatie en informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de inschrijver zal verlopen via:
- E-mailadres(sen) (generiek):
- Contactpersoon dossier (naam, telefoonnummer, gsm, e-mail):
o Naam en voornaam:
o Telefoonnummer/GSM:
o E-mailadres (persoonlijk):
D. ONDERAANNEMERS
Gedeelte van de opdracht dat de inschrijver eventueel voornemens is in onderaanneming te geven:
Volgende onderaannemers worden hiervoor voorgesteld (naam, maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer):
In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op een onderaannemer (zie punt A.1. van het bestek).
E. PERSONEEL
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE 1
F. BETALINGEN
De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.:
- Rekeningnummer (IBAN): …
- Bankinstelling (BIC): …
- Naam begunstigde: …
G. BIJLAGEN (WAARONDER DE INVENTARIS)
Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
1 Doorhalen wat niet van toepassing is.