Modelovereenkomst
Modelovereenkomst
Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten en certificatie-instelling
De Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten, ten deze vertegenwoordigd door de xxxx X.
Xxxxx, voorzitter Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten, enerzijds
en de certificatie-instelling , hierna te noemen de CI, ten deze
vertegenwoordigd door de heer anderzijds
Overwegende dat:
- de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten als onafhankelijk schemabeheerder fungeert voor de Nationale Beoordelingsrichtlijn BRL 2506 (hierna BRL 2506);
- de certificatie-instelling (CI) door de Raad voor Accreditatie (RvA) is geaccrediteerd voor de BRL 2506, dan wel in procedure is ter verwerving van deze accreditatie;
- de CI het mandaat verleent aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten om ten behoeve van de evaluatie van de BRL 2506 samen te werken met de RvA;
- de CI zich verbonden heeft aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten als schemabeheerder van de BRL 2506 en derhalve geen eigen College van Deskundigen heeft in relatie tot deze beoordelingsrichtlijn.
Komen te navolgende overeen:
Artikel 1 Documenten
Bij de certificatieactiviteiten van de CI betreffende de BRL 2506 worden de door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vastgestelde documenten in acht genomen en door de CI onverkort toegepast. Met BRL 2506 wordt in deze overeenkomst zowel BRL2506-1 als BRL2506-2 bedoeld.
Voorgenomen wijziging van de BRL 2506 worden door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vooraf voor advies aan de CI voorgelegd. De CI kan voorts aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten verzoeken om de BRL 2506 te wijzigen. Dergelijke verzoeken worden door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten behandeld in overeenstemming met haar statuten en reglementen. De Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten stelt vastgestelde documenten aan de CI ter beschikking.
Op de wijziging van de BRL2506 is het Reglement van het Centraal College van Deskundigen BRL2506 van toepassing.
Het onafhankelijk schemabeheer wordt door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten ingevuld volgens de uitgangspunten in de NTA 8813 (Eisen aan ontwikkeling en beheer van schema's voor conformiteitsbeoordeling door onafhankelijke schemabeheerders), dan wel vervolgversies van deze NTA.
Artikel 2 Toepassingsgebied
De CI waarmee de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten een overeenkomst heeft, is gerechtigd om, onder de in deze overeenkomst genoemde voorwaarden, certificaten op grond van de BRL 2506 te verlenen aan organisaties.
Dit indien en voor zover de onder artikel 1 genoemde documenten zijn toegepast en mits de CI door de Raad voor Accreditatie is geaccrediteerd voor de BRL 2506.
De CI zal bij de certificatieprocedure niet afwijken van de binnen de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten geldende documenten. De CI past de BRL 2506 toe zonder enige beperkingen en zonder toevoegingen.
Artikel 3 Periodiek overleg CI’s en vertegenwoordiging in CCvD Recyclinggranulaten Teneinde een goede onderlinge afstemming en harmonisatie bij de uitvoering van de certificatieschema’s te bevorderen, verplichten de CI’s zich om deel te nemen aan het overleg van certificatie-instellingen (hierna CI overleg). Het overleg wordt gepland en genotuleerd door of namens de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten. Zij draagt ervoor zorg dat de vergaderstukken minimaal één week voorafgaand aan de vergadering worden rondgestuurd. De CI’s kunnen agendapunten voor dit overleg voordragen.
Het CI overleg vergadert ten minste eenmaal per jaar en verder in ieder geval (bij voorkeur minimaal een week) voorafgaand aan de vergadering van het CCvD Recyclinggranulaten.
De deelnemende CI’s benoemen uit hun midden een adviserend niet-stemhebbende vertegenwoordiger in het Centraal College van Deskundigen BRL 2506. Deze vertegenwoordiger dient een vast dienstverband te hebben met de CI en direct functioneel betrokken te zijn bij het certificatieschema. De vertegenwoordiger dient benoemd te zijn als lid conform de bepalingen in artikel 3 in het Reglement van het Centraal College van Deskundigen BRL 2506. De Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten ziet erop toe dat het CCvD Recyclinggranulaten minimaal tweemaal per jaar vergadert.
Bij aanvang van deze overeenkomst geldt in afwijking van het voorgaande dat alle CI’s een adviserend niet-stemhebbende vertegenwoordiger in het CCvD Recyclinggranulaten kunnen afvaardigen. Het bestuur zal, indien en voor zover zij voornemens is deze afwijkende regeling te beëindigen, hierover eerst advies vragen aan de CI’s en het CCvD Recyclinggranulaten.
Artikel 4 Rapportage van CI aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten De CI doet binnen één week na afgifte van een certificaat hiervan melding aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten. Dit geldt ook voor de wijziging van gegevens van certificaathouders, inclusief de eventuele schorsing of intrekking van een certificaat. Voor de wijze waarop dit plaatsvindt kan door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten een procedure worden vastgesteld.
De CI is verplicht om jaarlijks aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten te rapporteren over de uitvoering van haar certificatieactiviteiten op het gebied van de BRL 2506. De rapportage vindt
plaats in overeenstemming met de door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vastgestelde rapportageleidraad. De rapportage wordt aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten verstrekt uiterlijk op 1 april van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de rapportage betrekking heeft.
De CI stelt de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten onmiddellijk op de hoogte van het feit dat de Raad voor Accreditatie de accreditatie voor de CI heeft ingetrokken of geschorst.
Artikel 5 Informatie-uitwisseling
Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten en de CI nemen de verantwoordelijkheid om, zonder enige beperking, informatie uit te wisselen en ontwikkelingen te melden die relevant zijn voor het beheer van de BRL 2506, met inbegrip van voorgestelde verandering van eisen.
Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten en de CI stellen elkaar per omgaande op de hoogte ingeval van communicatie met de Raad voor Accreditatie voor zover het in ieder geval onderstaande onderwerpen betreft:
- verzoek om evaluatie van (een wijziging van) de BRL 2506;
- reglement CCvD Recyclinggranulaten, te weten document SBBRL2506-02;
- samenstelling CCvD Recyclinggranulaten, te weten document SBBRL2506-04;
- jaarverslag Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten;
- afhandeling van een tekortkoming vastgesteld door de RvA, voor zover deze betrekking heeft op dan wel consequenties heeft voor het schemabeheer van de BRL 2506.
Ingeval van een tekortkoming die door de Raad voor Accreditatie is uitgeschreven aan de CI m.b.t. het schemabeheer, is in artikel 6 in deze overeenkomst een separate procedure opgenomen.
Artikel 6 Procedure bij een tekortkoming uitgeschreven door Raad voor Accreditatie aan CI inzake schemabeheer
De procedure die de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten en de CI hanteren in geval van een tekortkoming opgelegd aan de CI door de Raad voor Accreditatie verband houdende met het schemabeheer is als volgt:
- zodra de tekortkoming bekend is gemaakt aan de CI, stelt de CI de Stichting BRL 2506 per direct hiervan schriftelijk in kennis;
- de schriftelijke kennisgeving door de CI aan Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten omvat tenminste:
- termijn waarbinnen de tekortkoming dient te zijn hersteld en / of gecorrigeerd;
- de aard en letterlijke tekst van de tekortkoming;
- voorstel van de CI om de tekortkoming te herstellen en / of te corrigeren;
- Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten belegt de tekortkoming zo snel mogelijk in het overleg van de CI’s zoals genoemd in Artikel 3. Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten oordeelt in hoeverre dit schriftelijk dan wel middels een vergadering afgehandeld wordt.
- het CI Overleg brengt een advies ter zake uit aan het CCvD Recyclinggranulaten; na besluitvorming in het CCvD Recyclinggranulaten wordt de CI hiervan in kennis gesteld.
Artikel 7 Vergoedingen
Door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten wordt jaarlijks aan de CI een redelijke beheersvergoeding per certificaat in rekening gebracht, volgens de jaarlijks door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vast te stellen vergoedingsregeling. Deze vergoeding bestaat uit een initiële bijdrage voor nieuwe certificaten en een jaarlijkse beheersvergoeding.
De vergoeding wordt door de CI bij de certificaathouder in rekening gebracht, onder duidelijke vermelding “afdracht aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten”. Door de CI worden aan certificaathouders geen afdrachtkosten hoger dan de door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vastgestelde beheersvergoeding in rekening gebracht, eventueel vermeerderd met redelijke administratiekosten die apart zichtbaar zijn vermeld op de factuur aan de certificaathouder.
De beheersvergoeding zal telkens in het eerste kwartaal van elk jaar aan de CI in rekening worden gebracht. Ten behoeve daarvan wordt door de CI aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten in januari van elk kalenderjaar een overzicht verstrekt van certificaathouders per 1 januari van dat jaar. Eventuele mutaties tot het moment van facturatie door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten aan de CI worden op verzoek van de CI door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten verwerkt. Mutaties na factuurdatum leiden niet tot restitutie.
Ingeval van verlening van een certificaat aan een nieuwe certificaathouder in de loop van het jaar, wordt de beheersvergoeding bepaald naar rato van het aantal resterende maanden in dat kalenderjaar, gerekend vanaf de maand waarin het certificaat aan de certificaathouder is afgegeven. In januari van het daaropvolgende kalenderjaar wordt aan de CI tevens verzocht om een overzicht van nieuwe certificaathouders in het achterliggende kalenderjaar. De beheersvergoeding wordt daarvoor achteraf in rekening gebracht.
Artikel 8 Betalingstermijn
De in artikel 7 bedoelde vergoedingen worden overeenkomstig de op de factuur aangegeven betalingstermijn door de CI aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten afgedragen. Eventuele betwisting van de factuur dient voor het verstrijken van de betalingstermijn schriftelijk en gemotiveerd aan het bestuur te worden gezonden. Dit heeft slechts opschortende werking totdat hierop – eveneens schriftelijk - is beslist. Indien betaling binnen een maand na aanmaning nog steeds is uitgebleven, is de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten gerechtigd om de overeenkomst met de wanbetalende instelling te verbreken. Het bestuur beslist hierop met inachtneming van alle eventuele correspondentie.
Indien de CI enige verplichting uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, zijn de daaruit voor de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten voortvloeiende kosten voor rekening van CI. Onder deze kosten zijn begrepen alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, zoals de kosten van sommatie, incasso en advocaat.
Artikel 9 Gebruik van het beeldmerk van de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten
Indien en voor zover door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten een beeldmerk is vastgesteld, neemt de CI de hiervoor door de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten vastgestelde regels in acht. Tevens ziet de CI er in dat geval op toe dat haar certificaathouders deze regels naleven. Bij strijdig gebruik wordt hiertegen door de CI opgetreden en zij meldt dit tevens aan de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten.
Artikel 10 Ingangsdatum en opzegging
Deze overeenkomst gaat in op de datum van de ondertekening door de laatst tekenende partij en vervangt eerdere overeenkomsten. Deze overeenkomst vervalt van rechtswege zonder dat daarvoor enige opzegging vereist is, op de datum van het vervallen van de accreditatie van de CI voor de BRL 2506 tenzij anders overeengekomen. De overeenkomst kan door elk der partijen schriftelijk en gemotiveerd worden opgezegd met een opzegtermijn van zes maanden.
Artikel 11 Nederlands recht
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
voor de Stichting Kwaliteitsborging Recyclinggranulaten: voor de CI:
datum : datum :
naam : de xxxx X. Xxxxx naam :
handtekening : handtekening :